Fail Meja Dg32 Ukp Btpn Selangor

F A I L M E J AF A I L M E J APegawai Teknologi Pendidikan DG32

Kewangan dan PerolehanKewangan dan PerolehanBahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor

WAN MOHAMAD FUZAINI BIN ABDOL JANI

NAMA AGENSI : BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR.ALAMAT : JALAN KEPUK 19/2, SEKSYEN 19,

40300 SHAH ALAM, SELANGOR DARUL EHSAN.

NO. TELEFON : 03 – 5548 4450, 5548 4477N0. FAKS : 03 – 5548 4480E-MAIL : [email protected] WEB : http\\www.btpnsel.edu.my

mailto:[email protected]

2

1.0 Maklumat PegawaiMaklumat Pegawai Pegawai Teknologi Pendidikan

Nama WAN MOHAMAD FUZAINI BIN ABDOL JANI

Jawatan Hakiki PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN

Gred Jawatan DG 32

Bahagian / Unit KEWANGAN DAN PEROLEHAN

Tarikh Memegang Jawatan

13 APRIL 2015

Tarikh Penempatan 13 APRIL 2015

Disediakan Oleh :

…………………………………………..(WAN MOHAMAD FUZAINI BIN ABDOL JANI)Pegawai Teknologi Pendidikan DG32Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor

Disahkan Oleh :

……………………………………………..(NIK ASMA BINTI NIK AHMAD)Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor

FAIL MEJAPegawai Teknologi Pendidikaan

Unit Kewangan dan Perolehan

3

Maklumat pegawai ini perlu dikemaskinikan setiap kali pertukaran pegawai berlaku.

2.0 Senarai TugasSenarai Tugas Pegawai Teknologi Pendidikan Bertanggungjawab kepada Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor, Penolong Pengarah/Ketua Unit Kewangan dan Perolehandi dalam membantu merancang, membantu menyelaras, membantu melaksana dan membantu mengambil tindakan susulan ke atas perkara-perkara berikut:

I. PENGURUSAN KEWANGAN1. Membantu dalam melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan

pembangunan, keselamatan, penyelenggaraan dan keceriaan.2. Membantu mengawal selia perolehan dan penyelenggaraan aset.3. Membantu melaksanakan mesyuarat JKPA dan JKPAK.4. Membantu menyelaras tugas-tugas staf sokongan.5. Membantu menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) BTPN dan

PKG.6. Membantu melaksanakan agihan dan mengawal selia perbelanjaan

kewangan BTPN dan PKG mengikut peraturan kewangan.7. Membantu melaksanakan mesyuarat kewangan.8. Membantu melaksanakan dan mengawal selia semua urusan yang

berkaitan kewangan serta akaun BTPN dan PKG.9. Membantu melaksanakan dan mengawal selia semua urusan perolehan

yang berkaitan dengan kewangan serta akaun BTPN dan PKG.

10.Membantu mengawal selia urusan kewangan dan bajet.11.Membantu mengawal selia semua rekod dan maklumat kewangan dari

semasa ke semasa.

II. BIDANG UMUM

1. Melaksanakan tugas-tugas lain yang di arahkan oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor dan Ketua Unit Kewangan dan Perolehan dari semasa ke semasa.



4

3.0 ObjektifObjektif Bahagian Teknologi Pendidikan

Mewujudkan kesedaran dan memupuk sikap pentingnya peranan teknologi pendidikan di dalam perkembangan dan kemajuan pendidikan di negara ini.

1. Memberi khidmat bantuan yang boleh mengukuhkan proses pengajaran dan pembelajaran khususnya untuk faedah sekolah-sekolah di luar bandar.

2. Menggalakkan guru-guru menyampaikan pelajaran secara kreatif dan inovatif melalui penggunaan pelbagai jenis media pendidikan.

3. Mengayakan program pendidikan dan melaksanakan sebarang pembaharuan dalam sistem pendidikan yang berkaitan dengan penggunaan media teknologi pendidikan.

4. Menyebarkan maklumat mengenai pembaharuan dan perkembangan dalam bidang pendidikan kepada pelajar, guru dan ibu bapa.



5

4.0 ObjektifObjektif Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor

Mewujudkan kesedaran dan memupuk sikap pentingnya teknologi pendidikan

di dalam perkembangan dan kemajuan pendidikan di negara ini.

1. Meningkatkan penggunaan bahan pelbagai media pendidikan dalam

proses pengajaran dan pembelajaran.

2. Meningkatkan kemahiran guru dalam penguasaan teknologi maklumat

dan komunikasi (ICT) sejajar dengan konsep pendidikan bestari.

3. Meningkatkan perkembangan Pusat Sumber Sekolah (PSS) dengan

kemudahan teknologi terkini untuk memudahkan guru

mengaplikasikannya di samping membudayakan minat membaca di

kalangan guru dan pelajar.

4. Meningkatkan pengurusan, penggunaan teknologi, dan kehendak

pelanggan di Pusat Kegiatan Guru (PKG).

5. Meningkatkan kualiti pendidikan melalui pembudayaan kajian dan

pembangunan berdasarkan keperluan dan masalah setempat.



6

5.0 ObjektifObjektif Unit Kewangan dan Perolehan

1. Merancang, mengurus dan menilai prestasi perbelanjaan BTPN dan

PKG.

2. Merancang, mengurus dan menilai dasar Perolehan dan Pengurusan

Aset.

3. Mengawalselia perolehan dan penyelenggaraan aset alih.

4. Mengawalselia perolehan dan penyelenggaraan aset tak alih.

5. Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) BTPN dan PKG.

6. Melaksnakan dan mengawal selia semua urusan yang berkaitan

kewangan serta akaun BTPN dan PKG.



7

6.0 Carta OrganisasiCarta Organisasi BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR



UNIT PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN

PENGURUSAN KEWANGANEN. NOR AHMAD KHAMZAH

UNIT PERKHIDMATAN SUMBER PENDIDIKAN

KOSONG

UNIT HAL EHWAL PUSAT KEGIATAN GURU

PN. ZARIAH BINTI ZAINAL

PTP DG 34Hjh Rokiah Bt. Hashim PTP DG 34

En Isa AbdullahPTP DG 32KOSONG

PTP DG 34En. Abdul Rahman B. Ahmad

PTP DG 32En Tohir B. Karim

PTP DG 32KOSONG

PTP DG 32KOSONG

PTP DG 32En. Misnan Miswan

PTP DG 32En Zainuddin B. Kasman

UNIT PENGURUSAN ICT HJ. ABU OMAR B. MOS UNIT MEDIA PENDIDIKAN,

INOVASI DAN PROMOSIPN. RUSITA BT. SAHARI

PTP DG 34 En Mohd Nasir Ibrahim

PTP DG 34KOSONG

PTP DG 32En. Abd Wahi Wahid

PTP DG 32 En Mohd Lazim Bangi

PTP DG 34KOSONG

PTP DG 32KOSONG

PTP DG 32En Khairie B. Sharif PTP DG 32

En Md Noor Md Yasin

36 PKG SELANGOR & 1 PUTRAJAYA

FT17Pn Anizah Bt Mohd Ali

J 17En Mohd Subri Abdul KarimFT17

Pn Suhaida Bt Jusoh

UNIT INTERVENSIT & KAJIAN PENILAIAN

PN. ABIDAH BT YAHYA

KETUA PENOLONG PENGARAH

PN. NIK ASMA BINTI NIK AHMAD

8

7.0 Carta OrganisasiCarta Organisasi Unit Pentadbiran, Perkhidmatan dan Pengurusan Kewangan



KETUA PEMBANTU TADBIRkosong

UNIT PENTADBIRAN & PERKHIDMATAN

UNIT KEWANGAN

PEMBANTU TADBIR N17Kosong

En. Kasmoin B. Ahmad (Asrama)Pn. Siti Norasrikin bt. Sharif

Cik Suhayati bt. Hussain

PEMBANTU TADBIR N17En. Zahiri bin IsmailPn. Nora binti Ali

Pn. Nurrita binti Bahran

JURUTEKNIK N17En. Sarifudin B. BahtiarPn. Rosmalini bt. Ramly

PEMBANTU AM RENDAH N11En. Mohd Fauzi bin Ahmad

En. Noranuar Afendi bin Abdul Rahman

PEMANDU R3En. Mohd Fadli B. Mohd Hanafiah

UNIT PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN PENGURUSAN KEWANGAN

DAN KUALITI

EN. NOR AHMAD BIN KHAMZAH

KETUA PENOLONG PENGARAH

PN. NIK ASMA BINTI NIK AHMAD

PTP DG 34En. Rosley bin Abdullah

PTP DG 32En. Mohd Mahizam bin Mohd Toha

9FAIL MEJA

Pegawai Teknologi Pendidikaan Unit Kewangan dan Perolehan

10

8.0 Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Dengan Pegawai Lain Unit/Subunit : Unit Kewangan dan Perolehan Jawatan : Pegawai Teknologi Pendidikian DG 32

Tugas Pegawai Atasan

Yang Ada Hubungan

Tugas & Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada

Hubungan

Ketua Penolong PengarahMeluluskan semua program dan aktiviti pengurusan.

Penolong Pengarah / Ketua Unit Kewangan dan Perolehan1. Merancang dan menyelaraskan pelaksanaan program dan akiviti pengurusan kewangan dan perolehan.

2. Memantau pelaksanaan program dan akiviti kewangan dan perolehan.

1. Mengendalikan urusan berkaitan kewangan dan perolehan.

2. Urusetia melaksana mesyuarat Jawatankuasa Utama di peringkat BTPN dan negeri yang berkaitan kewangan dan perolehan.

3. Membantu mengurus hal-hal berkaitan dengan keselamatan, penyelenggaraan, kebersihan dan keceriaan kompleks.

4. Menandatangani dokumen kewangan jabatan.

Melaksanakan program dan aktiviti berkaitan.

Ketua-ketua unit lain di BTPNUrusan penyediaan Anggaran Belanja Mengurus (ABM).

Ketua Pembantu TadbirUrusan pentadbiran, perkhidmatan, surat dan fail

Pembantu Tadbir Urusan surat dan fail

Pembantu Tadbir Rendah Urusan rekod, surat, menaip dan

Pembantu Am Rendahmenghantar surat dan membuat salinan fotostat.



11

9.0 Proses KerjaProses Kerja Pegawai Teknologi Pendidikan UKP

Aktiviti 9.1 KEWANGAN

Subaktiviti 9.1.1Menandatangani dokumen kewangan jabatan.

Muka surat ini

1 / 1

Bil Proses Kerja

Pegawai Yang

Meluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

1. Menerima dokumen kewangan daripada PT Kewangan / KPT. KPP dan

PP BTPN Selangor

i. Arahan Perbendaharaan

ii. Surat Pekeliling Perbendaharaan

iii. Arahan Perkhidmatan

iv. Surat Pekeliling Perkhidmatan

v. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KPM

vi. Panduan dan Tatacara Kewangan yang sedang berkuatkuasa

2. Menyemak dokumen kewangan berkenaan.

3. Jika ada kesilapan mengembalikan dokumen kepada PT Kew / KPT.

4. Menandatagani dokumen kewangan berkaitan.

5.Menyerahkan kepada PT Kewangan / KPT untuk prosedur selanjutnya.



12

10.0Carta Aliran KerjaCarta Aliran Kerja Pegawai Teknologi Pendidikan UKP


Subaktiviti 10.1.1Menandatangani Dokumen Kewangan Jabatan.

Muka surat ini

1 / 1



MULA

Menerima dokumen kewangan daripada PT Kewangan / KPT.

Menyemak dokumen kewangan berkenaan.

Menandatangani dokumen kewangan berkaitan.

Menyerahkan dokumen kepada PT Kewangan / KPT untuk prosedur selanjutnya.

TAMAT

Ya

Tidak Memaklumkan kepada PT / KPT untuk tindkan

13

11.0 Senarai SemakSenarai Semak Pegawai Teknologi Pendidikan UKP


Subaktiviti 9.3.1Menandatangani Dokumen Kewangan Jabatan.

Muka surat ini

1 / 1

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menerima dokumen kewangan daripada PT Kewangan / KPT.



4. Menandatagani dokumen kewangan berkaitan.

5. Menyerahkan kepada PT Kewangan / KPT untuk prosedur selanjutnya.



14



Subaktiviti 9.1.2Menjadi Peraku Pertama Dalam e-Perolehan

Muka surat ini

1 / 1

Bil Proses Kerja

Pegawai Yang



1. Menerima dokumen kewangan daripada PT Kewangan/KPT. KPP dan

PP BTPN Selangor

ii. Arahan Perbendaharaan

iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan

iv. Arahan Perkhidmatan

v. Surat Pekeliling Perkhidmatan

vi. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KPM

vii. Panduan dan Tatacara Kewangan yang sedang berkuatkuasa

2.Menyemak dokumen kewangan berkenaan.

3.Jika ada kesilapan mengembalikan dokumen kepada PT Kew/KPT.

4.Membuat perakuan pertama mengikut prosedur e-Perolehan.

5.Menyerahkan kepada PT Kewangan untuk prosedur selanjutnya.



15



Subaktiviti 10.1.2Menjadi Peraku Pertama Dalam e-Perolehan

Muka surat ini

1 / 1



MULA

Menerima dokumen kewangan daripada PT Kewangan / KPT.

Menyemak dokumen kewangan berkenaan.

Menandatangani dokumen kewangan berkaitan.

Menyerahkan dokumen kepada PT Kewangan / KPT untuk prosedur selanjutnya.

TAMAT

Ya

Tidak

16

11.0Senarai SemakSenarai Semak Pegawai Teknologi Pendidikan UKP


Subaktiviti 11.1.2Menjadi peraku pertama dalam e-Perolehan.

Muka surat ini

1 / 1


1. Menerima dokumen kewangan daripada PT Kewangan / KPT.



4. Membuat perakuan pertama mengikut prosedur e-Perolehan.

5. Menyerahkan kepada PT Kew / KPTuntuk prosedur selanjutnya.



17


Aktiviti 9.2 BIDANG UMUM

Subaktiviti 9.2.1Melaksanakan Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan Dari Semasa Ke Semasa

Muka surat ini

1 / 1

Bil Proses Kerja

Pegawai Yang



1. Menerima tuga-tugas lain yang diberikan oleh KPP / PP. KPP dan

PP BTPN Selangor

i. Perlembagaan Persekutuan

ii. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam.

iii. Pekeliling dan peraturan berkaitan tugas berkenaan.

2.Membuat perancangan pelaksanaan tugas.

3. Melaksanakan tugas yang diberi.

4.Membuat laporan pelaksanaan / minit curai jika berkaitan.



18



Subaktiviti 10.2.1Melaksanakan Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan Dari Semasa Ke Semasa

Muka surat ini

1 / 1



TAMATTT

MULA

Membuat laporan pelaksanaan / minit curai di mana berkaitan.

Menerima tugas-tugas lain yang diberikan oleh KPP / PP

Melaksanakan tugas yang diberi.

Membuat perancangan pelaksanaan tugas

19

11.0 Senarai SemakSenarai Semak Pegawai Teknologi Pendidikan UKP


Subaktiviti 11.2.1Melaksanakan Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan Dari Semasa Ke Semasa.

Muka surat ini

1 / 1


1. Menerima tuga-tugas lain yang diberikan oleh KPP / PP.

2. Membuat perancangan pelaksanaan tugas.

3. Melaksanakan tugas yang diberi.

4. Membuat laporan pelaksanaan / minit curai jika berkaitan.



20

12.0Peraturan-Peraturan PentadbiranPeraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja

1. Menggunakan semua arahan dan pekeliling yang berkaitan seperti yang disenaraikan dalam Senarai Undang-undang dan Pekeliling.

2. Menggunakan Manual Prosedur Kerja yang dikeluarkan oleh Unit Kewangan dan Perolehan, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor dalam melaksanakan semua urusan yang berkaitan.

3. Menggunakan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil 5 (2005) yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia dalam membantu melaksanakan urusan mengenakan sewa menggunakan kemudahan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor.

4. Menggunakan borang BTPN(SEL) K1 dan BTPN(SEL) K2 yang dikeluarkan Unit Kewangan dan Perolehan, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor bagi pengurusan pentadbiran yang berkaitan dengan penggunaan kemudahan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor.

5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh pihak pengurusan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor.

6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor.

13.0Senarai Undang-Undang PekelilingSenarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam2. Arahan Perbendaharaan3. Surat Pekeliling Perbendaharaan4. Arahan Perkhidmatan5. Surat Pekeliling Perkhidmatan6. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KPM7. Panduan dan Tatacara Kewangan yang sedang berkuatkuasa



21

14.0Senarai Borang-Borang Yang DigunaSenarai Borang-Borang Yang Diguna Fail Meja

1. Semua borang yang berkaitan dengan urusan kewangan berkenaan.



22

15.0 Norma KerjaNorma Kerja Pegawai Teklnologi Pendidikan UKPIa merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

Bil Jenis Kerja

Masa Yang

Diambil (minit) sehari

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

(jika hanya melibatkan tugas

berkenaan)

1.Menyelia urusan berkaitan kewangan.

60 40

2.Menyelia urusan berkaitan dengan perolehan.

180 13

3.Menandatangani dokumen kewangan jabatan.

60 40

4.Menjadi peraku pertama dalam e-Perolehan.

60 40

5.

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah dan Penolong Pengarah UKP.

180 13



23

16.0Senarai Jawatankuasa Yang DianggotaiSenarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Fail Meja

Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

Nama Pegawai : WAN MOHAMAD FUZAINI BIN ABDOL JANI

Jawatan : PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN

Bil Nama JawatankuasaKekerapan Mesyuarat Setahun

Jenis Keanggotaan

1 Jawatankuasa Pengurusan BTPN 24 Wakil UKP

2Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun BTPN

12 Urusetia

3 Jawatankuasa Sebut harga Ikut keperluan Wakil UKP

4Jawatankuasa Unit Kewangan & Perolehan

12 Ahli Tetap

5 Jawatankuasa Keselamatan 4 Ahli



24

17.0Senarai Tugas HarianSenarai Tugas Harian Fail Meja

Pegawai hendaklah menyenaraikan tugas harian dengan menggunakan borang yang disediakan. Disiapkan setiap hari. Diletak di atas meja supaya mudah dirujuk.

Nama Pegawai : WAN MOHAMAD FUZAINI BIN ABDOL JANI

Jawatan : PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN DG32

Tarikh :

Bil Butir-Butir Tugas Catatan1 Menandatangani dokumen kewangan

jabatan

2 Menjadi peraku pertama dalam e-Perolehan.

3 Menganggotai JKuasa sebut harga

4 Menganggotai JKuasa Keselamatan



Documents

Fail Meja Dg32 Ukp Btpn Selangor