Guía de Administración I

ADMINISTRACIÓN I JULIÁN MUSA

Docente / Contenidos: Julián MusaDiseño y Diagramación: Máximo Méndez

Derechos Reservados 2013. Unnatec

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Contenidos Básicos de Administración I

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La Innovaciónde la EsperanzaLos grandes movimientos de la historia se han basado en el poder del ser humano.

Son los individuos y los equipos los que inyectan innovación a las organizaciones, quienes producen los grandes cambios que revolucionan el mundo. Arquímedes

decía: “Dame un punto de apoyo y moveré el mundo”, para enseñar que la palanca es capaz de multiplicar la fuerza y levantar cualquier objeto por muy pesado que sea, siempre que se tenga un punto de apoyo apropiado. Cuando alguien combina la energía y la inteligencia en el nivel correcto, estas le pueden generar una fuerza poderosa que catapulta de manera innovadora los nuevos paradigmas de la creatividad humana.

Nuestra función como institución de educación superior es precisamente esa: facilitar a nuestros estudiantes la palanca y el punto de apoyo para la innovación de la esperanza. Necesitamos una vía poderosa para enfrentar los grandes desafíos que agobian a nuestra sociedad, traducidos en la pobreza y la coerción social. La pobreza no es creada por la gente pobre, sino por el sistema que hemos establecido, las instituciones que diseñamos y los conceptos que formulamos. Vivimos tiempos difíciles, pero cuando la crisis llega a su nivel más profundo, entonces estos agravantes deprimen la condición humana. Sin embargo, a pesar de la adversidad, podemos descubrir grandes oportunidades para mejorar el bienestar de nuestro entorno.

Para esto, en la UNNATEC adoptamos un nuevo sistema de educación presencial y a distancia que le brindará las facilidades y el entorno de aprendizaje más idóneo para el desarrollo de sus competencias personales y profesionales, y le permitirá lograr su superación e inserción en el mercado laboral. Usted podrá estudiar, sin dejar de trabajar, y generar las entradas que le ayudarán a completar sus estudios. Así, podrá elevar su nivel de ingresos con una carrera profesional o técnica. Esta institución ha diseñado para usted una metodología innovadora y práctica, con la facilidad de todos los recursos necesarios para su aprendizaje, desde el uso de esta guía instruccional, la mediación de los tutores en los encuentros presenciales, las tutorías presenciales y a distancia, hasta el uso del aula virtual, las bibliotecas digitales y las redes sociales.

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Todo ser humano ha venido a este mundo proveído de capacidades innatas, no solo para su desarrollo personal, sino también para contribuir a la generación de riquezas y bienestar del mundo donde vivimos. Usted puede develar el inmenso potencial que está oculto en su interior y mostrar la inquebrantable fe que lo caracteriza como ser humano, que no nació para sufrir la pobreza material o espiritual, sino para prosperar y triunfar en la vida. Esto es parte de nuestra misión, acompañarlo a recorrer este camino en el proceso de su formación, para que logre mejores resultados, con valor agregado, y que usted sea una inspiración personal para alcanzar la realidad que todos deseamos, “innovando la esperanza para vivir una vida digna y próspera”.

Ramona Reinoso de Reyes (Doña Cielo) / Presidenta del Consejo Directivo

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Bienvenidos al sistema de educación a distancia en su modalidad semipresencial y virtual de la UNNATEC. Usted es un estudiante del siglo XXI y debe estar preparado para afrontar los grandes desafíos de la globalización y de la sociedad

del conocimiento, y desarrollar las competencias personales y profesionales que lo acrediten como un individuo competente y eficiente.

El propósito de esta guía instruccional es guiarlo y a la vez acompañarlo en el proceso de su propio aprendizaje. Este instrumento es suficiente en sí mismo y lo llevará a usted, paso a paso, por el camino de la construcción de su propio conocimiento. Con esta guía podrá realizar sus actividades de estudio, investigaciones y prácticas de cada eje temático de la asignatura.

Nuestra propuesta metodológica para el uso de esta guía se centra en tres aspectos relevantes. Desde la perspectiva pedagógica, adoptamos el pensamiento constructivista como eje fundamental para fomentar el pensamiento crítico y creativo en la aplicación del conocimiento; desde una perspectiva comunicacional, para fomentar la dialéctica y la ética comunicativa del quehacer humano; y desde la perspectiva tecnológica, para crear los ambientes propicios de aprendizaje apoyados en las tecnologías de la información y comunicación. La articulación de la pedagogía, la comunicación y la tecnología, nos permite utilizar métodos y recursos útiles al momento de forjar las competencias requeridas en el currículo. Estas estrategias se basan en los postulados teóricos del profesor Reuven Feuerstein, quien favorece el desarrollo de los procesos mentales y las funciones cognitivas que están implícitos en las actividades educativas y en la vida social.

Esta guía está diseñada con objetivos claros que puedan ser entendidos y logrados a través de su trabajo como estudiante de una manera efectiva, que le permitirá desarrollar

El Nuevo

de laa DistanciaParadigma

Educación

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las competencias definidas sin pérdida de tiempo ni de recursos valiosos. Los recursos empleados en la guía, le permitirán fijar claramente los conceptos, manejar un nuevo vocabulario, elaborar mapas conceptuales y diarios de doble entrada, interactuar con sus compañeros para discutir temas de relevancia y conectarse a múltiples enlaces de informaciones y de personalidades en el aula virtual y en las redes sociales. Una vez realizadas todas las actividades de trabajo, tanto de la guía instruccional como del aula virtual, usted estará en capacidad de ser evaluado y valorado con una alta calidad en el conocimiento de su área de estudio.

Espero que con esta nueva manera de lograr los aprendizajes, podamos hacer juntos un ejercicio, no solamente teórico, sino moderno y pragmático que nos permita ser mejores seres humanos y mejores profesionales.

Ing. Luis Paulino Marte / Rector

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Plan de Estudio de la Unidad I.................................................................................12

Unidad 1. Introducción a la administración y las organizaciones................................13 1.1. Los gerentes............................................................................................................14 ACTIVIDADES...............................................................................................................21 1.2. Las organizaciones..................................................................................................23 ACTIVIDADES...............................................................................................................25 1.3. La administración...................................................................................................27 ACTIVIDADES...............................................................................................................33

Plan de Estudio de la Unidad II...............................................................................35

Unidad 2. Antecedentes y evolución de la administración moderna............................37 2.1. Desarrollo histórico de la administración...............................................................38 ACTIVIDADES...............................................................................................................45 2.2. Método cuantitativo de la administración..............................................................49 ACTIVIDADES...............................................................................................................51 2.3. El Comportamiento organizacional.........................................................................53 ACTIVIDADES...............................................................................................................55 2.4. Métodos sistémico y de contingencias.....................................................................57 ACTIVIDADES..............................................................................................................59 2.5. Tendencias y temas actuales...................................................................................61 ACTIVIDADES..............................................................................................................65 Plan de Estudio de la Unidad III..............................................................................67

Unidad 3. Cultura en las organizaciones.......................................................................69 3.1. Gerente omnipotente o gerente simbólico...............................................................70 ACTIVIDADES...............................................................................................................73 3.2. La cultura de la organización..................................................................................75 ACTIVIDADES...............................................................................................................79 3.3. Temas actuales de la cultura organizacional..........................................................81 ACTIVIDADES...............................................................................................................85

Indice

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Plan de Estudio de la Unidad IV..............................................................................87

Unidad IV. El entorno de la administración..................................................................89 4.1. Economía cambiante y el mercado global...............................................................90 ACTIVIDADES...............................................................................................................95 4.2. Tecnologías..............................................................................................................97 ACTIVIDADES.............................................................................................................101 4.3. Responsabilidad Social..........................................................................................103 ACTIVIDADES.............................................................................................................107 4.4. Emprendedurismo.................................................................................................109 ACTIVIDADES.............................................................................................................111

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Orientaciones muy importantes

Antes de iniciar cada unidad del programa, recomendamos leer detalladamente las siguientes pautas:

1- Lee con atención la introducción de cada unidad, aquí se te explica el contenido de la misma.

2- Interpreta correctamente el objetivo general de la asignatura, de esta manera sabrás con certeza a dónde queremos llegar.

3- Identifica los objetivos específicos de cada eje temático en los documentos, presentaciones, actividades, etc., con el objetivo fundamental de alcanzar mejores resultados de formación académica y profesional.

4- Visualiza detenidamente el plan de estudio, el orden y la jerarquía de los ejes temáticos y su relación con el tema de la unidad a estudiar, así logras no perder la secuencia de lo que has leído.

5- Usa todos los elementos que conoces de contenidos aprendidos anteriormente en otras asignaturas y confecciona tus propios resúmenes, comentarios, glosario de términos, reseñas, etc.; analízalos y preséntaselos al resto del grupo y a tu profesor en clases.

6- Analiza con detenimiento los planteamientos de los diferentes autores que tendrás al alcance en el Aula Virtual, aplicando tu propia experiencia para interpretarlos debidamente. De esta forma estarás en mejores condiciones de comparar, comprender y actualizar esa información con la realidad más cercana a ti.

7- Reorganiza el tiempo, logrando disponer del necesario para tu formación, evitando que la premura afecte la concentración necesaria en lo que haces. Siempre trata de aprovechar el tiempo indicado para realizar las actividades.

8- Comprueba tu propio nivel de aprendizaje realizando las actividades propuestas en cada eje temático y que aparecen al final de cada una de las unidades de estudio.

9- Refresca y mantén vigente cada competencia a desarrollar, como utilidad necesaria para tu evaluación.

10- Consulta el glosario, visualiza los videos y participa en los foros de discusión del Aula Virtual.

11- Cumple con las horas establecidas para cada unidad.

12- Ante cualquier dificultad, comunícate con tu profesor por cualquiera de las vías previstas.

Adelante, tú puedes!!!

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PLAN DE ESTUDIOUNIDAD ICONTENIDO

APRENDIZAJE

HORAS DE TRABAJO

Objetivo General

Objetivos Específicos

Ejes temáticos

Competencias

Actividades

Horas presenciales --- 4Horas a distancia ---- 16

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES

Proporcionar a los alumnos los aprendizajes que les permitan conocer quiénes son los gerentes, qué son las organizaciones, qué es la administración y cuáles las funciones principales de la misma.

1. Definir quiénes son los gerentes.2. Describir los diferentes roles y habilidades de los gerentes.3. Explicar la diferencia entre gerente y empleados operativos.4. Indicar qué es una organización y cuáles son sus tres características comunes.5. Diferenciarorganizaciones lucrativas de no lucrativas.6. Hacer un resumen sobre las responsabilidades que desempeñan los gerentes.7. Explicar el concepto de “administración”.8. Señalar las diferencias entre eficiencia y eficacia.9. Describir las cuatro funciones de la administración10. Explicar porque es valioso estudiar administración.11. Definir qué es la universalidad de la administración12. Explicar la relación que existe entre la administración y otras disciplinas.

Actividades escritas.Foro de discusión.Aula virtual

1.1.¿Quiénes son los gerentes?1.2.¿Qué es una organización?1.3.¿Qué es la administración?

1. Define quiénes son los gerentes.2. Describe claramente los diferentes roles y habilidades de los gerentes.3. Explica la diferencia entre gerente y empleados operativos dentro de las organizaciones.4. Indica que es una organización y cuáles son sus tres características comunes.5. Diferencia entre organizaciones lucrativas y no lucrativas.6. Hace un resumen sobre las responsabilidades que desempeñan los gerentes.7. Explica el concepto de administración.8. Señala la diferencia entre eficiencia y eficacia.9. Describe las cuatro funciones importantes de la administración.10. Explica por qué es valioso estudiar administración.11. Define qué es la universalidad de la administración12. Muestra la relación que existe entre administración y otras disciplinas.

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1Conocer la administración y las organizaciones es muy importante, ya que nuestra vida se desenvuelve de empresas en empresas, por ejemplo: Universidad, Salón, Supermercado, Tiendas, etc… Todas estas son

organizaciones. Te será muy útil saber el trabajo que desempeñan quienes dirigen las empresas (gerentes) para que así tengas una noción clara de sus funciones y sepas distinguirlo de los demás miembros.

1UNIDAD INTRODUCCIÓNA LA ADMINISTRACIÓNY LAS ORGANIZACIONES

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1.1. Los gerentes

1.1.1. Objetivo de la unidad temática.

Conocer quiénes son los gerentes sus roles y habilidades.

1.1.2. Competencia a desarrollar

Muestra dominio sobre lo que implica ser gerente.

1.1.3. Operaciones mentales

Identificación, comparación, diferenciación, clasificación, razonamiento hipotético.

1.1.4. Actividades

Ejercicios escritos.

1.1.5. ¿Quiénes son los gerentes?

En tiempos atrás era muy fácil definir a los gerentes ya que estos eran los miembros de la organización que les decían a los demás lo que tenían que hacer y cómo. Era fácil distinguir a los gerentes de los empleados no administrativos. Estos últimos eran los integrantes de la organización que trabajaban directamente en un puesto o tarea y no tenían personas a su cargo, pero ya no es tan sencillo. Al cambiar la naturaleza del trabajo y de muchas organizaciones, se han quitado los límites claros que hacían distinción entre gerentes y empleados no administrativos. Muchos puestos tradicionales no administrativos ahora incluyen actividades administrativas.

¿Cómo definimos hoy día lo que hacen los gerentes? Un gerente es alguien que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina sus actividades en el trabajo para cumplir con las metas de la empresa. Su trabajo no es de realizaciones personales, sino que consiste en ayudar a los demás a hacer su trabajo y conseguir logros. Esto quiere decir que coordinan el trabajo de un departamento, grupo, o que supervisan a una sola persona. Puede consistir también en coordinar las actividades laborales de un equipo formado por personas de varios departamentos e incluso de personas que no forman parte de la organización, como los trabajadores eventuales o los empleados de los proveedores. Ten presente también que es posible que los gerentes desempeñen deberes que no tienen que ver con coordinar ni integrar el trabajo de los demás. Por ejemplo, quizás el supervisor de reclamaciones de seguros procesa reclamaciones, además de coordinar las actividades laborales de otros empleados de reclamación.

¿Hay alguna manera de clasificar a los gerentes en las organizaciones? En las organizaciones de estructura tradicional (presentada como una pirámide en la que el número de empleados es mayor en la base que en el vértice, como lo muestra la figura 1.1), los gerentes se describen como gerentes de primera línea, gerentes de nivel medio y gerentes de nivel alto (directores).

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Figura 1.1. Niveles organizacionales

Gerentes de primera línea

Gerentes del nivel inferior de la organización que dirigen el trabajo de los empleados no administrativos que se ocupan directa o indirectamente de la producción o la creación de los productos de la organización. Dentro de los títulos que puede que hayas escuchado que forman parte de este tipo de gerencia están: supervisores, pero también jefes de turno, gerentes de distrito, jefes de departamento, jefes de oficina e incluso encargados.

Gerentes de nivel medio

Gerentes entre la primera línea y la dirección de la organización que dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea.

Gerentes de nivel alto (directivos) Gerentes que se encuentran hacia la cima de la organización y son los responsables de tomar las decisiones, así como determinar planes y metas que tienen que ver con toda la organización. Tienen títulos como: vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo, director de operaciones, presidente del Consejo de Administración, entre otros nombres, dependiendo del tipo de organización de que se trate.

Es bueno que sepas que no todas las organizaciones hacen su trabajo con esta forma piramidal tradicional. Por ejemplo, algunas son más flexibles y su configuración es menos estricta. Ahí el trabajo lo hacen equipos de empleados permanentes que pasan de un proyecto a otro en la medida en que aparezca la necesidad. No es fácil decir quiénes

Gerentesde nivel alto

Gerentesde nivel medio

Gerentesde primera línea

Empleados operativos

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son los gerentes en estas organizaciones, pero sabemos que alguien tiene que cumplir esas funciones; es decir, hay alguien que trabaja con las personas y a través de ellas coordina el trabajo para conseguir las metas de la organización.

1.1.6. Roles del gerente

El destacado investigador de la administración, Henry Mintzberg (ver minibiografía), estudió a los gerentes en la práctica. Mintzberg dice: “…la mejor manera de describir lo que hacen los gerentes es observar los roles que representan en el trabajo”.

De sus estudios concluyó que los gerentes desempeñan 10 roles muy relacionados.

Roles del gerente, según Mintzberg:

Rol Descripción Ejemplos de actividades identificables

InterpersonalFigura de autoridad Jefe simbólico; obligado a

realizar deberes rutinarios de índole legal o social.

Recibir a los visitantes.Firmar documentos legales.

Líder Responsable de la motivación de los subordinados; responsable de reunir al personal, capacitarlo y deberes relacionados.

Realizar prácticamente todas las actividades que se refieren a los subordinados.

Enlace Crea y mantiene una red de contactos externos e informadores que le hacen favores y le dan información.

Tramitar el correo, trabajar con organismos externos, realizar otras actividades con gente de fuera.

InformativoSupervisor Busca y recibe amplia

información interna y externa para comprender a fondo la organización y el ambiente.

Leer periódicos e informes, cultivar contactos personales.

Difusor Transmite la información recibida de fuera o de los subordinados a los miembros de la organización.

Celebrar juntas de información, llamar por teléfono para difundir información.

Vocero Transmite información a gente de fuera sobre los planes de la organización, políticas, acciones, resultados, etc.

Celebrar juntas de directores, dar información a los medios de comunicación.

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Los 10 roles de Mintzberg se agrupan en relaciones personales, transferencia de información y toma de decisiones. Como los gerentes representan estos roles, Mintzberg concluyó que sus actividades consisten en relacionarse con los demás, con la organización en sí misma y con el exterior de la organización. Asimismo, postuló también que las actividades del gerente en estos roles se encuentran entre la reflexión (pensar) y la acción (actuar). Cuando los gerentes están reflexionando, piensan, ponderan y consideran. Cuando actúan, hacen algo, se desempeñan, participan.

La validez de las categorías de roles de Mintzberg se ha probado en varios estudios en diversas organizaciones y en distintos niveles de éstas. En general, estas pruebas respaldan la idea de que los gerentes representan roles semejantes, cualquiera que sea la organización o el nivel. Sin embargo, el acento que ponen los gerentes en los roles cambia con su nivel en la organización. En concreto, los roles de difusor, figura de autoridad, negociador, enlace y vocero son más importantes en los niveles superiores de la organización, en tanto que el rol de líder (según la definición de Mintzberg) es más importante en los niveles inferiores que en los medios o superiores.

Minibiografía de Henry Mintzberg

(Nació en Montreal, 2 de septiembre de 1939). Es un académico internacionalmente reconocido y autor de varias publicaciones sobre negocios y gestión. En la actualidad, es profesor de la cátedra Cleghorn de Estudios de Gestión en la Universidad McGill en Canadá, donde ha estado enseñando desde 1968, luego de obtener su graduación en Gerencia y el Ph.D. de la MIT Sloan School of Management, en 1965 y 1968 respectivamente.

De decisiónEmpresario Busca oportunidades en la

organización y el entorno e inicia “proyectos de mejora” para producir cambios.

Organizar la estrategia y sesiones de revisión para crear programas nuevos.

Manejador de perturbaciones Es responsable de las acciones correctivas cuando la organización enfrenta perturbaciones graves o inesperadas.

Organizar la estrategia y sesiones de revisión en caso de perturbaciones y crisis.

Distribuidor de recursos Es responsable de la asignación de todos los recursos de la organización, toma o aprueba todas las decisiones importantes de la organización.

Programar, solicitar autorizaciones, realizar las actividades que conciernen al presupuesto y la programación del trabajo de los subordinados

Negociador Es responsable de representar a la organización en las principales negociaciones.

Participar en las negociaciones contractuales con el sindicato.

Fuente: H. Mintzberg, The Nature of Managerial Work, New York, Harper & Row, 1973, pp. 93-94. Copyright 1973 por Henry Mintzberg. Reimpreso con autorización de Harper & Row, Publisher, inc.

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1.1.7. Habilidades de los gerentes

El trabajo del gerente es múltiple y complejo. Los gerentes necesitan ciertas habilidades para desempeñar los deberes y actividades que caracterizan su trabajo. ¿Qué habilidades necesita un gerente? Robert L. Katz encontró en sus investigaciones que los gerentes necesitan tres habilidades básicas.

Una asociación profesional de gerentes en ejercicio, la Asociación Estadounidense de Administración, también ha identificado habilidades importantes que abarcan aspectos conceptuales, de comunicación, eficacia y trato personal. No hay duda de que las habilidades seguirán siendo una manera importante de describir lo que hace un gerente.

El siguiente cuadro indica la relación entre estas habilidades y los niveles de administración.

1. Las habilidades técnicas. Son los conocimientos y competencias en un campo especializado, como ingeniería, cómputo, contabilidad o manufactura. Estas habilidades son más importantes en los niveles inferiores de la administración, pues estos gerentes tratan directamente con los empleados que hacen el trabajo de la organización.

2. Las habilidades de trato personal. Consisten en la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo. Como los gerentes tratan directamente con las personas, estas habilidades son cruciales. Los gerentes que las poseen son capaces de sacar lo mejor de su personal. Saben cómo comunicarse, motivar, dirigir e infundir entusiasmo y confianza. Estas habilidades también son importantes en todos los niveles de la administración.

3. Las habilidades conceptuales. Son las que deben poseer los gerentes para pensar y considerar situaciones abstractas y complicadas. Con estas habilidades los gerentes contemplan la organización en su totalidad, comprenden las relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa en el entorno general. Estas habilidades son más importantes en los niveles administrativos superiores.

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Habilidades conceptuales• Capacidad de aprovechar la información para resolver problemas de las empresas.• Identificar las oportunidades de innovación.• Reconocer los aspectos problemáticos y aplicar las soluciones.• Elegir la información crucial en grandes volúmenes de datos.• Comprender las aplicaciones de la tecnología en la empresa.• Comprender el modelo comercial de la organización.Habilidades de comunicación• Capacidad de transformar las ideas en palabras y acciones.• Credibilidad entre los colegas, compañeros y subordinados.• Capacidad de escuchar y hacer preguntas.• Capacidades de hacer presentaciones de palabra.• Capacidades de hacer presentaciones con textos y gráficas.Habilidades de eficacia• Capacidad de aportar a la misión de la corporación y los objetivos de su departamento.• Enfoque en los clientes.• Capacidad de desempeñar varias tareas; realizarlas a la vez.• Habilidades de negociación.• Administración de proyectos.• Capacidad de revisar las operaciones y hacer mejoras.• Fijar y mantener criterios de desempeño internos y externos.• Determinar prioridades de atención y actividad.• Administración del tiempo.Habilidades de trato personal• Capacidades de director y tutor.• Diversidad: trabajar con personas y culturas diversas.• Formar redes sociales dentro de la organización.• Formar redes sociales fuera de la organización.• Trabajar en equipo; cooperación y compromiso.Basado en la encuesta de habilidades y competencias de la Asociación Estadounidense de Administración, marzo-abril de 2000, en el sitio Web de la asociación (wivw.ama.org), 30 de octubre de 2002.

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1.1.8. ¿Qué diferencia existe entre gerentes y empleados operativos?

Los gerentes trabajan en organizaciones, pero no todas las personas que trabajan en una organización son gerentes. Simplificando el asunto, dividiremos a los miembros de la organización en dos categorías: operativos y gerentes. Con el término de empleados operativos nos referimos a las personas que desempeñan un trabajo o una tarea pero que no son responsables de supervisar el trabajo de otros. Por ejemplo, las personas que ingresan las ventas en una caja registradora del supermercado Bravo o procesan la inscripción de una materia determinada en la oficina de inscripciones de la Universidad Nacional Tecnológica (UNNATEC) son todos empleados operativos. Por el contrario, los gerentes dirigen las actividades de otros individuos dentro de una organización.

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ActividadesNombres y apellidos: ______________________________________________________

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1. ¿Quiénes son los gerentes?

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2. Define los tres tipos de gerencia que vemos en las organizaciones.

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3. Explica con tus propias palabras las diferencias que hay entre gerente y empleados operativos.

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4. Describe cada uno de los roles y habilidades de los gerentes.

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Documents

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