H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE YAUTEPEC, MORELOS ......2013-2015 manual de polÍtica y procedimiento clave: mpp -cc 14 emision:1 pág. 1 de 53 h. ayuntamiento municipal de yautepec,

H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE YAUTEPEC MORELOS

2013-2015

MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO

Clave: MPP- CC -14

Emision:1

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H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL

DE

YAUTEPEC, MORELOS.

COORDINACIÓN DE COPLADEMUN

MANUAL DE POLÍTICAS

Y

PROCEDIMIENTOS DEL 2014

Yautepec, Mor., a 30 de Enero de 2014.


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II.- INDICE

Apartado Consecutivo del Página

Apartado

PORTADA I 1

INDICE II 2

AUTORIZACIÓN III 3

INTRODUCCIÓN IV 4

AREAS DE APLICACIONES V 5

RESPONSABLES VI 6

POLITICAS DE OPERACION VII 7

SIMBOLOS UTILIZADOS VIII 8

PROCEDIMIENTOS IX 10

DIAGRAMAS DE FLUJO X

FORMULARIOS O IMPRESOS XI

DIRECTORIO XII 52

HOJA DE PARTICIPACIÓN XIII 53


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III.- AUTORIZACIÓN

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los

Estados Unidos Mexicanos, 118 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de

Morelos, 4, 41 fracciones I y XXVIII y 60 De la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, y

demás normatividad federal, estatal y municipal aplicable, se expide el presente Manual de

Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Coplademun que establece su estructura de

organización y las atribuciones de las áreas que la integran en el desempeño de las funciones y

atribuciones asignadas..

___________________________________________

C. AGUSTÍN CORNELIO ALONSO MENDOZA

PRESIDENTE MUNICIPAL DE YAUTEPEC

REVISO

_____________________________________

LIC. MIGUEL IBARRA VILLANUEVA

COORDINADOR DE COPLADEMUN

APROBÓ

__________________________

C. SIMÓN ORTIZ JUÁREZ

OFICIAL MAYOR

Fecha de

Autorización

No. de Paginas

Enero 2014

53


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IV. - INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Políticas y Procedimientos tiene la necesidad de poder contar con un

documento que permita el orden de las funciones del personal de esta Coordinación General, se

realiza el presente Manual que contiene de manera muy explícita las tareas y responsabilidades

debidamente delimitadas de todo el personal, que en su mayoría están enfocadas a brindar atención

personalizada a la ciudadanía del Municipio de Yautepec, Morelos, lo que permitirá tener a la mano

la información oportuna que logre el buen desempeño de cada uno de los miembros de esta dirección,

para evitar así duplicar o entorpecer las tareas con los compañeros.

El Manual de Políticas y Procedimientos será de suma importancia para el buen desempeño de los

empleados, mismo que otorgará el ambiente idóneo para que puedan desenvolverse y desarrollarse

en sus áreas de trabajo de manera eficaz y eficiente desempeñando sus diversas funciones y así

prestar un buen servicio a la comunidad.

La finalidad del Manual de Políticas y Procedimientos es enmarcar el perfil del personal que

requiere cada una de las áreas de la Dirección, especificando el grado de preparación adecuado para

cada función.


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V.- AREAS DE APLICACIÓN

Las obras a realizarse con el recurso del ramo 33 fondo 3, únicamente se podrán aplicar en las

zonas dentro de las ageb´s, que señala la secretaria de desarrollo social (SEDESOL).

Zonas de Alto Rezago Social o que se encuentren en Extrema Pobreza.

Recursos Propios Municipales se pueden aplicar a toda aquellas localidades que no se

encuentren dentro de los polígonos, de los programas federales, siempre y cuando la

ciudadanía este de acuerdo con los acuerdos que se mencionen en sus asambleas comunitarias

realizadas por el área de COPLADEMUN.


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VI.- RESPONSABLES

COORDINADOR DE COPLADEMUN.- Es el que se encarga de promover la instalación del

COPLADEMUN al inicio de la administración 2013-2015, así como el Programa Municipal de

Desarrollo es el instrumento de planeación que rige al desarrollo Municipal en un período de 3

años, ya que establece los objetivos, estrategias y programas que se llevarán a cabo. Será la base

para la formulación de programas sectoriales y Programas Operativos Anuales. Así como la

participación activa de la sociedad en el desarrollo integral del municipio, a través del diagnóstico

de la problemática y potencialidades municipales, mediante la continuación de los trabajos de

instrumentación, de proyectos y acciones a fin de elaborar el plan municipal de desarrollo y

participar en el seguimiento y evaluación de los programas establecidos, para garantizar que el

desempeño del gobierno municipal responde a las exigencias.

COORDINADOR DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN.- Atender a la ciudadanía que

solicita audiencia con el coordinador del coplademun, atender las peticiones que vía telefónica

realice la ciudadanía, recibir toda la documentación dirigida al coordinador de coplademun,

elaborar digitalmente los documentos vinculados a la atención del coordinador del coplademun.

Mantener un archivo ordenado y jerarquizado de los documentos relacionados con las actividades

y acuerdos del coordinador del coplademun, colaborar activamente con el personal del

coplademun, a efecto de mantener congruencia en las actividades de coordinador, colaborar en el

orden administrativo del coplademun y las demás que le delegue el coordinador del

COPLADEMUN.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO.- Informar, Recabar y Brindar información a los ayudantes

municipales sobre las obras a realizarse de los diferentes programas tanto federales como

municipales. Así como brindarles los formatos para la formación de los comités de obra, para su

ejecución.

SECRETARIA.- Se encarga de la realización del Programa Operativo Anual de la Dirección de

Asuntos Migratorios, realización de los Manuales de Organización y Política, realizo la

integración de la agenda de lo local, elaboración de oficios dirigidos a diferentes dependencias,

llevar el control de la Matriz de Inversión en la página de la Secretaria de Desarrollo Social

(SEDESOL), recabar toda la información acerca de las obras que se realizan con el recurso del

ramo 33 fondo 3, recursos municipales. Así como las actas de entrega recepción de las obras que

se realizan en el municipio.


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VII.- POLÍTICAS

1. Toda petición captada por el COPLADEMUN deberá ser registrada, analizada e inscrita dentro

de la Mesa Temática correspondiente, para que forme parte del Plan Municipal de Desarrollo.

2. Las peticiones realizadas al COPLADEMUN pueden ser por escrito, en forma verbal en los

Foros de Consulta, en las asambleas comunitarias llevadas a cabo por el personal asignado, para

darle mayor oportunidad a la gente de participación y de que reciba una respuesta positiva a su

planteamiento.

3. No fumar dentro de la oficina;

4. Ser puntual en la hora de entrada a la oficina; así como tener disponibilidad de tiempo por

necesidad del servicio;

5. Conducirse con lealtad, discreción y honestidad en los asuntos que tenga conocimiento;

6. Conducirse con amabilidad, respeto, propiedad hacia sus superiores, subordinados y compañeros

de trabajo;

7. Acatar las instrucciones que reciban en forma inmediata;

8. Mantener los expedientes actualizados y en su caso, turnarlos para su archivo;

9. Informar toda acción o trámite ocurrido en la oficina, al jefe inmediato;

10. Horario de atención de las 8:00 a 15:00 horas de lunes a viernes.


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VIII.- SÍMBOLOS UTILIZADOS

Símbolo Representa

Inicio o termino: Indica el principio o el fin del Flujo, puede

ser acción o lugar; además se usa para indicar una unidad

administrativa o persona que recibe o proporciona

información.

Actividad: Describe las funciones que desempeñan las

personas involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa un documento en general que entre,

se utilice, se genere o salga del procedimiento.


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IX.- PROCEDIMIENTOS

Símbolo

Representa

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se

debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Archivo: indica que se guarda un documento en forma temporal o

permanente.

Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja

diferente.

Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.


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1).- PROCEDIMIENTO: INSTALACIÓN DEL COPLADEMUN.

NO.

PROCEDIMIENTOS DEL AREA

NO. PAGINAS

1

2

3

4

5

6

7

INSTALACIÓN DE COPLADEMUN.

REALIZACIÓN DE FOROS DE CONSULTA

CIUDADANA.

ASAMBLEA COMUNITARIA.

ASAMBLEA PLENARIA.

FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA.

INAUGURACIÓN DE OBRAS.

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA

ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DEL PLAN

MUNICIPAL DE DESARROLLO.

11-18

19-22

23-26

27-33

34-41

42-48

49-51


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1.- PROPOSITO:

Es el principal instrumento para dar a conocer los trabajos del ejercicio de obra pública y considerando

los márgenes de pobreza extrema, dentro de la Administración Pública Municipal.

2.-ALCANCE:

Es el instrumento de planeación que rige al desarrollo municipal en un periodo de 3 años, ya que

establece los objetivos, estrategias y programas que se llevaran a cabo de obra publica.

3.-REFERENCIAS:

Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.

Plan Municipal de Desarrollo.

4.- RESPONSABILIDAD:

Coordinador General

Secretaria

Auxiliares

5.- DEFINICIONES:

Ninguna

6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:

Descripción de Actividades.

Diagrama de Flujo.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: INSTALACIÓN DEL COPLADEMUN.


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PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

DOCUMENTOS

1

PRESIDENTE

MUNCIPAL,

SECRETARIO

MUNICIPAL Y

SECRETARIA

Se convocan a todos los Ayudantes

Municipales, Comisariados,

Asociaciones Civiles, Gobierno del

Estado, Regidores y Síndico para que

asistan a la asamblea de la instalación del

Coplademun, secretaria elabora las

invitaciones, Presidente Municipal firma

invitaciones.

Invitación.

2

AUXILIARES Y

MENSAJERO

MUNICIPAL

Se encargan de entregar las invitaciones a

los convocados (Una Semana).

Invitación

3

AYUDANTES

MUNICIPALES

Reciben invitación y firman y sellan de

recibido.

Invitación.

4

AYUDANTES

MUNICIPALES

Si no se encuentran los Ayudantes se

deja invitación y se les confirma vía

telefónica.

Invitación

5

SECRETARIA

Se encarga de realizar el Acta de

Instalación del Comité para el Desarrollo

Municipal de Yautepec, Morelos. (30

Minutos).

Acta de Instalación del Comité para

el Desarrollo Municipal Yautepec,

Morelos

6 COORDINADOR

GENERAL

Informa a los Ayudantes Municipales,

Comisariados, Asociaciones Civiles,

Estado de Gobierno, Regidores y Síndico

de las actividades y trabajos que se

realizan en el área. Al mismo tiempo

toma protesta del cargo. Firma y avala el

acta de instalación de Coplademun para

remitirla al Cabildo para su aprobación.

(2 horas).

Acta de Instalación del Comité para

el Desarrollo Municipal Yautepec,

Morelos


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7

PRESIDENTE

MUNICIPAL,

COORDINADOR

COPLADEMUN,

SECRETARIO

MUNICIPAL,

VOCALES,

REGIDORES Y

SÍNDICO.

Terminado el programa se firma el acta

para su constancia por los integrantes del

Coplademun por el Presidente Municipal,

Coordinador de Coplademun, Secretario

Municipal, Vocales, Regidores y

Síndico..

(2 horas).

Acta Constancia de Instalación del

Comité para el Desarrollo Municipal

Yautepec, Morelos


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5

X.-DIAGRAMA DE FLUJO: INSTALACIÓN DEL COPLADEMUN.

Termino

Termino

Elabora las

invitaciones.

(2 Horas).

Presidente Municipal

firma Invitaciones.

(10Minutos).

Instalación de

Coplademun

Se encargan de entregar

las invitaciones a los

convocados (Una

Semana).

Invitaciones

Reciben invitación y

firman y sellan de

recibido.

Si no se encuentran se

deja Invitación y se les

confirma vía telefónica.

No

Sí

Acuse de recibido.

Informa a los Ayudantes

Municipales, Comisariados,

Asociaciones Civiles,

Estado de Gobierno,

Regidores y Síndico de las

actividades y trabajos que se

realizan en el área. Al

mismo tiempo toma protesta

del cargo. Firma y avala el

acta de instalación de

Coplademun para remitirla

al Cabildo para su

aprobación.

(2 horas).

Acta de

Instalación.

Terminado el programa se firma el acta

para su constancia por los integrantes del

Coplademun por el Presidente Municipal,

Coordinador de Coplademun, Secretario

Municipal, Vocales, Regidores y Síndico.

(2 horas).

1

2

3

4

6

7

Inicio

Se encarga de realizar el

Acta de Instalación del Comité para el Desarrollo

Municipal de Yautepec, Morelos. (30 Minutos).

5


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XI.- FORMULARIOS O IMPRESOS


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2).- PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN FOROS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

1.- PROPOSITO:

Es el desarrollo de la comunidad atreves de las obra pública, que se desarrollan en la misma.

2.-ALCANCE:

El foro de consulta ciudadana, nos permite recabar las necesidades inmediatas de la comunidad en

general, con lo cual en el área de coplademun nos resulta importante ya que nos da la oportunidad

de proyectar las obras importantes en el municipio, así como para proponer los más viable en obra

de infraestructura municipal, para planear el desarrollo del municipio.

3.-REFERENCIAS:





Secretaria

Auxiliares

Coordinador General

5.- DEFINICIONES:

Ninguna



Diagrama de Flujo.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: PLANEACIÓN FOROS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

DOCUMENTOS

1

SECRETARIA

Elabora invitaciones a las

diferentes dependencias.

(Ayudante Municipales,

Regidores, Síndico, Asociaciones

Civiles, Coplade Estatal,

Asociaciones Empresariales,

Instituciones Educativas y

Público en General.)

Invitación

2

AUXILIARES

Son los que se encargan de pegar

las convocatorias, así como las

invitaciones a las diferentes

dependencias.

Invitación

3

AYUDANTES

MUNICIPALES Y

DIFERENTES

DEPENDENCIAS

Ayudantes Municipales reciben

invitación y firman y sellan de

recibido.

Invitación

4

AYUDANTES

MUNICIPALES Y

DIFERENTES

DEPENDENCIAS

Si no se encuentran se deja

Invitación y se les confirma vía

telefónica.

Invitación

5

AUXILIARES

Apoyan en los trabajos de la

dirección de planeación, con la

logística operativa; las Lonas,

mobiliario, cafetería y lonas de

publicidad.

6

COORDINADOR

DE COPLADEMUN

Inaugura el foro de Consulta

Ciudadana y explica la temática a

seguir.

Formato de Consulta

Ciudadana


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7 COORDINADOR

DE COPLADEMUN

Es el que se encarga de organizar

y planificar administrativamente

los trabajos que permitirán las

labores programadas en los foros

de consulta.

Formato de Consulta

Ciudadana


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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: PLANEACIÓN DE FOROS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

Inicio

Elabora invitaciones a las

diferentes dependencias.

(Ayudante Municipales,

Regidores, Síndico,

Asociaciones Civiles, Coplade Estatal, Asociaciones

Empresariales, Instituciones

Educativas y Público en

General.) (Una Semana).

Coordinador de Coplademun

firma Invitaciones.

(10Minutos).

1

Ayudantes

Municipales reciben

invitación y firman y

sellan de recibido.

Sí

Acuse de

recibido. 3

Apoyan en los trabajos de la

dirección de planeación, con la

logística operativa; las Lonas,

mobiliario, cafetería y lonas de

publicidad. (1 día).

5

Inaugura el foro de

Consulta Ciudadana y

explica la temática a

seguir. (10 Minutos).

6

Formato de

Consulta

Ciudadana

Se encarga de organizar y planificar

administrativamente los trabajos que

permitirán las labores programadas en

los foros de consulta. (1 Semana).

Termino

7

Invitaciones

Termino

Si no se encuentran se

deja Invitación y se les

confirma vía telefónica.

No

3

4

Se encargan de entregar

las invitaciones a los

convocados y de pegar las

convocatorias. (Una

Semana). 2


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3).- PROCEDIMIENTO: ASAMBLEAS COMUNITARIAS.

1.- PROPOSITO:

Conocer las obras prioritarias que necesitan en las diferentes localidades del municipio.

2.-ALCANCE:

Se realizan y conforman las reuniones comunitarias las cuales consisten en dar a conocer los

trabajos que se realizan en coplademun, así como la decisión de las obras públicas sugeridas por la

comunidad.

3.-REFERENCIAS:





Coordinador General

Auxiliares

Secretaria

5.- DEFINICIONES:

Ninguna



Diagrama de Flujo.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ASAMBLEAS COMUNITARIAS.

PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

DOCUMENTOS

1

COORDINADOR

GENERAL

Programa y calendariza las

reuniones a llevarse a cabo al

inicio del año con la comunidad

de las 62 Colonias.

2 AYUDANTE

MUNICIPAL

Avisa a la comunidad de su

colonia el día de la Asamblea

Comunitaria para su asistencia y

participación.

Avisos en Ayudantía,

perifoneo.

3 CIUDADANOS Reciben aviso a participar en las

Asambleas Comunitarias.

4

COORDINADOR

GENERAL Y

AUXILIARES

Se organizan para llevar a cabo

las asambleas en cada una de las

colonias y cubrirlas todas y cada

una.

5

COORDINADOR

GENERAL Y

AUXILIARES

Escuchan las peticiones e

integran las solicitudes de Obras

y acciones de la comunidad.

6

SECRETARIA

Elabora la documentación que se

necesita para las Asambleas

Comunitarias.

Formato de Actas de

Asamblea Comunitaria,

Acta para formación de

Comités de Obras y Acta

de Aceptación de Obra.

7

COORDINADOR

GENERAL

Revisa las obras prioritarias de

cada una de las colonias para su

planeación, desarrollo y

ejecución de las obras.


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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: ASAMBLEAS COMUNITARIAS.

Inicio Coordinador General

Programa y calendariza las

reuniones a llevarse a cabo al

inicio del año con la

comunidad de las 62

Colonias. (Una Semana). 1

Avisos en Ayudantía,

perifoneo, etc.

Ciudadanos reciben

aviso a participar en

las Asambleas

Comunitarias.

3

Ayudante Municipal avisa

a la Comunidad de su

Colonia el día que se

llevará a cabo la Asamblea

Comunitaria para su

asistencia y participación

(Una Semana). 2

Coordinador General y

Auxiliares Se organizan

para llevar a cabo las

asambleas en cada una de

las colonias y cubrirlas

todas y cada una. (Mes y medio). 4

Escuchan las

peticiones e integran

las solicitudes de

Obras y acciones de la

comunidad. (Tres

horas).

5

Secretaria Elabora la

documentación que se

necesita para las

Asambleas Comunitarias.

(30 minutos por Colonia).

6

Formato de Actas de Asamblea

Comunitaria, Acta para formación de

Comités de Obras y Acta de Aceptación de Obra.

Coordinador General revisa

las obras prioritarias de cada

una de las colonias para su

planeación, desarrollo y

ejecución de las obras. (Una hora).

7

Termino


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XI.-FORMULARIOS O IMPRESOS


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4).- PROCEDIMIENTO: ASAMBLEA PLENARIA.

1.- PROPOSITO:

Informar a los Ayudantes Municipales sobre las obras que se realizaran en el ejercicio que se

inicia de la Administración Publica Municipal.

2.-ALCANCE:

Se convoca a los Ayudantes Municipales de las diferentes colonias pertenecientes al Municipio de

Yautepec, para darle a conocer las obras prioritarias que se realizaran en el ejercicio que se inicia,

así como el monto asignado para realizarse dicha obra y la forma en que se ejecutara.

3.-REFERENCIAS:





Coordinador General.

Auxiliares.

Secretaria.

5.- DEFINICIONES:

Ninguna



Diagrama de Flujo.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ASAMBLEA PLENARIA.

PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

DOCUMENTOS

1

COORDINADOR

GENERAL

Convoca a todos los ayudantes

municipales a la Asamblea Plenaria.

2

AUXILIARES

Son los que se encargan de la

logística para que se lleve a cabo la

asamblea.

3

PRESIDENTE

MUNICIPAL Y

COORDINADOR

GENERAL

Informan de cuantas obras se

realizarán, montos por cada obra y

cuál será la forma de ejecución, que

se encuentren dentro de las ageb´s

que marca la Secretaria de Desarrollo

Social Federal (SEDESOL).

4 AYUDANTES

MUNICIPALES

Asisten, coordinan e informan de las

Obras a realizarse en sus Colonias.

5

SECRETARIA

Se encarga de levantar el Acta de la

Asamblea Plenaria, así como la lista

de las obras a realizarse en el

ejercicio que se inicia.

Acta de Asamblea

Plenaria, lista de las

Obras.

6

COORDINADOR

GENERAL

La revisa, la firma y la remite a los

integrantes del cabildo para su

aprobación.

Acta de Asamblea

Plenaria y Lista de Obras

a ejecutarse.


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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: ASAMBLEA PLENARIA

Inicio Convoca a los ayudantes

municipales a la Asamblea

Plenaria para su asistencia e

información.

(Un día). 1

Informan de cuantas

obras se realizarán,

montos por cada obra

y cuál será la forma

de ejecución, que se encuentren dentro de

las ageb´s que marca

la Secretaria de

Desarrollo Social

Federal (SEDESOL).

(Tres Horas).

Se encargan de la logística

para que se lleve a cabo la

asamblea. (Una Semana).

2

3

Coordinador General revisa el

Acta de Asamblea Plenaria y

la firma tanto el Presidente

Municipal como el

Coordinador General para

remitirse a los integrantes del

cabildo para su aprobación. (Una hora).

Se encarga de levantar el Acta

de la Asamblea Plenaria, así

como la lista de las obras a

realizarse en el ejercicio que

se inicia.

(Tres horas).

5

Acta de Asamblea Plenaria,

lista de las Obras.

6

4

Ayudantes Municipales

asisten, coordinan e informan

de las Obras a realizarse en

sus Colonias.

4

Termino


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5).- PROCEDIMIENTO: FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA

1.- PROPOSITO:

Para coadyuvar el buen desarrollo de las obras que se realizan en su comunidad.

2.- ALCANCE:

Por medio del Ayudante Municipal se convoca una reunión en el lugar que se va a realizar la obra

para elegir y formar el Comité de Obra o Contraloría Social a las personas que estarán al frente de

la obra que se realiza en su calle.

3.- REFERENCIAS:






Auxiliares.

Secretaria.

5.- DEFINICIONES:

Ninguna



Diagrama de Flujo.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA

PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

DOCUMENTOS

1

COORDINADOR

GENERAL

Notifica al ayudante municipal en

que tiempo se dará inicio a la obra

por el cual se le pide convocar a una

reunión con los vecinos de la calle

beneficiada para la integración del

comité que estará al frente de la obra,

quien se encargará de gestionar y

supervisar dichos trabajos.

2 COORDINADOR

GENERAL

Realiza y dirige la reunión para la

formación de Comités de Obra

Acta de Integración de Comité de

Obras. Copia del IFE de los

Integrantes. Ayudante Municipal,

Presidente de comité de obra,

Secretario, Tesorero y Vocal

3

AUXILIARES

En coordinación con los comités de

obras de cada colonia beneficiada, se

encargan de supervisar las obras

para que se desarrollen

satisfactoriamente.

Cédula-Control-Vigilancia de

Obra

4

SECRETARIA

Se encarga de llevar un orden sobre

las actas comunitarias, formación de

comités de obra, acta de aceptación

de obras y el acta de entrega

recepción de las obras.

Actas Comunitarias, Formación

de Comités de Obra, Acta de

aceptación de Obras y Acta de

entrega y recepción de las Obras.

5

COORDINADOR

GENERAL

Revisa y firma las actas que se

realizan en las reuniones

comunitarias, así como la formación

de los comités y actas de aceptación

de obra,

Se remiten a obras públicas, se

define su ejecución, por contrato o

suministro de materiales.


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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA

Inicio Coordinador General notifica

al ayudante municipal en que

tiempo se dará inicio la obra

por el cual se le pide convocar

a una reunión con los vecinos

de la calle beneficiada para la

integración del comité que

estará al frente de la obra,

quien se encargará de

gestionar y supervisar dichos

trabajos.

(10 minutos). 1

Coordinador General

realiza y dirige la reunión

para la formación de

Comités de Obra. (Tres

horas). 2

Ayudantes

Municipales y ciudadanos

beneficiarios

asisten a la reunión.

Auxiliares en coordinación

con los comités de obras de

cada colonia beneficiada, se

encargan de supervisar las

obras para que se desarrollen satisfactoriamente.

(Permanente hasta la

terminación de la Obra).

Secretaria Se encarga de

llevar un orden sobre las actas

comunitarias, formación de

comités de obra, acta de

aceptación de obras y el acta

de entrega recepción de las obras.

(Permanente).

Acta de Integración de Comité de Obras. Copia del

IFE de los Integrantes.

Ayudante Municipal, Presidente de comité de

obra, Secretario, Tesorero y

Vocal. Cédula-Control-

Vigilancia de Obra.

4

Termino

3

Actas Comunitarias,

Formación de Comités de

Obra, Acta de aceptación de Obras y Acta de entrega y

recepción de las Obras.

Coordinador General

Revisa y firma las actas

que se realizan en las

reuniones comunitarias,

así como la formación de

los comités y actas de

aceptación de obra, (10 Minutos).

5

Se remiten a la

Dirección de Obras Públicas, se define su

ejecución, por contrato

o suministro de

materiales.


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Municipio: Localidad: Fecha:

Nombre de la Obra: Núm. de la Obra:

Fechas programadas de Obra:

Inicio:

Término:

Dirección/ubicación de la Obra:

Costo de la Obra: Se solicitó aportación:

SI NO Tipo de aportación:

La obra requiere factibilidad o validación:

SI NO ¿A qué dependencia?:

Cantidad de Obra (ml, m2, m3 o piezas) y tipo de material:

La Obra es por etapas:

SI NO ¿Cuántas?:

Recibieron capacitación por parte del Ayuntamiento para que el Comité haga mejor su trabajo de Contraloría Social

SI NO

Nombre y firma del presidente del comité de obra

Nombre , cargo y firma del servidor público que proporcionó la información:

Nombre del Vocal y Tesorero del Comité de Obra

ETAPA 1 INFORMATIVA

ANTES DE QUE INICIE LA OBRA LA AUTORIDAD MUNICIPAL DEBE PROPORCIONAR LA INFORMACIÓN PARA EL LLENADO


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NOTA: Cada vez que se visite la obra deberán llenar el siguiente formato.

Fecha de visita a la obra: En la visita fueron todos

los integrantes del Comité

SI NO La obra durante la visita se encontraba:

Sin iniciar

En construcció

n

Terminada Suspendid

a

Encontró irregularidades en

la Obra

SI NO

El Comité las reportó ya:

SI NO

¿A quién?:

Escriba que respuesta le dieron:

Dieron solución a las irregularidades:

SI NO La Obra ha tenido modificaciones hasta el

momento: SI NO

La autoridad municipal le ha enterado al Comité de Contraloría Social si la Obra ha tenido modificaciones:

SI NO

La Obra se está construyendo en los tiempos planeados

SI NO

El comité de Contraloría Social ha hecho reuniones con los vecinos para mantenerlos informados de las modificaciones o como se están realizando los trabajos en la obra?

SI NO

A continuación describan con sus palabras ¿cómo encuentra la obra. Ejemplo: ¿Qué porcentaje de avance se ha construido en la obra? / ¿Qué materiales se están utilizando? ¿Qué medidas y cantidades de obra se han realizado? / ¿Qué contratiempos han encontrado?. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------

ETAPA 2 VIGILANCIA

DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA EL COMITÉ DE OBRA DEBE LLENARLA


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Fecha de llenado (actual): Fecha real en que se inició la obra: Fecha real en que se terminó la obra:

La obra sufrió modificaciones:

SI NO

Costo final de la Obra: El Comité cuantas veces visitó la obra:

El Comité mantuvo a los vecinos informados de como de fue construyendo la obra:

SI NO La autoridad entregó el Acta Entrega-Recepción al Comité de obra para que este la firmara

SI NO

Los vecinos apoyaron al Comité para que este realizara mejor el trabajo de vigilancia a la obra

SI NO El Acta Entrega-Recepción tiene los datos de la obra actualizada (modificaciones):

SI NO

Anote las Cantidad de Obra final real (ml, m2, m3 o piezas) y el tipo de materiales utilizados:

Los datos en el Acta entrega-recepción coincidían con lo realmente construido de la obra:

SI NO

Cuando le fue entregada el Acta de Entrega-Recepción al Comité, la Obra se encontraba Terminada y Funcionando:

SI NO

La comunidad quedó satisfecha con los resultados de la obra

SI NO

Esta cédula le sirvió para llevar mejor el control en sus obras

Mucho Poco Nada

Nombre y Firma de los integrantes del Comité de obra

Observaciones, comentarios y sugerencias

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono. 01(735) 394-31-38

Una vez llenada esta cédula, debe entregarse al Contralor Municipal.

ETAPA 3 RESULTADOS

DESPUÉS DE LA CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA EL COMITÉ DE OBRA DEBE LLENAR AL FINALIZAR LA OBRA

mailto:[email protected]


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6).- PROCEDIMIENTO: INAUGURACIÓN DE OBRA.

1.- PROPOSITO:

Es la entrega de manera Formal de las Obras Públicas, realizadas en el Municipio, Yautepec, Morelos;

mediante la inauguración de las mismas, para conocimiento de la sociedad en general.

2.-ALCANCE:

Después de supervisar el buen desarrollo de las obras, a realizar la entrega de la obra a la

comunidad beneficiada, llevando a cabo el tradicional corte del listón donde se da por inaugurada

dicha obra.

3.-REFERENCIAS:






Auxiliares.

Secretaria

5.- DEFINICIONES:

Ninguna



Diagrama de Flujo.


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: INAUGURACIONES DE OBRA.

PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

PRESIDENTE

MUNICIPAL Y

CONTRALOR

DIRECCIÓN

OBRAS

PUBLICAS

DOCUMEN

TOS

1

COORDINADOR

GENERAL

Realiza un recorrido por las

obras ejecutadas, que se

encuentren al 100% terminada

para que se puedan llevar a

cabo la inauguración.

2

AUXILIARES

Apoyan al coordinador en el

recorrido de las obras de las

diferentes colonias a verificar

que las obras hayan concluido

satisfactoriamente.

Fotografías

de las Obras.

(Antes,

durante y

después de

terminada la

Obra).

3

SECRETARIA

Se encarga de realizar el acta

de entrega recepción, de la

obra terminada, tener listo el

listón y las tijeras para que se

lleve a cabo dicha

inauguración. Viste mampara

con fotografías.

Se remite

al presidente y

contralor

municipal,

para las firmas

correspondientes

Acta de

entrega

recepción de

la Obra

terminada.

4

COORDINADOR

GENERAL

Es el que se encarga de

realizar la ficha técnica que

expondrá a los asistentes en las

inauguraciones de cada obra

realizada, revisar el acta de

entrega recepción de la obra,

recabar las firmas de los

integrantes del comité.

Con todas las

firmas

correspondientes

se envía a la

dirección de

obras públicas

para su

expediente.

5

PRESIDENTE

MUNICIPAL,

COORDINADOR

GENERAL,

AYUDANTE

MUNICIPAL,

COMITÉ DE

OBRA Y

CIUDADANOS

BENEFICIARIOS

Inauguran la Obra

correspondiente.


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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: INAUGURACIONES DE OBRA.

Inicio Coordinador General Realiza

un recorrido por las obras

ejecutadas, que se encuentren

al 100% terminada para que

se puedan llevar a cabo la

inauguración. (Permanente

hasta la terminación de la

Obra).

1

Auxiliares Apoyan al coordinador en el

recorrido de las obras de las diferentes

colonias a verificar que las obras hayan

concluido satisfactoriamente.

(Permanente hasta la terminación de la

Obra).

2

Se encarga de realizar el acta

de entrega recepción, de la

obra terminada, tener listo el

listón y las tijeras para que se

lleve a cabo dicha

inauguración. Viste mampara

con fotografías.

(Cinco horas).

Auxiliares toman Fotografías de las Obras. (Antes, durante

y después de terminada la

Obra).

Termino

3

Se encarga de realizar la ficha

técnica que expondrá a los

asistentes en las inauguraciones

de cada obra realizada, revisar

el acta de entrega recepción de

la obra, recabar las firmas de

los integrantes del comité.

(10 Minutos).

4

Acta de entrega recepción de

la Obra terminada.

Se remite al Presidente

Municipal y Contralor

Municipal el Acta de entrega recepción de la Obra

terminada para sus firmas

correspondientes.

Presidente Municipal,

Coordinador General,

Ayudante Municipal,

Comité de Obra y

ciudadanos beneficiarios

inauguran la Obra

correspondiente.

(20 Minutos).

Con todas las firmas

correspondientes se envía a la Dirección de Obras Públicas

para su expediente.


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7).- PROCEDIMIENTO: ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACIÓN Y

APLICACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.

1. PROPOSITO:

Aplicar el recurso para el Desarrollo de la Infraestructura Social

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable a toda persona que solicita alguna gestión social, en esta coordinación

ya que somos enlace con el H. Ayuntamiento Municipal de Yautepec, Morelos, y se le da seguimiento

a solicitudes que la ciudadanía requiere.

3.-REFERENCIAS:






Auxiliares.

Secretaria.

5.- DEFINICIONES:

Ninguna



Diagrama de Flujo.


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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA

ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.

PASO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS

1

AYUDANTE

MUNICIPAL O

CIUDADANO

Entrega de oficio o solicitud de Obra.

Oficios, solicitudes de Obra.

2

AUXILIAR Y/O

SECRETARIA

Recibe y turna al Coordinador

General


3

COORDINADOR

GENERAL

Recibe, analiza y turna a la Dirección

de Obras Públicas.


4

SECRETARIA DE

OBRAS PÚBLICAS

Recibe documento elabora ficha para

Obras Públicas.



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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACIÓN Y

APLICACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.

Inicio Ayudante Municipal y/o

Ciudadano entrega Oficio o

Solicitud de Obra.

(Permanente).

1

Auxiliar y/o secretaria

turnan Oficio y/o Solicitud

de Obra al Coordinador

General. (5 minutos).

2

Recibe, analiza y turna a la

Dirección de Obras Públicas.

(10 minutos).

Termino

3

Oficios y Solicitudes de Obra

Recibe documentos y elabora

ficha para la Dirección de

Obras Públicas. 4


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XII.- DIRECTORIO

NOMBRE Y CARGO

TELEFONO

DIRECCION OFICIAL

Lic. Miguel Ibarra

Villanueva

Coordinador General

01(735) 39-4-31-38

Calle Dolores Esquina Sabino

s/n., Barrio de Rancho Nuevo,

Yautepec, Morelos.

C. Lic. Ulises Ariel

Dante Reyes Torres

Auxiliar Administrativo

01(735) 358-60-13



Yautepec, Morelos.

C. Gustavo Baltazar

Morales

Auxiliar Administrativo

01(735) 39-4-31-38



Yautepec, Morelos.

C. Elvia González

Sánchez

Auxiliar

01(735)394-31-38



Yautepec, Morelos.

Lic. Agustín Albavera

Pérez

Auxiliar Técnico

01(735)394-31-38



Yautepec, Morelos.

C. Oscar Chávez Ortíz

Auxiliar Técnico

735-125-25-24



Yautepec, Morelos.


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XIII.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

NOMBRE DE LOS/LAS PARTICIPANTES

PUESTO

Lic. Miguel Ibarra Villanueva Coordinador

C. Elvia González Sánchez

C. Lic. Ulises Ariel Dante Reyes Torres

Auxiliar

Auxiliar Técnico B

Responsable de la Elaboración

del Manual

____________________________

Lic. Miguel Ibarra Villanueva

Coordinador General de

Coplademun

Documents

H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE YAUTEPEC, MORELOS ......2013-2015 manual de polÍtica y procedimiento clave: mpp -cc 14 emision:1 pág. 1 de 53 h. ayuntamiento municipal de yautepec,