WalkTheTalk1

Erfaringer med Agile EU-udbud

Den agile model vinder frem i den offentlige sektor. Men hvordan vælger man den rigtige leverandør til agil udvikling gennem et EU-udbud?

Aage KnudsenWalkTheTalk

WalkTheTalk2

Det har jeg planlagt at tale om:

Situation og udfordring

Udbudsprocessen• Fokus i det agile udbud• Valg at de rigtige tilbudsgivere• Valg af leverandør• Code Camp

Implementering af aftalen – agil i praksis• Implementering og løbende forbedring• Product Management• Brug af Coaching

Hvad er Kundens oplevelse?

Hvad har vi lært – ind til nu?

WalkTheTalk3

Min baggrund• Konsulent

(med fokus på at løse opgaven for kunden)

• It-chef (med ansvar for udvikling og vedligeholdelse af et forsikringsselskabs forretningssystemer)

• Leverandør (med fokus på top- og bundlinje)---------------------------------------------------

• Konsulent (med fokus på at finde den rette leverandør)

• Konsulent (med fokus på at får samarbejdet kunde-leverandør til at fungere)

De sidste 5 år: ca. 17 udbud, heraf 8 agile. Følger 2 efter indgåelse af kontrakt

WalkTheTalk4

Situation og udfordring

eller

Hvorfor bruger vi ikke bare den gode gammel vandfaldsmodel?

WalkTheTalk5

Maj 2010

Der blev stillet spørgsmålstegn ved it-projekterne i den statslige sektor:

”De gode eksempler til trods er vellykkede statslige it-projekter snarere undtagelsen end reglen”

WalkTheTalk6

Man havde en tradition for at pisk var godt, og troede derfor at mere pisk er endnu bedre:

Aftalemodel med masser af håndtag til styring og kontrol:• Fast pris og fast tid• Utallige detaljerede krav• Leverandøransvar• Rapportering• Servicemål• Bod• Garantier

Men passer modellen til virkeligheden?• Vedligeholdelse og genudbud• Refactoring (teknisk gæld) • Videreudvikling i en dynamisk, omskiftelig og politisk styret virkelighed.

WalkTheTalk7

Det er svært at slippe den model, der har været god skik i 25 år: Vandfaldsmodellen og fastprisaftalen

• Vandfaldsmodellen er logisk og let at forstå • Det giver tryghed: fast ydelse, fast pris, fast tid• Den detaljerede kravspecifikation sikrer at vi ved præcis, hvad vi får• Leverandørerne kan sende udviklingen derhen, hvor der er dygtige

udviklere til lave timepriser• Kontrakten placerer entydigt ansvaret hos leverandøren• Alt er aftalt på forhånd, så vi sparer på egne ressourcer i projektforløbet• Aftalte servicemål og prøveforløbet sikrer at kvaliteten er i orden• Bodsbestemmelserne skal nok få leverandøren til at levere som aftalt• Vi skaber en konkurrencesituation som sikrer os mest værdi for pengene• Og så har vi en acceptprøve, der sikrer, at vi får alt det, vi har kontrakt på

WalkTheTalk8

WalkTheTalk9Hvad få

r vi n

år et fa

stpris

tilbud er

givet i

konku

rrence

?

WalkTheTalk10

Skepsis over for den agile model er ved at falme, men vi møder den stadig

• Vi ved ikke, hvad vi får for pengene• Vi ved ikke, hvad det kommer til at koste• Vi kan ikke budgettere• Hvad med Business Casen?• Vi skal bruge mange flere af (egne) ressourcer• Vi påtager os et større ansvar• Vi har ikke styr på leverandøren (som jo er en snydepels)• Vi har ingen sanktioner • Vi kommer til at betale alt for meget• Det er i strid med udbudsreglerne• Det er i strid med vores projektmodel• Hvad vil Rigsrevisionen sige, hvis det går galt?

WalkTheTalk11

Den agile model: - hvad er det?

Daily Scrum

Sprint review

Spring retrospective

Sprint Planning

Sprint

WalkTheTalk12

http://blog.crisp.se/2012/10/25/henrikkniberg/agile-product-ownership-in-a-nutshell

Product Owner

WalkTheTalk13

Jamen, lad os så bare køre det lidt agilt – bare vi stadig …

WalkTheTalk14

Udbudsprocessen

WalkTheTalk15

Med den agile udviklingsmodel flytter vi fokus fra

produkt og pris til

proces, rammer og mennesker

Hvis du vil have en agil udviklingsproces, må du starte med det agile udbud

WalkTheTalk16

Man skal gøre sig klart, at det er noget andet der udbydes

Traditionel kontrakt Agil kontrakt

Kravspecifikation og ændringshåndtering En forretning der skal understøttes af it

Det er Leverandørens ansvar Det er et fælles ansvar

Fast tid Forretningsmæssige mål

Fast pris Estimeringsmetode/proces for forbedring

Fast defineret Produkt/ydelse og optioner (baseret på kundens forhåndsviden)

Prioritering hen ad vejen (baseret på fælles opnået viden)

Fokus på at få det vi har bestilt Fokus på at få mest værdi for pengene

Leverandørens interne forhold er hans anliggende

Lokaler, bemanding, processer er et fælles anliggende (løbende forbedringer)

Bod/bonus skaber resultater Kontinuitet og motivation skaber resultater

Leverandørens performance er hans forretningsmulighed

Leverandørens performance giver kunden værdi

Modstridende interesser Skab et fællesskab om kundens interesse

Alt går som forudset – men i kontakten bruges 80 % af krudtet på at håndtere alt det der går galt og mistillid

Intet går som forudset – kontrakten skal håndtere en ”behændig” proces.

WalkTheTalk17

Fokus i det agile udbud

• Formidling af ”budskabet” (Informationsmøde)

• Erfaring og kompetencer – udbyggede CV’er og kompetencematrix (Levere et ”komplet” team)

• Proces og opfølgning (coaching på begge sider)

• Kontinuitet

• De fysiske ramme - lokaler

• Teknisk infrastruktur til udvikling, build og test skal bringes på plads

• Product Backlog, prioritering og ansvarsfordeling stiller krav til kunden

• Opstartsfasen – inden ansvaret overtages

Motiv

atio

n

WalkTheTalk18

Kontrakten skal understøtte fokus (1)

”Der er ikke knyttet bod til manglende opfyldelse af servicemåle”

”Vederlag for Leverandørens ydelser opgøres efter medgået tid”

”Kunden lægger vægt på, at der tilknyttes en SCRUM Coach til projektet”

”Leverandøren skal stille dedikerede lokaler til rådighed. … Lokalerne skal ligge så tæt på Kunden som muligt inden for det

storkøbenhavnske område”

WalkTheTalk19

Kontrakten skal understøtte fokus (2)

”Kontrakten kan af Kunden opsiges med 1 måneds forudgående skriftligt varsel”

”Med mindre andet aftales forud for en udskiftning, forudsættes det, at Kunden kompenseres for den ulempe, en udskiftning medfører. Kompensationen sammensættes af en reduceret

fakturering som følge af en eventuel sen varsling, jf. punkt 5.2.1 og en reduceret fakturering for den nye medarbejder i en

indkøringsperiode, jf. punkt 5.2.2. ”

”For at Opstartsfasen kan anses for afsluttet skal følgende acceptkriterier være opfyldt”

WalkTheTalk20

Oplæg til en opstartfasen (eksempel: Jobnet)April Maj Juni Juli August September

Afklaring UdmøntningOpstart

Test

1. Sprint 2. sprint

KontraktOvertag vedlige-holdelsesansvar

3. print

Milepæl

Etabler teknik

Overdrag Kode

4. sprint 5. sprint

0. Sprint

Etabler lokaler

Vedligeholdelse og videreudvikling

6. sprint

Lokaler og udviklingsmiljø

WalkTheTalk21

TildelingskriterierKriterium Traditionel Vægt Agil Vægt

Produkt Løsningen (hvad):KravopfyldelseProduktegenskaber

30% (Erfaring med tilsvarende opgaver/ teknologier/processer afdækkes i prækvalifikationen)

0%

Organisation Nøglepersoner = projektleder ++

10% TeamBemandingKompetencer(Code Camp)

50%

Proces Kvalitet (virksomhedens kvalitetssystem)Metoder(Virksomhedens metodeapparat)

10% Løsningen (hvordan):Den konkrete opgave (ikke en lærebog)(Code Camp)

30%

Pris Produktpris (TCO)++

50% Evalueringspris:Team++

20%

WalkTheTalk22

Code Camp i vurderingsfasen

Et én-dags forløb i tilbudsgivers miljø:

• Fiktiv opgave (udvikle en lille applikation)• Vise evner til samarbejde• Vise at de forstår Scrum – gennemløbe et par sprints• Demonstrere deres ”værktøjskasse”• Demonstrere deres it-understøttelse (løbende build og test)• Demonstrere teamets kompetencer i forhold til opgaven• Demonstrere teamets modenhed i forhold til modellen

(indgår i tilbudsvurderingen)

WalkTheTalk23

Code Camp – program for dagen

Introduktion til opgaven/Product Backlog

Sprint 1:• Sprint Planning• Sprint 1 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)• Sprint Review og Sprint Retropective

Sprint 2:• Sprint Planning• Sprint 2 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)• Sprint Review og Sprint Retropective

Fælles evaluering

WalkTheTalk24

Code Camp som selvstændigt tildelingskriterium

”At håndteringen af processerne i de afgivne tilbud skaber en effektiv og kreativ opgaveløsning, herunder at medarbejderne enkeltvis og samlet i Code Campen, viser god forståelse for arbejdet og demonstrerer, at de kan arbejde teamorienteret.

Der blive lagt stor vægt på evnen til at samarbejde om kreativ opgaveløsning, understøttet af en agil proces og i mindre grad vægt på det færdige resultat i form af et kørende system”.

WalkTheTalk25

Code Camp – hvad opnåede vi?

• Tilbudsvurdering– Se de tilbudte processer fungere i praksis– Se de tilbudte medarbejdere i aktion i de tilbudte processer og i deres

tilbudte roller– Større forståelse for tilbudsgivers tilbud som helhed

• Kickstart på Opstartsfasen (den vindende leverandør)– Fælles læring– Fælles grundlag for justeringer– Teamet trænes

WalkTheTalk26

Implementering af kontrakten – agil i praksis

Derefter gælder det om at gøre den valgte leverandør rigtig

WalkTheTalk27

• Opstartsperiode– Etablering af miljøer, installation af koden– Prøvesprints

• kendskab til forskellige hjørner af koden • indøv samarbejdsformen – i teamet og leverandør / kunde• kodebyg

• De første sprints– Mindre ændringer / videreudvikling i forskellige hjørner af koden– Fejlrettelser (gamle fejl)

• Proces for optimering af processer og miljøer• Product Owner Forum

– Leverandør og kunde– Fra 1½-2 timer ugentligt til ½ time hver 2. uge– Flere Product Owners – én Chief Product Owner

• SCRUM coach– Hjælpe leverandør og kunde med SCRUM-processer og optimering– Undgå at falde tilbage til gamle vandfalds-vaner

Implementering af kontrakten

WalkTheTalk28

Scrum er ikke bare det der står i lærebogen

DokumentFaste SCRUM møder

Workshop efter behov ReleaseOm-

verden

Politisk, samfundsmæssig

udviklingForretnings-udvikling i BM/AMS Udvikling og test af funktionalitet Release af

funktionalitetFunktionalitet

i brugPrioriteret funktionalitet (Product

Backlog)

Feedback - brugeroplevelser

Product Owner Forum

Forretningsmæssig prioritering, der sikrer at det vigtigste ændres eller udvikles først

Jobnet Product Board

Forankring i AMS – fælles forståelse af prioritering

Scrum Team

Produktion (udvikling og test) af brugsklar og demonstrerbar kode

Politik og ledelse

Hvad vil og skal vi udvikle?

AMS – Systemforvaltning - Drift

Integration og release af brugsklar funktionalitettil Jobnets brugere

Samfund

Jobsøgende, Virksomheder og Sags-behandlere

Ekstern part/proces

Politik

Brugere

Jobnet Product Board

Product Owner Forum

Sprint Planning (hver

14. dag) Sprint Review (Demonstrer

funktionalitet)

Daily Scrum Meeting

Sprint Retrospective

Daily Scrum MeetingDaily Scrum

MeetingDaily Scrum MeetingDaily Scrum

Product Backlog. User Story. User Story---------------. User Story. User Story. Tema. Tema

Sprint Backlog Sprint Goals

Sprint Afslutnings-rapport

Sprint Backlog

Sprint Burn Down Chart

Feed back - Afledte User Stories

Funktionalitet til release

Feedback - brugeroplevelser

Support

Synlig prioriteringAms PL’er

Tværgående test (integration)

Brugeraccept test

Drift

Funktionalitet bruges

FogBugz

Ledelse:Prioritering

ScopeØkonomi

KMD/Me-dialogic

Jobnet Visionering Workshop

Estimering Workshop

Tema Workshop

UX koncept Workshop

Jobnet Vision

UX koncept (Tema)

Tema -User Stories

Tema - Eksterne snitflader

Tema - Vision og beskrivelse

Release Plan

Webservice koordinerings-

forum

ChangeAdvisory

Board

Web Service design

System-forvalter

System-forvalter

Drift

Display

Scope reduktion Workshop

Eksterne test-aktiviteter

FogBugz

Udvikling DFDG

Koor-dinering

NN

WalkTheTalk29

Resultater og læring

WalkTheTalk30

Hvad har Arbejdsmarkedsstyrelsen opnået?

• Mulighed for løbende prioriteringer uden tung ændringsstyring• Mere gennemsigtighed

– i omkostninger til fejlrettelser, videreudvikling og nyudvikling– i kundens egne prioriteringer– i problemer nemmere at agere

• Løbende optimering– miljøer– samarbejdet med andre leverandører (webservice snitflader)– tilpasning af udviklingsteamet og støttepersoner

• Bedre kode• Bedre forretningsmæssige prioriteringer• Øget arbejdsglæde• Bedre bestillere

WalkTheTalk31

Hvad har vi lært?• Nærhed og samtale er en forudsætning for at de forskellige kulturer og modeller

kan fungere sammen• Der findes ikke én færdig agil model – og slet ikke for samspil mellem forskellige

kulturer• Selv den mest agile leverandør skal coaches• Du er omgivet af skeptikere_________________• Code Camps gav benefit på to fronter:

– Tilbudsvurdering– Kick start på Opstartfasen med den valgte leverandør – masser af læring på 1 dag

• Fordomme om Leverandørerne aflivet (positiv respons):– Vil ikke gå med til kort opsigelsesfrist– Vil ikke gå med til reduceret fakturering ved udskiftninger, de ikke er herre over– Vil ikke have kunden siddende sammen med sine folk– Vil ikke have at kunden blander sig i bemanding

• Myter om offentlige ledere aflivet:– Mangler mod til at forlade comfort zone

• Juristerne skal overbevises• Og nej, EU-udbudsreglerne forhindrer ikke agile udbud

WalkTheTalk32

Aage Knudsen Partner

Christianshave 1, st. tv.3400 Hillerød

Tlf. +45 2061 3472 aage.knudsen@wata.dk

www.wata.dk

WalkTheTalk