Exchange Priprema Projekata

5/23/2018 Exchange Priprema Projekata

1/54

Program

Priprema projekata

U SKLADU SA PROCEDURAMA

EVROPSKE KOMISIJE


2/54

Stalna konferencija gradova i optinaProgram EXCHANGE

VODIZA PRIPREMU PROJEKATAprema procedurama Evropske komisijei Evropske agencije za rekonstrukciju

DRUGO DOPUNJENO IZDANJE

Beograd, septembar 2007.


3/54

VODIZA PRIPREMU PROJEKATA

prema procedurama Evropske komisije

/ Evropske agencije za rekonstrukciju

AutoriDubravaka VelatIrina Slavkovi

Za izdavaaordje Stanii, Generalni sekretar

IzdavaStalna konferencija gradova i optina

Projekat finansiran od strane Evropske unije, sprovodi Evropska agencija za rekonstrukciju

Ova publikacija ne predstavlja zvanian stav Evropske komisije. Izdavaje iskljuivoodgovoran za informacije koje se nalaze u publikaciji

Grafiki dizajn i priprema za tampuSupernova

tampaKotur i ostali

Tira

700

ISBN 978-86-82455-66-0

2


4/54

Sadraj

I Uvod 5II Kako poeti? 7

III Smernice za podnosioce predloga projekata 9

3.1. Uvodni deo opis programa 9

3.2. Pravila za podnoenje projekata 11

3.2.1. Kriterijumi odabira 11

3.2.2. Kako se prijaviti i procedure koje treba slediti 17

3.2.3. Tabela za tehniko-finansijsku evaluaciju projekata 19IV Formular za podnoenje projekata (Aneks A) 21

4.1. Koncept projekta 23

4.2. Formular za podnoenje projekata 23

4.2.1. Opis projekta 23

4.2.2. Podnosilac predloga projekta 34

4.2.3. Partneri koji uestvuju na projektu 35

V Budet projekta (Aneks B) 37VI Matrica logikog okvira 43

VII Renik pojmova 51

3


5/54

4


6/54

I UVOD

Projektni nain rada, od razvoja ideje i naina pronalaenja sredstava, do sprovoenja aktivnosti, sesve vie odomauje i kod nas. Iako se projekti najee vezuju za saradnju sa meunarodnim idonatorskim organizacijama, onaj nain rada je podjednako zastupljen i u privatnom sektoru. Takoe,ako elite da konkuriete za dobijanje sredstava od razliitih nacionalnih fondova (NIP, konkursi kojesprovode Ministarstva) ili banaka potreban vam je dobar projekat.

Svako ko je jednom proao ceo ciklus upravljanja projektom moe dosta rei o razliitima fazama ipotekoama vezanim za svaku od njih. Ovaj Vodiima za cilj da vam priblii kompletnu procedurupripreme projekata sa manjim osvrtom na mogunosti pronalaenja sredstava - u skladu satenderskim pravilima koje primenjuje Evropska komisija. Programe koje finansira Evropska

komisija u naoj zemlji trenutno realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, a od 2009. godine ovuulogu e preuzeti Delegacija Evropske komisije u Republici Srbiji, a isti formular za pripremu projekatabie korien i za konkurisanje za sredstva u okviru IPA programa. Na kraju, sve vie donatorskihorganizacija koristi isti ili donekle prilagoeni formular Evropske komisije.

Vodije nastao na osnovu iskustava tima programa EXCHANGE na pripremi i evaluaciji projekata krozdva poziva. Program EXCHANGE, koji finansira Evropska unija, realizuje Evropska agencija zarekonstrukciju, a sprovodi Stalna konferencija gradova i optina u saradji sa VNG International, je

jedan od prvih EU programa na Balkanu koji ima za cilj da unapredi rad lokalnih samouprava u Srbijikroz razmenu znanja i iskustava sa kolegama iz Evropske unije. U okviru programa realizovano je 49optinskih projekata u razliitim oblastima kao to su strateko planiranje, lokalni ekonomski razvoj,poboljanje sistema pruanja usluga i upravljanje, socijalne usluge, ivotna sredina i uee graana.Izmeu dva konkursa organozovana je i obuka na koju su pozvani predstavnici svih lokalnihsamouprava. Na osnovu materijala koje su u koordinaciji sa timom programa EXCHANGE pripremilelanice Tima TRI Graanskih inicijativa i koji su korieni prilikom obuke predstavnika lokalnihsamouprava za pisanje projekata u sklopu programa EXCHANGE, u periodu od 15. do 27. septembra2005. godine nastalo je prvo izdanje Vodia za pripremu projekata. Drugo, dopunjeno izdanjesadri i iskustva iz drugog poziva, kao i izmene u skladu sa poslednjom verzijom Formulara za

podnoenje projekata(PRAG, jun 2007. godine).

U Vodiu je detaljno opisana cela procedura pripreme projekata: od upoznavanja sa Smernicama iosnovnim pravilima konkursa (ko moe da konkurie i pod kojim uslovima), preko dokumentacije zapripremu predloga projekta (aneksi A-D), do fizikog dostavljanja projekta. Prilikom predstavljanjadokumenata potovana je njihova formalna struktura, a posebno su naglaeni delovi na koje jepotrebno obratiti vie panje. Na kraju svake sekcije nalaze se i praktini saveti proistekli iz iskustava

dva kruga konkursa organizovanih u okviru programa EXCHANGEili ranijeg iskustva Tima TRI.Vodi je donekle prilagoen zahtevima konkursa koji su objavljeni u okviru programa EXCHANGEStalne konferencije gradova i optina i koristi primere iz ovog programa. Meutim, ovaj Vodimoetetakoe koristiti i za svaki drugi program za koji vaa organizacija eli da konkurie, a koji korististandardne obrasce Evropske komisije obzirom da su opti delovi isti za svaki konkurs (propisanistandardni formulari Evropske komisije). Delovi koji se odnose specifino na program EXCHANGE su ivizuelno odvojeni (oznaeni plavom bojom).Pored pripreme Vodia za pripremu projekata u skladu sa procedurama Evropske komisije, tokomrealizacije programa prikupljen je veliki broj predloga projekata koji se bave meuoptinskomsaradnjom u razliitim oblastima (razvoj usluga, socijalna pitanja, optinsko planiranje). Svi oviprojekti (oko 60 projekata iz cele Evrope), kao i primeri projekata koji su odobreni u okviru programa

EXCHANGE (ceo formular), mogu se nai na veb sajtu programa, u sekciji Priprema projekata(www.exchange.org.yu).

5


7/54

Nadamo se da e vam ovaj Vodipomoi da uspeno pripremite projekte za konkurse u okviru sveveeg broja programa u naoj zemlji koje finansira Evropska komisija.

elimo vam uspean rad!

Irina Slavkov

Menader programa

Jan Edwin WaandersSavetnik na programu

6


8/54

II KAKO POETI?

Svaka institucija ili organizacija koja sprovodi konkurs za podnoenje projekata finanisran od straneEvropske komisije, koje kod nas realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, ima obavezu da javnoobjavi informaciju o raspisivanju konkursa i osnovnim uslovima, najee u jednim ili vie dnevnihnovina, veb sajtu. Svi detalji konkursa se nalaze u Smernicama (tekst oglasa daje samo okvir) i ostalojdokumentaciji koja se po pravilu moe nai na internet prezentaciji realizatora programa (konkretno, usluaju programa EXCHANGE, oglas je objavljen u Politici i Veernjim novostima, a celokupnukonkursnu dokumentaciju bilo je mogue preuzeti sa veb sajta Stalne konferencije gradova i optina,kao i sa veb sajta programa EXCHANGE).Za one sa malo vie iskustva u traenju mogunosti za finansiranje projekata, informacije o aktuelnimgrant programima, kao i najava novih, mogu se nai na sajtu Evropske komisije

(http://ec.europa.eu/europeaid/cgi/frame12.pl).

S jedne strane, uvek je prisutno uzbuenje kada se ukae mogunost za finansiranje novih projekata,ali jo vie su prisutne i nedoumice oko toga, kako se uhvatiti u kotac sa ovako velikim i ozbiljnimzadatkom. Naime, odluiti se na pisanje projekta po pravilima Evropske komisije jeste poduhvat kojipodrazumeva odlunost menadmenta organizacije da se time bavi, posveenost ispunjenju zadatka,usklaen timski rad, i do dva meseca bavljenja pripremama da bi projekat bio uspeno napisan ipredat u skladu sa zahtevima iz konkursa. Pomenuti maksimum vremena se moe uiniti kaopreuveliavanje, ali ova napomena se odnosi na va prvi susret sa ovom vrstom konkursa. Jednomkad proete kroz ovo iskustvo, izvetiete se da sami istraujete mogunosti za finansiranje,nedoumica e biti sve manje, a vreme koje e vam biti potrebno da pripremite va predlog projekta ese znaajno smanjiti (ipak, ne treba raunati na manje od 15 dana, koliko je i najvetijima potrebno

da pripreme dobro koncipiran predlog projekta).

Detaljne informacije o kriterijumima konkursa nalaze se u Smernicama koje su deo tzv. aplikacionogpaketa(nalazi se na veb sajtu organizacije koja raspisuje konkurs). Ovaj paket sadri dokumenta,odnosno formularekoji su potrebni za pripremu i podnoenje predloga projekta.

Konkretno, u sluaju programa EXCHANGE, aplikacioni paket je sadrao sledea dokumenta: Smernice za pripremu projekata Aneks A Formular za podnoenje projekata (ukljuuje Izjavu o partnerstvu i Deklaraciju

podnosioca projekta) Aneks B Budet (iz tri dela) Aneks C Opis posla za EU partnere Aneks D Matrica logikog okvira Aneks E Predloeni iznos dnevnica za program EXCHANGE Aneks F Standardni ugovor

Smernice, Formular za podnoenje projekta (Aneks A), Budet (Aneks B), Matrica logikog okvira(Aneks D) i Standardni ugovor (Aneks F) su sastavni aplikacionog paketa za svaki program.Zbog specifinosti programa EXCHANGE, u standardna konkursna dokumenta su ukljueni i (a) Opis

posla za EU partnere (Aneks C), (b) predloeni iznos dnevnica (Aneks E), a budeta (Aneks B) jedopunjen i treom tabela sa izvedenim budetom za EU partnera.

Prvi korak svake organizacije koja eli da pripremi projekat za konkurs treba da bude okupljanje tima,upoznavanje sa Smernicama i dogovor oko toga da li vaa organizacija treba (tj. da li ho e i moe, uskladu sa zahtevima konkursa) da pripremi predlog projekta. Ukoliko ste utvrdili da moete i hoete da

konkuriete, sledi vam upoznavanje sa svim ostalim dokumentima i formularima.

7


9/54

Kada ste doneli odluku de ete konkurisati, i kada su se svi lanovi upoznali sa kriterijumima konkursai potrebnom dokumentacijom, poeljno je:

Organizovati zajedniki sastanak svih lanova tima (ili vie ukoliko je potrebno) kako bizajedno razvili osnovnu ideju, listu aktivnosti i dogovorili rezultate koje elite da ostvarite

Podeliti zaduenja lanovima tima (istraivanje, razvoj opisa aktivnosti, budet, itd) Ukoliko je vaa organizacija ili neko od lanova tima veuestvovao na slinim konkursima,

obavezno proverite kakva su bila iskustva, posebno ta su bile (ukoliko su identifikovane),tipine greke pomenutog konkursa

Ukoliko veorganizovan slian konkurs (npr. Medijski fond1i Medijski fond 2) proverite kojisu projekti finansirani kriterijumi svakog konkursa su modifikovani, ali informacija o tipuprojekta koji su prethodno finansirani moe posluiti za osnovno usmerenje

Na kraju, ukoliko niste dovoljno iskusni, a imate mogunosti, angaujte nekoga ko epogledati finalnu verziju projekta (i, po potrebi, je modifikovati) kako bi poveali svoje anseza uspeh.

8


10/54

III SMERNICE ZA PODNOSIOCE PREDLOGA PROJEKTA

Pre nego to se upustite u pisanje vaeg predloga projekta, neophodno je da paljivo prouiteSmernice za podnosioce predloga projekta. Smernice su znaajne pre svega zato to se u njimanalazi opis programa za koji konkuriete - uz navoenje ciljeva i prioriteta, finansijske informacije, aisto tako i pravila koja treba da potujete da bi ste uspeno sastavili i dostavili predlog projekta.

U veini sluajeva do sada u Srbiji, kao vaei dokument se tretira tekst Smernica na engleskom jeziku(Guidelines for grant applicants), pa je nae prvo uputstvo za vas vezano upravo za upotrebu jezika.Proverite da li je verzija smernica na srpskom jeziku zvanina ili se samo radi o nezvaninom prevodukoji treba da vam pomogne u razumevanju teksta. Ova informacija je za vas od velike vanosti, jer seu vie sluajeva do sada deavalo da je prilikom prevoenja dolazilo do izvesnih razlika u odnosu naoriginalni tekst na engleskom jeziku, to je potencijalne podnosioce predloga projekta dovodilo uzabunu.

Smernice se, u pravilu, sastoje iz tri dela: Uvodni deo opis programa Pravila konkretnog poziva (konkursa) za podnoenje projekata, i Lista priloga

3.1. UVODNI DEO OPIS PROGRAMA

U uvodnom delu Smernica se najee opisuje stanje u zemlji u odnosu na oblast kojom se konkretanpoziv (konkurs) bavi: opis postojeih problema, ta je do tog trenutka Vlada uradila, doprinos drugihaktera (npr. EU, meunarodna zajednica, druge institucije i donatori, nevladine organizacije, profitneorganizacije, mediji...) i ta ostaje nepokriveno. Na osnovu toga se objanjavaju razlozi sprovoenjakonkretnog programa koji treba da rei one problemekoji su definisani kao vani za konkretnu oblast.Kontekst koji se opisuje u uvodnom delu je vaan kao prva informacija o tome u kom pravcu treba darazmiljate da biste osmislili projekat koji e se uklopiti u zahteve Smernica konkretnog poziva(konkursa).

1. PROGRAM EXCHANGE UVOENJE MODELA EU U PRAKSU LOKALNE SAMOUPRAVE USRBIJI- situacija u zemlji- potreba unapreenja rada lokalnih samouprava u cilju brih reformi

Nakon uvodnog dela, sledi tekst koji se odnosi na ciljeve konkretnog programa kao i na prioritetneoblasti. Ciljevi konkretnog programa se odnose na to ta se eli postii tokom trajanja samogprograma. Tako na primer, jedan od optih ili osnovnih ciljeva moe da bude: doprinos ekonomskoj isocijalnoj koheziji svih grupa stanovnitva u Srbiji kroz promociju regionalnog ekonomskog razvoja.Konkretno, za program EXCHANGE osnovni ciljglasi:

Osnovni cilj programa Exchange je da doprinese naporima Srbije za bru integraciju u evropsketokove jaanjem kapaciteta lokalne samouprave u skladu sa standardima Evropske unije. U skladu saovako formulisanim osnovnim ciljem, program prua mogunost optinskim zvaninicima izaposlenima u optinama Srbije da se upoznaju sa postojeom praksom i inovacijama na nivou lokalne

samouprave u zemljama Evropske unije.

9


11/54

U okviru osnovnog cilja, najee se navode prioriteti (ili prioritetne oblasti), koje u uem smisludefiniu ta je to ta se eli postii tokom trajanja programa.

Unapreenje znanja i prakse u radu predstavnika lokalnih vlasti u Srbiji, kroz razliite vidoveedukacije, ukljuujui treninge, studijske posete i praktian rad sa kolegama iz EU optina nareavanju konkretnih problema. Podrka unapreenju rada lokalne samouprave u oblasti upravljanja, a posebno u radu slubikoje direktno komuniciraju sa graanima.

U daljem tekstu Smernica, posebno u delu koji opisuje aktivnosti za koje je mogue konkurisati,moete naii na detaljnije objanjenje odreenih tema ili mera koje bi trebalo da budu zastupljene uvaem predlogu projekta. S tim u vezi, predlaemo da tokom itanja Smernica pravite listu kljunihrei koje moete koristiti u pisanju vaeg projekta, a koje su primerene za konkretan program. Ovekljune rei treba da vam pomognu da usmerite svoje ideje u odreenom pravcu, ali i da formulietevae ideje na nain koji je prihvatljiv za formular EU.

Kljune rei (izbor)Srpski jezik Engleski jezikJaanje kapaciteta..... Strenghtening capacity....EU standardi EU standardsPoboljati To improvePoveati To increase, to enhancePodsticati To fosterIzgradnja (ljudskih resursa) Building human resourcesRazmena (iskustava) Exchange (of experiences)Prenos (znanja) Transfer of knowledge

Podrka SupportUsluge ServicesStudijske posete Study toursLokalna samouprava Local self-governmentOptinska administracija Municipal administration

Potom slede konkretne informacije o finansijskim aspektima konkurisanja. Naime, na samom poetkuse veu taki 1.3. daju finansijske pojedinosti konkretnog konkursa u okviru kojeg se najee navodiukupna suma raspoloivih sredstava konkursa, minimalni i maksimalni iznos za koji je moguekonkurisati i koji je mogue odobriti, a takoe se daju i instrukcije vezane za neophodno ueepodnosioca predloga projekta.Uee podnosioca projekta moe da varira u zavisnosti od konkretnog programa: trenutni minimum

je 10%, dok je maksimum oko 20%. Procenat kofinansiranja podnosilaca projekata se poveava sapoboljanjem opte finansijske situacije u zemlji, u skladu sa mogunostima konkretnih ciljnihorganizacija, kao i u odnosu na mogunosti kofinansiranja drugih donatora. Tako je sa standardnih10% u poslednjim organizovanim konkursima (programi Medijski fond 2 i EU Integracije), ovajprocenat povean na 20%.

1.3 Finansijske pojedinosti ovog konkursaUkupna sredstva obuhvaena ovim konkursom iznose 3.300.000 evra i bie podeljena kroz dvakonkursa za podnoenje projekata.Evropska agencija za rekonstrukciju zadrava pravo da ne raspodeli celu sumu.

Visina sredstava koja se dodeljuju

Najvii i najnii iznos sredstava koja mogu biti odobrena za pojedinane projekte po osnovu ovog

10


12/54

programa je: Najnia vrednost: 25.000 evra Najvia vrednost: 100.000 evra

Napomena: ni jedan odobren iznos ne moe da premai 90% od ukupnih trokova projekta(pogledajte poglavlje 2.1.4). Preostalih 10% mora da bude finansirano od strane podnosioca projektaili nekog drugog izvora koji se ne oslanja na budet Evropske unije.

U ovom konkretnom sluaju znai da optina ili partner treba da obezbede 10% sredstava u vidu svogdoprinosa. Pomenuta sredstva mogu biti iz budeta optine ili nekog drugog donatora - pri tome semora voditi rauna da sredstva drugog donatora nisu poreklom iz budeta Evropske komisije.

Skreemo panju da je kod utvrivanja sume za koju ete konkurisati (osim, naravno to ete voditirauna da bude u rasponu koji je dozvoljen), veoma vano da planirate aktivnosti koje u finansijskomsmislu nee ugroziti rad organizacije. To znai da iznos vaeg projekta treba da zavisi od kapaciteta iprethodnog iskustva organizacije (npr. optina koja do sada nije imala iskustva sa ovakvim projektimai ima relativno mali budet, ne bi trebalo da trai maksimalno dozvoljena sredstva).

Vodite rauna da se iznos za koji podnosite projekat pojavljuje na vie mesta u vaem predlogu

projekta: u formularu (na prvoj stranici), u budetu, kao i u matrici logikog okvira. Ovo je vanokada, tokom rada, menjate neto u predlogu projekta, da ne zaboravite da unesete izmene na svim

potrebnim mestima gde se ova informacija trai.

3.2. PRAVILA ZA PODNOENJE PROJEKATA

Iako su pravila vrlo slina iz konkursa u konkurs, ovde se zahteva vaa maksimalna panja, jer poredgotovo identinih formulacija koje ete prepoznati od ranije (ukoliko ste veprethodno pisali projekatkoji se finansira iz budeta EU), pojavie se potpuno novi zahtevi i kriterijumi koji su specifinoformulisani za konkretan konkurs za koji aplicirate.Dakle, nikada nemojte podrazumevati da su vam pravila poznata od ranije, jer se lako moe dogoditi

da vam neto promakne.

U osnovi, pravila se odnose na sledee oblasti: Kriterijumi odabira Kako se prijaviti i procedure koje treba slediti Evaluacija i selekcija prijava Obavetenje o odluci Uslovi realizacije projekta po dobijanju granta

Mi emo se u ovom Priruniku baviti prvenstveno takama 2.1. i 2.2, a taku 2.3. emo dotaipodseanjem na pitanja iz evaluacionog upitnika.

Da biste odmah prepoznali da li ima smisla da konkuriete za konkretan program, sugeriemo da

proverite kriterijume odabira, koji vam daju odgovor na pitanje da li je vaa organizacija podobna(eligible) da konkurie, za koju vrstu aktivnosti je mogue konkurisati i koja vrsta trokova jedozvoljena i mogua da bi projekat eventualno bio odobren. Ukoliko su odgovori na ova pitanjapozitivni, onda se spremite za pisanje projekta. Ukoliko su odgovori negativni, znai da ovaj konkursnije za vas.

3.2.1. KRITERIJUMI ODABIRA

Koriste se da bi se na osnovu njih procenjivali svi podneti predlozi projekata. Kriterijumi se odreuju uodnosu na:

Organizacijukoja uestvuje na konkursu Tipove aktivnostiza koje je mogue dobiti donaciju Vrste trokovakoji se uzimaju u obzir pri odreivanju visine sredstava za dodelu donacije.

11


13/54

3.2.1.1. KO MOE DA KONKURIE

Ovo pitanje vam pomae da definiete da li vaa organizacija spada u kategoriju onih mogu dakonkuriu za konkretan konkurs. Vrlo esto se kombinuje vie kriterijuma, najee dva:

(a) Tip organizacije koja moe da konkurie: nevladine organizacije, javne ustanove, lokalnesamouprave, medijske organizacije, itd.

(b) Nacionalnost: organizacije sa seditem u odreenoj regiji, ili sa seditem u Srbiji, iliorganizacije registrovane u Srbiji i na teritoriji cele EU

Uvek se trai da su podnosioci predloga projekta ujedno i direktno odgovorni za pripremu i izvoenjeprojekta.

Program EXCHANGE je po ovom kriterijumu ekskluzivan, jer omoguava uee tj. podnoenjepredloga projekata samo lokalnim samoupravama u Srbiji:

Nosioci projekta moraju zadovoljiti sledee:- Da su jedinice lokalne samouprave (optine, gradovi i grad Beograd) sa seditem u Republici

Srbiji- da su direktno odgovorni za pripremu i izvoenje projekta

3.2.1.2. PARTNERSTVO I ODABIR PARTNERA

Postoje razliita iskustva u pogledu partnerstva u dosadanjim pozivima. Ponekad je dozvoljeno daorganizacija konkurie samostalno, ponekad se partnerstvo podstie i ohrabruje (najee i ocenjujesa maksimalnih 5 poena u evaluacionoj tabeli), a ponekad se postavlja kao uslov. Ovo poslednje znaida organizacija morada podnese projekat u partnerstvu sa nekom drugom organizacijom.

Partneri uestvuju u kreiranju i realizaciji projekta, i trokovi koje oni naprave bie prihvaeni ako

ispunjavaju iste uslove koji se primenjuju i za nosioca projekta. Partneri najee moraju da ispuneiste kriterijume odabira kao i nosilac projekta. U nekim sluajevima su kriterijumi proireni, npr.

nosioci projekata mogu biti samo nevladine organizacije, dok se kao partneri mogu pojavitiorganizacije koje ispunjavaju iste kriterijume, ali i mediji.

Ovo praktino znai da organizacija koja podnosi projekat zajedno sa nekom partnerskomorganizacijom, treba da ovu organizaciju ukljui u proces pripreme pisanja projekta, budetiranja, apotom i realizacije projekta. Posebno je zahtevno kada treba pripremiti i kompletnu prateudokumentaciju, kojoj partnerska organizacija doprinosi obezbeivanjem svog dela dokumentacije (vieo tome u delu 3.2.2. kada budemo govorili o prateoj dokumentaciji).Ovaj deo se u praksi do sada pokazao kao dugotrajan proces, te se stoga preporuuje posebna panjau odabiru partnera i pravovremeno ukljuivanje partnera u sve faze projektnog ciklusa.

Program EXCHANGE postavio je sledea pravila u vezi sa partnerstvom i odabirom partnera:

Kandidati mogu da uestvuju na konkursu individualno ili udrueno sa drugom organizacijom.Sledee organizacije mogu uestvovati kao partneri na projektu :1. Optine iz zemalja lanica Evropske unije2. Druge optine iz Srbije3. Nevladine (neprofitne) organizacije registrovane u Republici Srbiji4. Neprofitne asocijacije i organizacije (ko)finansirane iz javnog budeta i registrovane u

Republici Srbiji.

Nevladine (neprofitne) organizacije iz Srbije su udruenja graana registrovana u skladu sa domaimzakonodavstvom, sa seditem na teritoriji Republike Srbije. Preporuka je da, kada pravila konkursa

12


14/54

dozvoljavaju partnerstvo sa nevladinim (neprofitnim) organizacijama, iskoristite tu mogunost iuspostavite saradnju sa nekom NVO, lokalnom ili nacionalnom. Ova preporuka se daje iz dva razloga:

prvi razlog je taj, to je uspostavljanje saradnje i partnerstva izmeu lokalnih samouprava i NVO jedanod znaajnih koraka u pravcu drutveno-ekonomskih reformi na putu ka EU, a drugi je taj da veinaNVO kod nas ima iskustvo i praksu u pisanju projekata prema pravilima EU, pa od strane NVO sektoramoete dobiti znaajnu podrku, kako prilikom pripreme, tako i prilikom realizacije vaeg projekta.

Neprofitne organizacije i udruenja finansirana iz budeta i registrovana u Republici Srbiji, mogu bitirazni instituti, biblioteke, zavodi i druge ustanove koje se finansiraju iz budeta.

Kada itate tekst koji vam govori o tome ko moe da bude partner na vaem projektu, ova vaminformacija istovremeno govori i ko ne moreda bude partner (to je vano da znate, jer pogreanizbor partnera moe da bude jedan od razloga da va projekat bude odbijen iz formalnih razloga).U okviru programa Exchange partneri nisu mogle da budu NVO iz EU, niti profitne organizacije izSrbije / EU.Partnerstvo podrazumeva da se partnerov potpis mora nai na svim traenim dokumentima, i to uoriginalu. Partner ima pravo na trokove, i oni se iskazuju u budetu. Partner, takoe, treba daobezbedi prateu dokumentaciju.

Program EXCHANGE je specifian utoliko to zahteva obavezno partnerstvo u realizaciji projekta, jer jesaradnja, razmena znanja i iskustava sa kolegama iz EU osnovni cilj i jedan od prioriteta programa.Naime, tokom podnoenja projekta lokalne samouprave su mogle da konkuriu ili u partnerstvu (akove ima odreenog partnera lokalnu samoupravu iz jedne od zemalja EU), ili same (ukoliko nemapartnera iz zemalja EU). Tim programa EXCHANGE je pronaao partnere svim optinama nakonodobravanja projekta.

Ostali uesnici u projektu : pravila za pisanje projekta definiu vie kategorija uesnika. Poredorganizacije koja konkurie i partnera, pravila obuhvataju i saradnikei podugovorne strane.

Saradnici ne mogu dobiti finansijska sredstva (od donacije) i ne moraju da ispunjavaju kriterijume

podobnosti. To mogu biti druge institucije, NVO i preduzea koja u

estvuju u projektu, ali im setrokovi ne priznaju kao opravdani. Na primer, u programu koji se bavi podsticanjem zapoljavanja,

kao saradnik se moe pojaviti Nacionalna sluba za zapoljavanje, koja podnosiocu projekta treba daobezbedi podatke o nezaposlenima na teritoriji neke optine.

Podugovorne strane (npr. izvoai radova, dobavljai opreme) ne spadaju ni u partnere ni u saradnikei potpadaju pod pravila navedena u Aneksu IV, standardnog Ugovora o dodeli sredstava (procedurenabavki). Na primer, ako kupujete kompjutersku opremu, ili vrite manje graevinske radove u sklopuprojekta, onda ete vriti plaanja za obavljene usluge ili dostavljenu robu na osnovu ugovora idostavljenog rauna. Ovi trokovi se, naravno, iskazuju u budetu (pod pretpostavkom da je nabavkaopreme i izvoenje radova aktivnost dozvoljena projektom, tj. dozvoljeni troak vie o tome uodeljku koji se bavi dozvoljenim i nedozvoljenim trokovima).

Postoje odreene situacije kada potencijalni kandidati i partneri ne mogu uestvovati na konkursu ilidobiti sredstva. One su uvek taksativno navedene u taki koja sledi odmah iza kriterijuma za nosioceprojekata, a koja se odnosi na nedozvoljene situacije ili situacije konflikta interesa. Iako se neke odovih situacija ne odnose na pojedine organizacije (ili ak nisu mogue u okviru postojeeg pravnogsistema), u pitanju je standardna formulacija koja se koristi za sve konkurse koje organizuje Evropskakomisija. Nosilac projekta potvruje da nije obuhvaen ni jednom od ovih situacija potpisivanjemDeklaracije podnosioca projekta (deo IV Formulara za podnoenje projekata Aneks A).

3.2.1.3. TIPOVI AKTIVNOSTI ZA KOJE JE MOGUE KONKURISATI

U ovom odeljku se daju informacije o periodu realizacije projekta, oblastima ili temama, lokaciji

projekta, tipovima aktivnosti i broju projekata s kojima se moe konkurisati i koji mogu biti odobreni.

13


15/54

Ove informacije se razlikuju od poziva do poziva, pa vam sugeriemo da paljivo proitate svakustavku, da biste polako poeli da fokusirate va projekat.

Period realizacije projekta moe da bude od par meseci do 3 godine.

Projekti ne mogu biti krai od 4 meseca, niti dui od 10 meseci.

Obratite panju da na odgovarajuim mestima u formularu za pisanje projekta stoji period u skladu sazahtevom iz Smernica (na primer, u planu aktivnosti, ili u budetu). Naime, esto se deava da

podnosilac predloga projekta pogrei i produi projekat do godine dana (odnosno 12 meseci), ak ikada je ogranienje na 10 meseci (ili krae). Ovo moe biti razlog za odbijanje vaeg projekata nanivou administrativne provere.

Oblasti ili teme: oblasti ili teme moraju biti u skladu sa ciljevima i prioritetima programa koji sunavedeni u uvodnom poglavlju Smernica. Teme mogu da budu taksativno navedene, a nekad se dajusamo kao ilustracija sa napomenom da se inovativni pristupi i ideje podstiu, ukoliko su u skladu sa

osnovnim ciljem, specifinim ciljevima i prioritetima.

Oblasti ili temeLokalna samouprava i lokalne finansijeMeunarodna saradnjaKomunalne usluge i odravanje stambenog prostoraivotno okruenjeUrbanistiki plan i povezana pitanjaEfikasnost potronje energijePitanja zatite ivotne sredine

Socijalna politikaLokalni ekonomski razvojInformisanje i komunikacijeOsnovno obrazovanje i zdravstvoOptinske slubePrava manjinaMehanizmi za arbitrau (lokalni ombudsman i sl.)Etika i transparentnost

Lokacija projekta: ukazuje na mesto odvijanja projekta, odnosno projektnih aktivnosti. Lokacijamoe da varira od navoenja konkretnih optina u Srbiji (kada je projekat fokusiran na odreeneoptine), do regiona odnosno podruja cele Srbije, a ponekad i u inostranstvu.

Realizacija projekta mora da bude u Srbiji i zemljama Evropske unije samo za studijske posete.

Ova informacija je, osim kao naznaka gde sme da se odvija va projekat, ujedno vana jer se moranavesti na prvoj stranici formulara za pisanje projekta.

Tipovi aktivnosti: u ovom delu se esto daju i primeri mera, aktivnosti projekata koji e sefinansijski podrati. Na primer, u jednom od poziva1, kao primer vrste projekata u programima koji sebave podsticanjem drutveno-ekonomskog razvoja, navode se sledee aktivnosti:

1 Program regionalnog drutveno-ekonomskog razvoja (4SER01/11/045- 05SER01/16/001)

14


16/54

Usluge zapoljavanja: Sistemi stvaranja radnih mesta (na primer programi koji omoguavaju privremeno

zapoljavanje da bi nezaposleni stekli iskustvo u oblastima gde postoji jasan potencijal) Programi koji uvode maturante i apsolvente u svet posla Klubovi za traenje posla Obuka u oblasti tehnika intervjuisanja i priprema planova za povratak na posao Informativne i savetodavne uslugeza nezaposlene i ugroene

Program Exchangepredvia tri osnovna modaliteta aktivnosti za koje se optine mogu prijaviti:A. Zahtev za tehniku pomo gradovi i optine Srbije e odrediti prioritetne oblasti svog

interesovanja i zahtevati specifinu pomo od strane optinskih eksperata iz jedne od zemaljaEvropske unije. Tehnika pomomoe da ukljui misije obuke od strane jednog ili veeg brojaoptinskih eksperata iz zemalja Evropske unije, serije savetodavnih susreta ili jednokratne posete.B. Upoznavanje sa praksom na terenu / obilasci optina u Evropskoj uniji optine mogu u svoje

projekte ukljuiti i posete jednoj ili veem broju optina u jednoj od zemalja Evropske unije.

Ovakve studijske posete mogu trajati nedelju dana ili vie nedelja. Predlozi za studijske posetemogu biti podneti samo uz zahtev za tehniku pomo.C. Investiciona komponenta pored tehnike, optine mogu zakljuiti da prilikom realizacije

projektnih aktivnosti postoji i potreba za investicijama manjeg obima, npr. nabavka hardvera ilisoftvera za poresko odeljenje i slino. Investicije manjeg obima e biti podrane samo ukoliko suu jasnoj vezi sa zahtevom za tehniku pomo.Kombinovanje navedenih modaliteta je dozvoljeno. Modaliteti B i(ili) C mogu se podnositi samo ukombinaciji sa modalitetom A.Mogue kombinacije su sledee:

A A+B A+B+C A+C

Broj projekata sa kojima se moe konkurisati i koji mogu biti odobreni - postoje razliitapravila vezana za broj projekata sa kojima se moe konkurisati:

Dozvoljava se konkurisanje samo sa jednim projektom Dozvoljava se dostava vie projekata, ali se odobrava samo jedan Dozvoljeno je konkurisanje sa vie projekata i vie moe biti odobreno, ali se ovo uslovljava

time da iste osobe ne mogu voditi ove projekte (razliiti projektni timovi) Dozvoljava se da organizacija moe biti partner u veem broju projekata, pod uslovom da ima

kapacitet da uestvuje u svim projektima.

3.2.1.4. TIPOVI TROKOVA ZA KOJE JE MOGUE KONKURISATI

Opis trokova koji su opravdani i dozvoljeni je prilino detaljno opisan u Smernicama. Zato emo seovde vie zadrati na tumaenju pojedinih pojmova, odnosno praktinim savetima u vezi sainformacijama iz ovog odeljka. Jo detaljnija obrada trokova je data u delu koji se bavi Budetomprojekta.

Pre svega, samo opravdani trokovi mogu biti uzeti u obzir za dodelu sredstava, a to suistovremeno i stvarnitrokovi.

Opravdani direktni trokovi moraju biti: NEOPHODNI za realizaciju projekta, navedeni u ugovoru koji se dostavlja kao aneks ovim

smernicama, i u skladu sa principima zdrave ekonomske logike. Dakle, pre svega, realni iracionalni; Nemojte traiti vie da biste dobili onoliko koliko vam u stvari treba (broj poenau sekciji 5 tabele za evaluaciju e biti znatno manji, a samim time umanjujete i anse da

projekat bude odobren)

15


17/54

STVARNI TROKOVI korisnika projekta ili njihovih partnera u toku realizacije projekta - imajteu vidu da se priznaju samo trokovi nastali NAKON potpisivanja ugovora, nikako pre! Dakle,ako ste imali bilo kakav troak u vezi sa projektom pre nego to ste potpisali ugovor, ma kakose on vama inio opravdan, on nee biti priznat!

DETALJNI I LAKO PROVERLJIVI - moraju biti zabeleeni u pismenoj formi na raunu krajnjegkorisnika ili njegovih partnera ili na njihovim poreskim dokumentima, Podrazumeva se urednaevidencija i dokumentacija sa originalnim raunima i prateim dokumentima, u skladu savaeim zakonodavstvom Republike Srbije o raunovodstvenom poslovanju i u skladu sameunarodnim raunovodstvenim standardima, prema zahtevima EU.

Sledi opis opravdanih odnosno dozvoljenih trokova u sklopu programa EXCHANGE:

Trokovi plata za zaposlene ukoliko se kao lice angaovano na projektu vodi osoba koja jezaposlena u lokalnoj samoupravi, ili javnoj upravi, plata te osobe (sa pripadajuim doprinosima),ne moe bitipokrivena iz donacije EAR-a!Istovremeno, ukoliko se angauje posebno lice, izvan lokalne samouprave (npr. NVO kao

partnerska organizacija) onda se plata ove osobe priznaje kao opravdan troak pod uslovom,naravno da ne prelaze standardni iznos plata za tu organizaciju. Trokovi putovanja i dnevnica za zaposlene koji uestvuju u realizaciji projekta, uz uslov da neprelaze uobiajene trokove uobiajeno se priznaje kao troak putovanja iznos u vrednostiautobuske, vozne karte, dok se za dnevnice za zaposlene preporuuje dnevnica koja ne prelazi 50evra. Trokovi kupovine opreme i plaanja usluga, sa dokazom da cene odgovaraju trinimvrednostima preporuuje se prethodna provera iznosa za nabavku opreme ili usluga. Trokovi materijalnih sredstava kancelarijski pribor neophodan za realizaciju projekta (olovke,sveske, papir, heftalica, spajalice, ...) Trokovi podugovaranja npr. moda ete angaovati agenciju da ispita miljenje graana otome kako su zadovoljni uslugama koje prua optina.

Trokovi koji su neophodni za realizaciju projekta - irenje informacija, evaluacija realizacijeprojekta, revizija, prevod, tampanje, osiguranje itd. - ukljuujui i trokove finansijskih usluga(naroito trokove transfera novca i finansijskih garancija).Obzirom da se radi o velikom broju trokova koji mogu predstavljati nepoznanicu za jedan deoitalaca, posebno emo obraditi svaku od navedenih stavki:(a) irenje informacija se moe postii putem postavljanja web stranice, ili tampanja broura,mesenog biltena, izrade spotova i slino(b) Evaluacija se moe sprovesti od strane nezavisnih osoba koje e biti angaovane da sproveduevaluaciju i za to e dobiti odgovarajuu naknadu (honorar, put, izrada upitnika, anketa, obradaupitnika, pisanje izvetaja, tampa publikacija samo su jedan od naina na koji se mogu iskazatitrokovi evaluacije)(c) Revizija potrebno je raspitati se prethodno o iznosu koji e traiti nezavisna revizorskakua. Iznos najee zavisi od vrednosti vaeg projekta (uobiajene sume su od 3 do 5% odvrednosti projekta). Spisak nezavisnih revizorskih kua moete dobiti od Republikog udruenjaraunovoa i revizora(d) Prevod svakako treba uraunati iznos koji je potreban za prevodioca, jer se projekat bazirana ueu strunjaka iz Evrope na projektu, i/ili odlasku predstavnika optine u neki odgradova/optina zemalja Evropske unije. Troak prevoenja moe se raunati po danu, satu,stranici, meseno, u zavisnosti od toga u kojoj meri ete koristiti usluge prevodioca(e) tampanje moe se odnositi na razliite vrste publikacija koje ste planirali tokom realizacijeprojekta posteri, broure, knjige, mesenici, novine, evaluacija, uputstva graanima o raduoptine, promocija projekta u javnosti i sl. Mogunosti ima bezbroj, vano je da odaberete onukoja najvie odgovara sutini vaeg projekta(f) Finansijske usluge ne zaboravite da svaki transfer novca preko vaeg rauna podrazumeva iodreeni troak. Raspitajte se kod vaih finansijskih saradnika ili u vaoj banci, koliko iznosi taj

procenat u odnosu na sumu sa kojom elite da aplicirate.

16


18/54

Kod formulisanja budeta pogledajte i poslednju sekciju Smernica koja ukratko daje pregled procedurarealizacije projekta. U ovoj sekciji nai ete korisne informacije o:

(1)procedurama nabavki - ukljuujui i pravilo o poreklu robe i usluga, kao i informaciju okonkretnim tipovima nabavki u zavinsosti od vrednosti roba i usluga koje morate da koristite

(2) obaveznim aktivnostima koje morate da ukljuite sve ee je to obavezna revizija, aponekad i eksterna evaluacija projekata.

Neopravdani trokovi: neopravdani trokovi su vrlo detaljno opisani u Smernicama i najee isti zasvaki konkurs koji objavljuje Evropska komisija, tako da nije potrebno da ih ovde posebno navodimo.Meutim, posebno naglaavamo da su programi koji se finansiraju iz sredstava Evropske unije,osloboeni obaveze plaanja PDV, tako da vam je PDV neopravdani troak.

Rezerva (do 5% ukupnog iznosa direktnih opravdanih trokova): budetom moete planiratifinansijsku rezervu maksimalnom u iznosu od 5% od ukupnog iznosa direktnih opravdanih trokova)koju moete upotrebiti da poveate obim planiranih ili realizujete nove aktivnosti.Imajte u vidu da je za upotrebu rezerve neophodno da dobijete pismenu dozvolu!

Opravdani indirektni trokovi (opti, administrativni trokovi): ukupna suma koja ne prelazi

7% od ukupnih opravdanih trokova (direktni trokovi + rezerva) realizacije projekta moe da sepredstavi kao indirektni trokovi za pokrivanje administrativnih dodatnih trokova krajnjeg korisnikaodobrenih sredstava za potrebu realizacije projekta.Vodite rauna da ovaj iznos ne pree 7%, jer je to jedan od razloga da projekat bude odbijen zbogadministrativne greke.

Nefinansijsko uee kandidata u trokovima in kind: trokovi su sva nefinansijskasredstva koja nosilac projekta ili partner, ulau u realizaciju projekta, od trenutka potpisivanja ugovora(na primer, postojea oprema, korienje prostora i sl.). Kod nas je uobiajen izraz u naturi. Ukolikoprojekat bude odobren, krajnji korisnik mora uestvovati u in kind trokovima kao to je naveo uformularu za prijavljivanje. To znai da, ako je navedeno da postoji neka oprema ona mora i da sekoristi za potrebe projekta; ili, ako je navedeno da organizacija raspolae kancelarijom koju e koristiti

za potrebe projekta, onda tu kancelariju treba i da obezbedi za sprovoenje projekta.Istovremeno, skreemo panju da se in kindtrokovi ne smatrajukofinansiranjem od strane krajnjeg

korisnika odobrenih sredstava. To praktino znai da ukoliko ste naveli da je vrednost vae opreme,kancelarijskog prostora ili nekog drugog objekta koji su u vaem vlasnitvu i kojim doprinositeprojektu vae in kind uee, povezane trokove ne moete kasnije prikazati kao va finansijskidoprinos od 10%. Meutim, kupovina opremu od sredstava optine za vreme trajanja projekta i za

potrebe projekta ili rentiranje prostora u kome se realizuje neka aktivnost (obuka), onda se to smatravaim finansijskim doprinosom (potrebno je u predlog budeta ukljuiti u finansijski doprinos

podnosioca projekta).

3.2.2. KAKO SE PRIJAVITI I PROCEDURE KOJE TREBA SLEDITI

Prijave moraju biti predate u obliku formulara za prijavljivanje, koji se nalazi u dodatku Smernica.Formular se, pored Smernica i drugih dokumenata, uvek nalazi i na odgovarajuem internet sajtu,zajedno sa kompletnom konkursnom dokumentacijom.

3.2.2.1. FORMULAR ZA PRIJAVLJIVANJE

Formular se standardno sastoji iz sledeih delova: Informacije o predlogu projekta, ukljuujui budet Informacije o podnosiocu projekta Informacije o partneru(ima) na projektu.

Formular za prijavljivanje i svi aneksi se najee popunjavaju na engleskom jeziku. Ovo trebapaljivo prouiti, jer je u nekim konkursima bilo dozvoljeno da pojedini aneksi budu i na srpskom

17


19/54

jeziku, to je naravno olakavajua okolnost u procesu pripreme predloga projekta. Podrazumeva seda se prijave pisane rukom nee prihvatiti.

Uz prijavu mora biti priloena i pratea dokumentacija, koja se moe bitno razlikovati od konkursado konkursa. Najjednostavnije je kada se trai samo statut ili dokument o osnivanju. Sledi spisakmoguih zahteva sa prateom dokumentacijom sa kojima smo se do sada susreli u naoj praksi

konkurisanja: Statut organizacije koja se prijavljuje (bilo samo za organizaciju koja se prijavljuje, bilo i za

sve partnere) Najnoviji godinji izvetaj podnosioca prijave (izvetaj o radu). Ovaj dokument treba da prui

kratak opis glavnih aktivnosti koje je vaa organizacija realizovala u prethodnoj godini Najnoviji zavrni finansijski izvetaj podnosioca prijave (izvetaj o profitu i gubicima, i zavrni

finansijski izvetaj za prethodnu fiskalnu godinu, onako kako se dostavlja zvaninim dravnimorganima zaduenim za ovu oblast)

Izjava pod zakletvom da niti podnosilac projekta, niti partneri, ne potpadaju ni pod jednu odkategorija navedenih u Smernicama, a koje se tiu nedozvoljenih situacija i mogueg konfliktainteresa

Izjava pod zakletvom da niti podnosilac projekta, niti partneri ne dobijaju sredstva iz dravnogbudeta za aktivnosti koje se planiraju dostavljenim projektima

Biografije koordinatora projekta i drugih kljunih eksperata (CV u predvienom formatu) Ukoliko vaim predlogom projekta planirate da sprovedete neke aktivnosti obuke, od vas se

moe traiti da dostavite curriculum tj. plan i program obuke za kurseve koje elite dasprovedete

Revizorski izvetaj za neki prethodni projekat koji je finansiran iz budeta Evropske komisije(podnosioca projekta ili partnerske organizacije).

esto je razliit pristup ovim dokumentima: neki od navedenih prateih dokumenata moraju bitidostavljeni iskljuivo kao originali, neki kao originali ili kao kopije overene od strane ovlaenognezavisnog organa (sud ili optina), a neki mogu samo kao kopije.

Uz prijavu mora biti priloena sledea pratea dokumentacija :1. Statuti ili dokumenti o osnivanju organizacije koja konkurie, a u sluaju partnerstva - iosnivaki dokumenti svakog partnera posebno. Ukoliko vaa partnerska optina iz EU nemazvanian Statut, molimo podnesite primerak drugog dokumenta koji potvruje njen pravni statuskao optine na primer: primerak izvoda iz nacionalnog glasnika ili nacionalnog registra (iliregionalnog lista koji se izdaje na regionalnom nivou) ili izjavu u pisanoj formi od straneorganizacije koja je odgovorna za taj list/registar, a u kojem pie da je ta optina registrovana.2. Poslednji godinji finansijski izvetajNavedeni pratei dokumenti moraju biti dostavljeni kao originali, ili kao kopije overene od straneovlaenog nezavisnog organa.

3.2.2.2. GDE I KAKO POSLATI PRIJAVU

Prijave se moraju dostaviti u zapeaenoj koverti,preporuenom potom, kuriromili linonaadresu koja je navedena u Smernicama (potpisana potvrda o primljenoj poiljci sa datumom prijemabie izdata donosiocu). Obratite panju da se ponekad mogu razlikovati adrese u zavisnosti od toga dali prijavu dostavljate potom, lino ili kurirom.

Projekti koji se dostavljaju u vezi sa konkursom EU, nikada ne smeju da budu dostavljeni e-mailom ilifaksom, niti na neku drugu adresu, jer su to razlozi zbog kojih e va projekat biti odbijen.Vodite rauna o tome ta od dokumenata se dostavlja u originalu, ta kao kopija, u koliko primeraka,koji materijali se jo dostavljaju i u elektronskom obliku (CD ili disketa). Ova uputstva su vrlo detaljno

navedena u ovom odeljku i vano je da ispotujete sve zahteve, jer je iskustvo pokazalo da je velikibroj projekata bio odbijen usled nedostatka nekih od traenih dokumenata u traenom obliku.

18


20/54

Prijave (formular za prijavljivanje, budet, opis poslova za EU partnera, logiki okvir rada i prateidokumenti) moraju biti popunjeni i poslati u jednom originalu i 3 kopije.

Formular za prijavljivanje, budet, opis poslova za EU partnera i logiki okvir rada moraju bitidostavljeni i u elektronskoj formi.

Ova jednostavna instrukcija iz gornjeg okvira je u praksi znaila da je va projekat teak viekilograma, tj. da je koliina materijala koju ste pripremili kao deo vae projektne dokumentacije u tojmeri obimna, da je bilo teko (u nekim sluajevima i nemogue) nai kovertu u koju bi se smestilacelokupna dokumentacija. Nemojte da vas to zabrinjava. Umesto koverte, moe da poslui iodgovarajua kutija sa poklopcem. Takoe, u poti moete nai plastificirane koverte A3 formata ukoje moe stati ceo projektni dokument sa kopijama (ukoliko je potrebno, mogue je spojiti dveovakve koverte).

Na koverti mora da stoji pun naziv i adresa podnosioca prijave i tekst: Not to be opened before the

opening session i Ne otvarati pre poetka sednice za otvaranje konkursne dokumentacije, kao i brojbudetske linije sa smernica.

I na kraju, poslednji praktian savet u vezi sa procedurom prijavljivanja, koji se praktino odnosi navreme pre nego to ste spakovali va projekat u kovertu (kutiju):podnosioci prijava treba da provereda li je njihova prijava kompletna na osnovu kontrolne liste koja se nalazi u formularu za

prijavljivanje (videti na strani 45-46).

3.2.2.3. KRAJNJI ROK ZA PRIJEM PRIJAVA

Voditi rauna o krajnjem roku za prijave.Ne dozvolite sebi da predlog projekta predajete poslednjeg dana u 15 h ako je rok 16 h, jer je obino

tada velika guva. Bilo bi dobro prijavu doneti lino, jer se dostava potom posle predvi

enog rokanee uvaiti ak i ako ste va projekat poslali potom pre isteka roka i ako imate dokaz o tome!

3.2.2.4. DODATNE INFORMACIJE

Pitanja se, u pravilu, mogu postaviti e-mailom ili faksom u roku od najvie 21 dan pre isteka konkursa.Proverite koji je to datum u odnosu na va konkurs, da ne biste zakasnili sa pitanjima! Takoe,redovno proveravajte veb sajt sa pitanjima i odgovorima, jer moete nai odgovore na neka vaa

pitanja ili nedoumice.

Potvrda o prijemu prijave: odmah po predaji vaeg predloga projekta, dobiete potvrdu o prijemu.Svi uesnici konkursa dobijaju potvrdu o prijemu predloga projekta, ukljuujui i obavetenje da li jeprijava primljena pre ili posle krajnjeg roka, i referentni broj koji im je dodeljen po zavretku prvogsastanka Evaluacione komisije na kome se otvaraju svi projekti (informacija se dostavlja i potom, naadresu podnosioca projekta).

3.2.3. TABELA ZA TEHNIKO-FINANISJKU EVALUACIJU PROJEKATA

U drugom delu Smernica uvek se nalazi i tabela za tehniko-finansijsku evaluaciju, koja je po praviludonekle modifikovana za svaki konkretan program. Evaluacija svih projekata u okviru konkretnogkonkursa radi se na osnovu ove tabele, pa je poeljno da se tim kojiradi na pripremi projekta dobroupozna sa sadrajem tabele i pokua da detaljno odgovori na sva navedena pitanja u svom predloguprojekta.Ukoliko imate vremena dobro je da po zavretku sami, ili uz pomoiskusnijeg kolege, proverite u kojoj

meri va predlog projekta odgovara na pitanja postavljena u tabeli za tehniko-finansijsku evaluaciju.

19


21/54

Takoe, u ovoj sekciji se nalaze informacije o minimumu bodova koje projekat mora da dobije usekciji 1 (iskustvo i kapaciteti organizacije) i sekciji 2 (relevantnost projekta), kako bi uao u listuprojekata koji e moda biti finansirani (konaan ishod zavisi od celokupne evaluacije).Imajui u vidu da smo obradili deo Vodia koji se bavi formalnim delovima projekta i administrativnim

procedurama, elimo da vas podsetimo na uobiajene administrativne greke koje su se najeejavljale kao razlog odbijanja projekta u prvom krugu konkursa za optinske projekte programa

EXCHANGE.

Najee administrativne greke u prvom krugu konkursa za optinske projekte programaExchange: Izjava o partnerstvu nije potpisana od strane nosioca predloga projekta Potpis na dekleraciji podnosioca nije originalan, nego je u pitanju peat (faksimil) Nije popunjen aneks B (budet) Nedostaje Statut nosioca projekta. Umesto Statuta, u nekoliko sluajeva dostavljena je

kopija Zakona koja optinu XY pominje kao optinu u Srbiji Nedostaje opis posla za EU partnera Aneks C Izjava o partnerstvu je dostavljena u drugom formatu od onog koji je predvienprocedurom Projekat i aneksi nisu na engleskom jeziku Nedostaje poslednji finansijski izvetaj Dostavljen faks izjave o partnerstvu od strane EU partnera Sredstva koja se trae od EAR-a su vea od 90% Partner nije podoban npr. NVO iz EU

Pre nego to upakujete va projekat u koverat, proverite da li ste zadovoljili sve traeneadministrativne zahteve!

Podseamo da, u proseku, oko 40% projekata koji pristignu na konkurse koje finansira Evropska

komisija, biva odbijeno zbog greaka administrativne prirode!

20


22/54

IV FORMULAR ZA PODNOENJE PREDLOGA PROJEKTA (ANEKS A)GRANT APPLICATION FORM

Kako pravilno popuniti poglavlja u Formularu A?

Pisanje predloga projekta popunjavanjem standardnih formulara Evropske komisije jeste korak kojipodrazumeva da ste prethodno:

Paljivo prouili Smernice Da su vam jasni zahtevi konkretnog programa u okviru koga je raspisan konkurs (opti i

posebni ciljevi, prioriteti i mogue, odnosno dozvoljene aktivnosti) Da vam je jasno u kom finansijskom okviru se moete kretati i da imate potpuni uvid u

formalne zahteve i ogranienja konkursa.

Pored ovih formalnih preduslova, ovo je trenutak kada veimate ideju vaeg projekta, odnosno imatejasnu predstavu kojim problemima elite da se bavite, koje su vae ciljne grupe, ta elite dapostignete i koji su vam resursi, u naelu, za to potrebni. Ova koliina prethodnih informacija koja jeneophodna da biste popunili standardni formular, takoe podrazumeva da u njegovoj izradi uestvujekako programski deo tima (oni koji e neposredno uestvovati u njegovoj realizaciji), tako iadministrativni deo tima osobe koje e biti zaduene za finansijsku administraciju.

Pre nego to pristupite samom popunjavanju formulara, evo nekoliko praktinih saveta koji e vampomoi da lake izaete na kraj sa celim procesom:

Formular se popunjava na jeziku koji je definisan u Smernicama (u najveem broju sluajevato je engleski jezik). Ukoliko ete va projekat pisati na srpskom jeziku, a potom i prevoditi,

planirajte nekoliko dana za prevod, i uskladite tempo rada sa rokovima za predaju projekta

Obavezno treba potovati formu i nita ne menjati u odnosu na ve unet tekst u datomformularu (dakle, nemojte brisati, menjati redosled pitanja i sl.)

Potovati font (arial 10). Jedino dozvoljeno odstupanje je bold ili italik, ako se nae zapotrebno, mada izbegavati preterano variranje fontova

Projekat se pie tako to se u formularu odgovara na postavljena pitanja nita se nepodrazumeva

Imajui u vidu da se kao jezik pisanja projekta najee koristi engleski, a da se istovremeno koristeizrazi koji mogu imati specifino znaenje u kontekstu pisanja projekta, opredelili smo se, gde godprocenimo da je to potrebno, da vam damo tumaenje izraza (iz originalnog teksta Smernica naengleskom jeziku), a ire tumaenje je dato na kraju ovog Prirunika u Reniku termina (izraza).

Ovaj deo uputstva je pisan tako da se za svako pitanje najpre objanjava vrsta i koli ina informacijakoju treba navesti, a potom se daju praktini saveti (italik fontom) koji se baziraju na viegodinjemiskustvu prireivaa u pripremanju projekata prema zahtevima Evropske komisije.Na kraju svakog poglavlja se nalazi mali okvir sa pitanjem koje je preuzeto iz evaluacionog upitnika.Ova pitanja koriste lanovi komisije prilikom odluivanja o vaem projektu (pod pretpostavkom da jeprojekat proao administrativnu stepenicu, tj. da je zadovoljio sve prethodne formalne kriterijume).Ova pitanja vam slue kao podsetnik da jo jednom proverite tekst koji ste pripremili kao odgovor napitanje iz formulara, i da samokritino razmotrite da li taj tekst daje odgovor na postavljeno pitanje.

Ako i sami niste sigurni, odnosno ako procenite da nema dovoljno informacija, prepravite tekst.

Dakle, na samom poetku ete se susreti sa engleskim pojmom Action. U ovom kontekstu trebashvatiti termin kao projekat. Isto tako, activity se prevode kao aktivnosti, i ova dva termina ne

treba meati.

21


23/54

Formular za pisanje projekta se sastoji od vie standardnih poglavlja, koji se modifikuju premapotrebama konkretnog konkursa.

U programu Exchange, formular se sastoji iz sledeih poglavlja:

I. Projekat

I. OPIS PROJEKTA1.1 Naziv projekta1.2 Lokacija(e)1.3 Iznos koji se potrauje od Evropske agencije za rekonstrukciju1.4 Kratak sadraj projekta1.5 Ciljevi projekta1.6 Opravdanost projekta1.7 Detaljan opis aktivnosti1.8 Metodologija1.9 Trajanje i plan aktivnosti2. OEKIVANI REZULTATI PROJEKTA

2.1. Oekivani uticaj projekta na ciljne grupe2.2. Publikacije i ostali rezultati2.3. Viestruki efekti2.4. Kratkoroni i dugoroni uticaj3. BUDET PROJEKTA4. OEKIVANI IZVORI FINANSIRANJAII. PODNOSILAC PREDLOGA PROJEKTA1. OSNOVNE INFORMACIJE2. BANKOVNI DETALJI3. OPIS PODNOSIOCA PREDLOGA PROJEKTA (MAKSIMUM 1 STRANA)3.1. Standardni formular3.2. Kratak opis postojee strategije u prioritetnim oblastima u Vaoj organizaciji

3.3. Pravni zastupnik Vae organizacije4. KAPACITET ZA UPRAVLJANJE I REALIZACIJU PROJEKTA4.1. Iskustvo u slinim aktivnostima4.2. Izvori5. DRUGI PREDLOZI ZA FINANSIRANJE PROJEKATA PODNETI EVROPSKIMINSTITUCIJAMA, EVROPSKOM FONDU ZA RAZVOJ (EDF) ILI ZEMLJAMA LANICAMA EU5.1. DONACIJE, UGOVORI I ZAJMOVI DOBIJENI TOKOM POSLEDNJE TRI GODINE ODEVROPSKIH INSTITUCIJA, EVROPSKOG FONDA ZA RAZVOJ (EDF) ILI ZEMALJA LANICA EU5.2. Podneti predlozi za finansiranje projekata evropskim institucijama, Evropskom fondu za razvoj

(EDF) ili zemljama lanicama EUIII. PARTNERI KOJI UESTVUJU NA PROJEKTU1. OPIS PARTNERA2. IZJAVA O PARTNERSTVUIV. DEKLARACIJA PODNOSIOCA PROJEKTAProvera

Napomena: lista sekcija u daljem tekstu koji se odnosi na Formular za pripremu projekataje modifikovana prema poslednjoj verziji PRAGA (jun 2007).

Posebno skreemo panju da redosled pitanja koji se nalaze u formularu nije isti kao i logika koju etekoristiti prilikom razvijanja vaeg projekta. Naime, projekat poinje sa navoenjem kljunih informacijaza onoga koji odluuje o projektu, dok vi do tih informacija najee dolazite kada je va projekat vepriveden kraju (na primer, saetak ete moi napisati tek kada ste zavrili ceo projekat). Isto tako,donosioca odluke pre zanima ta vi elite da promenite u svom okruenju (vai ciljevi) i kasnije eli dase upozna sa razlozima i problemima, dok vi do reenja moete da doete tek kada ste u potpunosti

analizirali situaciju u vaem okruenju, ispitali probleme, pribavili neophodne informacije, ustanovilikljune ciljne grupe. Smatramo da je vano da ovo imate na umu, jer vam se inae moe uiniti da

22


24/54

projekat piete unatrag, to naravno nije sluaj. Vi va projekat stavljate u okvir koji je potreban dabi donosioci odluka imali sve relevantne informacije u formatu koji je njima znaajan, a vi veinu tihinformacija ionako imate spremne i pre nego to ste poeli da popunjavate formular. Isti taj okvir vampraktino nudi i matrica logikog okvira2, ali u veoma skraenom obliku. Nekima od vas e biti lakeda najpre formulie ciljeve, rezultate i pretpostavke prema zahtevu iz matrice, i potom da elaborirateva projekat u detalje po zahtevima iz formulara. Neki od vas e krenuti od formulara, i kopirae

delove u matricu. Oba pristupa su sasvim legitimna, vi se odluite za onaj koji vama vie odgovara.Nae iskustvo je da se projekat pie uz stalno poreenje i korekciju informacija, kako u formularu,tako i u matrici logikog okvira odnosno u budetu.Pa, da krenemo!

4.1. KONCEPT PROJEKTA

Od podnosioca projekta se oekuje da na maksimum 4 strane same ceo projekat, osnovne ideje ikoncepte, planirane aktivnosti i rezultate, kao i prethodna iskustva svoje organizacije. Konceptprojekta je najlakse uraditi na kraju, kada razvijete ceo projekat i detalje planiranih aktivnosti,rezultata. Tek u tom trenutku moete odabrati koje su to najvanije informacije koje elite da

predstavite evaluatorima u ovom delu i na najbolji nain predstavite svoju projektnu ideju.Naravno, mogu je i drugaiji pristup (preporuljiv samo za one iskusnije): da prvo pripremitekoncept, i na osnovu toga razvijate projekat (u tom sluaju ne zaboravite da unesete izmene ukoncept u skladu sa finalnom verzijom projekta).

Nezavisno od sistema pripreme koncepta, potrebno je da imate u vidu sledee:(1) Projekat koji ste podneli e biti prvo evaluiran na osnovu koncepta. Tek poto evaluatoriodobre koncept, va projekat e biti evaluiran u celini.(2) Koncept treba da bude napisan na maksimum 4 strane u suprotnom, koncept e bitiautomatski iskljuen iz dalje evaluacije.

Koncept projekta sadri sledee delove3:

Relevantnost analiza problema (opti kontekst i specifini problemi), opis ciljnih grupa ikrajnjih korisnika, povezanost predloga projekta sa potrebama ciljnih grupa

Opis aktivnosti i njihovog uticaja opis opteg cilja, aktivnosti i rezultata; uloge partnera narealizaciji projekta, uloga drugih aktera

Odrivost aktivnosti analiza rizika, preduslovi, informacije o odrivosti aktivnosti i/ilirezultata na razliitim nivoima

Uz koncept projekta popunjavate i listu za proveru (informacije o podnosiocu projketa, partnerima,trajanju i lokaciji aktivnosti) i Deklaraciju podnosioca projekta uz koncept.

4.2. FORMULAR ZA PODNOENJE PROJEKTA

4.2.1. OPIS PROJEKTA

4.2.1.1. NAZIV PROJEKTA (1.1. TITLE)

Naziv projekta treba da bude kratak i jasan (od 5 do 10 rei). Naziv treba da odraava smisaoprojekta, da ukazuje na to o emu se u projektu radi, i da bude lak za pamenje. Najbolje je da senaziv kreira nakon to smo isplanirali ceo projekat, kada imate jasnu sliku ta je sutina vaegprojekta.

2O matrici logikog okvira bie vie rei kasnije, u poglavlju VI

3 U skladu sa PRAG-om, jun 2007.

23


25/54

4.2.1.2. LOKACIJA (1.2. LOCATION(S))

Treba navesti sve lokacije na kojima e se projekat odvijati, odnosno projektne aktivnosti. Ovo ezavisiti, naravno, i od zahteva samog konkursa. Tako, na primer, ako se va projekat odvija u vieoptina, naveete sve te optine, ako se odvija u vie regiona, naveete regione.

U programu Exchangesu lokacije bile unapred zadate, tako to se aktivnosti mogu odvijati samo uSrbiji ili u Srbiji i u jednoj od zemalja Evropske unije.Na primer: Srbija / Optina XYNemaka / Optina Dresden (ukoliko je poznat EU partner) ili samo EU

4.2.1.3. IZNOS KOJI SE POTRAUJE OD EVROPSKE AGENCIJE ZA REKONSTRUKCIJU (1.3.AMOUNT REQUESTED FROM THE EAR)

Sledi tabela u koju unosite finansijske pokazatelje vaeg projekta. U prvoj koloni se upisuju ukupni

trokovi projekta, u drugoj koloni koliko traite od EAR-a, a u treoj koloni procentualni iznossredstava koji traite od EAR-a (u odnosu na ukupne trokove projekta).

Ukupni trokovi projekta Iznos koji se potrauje odEvropske agencije za

rekonstrukciju

% ukupnih trokova projekta(maksimum 90% ukupnih

trokova projekta)

78.050,00 EUR 65.050,00 EUR 83,4 %

Imajui u vidu da su vam ove informacije poznate tek na kraju kada je va projekat napisan i kada suvam poznati svi trokovi, te i va mogui doprinos, to je naa preporuka da ovu tabelu popunjavatena kraju(iako se nalazi na samom poetku formulara).

Vodite rauna i o sledeem: Prvi iznos u tabeli oznaava vae ukupne trokove (ili ukupnu vrednost projekta) i da taj iznos nemoe da bude u suprotnosti sa instrukcijom datom u taki 1.3. Smernica (Finansijske pojedinostiovog konkursa) koja govori o minimalnoj i maksimalnoj vrednosti za koju moete da konkuriete Drugi iznos predstavlja iznos koji traite od EAR. Taj iznos predstavlja razliku izmeu ukupnihtrokova projekta i sopstvenog uea Procenat koji traite od EAR prikazujete u treoj koloni, koji konkretno za Exchange program nesme da pree 90% od ukupnih trokova projekta (u nedavno objavljenim konkursima ovaj procenat jesmanjen na maksimum 80% od ukupnih trokova projekta) Posebno vodite rauna da ovi iznosi moraju biti identini sa iznosima koje ste naveli u tabeli

budeta (na ovo skreemo panju zato to se esto dogaa da se izvre neke izmene u budetu, i dase previdi da se te izmene moraju uneti i u formular projekta).

4.2.1.4. KRATAK SADRAJ PROJEKTA (1.4. SUMMARY)

Tabelu popunite tek nakon to je napisan projekat, jer tek tada moete ukratko da predstavite svetraene segmente:

(a) Duina trajanja projekta(b) Cilj(evi) projekta (opti i posebni)(c) Partneri(d) Ciljne grupe(e) Krajnji korisnici

(f) Rezultati(g) Osnovne aktivnosti

Ne zaboravite da sve informacije treba da predstavite na maksimalno jednoj strani.

24


26/54

4.2.1.5. CILJEVI PROJEKTA (1.5. OBJECTIVES)

U ovoj sekciji na maksimalno jednoj strani treba formulisati opti i posebne ciljeve.

Opti cilj projekta (overall objective) objanjava zato je projekat vaan celom drutvu. Optim

ciljem se definie koju strateku, reformsku ili poeljnu drutvenu promenu podrava projekat, usmislu dugorone dobrobiti za krajnje korisnike. Takoe, pomae da se shvati kako se projekat uklapau ostvarenje vrednosti, principa, politika i programa Evropske unije. Opti cilj se ne doseerealizacijom jednog projekta, ve je on rezultat uspenog sprovoenja veeg broja individualnihprojekata.Prilikom formulacije vaih ciljeva (i ostalih nivoa promena koje elite da ostvarite realizacijom vaegprojekta), poeljno je da koristite uobiajene termine koji vam pomau da jasno izrazite ono to eliteda ostvarite. Ovo je posebno korisno, imajui u vidu da se vai ciljevi i rezultati moraju nai i u Matricilogikog okvira. Takoe, podsetite se kljunih rei (izraza), koji su vam ponueni na samom poetkuUputstva za pisanje Smernica, koji su vas vepomalo uveli u standardnu terminologiju.

Dakle, prilikom formulacije opteg cilja, najbolje je da kao kljunu re koja govori o promenikoju

elite da ostvarite, koristite izraz doprineti (contribute).

Primeri optih ciljeva sa seminara koji su za predstavnike optina organizovani u okviru programaExchange:Doprinos pribliavanju i primeni standarda EU za ekonomski razvoj optine

Doprinos primeni standarda i iskustava EU u zatiti ivotne sredine na teritoriji optine Z

Doprinos primeni standarda EU u funkcionisanju organa lokalne samouprave optine X

Doprinos izgradnji transparentne, efikasne i odgovorne optinske uprave prema standardima EU

Doprinos modernizaciji rada slubi Uprave u skladu sa standardima EU

Specifini (posebni) ciljevi projekta(neki koriste jo i termin svrha projekta, a na engleskom sekoriste termini specific objective/s) objanjavaju ukupnu pozitivnu promenu u odnosu na glavnuciljnu grupu. Specifini ciljprojekta predstavlja konkretan cilj projekta koji se moe ostvariti u okviruvremena predvienog za trajanje projekta i sa raspoloivim ljudskim i materijalnim kapacitetima.Obino se formulie i kao oekivana promena ponaanja ciljnih grupa i institucija. Dakle,promena do koje elite da doete i koju formuliete kroz specifian cilj (ili ciljeve), je ono to vi kaopodnosilac ne moete da garantujete, ali teite da ostvarite.

Primeri posebnih ciljeva sa seminara koji su za predstavnike optina organizovani u okviruprograma Exchange: Poboljanje usluga optinskih slubi graanima osnivanjem Centra za informisanje i krozobuku slubenika

Poveanje uea graana u procesima donoenja odluka uspostavljanjem saradnje sa NVO Poboljanje kvaliteta rada slubenika lokalne samouprave kroz edukaciju Razvijanje modernih saznanja, kapaciteta i iskustva u oblasti komunalnih usluga i odravanjastambenog prostora putem edukacije, razmene znanja zaposlenih u optini X sa ekspertima izoptina EU

Poboljanje usluga optinskih slubi graanima kroz uvoenje informatike opreme i softverai kroz obuku slubenika

Poveanje znanja o separaciji i reciklai otpada tima za izgradnju regionalne deponijerazmenom znanja i iskustava sa strunjacima iz zemlje EU

25


27/54

Efikasniji i kvalitetniji rad slubi u okviru optinske uprave kroz uvoenje GISa i edukaciju sastrunjacima iz EU

Poveanje nivoa znanja slubenika edukacijom optinske uprave o aero zagaenju uz pomopartnera iz EU

Specifian (poseban) cilj koji navodite u vaem predlogu projekta, ukazuje na problem kojim se elitebaviti, odnosno koji oekujete da reite. Na primer, ako je problem lo rad optinskih slubi iinformisanost graana, onda je va poseban cilj: poboljanje usluga optinskih slubi premagraanima osnivanjem Centra za informisanje i kroz obuku slubenika. A kao to ste veprimetili,prilikom formulacije specifinog cilja projekta, najbolje je koristiti kljune rei koje ukazuju nadugoronu korist za ciljnu grupu, na primer povean/poboljan/smanjen. Vrlo esto se, poredpromene i ciljne grupe, navodi i kako e se doi do promene (uvoenjem Centra za informisanje,kroz obuku slubenika lokalne samouprave uz pomostrunjaka iz EU). Inae, probleme koje eliteda reite opisujete u poglavlju 1.6. (c), kada objanjavate potrebe ciljnih grupa, i tu se mora videti

jasna veza izmeu opisanog problema i reenja koje, kroz formulaciju specifinog cilja, nudite.

Iako je teko generalizovati, va projekat ne bi trebalo da ima vie od 2-3 opta cilja (idealno je

ukoliko moete sve da uoptite na jedan) i ne vie od 5-6 specifinih ciljeva (ovde govorimo o tzv. softprojektima ije trajanje je najee limitirano na 12-15 meseci i koji ne ukljuuju infrastrukturneradove).Jo jedna napomena vana u ovoj fazi pisanja vaeg projekta: naime, navoenjem razliitih nivoaciljeva, vi praktino poinjete da slaete i vau matricu logikog okvira, tako to e formulisaniopti i specifini ciljevi (kasnije i rezultati i aktivnosti) biti navedeni u matrici logikog okvira (Aneks D),na identian nain kao i u tekstu formulara tu ne sme da bude razlike.

4.2.1.6. OPRAVDANOST PROJEKTA (1.6. RELEVANCE OF THE ACTION)

Ovaj odeljak ima posebnu teinu, jer na ovom mestu ubeujete donosioca odluke da je va projekat

u skladu sa ciljevima konkursa, a istovremeno da se zasniva na uoenim problemima i potrebamaspecifinih ciljnih grupa, te da ponuene aktivnosti vode ka reavanju uoenih problema.

Potrebno je dati odgovore na svako od navedenih pitanja iz formulara, na maksimalno 3strane, tako da ne tedite na informacijama!

A. Kako se Va projekat uklapa u osnovne ciljeve i prioritete konkretnog programa?Proitajte ponovo odeljak 1.2. u Smernicama i u skladu sa ciljevima konkretnog programa obrazloiteva projekat, koristei iste kljune rei.Proverite u kojoj meri se projekat uklapa u postavljene prioritetei jednu ili vie tematskih oblastikonkursa!

Svedeni primer programa EXCHANGE:Optina N planira da razvije strateki plan razvoja optine kao preduslov za dalji koordiniran i stratekiorjentisan razvoj optine...Pokazalo se da je rad lokalnih samouprava koje imaju strateke planove efikasniji, bolje odgovara napotrebe graana....Optina N planira da prilikom razvoja stratekog plana koristi metodologiju i dobra iskustva EUzemalja, ukljuujui i prilagoavanje postojee pravne normative (odluke koje se donose naoptinskom nivou) EU standardima....Na taj nain optina N e uvesti EU standarde u oblasti planiranja u svoj rad.Vie informacija, kao i primere odobrenih projekta moete pronai na sajtu programa Exchange,(www.exchange.org.yu)

U evaluacionom upitniku(sekcija 2, pitanje 2.1.) se za ovaj odeljak ocena 5 (veoma dobro) moe dobitisamo:(a) ako se projekat uklapa u barem jednu tematsku oblast

26


28/54

(b) ako projekat sadri dodatne vrednosti, poput promocije rodne ravnopravnosti

B. Problemi i mogue prepreke za realizaciju projektaOvaj segment opravdanosti projekta je od kljune vanosti za va projekat neophodno je da opietedetaljno situaciju (u vezi sa optim ciljevima i prioritetima programa), poev od ireg drutvenogkonteksta pa do specifinog stanja u vaoj optini.

Za potrebe programa EXCHANGE (mada se ovo moe primeniti i kao opte pravilo), sugerie se dadate pregled stanja u vaoj optini (tzv. lokalni kontekst) u jednom pasusu. Zatim, opiitespecifini problemu vezi sa kojim vi planirate va projekat (do 2-3 pasusa):

(1) Primer 1: ako elite da osnujete Info Centar, u opisu specifinih problema koncentrisaete sena situaciju u oblasti informisanja graana, na koji nain trenutno pruate usluge.

(2) Primer 2: ako je cilj projekta donoenje strategije u odreenoj oblasti, opisaete na koji nainje oblast trenutno ureena (postavljate osnovu da u narednom koraku navedete kako eteoblast unaprediti donoenjem strategije).

Posebno naglaavamo da potrebe treba da su u direktnoj vezi sa postavljenim ciljevima, ciljnimgrupama i aktivnostima projekta. Ovaj deo mora sadravati relevantne i tane informacije, odnosno

detaljno objanjenje situacije koju vi vaim projektom nudite da reite.

Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 2, pitanje 2.2.):1. U kojoj meri projekat zadovoljava potrebe i uzima u obzir ogranienja koja postoje u ciljnojzemlji ili regionu? (ukljuujui i originalnost projekta izbegavanje kopiranja ili poklapanja sa drugim

projektima EU.).

C. Ciljne grupe i procenjen broj direktnih i indirektnih korisnikaCiljne grupe: grupe ili pojedinci na koje e projekat imati uticaja na nivou specifinih ciljeva. To mogubiti nezaposleni, marginalizovane grupe stanovnitva (ene, stari, osobe sa invaliditetom, mladi,etnike manjine):(1) Direktni korisnici: grupe koje direktno uestvuju u realizaciji konkretnih aktivnosti i na koje se

odnose neposredni rezultati projekta. U okrivu programa EXCHANGE to su bili zaposleni OU koji suuestvovali u obukama, studijskim posetama, radnim grupama, i sl.(2) Indirektni korisnici: lanovi vae organizacije koji nisu direktno ukljueni u aktivnosti, ali e imatikoristi od realizacije projekta (npr. unapreenje sistema rada i znanja kroz saradnju sa osobama ojesu prole obuku, podizanje profesionalnog nivoa u organizaciji itd.), lanovi ire zajednice. Na primeruprograma EXCHANGE: ostale kolege iz lokalne samouprave, zainteresovane grupa i graani optinekoji ne uestvuju direktno u projektu.

Primeri opisa ciljnih grupa:(1) Direktni korisnici: preko 100 ljudi koji e biti direktno ukljueni u obuke i proces stratekog

planiranja: zvaninici i zaposleni u optini, lanovi Direkcije za urbanizam i izgradnju, preduzetnicii privrednici i predstavnici graanskog drutva (NVO, kulturnih i sportskih institucija, omladine imedija).(2) Indirektni korisnici: svi graani optine N njih 57.749 (prema popisu iz 2002.)

Uvek navedite broj direktnih i indirektnih korisnika!

D. Razlozi za odabir ciljnih grupa i aktivnostiObrazloiti zato su ba te ciljne grupe pokrivene ba tim aktivnostima projekta.

Ove ciljne grupe su odabrane jer e se optinski strateki plan sastojati od 4 glavne teme: razvojlokalne vlasti, unapreenje infrastrukture, razvoj graanskog drutva i ekonomskog razvoja. Navedene

ciljne grupe su glavne zainteresovane grupe i radie na kreiranju stratekog plana kroz nekoliko radnihgrupa, koordiniranih od strane Optinske komisije za ekonomski razvoj.

27


29/54

Pitanja iz evaluacionog upitnika za podsekcije c i d (sekcija 2, pitanje 2.3):Koliko su jasno definisani i strateki odabrani oni koji su vezani za projekat (posrednici, krajnjikorisnici, ciljne grupe)?

E. Povezanost projekta sa ciljnim grupama (relevance)

Ovde treba obrazloiti zato je projekat relevantan za ciljne grupe tj. kakoe one imati koristi odprojekta. Ovaj segment treba povezati sa specifinim problemima koje elite da reite realizacijom

projekta i objasniti zato je potrebno ukljuiti pojedine grupe korisnika kako bi ovi problemi biliuspeno reeni.

Svedeni primer iz programa EXCHANGE:Problem: nepostojanje stratekog plana kao osnova planiranja i razvoja optine...Direktni korisnici: predstavnici lokalne samuprave, privatnog i nevladinog sektora koji (a)treba dabudu obueni za pripremu plana i (b)kao nosioci razvoja optine treba da budu ukljueni u pripremuplana...Projektom e biti unapreeni kapaciteti za dalje planiranje i razvijen strateki plan...

Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 2, pitanje 2.3):Da li supotrebe ciljne grupei krajnjih korisnika jasno definisane i da li im projekat prilazi na pravinain?

Napomena: u modelu Smernica grupa pitanja pod 2.3. je objedinjena i svako od podpitanja (siveceline nosi po 5 bodova), U okviru konkretnih poziva, pojedini programi mogu razdvojiti ova pitanja udva zasebna (23. i 2.4, svako nosi po 5 bodova) ili na drugi nain reorganizovati pitanja.

4.2.1.7. DETALJAN OPIS AKTIVNOSTI I REZULTATA (1.7. DETAILED DESCRIPTION OFACTIVITIES AND ITS EFFECTIVENESS)

Prema poslednjoj verziji PRAG-a (jun 2007) moe da sadri maksimalno 14 strana i sastoji se iz 3 dela:(1) Opis opte svrhe koja se eli postii realizacijom projekta (maksimum 1 strana)(2) Opis rezultata(maksimum 4 strane)(3) Opis aktivnosti(maksimum 9 strana)

(1) Opis rezultata i drugih produkata (outputs)U okvitu ove sekcije opisujete:

Rezultate Uticaj na ciljne grupe Publikacije i ostale proizvode Mogunost ponavljanja

(1.1) Rezultati

Predstavljaju konkretne koristi, proizvodi, usluge koji nastaju kao posledice uspeno izvedenihaktivnosti. Rezultati segarantujuprojektom, odnosno rukovodstvo projekta se smatra odgovornimza ostvarenje rezultata. Razlika izmeu rezultata i specifinog cilja projekta je u tome da li jeste ilinije u moi rukovodstva projekta da ih garantuje, pod uslovom da su obezbeeni potrebni resursi.Primer: Projekat moe da garantujeda e se pripremiti Strateki plan optine za ekonomski razvoj. Projekat ne moe dagarantujeda e se proizvodnja u malim i srednjim preduzeima poveati utoku 2006 sa x% na y%.

Da biste uspeno razlikovali rezultate od aktivnosti, najjednostavnije je rei da rezultati odgovaraju napitanje ta elimo da postignemo, dok aktivnosti odgovaraju na pitanje kako emo to postii. Naprimeru programa EXCHANGE, ako je na oekivani rezultat da 20 zaposlenih u lokalnoj samoupravi

bude obueno da bolje prua usluge graanima, onda su verovatno aktivnosti koje su do toga dovelebile organizovati obuku za 20 zaposlenih, koja podrazumeva i najavu programa, izbor uesnika,

28


30/54

konkretnu obuku, pripremu materijala za rad, zatim studijska poseta kolegama iz lokalne samoupravezemlje EU (koja opet moe da se razbije na jo detaljnije podaktivnosti).

Kako formulisati oekivane rezultate? Najbolje je da koristite reenice u prolom vremenu, kojegovore kao da je neto obavljeno i postignuto, na primer:

Strateki plan za ekonomski razvoj optine je pripremljen, usvojen i zapoeta jenjegova realizacija

Osnovanje LED centar Povean nivoznanja kod 15 radnika optine Povean menaderski kapacitet zaposlenih Graani bolje informisani o radu lokalne samouprave

Jedan rezultat nije dovoljan treba ih imati vie, i svi treba da vode ka ostvarenju specifinogcilja. Rezultati moraju biti ostvarivi kratkorono, u toku realizacije projekta (odnosno do zavretkaprojekta), jer je za njihovo ostvarenje odgovornorukovodstvo projekta.

Oekivani uticaj projekta na ciljne grupe:(a) Trenutne situacije ciljnih grupa -npr. obukom e biti unapreen sistem rada, nove vetine e biti

koriene u..., ira javnost e biti informisana o...(b) Tehnikih i upravljakih kapaciteta ciljnih grupa - Napominjemo da se izraz tehniki kapaciteti neodnosi na infrastrukturu, nego na znanje, vetine, odnosno ekspertizu.

(1.2.) Publikacije i drugi produkti (outputs)Na najvie jednoj strani navedite publikacije i druge produkte projekta, odreujui ih i koliinskiukoliko je to mogue. Outputs su konkretni (merljivi) produkti i usluge projekta, na primer brojizdatih knjiga organizovanih poseta, odranih trening dana, obuenih ljudi, odranih konferencija zamedije, tampanih materijala (broura, postera, publikacija), postavljanje WEB stranice, itd. Prekopripremljenih publikacija ira populacija e biti upoznata sa rezultatima vaeg pojekta (indirektnikorisnici u vaoj sredini, ali i struna javnost, srodne organizacije, isl.).

(1.3.) Mogunosti ponavljanjaNa najvie jednoj strani opisati mogunosti multiplikovanja, ponavljanja i produavanja projekta ili

proirenja njegovog dejstva na druga polja rada i saradnje.Primeri: nove optine, nove ciljne grupe, novi donatori koji e omoguiti nastavak aktivnosti,mobilizacija lokalnih resursa itd.

Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 4, pitanja 4.1. i 4.2.):Da li e aktivnosti predviene projektom imati konkretan uticajna ciljne grupe?Da li e projekat imati viestruki uticaj? (Ukljuujui mogunost multiplikovanja i produavanjarezultata aktivnosti kao i daljeg prenoenja pozitivnih iskustava)

(2.1.) Opis aktivnosti

Navesti hronolokisve aktivnosti koje e se realizovati u okviru projekta, i svaku opisati sa jednim ilidva pasusa u kojim e se navesti podaktivnosti, koje e ciljne grupe biti obuhvaene, kako e serealizovati, ta e biti uloga svakog od partnera.

Aktivnosti se obino formuliu pomou glagola koji oznaava neku akciju, na primer: pripremiti,dizajnirati, konstruisati, istraiti, odtampati, posetiti, obuiti... ili pomou imenice koja oznaavaakciju, na primer: obuka predstavnika lokalne samouprave, izrada i tampa publikacije, poseta lokalnojsamoupravi u zemlji EU...

Aktivnosti treba da budu to detaljnije i iscrpnije opisane, maksimalno na 9 strana ali ne manje od 5strana teksta.

29


31/54

Obavezno oznaiti svaku aktivnost nekom oznakom, rednim brojem, nazivom, jer to olakava itanje irazumevanje teksta projekta, na primer: Aktivnost 1. Tehnika i administrativna priprema zarealizaciju projekta. Takoe, tako se lake uspostavlja veza sa odgovarajuim rezultatima, jer svaka odaktivnosti treba da vodi ka ostvarenju nekog od rezultata.

Pored opisa svake aktivnosti navedite i organizaciju koja je odgovorna za sprovoenje konkretne

aktivnosti npr. nosilac projekta, partner 1, lokalni ekspert.

Vodite rauna da e se iste aktivnosti ponoviti u: Planu aktivnosti (odeljak 1.9), Matrici logikog okvirai u Budetu.

Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 3, pitanja 3.1. i 3.3.):Da li su aktivnosti koje su planirane u projektu odgovarajue, praktine i dosledne ciljevima ioekivanim rezultatima?Da li je uee svakog od partnera na realizaciji aktivnosti odgovarajue?

4.2.1.8. METODOLOGIJA (1.8. METHODOLOGY)

Na najvie 4 stranice detaljno opisati metodologiju vaeg projekta, odgovarajui na pitanja pod ovomtakom.

(a) Metode realizacijeOpisuju se koriene metode, tehnike i nain rada, nabrajaju se sve vrste aktivnosti, koriena znanjai vetine, ko e raditi, kako, ta i gde. Ovaj odeljak je slian kao i 1.7, ali se ovde rezimirajumetode.

Primeri za metode: Istraivanje, analiza, definisanje problema Transfer dobre prakse, znanja i iskustva Studijsko putovanje Obuka (trening) Medijska kampanja Modernizacija sistema informisanja Anketa Saradnja sa NVO

Napomena: u predlogu projekta potrebno dati krai opis svake od nevedenih metoda u konkretnoj fazirealizacije projekta.

(b) Razlozi za predloenu metodologiju

Ovo je povezano sa opisom konteksta, ciljne grupe i ciljeva. Naglasiti doprinos ostvarenju programa,iskustvo slinih sredina, prilagoenost ciljnoj grupi i resursima organizacije (znanje, vetine, oprema,prostor,..). Raspoloiva finansijska sredstva i vreme takoe utiu na izbor metodologije.

(c) Da li je projekat povezan sa prethodno realizovanim projektima (ukoliko postoji takvaveza) i na koji nainOpisati srodne projekte i aktivnosti ije e se iskustvo koristiti pri realizaciji ovog projekta. Slinosti iveze traiti kod svih elemenata projekta: ciljne grupe, korisnika, lokacije projekta, donatora projekta,tematske oblasti, standarda rada, partnera itd.Cilj ovog odeljka je izgradnja kredibiliteta - ovde su znaajne reference svih uesnika u projektu(partnera, saradnika, stranih eksperata).Ukoliko je predloen projekat deo veprogramske celine ili strategije, ukratko opiite na koji nain e

projekat doprineti realizaciji celokupnog programa. Takoe navedite ostale izvore finansiranja,posebno ukoliko je deo programa vefinansiran iz budeta Evropske komisije.

30


32/54

(d) Procedure za evaluacijuEvaluacija je (pr)ocena uspenosti projekta, odnosno ocena o tome da li smo i kako ostvarili planiraneciljeve projekta. Moe se odnositi na efikasnost(da li smo na najbolji nain koristili resurse u odnosuna oekivane rezultate); uspenost (da li su ostvareni rezultati doveli do oekivanih ciljeva da li

smo ostvarili ono to smo eleli?); uticaj (da li je kao posledica projekta dolo do dugoronihpromena na nivou pojedinaca, zajednice, institucija, drutva u celini?); relevantnost(u kojoj meri suprojektni ciljevi u skladu sa prioritetima i programima najvanijih zainteresovanih grupa?); odrivost(u kojoj meri e se promene do kojih je projekat doveo dugorono nastaviti?)

Evaluaciju mogu da sprovode nezavisni strunjaci (eksterna evaluacija) angaovani da ocene uspehvaeg projekta (u tom sluaju bi se ova aktivnost pojavila i kao budetska stavka, odnosno kaonovani iznos u vaem budetu), i kao interna evaluacija (koju sprovodite vi sami, odnosno timangaovan na realizaciji projekta).

Da biste uopte mogli sprovoditi evaluaciju, potrebno je da vetokom pisanja projekta definiete vaplan evaluacije, odnosno da unapred odredite kako ete pratiti i ocenjivati uspeh vaeg projekta.

Plan evaluacije projekta odgovara na 7 pitanja:1. Ko? e raditi evaluaciju (interni, eksterni evaluatori), odnosno konkretno osobe angaovane naprojektu (ui projektni tim, ili iri projektni tim, ili upravni odbor organizacije koja realizujeprojekat)

2. Kada? (periodino, meseno, na kraju projekta). Eksterna evaluacija se najee radi 1-2 putatokom realizacije projekta (na polovini i na kraju realizacije), dok internu evaluaciju moeteorganizovati na nedeljnom, dvonedeljnom ili mesenom nivou.

3. ta se ocenjuje/evaluira? (efikasnost, uspenost, uticaj, relevantnost,...)4. ta e se pratiti i ocenjivati - koji su indikatori projektnih ciljeva i koja su sredstva provere

indikatora direktna veza sa kolonom 2 i 3 matrice logikog okvira),5. Kako? (koje e se metode koristiti),6. Za koga? (ko e koristiti rezultate evaluacije)7.

Zato? Kako

e se koristiti rezultati evaluacije?Prilikom pisanja projekta i izrade plana evaluacije, morate imati jasnu sliku o tome koje sveinformacije treba da prikupljate tokom realizacije projekta, da biste mogli redovno pratiti njegovnapredak, odnosno da biste provodili monitoring (praenje) projekta.Za monitoring je zaduen donator ili tim za podrku odreenog programa. Cilj monitoringa je da seredovno prati realizacija projektnih aktivnosti i predloe eventualne korektivne aktivnosti kada seustanovi vee ili uticajnije odstupanje od plana rada.

(e) Nivo ukljuenosti i aktivnosti drugih organizacija (partnera i drugih) u projekatNa osnovu plana aktivnosti i prethodnih odgovora opisuje se stepen ukljuenosti partnerskihorganizacija iz zemlje i inostranstva. Poeljno je da partneri budu ukljueni u sve faze projekta, poevod planiranja i pripreme projekta.Opisati nain meusobne komunikacije, uestalost, nain donoenja odluka, odgovornost i ovlaenja

partnera za pojedine aktivnosti, nain korienja resursa i pristup resursima itd...

(f) Razlozi za predloenu ulogu svakog partneraOsvrnuti se na snage i kapacitete partnera, njihove resurse, iskustva, znanja, vetine... Postoji li netoto povezuje partnere (geografija, istorija, kultura, tradicija, slino iskustvo, potrebe...) Po emu supartneri jedinstveni i specifini?

Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 3, pitanje 3.3.) :(1) Da li su uee partnera i njegovo angaovanje u realizacijiprojekta dobro odmereni?NAPOMENA: Ukoliko nemate formalnih partnera, dobiete najmanju ocenu, 1

31


33/54

(g) Tim koji se predlae za realizaciju projekta (po funkcijama: nema potrebe navoditiimena)Tim bi trebao da ima izmeu 3 i 5 lana. To je stalna ekipa koja je angaovana na projektu i koja jeodgovorna za ostvarenje projektnih rezultata. Funkcije u timu mogu biti (navodimo samo kao primer,ne i kao obavezni sastav): koordinator projekta, asistent na projektu, saradnik za administraciju(administrative officer) i saradnika za finansije (finance officer). Opisati ukratko ulogu svakog lana

tima.

(h) Sredstva za realizaciju projekta (oprema i drugi kapaciteti)Navedite ukratko koja vam je oprema potrebna, i naznaite koji su to kapaciteti sa kojima vaaorganizacija veraspolae (npr. deo ili cela oprema, sale za obuku i sl.)

(i) Stav ire zajednice prema predloenim aktivnostima i planiranu saradnju sa drugimslinim inicijativamaNavedite ukoliko je pripremi predloga projekta prethodilo neko istraivanje, anketa ili se va projektnidokument oslanja na veusvojenu strategiju razvoja kapaciteta zajednice / organizacije.Takoe, proverite da li u vaoj okolini postoje sline inicijative ili organizacije koje rade u istoj oblasti,a koje bi trebalo informisati o planovima i/ili ukljuiti u proces realizacije projekta.

Pitanje iz evaluacionog upitnika koje se odnosi na celu sekciju 1.8. Metodologija (sekcija 3, pitanje3.2):(1) Koliko je koherentan plan aktivnosti posebno da li su uzeti u obzir spoljni faktori i evaluacija?

4.2.1.9. TRAJANJE I PLAN AKTIVNOSTI (1.9 DURATION AND INDICATIVE PLAN OFACTIVITES)

Navesti vreme trajanja projekta (u mesecima) u sluaju programa EXCHANGE, to je maksimalno 10meseci (vodite rauna da ovde ne pogreite u planiranom broju meseci za realizaciju projekta, deavase da ovde doe do omake!). Plan aktivnosti se priprema i prikazuje pomou datog formata u

formularu (gantograma). To je grafika metoda (tabela) za predstavljanje informacija. Plan aktivnostine sme da sadri datume, vese samo prikazuju aktivnosti po mesecima. Plan aktivnosti ne treba da

sadri detaljan opis aktivnosti, ve samo njihov broj i naziv koji treba da se poklapa sa nazivima izodeljka 1.7. Svi meseci u kojima nisu predviene aktivnosti moraju biti ukljueni u plan aktivnosti iukupno trajanje projekta. Kod svake aktivnosti razlikuje se priprema (preparation) i realizacija(execution) aktivnosti.

Primer plana aktivnosti

MeseciAktivnosti

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Realizator

Priprema aktivnosti 1 -Formiranje tima

Lokalni partner

Realizacija aktivnosti 1-Formiranje tima Projektni tim

Priprema aktivnosti 2 Optina

Realizacija aktivnosti 2

Komisija e porediti vae aktivnosti sa planom iskazanim u tabeli i postavie sebi sledee pitanje(sekcija 3, pitanje 3.4):Da li jeplan realizacije projektadobro razraen i izvodljiv?

32


34/54

4.2.1.10. ODRIVOST PROJEKTA (SUSTAINABILITY)

Na najvie 3 strane navedite razliku izmeu sledee 3 dimenzije kratkoronog i dugoronog uticajaprojekta:(a) Finansijski aspekt - kako e aktivnosti biti finansirane po zavretku granta. Da li e aktivnosti

projekta ui u budet organizacije? Kako e biti nastavljene obuka, informisanje javnosti ili druge

aktivnosti? Da li vaa organizacija planira da konkurie za nove donacije?(b) Institucionalni nivo - da li e strukture koje e omoguiti nastavak aktivnosti biti prisutne do krajaprojekta? Da li e vlasnitvo nad rezultatima projekta biti lokalno? Izlistati sve institucije sa kojima sesarauje u toku realizacije projekta i koje e nastaviti da rade na projektu i po zav

Documents

Exchange Priprema Projekata