18
EventsIT haalt het maximale uit ICT voor een optimale beleving van uw evenement een uitstekend functionerende organisatie en

Handboek ICT EventsIT

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Handboek ICT EventsIT

EventsIT haalt het maximale uit ICT

voor

een optimale beleving van uw evenement

een uitstekend functionerende organisatie

en

Page 2: Handboek ICT EventsIT

Handboek ICT voor evenementen

“Van start tot finish”

• Dé basis om het maximale uit ICT te halen

Page 3: Handboek ICT EventsIT

ICT voor een optimaal functionerende organisatie

Projectmanagement is cruciaal !

KantoorautomatiseringAccreditatieTicketingWorkflowmanagementVoorzieningen op locatieWebcastService en Support

Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat

Page 4: Handboek ICT EventsIT

Projectmanagement

Voorafgaand aan het evenement• Organisatie vastleggen (wie waarvoor

verantwoordelijk)• Inventariseren van de wensen en eisen (scope)• Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget• Toetsen aan de financiële haalbaarheid

rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc.

• Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers• Leveranciers selecteren + afspraken borgen• Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken• Instructies (applicaties) 

Page 5: Handboek ICT EventsIT

Projectmanagement

Voorafgaand aan het evenement• Is ook letten op ontwikkelingen!• Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op

toepasbaarheid (technisch/financieel)

!

Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind… Kansen blijven liggen !

Page 6: Handboek ICT EventsIT

Ontwikkelingen

Snelle blik…• Multimediale toepassingen

- mediaBoosters- holografische projecties

• Aantal devices per persoon- laptop + tablet + smartphone

• Cloudcomputing- kantoorautomatisering, telefonie

• Draadloos- capaciteit boven dekking, Dual band incl. 5 GHz

• Bandbreedteplanning- VLAN’s (telefonie, media, bezoekers)- streaming media, storage, …

• Optimale bereikbaarheid- EventContactCenter

• CrossMedia- paperless

Page 7: Handboek ICT EventsIT

Service en support

De winnende goal, een ippon of wereldrecord…

De ICT mag er nóóit uit liggen!

Borg de support• On-site• Stand-by

Centrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc.• Onmiddellijk contact met de juiste persoon

Belang onsite support wordt erkend, kosten niet

Page 8: Handboek ICT EventsIT

Projectmanagement

Na afloop van het evenement• Direct innemen apparatuur• Afbouw en retourafspraken bewaken• Administratieve afronding

Page 9: Handboek ICT EventsIT

Kantoorautomatisering

LOC (en partners)• Hosted Exchange voor de email• Hosted Sharepoint voor de projectomgeving

Cloud: “uit de wolk”• Geen investeringen in kostbare hard- en software • Geen investeringen in eigen expertise• Backup en herstel automatisch geregeld in het

datacenter• Werken vanaf elke werkplek • Tijdelijke contracten (!)

Page 10: Handboek ICT EventsIT

Accreditatie

Robuust platform• Geen tijd voor herstelwerkzaamheden• Pieken in gebruikEenvoud in gebruik• Bediening accreditatieteam• Formulieren accreditees• Weinig/geen tijd voor opleiding/instructieBereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime)• Internationale pers, vrijwilligers, etc.Realtime• Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruikTijdelijke inzet• Geen abonnement

Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data

Page 11: Handboek ICT EventsIT

WorkFlow Management (WFM)

Voorafgaand aan het evenement• Agendaplanning en beheer• Centrale database gegevens medewerkers• Optimalisatie processen

Tijdens het evenement (+cashless/mifare)• Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers• Real-time inzicht uitgaven door bezoekers• Controle

Na het evenement• Rapportages

WFM levert besparingen op WFM erg interessant voor repeterende evenementen

Page 12: Handboek ICT EventsIT

Inrichting op locatie: functioneel

Kantooromgeving (LOC/IOC)Pers en media• Media centre• Schrijvende pers• RTV desks• TV-compound• Fotografen• Mixed zoneBezoekersInformatiedesksAccreditatiecentrumSportersloungeVrijwilligerscentrumAnalyse en JuryKopieerruimtes (!)

Page 13: Handboek ICT EventsIT

Inrichting op locatie: materieel

Wat komt er allemaal bij kijken?• Laptops• Desktops• Printers• Kopieermachines• Faxapparatuur• Mobiele handsets + prepaid/abonnement• Netwerkapparatuur

Wired (veel bekabeling)Wireless (let op)Security

• Netwerkstorage• Applicaties

Office-pakketten, …Ticketing, accreditatie, mobiel, …Wedstrijdinformatie, …

Page 14: Handboek ICT EventsIT

Verbindingen

(Openbare) infrastructuur

Internet: ADSL download/upload ongeschikt voor webcast

SDSL download/upload geschikt voor webcast

Glasvezel download/upload

Mobiel internet: GPRS

UMTS

HSDPA (LTE…)prepaid/abonnement

Page 15: Handboek ICT EventsIT

Verbindingen

(Openbare) infrastructuur

Telefonie: PSTN = traditionele analoge telefonieISDN = traditionele digitale telefonie

belangrijk voor commentaarposities (!)SIP-trunk = telefonie o.b.v. IP (VoIP)

let op faxverkeer

Mobiel (GSM prepaid/abonnement)

(Booking-office KPN Event)

Page 16: Handboek ICT EventsIT

Techniek

Noodstroomvoorzieningen

Page 17: Handboek ICT EventsIT

Kortom: ICT is onmisbaar!

Voor een optimale beleving• Vooraf evenement• Tijdens evenement• Na evenement

Voor het optimaal functioneren van het evenement

• Proces- en project management• Kantoorautomatisering• Pers en media• Ticketing• Accreditatie• Workflow

Page 18: Handboek ICT EventsIT

Referenties

Teveel voor één sheet!Kijk even op www.eventsit.nl onder “events”