*NACZELNA DYREKC]A

ARCHIWóW PAŃsTWoWYcH

DKN.406.11.2013

Informacja nr 20Naczelnei Dyrekcji Archiwów Państwowych

z dnia 19 czerwca2013 t.w sprawie rejestracji przesyłek przekazanych na elektroniczn4sktzynkę podawczą

oraz postępowania zprzesyłkami przekazanymi na ESP

W związku Z sygnalizowanymi problemami dotycz4cymi prawidłowegointerpretowania przepisów instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej zał'4czntk nr ]. dotozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 1.8 sĘcznta 201'.]' r. w sprawieinstrukcji kancelaryjnej, jednoliĘch rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji oorganizagi i zakresie dziatania archiwów zakładowych (Dz. U' Nr 74, poz.67 iNr 27,poz, 1'40), w zakresie rejestracji przesyłek przekazanych na elektrontczną skrzynkępodawczą przenoszenia przesyłek przekazanych na ESP do sytemu EZD,drukowanla Ptzesyłek przekazanydn na ESP oraz przesyłania pism podpisanychpodpisem kwalifikowanym na adres poczty elektronicznej podmiotu publrcznego,wyjaśniamy co następuje.

1', Jeżeli urząd pracuje zu systemie tradycyjnym i jest na, ePUAP, czyli ma systeminformatyczny, który autotnatycznie rejestruje dokumenty z ESP i sortuje jezuedtug daty i podmiotu, to czy już nie musi rejestrować w rejestrzekorcspondencji przychodzqcej i drukozuać orąz ruydrukóru dodaotlać do ąktsprauuy (PYTANIE SKIEROWANE DO NDAP)

Przepisy S 19 oraz S 45 instrukcji kancelaryjnej wskazujtu ze przesytkiprzekazane na elektroniczn4 skrzynkę podawcz4 dziel4 się na nieprzeznaczone doautomatyczne1o rejestrowania otaz przeznaczone do automaĘcznego rejestrowaniaw systemte ptzeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesytek (tzw, systemttdedykowanego system teleinformatyczny przeznaczony do świadczeniaokreślonego rodzaju usług publicznych w postaci elektronicznej)' Przesytekprzeznaczonych do automatycznego rejestrowania nie rejestruje się, jeśli systeminformatyczny, w którym powyzsze przesyłki są przetwarzane umozliwiawyszukiwanie i sortowanie, co najmniej wedłtrg daty wptywu i wedtug podmiotu,od ktorego przesytka pochodzi. Celem powyższego jest uniknięcie koniecznościpodwojnej rejestracji przesytek wpĘwaj4cych, jeŻe|i wpływają one na elektronicznąskrzynkę podawczą i stamt4d automatycznie trafiają ao systemu dedykowanego dozatatwiania określonych Spraw.

Powyższe przepisy odnoszą się jednak jedynie do rejestracji przesytek, niezaś do sposobu kompletowania akt spraw w systemie tradycyjnym. W zwi4zkuzpowyższym przfęcie założenta, że przesył'ek wskazanych w $ 45 ust. 7, tj.ptzeznaczonych do automaĘcznego rejestrowania nie rejestrtrje się i nie drukujew celu doł4czenia do akt Spraw jest błędne. Instrukcja kancelaryjna nie naktada,bowiem wprost obowi4zku drukowania powyzszych przesytek, a|e tez nie zabraniaich drukowania. Załozeniem przepisu s 45 jest, bowiem takie, ze systemdedykowany, do ktorego trafiaj4 przesyłkt, nie tylko je rejestruje, ale takze jeprzechowuje, w zwiqzku, z czym nie ma potrzeby drukowania przesyteki dublowania ich w teczkach aktowych. Nie ozrracza to jednak, że taka potrzeba niezaistnieje, np. w przypadku, gdy system dedykowany nie będzie rejestrowałprzesytek or az nie b ęd zie zapewni ał ich przechowywania.

2, Jeżeli urzqd dziątą 7U systelnie EZD (S 19 instrukcji kancelaryjnej), ą lna systemiĘonnatyczny niepotqczony z ePUAP i ma ESP ną ePUAP to praktycznie niemltsi przenosić dokulnentózu ze skrzynki do swojego EZD? (PYTANIESKIEROWANE DO NDAP)

Konto podmiotu zał.ożone na platformie ePUAP nie spełnia warunkówokreślonych W s 19 instrukcji kancelaryjnej. Elektroniczna platforma usługadministracji państwowej nie jest bowiem specjalnie Ptzeznaczonym do obsługidanego rodzaju przesytek systemem teleinformatycznym (systememdedykowanym), a jedynie platformą do obsługi ptzesytek w postaci elektrontcznej.Zgodnie z $ 8 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji dnia27kwietnia 2077 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznejplatformy usług administracji publicznej (Dz, U. Nr 93, poz.546) ePUAP posiadaw szczególności funkcje takie, jak tworzenie i obsttrga dokumentów elektronicznychprzez osoby ftzyczne i podmioty, przesyłanie dokumentów elektronicznych,wymiana danych między ePUAP a innymi systemami teleinformatycznymi,identyfikacja użytkowników irozliczalność ich dziatań, weryfikacja podpisuelektronicznegot tworzenie usług podmiotu publicznego lub kilktr podmiotowpublicznych współdziałaj4cych ze sobą zbudowanych w oparciu o dwie lub więcejustttg, obsługę płatności elektronicznych czy potwierdzanie profilu zautanego.

Platforma ePUAP zgodnie z określonymi dla niej ftrnkcjami stuzy dowymiany danych mtędzy platformą ePUAP (kontem elektronicznej skrzynkipodawczej zatozonej na ePUAP) i systemami teleinformaĘcznymt, nie stuzynatomiast do przechowywania przesyłek, a jedynie pośrednLczy W ichprzekazywaniu do innych systemow. W zwi4zku z powyzszym naptywającadokumentacji na elektroniczną skrzynkę podawcz4 na ePUAP dokumentacja musizostac z platformy ePUAP przeniesiona' Ponadto nalezy nadmienić, że przeniesienieprzesytek przesłanych na ESP do systemu EZD Iub systemtr dedykowanego mozeodbywać się automaĘcznie, zaś przeniesienie do systemu tradycyjnego poprzezwyd rtrkowanie.przesyłki.

3, Drukozaanie zawąrtości informatycznych nośnikótłs danych stanozuiqcychzatqczniki do pism zu postaci papierowej (PROBLEM SKIEROWANY DoNDAP)

Analogicznie jak w przypadku przepisu $ 45 ust. 2 instrukcji kancelaryjnejnie wskazano obowt4zku wydruku, ale tez nie zabroniono sporuądzania takiegowydruku. Przy|<tady sytuacji, w ktorych takowy wydruk nie będzie mozliwy dosporzqdzenia są wskazane w $ 47 instrukcji. S4 to między innymi typ dokumentuelektroniczne1o (np. nagranie dŹwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, bazadanych) lub objętość dokumenfu elektroniczne1o (na przyktad dokumentzawteraj4cy duz4 ilość stron lub wymagaj4cy wydruku W niestandardowymfclrmacie)' W wyżej wymienionych przypadkach zat4cznik w pclstaciirrformaĘCznego nośnika danych pozostaje w aktach sprawy do momenftt j"jzakończenia a następnie zostaje ptzekazany do sktadu informatycznych nośnikowdanych.

4. Jak urząd powinien traktować pismo k'łlniosek), które przyszto na skrzynkęurzędowq e-mail? Pismo to jest napisane w edytorze WoRD i podpisanepodpisetn kwalifikowanym| a zaięc nie jest zu formacie xml, nie jest zgodne zeu)zoretn z CRD i nie zostato przestąfle na elektronicznq skrzynkę podawczq(PYTANIE SKIEROWANE DO NDAP).

Zgodnie z s9 ust. 1 i 2 rozporz4dzenia Prezesa Rady Ministrow z dnta7Łwrześnia 201'1 r. W sprawie sporządzania pism w formie dokumentówelektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznycł:r oraz trdostępnianiaformularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz'U ' Nr 206, poz,7216)pisma skierowane na adres poczĘ elektronicznej podmiofu publicznego traktuje się,jako przesyłkt złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania(o ktorym mowa w art. 63 S 4 ustawy z dnia 1,4 czerwca 7960 r. - Kodekspostępowania administracyjnego lub w art. 168 s 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1'997 r,_ ordynacja podatkowa)' Natomiast w ptzypadku, gdy w przepisach prawa zostałokreślony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny oraz gdy w centralnym lublokalnym repozytorium zostat umieszczony wzór pisma ?rzeznaczony dozał'atwiania danej Sprawy _ inny niz ogólnY, to przesytki ztożone w taki sposóbuznaje się za wniesione nieskutecznie.

Przepisy s 9 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 1'4września 201'1' t, *ają na celu dopuszczenie pod pewnymi warunkami przesyłaniapodmiotom publicznyrn dokumentów elektronicznych pocztą elektroniczną bezwystawiania poświadczenia ptzedłozenia, dokumenty te, jezeli dotrą do urzędtr i s4podpisane _ wszczynają sprawę' Analogicznie nalezy postępowac takze z pismamiw formaeie xml, które są podpisane podpisem kwalifikowanym i przyszĘ na e-mailurzędu a nie na jego elektroniczną skrzynkę podawczą.

Nalezy jednak pamiętać, że podstawowa drog4 doręczania dokumentówelektronicznych podmiotom publicznym Są ich elektroniczne skrzynki podawcze,które zapewniaj4 automatyczne wystawienie poświadczenia przedłozenia (UPP).

Pisma wnoszone Za pomoc4 elektronicznej skrzynki pod'awczejw formacie danych XML na podstawie wzorow dokumentówumieszczonych w centralnym lub lokalnym repozytorium.

sporz4dza sięelektronicznych