MİCROSOFT EXCEL

MİCROSOFT EXCEL’E GİRİŞ

     Çoğu uygulama programının temel özelliği, çalıştırıldığında kayıtlı olmayan, boş, hazır bir belge dosyasını da beraberinde açmasıdır. Aşağıda Excel’in ilk açılış ekranı görülmektedir. Burada Microsoft Excel programı ve henüz kayıtlı olmayan Kitap1 adlı belge dosyası iç içe iki pencere olarak görülmektedir. Bu durumu sağ üst köşedeki Windows’un standart düğmelerinden de anlayabiliriz.

 Simge Durumunda Küçült,  Önceki Boyut,  Kapat düğmeleridir

SATIR, SÜTUN VE HÜCRE

   Excel programı dev bir Matris görünümündedir. Bilindiği üzere matris, Satır, Sütun ve bu ikisinin kesişim noktasındaki Hücrelerden meydana gelen bir yapıdır.

            Excel’in temel elemanları olan, sütunlar harflerle (A, B, C, D,..., AA, AB, AC, ...), satırlar rakamlarla (1, 2, 3, 4,..., 1200, 1201, ...) ifade edilmiştir.

Her bir Excel tablosunda 16384 satır, 256 sütun bulunmaktadır. Sütun ile satırın kesişim noktasındaki hücreler ise adlarını ait oldukları sütun ve satırın bileşiminden alırlar.

Buna hücre adresi adı verilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, hücre adresinde ilk olarak sütunun, sonra satırın kullanılmasıdır (Örneğin; A1, C5 veya AC18 hücresi gibi).

Tüm bu anlatılanlar oldukça fazla satır, sütun ve hücresi bulunan bir hesap tablosuyla karşı karşıya olduğumuzu göstermektedir. Ancak bu demek değildir ki, tablonun tamamı kullanılmak zorundadır.

Tablonun tamamı yerine, yapılacak işlemde, sadece gerekli olan kısmının kullanılması verimli çözümler üretmek için yeterli olacaktır.

   Üzerinde işlem yapılan, seçilmiş ya da bir başka ifade ile içinde bulunulan hücrenin etrafı kalın bir çerçeve ile belirtilmiştir. Yukarıdaki görüntüde A1 hücresi seçili durumdadır. Seçili olan hücreyi aynı anda hemen sol üstteki kutucuktan takip etmek mümkündür. Bu kutucuğa Hücre Referans Kutucuğu adı verilir.

ÇALIŞMA KİTABI VE ÇALIŞMA SAYFASI

    Satır, sütun ve hücreler, birlikte Çalışma Kitabı’nı meydana getirir. Temel olarak her bir çalışma kitabı Excel’de oluşturulmuş bir dosyadır. Aşağıdaki görünümde Kitap1 isimli dosya, aynı zamanda bir Çalışma Kitabı’dır.

Çalışma kitabı, istenildiğinde bağlantı kurulabilecek ancak başlangıçta birbirinden bağımsız, sayısı arttırılabilen Çalışma Sayfaları’ndan oluşmaktadır. Her çalışma sayfası benzer özelliklere sahiptir ve aynı dosyanın elemanlarıdır. Başlangıçta bir çalışma kitabında Sayfa1, Sayfa2 ve Sayfa3 adında üç adet Çalışma Sayfası vardır. Bu sayfaların adları değiştirilebilir ve sayısı arttırılabilir.

SEÇME İŞLEMLERİ

  Bir çalışma sayfasında çoğu işlemin uygulanabilmesi için ilk olarak uygulamanın yapılacağı satır, sütun ya da hücrenin belirlenmesi gerekir. Bu işleme Seçme İşlemi adı verilir. Aynı anda birden fazla satır, sütun ya da hücre birlikte de seçilebilir. Seçme işlemi, hem mouse, hem de klavye ile yapılabilir. Ancak kolay kullanım açısından mouse tercih edilmektedir. Seçme işleminde mouse imleç görünümünün kalın beyaz artı şeklinde olması gerekir. Bu şekle mouse’un Seçme İmleci adı verilir.

  Satır Seçme: Seçme imleci ilgili satırın rakamı üzerine getirilerek mouse’un sol tuşu tek tıklanır. Böylece ilgili satıra ait bütün sütun ve hücreler seçilmiş olur. Aşağıdaki örnekte 3 numaralı satır seçilmiştir.

Eğer aynı anda birden fazla satır seçilmek istenirse, grubun ilk elemanı olan satır seçilir ve mouse diğer satırlara doğru sürüklenir. Aşağıdaki örnekte 3 numaralı satırdan 7 numaralı satıra kadar seçilmiştir. Aralıklı satırlar aynı anda seçilmek istendiğinde klavyedeki CTRL tuşuna basılarak her satır tek tek seçilir.

  Sütun Seçme: Seçme imleci ilgili sütunun ismi üzerine getirilerek mouse’un sol tuşu tek tıklanır. Böylece ilgili sütuna ait bütün satır ve hücreler seçilmiş olur. Aşağıdaki örnekte C sütunu seçilmiştir.

Eğer aynı anda birden fazla sütun seçilmek istenirse, grubun ilk elemanı olan sütun seçilir ve mouse diğer sütunlara doğru sürüklenir. Aşağıdaki örnekte C sütunundan E sütununa kadar seçilmiştir. Aralıklı sütunlar aynı anda seçilmek istendiğinde klavyedeki CTRL tuşuna basılarak her sütun tek tek seçilir.

 Hücre Seçme: Seçme imleci ilgili hücrenin üzerine getirilerek mouse’un sol tuşu tek tıklanır. Aşağıdaki örnekte C3 hücresi seçilmiştir.

Eğer aynı anda birden fazla hücre seçilmek istenirse, grubun ilk elemanı olan hücre seçilir ve mouse grubun son elemanına kadar sürüklenir. Aşağıdaki örnekte B2 hücresinden D4 hücresine kadar seçilmiştir. Excel’de bunun ifade tarzı B2:D4 şeklindedir. Aralıklı hücreler aynı anda seçilmek istendiğinde klavyedeki CTRL tuşuna basılarak her hücre tek tek seçilir.

Çalışma Sayfası Seçme: Çalışma kitabını oluşturan, çalışma sayfaları arasında geçiş yapabilmek için ilgili çalışma sayfasını seçmek yeterli olacaktır. Bunun için çalışma kitabının altında, o çalışma kitabına ait çalışma sayfalarını ifade eden isimlerden ilgili olanın üzerine mouse sol tuşuyla tıklamak yeterli olacaktır.

ÇALIŞMA SAYFASI ÜZERİNDE HAREKET İŞLEMLERİ

Bir çalışma sayfası üzerinde çalışılan bir hücreden diğerine geçmek için duruma göre klavyedeki ENTER, TAB ve YÖN TUŞLARI veya mouse kullanılır. Herhangi bir hücrede, ENTER tuşuna basılırsa bir alttaki hücreye, TAB tuşuna basılırsa bir sağdaki hücreye ve YÖN tuşlarına basılırsa ilgili yöne doğru ilk hücreye geçilmiş olur. Mouse kullanıldığında ise mouse’un imleci hangi hücreye tıklanırsa o hücreye gidilecektir. Ekranın genişliği açısından o an görülemeyen hücrelere geçiş için kaydırma çubuklarının kullanılması gerekmektedir. Bu sayede diğer hücrelere de ulaşmak mümkün olacaktır. Aşağıdaki tabloda Excel’de hareket işlemleri için kullanılabilecek klavye tuşları ve görevleri verilmiştir

Klavye Tuşu Görevi ENTER Tuşu: İlgili hücrede işlemi tamamlar ve bir aşağı

hücreye geçer. TAB Tuşu: İlgili hücrede işlemi tamamlar ve bir sağdaki

hücreye geçer. YÖN Tuşları: Hücre seçili iken, ilgili yöne doğru hücreler

arası hareketi sağlar. Hücre içinde ise, karakterler arası geçişi sağlar. BACKSPACE Tuşu: Hücredeki ifadenin silinmesini sağlar. DELETE Tuşu: Hücrenin silinmesini sağlar. SHIFT Tuşu: Yön tuşları ile birlikte kullanıldığında ilgili

yöndeki hücrelerin birlikte seçilmesini sağlar. CTRL Tuşu: Yön tuşları ile birlikte kullanıldığında ilgili

yöndeki dolu son hücreye hareketi sağlar. SHIFT tuşu: ve Yön tuşları ile birlikte kullanıldığında ilgili

yöne doğru etkin hücrelerin seçilmesini sağlar. HOME Tuşu :Çalışılan hücrenin bulunduğu satırın ilk

hücresine hareketi sağlar. CTRL tuşu ile birlikte kullanıldığında, A1 hücresine hareketi

sağlar.

  Üzerinde çalışılacak hücre eğer diğer çalışma sayfalarından birinde ise, ilk olarak ilgili çalışma sayfasının ismi üzerine tıklanarak bu sayfaya geçilir. Daha sonra bu sayfadaki ilgili hücre üzerinde tıklanır. Aşağıdaki örnekte Kitap1 isimli Çalışma Kitabı’nın, Sayfa2 isimli Çalışma Sayfası’nın C5 hücresinde işlem yapılmaktadır. Etkin olan, yani üzerinde çalışılan hücrenin kalın bir çerçeve ile çevrili olduğuna dikkat ediniz...

SÜTUN ÜZERİNDE UYGULAMALAR

Sütun Ekleme: Üzerinde çalışılan bir Excel tablosunda sonradan meydana gelen bir durum sebebiyle hazırlanmış tablonun sütunları arasına eklenecek yeni bir sütuna ihtiyaç duyulabilir. Bu durumda sütuna ihtiyaç duyulan yer seçilerek Ekle menüsünden Sütun seçeneği işaretlenir. Böylece seçili yere bağlı olarak boş yeni bir sütun eklenmiş olacaktır.

Sütun Silme: Üzerinde çalışılan bir Excel tablosunda istenmeyen bir sütun çıkarılmak istenirse, ilgili sütun ya da sütunlar seçilerek Düzen menüsünden Sil seçeneği işaretlenir. Böylece seçili sütun ya da sütunlar silinmiş olacaktır

Sütun Ayarlama: Sütunların standart genişliği 8,43 birimdir. Herhangi bir sütunun standart genişliği değiştirilmek (daraltmak ya da genişletmek) istenirse, menüler ya da mouse kullanılmalıdır.

Sütun genişliğinin ayarlanması için Biçim menüsü, Sütun seçeneği altındaki Genişlik ifadesi kullanılır. Böylece açılan penceredeki sayısal değer istenen değerle değiştirilir. Milimetrik hesaplamalarda bu işlem belki iyi bir seçim olacaktır. Ancak çalışmaların çoğunda bu yöntem yerine, daha etkili bir yöntem olan mouse yardımıyla sütun genişliğinin ayarlanması tercih edilir.

Bu yöntemde, ilgili sütunun harflerle belirlenen sütun başlığı üzerine mouse yardımıyla gelinerek Sütun Ayar İmleci sola ya da sağa sürüklenir. İmlecin yerine bağlı olarak sol tarafta kalan sütun mouse sola sürüklenirse daralacak sağa sürüklenirse genişleyecektir. Aşağıda B sütununa yapılan ayarlama işlemi görülmektedir. Sütun ayar imleci sağa sürüklenerek B sütunu genişletilmiştir. C sütununda herhangi bir değişme olmamıştır.

Eğer bir sütunun genişliği değiştirilmişse, o sütuna ait tüm hücrelerin genişliği aynı derecede değişmiş demektir. Yani bir sütuna ait iki hücrenin genişliği birbirinden farklı olamaz.

    Sütun Gizleme: Çalışma sayfasında bazı sütunların gizlenmesi gerekebilir. Bu durumda ilgili sütun ya da sütunlar seçilerek Biçim menüsü, Sütun seçeneği altındaki Gizle ifadesi kullanılır. Gizli sütunları tekrar görebilmek için Çalışma Sayfası’nın tümü seçilerek, Biçim menüsü, Sütun seçeneği altındaki Göster ifadesi işaretlenir.

SATIR ÜZERİNDE UYGULAMALAR

Satır Ekleme: Üzerinde çalışılan bir Excel tablosunda sonradan meydana gelen bir durum sebebiyle hazırlanmış tablonun satırları arasına eklenecek yeni bir satıra ihtiyaç duyulabilir. Bu durumda satıra ihtiyaç duyulan yer seçilerek Ekle menüsünden Satır seçeneği işaretlenir. Böylece seçili yere bağlı olarak boş yeni bir satır eklenmiş olacaktır.

   Satır Silme: Üzerinde çalışılan bir Excel tablosunda istenmeyen bir satır çıkarılmak istenirse, ilgili satır ya da satırlar seçilerek Düzen menüsünden Sil seçeneği işaretlenir. Böylece seçili satır ya da satırlar silinmiş olacaktır.

   Satır Ayarlama: Satırların standart yüksekliği 12,75 birimdir. Herhangi bir satırın standart yüksekliğini değiştirilmek (arttırmak ya da azaltmak) istenirse, menüler ya da mouse kullanılmalıdır.

       Satır yüksekliğinin ayarlanması için Biçim menüsü, Satır seçeneği altındaki Yükseklik ifadesi kullanılır. Böylece açılan penceredeki sayısal değer istenen değerle değiştirilir. Milimetrik hesaplamalarda bu işlem belki iyi bir seçim olacaktır. Ancak çalışmaların çoğunda bu yöntem yerine, daha etkili bir yöntem olan mouse yardımıyla satır yüksekliğinin ayarlanması tercih edilir.

Bu yöntemde, ilgili satırın rakamlarla belirlenen satır başlığı üzerine mouse yardımıyla gelinerek Satır Ayar İmleci yukarı ya da aşağı sürüklenir. İmlecin yerine bağlı olarak yukarıda kalan satır yüksekliği, mouse yukarı sürüklenirse azalacak, aşağı sürüklenirse artacaktır. Aşağıda 2 numaralı satıra yapılan ayarlama işlemi görülmektedir. Satır ayar imleci aşağı sürüklenerek 2 numaralı satırın yüksekliği arttırılmıştır. 3 numaralı satırda herhangi bir değişme olmamıştır.

    Eğer bir satırın yüksekliği değiştirilmişse, o satıra ait tüm hücrelerin yüksekliği aynı derecede değişmiş demektir. Yani bir satıra ait iki hücrenin yüksekliği birbirinden farklı olamaz. Böyle bir uygulama yapılmak istenirse, yani aynı satırdaki iki veya daha fazla hücrenin yükseklikleri birbirinden farklı olması gerekiyorsa, Hücre Üzerinde Uygulamalar bölümünde açıklanacak olan hücre birleştirme işlemi uygulanır

     Satır Gizleme: Çalışma sayfasında bazı satırların gizlenmesi gerekebilir. Bu durumda ilgili satır ya da satırlar seçilerek Biçim menüsü, Satır seçeneği altındaki Gizle ifadesi kullanılır. Gizli satırları tekrar görebilmek için Çalışma Sayfası’nın tümü seçilerek, Biçim menüsü, Satır seçeneği altındaki Göster ifadesi işaretlenir.

HÜCRELERE VERİ GİRME İŞLEMLERİ

    Hesap tablolarında uygulanan işlemlerin temeli, verilerin ilgili hücrelere girilmesiyle başlar. Her hesap tablosu hücrelerde bulunan veriler arasında istenen matematiksel ve mantıksal ilişkilerin kurulmasına imkan tanır. Peki hücrelere ne tür bilgiler girilebilir? Temel olarak hücrelere sayısal değerler, alfabetik değerler, formül yapıları, tarih ve zaman bilgileri girilebilir.

  Veri girişi sırasında verinin girileceği hücre seçilir ve ilgili değer girilir. Bu işlem Formül Çubuğu olarak adlandırılan alandan da izlenebilir. Excel’de formül çubuğunun oldukça önemli bir yeri vardır. Adından da anlaşılacağı üzere hücrelere girilen formül yapıları bu alandan takip edilecektir.

   SAYISAL DEĞERLER (SAYILAR):

       Excel temel itibariyle sayısal işlemleri yapmak üzere tasarlanmıştır. Bu yüzden Excel’in sayısal ve matematiksel her türlü bilgiye sahip olduğunu ve bunun yapılacak uygulamalarda çok büyük bir yardımcı unsur olacağı unutmamalıdır.

            Sayısal verilerin ilgili hücreye

girişi sırasında, değer girilecek hücre seçilir ve sayısal değer

yazılır. İşlem tamamlandığında ENTER,

TAB ya da YÖN tuşlarına basılarak veri giriş işlemi tamamlanır.

   Eğer herhangi bir hücrede ##### veya 1,2E+08 şeklinde E’li bir ifade ile karşılaşılırsa, hücreye girilen sayısal değerin hücreye sığmadığı anlaşılmalıdır. Bu sorunun giderilmesi için sütun genişliğinin arttırılması gerekmektedir.

 ALFABETİK DEĞERLER (METİNLER):    Excel’de alfabetik değerler yani metinler genellikle isim,

açıklama, başlık gibi amaçlar için kullanılır. Her ne kadar Excel sayılarla ilgili işlemleri yapmak için tasarlanmışsa da, metinler de çeşitli işlemlere tabi tutulabilir

            Alfabetik verilerin ilgili hücreye girişi sırasında, değer girilecek hücre seçilir ve alfabetik değer yazılır. İşlem tamamlandığında ENTER, TAB ya da YÖN tuşlarına basılarak veri giriş işlemi tamamlanır

  Eğer hücreye girilen değer hücre genişliğinden

uzun bir yapıya sahipse, hücrenin bulunduğu sütun genişletilerek değerin hücreye sığması sağlanır.

  TARİH VE ZAMAN DEĞERLERİ:

Aslında görünüş itibariyle sayısal, yapı itibariyle sözel birer değer olan tarih ve zaman bilgileri ilgili çalışmalarda farklı bir uygulamaya tabi tutulmaları nedeniyle giriş işlemleri sırasında bazı kurallara uymak gerekir.

    Bunun için veri girişi sırasında değer girilecek hücre seçilir ve tarih değeri arasında nokta (.) ya da tire (-), zaman değeri arasında ise iki nokta üstüste (:) kullanılır. Bu bir zorunluluktur. Aksi halde değerler tarih ya da zaman özelliği taşımayacaktır. İşlem tamamlandığında ENTER, TAB ya da YÖN tuşlarına basılarak veri giriş işlemi tamamlanır.

     Bir Uygulama Örneği: Şimdi küçük bir örnekle Excel’de hücrelere veri giriş işlemini pekiştirelim. Bu örnekte basit bir satış fatura hazırlanmaktadır. Buna göre faturada, ürünün adı, satış miktarı, satış fiyatı, tutar ve toplam fatura tutarı bulunmaktadır

(Metinler bulundukları hücreye sığmamaktadır. Sütun genişletme işlemi uygulayınız.)

    Tablonun verileri girildikten sonra sıra, sonuçları değişken yapıdaki değerlere göre belirlenecek olan formüllerin yazılmasına geldi. Bilindiği üzere tutarın hesaplanmasında miktar ile fiyatın çarpımı formülü kullanılmaktadır. Yani formül, Tutar = Satış Miktarı*Satış Fiyatı şeklindedir. Bunun için ilgili değerlerin bulunduğu hücrelerin adresleri kullanılarak ilk ürün için =B2*C2 formülü yazılarak sonuç elde edilir.

İşlem diğer ürünlere de uygulanmak istendiğinde, ilgili hücrelere sırasıyla =B3*C3 ve =B4*C4 yazılacaktır.

HÜCRE ÜZERİNDE UYGULAMALAR

   Hücre Belirtme: Geçtiğimiz konularda hücrelerin isimlerini bulundukları sütun ve satır isimlerinin bileşiminden aldığını ve buna da hücre adresi adı verildiğini belirtmiştik. Örneğin, C sütunu ile 5. satırın kesiştiği hücre C5 hücresidir

a)     Yapıştır: A4 hücresi kopyalanıp normal bir şekilde B4 hücresine yapıştırılırsa, sonuç 120000 ve biçim olarak Kalın, 12 punto, Ortala şeklindedir.

b)     Özel Yapıştır: A4 hücresi kopyalanıp B4 hücresine Özel Yapıştır komutu kullanılarak yapıştırılmak istenirse, ilk olarak ne tür bir yapıştırma işlemi yapılacağının belirleneceği, Özel Yapıştır Penceresi’nden seçim yapılması gerekir.

Hücreler seçeneği işaretlenir. Açılan pencereden hücrenin ekleneceği duruma göre ilgili seçenek işaretlenir. Böylece seçili yere bağlı olarak boş yeni bir hücre eklenmiş olacaktır.

    Hücre Birleştirme: Önceki bölümlerde de

ifade edildiği üzere hücreye girilen değer hücre genişliğinden uzun bir yapıya sahipse, hücrenin bulunduğu sütun genişletilerek değerin hücreye sığması sağlanır. Ancak, bu durum o sütuna ait tüm hücrelerin aynı genişliğe gelmesine sebep olur.

  EXCEL'DE FORMÜL VE FONKSİYONLAR                 Temel özelliklerini öğrendikten sonra, Excel

hakkında bilinmesi gereken ikinci konu, Excel’de hazır bulunan fonksiyon yapılarının kullanımıdır. Kullanıcının oluşturacağı tablolar, ne kadar düzenli, anlaşılır ve dinamik bir yapıya sahip olursa olsun, sonuç elde etmede önemli bir faktör de zamandır. İşte Excel’in sunduğu imkanlar içinde kolay kullanım sağlayan ve zamandan

kazandıran fonksiyonlar, bu bölümün konusunu oluşturmaktadır.

Formül ve Fonksiyon Kavramı                     

            Excel’de, bir çalışma sayfasına girilen veriler üzerinde, çözümleme ve ilişki kurma gibi işlemler yapılabilir. Bu bağlamda, Excel hücrelerine, temel matematiksel kuralların uygulandığı formüllerin yanı sıra, hazır bulunan karmaşık yapıdaki fonksiyonlar da girilerek her türlü hesaplama yaptırılabilir.

Anlatımlarımızda, kullanıcının matematiksel kurallar çerçevesinde dört işlem aracılığı ile kendisinin hazırladığı yapıları formül, Excel’de hazır bulunan ve uyulması zorunlu bir formata sahip yapıları da fonksiyon (Excel’deki adıyla işlev) olarak ifade edeceğiz. Kullanıcılar tarafından oluşturulan

formüller, sadece matematiksel işlemlerin sonuçlarını hesaplayabilirken, fonksiyonlar, matematiksel ve mantıksal öğelerin dahil olduğu bir çok karmaşık yapıya sonuç üretebilme yeteneğine sahiptir.

            Elektronik bir hesap tablosunu, hesap tablosu yapan sadece verilerin girilmesi ile oluşan statik yapıdaki tablo görüntüsü değil, formül ve fonksiyonlarla desteklenen dinamik bir işlemler topluluğu olmasıdır. Örneğin, Excel’de rahatlıkla iki sayısal değeri birbiriyle toplar, başka bir sayı ile çarpar, çıkan değeri bir başka sayıdan çıkarabilir ve son olarak elde edilen sayıyı belirli bir değere

bölebilirsiniz. Burada da görüldüğü gibi, Excel, bir hesap makinesinin görevini üstlenebiliyor. Ancak, yukarıdaki örnekte, aynı işlemler farklı değerlere uygulanmak istense idi, bir hesap makinesinde değerleri değiştirerek aynı işlemleri tekrar yapmak gerekirdi. Burada Excel’in avantajı, değerleri ve formülleri bir kez girdikten sonra, değişen değerlere göre elde edilen sonuçların anında alınabilmesidir.

Excel gibi bir program, sadece dört işlem değil, istatistiksel analiz, fizibilite, mali değerlendirme gibi uygulamaları da kısa sürede ve hatasız yapmanızı sağlar. Excel’i kullanmanın en önemli sebebi, değişik amaçlara hizmet edebilen hesap tablolarının, kullanıcının istediği gibi düzenleyebileceği bir yapıda olmasıdır.

 

Formül Oluşturma             Yukarıdaki anlatımda da ifade

edildiği üzere, kullanıcının temel matematik kurallarını dikkate alarak kendi oluşturduğu yapılara formül adını vereceğiz. Bahsi geçen, fonksiyon ve formül kavramlarının temel anlamı içinde, işlemleri otomatik ve kolay olarak sonuca ulaştırma ifadesi yatmaktadır. Zaten formül denince, belirli değerleri bazı işlemlerden geçirerek çözüme ulaştıran eşitlik