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Escrituracao Contabil, Port Nº 012-SEF, 12Dez90

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Escrituracao Contabil no âmbito do Exército.

Text of Escrituracao Contabil, Port Nº 012-SEF, 12Dez90

APROVA AS NORMAS PARA A REALIZAO DE REGISTROS CONTBEIS NO MINISTRIO DO EXRCITO

APROVA AS NORMAS PARA A REALIZAO DE REGISTROS CONTBEIS NO MINISTRIO DO EXRCITO

O Secretrio de Economia e Finanas, de acordo com o previsto no Art 63 das Instrues Gerais para as Publicaes do Ministrio do Exrcito (IG 10-43), aprovadas pela Portaria Ministerial n 890, de 26 de setembro de 1985 e tendo em vista o disposto no Art 9 e no item 5) do Art 16 das Instrues Gerais sobre o Sistema de Controle Interno do Ministrio do Exrcito (IG 12-01), aprovadas pela Portaria Ministerial n 997, de 14 de outubro de 1988,

RESOLVE

1. Aprovar as Normas para a Realizao de Registros Contbeis no Ministrio do Exrcito, que com esta baixa.

2. Revogar a Portaria n 033-SEF, de 11 de dezembro de 1989.

3. Determinar que a presente Portaria entre em vigor na data de sua publicao.

1. FINALIDADE

Estabelecer normas para a realizao de registros contbeis das Unidades Gestoras (UG) do Ministrio do Exrcito.

2. OBJETIVOS

a. Padronizar os documentos de registros contbeis no mbito do Ministrio do Exrcito.

b. Permitir que o Ordenador de Despesas (OD), realize o acompanhamento e o controle dos recursos geridos pela UG, sob sua responsabilidade.

3. ESCRITURAO NAS UG

a. Os registros contbeis das UG so constitudos de Fichas de Controle (anexos 1 a 5 preencidas por gesto e quando houver movimento no perodo), de Fichas e Relatrios de Controlede Bens (anexos 6 a 16) e de Inventrio de Almoxarifado (anexo 17).

b. a finalidade, responsabilidade e as instrues para o preenchimento e encerramento dos documentos que acompanham estas Normas esto contidas nos anexos.

c. Todos os documentos constantes das presentes Normas constituem instrumentos para a verificao da compatibilidade dos lanamentos registrados no Sistema Integrado de Administrao Financeira (SIAFI), de forma sistemtica e contnua.

d. Os modelos constantes dos anexos 1 a 17, so de uso obrigatrio para as UG OFF-LINE, bem como os anexos 6 a 17 para UG ON-LINE.

e. Fica, a critrio das UG ON-LINE, a utilizao dos anexos de 1 a 5; no entanto conveniente a utilizao dos citados documentos pelas UG que compartilhem terminais localizados em outras unidades.

f. Para o acompanhamento da execuo oramentrio-financeiro, as UG ON-LINE devem utilizar dados constantes de relatrios e demonstrativos fornecidos pelo SIAFI.

g. As fichas de controle de bens (anexos 6 a 11) devem refletir, a qualquer momento, a existncia fsica do material na UG.

h. As fichas de responsabilidade da Fiscalizao Administrativa devem ser numeradas seguidamente, e o fichrio organizado por conta contbil em ordem crescente de cdigo.

i. As fichas escrituradas na Fiscalizao Administrativa (anexo 06, 08 e 10) ao completarem 3 (trs) anos com existncia 0 (zero) devem ser retiradas dos fichrio geral e guardadas em arquivo morto.

j. Toda ficha de bens mveis (anexo 7) que permanecer por 3 (trs) anos com existncia 0 (zero) dever ser incinerada, devendo tal fato ser publicado em Boletim Interno (BI) da UG.

l. No ltimo dia til do exerccio financeiro as fichas de material de consumo so encerradas, podendo ser incineradas aps a aprovao da Tomada de Contas Anual pelo Tribunal de Contas da Unio (TCU).

m. As UG, mensalmente, devem verificar a compatibilidade dos saldos das fichas e relatrios (anexos 06, 08, 10, 14, 15 e 16) com os saldos das contas contbeis do SIAFI.

n. To logo receba o Inventrio de Bens remetido pela Diretoria de Contabilidade (Dcont), verificar a compatibilidade dos saldos apresentados no citado documento com os indicados no SIAFI.

o. As UG podem adaptar as fichas III-1, III-5, III-6, III-8 e III-9 do antigo R/3 aos anexos 6, 7, 9, 10 e 11 destas Normas, ficando a sua substituio pelos novos modelos condicionada concluso da escriturao das fichas atualmente abertas ou incluso em carga de novos tipos de materiais, quando a UG no mais possuir em estoque os modelos do antigo R/3.

p. A escriturao do material permanente em depsito deve ser efetuada na Ficha de Controle de Bens Mveis em Almoxarifado (anexo 9) da Fiscalizao Administrativa, por no existir correspondente no antigo R/3.

q. As UG podero utilizar meios de informtica para realizar o controle do material de consumo (anexo 10), encargo da Fiscalizao Administrativa.

4. MODELOS DE FICHAS DE REGISTRO CONTBEIS, DE FICHAS E RELATRIOS DE CONTROLE DE BENS E DE INVENTRIO.

Anexos 1 a 18.

5. DISPOSIES FINAIS

a. Os modelos anexos s presentes Normas, devem ser impressos em cartolina ou em cpias repogrficas de papel de boa qualidade, nas dimenses indicadas nos modelos, podendo tambm ser impressos por computador quando a fixao das suas dimenses ficar a critrio da UG.

b. Os casos omissos destas Normas sero solucionados pela Secretaria de Economia e Finanas.

MODELOS ANEXOS E INSTRUES PARA PREENCHIMENTO

1. FICHA CONTROLE DE CRDITO/DESPESA EMPENHADA/PAGA

2. FICHA CONTROLE DE EMPENHO ESTIMATIVO OU GLOBAL

3. FICHA CONTROLE DAS CONTAS

a. BANCO DO BRASIL

b. DISPONIBILIDADE POR FONTE DE RECURSOS

c. VALORES A DEBITAR

d. OUTROS DEPSITOS

e. RESTOS A PAGAR INSCRITOS

4. FICHA CONTROLE DA CONTA DIREITOS E OBRIGAES CONTRATUAIS COM TERCEIROS

5. FICHA CONTROLE DA CONTA SUPRIMENTO DE FUNDOS

6. FICHA GERAL DE BENS MVEIS EM USO

7. FICHA DE BENS MVEIS EM USO

8. FICHA CONTROLE DE BENS MVEIS EM ALMOXARIFADO

9. FICHA DE BENS MVEIS EM ALMOXARIFADO

10. FICHA GERAL DE MOVIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO

11. FICHA ESTOQUE DE MATERIAL DE CONSUMO

12. FICHA AUXILIAR DE DISTRIBUIO DE FICHAS

13. FICHA AUXILIAR DE BENS MVEIS (NUMERADO)

14. RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO RMA (VER PORTARIA IMPRESSA)

15. RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS RMBM (VER PORTARIA IMPRESSA)

16. RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS RMBI (VER PORTARIA IMPRESSA)

17. INVENTRIO DE ALMOXARIFADO (VER PORTARIA IMPRESSA)

ANEXOS 1 A 5 A CRITRIO DAS UG ON-LINE

INSTRUES PARA PREENCHIMENTO DO ANEXO 6

FICHA GERAL DE BENS MVEIS EM USO

1. FINALIDADE

Destina-se ao controle da escriturao de material permanente em uso na Subunidade ou dependncia, classificado no imobilizado da UG.

2. RESPONSABILIDADE

encargo da Fiscalizao Administrativa.

3. ESCRITURAO

Na ficha ser registrado todo material idntico, mesmo de origens ou preos de aquisio diferentes, constando as informaes nas colunas correspondentes.

4. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO

(1) Nmero da ficha, de acordo com a relao numrica do fichrio geral de bens mveis em uso da Fiscalizao Administrativa.

(2) Nmero de estoque do Exrcito.

(3) Grupo-classe:

- nmero do grupo, de acordo com o estabelecido no Boletim de Suprimento (BS) em vigor.

- nmero de classe, de acordo com o BS, em vigor.

(4) Discriminao do material, segundo os termo fixados nos catlogos especficos das diretorias provedoras e, na falta desses, de modo a no deixar dvidas quanto sua identificao, exatamente como foi publicado em BI, por ocasio da primeira incluso.

(5) Lanar o cdigo e a sigla da UG utilizados no SIAFI.

(6) Abertura. Em toda ficha aberta para registro de um material, o OD eo Fiscal Administrativo aporo suas assinturas, sendo anotado o nmero do BI que pela primeira vez deu entrada do material. As fichas de continuao, tambm sero assinadas pelo OD e pelo Fiscal Administrativo, sendo assinalado o nmero do BI que registrar a abertura dessas fichas.

(7) Assinar com um X o quadro correspondente a material controlado ou no controlado.

(8) Lanar a conta contbil correspondente, detalhando at o stimo nvel (as fichas devero ser organizadas rigorosamente em ordem numrica crescente do cdigo da conta).

(9) Colocar a data e o nmero do BI que publicou o movimento de carga ou descarga do material da UG ou a sua transferncia interna.

(10) Indicar, atravs de siglas, a procedncia do material registrado na ficha.

Exemplos:

COM: adquirido no comrcio;

OP: proveniente do rgo provedor, (DRMI, DMM, etc);

UG: produzido pela prpria UG:

(11) Lanar a quantidade de material includo em carga.

(12) Lanar a quantidade de material descarregado.

(13) Lanar a quantidade existente resultante das operaes ENTRADA/SADA.

(14) Lanar o valor unitrio do material:

(15) O primeiro lanamento ser o produto das colunas (13) x (14); a partir desse lanamento, somar o valor da ENTRADA ou diminuir o valor da SADA, do valor total acumulado anterior.

(16) Lanar as quantidades de material distribudo a cada subunidade ou dependncia.

(17) Destinado ao registro de qualquer observao; ao VISTO do agente que proceder a uma inspeo ou verificao da escriturao da ficha, etc.

ANEXO 6 (ABERTURA)

___________________

(1) NR _____________ CDIGO / SIAFI UG (5) (6) BI N __________

(2) NEE____________ (Fiscalizao Administrativa) _________________________

(3) GRUPO_________CLASSE_______ ORDENADOR DE DESPESA

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