Hospodaření s časem

Hospodaření s časemAction academy

Z důvodu úspory času zvážíme :

Které činnosti lze dělat efektivněji Co nespěchá a může počkat Co není třeba dělat vůbec Vybereme činnosti, které můžeme

delegovat

Hospodaření s časem

Plánujeme jednotlivé kroky Dbáme na priority V době nepřítomnosti určíme, kdo je za co

odpovědný Telefonujeme efektivně a jsme struční Návštěvy přijímáme ve vyhrazeném čase


Na pracovišti udržujeme pořádek Vybíráme si celou dovolenou, abychom se

udrželi v dobré kondici Na podřízené hledíme jako na své

spolupracovníky Dokážeme říci „NE“ Nebereme si práci domů


Zjistíme, v kterou denní a noční dobu jsme nejvýkonnější

Zpracujeme seznam důležitých úkolů s termíny a časovou rezervou

Nezapomínáme na delegování úkolů Filtraci telefonních hovorů i návštěv zajistí

schopná sekretářka Dbáme na přípravu jednání a porad


Kdo dokáže hospodařit s časem

Pracuje rovnoměrně Počítá s neočekávanými úkoly Ví, jak delegovat Neplýtvá časem jiných lidí


Co s odloženými úkoly ? Neodsuzujeme se za to, že úkol odkládáme Před odsunem termínu určíme termín nový Místo „musím to udělat“ říkáme „chci to

udělat“ Práci rozdělíme na části

Odkládání úkolů

Proč se bráníme delegování ?

Nikdo jiný to neudělá tak dobře jako já. Ostatní nestojí o další úkoly a já se stanu

neoblíbeným. Než to někomu vysvětlím, budu to mít

hotové.

Delegování pravomoci

Nemám chuť riskovat, protože zadaný úkol může být splněn špatně a pozdě.

Ostatní si vysvětlí delegování jako „přesouvání“ zodpovědnosti na druhé

Jsem perfekcionista, netrpělivý a nevěřím ostatním


Co získáme delegováním pravomoci?

Získáme čas Zvládneme větší množství úkolů Motivujeme pracovníky Snadnější hodnocení podřízených Nové talenty Nové nápady a přístupy


Nezdůvodňujeme, proč delegování nejde Rozdělíme úkoly a vytipujeme vhodné

pracovníky Správně definujeme úkol Vysvětlíme postup Pohovoříme si s nadřízeným o zlepšení

práce

Jak delegovat?

Poskytneme pracovníkům přiměřenou podporu

Úkoly delegujeme vždy jednotlivci, nikoli skupině

Nedovolíme, aby podřízení delegovali práci směrem nahoru

Splnění úkolu příslušně ohodnotíme

Jak delegovat?

Nepovažujeme delegování

za výjimku, nýbrž za pravidlo.


Problémy, které vznikají při špatné organizaci času a práce

Většina lidí dnes uvádí nedostatek času jako svůj největší problém. Tato doba často vyžaduje mimořádné nasazení a potlačuje ohledy na osobní pohodu. Přesto si velkou část svých problémů vytváříme sami nevhodným přístupem k organizování práce vlastní i práce ostatních.

Jak si organizovat čas a práci

Problém 1

Nezvládání časových nároků se často projeví nestíháním termínů, jindy pak kvalitou práce. Většinou přeceňujeme své schopnosti a pak zjišťujeme, že činnost vyžaduje více času, než jsme si původně naplánovali. Vedle toho, do našeho programu vstupuje množství neočekávaných požadavků. Pak máte dvě možnosti:

– záležitost nevyřešit – použít to pověstné „NE“ - nebo ji vyřešit podstatně rychleji, než by bylo

třeba, a to znamená práci odbýt.


Problém 2

Dalším důsledkem nestíhání je odkládání. Protože jste úkol nestačili udělat ve stanoveném termínu, nezbývá Vám, než posunout termín. To však znamená posun všech dalších akcí. Tím před sebou hrneme čím dál větší hromadu práce a dostáváme se do bludného kruhu.


Problém 3

Výsledkem špatného řízení času bývá zanedbávání rodiny, přátel ale i obchodních partnerů. Ti jsou pak nespokojeni s nedostatečnou pozorností, domnívají se, že nás přestali zajímat.


Problém 4

Když přestanete plnit termíny, práci odevzdáváte odbytou nebo napůl dodělanou, ztrácíte důvěryhodnost. Získáte tak pověst nespolehlivého člověka.


Výsledkem všech předchozích jevů je pocit přetížení. Dochází ke ztrátě elánu a chuti do práce. To je nejvyšší čas s tím začít něco dělat.

Ku pomoci nám mohou být některé z dále uvedených principů efektivního řízení času.


Vize je základem plánování našeho času. Vizi rozpracováváme do dílčích cílů Plnění cílů a úkolů zapracováváme do svých

programů Plánujeme pouze 60 % svého času

Principy efektivního řízení času

Při plánování času respektujeme svůj denní rytmus

Náročné aktivity naplánujeme do doby s minimálním rušením

Bráníme si svůj čas před narušením zvenčí V průběhu týdne bychom si měli vytvořit

prostor pro relaxaci, rodinu a přátele

Principy efektivního řízení času

Výjimky potvrzující pravidlo

Plánování dne bez rezervy Tlak okolí na denní rytmus Svůj čas nelze ubránit před zásahem

nadřízených.


Užitečné pomůcky

Osobní diář postavený na principech řízení času

Elektronický organizér Plánovací tabule, chytrá zeď


Otázky pro využití vlastního času v práci

Ptejte se sami sebe pravidelně, nejlépe na konci každého týdne:

Využití vlastního času v práci

1. Mám v hlavě jasnou strategickou celoživotní představu sebe sama? Jasnou vizi jakým bych chtěl být člověkem? Nejde zde o cíle k nějakému časovému bodu, ale o cíle průběhové. Co má nastat a trvat? Jak to mám podchyceno ve svém diáři?

2. Jak jsem si dokázal v tomto týdnu stanovit priority? Jsou v souladu s mou vizí? Byly správně zapsány v mém diáři?


3. Mám své dlouhodobé cíle harmonicky provázány s krátkodobými? Nejsou tam rozpory? V diáři stačí trochu zalistovat – a hned se na to přijde.

4. Jak ladí jednotlivé skutečné každodenní aktivity s mými dlouhodobými cíli? Přibližují mne k těmto cílům, vzdalují od nich, nebo jsou vůči nim neutrální?


5. Uvědomil jsem si, že bez předem stanovených priorit je každá práce jen marnou námahou?

6. Co mne v práci nejvíce rušilo? Jak jsem proti tomu bojoval? S jakým úspěchem? Která rušení mohu ovlivnit, a u kterých mi nezbude než se přizpůsobit, nebo odejít?


7. Které úkoly jsem dokázal dotáhnout dokonce (či konce ucelené etapy)? Které ne? A proč? Jak to příští týden zlepšit?

8. Ve kterých úsecích jednotlivých dnů se mi pracovalo nejlépe? A jak toho zařídit příští týden „houšť a větší kapky“?


9. Které činnosti mi trvali kratčeji oproti předpokladu, a které déle? Co jsem u těch druhých zanedbal? Jak to napravit?

10. Co se podařilo nejlépe, co nejhůře? Jak to prvé znásobit a druhé vyloučit?


Documents

Hospodaření s časem