Makalah

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN

DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN DALAM PENERAPANNYA DI SUATU

ORGANISASI

Sistem Informasi Manajemen

Dosen: Prof. Dr. Ir. Arif Imam Suroso

Oleh:

Juniar Prayogi

P056132092.46e

MB - IPB

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2013

i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ...................................................................................................... i

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... ii

1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

1.1 Latar belakang ........................................................................................ 1

1.2 Tujuan ................................................................................................... 2

1.3 Manfaat ................................................................................................. 2

2 TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................. 3

2.1 Konsep Dasar Sistem ............................................................................ 3

2.2 Konsep Dasar Informasi......................................................................... 3

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ............................................................. 4

2.4 Komponen Sistem Informasi ................................................................. 5

2.5 Jenis-Jenis Sistem Informasi .................................................................. 7

2.6 Fungsi Utama Sistem Informasi ............................................................. 9

3 HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................................... 11

3.1 Penyebab Kegagalan Sistem Informasi ............................................... 11

3.1.1 Faktor SDM dan Manajemen ................................................ 11

3.1.2 Faktor Terknis dan Infrastruktur ........................................... 15

3.1.3. Faktor Lain ........................................................................... 16

3.2 Faktor Keberhasilan Sistem Informasi ................................................ 17

4 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 20

4.1 Kesimpulan .......................................................................................... 20

4.2 Saran ................................................................................................... 20

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 21

ii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Komponen-komponen dan Skema SIM (Sumber: O‟Brien, 2005) ......... 5

Gambar 2 Jenis-jenis sistem informasi ................................................................... 7

1

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Fenomena yang terlihat sejak pertengahan tahun „80-an adalah

perkembangan di bidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) yang

sedemikian pesatnya. Bila digambarkan secara grafis, kemajuan yang terjadi

terlihat secara eksponensial. Tidak ada yang dapat menahan lajunya

perkembangan teknologi informasi, keberadaannya telah menghilangkan garis-

garis batas antar negara dalam hal aliran informasi, tidak ada negara yang dapat

mencegah mengalirnya informasi dari atau ke luar negara lain, karena batasan

antara negara tidak dikenal dalam dunia maya.

Penerapan teknologi seperti LAN, WAN, GlobalNet, Intranet, Internet,

Ekstranet, semakin hari semakin merata dan membudaya di masyarakat.

Perusahaan-perusahaan pun sudah tidak terikat pada batasan fisik lagi. Melalui

virtual world of computer, perusahaan dapat mencari pelanggan di seluruh lapisan

masyarakat dunia yang terhubung dengan jaringan internet.

Pada dasarnya, seorang pelanggan dalam memilih produk atau jasa yang

dibutuhkannya, akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa tersebut

dengan beberapa kriteria yaitu cheaper (lebih murah), better (lebih baik), dan

faster (lebih cepat). Di sinilah peranan sistem informasi sebagai salah satu

komponen utama dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan untuk

dapat memenuhi ketiga kriteria tersebut.

Kunci dari kinerja perusahaan terletak pada bagaimana proses yang terjadi,

baik di dalam perusahaan maupun yang langsung bersinggungan dengan

pelanggan. Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses (business process)

yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik maka sebuah perusahaan akan

memiliki kinerja yang handal, untuk itu dibutuhkanlah suatu manajemen sistem

informasi, dimana dalam manajemen ini digabungkan peranan komputer dan

teknologi informasi, dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur

organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya,

sehingga terbentuk sistem informasi yang baik.

2

Kenyataan bahwa lingkungan bisnis yang sering berubah dan dinamis pada

saat ini, menjadi tantangan besar para manajemen. Perubahan yang terjadi tidak

hanya sebagai dampak kompetisi yang sedemikian ketat, namun karena adanya

faktor-faktor eksternal lain seperti politik, ekonomi, sosial budaya, yang secara

tidak langsung menghasilkan kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan baru

yang harus ditaati perusahaan. Secara operasional, tentu saja hal ini sangat

menyulitkan praktisi teknologi informasi dalam menyusun sistemnya, tidak jarang

di tengah-tengah konstruksi sistem informasi, terjadi perubahan kebutuhan

sehingga harus diadakan analisa ulang terhadap sistem yang akan dibangun.

Sedangkan sukses tidaknya suatu organisasi/ perusahaan dalam beradaptasi pada

perubahan, bisa dikatakan sangat bergantung pada sistem manajemen

informasinya. Di dalam tulisan ini akan dibahas faktor-faktor yang mempengaruhi

keberhasilan dan kegagalan sistem informasi.

1.2 Tujuan

Penulisan makalah ini bertujuan menganalisis faktor-faktor apa saja yang

dapat mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi

manajemen, dalam perannya sebagai sarana pendukung kegiatan operasional

organisasi.

1.3 Manfaat

Manfaat dari penulisan makalah ini adalah, dengan diketahuinya faktor-

faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan maupun kegagalan penerapan

sistem informasi manajemen, suatu organisasi, baik manajer maupun praktisi

teknologi informasi dapat merumuskan upaya-upaya pencegahan maupun upaya-

upaya solutif untuk memecahkan persoalan yang ada.

3

2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Saripudin (2008), konsep dasar sistem ada dua pendekatan, yaitu

penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya. Sistem yang

lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan

definisi sistem yg lebih menekankan pada komponen/elemen adalah kumpulan

dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem memiliki karakteristik, yaitu mempunyai komponen, batas sistem,

lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah/proses, dan

sasaran atau tujuan. Singkatnya, sistem adalah kesatuan prosedur atau komponen

yang saling berkaitan satu sama lain dan bekerja bersama sesuai dengan aturan

yang diterapkan untuk mencapai tujuan yang sama. Di dalam suatu sistem

tersebut, apabila terjadi satu bagian saja yang tidak bekerja atau rusak, maka suatu

tujuan bisa terjadi kesalahan pada hasil akhirnya atau outputnya.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam

pengambilan keputusan. Definisi informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Saripudin,

2008). Data sendiri adalah fakta atau kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan representasi dunia

nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa,

pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk

angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus diolah untuk

menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan untuk

4

mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus

pengolahan data (siklus informasi).

Kualitas informasi tergantung pada beberapa hal diantaranya:

1. Akurat, informasi yang akurat berati bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti

harus jelas mencerminkan maksudnya. Komponen akurat meliputi :

- Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus

memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan

sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

- Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus

memiliki kebenaran.

- Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus

memiliki keamanan.

2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab

informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga

bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat

berakibat fatal.

3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya

informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan

perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada

ahli teknik perusahaan.

4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi

tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, akan tetapi

dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

5

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Saripudin, 2008).

Atau dengan kata lain, sistem informasi adalah kerangka kerja yang

mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah

masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran

organisasi/perusahaan.

2.4. Komponen Sistem Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi

melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.

Menurut O‟brien (2005) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people,

hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini

disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan

menyebarkan informasi dalam organisasi. Pada Gambar 2 berikut tampak skema

aktifitas serta komponen dalam SIM.

Gambar 1. Komponen-komponen dan Skema SIM (Sumber: O’Brien, 2005)

Sistem informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut blok

bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,

6

komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen

software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut

saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai sasaran.

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang

dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi yang digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari

sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi

sistem informasi. Berfungsi sebagai tempat untuk menampung database, atau

lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar

dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu

informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di hardware komputer dan

7

menggunakan sofware untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dan

diorganisasikan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih

lanjut. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas

penyimpanannya. Basis data diakses dengan software yang disebut DBMS

(Database Management System).

8. Komponen kontrol

Kontrol atau pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

9. Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan perangkat komputer dalam satu kesatuan diperlukan

media berupa komponen jaringan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan

software jaringan. Hardware berupa kartu penghubung jaringan (Network

Interface Card), media penghubung jaringan seperti HUB (konsentrator),

repeater, bridge, dan router. Sedangkan komponen software jaringan berupa

sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

2.5. Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda,

tergantung pada kebutuhan dalam organisasi. Sistem informasi dapat dibagi

menjadi beberapa jenis yang dapat dilihat pada gambar berikut (gambar 1) :

Gambar 2. Jenis-jenis sistem informasi

8

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan

untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti

daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang

memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data

yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja

data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya

menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau

memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara

keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek

OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan

komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung

para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu

menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka menyampaikannya ke

organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas

organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat

keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat

keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis

yang sudah terkomputerisasi (basis data). Dari pengertian di atas, dapat ditarik

kesimpulan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang

dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk

memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam

rangka mencapai tujuan. Data-data tersebut diolah oleh manajemen menjadi

sebuah informasi.

4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai

sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung

9

pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap

wewenang eksklusif pembuat keputusan.

5. Expert System (ES) dan Artificial intelegence (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara

cerdas. ES menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk

menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. ES (juga

disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan

pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu

organisasi. Berbeda dengan DSS yang meninggalkan keputusan terakhir bagi

pembuat keputusan, sedangkan ES langsung menyeleksi solusi terbaik terhadap

suatu masalah khusus.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support

Computer Support Collaborative Work Systems (CSCWS) Bila kelompok,

perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak

terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS

dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah

dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan

skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCWS yang mencakup

pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi

tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS

membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan

menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang

bisa diakses seperti kantor.

2.6 Fungsi Utama Sistem Informasi

1. Mendukung Operasi Bisnis.

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim

informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis

seharihari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka

10

kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan

informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

Sistim informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu

manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama

dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk

mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu

para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih

bermakna.

3. Mendukung Keunggulan Strategis.

Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran

strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar

11

3 HASIL DAN PEMBAHASAN

Gagalnya sebuah proyek merupakan hal yang tidak diinginkan oleh semua

pihak di dalam sistem. Proyek sistem informasi misalnya, untuk membangun

sistem informasi dibutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Namun, hanya

karena sedikit kesalahan, proyek tersebut dapat mengalami kegagalan. Dan dari

pengalaman para praktisi SI, perencanaan proyek yang matang saja tidak cukup,

ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika ingin proyek menjadi sukses dan

tidak mengalami kegagalan.

3.1 Penyebab Kegagalan Sistem Informasi

Ada beberapa hal yang menyebabkan gagalnya sebuah proyek. Bisa jadi di

antara hal tersebut adalah sesuatu yang sangat kecil tetapi berakibat fatal jika

dilupakan atau disepelekan oleh developer yang membangun sebuah sistem.

Dalam tulisan ini penyebab kegagalan dibagi dalam tiga kategori, yaitu faktor

Sumber Daya Manusia (SDM) dan Manajemen, Teknis dan Peralatan, dan faktor

lain.

3.1.1 Faktor Sumber Daya Manusia dan Manajemen

1. Skill yang kurang memadai (inkompetensi teknologi)

Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang

memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah

berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses

pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan

oleh pemilik sistem.

Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja,

bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya

manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada

perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan

sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten

12

dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut

telah diterapkan.

2. Manajemen yang Buruk

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada

penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang

dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009)

berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak

hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan

organisasional. Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru

diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional.

Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen yang buruk adalah salah satu

faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi. Manajemen adalah hal

penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik mungkin demi keberhasilan

pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen yang buruk adalah salah satu cara

untuk menjamin keberlangsungan proyek. Dengan manajemen yang baik, maka

kebutuhan di dalam proyek akan tercukupi.

3. Perencanaan yang tidak memadai

Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai

aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor

yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika

suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan

perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya

keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya

perancanaan yang matang penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-

sia.

Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang

sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan

dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk

mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang

akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Oleh karena itu,

pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan

13

implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap

sistem yang dikembangkan.

4. Kurangnya dukungan dari pihak manajemen eksekutif

Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika

pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem

informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan

staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam

bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada

proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta

berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang

memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi

perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam

prosesnya. Dengan adanya sistem informasi akan menyebabkan perubahan pada

pengorganisasian pada perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak

mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman

bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan

kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari

pihak manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem

informasi dalam perusahaan.

5. Kesenjangan komunikasi antara pengguna (end user) dengan

perancang sistem informasi

Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta

hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang

menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi.

Sikap tersebut akan menentukan tindakan, dan berkaitan dengan tingkat

penggunaan serta kepuasan terhadap sistem tersebut. Melibatkan pengguna dalam

desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk

mendukung keberhasilan sistem informasi pada perusahaan. Pengguna akan

memiliki kempatan untuk dapat mendisain sistem tersebut sesuai dengan

kebutuhannya dan memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya.

Adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem

informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung

14

memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang

sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer

SIM.

6. Harapan dan Tujuan yang kurang jelas

Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa

terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari

penerapan sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman atau

untuk mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh karena itu

perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan

usaha yang gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau

penerapan sistem informasi dapat terjadi.

7. Kurangnya Komitmen

Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan

pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan.

Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh

setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.

8. Mengambil Jalan Pintas

Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil.

Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip dengan

sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu maka ia

menggunakan sistem yang dahulu pernah ia selesaikan untuk diterapkan di sistem

yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat berakibat fatal jika dilakukan

dengan sembrono, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama

dengan sistem yang akan dibangun saat ini.

9. Terlalu Optimis

Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat

kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek

sistem informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap terlalu optimis ini karena

kita harus selalu siaga terhadap keadaan di lingkungan sekitar yang mungkin saja

berpengaruh terhadap pembangunan sistem.

15

3.1.2 Faktor Teknis dan Infrastruktur

1. Infrastruktur yang kurang memadai

Kebutuhan perusahaan yang jelas tentunya harus ditunjang dengan

perangkat hardware, software, dan network yang akan digunakan perusahaan

dalam sistem informasi tersebut. Pengembangan yang cepat namun tidak diikuti

dengan infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan. Contoh

kecilnya yaitu jika perusahaan ingin menggunakan sebuah software baru untuk

sistem informasi produksinya namun hardware yang digunakan tidak kompatible

atau tidak mampu mendukung penggunaan software yang baru (memorinya sangat

minimum dibawah prasyarat software yang akan digunakan) maka akan terjadi

kegagalan dalam penerapannya.

2. Kesalahan Teknis dalam aplikasi sistem informasi

Kesalahan teknis dalam pengaplikasian sistem informasi dapat berakibat

pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, apabila sistem

informasi yang dibangun tidak dikerjakan (diterapkan) secara cermat dan teliti,

maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kesalahan/kelemahan

teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai

dengan yang diharapkan. Hal ini bila tidak diperhatikan secara seksama akan

mengakibatkan kegagalan dalam sistem informasi di perusahaan.

3. Penerapan sistem informasi yang tidak tepat

Sistem informasi bagi suatu perusahaan dapat memberikan banyak peranan

mulai dari peranan dalam fungsional proses bisnis hingga pada penciptaan

keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Keberhasilan atau kegagalan

pemanfaatan sistem dan teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan

dalam peranan tergantung bagaimana perusahaan tersebut menggunakannya.

Penerapan sistem informasi yang tidak tepat sesuai peruntukannya dan kurang

optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan kerugian bagi organisasi atau

perusahaan.

4. Data yang digunakan

Hal lain yang tidak jarang luput dari penerapan sistem informasi adalah

sistem data. Data juga merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam

sebuah sistem informasi. Karena output yang dihasilkan oleh suatu sistem

16

informasi bermula dari input data. Sehingga, kurangnya perolehan data (data tidak

lengkap atau kurang memadai) dan pengolahan serta keakuratan data dapat

memicu kegagalan dari sebuah sistem informasi yang dibangun oleh suatu

perusahaan. Kurangnya input data dari end user dapat mengakibatkan kesalahan

informasi yang akan dihasilkan, dimana informasi tersebut akan sangat membantu

user dalam melakukan suatu tindakan.

5. Kurangnya sistem Pengamanan

Sistem Pengamanan (security) merupakan kebijakan, prosedur, dan

pengukuran teknis yang digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah,

perubahan program, pencurian, atau kerusakan fisik terhadap sistem informasi.

Sistem pengamanan terhadap teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan

menggunakan teknik-teknik dan peralatan-peralatan untuk mengamankan

perangkat keras dan lunak komputer, jaringan komunikasi, dan data

6. Kesalahan (errors)

Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat

mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, serta aktivitas

operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang terotomatisasi dapat

terjadi di berbagai titik di dalam siklus prosesnya, misalnya: pada saat entri-data,

kesalahan program, operasional komputer, dan perangkat keras.

3.1.3 Faktor Lain

Yang termasuk faktor lain adalah hal-hal diluar faktor SDM maupun teknis

dan peralatan, faktor tersebut adalah bencana yang tidak diduga/ diharapkan akan

terjadi. Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan peralatan-

peralatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh karena adanya

bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek (listrik), tsunami, dan

bencana-bencana lainnya. Jika bencana ini menimpa, mungkin perlu waktu

bertahun-tahun dan biaya yang cukup besar (jutaan dan bahkan mungkin milyaran

rupiah) untuk merekonstruksi file data dan program komputer yang hancur.

17

3.2 Faktor Keberhasilan Sistem Informasi

Dari penjelasan penyebab-penyebab kegagalan SIM diatas, tampak bahwa

peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer

sangat besar, maka perlu peninjauan terhadap masing–masing faktor kegagalan

tersebut secara cermat serta antisipasi yang tepat.

Dari sisi SDM, faktor kesuksesan penerapan SIM adalah:

1. Kemampuan SDM yang memadai, dengan perekrutan tenaga yang ahli

(teknisi) dalam perancangan SIM.

2. Manajemen yang baik, ditandai dengan dukungan dari pihak eksekutif,

keterlibatan end user, dan komunikasi yang baik antara berbagai pihak

yang berkepentingan.

3. Perencanaan yang memadai, serta tujuan dan harapan yang jelas akan

hasil dari penerapan SIM

4. Komitmen seluruh pihak yang berkentingan

5. Mengambil langkah pembangunan dan penerapan SIM secara bertahap,

tidak sekedar copy-paste sistem yang telah dibuat perusahaan lain atau

dari sistem sebelumnya, perlu disesuaikan dengan kondisi sekarang.

Dari sisi Teknis dan infrastruktur, faktor kesuksesan penerapan SIM adalah:

1. Menggunakan Infrastruktur (hardware, software dan network) yang

sesuai atau bahkan lebih baik dari pada yang dibutuhkan.

2. Sistem pengamanan yang baik

3. Penerapan sistem informasi yang tepat sasaran

4. Keakuratan dan kelengkapan data (input source)

Selain itu sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui

proses yang tepat. Fuadi (1995) menjabarkan empat langkah yang perlu diketahui

perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi. Langkah-langkah

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Analisa sistem.

Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan

kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas

18

informasi yang diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba

untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang

telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei

dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau

mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi

mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem

lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam

sistem tersebut.

2. Desain sistem

Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci

untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana

pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus

dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi,

format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi

dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-

langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk

menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

3. Implementasi sistem.

Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas

implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan

penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi

pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur

baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem

yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat.

Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk

periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan

bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir

dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

4. Tinjau ulang sistem (Review).

Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk

mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini

dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat

19

penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara

periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian

yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah

pertama.

20

4 KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Keberhasilan atau kegagalan implementasi dan pengembangan suatu sistem

informasi tergantung dari peranan sumber daya manusia yang ada, baik karyawan

maupun manajer eksekutif. Keputusan dalam menggunakan sistem informasi yang

sudah ada atau mengembangkan sebuah sistem informasi baru yang lebih

menunjang bagi perusahaan merupakan keputusan yang dibuat oleh pihak

manajemen eksekutif. Jika pihak manajemen kurang mendukung pengembangan

suatu sistem informasi baru maka tidak akan ada pengembangan sistem informasi

bagi perusahaan. Selain itu keberhasilan atau kegagalan sistem informasi juga

dipengaruhi oleh kualitas infrastukturnya (hardware dan software) serta teknis

pengoperasiannya.

4.2 Saran

Solusi dari penyebab kegagalan sistem informasi yang teridentifikasi diatas

telah dapat diatasi dan dijabarkan dalam faktor-faktor penyebab keberhasilannya,

sedangkan untuk pencegahan faktor lain seperti bencana yang tidak terduga, atau

meminimalkan dampaknya, setiap organisasi yang dalam aktivitasnya telah

memanfaatkan teknologi informasi sebaiknya sudah memiliki hal-hal berikut:

1. Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal dengan

Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau prosedur yang dibangun

untuk menjaga kesinambungan kegiatan/layanan apabila terjadi bencana.

2. Rencana Pemulihan Dampak Bencana (Disaster Recovery Plan), yaitu

fasilitas atau prosedur untuk memperbaiki dan/atau mengembalikan

kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi semula. Disaster recovery plan ini

juga meliputi kemampuan untuk prosedur organisasi dan back up pemrosesan,

penyimpanan, dan basis data.

21

DAFTAR PUSTAKA

Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.

Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.

O‟Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan

Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems,

12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap

Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem

Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-

Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai

sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan

Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.

Saripudin. 2008. Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen. [pdf].[diakses

pada 20 Oktober 2013]. Tersedia pada http://file.upi.edu/Direktori/FPIPS/

PRODI._MANAJ._PEMASARAN_WISATA/132320795%20-%20saripudi

n/Sistem%20Informasi%20Manajemen%20Pemasaran%20Pariwisata/Lectur

e_ 1 _Gambaran_Umum_Sistem_Informasi_Manejemen_pert-1.pdf