Sistema de presupuestos y precios presupuestos parte 2

Carlos Mario Morales C ©2014

Sistema de Presupuestos y

PreciosUnidad 2- Presupuestos


Presupuestos


Presupuestos - Definición

Es la expresión financiera del Plan de Operaciones de la Organización en un periodo de tiempo determinado, a través del cual se busca el logro de los objetivos fijados en la planeación.



Es un documento que traduce los planes en dinero: el que se necesita gastar para realizar las actividades planificadas (gasto) y dinero que esta previsto recibir (ingresos). Son estimaciones o conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar las operaciones.


Los presupuestos anuales se enmarca dentro del proceso de planificación global, de largo plazo de la empresa; están vinculados con la estrategia y la estructura organizativas.Será preciso, para cada área funcional, concretar objetivos y recursos específicos de forma que estén articulados con:• Los objetivos globales de la empresa• Los objetivos de las demás áreas y • Las responsabilidades definidas en la estructura

organizativa de la propia empresa.



¿Cuándo es útil el presupuesto?• Cuando terminado el plan estratégico y el plan

de operaciones de la empresa y se requiera conocer cuánto dinero hará falta para hacer lo que se ha planificado.

• Cuando se necesite saber cuánto costará un proyecto o la operación de un área en particular.

• Cuando se quiera justificar una iniciativa de gasto o de inversión ante un ente interno o externo para la consecución de recursos


¿Por qué es útil el presupuesto?• Porque indica cuánto dinero se requiere para llevar a cabo las

actividades del plan operativo.• Porque obliga a pensar rigurosamente sobre las

consecuencias de la planificación de las actividades. • Porque realizado correctamente indica el momento en que

se necesita el dinero.• Porque permite controlar los ingresos y gastos e identificar

desviaciones del plan a tiempo.• Porque permite realizar proyecciones financieras y

determinar los requerimientos de efectivo con anterioridad.• Porque permite justificar ante terceros iniciativas de gastos o

inversiones.


¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?

Los participantes en la elaboración del presupuesto deben comprender:

• Los valores, estrategia y planes de la organización• El significado de rentabilidad y la relación costo-beneficio • Las implicaciones de generar y recaudar fondos.

Independiente de quien participe, deberían hacer parte del equipo: • El Director financiero y/o contable; y • El Director de la organización o el área involucrada


La gerencia no puede atribuirse la responsabilidad absoluta en la confección de los presupuestos y con el concurso de principios de autoridad y poder mal entendidos, disponer el acatamiento de los mismos por parte de quienes integran la organización. Si se pretende que cada nivel de la estructura adquiera compromisos y aporte su máximo potencial, es imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de presupuestación.

¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?


• Solo es una estimación• No debe sustituir a la administración.• Su éxito depende del esfuerzo que se

aplique a cada hecho o actividad.• Poner demasiado énfasis a los datos

provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Limitaciones


• Están basados en estimaciones y pronósticos, no permitiendo la consideración de hechos imprevisibles como cambios de preferencia del mercado o acciones sorpresivas de la competencia.

• Su objetivo no es minimizar el riesgo, si una actividad es riesgosa, lo que hará el presupuesto es simplemente reflejar ese riesgo.

Limitaciones


Objetivos

• Obtener información que facilite la toma de decisiones• Planificar cuantitativamente las actividades que se realizaran

en cada área y la organización• Coordinar financieramente las actividades de las diferentes

áreas• Comunicar los objetivos a los encargados en las áreas y

departamentos• Motivar la consecución de los objetivos• Facilitar el control del desarrollo de las actividades • Facilitar la evaluación del resultado y el desempeño de los

responsables y las áreas centros


El presupuesto MaestroEl presupuesto maestro agrupa todas aquellas líneas de actuación que han sido previamente presupuestadas en las distintas áreas de la empresa. Su desarrollo comienza con la estimación de las variables que van a condicionar el desarrollo de la actividad económica, finalizando con la presentación de los estados previsionales globales. Para llegar a ellos, es preciso desarrollar los presupuestos intermedios


Estado de Origen y Aplicación de Fondos

Presupuesto de Tesoreria

Previsión de Ventas

PRES

UPUE

STO

S O

PERA

TIVO

S PR

ESUP

UEST

OS

FINA

NCIE

ROS

Investigación y DesarrolloGastos de Administración

Presupuesto de Inversiones

Balance Previsional Cuenta de Resultados

Previsional

Presupuestos Operativos Ventas

ProducciónCompras

Gastos de Ventas y Publicidad

El Presupuesto Maestro


IntegraciónEl presupuesto Maestro de la empresa se confecciona mediante la integración de los presupuestos de las diferentes áreas, siendo preciso asegurar su coherencia con la estrategia de la empresa.

Tal cometido puede requerir llevar a cabo ajustes adicionales que supondrían volver a las fases anteriores, hasta conseguir el presupuesto integrado adecuado


Presupuesto MaestroRelación con la estrategia

• Forman parte de la Planificación Estratégica porque es precisamente la forma de evaluar la estrategia formulada.

• Muestran la manera en que se utilizarán los recursos para poner en práctica la estrategia.

• El presupuesto maestro ayuda a los gerentes a implementar la estrategia.


Proceso PresupuestalConvocatoria de la Alta

Gerencia

Unidades Funcionales ProducciónMercadeo

Recursos HumanosFinanzas

Políticas para su elaboración

Elaboración Presupuestos Operativos

Elaboración Presupuestos Financieros

Presupuesto MaestroIntegración

Evaluación y Control

Análisis de Desviaciones

Lecciones Aprendidas


Técnicas Presupuestales

1. El Presupuesto Rígido.2. El Presupuesto Flexible.3. El Presupuesto por

Programas.4. El Presupuesto Base Cero


El Presupuesto RígidoTambién llamados presupuestos incrementales, las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año.

Éste es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un entorno estable. Supone que las organizaciones tiene pocas variaciones en sus actividades.

Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionarles de manera satisfactoria


Presupuesto Flexible

Supone la elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos correspondientes a

los diferentes niveles de actividad previstos, conceptuados éstos como una serie de rangos

alternativos de actividad, más que como determinados volúmenes de producción.


Presupuesto por ProgramasLa elaboración de un presupuesto por programas, según Smithies (1955), supone: Determinación de objetivos. Elaboración de programas alternativos para

materializar los objetivos propuestos. Selección del programa óptimos para la

consecución de un objetivo (Análisis B/C). Confección definitiva del presupuesto como

expresión cuantitativa en términos físicos y monetarios de las actividades del programa.


Presupuesto Base CeroSu característica principal es que la presupuestación de los gastos se inicia a partir de cero. Requiere que cada responsable del gasto justifique la necesidad y conveniencia de cada partida, determinando, si es posible, su rentabilidad específica. Hay que demostrar que el beneficio generado será mayor que el coste incurrido.

Esta técnica suele aplicarse a las áreas de finanzas, control, relaciones industriales, mercadeo, mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo y otras similares, y no al ámbito de los factores productivos.


En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía.

Esta técnica es esencial para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos retos.

Presupuesto Base Cero


Evaluación y ControlEl proceso de control de gestión requiere llevar a cabo la evaluación de la actuación y del resultado de cada centro. Dicha evaluación se realiza de forma preferente mediante el cálculo de las desviaciones respecto a los objetivos iniciales considerados en el presupuesto de cada centro de responsabilidad


Análisis de Desviaciones • El análisis de las desviaciones debe estar vinculado con

la estrategia de la empresa, la política específica de cada área, la estructura organizativa de la empresa y las responsabilidades específicas de cada departamento.

• A partir del cálculo de las desviaciones se determinarán las causas que las han producido, adoptando las oportunas acciones correctoras


Las variables que han de ser controladas mediante el cálculo de las desviaciones serán las relacionadas con:Las ventas (desviación en precios de

venta, en unidades, por productos, áreas geográficas, etc.).

Los costos del producto vendido (desviación en composición, en consumo y en precio de los factores productivos).

Los gastos de cada departamento

Análisis de Desviaciones


Los Presupuestos en la Práctica


Directrices PresupuestariasAunque la elaboración del presupuesto depende en cierta manera de las particularidades de cada organización, hay ciertas directrices generales que se pueden aplicar transversalmente para todas las empresas


Directrices Presupuestarias Elaborar Presupuestos para varios años de acuerdo al plan

estratégico Los cálculos no son meras valoraciones, sino conjeturas

hechas con fundamento Por un lado, a menos detalle, más flexibilidad; y por otro, el

hecho de dejar el presupuesto demasiado abierto lo convierte en una herramienta poco útil para la administración.

Algunas organizaciones prevén un ítem de «contingencia» en sus presupuestos (normalmente un 10% del presupuesto anual general) con esto se cubre la incertidumbre.

Incluir notas aclaratorias que expliquen cuantías para aclarar a la administración, miembros de junta o cualquier otro miembro del personal o del equipo administrativo


Presupuesto de Ventas


Presupuesto de Ventas Empresa:Departamento: Presupuesto de VentasResponsable:Fecha de Elaboración: Actividad:

Cantidad Precio Total Cantidad Precio Total Cantidad Precio Total Cantidad Precio Total Periodo 1Periodo 2Periodo 3Periodo 4Periodo 5Periodo 6Periodo 7Periodo 8Periodo 9Periodo 10Periodo 11Periodo 12

Periodos/Productos Producto 1 Producto 2 … Producto n


Presupuesto de Costos y Gastos


Costo Variables de Bienes

Empresa:Departamento: Nombre del Producto Unidad de Costo Precio de Venta Unidades Vendidas Fecha de Elaboración:

Materia Prima Unidad de Compra Costo de la Unidad Unidades Utilizadas Costo Total - - - - - - -

-

Otros Costos Variables

-

-

Total Otros Costos Variables

Total Costos Variables

Costo Total de la Materia Prima

Mano de Obra al destajoInsumos

Comisiones

Otros Empaques

Estimación de los Costos Variables


Estimación de los Costos Variables Costo Variables Sector Comercio

Empresa:Departamento: Fecha de Elaboración:

ProductoUnidad de

Compra

Precio de Adquisición

Costo Variable

Precio de Venta


Estimación de los Costos Variables Costo variables de servicios

Empresa:Departamento: Servicio: Precio de Venta Servicios vendidos por periodoFecha de Elaboración:

Insumo y/oRespuesto Unidad de Compra Costo de la Unidad Unidades Utilizadas Costo Total - - - - - - -

-

Otros Costos Variables

-

- Total Costos Variables

Mano de Obra al destajoOtros

Total Otros Costos Variables

Costo Total de Insumos y/o Repuestos


Estim

ació

n de

los

Cost

os

Fijo

s

Empresa:

Departamento:

Presupuesto de costos indirectos de fabricación (CIF)

Responsable:

Fecha de Elaboración:

Actividad:

Items Costo Unitario Cantidad Costo Total Materiales e insumosTransporteMantenimientoSegurosAlquilerServicios PublicosAseoPapeleriaVigilanciaOtros 1Otros 2Otros 3Otros 4

Personal /Cargo Salario Basico Prestaciones Sociales Costo TotalGerenteAsistenteSecretaria Supervisor 1Supervisor 2Supervisor 3Operario 1Operario 2Operario 3Operario 4Otros 1Otros 2Otros 3Otros 4Otros 5


Estim

ació

n de

los

Gas

tos

Empresa:Departamento: Presupuesto de GastosResponsable:Fecha de Elaboración: Actividad:

Items Cantidad Costo TotalDirección :

RepresentacionReuniones de la Junta:Mantenimiento vehiculoOtros 1Otros 2Otros 3Otros 4

Generales de Administración:Mantenimiento equiposSegurosAlquiler de la oficina:Servicios PublicosPapeleriaMensajeriaHonorarios legales y de auditoría:VigilanciaAseoOtros 1Otros 2Otros 3

Personal /Cargo Cantidad Salario Basico Prestaciones Sociales Costo TotalGerente GeneralGerentesAsistentesSecretariasEmpleados Ref 1Empleados Ref 2Empleados Ref 3Empleados Ref 4

Valor por Unidad


Pres

upue

sto

de C

osto

s y

Gas

tos

Empresa:Departamento: Presupuesto de costos y gastos Responsable:Fecha de Elaboración: Actividad:

Items Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 … Periodo nCostos Variables

Producto 1Producto 2Producto 3Producto 4…

Costos Indirectos de FabricaciónMateriales e insumosTransporteMantenimientoSegurosAlquilerServicios PublicosAseoPapeleriaVigilancia

…Gastos

Dirección :RepresentacionReuniones de la Junta:Mantenimiento vehiculo…

Generales de Administración:Mantenimiento equiposSegurosAlquiler de la oficina:Servicios PublicosPapeleriaMensajeriaHonorarios legales y de auditoría:VigilanciaAseo…

Personal /CargoGerente GeneralGerentesAsistentesSecretariasEmpleadosSupervisor Operarios …


Segu

imie

nto

al P

resu

pues

to

de C

osto

s y

Gas

tos

Empresa:Departamento: Seguimiento al Presupuesto de costos y gastos Responsable:Fecha de Elaboración: Actividad:

Presupuestado Ejecutado (Real) Variación Anotaciones Costos Variables

Producto 1Producto 2Producto 3Producto 4…

Costos Indirectos de FabricaciónMateriales e insumosTransporteMantenimientoSegurosAlquilerServicios PublicosAseoPapeleriaVigilancia

…Gastos

Dirección :RepresentacionReuniones de la Junta:Mantenimiento vehiculo…

Generales de Administración:Mantenimiento equiposSegurosAlquiler de la oficina:Servicios PublicosPapeleriaMensajeriaHonorarios legales y de auditoría:VigilanciaAseo…

Personal /CargoGerente GeneralGerentesAsistentesSecretariasEmpleadosSupervisor Operarios …

ItemsPeriodo 1, 2, 3,…n


Formatos Prediseñados

Tomado de: Office – Plantillas TS103428890


09/03/2014

Personal Presupuesto Real Diferencia (€) Diferencia (%)

Oficina 0,00 €

Almacén 0,00 €

Vendedores 0,00 €

Otros 0,00 €

Costos Presupuesto Real Diferencia (€) Diferencia (%)

Publicidad 0,00 €

Deudas 0,00 €

Beneficios 0,00 €

Artículos 0,00 €

Franqueo 0,00 €

Alquiler o hipoteca 0,00 €

Gastos de ventas 0,00 €

Impuestos 0,00 €

Servicios 0,00 €

Otros 0,00 €

Seguro 0,00 €

Interés 0,00 €

Teléfono 0,00 €

Mantenimiento y reparaciones 0,00 €

Tarifas de la asesoría jurídica 0,00 €

Depreciación 0,00 €

Transporte 0,00 €

Almacenamiento 0,00 €

Otros 0,00 €

Gastos totales 0,00 € 0,00 € 0,00 €

PRESUPUESTO DE GASTOSNombre de la compañía















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