Guía de migración de Abies 2 aBiblioweb-Séneca

Noviembre 2020

Versión 1.0

1. IntroducciónEl presente documento describe el procedimiento de migración de Abies 2 a Biblioweb-Séneca.

La migración debe hacerse desde la versión 2.0.8.3 de Abies, en caso de disponer de una versiónanterior, deberá realizar una actualización. Puede comprobar cuál es la versión de su instalación deAbies desde el menú Ayuda, seleccionando la opción “Acerca de Abies...”.

Imagen 1: Comprobación de la versión de Abies 2

Si no tene esta versión, puede encontrar el tutorial y los archivos para actualizar Abies a la versión2.0.8.3 en el Portal de Lecturas y Bibliotecas Escolares: Instalación y confguración de Abies2.0.8.3./Documentos y archivos/Abies. Actualizaciones.

También es importante que los índices de la base de datos de Abies, conocidos como inversos, seencuentren actualizados. La aplicación informa del estado de los inversos en la parte inferiorderecha de la ventana de la aplicación. En caso de que sea necesaria su actualización, debe hacersedesde la opción Generar inversos del menú Archivo.

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2. Homogeneización de tablas auxiliares en AbiesPreviamente a la importación en Séneca es conveniente realizar una operación de limpieza ycompactación de la base de datos de Abies. Para ellos utlizaremos la herramienta unifcar 2, quenos permitrá realizar una homogeneización de las tablas auxiliares (Autores, Editoriales, etc) con elobjetvo de eliminar datos redundantes.

Puede descargar dicha herramienta desde el Portal de Lecturas y Bibliotecas Escolares de laConsejería de Educación y Deporte, desde la sección "Abies/Preguntas frecuentes", desplegando lapregunta "Tengo elementos duplicados en Abies. ¿Cómo puedo quitarlos?". En la misma secciónpuede encontrar tutoriales de instalación de la herramienta unifcar 2.

Enlaces útles

P ortal de Lecturas y Bibliotecas Escolare s de Andalucía.

Abies en el Portal de Lecturas y Bibliotecas escolares de Andalucí a.

Utlidades en el Portal de Lecturas y Bibliotecas escolares de Andalucía.

Preguntas frecuentas en Portal de Lecturas y Bibliotecas escolares de Andalucía.

Guía Unifcación de Auxiliares .

Guía Unifca r .

Guía I nstalación herramienta Unifcar .

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3. Localización del fichero de base de datos Abies.mdbComo paso previo es importante que conozcamos dónde se encuentra en nuestro equipo el fcherode la base de datos Abies.mdb. Dependiendo de la versión de nuestro sistema operatvo la rutapuede variar.

Caso 1 [Windows XP]

C:\Archivos de Programa\Abies 2\Datos\abies.mdbC:\Archivos de Programa (x86)\Abies 2\Datos\abies.mdbC:\Progam files\Abies 2\Datos\abies.mdbC:\Progam files (x86)\Abies 2\Datos\abies.mdb

Puede localizar la base de datos de Abies en alguna de las rutas indicada.

Caso 2 [Windows Vista, Windows 7, Windows 8 y Windows 10]

C:\Users\[usuario]\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Abies 2\Datos\abies.mdb

Debe susttuirse la cadena [usuario] por el nombre real del usuario del sistema operatvo con el quetrabaja habitualmente en Abies.

Es muy importante comentar que dependiendo de cómo se haya hecho la instalación del sistemaoperatvo y de la aplicación Abies, podemos encontrar dos fcheros Abies.mdb en nuestro equipo,uno en alguna de las ruta del caso 1 y otro en alguna de las ruta del caso 2.

El fchero que se encuentra en la ruta del caso 1 será un fchero de base de datos vacío, sininformación, que no debemos utlizar en este procedimiento. Podemos comprobarlo consultandosu tamaño en los detalles del archivo, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el archivoy accediendo al menú propiedades. Los fcheros vacíos de BD tendrán un tamaño de 1536 Kb(1,5Mb).

En este caso utlizaremos siempre el fchero del caso 2. A modo de referencia, un fchero Abies.mdbcon 6000 fondos y 1300 alumnos se almacena en un fchero Abies.mdb de unos 12.000 Kb (12 Mb).

Caso 3 [Windows VISTA, Windows 7 y Windows 8]

C:\[nombrepersonalizado]\Abies 2\Datos\abies.mdb

Si ha realizado una instalación personalizada de Abies, podrá localizar la base de datos en unacarpeta personalizada cuyo nombre indicó en el momento de la instalación. Si no recuerda elnombre, puede consultarlo haciendo clic en su escritorio con el botón derecho del ratón sobre elicono de acceso a la aplicación Abies 2 y seleccionado del menú la opción Propiedades, ahíencontrará una ruta a la aplicación etquetada como Destino, de donde podrá obtener el nombrede la carpeta personalizado de instalación.

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4. Importación en SénecaUna vez localizado en nuestro equipo el fchero de base de datos Abies.mdb correctoprocederemos a importarlo dentro de Séneca. Esta operación deberá hacerse con el perfl Direccióndel centro, desde el menú Utilidades y eligiendo a contnuación la subopciónImportación/Exportación de Datos.

En la pantalla principal elegiremos en el desplegable de nombre Importar o exportar datos la opciónImportar datos hacia Séneca y en el segundo desplegable, de nombre Tipo de información, laopción Importación de fchero Abies y a contnuación pulsaremos el botón Añadir.

Imagen 2: Utilidades / Importación-Exportación de Datos

A contnuación se mostrará una nueva ventana donde se informará de la operación que se va arealizar y se solicitarán algunos datos. Tendremos que escribir un código de verifcación, mostradocomo imagen distorsionada y formado por una secuencia de caracteres y dígitos. Para terminartendremos que seleccionar en el equipo el fchero Abies.mdb, localizándolo en algunas de las rutasque se han comentado en el apartado anterior. Una vez hecho esto, el fchero se enviará a Sénecapara su importación.

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Imagen 3: Selección y subida del fchero Abies.mdb a Séneca

Una vez realizada la subida del fchero a séneca se mostrará otra ventana informando de lafnalización del proceso.

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Imagen 4: Ventana informativa de la fnalización del proceso

Esta misma información puede volver a consultarse accediendo de nuevo a la pantalla deimportación/exportación del paso anterior, indicando en los desplegables de nuevo las opcionesImportar o exportar datos e Importar datos hacia Séneca. Pulsando sobre la fla que corresponda alinforme de nuestra importación, accederemos a un menú desde el que podremos consultar losdetalles.

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Imagen 5: Acceso al detalle de la importación

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Imagen 6: Detalles de la importación

La importación a Séneca no es inmediata, el proceso de importación procesará los fcheroAbies.mdb de cada centro por orden de subida. Una vez completada la importación a Séneca-Biblioweb, el centro recibirá un aviso mediante la mensajería interna de Séneca(Utilidades/Comunicaciones/Mensajes de entrada) en el que se le informará y dirigirá a la pantallade resultados de la importación para que pueda proceder a la revisión de la misma.

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Imagen 7: Aviso de fnalización de la importación en Séneca de los datos

En este momento la dirección del centro deberá asignar en Séneca el perfl Bibliotecario a lapersona designada y comunicarle que el procedimiento de traspaso ha fnalizado y que ya estáoperatvo el módulo de Bibliotecas con los datos importados desde Abies.

El responsable de la Biblioteca puede consultar desde la pantalla Documentos que se pueden pedirun manual de la aplicación y dos informes sobre el proceso de importación más detallados, denombre Préstamos no importados y Lectores no importados.

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Imagen 8: Manual en “Documentos que se pueden pedir” e “Informes de importación”

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