Implementarea Unui Sistem Informatic

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Studiu privind implementarea unui sistem informatic unei firme de

distributie

1. INTRODUCERE

Apariţia calculatoarelor electronice şi constituirea ca ştiinţă a "Informaticii",

reprezintă al treilea moment important în istoria informaţională a omenirii, după limbaj şi

tipar.

Calculatorul electronic a produs o adevărată revoluţie în societatea umană, în

ansamblul ei, cu implicaţii deosebite în sfera informaţională (prin modificarea activităţii

intelectuale a omului), cu preponderenţă în activitatea managerială.

Dezvoltarea echipamentelor de calcul şi îndeosebi a calculatoarelor electronice a

contribuit la perfecţionarea modelelor economice, ceea ce a făcut posibilă apariţia sistemelor

informatice şi de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor

electronice de calcul a permis formalizarea şi adaptarea deciziilor la nivel macro sau

microeconomic. În aceste condiţii, informatica a devenit un instrument forte de investigare şi

cunoaştere ştiinţifică a fenomenelor şi proceselor desfăşurate în toate domeniile de activitate

socială, cu implicaţii fundamentale în domeniul economic.

Indiferent de tipul agentului economic (regie autonomă, societate comercială),

activitatea de informatică presupune existenţa unei dotări corespunzătoare cu calculatoare

electronice şi cu personal capabil să proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice

activităţii agentului economic.

Acest cadru tehnico-organizatoric conferă activităţii de proiectare şi realizare a

sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implică îmbinarea cunoştinţelor

de marketing, financiar-contabile cu cele de informatică.

Această lucrare sintetizează cunoştinţele de bază referitoare la sistemele informatice

pentru management, plecând de la premisa că este dificilă conducerea unei organizaţii

Pagina 5 din 150


moderne fără un minim de cunoştinţe din domeniul sistemelor informatice, şi prezintă modul

de elaborare al unui sistem informatic adecvat unei firme de distribuţie.

O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru managerii de azi,

deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a

supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte

mare pentru manageri. Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru

colectarea informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la

realizarea obiectivelor organizaţionale.

Scopul lucrării este acela de a pune în evidenţă toate aspectele realizării unui sistem

informatic adecvat desfăşurării activităţii unei firme de distribuţie.

În ceea ce priveşte conţinutul lucrării, sunt prevăzute 5 capitole, primul fiind

reprezentat de introducere, respectiv prezentarea lucrării.

Al doilea capitol este alocat prezentării firmei pentru care este conceput sistemul

informatic cât şi a prezentării sistemului său informaţional şi a componentelor sale.

Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul datelor,

informaţiilor, fluxurilor, circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a

informaţiilor necesare bunei desfăşurări a activităţii organizaţiei.

Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumită bază pentru a

fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar. Informaţiile, în schimb, sunt date

care au relevanţă pentru nevoile managerilor şi contribuie la exercitarea funcţiilor

manageriale.

Circuitul informaţional reprezintă traseul parcurs de informaţie de la generarea până

la eliminarea sa, fiind condiţionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaţiei,

capacitatea canalelor de comunicaţie.

Fluxurile de informaţii configurează traiectoria datelor între procese, entităţile externe

ale sistemului şi punctele de stocare a datelor şi informaţiilor. Entităţile externe iniţiază sau

primesc fluxurile de informaţii. Ele constau din clienţi, furnizori, agenţii guvernamentale,

angajaţi sau departamente din interiorul organizaţiei aflate în afara sistemului informatic

existent. În acest context, organizaţia poate fi văzută în oricare din următoarele trei ipostaze:

generator, purtător sau consumator de informaţie.

Pagina 6 din 150


Sistemele informaţionale sunt clasificate în sisteme care se bazează pe utilizarea

calculatoarelor – sisteme informatice – şi sisteme care se bazează pe prelucrări manuale

folosind tehnologii bazate pe hârtie şi creion – sisteme manuale. Sistemele manuale servesc

rezolvării unor nevoi importante pentru organizaţie, dar nu constituie un subiect al lucrării de

faţă, care tratează sistemele informaţionale care se bazează pe utilizarea tehnologiei

calculatoarelor. În terminologia europeană, acestea se numesc sisteme informatice şi

reprezintă ansamblul de echipamente conectate între ele, care lucrează împreună, folosind

tehnici şi proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea şi diseminarea

informaţiilor, în vederea susţinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control,

analiză şi monitorizare a activităţilor organizaţionale. Componenţa fizică a unui sistem de

calcul, programele de calculator aferente împreună cu reţelele de telecomunicaţii formează

infrastructura informatică a unei organizaţii. Componenţa fizica (hardware) a unui calculator

constă dintr-un ansamblu sau o colecţie de dispozitive fizice care alcătuiesc sistemul de

calcul şi este formată din şase categorii de componente esenţiale: unitatea centrală, memoria

internă (principală), memoria externă (secundară), dispozitivele de intrare/ieşire, dispozitivele

pentru comunicaţii şi magistralele de comunicaţii interne. Softul poate mări sau diminua

performanţele unei organizaţii, în funcţie de instrumentele software selectate şi de modul în

care sunt folosite. Instrumentele software trebuie să fie uşor de învăţat de către specialiştii în

informatică din organizaţie. Ele trebuie să fie stabile şi flexibile, astfel încât să poată fi

dezvoltate o dată cu organizaţia. Softul (software) constă din programe care conţin

instrucţiuni ce asigură realizarea controlului operaţiilor unui sistem de calcul. Fără soft, un

calculator nu poate realiza sarcinile pe care le solicită utilizatorii. Un program de calculator

reprezintă o succesiune de instrucţiuni ordonate logic, astfel încât să poată realiza obiectivele

pentru care a fost proiectat.

Al treilea capitol tratează aspectele de realizare şi proiectare a sistemului informatic,

conceperea sistemului, elementelor componente ale acestuia, structura lor şi modul de

realizare. Datorită complexităţii, proiectarea sistemului informatic este descompusă în două

etape:

Proiectarea de ansamblu;

Proiectarea de detaliu.

Principalele activităţi realizate în faza de proiectare de ansamblu privesc definirea

obiectivelor, structura sistemelor informatice, definirea ieşirilor, definirea intrărilor, definirea

Pagina 7 din 150


colecţiilor de date, alegerea modelului matematic şi a programelor aferente, alegerea

soluţiilor tehnice de realizare, listarea necesarului de resurse.

Activităţile fazei de proiectare detaliată privesc componentele principale ale oricărui

sistem informatic, respectiv baza de date, interfeţele (formulare, rapoarte) şi programele.

Desfăşurarea acestor activităţi nu este secvenţială ci, mai curând, paralelă şi iterativă. Baza de

date trebuie să reflecte specificaţiile de proiectare privind formularele şi rapoartele din

sistem, iar proiectarea formularelor şi rapoartelor nu poate fi finalizată fără ca schema bazei

de date să fie clar definită. Totuşi, baza de date reprezintă „nucleul” oricărui sistem

informatic, în jurul său „gravitând” celelalte componente, motiv pentru care a fost prezentată

mai întâi problematica proiectării bazelor de date.

Prin modelarea conceptuală a datelor se urmăreşte construirea unui model al datelor

care să asigure transpunerea exactă a realităţii din domeniul analizat, fără a lua în considerare

cerinţele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul relaţional), criteriile

de calitate privind organizarea datelor, cerinţele nefuncţionale ale sistemului şi criteriile de

performanţă privind stocarea şi accesarea datelor.

Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele şi coloane, conform

regulilor modelului relaţional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).

Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor

şi programatorilor. El specifică modul de stocare fizică şi accesare a datelor, utilizând

facilităţile oferite de un anumit SGBD.

Proiectarea structurii bazelor de date – structura bazei de date reprezintă un model al

datelor exprimat în concepte specifice unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date

(SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei de date să reprezinte transpunerea modelelor

conceptuale în termenii unui model al datelor suportat de un anumit tip de SGBD, model

ierarhic, reţea, relaţional, funcţional.

În capitolul patru este prezentată implementarea sistemului informatic. Aceasta constă

în realizarea fizică a proiectului folosind diverse limbaje. Sistemul informatic pentru firmele

de distribuţie este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access,

limbajul structurat pentru interogarea bazelor de date relaţionale SQL şi limbajul orientat pe

obiecte şi pe evenimente VBA. Tot în această parte a lucrării sunt prezentate rezultatele

obţinute, mai exact prezentarea sistemului informatic, opţiunile oferite de acesta cât şi modul

de lucru.

Pagina 8 din 150


Capitolul cinci prezintă concluziile lucrării.

În ceea ce priveşte semnificaţia şi valoarea aplicativă a lucrării trebuie specificat

faptul că ideile reflectate în lucrare au avut şi valoare practică, fapt ce se confirmă prin

utilizarea sistemului informatic de către firma de distribuţie JADER S.R.L.

2. SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL

FIRMEI JADER S.R.L.

2.1. Prezentarea firmei JADER S.R.L.

2.1.1. Forma juridică a firmei

S.C. JADER S.R.L. este una din principalele firme de distribuţie din Prahova,

comercializând produse nealimentare.

Sediul societăţii este în comuna Drăgăneşti, sat Belciug, judeţul Prahova şi poate fi

schimbat în altă localitate din România, în baza hotărârii asociaţilor, conform legii. Firma îşi

desfăşoară principalele activităţi la punctul de lucru din localitatea Ploieşti, str. Pompelor

nr.4; poate avea sucursale, filiale, reprezentanţe, agenţii, situate şi în alte localităţi din ţară

sau din străinătate.

Din punct de vedere juridic, orice afacere aparţine uneia dintre următoarele categorii:

întreprinzător individual

societate de persoane

societate cu răspundere limitată

cooperativă.

Societatea comercială JADER este încadrată în cadrul societăţilor cu răspundere

limitată. În acest context, cuvântul “limitată” înseamnă că răspunderea asociaţilor pentru

plata datoriilor este “limitată” la suma cu care au fost de acord să contribuie la capitalul

social. În consecinţă, dacă societatea dă faliment, bunurile personale ale asociaţilor nu pot fi

confiscate pentru a se plăti datoriile contractate. În aceasta constă marea atracţie exercitată de

acest mod de a înfiinţa o firma. Totuşi, există şi unele dezavantaje, după cum se va vedea mai

jos. O societate cu răspundere limitată are o personalitate juridică total separată de cea a

acţionarilor ei. La fel ca o persoană fizică, firma însăşi poate încheia contracte cu alte

Pagina 9 din 150


persoane fizice sau juridice, poate da în judecată sau poate fi dată în judecată şi poate fi

urmărită în justiţie, fără ca acţionarii ei să fie implicaţi în aceste proceduri. Mai simplu spus,

odată ce o societate cu răspundere limitată a fost înfiinţată, ea există de drept şi va continua să

existe un timp nedefinit, chiar dacă îşi încetează activitatea, până când se întreprind acţiuni

care să ducă la lichidarea ei.

O societate cu răspundere limitată poate fi formată de cel puţin un asociat. Trebuie

numit atât un director, care să facă parte dintre acţionari, cât şi un secretar, care poate să nu

fie acţionar. În cazul unei firme mici, acesta este, de obicei, contabilul sau consilierul juridic.

În plus, pentru a putea fi înregistrată, o societate cu răspundere limitată trebuie să elaboreze şi

apoi să aprobe două documente fundamentale: contractul de societate şi statutul.

Contractul de societate stabileşte obiectul de activitate al societăţii. De obicei,

obiectul de activitate are o formă destul de cuprinzătoare pentru a permite firmei ca, pe

măsură ce se extinde, să-şi diversifice gama de produse şi servicii pe care le vinde sau le

produce. Contractul prezintă, în detaliu, capitalul subscris de asociaţi.

Statutul cuprinde reguli suplimentare în funcţie de care va fi condusă societatea. În

multe privinţe, acesta este similar în conţinut, dar nu şi ca stil de redactare, cu unele părţi din

contractul societăţilor de persoane.

Avantajele oferite de o societate cu răspundere limitată:

Răspundere financiară limitată

Un prestigiu mare sau o imagine bună

Structura conducerii societăţii este bine definită

Activitatea nu este afectată dacă asociaţii mor sau dau faliment

Transferul sau achiziţia de părţi sociale se poate face într-un mod simplu.

Dezavantajele pe care le prezintă o societate cu răspundere limitată:

Răspunderea limitată tinde să-şi piardă din importanţă, deoarece, în ultimul timp, tot

mai multe instituţii care acordă împrumuturi pretind garanţii personale din partea directorilor

şi asociaţilor principali

Constituirea societăţii poate fi costisitoare

Firma va trebui să publice rezultatele financiare, ceea ce înseamnă că vor putea afla

concurenţii care au fost vânzările, costurile, activele şi pasivele pe anul care a trecut

Activitatea poate fi începută doar după ce societatea s-a constituit în mod

corespunzător.

Pagina 10 din 150


Asociatul unic al societăţii este Marcu Vasilica iar firma este reprezentată în relaţiile

cu terţii de către Marcu Liviu Bogdan, în calitate de administrator.

Capitalul social subscris este de 5.000 lei în numerar.

Capitalul social este divizat în 500 de părţi sociale egale în valoare nominală de 10 lei

fiecare.

În toate actele, facturile, anunţurile, publicaţiile şi alte acte emanând de la societate,

denumirea societăţii va fi precedată sau urmată de cuvintele “societate cu răspundere

limitată” sau de iniţialele “S.R.L.”, de capitalul social şi de codul unic de înregistrare.

Durata societăţii este nelimitată, cu începere de la data înregistrării la “Camera de

Comerţ şi Industrie”, 12.11.2001.

2.1.2. Obiectul de activitate

Firma îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu legile române şi cu statutul

societăţii.

Obiectul de activitate al societăţii, conform statutului în baza căruia firma s-a înfiinţat

în data de 12 noiembrie 2001 este următorul:

Comerţ cu ridicata (cu excepţia autovehiculelor şi motocicletelor)

Comerţ cu ridicata al produselor alimentare, al băuturilor şi al tutunului

Comerţ cu ridicata al zahărului, ciocolatei şi produselor zaharoase

Comerţ cu ridicata cu cafea, ceai, cacao şi condimente

Comerţ cu ridicata nespecializat al produselor alimentare, băuturilor şi tutunului

Comerţ cu ridicata al bunurilor de consum, altele decât cele alimentare

Comerţ cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare

Comerţ cu ridicata al produselor intermediare neagricole şi al deşeurilor

Comerţ cu ridicata al produselor chimice admise de lege.

Domeniul principal de activitate al societăţii este :

Comerţ cu ridicata (cu excepţia autovehiculelor şi motocicletelor)

Comerţ cu ridicata al bunurilor de consum altele decât cele alimentare

5145. Comerţ cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare.

Pagina 11 din 150


Conform statutului, S.C. JADER SRL se regăseşte din punct de vedere al obiectului

activităţii în domeniul comerţului. Din varietatea de forme în care se poate practica această

latură a economiei, s-a optat pentru comerţul en-gross, concretizat prin ceea ce se numeşte

distribuţie.

DISTRIBUŢIA reprezintă repartizarea uniformă a unuia sau a mai multor produse

venite de la furnizori printr-o magistrală de aprovizionare către clienţii finali, prin reţeaua

proprie.

2.1.3. Activitatea curentă

De la începutul activităţii până la sfârşitul anului 2002 firma a funcţionat ca

microîntreprindere, iar în anul 2003 a devenit macroîntreprindere (conform bilanţului de la

sfârşitul anului 2002, firma avea o cifră de afaceri de 1.658.780 lei).

Cifra de afaceri a crescut continuu încă de la înfiinţarea firmei estimându-se ca în anul

2006 aceasta să ajungă la valoarea de 6.000.000 lei. Evoluţia cifrei de afaceri în perioada

2001 – 2005 conform situaţiilor financiare întocmite este afişată în figura 2.1.

Fig.2.1. Evoluţia cifrei de afaceri a firmei JADER S.R.L.

Firma este plătitoare de TVA şi de impozit pe profit.

Portofoliul firmei cuprinde în totalitate produse nealimentare, fiind bine reprezentat

pe sectorul cosmetic-chimic.

Aprovizionarea se face săptămânal, cea mai mare parte a furnizorilor asigurând

transportul produselor proprii către depozitul firmei.

Furnizori:

PRODCOM T. – produse chimice de uz casnic

ROMIRA COSMETICS – cosmetice (Geroroyal), detergenţi (MAX)

PRESTIGE TRADING – cosmetice (Loncolor)

TORDAI HAIR COSMETICS - cosmetice (Kallos)

GEROCOSSEN – cosmetice (Gerocossen)

Pagina 12 din 150

0.00

1,000,000.00

2,000,000.00

3,000,000.00

4,000,000.00

5,000,000.00

CIFRA DEAFACERI

NOV.2001 -DEC.2001

IAN.2002 -DEC.2002

IAN.2003 -DEC.2003

IAN.2004 -DEC.2004

IAN.2005 -DEC.2005

PERIOADA CIFRA DE AFACERINOV.2001 - DEC.2001 125,678.91IAN.2002 - DEC.2002 1,658,780.05IAN.2003 - DEC.2003 2,592,478.64IAN.2004 - DEC.2004 3,924,789.23IAN.2005 - DEC.2005 5,000,000.00


PATRIAPLAST – mase plastice

OVERSEAS – detergenţi (Interstar)

MERT - săpunuri

EROSTAR - detergenţi (Benfatto)

RESOURCE - cosmetice (Nivea)

Din punct de vedere al organizării, firma îşi desfăşoară activitatea pe raza a trei judeţe

(PRAHOVA, BUZAU, DÂMBOVIŢA).

La momentul actual suportul logistic este asigurat de trei autoutilitare DACIA, o

autoutilitara DAMAS, o autoutilitara MERCEDES, două autoturisme DACIA, două

autoturisme MATIZ, un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO şi două autoturisme

VOLSWAGEN GOLF. Pentru un autoturism CIELO, un autoturism FIAT PUNTO şi două

autoturisme VOLSWAGEN GOLF se plătesc lunar rate, acestea fiind achiziţionate în sistem

leasing.

Din punct de vedere al clienţilor, firma lucrează cu aproape toţi clienţii care pot oferi

spre desfacere produsele comercializate. Ca număr, firma colaborează cu aproape 1000 de

societăţi comerciale, lucrul cu acestea făcându-se pe bază de precomenzi.

În funcţie de anumiţi parametrii, sunt oferite termene de plată variate şi discounturi,

comenzile fiind onorate în maxim 48 de ore.

Atât gestiunea cât şi situaţia soldurilor sunt realizate prin reţea computerizată, fapt ce

oferă posibilitatea de a fi la curent în orice moment cu situaţia economico-financiară a firmei.

2.1.4. Situaţia organizatorică

Principalele structuri care apar în organizarea internă a activităţii firmei sunt:

departamentul financiar – contabil, departamentul aprovizionare – desfacere şi departamentul

resurse umane, după cum se vede în figura 2.2.

Fig.2.2. Organigrama firmei JADER S.R.L.

Compartimentul financiar – contabil reprezintă unul din centrii nervoşi ai firmei, al

cărui rol este de a dirija şi regla relaţiile economice interne şi externe ale acesteia. Pe plan

Pagina 13 din 150

Asociat unic

Director general

Dep.fin.-contabil Aprov.-desfacere Resurse umane

Con

tabi

lita

te

Pre

ţuri

Ana

liză

ec-

fin.

Sal

ariz

are

Inst

ruir

ea p

ers.

Eva

luar

ea p

ers.

Dep

ozit

e

Baz

ă d

e tr

ansp

.

Mar

keti

ng

Apr

oviz

iona

re

Vân

zări


intern, compartimentul financiar – contabil prezintă informaţii cu privire la gestionarea

financiară a patrimoniului firmei, iar pe plan extern permite informarea terţilor, inclusiv a

statului despre rezultatele economico – financiare ale societăţii.

O delimitare clară şi precisă între serviciul financiar şi serviciul contabilitate nu se

poate efectua datorită faptului că există anumite operaţiuni contabile şi financiare care sunt

strâns legate intre ele.

Principalele secţiuni ale organizării activităţii financiare existente în cadrul S.C.

JADER S.R.L. sunt reprezentate de previziunea financiară, ordonanţarea actelor de încasări şi

plăţi, salarizare, asigurarea resurselor financiare necesare îndeplinirii programului economic,

achitarea obligaţiilor faţă de buget, bănci şi alte persoane juridice şi fizice, şi de ţinere la zi a

evidenţei informaţiilor financiare.

Secţiunile serviciului contabilitate sunt:

Contabilitatea capitalurilor – efectuarea lucrărilor contabile ce privesc înregistrarea

operaţiunilor legate de capitalurile firmei cum ar fi: constituirea societăţii, modificarea

capitalului social, constituirea şi utilizarea rezervelor, fondurilor proprii cu scop determinat,

provizioanelor reglementate, diferenţelor din reevaluare, rezultatului reportat, provizioane

pentru riscuri şi cheltuieli, credite bancare pe termen mediu şi lung;

Contabilitatea activelor imobilizate – înregistrarea şi evidenţierea tuturor operaţiilor

contabile legate de intrarea, amortizarea şi ieşirea activelor imobilizate; această secţiune se

împarte în două subsecţiuni:

Contabilitatea imobilizărilor corporale

Contabilitatea imobilizărilor necorporale şi financiare;

Contabilitatea stocurilor de mărfuri – reprezintă domeniul cel mai important al

activităţii contabile din cadrul S.C. JADER S.R.L. deoarece furnizează informaţii referitoare

la situaţia şi mişcarea stocurilor. De menţionat este faptul că pentru evaluarea mărfurilor

ieşite se utilizează metoda F.I.F.O. “primul intrat – primul ieşit”, conform căreia bunurile

ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie al primei intrări, iar pe măsura epuizării

lotului, stocurile ieşite se evaluează la costul de achiziţie al lotului următor în ordine

cronologică.

Pagina 14 din 150


Contabilitatea decontărilor cu terţii – evidenţiază operaţiile contabile generate de

relaţiile de decontare cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri materiale, lucrări şi

servicii prestate; cu debitorii unităţii pentru creanţele comerciale legate de vânzarea de

mărfuri; decontarea cu salariile cuvenite angajaţilor; decontarea impozitelor şi taxelor

datorate bugetului de stat şi bugetelor locale;

Contabilitatea trezoreriei – reprezintă partea din serviciul Contabilitate unde are loc

înregistrarea în contabilitate şi evidenţierea operaţiunilor de încasări şi plăţi efectuate atât prin

conturile de la bănci cât şi prin casieria unităţii.

Toate aceste secţiuni ale serviciului Contabilitate sunt realizate de trei persoane

autorizate în acest sens şi sunt coordonate de către un contabil şef, post de conducere ce

necesită cunoaşterea atât a practicii contabile cât şi a celei financiare.

Forma de contabilitate practicată de Compartimentul financiar – contabil al S.C.

JADER S.R.L. este o adaptare a contabilităţii pe jurnale prin folosirea echipamentelor

electronice de calcul (calculatoare, imprimante, program informatic specific). Schema formei

de contabilitate pe jurnale poate fi observat în figura 2.3.

Fig.2.3. Schema formei de contabilitate pe jurnale

Compartimentul aprovizionare – desfacere se află în strânsă legătură cu cel financiar –

contabil deoarece pentru a se face aprovizionarea cu mărfuri şi pentru stabilirea diferitelor

strategii de vânzare este necesar studiul rapoartelor de vânzări.

Ca şi în cadrul compartimentului financiar – contabil, nici aici nu se poate face o

delimitare clară între cele două servicii, aprovizionare şi desfacere, acestea fiind strâns legate

între ele.

Nu se poate spune precis cărui serviciu aparţine depozitul de mărfuri (aprovizionare

sau desfacere), angajaţii din această secţiune ocupându-se atât de stabilirea necesarului de

marfă, conform rapoartelor de vânzări, cât şi de livrarea mărfurilor către clienţii firmei. În

cadrul acestei secţiuni a compartimentului aprovizionare – desfacere sunt patru angajaţi: trei

gestionari şi un gestionar şef. Gestionarul şef stabileşte aprovizionarea cu mărfuri necesare în

Pagina 15 din 150

JURNALE PENTRU EVIDENTA SINTETICĂ, UNEORI ŞI ANALITICĂ

CENTRALIZARE ŞI VERIFICARE

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

PRELUARE, VERIFICARE, CONTARE

ÎNREGISTRARE CRONOLOGICĂ ŞI

SISTEMATICĂ

SITUAŢII PENTRU DEBITUL UNOR

CONTURI

FIŞE ŞI SITUAŢII PENTRU EVIDENŢA

ANALITICA



BALANŢA CONTURILOR

GRUPARE ŞI CENTRALIZARE

BILANŢ CONTABIL

CARTEA MARE


vederea realizării obiectului de activitate, fundamentând necesarul de aprovizionare pe baza

rapoartelor de vânzări şi de stoc, verifică mărfurile primite de la furnizorii firmei conform

facturilor primite de la aceştia, ulterior semnând nota de intrare – recepţie întocmita în cadrul

departamentului financiar – contabil, verifică mărfurile ce ies din depozit pentru a ajunge la

clienţii firmei astfel încât marfa sa fie conform documentelor de ieşire (aviz de însoţire a

mărfurilor sau factură) şi coordonează activitatea celor trei gestionari care se ocupă de

aranjarea mărfurilor în pachete conform comenzilor primite de la agenţii de vânzări.

De la depozit marfa este preluată de către şoferii firmei care ulterior o livrează către

clienţi. Şoferii trebuie să păstreze o legătura strânsă cu agenţii de vânzări pentru a le

comunica acestora condiţiile în care marfa a fost livrată către clienţi, dacă au fost sau nu

probleme în momentul livrării (există cazuri când marfa este refuzată de către client sau

acesta refuză să emită instrument de plată pentru mărfuri datorită lipsei de disponibilităţi).

Atât şoferii cât şi agenţii de vânzări trebuie să întocmească zilnic foi de parcurs şi

ordine de deplasare, documente pe care le înmânează inginerului bazei de transport. Tot

acestuia îi aduc la cunoştinţă şi eventualele probleme privind funcţionarea, utilizarea şi

exploatarea în deplină siguranţă a mijloacelor de transport, pentru prevenirea şi eliminarea

întreruperilor datorate defecţiunilor în funcţionarea acestora, cât şi necesitatea efectuării

operaţiilor de întreţinere, revizii şi reparaţii.

Forţa de vânzare este formată din opt agenţi de vânzări şi doi supervisori. Agenţii de

vânzări sunt cei care formează puntea de legătură între firmă şi clienţi, ei sunt cei care se

ocupă de vânzarea efectivă a mărfurilor şi de încasarea contravalorii acestora. Activitatea

acestora este coordonată şi controlată de către cei doi supervisori.

Secţiunea marketing se ocupă cu studierea pieţelor de desfacere, de contractarea de

produse cu beneficiarii şi de stabilirea diverselor strategii menite creşterii vânzărilor totale (în

general) sau a produselor greu vandabile (în particular).

Compartimentul resurse umane are ca principale sarcini stabilirea necesarului de

personal pe meserii şi profesiuni, selecţionarea şi încadrarea personalului conform calificării,

organizarea formelor de perfecţionare a pregătirii profesionale, asigurând orientarea

profesională pentru meseriile specifice sau a altor activităţi de ridicare a nivelului profesional,

evidenţierea timpului lucrat al salariaţilor, pe baza foilor colective de prezenţă.

Tot în cadrul acestui compartiment se realizează examinarea reclamaţiilor şi

propunerilor făcute de salariaţi în vederea îmbunătăţirii activităţii şi informarea acestora

asupra modului de rezolvare.

Pagina 16 din 150


Activităţile din cadrul tuturor compartimentelor sunt coordonate şi controlate de către

directorul general, funcţie care în cazul societăţii JADER S.R.L. este îndeplinită de către

administratorul societăţii.

Relaţiile de serviciu între persoanele încadrate în munca în cadrul societăţii sunt relaţii

de ierarhie administrativă şi relaţii de subordonare operativă, stabilite prin organigrama

societăţii.

În cadrul relaţiilor de ierarhie administrativă, fiecare salariat este subordonat direct

unui singur şef ierarhic, conform schemei de organizare a societăţii.

2.1.5. Aspecte privind evoluţia în perspectivă a societăţii comerciale JADER S.R.L.

Echipa managerială aflată la conducerea S.C. JADER S.R.L. îşi propune efectuarea

unor lucrări de investiţii având drept scop creşterea cifrei de afaceri şi modernizarea firmei.

Pentru a creşte cifra de afaceri va fi mărita piaţa de desfacere a mărfurilor prin

acapararea clienţilor din judeţele Argeş, Braşov şi Ialomiţa, începând din luna iulie 2006, şi

din alte judeţe din anul 2007 (prin deschiderea altor puncte de lucru).

În scopul realizării acestui obiectiv, firma îşi propune achiziţionarea de noi

autoturisme şi a unei autoutilitare cu o capacitate de încărcare mai mare pentru a putea fi

asigurat transportul de mărfuri de la furnizori şi între depozitul central şi celelalte puncte de

lucru.

Un alt obiectiv al politicii de investiţii este achiziţionarea de echipamente moderne de

calcul pentru transmiterea în timp real a comenzilor de mărfuri şi ulterior pentru a menţine o

legătură permanentă între punctele de lucru şi depozitul central.

Pentru o imagine profesională, agenţii de vânzări vor fi dotaţi cu sisteme de calcul

portabile, cu ajutorul cărora vor prelua de la clienţi comenzile de mărfuri, eliminând

prezentarea produselor cu ajutorul pliantelor. În acest sens este necesară implementarea unui

nou sistem informatic, cel pe care îl utilizează firma în momentul actual neputând fi adaptat

la cerinţele actuale. Acest sistem informatic va fi realizat de către utilizatorul final deoarece

această metodă prezintă importante avantaje pe care le aduce organizaţiei:

Pagina 17 din 150


Determinarea mai bună a cerinţelor informaţionale. Când utilizatorii realizează singuri

propriul sistem informatic, se bazează mai puţin pe ajutorul specialiştilor în domeniu pentru

analiza cerinţelor şi, ca atare, eventualele erori de interpretare se vor diminua considerabil;

Implicarea şi satisfacţia utilizatorilor. Utilizatorii vor utiliza mai bine sistemul, dacă

acesta este proiectat şi realizat de către ei;

Utilizatorii exercită controlul asupra procesului de dezvoltare a sistemului informatic.

Existenţa instrumentelor software dă posibilitatea utilizatorilor de a avea un rol mai activ în

procesul de realizare a sistemului. Ei pot realiza aplicaţii întregi sau cu asistenţă minimală din

partea specialiştilor în domeniu. Utilizatorii joacă un rol esenţial în crearea aplicaţiilor;

Reducerea sarcinilor nerezolvate. O parte din aplicaţiile nerezolvate pot fi transferate

de la specialiştii în domeniul sistemelor informatice utilizatorilor finali. În felul acesta se

poate obţine o creştere a productivităţii realizării unui sistem informatic.

Reducerea timpului de livrare a aplicaţiei. Considerând că utilizatorul posedă

experienţă pentru a realiza proiectul cu succes, se poate evita implicarea specialiştilor TI.

Proiectul poate fi iniţiat peste noapte şi în funcţie de complexitatea proiectării poate fi realizat

în câteva ore sau câteva săptămâni. Cu cât sistemul este pus mai repede în funcţiune, cu atât

organizaţia poate obţine mai multe avantaje.

Este eliminată din faza de analiză a sistemului activitatea de identificare şi formalizare

a cerinţelor utilizatorilor. Utilizatorii sunt adesea incapabili să-şi exprime verbal cerinţele cu

acelaşi grad de claritate cu care le pot percepe. În realizarea sistemului informatic de către

utilizatorul final, analistul şi utilizatorul sunt aceeaşi persoană. Aceasta facilitează

transformarea rapidă a cerinţelor utilizatorului într-un prototip de lucru.

Unele probleme de implementare pot fi eliminate prin transferarea procesului de

implementare la utilizator. Adesea probleme de comunicare între analist şi utilizatori apar în

timpul etapei de implementare. În cazul realizării unui sistem informatic de către utilizatori,

utilizatorul este familiarizat imediat şi în detaliu cu modul de operare al sistemului informatic

şi-l poate utiliza cu minim de efort şi timp.

Avantajul final al dezvoltării sistemului informatic de către utilizatori este o

consecinţă a celor trei avantaje anterioare şi anume costul scăzut al dezvoltării. Reducerea

timpului şi a resurselor organizaţiei duce la o reducere semnificativă a costurilor pentru

organizaţie.

2.2. Prezentarea sistemului informaţional

Pagina 18 din 150


2.2.1. Informatizarea – o caracteristică a economiei moderne

Pragul mileniului III este dominat de schimbările produse în planul informaţiei şi al

comunicării. Revoluţiile tehnologice la care asistăm (sau despre care aflăm) de câteva decenii

conduc rapid la o “societate informaţională” (bazată pe informaţie şi cunoaştere) precum şi la

eliberarea barierelor de comunicare. Societatea planetară se schimbă, economiile naţionale se

schimbă, întreprinderile de asemenea, oamenii la rândul lor – ca mentalităţi şi mod de viaţă.

Indiferent de sistemul economic, nici o ţară nu poate ignora această forţă colosală de

remodelare socio-economică, decât cu riscul de a rămâne în preistorie.

În această mişcare globală care consolidează dominaţia tehnologiilor informatice şi de

comunicare, şi firmele româneşti se confruntă cu provocarea de proporţii pe care o reprezintă

schimbarea paradigmei informaţionale şi de comunicare. Problema nu este teoretică; nici

ipotetică. În cei zece ani de tranziţie multe unităţi economice au părăsit scena. Altele sunt

sufocate, multe se zbat în incertitudine. Au apărut, însă, şi noi “actori” economici, în ramuri

tradiţionale sau în noi câmpuri de activitate. Mulţi dintre aceştia dovedesc o capacitate

superioară de adaptare într-un mediu în care informaţia şi comunicarea urcă vertiginos în

ierarhia “argumentelor” concurenţiale.

Într-o societate informaţională există schimbări de substanţă ale modului de existenţă

a informaţiei:

Câmpul de informaţii care pot fi puse în mişcare (în circulaţie) s-a extins spre infinit,

în timp ce enorma varietate a mijloacelor disponibile multiplică diversitatea soluţiilor

posibile;

Spre deosebire de sistemul maşinist tradiţional, “protezele” intelectuale de astăzi

(calculatoarele, de pildă) nu sunt specializate. Transferarea către computer a unor proprietăţi

ale creierului uman permite încredinţarea către “maşină” a unui număr mare de decizii

rezervate, până mai ieri, indivizilor umani;

Informaţia circulă quasi – instantaneu, indiferent de distanţă, şi poate fi stocată în

cantităţi uriaşe, cu preţuri derizorii pentru ambele operaţiuni. Problema stocajului de

informaţii este generată de următoarele aspecte: creşterea volumului de informaţii

susceptibile de a fi stocate; multiplicarea formelor de stocaj; posibilitatea distribuirii

Pagina 19 din 150


geografice a stocajului; generalizarea depozitelor al căror scop este de a permite accesul la

alte depozite de informaţii.

Tehnologiile informaţionale contribuie la apariţia simultană a “muzeului” şi

“efemerului”. Altfel spus, informaţia în lumea modernă ajunge rapid în zona de tezaurizare

“istorica”, iar valoarea sa se epuizează cu rapiditate.

Asistăm, de asemenea, la apariţia unei duble concurenţe/ complementarităţi între

limbajele dominante ale civilizaţiei actuale: limbajul scris, limbajul vizual, limbajul

electronic. Aceste limbaje prelucrează şi organizează în mod diferit realitatea: ele se

concurează într-o relaţie de complementaritate.

Tehnologiile informaţionale conduc la o creştere spectaculoasă a complexităţii

sistemelor. Ele permit o mare varietate de arhitecturi, tratarea poate fi centralizată sau

distribuită, o anumită funcţie (parte) a sistemului, poate fi deschisă sau închisă etc. Ca o

concluzie, aceste tehnologii stau la baza unor construcţii greu de înţeles, a căror bază de

cunoştinţe se transmite cu dificultate chiar şi între specialişti.

Este vădit că, în condiţiile revoluţiei informaţionale, expansiunea şi circulaţia

informaţiilor potenţează “materia prima” pentru inovaţii de tot felul. Abundenţa informaţiilor,

transgresivitatea lor dintr-un domeniu în altul, posibilitatea ca o persoană sau un grup mic de

persoane să aibă acces la informaţii variate, multe în timp real, sporeşte potenţialul inovativ al

speţei umane, în genere. Acest suport relaţional este consolidat – până la limite greu de

întrezărit – de baza tehnologică în continuă perfecţionare. Nu numai că informaţiile sunt mai

numeroase, mai diverse, pot fi obţinute de tot mai multe persoane, dar componentele moderne

– preluând funcţii ale creierului uman – prelucrează, organizează, structurează, combină

aceste informaţii într-un număr infinit de combinaţii, multiplicând la modul concret

capacitatea intelectului uman. Prin noua paradigmă informaţional-comunicaţională

capacitatea creativă şi de inovare a fiinţei umane face un salt calitativ.

Aceste aprecieri generale pot fi mai bine ancorate în concret dacă le filtrăm prin

universul întreprinderii. De mai multă vreme, în economiile dezvoltate se particularizează o

sub-populaţie de întreprinderi denumită a “întreprinderilor inovative”. Fără a fi riguros

surprinsă conceptual şi statistic, această categorie include firme dinamice, deschise spre

Pagina 20 din 150


inovare, capabile să opereze modificări sistemice pe întreaga filieră a produsului sau

serviciului – de la concepţie la vânzare.

În viaţa noastră de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obişnuit, ba chiar indispensabil în

unele cazuri. Se poate spune, pe drept cuvânt că trăim într-o societate informatizată. În zilele

noastre, întâlnim calculatoare peste tot, de la firmele mici, care îşi ţin evidenţele cu ajutorul

unui PC şi până la companiile multinaţionale. Peste tot sunt calculatoare, legate eventual între

ele şi formând astfel reţele de calculatoare. Toate acestea se datorează faptului că ne dăm

seama din ce în ce mai mult că PC-ul ne uşurează munca. Dar trebuie subliniat faptul că un

calculator este de fapt o “maşinărie” care prelucrează o serie de informaţii pe care i le dăm.

Informaţia, este elementul esenţial din acest întreg lanţ. De fapt, în practică întâlnim, printre

altele, două concepte legate de aceasta şi anume sistemul informaţional şi sistemul

informatic.

2.2.2. Sistemul informaţional al firmei

Un sistem informaţional este ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor, circuitelor

informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la

stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii.

Sistemul informaţional al firmei se impune ca un subsistem vital al acesteia. Vital –

întrucât o entitate economica oricât de simplă (asemeni organismelor vii) nu poate funcţiona

fără un sistem (o structură, o reţea) informaţional, oricât de rudimentar ar fi acesta.

Modalitatea de evaluare a sistemului informaţional al firmei este apropiată de cea anatomică:

sistemul există în mod natural în organism (cum ar fi, de pildă, sistemul sanguin); parametrii

săi de stare şi de funcţionare pot fi descoperiţi în urma unor cercetări în adâncime. Tot aşa,

prin analogie, orice firmă – din momentul înfiinţării sale ca entitate juridică – dispune de

“schiţa” unui sistem informaţional. Acesta se dezvoltă în timp, face parte din însăşi istoria

firmei. Etapele de creştere ale firmei şi, atunci când este posibil, de decalaj calitativ pozitiv în

raport cu întreprinderi concurente, focalizează atenţia spre aspectul constructiv, de proiectare

şi realizare a sistemului.

Scopul sistemului informaţional este acela de transmisie a informaţiilor între diferite

elemente. În cadrul unei unităţi economice acest obiectiv se materializează în asigurarea cu

informaţii a persoanelor de conducere, pentru fundamentarea deciziilor acestora, şi transferul

deciziilor respective la persoanele executante.

Pagina 21 din 150


Deci, la baza sistemului informaţional sunt elementele originare, datele şi

informaţiile, următorul nivel de articulare a sistemului fiind circuitele şi fluxurile

informaţionale. Colectarea, transmisia şi prelucrarea datelor se pretează foarte bine la

automatizare, sau mai bine zis, la informatizare, o mare parte a activităţilor desfăşurate în

cadrul sistemului informaţional putând fi realizate automat. De exemplu, în locul

transportului manual al documentelor de la un compartiment la altul se poate recurge la

transportul electronic al datelor pe cablu (folosindu-se o reţea locală de calculatoare).

Centralizarea datelor, adică alcătuirea fişierelor cumulative din mai multe documente

primare, se poate realiza foarte repede şi sigur cu ajutorul tehnicii de calcul. Informaţiile care

sunt stocate în depozite pline de dulapuri pot fi accesate la o singură apăsare a butonului

mouse-ului. Prin urmare, în cadrul sistemului informaţional, o serie de activităţi se pot

desfăşura automat, cu ajutorul tehnicii de calcul. Această parte a sistemului informaţional

care foloseşte pentru manipularea informaţiilor tehnica electronică de calcul o reprezintă

sistemul informatic.

Fig.2.4. Locul sistemului informatic in sistemul informaţional

Datele şi informaţiile

Informaţia reprezintă suportul material al deciziei. Informaţiile pe care le primesc

managerii influenţează semnificativ deciziile luate de aceştia care, la rândul lor, influenţează

activităţile întreprinse în organizaţie, aceasta determinând succesul sau eşecul unei firme.

Procesul de dobândire a informaţiilor începe prin culegerea anumitor fapte sau

statistici, care se numesc date. Acestea sunt culese, analizate, prelucrate în diferite modalităţi,

fiind preschimbate în informaţii.

De exemplu, managerii culeg date privind salariile pe care le primesc angajaţii în

diferite sectoare de activitate pentru a dobândi informaţii legate de modul în care pot să

stabilească salarii competitive, precum şi date despre aspectele demografice ale clienţilor

pentru a dobândi informaţii privind cererea viitoare de produse.

Din punct de vedere al funcţiilor pe care le îndeplineşte informaţia în procesul

economic, sunt identificate cinci ipostaze, a căror detaliere susţine activităţi distincte ale

întreprinderii:

Pagina 22 din 150

Sistemul informaţional

Totalul activităţilor informaţionale (automatizate şi manuale)

Sistemul informatic

Activităţile informaţionale automatizate


informaţia – factor de producţie; informaţia apare ca rezultantă a activităţilor de

inovare şi de capitalizare a experienţei de producţie;

informaţia – suport al proceselor de analiză-decizie-control;

informaţia – resursă intangibilă a firmei; informaţia este considerată un activ al firmei;

cu utilitate specifică, implicând procese complexe de organizare şi costuri semnificative;

informaţia – forma de reprezentare şi capitalizare a cunoaşterii organizaţionale;

informaţia – mediu al comunicării şi integrării organizaţionale;

În literatura de specialitate sunt definite mai multe tipologii aplicabile informaţiei.

Informaţiile pot fi organizate după următoarele criterii şi tipologii:

după modul de exprimare: informaţii orale, scrise şi audio-vizuale;

după gradul de prelucrare: informaţii primare (de bază), intermediare şi finale;

după direcţia vehiculării: informaţii cu sens descendent, ascendent şi orizontal;

după modul de organizare a înregistrării şi prelucrării: informaţii tehnico-operative, de

evidenţă contabilă, statistice;

după provenienţă: informaţii exogene şi endogene;

după destinaţie: informaţii interne şi externe;

după obligativitatea pentru adresant: informaţii imperative şi nonimperative;

după natura informaţiei: informaţie ştiinţifică, tehnologică, tehnică, economică,

financiară, politică, de marketing, juridică, socială, sociologică, etc.;

după natura proceselor reflectate: informaţii privind activitatea de cercetare-

dezvoltare, comercială, de producţie, financiar-contabilă, de personal.

Informaţiile au o anumită valoare, în funcţie de avantajul care poate fi obţinut de

organizaţie prin folosirea lor.

Valoarea informaţiilor este determinată de o serie de factori cum ar fi:

oportunitate, respectiv obţinerea informaţiei în timp real, deoarece întârzierea luării

unor decizii creează perturbaţii în cadrul sistemului organizaţional;

actualitate, informaţia trebuie să fie actuală în momentul transmiterii;

relevanţa, constă dintr-o informaţie clară şi concisă, care să asigure exprimarea

sintetică şi clară a mesajului informaţional, în caz contrar apărând ambiguităţi, confuzii,

pierderi de timp în descifrarea mesajului;

realism, constă în calitatea informaţiei de a reflecta realitatea aşa cum este;

dinamism, respectiv reflectarea situaţiilor, a faptelor în evoluţia lor;

complexitate înseamnă informaţie completă care identifică toţi factorii cheie a unei

probleme;

Pagina 23 din 150


fiabilitate, adică extragerea şi conservarea informaţiei semnificative pentru trecutul,

prezentul şi perspectiva sistemului productiv, în caz contrar apărând lipsă de continuitate,

inconsecvenţă decizională.

Valoarea aşteptată a informaţiilor este comparată cu costul aşteptat pentru obţinerea

acestor informaţii. De aceea este necesar un proces de evaluare a informaţiilor, prin care se

stabileşte dacă se justifică sau nu efortul depus pentru obţinerea informaţiilor.

Circuitele şi fluxurile informaţionale

Circuitul informaţional reprezintă traseul parcurs de informaţie de la generarea până

la eliminarea sa, fiind condiţionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informaţiei,

capacitatea canalelor de comunicaţie.

Fluxul de informaţii se referă la desfăşurarea unei anumite operaţiuni, acţiuni sau

activităţi. Se caracterizează prin: conţinut, volum, frecvenţă, calitate, formă, suport, proces de

obţinere şi cost.

De cele mai multe ori, o activitate economica sau de altă natura este însoţită de un

flux informaţional (de informaţii). De exemplu, în cadrul unei unităţi economice care

desfăşoară o activitate productivă într-un anumit domeniu, orice operaţie de prelucrare este

consemnată într-un document, pe baza căruia se ţine evidenţa activităţii desfăşurate. Prin

urmare, în paralel cu operaţiile de prelucrare, în unitatea economică respectivă au loc şi

fluxuri de documente şi, deci, fluxuri de informaţii (deoarece documentele sunt purtătoare de

informaţii). Fluxurile informaţionale nu au loc numai în cadrul unităţilor economice ci şi între

acestea şi mediul extern.

Sistemul de comunicaţii constituie un ansamblu de elemente care permite transmiterea

unui mesaj de la un emiţător la un receptor. Aşa cum se vede în figura 1, schema clasică a

unui sistem de comunicaţii implică existenţa unui emitent, a unui purtător de informaţie şi a

unui receptor.

Fig.2.5. Schema unui sistem de comunicaţii

Întreprinderea poate fi văzută în ipostaza oricăruia dintre cele trei elemente ale

sistemului de comunicaţii: generator, purtător şi consumator de informaţii.

Pagina 24 din 150

Emitent ReceptorPurtător de informaţie


Întreprinderea – generator de informaţie

Cea mai simplă observaţie evidenţiază aptitudinea particulară a firmei comerciale

(agentului economic) de a produce informaţii. Prin prezenţa sa în mediul economic, prin

comportamentul său, prin produsele şi serviciile pe care le realizează, întreprinderea creează

informaţii – unele cu caracter spontan, altele ca suport (însoţitor) al unor activităţi principale.

În acelaşi timp, întreprinderea deţine un sistem (mai dezvoltat sau mai simplu, în

funcţie de complexitatea sa de ansamblu), care produce informaţii în mod sistematic,

organizat. De regulă, în elaborarea acestor structuri informaţionale sunt angajate servicii şi

persoane specializate.

În acest context, sunt identificate cinci categorii de informaţii:

informaţii despre starea întreprinderii;

informaţii necesare – la nivelul de ansamblu al societăţii comerciale sau pe proiecte

individualizate;

informaţii pentru instituţii exterioare societăţii, cu atribuţii de evidenţă, urmărire şi

control;

informaţii destinate încunoştinţării acţionarului asupra principalelor elemente de

diagnostic şi evaluare privind societatea;

informaţii cu destinaţie publică, de natură preponderent comercială.

Informaţiile de stare provin, în proporţie majoritară, din studii, sinteze, analize

denumite generic “analiză economică”. Fie că are un caracter de regularitate, fie că este

realizată în condiţii speciale, atunci când se caută un diagnostic – al întreprinderii în întregul

său ori a unei activităţi (sector) – analiza economică trebuie să ofere informaţii riguroase cu

privire la starea internă a întreprinderii. Principalele informaţii interne, în special financiare,

se obţin din documente de sinteză: bilanţul, contul de profit şi pierdere, anexe. Împreuna cu

celelalte informaţii privind producţia, costurile, distribuţia, utilizarea factorilor de producţie

etc., se organizează “blocul informaţional intern al întreprinderii”.

Informaţia internă de natura analizei economice reprezintă nucleul informaţional al

întreprinderii. Acest statut este conferit, pe de o parte, de senzitivitatea indicatorilor folosiţi –

de regulă indicatori complecşi, cu caracter sintetic – iar pe de altă parte caracterul cumulativ,

întrucât astfel de analize se efectuează cu o periodicitate care permite desenarea unor evoluţii

istorice a principalelor corelaţii, comparaţii, decupaje informaţionale etc.

Importanţa acestui trunchi de informaţii al întreprinderii rezultă şi din multiplele sale

utilizări. Generate de întreprindere, în mod constant, informaţiile “de stare” sunt utile

analizelor interne, deciziilor manageriale, informării acţionarilor, comunicărilor oficiale către

Pagina 25 din 150


felurite instituţii cu rol de evidenţă, urmărire, control etc. Acurateţea unor asemenea

informaţii, preponderent sintetice, depinde de organizarea bazei de informaţii primare.

Funcţia întreprinderii de generator de informaţii este mai cuprinzătoare decât cea

filtrată de “analiza economică” (de regulă sunt folosiţi în această matrice următorii indicatori:

indicatori ai potenţialului tehnico-economic, indicatori ai potenţialului financiar, indicatori ai

rezultatelor economico-financiare, indicatori ai eficienţei utilizării potenţialului tehnico-

economic şi financiar). Întreprinderea este o organizaţie, este o entitate dinamică a cărei viaţă

se sprijină pe oamenii care o populează. Tocmai de aceea, o multitudine de informaţii “din

firmă” şi “despre firmă” depăşesc structura tehnică şi, pentru mulţi, ermetică a indicatorilor

economici şi a diagnozelor economico-financiare care se alcătuiesc în temeiul acestora.

În cadrul informaţiilor atipice pot fi remarcate următoarele:

Informaţii de piaţă – în sens larg – informaţii referitoare la furnizori, clienţi, produse,

etc.;

Informaţii istorice – acele aspecte referitoare la evoluţia (involuţia) firmei, la

momente semnificative ale istoriei organizaţiei.

Informaţii de poziţie – locul firmei în branşă, poziţia în plan teritorial, informaţii

vizând nivelul tehnologic, capacitatea concurenţială, etc.

Toate aceste trunchiuri informaţionale sunt, în esenţa lor, de tip “universal”, în două

sensuri: pe de o parte, ele pot fi utilizate pentru diferite scopuri – utilizate ca atare; pe de altă

parte aceste feluri de informaţii se produc, de regulă, în aceiaşi parametrii, în cadrul quasi-

totalităţii organizaţiilor economice. Producerea lor – formă, mod de agregare, periodicitate,

corelare etc. – sunt, în bună parte, stabilite prin acte normative din sfera financiar-contabilă.

Creşterea gradului de autonomie al agenţilor economici concomitent cu multiplicarea

situaţiilor patrimoniale şi economice în care aceştia se pot afla a mărit importanţa unor

“produse informaţionale speciale’, cu destinaţie specială sau cu alegerea anumitor momente

din evoluţia societăţii comerciale.

Întreprinderea, pe parcursul existenţei sale, se confruntă cu nenumărate situaţii, multe

fiind neprevăzute. Firmele fiind înfiinţate, de regulă, prin voinţă privată, sunt angrenate într-

un sistem ciclic care le pune, în diverse momente, în situaţii de:

modificare a acţionarului;

modificare a structurii activelor;

absorbţii, preluări, asocieri, fuziuni;

privatizări, naţionalizări parţiale;

dizolvări, lichidări;

Pagina 26 din 150


cotări la bursă;

trecerea de la statutul de societate închisă la cel de societate deschisă.

Toate aceste operaţiuni juridice şi patrimoniale, încadrate în categoria evenimentelor

de parcurs în viaţa unei firme, reprezintă şi un prilej (dorit sau nu) de exteriorizare a unor

informaţii despre firmă. Aceste informaţii sunt, după împrejurare, structurate în fel şi chip.

Toate au la bază informaţii de natură economico-financiară şi înregistrări contabile, alte

informaţii de “de stare”. În astfel de împrejurări, de situaţii conjuncturale, informaţiile despre

întreprindere nu mai sunt de utilitatea exclusivă a managementului întreprinderii, ci sunt

adresate şi mediului extern. Aceste informaţii sunt structurate în formulare sintetice precum

evaluările, audit-urile şi lucrările speciale.

Evaluările sunt folosite în situaţii de expansiune (mărirea capitalului social), de

fuziune, de angajare a unor proiecte de anvergură, etc. Evaluarea unei întreprinderi vizează

stabilirea valorii afacerii la un moment dat, măsurarea avuţiei (bogăţiei) reale şi a

potenţialului acesteia de a-şi mări bogăţia. Aceasta înseamnă că evaluarea întreprinderii nu

reprezintă doar stabilirea valorii unor proprietăţi sau bunuri din patrimoniul acesteia, ci şi

determinarea capacităţii firmei de a genera fluxuri (profit, cash-flow, etc.) la dispoziţia

proprietarului său, avându-se în vedere că obiectul evaluat (firma) este un bun care are

capacitatea de a crea alte bunuri.

Audit-urile (expertizele economico-financiare) – sunt utilizate în cazurile în care se

impune un diagnostic asupra stării generale sau a unei componente de activitate a

întreprinderii. Audit-urile sunt efectuate de specialişti din afara întreprinderii (firme

specializate, experţi contabili acreditaţi); analizele lor se bazează, însă, pe datele primare şi

sintetice existente (acumulate) în mod uzual în cadrul societăţii comerciale auditate. Această

operaţiune este necesară în situaţii dintre cele mai diverse: de la solicitarea de audit formulată

de managementul societăţii, prin care se doreşte confirmarea publică a performanţelor

întreprinderii, până la solicitări formulate de acţionari (în cadrul unor intenţii de vânzare, de

privatizare, de restructurare) sau de către creditori, în cazul unor proceduri de dizolvare-

lichidare.

Lucrările speciale sunt tot de domeniul sintezelor economico-financiare (adesea mai

extinse) a căror întocmire este realizată cu un scop bine determinat. Între astfel de scopuri

punctuale sunt de menţionat: intenţiile de angajare a unor împrumuturi bancare, documentaţia

necesară înscrierii pentru cotare la Bursa de Valori, iniţierea unor emisiuni publice de acţiuni

(sau înfiinţarea unor societăţi comerciale prin subscripţie publica), ori cazul particular de

conduită al întreprinderilor cu caracter public (societăţi comerciale deschise).

Pagina 27 din 150


Întreprinderea – consumator de informaţie

În structura input-urilor firmei, partea ce revine informaţiei creşte progresiv. Lumea

înconjurătoare (mediul extern) devine tot mai bogată şi diversă. Ritmul schimbării creşte. Se

accelerează propriul puls, volumul de informaţii (sub diverse forme) provenind din propriul

organism se măreşte. Supus acestor presiuni multiple, echilibrul întreprinderii este permanent

ameninţat. Sistemul decizional este, de cele mai multe ori, pus în dificultate: presiuni interne,

presiuni externe, o piaţă cu evoluţii contradictorii, reguli încă nesedimentate, concurenţă

neloială. Toate compun ansamblul de forţe de presiune, în buna măsură structurate pe

componenta informaţie.

Relaţia dintre mediul informaţional şi întreprindere nu are la bază un cuplaj automat.

Altfel spus, componenta informativă evoluează după legi proprii, în timp ce reacţia firmei la

această evoluţie poate include comportamente variate. Simplificând, această paletă

comportamentală se întinde de la asumarea de către întreprindere a funcţiei active de creare şi

structurare a universului informaţional (pe segmente definite, evident) până la un

comportament pasiv sau chiar un blocaj de absorbţie informaţională voluntar.

Problema de fond care se pune nu este cea a volumului de informaţii absorbit,

prelucrat şi utilizat de fiecare întreprindere în parte. În logica diversităţii de societăţi

comerciale şi domenii de activitate, “necesarul” de informaţii uzuale diferă substanţial.

Întreprinderile care activează în ramuri dinamice, deschise progresului tehnic şi concurenţei

internaţionale, vor avea un nivel înalt al “minimului informaţional”; de asemenea,

întreprinderile cu organizare complexă, cu structură ramificată (filiale, structuri tip holding

etc.). Pe de altă parte, firme mici (gen S.R.L., de pildă) sau cu activitate localizată consumă

puţină informaţie.

Important este ca oricare societate comercială – indiferent de mărime sau

complexitate – să conştientizeze universul informaţional în care activează; să-şi definească

poziţia şi să-şi încadreze interesul; să-şi organizeze “veghea informaţională”. Acest ultim

aspect este important din două raţiuni practice: pe de o parte asigură un flux constant (şi pe

cât posibil sistematic, cuprinzător) de informaţii despre evoluţia domeniului principal în care

activează firma şi, pe de altă parte, asigură baza informativă pentru eventualele dezvoltări de

perspectivă ale întreprinderii – fie ca diversificare de produse, fie ca penetrare pe alte pieţe

(inclusiv într-o politică de preluări de firme sau preluarea controlului asupra acestora).

Schiţând o structură a universului informaţional, din perspectiva întreprinderii în

calitate de consumator (absorbant) de informaţie, primul nivel îl reprezintă informaţia internă.

Pagina 28 din 150


Informaţiile pe care societatea le produce în mod obligatoriu (situaţii financiar-contabile, cu

caracter de document oficial) suportă un anumit grad de interpretare. Managementul

întreprinderii, în mod firesc, are o componentă subiectivă: exploatează situaţiile favorabile şi

le interpretează partizan pe cele defavorabile. Mai mult decât atât, este posibil ca echipa de

conducere să fie prizoniera unor şabloane de judecată şi comportament; ea este, în acelaşi

timp, un microgrup cu toate “complicaţiile” umane pe care le generează această situaţie.

Pentru a atinge un grad sporit de obiectivitate, managementul trebuie să dobândească

acea capacitate de “ascultare” a semnalelor – adesea întâmplătoare, fragmentate, dar

semnificative – care provin din interior. Starea de spirit a salariaţilor, corectitudinea

structurilor organizatorice, eficienţa structurilor ierarhice etc., sunt surse de informaţii interne

care arată starea generală a societăţii comerciale. Capacitatea manageriala se confirmă şi prin

abilitatea de a sesiza şi interpreta corect acest gen de informaţii în situaţii de criză.

Informaţiile externe reprezintă, însă, sursa cea mai importantă, deoarece

întreprinderea se mişcă permanent într-un univers informaţional. Acest univers este în

continuă expansiune, dezvoltare şi cunoaşte noi forme de expresie. Firma absoarbe informaţii

din mediul extern prin multiple “porţi de intrare”: atât la nivelul comandamentului strategic,

cât şi la nivelul acţionarilor, salariaţilor, partenerilor de afaceri etc. Nici una din componente

nu deţine, din acest punct de vedere, adevărul absolut.

În mod logic şi real, raportul dintre informaţia internă şi cea externă este constant

dezechilibrat. Informaţia externă are tendinţa de multiplicare spre infinit, pe când cea internă

este fatalmente limitată.

Problema care apare este de altă natură: informaţia externă (prezentă în mediul

exterior întreprinderii) este de o calitate diferită. De multe ori informaţia este difuză,

contradictorie, cu fiabilitate redusă, nestructurată, şi, de multe ori, neimportantă pentru

întreprindere. Valoarea unei întreprinderi constă şi în capacitatea de a organiza această

informaţie, în propriul folos.

În cadrul zonelor informaţionale cu care întreprinderea stabileşte contacte (mai mult

sau mai puţin intense) se încheagă tipuri de informaţii şi fluxuri informaţionale care, în cele

din urmă, reprezintă temelia unor judecăţi de esenţă decizională. Câmpurile informaţionale se

referă predilect la informaţia externă a firmei, informaţie care, prin caracterul şi volumul său,

impune nevoia unei sistematizări. Aceste câmpuri informaţionale sunt, practic, decupaje

conceptuale operate în universul informaţional general. Întrucât acest univers se extinde

permanent, devine tot mai complex şi vădeşte influenţe dintre cele mai diverse, folosirea

câmpurilor permite o minimă poziţionare în raport cu întreprinderea. Mai exact, prin

Pagina 29 din 150


identificarea acestora, întreprinderea poate realiza două scopuri importante: pe de o parte,

determinarea necesarului propriu de informaţie la un moment dat, iar pe de altă parte

pregătirea anticipată pentru situaţii conjuncturale care pot surveni în viitor. Există multiple

tipuri de câmpuri informaţionale care pot prezenta interes la un moment dat, principalele

fiind:

Câmpurile îndepărtate şi câmpurile apropiate;

Câmpurile îndepărtate sunt acele zone de informaţie care privesc ansamblul mediului

economic concret. Astfel de elemente informative au o valoare pentru întreprindere întrucât

pot sugera similitudini sau pot reliefa tendinţe, evoluţii, rigidităţi etc. la nivelul economiei

naţionale; semnale (indicii) despre mişcări ample sau evenimente care pot avea, într-o

conjunctură dată, o încărcătură problematică semnificativă. Un exemplu elocvent în acest

sens este criza economică ce a afectat, în cursul anului 1998, o parte din ţările Asiei de sud-

est sau perturbările înregistrate în America Latină – dezechilibre macroeconomice la nivelul

unor ţări precum Brazilia şi Argentina. Informaţii de această natură nu au importanţă practică

nemijlocită asupra agenţilor economici din România. Cu toate acestea, în momentul în care

ţări (şi implicit modele economice) considerate super performante se dovedesc fragile, apar

semne de întrebare – cel puţin la nivel intelectual – asupra stabilităţii unor variante de

dezvoltare economică, semnificative pentru orientarea macro-economică naţională.

Câmpurile apropiate (unele chiar de contact nemijlocit) sunt, pentru majoritatea

întreprinderilor, cele legislativ-instituţionale interne. De asemenea, o presiune semnificativă

exercită relaţiile cu furnizorii şi clienţii. În cazul întreprinderilor cu activitate de comerţ

exterior, câmpul apropiat devine însuşi climatul economic din ţările cu care desfăşoară relaţii

comerciale.

Câmpurile generale şi câmpurile de specialitate;

Păstrând, ca referinţă, economia naţională, cel mai bine ilustrează acest nivel

informaţiile despre starea economiei, despre politicile economice şi iniţiativele legislative etc.

Informaţiile speciale descriu, în esenţă, starea economică a unui domeniu anume – cel

în care o firmă îşi desfăşoară activitatea. Sunt semnificative din acest unghi, de pildă,

informaţiile privind regimul economic şi de fiscalitate; schimbările la nivelul cererii,

schimbările în legătură cu furnizorii şi reţelele de distribuţie, mişcarea concurenţială etc. Un

Pagina 30 din 150


exemplu elocvent este cazul modificărilor de accize la produse din cafea, băuturi alcoolice,

tutun, care, în pofida zarvei pe care au produs-o, interesează un anumit segment de agenţi

economici; la consumator, efectul se concretizează în scumpirea produselor, iar pentru alte

domenii de activitate economică aceste presiuni fiscale nu prezintă, pur şi simplu, interes.

Câmpurile cu impact constant şi câmpurile tangenţiale;

Legislaţia (sfera reglementărilor economice, în general) reprezintă un câmp

informaţional cu impact constant. Mai ales în contextul fluidităţii legislative, informaţia de

această natură devine o obsesie, o sursă de stres. Din aceeaşi categorie fac parte evoluţiile din

sfera bancară, monetară, a cursului de schimb. Astfel de informaţii prezintă anumite

particularităţi: influenţează quasi-totalitatea populaţiei de agenţi economici, au, de cele mai

multe ori, un caracter imperativ şi sunt intermediate de diverse instituţii ale statului (instituţii

ale administraţiei financiare, instituţii de control etc.).

Câmpurile informaţionale tangenţiale sunt, unele, “conjuncturale” – politici de stat

care influenţează întreaga economie (cum ar fi scăderea puterii de cumpărare a populaţiei),

politici monetare, politici din domeniul bunurilor de capital, etc. – şi altele “normale”, în

sensul că, în domenii colaterale activităţii de bază a unei întreprinderi se petrec schimbări

care, în anumite împrejurări, pot avea influenţe directe (evoluţii tehnologice, modificări în

structura furnizorilor etc.)

Câmpurile active “în timp real” şi câmpurile “de perspectivă”;

Informaţiile în timp real reprezintă baza deciziilor operative. Acestea provin atât din

zona autorităţilor de reglementare, cât şi din viaţa economică cotidiană. Evoluţia vânzărilor,

structura aprovizionării, echilibrul (dezechilibrul) financiar, etc., susţin această categorie de

informaţii.

Câmpurile de perspectivă se suprapun, în buna măsură, peste ceea ce specialiştii

denumesc “marketing anticipativ”. Este vorba de tendinţe sau chiar evenimente care au o

probabilitate ridicată de a se produce şi care, în eventualitatea confirmării realităţii lor, vor

influenţa semnificativ starea întreprinderii. Un bun exemplu în acest sens este susţinerea de

către stat a dezvoltării unor domenii – prin proiecte finanţate. În condiţii de adjudecare, pe

baze competitive, firmele specializate îşi pot orienta dezvoltarea în funcţie de astfel de

proiecte. Acordurile internaţionale la care România a aderat reprezintă un alt exemplu de

informaţie cu incidenţă practică, dar de viitor. Este cazul acelor înţelegeri prin care se

Pagina 31 din 150


prevede reducerea taxelor vamale. Întreprinderile care nu întocmesc un calendar judicios se

pot trezi fie descoperite, fie pot pierde anumite avantaje comerciale.

Câmpurile informaţionale cu valoare operaţională şi câmpurile informaţionale de

esenţă culturală;

Câmpurile culturale se referă la dinamica profundă a cunoştinţelor dintr-un domeniu

care are legătură cu întreprinderea. Dacă urmărirea celor mai recente realizări tehnologice

dintr-un anumit proces de fabricaţie poate oferi informaţii operaţionale (care stau la baza unor

decizii operative ale echipei manageriale), câmpul cultural se referă la practica inovării, la

gestiunea schimbării tehnologice, la modalitatea de interpretare a implicaţiilor unor

cunoştinţe ştiinţifice de dată recentă. La fel, urmărirea schimbărilor de metode în domeniul

vânzărilor se încadrează în sfera informaţiilor operative, în timp ce studiul psiho-sociologic al

stilului de viaţă al unor categorii de populaţie face parte din câmpul cultural.

Această sistematizare a câmpurilor informaţionale ne permite o mai bună încadrare a

tipurilor şi fluxurilor informaţionale ale firmei, cele care, în final, constituie baza practică a

strategiilor informaţionale, a alcătuirii patrimoniului informaţional al întreprinderii.

Întreprinderea – purtător de informaţii

Această a treia calitate nu este pe deplin acoperitoare, în sensul că ea nu se exercită, în

toată plenitudinea sa, în mod direct pe suportul “întreprindere”.

Elementul de comunicare a informaţiei, în raport cu întreprinderea, se realizează, în

cea mai mare parte prin intermediul unei structuri distincte – mediul economic – din care

întreprinderea, ca individualitate şi ca grup, face parte organică. Mediul economic este cel

care preia, filtrează, transmite, direcţionează informaţia.

Analiza a ceea ce înseamnă mediu economic, din perspectiva informaţiei şi

comunicării, este relevantă din mai multe puncte de vedere. În primul rând, se va detaşa o altă

percepţie asupra circulaţiei informaţiei economice (în sens larg), care nu este nici pe departe

încadrată într-un traseu liniar. Pe de altă parte, calitatea mediului informaţional economic este

o măsură şi, deopotrivă, o condiţie a organizării economiei în ansamblu, a gradului său de

organizare.

Informaţia economică nu are o circulaţie prestabilită şi automată. Mai curând, într-un

recipient care este mediul economic (de tip “cutie neagră”) numeroase surse “deversează”

informaţie, numeroşi intermediari preiau fragmente şi le combină după reţete proprii, iar

Pagina 32 din 150


receptorii finali se orientează în funcţie de interese, de capacitatea proprie de a identifica,

procura, prelua, gestiona şi folosi informaţia.

În pofida schemei intuitive pe care o sugerează comunicarea: emiţător – transmiţător –

receptor (o schemă simplă, directă, liniară) comunicarea informaţională filtrată prin mediul

economic are o cu totul altă “schemă de bază”. Ea poate fi reprezentată ca un lichid oarecare,

încărcat cu suspensii; masa acestor particule, pe de o parte, este sporită prin aportul

informaţional, iar pe de altă parte, este micşorata prin consumul de informaţie. Exista

particule – în aceasta “supă informaţională” – care se aşează, se sedimentează (reprezentând

patrimoniul informaţional), altele în continuă mişcare (până la urmă îşi pierd puterea

informativă) iar altele care generează ele însele particule şi fascicule informaţionale.

În acest mediu turbulent, în continuă expansiune şi diversificare, se alcătuiesc –

uneori spontan, uneori dirijat – coridoare de comunicare; unele cu caracter constant, altele

efemere.

Această “supă informaţională” este specifică mediilor dinamice, diversificate,

segmentate – medii proprii economiei de piaţa. Nu este singura structură posibilă: în

economiile centralizate, sistemul traseelor de comunicare şi natura fluxurilor informaţionale

erau predeterminate, standardizate, controlate. Diferenţa dintre cele două realităţi – sistemul

centralizat şi cel de piaţă – poate fi sugerată şi prin următoarea paralelă: în timp ce, în

domeniul comerţului alimentar (de pildă), populaţia era adunată la centrele de vânzare, în

economiile concurenţiale, sistemele de distribuţie sunt orientate către cumpărător – acolo

unde este şi când este el.

Informaţia presupune, ca modus vivendi, mişcarea. Stagnantă, ea se pietrifică, îşi

pierde proprietăţile, moare. Acest proces cu consecinţe fatale se petrece chiar şi în acele

structuri de colectare şi sistematizare – cum ar fi bazele de date.

Vectorul de mişcare a informaţiei (poate nu singurul, dar în mod cert cel mai

important) este comunicarea. Tocmai de aceea noţiunile informaţie – comunicare merg

pereche. În fond, componenţa “fluxurilor informaţionale” a oricărui sistem informaţional

surprinde această dimensiune.

O întreprindere există prin transfer permanent de informaţie. Acest transfer poate fi

privit prin similitudine cu sistemul nervos central şi cu sistemul nervos vegetativ, care

funcţionează în conexiune în cadrul organismelor evoluate. Altfel spus, fie că există intenţie,

fie nu, întreprinderea, din momentul în care funcţionează ca entitate, produce şi absoarbe

informaţie, îşi exercită funcţia de comunicare; sistemul nervos central ar fi similar cu

Pagina 33 din 150


strategia de comunicare a firmei (deci o construcţie logică), în timp ce nivelul vegetativ ar

corespunde schimbului de informaţii prin sisteme de comunicare.

Sistemul informatic

În cadrul sistemului informaţional, majoritatea activităţilor se pot desfăşura cu

ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare şi apoi, rezultatul poate fi transferat

mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face şi el pe cale

electronică, prin intermediul unei reţele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare şi transmitere a

datelor pe cale electronică reprezintă un sistem informatic.

Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte

componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de

calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.

Componentele hardware sunt dispozitive fizice care alcătuiesc sistemul de calcul. Se

poate vorbi de şase categorii de componente esenţiale: unitatea centrală, memoria internă

(principală), memoria externă (secundară), dispozitivele de intrare/ieşire, dispozitivele pentru

comunicaţii şi magistralele de comunicaţii interne.

Unitatea centrală de procesare a datelor este cea mai complexă componentă a unui

sistem de calcul. Ea prelucrează datele de intrare şi controlează celelalte componente ale

sistemului. Unitatea centrală execută instrucţiunile elementare precum adunarea, împărţirea,

înmulţirea sau compararea şi interpretează instrucţiunile de program şi generează comenzi

pentru celelalte componente ale sistemului de calcul, pentru a îndeplini astfel cerinţele de

programare.

Memoria internă sau memoria principală are rolul de a stoca temporar datele şi

instrucţiunile de program. Ea este compusa din circuite logice digitale şi poate memora atât

porţiunea curentă a programului aflat în execuţie, cât si datele sau informaţiile necesare în

acel moment pentru execuţie.

Memoria externă are rolul de a stoca aplicaţiile si datele pe o durată nelimitată, fiind

permanentă şi nevolatilă. Principalele dispozitive care compun memoria externă sunt hard

discul, unitatea de dischetă şi unitatea de CD.

Dispozitivele de intrare/ieşire sunt utilizate pentru comunicarea om-calculator. Prin

intermediul acestora se asigură un transfer bidirecţional de date, informaţii sau instrucţiuni.

Dispozitivele de intrare sunt acele periferice care permit introducerea datelor sau a

comenzilor. Principalele dispozitive de intrare sunt tastatura, mouse-ul, track-ball-ul, scanerul

Pagina 34 din 150


şi ecranul sensibil. Aceste dispozitive realizează conversia datelor şi a instrucţiunilor într-un

format electronic acceptat de sistemul de calcul. Dispozitivele de ieşire permit transpunerea

informaţiei din calculator pe un suport extern (hârtie, folie, calc, film) sau afişarea

elementelor vizuale – grafice, valori numerice, texte, etc. Principalele dispozitive de ieşire

sunt monitorul şi imprimanta.

Dispozitivele de comunicaţii realizează conexiunile dintre calculator şi reţelele de

comunicaţie. Magistralele de comunicaţii sunt medii fizice folosite pentru a transmite datele

şi semnalele între diferite componente ale sistemului de calcul.

O aplicaţie (software) este un program de calculator care este semnificativ pentru un

utilizator final. Ea poate fi un program scris de utilizator pentru a îndeplini o funcţie specifica

sau un pachet de programe (software) scris de o firmă specializată şi vândut apoi mai multor

companii. Programul – aplicaţie este scris de programatori în cod sursă.

Succesiunea generaţiilor de limbaje de programare dezvoltate este corelată cu

succesiunea în timp a generaţiilor de calculatoare. Limbajul maşină a fost prima generaţie de

limbaje de programare. A doua generaţie de limbaje de programare cuprinde limbajele de

asamblare conform cărora fiecare operaţie în asamblare corespunde unei operaţii în cod

maşină (1950). A treia generaţie de limbaje de programare (1950 – 1970) a constat în apariţia

primelor limbaje de nivel înalt conform cărora fiecare instrucţiune în cod sursă generează mai

multe instrucţiuni la nivel de cod maşină.

A patra generaţie de calculatoare a apărut prin anii ’70 şi se află în plină desfăşurare.

Limbajele de programare din a patra generaţie constau dintr-o varietate de instrumente

software care permit utilizatorilor finali să dezvolte aplicaţii software cu asistenţă tehnică

minimă sau chiar fără a fi asistaţi. De asemenea, ele pot contribui la creşterea productivităţii

programatorilor profesionişti. Există câteva categorii de limbaje de generaţia a patra: limbaje

de interogare, generatoare de rapoarte, limbaje grafice, generatoare de aplicaţii, limbaje de

programare de nivel foarte înalt, pachete software de aplicaţii şi instrumente software pentru

PC-uri.

Sistemele informatice acoperă cele mai diverse domenii. Pe de altă parte, principiile,

tehnicile, fenomenele care stau la baza acestor sisteme sunt şi ele numeroase. Pentru a avea o

imagine globală asupra tipurilor de sisteme informatice existente este necesară o clasificare a

acestora.

În funcţie de gradul de specializare, putem avea sisteme informatice :

Pagina 35 din 150


specializate, adică orientate spre rezolvarea unui anumit tip de probleme, dintr-un

domeniu restrâns;

de uz general, prin intermediul cărora sunt rezolvate mai multe tipuri de probleme,

dintr-o clasă mai largă.

Datorită pretenţiilor tot mai ridicate ale utilizatorilor şi, ca o consecinţă, a

performanţelor tot mai ridicate impuse sistemelor informatice, se tinde spre o specializare din

ce în ce mai accentuată.

Facilităţile de folosire în comun a resurselor de către mai mulţi utilizatori reprezintă

un alt criteriu de clasificare. Conform acestui criteriu, putem avea sisteme informatice:

locale – datele şi programele se află pe un singur sistem de calcul, pe care se execută

şi prelucrările;

pe reţea, sistemul informatic funcţionează într-o reţea de calculatoare, în care datele şi

programele pot fi distribuite pe mai multe staţii de lucru ale reţelei.

Tendinţa actuală este cea a dezvoltării sistemelor informatice cu facilitaţi de lucru în

reţea, multiutilizator, avantajele fiind evidente: transfer de date între staţii foarte rapid, costuri

minime, etc.

În funcţie de localizarea datelor într-o reţea de calculatoare, putem avea sisteme

informatice:

cu date centralizate – datele se află pe un singur sistem de calcul;

cu date distribuite – datele se află distribuite pe mai multe calculatoare în reţea;

În funcţie de locul în care sunt efectuate prelucrările într-o reţea de calculatoare,

putem avea sisteme informatice:

cu prelucrări centralizate – prelucrările au loc pe un singur calculator, indiferent dacă

datele se află pe acel sistem de calcul sau se află distribuite pe mai multe calculatoare;

cu prelucrări distribuite – mai multe calculatoare dintr-o reţea îşi împart sarcinile de

prelucrare, în vederea creşterii vitezei operaţiilor respective, a micşorării traficului pe liniile

de legătură dintre calculatoare etc.

După domeniul în care funcţionează, sistemele informatice pot fi:

de baze de date – specializate în gestiunea unor cantităţi mari de date (organizate în

“baze de date”);

Pagina 36 din 150


pentru prelucrări grafice – specializate în prelucrarea de imagini (captare, stocare,

prelucrare, generare etc.);

pentru calcule ştiinţifice – specializate pe diferite domenii ştiinţifice, cum ar fi

inginerie, fizică, calcule matematice complexe, chimie etc.;

pentru conducerea proceselor tehnologice – concepute pentru conducerea

“inteligentă” a unor maşini, unelte, scule implicate într-un proces tehnologic;

După nivelul ocupat în ierarhia programelor pentru sisteme de calcul, putem avea

sisteme informatice:

la nivelul sistemelor de operare – însăşi sistemele de operare reprezintă sisteme

informatice complexe, fără de care calculatoarele nu ar putea funcţiona;

utilitare – care se află deasupra sistemului de operare, folosindu-se de acesta pentru

realizarea sarcinilor de prelucrare. Aceste sisteme automatizează anumite operaţii complexe,

care nu au fost prevăzute (sau implementate nesatisfăcător) în sistemul de operare;

de aplicaţie – restul programelor realizate de utilizatori pentru un anumit sistem de

calcul, pentru un anumit sistem de operare.

După nivelul ierarhic ocupat de sistemele informatice (economice) în structura

organizatorică a societăţii, putem avea:

sisteme informatice pentru conducerea activităţilor la nivelul unităţilor economice;

sisteme informatice la nivelul organizaţiilor cu structură de grup;

sisteme informatice teritoriale;

sisteme informatice la nivel de ramură şi subramură şi la nivelul economiei naţionale;

sisteme informatice de uz general.

După activitatea automatizată în cadrul unei unităţi economice, sistemele informatice

pot fi:

pentru conducerea producţiei;

pentru activitatea comercială (aprovizionare şi desfacere);

pentru evidenţa contabilă;

pentru evidenţa materialelor şi mărfurilor;

pentru evidenţa personalului şi salarizare;

pentru evidenţa mijloacelor fixe ale unităţii etc.

Pagina 37 din 150


Aceste sisteme au o aplicare imediată în cadrul rezolvării unor probleme de natură

economică. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.

Încă din cele mai vechi timpuri, omul, chiar fără să ştie, era preocupat de acest

domeniu – economia. Omul avea nevoie, pentru a trăi, de o serie de elemente indispensabile,

cum ar fi apa, hrana, arme pentru a se apăra de animale; odată cu evoluţia lui, au crescut şi

necesităţile, pe lângă cele vechi au apărut şi altele: haine, mijloace de transport, unelte, etc.

Astfel, apare conceptul de interes economic.

Pentru a satisface anumite nevoi, este necesar să se consume anumite bunuri, anumite

resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poartă numele

de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunzător, în

vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stringente.

Astfel apare problema economică generală care reprezintă munca depusă de om în

vederea alegerii şi folosirii resurselor pentru a-şi satisface cât mai bine nevoile.

Activitatea desfăşurată de om pentru găsirea şi prelucrarea resurselor economice se

numeşte activitate economică.

Această lege se regăseşte şi în zilele noastre, în sensul că omul, munceşte pentru a-şi

procura cele necesare traiului. Cu cât câştigă mai mult, cu atât cresc şi nevoile acestuia.

În cazul întreprinderilor, acestea desfăşoară o activitate de producţie, veniturile

obţinute din valorificarea resurselor permiţând acestora continuarea activităţii şi chiar a

dezvoltării. Aici, nevoile sunt cele de a rămâne în competiţie pe piaţă, iar resursele sunt

constituite din materia primă folosită, forţa de muncă, mijloacele de producţie, etc. Criteriul

satisfacerii nevoilor în cazul unei întreprinderi se transformă în ţelul urmărit de aceasta –

obţinerea de profit maxim.

Pentru realizarea acestei dorinţe, unităţile economice trebuie să-şi perfecţioneze

continuu activitatea. Utilizarea tehnicii de calcul, măreşte considerabil eficienţa economică.

Unul dintre mijloacele prin care activitatea economică este automatizată este dat de sistemele

informatice de gestiune economică (domeniul activităţilor ce fac obiectul sistemului

informatic este cel economic).

În cadrul unităţilor economice sunt o multitudine de activităţi ce pot fi supuse

informatizării. Acestea pot fi împărţite în grupe, în funcţie de compartimentele în care se

desfăşoară.

Putem considera o structură organizatorică standard a unităţilor economice, structură

în care se încadrează majoritatea unităţilor.

Pagina 38 din 150


Fig.2.6. Structură organizatorică standard a unităţilor economice

În cadrul compartimentelor puse în evidenţă în organigrama de mai sus pot fi

informatizate o serie de activităţi specifice. De exemplu, în cadrul compartimentului

producţie se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii producţiei (ce se produce) şi

de dimensionare a sa (cât se produce), programarea şi urmărirea producţiei (stabilirea

planului pe perioade de timp şi urmărirea îndeplinirii sale) etc. În cadrul compartimentului

financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizată aproape în totalitate, la fel ca şi

activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizare. Fiecare dintre compartimentele

unei unităţi economice poate fi informatizat într-o măsură mai mare sau mai mică, ideal însă

ar fi ca toate acestea să fie înglobate într-un sistem informatic global de gestiune economică

la nivelul întregii întreprinderi.

2.2.3. Sistemul informaţional actual al S.C. JADER S.R.L

şi direcţii de îmbunătăţire a acestuia

Fie că este considerată la reala sa importanţă, fie că nu, problema există: orice firmă,

pentru a funcţiona eficient şi competitiv, trebuie să-şi organizeze un sistem informaţional

adecvat.

Schiţând o structură a universului informaţional, din perspectiva societăţii comerciale

JADER S.R.L. în calitate de absorbant de informaţie, primul nivel îl reprezintă informaţia

internă. În cadrul informaţiilor interne informaţia contabilă deţine rolul esenţial. Statutul

respectiv este argumentat prin faptul că, în majoritate, informaţiile vehiculate în economia

firmei sunt de natură contabilă şi, fiind exprimate în etalon bănesc, oferă posibilitatea unei

măsurări exacte a fenomenelor şi proceselor economice. Informaţiile pe care societatea le

produce în mod obligatoriu (situaţii financiar-contabile, cu caracter de document oficial) sunt

folosite de managementul întreprinderii, pentru a exploata situaţiile favorabile şi pentru a le

putea evita pe cele defavorabile. Principalele informaţii interne, în special cele financiare, se

obţin din documente de sinteză: bilanţ, cont de profit şi pierdere, anexe. Numeroase rapoarte

ce evidenţiază aprovizionările, vânzările, stocurile de marfă, costurile, încasările şi plăţile

Pagina 39 din 150


sunt, deasemenea, generatoare de informaţie internă. Toate aceste informaţii formează mediul

informaţional intern al firmei JADER.

Informaţiile externe reprezintă, însă, sursa cea mai importantă, deoarece firma

aparţine mediului economic din care absoarbe informaţii. Mediul informaţional extern al

firmei JADER este compus dintr-o multitudine de emitenţi de informaţie, dintre care cei mai

importanţi sunt: clienţii, furnizorii, concurenţii, autorităţile administraţiei publice centrale şi

locale.

Blocul informaţional CLIENŢI

Clientul, în accepţiune generică, este aşezat în centrul procesului decizional. Firmele

eficiente îşi concentrează energiile şi atenţia spre exterior, spre nevoile şi satisfacerea

clienţilor, şi nu în mod unilateral spre interior, spre produse. Întrucât clienţii cumpăra utilităţi,

respectiv soluţii pentru problemele pe care le au, mijlocite de produse şi servicii, cercetarea

cererii prin intermediul “nevoilor” devine obligatorie.

Nucleul blocului informaţional CLIENŢI îl reprezintă "Profilul clienţilor". În acest

nucleu, de regulă se urmăreşte obţinerea unor informaţii valide despre:

compoziţia (structura) socio-economică-demografică-culturală a clienţilor;

beneficiile pe care le urmăresc clienţii;

obişnuinţele de cumpărare (achiziţionare) ale clienţilor.

Profilul clienţilor unei firme se poate recompune aflând răspunsul la un număr relativ

precis de informaţii cu caracter generic, pe care orice companie, indiferent de mărime trebuie

să şi le procure. Întrebările pentru schiţa "portretului robot" al clientului ar fi următoarele:

Cine cumpără produsele firmei?

Cine influenţează o achiziţie?

La ce nivel se ia decizia de cumpărare?

Care sunt criteriile de cumpărare (calitate, preţ, performanţe, livrare, asistenţa, etc.)

De ce clientul are nevoie în primul rând de aceste produse?

Când devine clientul conştient de o anumită nevoie?

Ce funcţie îndeplineşte produsul?

De ce nu ar fi alte tipuri de produse mai bune?

Ce servicii aşteaptă clientul?

De ce clientul preferă o marcă în locul alteia?

Ce avantaje obţin clienţii de pe urma produsului?

Ce canal de vânzare preferă clientul?

Pagina 40 din 150


Cât durează procesul de cumpărare?

Cât de mare este dorinţa clientului de a cheltui?

De unde obţine clientul informaţii despre produsul dumneavoastră?

Cu ce frecvenţă achiziţionează clientul produse noi?

S.C. Jader S.R.L. îşi asigură un plus de şansă prin cunoaşterea clienţilor (atât a

firmelor care achiziţionează produsele pentru a le revinde cât şi a clienţilor finali, a

consumatorilor produselor), prin anticiparea problemelor acestora, prin găsirea unor soluţii

pentru a-i sprijini, menţinându-şi astfel "baza de clienţi", cererea solvabilă, piaţa.

Blocul informaţional FURNIZORI

Situaţia lor poate influenţa capacitatea întreprinderii de a-şi onora obligaţiile.

Evaluarea gradului de disponibilitate a acestora reprezintă un barometru informaţional

constant - ritmicitatea livrărilor, calitatea, gradul de sindicalizare, situaţia financiara etc. Un

element informaţional important îl reprezintă estimarea evoluţiei preţurilor la principalele

variabile de intrare.

Blocul informaţional CONCURENŢĂ

Orice firmă, pentru a avea succes de piaţă, a avea clienţi, a avea profit trebuie să-şi

compare în mod constant produsele, preţurile, canalele de distribuţie şi acţiunile de

promovare cu cele ale concurenţei. Numai în acest fel ea poate localiza avantajele şi

dezavantajele în confruntarea pe piaţă, îşi poate construi o strategie competitivă adecvată.

Din punct de vedere informaţional, pot fi individualizate următoarele axe strategice

ale cercetării concurenţei:

Identificarea concurenţilor firmei. Se operează o distincţie în identificarea

concurenţilor: din punct de vedere al industriei sau din punct de vedere al pieţei.

Identificarea strategiilor concurenţilor. Cei mai importanţi concurenţi ai unei firme

urmăresc cucerirea aceloraşi pieţe-ţintă, prin utilizarea aceleiaşi strategii.

Determinarea obiectivelor concurenţiale. Obiectivele concurenţilor pot fi diferite sau

definite printr-un mix (combinaţie) de obiective: maximizarea profiturilor poate fi, de pildă,

subordonată obiectivului creşterii, în timp, a cotei de piaţă. Cunoaşterea mix-ului de obiective

al unui concurent permite a şti dacă acesta este mulţumit de rezultatele sale şi cum ar putea

reacţiona la diverse presiuni de natură concurenţială.

Identificarea punctelor tari şi a punctelor slabe ale unui concurent. Datele de bază

pentru realizarea unei asemenea diagnoze sunt considerate: vânzările, cota de piaţă deţinută,

Pagina 41 din 150


marja de profit, eficienţa investiţiilor, fluxul de numerar, noile investiţii, utilizarea

capacităţilor de care dispune. Aceste informaţii ajută firma să se decidă pe cine urmează să

atace pe piaţă, sau de cine trebuie să se protejeze în mod special.

Aprecierea reacţiei concurenţilor. Profiluri de concurenţi în funcţie de reacţii posibile

sunt considerate, la modul general, următoarele: concurent pasiv (relaxat); concurent selectiv;

concurent - tigru; concurent imprevizibil.

Alegerea concurenţilor de atacat şi de evitat. O strategie de firmă trebuie să-şi

fundamenteze opţiunile în funcţie de perechile dihotomice: concurenţi slabi - concurenţi

puternici; concurenţi "răi" - concurenţi "buni"; concurenţi direcţi - concurenţi indirecţi.

Cunoaşterea concurenţei, în multitudinea laturilor sale, presupune proiectarea şi

realizarea unui sistem informaţional competitiv. Informaţiile trebuie culese, interpretate,

transmise în sistem şi utilizate. Se apreciază că, deşi costul unei asemenea operaţiuni este

ridicat, preţul neefectuării sale este şi mai mare.

Blocul informaţional COMPETENŢE INSTITUŢIONALE

Printre cei mai importanţi emitenţi informaţionali instituţionalizaţi sunt autorităţile

administraţiei publice - centrale şi locale - precum şi instituţia de legiferare a ţării -

Parlamentul. Prin documente diverse, aceste instituţii transmit agenţilor economici informaţii

cu caracter obligatoriu. În cazul Guvernului - ordonanţe, ordonanţe de urgenţă, hotărâri; în

cazul Parlamentului - legi.

Acestei structuri principale îi corespunde un nivel secund de competenţe

instituţionale. Ministerele sau, mai nou, agenţiile specializate, sunt împuternicite să elaboreze

reglementări în domeniul de competenţă sau norme, metodologii etc. de aplicare a unor

reglementări cu caracter mai general, emise de Guvern şi Parlament. Impactul lor concret

este, adesea, mai substanţial decât cel al reglementărilor generale, datorită caracterului

practic, procedural şi, în mod egal, capitolului de sancţiuni pe care îl conţin.

În funcţie de mediul informaţional (intern şi extern), sistemul informaţional al firmei

JADER poate fi reprezentat în figura 2.7.

Pagina 42 din 150


Fig.2.7. Sistemul informaţional al firmei JADER S.R.L.

Sistemul informaţional al societăţii este structurat în două medii informaţionale:

mediul informaţional extern – format din patru blocuri informaţionale principale: clienţi,

furnizori, concurenţă şi competenţe instituţionale – şi mediul informaţional intern – structurat

în patru activităţi principale: financiar-contabil, aprovizionare, depozitare-livrări şi vânzări-

marketing. Toate aceste activităţi şi blocuri informaţionale generează principalele informaţii

şi fluxuri informaţionale care sunt modelate şi structurate în baze de date şi împreună cu

tehnica de calcul şi personalul ce o exploatează oferă infrastructura necesară funcţionării şi

dezvoltării sistemului informatic.

Mijloacele automatizate de tratare a informaţiilor de care dispune în prezent SC

JADER SRL sunt prezentate în tabelele următoare:

Nr.

Crt.

Nr. de buc.

computere

Configuraţie

1 1 IBM PC Intel PIII 800

Pagina 43 din 150

Clienţi

Furnizori

Concurenţă

Competenţe instituţionale

Mediul informaţional extern

Financiar – Contabil Aprovizionare

Depozitare şi livrări

Vănzări – Marketing

Mediul informaţional intern

Tehnica de calcul

Baze de date

SoftwarePersonal

Sistemul informatic al firmei

Mediul informaţional extern

Mediul informaţional intern

Sistemul informatic


HDD 40GB

Memorie 256MB

SO Windows NT4


HDD 40GB

Memorie 128MB

SO Windows 98


HDD 10GB

Memorie 64MB

SO Windows 98

Nr.

Crt.

Nr. de buc.

imprimante

Tip

1 1 Imprimantă de reţea matriceală

EPSON LX 300+

2 1 Imprimantă de reţea cu laser

CANON LASER SHOT LBP-1120

Cele trei sisteme de calcul PENTIUM III, în reţea, se află în dotarea departamentului

financiar – contabil care transmite informaţii organizate sub formă de rapoarte celorlaltor

departamente. Se urmăreşte ca, în viitor, să fie achiziţionate şi alte sisteme de calcul pentru

dotarea celorlaltor departamente precum şi achiziţionarea unor sisteme de calcul portabile ce

vor fi folosite de către agenţii de vânzări. De asemenea se doreşte ca în viitor să se realizeze o

conexiune permanentă la INTERNET, fapt ce va ajuta, în primul rând la o comunicare mai

amplă cu mediul extern al societăţii. Comenzile vor putea fi transmise de către agenţi în timp

real, principalul avantaj fiind creşterea randamentului activităţii prin monitorizarea

permanentă a agenţilor de vânzări dar şi eliminarea orelor suplimentare şi de noapte ale

gestionarilor (se are în vedere faptul că, în momentul de faţă, agenţii de vânzări aduc

comenzile seara, iar şoferii trebuie să încarce marfa dimineaţa, fapt ce implică ore

suplimentare de noapte pentru gestionari).

În cadrul firmei Jader S.R.L., în momentul actual nu există distinct serviciul

Tehnologia Informaţiei (IT). Atribuţiile serviciului IT sunt preluate, în prezent, de angajaţii

departamentului financiar-contabil, în măsura în care aceştia au pregătirea necesară

Pagina 44 din 150


îndeplinirii sarcinilor specifice. Atunci când apar probleme ce nu pot fi rezolvate de către

aceştia, se apelează la intervenţia unor persoane specializate, din afara firmei. Deoarece

numărul de calculatoare din dotarea firmei este mic şi nu a apărut foarte des necesitatea

intervenţiei unui specialist, până în momentul de faţă nu s-a simţit lipsa serviciului IT. Având

în vedere faptul că, în viitorul apropiat, se urmăreşte achiziţionarea mai multor sisteme de

calcul cât şi implementarea unui alt program informatic de gestiune va fi necesară angajarea

unui specialist IT. Principalele atribuţii ale acestuia vor fi:

asigurarea preluărilor de date (importuri, exporturi de date dintr-un format în altul);

asigurarea administrării bazelor de date pe serverele firmei;

asigurarea primului nivel de intervenţie şi asistare a echipamentelor de calcul;

asigurarea tehnoredactării la nivel superior, pentru scopuri de reprezentare;

actualizarea în permanenţă a aplicaţiilor folosite în conformitate cu modificările

legislative;

instruirea angajaţilor în privinţa utilizării echipamentelor de calcul precum şi a

aplicaţiilor folosite.

Programul informatic de contabilitate şi gestiune care se foloseşte este

NEOMANAGER. Acest program este achiziţionat de la firma TRANSART, este

implementat utilizând MS-Access şi este alcătuit din patru module: administrare, gestiune,

contabilitate şi salarizare.

Modulul de Administrare permite gestionarea firmelor (deschidere, reconfigurare,

ştergere), a utilizatorilor (parole, drepturi de acces), precum şi întreţinerea datelor

(salvare/restaurare, reparare, testare consistenţă). De asemenea în cadrul modulului se

realizează legătura între modulul de Gestiune şi cel de Contabilitate prin generarea automată

a notelor contabile, iar prin operaţiile de închidere de lună se face trecerea la luna următoare.

Sistemul programabil de back-up automat al datelor oferă o siguranţă deosebită

aplicaţiei.

Modulul de Salarii din cadrul aplicaţiei permite prelucrarea datelor legate de

drepturile salariale aferente fiecărui angajat. Fiabilitatea programului constă într-o rapiditate

deosebită la procesarea datelor, complexitatea rapoartelor oferite (Realizări Salarii, Dispoziţii

de Plata, Contare Sume Salarii, Centralizator Sume, toate tipurile de obligaţii, etc.) iar gradul

ridicat de parametrizare precum şi comunicarea perfectă cu celelalte module, oferă o privire

cât mai amplă asupra situaţiei financiare a firmei.

Modulul de Contabilitate permite atât importul de note contabile din celelalte module

cât şi introducerea de note contabile diverse. În cadrul modulului de Contabilitate există

Pagina 45 din 150


posibilitatea de a lucra pe două luni concomitent, respectiv se pot introduce şi prelucra notele

contabile pe luna următoare înaintea închiderii lunii curente. Acest modul permite

automatizarea unor operaţii ca închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli şi a conturilor de

TVA, întocmirea declaraţiilor privind obligaţiile de plată la buget, bilanţului şi anexelor la

bilanţ, realizarea automată a documentelor de control şi de sinteză, ca de exemplu balanţa

lunară, registrul jurnal, cartea mare, fişa contului. Un alt avantaj al acestui modul este acela

că, dacă utilizatorul posedă o altă aplicaţie care are reflectare şi în contabilitate prin generări

de note contabile, acestea vor putea fi grupate într-un fişier din care programul NeoManager

va putea prelua aceste informaţii.

Modulele de Gestiunea stocurilor, Facturare şi Plăţi realizează activitatea de gestiune

în timp real a stocurilor, urmărirea plăţilor şi a încasărilor şi permite obţinerea, în orice

moment, de situaţii exacte atât cantitativ cât şi valoric. Aceste module sunt într-o strânsă

interdependenţă şi permit, după caz, generarea automată sau înregistrarea următoarelor

documente: Documente pentru preluarea stocurilor la inventar, Note de intrare recepţie şi

Note de intrare recepţie pentru Import, Fişe de magazie şi Fişe de magazie centralizatoare,

Facturi, Avize de însoţire a mărfii, Chitanţe simple, Bon de casa, Ordine de plată, Dispoziţii

de plată, Extrase de cont. Acest modul prezintă însă şi unele dezavantaje. În primul rând nu

există în cadrul aplicaţiei nici o posibilitate de înregistrare a comenzilor, lucru absolut necesar

în momentul transmiterii acestora în timp real. Un alt dezavantaj îl constituie faptul că nu

oferă posibilitatea realizării automate a multor rapoarte deosebit de importante ce oferă

informaţii menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii. Aceste

rapoarte sunt obţinute, în momentul de faţă, prin exportul de date în Excel sau Access şi

prelucrarea acestora. Din acest motiv, un alt obiectiv al firmei este realizarea şi

implementarea unui nou sistem informatic care să corespundă cerinţelor actuale.

3. PROIECTAREA SISTEMULULUI INFORMATIC

3.1. Proiectarea schemei de ansamblu

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale,

timp, etc., ceea ce implică în final costuri ridicate. Din această cauză, modul de abordare a

problemei proiectării este foarte important. În decursul timpului s-au cristalizat câteva

Pagina 46 din 150


metodologii standard de proiectare. Una dintre principalele etape de parcurs pentru realizarea

unui sistem informatic este proiectarea schemei de ansamblu.

Principalele activităţi în proiectarea de ansamblu sunt:

definirea obiectivelor;

structura sistemelor informatice;

definirea intrărilor;

definirea ieşirilor;

definirea colecţiilor de date;

alegerea modelului matematic şi a programelor aferente;

alegerea soluţiilor tehnice de realizare;

listarea necesarului de resurse.

3.1.1. Obiectivele sistemului informatic

În general, obiectivele unui sistem informatic reprezintă scopuri imediate şi de

perspectivă ale perfecţionării activităţii economice şi de conducere, în vederea ridicării

nivelului de informare operativă şi previzională a structurilor organizatorice, a perfecţionării

metodelor şi proceselor tehnico-informaţionale şi de conducere pentru asigurarea maximizării

eficienţei unităţii economice.

Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea şi rezolvarea informatică a unor

probleme cu caracter sintetic şi analitic, într-o manieră sistemică, pentru asigurarea scopurilor

propuse. Aceste obiective sunt diferenţiate, având caracteristici generale şi specifice,

subordonate cadrului legislativ-normativ, dotării cu tehnică de calcul şi cerinţelor dezvoltării

imediate şi de perspectivă a societăţii comerciale JADER S.R.L.

În acest context, pentru elaborarea unui sistem informatic privind activitatea de bază

în cadrul societăţii comerciale JADER S.R.L. putem delimita următoarele categorii de

obiective:

a) Obiective generale, obiective ce vizează probleme cu caracter global ale conducerii

unităţii şi compartimentele funcţionale, în scopul realizării atributelor conducerii şi ale

funcţiunilor unităţii.

Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul activităţii de distribuţie şi

în acest context ne propunem să atingem următoarele obiective în realizarea sistemului

informatic:

Pagina 47 din 150


realizarea activităţii de gestiune a stocurilor şi urmărire a plăţilor şi încasărilor;

înregistrarea cronologică şi sistemică a tuturor operaţiunilor efectuate;

obţinerea, în orice moment, de situaţii absolut necesare pentru desfăşurarea în condiţii

optime a activităţii de distribuţie;

acurateţe în realizarea situaţiilor.

Toate aceste obiective trebuie să asigure utilizarea eficientă şi extensivă a sistemelor

electronice de calcul vizând, în special, creşterea vitezei de circulaţie a informaţiilor şi

reducerea ciclului informaţional şi a timpului de răspuns ca urmare a realizării acestui sistem

informatic.

b) Obiective specifice, care au în vedere realizarea tuturor prelucrărilor într-un cadru

unitar, care să conducă la creşterea gradului de prelucrare a informaţiilor din baza de date

prin multiplele posibilităţi de sintetizare şi corelare a datelor, prelucrarea integrată a unor

operaţiuni, în strânsă legătură cu exploatarea concomitentă a tuturor aplicaţiilor informatice

componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenţa unei baze

de date la care să poată avea acces persoanele implicate în exploatarea acesteia.

Realizarea completă a obiectivelor acestui sistem informatic presupune existenţa şi

funcţionarea cel puţin a unui calculator personal, PC-AT de preferinţă şi a unei imprimante

proprii, prin intermediul căruia să se poată declanşa toate tranzacţiile externe asupra bazei de

date, privită ca un fond centralizat de date.

3.1.2. Structura sistemelor informatice

Structura sistemelor de informatice este o etapă necesară, datorită:

numărului mare de elemente şi legături ce compun de regulă un sistem informatic;

implementarea simultană a tuturor componentelor sistemelor informatice într-o

unitate economică apare ca o activitate deosebit de dificilă în cazul în care nu are loc

structurarea sistemului;

prioritatea unor obiective;

cantitatea limitată de resurse umane şi materiale fac imposibilă proiectarea în bloc a

sistemului informatic.

Cerinţe ale structurării sistemelor informatice în etape de proiectare de ansamblu:

Pagina 48 din 150


pe fiecare nivel al structurării trebuie asigurată unicitatea criteriului de descompunere

a sistemului;

structurarea realizată trebuie să permită constituirea ulterioară a întregului sistem prin

agregarea modulelor separate;

structura creată nu trebuie să conţină întretăieturi.

3.1.3. Definirea intrărilor sistemului informatic

Prin "intrările" unui sistem informatic vom înţelege totalitatea datelor primare

necesare obţinerii informaţiilor de ieşire ale sistemului, în urma prelucrării.

Datele primare reflectă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice din

unitatea economică şi sunt necesare creării şi populării bazei de date şi obţinerii

rezultatelor/rapoartelor finale de control fiscal.

Definirea intrărilor trebuie să includă toate elementele necesare realizării tehnice

ulterioare a documentelor de intrare şi să ofere soluţii pentru prelucrarea datelor în sistemul

informatic.

Adaptarea sistemului informatic în funcţie de documentele primare de intrare este o

fază importantă în cadrul activităţii de proiectare deoarece în documente se consemnează

starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice desfăşurate în unitatea economică şi

reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate în documentele de

intrare sunt introduse în sistemul informatic prin intermediul tranzacţiilor externe efectuate

asupra colecţiilor de date organizate în fişiere.

Concordanţa cu structura generală de funcţionare a unui sistem informatic,

documentele în care sunt consemnate operaţiile economice din societatea comercială,

reprezintă documentele de intrare în raport cu structura sistemului informatic.

Tipuri de documente de intrare

Documentele de intrare în care se consemnează starea şi dinamica fenomenelor şi

proceselor economice pot fi structurate în funcţie de:

a) sfera de utilizare;

b) frecvenţa de utilizare;

c) regimul de gestionare;

d) tipul tranzacţiilor externe;

Pagina 49 din 150


e) formatul de prezentare, cum se poate observa şi din figura 3.1.

Fig.3.1. Tipologia documentelor de intrare

a) Sfera de utilizare a documentelor de intrare permite gruparea acestora în două

categorii:

1. Documente de intrare COMUNE, utilizate pentru înregistrarea datelor privind

procesele tehnico-economice din activităţile desfăşurate în toate tipurile de unităţi economice,

indiferent de domeniul de activitate (exemplu: nota de contabilitate, factura fiscală, stat

salarii);

2. Documente de intrare SPECIFICE, folosite pentru înregistrarea datelor ce

caracterizează anumite procese tehnico-economice desfăşurate în cadrul unor ramuri sau

subramuri;

b) Frecvenţa de utilizare şi ponderea informaţiilor fixe conţinute în documentele de

intrare permit gruparea acestora în două categorii:

1. Documente de intrare TIPĂRITE, caracterizate printr-o utilizare generală la nivelul

tuturor unităţilor economice, ceea ce justifică din punct de vedere economic multiplicarea lor

cu regim special (exemplu: factura, NIR, aviz de expediţie);

2. Documente de intrare NETIPĂRITE, caracterizate printr-o utilizare specială numai

la nivelul unor anumite unităţii economice.

c) Regimul de gestionare a documentelor de intrare impune gruparea acestora în două

categorii:

1. Documente de intrare cu REGIM UZUAL, sunt caracterizate printr-o folosire şi o

evidenţă similară cu cele tipărite în vederea utilizării generale, fără restricţii exprese din punct

de vedere legal;

2. Documente de intrare cu REGIM SPECIAL, a căror gestionare, folosire şi evidenţă

sunt impuse de reglementările în vigoare, cu precizarea că în conţinutul lor este tipărită

menţiunea "Regim special".

Pagina 50 din 150

Tipologiadocumentelor

de intrare

Sfera deutilizare

COMUNESPECIFICE

Tipultranzacţiilor

CREAREA ENTITĂŢIILORACTUALIZAREA

ENTITĂŢILOR

Frecvenţa deutilizare

TIPĂRITENETIPĂRITE

Regimul degestionare

UZUALSPECIFICAT

Format deprezentare

INDIVIDUALECOMUNE

MIXTE


d) Tipul tranzacţiilor externe asigură gruparea documentelor de intrare în două

categorii:

1. Documente care redau starea iniţială a fenomenelor şi proceselor economice, prin

care se asigură cuantificarea elementelor patrimoniale ale unităţii economice în momentul

lansării în execuţie a sistemului informatic;

2. Documente care reflectă dinamica fenomenelor şi proceselor economice ce

modifică elementele patrimoniale într-o anumită perioadă de gestiune.

Documentele de intrare din prima categorie permit constituirea iniţială a colecţiilor de

date în momentul lansării în funcţiune a sistemului informatic. Aceste documente surprind

starea iniţială a fenomenelor şi proceselor economice prin intermediul valorii reale a

atributelor cu caracter convenţional-constant, înregistrate prin intermediul nomenclatoarelor.

Documentele din a doua categorie permit constituirea colecţiilor de date curente

(operative), în care se vor reflecta actualizările de atribute cu caracter convenţional constant

(actualizarea nomenclatoarelor), cât şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice

desfăşurate în unitatea economică între două momente aferente versiunilor succesive ale

colecţiilor de date.

e) Formatul de prezentare al documentelor permite gruparea documentelor de intrare

în trei categorii:

1. Documente de intrare individuale asigură redarea denumirii şi valorii atributelor

prin amplasarea acestora pe întreaga suprafaţă în funcţie de succesiunea logică a operaţiei

economice rezultate (factura);

2. Documente de intrare comune reflectă denumirile şi valorile atributelor prin

ordonarea acestora sub formă de tabel în cadrul căruia succesiunea atributelor este

determinată de relaţiile de apartenenţă şi incluziune dintre mulţimile specifice ale atributelor;

3. Documente de intrare mixte, permit ordonarea numărului şi valorii atributelor atât

în format individual cât şi în format comun, pentru a furniza într-o formă eficientă,

dispunerea atributelor în structura documentelor de intrare.

Documentele de intrare prezentate constituie sursa principală a tranzacţiilor externe

utilizate într-un sistem informatic pentru gestiunea colecţiilor de date, cât şi sursa secundară

pentru generarea tranzacţiilor interne în cadrul nucleului sistemului informatic.

Definirea intrărilor trebuie să includă toate elementele necesare realizării ulterioare a

documentelor de ieşire şi să ofere soluţii pentru prelucrarea datelor în sistemul informatic.

Pagina 51 din 150


Intrările unui sistem sunt condiţionate de ieşirile acestuia atât pe plan logic cât şi pe

plan fizic.

Intrările sistemului informatic privind activitatea de distribuţie fiscală sunt culese din

documentele primare (facturi, note de intrare - recepţie, documente plăţi, documente

încasări), aşa cum se poate vedea în figura 3.2, şi introduse în ferestrele de culegere a datelor.

Fig. 3.2. Intrările sistemului informatic

3.1.4. Definirea ieşirilor sistemului informatic

Realizarea practică a obiectivelor sistemului informatic se caracterizează prin

satisfacerea cerinţelor informaţionale ale structurilor organizatorice şi ale conducerii din

unitatea beneficiară, utilitatea şi viabilitatea unui sistem informatic fiind determinată de

conţinutul şi operativitatea cu care se transmit situaţiile de ieşire la factorii de decizie

implicaţi.

Putem privi ieşirile sistemului informatic din trei puncte de vedere: structural,

funcţional şi tipologic.

Din punct de vedere structural, ieşirile sistemului informatic reprezintă a treia

componentă din triada ce caracterizează structura generală a oricărui tip de sistem INTRĂRI

- PRELUCRĂRI - IEŞIRI.

Din punct de vedere funcţional, ieşirile unui sistem informatic concretizează

obiectivele generale şi specifice ale sistemului proiectat.

Din punct de vedere tipologic, ieşirile sistemului informatic pot fi redate sub formă

de:

a) rapoarte sintetice privind stocurile, vânzările şi urmărirea plăţilor şi încasărilor;

b) liste/situaţii de ieşire analitice privind analiza stocurilor, vânzărilor, plăţilor şi

încasărilor;

c) ieşiri către alte sisteme informatice transmise prin intermediul suporturilor externe

(magnetice/optice) sau prin intermediul reţelei locale de calculatoare.

Proiectarea ieşirilor este un domeniu în care utilizatorul trebuie să joace un rol

important, cu toate că el are nevoie de asistenţa profesională a analistului de sistem care să

Pagina 52 din 150

Note de intrare - recepţie

Plăţi furnizori

Comenziclienţi

Facturi clienţi

Încasări clienţi

Plăţi cu numerar

Plăţi prin bancă

Încasări cu

numerar

Încasări prin

bancă


descrie caracteristicile operaţionale ale diferitelor moduri de producere a ieşirilor şi să-l

asigure că cerinţele lui sunt realizabile.

Lucrând împreună, analistul şi utilizatorul trebuie să definească următoarele aspecte:

- tipul ieşirilor (pe ecran, listate pe hârtie, pe suport magnetic/optic);

- conţinutul;

- formatul (machetele tabelelor);

- aşezarea în pagină;

- frecvenţa;

- timpul de răspuns cerut.

Proiectarea situaţiilor finale are ca rezultat întocmirea specificaţiilor de ieşire, care

trebuie să conţină, pentru fiecare situaţie, macheta acesteia precum şi detalii şi indicaţii

tehnice de realizare.

Pe baza cerinţelor informaţionale reieşite din studiul şi analiza sistemului existent se

vor realiza machetele de ieşire care vor cuprinde titlul, date de identificare, capul de tabel,

date elementare şi totalurile.

Alegerea tipului de suport fizic de ieşire se face în funcţie de timpul de răspuns

solicitat, amplasarea utilizatorului faţă de calculator şi dorinţa de a păstra informaţiile

obţinute.

În vederea definitivării situaţiilor finale s-a ţinut seama de o serie de considerente

practice:

- respectarea unor cerinţe ale factorilor de conducere privind macheta situaţiei finale,

obligând la o anumită structurare a informaţiilor prezentate;

- restricţii tehnice datorate performanţelor tehnice ale echipamentelor precum numărul

de caractere pe rând acceptate de monitor sau imprimantă, numărul de rânduri vizibile pe un

monitor;

- elemente de eficienţă privind reducerea timpului calculator asumat pentru editarea

diferitelor situaţii de ieşire, a economiei consumabilelor;

- utilizarea monitoarelor ca suport de ieşire, situaţiile putând fi obţinute în timp scurt,

în regim conversaţional, utilizându-se ecrane de tip informativ, de asistare şi cu informaţii

propriu-zise.

Ieşirile sistemului informatic privind activitatea de distribuţie sunt prezentate in figura

3.3.

Pagina 53 din 150

Centralizator documente

Jurnale contabile

Situaţiistocuri

Situaţiivânzări – cumpărări

Situaţiiîncasări –

plaţi

NIR-uri

Facturi

Plăţi

Încasări

Jurnal de cumpărări

Jurnal de vânzări

Balanţa stocurilor

Oferta produse

Necesar aprovizionare

Vânzări

Cumpărări

Top produse

Top agenţi

Scadenţier plăţi – încas.

Fişa client - furnizor

Plăţiagenţi


Fig. 3.3. Ieşirile sistemului informatic

3.1.5. Definirea colecţiilor de date

Principalele criterii pe baza cărora se pot grupa datele sunt legate de sfera de

cunoaştere, de domeniul de activitate, de stabilitatea conţinutului datelor şi de rolul datelor în

procesul prelucrării.

După sfera de cunoaştere:

date primare;

indicatori tehnico-economici cu caracter operaţional;

indicatori tehnico-economici cu centralizare media;

indicatori sintetici.

După domeniul de activitate

colecţia furnizori;

colecţia beneficiari;

colecţia contracte;

colecţia produse;

colecţia repere;

colecţia lucrări;

colecţia personal;

colecţia plăţi;

colecţia încasări.

După stabilirea datelor

colecţii de date convenţional-constante;

colecţii de date variabile.

Clasificarea colecţiilor de date convenţional-constante: colecţiile de date cu caracter

normativ deţin 50-60% din volumul total de informaţii care circulă în procesul informaţional

al unei unităţi economice.

Principalele colecţii de date cu caracter normativ:

normativele de fabricaţie;

normativele tehnologice;

normativele de muncă;

Pagina 54 din 150


normativele materiale.

După prelucrarea datelor

colecţii de date de bază;

colecţii de date pentru tranzacţii;

colecţii de date intermediare sau de lucru;

colecţii de date statistice;

colecţii de date istorice.

Colecţiile de date ale sistemului informatic privind activitatea de distribuţie sunt

prezentate in figura 3.4.

Fig. 3.4. Colecţiile de date ale sistemului informatic

3.1.6. Alegerea modelelor economico-matematice

Modelele matematice folosite în perfecţionarea activităţii economice sunt

următoarele:

modele de programare liniară – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip

de modele privesc optimizarea planului de producţie, repartizarea sarcinilor de producţie şi

folosirea optimă a resurselor;

modele de programare – problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de

modele sunt determinarea minimului global/local pentru o funcţie reală.

metodele de programare dinamică – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste

modele sunt realizarea analizei secvenţiale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea

problemelor de înlocuire a utilajelor.

modele de teoria grafurilor – problemele economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele

legate de determinarea drumurilor cu valoare optimă, determinarea fluxului maxim;

modele de gestiune a stocurilor – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste

modele privesc optimizarea activităţilor de aprovizionare, de producţie şi de desfacere;

modele de simulare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt

simularea evoluţiei fenomenelor şi proceselor economice în funcţie de caracterul lor;

Pagina 55 din 150

Clienţi Furnizori Agenţi Delegaţi Grupe Produse

Produse


modele de teoria deciziilor – problemele economice rezolvate în acest mod sunt legate

de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor în condiţii de risc şi

incertitudine.

modele de aşteptare – problemele economice ce se pot rezolva cu aceste modele

privesc minimizarea timpului de aşteptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor

ocazionate de aşteptare.

Având în vedere ieşirile sistemului informatic realizat, acesta se încadrează în

categoria modelelor de gestiune a stocurilor.

3.1.7. Alegerea tehnologiilor de prelucrare

Tehnologiile pot fi clasificate în funcţie de:

metodele, tehnicile şi echipamentele utilizate;

modul în care se structurează şi se organizează datele pentru prelucrare;

procedeele de introducere a datelor în calculator;

metodele şi tehnicile de prelucrare şi de redare a rezultatelor obţinute.

Din punct de vedere al performanţelor tehnico-funcţionale respectiv, după timpul de

răspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferenţia în:

tehnologii cu răspuns întârziat;

tehnologii în timp real.

După modul de structurare şi organizare a datelor, tehnologiile de preluare automată a

datelor se clasifică în:

tehnologii care utilizează fişierele clasice;

tehnologii care utilizează fişierele clasice şi/sau fişiere integrate;

tehnologii care utilizează baze de date.

După locul amplasării calculatorului electronic în raport cu punctele de generare a

datelor şi cu funcţiile de valorificare a informaţiilor obţinute din prelucrare:

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate;

tehnologii pentru sisteme informatice distribuite.

Sistemul informatic realizat se încadrează în următoarele categorii:

tehnologii în timp real;

tehnologii care utilizează baze de date;

tehnologii pentru sisteme informatice centralizate.

Pagina 56 din 150


3.1.8. Estimarea necesarului de resurse

Elementele determinante pentru configuraţia fiecărui echipament de prelucrare sunt:

Memoria internă – estimarea necesarului de memorie internă se face pe baza relaţiei

de calcul M=M1+M2 unde:

M=necesarul total de memorie,

M1=necesarul de memorie pentru folosirea sistemului de operare ales,

M2=necesarul de memorie pentru execuţia programelor aplicative.

Necesarul de memorie internă pentru programe aplicative este:

M2=max(Ma,Mb,. .,Mn)

Estimarea necesarului de echipamente periferice ale sistemului central de prelucrare

se realizează în funcţie de echipamentele de intrare-ieşire şi de unităţile de memorie externă.

Numărul echipamentelor periferice necesare se stabileşte în raport de factorii:

fluxul de intrare-ieşire;

volumul de date ce se cere a fi stocat în memoria externă;

modul de exploatare;

numărul de programe ce se execută în paralel.

Estimarea necesarului de personal de specialitate – personalul de specialitate necesar

realizării şi exploatării sistemului informatic se determină în raport cu volumul de muncă

cerut de complexitatea proiectului şi volumul de muncă cerut de întreţinerea şi exploatarea

sistemului informatic.

Estimarea necesarului de produse – program se realizează:

din ansamblul de programe care însoţesc calculatorul electronic;

prin preluarea de elemente tipizate;

prin preluarea altor programe de la alte centre de informatică;

prin elaborarea softului cu eforturi proprii.

3.2. Proiectarea bazei de date

Organizarea datelor în vederea prelucrării pe calculator este o activitate tot aşa de

importantă ca şi realizarea programelor. Cele două componente ale unui sistem informatic:

Pagina 57 din 150


datele şi programele, se găsesc într-o strânsă interdependenţă. Un program, oricât de elaborat

şi rafinat ar fi, nu va produce rezultatele scontate, dacă va lucra cu o structură de date

depăşită. Tot aşa de bine, o structură de date bine pusă la punct nu va putea suplini carenţele

unui program care o prelucrează.

Trebuie făcută distincţie între date, informaţii şi cunoştinţe. Din punct de vedere al

prelucrării pe calculator, datele sunt definite de trei elemente: un identificator, atribute şi

valoare. Exemplu: cantitate (identificator), număr real şi pozitiv (atribute), 50.5 (valoare).

La modul cel mai simplu, informaţia este un mesaj care are caracter de noutate, altfel

spus care înlătură o nedeterminare (necunoaştere). Informaţiile se obţin în urma prelucrării

datelor. Cunoştinţele reprezintă informaţii simple sau agregate, pe care le dobândim de-a

lungul timpului, relativ la obiecte, fenomene sau procese din lumea reală. În ultimul timp se

vorbeşte tot mai mult de organizarea acestora în baze de cunoştinţe.

Organizarea datelor din punct de vedere informatic are două componente:

organizarea datelor în memoria internă a calculatorului, care cuprinde structurile de

tip: listă, coadă, stivă şi decoadă;

organizarea datelor pe memoria externă, care cuprinde structurile de tip fişier şi bază

de date.

Organizarea datelor pe memoria externă a parcurs în timp mai multe stadii: fişiere,

fişiere cu legături şi a culminat cu bazele de date actuale. Majoritatea sistemelor informatice

actuale lucrează cu baze de date.

O bază de date poate fi definită ca un ansamblu de date elementare sau structurate,

accesibile unei comunităţi de utilizatori. Mai concret, o bază de date, este un ansamblu de

fişiere intercorelate, care conţine nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicaţie

informatică).

Un fişier este un ansamblu de înregistrări fizice, omogene din punct de vedere al

conţinutului şi al prelucrării (figura 3.5). O înregistrare fizică este unitatea de transfer între

memoria internă şi cea externă a calculatorului. Aceasta este formată din una sau mai multe

înregistrări logice. O înregistrare logică este unitatea de prelucrare din punct de vedere al

programului utilizat. Aceasta este formată dintr-un ansamblu de câmpuri, care descriu o

anumită realitate.

Fişier

Înregistrare

Pagina 58 din 150

Înregistrarea fizică 1


......... Înregistrarea fizică n



.........

Câmp 1 Câmp 2 ......... Câmp n


fizică

Înregistrare

logică

Fig. 3.5. Organizarea datelor în fişiere

Tipologia bazelor de date. Extinderea utilizării tehnologiilor informaţionale în

procesele operaţionale şi de decizie a dus la tipizarea bazelor de date în funcţie de rolul lor.

La nivelul organizaţiilor se pot identifica următoarele tipuri de baze de date:

Bazele de date operaţionale stochează datele cu privire la principalele sisteme

operaţionale din organizaţie. Interdependenţa datelor din bazele de acest tip conduce la o

abordare structurală a bazei de date la nivel organizaţional. Acest aspect rezidă din faptul că

bazele de date operaţionale sunt legate funcţional (corespunzător funcţiilor firmei) sau

procesual, în funcţie de procesele principale care au loc în organizaţie. Bazele operaţionale

sunt agregate pentru a forma o bază de date la nivel organizaţional. De exemplu, baza de date

de gestiune a producţiei, baza de date a resurselor umane etc. Bazele de date operaţionale

constituie nucleul sistemelor informaţionale din organizaţii.

Bazele de date pentru management stochează, de regulă, rezultate ale prelucrării

datelor din bazele de date operaţionale şi/sau din bazele de date externe.

Bazele de date multidimensionale sunt baze de date integrate, nevolatile şi istorizate,

organizate pentru a ajuta în procesul de management al unei organizaţii. Ele regrupează şi

integrează date din surse interne sau surse externe şi din perioade diferite. Sursele interne

sunt constituite din bazele de date operaţionale din diferite domenii de activitate, iar cele

externe sunt baze de date online sau baze de date ale altor organizaţii. Timpul reprezintă o

dimensiune de bază în analiza datelor, iar evoluţia în timp este esenţială. Nevolatilizarea se

referă la faptul că datele nu fac obiectul actualizării, adică o interogare efectuată la momente

diferite trebuie să conducă la acelaşi rezultat.

Bazele de date externe pot conţine date comerciale sau date statistice şi pot fi accesate

online sau „offline”.

După modul de accesare, bazele de date pot fi:

Pagina 59 din 150


colective, accesate de către mai mulţi utilizatori (eventual simultan). Majoritatea

bazelor de date din organizaţii sunt colective;

individuale, accesate exclusiv de către cel care le gestionează.

După modul de localizare, bazele de date pot fi:

locale, stocate de regulă pe serverul unei reţele locale de calculatoare şi utilizate de

mai multe calculatoare client;

distribuite, stocate parţial sau total în diferite puncte ale unei reţele distribuite de

calculatoare ca, de exemplu, în cazul instituţiilor bancare.

După tipul datelor gestionate şi specificitatea lor, bazele de date pot fi:

convenţionale, ce conţin date alfanumerice clasice;

multimedia, ce conţin date multimedia (imagini, sunete, etc.);

textuale, ce conţin documente.

Privitor la arhitectura bazelor de date, ANSI (American National Standards Institute)

şi SPARC (Standards Planning and Requirements Committee) au propus trei nivele:

conceptual;

logic;

fizic.

Proiectarea bazei de date se face pe aceste trei nivele ale arhitecturii.

Prima fază de proiectare se realizează pe nivelul conceptual. Proiectarea conceptuală

constă în crearea unui model conceptual al bazei de date, independent de detaliile de

implementare, de programele de aplicaţie, sistem de operare, elemente hardware etc.

Proiectarea logică reprezintă a doua fază de proiectare a bazei de date şi constă în

rafinarea modelului conceptual şi transpunerea acestuia într-un model de date logic,

cunoscând tipul de SGBD ţintă (relaţional, ierarhic, în reţea sau orientat-obiect).

Cele două etape sunt esenţiale pentru obţinerea unui model al bazei de date complet,

care să permită definirea tuturor vederilor utilizatorilor şi menţinerea integrităţii bazei de

date.

A treia etapă de proiectare, proiectarea fizică a bazei de date, constă în descrierea

modului de implementare a bazei de date, a structurilor de stocare în capacitatea de stocare

secundară şi metodele de acces la date.

3.2.1. Nivelul conceptual (modelul conceptual)

Pagina 60 din 150


Nivelul conceptual este nivelul central care reflectă datele structurate astfel încât

acestea să poată fi preluate şi prelucrate.

Schema conceptuală stă la baza modelului conceptual care va permite definirea

proprietăţilor elementare ale obiectelor care interesează dintr-o întreprindere (de exemplu:

model de pantof, culoare, mărime, etc.), gruparea acestora, în funcţie de criterii de

omogenitate stabilite, în scopul descrierii obiectelor lumii reale (comanda, articole de

încălţăminte, livrare) şi a relaţiilor dintre ele (cantitatea şi preţul fiecărui articol livrat). Sunt

definite regulile de care trebuie să se ţină seama în manipularea datelor existente.

Aşadar, prin modelarea conceptuală a datelor se urmăreşte construirea unui model al

datelor care să asigure transpunerea exactă a realităţii din domeniul analizat, fără a lua în

considerare cerinţele specifice unui model de organizare a datelor (cum este modelul

relaţional), criteriile de calitate privind organizarea datelor, cerinţele nefuncţionale ale

sistemului şi criteriile de performanţă privind stocarea şi accesarea datelor. În acest sens, se

construieşte diagrama entitate-relaţie, care evidenţiază entităţile de date din sistem, atributele

acestora, precum şi legăturile dintre entităţi. Modul în care vor fi implementate legăturile

dintre entităţi, de exemplu, nu interesează în acest moment, atenţia fiind îndreptată doar spre

identificarea şi descrierea lor.

Cerinţele informaţionale ale sistemului informatic conceput sunt următoarele: pentru

terţi (clienţi sau furnizori) se întocmesc documente şi comenzi de mărfuri prin intermediul

unor agenţi şi a unor delegaţi. Comenzile au un anumit conţinut reprezentat printr-o anume

cantitate comandată a unor produse care aparţin unor grupe de produse. Documentele pot fi

de mai multe feluri (facturi, NIR-uri, documente încasări, documente plăţi). Ele pot conţine

cantităţile unor produse care aparţin grupelor de produse şi totodată generează o mişcare a

plăţilor (creează o creanţă/datorie, şterge o creanţă/datorie). Produsele aparţin unor grupe de

produse, au un anumit istoric al achiziţiilor necesar descărcării gestiunii şi au un anumit preţ

de vânzare care poate fi fixat în momentul achiziţiei sau ulterior. Modelul conceptual al

datelor este prezentat în figura 3.6.

Fig. 3.6. Modelul conceptual al datelor

Pagina 61 din 150

TerţiNr. terţDenumireAdresăJudeţCod fiscalReg.Com.Cont bancarBancăTelefonFaxEmailWebTip terţZile scadenţăCredit CurentCredit Maxim

Se întocmesc

ComenziNr. ComandăDataData ScadentăFacturatăValoare fără TVATVASuma

DocumenteNr. DocumentNumăr internSerieDataData ScadentăObservaţieDată facturareOră facturareValoare fără TVATVASumaRest de plată

Prin intermediul

AgenţiNr. AgentNumeZonăTelefonComision

DelegaţiNr. DelegatNumeSerie BINumăr BIEliberatCNPMijl. de transp.Nr.mj. de transp.

Tip DocumentNr. TipDenumireTip documentContorSerieObservaţie

ConţinCantitatePreţRabatPreţ real

ConţinCantitatePreţRabatPreţ realTip

ProduseNr. ProdusDenumireDescriereImagineUMPreţ intrarePreţ vânzareAdaosStoc FinalStoc Limită

Mişcări plăţiSuma

Care aparţin

Grupe ProduseNr. grupăDenumireDescriereImagineStoc Limită

Istoric intrări Nr.Doc.IntrarePreţ intrareCantitatePV Fixat

Fixare preţ Denumire produsCantitatePreţ intrare vechiAdaos vechiPreţ vânzare vechiPreţ intrare nouAdaos nouPreţ vânzare nou


3.2.2. Nivelul logic (modelul relaţional)

Proiectarea logică presupune organizarea datelor în tabele şi coloane, conform

regulilor modelului relaţional (acesta fiind modelul cel mai popular de organizare a datelor).

Proiectarea logică a bazei de date presupune transformarea modelului conceptual al datelor

prin aplicarea regulilor şi conceptelor specifice modelului relaţional şi a criteriilor de calitate

aplicabile modelului logic al datelor, aspecte ignorate în etapa modelării conceptuale. Scopul

urmărit constă în obţinerea unui model relaţional pur, adică neafectat de cerinţele

nefuncţionale şi cele de performanţă în accesarea datelor, nici de facilităţile oferite de diferite

SGBD-uri existente pe piaţă. Toate aceste aspecte sunt înglobate în etapa proiectării fizice a

bazei de date.

Principalele criterii de calitate utilizate în evaluarea modelului logic al datelor sunt:

Completitudine. Modelul logic trebuie să conţină toate datele necesare prelucrărilor şi

obţinerii ieşirilor din sistem.

Neredundanţă. Redundanţa datelor generează probleme privind integritatea datelor şi

solicită procese suplimentare pentru întreţinerea datelor (vor trebui actualizate toate copiile

existente pentru o dată). De aceea, modelul logic trebuie să fie format dintr-un set de tabele

normalizate.

Reutilizabilitate. Schema logică a bazei de date trebuie concepută astfel încât ea să

satisfacă nu doar cerinţele anticipate ale sistemului ci şi cele ale altor potenţiali utilizatori sau

eventualele cerinţe viitoare care apar inevitabil. Dacă datele sunt organizate având în minte

doar cerinţele actuale, atunci reorganizarea datelor determinată de apariţia unor noi cerinţe

funcţionale va fi foarte costisitoare.

Stabilitate şi flexibilitate. Aceste criterii vizează uşurinţa adaptării bazei de date la

modificările ulterioare ale cerinţelor sistemului. Un model al datelor este considerat stabil

dacă eventualele modificări ale cerinţelor funcţionale nu determină modificarea sa. Schema

bazei de date va fi considerată mai stabilă sau mai puţin stabilă în funcţie de amploarea

modificărilor generate de schimbarea cerinţelor. Flexibilitatea unui model al datelor este dată

de uşurinţa extinderii sale pentru înglobarea noilor cerinţe cu impact minim asupra structurii

existente.

Simplitate şi eleganţă. Modelul logic al datelor trebuie să ofere o clasificare naturală

şi elegantă a datelor. De exemplu, este inadecvată existenţa tabelelor Furnizor şi Client atât

timp cât unii parteneri de afaceri pot fi atât furnizori, cât şi clienţi. Aceeaşi situaţie poate

Pagina 62 din 150


apărea în cazul facturilor, fiind neelegantă conceperea a două tabele, una pentru facturi emise

şi alta pentru facturi primite.

Modelul relaţional al datelor corespunzător sistemului informatic realizat este

prezentat în figura 3.7.

Terţi ID_Tert, Tert, Adresa, Judet, CodFiscal, RegCom, ContBancar, Banca,

Telefon, Fax, Email, Web, Flags, ZileScadenta, ID_Agent,

CreditCurent, CreditMaxim

Agenţi ID_Agent, Agent, Zona, Numar telefon, Comision1, Termen încasare1,

Comision2, Termen încasare2, Comision3, Termen încasare3,

Comision4, Termen încasare4

Delegaţi ID_Delegat, Delegat, SerieBI, NrBI, Eliberat, CNP, MijlDeTransp,

NrMijlDeTransp

Comenzi ID_Comanda, Data, ID_Tert, ID_Agent, ValoareFaraTVA, TVA,

Suma, Facturata, Data Scadenta

Documente ID_Document, Data, Numar, Serie, ID_Tert, ID_TipDocument,

ID_Agent, Observatie, ID_Delegat, DataFactuare, Ora Facturare,

ValoareFaraTVA, TVA, Suma, RestPlata, Data Scadenta

Tip documente ID_TipDocument, DenumireDocument, TipDocument, Contor, Serie,

Observatie

Linii comenzi ID_Miscare, ID_Comanda, ID_Grupa, ID_Produs, Pret, RabatProdus,

PretReal, Cantitate

Mişcări stocuri ID_Miscare, ID_Document, ID_Grupa, ID_Produs, NumarIntern, Pret,

Rabat Produs, PretReal, Cantitate, Tip

Mişcări plăţi ID_MiscarePlata, Suma, ID_Document, ID_RefDoc

Nomenclator produse ID_Produs, DenumireProdus, DescriereProdus, ID_Grupa, Imagine,

UM, PretIntrare, PretVanzare, Adaos, StocFinal, StocLimita

Grupe produse ID_Grupa, Grupa, Descriere, Imagine Grupa

Stocuri ID_Miscare, ID_Produs, Numar, Pret, Cantitate, PVFixat

Fixare preţ vânzare ID_Produs, ID_Grupa, Denumire Produs, Cantitate, Pret Intrare Vechi,

Adaos Vechi, Pret Vanzare Vechi, Pret Intrare Nou, Adaos Nou, Pret

Vanzare Nou

Pagina 63 din 150


Fig. 3.6. Modelul relaţional al datelor

Structurarea datelor în fişiere este o operaţie de definire a structurilor logice, de

descriere a conţinutului informaţional pe articole. Structurarea logică se prezintă ca un şir de

caractere constituit prin concatenarea mai multor elemente informaţionale.

Proiectarea structurilor logice constă în stabilirea elementelor informaţionale care

compun articole ţinându-se seama de conţinutul real al intrărilor informaţionale, de rolul

fiecărui fişier în procesul prelucrării. Structura datelor din fişier implică definirea conţinutului

informaţional al articolelor.

Prin precizarea caracteristicilor logice de utilizare analistul stabileşte caracteristicile

descriptive specifice datelor şi modul lor de existenţă şi utilizare.

Caracteristica logică a elementului informaţional Atribut posibil

Natura datelor Numerică-alfanumerică-alfabetică

Tipul datelor Întreg-real-complex

Precizia datelor Simplă-dublă-extinsă

Mărimea datelor “n” caractere

Factorul de repetitivitate “n” operaţii

Caracteristica principală pe baza căreia se stabileşte formatul articolelor este factorul

de repetitivitate al anumitor elemente informaţionale din structură. Indicatorii de activitate ai

fişierelor sunt obligatoriu de definit şi respectat deoarece nivelul lor este o condiţie esenţială a

realizării următoarelor operaţii:

stabilirea necesarului de suporturi tehnice de date;

estimarea duratelor de exploatare a fişierelor;

planificarea operaţiilor de culegere şi control.

Indicatori pentru fişiere – cei mai reprezentativi indicatori folosiţi pentru gestiunea

datelor a căror nivele maxime trebuie estimate la momentul proiectării logice sunt:

n (numărul de articole estimate în perioadele de vârf din activitate)

ns (numărul de articole şterse la momentul actualizării unui fişier)

na (numărul de articole noi adăugate la momentul actualizării unui fişier)

ne (numărul de articole exploatate la momentul unei prelucrări automate)

nm (numărul de articole modificate la momentul actualizării unui fişier)

Pagina 64 din 150


Un indicator utilizat frecvent pentru caracterizarea stabilităţii în timp, stabilitate

specifică pentru fiecare tip de colecţie în parte este ponderea (m) a articolelor actualizate într-

o perioadă de timp.

Pentru caracterizarea modului de utilizare al articolelor din fişier, în procesul

prelucrării, se poate calcula indicele de utilizare al articolelor din fişier (Iu)

Descrierea structurii colecţiei de tabele din aplicaţia realizată este relevată în figurile

3.7.- 3.19.

Câmp Explicaţie Tip Lungime Zecima

le

1 2 3 4 5

ID_Tert Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Tert Denumirea terţului Text 50 -

Adresa Adresa terţului Text 50 -

Judeţ Judeţul de care aparţine terţul Text 50 -

CodFiscal Codul fiscal al terţului Text 50 -

RegCom Nr. de înreg. la Reg.Com. al terţului Text 50 -

ContBancar Contul Bancar la terţului Text 50 -

Banca Banca cu care lucrează terţul Text 50 -

Telefon Telefonul terţului Text 50 -

Fax Fax-ul terţului Text 50 -

E-mail Adresa de e-mail a terţului Hyperlink - -

Web Web-ul terţului Hyperlink - -

Flags Tipul terţului respectiv client,

furnizor sau client/furnizor (ia

valorile 1,2 şi 3)

Number Long

Integer

0

ZileScadenta Termenul de plată cu care se lucrează

pentru respectivul terţ

Number Long

Integer

0

ID_Agent ID_ul agentului care se ocupă în mod

uzual de terţul respectiv

Number Long

Integer

0

CreditCurent Creditul curent al terţului Number Double 2

Pagina 65 din 150


CreditMaxim Creditul maxim care poate fi acceptat

pentru terţul respectiv

Number Double 2

Fig.3.7. Structura tabelei tbl_Terti


le

1 2 3 4 5

ID_Agent Cheie primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Agent Numele agentului Text 50 -

Zona Zona pe care acţionează Text 50 -

Număr telefon Numărul de telefon al agentului Text 50 -

Comision 1 Valoarea comisionului care se aplică

încasărilor ce nu depăşesc termenul

de încasare 1

Number Double 2

Termen încasare

1

Termenul maxim de încasare pentru

care se aplică comisionul 1

Number Long

Integer

0



de încasare 2

Number Double 2

Termen încasare

2



Number Long

Integer

0



de încasare 3

Number Double 2

Termen încasare

3



Number Long

Integer

0



de încasare 4

Number Double 2

Termen încasare

4



Number Long

Integer

0

Pagina 66 din 150


Fig.3.8. Structura tabelei tbl_Agenti


le

1 2 3 4 5

ID_Delegat Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Delegat Numele delegatului Text 50 -

SerieBI Seria BI a delegatului Text 50 -

NrBI Numărul BI al delegatului Number Long

Integer

0

Eliberat Unitatea emitentă a BI Text 50 -

CNP CNP-ul delegatului Text 13 -

MijlDeTransp Tipul mijlocului de transport folosit

de delegat pentru livrare (exemplu:

auto)

Text 50 -

NrMijlDeTransp Numărul mijlocului de transport

folosit de delegat pentru livrare

Text 50 -

Fig.3.9. Structura tabelei tbl_Delegati


le

1 2 3 4 5

ID_Comanda Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Data Data comenzii Date/Time - -

ID_Tert ID-ul terţului de la care s-a luat

comanda de marfă

Number Long

Integer

0

ID_Agent ID-ul agentului care a luat comanda Number Long

Integer

0

ValoareFaraTVA Valoarea fără TVA a comenzii Number Double 2

Pagina 67 din 150


TVA Valoarea TVA-ului Number Double 2

Suma Suma totală a comenzii Number Double 2

Facturata Yes în cazul în care comanda s-a

facturat şi No în caz contrar

Yes/No - -

Data Scadenta Data la care terţul se obligă să achite

marfa ce i se va livra

Date/Time - -

Fig.3.10. Structura tabelei tbl_Comenzi


le

1 2 3 4 5

ID_Document Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Data Data documentului Date/Time - -

Număr Numărul intern al documentului Number Long

Integer

0

Serie Seria documentului Number Long

Integer

0

ID_Tert ID-ul terţului pentru care s-a întocmit

documentul

Number Long

Integer

0

ID_TipDocument ID-ul tipului de document

corespunzător

Number Long

Integer

0

ID_Agent ID_ul agentului care a mediatizat

vânzarea sau încasarea (dacă este

cazul)

Number Long

Integer

0

Observatie Observaţia ce apare pe document Text 255 -

ID_Delegat ID_ul delegatului ce face livrarea

(dacă este cazul)

Number Long

Integer

0

DataFacturare Data în care se emite factura (doar

pentru facturi)

Date/Time - -

OraFacturare Ora la care se emite factura (doar

pentru facturi)

Date/Time - -

Pagina 68 din 150


ValoareFaraTVA Valoarea fără TVA a documentului

(dacă este cazul)

Number Double 2

TVA Valoarea TVA-ului (dacă este cazul) Number Double 2

Suma Valoarea totală a documentului Number Double 2

RestPlata Restul de Plată (doar pentru facturi şi

NIR-uri)

Number Double 2

DataScadenta Data la care clientul se obligă să

achite marfa livrată (pentru facturi) şi

cea la care firma trebuie să achite

marfa recepţionată (pentru NIR-uri)

Date/Time - -

Fig.3.11. Structura tabelei tbl_Documente


le

1 2 3 4 5

ID_Miscare Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

ID_Grupa ID-ul grupei de care aparţine

produsul din cuprinsul comenzii

Number Long

Integer

0

ID_Produs ID-ul produsului din cuprinsul

comenzii

Number Long

Integer

0

Pret Preţul de vânzare al produsului Number Double 2

RabatProdus Rabatul aplicat asupra preţului de

vânzare al produsului

Number Double 2

PretReal Preţul real de vânzare al produsului Number Double 2

Cantitate Cantitatea comandată din produsul

respectiv

Number Long

Integer

0

ID_Comanda ID-ul comenzii din cuprinsul căreia

face parte linia respectivă

Number Long

Integer

0

Fig.3.12. Structura tabelei tbl_LiniiComenzi

Pagina 69 din 150



le

1 2 3 4 5

ID_Miscare Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-


produsul din cuprinsul documentului

Number Long

Integer

0

ID_Produs ID-ul produsului din cuprinsul

documentului

Number Long

Integer

0

Numar Intern Numărul intern al documentului de

intrare/ieşire

Number Long

Integer

0

Pret Preţul de intrare/vânzare al

produsului

Number Double 2

RabatProdus Rabatul aplicat asupra preţului de

intrare/vânzare al produsului

Number Double 2

PreţReal Preţul real de intrare/vânzare al

produsului

Number Double 2

Cantitate Cantitatea intrată/ieşită din produsul

respectiv

Number Long

Integer

0

ID_Document ID-ul documentului din cuprinsul

căruia face parte linia respectivă

Number Long

Integer

0

Tip Yes pentru intrări şi No pentru ieşiri Yes/No - -

Fig.3.13. Structura tabelei tbl_MiscariStocuri


le

1 2 3 4 5

ID_MiscarePlata Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Suma Suma ce a creat obligaţie de plată

sau un drept de creanţă sau care a

şters o obligaţie de plată sau un

Number Double 2

Pagina 70 din 150


drept de creanţă

ID_Document ID-ul documentului ce a creat

obligaţie de plată sau un drept de

creanţă sau care a şters o obligaţie

de plată sau un drept de creanţă

Number Long

Integer

0

ID_RefDoc ID-ul documentului la care se

referă plata sau încasarea

Number Long

Integer

0

Fig.3.14. Structura tabelei tbl_MiscariPlati


le

1 2 3 4 5

ID_TipDocument Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

DenumireDocumen

t

Denumirea documentului Text 50 -

TipDocument Tipul documentului (FC, NIR, etc.) Text 50 -

Contor Numărul intern al documentului Number Long

Integer

0

Observatie Observaţia uzuală pentru

respectivul tip de document

Text 255 -

Serie Seria documentului Number Long

Integer

0

Fig.3.15. Structura tabelei tbl_TipDocumente


le

1 2 3 4 5

ID_Produs Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

DenumireProdus Denumirea produsului Text 50 -

Pagina 71 din 150


DescriereProdus Descrierea produsului Text 50


produsul

Number Long

Integer

0

Imagine Imaginea produsului OLE Object - -

UM Unitatea de măsură a produsului Text 50 -

PretIntrare Ultimul preţ de intrare al

produsului

Number Double 2

PretVanzare Ultimul preţ de vânzare al

produsului

Number Double 2

Adaos Ultimul adaos practicat Number Double 2

StocFinal Stocul actual (produsele sunt

grupate indiferent de intrare, apar si

cele cu stoc 0)

Number Long

Integer

0

StocLimita Stocul limită al produsului Number Long

Integer

0

Fig.3.16. Structura tabelei tbl_NomenclatorProduse


le

1 2 3 4 5

ID_Grupa Cheia primară a tabelei AutoNumbe

r

Long

Integer

-

Grupa Denumirea grupei Text 50 -

Descriere Descrierea grupei Text 153

Imagine Grupa Imaginea grupei OLE Object - -

Fig.3.17. Structura tabelei tbl_GrupeProduse


le

1 2 3 4 5

ID_Produs ID-ul produsului căruia i se fixează

preţul de vânzare

Number Long

Integer

0

Pagina 72 din 150


DenumireProdus Denumirea produsului căruia i se

fixează preţul de vânzare

Text 50 -

Cantitate Cantitatea pentru care se fixează

preţul de vânzare

Number Long

Integer

0

PretIntrareVechi Preţul de intrare anterior Number Double 2

AdaosVechi Adaosul anterior Number Double 2

PretVanzareVechi Preţul de vânzare anterior Number Double 2

PretIntrareNou Preţul de intrare actual Number Double 2

AdaosNou Adaosul actual Number Double 2

PretVanzareNou Preţul de vânzare actual Number Double 2


produsul căruia i se fixează preţul

de vânzare

Number Long

Integer

0

Fig.3.18. Structura tabelei tbl_FixarePretVanzare

Câmp Explicaţie Tip Lungime Zecimal

e

1 2 3 4 5

ID_Mişcare ID-ul mişcării conform

căreia a intrat produsul

Number Long Integer 0

ID_Produs ID-ul produsului intrat Number Long Integer 0

Numar Numărul intern al

documentului de intrare


Preţ Preţul de intrare al

produsului

Number Double 2

Cantitate Cantitatea intrată în funcţie

de achiziţie


PVFixat Yes în cazul în care i s-a

fixat preţul de vânzare şi No

în caz contrar

Yes/No - -

Fig.3.19. Structura tabelei tbl_Stocuri

Pagina 73 din 150


3.2.3. Nivelul fizic (modelul fizic)

Modelul fizic al datelor, rezultat în urma proiectării fizice, este invizibil utilizatorilor.

El specifică modul de stocare fizică şi accesare a datelor, utilizând facilităţile oferite de un

anumit SGBD. De exemplu, date din tabele diferite pot fi stocate fizic împreună pentru a

putea fi transferate în memoria calculatorului printr-o singură operaţiune. Luarea în

considerare a acestor aspecte implică „alterarea” modelului logic (adică a modelului

relaţional pur), presupunând uneori prejudicierea aspectelor calitative amintite anterior.

Soluţia ideală ar presupune obţinerea performanţelor cerute în condiţiile păstrării aspectelor

calitative ale modelului logic.

Obiectivul principal al proiectării fizice constă în optimizarea performanţelor bazei de

date în ce priveşte stocarea fizică şi accesul la date. În unele situaţii timpii de acces ceruţi pot

fi obţinuţi prin intermediul indecşilor însă, de multe ori este necesară modificarea structurii

logice a datelor prin procesul denormalizării. Dacă la proiectarea schemei logice s-a urmărit

prezervarea integrităţii datelor prin procesul de normalizare, acum poate deveni necesară

introducerea unui anumit nivel de redundanţă a datelor sau introducerii în schema bazei de

date a câmpurilor calculate. Principala provocare constă în găsirea compromisului optim între

uşurinţa păstrării integrităţii datelor şi performanţele bazei de date. Denormalizarea implică

selectarea proceselor dominante (interogare şi actualizare a datelor) pe baza frecvenţei,

volumului de date şi priorităţii acestora, evaluarea costurilor totale ale operaţiunilor de

actualizare, interogare şi stocare a datelor, precum şi evaluarea efectelor determinate de

pierderea integrităţii datelor.

De asemenea, la proiectarea fizică vor fi luate în considerare şi facilităţile oferite de

SGBD-ul ales. Diferenţele dintre diferite SGBD-uri se referă adesea la tipurile de date

suportate, reprezentarea sau nu a relaţiilor dintre clase şi subclase, implementarea relaţiilor

recursive.

Prin urmare, schema logică a bazei de date poate diferi, mai mult sau mai puţin, de

schema fizică a bazei de date.

Structura bazei de date reprezintă un model al datelor exprimat în concepte specifice

unui anumit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD), lucru ce face ca proiectarea bazei

de date să reprezinte transpunerea modelelor conceptuale în termenii unui model al datelor

suportat de un anumit tip de SGBD, model ierarhic, reţea, relaţional, funcţional.

Pagina 74 din 150


Determinarea legăturilor dintre colecţiile de date şi a modului de reprezentare a

acestora se realizează pe baza legăturilor naturale dintre obiectele descrise cu ajutorul

entităţilor identificate. Presupunem entităţile “gestiuni” şi “materiale”, relaţiile dintre entităţi

pot fi de 3 tipuri:

Relaţii de tipul unu la unu – atunci când într-o gestiune se poate afla un singur

material iar un material aparţine unei singure gestiuni;

Relaţii de tipul unu la mulţi – atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai

multe materiale, iar un material aparţine unei singure gestiuni.

Relaţii de tipul mulţi la multi – atunci când într-o gestiune se pot afla unul sau mai

multe materiale, iar un material poate aparţine uneia sau mai multor gestiuni.

Pentru entităţile gestiuni şi materiale, pot exista gestiuni care nu deţin nici un

material, reprezentând gestiunile de produse finite dar nu poate exista un material care să nu

aparţină nici unei gestiuni.

În această etapă a proiectării sistemului informatic adecvat firmei de distribuţie, au

fost transformate relaţiile de bază identificate în modelul logic având în vedere caracteristicile

SGBD-ului utilizat şi s-a întocmit documentaţia referitoare la proiectarea relaţiilor de bază

pentru respectivul SGBD.

SGBD-ul utilizat este MS Access care permite crearea de tabele, formulare, rapoarte

şi interogări pentru aplicaţii BD personalizate, rulate pe un singur calculator sau într-o reţea

de calculatoare cu utilizatori multipli.

Tabelele corespunzătoare modelului relaţional din Microsoft Access sunt prezentate

în figura 3.20.

Pagina 75 din 150


Fig. 3.20. Modelul fizic al datelor

3.3. Proiectarea formularelor

Într-o bază de date se păstrează structurat sub formă de tabele un mare volum de

informaţie. Prin programe se asigură crearea şi actualizarea înregistrărilor din tabele folosind

proceduri activitate prin comenzi procedurale, prin meniuri sau prin interfeţe grafice.

Interfaţa grafică, este un termen cu înţeles larg care se referă la toate tipurile de

comunicare vizuală între un program şi utilizatorii săi. Interfaţa cu utilizatorul se referă nu

numai la ceea ce utilizatorul vede pe ecran ci la toate mecanismele de comunicare între acesta

şi program. Interfaţa pentru utilizator este poate cea mai importantă parte a aplicaţiei

deoarece este cea care se vede cel mai mult. Pentru utilizatori, interfaţa este aplicaţia însăşi,

Pagina 76 din 150


unii nefiind nici măcar conştienţi de codul care este executat în spatele interfeţei. Nu are

importanţă cât de mult timp şi efort este consumat pentru scrierea şi optimizarea codului,

fiabilitatea aplicaţiei stă în interfaţă.

Interfaţa principală între utilizator şi o aplicaţie este reprezentată de către formulare,

acestea fiind machete (ferestre) folosite în scopul adăugării, modificării, ştergerii sau

consultării datelor în/din tabelele bazei de date. Introducerea datelor direct într-un tabel

prezintă un dezavantaj în cadrul unor baze de date cu multe câmpuri deoarece introducerea

datelor ar deveni mult mai complexă şi urmărirea înregistrărilor din câmpuri ar deveni mult

mai dificilă. Folosirea formularelor uşurează mult munca şi ajută la o mai mare flexibilitate în

gestionarea datelor.

Utilizarea formularelor prezintă următoarele avantaje:

Interfaţă prietenoasă - realizată cu ajutorul diferitelor controale;

Posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul

tabelelor;

Posibilitatea actualizării mai multor tabele printr-un singur formular.

În cadrul unei aplicaţii, formularele pot îndeplini mai multe funcţii:

Afişarea şi editarea datelor. Aceasta este cea mai des întâlnită formă de utilizare a

formularului. De fapt, formularul permite afişarea datelor în forma dorită de proiectantul

aplicaţiei. De asemenea, datele afişate în cadrul formularelor pot fi modificate sau şterse.

Controlul operaţiilor realizate de aplicaţie. Se pot proiecta formulare care, împreună

cu anumite comenzi sau coduri, să realizeze afişarea automată a anumitor date sau executarea

automată a unui şir de operaţii cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.

Introducerea de date

Afişarea de mesaje. Formularele pot afişa informaţii privind modul în care aplicaţia

poate fi utilizată sau despre operaţiile ce urmează a fi executate.

Tipărirea informaţiilor. Chiar dacă mai rar, formularele pot fi totuşi folosite şi pentru

tipărirea de informaţii la imprimantă.

Pagina 77 din 150


În principiu, crearea unui formular presupune următoarele lucruri:

Crearea unei suprafeţe de afişare (cum ar fi o fereastră) pe care vor fi aşezate

obiectele grafice care servesc la comunicarea cu utilizatorul (butoane, controale de editare,

texte, etc.);

Crearea şi aşezarea obiectelor grafice pe suprafaţa de afişare în poziţiile

corespunzătoare;

Definirea unor acţiuni care trebuie să se execute în momentul în care utilizatorul

interacţionează cu obiectele grafice ale aplicaţiei;

"Ascultarea" evenimentelor generate de obiecte în momentul interacţiunii cu

utilizatorul şi executarea acţiunilor corespunzătoare aşa cum au fost ele definite. Deoarece

interfaţa grafică serveşte interacţiunii cu utilizatorul, de cele mai multe ori programul trebuie

să facă o anumită prelucrare în momentul în care utilizatorul a efectuat o acţiune şi, prin

urmare, obiectele grafice trebuie să genereze evenimente în funcţie de acţiunea pe care au

suferit-o (acţiune transmisă de la tastatura, mouse, etc.).

În faza de proiectare a interfeţelor s-au identificat principalele formulare care sunt

necesare pentru sistemul informatic pentru activitatea de distribuţie astfel încât utilizatorii să

poată folosi cu uşurinţă opţiunile aplicaţiei. În figurile 3.21. - 3.32. sunt prezentate

principalele formulare ale aplicaţiei cu informaţiile pe care acestea trebuie să le conţină, în

funcţie de cerinţele utilizatorului final.

Fig. 3.21. Structura formularului de actualizare a agenţilor

Fig. 3.22. Structura formularului de actualizare a delegaţilor

Pagina 78 din 150

Denumirea agentului

Numărul de telefon al acestuia

Valoarea procentuală a comisionului1

Zona pe care activează

Termenul maxim de încasare1

Valoarea procentuală a comisionului2 Termenul maxim de încasare2



Denumirea delegatului

Seria şi numărul de buletin

Codul numeric personal

Unitatea care a eliberat actul de identitate

Mijlocul de transport Numărul mijlocului de transport

Terţ

Adresă Judeţ Cod Fiscal Nr.înreg. la Reg.Com

Cont bancar Banca Telefon Fax

Email Web Zile scadenţă Agent

Credit curent Credit maxim Tipul terţului (client, furnizor, client/furnizor)


Fig. 3.23. Structura formularului de actualizare a terţului

Fig. 3.24. Structura formularului de actualizare a documentelor

Fig. 3.25. Structura formularului de actualizare a grupelor de produse

Fig. 3.26. Structura formularului de actualizare a produselor

Fig. 3.27. Structura formularului de înregistrare a Nir-urilor

Fig. 3.28. Structura formularului de înregistrare a comenzilor

Fig. 3.29. Structura formularului de înregistrare a facturilor

Fig. 3.30. Structura formularului de înregistrare a încasărilor

Fig. 3.31. Structura formularului de înregistrare a plăţilor

Pagina 79 din 150

Denumirea grupei

Descrierea grupei

Imaginea grupei

Tipul documentului

Numărul intern

Denumirea documentului

Seria Observaţia

Denumirea produsului

Descrierea produsului

Grupa de care aparţine

Imaginea produsului

Unitatea de măsură Stocul limităClientul

Vizualizarea imaginilor produselor şi a caracteristicilor acestora pentru a putea fi ofertate de către agenţi direct din opţiunea Comenzi

Cuprinsul comenzii:Denumirea produselor comandate | Cantitatea comandată | Preţul | Rabatul | Valoarea fără TVA | TVA

Agentul Data comenzii Data scadentă

Valoarea fără TVA a comenzii

Valoarea TVA - ului

Valoarea totală a comenzii

Furnizorul

Cuprinsul Nir-ului:Denumirea produselor primite | Cantitatea primită | Preţul | Rabatul | Valoarea fără TVA | TVA

Data Nir-ului Data scadentă

Valoarea fără TVA a Nir-ului

Valoarea TVA - ului

Valoarea totală a Nir-ului

Numărul Intern al Nir-ului Seria documentului însoţitor

Clientul

Cuprinsul facturii:Denumirea produselor vândute | Cantitatea vândută | Preţul | Rabatul | Valoarea fără TVA | TVA

Agentul Data facturii Data scadentă

Valoarea fără TVA a facturii

Valoarea TVA - ului

Valoarea totală a facturii

Numărul facturii

Seria facturii

Delegatul Data şi ora facturării

Observaţia ce trebuie să apară în cuprinsul facturii

Numărul comenzii în cazul în care a fost înregistrată anterior

Clientul

Cuprinsul documentului de încasare:Numărul şi seria facturilor din care s-a încasat | Data facturii încasate | Valoarea facturii | Restul de încasat | Suma încasată

Agentul Data încasării

Valoarea documentului de încasare

Numărul doc. de încasare

Seria documentului de încasare

Tipul încasării(casă / bancă)

Furnizorul

Cuprinsul documentului de plată:Numărul şi seria facturilor din care s-a plătit | Data facturii plătite | Valoarea facturii | Restul de plată | Suma achitată

Data plăţii

Valoarea documentului de plată

Numărul doc. de plată Seria documentului de plată

Tipul plăţii(casă / bancă)


Fig. 3.32. Structura formularului de fixare / schimbare a preţurilor

În afara formularelor prezentate, aplicaţia necesită şi folosirea altor formulare cu

ajutorul cărora vor fi introduşi parametrii de filtrare utilizaţi pentru afişarea anumitor date în

rapoarte.

3.4. Proiectarea rapoartelor

Rapoartele sunt produse finale ale aplicaţiilor cu baze de date. Ele sunt obiecte ce se

folosesc la afişarea/tipărirea datelor din tabele sau interogări. Spre deosebire de formulare,

datele aflate în rapoarte nu sunt editabile.

Cele mai multe rapoarte au o formă excelentă de prezentare, când se apelează la

instrumentele grafice. Cantităţi mari de date pot fi condensate în câteva pagini de rapoarte

grafice, ce pot fi mult mai uşor interpretate decât rapoartele cu coloane. Pachetele de

programe moderne au o multitudine de facilităţi de lucru în mod grafic.

Rapoartele pot fi clasificate după mai multe criterii:

După sursa de date:

Rapoarte legate – conţin date furnizate de o tabelă sau o interogare;

Rapoarte nelegate – nu sunt ataşate unor surse de date şi sunt, de obicei, folosite drept

containere pentru subrapoarte construite pe tabele/interogări între care nu au fost definite

relaţii;

După forma de afişare:

Rapoarte de tip Columnar – afişează datele unei înregistrări pe o singură coloană;

Rapoarte de tip Tabular – afişează fiecare câmp în coloană distinctă;

Rapoarte de tip Chart – conţin diferite tipuri de grafice (2D, 3D)

În funcţie de momentul elaborării rapoartelor:

Pagina 80 din 150

Denumirea produselor pentru care se fixează sau schimbă preţul

Cantitatea pentru care se fixează / schimbă preţul de vânzare

Preţul de intrare vechi Adaosul vechi Preţul de vânzare vechi

Preţul de intrarenou

Adaosul nou Preţul de vânzarenou


Rapoarte programate (la termen) – au un conţinut predeterminat şi formatul lor este

dinainte stabilit; aici se încadrează rapoartele realizate lunar pentru fiecare compartiment,

analizele săptămânale ale vânzărilor, precum şi dările de seamă financiar-contabile.

Rapoarte de analiză neprogramate cu rol special – deseori numite şi rapoarte ad-hoc,

nu au conţinutul şi forma dinainte stabilite şi nu sunt realizate conform unor programări

anterioare. Ele sunt elaborate ca răspuns la întrebările managerilor privind anumite probleme

de planificare managerială.

Rapoartele declanşate de excepţii. Au un conţinut predeterminat şi un format anume,

dar sunt elaborate numai când sunt realizate unele condiţii de excepţie (depăşirea costurilor,

stocuri supradimensionate, etc.).

Rapoartele la cerere - au conţinut şi formă predeterminate dar sunt elaborate numai ca

răspuns la cererea managerilor sau a altor angajaţi. Atât rapoartele declanşate de excepţii, cât

şi cele la cerere explică puterea sistemelor bazate pe calculatoare de a fi deosebit de eficiente

în procesul conducerii.

Principalele asemănări între formulare şi rapoarte sunt:

Controalele disponibile la proiectarea rapoartelor sunt aceleaşi cu cele folosite la

crearea formularelor.

Subrapoartele pot fi definite în acelaşi mod în care sunt definite subformularele.

Principalele deosebiri între formulare şi rapoarte:

Rapoartele sunt destinate numai afişării sau tipăririi datelor, deci datele conţinute de

acestea nu pot fi editate.

Chiar dacă suportă aceleaşi controale ca şi formularele, trebuie precizat că nu toate

controalele vor fi funcţionale.

Proprietăţile de Event nu sunt disponibile pentru controale, ci numai pentru rapoarte şi

secţiunile acestora.

În această etapă a proiectării au fost identificate principalele rapoarte pe care aplicaţia

trebuie să le conţină astfel încât datele de ieşire să poată fi prezentate într-un format atrăgător.

În figurile 3.33. - 3.40. sunt prezentate principalele rapoarte ale aplicaţiei cu informaţiile pe

care acestea trebuie să le conţină, în funcţie de cerinţele utilizatorului final.

Pagina 81 din 150


Nr.

Crt.

Terţ Data Data

scadentă

Număr

intern

Serie

doc.

Suma Sold

1. Liavi SRL 19/08/2006 26/08/2006 443 255669 236.50 136.50

Valoarea

totală a

sumelor

scadente

Valoarea

totală a

soldurilor

Fig. 3.33. Structura raportului „Scadenţier Recepţii”

Nr.

Crt.

Terţ Data Data

scadentă

Număr

intern

Serie

doc.

Suma Sold Agent

1. Liavi

SRL

19/08/2006 26/08/200

6

443 2556699 236.50 136.50 Bz.

Total

Suma

Total

Sold

Fig. 3.34. Structura raportului „Scadenţier Facturi”

Nr.

Crt.

Grupa Denumire

produs

UM Preţ

intrare

Stoc

final

Stoc

limită

Suprastoc Necesar

Cant. Val. Cant. Val.

1. Bureţi Mop XXL Buc 1.56 12 42 0 0.00 24 37.44

Total Valoare

totală

Valoar

e

totală

Fig. 3.35. Structura raportului „Necesar Aprovizionare”

Nr. Grupa Denumire UM Stoc Preţ vânzare Preţ vânzare Valoare Valoare

Pagina 82 din 150


Crt. produs fără TVA cu TVA fără TVA cu TVA

1. Henkel Pur 500

ml

Buc 5 2.56 3.05 12.8 15.25

Total Valoarea

totală

Valoare

totală

Fig. 3.36. Structura raportului „Lista Inventar”

Nr

.

Cr

t

Factura sau documentul

înlocuitor legal aprobat

Tota

l

fact.

cu

TV

A

Neimpozabile Exp

ort

(TV

A

cota

0)

Vânzări

Da

ta

Nu

mar

Cumpărător Tota

l

Din care

scutite

Cota 0 Cota 19%

Den

u-

mire

a

Cod

fisca

l

cu

dedu

-

cere

fără

dedu

-

cere

Baza

de

impo-

zitare

Valo

a-

rea

TV

A

Baza

de

impo-

zitare

Valo

a-

rea

TV

A

1. 10/

08/

06

432

562

1

Liav

i

R19

422

2

185.

64

0 0 0 0 0 0 156.0

0

29.6

4

Tota

l

Fig. 3.37. Structura raportului „Jurnal pentru Vanzari”

Nr.

Crt.

Factura sau documentul

înlocuitor legal aprobat

Total

fact.

Cu

TVA

Nei

m-

poza

-bile

Cumpărări Import cu

certificat de

amânareData Num

ar

Cota 0 Cota 19%

Denu

-

mire

Cod

fiscal

Baza

de

impo

Valo

a-rea

TVA

Baza

de

impo

Valo

a-rea

TVA

Baza

de

impo

Valo

a-rea

TVA

Pagina 83 din 150


a -

zitar

e

-

zitar

e

-

zitar

e

Total

Fig. 3.38. Structura raportului „Jurnal pentru Cumpărări”

Nr.

Crt.

Data Tip Document Număr Serie Suma

debitoare

Suma

Creditoare

1. 03/07/2006 NIR 416 PH 350.00 0.00

Total: Valoarea

totală a

sumelor

debitoare

Valoarea

totală a

sumelor

creditoare

Fig. 3.39. Structura raportului „Fişă furnizor”

Nr.

Crt.

Data Tip

Document

Număr Serie Suma

debitoare

Suma

creditoare

1. 20/07/2006 FC 21 4325604 1768.46 0.00

Total: Valoarea

totală a

sumelor

debitoare

Valoarea

totală a

sumelor

creditoare

Fig. 3.40. Structura raportului „Fişă client”

Nr.

Crt.

Data Tert Număr

intern

Serie

doc.

Valoare

fără TVA

TVA Suma Agent

1. 09/08/2006 Liavi SRL 38 4235566 125.50 23.84 149.34 DB.

Pagina 84 din 150


Total Valoarea

totală fără

TVA

Valoa

-rea

TVA

Suma

totală

Fig. 3.41. Structura raportului „Centralizator Documente”

Nr.

Crt.

Terţ Grupa Denumire

produs

Data Nu

măr

doc.

Serie

doc.

Canti-

tate

Preţ Valoare Agent

1. Liav

i

Henkel Pur 500

ml

10/08/20

06

38 32562

1

10 15.6

0

156.00 DB.

Tota

l

Valoarea

totală a

vânzărilo

r

Fig. 3.42. Structura raportului „Centralizator Vânzări”

Nr.

Crt.

Terţ Grupa Denumire

Produs

Data Număr

doc.

Serie

doc.

Canti-

tate

Preţ Valoa-

re

1. TDG Henkel Silan 500ml 03/07/200

6

416 452233 12 4.00 48.00

Total Valoar

e totală

Fig. 3.43. Structura raportului „Centralizator Cumpărări”

Agent Vânzare Încasare

Necunoscut 334.98 250.00

Total Valoarea totală a vânzărilor Valoarea totală a încasărilor

Pagina 85 din 150


Fig. 3.44. Structura raportului „Top Agenţi”

Grupa Denumire produs Număr clienţi Cantitate Valoare

Henkel Silan Balsam 500 ml 3 612 62356.20

Total Numărul total de

bucăţi vândute

Valoarea totală a

produselor

vândute

Fig. 3.45. Structura raportului „Top Produse”

Numele agentului Termene de

încasare

Procent

comision

Încasări Comision

Bondarenco Răzvan 30 1.50 % 50.00 0.75

21 2.00 % 0.00 0.00

14 2.50 % 0.00 0.00

8 3.00 % 0.00 0.00

Total 50.00 0.75

Fig. 3.46. Structura raportului „Comision Agenţi”

4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC ŞI REZULTATELE

OBŢINUTE

4.1. Implementarea utilizând MS-Access

Pentru arhitectura datelor nivelul de implementare se referă de fapt la limbajul de

definire utilizat pentru a construi baza de date. Pentru multe din componentele tehnice,

implementarea se exprimă în metadate, o specificaţie de extragere sau un set de parametri

pentru instrumentul de interogare. Deci implementarea bazelor de date şi a aplicaţiilor constă

în realizarea fizică a proiectelor acestora folosind diverse limbaje. Astfel, sistemul informatic

Pagina 86 din 150


este implementat folosind sistemul de gestiune al bazelor de date MS Access, limbajul

structurat pentru interogarea bazelor de date relaţionale SQL şi limbajul orientat pe obiecte şi

pe evenimente VBA.

MS-Access

Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relaţionale pentru Microsoft

Office care funcţionează sub sistemul de operare Windows. Din punct de vedere al

creatorului soft realizarea sistemelor informatice este relativ facilă. Modelul relaţional al

datelor este obţinut rapid prin aplicarea regulilor de trecere la modelele semantice.

Utilizarea datelor stocate într-un singur fişier (MDB) asigură o „lipsă” de redundanţă

a tabelelor simultan cu integritatea şi accesibilitatea datelor.

Schema bazei de date este constituită din colecţiile de tabele şi poate fi exploatată prin

manipularea interogărilor. Baza acestor interogări o constituie limbajul standard SQL

(Structured Query Language).

Sistemul Access se bazează pe un sistem relaţional definit ca un ansamblu format din

structura relaţională a datelor şi mulţimea operatorilor relaţionali.

Prin folosirea limbajului de programare Visual Basic pentru aplicaţii (VBA) şi prin

adăugarea bibliotecilor legate dinamic (DLL), este posibilă scrierea unor aplicaţii care

comunică cu sistemul de gestiune a bazelor de date, trimiţând comenzi scrise în limbajul de

manipulare a datelor. Sistemul Access are facilitatea de a exporta structuri de tabele, definiţii

de interogări, formulare, rapoarte şi module. De asemenea, poate să scrie direct în baza de

date FoxPro, dBASE, Paradox sau în foile de calcul de tip Lotus 1-2-3 sau Excel. De

asemenea, acest sistem poate manipula şi date externe fie prin importul lor direct, fie prin

crearea unei legături la baza de date externă, datele rămânând în fişierele lor originale.

Construirea sistemelor informatice care modelează situaţii reale face ca cerinţa

componentelor standard care pot fi reutilizate, să crească. Pentru a răspunde acestor cerinţe,

utilizatorii Access au posibilitatea de a defini obiecte, entităţi cu identitate proprie, care

respectă tehnicile orientării pe obiecte. Astfel, acest sistem lucrează cu colecţii de obiecte.

Interfaţa Access permite monitorizarea modului de proiectare al câmpurilor, tabelelor

şi de exprimare a relaţiilor care formează structura unei baze de date. Prin intermediul

formularelor, interogărilor şi rapoartelor se uşurează operaţiile de extragere a datelor. Se va

dezvolta ulterior interfaţa utilizator, aprofundând proprietăţile şi evenimentele controalelor,

formelor şi rapoartelor.

Pagina 87 din 150


În cazul în care beneficiarul solicită activitatea simultană a mai multor utilizatori

asupra bazei de date, existând în structura organizatorică staţii de lucru conectate permanent,

Access reprezintă o alegere corectă datorită acceptării duplicării bazei de date şi sincronizării

acesteia. Prin filtrare şi sortare se permite ca setul curent de înregistrări să fie limitat.

Access permite răspunsul rapid la o întrebare formulată bazei de date. În momentul în

care se porneşte la construcţia unei interogări trebuie să existe o viziune de ansamblu asupra

datelor dorite a se regăsi exprimate prin câmpuri, tabele, criteriile de selecţie şi eventual

ordinea de sortare. Construirea unei interogări în Access reprezintă un proces simplu şi rapid

de aşezare a tabelelor şi a câmpurilor necesare pe o grilă (Query by Example) care reprezintă

o modalitate facilă de regăsire a datelor.

Deoarece transferarea datelor din baza de date se poate cere în regim text, fiecare rând

este considerat ca fiind o înregistrare iar caracterele care delimitează sunt virgula sau

marcajele tabulare.

VBA

Limbajul VBA (în unele lucrări fiind descris precum Visual Basic pentru Aplicaţii iar

în altele precum Visual Basic pentru Access) este un limbaj orientat pe obiecte şi pe

evenimente. Aşa cum se ştie, limbajul VBA este instrumentul de programare pentru

aplicaţiile informatice dezvoltate cu ajutorul pachetului Office. Obiectele Access se

caracterizează prin metode şi proprietăţi. Cu ajutorul metodelor se acţionează asupra stării

unui obiect, iar proprietăţile indică starea acestuia.

Modulele din Access sunt obiecte ale bazei de date care permit scrierea de rutine în

limbajul VBA. Acestea pot fi constituite din: declaraţii de variabile, tipuri de date utilizator,

proceduri şi/sau funcţii, etc.

VBA este mult mai puternic decât AccessBasic, îşi face simţite facilităţile oferite

dezvoltatorului software dar şi utilizatorului.

Programatorului îi sunt oferite noi tipuri de date, posibilităţi de compilare

condiţionată, operaţii OLE extinse. VBA permite ca tipurile definite de utilizator să cuprindă

la rândul lor alte categorii (standard sau definite explicit) şi ca datele returnate prin răspuns al

funcţiilor să fie corespunzătoare acestor tipuri. Prin utilizarea tabloului de parametrii

(ParamArray) dezvoltatorul poate realiza funcţii cu argumente opţionale, funcţii cu un număr

variabil de argumente opţionale.

Supravegherea execuţiei în faza de testare este posibilă prin fereastra Watch existând

posibilităţi de anulare a comenzilor anterioare pe mai multe niveluri, reliefarea cuvintelor

Pagina 88 din 150


cheie prin selecţia culorilor, precum şi introducerea comentariilor, extrem de utile în

momentul depanării şi dezvoltării soft.

Avantajul VBA oferit beneficiarului de sistem rezultă din cerinţele moderate hard şi

implicit costul echipamentelor. Cu un efort minimal persoanele cu sarcini de exploatare pot

interveni pentru personalizarea, modernizarea sistemului datorită programelor de asistenţă

disponibile implicit. Cu siguranţă vor apare disensiuni între proiectant, executant al

sistemului şi beneficiar. În acest moment suita de avantaje oferite beneficiarului se exprimă

pe poziţia ”programatorului” ca puncte conflictuale.

SQL

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS-Access acceptă utilizarea limbajului de

interogare SQL (Structured Query Language). Existenţa tehnicii grafice QBE (Query by

Example – interogare prin exemplu) permite proiectarea facilă a unor interogări complexe.

Informaţia definită pe grila QBE va fi automat transformată într-o instrucţiune SQL.

Dialectul Access conţine unele particularităţi în raport cu standardul ANSI SQL, fiind

conceput mai mult pentru crearea interogărilor de selecţie.

SQL este unul dintre cele mai puternice limbaje structurate pentru interogarea bazelor

de date relaţionale. Acesta a devenit chiar un standard pentru o gamă din ce în ce mai largă de

sisteme de gestiune a bazelor de date. Limbajul SQL permite o comunicare complexă şi

rapidă a utilizatorului cu bazele de date, în funcţie de cerinţele şi restricţiile acestuia. Pe lângă

manipularea şi regăsirea datelor, se efectuează şi operaţii complexe privind actualizarea şi

administrarea bazei de date. SQL pune la dispoziţia programatorului sau a administratorului

de baze de date următoarele facilităţi:

Posibilitatea de modificare a structurii bazei de date;

Posibilitatea schimbării valorilor de configurare pentru securitatea sistemului;

Permite stabilirea şi modificarea drepturilor date utilizatorilor asupra bazelor de date

sau a tabelelor;

Permite interogarea unei baze de date;

Oferă facilităţi multiple referitoare la actualizarea conţinutului unei baze de date.

Limbajul SQL este înainte de toate un limbaj neprocedural sau declarativ deoarece

utilizatorul lui descrie numai informaţiile pe care vrea să le obţină în urma interogării, fără a

fi nevoie să stabilească modalităţile de a ajunge la rezultatele dorite. În acelaşi timp, SQL nu

poate fi considerat un limbaj de programare sau unul de sistem ci, mai curând, face parte din

categoria limbajelor de aplicaţii, fiind orientat pe mulţimi. Foarte frecvent, limbajul SQL este

Pagina 89 din 150


utilizat în administrarea bazelor de date client/server, aplicaţia client fiind aceea care

generează instrucţiunile SQL.

Există un anumit grad de standardizare a limbajului SQL, mai multe sisteme de

gestiune a bazelor de date recunoscând principalele instrucţiuni de folosire ale acestuia (de

exemplu: Oracle, Sybase, Access, etc.). Pe plan mondial, standardul în domeniu este

considerat ANSI SQL care are în vedere atât aspectele de definire, interogare, manipulare a

datelor, procesare a tranzacţiilor, cât şi caracteristicile complexe privind integritatea

informaţiilor, cursoarele derulante sau joncţiunile externe. Mulţi producători de sisteme de

gestiune a bazelor de date furnizează propriile extensii ale limbajului SQL, asigurându-şi

astfel exclusivitatea.

Se cunosc în literatura de specialitate trei metode de bază privind implementarea

limbajului SQL şi anume: cea prin apelare directă (Direct Invocation), cea modulară (Modul

Language) şi, în sfârşit, cea de tip încapsulat (Embedded SQL). Prima metodă constă în

introducerea instrucţiunilor SQL de la prompter, cea de-a doua foloseşte anumite proceduri

apelate de programele aplicaţiei, iar cea de-a treia variantă de implementare are în vedere

instrucţiuni încapsulate în codul de program, fiind de tip static şi dinamic.

Cea mai utilizată formă de SQL este cea încapsulată care presupune că instrucţiunea

SQL este compilată în cadrul aplicaţiei şi nu poate fi modificată în timpul execuţiei

programului.

Instrucţiunile SQL, în funcţie de rolul lor în manipularea datelor şi tranzacţiilor, pot fi

grupate astfel:

instrucţiuni de definire a datelor care permit descrierea structurii bazei de date;

instrucţiuni de manipulare a datelor în sensul adăugării, modificării şi ştergerii

înregistrărilor;

instrucţiuni de selecţie a datelor care permit consultarea bazei de date;

instrucţiuni de procesare a tranzacţiilor care privesc unităţile logice de prelucrare şi

constituie în fapt operaţii multiple de manipulare a datelor;

instrucţiuni de control al cursorului;

instrucţiuni privind controlul accesului la date.

Consider că SQL reprezintă numitorul comun al VBA şi Access acordând prin cumul

avantajele prezentate şi eliminând deficienţele acestora.

În figurile 4.1. - 4.4. sunt prezentate tabelele, interogările, formularele şi rapoartele

stabilite în faza de proiectare şi implementate cu ajutorul SGBD-ului Access 2000. În afara

Pagina 90 din 150


interogărilor prezentate s-au folosit şi alte interogări folosind limbajul SQL inclus în codul

VBA iar acestea apar în Anexa 1 „Listing cod sursă sistem informatic”.

Exemplu de interogare SQL inclusă în codul VBA:

DoCmd.RunSQL "INSERT INTO [tbl_TemporarMiscariStocuri] ( [ID_Grupa],

[ID_Produs], [Pret], [RabatProdus], [PretReal], [Cantitate], [ID_Document], [Tip],

[NumarIntern] )" & _

"SELECT [tbl_LiniiComenzi].[ID_Grupa], [tbl_LiniiComenzi].[ID_Produs],

[tbl_LiniiComenzi].[Pret], [tbl_LiniiComenzi].[RabatProdus], [tbl_LiniiComenzi].[PretReal],

[tbl_LiniiComenzi].[Cantitate]," & Me.ID_Document.Value & " , No, " & Me.Numar.Value

& " " & _

"FROM [tbl_LiniiComenzi]" & _

"WHERE [tbl_LiniiComenzi].[ID_Comanda]= " & Me.Combo115.Value & " "

Fig. 4.1. Tabelele sistemului informatic

Pagina 91 din 150


Fig. 4.2. Interogările sistemului informatic

Fig. 4.3. Formularele sistemului informatic

Pagina 92 din 150


Fig. 4.4. Formularele sistemului informatic

Toate formularele şi rapoartele conţin coduri VBA care sunt prezentate în anexa 1 a

lucrării. În figura 4.5. este prezentat formatul ecranului de introducere a codului VBA.

Pagina 93 din 150


Fig. 4.5. Videoformatul de introducere a codului VBA

4.2. REZULTATE OBŢINUTE

Aplicaţia realizată este un produs care ar putea fi folosit de orice firmă de distribuţie,

deoarece permite urmărirea la nivel de document a situaţiei creanţelor, datoriilor, stocurilor,

vânzărilor şi achiziţiilor. Fiabilitatea produsului constă în rapiditatea deosebită la procesarea

datelor şi rapoartele oferite de aplicaţie. O altă caracteristică a sistemului informatic realizat

este faptul că este ergonomic - interfaţa de tip Windows este prietenoasă, iar programul poate

fi asimilat uşor chiar şi de către cei care nu sunt familiarizaţi cu acest mod de lucru.

Securitatea este o problemă de maximă importanţă pentru oricine deţine date confidenţiale.

Programul oferă protecţie la rulare prin testarea unei parole, în momentul iniţializării

aplicaţiei. În fig.4.6. este afişată prima fereastră din aplicaţie:

Pagina 94 din 150


Fig.4.6. Logarea în momentul deschiderii aplicaţiei

Utilizatorul alege cu ajutorul unui combo-box numele şi tastează parola. În cazul în

care parola este incorectă apare un mesaj de eroare şi utilizatorul trebuie să introducă parola

corectă. Aplicaţia permite introducerea a trei parole eronate, după care utilizatorul este scos

din aplicaţie. După introducerea parolei corecte aplicaţia este iniţializată, apărând meniul

principial, aşa cum se poate vedea în figura 4.7.

Pagina 95 din 150


Fig.4.7. Meniul principal al aplicaţiei

Pentru a uşura lucrul cu aplicaţia, meniul a fost structurat astfel:

- Nivelul 1 - meniul principal format din următoarele 7 module:

- Parametrii;

- Documente;

- Comenzi;

- Rapoarte;

- Parola;

- Administrare;

- Ieşire.

- Nivelul 2 - conţine submeniurile fiecărui modul.

- Nivelul 3 - în cadrul unor opţiuni din submeniu există mai multe variante.

Structura nivelurilor din

cadrul meniului aplicaţiei

informatice este redată în

figura 4.8.:

Nivelul 1 al meniului

Nivelul 2 al meniului Nivelul 3 al meniului

Pagina 96 din 150


Parametri Terţi

Grupe Produse

Nomenclator Produse

Agenţi

Delegaţi

Tip Documente

Documente Facturi

Note de Intrare Recepţie

Încasări

Plăţi

Fixare preţ vânzare

Schimbare preţ vânzare

Comenzi Înregistrare Comenzi

Rapoarte Centralizator Documente

Listări Documente Nota de Intrare Recepţie

Facturi

Documente Contabile Jurnal de Cumpărări

Jurnal de Vânzări

Fişa Client

Fişa Furnizor

Situaţii stocuri Lista Inventar

Necesar aprovizionare

Situaţii Vânzări/Cumpărări Centralizator Vânzări

Centralizator Cumpărări

Top Produse

Top Agenţi

Situaţii Încasări/Plăţi Scadenţier Facturi

Scadenţier Recepţii

Comision Agenţi

Parola Modificare Parola

Administrare Administrare Utilizatori

Administrare Baza de Date

Pagina 97 din 150


Ieşire

Fig.4.8. Nivelurile meniului principal al aplicaţiei

4.2.1. Modulul Parametri

Terţi

Introducerea sau modificarea datelor despre clienţii şi furnizorii firmei se face

selectând opţiunea Terţi din meniul Parametri.

Fereastra care se deschide la actualizarea terţilor este prezentată în figura de mai jos:

Fig.4.9. Formularul de actualizare a terţilor

În fereastra care se deschide pe ecran, se stabilesc următoarele caracteristici ale unui

terţ:

Denumirea;

Pagina 98 din 150


Adresa, judeţul;

Codul fiscal, Numărul de înregistrare în Registrul Comerţului;

Contul bancar şi banca;

Numărul de telefon şi fax;

Adresa de E-mail, respectiv de Web;

Agentul;

Zile scadenţă (adică în câte zile de la emiterea facturii, ea trebuie achitată);

Creditul maxim se foloseşte doar dacă terţul este client şi reprezintă valoarea maximă

a facturilor emise către clientul respectiv fără ca acestea să fie achitate. Valoarea implicită

care apare în acest câmp este 0. Daca nu se completează o valoare în acest câmp (rămâne 0 )

atunci înseamnă că terţul nu are credit maxim, adică i se poate factura orice sumă. În

momentul facturării se calculează creditul curent care este diferenţa dintre suma facturilor

emise şi totalul încasărilor de la client. Dacă creditul curent plus valoarea facturii care se

întocmeşte ar depăşi creditul maxim, se afişează un mesaj de atenţionare;

Se va marca caseta corespunzătoare tipului său: furnizor sau/şi client;

Se va introduce datoria iniţială ca furnizor sau ca şi client, dacă este cazul.

După introducerea acestor date despre un terţ, pot fi înregistrate acţionând butonul

Înregistrare.

Butonul Modificare sau Ştergere devine activ numai în momentul în care terţul

introdus există deja în baza de date iar cel de Înregistrare atunci când terţul nu a mai fost

introdus anterior.

Butonul Renunţare nu salvează modificarea făcută asupra înregistrărilor, golind

formularul de date pentru a putea adăuga sau modifica alţi terţi.

Butonul Terminare realizează închiderea formularului, dar nu salvează datele decât

dacă anterior a fost acţionat butonul Înregistrare.

Grupe de produse

Pentru o cât mai bună organizare a produselor din stoc, este recomandabil ca acestea

să fie împărţite pe grupe, în funcţie de anumite proprietăţi care le caracterizează.

Pentru adăugarea, modificarea sau ştergerea unei grupe sau a anumitor caracteristici

ale acesteia, se va selecta opţiunea Grupe din meniul Parametri.

Fereastra în care se vor actualiza grupele de produse este prezentată în figura

următoare:

Pagina 99 din 150


Fig.4.10. Formularul de actualizare a grupelor de produse

În fereastra deschisă se pot introduce:

Denumirea grupei de produse;

Dacă grupa cu această denumire a mai fost introdusă, este suficient să fie introdus

numele acesteia, restul caracteristicilor afişându-se automat;

O scurtă descriere a caracteristicilor sale;

Imaginea grupei (această opţiune este necesară deoarece în opţiunea Comenzi vor

putea fi prezentate clienţilor grupele de produse şi produsele);

Dacă doriţi doar schimbarea denumirii unei grupe, în câmpul Denumire nouă

introduceţi noua denumire a grupei;

Grupa setată astfel poate fi adăugată, modificată sau ştearsă, fiecăreia dintre aceste

acţiuni corespunzându-i un buton special pe ecran.

Nomenclatorul de produse

Pagina 100 din 150


După ce s-au stabilit grupele de produse, se poate trece la următorul pas care este

stabilirea nomenclatorului de produse corespunzătoare fiecărei grupe.

Pentru a completa nomenclatorul cu noi componente, sau pentru a le modifica pe cele

existente selectaţi opţiunea Nomenclator din meniul Parametri.

Fereastra în care se va introduce nomenclatorul, este prezentată în figura următoare:

Fig.4.11. Formularul de actualizare a nomenclatorului de produse

În fereastra deschisă se vor introduce următoarele date pentru fiecare denumire din

nomenclator:

Denumire produs, o denumire poate fi într-o singură grupă;

Grupa din care face parte;

Unitatea de măsură;

Descrierea produsului ;

Denumire nouă , daca se doreşte schimbarea acesteia;

Pagina 101 din 150


Stocul Limită adică cantitatea de produse necesare astfel încât să fie evitate out-of-

stock-urile.

Agenţi comerciali

Având în vedere că firma realizează vânzările produselor prin agenţi comerciali, vor

trebui introduse datele despre fiecare dintre aceştia. Operaţia de introducere a datelor despre

agenţii comerciali se realizează selectând opţiunea Agenţi din meniul Parametri.

Fereastra corespunzătoare actualizării agenţilor de vânzări este prezentată mai jos:

Fig.4.12. Formularul de actualizare a agenţilor de vânzări

În fereastra de actualizare a agenţilor de vânzări se vor introduce următoarele

informaţii despre agenţi: denumirea, zona pe care acesta activează, telefonul şi comisioanele

pe care acesta le încasează din preţul de vânzare al produselor intermediate de el (fără TVA).

Având în vedere faptul că există termene de încasare diferite, pentru a evita întârzierea

încasărilor se pot stabili comisioane diferite în funcţie de perioada trecută de la livrarea

mărfurilor până la încasarea acestora.

Dacă s-a greşit la introducerea denumirii sau codului agentului, se va selecta agentul

cu numele greşit introdus după care se va introduce în câmpul Denumire nouă, denumirea

corectă a agentului. Pentru înregistrarea datelor despre agent se va acţiona butonul Adăugare

sau Modificare, în funcţie de natura operaţiei efectuate.

Pagina 102 din 150


Pentru a şterge datele corespunzătoare unui agent, se va selecta denumirea agentului

după care se va acţiona butonul Ştergere.

Delegaţi

Pentru uşurarea facturării, programul permite încărcarea unei baze de date cu delegaţi.

Delegaţii se vor introduce prin opţiunea Delegaţi din meniul Parametri. După selectarea

acestei opţiuni, pe ecran va apărea o fereastră în care se vor introduce următoarele informaţii

despre delegaţi: denumirea, poliţia emitentă a Buletinului de Identitate, CNP-ul, seria BI,

numărul BI, mijlocul de transport, numărul maşinii.

Dacă s-a greşit la introducerea denumirii delegatului, se va selecta delegatul cu

numele greşit introdus după care se va introduce în câmpul Denumire nouă, denumirea

corectă a delegatului. Pentru înregistrarea datelor despre delegat se va acţiona butonul

Adăugare sau Modificare, în funcţie de natura operaţiei efectuate.

Pentru a şterge datele corespunzătoare unui delegat, se va selecta denumirea

delegatului după care se va acţiona butonul Ştergere.

Fereastra corespunzătoare actualizării delegaţilor este prezentată în figura următoare:

Fig.4.13. Formularul de actualizare a delegaţilor

Tip Documente

În cadrul acestei opţiuni se pot actualiza observaţiile care vor apărea pe documente, se

poate iniţializa sau modifica contorul de la care vor porni numerele interne sau seria

Pagina 103 din 150


documentelor în cazul în care există o plajă de serii pentru a nu fi necesara introducerea

manuală a seriei pe fiecare document.

Fereastra corespunzătoare acestei opţiuni este prezentată mai jos:

Fig.4.14. Formularul de actualizare a observaţiilor, seriilor şi numerelor interne ale

documentelor

4.2.2. Modulul Documente

Reguli generale de completare a documentelor

Informaţiile care se completează pe un document sunt în general interdependente.

Dacă se selectează pentru un câmp o anumită informaţie, atunci în câmpul următor este

permis să fie selectate doar informaţii compatibile cu informaţia selectată anterior. Acest

lucru este benefic deoarece împiedică introducerea informaţiilor inconsistente pe un

document.

În continuare sunt prezentate câteva reguli generale pentru completarea documentelor:

În cadrul unui document se recomandă introducerea informaţiilor în câmpurile

corespunzătoare acestora în ordinea în care ele apar în document. O informaţie introdusă într-

un câmp determină accesul în câmpul următor doar la informaţiile compatibile cu aceasta. De

exemplu, în cazul completării unei facturi, programul nu permite completarea cuprinsului

facturii înainte de a completa câmpurile corespunzătoare antetului facturii (clientului pentru

Pagina 104 din 150


care această factură va fi emisă, seria şi numărul intern, scadenţa, data, delegatul, etc.). În caz

contrar se semnalează eroare şi aplicaţia nu permite continuarea decât în momentul

completării câmpurilor.

Numerele interne ale documentelor pot fi gestionate automat selectând opţiunea Tip

Documente din meniul Parametri.

Se vor introduce date corecte: programul nu permite livrarea unor cantităţi negative

sau egale cu zero, dar nici a unor cantităţi mai mari decât cele din stoc.

La acţionarea butonului Renunţare se golesc toate câmpurile din documentul deschis

fără a fi salvate (deci se renunţă la operaţia curentă). Nu se părăseşte fereastra activă.

La acţionarea butonului Terminare se părăseşte fereastra activă, dar în prealabil

trebuie acţionat butonul Înregistrare pentru a înregistra documentul introdus.

La acţionarea butonului Înregistrare se determină înregistrarea documentului introdus

în fereastra activă pe ecran.

Documentele fiscale au două câmpuri de identificare: serie fiscală şi număr intern. În

ferestrele de listare, aceste documente se pot selecta atât după serie cât şi după număr.

Facturile şi NIR-urile pot fi listate imediat după înregistrare fără a mai fi necesară

ieşirea dintr-o opţiune şi utilizarea alteia. Astfel, după înregistrare, pe ecran va apărea un

mesaj care va întreba daca se doreşte listarea documentului.

Facturi

Pentru a înregistra o factură se va selecta opţiunea Facturi din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei opţiuni este prezentată în figura următoare:

Pagina 105 din 150


Fig.4.15. Formularul de înregistrare a facturilor

În fereastra de înregistrare a facturilor se vor parcurge următorii paşi:

Se alege clientul căruia i se livrează marfa;

Se introduce agentul (în momentul alegerii clientului, programul selectează automat

agentul care a fost introdus în actualizarea terţilor pentru respectivul client; având în vedere

faptul că este posibil ca vânzarea să fie intermediată de un alt agent, se poate alege denumirea

acestuia);

Se introduce data şi data scadentă a facturii;

Se introduce seria si numărul intern al facturii;

În continuare se completează datele privind expediţia. În momentul în care se alege un

delegat din combo-box-ul Delegat, datele personale ale delegatului şi ale mijlocului de

transport se vor completa automat.

Pagina 106 din 150


Dacă se doreşte modificarea observaţiilor implicite (cele înregistrate în opţiunea Tip

Documente), se va completa textul dorit la Observaţii.

Se va selecta grupa şi denumirea produselor care urmează să fie livrate; daca se

doreşte, se poate alege direct denumirea produsului, fără să fie aleasă grupa, iar programul va

identifica grupa în care se găseşte, în caz că produsul există.

Se vor completa cantităţile şi preţurile de vânzare (implicit este propus preţul de

vânzare fixat iniţial);

Se va completa rabatul iar programul va calcula automat preţul real de vânzare,

valoarea fără TVA a produselor şi TVA-ul aferent.

După completarea informaţiilor de pe factură, se va înregistra acţionând butonul

Înregistrare;

Mai precizez faptul că la înregistrarea facturii se calculează dacă se depăşeşte creditul

maxim acordat clientului (facturile neîncasate plus factura înregistrată să nu depăşească

creditul maxim). În cazul în care acesta se va depăşi prin emiterea acestei facturi, se afişează

un mesaj de atenţionare, prin care se cere confirmarea depăşirii creditului. Numai dacă

utilizatorul confirmă acest lucru se va înregistra factura.

La înregistrarea facturii, aplicaţia va face automat o verificare a stocurilor existente

astfel încât să nu se efectueze o vânzare a unui stoc egal cu zero sau a unuia mai mare decât

cel disponibil. În cazul în care la verificare apare o eroare de acest gen (utilizatorul va fi

înştiinţat asupra ei cu ajutorul unui mesaj) se vor face modificările necesare şi apoi va fi

acţionat din nou butonul Înregistrare.

În momentul în care anterior au fost înregistrate comenzi de marfă, operaţiunea este

facilă, utilizatorul trebuind să aleagă numărul comenzii pe care doreşte să o factureze din

combo-box-ul Comanda iar aplicaţia va încărca automat datele de pe comandă în opţiunea

facturi. În acest caz se va mai completa doar delegatul şi se vor modifica anumite date în

situaţia în care se doreşte.

Nota de Intrare Recepţie

Pagina 107 din 150


Pentru a înregistra o notă de intrare recepţie, selectaţi opţiunea Nota de Intrare

Recepţie din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei opţiuni este prezentată în figura

următoare:

Fig.4.16. Formularul de înregistrare a NIR-urilor

Pentru înregistrarea unei recepţii se vor parcurge următorii paşi:

Se selectează din listă furnizorul; dacă acesta nu există, se poate adăuga pe loc;

Se introduce numărul documentului (sau se trece mai departe dacă numerotarea este

automată);

Se introduce data de înregistrare a documentului şi data de scadenţă a plăţii;

Se completează seria şi numărul documentului însoţitor;

Se selectează grupa de produse;

Se selectează denumirea produsului dorit;

Pagina 108 din 150


Dacă se doreşte, în loc de ultimii doi paşi, se poate alege direct denumirea produsului,

fără a se alege grupa, iar programul va identifica grupa în care se găseşte, în caz că produsul

există.

Se introduce cantitatea, preţul şi rabatul produselor înregistrate;

Programul va calcula automat Preţul Real, Valoarea şi TVA-ul corespunzător

acestora;

Se acţionează butonul Înregistrare pentru a înregistra documentul introdus.

Preţul la care intră produsele în stoc este după cum urmează:

a. Rabat 0% - preţul este cel de pe documentul însoţitor;

b. Rabat x% - preţul este cel de pe documentul însoţitor minus rabatul (discount-ul)

acordat de furnizor.

După înregistrarea unui NIR, produsele intră în stoc însă nu devin livrabile decât după

ce se fixează preţul de vânzare.

Programul oferă posibilitatea listării NIR-ului imediat după înregistrare, în cazul în

care se doreşte.

Încasări

Prin înregistrarea unei Încasări se realizează încasări în numerar sau în contul curent

de la clienţi.

Suma încasată reprezintă contravaloarea la facturile care se vor preciza.

Această operaţie se realizează selectând opţiunea Încasări din meniul Documente.


următoare:

Pagina 109 din 150


Fig.4.17. Formularul de înregistrare a încasărilor

Se vor completa datele necesare pentru înregistrarea încasării:

Se selectează felul încasării (prin casă sau prin bancă);

Se selectează clientul;

Se selectează agentul:

Se completează numărul, data şi seria documentului de încasare;

Se completează suma totală a încasării;

Se selectează facturile care se încasează şi eventual se va modifica suma încasată în

câmpul Achitat (în cazul în care factura nu se încasează integral). În cazul în care se

introduce în câmpul Achitat o valoare mai mare decât cea din câmpul Rest de Plată

programul va afişa un mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui să modifice această sumă. O

altă condiţie care trebuie îndeplinită este ca totalul încasărilor de pe facturi să fie egal cu

suma documentului (cea introdusă în partea de sus a ferestrei).

Se va înregistra documentul acţionând butonul Înregistrare.

Plăţi

Pagina 110 din 150


Prin înregistrarea unei Plăţi se realizează plăţi cu numerar sau din contul curent către

furnizori.

Suma plătită reprezintă contravaloarea la facturile care se vor preciza.

Această operaţie se realizează selectând opţiunea Încasări din meniul Documente.


următoare:

Fig.4.18. Formularul de înregistrare a plăţilor

Se vor completa datele necesare pentru înregistrarea plăţii:

Se selectează felul plăţii (prin casă sau prin bancă);

Se selectează furnizorul;

Se completează numărul, data şi seria documentului de plată;

Se completează suma totală a plăţii;

Pagina 111 din 150


Se selectează facturile care se plătesc şi eventual se va modifica suma plătită în

câmpul Achitat (în cazul în care factura nu se achită integral). În cazul în care se introduce în

câmpul Achitat o valoare mai mare decât cea din câmpul Rest de Plată programul va afişa un

mesaj de eroare iar utilizatorul va trebui să modifice această sumă. O altă condiţie care

trebuie îndeplinită este ca totalul plăţilor de pe facturi să fie egal cu suma documentului (cea

introdusă în partea de sus a ferestrei).

Se va înregistra documentul acţionând butonul Înregistrare.

Fixare preţuri de vânzare

Pentru vânzarea mărfii achiziţionate trebuie stabilit un preţ de vânzare. Prima stabilire

a preţului de vânzare se numeşte fixare preţ vânzare, iar următoarele stabiliri de preţ se vor

numi schimbare preţ vânzare.

Fixarea preţului de vânzare marchează disponibil (pentru descărcare) stocul pentru

care se fixează preţul de vânzare, adică devine livrabil.

Pentru aceasta, se selectează opţiunea Fixare preţ vânzare din meniul Documente.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaţii este prezentată în figura

următoare:

Fig.4.19. Formularul de fixare a preţului de vânzare

Pagina 112 din 150


În fereastra care apare pe ecran, se vor completa preţurile de vânzare ale produselor.

Se vor afişa doar produsele şi cantităţile pentru care nu au fost încă fixate preţurile de

vânzare. Informaţiile care se pot vizualiza despre aceste produse sunt:

Denumirea şi cantitatea intrată de la ultima fixare de preţuri pentru vânzare;

Ultimul preţ de achiziţie (deci corespunzător stocului din produsul respectiv pentru

care au fost deja introduse preţurile de vânzare);

Adaosul anterior (corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care au fost

deja introduse preţurile de vânzare);

Preţul de vânzare anterior (corespunzător stocului din produsul respectiv pentru care

au fost deja introduse preţurile de vânzare);

Noul preţ de intrare.

În această fereastră trebuie fixat noul preţ de ieşire sau noul adaos (care va fi calculat

în funcţie de noul preţ de intrare).

Schimbare preţ vânzare

Această operaţie stabileşte preţul de vânzare al stocului.

Pentru aceasta, se va selecta opţiunea Schimbare preţ vânzare din meniul Documente.

Utilizând această opţiune se pot vizualiza şi schimba preţurile de vânzare a stocurilor

existente, în funcţie de grupa aleasă.

Modul de realizare al acestei operaţii este similar cu cel de fixare a preţurilor de

vânzare.

Fereastra care se deschide la selectarea acestei operaţii este prezentată în figura

următoare:

Pagina 113 din 150


Fig.4.20. Formularul de schimbare a preţului de vânzare

4.2.3. Modulul Comenzi

Înregistrarea comenzilor

Această opţiune este una dintre cele mai importante, ea făcând programul adecvat în

special firmelor de distribuţie deoarece permite ofertarea produselor direct prin intermediul

aplicaţiei.

Pentru a înregistra o comandă se va selecta opţiunea Înregistrare Comenzi din meniul

Comenzi. Fereastra care se deschide la selectarea acestei opţiuni este prezentată în figura

următoare:

Pagina 114 din 150


Fig.4.21. Formularul de înregistrare a comenzilor

În fereastra de înregistrare a comenzilor se vor parcurge următorii paşi:

Se alege clientul căruia i se ofertează marfa;

Se introduce agentul (în momentul alegerii clientului, programul selectează automat

agentul care a fost introdus în actualizarea terţilor pentru respectivul client; având în vedere

faptul că este posibil ca vânzarea să fie intermediată de un alt agent, se poate alege denumirea

acestuia);

Se introduce data, termenul de plată şi data scadentă a comenzii;

Se începe ofertarea grupelor de produse defilându-se printre acestea cu ajutorul

butoanelor; dacă respectivele grupe au introduse imagini, acestea pot fi văzute de către clienţi

deci se evită utilizarea pliantelor;

În momentul în care clientul doreşte ofertarea produselor dintr-o anumită grupă, după

alegerea acesteia în partea stângă a formularului se vor prezenta produsele cu ajutorul

butoanelor de defilare. Alte informaţii ce pot fi vizualizate în această fază sunt descrierea

produsului, unitatea de măsură, cantitatea livrabilă, preţul de vânzare fără TVA şi cel cu

TVA;

Pagina 115 din 150


Atunci când clientul doreşte să comande unul din produsele ofertate este necesar să se

introducă cantitatea comandată de produs şi rabatul şi să se acţioneze butonul Adaugă Produs

În Comandă;

Dacă se doreşte vizualizarea produselor comandate sau modificarea acestora cât şi a

rabatului sau termenului de plată se va acţiona butonul Vizualizare Comandă. Fereastra care

se deschide la accesarea acestei opţiuni este următoarea:

Fig.4.22. Formularul de vizualizare a comenzilor ce vor fi înregistrate

Aplicaţia va calcula automat valoarea comenzii pentru a putea fi comunicată

clientului;

După completarea tuturor informaţiilor, se va înregistra comanda acţionând butonul

Înregistrare din formularul principal;

4.2.4. Modulul Rapoarte

Centralizator Documente

Rapoarte centralizate se generează pentru toate tipurile de documente:

Pagina 116 din 150


Nota de Recepţie;

Factura;

Chitanţa;

Încasări bănci;

Chitanţa furnizor;

Plaţi.

Aceste rapoarte centralizate conţin toate documentele dintr-un interval de timp dat.

Pentru a vizualiza aceste rapoarte se va selecta din meniul Rapoarte, opţiunea

Centralizator Documente.

Fereastra care se deschide la accesarea acestei opţiuni este următoarea:

Fig.4.22. Formularul de alegere a filtrelor pentru vizualizarea raportului Centralizator

Documente

Pagina 117 din 150


Datele se pot filtra după: Document, Terţ, Agent, Interval şi pot fi ordonate după

numele terţului sau după dată. După modificările filtrelor butonul Aplică trebuie acţionat

pentru a se afişa raportul. După afişare, în cazul care se doreşte listarea raportului pe suport

de hârtie, se acţionează opţiunea Tipărire/Print din submeniu.

Unul din rapoartele afişate (respectiv Centralizatorul Facturilor) este prezentat

în figura următoare:

Fig.4.23. Raportul Centralizator Documente

Documente Contabile

Jurnal de Vânzări

Acest document serveşte la înregistrarea operativă a vânzărilor, pe baza actelor

justificative, având forma cerută de Ministerul Finanţelor.

Acest jurnal se arhivează de către unitate, care este obligată să-l păstreze împreună cu

documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opţiunea Jurnal de Vânzări. La

alegerea acestei opţiuni se va deschide fereastra următoare:

Pagina 118 din 150


Fig.4.24. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Vânzări

Datele se pot filtra după Interval (de timp). Butonul Aplică trebuie acţionat după

fiecare modificare de filtru.

Se va acţiona butonul Terminare când se doreşte ieşirea din această opţiune.

Raportul conţine următoarele câmpuri:

Nr. curent, Data, Nr. document;

Cumpărător (Denumire, Cod fiscal);

Val. Totală, Val. Neimpozabilă, Val. Export;

Baza de impozitare;

Valoare TVA;

Raportul care va apărea pe ecran este prezentat în figura următoare:

Pagina 119 din 150


Fig.4.25. Raportul Jurnal pentru Vânzări

După afişare, în cazul care se doreşte listarea raportului pe suport de hârtie, se

acţionează opţiunea Tipărire/Print din submeniu.

Jurnal de Cumpărări

Acest document serveşte la înregistrarea operativă a cumpărărilor, pe baza actelor

justificative, având forma cerută de Ministerul Finanţelor.

Acest jurnal se arhivează de către unitate, care este obligată să-l păstreze împreună cu

documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Această opţiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opţiunea Jurnal

de Cumpărări. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura

următoare:

Pagina 120 din 150


Fig.4.26. Formularul de alegere a intervalului pentru Jurnalul de Cumpărări

Datele se pot filtra după Interval (de timp). Butonul Aplică trebuie acţionat după

fiecare modificare de filtru.

Se va acţiona butonul Terminare când se doreşte ieşirea din această opţiune.


Nr. curent, Data, Nr. document;

Vânzător (Denumire, Cod fiscal);

Val. Totală, Val. Neimpozabilă;

Cumpărări (baza de impozitare, val. TVA);

Importuri cu certificat de amânare(baza de impozitare, val. TVA);

Raportul care va apărea pe ecran este prezentat în figura următoare:

Pagina 121 din 150


Fig.4.27. Raportul Jurnal pentru Cumpărări



Fişă Client/Fişă Furnizor

Această opţiune se alege din meniul Rapoarte, Documente Contabile, opţiunea Fişă

Client respectiv Fişă Furnizor.

La alegerea acestor opţiuni se vor deschide următoarele ferestre:

Pagina 122 din 150


Fig.4.28. Formularul de alegere a clientului pentru Fişa Client

Fig.4.29. Formularul de alegere a furnizorului pentru Fişa Furnizor

Datele se pot filtra după denumirea Clientului, respectiv Furnizorului. Butonul Aplică

trebuie acţionat după modificarea de filtru, pentru a se deschide raportul. Acest raport este

foarte important deoarece permite vizualizarea documentelor pentru respectivul terţ şi soldul

acestuia. Rapoartele care se deschid sunt următoarele:

Pagina 123 din 150


Pagina 124 din 150


Fig.4.28. Raportul Fişa Client

Pagina 125 din 150


Pagina 126 din 150


Fig.4.30. Raportul Fişă Furnizor

Rapoartele conţin următoarele câmpuri:

Data Documentului;

Tipul Documentului;

Nr. Document;

Serie Document;

Suma Debitoare;

Suma creditoare.



Listare Documente

Nota de intrare recepţie / Factura

Programul permite listarea documentelor în două moduri:

la înregistrarea documentului. După operaţia de înregistrare a unui document este

propusă şi cea de listare a documentului înregistrat;

în orice alt moment, dacă este selectată explicit efectuarea operaţiei de listare a

documentului specificat. Pentru aceasta, se va selecta din meniul Rapoarte, Listări

Documente, opţiunea dorită respectiv Factura sau Nota de Intrare Recepţie. Ferestrele care se

vor deschide la alegerea acestor opţiuni sunt prezentate în figurile următoare:

Fig.4.31. Formularul de alegere a NIR-ului pentru Listare

Pagina 127 din 150


Fig.4.32. Formularul de alegere a facturii pentru Listare

După alegerea numărului documentului se va acţiona butonul Aplică pentru a fi afişat

raportul pe ecran. Rapoartele afişate sunt prezentate în figurile următoare:

Pagina 128 din 150


Fig.4.33. Raportul Nota de intrare recepţie

Pagina 129 din 150


Pagina 130 din 150


Fig.4.34. Raportul Factura

Raportul Factura nu conţine liniile de tabel deoarece acesta va fi tipărit direct pe un

formular tipizat.

Dacă se doreşte tipărirea efectivă la imprimantă a documentului, se alege din meniul

Tipărire, opţiunea Print. Puteţi seta anumite caracteristici ale imprimantei selectând opţiunea

Page Setup din meniul Tipărire.

Situaţii Stocuri

Listă Inventar

Această opţiune permite vizualizarea şi listarea inventarului pentru o anumită grupă

sau pentru toate grupele.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Stocuri opţiunea Listă Inventar.

Fereastra care se deschide la accesarea acestei opţiuni este prezentată în figura

următoare:

Fig.4.35. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afişarea Liste de Inventar

Datele se pot filtra după grupa de produse. Butonul Aplică trebuie acţionat după

fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este

prezentat în figura următoare:

Pagina 131 din 150


Fig.4.36. Raportul Lista Inventar

Raportul Lista Inventar conţine următoarele câmpuri:

Grupa şi denumirea produsului;


Stocul curent;

Preţul de vânzare fără TVA;

Preţul de vânzare cu TVA;

Valoarea fără TVA a produselor din stoc;

Valoarea cu TVA a produselor din stoc.



Necesar Aprovizionare

Această opţiune permite vizualizarea şi listarea necesarului de produse cu care ar

trebui aprovizionată firma.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Stocuri opţiunea Necesar

Aprovizionare.

Pagina 132 din 150


Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura

următoare:

Fig.4.37. Formularul de alegere a grupei de produse pentru afişarea Necesarului de

aprovizionare

Datele se pot filtra după grupa de produse. Butonul Aplică trebuie acţionat după

fiecare modificare de filtru pentru a se deschide raportul. Raportul ce se va deschide este

prezentat în figura următoare:

Fig.4.38. Raportul Necesar Aprovizionare

Raportul Necesar Aprovizionare conţine următoarele câmpuri:


Pagina 133 din 150



Ultimul preţ de intrare fără TVA;

Stocul actual;

Stocul limită;

Cantitatea ce reprezintă Suprastoc şi valoarea acesteia;

Cantitatea Necesară, deci cea cu care trebuie făcută aprovizionarea şi valoarea

acesteia.



Situaţii Vânzări/Cumpărări

Centralizator Vânzări

Această opţiune permite vizualizarea şi listarea unor informaţii referitoare la situaţia

vânzărilor dintr-o perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări, opţiunea

Centralizator Vânzări.

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este următoarea:

Pagina 134 din 150


Fig.4.39. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Centralizatorului de Vânzări

Datele se pot filtra după grupa produse, terţ, agent, interval. Butonul Aplică trebuie

acţionat după fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afişat la acţionarea acestui buton

este prezentat în fereastra următoare:

Fig.4.40. Raportul Centralizator Vânzări

Pagina 135 din 150



Clientul;


Cantitatea vândută;

Preţul unitar de vânzare;

Valoarea;

Date despre documentul de ieşire: numărul, seria, data, tipul;

Agentul.



Centralizator Cumpărări


achiziţiilor dintr-o perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări, opţiunea

Centralizator Cumpărări.

Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este următoarea:

Fig.4.41. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Centralizatorului de

Cumpărări

Datele se pot filtra după grupa produse, terţ, interval. Butonul Aplică trebuie acţionat

după fiecare modificare de filtru. Raportul ce va fi afişat la acţionarea acestui buton este

prezentat în fereastra următoare:

Pagina 136 din 150


Fig.4.42. Raportul Centralizator Cumpărări


Furnizorul;


Cantitatea achiziţionată;

Preţul unitar de achiziţie;

Valoarea;

Date despre documentul de intrare: numărul, seria, data, tipul.



Top Produse


vânzărilor realizate de fiecare agent, defalcată pe produse, într-o anumită perioadă.

Pagina 137 din 150


Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări opţiunea Top

Produse.

La alegerea acestei opţiuni, fereastra care se deschide este următoarea:

Fig.4.43. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Topului Produse

Datele se pot filtra după: grupa produse, terţ, agent, interval. Butonul Aplică trebuie

acţionat după fiecare modificare de filtru. La acţionarea acestuia se deschide următoarea

fereastră:

Pagina 138 din 150


Fig.4.44. Raportul Top Produse

Raportul Top Produse conţine următoarele câmpuri:


Numărul de clienţi ce au achiziţionat respectivul produs;

Cantitatea vânduta de agent;

Valoarea avizată de agent;

Pagina 139 din 150




Acest raport este deosebit de important deoarece majoritatea furnizorilor solicită, la

sfârşitul lunii, un raport ce conţine cantitatea vândută pe fiecare produs în parte şi numărul de

clienţi.

Top Agenţi


vânzărilor şi încasărilor realizate de fiecare agent, într-o anumita perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Vânzări/Cumpărări opţiunea Top

Agenţi.

La alegerea acestei opţiuni se deschide următoarea fereastră:

Fig.4.45. Formularul de alegere a intervalului pentru afişarea Topului Agenţi

Datele se pot filtra după intervalul dorit. Butonul Aplică trebuie acţionat după fiecare

modificare de filtru. La acţionarea acestuia se deschide următoarea fereastră:

Pagina 140 din 150


Fig.4.46. Raportul Top Agenţi

Raportul Top Agenţi conţine următoarele câmpuri:

Agent;

Total facturat;

Încasat în perioada;

Pagina 141 din 150


Raportul este ordonat în funcţie de agentul care a intermediat cea mai mare vânzare.

Şi acest raport este deosebit de important deoarece poate afişa cât a vândut şi cât a încasat

fiecare agent într-o anumită perioadă, fără a se mai folosi calcule manuale, sau fără a se

genera alte rapoarte pe fiecare agent în parte pentru a fi grupate ulterior.



Situaţii Încasări/Plăţi

Scadenţier Facturi


facturilor neîncasate scadente până la o anumită dată.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Încasări/Plăţi opţiunea

Scadenţier Facturi. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în

figura următoare:

Fig.4.47. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Scadenţierului de Facturi

Datele se pot filtra după: terţ, agent, data scadentă, interval. Butonul Aplică trebuie

acţionat după fiecare modificare de filtru.

Observaţie: Data de început şi data de sfârşit se referă la data facturilor, nu la data

plăţilor. Plăţile sunt operate până la zi, adică se iau în considerare toate plăţile introduse.

La acţionarea butonului Aplică se va deschide următoarea fereastră:

Pagina 142 din 150


Fig.4.48. Raportul Scadenţier Facturi


Terţul;

Data Facturii;

Data de scadenţă;

Numărul şi seria facturii;

Valoarea facturii;

Soldul facturii.



Scadenţier Recepţii


facturilor neachitate scadente până la o anumită dată.

Pagina 143 din 150


Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte, Situaţii Încasări/Plăţi opţiunea

Scadenţier Recepţii. Fereastra care se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în

figura următoare:

Fig.4.49. Formularul de alegere a filtrelor pentru afişarea Scadenţierului de Recepţii

Datele se pot filtra după: terţ, data scadentă, interval. Butonul Aplică trebuie acţionat

după fiecare modificare de filtru.

Observaţie: Data de început şi data de sfârşit se referă la data recepţiilor, nu la data

plăţilor. Plăţile sunt operate până la zi, adică se iau în considerare toate plăţile introduse.


Terţul;

Data NIR-ului;

Data de scadenţă;

Numărul şi seria NIR-ului;

Valoarea NIR-ului;

Soldul NIR-ului.



La acţionarea butonului Aplică se va deschide următoarea fereastră:

Pagina 144 din 150


Fig.4.50. Raportul Scadenţier Recepţii

Comision Agenţi


comisionului agenţilor pentru o anumită perioadă.

Pentru aceasta se alege din meniul Rapoarte opţiunea Comision Agenţi. Fereastra care

se deschide la alegerea acestei opţiuni este prezentată în figura următoare:

Pagina 145 din 150


Fig.4.51. Formularul de alegere a intervalului pentru afişarea Comisionului pentru

Agenţi

Datele se pot filtra după intervalul dorit. După alegerea intervalului se va acţiona

butonul Aplică. Raportul care se va deschide este prezentat în figura următoare:

Pagina 146 din 150


Pagina 147 din 150


Fig.4.52. Raportul Comision Agenţi


Agentul;

Intervalele de încasare şi comisioanele aferente fiecărui agent (cele introduse la

actualizarea agenţilor);

Valoarea încasată în fiecare interval şi comisionul aferent;

Totalul încasărilor şi a comisionului cuvenit agentului.



4.2.5. Modulul Parola

Modificare Parola

Fiecare utilizator are posibilitatea să-si modifice propria parola. Pentru aceasta se va

selecta opţiunea Modificare parolă din meniul Parola. La alegerea acestei opţiuni se va

deschide următoarea fereastră:

Fig.4.53. Formularul de modificare a parolei

În câmpul "Utilizator" se va alege numele utilizatorului. Nu vor fi afişaţi decât

utilizatorii ce au fost introduşi anterior.

În câmpul "Parola veche" se introduce vechea parolă.

În câmpul "Parola Nouă" se introduce noua parolă.

În câmpul "Parola Nouă" se reintroduce noua parolă, pentru verificare.

Pagina 148 din 150


Se acţionează butonul Modificare.

În cazul în care se doreşte abandonarea modificării, se acţionează butonul Renunţare.

La acţionarea butonului Terminare se închide formularul de modificare a parolei.

În continuare, pentru a accesa aplicaţia, se va folosi noua parola.

4.2.6. Modulul Administrare

Administrare Utilizatori

Utilizatorii acestui sistem pot să nu aibă drepturi depline de acces la toate opţiunile

existente. Drepturile fiecărui utilizator pot fi acordate doar de către administratorul

sistemului, selectând meniul Administrare, opţiunea Administrare utilizatori.

Pe ecran va apărea fereastra de dialog prezentată în figura următoare:

Fig.4.54. Formularul de actualizare a utilizatorilor

În continuare, se pot executa următoarele operaţiuni:

Dacă se doreşte ştergerea unui utilizator, se selectează utilizatorul din lista derulantă

şi se acţionează butonul Ştergere;

Dacă se doreşte adăugarea unui utilizator, se introduce numele acestuia (în momentul

în care sistemul nu recunoaşte utilizatorul ca fiind existent, se activează butonul Adăugare);

se va alege Tipul Utilizatorului pentru a se stabili nivelul de acces; se tastează parola pe care

o va folosi utilizatorul; se acţionează butonul Adăugare.

În lista derulanta „Tip Utilizator” apar trei valori: Administrator, Contabilitate şi

Agenţi. Utilizatorul ce are ca tip de nivel valoarea Administrator poate accesa orice opţiune

din aplicaţie. Utilizatorul ce are ca nivel de acces valoarea Contabilitate poate accesa orice

Pagina 149 din 150


opţiune din aplicaţie, mai puţin cea de Administrare Utilizatori şi Administrare Baza de Date.

Utilizatorul care are ca nivel de acces valoarea Agenţi nu poate accesa în meniul Parametri

decât opţiunea Terţi, nu poate accesa meniul Documente (pentru a evita introducerea eronată

a unor parametrii sau a unor documente) şi nu poate accesa meniul Administrare. În rest,

toate celelalte opţiuni pot fi accesate.

Administrare baza de date

Cu ajutorul acestei opţiuni se poate vedea fereastra bazei de date şi meniul standard

Access. Pentru aceasta se va selecta opţiunea Administrare Baza de Date din meniul

Administrare. La alegerea acestei opţiuni va apărea ecranul următor:

Fig.4.55. Formularul de administrare a bazei de date

În continuare, se pot efectua următoarele operaţii:

Se acţionează butonul Activaţi fereastra bazei de date pentru a se vedea tabelele,

interogările, rapoartele, formularele şi codurile de programare;

Se acţionează butonul Activaţi meniul Access pentru ca acesta să poată deveni

disponibil;

Se acţionează butonul Terminare pentru a închide formularul curent.

Această opţiune prezintă o importanţă deosebită deoarece cu ajutorul acesteia se poate

modifica sau dezvolta ulterior aplicaţia.

5. CONCLUZII

Pagina 150 din 150


Asistăm astăzi, în lume, la afirmarea unei noi revoluţii industriale bazată pe evoluţia

extrem de rapidă şi spectaculoasă a componentelor electronice, calculatoarelor şi

comunicaţiilor.

Impactul acesteia asupra întregului ansamblu de activităţi economico-sociale s-a

resimţit pregnant în ultimul deceniu şi se aşteaptă a fi principalul motor de creştere

economică în următoarele decenii, punându-se astfel bazele societăţii informatizate a

secolului XXI. Unele elemente definitorii ale acestei societăţi pot fi distinse încă din perioada

actuală, constând în introducerea calculatoarelor atât în activitatea economică actuală cât şi în

celelalte sfere ale vieţii sociale.

O societate modernă nu poate fi concepută fără existenţa unor posibilităţi extinse de

comunicare în vederea unui schimb de informaţii primare sau a unor informaţii complexe

obţinute ca urmare a prelucrării unor date pe calculatoarele electronice.

Complexitatea mereu crescândă a vieţii moderne determină ca în cvasitotalitatea

ramurilor de activitate economică şi socială să fie tot mai pregnantă necesitatea introducerii

unor mijloace economice rapide, moderne, eficiente şi fiabile care să clasifice, să stocheze, să

prelucreze date şi să informeze prompt pe utilizatori.

În final, după elaborarea acestei lucrări, se pot desprinde câteva concluzii :

- în momentul elaborării proiectului, în cadrul societăţii comerciale JADER S.R.L. nu

exista o aplicaţie informatică menită să uşureze munca desfăşurată de către agenţii comerciali

în activitatea de preluare a comenzilor de la clienţi şi care să ajute managementul societăţii la

fundamentarea unor decizii prin consultarea unor rapoarte privind activitatea de achiziţie –

comercializare. Urmare a acestui fapt, în cadrul societăţii se impunea existenţa unui sistem

informatic pentru eficientizarea acestor activităţi.

- ţinând cont de cele arătate mai sus şi de faptul că pe măsura trecerii timpului

volumul de date va creşte, este evident că partea hardware a sistemului va trebui să fie din ce

în ce mai performantă (atât din punct de vedere al creşterii vitezei de prelucrare cât şi a

mărimii capacităţii de stocare a datelor, chiar şi în condiţiile păstrării softului utilizat);

- tehnica de calcul şi tehnica de teleprelucrare pot înlocui cu succes, acolo unde este

cazul, munca manuală mai puţin productivă (în special cea a agenţilor).

Pagina 151 din 150


În urma realizării acestui sistem informatic se pune problema eficienţei economice a

soluţiei propuse, eficienţa reprezentând obiectivul principal al oricărui sistem informatic.

Eficienţa reprezintă raportul dintre efecte economice şi resurse economice.

Sistemul informatic este specializat pe asistarea agenţilor comerciali în preluarea

comenzilor. Mai concret sistemul informatic efectuează într-un timp foarte scurt o serie de

operaţii care în prezent sunt efectuate manual de către agenţii comerciali.

Avantajele sistemului informatic:

eliminarea erorilor de calcul;

efectuarea de calcule complexe într-un timp scurt prin studiul rapoartelor obţinute;

întocmirea automatizată a diverselor jurnale contabile precum Jurnalul de Vânzări şi

Jurnalul de Cumpărări ;

eliminarea neînţelegerilor care au drept cauză anumite erori precum înţelegerea

greşită a produselor şi cantităţilor comandate de către clienţi sau greşelile de facturare în

urma comenzilor preluate;

reducerea timpului necesar pentru preluarea comenzilor, eliminând prezentarea ofertei

cu ajutorul cataloagelor, acest fapt ajutând la creşterea randamentului agenţilor comerciali;

mobilitate - poate rula pe orice calculator care are ca sistem de operare Windows şi

suita Office.

Cerinţe minime software:

- sistem de operare – Windows 98;

- Microsoft Access 2000.

Cerinţe minime hardware:

- calculator PC:

- procesor – începând cu PII;

- memorie – 128 Mb;

- hard disc – 20 Gb.;

Pagina 152 din 150


- placă video SVGA 800x600;

- imprimantă cu ace;

- imprimantă cu jet de cerneală;

- PDA-uri (palmtop-uri) sau sisteme de calcul mobile - notebook pentru agenţii

comerciali.

Având în vedere dinamica modificărilor legislative din ultimii ani, aplicaţia trebuie în

permanenţă modificată pentru a răspunde cerinţelor firmei de distribuţie. Aceste actualizări se

pot realiza de un angajat cu specializare în domeniul informatic.

Activităţile prin care se face instalarea şi conversia vechiului sistem informatic în cel

nou au în vedere, în primul rând, pregătirea personalului şi a organizaţiei.

Pregătirea personalului din organizaţie se referă la informarea angajaţilor cu privire la

implementarea sistemului informatic, cu scopul de a preîntâmpina o reacţie negativă din

partea acestora. Personalul poate percepe sistemul informatic ca o ameninţare a locurilor de

muncă sau o modificare a modului obişnuit de lucru, într-o manieră pe care ei nu o doresc.

Managerii pot percepe introducerea metodelor de conducere care folosesc calculatoarele ca o

ameninţare asupra puterii şi influenţei lor în organizaţie, sau se poate manifesta o lipsă a

dorinţei de a se instrui în domeniul calculatoarelor. Astfel de temeri pot conduce la

resentimente, la o lipsă de cooperare sau la o rezistenţă totală în implementarea unui sistem

informatic. Oricare din aceste reacţii pot afecta reuşita implementării sistemului informatic.

Este important a se prezenta angajaţilor avantajele pe care acesta le aduce şi modul în

care noul sistem îi poate ajuta să-şi realizeze mai bine sarcinile de serviciu. Se va accentua

faptul că sistemul informatic poate induce o creştere a salariilor şi a promovărilor în

organizaţie, inclusiv o îmbunătăţire a condiţiilor de muncă pentru posturile unde acesta poate

produce influenţe semnificative.

De asemenea, este foarte important ca personalul care se va ocupa de exploatarea

sistemului informatic să fie instruit pentru a vedea, în primul rând că utilizarea acestuia este

relativ facilă.

Din cele arătate mai sus se poate trage concluzia că implementarea şi întreţinerea

sistemului informatic se realizează cu nişte costuri mai mici sau cel puţin egale decât în cazul

metodei utilizate în prezent având avantajele arătate mai sus.

Sistemul informatic realizat ce ar putea fi inclus în cadrul sistemului informaţional ar

reuşi în timp real să asigure culegerea, verificarea, stocarea, transmiterea şi prelucrarea

automată a datelor. Acesta ar imprima valenţe sporite sistemului informaţional, atât sub

Pagina 153 din 150


aspect cantitativ cât şi calitativ printr-o creştere a capacităţii de calcul sub aspectul volumului

datelor prelucrate şi a operaţiilor efectuate, creşterea exactităţii informaţiilor, sporirea

complexităţii situaţiilor de informare-raportare, cuantificarea rezultatelor, utilizarea eficientă

a agenţilor comerciali.

Pagina 154 din 150

Tip DocumentNr. TipDenumireTip documentContor

http://www.tocilar.ro/

Documents

Implementarea Unui Sistem Informatic