GYM.sgp.PG.69 - Presupuestos

7/27/2019 GYM.sgp.PG.69 - Presupuestos

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PROCEDIMIENTOS DE GESTION GYM.SGP.PG.69

GESTIÓN DE PROYECTOS Revisión: 0

INTERACCIONES CON ÁREAS DE SOPORTE:PRESUPUESTOS

Fecha: 22/06/2008Página 1 de 3

1. OBJETIVO

Dar a conocer los temas en los que el Proyecto puede y/o debe interactuar con el área de Presupuestosde la Oficina Principal; así como establecer las pautas para que dicha interacción sea adecuada,definiendo las obligaciones de cada parte.

2. DESARROLLO

2.1. Inicio del Proyecto1:

La organización es notificada de la obtención de la Buena Pro y la adjudicación del Proyecto a GyMpor el Gerente Técnico y/o Gerente de Presupuestos, a través de un correo electrónico dirigido a lalista de distribución “Otorgamiento de Proyecto”.

El Gerente de la División a quien se le ha asignado el nuevo proyecto será el responsable de que secumplan todos los requisitos para el inicio del mismo, entre los que tenemos:

9 Designación de los integrantes del equipo básico de ejecución del proyecto.9 Emisión de la Carta de Inicio del Proyecto.9 Definición de equipo para la negociación del contrato.9 Soporte al Gerente Técnico para el inicio del proceso de Transferencia.9 Inicio de los procesos de Arranque y Coordinación con la Oficina Principal.9 Tramitación de los requerimientos iniciales necesarios para el inicio del Proyecto

2.2. Transferencia2:

El Gerente Técnico y/o Gerente de Presupuestos, en coordinación con el Gerente de División, cita ala primera sesión de trabajo entre el Presupuestador y el Gerente del Proyecto.

Durante esta sesión, el Presupuestador entrega la información completa del presupuesto (Bases,Presupuesto y Propuesta) para revisión del Gerente de Proyecto y su equipo, explicando el orden delectura de los documentos para un entendimiento eficaz de los siguientes temas:

9 Alcance macro del proyecto y la propuesta9 Costo directo del proyecto9 Costo indirecto del proyecto9 Estado de la negociación contractual

En función al volumen y complejidad de la información a transferir, se definirá la necesidad de

sostener sesiones adicionales, las cuales serán convocadas por el Presupuestador. Corresponde a lasGerencias de Presupuestos y de División asignar el tiempo necesario a su personal para desarrollarcon propiedad estas sesiones de trabajo.

2.3. Validación de análisis de brechas del Presupuesto Meta3:

El equipo del proyecto elaborará el análisis de brechas correspondiente entre el Presupuesto Metay la Propuesta, identificando el origen y la causa de las brechas y considerando tanto las brechaspositivas como las negativas, descubriendo la razón por la cual se produjeron y las acciones correctivassugeridas por cada una de éstas. Entre las causas más frecuentes tenemos:

9 Variaciones en la composición de la venta9 Variaciones en las cantidades de trabajo y/o insumos por unidad en los ítems de pago (porejemplo: m3 de excavación / m de zanja o bolsas de cemento / m3 de concreto)

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.03 – Inicio del Proyecto 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 – Transferencia 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta







9 Variaciones en los rendimientos / ratios / productividad considerada.9

Variaciones en tarifas / precios de los recursos.9 Exigencias contractuales no detectadas / mal estimadas.9 Factores externos no previstos.9 Omisiones / duplicaciones.

El proyecto se comunicará con el presupuestador a fin de coordinar la mejor manera de realizaruna revisión conjunta de las brechas detectadas. Esta revisión deberá tener como resultado lavalidación de las brechas por parte del presupuestador, y deberá realizarse antes de la presentacióndel Presupuesto Meta en la Reunión de Compromisos4, durante la cual se verificará el cumplimientode la misma.

2.4. Retroalimentación formal de brechas finales5:

El equipo del proyecto elaborará el análisis de brechas correspondiente entre el Presupuesto Metay el resultado económico final del Proyecto, identificando el origen y la causa de las brechas yconsiderando tanto las brechas positivas como las negativas. Este análisis, así como los ratios yrendimientos finalmente obtenidos, será incluido como parte del Relatorio del Proyecto.

De manera general, las brechas finales respecto del Presupuesto Meta serán brechas de ejecución y/ogestión del Proyecto. También es posible que existan brechas debidas a consideraciones presupuestalesde la Propuesta que no hayan sido analizadas durante la elaboración del Presupuesto Meta (verpunto anterior). En ambos casos, se definirá la necesidad de efectuar una revisión conjunta de estasbrechas con presupuestos.

El proyecto se comunicará con el presupuestador a fin de coordinar la mejor manera de realizaruna revisión conjunta del Relatorio del Proyecto. Esta revisión deberá tener como resultado el

entendimiento de las brechas y ratios reales por parte del presupuestador, y deberá realizarse antesde la presentación del Relatorio en la Reunión de Cierre6, durante la cual se verificará el cumplimientode la misma.

2.5. Soporte, consultas y solicitud de información:

Tanto el equipo de proyecto como el personal de presupuestos podrán solicitar soporte y/o asesoríasobre rendimientos, cuadrillas, precios, cotizaciones, contratistas y en general a cualquier temarelacionado con la elaboración de propuestas. Esta coordinación podrá darse de manera informal porlos medios de comunicación corrientes, como el teléfono o el correo electrónico.

2.6. Matriz de Responsabilidades

GP GD Proy Ppto

1. Notificación a la organización del otorgamiento de unnuevo proyecto

√

2. Designación de equipo de proyecto √

3. Coordinación de inicio de Transferencia √ √

4. Entrega de información de propuesta y explicación deorden de lectura

√

5. Definición de sesiones adicionales √ √

6. Convocatoria a sesiones adicionales √

7. Asignar el tiempo al personal para cumplir las sesiones

acordadas √ √

8. Elaboración de análisis de brechas con presupuesto meta √

4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.17 – Reunión de Compromisos5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.66 – Relatorio del Proyecto6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.67 – Reunión de Cierre







9. Coordinación de revisión conjunta de brechas √

10. Validación de brechas √

11. Elaboración de análisis de brechas y relatorio de proyecto √

12. Coordinación de revisión conjunta de brechas √

13. Revisión de brechas rendimientos finales √

14. Soporte, consultas y solicitud de información √ √

GP: Gerente Técnico o de PresupuestosGD: Gerente de DivisiónProy: ProyectoPpto: Presupuestos OP

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores prácticas

Se recomienda tomar nota de los acuerdos tomados a fin de formalizarlos y difundirlos mediante ladistribución a todos los involucrados.

3.2. Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.03 – Inicio del Proyecto9 GYM.SGP.PG.04 – Transferencia9 GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta9 GYM.SGP.PG.66 – Relatorio del Proyecto

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