mon05 abies

ateriales para el Servicio de Biblioteca Escolar

Consejera de Educacin y Ciencia

Plan Provincial para el Desarrollo de las Bibliotecas Escolareshttp://www.juntadeandalucia.es/educacionyciencia/malaga/bibliotecas Telfono de informacin: 951 038 005

Delegacin Provincial de Mlaga

Biblioteca escolar:GESTIN AUTOMATIZADA Y RECURSOS TECNOLGICOSClaudio J. Bonilla Toyos

ContenidosBIBLIOTECA ESCOLAR: GESTIN AUTOMATIZADA Y RECURSOS TECNOLGICOS

Presentacin 5 1. Conceptos generales sobre automatizacin de la biblioteca escolar 7 2. ABIES 2.0 Aplicacin informtica para la gestin de la biblioteca escolar 11 3. Base de datos REBECA 51 Qu es REBECA? 52 REBECA a travs de Internet 54 Funcionamiento del software de recuperacin de REBECA en CD-ROM 62 4. Otros catlogos, bases de datos y recursos accesibles desde Internet 91 5. Glosario 99 6. Bibliografa 113

Obra Socio Cultural

JUNTA DE ANDALUCA. CONSEJERA DE EDUCACIN Y CIENCIA. DELEGACIN PROVINCIAL DE MLAGA Centro del Profesorado de Ronda Avda. de la Aurora, 47 - Edificio Servicios Mltiples - 29071 Mlaga - Tfno.: 951 038 005 http://www.juntadeandalucia.es/educacionyciencia/malaga/bibliotecas correo electrnico: [email protected] Entidad patrocinadora: UNICAJA. Textos: Claudio J. Bonilla Toyos Coordinador de la coleccin: Jos Garca Guerrero Asesora de Publicaciones: Enriqueta Fernndez Escobar Diseo grfico: AA - Depsito legal: MA - 642-2003 ISBN: 84-688-1401-6 Impreso en Imagraf Printed in Spain

BIBLIOTECA ESCOLAR: Gestin automatizada y recursos tecnolgicosde Claudio J. Bonilla Toyos se termin de imprimir el da 10 de junio de 2003. La edicin consta de 1.500 ejemplares y el cuidado de la misma estuvo a cargo de Jos Garca Guerrero y Enriqueta Fernndez Escobar

BIBLIOTECA ESCOLAR:GESTION AUTOMATIZADA Y RECURSOS TECNOLOGICOS Claudio J. Bonilla Toyos

Presentacion

La sociedad del conocimiento nos acerca cada vez ms a un concepto de biblioteca como centro de recursos educativos para la enseanza y el aprendizaje. En la biblioteca escolar se organizan y centralizan los recursos del centro. Actualmente, tanto la organizacin como la dinamizacin de la biblioteca escolar requieren de equipamiento tecnolgico adecuado: acceso al catlogo a travs de terminales de ordenador, formacin de usuarios en informacin utilizando las tecnologas avanzadas, coleccin automatizada, etc., (y por tanto intervenciones en el centro para garantizar la alfabetizacin tecnolgica e informacional tanto del profesorado como del alumnado). Para cumplir sus funciones la biblioteca del centro ha de contemplarse dentro del Proyecto Educativo como otro mbito de actuacin a la hora de priorizar la distribucin de los ordenadores disponibles y entender que es un recurso que alberga una coleccin de materiales librarios y no librarios (CD-Roms, programas informticos, vdeos, etc.). Desde la biblioteca se crearn programas de formacin del alumnado en habilidades para usar la informacin presente en distintas fuentes (internet, revistas, libros...). Para planificar las actividades recomendamos los monogrficos nmeros 3 y 4 de la coleccin de materiales para el servicio de biblioteca escolar editados por esta Delegacin Provincial. El documento que tienes en tus manos slo pretende acercar la utilizacin de las nuevas tecnologas a tu biblioteca escolar. En l vas a encontrar una serie de herramientas y recursos que te sern de utilidad en las tareas de automatizacin de la biblioteca con el objetivo principal de ayudar en la consecucin de un modelo de biblioteca escolar eficaz y al servicio de la comunidad educativa. Espero que este monogrfico n 5 de la coleccin de materiales de apoyo a la biblioteca escolar, resulte un instrumento de consulta adecuado y de utilidad para facilitar las tareas bibliotecarias del centro.

Jos Nieto Martnez Delegado Provincial de Educacin y Ciencia

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1 . Conceptos generales sobre automatizacion de las bibliotecas escolares

La automatizacin de la biblioteca escolar no slo implica la utilizacin de las nuevas tecnologas en lugar de los tradicionales mtodos manuales de gestin de la misma. Plantea una serie de dificultades distintas a la de otros tipos de bibliotecas debido a sus especiales caractersticas y funciones. Entre las funciones comnmente aceptadas de la biblioteca escolar se encuentra la de ayudar a desarrollar en los alumnos destrezas de bsqueda y recuperacin de informacin, fomentando el autoaprendizaje. Es por este aspecto pedaggico, que la planificacin de un proceso de automatizacin de la biblioteca escolar debe formar parte de un proyecto educativo global. No basta pues con utilizar programas informticos ni con dotar a la biblioteca escolar con un determinado nmero de accesos a Internet. Es evidente que las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin tienen una funcin esencial. Las bondades de su utilizacin intensiva en la biblioteca escolar se harn notar con prontitud, no slo en la biblioteca escolar, sino en todo el entorno educativo. Las posibles contribuciones de las nuevas tecnologas a la biblioteca escolar se pueden analizar en torno a varios aspectos: Cooperacin interbibliotecaria. Una de las principales aportaciones de la informtica a las bibliotecas escolares es la posibilidad de copiar los registros bibliogrficos procedentes de otras bibliotecas, sin necesidad de catalogar cada documento. La creacin del catlogo exige un trabajo y un tiempo extraordinarios, que en una biblioteca escolar deben ser dedicados principalmente a la actividad pedaggica y a la atencin del alumnado. Acceso a fuentes de informacin externas y correo electrnico, gracias a la utilizacin de Internet. Mejora de la gestin de los recursos documentales del centro, ofreciendo informacin inmediata sobre disponibilidad y localizacin de fon-

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1 . Conceptos generales sobre automatizacion de las bibliotecas escolaresdos y recursos, siempre que estn debidamente catalogados. Adems, si el centro cuenta con una red local, podra ser factible la consulta del catlogo de la biblioteca escolar desde ordenadores situados en diversos puntos del centro. Mejora de la gestin de la biblioteca, simplificando algunas tareas. Permite, entre otros, aprovechar los datos de los ficheros de matriculacin de alumnos para automatizar la circulacin de fondos (prstamos y devoluciones). Adems, se pueden realizar estadsticas de uso del servicio de biblioteca escolar, que pueden facilitar indicadores orientativos en polticas de adquisicin de fondos. As, se podrn adaptar las adquisiciones a los objetivos educativos y a las necesidades reales, obteniendo mayor partido de los presupuestos anuales que el centro dedica a biblioteca. La introduccin de las nuevas tecnologas familiarizar a los usuarios y usuarias de la biblioteca escolar con la utilizacin de documentos en soportes no tradicionales. Es una evidencia que cada vez es ms frecuente encontrar publicaciones digitales y en lnea. En cuanto a la actividad pedaggica, objetivo esencial de la biblioteca escolar, las nuevas tecnologas permiten familiarizar a los alumnos con la consulta automatizada de informacin, enriqueciendo las posibilidades de investigacin al romper con la tradicional bsqueda por autor o ttulo, para realizar bsquedas por temas. La pantalla de consulta para los alumnos debe estar presente en la biblioteca y su utilizacin se ha de incluir en la formacin de los mismos. Adems, surgen nuevas posibilidades: elaborar catlogos adaptados a la edad de los lectores imprimindolos en formatos simplificados, confeccionar bibliografas temticas, ofrecer ayudas tcnicas para los alumnos con necesidades educativas especiales, implantar un servicio de difusin selectiva de informacin, etc. Atendiendo a las cuestiones planteadas anteriormente se hace evidente la utilizacin intensiva de Internet y alguna aplicacin especfica de gestin de bibliotecas con posibilidades de trabajo en red local.

Aplicacin informtica de gestin de bibliotecas escolares

Existen algunos programas informticos diseados especficamente para la gestin automatizada de bibliotecas escolares. La decisin de utilizar uno u otro programa es un factor clave sobre todo para las funcionalidades presentes o futuras que ste podra ofrecer a la comunidad de usuarios de la biblioteca escolar. La aplicacin informtica ABIES, que la Consejera de Educacin y Ciencia de la Junta de Andaluca y el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte ponen a disposicin de todos los centros educativos de Andaluca a buen seguro satisfar las necesidades de automatizacin de las bibliotecas escolares.

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1 . Conceptos generales sobre automatizacion de las bibliotecas escolaresLa automatizacin de la biblioteca escolar indudablemente aporta valor aadido en los procesos de gestin tradicionales como puede observarse en la siguiente tabla comparativa:

Aportaciones de la automatizacin de la biblioteca escolar

TareasSeleccin y adquisicin de fondos

Biblioteca tradicionalProceso manual

Biblioteca automatizadaA travs de internet puedo consultar bibliografas y selecciones bibliogrficas completamente actualizadas en lnea. Puedo hacer pedidos, consultar precios, etc.

Registro, identificacin y sellado de ejemplares

Proceso manual

Emisin automtica de tejuelos, etiquetas, carnets de lector

Descripcin Catalogacin

bibliogrfica

Proceso manual

Catalogacin derivada/cooperativa

Clasificacin

Proceso manual

C.D.U. incorporada en el software.

Circulacin de la coleccin

Control manual

Control automtico de prstamos. Lectura mediante cdigo de barras.

Emisin de productos y difusin de la coleccin

Queda restringida al formato papel

Susceptible de: Enviar / web /opacs

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolar

Qu es ABIES 20? Caractersticas de la versin 2.0 Cmo poner en marcha ABIES 2.0? Pasos para la instalacin Instalacin de ABIES 20 Instalacin del depsito principal de ABIES 2.0 Actualizacin de ABIES 2.0 Cmo trasvasar datos desde versiones anteriores de ABIES? Instalacin del programa "Trasvasar datos" Ejecucin del programa "Trasvasar datos" Configurar la aplicacin Paso 1 Personalizar ABIES Paso 2 Tablas auxiliares, Paso 3 Control de acceso Paso 4 Poltica de prstamos El depsito de ABIES El depsito principal El depsito auxiliar Cmo incluir fondos en el catlogo? Cmo importar referencias al depsito? Incorporar registros bibliogrficos al depsito utilizando el portapapeles de Windows Incorporar registros bibliogrficos al depsito auxiliar a travs de un archivo que contenga informacin bibliogrfica Gestin de usuarios de la biblioteca Integracin de datos de lectores desde SENU Circulacin de fondos Prstamos y devoluciones Estadsticas Copias de seguridad ABIES en red

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarEn este captulo te ayudaremos a conseguir la correcta puesta en marcha y adecuada explotacin de la aplicacin informtica ABIES 2.0, que la Consejera de Educacin y Ciencia de la Junta de Andaluca ha distribuido durante el curso 2002/2003 a todos los centros educativos de la Comunidad. Pretendemos facilitar la automatizacin de las bibliotecas escolares, mostrarte las nuevas caractersticas y funcionalidades que incorpora esta aplicacin y resolver cuestiones comunes a todos los centros educativos interesados en ABIES 2.0. ABIES 2.0 es una aplicacin informtica que te permitir automatizar gran parte de las tareas de tu biblioteca escolar, es decir, gestin de usuarios, control del catlogo, prstamos, devoluciones y control de retrasos, entre otras. Est desarrollada por el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, en colaboracin con las comunidades autnomas. Desarrollada para los sistemas operativos ms populares (Windows 95, 98, NT, 2000, XP) La informacin se almacena en bases de datos dotadas de sistemas tolerantes a fallos que garantizan la coherencia y consistencia de los datos. Existen diferentes niveles de acceso. Por tanto, posibilita establecer distintos perfiles de trabajo a distintos usuarios. Incorpora un depsito de ms de 388.000 registros bibliogrficos que te resultarn de utilidad a la hora de catalogar los fondos de tu biblioteca escolar. Totalmente adaptable a las exigencias de tu biblioteca. Es posible definir los tipos de ejemplares, tipos de lectores y ubicaciones para los fondos entre otros. Permite realizar consultas como: Lectores que han solicitado determinado fondo. Fondos solicitados por un determinado lector en un perodo de tiempo. Sistema de funcionamiento basado en asistentes y por tanto pensado para usuarios con poca experiencia informtica. Capaz de integrar registros bibliogrficos desde otras fuentes (Internet) para facilitar la catalogacin. Posibilidad de construir listados e informes personalizados. Imprime tejuelos, carn de lector y etiquetas de cdigos de barras. Incorpora la posibilidad de capturar fotos para los lectores. Permite el uso de un lector de cdigo de barras para facilitar la introduccin de datos. Posibilidad de trasvase de datos desde las versiones anteriores de ABIES (1.1, 1.1b y 1.1c) Funcionamiento en red local. Consultas al catlogo de la biblioteca en lnea (OPAC). El CD-ROM de distribucin de ABIES 2.0 incorpora un programa denominado ZPISTA. Est basado en el protocolo Z39.50 y permite consultas avanzadas a catlogos a travs de Internet.

Qu es ABIES 2.0?

Caractersticas de la versin 2.0

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarEn la biblioteca debemos disponer de un ordenador para la gestin que cumpla, al menos, los siguientes requisitos: Microsoft Windows 95, Windows 98 o Windows NT 4.0 o superior. Pentium III 500 MHZ o AMD K7 500 MHZ. 64 Mb de RAM (Recomendado 128 Mb RAM). 500 Mb de espacio libre en disco duro para poder instalar el depsito de referencias contenido en el CD de instalacin. Estas necesidades pueden incrementarse en funcin del volumen del catlogo de la biblioteca. Unidad de CD-ROM de 6x o superior. Resolucin mnima de 800x600. Adems, es muy recomendable que puedas contar con un lector de cdigo de barras, tarjeta de sonido y algn dispositivo para la captura digital de las fotografas de los lectores, como por ejemplo, una pequea cmara de fotos digital o un scanner. El acceso a Internet te ayudar en la automatizacin de la biblioteca escolar ya que podrs capturar descripciones bibliogrficas en bases de datos y catlogos en la red. Comencemos por insertar el CD-ROM de instalacin de ABIES 2.0 en el lector correspondiente del ordenador. El programa de instalacin debe ponerse en marcha automticamente. Si esto no sucede, abre MI PC y ejecuta el archivo D:\autorun\autorun.exe, suponiendo que D: sea la unidad de CD-ROM de tu ordenador. Aparecer el siguiente men de instalacin:

Cmo poner en marcha ABIES 2.0

Pasos para la instalacin

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarEl men de instalacin te ofrece una serie de posibilidades. A continuacin se desglosan brevemente los pasos que debers realizar y el orden adecuado. Ms adelante encontrars una descripcin detallada. 1. Instalar DCOM e Instalar ADO. Slo es necesario realizar estas instalaciones si tu PC tiene instalado Windows 95 o Windows 98 Primera Edicin. Para ello confirma las opciones que aparecen por defecto durante la instalacin. Reinicia el PC tras la instalacin de DCOM y ADO. Para saber qu edicin de Windows tenemos en nuestro PC, haz clic con el botn derecho del ratn en el icono Mi PC y accede a Propiedades.

2. Instalar ABIES 2.0. El CD-ROM de distribucin de ABIES contiene la versin 2.0.0.9. En el momento de cerrar esta publicacin estn disponibles actualizaciones hasta la versin 2.0.3.0. Antes de comenzar la explotacin de tu biblioteca escolar con ABIES es importante que lo actualices a la ltima versin, tal como se detalla en el apartado Actualizacin de ABIES 2.0. 3. Instalar depsito de ABIES. El CD-ROM contiene una base de datos de ms de 388.000 referencias bibliogrficas, las cuales podrs utilizar como ayuda a la catalogacin. Aunque el uso del depsito para catalogar no es obligatorio, s que es altamente recomendable por el importante ahorro de tiempo que puede suponerte a la hora de la catalogacin de los fondos de la biblioteca escolar. Ms detalles en el apartado Instalacin del depsito principal de ABIES 2.0. 4. Trasvasar Datos (opcional). Slo si ya tenas instalada la versin anterior (ABIES 1.1) y quieres trasvasar tus datos para poder usarlos en la nueva versin 2.0. Ms informacin en el apartado Cmo trasvasar datos desde versiones anteriores de ABIES.

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Notas No olvides revisar la informacin tcnica que te proporciona el apartado "Lame primero". "Ver el manual de ABIES". Esta opcin te presentar en pantalla el manual oficial de ABIES en formato pdf. Por tanto necesitars tener instalado el programa Acrobat Reader para poder visualizarlo. "Instalar Z-Pista". No es necesario instalarlo en este momento. La aplicacin Z-Pista es un programa independiente de ABIES, por tanto su instalacin no es obligatoria. Se trata de un programa cliente Z39.50 en espaol cuya finalidad es ofrecer al usuario la posibilidad de realizar bsquedas en bases de datos que cuentan con un servidor Z39.50. Los registros resultantes de las bsquedas podrn ser exportados a un fichero que ser volcado en la aplicacin Abies. Con ello, los usuarios de Abies obtendrn mayores beneficios al tener acceso fcil y eficiente a un mayor nmero de recursos. Z39.50 es un protocolo de comunicaciones estndar dirigido a la bsqueda y recuperacin de informacin en bases de datos con diferente estructura usando una interfaz comn para realizar la bsqueda.

En cada una de las etapas anteriores se pondr en marcha un asistente para la instalacin que te ir guiando paso a paso durante todo el proceso. El siguiente apartado te detalla la instalacin de Abies 2.0 La instalacin comienza recordando la necesidad de tener instalado ADO.

Instalacin de ABIES 2.0

Si ya lo hemos instalado o no necesitamos hacerlo, aceptamos y comienza el asistente de instalacin de ABIES 2.0

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Una vez concluya la instalacin de la aplicacin, podrs ejecutar Abies desde el men Inicio/Programas en la barra de tareas o desde el acceso directo que el proceso de instalacin crea en el escritorio del ordenador.

Abies 2.lnk

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarEl CD-ROM de Abies 2.0 contiene una base de datos con ms de 388.000 referencias bibliogrficas de todo tipo de documentos. Esta base de datos se denomina Depsito. Se utiliza como ayuda a la catalogacin ya que en el momento de catalogar un nuevo fondo se realiza una bsqueda en el depsito por si la ficha bibliogrfica correspondiente estuviera previamente recogida en la base de datos. Si esto fuera as la catalogacin del fondo ser mucho ms sencilla y precisa, a la vez que nos ahorra tiempo y esfuerzo. Su instalacin se realiza ejecutando la opcin Instalar Depsito desde el men de arranque del CD-ROM de ABIES. Despus de abrirse el asistente de instalacin, vers la siguiente secuencia de pantallas:

Instalacin del depsito principal de ABIES 2.0

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Como apuntamos anteriormente, la versin que incorpora el CD-ROM de distribucin de Abies es la 2.0.0.9 En el momento del cierre de esta publicacin se encuentran disponibles diversas actualizaciones y mejoras necesarias para el correcto funcionamiento de Abies. Para incorporar estas actualizaciones tienes que seguir el siguiente procedimiento: 1. Comprueba la versin de Abies que tienes instalada. Para ello haz clic en Ayuda - Acerca de Abies. Si se trata de la instalacin Abies distribuida por el CD-ROM oficial comprobars que abies.exe tiene versin 2.0.0.9.

Actualizacin de ABIES 2.0

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2. Visita la web oficial de Abies en Andaluca, http://www.juntadeandalucia.es/averroes/abies en la que encontrars las actualizaciones y otras utilidades necesarias, con sus correspondientes explicaciones. En el caso de que tu versin de Abies sea la 2.0.0.9, debers descargar en tu PC al menos las actualizaciones disponibles 2.0.1.0, 2.0.2.0, 2.0.3.0. Por ejemplo, la descarga de la actualizacin 2.0.1.0 en el escritorio de Windows genera un archivo 2010.upd, que ser el que utilices en la actualizacin, tal como se describe en el siguiente prrafo. 3. Asegrate que has salido de Abies, ya que no puede estar en ejecucin en el momento de realizar la actualizacin. Lanza el asistente de actualizacin, accesible desde el men: Inicio/Programas/Abies2/Asistente de actualizacin y a continuacin localiza el archivo de la actualizacin que quieres aplicar y que previamente debes haber descargado. Por ejemplo, si quieres actualizar la versin 2.0.0.9 a la 2.0.1.0 tienes que Examinar y localizar el archivo 2010.upd en el espacio Aplicar el siguiente archivo de actualizacin y pulsa el botn Actualizar.

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4. Realiza este proceso tantas veces como actualizaciones tengas que aplicar. Recuerda que las actualizaciones deben aplicarse obligatoriamente de manera secuencial. Por ejemplo, si tienes Abies 2.0.0.9 tienes que actualizar a la versin 2.0.1.0, luego a la 2.0.2.0 y por ltimo a la 2.0.3.0.

5. Comprobacin. Entra en Abies y comprueba en Ayuda - Acerca de Abies que tienes instalada la versin 2.0.3.0. (ltima actualizacin disponible al cierre de esta publicacin).

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarSi has utilizado la versin 1.1 de ABIES puedes recuperar los datos de fondos y lectores grabados en la versin 1.1 en esta nueva versin. Esta operacin se denomina trasvase de datos y ha de hacerse justo cuando va a comenzar la explotacin de ABIES 2.0, ya que el proceso no acumula, sino que sustituye los datos que tengas en ABIES 2.0. Por ello, ha de hacerse en los primeros momentos de la explotacin de ABIES 2.0. Has de tener en cuenta que no se trasvasan los prstamos en curso ni las estadsticas. Adems durante el trasvase de datos no puedes estar ejecutando ni Abies 1.1c, ni Abies 2.0, si este fuera el caso. Para trasvasar los datos necesitas realizar dos procesos: Instalacin del programa de trasvase. Ejecucin del programa de trasvase.

Cmo trasvasar datos desde versiones anteriores de ABIES

Instalacin del programa Trasvasar datos

Ejecuta Trasvasar datos desde el men de arranque del CD-ROM de Abies 2.0. Aparecern una serie de ventanas donde se solicitan la carpeta de instalacin del programa de trasvase y el nombre de la carpeta del men inicio donde se instalarn los accesos al programa.Si avanzas por ellas sin alterar las opciones que se te presentan por defecto conseguirs una instalacin plenamente operativa, aunque si lo prefieres puedes alterar dichas opciones.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarUna vez que has realizado la instalacin del programa de trasvase de datos ejectalo. Se pondr en marcha un asistente que te guiar en el trasvase. Te solicitar la ubicacin de los datos de la versin anterior. Si instalaste la versin 1.1 con las opciones por defecto, la ubicacin de sus datos ser C:\Abies1.1\basedato. Posteriormente, el programa de trasvase comienza a realizar la adaptacin de tus datos a la versin 2.0. La duracin del proceso de adaptacin depender del tamao del catlogo y de las caractersticas de tu ordenador. En cualquier caso, visualizars una ventana donde podrs comprobar el avance del proceso de trasvase. Una vez finalizado el trasvase de datos a un archivo temporal, el programa te muestra una ventana con los resultados. Este resultado se guarda en el archivo C:\Archivos de programa\Abies 2\Trasvase\trasvase.txt por si quisieras imprimirlo para el estudio detallado de las posibles incidencias. La ltima fase consiste en reemplazar el archivo de datos de ABIES 2.0 por el archivo temporal que contiene los datos resultantes del trasvase. Responde afirmativamente si no has obtenido demasiadas incidencias en el trasvase y quieres dar por concluido el proceso. A partir de este momento puedes ejecutar ABIES 2.0 y comprobar que tus datos anteriores han sido trasvasados con xito.

Ejecucin del programa Trasvasar datos

IMPORTANTE El proceso de trasvase desde ABIES 2.0 sustituye la base de datos que tuvieras en ABIES 2.0. Por ello si quieres trasvasar datos desde la versin 1.1, debes realizar el trasvase tras instalar ABIES 2.0, antes de comenzar la explotacin de ABIES 2.0.

Biblioteca del CEIP Intelhorcede Mlaga

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarUna vez realizada la instalacin y antes de comenzar a trabajar con Abies 2.0 has de configurar adecuadamente la aplicacin. Este proceso te permite personalizar ABIES 2.0 para tu biblioteca escolar. Ejecuta Abies 2.0 y rellena los datos que se solicitan en estos cuatro pasos: 1. Personalizar Abies. Visita el men Herramientas / Opciones. En cada uno de los apartados en que se divide puedes seleccionar las opciones que mejor se adaptan a la biblioteca. Rellena al menos los apartados Centro y Biblioteca.

Configurar la aplicacin

Puedes especificar un logotipo para la biblioteca que saldr impreso en los carns de lectores. Debe ser un archivo grfico en formato jpg, jpeg, bmp, ico, emf o wmf. Las dimensiones del grfico deben ser 60x60 pixels. Los aos de validez del carn de lector que especifiques se asignarn por defecto a todos los lectores que vayas dando de alta en la aplicacin. Abies 2.0 lleva control de la validez de los carns e impedir que un lector cuyo carn estuviera caducado pudiera obtener prstamos de fondos.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarRespecto al cdigo de la biblioteca debes introducir ZZZ salvo que hayas recibido un cdigo personalizado para tu biblioteca escolar. 2. Tablas auxiliares. Se trata de establecer los datos necesarios para realizar la catalogacin de ejemplares de la manera ms eficaz posible. Para ello ABIES dispone de una serie de tablas de datos auxiliares. Por ejemplo, las distintas ubicaciones que puede tener un ejemplar, las distintas procedencias que puedo encontrar en los fondos de la biblioteca escolar.

Selecciona el men Auxiliares. All especifica principalmente los valores para: Tipos de fondo, Ubicaciones, Procedencias... Puedes personalizar el resto de tablas auxiliares, pero es muy conveniente que esta operacin se realice siguiendo criterios comunes a todas las personas que participan en el plan anual de utilizacin de la biblioteca del centro y antes de comenzar la catalogacin de la coleccin de la biblioteca escolar. Recuerda que en todo momento podrs modificar o dar de alta nuevos valores en estas tablas, pero no podrs eliminar valores que ya estn siendo utilizados por algunos de los fondos de la biblioteca. 3. Control de acceso. Abies 2.0 tiene predeterminados 4 perfiles de acceso a la aplicacin: Administrador, Bibliotecario, Encargado e Invitado. Cuando el responsable de la biblioteca instala ABIES, entra automticamente en modo Administrador, y puede planificar la poltica de accesos a la aplicacin. Es decir, puede controlar las personas autorizadas a usar ABIES y qu tareas podrn realizar. Por tanto slo tienes que especificar una contrasea para cada perfil y repartir estas contraseas entre las personas autorizadas para el uso de esta aplicacin. Si activas el control de accesos, cada vez que algn usuario quiera usar ABIES, ste solicitar la contrasea y le permitir realizar slo las tareas propias al perfil correspondiente a la contrasea introducida. La especificacin de contraseas puedes realizarla desde Herramientas/Control de Acceso.

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4. Poltica de prstamos. Te permitir especificar, por ejemplo cunto tiempo puede prestarse un determinado ejemplar a un determinado tipo de lector. Selecciona Herramientas/Poltica de prstamos. Define los tipos de lectores que esperas utilicen los servicios de tu biblioteca escolar. Abies 2.0 predetermina los tipos Asesor, No docente y Profesor. Puedes modificar o dar de alta nuevos tipos de lectores especificando adems el nmero mximo de ejemplares que simultneamente pueden tener en circulacin cada uno de estos tipos de usuario. De la misma manera puedes alterar los tipos de ejemplares que ABIES 2.0 instala de manera predeterminada, que son ejemplares Normales, Restringidos y No prestables. Una vez personalizado y configurado ABIES, puedes comenzar a utilizar la aplicacin.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarAnteriormente hemos indicado que Abies puede trabajar con una base de datos llamada depsito que nos ofrece multitud de referencias bibliogrficas de utilidad para la catalogacin de nuestros fondos. Abies 2.0 puede trabajar con dos depsitos: principal y auxiliar. Es la base de datos de referencias bibliogrficas que incorpora el CD ROM de Abies 2.0. No es posible modificar ni aadir referencias en este depsito de referencias. Para trabajar con l necesitars instalarlo en el disco duro del ordenador, por lo que sern necesarios al menos 500Mb de espacio libre. Su instalacin se realiza segn se detall en el apartado Instalacin del depsito principal de ABIES 2.0. Es un almacn de referencias bibliogrficas creado para que el usuario almacene datos bibliogrficos procedentes de bases de datos bibliogrficas (ej.: REBECA), novedades editoriales o de otros catlogos automatizados. La diferencia fundamental entre ambos tipos de depsito estriba en que el depsito auxiliar s permite aadir, borrar o modificar datos. Recuerda que antes de usar el depsito auxiliar debers crearlo desde la pantalla Depsito, pulsando Crear un depsito de referencias auxiliar. El depsito auxiliar recin creado est vaco a la espera de aadir referencias por parte del usuario (vase Cmo importar referencias bibliogrficas en el depsito). Puedes comprobar que ambos depsitos estn plenamente operativos en Herramientas - Enlace a Datos

El depsito de ABIES 2.0

El depsito principal de ABIES 2.0

El depsito auxiliar de ABIES 2.0

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Para comprobar el funcionamiento de los depsitos accede al men Depsito. Vers la pantalla del depsito principal en la que se detallan ms de 388.000 referencias bibliogrficas que te sern de utilidad a la hora de catalogar nuevos fondos. Puedes elegir ver ambos para mostrar los dos depsitos en pantalla y visualizarlos de manera independiente.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarDesde la pantalla Depsito puedes realizar consultas simples o avanzadas al depsito.

Consulta simple

Consulta avanzada

Cmo incluir fondos en el catlogo?

Se denomina proceso tcnico al conjunto de operaciones que se realizan sobre cada documento que ingresa en la biblioteca con el fin de ponerlo a disposicin de los lectores y permitir su circulacin (consultas, prstamos). Las tareas ms importantes incluyen la recepcin de los fondos, su registro, sellado, y catalogacin. En Abies 2.0 la tarea central es la inclusin del documento en la base de datos Catlogo, pues a partir de esta operacin se posibilita la impresin de determinadas etiquetas adhesivas que permiten completar el proceso tcnico del documento. Sigue los pasos siguientes:

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolar1 Paso. Sitate en la pantalla Catlogo y haz clic en el botn Nuevo. 2 Paso. Si decidiste utilizar el depsito de Abies como ayuda a la catalogacin vers una pantalla de consulta al depsito. Tendrs que introducir datos del ejemplar que quieres catalogar por si su referencia bibliogrfica ya estuviera incluida en los depsitos de Abies. Introduce el ISBN si el ejemplar que quieres catalogar dispone de l. Pulsa Aceptar.

A partir de este momento pueden suceder dos circunstancias: Si no encuentras la referencia bibliogrfica en el depsito puede ser que hayas especificado mal las condiciones de bsqueda. Rectifica tu estrategia de bsqueda si lo crees necesario. Cuando decidas continuar con la catalogacin pulsa Cancelar. Aparecer una pantalla con tres solapas: Datos principales, Datos adicionales y Datos del ejemplar. Cada una de estas pestaas debe ser cumplimentada con la mayor exactitud, pues de ello depender la correcta recuperacin del documento. Si encuentras referencias bibliogrficas en el depsito logrars simplificar enormemente el trabajo, ya que las tres solapas aparecern cumplimentadas en mayor o menor medida. Slo tendrs que completar o modificar la informacin de las solapas.

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En la solapa Datos del ejemplar, ABIES permite especificar el nmero de ejemplares que van a ser catalogados con los datos bibliogrficos introducidos en las solapas anteriores. ABIES asigna un nmero de ejemplar distinto a cada documento. En esta ltima solapa es importante especificar el tipo de cada ejemplar (normal, restringido...), pues ello determinar el tiempo que cada ejemplar puede estar en prstamo segn se especific al establecer la poltica de prstamos. El trabajo con estas solapas incluye la asignacin de descriptores de materia y de la CDU a los documentos. Tambin puedes especificar el nmero de registro de cada documento.

3 Paso. Impresin de los tejuelos y etiquetas de cdigo de barras. El tejuelo contiene la signatura topogrfica compuesta por la CDU y los tres primeros caracteres del autor y del ttulo del ejemplar. Se debe adherir al lomo del ejemplar. La etiqueta de cdigo de barras, adems del cdigo de barras propia-

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mente dicho, contiene el nmero de ejemplar asignado por Abies en el momento de la inclusin en el catlogo de la biblioteca, as como la CDU. Abies tiene unas plantillas determinadas para la impresin de tejuelos y cdigos de barras. Si queremos personalizar estas impresiones debemos dedicar algn tiempo a configurar detenidamente los tamaos de las etiquetas y probar su impresin, pues depender en gran medida del tamao de las etiquetas que usemos y de la impresora que tengamos.

51 GOU mat

Para modificar la CDU de la signatura (caso de los libros de imaginacin), realizamos la siguiente operacin: En la solapa Datos del ejemplar aparecen tres casillas para la Signatura. Se trata de modificar los dgitos por la letra o letras correspondientes (N: Narrativa, novela. C: Cuento. P: Poesa. T: Teatro. TBO: Tebeo. A: Libros ilustrados o lbumes). Realizada la modificacin hacemos clic en Aceptar. Para la novela de Luis Landero, El mgico aprendiz, la signatura quedara as. N/LAN/mg

N LAN mg

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolar4 Paso. Ponemos el documento a disposicin de los usuarios de la biblioteca.

NOTAS: La ordenacin que los ejemplares presentan en pantalla puede alterarse haciendo clic en el nombre de la columna que quieras ordenar. La primera columna del catlogo refleja el estado del ejemplar. (Rojo = prestado, Verde = Disponible). Para saber qu prstamos ha tenido un ejemplar determinado, localiza y selecciona el ejemplar y pulsa el icono LECTURAS.

Cmo importar referencias al depsito?

Como habrs podido comprobar, la catalogacin de fondos se realiza con mucha ms agilidad y exactitud cuando se dispone de la correspondiente referencia bibliogrfica en algunos de los depsitos de ABIES 2.0. Esta seccin se encargar de guiarte en el uso de distintas tcnicas para obtener referencias bibliogrficas, e incorporarlas al depsito auxiliar para que sean tiles en las tareas de catalogacin.

NOTAS: La incorporacin de referencias bibliogrficas slo puede hacerse en el depsito auxiliar. El depsito principal de ABIES 2.0 es una base de datos de slo lectura, aunque se instale en el disco duro del ordenador. Previamente deberemos haber creado y configurado el depsito auxiliar.

A diferencia de la versin 1.1c de Abies, ABIES 2.0 dispone de un asistente para ayudarte a realizar la importacin de referencias bibliogrficas. Para poner en marcha el proceso de importacin, ejecuta el men Archivo/Importar al depsito.

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Existen dos tcnicas para importar referencias bibliogrficas al depsito auxiliar de Abies: Copiando informacin bibliogrfica al portapapeles de Windows Utilizando un archivo que contenga informacin bibliogrfica. Para ello tienes que conseguir llevar al portapapeles de Windows la referencia bibliogrfica que quieras importar, en formato MARC / IBERMARC utilizando alguna base de datos de referencias bibliogrficas, algn catlogo va Internet etc. Por ejemplo, puedes intentar incorporar al depsito un registro bibliogrfico obtenido desde la base de datos REBECA a travs de Internet, como se detalla en el Captulo 3 de este monogrfico. Una vez tengas en el portapapeles la referencia bibliogrfica en formato MARC/IBERMARC, lanza el asistente de importacin desde Archivo/Importar al depsito y selecciona Importar referencias desde el portapapeles de Windows.

Incorporar registros bibliogrficos al depsito utilizando el portapapeles de Windows

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Vers una ventana con el contenido del portapapeles. Pulsa Siguiente y finaliza el proceso de importacin. Si deseas, regresa al Depsito y realiza una bsqueda para comprobar que la referencia ha sido incorporada correctamente al depsito auxiliar.

Recuerda que slo acabas de aadir una referencia bibliogrfica al depsito auxiliar lo que no significa que hayas catalogado un nuevo ejemplar para tu biblioteca. Para catalogar el ejemplar tendrs que realizar el procedimiento de catalogacin que se detall en el apartado anterior Cmo incluir fondos en el catlogo, con la ventaja de que encontrars la ficha bibliogrfica en el depsito y por consiguiente las tres solapas de datos cumplimentadas en mayor grado.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarEste archivo debe estar codificado en formato BRS o ISO 2709. Antes de lanzar el asistente, debers tener almacenado en el ordenador un archivo con informacin bibliogrfica obtenida de bases de datos bibliogrficas como REBECA, etc. Consulta el Captulo 3 de este monogrfico. Al lanzar el asistente slo tendrs que elegir Importar referencias desde un archivo, seleccionar el tipo de documento (libro, vdeo, etc.) y especificar la ubicacin del archivo en tu ordenador.

Incorporar registros bibliogrficos al depsito auxiliar a travs de un archivo que contenga informacin bibliogrfica

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Gestin de usuarios de la biblioteca

Toda la gestin de usuarios de la biblioteca se realiza desde el mdulo lectores. Desde all podrs dar de alta nuevos lectores o modificar la fichas de los existentes. Incluso podrs borrar fcilmente lectores mientras stos no tengan prstamos en vigor. El alta de lectores puede hacerse por varas vas: Manualmente: se van dando de alta lectores uno por uno. Slo tienes que pulsar el botn Nuevo y rellenar los datos que te solicite ABIES. Esta nueva versin de ABIES te permitir introducir para cada lector un archivo grfico conteniendo su fotografa, que ms adelante ser impresa en el carn de lector. Los formatos grficos soportados son gif, jpg, ico, bmp, emf y wmf. Mediante trasvase de datos de Abies 1.1c. Ver apartado Cmo trasvasar datos de versiones anteriores de ABIES. Los lectores que tuvieras grabados en la versin 1.1c pasarn a la versin 2.0. Slo tendrs que aadir las fotografa de los lectores, si lo deseas. Mediante el asistente para integracin de datos podrs integrar en Abies 2.0 datos de lectores procedentes de las aplicaciones de gestin acadmica ms comunes en los centros escolares. Si deseas integrar en ABIES lectores procedentes de la aplicacin de gestin acadmica SENU consulta el apartado Integracin de datos de lectores desde SENU.

IMPORTANTE: ABIES 2.0 asigna automticamente un nmero o cdigo de lector, mediante el cual se identifica al usuario. Este cdigo est formado por nmeros y una letra como carcter de control. Por ejemplo "00011R". Este cdigo de lector saldr impreso en el carn de lector junto a su correspondiente cdigo de barras.

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Observa el cdigo de barras impreso en el carn de lector. La utilizacin de un lector de cdigo de barras agilizar los procesos relacionados con la circulacin de los fondos y su control.

Integracin de datos de lectores desde SENU

En este apartado se detalla el proceso para conseguir integrar de forma automtica los alumnos de tu centro grabados en la aplicacin SENU, como lectores en ABIES. Sigue los siguientes pasos: Paso 1 Actualizar ABIES 2.0 para que permita integrar datos de SENU. Para ello debes obtener el fichero integrar.mdb desde la pgina Internet de soporte ABIES en Andaluca con el que sustituir al fichero del mismo nombre que se instala en el proceso de instalacin desde el CD-ROM de ABIES 2.0.

Este es el fichero que tienes que reemplazar

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Confirmar para reemplazar el fichero. Pulsa el botn SI

Paso 2 Localiza el fichero ALUMNOS.DBF, donde SENU almacena los datos de los alumnos. La aplicacin de gestin acadmica de los centros educativos de Andaluca (SENU), contiene un fichero informtico llamado ALUMNOS.DBF que contiene los datos de los alumnos. Recomendamos que desde la Secretara del Centro te faciliten una copia del mismo. Normalmente, ALUMNOS.DBF se encuentra dentro de alguna de estas carpetas, segn el tipo de enseanzas impartidas por el Centro: C:\SENU\12 : Primaria C:\SENU\21 : Secundaria C:\SENU\21d : Secundaria-Diurno C:\SENU\21n : Secundaria-Nocturno Paso 3 Ejecuta el asistente de integracin de datos de ABIES 2.0 indicando la ruta para acceder al fichero ALUMNOS.DBF.

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Selecciona Integrar datos de lectores y pulsa Siguiente

Selecciona Programa SENU y pulsa Siguiente

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Introduce la ruta donde tengas ALUMNOS.DBF y pulsa Siguiente

Completa esta pantalla y pulsa Siguiente

Seguidamente comienza el proceso de integracin de los datos de alumnos contenidos en el fichero ALUMNOS.DBF de SENU.

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Al finalizar el proceso de integracin, todos los alumnos contenidos en el fichero ALUMNOS.DBF tendrn una ficha de lector en ABIES 2.0 de forma automtica. Puedes comprobar los resultados de la integracin de datos desde SENU desde la pantalla de Lectores de ABIES.

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No todos los datos que ABIES necesita para completar la ficha de lector pueden ser importados de ALUMNOS.DBF, Por tanto, es conveniente que revises y completes las fichas de los lectores integrados de forma automtica.

Los procesos relacionados con la circulacin de los fondos de la biblioteca escolar se realizan desde el men Circulacin. Estos procesos son los siguientes: Prestar un ejemplar: Anota en la base de datos de Abies qu ejemplar se presta y a qu lector. Devolver un ejemplar. Slo tienes que indicar el nmero del ejemplar que se pretende devolver. Prorrogar un prstamo. Igualmente slo tienes que indicar el nmero de ejemplar cuyo prstamo quieres prorrogar. El sistema propone una nueva fecha de devolucin en funcin de la poltica de prstamos de la biblioteca. Anular un prstamo. Slo tendrs que introducir el nmero de ejemplar. La anulacin de un prstamo hace que ste no tenga efectos estadsticos. Por tanto utiliza esta opcin slo cuando quieras borrar todo rastro de un prstamo errneo. Utiliza Devolver un ejemplar para la devolucin correcta de un fondo cedido en prstamo.

Circulacin de fondos. Prstamos y devoluciones

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NOTA: Si dispones de lector de cdigo de barras conectado al ordenador, puedes utilizarlo para la lectura de los nmeros de ejemplar y de lector que estn codificados en los cdigos de barras de los ejemplares y en el carn de lector respectivamente. Con ello conseguirs optimizar el tiempo dedicado a la circulacin de fondos.

Devolucin de ejemplares

Prestar ejemplares

Prrroga de prstamos

Anulacin de prstamos

Abies 2.0 proporciona un conjunto de herramientas que te ayudarn en la tarea del control de fondos en circulacin de tu biblioteca. A partir de Consulta de prstamos en curso obtendrs una relacin de ejemplares en prstamo. Utilizando los filtros que tienes a tu disposicin en la parte inferior de la pantalla podrs realizar las siguientes operaciones:

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Filtro por ejemplar

Filtro por curso

Filtro por lector

Filtro de retrasos

El filtro de Retrasos: Muestra todos los prstamos en curso que no han sido devueltos en la fecha prevista. Este filtro activa una opcin que permite emitir una carta de reclamacin. Esta carta puede emitirse individualmente o a todos los prstamos con retraso en el momento actual.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarAbies 2.0 proporciona una gran variedad de grficos estadsticos, todos ellos calculados en tiempo real.

Estadstica

Asimismo, es posible aplicar efectos tridimensionales o incluso elegir grficos de barras o circulares. Tenemos la posibilidad de copiar el grfico obtenido al portapapeles de Windows. Con ello podremos pegar la imagen en otras aplicaciones Windows. Como ejemplo, piensa que ests redactando un documento de Word en el que quieres incorporar algunos grficos sobre el funcionamiento y la evolucin cuantitativa de la biblioteca escolar. La tcnica es bien sencilla: selecciona el grfico estadstico que necesites, copia la imagen en Abies 2.0, cambia a Word haciendo clic en la ventana de Word, y por ltimo pega en Word. Otra ventaja importante es poder guardar los grficos estadsticos en disco. Abies 2.0 utiliza el formato estndar bmp (Bitmap), que podr ser editado con cualquier aplicacin de tratamiento de imgenes. Por ejemplo, puedes probar a guardar un grfico y editarlo posteriormente con Paint, el programa de edicin de imgenes que forma parte de Windows.

Copias de seguridad

Todos somos conscientes de la importancia de las copias de seguridad en cualquier explotacin informtica. ABIES permite realizar copias en cualquier dispositivo de almacenamiento accesible desde el PC. Es decir, en el caso de que el PC de la biblioteca forme parte de una red local y tengas acceso a los discos duros de otros ordenadores de la red, ABIES puede realizar las copias en ellos sin ms que seleccionar el dispositivo de almacenamiento desde el men de copias de seguridad.

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolarLas copias de seguridad deben realizarse peridicamente en diversos soportes. Recuerda que desde Herramientas - Opciones - Copia de seguridad puedes configurar Abies para que te recuerde hacer copia de seguridad antes de salir.

La explotacin de ABIES no tiene por qu realizarse nicamente desde la biblioteca escolar del Centro. Podra ser interesante que desde los ordenadores ubicados en otros lugares del centro, pudiera consultarse el catlogo de la biblioteca escolar. Para ello, una vez puesto en explotacin ABIES en el ordenador de la biblioteca, que har las veces de servidor, te recomendamos que sigas estos pasos: 1 Paso. Instala ABIES en los ordenadores desde donde desees que se pueda acceder a la biblioteca. Es evidente que deben estar conectados en red y tener los permisos suficientes.

ABIES en Red

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2 . ABIES 2.0 Aplicacion informatica para la gestion de la biblioteca escolar2 Paso. En el ABIES de cada uno de los PCs anteriores, entra en Herramientas / Enlace a datos y modificar Ubicacin de los archivos del catlogo para que se utilice el catlogo centralizado del ordenador central de la biblioteca (servidor). 3 Paso. Activar contraseas desde Herramientas / Control de acceso tal como se detall en el apartado Configurar la aplicacin. Control de acceso.

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3 . Bases de datos REBECA

Qu es REBECA?

REBECA a travs de Internet

Cmo puedes acceder? Cmo puedes realizar bsquedas en REBECA a travs de Internet? Importar datos bibliogrficos en ABIES desde REBECA utilizando las funciones Copiar-Pegar de Windows Descargar registros bibliogrficos desde REBECA para su integracin en ABIES

Funcionamiento del software de recuperacin de REBECA en CD ROM

Generalidades Instalacin Primeros pasos Cmo realizar bsquedas Visualizacin de resultados Cmo imprimir resultados? Cmo extraer o exportar registros bibliogrficos?

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Qu es REBECA?

REBECA es una base de datos que contiene registros bibliogrficos en formato Ibermarc. No es un catlogo automatizado. REBECA no contiene informacin sobre la localizacin de sus contenidos.REBECA est concebida como una fuente de recursos para la catalogacin automatizada, principalmente dirigida a las bibliotecas pblicas y en general a las bibliotecas espaolas. El Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, y las Comunidades Autnomas ponen REBECA a disposicin de las bibliotecas espaolas con dos objetivos principales: permitirles reducir el tiempo que dedican a la catalogacin facilitarles el mantenimiento normalizado de sus catlogos Los registros contenidos en REBECA se pueden extraer de forma gratuita para ser integrados en los catlogos automatizados de las bibliotecas, siempre que stas trabajen en Ibermarc (vase el apartado Cmo extraer registros) La base de datos REBECA se actualiza a diario por colaboracin entre el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y las Comunidades Autnomas, en una experiencia de catalogacin cooperativa en la que actualmente participan ms de 20 bibliotecas. Las bibliotecas que participan en el proyecto envan peridicamente nuevos registros a la base de datos REBECA. El equipo tcnico central del proyecto, dependiente de la Subdireccin General de Coordinacin Bibliotecaria, se encarga de su depuracin, normalizacin e integracin en la base de datos. REBECA contiene registros bibliogrficos en formato Ibermarc que describen todo tipo de publicaciones o documentos: libros, publicaciones peridicas, artculos de revistas, vdeos, discos y cintas, CD-ROM, etc. La mayor parte de las publicaciones descritas en REBECA son las adquiridas por las bibliotecas pblicas que actualizan esta base de datos: obras literarias y obras de consulta y conocimiento sobre todas las materias. El intenso ritmo de actualizacin de REBECA hace que las novedades editoriales espaolas estn descritas en ella de forma casi inmediata a su publicacin. A 1 de marzo de 2003, REBECA contiene un total de 577.827 registros bibliogrficos, 428.017 registros de monografas 11.505 registros de revistas y peridicos 58.112 registros de artculos de revistas 1.625 registros de mapas y planos 5.194 registros de carteles

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3 . Bases de datos REBECA 26.151 registros de vdeos 37.393 registros de discos y cintas 7.548 registros de publicaciones electrnicas (CD-ROM, etc.)Los registros de la base de datos REBECA son descripciones bibliogrficas y no contienen informacin sobre los ejemplares que posee ninguna biblioteca: REBECA no es un catlogo, ni un catlogo colectivo. Si lo deseas, puedes consultar los catlogos de las Bibliotecas Pblicas del Estado en Internet http://www.mcu.es/bpe/bpe.html

Puedes realizar consultas a la base de datos REBECA de dos maneras distintas: A travs de Internet en la siguiente direccin: http://www.mcu.es/REBECA En tu ordenador local gracias a un CD-ROM que el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte edita peridicamente. No necesitas Internet para consultar este CD-ROM. La base de datos contenida en la versin CD-ROM siempre estar algo menos actualizada que la base de datos accesible a travs de Internet.

Biblioteca del IES Pedro Espinosa de Antequera

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REBECA a travs de Internet Cmo puedes acceder?Visita algunas de las siguientes direcciones de Internet: http://www.mcu.es/REBECA http://velazquez.mcu.es/REBECA Obtendrs la siguiente pantalla:

La versin Internet te ofrece las siguientes funcionalidades: Bsqueda en REBECA. Permite realizar bsquedas en la base de datos Qu es REBECA: Contiene informacin general sobre los contenidos de REBECA. Quin hace REBECA: Contiene informacin general del productor de REBECA Cmo extraer registros. Contiene instrucciones de ltima hora sobre la extraccin de registros de REBECA para que los incluyas en el catlogo automatizado de tu biblioteca. Buzn de sugerencias

Cmo puedes realizar bsquedas en REBECA a travs de Internet?

Pulsa sobre Bsquedas en REBECA y obtendrs la siguiente pantalla:

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3 . Bases de datos REBECAObserva que puedes buscar por uno o varios de los siguientes campos: General Autor Ttulo Revista Fuente Materia Lugar de publicacin Editorial Ao de publicacin ISBN Tipo de documento

Algunas consideraciones generales a tener en cuenta Operadores El sistema utiliza, por defecto, el operador lgico and, tanto entre los trminos que hayas tecleado en un campo como entre los diferentes campos. Es decir, para recuperar un registro, todos los trminos que teclees deben aparecer en l. Por ejemplo, si tecleas: Autor: miguel delibes obtendrs todos los registros que contengan conjuntamente las palabras Miguel y Delibes, en el campo Autor Si lo deseas puedes utilizar los siguientes operadores entre los trminos introducidos en un campo. OR, recupera cualquier registro donde aparezca alguno de los trminos indicados. Por ejemplo, si usas: quijote or quixote obtendrs tanto los registros que contengan la palabra Quijote como los que contengan la palabra Quixote. NOT, recupera cualquier registro donde no aparezca el trmino indicado. Por ejemplo, si usas: cervantes not quijote obtendrs los registros que contengan la palabra Cervantes, pero que no contienen la palabra Quijote. ADJ, recupera los registros donde aparezcan los trminos indicados, pero slo si estn adyacentes. Por ejemplo, si usas: lopez adj silva obtendrs los registros que contengan estos trminos uno a continuacin de otro, en este orden. Puedes aadir un nmero para indicar proximidad, es decir que las palabras no estn adyacentes, pero s separadas solamente por otro u otros trminos, segn el nmero indicado. Por ejemplo, si usas: biblia adj2 comentarios obtendrs los registros donde aparezcan esas palabras separadas por un trmino intermedio como mximo. El orden de las palabras es indiferente. Se recomienda no utilizar acentos ni otros signos de puntuacin como dos puntos (:), coma (,), punto y coma (;), etc. No utilices artculos, preposiciones o conjunciones, que ralentizan la bsqueda. Cuando desees buscar expresamente algunos de los siguientes trminos and, or, not y adj que tienen asignada una funcin en el sistema de recuperacin, teclealo entre comillas. Por ejemplo, para recuperar los registros que contengan la palabra not, debers teclear not. Para truncar una palabra por el final, utiliza el signo $. Por ejemplo: libro$: obtendrs los registros que contengan las palabras: libro, libros, librorum, etc. Utiliza el signo de interrogacin (?, ??) para sustituir una o dos letras que no conoces con seguridad o haya varias posibilidades. Por ejemplo: qui?ote obtendrs los registros que contengan las palabras Quijote, Quixote, etc. Campos de bsqueda Utiliza el campo General si tienes dudas. Puedes hacer bsquedas especficas en campos concretos o utilizar diversas opciones y combinarlas entre s. Los campos ms usados en REBECA son los siguientes: General: El campo General genera una bsqueda, en cualquier campo del registro, por los trminos indicados. ISBN: Obtendrs el registro correspondiente a ese ISBN. Para que la consulta sea correcta, se deber teclear el nmero completo, guiones includos. Ejemplo: 84-505-2836-4 Autor: Obtendrs los registros que en el campo autor contengan los trminos indicados. Ttulo: Obtendrs los registros que en el campo ttulo contenga los trminos indicados. Materia: Obtendrs los registros que en el campo materia contengan los trminos indicados. Editorial: Obtendrs los registros que en el campo editorial contengan los trminos indicados. Ao publicacin: Obtendrs los registros publicados en el ao indicado en este campo. Lugar de publicacin: Obtendrs los registros que se han publicado en el lugar seleccionado. Tipo de documento: Puedes seleccionar uno de los posibles tipos que se le ofrecen.

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3 . Bases de datos REBECAPor ejemplo, si necesitas encontrar el registro bibliogrfico correspondiente a un libro que vas a catalogar en tu biblioteca cuyo ISBN es 84-206-33119, teclea el ISBN en el campo correspondiente y pulsa el botn BUSCAR para lanzar la bsqueda en la base de datos.

Si pulsas LIMPIAR se borran los trminos que hayas tecleado en el formulario.

Obtendrs el siguiente resultado:

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3 . Bases de datos REBECAEn este caso recuperas un solo registro. Por ejemplo, si buscas por autor es frecuente recuperar ms de un resultado. Una vez tengas los resultados puedes visualizar los detalles del registro bibliogrfico para comprobar que realmente se trata de la descripcin bibliogrfica del libro o documento que quieres catalogar. Para ello pulsa en el ttulo recuperado. Obtendrs el registro bibliogrfico en detalle:

Este formato de representacin se denomina formato ETIQUETADO.

Desde la visualizacin en detalle del registro bibliogrfico, puedes obtener su representacin en otros formatos como ISBD o MARC, sin ms que pulsar sobre el botn correspondiente. En el ejemplo, la representacin ISBD es la que sigue:

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3 . Bases de datos REBECALa representacin en formato ISBD te resultar muy familiar, ya que se trata del formato empleado en las fichas catalogrficas de los catlogos manuales de las bibliotecas tradicionales.

Recuerda que en entornos Windows, tienes a tu disposicin la funcin Copiar/Pegar, con lo que, por ejemplo, podras llevar la informacin bibliogrfica obtenida a un documento de Word.

La representacin en formato MARC es la siguiente:

MARC es un formato menos inteligible, ya que se dise para ser usado como formato de intercambio entre ordenadores. Si te preguntas por qu nos permiten visualizar entonces el formato MARC, la respuesta es bien sencilla: Existe una tcnica descrita posteriormente, basada en la funcin Copiar/Pegar de Windows mediante la cual podrs llevar la informacin del registro bibliogrfico al catlogo automatizado de tu biblioteca. Tiene el inconveniente de poder llevar un solo registro cada vez. Adems de lo anterior, existe otro mtodo que permite la incorporacin de mltiples registros de una sola vez al depsito. Esto se ver ms adelante.

Importar datos bibliogrficos en ABIES desde REBECA utilizando las funciones CopiarPegar de Windows

Una vez realizada la bsqueda en REBECA, selecciona el contenido del registro bibliogrfico visualizado en formato MARC, y pulsa Edicin/Copiar

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Tras esta operacin el portapapeles de Windows contiene el registro bibliogrfico en formato MARC. Tan slo tienes que seguir las indicaciones del apartado Cmo incluir o importar referencias en el depsito? en el captulo 2 para conseguir llevar esa referencia a ABIES. La descarga de registros de REBECA a travs de Internet se puede realizar desde: La pgina en que se muestra la lista de registros obtenidos como resultado de la consulta. En cada pgina de resultados aparecen 50 registros aproximadamente. Slo tienes que marcar aquellos registros bibliogrficos que desees descargar y hacer clic en Descargar seleccionados o bien hacer clic en descargar todos, con lo que descargars todos los registros que aparecen en la pgina de resultados. Como ejemplo:

Descargar registros bibliogrficos desde REBECA para su integracin en ABIES

La pgina en que se muestra la ficha completa de un registro determinado. Slo tienes que hacer clic en Descargar registro.

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3 . Bases de datos REBECAPor ejemplo:

En cualquiera de los dos casos, obtendrs un cuadro de dilogo como el que sigue:

Si ests ests realizando este proceso por primera vez, y en el caso de que tengas activada la opcin de alerta para cookies en tu programa de navegacin (Netscape, Internet Explorer, etc.), ste te presentar un cuadro de dilogo en el que te propondr que aceptes una "cookie". Las "cookies" son conjuntos de datos que un servidor web intercambia con los programas de navegacin de los usuarios que acceden a l. La aceptacin de la "cookie" implica que en el ordenador del usuario se archiva, en el directorio del programa de navegacin, un fichero de texto llamado "cookie.txt". Cada vez que un usuario accede al servidor web en cuestin, se actualiza la informacin almacenada en la "cookie", a efectos estadsticos. A cada nuevo usuario que capture datos de REBECA la "cookie" le asignar un nmero correlativo, que servir para identificarlo en sus siguientes conexiones al servidor. En ningn caso se solicitan datos personales ni institucionales, ni se vincula al nmero correlativo otra informacin, como nombre, direccin de correo electrnico, etc. En el caso de REBECA, el propsito de las "cookies" es saber el nmero de usuarios distintos (no sus identidades) que utilizan el servicio de descarga de registros, as como el nmero de registros que extrae cada uno. Su fin es meramente estadstico.

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3 . Bases de datos REBECAUna vez solicitada la descarga de informacin bibliogrfica, el sistema asignar por defecto un nombre al fichero que se pretende descargar, compuesto por un nmero de identificacin del registro en cuestin y la extensin .REB. Seguidamente se muestra un cuadro de dilogo en el que puedes elegir dnde guardar el fichero. Posteriormente, desde ABIES, tendrs oportunidad de importar al depsito auxiliar estos ficheros que contienen informacin bibliogrfica. Para ello consulta el apartado Cmo incluir o importar referencias en el depsito? del captulo 2. Por ejemplo: 000060390.REB

El registro o registros extrados de REBECA por ese procedimiento estn en formato IBERMARC, utilizado por la Biblioteca Nacional y aceptado por ABIES 2.0 para la importacin de registros bibliogrficos al depsito auxiliar.

CEIP ngel Ganivet de Mlaga

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Funcionamiento del software de recuperacin de REBECA en CD-ROM

Generalidades

Rebeca en CD-ROM es una publicacin del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, producida por la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas dependiente de la Secretara de Estado de Cultura. El CD-ROM contiene:

En qu consiste REBECA en CD-ROM?

Una base de datos con registros bibliogrficos procedentes del trabajo de catalogacin cooperativa de las bibliotecas productoras de los mismos. Software de recuperacin e interrogacin a la base de datos, que no se incluye en todas las actualizaciones.

Se edita peridicamente desde el ao 2000. En el momento de cerrar la edicin de esta publicacin el ltimo nmero editado es el 5, que corresponde al ao 2002. El software de recuperacin es el encargado de interaccionar con la base de datos. Por tanto, tenemos que instalar en el ordenador de gestin de la biblioteca el correspondiente software para poder utilizar la base de datos de registros bibliogrficos.

Has de tener en cuenta que no todos los CD-ROMs editados incluyen software de recuperacin. Las actualizaciones 3 y 4, s llevan dicho software.

Dnde y cmo conseguir el CD-ROM REBECA?

Para conseguir esta publicacin, hemos de solicitarlo enviando al MECD una carta en estos trminos y a la direccin postal que se indica:

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CARTA MODELO

Jefe de Servicio de Automatizacin Bibliotecaria Subdireccin General de Coordinacin Bibliotecaria Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte Plaza del Rey, 1-planta 0 28004 MADRID

________, a___de________de 200_

Durante el curso 2000/2001 la Delegacin Provincial de la Consejera de Educacin y Ciencia en Mlaga inici el Plan para el Desarrollo de las Bibliotecas Escolares. Somos un centro que hemos empezado a organizar los fondos utilizando el programa ABIES y a informarnos de todos aquellos recursos que nos faciliten el proceso tcnico de catalogacin. Le SOLICITO que nos enve el CD-Rom REBECA a la direccin abajo reseada. Reciba un cordial saludo. DATOS.: Denominacin del centro:_________________________________________ Cdigo:_______________________________________________________ Direccin postal:________________________________________________ 29____ MLAGA Persona responsable de la biblioteca: ________________________________ Correo electrnico:________________________________________________ Telfono:_______________________________________________________ Fax: ___________________________________________________________ Aplicacin informtica: ABIES Pgina web del centro:_____________________________________________ Pgina web del Plan Provincial para el Desarrollo de las Bibliotecas Escolares: http://www.juntadeandalucia.es/educacionyciencia/malaga/bibliotecas EL DIRECTOR/A

Fdo: _____________________

En condiciones normales nos enviarn por correo ordinario los soportes conteniendo las distintas actualizaciones. REBECA en CD-ROM puede ayudar en la automatizacin de la coleccin de la biblioteca escolar, ya que: Permite la realizacin de consultas a la base de datos de registros bibliogrficos que contiene y obtener por ejemplo bibliografa de Jos Antonio del Caizo editada con posterioridad a 1990. Permite realizar consultas combinadas y guardar consultas. Los registros bibliogrficos obtenidos como resultados de las consultas se pueden visualizar en los formatos de representacin bibliogrfica ms usados.

Cules son los beneficios para una ptima gestin de la coleccin de la biblioteca del centro?

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3 . Bases de datos REBECA Los resultados se pueden imprimir, e incluso exportar a word para ser editados. Los resultados de las consultas se pueden convertir en ficheros, que a su vez pueden incorporarse a los catlogos de sistemas de gestin bibliotecaria (por ejemplo ABIES 2.0). Esta tcnica de catalogacin, basndose en registros bibliogrficos de terceros se denomina catalogacin derivada. Entre sus ventajas aporta confiabilidad y supone un ahorro considerable de tiempo para el catalogador.

Condiciones de uso de los registros de la base de datos REBECA

1. La propiedad intelectual de la base de datos REBECA corresponde al Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y a las bibliotecas productoras de los registros que contiene. Si lo deseas puedes obtener la relacin de las bibliotecas que participan en el proyecto en la siguiente direccin de Internet: http://www.mcu.es/REBECA/quien.html 2. Las entidades autorizadas al uso de REBECA podrn integrar los registros que contiene en sus catlogos automatizados, distribuirlos entre las bibliotecas de sus sistemas o redes o utilizarlos para cualquier otra finalidad, siempre sin nimo de lucro. 3. En caso de distribucin de los registros bibliogrficos de REBECA a otras bibliotecas o instituciones, la entidad autorizada no podr percibir remuneracin econmica alguna por los registros. Si la distribucin se realiza en soporte material, tanto ste, en su superficie externa, como la documentacin o publicidad con que se acompae, debern contener una mencin expresa y visible de la procedencia de los registros de esta forma: REBECA (Registros bibliogrficos producidos por el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y las Comunidades Autnomas). Subdireccin General de Coordinacin Bibliotecaria. Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte 4. Asimismo, en caso de publicarse listas bibliogrficas realizadas en todo o en parte con registros de REBECA, deber hacerse constar de forma clara y expresa su procedencia, en la forma indicada en el punto anterior.

INSTALACIN Requisitos para instalar el software de recuperacin

REBECA puede instalarse en cualquier PC con al menos las siguientes caractersticas: Windows 95, Windows 98 o Windows NT. Para instalar el software de recuperacin se requieren al menos 20 Mb de espacio libre en disco duro. Unidad lectora de CD-ROM. Resolucin de pantalla 800x600 con 256 colores.

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3 . Bases de datos REBECA1. Introduce el CD-ROM de REBECA en el lector de CD-ROM del ordenador. 2. Localiza en el CD-ROM de REBECA la carpeta que contiene el programa de instalacin del software de recuperacin. Recuerda que no todos los CDROMs de REBECA llevan incluido el programa de instalacin. En los CD-ROM de la 3 o 4 actualizacin s debe ir incluido.Observa la diferencia entre un CD-ROM sin software de recuperacin (A) y un CD-ROM que s contiene la instalacin del software de recuperacin (B). A) CD-ROM sin software de recuperacin (5 actualizacin) B) CD-ROM con software de recuperacin (3 actualizacin)

Instalacin del software de recuperacin

El programa de instalacin del software de recuperacin se encuentra en el fichero setup.exe. La carpeta Rebe contiene la base de datos con la recopilacin de registros bibliogrficos.

Ejecuta el programa de instalacin haciendo doble clic en el fichero setup.exe. Comenzarn a aparecer una serie de ventanas con instrucciones. Son las siguientes:

1. Bienvenido al programa de instalacin. Ventana informativa sobre la instalacin. Hagamos clic en el botn SIGUIENTE

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3 . Bases de datos REBECA2. Acuerdo de Licencia Software. Hagamos clic en el botn SI.

3. Eleccin de la Unidad de CD-ROM. Debes indicar la letra de la unidad de CD-ROM existente en el PC o disponible a travs de la instalacin de red. Si el PC que ests utilizando no tiene disponible unidad de CD-ROM local o a travs de una red no podrs utilizar REBECA, pues la base de datos est incorporada en el CD-ROM. Hagamos clic en el botn SIGUIENTE.

4. Seleccin de la carpeta de destino. En ella se instalar el software de recuperacin. Por defecto figura C:\REBECA, pero puede cambiarla pulsando en el botn EXAMINAR. Haz clic en SIGUIENTE.

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3 . Bases de datos REBECA5.-Destino de DLLs Y OCXs Si ests de acuerdo con el directorio seleccionado, hacemos clic en SIGUIENTE, si deseas otro destino seleccinalo con el botn EXAMINAR. Hagamos clic en SIGUIENTE.

6.-Seleccin del grupo de programas. Da informacin sobre el grupo de programas en el que se incluir el software de recuperacin. Hacemos clic en SIGUIENTE.

7.-Inicio de la copia de ficheros Proporciona informacin sobre las opciones elegidas por el usuario y antes de comenzar a copiar los programas en nuestro ordenador nos permite rectificar. Hacemos clic en SIGUIENTE.

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3 . Bases de datos REBECATras esta ventana informativa de esta pantalla comenzar el proceso de copia de ficheros desde el CD-ROM, as como de la actualizacin de determinados ficheros del sistema.

8.- Para terminar la instalacin necesitas reiniciar su PC. Hacemos clic en ACEPTAR

Tras el arranque tendrs acceso a la aplicacin REBECA desde el men Inicio/Programas del ordenador.

Una vez instalada la aplicacin no es posible modificar la configuracin elegida para la instalacin. Si quisieras cambiar alguna ruta tendrs que desinstalar y volver a instalar el software de recuperacin.

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3 . Bases de datos REBECA1 Pulsa men Inicio/Configuracin. 2. Selecciona Panel de Control/Agregar o quitar programas. 3. Selecciona REBECA y pulse ACEPTAR.

Desinstalar la aplicacin

Si has realizado alguna consulta con REBECA, al desinstalar se mantendrn en tu disco las carpetas propias del programa. Puedes eliminarlas si lo deseas.

Primeros pasos

Una vez instalado el software de recuperacin, introduce el CD-ROM con la base de datos de REBECA en la unidad correspondiente. Arranca la aplicacin desde el men Inicio/Programas/REBECA. La primera ventana que se te presenta te solicita un nombre de usuario (por defecto pcuser) y una contrasea. Pulsa ACEPTAR para entrar en la aplicacin.

Cmo entrar y salir de la aplicacin

Si quisieras, podras utilizar nombre de usuario y contrasea elegidos por ti. De esta manera REBECA guardara tus opciones personales de configuracin y tus bsquedas.

La siguiente pantalla que se presenta es la siguiente:

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En ella puedes observar la ventana principal de la aplicacin, as como una ventana superpuesta de bsquedas, preparada para ser usada.

La ventana principal de la aplicacin

La ventana principal de la aplicacin siempre est abierta mientras ests utilizando REBECA, el resto de ventanas que te puedan aparecer superpuestas (como la ventana de bsquedas citada en el prrafo anterior) dependern de las funciones concretas que ests utilizando. Tanto algunas opciones de men, como algunos botones de la barra de herramientas de la ventana principal estarn activados o desactivados segn corresponda. Inicialmente puedes observar cmo el men Visualizacin y algunos botones estn desactivados. Recuerda que para saber qu funcin realiza cada botn basta con dejar el puntero del ratn unos segundos encima del botn. Esto provoca la aparicin de un cartelito informativo llamado tooltip, el cual describe escuetamente la funcin del botn. Comprueba que los botones de la barra de Herramientas de la ventana principal son los siguientes: Configuracin: Permite configurar algunos aspectos de la aplicacin como Sistema, Bsquedas, Visualizacin y Fuentes. Imprimir. Descargar Documentos. Bsqueda Experta. Bsqueda Estructurada. Salvar. Guarda las bsquedas realizadas. Ejecutar salvas. Lanzar bsquedas previamente almacenadas. Visualizar el Primer Documento. Visualizar Cualquier Documento. Ver el ltimo Documento. Ayuda.

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3 . Bases de datos REBECATambin puedes manejar la aplicacin a travs de los mens. El acceso a cada uno de los mens de la pantalla principal de la aplicacin es muy simple: haz clic en el elemento de la barra de mens que desees, apunta con el ratn y haz clic sobre la opcin. Si esta opcin tiene acceso a su vez a otro men te aparecer junto al texto una flecha. Cuando hagas clic en esta opcin se abrir, en forma de cascada, un segundo men junto al primero. Procede de igual manera hasta llegar a la ventana de la aplicacin deseada. Para salir de la aplicacin hagamos clic en la opcin Archivo del Men y pulsa Salir.

Salir de la aplicacin

Cmo realizar bsquedas?

Las bsquedas en la base de datos te permitirn obtener la informacin bibliogrfica deseada. Una operacin de bsqueda de informacin en una base de datos conlleva una serie de fases, que, en resumen, son: Deteccin de la necesidad de informacin. Por ejemplo necesito bibliografa sobre Literatura Infantil Hay que traducir esa necesidad de informacin en una o varias sentencias de bsqueda con la que interrogar la base de datos. sta depender de los operadores y herramientas que nos ofrezca la base de datos. Por ejemplo Literatura AND Infantil Por ltimo, lanzar la bsqueda y en funcin de los resultados obtenidos modificar la sentencia de bsqueda, y vuelta a empezar o bien visualizar, imprimir o exportar la informacin deseada. Antes de empezar a buscar tienes que tener en cuenta los siguientes puntos: Un trmino de bsqueda dentro del programa es cualquier cadena con una longitud mxima de 64 caracteres. Las bsquedas pueden hacerse bien a texto completo, (busca en cualquier parte del registro), o bien restringindolas a campos concretos. Los trminos de bsqueda pueden introducirse, en maysculas, minsculas y con diacrticos, tildes, diresis, etc., o sin ellos. La bsqueda de nmeros debe realizarse entre comillas dobles o simples. Esto se debe a que si el nmero que se quiere buscar es menor que el que define la etapa de bsqueda actual, la aplicacin interpretar dicho nmero como una referencia a una etapa de bsqueda anterior. Se pueden introducir trminos de bsqueda hasta un mximo de doscientos cincuenta y cinco caracteres en una misma consulta.

Conceptos generales sobre bsquedas

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3 . Bases de datos REBECA Cuando se introduzcan varios trminos de bsqueda en la misma consulta hay que unirlos con un operador. El significado de cada uno de los operadores que puedes utilizar es el siguiente: Operadores booleanos Se basan en las relaciones entre trminos en el mbito de documento. Y Localiza documentos en los que aparecen ambos trminos. Derecho y romano Localiza documentos en los que aparece el primer trmino, el segundo o ambos. Derecho o romano No Localiza documentos en los que aparece el primer trmino pero no el segundo. Derecho no romano Xor Localiza documentos en los que aparece el primer trmino o el segundo, pero nunca ambos. Derecho xor romano. Operadores posicionales Se basan en las relaciones entre los trminos en mbitos estructurales ms reducidos Adj: Localiza documentos en los que ambos trminos estn seguidos y en ese mismo orden. Los trminos intermedios dependen del nivel de adyacencia establecido en la configuracin y de los trminos indexados en cada base de datos. Derecho adj romano. Cerca: Localiza documentos en los que ambos trminos estn seguidos, pero cuyo orden es indiferente. Los trminos intermedios entre los trminos dependen del nivel de adyacencia establecido en la configuracin y de los trminos indexados en cada base de datos. Derecho cerca romano. Con: Localiza documentos en los que los trminos van en la misma frase. Entendiendo por frase un conjunto de palabras limitadas por un punto, punto y coma, dos puntos, una admiracin, una interrogacin, etc. Derecho con romano Mismo: Localiza documentos en los que los trminos aparecen en el mismo prrafo. Entendiendo por prrafo el conjunto de palabras limitado por dos puntos y aparte. Derecho mismo romano Truncamientos Mediante los truncamientos se pueden localizar palabras que contengan la cadena de caracteres solicitada. Los truncamientos pueden ser de dos tipos: ? Situado en cualquier posicin del trmino de bsqueda, cada? sustituye a un carcter. De esta manera localizars todos los documentos que cumplan el patrn de bsqueda y que en el lugar donde se encuentra el signo? contenga cualquier carcter. Una vez que est situado en el campo Bsquedas1. Introduzce la cadena de caracteres que quieres buscar poniendo una?, por cada carcter que quiere sustituir. imnez

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3 . Bases de datos REBECA$ Situado en cualquier posicin del trmino, o en varios a la vez, sustituye una cadena de caracteres. El asterisco localizar todos los documentos que cumplan el patrn de bsqueda y que en el lugar en donde se encuentra el signo $ contengan cualquier nmero de caracteres. Una vez que ests situado en el campo Bsquedas1, introduzces la cadena de caracteres que deseas buscar poniendo un $ en el sitio en donde quieres sustituir los caracteres. Coopera$ El software de recuperacin para la base de datos REBECA permite dos tipos de bsquedas de registros bibliogrficos: Bsqueda Experta Bsqueda Estructurada La diferencia entre las dos estriba en la disposicin de la ventana de bsquedas y en las diferentes opciones que se presentan. La bsqueda experta es ms compleja de utilizar, al menos al principio, ya que requiere conocimiento preciso del nombre de los campos. Ambas buscan en la base de datos y con los resultados obtenidos podrs realizar las mismas actuaciones. A algunos usuarios les resultar ms fcil utilizar un tipo u otro de bsqueda para cada sentencia de bsqueda. La ventana de bsqueda experta tiene el siguiente aspecto:

Bsqueda Experta

Por ejemplo busquemos landero Y luis, es decir registros bibliogrficos que contengan los trminos landero y luis, independientemente del campo en el que se encuentren. Como puedes observar, los trminos de consulta seran landero y luis, unidos por el operador Y

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3 . Bases de datos REBECAEn las listas desplegables correspondientes a los campos podra incluso especificar el campo por el que quiere restringir la bsqueda. Una vez introducidos los parmetros de la bsqueda, pulsa enter o haz clic en el botn buscar de la ventana de bsqueda. Prueba a introducir trminos compuestos como por ejemplo sentencias de bsqueda del tipo: ( landero Y luis ) Y (aljibe o tusquets) La pantalla de bsqueda experta para esa sentencia de bsqueda sera:

Observa que en la parte inferior de la ventana de bsqueda aparece el resultado de la misma. Etapa: Es un nmero secuencial que el software asigna a cada bsqueda realizada. Docs.: Nmero de documentos (registros bibliogrficos) resultante de la bsqueda que usted haya realizado. Occs: Ocurrencias. Es el nmero de veces que aparece el trmino buscado en el conjunto de registros bibliogrficos recuperados. Trminos de Bsqueda: Sentencia de bsqueda que usted ha aplicado. En el ejemplo anterior la sentencia de bsqueda (LANDERO Y LUIS) Y (ALJIBE O TUSQUETS) recupera 7 documentos en los que aparecen 35 ocurrencias de los trminos de bsqueda.

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3 . Bases de datos REBECALa ventana para bsquedas estructurada es la siguiente:

Bsqueda estructurada

Difiere sustancialmente de la ventana de bsqueda experta, pero quizs sea algo ms fcil de usar, ya que ofrece posibilidades en los campos ms importantes. Recuerda que si rellenas varios campos se tratan como si estuvieran enlazados con el operador Y. Observa este aspecto en la figura anterior. Comprueba que las bsquedas (etapas) que vas realizando van quedando numeradas. Si deseas borrar las etapas de bsqueda realizadas hasta el momento, haz clic en el men en herramientas y despus en Purgar Bsquedas para eliminarlas. Puedes ir combinando etapas mediante los operadores bolanos. Esto se realiza en la ventana de bsqueda experta.

En la imagen anterior observa que 1 Y madrid recupera el subconjunto de resultados de la etapa 1, que contienen el trmino Madrid.

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3 . Bases de datos REBECA Herramientas de ayuda para las bsquedasEl software de recuperacin de REBECA permite realizar consultas a los ndices de la base de datos, que funcionan a modo de diccionario. Podrs preguntar qu palabras o patrones de palabras parecidas al trmino que introduzcas, existen en la base de datos. Para acceder a esta opcin puedes hacer clic en el botn diccionario desde la pantalla de bsquedas o bien seleccionar la opcin diccionario desde el men herramientas de la ventana principal de la aplicacin. La ventana especfica para esta funcin es la siguiente:

Funcionamiento de la bsqueda en ndices: 1. Introduce el trmino o patrn por el que quieras interrogar a la base de datos. 2. Selecciona el campo por el que quieres restringir la bsqueda (opcional) 3. Selecciona el nmero mximo de resultados que deseas (opcional). 4. Selecciona el modo de bsqueda. Tienes tres posibilidades: a. Root (raiz o prefijo). Se buscar todos los trminos del diccionario cuya raz sea la que usted ha indicado. b. Pref. (sufijo). Busca palabras cuyo final coincida con el trmino o patrn por usted especificado c. Expand (parecido). Busca trminos de la base de datos que estn alfabticamente ms prximos a la cadena introducida. 5. El sistema comienza la bsqueda y presenta una lista de resultados. Si obtienes mayor nmero de resultados de los que especificaste se activar el botn MAS, con lo que podrs visualizar ms resultados. 6. Selecciona uno o varios trminos de la lista y haz en clic en el botn ACEPTAR. Los trminos seleccionados se incorporarn a la ventana de bsquedas.

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3 . Bases de datos REBECAEl software de recuperacin permite almacenar sesiones de bsquedas para su futura utilizacin. A cada sesin de bsquedas se le asigna un nombre para poder referirnos a ella y ejecutar las sentencias de bsqueda almacenadas en ella. Puedes acceder a este conjunto de opciones desde el men herramientas, opcin Salva de bsquedas de la ventana principal. Existen cuatro opciones en el men Salva de bsquedas: Salvar bsquedas: Permite grabar la sesin de bsquedas en un fichero con extensin .psf Editar Bsquedas: Selecciona el nombre de la sesin que desees recuperar para modificar, aadir o eliminar etapas de bsquedas. Ejecutar una Salva: Las etapas de bsquedas en el fichero se irn ejecutando de una a una. Borrar una Salva: Selecciona el nombre de la estrategia de bsqueda que deseas borrar.

Salvas de bsquedas

Visualizacin de ResultadosUna vez que has realizado una bsqueda y obtienes resultados pulse clic en la etapa cuya lista de resultados quiere visualizar.

Posibilidades de visualizacin

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3 . Bases de datos REBECAAparecen dos ventanas: Ventana Lista de documentos recuperados. Se muestra una lista numerada de documentos recuperados. Se muestran agrupados de 40 en 40, aunque este nmero puede ser personalizado desde el men de configuracin. Ventana Documento: Datos del registro bibliogrfico del primer documento recuperado, que a su vez aparece sealado con una flecha azul en la lista de documentos. A su vez, en la ventana principal aparece una barra de herramientas repleta de botones: Maximizar listado: maximiza la ventana de lista de documentos. Maximizar documento: maximiza la ventana de datos del documento. Mostrar lista: muestra la ventana de lista de documento. Mostrar documento: muestra la ventana de datos del documento. Posicin inicial: vuelve a la visualizacin inicial, es decir, muestra las dos ventanas de nuevo. Grupo anterior: recarga la lista de documentos con el grupo de documentos inmediatamente anterior al actual. Cualquier grupo: pregunta por el nmero de grupo de documentos a mostrar. Grupo siguiente: recarga la lista de documentos con el siguiente grupo de documentos. Primer documento: visualiza en la ventana de documentos, el primer documento de la lista. Documento anterior: muestra el documento anterior. Cualquier documento: pregunta por el nmero de documento a mostrar y lo visualiza. Siguiente documento: muestra el siguiente documento. ltimo documento: visualiza el ltimo documento. Seleccionar formato: permite seleccionar el formato de visualizacin que se utilizar en la ventana de datos del documento.

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3 . Bases de datos REBECA Marcar documento: Durante la sesin de trabajo puedes marcar determinados documentos para posteriormente imprimirlos, descargarlos, etc. Desmarcar documento: Desmarca un documento marcado. Visualizar indicadores. Cerrar. Si te sitas en la ventana de documentos y haces clic con el botn derecho de ratn obtendrs un men que le permitir: AJUSTAR la visualizacin del documento para que quepa en pantalla. ZOOM mostrar la siguiente ventana, desde la que podrs ajustar la fuente con la que se representa el documento, as como el tamao de visualizacin.

Desde el men Archivos/Configuracin o haciendo clic en el botn configuracin, podrs establecer valores personalizados para las ventanas de visualizacin de resultados.

Configuracin de opciones de Visualizacin de resultados

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3 . Bases de datos REBECAConcretamente en la solapa Visualizacin puedes personalizar: Orden de visualizacin FIFO: Selecciona esta opcin si quieres que los documentos se visualicen en el mismo orden que se han introducido en la base de datos. Es decir, del primero al ltimo. LIFO: Selecciona esta opcin si quieres que los documentos se visualicen en orden contrario al que se han introducido, del ltimo al primero. Nmero de elementos por listado: Desde esta opcin se define el nmero de elementos que aparecern en cada grupo de la lista de documentos. Visible: Segn selecciones, as vers los resultados en pantalla. Slo lista de documento, slo datos del documento o ambas ventanas a la vez. Documento completo: Selecciona ver Todos los campos cuando quieras visualizar todos los campos de los documentos recuperados en una bsqueda. Selecciona Prrafos significativos cuando quieras visualizar slo los prrafos donde aparece el trmino de la bsqueda. Selecciona Frases Significativas cuando quieras visualizar slo las frases dnde aparece el trmino de la bsqueda. Campos del listado: Selecciona los camp

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