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DESCRIPTION
Mode d'emploi pour l'emprunt matériel aux membres de l'association
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l’entretien du matériel,
l’assurance du matos et
sur le long terme, de
mettre suff isamment
d’argent de côté pour que
l’ASBL puisse assumer la
franchise de l’assurance
sans devoir demander une
participation financière au
membre qui a abîmé le
matériel sur son tournage.
il ne faut pas oublier que
ce matériel est le seul
dont dispose l’ASBL.
Lorsqu’un accessoire est
c a s s é , n o u s n ’ e n
possédons pas d’autre
pour le remplacer. Enfin, il
est important de se
Le matériel de l’ASBL est
avant tout destiné à servir
les productions artistiques
de Système D Prod, mais
peut également être
e m p r u nt é p a r l es
membres pour leurs
p r o p r es p r o je ts ,
m o y e n n a n t u n e
participation aux frais.
L’argent récolté via les «
Pafs » servira à payer
rappeler que Système D
Prod n’est pas une boîte
de location, que nous ne
nous faisons pas de
bénéfice sur le matériel et
surtout que nous n’avons
personne d’engagé pour
gérer ce matériel.
Afin que tous les membres
puissent profiter au mieux
du matériel de l’ASBL, et
afin que notre responsable
de la gestion de ce matos
ne devienne pas fou,
quelques règles simples
ont été mises en place.
Location ou prêt?
Qui casse paye
Que ce soit pour un tournage
Système D ou pour un projet
perso, la règle reste la même
pour tous:
Si au retour d’un tournage
quelque chose est cassé, il
revient à la personne ayant la
responsabilité du matériel de
payer pour la réparation ( ou
le rachat ) de la partie cassée.
Qu’au final l’équipe se cotise
pour payer une ampoule ou
que le responsable assume
seul les frais relève de la
popote interne du tournage.
Aux yeux de l’ASBL, c’est la
personne qui a signé le bon
d’emprunt du matériel qui en
est responsable. Afin d’éviter
les malentendus, un check du
matériel sera fait au départ et
au retour du matériel.
L’assurance
L’ASBL dispose d’une assu-
rance tout risque pour le
matériel de tournage. Il y a
cependant une franchise de
10% de la valeur du matériel
et de 130€ minimum à payer.
Tout dégat de moins de 130€
rend l’assurance inutile. En
cas de dégats dépassant les
130€ lors d’un tournage, il
sera demandé aux emprun-
teurs de prendre en charge la
franchise.
Sommaire :
Location ou prêt?
Qui casse paye
Les productions
Système D
Les projets personnels
Liste indicative du
matériel et de son coût
d’emprunt
Règles générales
d’emprunt de matériel
Système D Prod ASBL
Vademecum 1
L’emprunt de matériel
Système D Prod, c’est avant tout ses
membres.
L’objet social de l’ASBL est simple: produire et diffuser
des œuvres culturelles.
De ce fait, il est important pour nous de donner accès
aux outils de création à tous nos membres, y compris
ceux qui ont le moins de moyens financiers.
Un membre désireux
d’avoir accès au matériel
de l’ASBL pour créer son
projet Système D doit
contacter le CA avec une
brève présentation écrite
du projet, l’idée générale
et le genre de tournage
(docu, clip, sketch, long
métrage).
Pour peu que le projet
soit jugé réalisable
(techniquement parlant;
aucun critère de qualité
n’entre en compte dans la
décision du CA, pour peu
que le projet respecte les
statuts de l’asbl ) le pro-
jet est alors intégré à la
programmation Système
D, est diffusé sur les
chaînes et sur le site
internet de l’ASBL et est
mis en avant dans nos
réseaux de contacts.
Un projet Système D Prod, en dehors de l’aspect matériel qui est prêté, c’est
aussi et surtout un groupe de gens qui peuvent dispenser bons conseils et
coups de pouce sur un tournage.
Tout dans l’ASBL fonctionne grâce aux rencontres et à la collaborations des
membres des différents projets qui en
constituent l’ensemble.
Le membre empruntant (effectif ou adhérent) doit être en ordre de cotisation pour l’année en cours au jour de l’emprunt. et ne pas avoir de dettes vis-à-vis de l’asbl.
Pour rappel, la cotisation annuelle est de 15€ pour la saison 2014/2015.
La vidéo produite portera au minimum le logo de l’asbl au générique et Système D
Prod ASBL y sera créditée comme producteur (ou co producteur si plusieurs prod).
Dans l’idéal, le watermark Système D Prod sera également apposé sur la vidéo mais
ce n’est pas une obligation.
Page 2
Concrètement...
Les Productions Système D
Tout membre de l’ASBL peut emprunter gratuitement le matériel de Système D Prod pour peu
que les conditions suivantes soient remplies :
Le réalisateur de la vidéo donnera le droit à l’ASBL d’utiliser gratuitement sa vidéo ou des
extraits de celle-ci dans le cadre des activi-
tés de l’ASBL
La vidéo produite sera diffusée sur les chaînes youtube et Daylimotion de l’ASBL,
a i n s i q u e s u r l e s i t e w e b www.systemedprod.com. Le réalisateur
garde le droit de diffuser sa vidéo où il le désire en plus de cette diffusion via nos ca-
naux classiques.
L’emprunteur connait la manipulation du
matériel qu’il emprunte (ou est accompagné
d’une personne compétente)
Si le matériel est emprunté pour un projet qui rapporte de l’argent à l’emprunteur
(commande, captation de spectacle rémuné-
rée, etc.) le matériel sera d’office loué à l’ASBL (en proportion de ce que rapporte le
tournage)
L’ASBL : des ressources
humaines avant tout
Parce que parfois on a envie de faire un tour-nage qui ne sera pas diffusé sur internet, ou qu’on a besoin de maté-
riel pour le projet d’une
autre structure, qu’on file un coup de main pour le tournage de quelqu’un d’extérieur à Système D Prod mais qu’il manque justement
des lumières…
Dans ces cas-là aussi il y a moyen de faire ap-pel à l’ASBL, mais le matériel sera emprunté moyennant une partici-
pation aux frais.
Il ne s’agit pas d’une
location dans le sens commercial du terme mais juste d’une parti-cipations aux frais d’en-tretien du matériel
lorsqu’il est utilisé pour des projets qui ne sont
pas créés par l’ASBL.
Les sommes deman-dées pour l’emprunt du
matériel sont d’ailleurs bien au-dessous des
tarifs de location en
vigueur.
Du coup prévoyez dans votre
planning de tournage les 5-10 minutes néces-saires au check matos. Ne pas embarquer ou
débarquer le matériel dans la précipitation peut faire gagner énormément de temps pour
la suite du tournage
Le moment où le matériel est vérifié avant et
après un tournage peut sembler fastidieux, mais
il a plusieurs intérêts:
L’emprunteur ne sera pas accusé d’un
dégât déjà constaté
Cela permet de s’assurer que tout le
matériel emprunté est complet
Cela permet aussi de s’assurer que rien
n’a été oublié
virement au numéro de compte IBAN
BE97651152886049 (BIC : KEYTBEBB)
Dans le cas où le membre de l’ASBL emprunte du matériel pour un tiers, le membre s’engage à être
présent pendant le tournage et se porte néanmoins
garant de l’intégrité du matériel emprunté
Dans le cas où la valeur du matériel empruntée est
jugée trop importante ou si les conditions du tour-nage sont jugées dangereuses, une caution de 130€
ou de 10% de la valeur du matériel emprunté pourra
être demandée.
Le membre empruntant (effectif ou adhérent) doit être en ordre de
cotisation pour l’année en cours au jour de l’emprunt. et ne pas avoir
de dettes vis-à-vis de l’asbl. Pour rappel, la cotisation annuelle est de
15€ pour la saison 2014/2015.
L’emprunteur connait la manipulation du matériel qu’il emprunte (ou
est accompagné d’une personne compétente)
Le montant de la PAF est à régler au moment de l’emprunt. Ou par
Page 3 L’emprunt de matériel
Légende accompagnant
l'illustration.
Le bon d’emprunt et le check up du
matériel sont très importants pour
les deux parties
Le check matos avant et après l ’emprunt
Concrètement...
Les Projets Personnels
Tout membre de l’ASBL peut emprunter, moyennant participation aux frais, le matériel de Système
D Prod pour peu que les conditions suivantes soient remplies :
Photo description PAF/jour
Caméra Panasonic AG-Ac160A
+ 2 batteries/chargeur + 2 filtres CPL et protection
pluie + secteur
50
Micro pro light: Torche à led Composée de 96 LEDS +
1 batterie (fonctionne aussi sur piles-non fournies) 10
Carte SDXC 64 Go (2 disponibles) 2,5
Trépied avec tête fluide 15
Mini Grue– Jib arm + tête orientable (attention : tré-
pied non fourni) 30
Moniteur + câble HDMI 5m + 1 batterie + secteur 15
Rig épaule 5
Stabilisateur steadycam à main 10
Écran de projection (180x135) 10
Acer K 750 Vidéoprojecteur led-laser 50
Kit tournage basique :
1 clap, 1 petit réflecteur, 1 rouleau de tape,
1 rouleau de gaffer, 1 trousse de secours
Photo description PAF/jour
Kit tournage basique: 2
Kit lights: 5
Réflecteur 7 en 1 pliable 3
Set de 3 mandarines + pieds 10
Set de 3 lampes 5600k + softboxes + pieds 10
Fond vert + support 5
Dimmer 8 pistes 5
Kit lumières (obligatoire pour louer les lights)
:Gueuzes pour stabiliser les pieds lights et ral-
longes/multiprises + gélates/diff/black foil + pinces à
linge + 1 ampoule de rechange
Photo description PAF/jour
Enregistreur portable 4 pistes Tascam DR 40 +
Housse transport protec + 3 piles rechar-
geables
6€
Casque de monitoring :
Sennheiser HD 25 C II 5€
Micro HyperCardio
Audio Technica AT875R 5€
Rycote Wind Screen Kit 4 9€
Gitzo
GB1540
Gitzo, perche carbone 4 sections
5€
Pied micro
Millenium MS-2003 3€
Cables micro Klotz (Neutrik) 3/5m 1€
Perche 3m rode 4€
Pinmic: micro bouton + adaptateur. (2 disponibles) 4€
Chargeur de piles et 4 piles rechargeables supplé-
mentaires 3€
Avant de vous prêter ce beau matériel, il nous reste à vous exposer quelques règles de fonc-
tionnement.
Ces règles ont pour but de fluidifier la circulation du matériel tout en respectant les disponibilités
du responsable matos. Elles sont identiques, que le matériel soit prêté ou loué :
Le matériel est emprunté de midi à midi : il est possible de venir chercher le matériel le
jour de la réservation entre midi et 17h ( Dans le cas où le matériel de tournage est dis-
ponible, il est possible de venir le chercher à partir de 9h plutôt que midi ). et il doit être
rapporté le lendemain du dernier jour de tournage avant midi.
Il est toujours possible de s’arranger pour modifier ces horaires indicatifs. Dans ce cas,
les heures de sortie et de retour du matériel seront indiqués sur la fiche d’emprunt.
Si le matériel est rapporté avec plus d’une heure de retard, il sera facturé une journée
de location supplémentaire à l’emprunteur, de la valeur totale du matériel emprunté.
Le matériel sera obligatoirement ramené là où il a été emprunté, à moins que le respon-
sable du matériel ne stipule autre chose au moment de l’enlèvement du matériel, auquel
cas cela sera clairement indiqué sur la feuille d’emprunt.
Le responsable matos est joignable entre 9h et 17h par téléphone ou quand vous voulez
par mail à [email protected].
Un bon d’emprunt du matériel sera rempli et signé par l’emprunteur et le responsable du
matériel et un check matos sera obligatoirement fait à l’enlèvement et au retour.
Si jamais vous n’avez pas de véhicule pour venir chercher et ramener le matériel, la pos-
sibilité de vous faire livrer le matériel sur le lieu de tournage existe, moyennant fi-
nance. Mentionnez-le dans votre mail de réservation du matériel.
Attention! même si le matériel était prêté gratuitement pour une production Système D, en cas de retard lors du retour matériel, une PAF vous sera deman-
dée ! Soyez ponctuels.
Pourquoi indicative?
Parce qu’en fonction de la quantité de matériel emprunté
et de la durée de l’emprunt, la
somme demandée peut énor-mément varier, mais cette liste
a surtout pour objectif de vous montrer le matériel disponible
et de vous donner une idée
globale des montants demandés
pour l’emprunt du matériel.
Liste indicative des tarifs de prêt
Pensez à vous y prendre à
l’avance: premier réservé,
premier servi
Système D Prod ASBL
Pour réserver le matériel:
