Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling

Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling

Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen smidigere?

Karin HabbestadInformation Manager Statkraft Energi AS

Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

side 2

Hvem er jeg?

Karin Habbestad

Utdannet bibliotekar ved Statens Bibliotek- og informasjonshøgskole 1992

Kværner Engineering 1992-1998 Nestleder Infosenteret / Support på store prosjekter

Statkraft AS:1998–mai 2005 Avdelingsleder Informasjonsforvaltning

Juni 2005 – mars 2008 Intranettredaktør

1. Mars 2008 – Information Manager i PG (Power Generation)


side 3

Innhold

Statkraftkonsernet – en kort orientering

Flere forsøk på innføring av elektronisk arkiv i Statkraft

Hva er viktig å konsentrere seg om

Veien fra papir til elektronisk dokumenthåndtering

Arkivarens nye roller

Mange nye ord og hva betyr de egentlig?

Nytt regelverk og ISO 15489


Statkraftkonsernet

Størst i Europa innen fornybar energi

Produserer og utvikler vannkraft, vindkraft, gasskraft, solkraft, biokraft og fjernvarme

277 kraft- og fjernvarmeverk med en samlet installert effekt på rundt 15 800 MW

Vannkraftverkene har en samlet produksjonsevne på litt i overkant av 50 TWh årlig

Satser på innovasjon og utvikler marin energi, saltkraft og andre nye energiløsninger

Betydelig aktør på de europeiske energibørsene og har spisskompetanse innen fysisk og finansiell krafthandel

side 4


Statkraftkonsernet forts

Leverer strøm og varme til om lag 600 000 kunder i Norge og Sverige

Eier 67 % av overføringskabelen Baltic Cable mellom Sverige og Tyskland

Bygger ut vannkraft i vekstmarkeder utenfor Europa gjennom selskapet SN Power

Over 100 års erfaring som leverandør av ren energi

Heleid av den norske stat

Konsernet hadde i 2009 en omsetning på 26 milliarder kroner

3400 medarbeidere og virksomhet i over 20 land

side 5


side 6

Statkraft som arkivskaper

Statkraft er 100% eid av staten, men drives 100% etter forretningsmessige prinsipper

Ingen krav i forhold til Arkivloven

Må ikke følge NOARK eller Offentlighetsloven

Det er ingen spesielle lover eller regler som gjelder spesielt for kraftsektoren når det gjelder fagområdet dokumenthåndtering.

Det gis krav til dokumenthåndtering i bl.a. aksjeselskapsloven, arbeidsmiljøloven, bokførings- og regnskapslovgivningen, hvitvaskingsloven og personopplysningsloven

ISO 15489 gir overordnede føringer


side 7

Arkiv- og dokumenthåndtering i Statkraft

1 arkivar (Statkraft AS) med ansvar for Sakarkiv

1 Information Manager (Statkraft Energi AS)Arkiv-/dokumenthåndteringsansvarlige i hver region

4 regioner i Norge, 1 i Sverige og 1 i Tyskland/UK

Information manager har fagansvar for regionsansvarlige


side 8

Hva har skjedd i Statkraft?

1992 Statkraftverkene deles og det blir opprettet to statsforetak. Kraftproduksjonen legges til Statkraft SF, overføringsnettet til Statnett SF. Stort papirarkiv som blir delt Første forsøk på å innføre elektronisk arkiv

2004 1. oktober blir Statkrafts virksomhet omorganisert fra statsforetak til aksjeselskap og konsernet Statkraft AS etableres. Staten eneeier Andre, tredje og fjerde forsøk på å innføre elektronisk arkiv


side 9

En liten kuriositet

Informasjonseksplosjonen er kraftig. Faglig og vitenskapelig informasjon vokser eksponentielt og fordobles hvert femte år. Denne utviklingen kan illustreres slik:

De 10 bud bestod av 297 ordDen amerikanske uavhengighetserklæringen bestod av 300 ordEt EU-direktiv vedr. eksport av egg består av 30 000 ord


Elektronisk dokumenthåndtering – hvorfor er dette et slit å få til?

• Ikke sterk nok fokus fra ledelsens side• Ikke tydelig nok i bedriftens overordnete strategier• Manglende visjoner og målsetting

• Personlig vegring• Jeg vil ikke (les: orker ikke lære noe nytt, jeg vil jobbe som

jeg alltid har gjort)• Jeg vil ikke at alle skal se mine dokumenter (les: jeg er litt

usikker)• Det er ikke min jobb å arkivere (les: jeg har viktigere ting å

gjøre)• Og mange andre vikarierende argumenter

side 10


.

Ikke helt på skinner med forretningsprosessene

Systemtekniske feil

Begrensninger i systemet

side 11


1. forsøk på innføring av elektronisk arkiv

Hvordan gikk det?

Ganske dårlig

Fordi:

• Ble bestilt av innkjøpsavdelingen. Hyllevare. ”Vi kjøper systemet først, så får brukerne lære seg å bruke det”

• Hver region sin database – ikke innsyn på tvers av organisasjonen

side 12



Hvordan gikk det?

Veldig dårlig – prosjektet ble terminert og delt opp i 4 mindre prosjekter

Hvorfor?

• Prosjektet vokste utover alle grenser

• Altfor mange involverte med liten kompetanse på fagområdet (men som selvsagt mener å inneha denne kompetansen)

• For dårlig forankring i ledelse og organisasjon

side 13



Hvordan gikk det?

Bedre enn de to andre gangene

Hvorfor?

Liten prosjektgruppe med riktig sammensatt kompetanse

Tett samarbeid med leverandør

Større vilje og forståelse i organisasjonen – spesielt i Produksjonsdivisjonen

side 14



Pågår nå

Vi er spent på hvordan dette går

Hva har vi lært av tidligere prosjekter?

Vi må ha:

Forankring – forankring - forankring

Klar visjon og målsetting

Klare avgrensninger

Tydelige hovedstrategier

side 15


side 16


Handler ikke om system men 90% organisasjonsutvikling 10 % system

Opplæring i informasjonsforståelse Hvorfor Hvordan For hvem osv


Hvordan bør dette gjøres?

Overordnet forankringDeltakelse i strategimøter med ledelsen (i det minste få komme med innspill)Strategien skal plassere arkivtjenesten som et av flere strategiske virkemidler for konsernet til å oppnå sine strategiske målStrategien knyttes direkte opp mot konsernets overordnede målArkivstrategien må eies av konsernledelsen og forvaltes av Arkivtjenesten.

Utarbeide klar visjon / målsetting

side 17


forts

Klare avgrensningerEks. ikke regnskapsdokumentasjon og annen informasjon som konsernet finner mer hensiktsmessig lagres i fagsystemer

Forbered organisasjonen

Foreta prosess- og behovsanalyser

Involvér folket – informér og lytt

side 18


Arkivtekniske forberedelser

Sakarkiv (all forretningskritisk dokumentasjon)

Vurdere skarpt periodeskille på saksarkivet

registrere alle eksisterende saker med henvisning til det fysiske hvorvidt man skal skanne inn alt eller kun skanning ved

forespørsel

side 19


forts. arkivtekniske forberedelser

Dokumentarkivet – alt det andre…

Utarbeid enkle kjøreregler

Definér hva som skal forventes å gjenfinnes i dokumentarkivet, eks. møtereferat hvor beslutninger er tatt

Opptil den enkelte å vurdere hvorvidt en del dokumentasjon skal lagres sentralt

side 20


Systemet

Brukervennlighet må stå i høysetet

Integrerte maler

Metadata eks. Tittel, Emneord , Type, Prosjektnr., Arkivnøkkel? +++

Roller må defineres

Enkle tilgangskontrollmatriser

Mailintegrasjon

Integrasjon med andre fagsystemer

side 21


side 22

Eksempler på en arkivars mange roller i en elektronisk hverdag

Kvalitetssikring (av lov- og regelverk, rutiner og saksbehandling)

Nettredaktør/Informasjonsarkitekt

Utvikle og strukturere nettsider

Informasjonsspesialist

Rådgiver/Konsulent

Formidle egen kompetanse

Opplæringsansvarlig


side 23


side 24

Hva er viktig – hvor ta tak?

Forstå forretningsprosesseneSett deg inn i hvordan folk jobber, knytt kontakter

Bruk forretningsforståelsen til å sette opp systemene riktig

Skap en enklere hverdag for folket

Compliance - Følge lover, regler og standarderSett deg inn hva som gjelder og bruk det for hva det er verdt!


side 25

Compliance - Hva er nå det?

”Compliance” betyr egentlig etterlevelse eller overholdelse av regler

Mye av grunnlaget for å være ”compliant” er at organisasjonen kan redegjøre for hvem som tok hvilke beslutninger på hvilket tidspunkt og samtidig kan dokumentere hvorfor man tok beslutningen.


side 26

Hva er viktig forts.

Lag en enklere hverdag for deg og andre som jobber med/drifter systemet/ene

Du må forstå kompleksiteten i systemintegrasjonen, dvs. mest mulig oppdateringer av felles grunnlagsdata på et sted

Få folk til å dra nytte av systemetLær folk enkle nyttige triks for lagring og gjenfinning – bruk systemet!

Fornøyde brukereDet får du ved å opptre profesjonelt og sikkert (driv gjerne en aktiv ”pp-tjeneste”)

Få folk til å forstå at dokumenthåndtering er en prosess i prosessen


side 27

..

Lær deg å utarbeide kravspesifikasjoner

Bidra med faglig kunnskap inn der hvor beslutninger skal fattes

Trykk på med compliance - det du kan om SOX, Eurosox, NOARK, Moreq, Offentlighetsloven +++

Skaff deg et nettverk utenfor egen bedrift som du kan utveksle erfaringer med – sug til deg kunnskap!

Vær løsningsorientert, ikke problemorientert - Ikke syt og klag – bidra!


side 28

Hva er viktig fokus?

Hva ønsker vi å gjøre, å arbeide med ?KLARGJØREforståelsen og betydningen av dokumenthåndtering/informasjonshåndteringSIKREbedriftens virksomhetshukommelse FORBEDREinformasjonskvalitetenØKEtopp- og bunnlinje med flere %


side 29

Ny rolle

Bidragsyter til etatens/virksomhetens suksess.

Pådriver til enhetlig informasjonsbehandling.

Medspiller til informasjonsgjennfinning

Bistand til saksbehandlere / brukere

Kommissærer for beste praksis

Ikke lenger overvåker av saksbehandler / brukere (restanser mm), men veileder og kvalitetssikrer


side 30

Ny rolle forts.

Arkivarene eier de nye søkemotorene !

Arkivaren er ansvarlig for hovedintegratoren i virksomheten!

Arkivaren er en av fler som ser etter muligheter for gevinst!


side 31

”Vill ni se en stjärna, se på mej” !(Zarah Leander)

Vis hvem du er og hva du kan!

Heng deg på i alle sammenhenger der det er snakk om elektronisk dokumenthåndtering!

Opparbeid deg god IT-kunnskap og bli spesialist på EDM!

Lær deg ”butikken”

Lær deg enkle triks innenfor pedagogikk og psykologi

Vær hyggelig og blid

Få deg alliansepartnere

http://images.google.no/imgres?imgurl=http://gfx.dagbladet.no/pub/artikkel/5/51/515/515438/ingeborgX1972XXMissXWorld_1192715295_1192715311.jpg&imgrefurl=http://www.kjendis.no/2007/10/18/515438.html&h=715&w=503&sz=50&hl=no&start=33&um=1&usg=__-tvD2eyHnIA4WoOxnZsqVPcz2iE=&tbnid=ZC0_B930ziFJ_M:&tbnh=140&tbnw=98&prev=/images?q=sangstjerne&start=18&ndsp=18&um=1&hl=no&sa=N


side 32

Fra kvantitet til kvalitet


side 33

MÅL!

Integra-sjoner mot

andre systemer

Mange skjær i sjøen mot målet !

Strategi, styrende

dokumenterNye

versjoner, systemutvikling

Opplæringog informasjon Drift og

vedlikehold

Samhandlinginternt og eksternt


side 34

Records Management

Document Management

Content Management

Enterprise Content Management

Knowledge Management

Information Management

Business Intelligence

Ligger svarene i noen av begrepene nedenfor?


side 35

Overordnete forretningsstrategier og -mål

Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer

Information Management = forvaltning av intern/ekstern informasjon

IM

Knowledge Management = både strukturert (eksplisitt) og human (taus) kapital i organisasjonen

KM

Enterprise Content Management = innholdshåndtering for hele virksomheten

CM

Content Management = innholdshåndtering

Document Management

DM

= dokumenthåndtering

Records Management

RM

= arkivdanning

Business Intelligence

BI = beslutningsstøtte


side 36

Kort og oppsummert om trendordeneDocument Management = Dokumenthåndtering, behandling av alle

typer dokumenter, både arbeidsdokumenterog arkivdokumenter

Content Management = Innholdshåndtering, behandling av all typeinnhold (dokumenter og data) i enorganisasjon

Knowledge Management = Kompetanseledelse, bevisst utvalg ogforvaltning av eksplisitt informasjon og humankapital

Information Management = Innformasjonsstyring, styring av virksomhetens

interne informasjon og kontakt utad (Internett, tilgang til ekstern informasjon)

Records Management = Arkivbehandling, håndtering av arkivverdigdokumentasjon

Business Intelligence = Anvendelse av firma/markedsinformasjon, som

underlag for viktige forretningsvurderinger ogbeslutninger


Aktuelt regelverk for privat sektor

SOX (Sarbanes-Oxley Act)

EuroSox - EUs 4., 7. og 8. direktiv

ISO 15489

side 37


SOX

SOX (underskrevet av Bush 30. juli 2002) oppstod i kjølvannet etter ENRON og Arthur Andersen skandalene i USA

Gjelder for børsnoterte selskaper i USAEksempelvis er Telenor børsnotert i USA (skal ha kostet dem 6-700 millioner å rette seg etter SOX)

side 38


SOX

SOX består av 11 seksjoner og omfatter bl.a. Krav til styresammensetning og kompetanse Nye standarder for bokføring, finansiell auditering og

revisjon Krav til styremedlemmers og ledelsens troverdighet Krav til revisorers uavhengighet Krav til kommunikasjon Etiske standarder Etablering av Public Company Accounting Oversight Board

(PCAOB) for å sikre at revisorbransjen overholder lovgivningen og standardene utvikles og tilpasses

side 39


EUs 4, 7 og 8 direktiv (EuroSOX)

Den europeiske varianten av SOX

Omfattende regelverk for god risiko- og virksomhetsstyring

OmhandlerRegnskapslovenRevisjonslovenAksje-/bokføringsloven

Høringen er gjennomført, men ligger fortsatt i Finansdepartementet

side 40


ISO 15489 – Information and documentation – Records management

Den første internasjonale standarden som setter opp et sett med ”universelle” krav til en forsvarlig arkivdanning

Den identifiserer de overordnede kravene til det organisatoriske rammeverket en forsvarlig arkivtjeneste skal virke under

Helt overordnede krav til et elektronisk arkiv og til viktige elementer som må oppfylles for at man skal ha en forsvarlig arkivtjeneste

side 41


Viktig å vite

Helt overordnede krav til arkivdanning

Også systemkrav

ISO 15489

Funksjonell kravspesifikasjon for et

elektronisk arkiv

Moreq(Model Requirements EU 2001

/ 2002)

Teknisk kravspesifikasjon for et elektronisk arkiv

Noark-standarden

side 42

I et hierarki er forholdene mellom kravene følgende


side 43

.

Takk for oppmerksomheten

Documents

Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling