Her finder du informationer om vores mission, værdier, organisa-tion og praktiske oplysninger. Du kan betragte håndbogen som et mini-opslagsværk. Denne version af personalehåndbogen er uden links til FPS’ intranet, ligesom en række oplysninger er taget ud. Den fulde version kan ses på intranettet.

FPS PERSONALE-HÅNDBOG

REDAktiON: FPS-kOM OPDAtEREt juLi 2021

Kære medarbejder!

Som direktør for Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) vil jeg gerne byde dig velkom-men til den største HR-organisation i staten - en spændende og udfordrende arbejdsplads, hvor vi servicerer mere end 20.000 medarbejdere og chefer på Forsvarsministeriets område.

Vi er en af Forsvarsministeriets fire støttende styrelser, og det er en central præmis for vores arbejde, at vi kan levere den HR-støtte og den service, som efterspørges af det øvrige mi-nisterområde. Det er derfor afgørende, at vi konstant orienterer os udad mod Forsvaret og de andre styrelser med blik for, hvordan vores HR-løsninger kan skabe mest mulig værdi for ministerområdets chefer og medarbejdere – og det vil i sidste ende sige for Forsvarsministeri-ets opgaveløsning. Jeg vil gerne bede alle nye medarbejdere om at læse strategien, for det er med jeres hjælp, at den skal omsættes til handling.

FPS’ kerneopgave er at støtte styrelserne og myndighederne i at fastholde og rekruttere kompetente mænd og kvinder. Og vi har valgt at sætte ambitionsniveauet højt. Vi vil være statens bedste HR-organisation. Medarbejderne på Forsvarsministeriets område løser nogle helt unikke opgaver under til tider meget vanskelige vilkår langt fra hjemmet og familien. De har fortjent den bedste HR-støtte, vi kan give dem.

Mange af vores opgaver kan vi kun løse i tæt samarbejde med vores ”kunder” og samar-bejdspartnere, og derfor er det vigtigt, at vi er bevidste om vigtigheden af gode relationer som forudsætning for at skabe løsninger sammen med andre. Vi bidrager med vores faglige, professionelle HR-kompetencer, og vores samarbejdspartnere bidrager med den lokale kon-tekst og de lokale behov. Det er vigtigt, at vi opfattes som effektive, løsningsorienterede og imødekommende samt, at vi gør os umage for at forstå ”kundernes” behov.

At være statens bedste HR-organisation kræver, at vi yder vores bedste i opgaveløsningen, og at vi har fokus på løbende at udvikle vores organisation og vores faglige og personlige kom-petencer.

Hvis du bladrer videre til de næste sider i personalehåndbogen, kan du læse mere om vores personalepolitik, principper for kommunikation, ledelse og samarbejde. Du kan læse om, hvordan FPS er struktureret, om vores opgaver, og du kan finde informationer om sikkerhed, arbejdstid, fravær og ferie og meget mere.

God læselyst og velkommen til FPS!

Med venlig hilsen

Janni Torp KjærgaardDirektør

Velkommen til Forsvarsministeriets Personalestyrelse

2

iNDHOLD

3

FPS - EN StYRELSE uNDER FORSVARSMiNiStERiEt

4 Forsvarsministeriets koncern, mission og vision

FORSVARSMiNiStERiEtS PERSONALEStYRELSE

5 Organisation, geografisk placering, ambition og strategi8 HR-grundlaget11 Arbejdsområder11 Personalepolitik12 Ledelse og samarbejde15 Kommunikation16 Sagshåndtering17 God service - sådan er vi imødekommende og tilgængelig

ADGANG & SikkERHED

18 Første mødedag 18 Åbningstider & ID-Kort 18 Brandsikkerhed19 Militær-, kontor- og datasikkerhed

ARBEjDStiD

21 Arbejdstidsregler22 Registrering af arbejdstid

FRAVÆR & FERiE

23 Barn syg 23 Barsel og orlov 23 Ferie og fridage23 Læge-, tandlæge- og klinikbesøg 24 Syge- og raskmelding

it, tELEFONi & POSt

25 IT på arbejdspladsen25 Kontrol og adgang til data 26 Postekspidition26 Telefon

FORENiNGER, uDVALG & RABAtORDNiNG

27 Arbejdsmiljøorganisation27 Samarbejdsudvalg27 Personaleforening27 Idrætsforening27 Logbuy

ØVRiGt

28 Rejseaktivitet28 Uniformering29 Rygning29 Håndtering af presse29 Mødeaktivitet og forplejning 29 Kaffe- og teordning29 Jubilæum og pension 30 Begreber & forkortelser

4

FORSVARSMiNiStERiEtS kONCERN

Forsvarsministeriet og dets underliggende myndigheder løser opgaver, som bidrager til fred og sikkerhed. Opgaverne løses nationalt såvel som internatio-nalt. Forsvarsministeriets område består af et departement og en række sty-relser og myndigheder.

MiNiStEROMRÅDEtS FÆLLES MiSSiON OG ViSiON

MissionSammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed.

VisionVi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de res-sourcer, vi sammen råder over. Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner. Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde.

FPS – EN StYRELSE uNDER FORSVARSMiNiStERiEt

5

ORGANiSAtiONFPS består af tre divisioner, et ledelsessekretariat, en økonomipartner og en råd-givningsafdeling samt Veterancentret.

FORSVARSMiNiStERiEtS PERSONALEStYRELSE

VDiR

DiR

VEtERANCENtREt

FORHANDLiNGSDiViSiONEN

ARBEJDSSKADE- & ERSTATNINGJURAOVERENSKOMST

SERViCEDiViSiONEN

SERVICE- & ADMINISTRATION

CENTER FOR ARBEJDSMILJØ

REkRuttERiNGSDiViSiONEN

VÆRNEPLIGT OG REKRUTTERINGBEMANDING

OK LPK

OK MIL

OK CIV

MS

SL

VPL

BS1

BS2

BSSPC

POU KOOR

FYSISK

PSYKISK

SAP/IT

ESDH/PROD

DRIFT

PSYKISK

SYBA

LEDELSES-SEKRETARIATET ØKONOMIRÅDGIVNING

STYR & KOM

HR-UDVIK-LING

HRP MIL

HRP CIV

HRP III

POL & KOOR

OP & ADM

MILITÆRPSYK.

STAB

VIDENSCENTER

RÅD & REHAB

CYBER & INFORMATION

SECURITY

6

Geografisk placering

AalborgVETC, HR-partner og rekrutterings-center

AarhusHR-partner

Antvorskov (Slagelse)VETC, HR-partner og rekrutterings-center

BallerupHovedsæde og HR-partner

BirkerødHR-partner

Fredericia

VETC, HR-partner og rekrutterings-center

FrederikshavnHR-partner

HerningRekrutteringscenter

HjørringSYBA og HR-partner

Holmens kanalHR-partner

HolstebroVETC, HR-partner og FCA

HøvelteVETC, HR-partner og rekrutterings-center

JonstrupSelektionssektionen

KarupHR-partner, TFA og PK-sektionen

korsørHR-partner

NuukHR-partner

Oksbøl/VardeHR-partner

RingstedVETC og HR-partner

RønneHR-partner

Skrydstrup/HaderslevHR-partner

SvanemøllenHR-partner

VordingborgHR-partner

FPS har udmøntet ministerområdets fælles mission og vision i et strategisk målbillede, som udgør grundlaget for FPS’ arbejde:

• I samarbejde med departementet og de øvrige styrelser skal FPS sikre, at Forsvarsministeriet har de medarbejdere, der skal til, for at ministerområdet kan løse sine pålagte opgaver.

• Det er FPS’ ambition at levere statens bedste og mest effektive HR-service gennem fornyelse og nytænkning i løsningen af kerneopgaverne.

Ambition og strategi

DEt ViL Vi ANERkENDES FOR: DEt ViL Vi VÆRE GODE tiL:

Vi er løsningsorienterede, når vi kan finde en løsning på trods af forhindringer – og på tværs af fagområder.

Vi er imødekommende, når vi arbejder med udgangspunkt i kundens behov. Man skal blive ta-get godt imod i FPS – uanset hvor man møder os.

Vi er hurtige, når vi – med fokus på, at tid er en selvstændig faktor – løser opgaverne hurtigst muligt.

Vi er professionelle, når vi leverer løsninger af høj kvalitet, møder velforberedte op og har faglig-heden i orden.

Vi er gode til samskabelse, når alle aktivt bidrager og tager ansvar – på tværs af styrelser, enheder og fagområder.

Vi er gode til at være fremsynede, når vi tænker fremadrettet og ak-tivt opsøger ny viden, udvikling og inspiration.

Vi er smidige, når vi kan hånd-tere vores stærke faglighed på en måde, som også gør os i stand til at finde løsninger.

Vi er gode til relationer, når vi kan skabe gode samarbejder til gavn for opgaven – både inden og uden for FPS.

7

8

HR-grundlaget

FPS’ HR-ROLLER

• Drift af personaleområdet hos Forsvaret, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen

og de øvrige styrelser

• Rekruttering til Forsvarets uddannelser

• Værnepligt og indkaldelse til Forsvarets Dag (session)

• Rekruttering og bemanding af stillinger på ministerområdet

• Rådgivning via HR-service og HR-portal

• Udsendelse til internationale operationer (INTOPS) og internationale stabe

• Ansættelse, sygdom og afsked

• Overenskomster på ministerområdet

• Arbejdsskade og erstatning

• Personalejuridisk sagsbehandling

• Arbejdsmiljø

• Veteranforhold

9

HR-PARtNERE

FPS er repræsenteret med HR-partnere ved departementet og ved niveau I, II og III-myndighederne. HR-partnerne yder bl.a. følgende service:

• Rådgivning om implementering af centrale HR-tiltag

• Understøttelse af myndighedschefens virke på HR-området, herunder notater,

direktiver og håndakter

• Rådgivning og opgaver vedr. bemanding

• NyLøns-rådgivning og levering af løndata

• Formidling om rammesætning vedrørende nye HR-regler og direktiver inden-

for niveau I og II

ArbejdsområderAFDELiNGER uNDER ViCEDiREktØREN Ledelsessekretariatet støtter direktionen, koordinerer sager på tværs af FPS, har ansvaret for presse og kommunikation, udvikler strategier og indsamler og analyserer HR-data. Økonomipartneren varetager FPS’ økonomi og Rådgivn-ingsafdelingen rådgiver ministerområdet om HR.

SERViCEDiViSiONEN (SERDiV)Servicedivisionen har ansvaret for FPS’ interne drift, FPS digitaliseringsprojek-ter og personaleadministration. Forsvarsministeriets Center for Arbejdsmiljø er desuden forankret i divisionen og omfatter bl.a. central registrering af fravær og personalerelaterede refusioner, udvikling af arbejdsmiljøstrategi og øvrig rådgivning vedr. arbejdsmiljø.

REkRuttERiNGSDiViSiONEN (REkDiV)Rekrutteringsdivisionen har til opgave at bemande ministerområdets stillinger, rekruttere til Forsvarets uddannelser og indkalde til værnepligt, ligesom de støtter Forsvarskommandoen med udsendelser til internatonale operationer og internationale stabe. Derudover er Totalforsvarsarkivet forankret i divisionen, der opbevarer oplysninger om nuværende og tidligere ansatte og værne-pligtige, så vi kan genindkalde og mobilisere dem for Danmarks sikkerhed

FORHANDLiNGSDiViSiONEN (FORDiV)Forhandlingsdivisionen varetager overenskomster og aftaler for størstedelen af koncernen, ligesom de har ansvaret for personalejura, arbejdsskader og erstatning. De forhandler mere end 30 aftaler med de faglige organisationer, rådgiver om mere end 70 overenskomster og støtter og rådgiver chefer i per-sonalesager.

VEtERANCENtREt (VEtC)Veterancentret yder en systematisk indsats rettet mod alle soldater, vetera-ner og pårørende før, under og efter udsendelse. Centret forsker og formidler viden om veteraner og støtter med socialrådgivning, rehabilitering, job- og uddannelsesvejledning og livslang psykologisk støtte. De koordinerer ligeledes mellem de frivillige på veteranområdet. Veterancentret har hovedsæde i Ring-sted med lokale centre over hele landet.

10

PersonalepolitikI FPS har vi høje ambitioner. Vi skal fastholde og rekruttere kompetente mænd og kvinder for Danmarks sikkerhed, og vi ønsker derfor at være statens bedste HR-organisation.

Vi vil anerkendes for at være imødekommende, løsningsorienterede, professio-nelle og hurtige. Vi vil være en HR-organisation, som går forrest, når der skal udvikles effektive HR værktøjer til gavn for Forsvarets medarbejdere og chefer.

Vi tror på, at vores evne til samskabelse, relationer, smidighed og fremsyn er afgørende for, at vi kan levere HR-ydelser, service og rådgivning på et højt niveau. Disse værdier er ligeledes vigtige for den løbende udvikling af organi-sationen og den enkelte medarbejder.

FPS tror på, at mangfoldighed i medarbejdersammensætningen tilfører værdi til opgaveløsningen. Det er derfor vigtigt for os at være en mangfoldig og rum-melig arbejdsplads, hvor der er plads til alle, der kan og vil. Vi understøtter alle i fællesskab rummeligheden gennem god kollegial adfærd.

Det er vigtigt for os at skabe en arbejdskultur, hvor alle trives i deres job, og hvor alle har et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Vi vil være en arbejds-plads præget af tillid, troværdighed og gensidig anerkendelse og respekt.

For at FPS kan leve op til sin ambition, er det vigtigt, at alle medarbejdere i det daglige løfter det ansvar og de opgaver, de hver især har. Det stiller naturligvis krav til FPS om at være en velfungerende og attraktiv arbejdsplads.

Den overordnede ramme for styrelsens fælles holdninger og værdier på de personalepolitiske principper er beskrevet i FPS’ personalepolitik.Personalepolitikken udtrykker det, vi vil som arbejdsplads, og udgør grundla-get for den måde, vi ønsker, at ledere og medarbejdere i FPS samarbejder på i hverdagen.

11

12

LEDELSELedelse i FPS bygger på Forsvarets ledelsesgrundlag. Grundlaget tager ud-gangspunkt i fire udfaldsrum, der skal håndteres ledelsesmæssigt for at frem-me opgaveløsningen på kort og på lang sigt. Udfaldsrummene relaterer sig til resultater, menneskelige relationer, fornyelse og stabilitet og skal håndteres gennem fire ledelsesfunktioner:

Sikre resultater• Ledelse skal mobilisere tilstrækkelig viljestyrke, energi og vedholdenhed

med henblik på at opnå gode resultater.

udvikle relationer• Ledelse skal håndtere og støtte menneskelige relationer internt såvel som

eksternt med henblik på at skabe gode livs- og arbejdsvilkår.

tilskynde til fornyelse• Ledelse skal tilpasse og forny organisationens praksis med henblik på at

møde forandrede krav og forventninger udefra.

Fastholde stabilitet• Ledelse skal fastholde professionalisme, kontinuitet og optimale strukturer

med henblik på at bevare og nyttiggøre de erfaringer og den kvalitet, der allerede er i organisationen.

uDVikLiNG OG EVALuERiNG AF LEDELSEI FPS anser vi ledelse som et fælles ansvar. Vi stiller krav til, at ledelse og dét at bidrage til god ledelse udføres på alle niveauer. Alle tilfører ledelsen værdi og fungerer som en rød tråd i værdikæden for ledelse i FPS. Udviklingen af le-delsen i FPS kræver derfor jævnlig refleksion i fællesskab og åben dialog samt en god feedback-kultur.

Ledelsen i FPS evalueres på tværs af hele organisationen med 2 års mellem-rum. Ledelsesevalueringen er bygget op omkring Forsvarets ledelsesgrundlag og FOKUS-modellen (se næste side).

FOKUS-modellen anvendes i øvrigt til medarbejderudviklings- og bedømmelsessamtaler, hvilket understøtter, at alle - medarbejdere såvel som ledere - i FPS arbejder og udvikler sig efter de samme rammer, blot på forskel-lige niveauer.

Ledelse og samarbejde

13

KOMPETENCER

MEDARBEjDERuDVikLiNGSSAMtALERFor at understøtte medarbejdernes udvikling og styrke et godt samarbejde og god dialog, holdes der medarbejderudviklingssamtaler (MUS) mellem leder og medarbejder. Samtalerne giver mulighed for at drøfte dine kompetencer i relation til den nuværende og fremtidige arbejdssituation. Desuden kan sam-talerne afdække forhold mellem arbejdsliv og øvrige livsforhold.

MUS er en del af et forløb i Forsvarets Kompetenceudviklings- og Bedømmel-sessystem (FOKUS). I FPS har vi fem former for samtaler:

• Tiltrædelsessamtale• Årlig udviklingssamtale• Bedømmelsessamtale• Lønsamtale• Fratrædelsessamtale

14

SkRiFtLiG kOMMuNikAtiONGod skriftlig formidling er et fokusområde i FPS. Uanset om vi kommunikerer internt i styrelsen, med det øvrige ministerområde eller med en borger, har vi hver især et ansvar for at leve op til kravene om god kommunikation.

God kommunikation betyder, at vi følger de gængse kommunikationsprincipper med fokus på modtageren, hovedbudskaberne og et letforståeligt sprog.

Du kan læse mere om skriftlig kommunikation på intranettet, hvor du bl.a. kan bruge skrivecirklen som redskab til at skrive en god tekst. Du kan også bruge Slotsholmmetoden, som er nævnt herunder.

SLOtSHOLMMEtODEN - kANt, kONtEkSt, kONkLuSiONFPS’ notater følger Slotsholmmetoden eller Forsvarets Skrivemetode (3H).

Kort fortalt handler det om, at du skal bygge dit notat op på en måde, så læ-seren på 15-20 sekunder kan afkode, hvad han/hun skal foretage sig med notatet. Dette kræver en skarp indledning, som i Slotsholmmetoden kaldes for kant, kontekst og konklusion og som i Forsvarets Skrivemetode kaldes 3H (hvad, hvorfor, herefter). Det er 3-5 sætninger, der sætter rammen for nota-tet, angiver hvorfor det er vigtigtog fortæller, hvad læseren skal gøre.

Vores notatskabelon er bygget op, så den matcher Slotsholmmetodens/3H’s tre dele:1) Overskrift + Kant, kontekst, konklusion/3H, 2) sagsfremstilling og 3) bilag. Men metoderne er relevante at bruge i stort set al skriftlig kommunikation her-under mails, nyhedsbreve og artikler til HR-portalen.

Hvis du har spørgsmål til Slotsholmmetoden eller 3H, kan du kontakte Ledel-sessekretariateteller en kollega, der har været på kursus.

WEB OG DESiGNFPS følger Forsvarsministeriets designmanual og de koncernfælles retningslin-jer i forhold til web, layout, skrifttype mm. Designmanualen er udarbejdet med det formål at sikre en fælles rød tråd på tværs af myndigheder og kanaler, så brugerne oplever et professionelt, tidssvarende og sammenhængende udtryk.

uGEBREVHver fredag udgiver Ledelsessekretariatet et ugebrev med bl.a. interne ny-heder. Ugebrevet sendes til alle FPS-medarbejdere, og kan bl.a. benyttes til brede kommunikationsindsatser. Har du et bidrag til Ugebrevet, skal du sende det til FPS-KTP-KOM senest om torsdagen kl. 13.00.

kommunikation

15

Sagshåndtering

GOD SAGSBEHANDLiNGGod sagsbehandling er ikke kun et spørgsmål om, at en sag eller afgørelse er indholdsmæssig korrekt. Hvordan sagen håndteres fra initiering til afslutning, og hvordan den sprogligt formidles, er også omfattet af kravene til god sags-behandling.

God sagsbehandling forudsætter overholdelse af forvaltningslovens og offent-lighedslovens regler om god forvaltningsskik samt persondatalovens regler. Derudover fremgår det af Kodex VII, at embedsmænd har pligt til: lovlighed, sandhed, faglighed, udvikling og samarbejde, ansvar og ledelse, partipolitisk neutralitet samt åbenhed om fejl. Opfyldelse af pligterne er afgørende for kvaliteten af arbejdet og omverdenens tillid.

SkabelonerFor at FPS kan sikre en god skriftlig fremstilling, er der udarbejdet en række tilgængelige skabeloner, som skal anvendes i forbindelse med sagshåndtering. Krav til og forklaring på de enkelte afsnit fremgår af skabelonens hjælpetek-ster. Skabelonerne findes ved at oprette et dokument i Captia og indsætte den relevante hjælpetekst (frase).

Skabelonerne har til hensigt at sikre, at sagsnotater, håndakter mv. overord-net får en ensartet form og genkendelighed, og at den skriftlige fremstilling er præcis og nem for modtageren at forstå.

Læs mere om sagshåndtering i FPS på intranettet og i bestemmelsen FPS BST 300-1.

16

GOD SERViCE - SÅDAN ER Vi iMØDEkOMMENDE OG tiLGÆNGELiGE

Det er vigtigt, at kunder, borgere og samarbejdspartnere oplever FPS som en imødekommende og professionel organisation.

Når en kunde, borger eller samarbejdspartner kontakter FPS, er det derfor vig-tigt, at de kan komme i kontakt med en relevant medarbejder.

Vi har samlet en række fælles principper for imødekommenhed og tilgængelig-hed, som du som FPS-ansat bør efterleve.

Du skal fx huske altid at notere møder og planlagt fravær i din kalender, at gøre din kalender synlig for andre og at aktivere dit autosvar ved fravær.

17

FØRStE MØDEDAGPå første mødedag skal du oplyse navn, adresse og telefonummer på kontakt-person, som skal kontaktes i tilfælde af pludselig opstået sygdom eller ulykke. Hvis du har børn, skal du medbringe dokumentation (dåbsattest eller fødsels-attest).

ÅBNiNGStiDERFPS holder åbent mandag og tirsdag kl. 08.00-16.00 og onsdag-fredag kl. 08.00-15.00.

iDENtitEtSkORtDet udleverede ID-kort gælder som adgangstegn til alle tjenestesteder i kon-cernen. I FPS Ballerup virker kortet desuden som nøglekort. Mister du ID-kor-tet, skal du melde det til sikkerhedsofficeren eller din chef.

Billede til id-kortDu skal hurtigst muligt efter din ansættelse have taget et foto til dit ID-kort. Har du tjenestested i Ballerup, skal du lægge vejen forbi fotostudiet i lokale F.103. Åbningstiderne er tirsdag 12.30-14.30 og onsdag 09.30-11.30.

BRANDSikkERHEDDu bør undersøge placering af nærmeste brandalarm, brandslukningsmate-riel, flugtveje og det samlingssted, som du skal bevæge dig hen til i tilfælde af brand.

ADGANG & SikkERHED

18

MiLitÆR SikkERHEDSom ansat i Forsvarsministeriets koncern har du tavshedspligt om forhold, du bliver bekendt med gennem dit arbejde. Du skal i løbet af de første dage til en samtale med sikkerhedsofficeren, som vil orientere dig om militær sikkerhed.

kONtORSikkERHEDDu skal låse din computer samt skabe og skuffer, som indeholder fortroligt materiale, selvom du kun er væk i en kort periode. Husk at lukke vinduer, in-den du går hjem, og lås døren, hvis det er sikkerhedsmæssigt påkrævet. Lad ikke fortroligt materiale ligge fremme uden opsyn.

Det er desuden vigtigt at opbevare USB-nøgler og bærbare PC’er sikkerheds-mæssigt forsvarligt. FPS forventer, at du læser og handler efter den årlige sik-kerhedsinstruktion.

DAtASikkERHED

Sådan skal du håndtere persondataJf. EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) stilles der krav, til den måde du behandler personoplysninger på. Her følger nogle af de ting, du skal være op-mærksom på:

• Dokumenter og mails der indeholder fortrolige persondata skal mærkes ”POF” (Personoplysning, fortroligt). Se eksempler i FPSBST 300-1.

• Modtager du en indsigtsanmodning, skal du som udgangspunkt videresen-de den til FPS-KTP-GDPR. Såfremt det er muligt, og særligt ved telefonisk henvendelse, bedes du benytte mail-skabelonen ”GDPR - Anmodning om indsigt” som findes i FPS-menuen.

• Opstår en sag, hvor kunden (fx borgeren el. medarbejderen) skal sende fortrolige persondata til dig, skal du opfordre vedkommende til at bruge en sikker forbindelse. Det kan f.eks. være e-Boks eller ”Skriv sikkert”-funktio-nen på forpers.dk.

• Fortrolige persondata må opbevares i din Outlook eller på dit drev i max. 30 dage. Herefter skal de slettes og evt. flyttes til Captia. Benyt eventuelt funktionen ’tildel politik’, når du sender en mail. Funktionen kan automati-sere sletning af mails efter valgt tidspunkt.

19

Du skal kontakte FPS’ databeskyttelsesrådgiver (DPO) hvis: • du skal påbegynde en ny type behandling af persondataoplysninger og

især ved brug af nye teknologier• du mistænker brud på persondatasikkerheden• hvis du er i tvivl om, hvordan du skal gebærde dig ift. datasikkerhed.

Kontaktoplysninger på FPS’ DPO FPS-KTP-DPO eller tlf. 728 19614.

Sådan behandler FPS dine personlige dataUnder din ansættelse i FPS vil vi løbende behandle forskellige persondata om dig.

Fx opretter vi en personalemappe på dig, når du bliver ansat. Her opbevarer vi oplysninger af relevans for dit ansættelsesforhold og registrerer data som dit navn, din stillingsbetegnelse, stabsnummer, medarbejdernum-mer, cpr-nummer, kontaktoplysninger på pårørende, privatadresse, private telefonnumre og e-mailadresse.

Du kan læse mere om databeskyttelsesforordningen (GDPR) ved at klikke her.

20

21

ARBEjDStiD

ARBEjDStiDSREGLERDen normale arbejdstid i FPS er mandag og tirsdag kl. 08.00-16.00 og onsdag-fredag kl. 08.00-15.00.

Har du behov for yderligere fleksibilitet, er det muligt at aftale enten variable komme- og gåtider, flekstid eller deltidsordning med din nærmeste leder. Dog skal mødetidspunkt som udgangspunkt altid ligge mellem kl. 07.00 og 09.00 og gåtidspunkt mellem kl. 14.00 og 17.00. Vælges en alternativ arbejdstids-ordning, skal nærmeste leder informere om aftalen på email til FPS-KTP-AR-BEJDSTID.

Det er afdelingschefens ansvar, at afdelingen altid kan yde den nødvendige service over for kunden inden for FPS’ åbningstider.

Læs mere om arbejdstidsregler i FPSBST 201-8. Her finder du bl.a. informa-tioner om: • Optjening af arbejdstid mv. i forbindelse med kursusdeltagelse (s. 5)• Merarbejde (s. 5)• Opsparingstimer/-dage (s. 6)• Prioritetsrækkefølge for afvikling af ferie/frihed (s. 7)Benyt evt. søgefunktionen (Ctrl + F) og søg efter det, du ønsker at vide mere om.

REGiStRERiNG AF ARBEjDStiDDu skal indtaste din arbejdstid i vores SAP-baserede system Employee Self Service (ESS).

Er du ny medarbejder i FPS, skal du gennemgå ESS-grundkursus, hvor dulærer at navigere i systemet og taste arbejdstid. Kurset findes på Forsvarets Elektroniske skole (FELS).

Det er din chef, der vurderer, hvor hyppigt du skal taste din arbejdstid – det kan fx være dagligt eller for en uge ad gangen. Hver mandag godkender din chef din arbejdstid. I forbindelse med et måneds-skifte skal indtastningen være afsluttet senest den sidste hverdag i måneden.

Hvis du holder ferie, er på tjenesterejse eller på anden måde er fraværende, skal du indtaste din arbejdstid den sidste arbejdsdag inden disse aktiviteter.Herefter vil din chef/leder godkende din arbejdstid.

Løser du opgaver, der afviger fra hovedopgaven, skal du være opmærksom på, om du skal registrere arbejdstiden på et særligt ordrenummer, som din chefkan give dig.

Yderligere vejledning til registrering af arbejdstid kan rekvireres ved Driftssek-tionen i Service- og administrationssekretariatet på mail: FPS-KTP-ARBEJDSTID-FPS

Registrering i forbindelse med fraværDu registrerer dage eller perioder med delvis sygefravær ved at underrette Sy-gemeldingskontoret (FPS-KTP-SYBA), som taster fraværet. Derefter taster du selv, hvornår du er kommet og gået de pågældende dage. Du skal ikke indta-ste fravær eller arbejdstid ved graviditet- eller barselsrelateret fravær/orlov.

22

BARN SYGHvis dit mindreårige barn bliver sygt, og du ikke kan få barnet passet, er der mulighed for, i fornødent omfang, at blive hjemme på barnets første sygedag. Du har også mulighed for at blive hjemme på dit barns anden sygedag, hvilket du aftaler med din chef/leder. Sådanne fraværsdage bliver registreret særskilt.

BARSEL OG ORLOVSkulle du komme i den lykkelige situation, at din familie har et nyt medlem på vej, eller har du planer om at afvikle anden barselsrelateret orlov, kan du på HR-portalen under Fravær finde informationer om barsel, fødsel, adoption, omsorgsdage, forældreorlov osv.

FERiE OG FRiDAGEFerieåret begynder 1. maj, og du har krav på fem ugers ferie. Du har krav på at holde tre ugers samlet ferie i perioden 1. maj - 30. september. Derudover optjener du fem særlige feriedage, som du skal afholde inden ferieåret slutter.

Du skal anmode om ferie i ESS (samme system som vi anvender til registre-ring af arbejdstid). Når din chef har godkendt din anmodning, er det ikke nød-vendigt, at du taster ferien i ESS.

Afvikling af andre friheder, såsom overarbejde eller fleksfrihed, aftales med din chef, hvorefter du selv taster friheden i ESS.

I FPS har vi koordinerede stilleperioder. Det betyder, at du bliver opfordret til at afholde ferie eller anden frihed i dagene op til påske og i vinterferien (uge 7 el. 8) og efterårsferien (uge 41 el. 42).

Derudover er der virksomhedslukket mellem jul og nytår samt dagen efter kristi himmelfart. I disse perioder opfordrer vi kraftigt til, at du afholder ferie eller anden frihed. Du betaler selv disse friheder. Det vil sige, at de skal af-vikles som ferie, særlige feriedage eller afspadsering. Vær opmærksom på, at afvikling af afspadseringsfrihed ikke må hindre afvikling af ferie og særlige feriedage.

Den 1. maj har månedslønnede civilansatte fri hele dagen, hvis tjenesten tilla-der det. Militæransatte har en almindelig arbejdsdag den 1. maj. På Grundlovsdag den 5. juni har alle medarbejdere fri, hvis tjenesten tillader det.

23

FRAVÆR & FERiE

LÆGE-, tANDLÆGE- & kLiNikBESØGDu bør tilrettelægge lægebesøg mv. uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt, kan du få fri uden lønfradag under følgende betingelser:

• Hvis læge/tandlægebesøg eller anden nødvendig behandling er af akut karakter• Hvis du arbejder før eller efter din aftale. Hvis du holder fri en hel dag, skal

omsorgsdage, afspadsering eller ferie benyttes.• Hvis du skal til graviditetsundersøgelser, der ikke kan ligge på andre tids-

punkter• Hvis du er udryknings-bloddonor (her indgås aftale med chef)• Hvis du skal til helbredsmæssige undersøgelser i forbindelse med sygdom,

giver dette ret til at vedkommende kan melde sig syg.• Ved længerevarende behandlings- eller kontrolforløb, kronisk lidelse og lign.

Disse retningslinjer følger reglerne, der er fastsat fra centralt hold, og som er gældende for hele koncernen.

SYGE- OG RASkMELDiNGSygemelding kan ske via FPS’ sygemeldingsapp, SYBAPP, som du finder i Google Play og App Store. Du skal blot oprette en profil, og så er du klar, hvis du får behov for at sygemelde dig.

Du kan også ringe til Sygemeldingskontoret på tlf. 3266 3266. HR-medarbej-derne på sygemeldingskontoret sidder klar ved telefonerne fra kl. 6.00 til kl. 11.00 mandag til fredag. • Du skal sygemelde dig ved arbejdstids påbegyndelse - senest kl. 9.00

eller to timer efter arbejdstids start. Din nærmeste leder vil automatisk få en mail fra Sygemeldingskontoret om din sygdom.

• Du skal også selv orientere din chef på sms eller via et telefonopkald med henblik på at sikre, at eventuelle hasteopgaver kan håndteres af kollegaer.

• Hvis du bliver syg i løbet af dagen og går hjem, skal du også kontakte sy-gemeldingskontoret.

• Når du er rask, skal du give Sygemeldingskontoret besked via appen, på mail eller telefon.

• Husk: hvis du har sygemeldt dig via SYBAPP, skal du også raskmelde dig via SYBAPP. Og modsat: hvis du ikke har sygemeldt dig via appen, kan du heller ikke raskmelde dig via appen.

Læs mere om syge- og raskmelding på HR-portalen.

24

25

it PÅ ARBEjDSPLADSENEn arbejdsstation i FPS består typisk af 1-2 computere, der bl.a. giver adgang til koncernens interne netværk som intranettet, Workzone og SAP (DeMars).

På intranettet finder du interne nyheder samt organisations- og funktionsrele-vante oplysninger. FPS administrerer også HR-portalen, der er rettet mod de fleste medarbejdere i Forsvarsministeriets koncern.

kONtROL OG ADGANG tiL DAtADer foretages løbende kontroller og logning af medarbejdernes brug af koncer-nens standardarbejdspladser og informationssystemer, herunder FIIN, Internet og DeMars.

Denne kontrol omfatter blandt andet stikprøvevis undersøgelse af, om med-arbejderes søgning på andre medarbejderes mere personlige oplysninger har været tjenstligt begrundet.

Procedure for adgang til andres dataI forbindelse med en medarbejders død, sygemelding eller orlov kan det værei arbejdsgivers interesse at få adgang til den pågældende medarbejders emails. Dette vil kun ske, når der foreligger en saglig begrundelse, fx når det er nødvendigt at få oprettet et autosvar på mailkontoen, eller hvis der er be-hov for at få reageret på indkomne mails. E-mails markeret med ”Privat” vil være undtaget.

POStEkSPEDitiONElektronisk post bliver registreret af ESDH-elementet i Ledelsessekretariatet og fordelt elektronisk til den relevante medarbejder.

I Ballerup modtager FPS indgående brevpost hver dag kl. 10.00, og brevene bliver fordelt i dueslag i stueetagen i byg. F. Udgående post skal afleveres se-nest kl. 14.00 mandag til torsdag og senest kl. 13.00 fredag.

it, tELEFONi & POSt

tELEFONFor at vi kan yde en god service for vores kunder, er det afgørende, at alle opkald bliver besvaret. Derfor har FPS etableret en omstillingskæde:

Fastnet

JapperMobiltelefon

Voicemail

Ingen voicemail Omstillingen

Afdeling/kollegaer

Hvis du ikke har et af ovenstående apparater, så springes dette over i kæden. Dvs. har du ikke en mobiltelefon og dermed ikke en voicemail, så sendes opkal-det fra din fastnet eller japper direkte videre til omstillingen og så fremdeles.

For at omstillingen kan hjælpe kaldene videre er det meget vigtigt, at alle med-arbejdere i FPS vedligeholder deres Outlook-informationer. Derudover opfordres alle medarbejdere til at indtale en besked på deres telefonsvarer.

26

27

FORENiNGER, uDVALG & RABAtORDNiNG

ARBEjDSMiLjØORGANiSAtiONFPS har en arbejdsmiljøorganisation (AMO). Du finder et overblik over organi-sation og kontaktpersoner på intranettet.

SAMARBEjDSuDVALGFPS’ samarbejdsudvalg (SU) har op til 10 medlemmer og er sammensat af både FPS ledelse og tillidsrepræsentanter fra personelorganisationerne samt suppleanter. Tillidsrepræsentanterne kan afholde to medlemsmøder om året.

FPS’ SU indgår sammen med Veterancenterets SU i et Centralt Samarbejdsud-valg (CSU), som har til formål at fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i relation til arbejdspladsens mål og strategi.

PERSONALEFORENiNGFPS’ personaleforening (kaldet PØ) står for en række arrangementer som både medarbejdere og gæster kan deltage i. Alle medarbejdere i FPS er automatisk medlem af PØ, og medlemsskabet er gratis.

iDRÆtSFORENiNGI FPS er der ingen idrætsforening. Hvis du ønsker at deltage i et arrangement under Dansk Militært Idrætsforbund (DMI), skal du tage kontakt til DMI’s se-kretariat.

Det er også muligt at deltage på FMIs spinning- og yogahold.

LOGBuY-RABAtkORtSom ansat i Forsvarsministeriets koncern har du adgang til en række rabatter via Logbuy bl.a. på rejser, wellness og boligartikler.

Ansøgning om et Logbuy-kort sker via www.mylogbuy.dk. Logbuy-administra-toren ved FPS skal godkende ansøgningen, før rabataftalerne kan benyttes.

Du udskriver selv dit Logbuy-kort, som findes under profilikonet inde på www.mylogbuy.dk.

28

ØVRiGt

REjSEAktiVitEtHvis du skal på tjenesterejse, opretter du selv rejsen i DeMars’ rejsestyrings-system. Chefen godkender typisk rejsen, efter du har været afsted.

Ved privatrejser kan du benytte Forsvarets kvarterer mod betaling. Booking sker på FES’ serviceportal på www.ejendomsstyrelsen.dk

uNiFORMERiNGFor militære ansatte i FPS er det frivilligt, om man vil bære uniform eller civil påklædning.

De uniformerede medarbejdere i Rekrutteringsafdelingen bærer dog altid uni-form, når de gennemfører afprøvninger samt repræsenterer og brander For-svaret over for det omgivende samfund - eksempelvis ved gennemførelse af Forsvarets Dag og ved andre rekrutterings- og oplysningsaktiviteter for det uniformerede forsvar.

Følgende uniformer skal bæres: HÆREN Tjenesteuniform M/69 eller MTSSØVÆRNET 3a, 3b, 3c eller MTSFLYVEVÅBNET M/72n eller MTS

29

MØDEAktiVitEt OG FORPLEjNiNGNår du skal holde et møde, kan du booke et mødelokale via Outlook. Mødelo-kalerne har deres egne kalendre, så du kan se, hvornår de er ledige. Søg på FPS-MRUM i adressekartoteket.

Forplejning (kaffe, frugt, kage m.m.) kan som udgangspunkt kun bestilles, hvis mødet er med personer uden for FPS fx Forsvarsministeriet, FKO eller de fag-lige organisationer. Du bestiller via Ejendomsstyrelsens serviceportal (mitFES) på internettet: https://mitfes.iss.dk/v2/login

Evt. opdækning til mødet sørger du selv for, ligesom du skal huske at rydde op, så lokalet er klar til næste bruger.

kAFFE- OG tEORDNiNGDer er opstillet kaffeautomater, tebreve, sukker og mælk, som du må bruge til møder og i hverdagen.

juBiLÆuM OG PENSiONHar du 25, 40 eller 50 års jubilæum, er der mulighed for at afholde et arrange-ment med vin, øl, sodavand og snacks. Du kan også vælge at markere dagen med en let frokost.

Planlægningen af arrangementet bør foregå i samarbejde med din chef/leder. Der vil være et beløb på max. 3.000 kr. inkl. moms til rådighed.

Ved pensionering gælder ovenstående også. Det forudsætter dog, at du har været ansat i mindst 10 år. Fratrædelse i forbindelse med kontraktudløb før du fylder 60 år, er ikke omfattet af denne ordning.

RYGNiNGFPS er en moderne virksomhed, som i samarbejde med medarbejderne søger at sikre optimale arbejdsvilkår for alle ansatte. Vi ønsker at beskytte ikke-rygere mod røg, og derfor er FPS’ etablissementer som udgangspunkt røgfrie områder. Det vil sige, at alle inde-områder er underlagt rygeforbud, og der er stillet visse ude-områder til rådighed, hvor det er tilladt at ryge. Spørg dine kollegaer eller din leder, hvor det er tilladt at ryge.

Vi følger lov om røgfri miljøer (lov nr. 512 af 6. juni 2007 med senere ændrin-ger fx lov nr. 607 af 18. juni 2013).

HÅNDtERiNG AF PRESSEHENVENDELSERHenvender pressen sig til dig, skal du altid henvise til pressechefen på FPS-LE-KOM1 eller tlf. 32665090. Også selvom du er faglig ekspert på området og vil kunne svare på journalistens spørgsmål.

1-NET: Giver begrænset adgang til internet fra en FIIN-maskineABM: Ansvarlig brugermyndighedAFD: AfdelingAFDCH: AfdelingschefAFDLD: AfdelingslederAG: ArbejdsgruppeAKO: Arktisk KommandoAM: AdmiralAPV: ArbejdspladsvurderingASS: AssistentBAM: Budgetansvarlig myndighedBG: Brigadegeneral BRS: BeredskabsstyrelsenCATS: System til arbejdstidsregistreringCH: ChefCHKONS: ChefkonsulentCOB: Close of Business (ved udgangen af dagen)CS: Centralforeningen for StampersonelCSG: ChefsergentDeMars: Forsvarets IT-platform, som styrer personel, økonomi og lagerDEP: Departementet DF: DelingsførerDJØF: Danmarks Jurist- og ØkonomforbundDM: Dansk MagisterforeningELM: ElementEUD: ElevuddannelseEV: EngangsvederlagFA: FlotilleadmiralFAK: ForsvarsakademietFAUK: Forsvarets AuditørkorpsFC: ForsvarschefFCA: Forsvarsministeriets Center for ArbejdsmiljøFCDFU: Forsvarets Center for Digital Forvaltning og UddannelseFCE: Forsvarets Civil-Etat FE: Forsvarets EfterretningstjenesteFES: Forsvarsministeriets EjendomsstyrelseFFI: Forsvarets Fælles IntranetFIA: Forsvarets InternetarbejdspladsFIIN: Forsvarets Integrerede InformatiknetværkFIR: Forsvarsministeriets Interne RevisionFKO: ForsvarskommandoenFLK: FlyverkommandoenFLV: FlyvevåbnetFM: ForsvarsministerFMI: Forsvarsministeriets Materiel- og IndkøbsstyrelseFMN: ForsvarsministerietFOKS: Flyveroverkonstabel FPS: Forsvarsministeriets PersonalestyrelseFPS-DIR: Direktøren for Forsvarsministeriets PersonalestyrelseFRS: Forsvarsministeriets RegnskabsstyrelseFSPC: FlyverspecialistFSK: Forsvarets SanitetskommandoFULDM: FuldmægtigFUT: Fysisk uddannelse og træningFUTJ: Funktionel tjenesteFØL: Forsvarets øverste ledelseGM: Generalmajor GN: GeneralHJK: Hjemmeværnskommandoen

30

BEGREBER OG FORkORtELSER

HJV: Hjemmeværnet HK: Handels og Kontorfunktionærenes Forbund HKKF: Hærens Konstabel- og KorporalforeningHKO: HærkommandoenHOD: Hovedorganisationen for Officerer i DanmarkHRN: HærenHSU: HovedsamarbejdsudvalgI.A.B: Intet at bemærkeIDA: IngeniørforeningenINET: InternetINTOPS: Internationale OperationerISAF: International Security Assistance Force (Navnet for den internationale mission i Afghani-stan)KA: KontreadmiralKD: KommandørKESDH: Koncernfælles Elektronisk Sags- og DokumenthåndteringssystemKFI: Koncernfælles intranetKFOR: Kosovo Force (Navnet for den internationale mission i Kosovo)KIH: Kommandant i HovedkvarteretKK: KommandørkaptajnKL: KaptajnløjtnantKN: KaptajnKP: KorporalKS: KonstabelKTCH: KontorchefKTFM: KontorfuldmægtigLT: LøjtnantMAKS: MarinekonstabelMATASS: Materielassistent MJ: MajorMODST: ModerniseringsstyrelsenMOKS: MarineoverkonstabelMSPC: MarinespecialistMYN: MyndighedNETADM: NetadministratorOASS: OverassistentOB: OberstOK: OrlogskaptajnOKS: OverkonstabelOKS-1: Overkonstabel af 1. gradOL: OberstløjtnantOS: OversergentP-KVAL: Personligt kvalifikationstillægPL: PremierløjtnantPOC: Point of contact (kontaktperson)SEK: SektionSESLG: SessionslægeSFO: Sergentgruppens FællesorganisationSG: SergentSIKOF: SikkerhedsofficerSLA: Service Level AgreementSOKOM: SpecialoperationskommandoenSPKONS: SpecialkonsulentSSG: Seniorsergent/Søværnets Sergent- og GrundskoleSTCH: StabschefSU: SamarbejdsudvalgSVK: SøværnskommandoenSVN: SøværnetVA: ViceadmiralVDIR: VicedirektørVPL: Værnepligtig

31