1 1Prepara tu empresa Prepara tu empresa para la Gestin para la Gestin DocumentalDocumentalMesa de InnovacinMesa de Innovacin2 2IntroduccinIntroduccinQu es la Gestin Documental? Qu es la Gestin Documental?La gestin documental consiste en el uso de tecnologaLa gestin documental consiste en el uso de tecnologa y procedimientos que permiten la gestin y el accesoy procedimientos que permiten la gestin y el acceso unificado a informacin generada en las empresas porunificado a informacin generada en las empresas por parte del personal de la misma as como por los clientesparte del personal de la misma as como por los clientes y proveedores. y proveedores. IntroduccinIntroduccinLosLos beneficios beneficios de la Gestin Documental se consiguende la Gestin Documental se consiguen principalmente porque! principalmente porque!se esta"lece un espacio dese esta"lece un espacio de trabajo compartido trabajo compartido entre laentre la empresa y el cliente empresa y el clientese eliminanse eliminan tiempos tiempos de "#squeda de informacinde "#squeda de informacin interna as comointerna as como duplicacin duplicacin de tareas de tareasse consigue$ por lo tanto$ un incremento de lase consigue$ por lo tanto$ un incremento de la calidad calidad del servicio y ladel servicio y la productividad productividad. .% %IntroduccinIntroduccinPor qu& llevar a ca"o el proceso de Por qu& llevar a ca"o el proceso de cam"io de formatocam"io de formato'am"ios que va a suponer el proyecto'am"ios que va a suponer el proyecto(ctores involucrados(ctores involucrados) )*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!(lgunos Motivos(lgunos MotivosPor e,ceso de papelesPor e,ceso de papelesPara conseguir!Para conseguir!orden en fic-ero de gran volumenorden en fic-ero de gran volumenfacilidad de usofacilidad de usoPor motivos de!Por motivos de!.ndole pr/ctica.ndole pr/ctica.ndole legal.ndole legal0 0*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!1eneficios 2 'ostes 3I41eneficios 2 'ostes 3I45educe significativamente los 5educe significativamente los costescostes5educcin de 5educcin de riesgosriesgos de transporte y de transporte y almacenamiento de la informacinalmacenamiento de la informacin6 6*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!1eneficios 2 'ostes 3II41eneficios 2 'ostes 3II4El coste de un documento mal El coste de un documento mal archivado es de 12!"archivado es de 12!"El 2#$ de los documentos no se El 2#$ de los documentos no se encuentran por%ue est&n mal encuentran por%ue est&n mal archivadosarchivados3Gartner Group43Gartner Group47 75ecortes de Prensa!5ecortes de Prensa!'ostes'ostes8 8*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!1eneficios 2 9acilidad de :so1eneficios 2 9acilidad de :so5/pida locali;acin y consulta de 5/pida locali;acin y consulta de documentosdocumentosPosi"ilita la reali;acin de cualquier Posi"ilita la reali;acin de cualquier n#mero de copias autori;adasn#mero de copias autori;adasPermite la utili;acin simult/nea por m/s Permite la utili;acin simult/nea por m/s de un usuariode un usuario1< 1ora la eficacia operacional y facilita la Me>ora la eficacia operacional y facilita la cola"oracin entre!cola"oracin entre!:suarios :suariosempleados en sedes distantes empleados en sedes distantesProveedores Proveedoressocios e,ternos socios e,ternos11 11*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!1eneficios 2 ?eguridad @ 'ontrol1eneficios 2 ?eguridad @ 'ontrolGaranta de un entorno Garanta de un entorno seguroseguro y fle,i"ley fle,i"le'ontrol'ontrol y seguimiento de la y seguimiento de la distribucindistribucin de documentosde documentos'ontrol estadstico de cone,iones que 'ontrol estadstico de cone,iones que facilita la gestin y facilita la gestin y toma de decisionestoma de decisiones12 125ecortes de Prensa5ecortes de Prensa1 1*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!1eneficios = 'alidad1eneficios = 'alidad Me>ora la Me>ora la calidadcalidad y aumenta la productividady aumenta la productividad(segura que los (segura que los accesosaccesos de los usuarios de de los usuarios de documentos -an sido adecuadamente documentos -an sido adecuadamente anali;ados y anali;ados y aprobadosaprobadosPermite la conformidad y promueve "uenos Permite la conformidad y promueve "uenos procedimientos de gestin para organi;aciones procedimientos de gestin para organi;aciones que funcionan en un que funcionan en un entorno mu( entorno mu( reglamentadoreglamentado 3administracin$ calidad A43administracin$ calidad A41% 1%*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!'ontenido Integrado 3I4'ontenido Integrado 3I4Bliminar los costosos sistemas -eredados de Bliminar los costosos sistemas -eredados de almacenamiento de datos en discos pticos y de almacenamiento de datos en discos pticos y de procesamiento de im/genesprocesamiento de im/genesEstandari)arEstandari)ar de los procesos en una #nica de los procesos en una #nica plataforma de contenidoplataforma de contenido(umentar la (umentar la eficaciaeficacia$ eliminando la necesidad $ eliminando la necesidad de recopilar$ procesar y encaminar los arc-ivos de recopilar$ procesar y encaminar los arc-ivos en papelen papelProporcionar una Proporcionar una vista integradavista integrada de toda la de toda la informacin pertinente no estructuradainformacin pertinente no estructuradaCdocumentos$ im/genes$ registros$ informes documentos$ im/genes$ registros$ informesCarc-ivos electrnicos y activos digitales arc-ivos electrnicos y activos digitales1) 1)*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!'ontenido Integrado 3II4'ontenido Integrado 3II4Me>orar el Me>orar el accesoacceso a la informacina la informacin(celerar el proceso de (celerar el proceso de toma de decisionestoma de decisiones Integrar el Integrar el contenidocontenido sin estructurar con los sin estructurar con los datos estructuradosdatos estructurados5educir al mnimo el 5educir al mnimo el riesgoriesgoProteger los Proteger los activos comercialesactivos comerciales claveclaveGaranti;ar el cumplimiento de la Garanti;ar el cumplimiento de la normativanormativaPermitir un Permitir un autoservicioautoservicio del cliente renta"ledel cliente renta"le10 10*Por qu& cam"iar+!*Por qu& cam"iar+!5a;ones de Mercado5a;ones de MercadoLas empresas y la administracin utili;an cada ve; Las empresas y la administracin utili;an cada ve; m/s las comunicaciones electrnicasm/s las comunicaciones electrnicasLos mensa>es y documentos electrnicos son la Los mensa>es y documentos electrnicos son la forma -a"itual de reali;ar transaccionesforma -a"itual de reali;ar transaccionesLos mensa>es y documentos electrnicos de"en Los mensa>es y documentos electrnicos de"en ser almacenados correctamenteser almacenados correctamenteLa La legislacinlegislacin e,ige que sean almacenados e,ige que sean almacenados correctamente para poder consultarlos en un futurocorrectamente para poder consultarlos en un futuro16 16* Du& * Du& 'am"ios'am"ios Implica+Implica+*+ltiples 'opias *+ltiples 'opias,eguridad por -ivel .cceso ,eguridad por -ivel .cceso*enor 'oste .lmacenaje *enor 'oste .lmacenaje.cceso directo al documento .cceso directo al documento1#squeda por clave 1#squeda por clave1#squeda por contenido 1#squeda por contenido*ultiusuario *ultiusuario*anipulacin ,encilla *anipulacin ,encilla/&cil de aprender /&cil de aprenderDocumento +nico Documento +nico Deterioro Deterioro,eguridad por Documento ,eguridad por DocumentoGran Espacio .lmacn Gran Espacio .lmacn.cceso manual al documento .cceso manual al documento1#squeda m/s la"oriosa 1#squeda m/s la"oriosaM/s costoso M/s costoso*onousuario *onousuario*anipulacin 'omplicada *anipulacin 'omplicadaGrandes esfuer;os fsicos Grandes esfuer;os fsicos'urva aprendi)aje'urva aprendi)aje complicada complicada17 17* ( qu& Departamentos (fecta+* ( qu& Departamentos (fecta+IEIEDar soporte del sistema$ 9ormar a usuarios A Dar soporte del sistema$ 9ormar a usuarios A'alidad'alidadDefinir normativas Definir normativasDocumentacinDocumentacinModificar procedimientos Modificar procedimientos(dministracin$ 'onta"ilidad(dministracin$ 'onta"ilidadModificar procedimientos Modificar procedimientos'omercial$ (tencin al 'liente$ ?oporte A'omercial$ (tencin al 'liente$ ?oporte AModificar procedimientos Modificar procedimientos18 18* ( qu& Departamentos (fecta+* ( qu& Departamentos (fecta+

01D. 2. E*34E,.01D. 2. E*34E,.2< 2eraMensa>eraB,portacinB,portacin5endimiento5endimientoAA26 26'aractersticas de un ?GD 'aractersticas de un ?GD modernomoderno?eguridad?eguridad'ifrado'ifrado9irma Blectrnica9irma BlectrnicaEra;a"ilidadEra;a"ilidad(udita"le(udita"le'ontrol de 'opias'ontrol de 'opiasGestin del 'iclo de Jida del DocumentoGestin del 'iclo de Jida del Documento'ontrol de 'alidad'ontrol de 'alidad27 27(lcance del ?GD(lcance del ?GD28 28