50
Universitatea Politehnica din București Sisteme de management Implementarea unui sistem de management al calității în cadrul firmei S.C.Boromir Prod S.A. București 2013

Implementarea Unui Sistem de Management Al Calitatii in Cadrul Unei Organizatii

Embed Size (px)

Citation preview

Implementarea unui Sistem de Management al Calitatii in Cadrul unei Organizatii

Universitatea Politehnica din Bucureti

Sisteme de management

Implementarea unui sistem de management al calitii n cadrul firmei S.C.Boromir Prod S.A.Cuprins

2Capitolul 1. Prezentarea organizaiei

21.1. S.C. Boromir Prod S.A.

31.2. Organigrama S.C.Boromir Prod S.A

31.3. Descrierea produselor furnizate

41.4. Clienii

4Capitolul 2. Abordarea teoretic a Sistemului de Management al Calitii

42.1. Elemente teoretice

9Capitolul 3. Managementul Calitii n organizaia S.C.Boromir Prod S.A.

93.1. Declaraia de politic n domeniul calitii

113.2. Procese identificate n cadrul organizaiei

133.3. Harta proceselor

133.4. Documentaia Sistemului de Management al Calitii

143.4.1. Elaborarea Manualului Calitii

153.4.2. Elaborare a procedurilor Sistemului de Management al Calitii i a instruciunilor de lucru

163.4.3. nregistrrile calitii

17Capitolul 4. Studiu de caz:Elaborarea procedurii Analiza comenzii/contractului cod:PO-Boromir-21

36Bibliografie

Capitolul 1. Prezentarea organizaiei

1.1. S.C. Boromir Prod S.A. Societatea comercial Boromir Prod S.A s-a nfiinat n anul 1994 la Rmnicu Vlcea.Obiectul principal de activitate l constituie achiziia,prelucrarea cerealelor,precum i valorificarea superioar a finurilor prin seciile proprii de panificaie i patiserie.

Nscut n respectul tradiiei,dar cu o perspectiv modern asupra acestui domeniu,att de vechi i totui att de puin exploatat,compania Boromir,s-a dezvoltat i i-a diversificat activitatea oferind pieei att produse tradiionale,ct i produse noi,de care piaa romneasc avea nevoie. Din totalul afacerilor Boromir, divizia de morrit are o pondere de 55%, urmat de cea de dulciuri i prjituri care deine 20%, apoi de divizia de panificaie cu o pondere de 15% iar restul activitilor sunt reprezentate de magazine, distribuie i benzinrii care acoper 10% din afaceri.

Pentru a veni n ntmpinarea nevoilor pieei i pentru a rspunde ct mai bine exigenelor clienilor, societatea si-a dezvoltat i diversificat activitatea pentru ca, mbinnd inovaia cu tradiia, s ofere produse care s satisfac cele mai nalte standarde de calitate, sntate i siguran.

Produsele obinute de ctre societate sunt:

-cozonaci

-croissante

-cornulete

-covrigi

-pine i specialiti-paste fainoase

-piscoturi

-blaturi de tort

-fin1.2. Organigrama S.C.Boromir Prod S.A

1.3. Descrierea produselor furnizate

Cozonacii Boromir sunt produi cu ajutorul unor procedee i echipamente moderne,dar care pstreaz caracterul tradiional al procesului,pentru ca fiecare cozonac s aduc spiritul i bucuria specifice srbtorilor.Savoarea i aroma lor sunt date att de calitatea ingredientelor,ct i de timpul dedicat preparrii. Cozonacul tradiional cu nuc reprezint produsul tradiional romnesc obinut din fin alb de gru, ap, zahr, drojdie, umplutur 38% .

Croissantele cu ciocolat se obin din:fin alb de gru, crem ciocolat 12,5, crem de vanilie 12,5%, grsimi vegetale nehidrogenate, zahr, ap, drojdie, sirop de glucoz-fructoz, ou, unt, emulgatori: mono i digliceride ale acizilor grai i lecitin de soia, lapte praf, sare iodat, arome.

Respectnd cu strictee strvechea reet a covrigeilor de Buzu i adugnd cu pricepere savoarea celor mai alese ingredient i mirodenii sunt scoi de la cuptor Covrigeii de Boromir. Acetia sunt obinui din fin alb de gru, ap, grsimi vegetale nehidrogenate, zahar si drojdie. Pinea Boromir este obinut din diverse tipuri de fin Boromir, gama cuprinznd o varietate larg de produse: pine, pinici, baghete, specialitti, pine ambalat, pine traditional.

Pastele finoase, sunt produse natural, cu rol benefic asupra bunei funcionri a organismului. Produsele sunt paste din gru dur n totalitate, care la fierbere nu las sediment, nu se lipesc, pstrndu-si culoarea galben aurie i aspectul sticlos.

Calitatea picoturilor Boromir este garantat de ingredientele 100% naturale i proaspete.Pentru a prepara savurosul desert italian Tiramisu, Boromir ofer celormai pretenioi oaspei picoturi delicate i fine.

Produsul este oferit fie la pachete moderne de 200g, 400g , 500g sau la cutii de 2,5 kg, fcndu-l ideal pentru reeaua de hoteluri si restaurante .

Boromirpune la dispoziia clienilor si o gam diversificat de fin superioar i integral. Gama cuprinde fin specializat pentru patiserie i panificaie: fin pentru cozonac, pentru pine i produse de panificaie, fin integral.1.4. Clienii

Beneficiarii produselor pe piaa intern sunt societile comerciale care utilizeaz produsele fie n procesele proprii de producie (cofetrii, patiserii, restaurante), fie pentru comercializare direct n aceeai form, instituii bugetare i consumatorii direci.

Capitolul 2. Abordarea teoretic a Sistemului de Management al Calitii2.1. Elemente teoretice Cateva elemente teoretice esentiale desprinse din standardul SR EN ISO 9000:2006.

Sistem de management al calitatii este un sistem de management prin care se orienteaza si se controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea.0.2. Principiile managementului calitatii

Pentru ca o organizatie sa poata fi condusa si sa functioneze cu succes este necesar ca aceasta sa fie coordonata si controlata intr-un mod sistematic si transparent.

Succesul poate rezulta din implementarea si mentinerea unui sistem de management care este proiectat pentru imbunatatirea continua a performantei luand in considerare necesitatile tuturor partilor interesate.Activitatea de management a unei organizatii include managementul calitatii printre alte sisteme de discipline de management.

Au fost identificate opt princpii de management al calitatii care pot fi utilizate de managementul de la cel mai inalt nivel pentru a conduce organizatia spre imbunatatirea performantei.

a) Orientarea catre client

Organizatiile depinde de clientii lor si de aceea ar trebui sa inteleaga necesitatile curente si viitoare ale clientilor,ar trebui sa satisfaca cerintele clientului si ar trebui sa se preocupe sa depaseasca asteptarile clientului.

b) Leadership

Liderii stabilesc unitatea dintre scopul si orientarea organizatiei.Acestia ar trebui sa creeze si sa mentina mediul intern in care personalul poate deveni pe deplin implicat in realizarea obiectivelor organizatiei.

c) Implicarea personalului

Personalul de la toate nivelurile sunt esenta unei organizatii si implicarea lui totala permite ca abilitatile lor sa fie utilizate in beneficiul organizatiei.

d) Abordarea bazata pe proces

Rezultatul dorit este obtinut mai eficient atunci cand activitatile si resursele aferente sunt conduse ca un proces.

e) Abordarea managementului ca sistem

Identificarea,intelegerea si conducerea proceselor corelate ca un sistem,contribuie la eficacitatea si eficienta unei organizatii in realizarea obiectivelor sale.

f) Imbunatatirea continua

Imbunatatirea continua a performantei globale si a organizatiei ar trebui sa fie un obiectiv permanent al organizatiei.

g) Abordarea pe baza de fapte in luarea deciziile

Deciziile eficace se bazeaza pe analiza datelor si informatiilor.

h) Relatii reciproc avantajoase cu furnizorul

O organizatie si furnizorii sai sunt interdependenti si o relatie reciproc avantajoasa creste abilitatea ambilor de a crea valoare.

Aceste opt principii de management al calitatii constituie baza standardelor de management al calitatii din cadrul familiei ISO 9000.

2.3. Abordarea sistemelor de management al calitatii

O abordare a dezvoltarii si implementarii unui sistem de management al calitatii consta din mai multe etape care includ urmatoarele:

a) determinarea necesitatilor si asteptarilor clientilor si ale altor parti interesate

b) stabilirea politicii si obiectivelor organizatiei referitoare la calitate

c) determinarea proceselor si responsabilitatilor necesare pentru a atingerea obiectivelor calitatii

d) determinarea si furnizarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor calitatii

e) stabilirea metodelor de masurare a eficacitatii si eficientei fiecarui proces

f) aplicarea acestor masurari pentru a determina eficacitatea si eficienta fiecarui proces

g) determinarea mijloacelor de prevenire a neconformitatilor si de eliminare a cauzelor acestora

h) stabilirea si aplicarea unui proces pentru imbunatatirea continua a sistemului de management al calitatii O astfel de abordare este aplicabila pentru mentinerea si imbunatatirea unui sistem existent de management al calitatii.

O organizatie care adopta modul de abordare de mai sus genereaza incredere in capabilitatea proceselor sale si in calitatea produselor sale si asigura o baza pentru imbunatatirea continua.Aceasta poate sa conduca la cresterea satisfactiei clientilor si al altor parti interesate si la succesul organizatiei.

2.4. Abordarea bazata pe proces

Orice activitate sau ansamblu de activitati care utilizeaza resure pentru a transforma intrarile in iesiri poate fi considerata un proces.

Pentru ca organizatiile sa functioneze eficace,aceastea trebuie sa identifice si sa gestioneze numeroase procese de corelatie si care interactioneaza intre ele.Adesea,iesirile dintr-un proces vor constitui intrari pentru urmatorul proces.Identificare si managementul sistematic al proceselor utilizate in cadrul unei organizatii si in special interactiunile dintre astfel de procese sunt denumite abordarea bazata pe proces.

Intentia prezentului Standard European este sa incurajeze adoptarea abordarii bazate pe proces pentru a conduce o organizatie.

Figura 1. Ilustreaza sisemul de management al calitatii bazat pe proces descris in familia de standarde ISO 9000.Aceasta reprezentare arata ca partile interesate joaca un rol semnificativ in furnizarea intrarilor pentru proces.Monitorizarea satisfactiei partilor interesate necesita evaluarea informatiilor referitoare la perceptia partilor interesate in ceea ce priveste masura in care necesitatile si asteptarile au fost indeplinite.Modelul prezentat in Figura 1. Nu prezinta procesele la un nivel detaliat.

Figura 1.Model de sistem de management al calitatii bazat pe proces

Legenda: activitati care adauga valoare

flux de informatii

Figura 2.Reprezentarea schematica a unui proces

2.5. Politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii

Politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii sunt stabilite pentru a furniza o directie spre care sa se indrepte organizatia.Amandoua determina rezultatele avute in vedere si ajuta organizatia sa-si utlizeze resursele pentru obtinerea acestor rezultate.

Politica referitoare la calitate asigura un cadru pentru stabilirea si analizarea obiectivelor calitatii.Este necesar ca obiectivele calitatii sa fie consecvente in raport cu politica referitoare la calitate si cu angajamentul de imbunatatire continua si realizare a acestora,este necesar sa fie masurabila.Imbunatatirea obiectivelor calitatii poate avea un impact pozitiv asupra calitatii produsului,eficacitatii operationale a performantelor financiare si astfel asupra satisfactiei si increderii partilor interesate.

Priincipalele standarde din familia ISO 9000, adoptate de Romania prinAsociatia de Standardizare din Romania (ASRO)sunt: SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitatii.Principii fundamentale si vocabular

SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte

SR EN ISO 9004:2001 - Sisteme de management al calitaii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor Un sistem de management al unei organizatii poate include diferite sisteme de management cum ar fi:

sistem de management al calitatii

sistem de management de mediu

sistem de management al sanatatii si securitatii ocupationale

sistem de management al securitatii informatiilor

sistem de management al sigurantei alimentelor

sistem de management financiarCapitolul 3. Managementul Calitii n organizaia S.C.Boromir Prod S.A.3.1. Declaraia de politic n domeniul calitii n cadrul politicii generale a societii, politica n domeniul calitii este prioritar i se bazeaz pe urmatoarele patru principii:

1. Calitatea produselor S.C. Boromir Prod S.A. trebuie s ndeplineasc n totalitate cerinele i asteptrile clienilor precum i cele impuse de reglementrile legale n domeniu.2. Angajaii societii sunt contientizai referitor la importana ndeplinirii cerinelor clienilor i reglemenentrilor legale astfel nct principalul obiectiv sa fie prevenirea neconformitilor.3. Fiecare angajat este rspunztor pentru calitatea muncii sale i n imbuntirea continu a acesteia.4. Valorificarea optim a resurselor puse la dispoziie, respectnd cerinele de protecie a mediului i de securitatate i santate in munc.

5. Dezideratul de baz al politicii S.C. Boromir Prod S.A. n domeniul calitii este mbuntirea continu a calitii produselor realizate, a eficacitii sistemului de management al calitii i a proceselor acestuia.

Pentru a face efectiv politica societii n domeniul calitii mi asum ntreaga responsabilitate pentru implementarea i funcionarea continu i eficace a sistemului de management integrat de calitate astfel ncat s poat fi atinse obiectivele S.C. Boromir Prod S.A. n domeniul calitii care sunt prioritare i compatibile cu celelante obiective urmrite de societate n domeniul tehnologic, economic, resurse umane i de mediu.

Politica si obiectivele referitoare la calitate Obiectivul politicii in domeniul calitatii si sigurantei alimentului alS.C. Boromir Prod S.A. este fabricarea fainii,a painii,a produselor de panificatie si de patiserie de calitate sigura pentru consumul uman. Obiectivele concrete privind calitatea si siguranta alimentului sunt stabilite anual de conducerea societatii si sunt transmise pentru cunoastere si realizare tuturor functiilor implicate. Realizarea obiectivelor se analizeaza periodic si sunt stabilite resurse si actiuni necesare pentru atingerea lor.

Managementul calittii de laS.C. Boromir Prod S.A.se bazeaza pe urmatoarele:

1. Orientare catre client, cautand permanent sa intelegem necesitatile globale ale pietei si ale clientilor prezenti si viitori si pe baza luam masurile ce se impun

2. Cresterea si manifestarea rolului leadership-ului, deoarece liderii creaza si mentin mediul intern in care angajatii sunt pe deplin implicati in indeplinirea obiectivelor organizatiei

3. Implicarea intregului personal, prin organizare,instruire, contientizare si cointeresare

4. Abordarea bazata pe proces, considerandu-se ca procese exista pe tot cuprinsul organizatiei, nu numai in domeniul productiei care furnizeaza direct faina, paine si produse de panificatie si patiserie

5. Abordarea managementului ca sistem, asigurandu-se ca procesele ating obiectivele afacerii deoarece functioneaza in conformitate cu politica managementului

6. Imbunatatirea continua a calitatii si sigurantei fainii, a painii si a produselor de panificatie si patiserie pentru a indeplinii si chiar a depasii asteptarile clientilor, un obiectiv permanent al organizatiei

7. Abordarea pe baza de fapte in luarea deciziilor, urmarindu-se imbunatatirea performantei totale a organizatiei

8. Relatii reciproc avantajoase cu furnizorul

Sistemul de management si realizarea obiectivelor privind calitatea si siguranta alimentului sunt monitorizate prin audituri interne, independente si analizate periodic de managementul de varf al societatii, pentru a se asigura respectarea principiilor adoptate, eficacitatea si imbunatatirea continua a calitatii produselor noastre.

Alocarea de resurse, planificarea, controlul, asigurarea si imbunatatirea continua a calitatii si a performantelor sunt elemente ale managementului pe care conducerea societetii intelege sa le utilizeze cu sprijinul si participarea constienta a intregului personal.

In calitate de Director General doresc sa exprim angajamentul conducerii societaii pentru realizarea politicii si a obiectivelor privind calitatea si siguranta alimentului si cer intregului personal sa actioneze pentru respectarea acestor principii si livrarea unor produse la cele mai inalte standarde de calitate.

Director General,

Sava Constantin3.2. Procese identificate n cadrul organizaiei In cadrul Sistemului de Management al Calitatii implementat in S.C.Boromir Prod S.A. au fost identificate urmatoarele categorii de procese:

1. Procese de top management

2. Procese de alocare resurse

3. Managementul de realizare a produselor

4. Procese de masurare,analiza si imbunatatire

5. Procese suportTabel 1. Proces-Documente suportProcesDocument suport

1.Procese de top management

Stabilirea politicii si a obiectivelor referitoare la calitateMC-01

Definirea si comunicarea responsabilitatilor si autoritatilor in organizatieMC-01,Fise de post,Decizii

PlanificareMC-01,PO-Boromir-01

Identificare resurselor si organizareMC-01

Comunicarea cu clientulMC-01,PO-Boromir-02

2.Procese de alocare resurse

InfrastructuraMC-01

Mediu de lucruMC-01

Resurse umaneMC-01,PO-Boromir-20

AprovizionareMC-01,PO-Boromir-03

3.Managementul de realizare a produsului

Determinarea cerintelor referitoare la produsMC-01,PO-Boromir-04

Analiza cerintelor referitoare la produsMC-01,PO-Boromir-05

Realizarea produselor din domeniul de activitate S.C.Boromir Prod S.A.MC-01,PO-Boromir-06

4.Procese de masurare,analiza si imbunatatire

Monitorizarea si masurarea proceselorMC-01,PO-Boromir-07

Monitorizarea si masurarea produsuluiMC-01,PO-Boromir-07

Controlul productieiMC-01,PO-Boromir-07

Controlul produsului neconformMC-01,PO-Boromir-08

Controlul dispozitivelor de masurare si monitorizareMC-01,PO-Boromir-09

Audit internMC-01,PO-Boromir-10

Analiza datelorMC-01;PO-Boromir-11

Actiuni corectiveMC-01,PO-Boromir-12

Actiuni preventiveMC-01,PO-Boromir-12

Urmarirea satisfactiei clientilorMC-01

Tratarea reclamatiilorMC-01,PO-Boromir-14

5.Procese suport

Competenta,constientizare si instruireMC-01,PO-Boromir-15

Controlul documentelorMC-01,PO-Boromir-16

Controlul inregistrarilorMC-01,PO-Boromir-17

Trasabilitatea produsuluiMC-01,PO-Boromir-18

MentenantaMC-01,PO-Boromir-19

Analiza comenzii/ContractuluiMC-01,PO-Boromir-21

3.3. Harta proceselor

3.4. Documentaia Sistemului de Management al Calitii Cerinele fa de documentaia Sistemului de Management al Calitatii sunt specificate n capitolul 4 al standardului ISO 9001:2008. Conform punctului 4.2 Cerine generale fa de documentaie al standardului ISO 9001:2008 documentaia Sistemului de management al Calitii include declaraia documentat despre politica i obiectivele n domeniul calitii, manualul calitii, proceduri i nregistrri prevzute de standard, documente pentru asigurarea planificrii, producerii i controlului.

Gradul de documentare depinde de:

Mrimea i tipul organizaiei

Complexitatea i interaciunea proceselor

Competena personalului

Punctul 4.2.3 Controlul documentelor al standardului ne spune c este necesar o procedur documentat pentru controlul:

Aprobrii documentelor

Revizuirii, actualizrii i reaprobrii n caz de necesitate

Identificrii statutului de revizuire

Asigurrii accesibilitii

Asigurrii lizibilitii

Identificrii i controlului documentelor externe

Utilizrii neintenaionate a documentelor nvechite

Punctul 4.2.4 Controlul nregistrrilor calitii al standardului ne spune c este necesar o procedur documentat pentru modul de meninere a nregistrrilor calitii:

Identificarea

Pstrarea

Arhivarea

Protecia

Valabilitatea

Accesul

Exist 4 tipuri de documente ale Sistemului de Management al Calitii:

Manualul Calitii (document extern)

Procedurile SMC (documente interne)

Instruciuni de lucru (documente interne)

nregistrrile Calitii (documente interne)3.4.1. Elaborarea Manualului Calitii Manualul calitii este un document extern, care poate fi utilizat n scopuri de reclam sau prezentat clienilor ntreprinderii.

Manualul calitii descrie n linii generale structura i modul de funcionare al Sistemului de Management al Calitii la organizaie.

Structura manualului calitii:

Titlul, scopul i domeniul de aplicare

Introducere i scurt istoric al ntreprinderii

Politica i obiectivele n domeniul calitii

Descrierea structurii organizatorice a SMC, responsabilitilor i autoritilor

Descrierea Sistemului Calitii cu referire la procedurile documentate

Anexe

Manualul calitii, cod MC-01 i procedurile asociate, documenteaz sistemul de management al calitii proiectat i implementat n cadrul S.C. Boromir Prod S.A. avnd la baza standardul internaional SR EN ISO 9001:2008.

Manualul calitii are ca scop urmtoarele:

definirea unui sistem de management al calitii adecvat de conducere a calitii n cadrul S.C. Boromir Prod S.A. pentru a asigura satisfacerea permanent a cerinelor i ateptrilor clienilor precum i a cerinelor din prevederile documentelor legale i de reglementare aplicabile prezentarea politicii i a obiectivelor stabilite de conducere, n domeniul calitii att personalului societii ct i clienilor sau potenialilor clieni informarea personalului societii despre cerinele sistemului de management al calitii i despre modul n care trebuie aplicate aceste cerine asigurarea unei baze documentate pentru auditurile interne sau externe ale sistemului de management al calitii pentru a verifica eficacitatea acestuia

3.4.2. Elaborare a procedurilor Sistemului de Management al Calitii i a instruciunilor de lucru Procedurile Sistemului Calitii sunt modaliti specificate de executare a unei activiti sau proces.

Procedura poate fi elaborat conform urmtoarei scheme:

Ce: activitatea executat

Cine: responsabilitile i autoritile

Cnd: frecvena realizrii activitii

Unde: n ce compartimente se execut activitatea

Cu cine: cine sunt furnizorii / consumatorii interni i externi

Standardul ISO 9001:2008 prevede elaborarea urmtoarelor proceduri documentate:

4.2.3 Controlul documentelor

4.2.4 Controlul nregistrrilor calitii

8.2.2 Auditul intern

8.3 Controlul produsului neconform

8.5.2 Aciuni corective

8.5.3 Aciuni preventive

Structura procedurii documentate:

Obiect scopurile procedurii

Domeniu de aplicare domeniul n care se aplic procedura

Responsabiliti persoana responsabil pentru derularea procedurii descrise

Referine enumr sursele de informaie utilizate la elaborarea procedurii

Descrierea procesului descrie detaliat etapele procesului n ordinea executrii lor i cu indicarea angajailor implicai.

Instruciunile de lucru

Structura: Obiect i domenii de aplicare la ce se refer instruciunea, ce activitate descrie

Modaliti se descrie consecutivitatea operaiilor ct mai apropiat de realitile din teren, de operaiile ce se execut.

Unde - se fac referine la actele normative, standarde etc.

Instruciunile de lucru, de obicei, se afieaz la locurile de munc.

3.4.3. nregistrrile calitii nregistrarea calitii este un document ce furnizeaz o dovad tangibil a activitilor efectuate sau a rezultatelor obinute.

Exemple ale nregistrrilor calitii:

Analiza efectuat de management

Evaluarea competenei personalului

Planurile Calitii

Cartele de identificare

Rapoartele auditului intern

Actele de neconformitate

Solicitare de aciuni corective i preventive Capitolul 4. Studiu de caz:Elaborarea procedurii Analiza comenzii/contractului cod:PO-Boromir-21

S.C.Boromir Prod S.A.Fila de gardaExemplar nr.

Avizat, Aprobat,

Manager Calitate, Director General,

Dinu Filon Sava ConstantinProcedura operationala

Analiza comenzii/contractului

Cod:PO-Boromir-21Editia 1/Revizia 1

Exemplar controlatDAXNU

Intocmit,

Raileanu Vasile

Acest document este proprietatea S.C.Boromir Prod S.A..Copierea,difuzarea sau utilizarea lui in exteriorul S.C.Boromir Prod S.A. este interzisa daca nu exista acordul conducerii.

S.C.Boromir Prod S.A.Analiza comenzii/contractului

Cod:PO-Boromir-21

Data:

Pagina 1/n

Editia 1Revizia 1

Lista de difuzareNr.crt.Posesor

(copie,nume,semnatura)Exemplar

Nr.Nr.pag.Data

difuzariiData

retrageriiSemnatura

S.C.Boromir Prod S.A.Analiza comenzii/contractului

Cod:PO-Boromir-21

Data:

Pagina 1/n

Editia 1Revizia 1

Revizii si modificariNr.crt.Revizia/EditiaParagraf revizuitUnde se gaseste modificareaSemnatura,nume

Cuprins

01.Lista de difuzare1802.Revizii si modificari1903.Cuprins201.Scop212.Domeniu de aplicare213.Documente de referinta214.Definitii si prescurtari215.Responsabilitati226.Procedura227.Inregistrari248.Anexe241.Scop

1.1.Prezenta procedura stabileste modul in care S.C.Boromir Prod S.A,analizeaza comenzile si contractele pentru a se asiguraca acestea sunt definite in mod corespunzator, fara ambiguitati si ca pot fi indeplinite.2.Domeniu de aplicare

2.1.Procedura se aplicatuturor comenzilor si contractelor la careS.C.Boromir Prod S.A. este furnizor/contractant,prevederile acesteia fiind executate intocmai de toate serviciile societatii implicate in activitati de contractare.3.Documente de referinta3.1.Manualul calitatii3.2.SR EN ISO 9001:2008 Sistem de management al calitatii.Cerinte

3.3.SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitatii.Principii fundamentale si vocabular

4.Definitii si prescurtari4.1.Definitii

4.1.1.Terminologiautilizata in prezentul document este in conformitate cu definitiile din documentele de referinta.4.1.2.Analiza contractului/comenzii activitate sistematica efectuata de furnizor inainte de semnarea contractului pentru a se asigura ca sunt definite in mod corespunzator, fara ambiguitati conditiile referitoare la calitate si ca acestea sunt documentate si pot fi indeplinite de furnizor.

4.1.3.Comanda declaratia de vointa exteriorizata, din care rezulta vointa neindoielnica a celui care o face de a solicita cu titlu oneros, acelui agent economic livrarea de produse, executarea de lucrari sau prestarea de servicii.Comanda trebuie sa cuprinda toate elementele esentiale ale unui contract, astfel incat, prin acceptarea pura si simpla din partea destinatarului sa se perfecteze acordul de vointa.4.1.4.Contract economic act juridic, comutativ, constitutiv de drepturi si obligatii reciproce pentru persoanele juridice sau fizice participante la formarea lui si care le mijloceste, cu titlu oneros, schimbul de activitati privind livrarea de produse, executarea de lucrari sau prestarea de servicii.4.2.Prescurtari

4.2.1.CTE Consiliul Tehnic Economic4.2.2.Director General DG

4.2.3.Director Economic DE

4.2.4.Seful Compartimentului Juridic SJ

4.2.5.Sef de sectie SS

4.2.5.Secretar S5.ResponsabilitatiActivitateFunctii implicate

DGDESJSSS

6.1.Inregistrare comandaI

6.2.Analiza comenziiAAAA

6.3.Elaborare,avizare proiect de contractareAVAVEC

6.4.Intocmire,avizare,aprobare, contractDAVE

I = InregistreazaA= AnalizeazaE = ElaboreazaAV = Avizeaza

D= DecideC= Colaboreaza

6.Procedura

6.1.Societatea primeste comenzi, care sunt inregistrate la secretariat de catre secretar in Registrul Comenzii cod:PO-Boromir-21/01,Anexa 1.6.2.Comanda clientului esteanalizatadeconducerea firmeiintr-o sedinta CTE , atat din punct devederealposibilitatilor deexecutie cat si din punct de vederealclaritatiicerintelor.

6.2.1.Daca suntcerinte care nu sunt clar definitese solicita clientului date suplimentare.6.2.2.Daca nu se poate onora comanda aceasta se respinge. Toate aspectele discutate sunt consemnate intr-un Proces Verbal de analiza a comenzii cod: PO-Boromir-21/02,Anexa 2.6.3.Dupa clarificarea tuturor aspectelor , se elaboreaza de catre Seful Compartimentului Juridic, si avizeaza de catre Directorul Economic si se aproba de Directorul General proiectul de contractare cod:PO-Boromir-21/03,Anexa 3,fiind trimis catre client.6.4.Daca clientul este de acord cu conditiile specificate,Directorul General aproba contractul cod: PO-Boromir-21/04,Anexa 4,semnat de toti factorii responsabili si este trimis clientului spre semnare.6.5.Schema flux

7.Inregistrari7.1.Registrul comenzii cod: PO-Boromir-21/01.7.2.Proces Verbal de analiza comanda cod: PO-Boromir-21/02.7.3.Proiect contract cod: PO-Boromir-21/03.7.3.Contract cod: PO-Boromir-21/04.

8.Anexe8.1.Anexa 1 - Registrul comenzii cod:PO-Boromir-21/01.

Registrul comenzii

Nr.de inregistrareData inregistrariiSolicitantAdresa solicitantContinutul pe scurt al comenziiData la care se doreste livrarea

Intocmit, Verificat,

F PO-Boromir-21/01 Ed.1/Rev.1

8.2.Anexa 2 - Proces Verbal de analiza comanda cod:PO-Boromir-21/02.

Proces verbal de analiza comanda

Data desfasurarii sedintei C.T.E...

1.Participanti la sedinta

Nr.crt.Numele si prenumeleFunctiaSemnatura

1.

2.

3.

..

..

n.

2.Aspecte analizate

Nr.crt.Aspecte analizate

1.

2.

3.

..

..

n.

3.Decizii

Nr.crt.Decizia

1.

2.

3.

..

..

n.

Intocmit, Verificat,

F PO-Boromir-21/02 Ed.1/Rev.1

8.3.Anexa 3 - Proiect contract cod: PO-Boromir-21/03.Nr.inreg.

Proiect contract de distributieIncheiat azi.1.Partile contractante

Societatea comerciala S.C. Boromir Prod S.A.,cu sediul in Buzau,Str.Santierului nr.37,Bl.4,sc.A,telefon 0238.436646,fax 0238.446.705,inmatriculata la Registrul Comertului sub numarul J10/184/1991,cod fiscal numarul RO1145077,avand contul numarul RO73 BRDE 430S C336 6785 5600 deschis la banca B.R.D. Sucursala Academiei,reprezentata de domnul Sava Constantin care are functia de Director General,in calitate de VANZATORsi

Societatea comercialacu sediul in............................. telefonfax..,inmatriculata la Registrul Comertului sub numarul..,cod fiscal numarul.avand contul numarul..deschis la Banca.. reprezentata de domnul/doamna.care are functia de..,in calitate de CUMPARATOR.2.Obiectul contractului

2.1.Vanzatorul se obliga sa vanda,iar cumparatorul sa accepte sa cumpere marfurile in sortimentele,cantitatile si preturile prevazute in proiectul de contract,care face parte integranta din prezentul contract.

2.2.Cheltuielile de livrare a marfurilor (expediere,incarcare-descarcare,manipulare,transport si altele) se suporta de catre furnizor.

2.3.Marfurile livrate vor fi insotite de catre facture.

2.4.Vanzatorul poate livra marfurile contractate inainte de data prevazuta de prezentul contract, numai daca obtine acordul scris al cumparatorului.

2.5.La locul si data prevazute pentru livrarea marfurilor,dreptul de proprietate si riscurile se transfera cumparatorului.

3.Termenul contractului

3.1.Prezentul contract se deruleaza incepand cu data semnarii pe o durata de 1 an calendaristic,de la data de.

3.2.Contractul se prelungeste in mod automat pe perioade successive de 1 an,daca nici una dintre parti nu-si manifesta vointa contrara,cu cel putin 10 zile inainte de finalul termenului initial sau a fiecarei perioade successive.

4.Receptia si acceptarea marfurilor

4.1.Receptia marfurilor se face de catre comisia de receptive convenita de parti si formata din:

a) delegatul vanzatorului

b) delegatul cumparatorului

c) comisia de receptive incheie un process-verbal care va face parte integranta din prezentul contract

4.2.a) Cumparatorul are dreptul sa refuse marfurile deterioarate sau care nu corespund calitatii convenite,sa semnaleze eventualele lipsuri sis a ceara inlocuirea lor,iar vanzatorul are obligatia sa inlocuiasca bunurile deterioarate sau necorespunzatoare calitativ si sa complteze lipsurile canitative constatate cu ocazia receptiei.

b) Vanzatorul are la dispozitie 10 zile pentru completarea marfurilor care lipsesc,sunt deteriorate sau necorespunzatoare.

4.3.In cazul in care marfurile lipsa ,deteriorate sau necorespunzatoare calitativ reprezinta mai mult de 50% din intreaga cantitate ,cumparatorul are dreptul de a refuza receptia lor.

4.4.Cheltuielile efectuate cu inlocuirea marfurilor constatate cu ocazia receptiei ca fiind lipsa,deteriorate sau necorespunzatoare cantitativ se suporta de catre furnizor.

5.Garantii

5.1.Vanzatorul garanteaza ca marfurile care fac obiectul prezentului contract sunt in concordanta cu standardele de calitate in vigoare.

5.2.Termenele de garantie a marfurilor sunt inscrise pe ambalaje.

6.Plata pretului

6.1.Plata se face in lei,cu .care va cuprinde valoarea tuturor facturilor scadente in saptamana respective scadenta facturilor se mentioneaza a fi la un termen de zile.

6.2.Pentru orice intarziere de plata,cumparatorul trebuie sa plateasca o penalizare de 0.15% pe zi din suma datorata,dar nu mai mult decat valoarea creantei.

6.3.a) In cazul in care,anterior livrarii marfurilor ,pretul acestora se majoreaza ca urmare a cresterii costurilor materiilor prime,combustibililor,energiei electrice sau termice,transportului, fortei de munca etc.

Vanzatorul are dreptul sa majoreze preturile de vanzare ale marfurilor care fac obiectul prezentului contract,in raport cu majorarea costurilor,numai dupa trecerea unui interval de 15 zile de la notificarea scrisa adresata cumparatorului.

Cumparatorul, in termen de 15 zile de la data primirii notificarii scrise a vanzatorului,are obligatia sa comunice acestuia daca pretul majorat este acceptabil si sa solicite livrarea marfurilor

b) In cazul in care cumparatorul nu raspunde la notificarea scrisa in termenul de mai sus,aceasta este considerata o acceptare tacita a pretului majorat.

c) Daca cumparatorul refuza ,in scris, sa accepte pretul majorat,contractul inceteaza fara nici un fel de obligatii sau raspunderi din partea cumparatorului sau a vanzatorului.

7.Clauze de validitate

7.1.Rezilierea totala sau partiala a clauzelor contractului nu are nici efect asupra obligatiilor deja scadente intre parti.

7.2.Prevederile alineatului precedent nu sunt de natura sa inlature raspunderea partii care, din vina sa, a determinat incetarea contractului.

8.Incetarea contractului

8.1.Prezentul contract inceteaza de plin drept,fara a mai fi necesara interventia unui/unei tribunal arbitrar/instante judecatoresti,in cazul in care una dintre parti:

Nu isi executa una dintre obligatiile esentiale enumerate anterior in prezentul contract.

Este declarata in stare de incapacitate de plati sau a fost declansata procedura de lichidare (faliment) inainte de inceperea executarii prezentului contract.

Cesioneaza drepturile si obligatiile sale prevazute de prezentul contract fara acordul celeilalte parti.

Isi incalca vreuna dintre obligatiile sale,dupa ce a fost avertizata,printr-o notificare scrisa,ca o noua nerespectare a acestora va duce la rezilierea prezentului contract.

8.2.Partea care invoca o cauza de incetare a prevederilor prezentului contract o va notifica celeilalte parti ,cu cel putin 30 de zile inainte de data la care incetarea urmeaza sa-si produca efectele.

8.3.Rezilierea prezentului contract nu va avea nici un efect asupra obligatiilor deja scadente intre partile contractante.

8.4.Prevederile prezentului contract nu inlatura raspunderea partii care in mod culpabil a cauzat incetarea contractului.

9.Forta majora

9.1.Nici una dintre partile contractante nu raspunde de neexecutarea la termen si/sau de executarea in mod necorespunzator -total sau partial- a oricarei obligatii care ii revine in baza prezentului contract,daca neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a obligatiei respective a fost cauzata de forta majora,asa cum este definite prin lege.

9.2.Partea care invoca forta majora este obligata sa notifice celeilalte parti ,in termen de 30 de zile producerea evenimentului si sa ia toate masurile posibile in vederea limitarii consecintelor lui.

9.3.Daca in termen de 30 de zile,de la producer,evenimentul respective nu inceteaza,partile au dreptul sa-si notifice incetarea de plin drept a prezentului contract fara ca vreuna dintre ele sa pretinda daune-interese.

10.Notificari

10.1.In acceptiunea partilor contractante, orice notificare adresata de una dintre acestea celeilalte este valabil indeplinita daca va fi transmisa la adresa/sediul prevazuta in partea introductiva a prezentului contract.

10.2.In cazul in care notificarea se face pe cale postala,ea va fi transmisa,prin scrisoare recomandata,cu confirmare de primire (A,R) si se considera primita de destinatar la data mentionata de oficiul postal primitor pe aceasta confirmare.

10.3.Daca notificarea se trimite prin telefax,ea se considera primita in prima zi lucratoare dupa cea in care a fost expediata.

10.4.Notificarile verbale nu se iau in considerare de nici una dintre parti daca nu sunt confirmate,prin intermediul unei dintre modalitatile prevazute la alineatele precende.

11.Litigii

11.1.In cazule in care rezolvarea neintelegerilor nu este posibila pe cale amiabila,ele vor fi supuse spre solutionare tribunalului Mun.Bucuresti conform regulilor de procedura aplicabile arbitrajului commercial ad-hoc,organizat de Camera de Comert si Industrie a Romaniei.

12.Clauze finale

12.1.Modificarea prezentului contract se face numai prin act additional incheiat intre partile contractante.

12.2.Prezentul contract reprezinta vointa partilor si inlatura orice alta intelegere verbala dintre acestea ,anterioara sau ulterioara incheierii lui.

12.3.In cazul in care partile isi incalca obligatiile lor,neexecutarea de partea care sufera vreun prejudiciu a dreptului de a cere executarea intocmai sau prin echivalent banesc a obligatiei respective nu inseamna ca ea a renuntat la acest drept al sau.

12.4.Prezentul contract a fost incheiat azi..,intr-un numar de 2 exemplare.

Vanzator, Cumparator,

Intocmit, Verificat,

F PO-Boromir-21/03 Ed.1/Rev.1

8.4.Anexa 4 - Contract cod:PO-Boromir-21/04.Nr.inreg.

Contract de distributieIncheiat azi.1.Partile contractante

Societatea comerciala S.C. Boromir Prod S.A.,cu sediul in Buzau,Str.Santierului nr.37,Bl.4,sc.A,telefon 0238.436646,fax 0238.446.705,inmatriculata la Registrul Comertului sub numarul J10/184/1991,cod fiscal numarul RO1145077,avand contul numarul RO73 BRDE 430S C336 6785 5600 deschis la banca B.R.D. Sucursala Academiei,reprezentata de domnul Sava Constantin care are functia de Director General,in calitate de VANZATORsi

Societatea comercialacu sediul in............................. telefonfax..,inmatriculata la Registrul Comertului sub numarul..,cod fiscal numarul.avand contul numarul..deschis la Banca.. reprezentata de domnul/doamna.care are functia de..,in calitate de CUMPARATOR.2.Obiectul contractului

2.1.Vanzatorul se obliga sa vanda,iar cumparatorul sa accepte sa cumpere marfurile in sortimentele,cantitatile si preturile prevazute in proiectul de contract,care face parte integranta din prezentul contract.

2.2.Cheltuielile de livrare a marfurilor (expediere,incarcare-descarcare,manipulare,transport si altele) se suporta de catre furnizor.

2.3.Marfurile livrate vor fi insotite de catre facture.

2.4.Vanzatorul poate livra marfurile contractate inainte de data prevazuta de prezentul contract, numai daca obtine acordul scris al cumparatorului.

2.5.La locul si data prevazute pentru livrarea marfurilor,dreptul de proprietate si riscurile se transfera cumparatorului.

3.Termenul contractului

3.1.Prezentul contract se deruleaza incepand cu data semnarii pe o durata de 1 an calendaristic,de la data de.

3.2.Contractul se prelungeste in mod automat pe perioade successive de 1 an,daca nici una dintre parti nu-si manifesta vointa contrara,cu cel putin 10 zile inainte de finalul termenului initial sau a fiecarei perioade successive.

4.Receptia si acceptarea marfurilor

4.1.Receptia marfurilor se face de catre comisia de receptive convenita de parti si formata din:

a) delegatul vanzatorului

b) delegatul cumparatorului

c) comisia de receptive incheie un process-verbal care va face parte integranta din prezentul contract

4.2.a) Cumparatorul are dreptul sa refuse marfurile deterioarate sau care nu corespund calitatii convenite,sa semnaleze eventualele lipsuri sis a ceara inlocuirea lor,iar vanzatorul are obligatia sa inlocuiasca bunurile deterioarate sau necorespunzatoare calitativ si sa complteze lipsurile canitative constatate cu ocazia receptiei.

b) Vanzatorul are la dispozitie 10 zile pentru completarea marfurilor care lipsesc,sunt deteriorate sau necorespunzatoare.

4.3.In cazul in care marfurile lipsa ,deteriorate sau necorespunzatoare calitativ reprezinta mai mult de 50% din intreaga cantitate ,cumparatorul are dreptul de a refuza receptia lor.

4.4.Cheltuielile efectuate cu inlocuirea marfurilor constatate cu ocazia receptiei ca fiind lipsa,deteriorate sau necorespunzatoare cantitativ se suporta de catre furnizor.

5.Garantii

5.1.Vanzatorul garanteaza ca marfurile care fac obiectul prezentului contract sunt in concordanta cu standardele de calitate in vigoare.

5.2.Termenele de garantie a marfurilor sunt inscrise pe ambalaje.

6.Plata pretului

6.1.Plata se face in lei,cu .care va cuprinde valoarea tuturor facturilor scadente in saptamana respective scadenta facturilor se mentioneaza a fi la un termen de zile.

6.2.Pentru orice intarziere de plata,cumparatorul trebuie sa plateasca o penalizare de 0.15% pe zi din suma datorata,dar nu mai mult decat valoarea creantei.

6.3.a) In cazul in care,anterior livrarii marfurilor ,pretul acestora se majoreaza ca urmare a cresterii costurilor materiilor prime,combustibililor,energiei electrice sau termice,transportului, fortei de munca etc.

Vanzatorul are dreptul sa majoreze preturile de vanzare ale marfurilor care fac obiectul prezentului contract,in raport cu majorarea costurilor,numai dupa trecerea unui interval de 15 zile de la notificarea scrisa adresata cumparatorului.

Cumparatorul, in termen de 15 zile de la data primirii notificarii scrise a vanzatorului,are obligatia sa comunice acestuia daca pretul majorat este acceptabil si sa solicite livrarea marfurilor

b) In cazul in care cumparatorul nu raspunde la notificarea scrisa in termenul de mai sus,aceasta este considerata o acceptare tacita a pretului majorat.

c) Daca cumparatorul refuza ,in scris, sa accepte pretul majorat,contractul inceteaza fara nici un fel de obligatii sau raspunderi din partea cumparatorului sau a vanzatorului.

7.Clauze de validitate

7.1.Rezilierea totala sau partiala a clauzelor contractului nu are nici efect asupra obligatiilor deja scadente intre parti.

7.2.Prevederile alineatului precedent nu sunt de natura sa inlature raspunderea partii care, din vina sa, a determinat incetarea contractului.

8.Incetarea contractului

8.1.Prezentul contract inceteaza de plin drept,fara a mai fi necesara interventia unui/unei tribunal arbitrar/instante judecatoresti,in cazul in care una dintre parti:

Nu isi executa una dintre obligatiile esentiale enumerate anterior in prezentul contract.

Este declarata in stare de incapacitate de plati sau a fost declansata procedura de lichidare (faliment) inainte de inceperea executarii prezentului contract.

Cesioneaza drepturile si obligatiile sale prevazute de prezentul contract fara acordul celeilalte parti.

Isi incalca vreuna dintre obligatiile sale,dupa ce a fost avertizata,printr-o notificare scrisa,ca o noua nerespectare a acestora va duce la rezilierea prezentului contract.

8.2.Partea care invoca o cauza de incetare a prevederilor prezentului contract o va notifica celeilalte parti ,cu cel putin 30 de zile inainte de data la care incetarea urmeaza sa-si produca efectele.

8.3.Rezilierea prezentului contract nu va avea nici un efect asupra obligatiilor deja scadente intre partile contractante.

8.4.Prevederile prezentului contract nu inlatura raspunderea partii care in mod culpabil a cauzat incetarea contractului.

9.Forta majora

9.1.Nici una dintre partile contractante nu raspunde de neexecutarea la termen si/sau de executarea in mod necorespunzator -total sau partial- a oricarei obligatii care ii revine in baza prezentului contract,daca neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a obligatiei respective a fost cauzata de forta majora,asa cum este definite prin lege.

9.2.Partea care invoca forta majora este obligata sa notifice celeilalte parti ,in termen de 30 de zile producerea evenimentului si sa ia toate masurile posibile in vederea limitarii consecintelor lui.

9.3.Daca in termen de 30 de zile,de la producer,evenimentul respective nu inceteaza,partile au dreptul sa-si notifice incetarea de plin drept a prezentului contract fara ca vreuna dintre ele sa pretinda daune-interese.

10.Notificari

10.1.In acceptiunea partilor contractante, orice notificare adresata de una dintre acestea celeilalte este valabil indeplinita daca va fi transmisa la adresa/sediul prevazuta in partea introductiva a prezentului contract.

10.2.In cazul in care notificarea se face pe cale postala,ea va fi transmisa,prin scrisoare recomandata,cu confirmare de primire (A,R) si se considera primita de destinatar la data mentionata de oficiul postal primitor pe aceasta confirmare.

10.3.Daca notificarea se trimite prin telefax,ea se considera primita in prima zi lucratoare dupa cea in care a fost expediata.

10.4.Notificarile verbale nu se iau in considerare de nici una dintre parti daca nu sunt confirmate,prin intermediul unei dintre modalitatile prevazute la alineatele precende.

11.Litigii

11.1.In cazule in care rezolvarea neintelegerilor nu este posibila pe cale amiabila,ele vor fi supuse spre solutionare tribunalului Mun.Bucuresti conform regulilor de procedura aplicabile arbitrajului commercial ad-hoc,organizat de Camera de Comert si Industrie a Romaniei.

12.Clauze finale

12.1.Modificarea prezentului contract se face numai prin act additional incheiat intre partile contractante.

12.2.Prezentul contract reprezinta vointa partilor si inlatura orice alta intelegere verbala dintre acestea ,anterioara sau ulterioara incheierii lui.

12.3.In cazul in care partile isi incalca obligatiile lor,neexecutarea de partea care sufera vreun prejudiciu a dreptului de a cere executarea intocmai sau prin echivalent banesc a obligatiei respective nu inseamna ca ea a renuntat la acest drept al sau.

12.4.Prezentul contract a fost incheiat azi..,intr-un numar de 2 exemplare.

Vanzator, Cumparator,

Intocmit, Verificat,

F PO-Boromir-21/04 Ed.1/Rev.1

Bibliografie1. http://www.boromir.ro/despre-boromir2.Olaru, Marieta,Managementul calitii. Concepte i principii de baz, Bucureti, Editura ASE, 1999

3. u, M., Oprean,Managementul calitii,Editura Universitii din Piteti, Piteti, 2007

4. Seria de standarde ISO 9000Bucureti2013

37