Kristin Halaas,Vestfoldmuseene :Erfaringer med egenutviklede logistikk og forvaltningssystemer Kulturrådet 27. mars 2012

Kort historikk:• Frem til 2005: 4 frittstående museer

– Larvik museum, Hvalfangstmuseet, Vestfold fylkesmuseum, Nord-Jarlsbergmuseene

• Fra 2005 MuVe AS eid av ovenstående + Vfk• Samlingsarbeid sentralisert i MuVe

– Kulturhistorisk og formidling: i museene– Forvaltning, logistikk, tilgjengeliggjøring: i MuVe

• 2006 Pilotflytting• 2006-7 LIMA, Logistikk Innlemming i MAgasin• 2007-11 FLYT, Flytting Logistikk Ytelse Tilgang• 2008-12 FODAK, Forvaltn Og Dok. Av Kult.hist foto• Fra 2009 Vestfoldmuseene IKS (VeMu)

– MuVe avdeling i VeMu

Generelt utfordringer, logistikk• Logistikk = gjentagelser, rasjonalisering,

samlebånd, konsekvens, rutiner• Utgangspunkt 2005: 4 uavhengige og

frittstående museers gjenstandssamlinger skulle overføres til felles magasin– Massebevaring – Målsetning 200 gjenstander i uka

• Innså på forhånd: stort behov for samkjøring av rutiner, logistikk etc.

Utvikling av dataverktøy• Blitt til underveis; er stadig under utvikling• Det er ikke så enkelt at man vet hva man

vil ha, og enkelt kan lage en kravspek; behov oppstår underveis

• Fordel: ha nærhet til utviklermiljø• Viktig: at utvikler kjenner behov og forstår

prosesser og arbeidsmåter (og omvendt)

Prosess: utfordringer > rutiner > dataverktøy

• Ingen lineær prosess, men ad hoc og digresjoner og sidespor hele tiden

• Prinspipp: Ikke være redd for å ta feil, endre retning

• Kan ikke forutse hvilke utfordringer som dukker opp

• Satt på spissen: prosessen har ført til erfaringer; ikke erfaringene som har ført til prosessen!

Våre systemer:• LIMA – Logistikk Innlemming i MAgasin

– Mål: å etablere rutiner og system som dokumenterer gjenstander fra de besluttes flyttet til fellesmagasin til de er magasinert.

– Ferdig 2007, men flikkes stadig på, bl.a. ifht DiMu / ny versjon av Primus

• FODAK: Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi– Mål: å utvikle og etablere metodikk og logistikk for dokumenta-sjon av store

mengder fotomateriale fra de besluttes flyttet til fellesmagasin, til de er magasinert– Under utvikling, planlagt ferdig 2012

• Forbehold: LIMA / FODAK forskjellig utgangspunkt– LIMA for en stor del tenkt ut og planlagt av hoder som ikke lenger jobber i

Vestfoldmuseene– FODAK tenkt ut og planlagt av nåværende ansatte, større eierskap til prosessen

og tankene bak

LIMA – Logistikk Innlemming MAgasin

• Info som bare finnes i LIMA: – Tilstand, historikk– Tidligere oppbevaringsforhold/klima– Emballering– Flyttemelding/flytteuke– Digitaliseringsmodul (brukes av fotografen)

• Strekkodelesing av objekter til fotografering• Automatisert navning av bildefiler• Feilretting• Kan velge foto som skal overføres til Primus

• LIMA henter informasjon fra Primus for å vise på en – for oss – mer oversiktlig måte

Meny / katalogtre i LIMA – viser noen sentrale funksjoner

Plassering Plasseringshistorikk

Hendelseshistorikk Tilstand Kolli Flytteuke/år Rapporter Oversiktlig Utlåns­modul

PRIMUS Ja Ja Ja­Utlån/­utstillingOg­hvis­plassering­brukes­som­hendelse

Ja­Enkel

Ja JaHvis­en­bruker­mappefunksjonen

JaListerapport

Nei Ja­Fungerer­bra

LIMA Overføres­fra­Pimus

Ja­

JaPlassering­brukt­som­hendelse,­eks.­avhendetUtlån­egen­Overføres­fra­Primus

Ja­­Historikk­på­tilstand­

Viser­kolli­fra­Primus

Ja­ Ja­i­meny­oversikten

Ja­lett­å­se­antall,­når­hva­er­flyttet,­hvem­som­er­samlingseier­osv

Nei

NILS Ja­egen,­men­også­fra­Primus­hvis­denne­er­lagt­inn

Ja Ja­Plassering­brukt­som­hendelseNILS­Klient

Nei? Ja ? Ja,­kan­enkelt­genereres­i­tabeller­/­diagrammer

Ja Nei

Tilstandsmodul i LIMA

Tilstandsmodul i LIMA

FODAK Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi

• Utgangspunkt: – ikke tilfredsstillende funksjonalitet for serieregistrering i

Primus fotomodul– Ingen mulighet for styring av og oversikt over

forvaltnings-hendelser i Primus fotomodul (overføring, emballering, digitaliseringsprosess)

• Ønsker følgende funksjonaliteter i FODAK– Masseregistrering, bolker– Oversikt i hierarki, nivåer– Relasjoner, sammenhenger

FODAK logistikksystem

• Forsøk på svar på to behov:– Oversikt over komplekse samlinger/arkiver/

delarkiver/underserier i hierarkisk form• Samlingstilhørighet, overordnet kulturhistorisk dokumentasjon

– Logistikk for å styre forvaltning• Overføring fra museum til fellesmagasin• Flyttebolker• Emballering / omemballering• Magasinplassering• Prioritering? • Digitalisering• Konservering• Fremtidige planlagte hendelser

FODAK hierarkisk tankegang(Overordnet)

Fotosamling/-arkiv

Delsamling/-arkiv

Flyttebolk

MAPPE

(mappe)

Enkeltbilde

Digitalt objekt

Regionalt / lokalt nivåegionalt / nivå

Lokalt nivå (Dokumentasjonsobjekt)

Nasjonalt nivå

(Logistikkobjekt)

Mappe = det som fotoene oppbevares i,arkivboks, hengemappe e.l.

Eksempel – forklaring

Materiale som fraktes til fellesmagasin

(Overordnet)

Fotosamling/-arkiv

Delsamling/-arkiv

Flyttebolk

MAPPE

(mappe)

Enkeltbilde

Digitalt objekt

Widerøe-materiale i Vestfoldmuseene/ nivå

Widerøe-materiale i Larvik museum (avdeling i Vestfoldmuseene)

Widerøe-materiale, nasjonal oversikt

Arkivboks med deler av Widerøe-materiale

Ovenstående inneholder f.eks. flere mindre bokser med med underserier f.eks. hhv farve, s/hv, pos og neg materiale

Kan være både Widerøe og annet som fraktes sammen

Enkeltbilder som er dokumentert fordi de er prioritert, evt ved publikums- forespørsel eller ved annet behov (intern bruk som utstilling/forskning e.l.).

Enkeltbilder som er digitalisert fordi de er prioritert. I eller utenfor systemet. F.eks. hentes inn fra FotoStation.

Det viktigste, oppsummert

• Struktur, hierarkisk oppbygning – Kompleksitet– Fleksibilitet

• Hendelser– Hendelseshistorikk følger objektet/samlingen/serien/underserien– Hendelser, også fremtidige –> oppgavelister, planlegging av fremtidig

forvaltningsarbeid, f.eks. digitalisering og dybderegistrering av prioritert materiale

• System – Helt til topps – nasjonalt nivå (eks. Fjellanger Widerøe, Wilse, Lindahl) (kan

kanskje også tenke oss tematiske nasjonale oversikter, jfr oslobilder.no, som tenker å samle bilder av oslo uavhengig av hvor de befinner seg.)

– Helt til bunns – det digitale objektet

FODAK logistikksystem

• Står foran viktig avgjørelse denne våren• Valg av løsning for videre utvikling

– Ytterligere info er fjernet i denne versjonen, da det inntil videre bare er intern informasjon.

”Delprosjekter 2012-2013”• Søknad til Kulturrådet høsten 2011 om LIMA inn i

Primus. Bakgrunn:– Vi har ingen presisje i å drifte og utvikle egne

systemer– Tar mye ressurser, er sårbart– Ønsker at andre skal kunne bruke det– Ønsker å bidra med vår erfaring til fellesskapets beste– Ønsker samarbeid og FELLES systemer– Bedre med drifting og utvikling i større miljøer enn hos

oss lokalt

Søknaden: LIMA inn i Primus• Bruke erfaringer fra LIMA m.m. > etablere

samlingsforvaltnings/logistikk-modul i Primus

• Vestfold tidlig ute med fellesmagasin• Nå: flere fellesmagasiner• Ønsket å trekke inn andre ressurser fra

museumssektoren i gjennomføringen av prosjektet

Og derfor:• Økt behov for felles nasjonale / regionale

løsninger som ivaretar utfordringene ved behandling av flere eieres samlinger, ikke bare det enkelte museums samlinger

• Behov for logistikk rundt dokumentasjon, tilsyn, vedlikehold, konservering av gjenstander – i felles magasin– i egne lokale magasiner– i permanente og temporære utstillinger– som er utlånt / innlånt

Hva er det som ligger i lufta?

• NMF årsmøte Oslo august 2011,seminar om samlingsforvaltning:– Espen Hernes: ”Vurdere felles IKT-utvikling for

samlingsforvaltning”…?

• Rapport fra arbeidsgruppe, jan 2012: Samhandling og arbeidsdeling ved dokumentasjon og innsamling i kulturhistoriske museer: ”Norsk kulturråd må styrke innsatsen for å videre-utvikle standarder, felles programvare og metadata”…?

• Nasjonal samlingsforvaltningsplan som fremdeles er u.off….?

Men viktig forutsetning:

• Hvis det vi nå løser utenfor Primus, i egne systemer, omsider får sin modul i Primus:– All info i egne systemer må da inn i Primus– Kan bli en utfordring: ressurskrevende å lage

en agent som overfører denne informasjonen?– Hvem skal gjøre dette?– Derfor: viktig med samarbeid med oss som har

laget egne systemer

Tanken var:• Å søke om tilsvarende for FODAK neste år.• Evt se det material-uavhengig: ikke forskjellige

stystemer for foto, gjenstand, kunst…

Forventninger:• Ikke lokalt, tilfeldig, ustabilt, uforutsigbart og sårbart,

men• et tydelig, nasjonalt, stabilt og forpliktende ansvar for

styringen av utviklingen av slike systemer