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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
2
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
DirectorioDirectorioLic. Heriberto Félix Guerra SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Ing. Luis Mejía Guzmán SUBSECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO Arq. Sara Topelson de Grinberg SUBSECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Lic. Marco Antonio Paz Pellat SUBSECRETARIO DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Lic. Germán de la Garza Estrada OFICIAL MAYOR Lic. Samuel Martínez Aceves COORDINADOR DE DELEGACIONES Lic. Cesar Ignacio Romero JacoboCOORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL Mtro. Luis Rodolfo Zamorano Ruiz DIRECTOR GENERAL DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA EN ZONAS URBANO-MARGINADAS Dr. Héctor Martínez Reyes COORDINACIÓN INSTITUCIONALTeodoro Arias García Omar Valencia DomínguezAPOYO TECNICO INSTITUCIONAL.INSTITUCIÓN RESPONSABLE DE LA SERIE: LOCALLIS S.C.COORDINACIÓN GENERAL: Raúl I. Solis BarruetaDISEÑO EDITORIAL: León Felipe Gual Bojalil DESARROLLO TEMATICO Y PEDAGOGICO:Arturo Pontifes MartínezAPOYO TECNICOJosé Octavio Acosta ArévaloJaime Netzáhuatl Jiménez Ana Delia García OrtizBraulio Olvera de LeónErika Patricia Ledezma BarragánTeresa López LópezMaría Elena Acosta Arévaloz
Primera edición 2010 •Secretaría de Desarrollo Social •Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio •Dirección General de Equipamiento e Infraestructura de Zonas Urbano-Marginadas Av. Paseo de la Reforma 116, Col Juárez, C.P. 06600, México D.F. La Serie La Administración Municipal Paso a Paso, forma parte del Programa Nacional de Formación de Servidores Públicos Loca-les”, auspiciado por el Gobierno Federal con recursos del Banco Mundial, de acuerdo a la donación IDF Grant No. TF091989 No de Contrato: 10 - 7 – FI- H – 003 – Y – 0 – 10, otorgado a la SEDESOL.
Se autoriza la reproducción del contenido de esta obra citando la fuente. Los conceptos y opiniones expresados en el presente do-cumento representan únicamente el punto de vista de los autores; no refleja necesariamente la visión de la Secretaría de Desarrollo Social.Impreso en México/Printed in México
3
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.............................................................. 7
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................... 7
OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................................ 7
MAPA DE CONTENIDOS.................................................................................................................................. 8
AÑO CERO.......................................................................................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 9
OBJETIVO........................................................................................................................................................... 9
IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN........................................................................................... 9
CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN......................................................... 10
¿QUÉ ES LA ENTREGA – RECEPCIÓN?.......................................................................................................... 10
¿QUÉ SE INFORMA?......................................................................................................................................... 10
AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO ENTREGA - RECEPCIÓN.......... 15
EL AYUNTAMIENTO......................................................................................................................................... 15
SÍNDICO MUNICIPAL....................................................................................................................................... 15
REGIDORES........................................................................................................................................................ 15
COMISIÓN DE HACIENDA Y PATRIMONIO MUNICIPAL............................................................................. 15
SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO.............................................................................................................. 15
TESORERO MUNICIPAL................................................................................................................................... 16
TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL............... 16
MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN.......................................... 16
EJERCICIO PARA EL AÑO CERO..................................................................................................................... 20
AÑO UNO........................................................................................................................................................... 21
Contenido
4
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 21
OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 21
EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN.......................................................................... 21
CONSECUENCIAS O EFECTOS DE LA REVISIÓN DEL INFORME, EXPEDIENTES Y PRUEBAS DOCUMENTALES Y EVIDENCIAS FÍSICAS DE LA ENTREGA..................... 25
EJERCICIO PARA EL AÑO UNO....................................................................................................................... 28
AÑO DOS............................................................................................................................................................ 30
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 30
OBJETIVO........................................................................................................................................................... 30
INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS............................................................................................................. 30
INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS............................................................................... 32
CUENTA PÚBLICA ANUAL.............................................................................................................................. 32
INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL........................................................................................................... 33
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL MUNICIPIO............................................................................. 34
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES............................................................................................................... 34
RELACIÓN Y REGISTRO DE ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA.............................................................. 35
PADRÓN DE RESGUARDO DE BIENES........................................................................................................... 35
EJERCICIO PARA EL AÑO DOS........................................................................................................................ 36
AÑO TRES.......................................................................................................................................................... 38
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 38
OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 38
PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES............................................... 38
ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL......................................... 38
ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.................................................................. 40
PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN.......................................................................................................... 43
VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.................................................. 45
RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................... 46
5
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
RECURSOS MATERIALES................................................................................................................................ 46
RECURSOS FINANCIEROS............................................................................................................................... 46
IRREGULARIDADES.......................................................................................................................................... 46
EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS DE VALORES.................................................................................. 47
EJERCICIO PARA EL AÑO TRES...................................................................................................................... 48
6
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
7
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
IntroduccIón
En este tema se tratan las generalidades del proceso de entrega – recepción de la administración municipal, mismo
que obliga a las autoridades salientes a integrar mediante una serie de informes, integración de expedientes, entrega
de pruebas documentales y verificaciones físicas diversas, todos los elementos muebles, inmuebles, de equipo,
archivos, almacenes, inventarios y demás elementos documentales relacionados con los programas, presupuestos,
recursos y demás elementos que integran en su totalidad la administración municipal.
Las autoridades entrantes juegan un papel fundamental en el proceso, ya que les corresponde constatar que, en
efecto, lo que se reporta como entrega existe y se encuentra en las condiciones que se describen y que obliga el
marco legal del municipio.
Las incongruencias que pudieran presentarse entre lo informado y lo realmente verificado, es motivo de aclaraciones
y de la comprobación que establece la legislación y lineamientos que norma el proceso, así como, en su caso, de la
realización de auditorías y revisiones prescritas por las instancias fiscalizadoras del municipio.
En este documento se analizan los roles, medios normativos, procesos generales y la aceptación y liberación final
de los reportes que contenga el informe, expedientes y actas de la entrega y su recepción afirmativa por parte de
las nuevas autoridades municipales.
objetIvo general
Identificar y examinar las diferentes etapas de la entrega – recepción de una administración municipal, los elementos
y conceptos que la integran, el rol de las autoridades participantes y las posibles situaciones que se presentan por
motivo de la revisión y constatación de congruencia entre aquello que se reporta y lo que se comprueba mediante
las verificaciones que realizan las nuevas autoridades.
Entrega – recepción de la administración municipal
8
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Objetivos específicos
Destacar el marco conceptual de la entrega recepción a efecto de lograr la máxima comprensión de los elementos que la
integran
Identificar el marco normativo y las autoridades con atribuciones de revisión y fiscalización de los informes, expedientes
y actas de la entrega recepción.
Conocer el proceso general que se lleva a cabo para integrar la entrega y realizar la recepción de la administración
municipal.
CONTENIDO
TEMÁTICO AÑO “0” 1ER. AÑO 2º. AÑO 3ER. AÑO
ENTREGA -
RECEPCIÓN CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO
NORMATIVO IMPORTANCIA DE LA ENTREGA –
RECEPCIÓN. CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO
DE ENTREGA – RECEPCIÓN. ¿QUÉ ES LA ENTREGA –
RECEPCIÓN?. ¿QUÉ SE INFORMA?. AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS
PARTICIPANTES EN EL PROCESO
ENTREGA – RECEPCIÓN.. o EL AYUNTAMIENTO. o SÍNDICO MUNICIPAL. o REGIDORES. o COMISIÓN DE HACIENDA Y
PATRIMONIO MUNICIPAL. o SECRETARIO DEL
AYUNTAMIENTO. o TESORERO MUNICIPAL. o TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS
Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL
PROCESO DE ENTREGA –
RECEPCIÓN. EJERCICIO PARA EL AÑO CERO
CONCEPTOS BÁSICOS Y
MARCO NORMATIVO INTRODUCCIÓN. OBJETIVOS PARA EL AÑO
UNO. EL ACTO PROTOCOLARIO
DE LA ENTREGA
RECEPCIÓN. CONSECUENCIAS O
EFECTOS DE LA
REVISIÓN DEL
INFORME, EXPEDIENTES
Y PRUEBAS
DOCUMENTALES Y
EVIDENCIAS FÍSICAS DE
LA ENTREGA. EJERCICIO PARA EL AÑO
UNO.
DESARROLLO DEL TEMA
INFORME DE INGRESOS Y
EGRESOS. INFORMES MENSUALES DE
ESTADOS FINANCIEROS CUENTA PÚBLICA ANUAL. INFORME DE GOBIERNO
MUNICIPAL. INVENTARIO DE BIENES
INMUEBLES DEL
MUNICIPIO. INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES. RELACIÓN Y REGISTRO DE
ACTAS DE BIENES
DADOS DE BAJA. PADRÓN DE RESGUARDO
DE BIENES. EJERCICIO PARA EL AÑO
DOS
DESARROLLO DEL TEMA PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES
DEL CAMBIO DE AUTORIDADES. ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA
DE LA ADMINISTRACIÓN
MUNICIPAL. ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL
EQUIPO DE TRABAJO. PREPARACIÓN DE LA
INFORMACIÓN.. VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES
DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.. RECURSOS HUMANOS. RECURSOS MATERIALES RECURSOS FINANCIEROS. IRREGULARIDADES. EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS
DE VALORES. EJERCICIO PARA EL AÑO TRES.
Mapa de Contenidos
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
año cero
IntroduccIón
La entrega – recepción de una administración municipal
se realiza mediante un acto protocolario, en el cual el
ayuntamiento saliente hace una relación detallada de los
asuntos en curso de la administración, los programados
y los realizados, así como de los expedientes, archivos,
materiales, equipo y elementos de infraestructura y
equipamiento con los que se desempeña la administración
municipal, lo cual incluye todo tipo de bienes y efectos
materiales, con su correspondiente documentación.
La entrega puede interpretarse como un cambio a una casa
amueblada y funcionando, de la cual habrá de cerciorarse
que todo se encuentra como se detalla en la lista de
elementos que se entrega al nuevo ocupante.
La lista de bienes viene acompañada con instructivos
acerca de cómo funcionan las cosas, incluidos los “trucos”
de aquellos equipos que requieren una operación especial.
Vienen también las cuentas de los proveedores, adeudos y
las facturas pagadas y por pagar, así como todos seguros y
los contratos que se tienen para que la casa funcione con
los servicios públicos apropiados.
En caso de tener empleados que hagan funcionar la casa,
se entregan sus contratos y una referencia detallada de las
obligaciones salariales que se tienen con ellos.
En la misma lista se entregan los pendientes de
mantenimiento, refaccionamiento y otros arreglos
requeridos o en proceso.
También se citan las medidas recomendadas para generar
economías.
Todo lo anterior puede equipararse, toda proporción
guardada con el proceso de entrega – recepción de una
administración municipal.
objetIvo
Analizan algunas medidas viables para que las nuevas
autoridades se familiaricen con la administración que van
a recibir.
ImportancIa de la entrega – recepcIón
En atención a la importancia que reviste el acto protocolario
y legal de la entrega de la administración municipal por
parte de los ayuntamientos salientes y de la recepción
que efectúan los ayuntamientos entrantes, según los
términos de la legislación estatal, en este documento es un
instrumento práctico se realizan una serie de precisiones
relacionadas a los conceptos que son útiles para que las
autoridades municipales se habiliten en forma apropiada
para la ejecución de dicho proceso.
La entrega recepción puede entenderse como un proceso
informativo y de comprobación en el cual intervienen
de manera responsable y legal tanto las autoridades en
funciones como las que tomarán posesión en el período
correspondiente. La finalidad esencial de la entrega
recepción es acopiar e integrar en un documento legal el
conjunto de pruebas documentales, informes e indicadores
sobre el estado financiero, patrimonial, económico y
administrativo de un ayuntamiento en el momento del
relevo de sus autoridades, con objeto de dar cuenta
clara sobre la situación vigente en el ayuntamiento y su
administración y de esta manera facilitar la asunción de
asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades,
recursos y la atención de los compromisos que quedan en
puerta o por resolver en una gestión gubernamental.
La gestión de los ayuntamientos, no obstante el cambio
de sus autoridades, no puede interrumpirse o verse
frenada por falta de datos técnicos o administrativos ni
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
por imprecisiones informativas sobre el destino y situación
de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el
patrimonio del municipio debe permanecer con su carácter
imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de
enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital
de la entrega - recepción.
Tradicionalmente el procedimiento de entrega - recepción
se constituía principalmente por información de carácter
económico, financiero, patrimonial, y presupuestal, por
lo que su materia principal era la hacienda pública, sin
embargo, en atención a la necesidad de un procedimiento
más acabado que permitiera una integración rápida e
informada por parte de las nuevas autoridades, la entrega
- recepción incluye ahora otros datos representativos
relativos al avance de obras, gestiones administrativas
en proceso, compromisos regulares del ayuntamiento y
otros temas y asuntos que regularmente involucraban
con compromisos sociales al ayuntamiento saliente con
diferentes instancias públicas y privadas, pero sobre todo
con la comunidad
conceptos básIcos del proceso de entrega
– recepcIón
¿Qu é e s l a e n t r e g a – r e c e p c I ó n?
En términos jurídicos: es el acto legal por el cual se hace
entrega la administración municipal a las autoridades
entrantes y la recepción que estas efectúan aceptando
las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si
bien las autoridades salientes deslindan parte de sus
responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter
jurídico de este proceso no las exime de responsabilidades
accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que
acaban de concluir, sino en los términos y prescripciones
que señalan las propias leyes del Estado.
En términos contables: es el conjunto de datos de
verificación y comprobación, basados en ordenamientos
legales del municipio, relativos al desempeño financiero y
presupuestal de la administración municipal, en uso de sus
recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se
le confieren a esta instancia de gobierno. En este sentido
se trata de un proceso de demostración probatoria del
correcto ejercicio administrativo del ayuntamiento, según
las normas generalmente aceptadas para la contabilidad
gubernamental.
En términos organizativos: es el conjunto de actividades
que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos,
pruebas documentales y demás información necesaria para
la integración del documento de la entrega - recepción.
Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación
para dar cuenta y fe de la situación actual de una
administración municipal en el momento en que sus
autoridades son relevadas en atención al procedimiento
previsto en la Constitución estatal.
En términos administrativos: es el proceso de verificación
de la situación que guarda la gestión administrativa
del ayuntamiento y el patrimonio municipal, incluida
la hacienda pública, en el momento del cambio de las
autoridades municipales.
¿Qué se Informa?
En este proceso se ordenan integran y se presentan
informes, datos, registros, pruebas documentales y
evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con:
• Bienes muebles propiedad del municipio. Todos aquellos
objetos que pueden ser transportables y que tienen
como función respaldar la operación de la administración
municipal.
• Bienes inmuebles propiedad del municipio. Todos aquellos
que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano,
terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas,
que el municipio tenga como propiedad legítima.
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
• Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento,
explotación, custodia, comodatos1, donación, usufructo o
concesión en favor del municipio. Aquellos que el municipio
haya asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos
que aseguren que no se pierde la propiedad municipal sobre
dichos bienes.2
Bienes patrimoniales dados de baja. Constituye una
relación de los bienes muebles e inmuebles que, por razón
legal y mediante procedimiento debidamente acreditado
ante las autoridades competentes y sustentado en la
legislación de bienes municipales, el ayuntamiento ha
enajenado, destruido o desechado por obsolescencia, daños
irreparables o por condición que los hace inviables para ser
aprovechados por el municipio.
Recursos materiales, insumos, enseres, equipo e
instalaciones y demás componentes de obras y servicios
públicos. Incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles,
equipamiento de obras públicas y de servicios públicos,
necesarios para su adecuada operación, sin mermas que
afecten su funcionamiento y de conformidad con las
especificaciones técnicas de su instalación o de los manuales
suministrados por los proveedores o casas comerciales en
que hubieren adquirido.
Bienes y recursos materiales de los almacenes municipales.
Contabilizados, verificados en su existencia y condiciones
de uso reales, resguardados en los espacios físicos que los
contengan, de conformidad con un inventario de bienes;
incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas
y bajas, así como sus respectivos programas de compras de
reposición, catálogo de artículos y sus respectivas altas y
bajas, entre otros datos relevantes.
Fondos del erario municipal (efectivo en caja, fondos fijos,
fondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos
pendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados,
efectivo destinado a retenciones del IVA, impuesto sobre la
renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos).
Relación de deudores del municipio. Lista extraída de
los padrones de contribuyentes y proveedores de bienes
y servicios del municipio que tengan créditos fiscales o
adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban ser
reintegrados a la hacienda municipal, tanto por aquellos
que han sido debidamente notificados, como por los que
están en proceso de ser requeridos.
Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro
de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos
obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable
en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre,
domicilio y datos personales del contribuyente; actividad
que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le
obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas
o consumos aplicables de conformidad a la actividad y
base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,
estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y
devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de
déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos
coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos
aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.
Estado de avance y cumplimiento del Presupuesto de
egresos. Acuerdo de Cabildo que aprueba el presupuesto
de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas;
clasificación del presupuesto y montos por partida;
objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicaciones
programadas; aplicaciones por solicitud de liberación de
partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contra
lo programado; procedimiento de autorización de pagos
con cargo al presupuesto; procedimiento de autorización
de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdos
modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes y
ampliaciones presupuestales, entre otros datos.
1 Se entiende por comodato: El contrato que, a título gratuito, celebra el ayuntamiento con una persona jurídica para otorgarle el uso temporal de un bien inmueble, para fines de carácter social, sin propósitos de lucro, pero susceptible de generar un beneficio público, o para mantener en condiciones adecuadas dicho bien, en términos del interés público.
2 Para tener una mejor noción sobre la amplitud de los bienes municipales y su clasificación puede consultar el Reglamento de Bienes Municipales del Municipio de Oaxaca, disponible en la siguiente direcciónhttp://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/OAXACA/Municipios/Oaxaca/OAJReg23.pdf
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Contabilidad gubernamental del municipio (cuentas
revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores
y mayores que registran las operaciones financieras del
municipio: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre
activos y pasivos, reales y potenciales del municipio. En la
entrega del sistema contable, se prevé, cuando menos, lo
siguiente: contabilidad de gasto corriente y obligaciones
fiscales del municipio; contabilidad de contratos que generan
obligaciones de pago por mantenimiento y reparaciones
de infraestructura y equipamiento municipal; contabilidad
de financiamiento de proyectos de inversión; contabilidad
de pago de deuda; contabilidad de gastos extraordinarios;
contabilidad de ingresos por cada concepto de tributación
propia y recuperación de derechos y aprovechamientos;
contabilidad por ingresos de transferencias de fondos y
financiamientos que ingresan como recursos propios a
la hacienda municipal; contabilidad de transferencias de
fondos y financiamientos destinados a fines específicos
que no forman parte de los ingresos propios de la Hacienda
Municipal pero que opera el municipio en apoyo a programas
estatales o federales; contabilidad de recuperaciones
resultantes del ejercicio de la facultad económico coactiva
del ayuntamiento; otros registros contables previstos en
el sistema de contabilidad aplicable y formalizado en el
municipio.3
Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del
Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y
relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio,
las actas generadas por el cabildo saliente; las actas
generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas
del municipio que se conservan como parte de un acervo
propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no
haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.
Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las
dependencias de la administración municipal. Cada archivo
de dependencia debe tener por lo menos los siguientes
acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,
con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de
los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos
que generan obligaciones de índole diversa o recuperación
de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones
diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;
entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo
de la administración que entrega, con Minutas, registros
clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,
vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,
con los datos y documentos clasificados de los asuntos
concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo
electrónico de documentos generados por la dependencia
municipal que corresponda, organizado de conformidad
con la norma que para tal efecto haya aprobado el
ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que
deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo
la autoridad saliente.4
Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento.
Este expediente contiene todos los datos de cada uno de
los trabajadores y funcionarios que tengan una relación
laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede
variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo
los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario;
nombramiento expedido; copia de documentos oficiales
(Acta de Nacimiento o certificado de naturalización;
registro federal de contribuyente; en su caso, cédula
profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en
el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro
de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral;
entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad
social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos
o nombramientos en el municipio, fecha de separación,
fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes
3 Como ejemplo de un sistema de cuentas, se incluye un Catálogo publicado por el Congreso del Estado de Yucatán, relacionado con las cuentas en que se registran los ingresos de la hacienda municipal en dicha entidad federativa. Disponible en: http://www.congresoyucatan.gob.mx/cmh/sistema/v2-1/CATALODOS%20PDF/05.%20CUENTAS%20DE%20RESULTADOS%20ACREEDORAS.pdf
4 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf
13
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
de certificados de salud; constancias de incapacidades
médicas; constancias de capacitación; actas administrativas
por incidencias laborales; actas administrativas de registro
de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera.
Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de
Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen
institucional que se manejó durante el periodo que cubre
la entrega, de tal manera que se disponga de referencias
técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como
parte de los documentos formalmente reconocidos por el
ayuntamiento y sus dependencias y organismos.
Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos
elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones
en los distintos documentos que respaldan los diversos
actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus
dependencias y organismos.
Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería
municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas
impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo
que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones
en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio
hacendario municipal.
Relación de giros de las actividades de los particulares.
Constituye un padrón especial en el que se registran los
diferentes establecimientos que se han instalado de
manera formal en el territorio del municipio y sus distintas
demarcaciones, conforme a los reglamentos establecidos y
mediante las condiciones aprobadas en la licencia expedida
por el ayuntamiento. Dicho padrón sirve también como
elemento de regulación y verificación del cumplimiento
de distintas normas de funcionamiento de los respectivos
establecimientos, al tiempo que permite el seguimiento de
obligaciones fiscales entre otras medidas.
Relación de documentación oficial de servicios y registros
públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la
colección de sellos municipales y los recibos de tesorería
municipal, se trata de una compilación de todos los
formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de
solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias,
autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de
inspección y verificación administrativa, aclaraciones,
quejas y demás documentos empleados en la gestión de
servicios y registros municipales, como el de fierros o el de
tablajeros.
Avances de obras públicas. En este caso, los documentos
que permiten registrar el avance son, entre otros, el
expediente único de obra, presupuesto, contratos o
autorización por administración directa, acompañado de sus
proyectos ordenadores (estructural, hidráulico, eléctrico,
arquitectónico, de acabados, etcétera), el programa de
avance físico y financiero de la misma, así como los distintos
programas de residencia, supervisión, control, entrega y
recepción de la obra y auditoría del proceso, entre otros.
Expedientes técnicos (planos y especificaciones de
instalaciones, sistemas operativos, equipo, etcétera) de
obras y servicios públicos. Compendio del expediente
original del proceso de la obra y planos ordenadores en
sus diferentes presentaciones del modelaje, descripción
técnica de instalaciones y demás especificaciones incluidas
en los mismos.
Avance en el cumplimiento de metas y objetivos de
programas, proyectos y acciones derivados de los planes
de gobierno y desarrollo del ayuntamiento. En este caso
se toma como referencia al Plan Municipal de Desarrollo,
los programas enunciados en el mismo y los programas
operativos anuales aprobados por el cabildo, con sus
respectivos expedientes de avance físico – financiero y
documentación que acredite el ejercicio de las partidas
presupuestales asignadas y los registros de comprobación
contable aplicados a los presupuestos aprobados y ejercidos
con la autorización de sus posibles modificaciones. Se
adicionan los reportes de avance programático, indicadores
14
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
de seguimiento de procesos y productos y resultados, así
como la constatación o pruebas físicas y documentales del
cumplimiento de objetivos y metas establecidos.
Relación de reglamentos y normatividad administrativa
expedida por el ayuntamiento en funciones. Colección
certificada por la Secretaría del Ayuntamiento mediante
minuta descriptiva, de los números de la Gaceta Municipal
que contenga los reglamentos municipales vigentes en
el municipio o, en su defecto, las copias y referencias
hemerográficas del periódico oficial del estado u otro medio
oficial donde se hayan publicado los reglamentos y bandos
del municipio.
Programas de desarrollo social. Relación documentada de
programas de desarrollo social promovidos directamente
por el ayuntamiento y relación documentada de programas
de desarrollo social de procedencia estatal y municipal,
reportados de conformidad con sus respectivas reglas
de operación, cuentas presupuestales o administrativas,
informes de avances y resultados, contabilidad de la
aplicación de recursos, calendarios de ministraciones
o trámites pendientes para su ejecución; evidencias de
cumplimiento e informes de campo relacionadas con los
bienes, servicios, obras y demás productos establecidos por
cada programa reportado.
Convenios de colaboración administrativa con el Estado,
Federación y/o municipios diversos. Documentos originales
de los convenios firmados por el presidente municipal que
generan obligaciones y compromisos que se extienden
más allá del periodo de gestión del ayuntamiento saliente
y aquellos que pueden ser refrendados mediante actos de
actualización.
Manuales administrativos y reglas de operación vigentes.
Relación documentada, por materias o áreas de la
administración municipal, que contenga los Manuales de
organización, procesos, procedimientos, de gestión de
calidad, Catálogos de puestos, padrones de proveedores,
normas y reglas de operación de diversos procesos
contables, administrativos y de gestoría aplicables en los
sistemas administrativos del municipio.
Expedientes de asuntos jurídicos en proceso. Con la
relación, estudios, expedientes y documentos probatorios
de trámites de denuncias, controversias, arbitrajes,
amparos, revisiones, copias de averiguaciones previas y
demás asuntos en los que se deba hacer valer el interés
jurídico del municipio y que se encuentren en proceso
judicial o administrativo, por tipo de asunto y antecedentes
completos de cada uno. Junto con esta relación se requiere
la presentación de un reporte cronológico de plazos y
términos que deban cumplirse para dar continuidad debida
a los procesos en curso.
Registros de firmas de funcionarios municipales y
autoridades auxiliares del municipio.
Inventarios diversos, como son: Inventarios físicos de
armamento y equipo de la policía municipal, Inventario
de vehículos, inventario de herramientas de talleres
municipales, inventario y resguardos de bienes de oficina,
inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo
de comunicación y telefonía celular propia o a nombre del
municipio.
Los conceptos anteriores son parte de los elementos que
deben incluirse en los reportes y expedientes de la entrega
– recepción, misma que puede integrarse por materias,
por áreas o por objetos de operación de la administración
municipal, lo cual depende necesariamente de la norma
que ordene legalmente dicho proceso.
15
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
autorIdades y funcIonarIos partIcIpantes en
el proceso entrega - recepcIón . 5
el a y u n t a m I e n t o
Todos sus miembros asumen la responsabilidad directa de
verificar que se efectúe la entrega - recepción en el tercer
año como procedimiento complementario a lo previsto en
el artículo 33 de la Ley orgánica del municipio libre donde
se les instruye como obligación en el mes de diciembre,
rendir un informe del estado que guarda la administración
municipal.
Presidente Municipal
Es responsable directo de llevar a cabo los trabajos
de organización del proceso, integración de comités
de levantamiento de información, y verificación de la
integración de los informes y actas correspondientes de
la entrega - recepción, con base en sus atribuciones de
ejecución de las resoluciones del ayuntamiento y facultad
de mando para ordenar que se efectúen los trabajos propios
de la administración municipal. (Art. 36. fracciones. IV y
XIX. Ley Orgánica del Municipio Libre).
sí n d I co m u n I c I p a l
Como procurador de la defensa de los interés municipales
y como representante jurídico del ayuntamiento y de la
hacienda municipal el Síndico asume la responsabilidad
de la vigilancia directa del manejo del patrimonio y la
hacienda municipal, actuando como autoridad calificadora
y sancionadora de las cuentas e inventarios del municipio
(Art. 37 Fracciones I, III, VII, IX y X. Ley Orgánica del
Municipio Libre). Su intervención en el proceso entrega -
recepción es fundamental ya que valida internamente en el
ayuntamiento la información y actas que se integren para
tal efecto.
re g I d o r e s
En el seno de sus respectivas comisiones, los regidores son
responsables de verificar que en cada dependencia de la
administración municipal o en su sector correspondiente,
se preparen los informes relacionados con los asuntos en
proceso, cumplimiento de metas y acciones comprometidas,
avances de obras y asuntos en trámite, entre otras materias,
que sean requeridos para formar parte de los datos e
información de la entrega - recepción. (Art. 38. Fracción
IV. Ley Orgánica del Municipio Libre).
co m I s I ó n d e h a c I e n d a y p a t r I m o n I o m u n I c I p a l
Integrada por el Síndico y otros regidores, tiene la
responsabilidad de vigilar las gestiones de la hacienda del
municipio a cargo de la Tesorería municipal, previniendo
que se cumpla la legislación en la materia y se dé una
administración adecuada de los fondos, valores y patrimonio
que la constituyen, además de vigilar los procesos de
adquisiciones, suministro de bienes, inventarios y demás
que se efectúen con relación al patrimonio municipal y,
en su caso, proponer la realización de auditorías. (Art. 45.
Fracciones I, II, III, V, VII y VIII. Ley Orgánica del Municipio
Libre)
se c r e t a r I o d e l ay u n t a m I e n t o
Como funcionario encargado de los asuntos generales del
gobierno municipal, tiene la responsabilidad de asistir al
presidente municipal y al ayuntamiento en la organización
de los trabajos de la entrega - recepción, convocando a las
reuniones de cabildo que le sean instruidas, preparando
expedientes técnicos de su área y coordinando a las demás
dependencias en sus respectivas tareas informativas que
les sean requeridas para este propósito.
5 Descripción basada en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
16
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
te s o r e ro m u n I c I p a l
Como funcionario encargado de la gestión administrativa de
la hacienda municipal, tiene la responsabilidad de preparar
y presentar para su aprobación, la información económica,
fiscal, financiera, contable y presupuestal correspondiente
a los ingresos, egresos y patrimonio del municipio, así
como aquella de procedimientos administrativos y recursos
financieros del ayuntamiento que estén comprometidos
en obligaciones, responsabilidades administrativas, obras,
servicios y demás asuntos que impliquen erogaciones
vigentes o próximas. (Art. 72. Fracciones VIII, XII, XIII, y
XIV. Ley Orgánica del Municipio Libre).
tI t u l a r e s d e l a s d e p e n d e n c I a s y e n t I d a d e s d e l a a d m I n I s t r a c I ó n m u n I c I p a l
Con base en el plan de trabajo establecido por el presidente
municipal y las referencias, los titulares de las diferentes
dependencias y entidades de la administración municipal
recaban e integran los informes correspondientes a la
gestión de sus respectivas áreas, principalmente aquella
relacionada con la aplicación de recursos presupuestales
y sus respectivos resultados en obras, acciones y servicios
consolidados, en trámite o comprometidos.
marco legal y normatIvo del proceso de
entrega - recepcIón
Constitución Política del Estado. 6
En materia de control de la gestión administrativa de los
ayuntamientos:
Artículo 33. Son Facultades y Obligaciones del Congreso:
Fracción V. El Congreso del Estado aprobará la ley de
ingresos de los ayuntamientos y revisará sus cuentas
públicas, cuando menos una vez al año;
Fracción XIII. Aprobar las leyes que contengan las bases
normativas, conforme a las cuales los ayuntamientos
elaborarán y aprobarán su presupuesto de egresos, los
bandos de policía y gobierno, así como los reglamentos,
circulares y disposiciones administrativas de observancia
general dentro de sus respectivos municipios;
XXIX. Revisar las Cuentas Públicas del Gobierno del
Estado y de los ayuntamientos con el apoyo del Órgano de
Fiscalización Superior del Estado;
Fracción III, numeral 5 del Artículo 67. “Son atribuciones
del Órgano de Fiscalización Superior:
a) Iniciar y sustanciar el procedimiento de fiscalización
de las Cuentas Públicas, para comprobar, inspeccionar,
investigar y determinar, en términos de ley, los actos u
omisiones que pudieran configurar alguna irregularidad,
incumplimiento de disposiciones legales o conducta ilícita
en la gestión financiera de los entes fiscalizables;
b) Ordenar y efectuar revisiones de gabinete y visitas
domiciliarias o de campo, en los términos previstos por
la ley, para comprobar la gestión financiera de los entes
fiscalizables;
c) Determinar los daños y perjuicios que afecten a las
haciendas públicas de los entes fiscalizables y fincar
directamente a los responsables las indemnizaciones y
sanciones pecuniarias correspondientes, las que tendrán el
carácter de créditos fiscales; al efecto, el Poder Ejecutivo
del Estado aplicará el procedimiento administrativo de
ejecución para su cobro, en términos de ley;
d) Promover ante las autoridades competentes, con motivo
del procedimiento de fiscalización, el fincamiento de otras
responsabilidades de orden administrativo, penal o civil
que correspondan.”
Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.7
6 Se toma como ejemplo: Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave7 Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/FISCA210710.pdf
17
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
En materia de fiscalización de la gestión financiera de los
ayuntamientos.
Artículo 6 de la “Son Entes Fiscalizables el Poder
Público, los Organismos, la Universidad Veracruzana, los
Ayuntamientos, Entidades Paraestatales, Paramunicipales,
organismos descentralizados, fideicomisos y empresas
de participación estatal o municipal, así como mandatos,
fondos o cualquier otra figura jurídica; y, en general,
cualquier persona física o moral, pública o privada, que
recaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos
públicos.”
De la misma Ley el artículo 25 señala:
1. Los Ayuntamientos presentarán al Congreso los estados
financieros mensuales que señala la Ley Orgánica del
Municipio Libre; así como los estados de obra pública
mensuales que contengan la información de los expedientes
técnicos sobre el inicio, avance o conclusión de obra, según
sea el caso, de acuerdo a lo que en esta materia señalen las
Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el procedimientos
de Fiscalización Superior en el Estado. Igual obligación
tendrán las Entidades Paramunicipales.
2. Los Ayuntamientos y las Entidades Paramunicipales
presentarán, a la Secretaría de Fiscalización del Congreso
y al Órgano los estados financieros y los estados de obra
pública a que se refiere el párrafo anterior, a través de
medios electrónicos y de conformidad con las reglas de
carácter general que emita el Órgano.”
Como determinación general para las atribuciones del órgano
superior de Fiscalización, la Ley de Fiscalización señala que
“El Órgano tendrá acceso a los datos, libros y documentación
justificativa y comprobatoria relativa al ingreso y gasto
del Poder Público, Ayuntamientos y de los entes públicos
estatales y municipales, así como a la demás información
que resulte necesaria, siempre que al solicitarla se expresen
los fines a que se destine dicha información.” 8
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público
Municipal
Regula y norma los procesos de programación,
presupuestación, contabilidad gubernamental y ejercicio
del gasto público de los ayuntamientos, mediante
disposiciones que aseguran el apego al principio de legalidad
del sistema de planes y programas del municipio, así como
diversos controles que favorecen a una estricta disciplina
en el ejercicio del gasto, únicamente vinculado a los efectos
previstos en el presupuesto y programas autorizados por el
ayuntamiento.
Uno de los rubros de mayor importancia que regula esta
ley es el Presupuesto, el cual está previsto contenga como
mínimo lo siguiente: 9
Descripción clara de los programas que sean la base del
mismo, en los que deberán señalarse los objetivos, metas
y unidades responsables de su ejecución, así como los
egresos estimados por programa;
Explicación y comentarios de los principales programas y,
en especial, de aquellos que abarquen dos o más ejercicios
presupuestales;
Una información detallada de la situación hacendaria del
municipio durante el ejercicio fiscal con las condiciones
previstas para el próximo, con la opinión al respecto del
Contralor Municipal;
Estimación de ingresos y gastos para el ejercicio
presupuestal que se propone, así como la calendarización
del egreso para cada uno de los meses;
Indicación del número de plazas incluidas, clasificadas por
categoría presupuestal y unidad administrativa;
Las previsiones de egresos correspondientes a cada
programa, para el sostenimiento y desarrollo de los servicios
públicos;
8 Ibídem. Artículo 64.9 Transcrito del artículo 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal del Estado de Colima.
18
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Estimación final de ingresos y gastos del ejercicio
presupuestal en curso;
Situación de la deuda pública estimada al final del ejercicio
presupuestal en curso y de la que tendrá al término del
inmediato siguiente;
El informe detallado del avance en el cumplimiento de
las metas y objetivos plasmados en el Plan Municipal de
Desarrollo y el programa de gobierno municipal;
Los demás informes financieros y datos estadísticos que
se consideren convenientes para la mejor comprensión de
la política hacendaria y del programa de administración
municipal.
Ley orgánica del municipio libre
Siguiendo con la referencia del marco jurídico del municipio
veracruzano, se anota lo siguiente “Durante el mes de
diciembre, el Presidente Municipal deberá rendir a los
ciudadanos y al Ayuntamiento un informe sobre el estado
que guarda la administración pública municipal. Dicho acto
se realizará en Sesión pública y solemne de Cabildo.”10
La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, establece
lo siguiente en su Artículo 19: “A las nueve horas del
primer día del año siguiente en el que se hayan efectuado
las elecciones municipales, el ayuntamiento saliente dará
posesión de las oficinas municipales a los miembros del
ayuntamiento entrante, que hubieren rendido la protesta de
ley, cuyo presidente municipal hará la siguiente declaratoria
formal y solemne: Queda legítimamente instalado el
ayuntamiento del Municipio de... que deberá funcionar
durante los años de (...) A continuación se procederá a la
suscripción de las actas y demás documentos relativos a
la entrega - recepción de la administración municipal, con
la participación de los miembros de los ayuntamientos y
los titulares de sus dependencias administrativas salientes
y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará
siguiendo los lineamientos, términos, instructivos,
formatos, cédulas y demás documentación que disponga
la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado
para el caso, misma que tendrá en ese acto, la intervención
que establezcan las leyes. La documentación que se señala
anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de
cabildo por los integrantes del ayuntamiento a los cuales
se les entregará una copia de la misma. El ayuntamiento
saliente, a través del presidente municipal, presentará al
ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura ,
un documento que contenga las observaciones, sugerencias
y recomendaciones en relación a la administración y
gobierno municipal.”11
Otro ejemplo, aunque menos explícito lo ofrece la Ley
Orgánica Municipal de Baja California Sur: Artículo 18...
A continuación el ayuntamiento saliente entregará al
entrante los fondos municipales mediante el corte de caja
respectivo, así como sus inventarios, cuya verificación
pueda hacerse desde luego por los miembros de ambos
ayuntamientos, o dentro de los tres días siguientes, si lo
acepta el segundo”12
Legislación fiscal
Señala las contribuciones y conceptos fiscales que el
municipio puede recaudar en uso de su capacidad tributaria
y sirve de referencia en el proceso de entrega - recepción
para verificar la estructura de la hacienda municipal y las
operaciones que se previenen en favor del ayuntamiento
para cumplir sus atribuciones y responsabilidades fiscales
ante los contribuyentes.
Reglamentación Municipal
Con el objeto de conseguir el más estricto apego a la
normatividad vigente en los municipios, la entrega -
10 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Publica-da en:http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf11 Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ed. Gobierno del Estado de México. Impresa en Talleres de Gra-ficarte S.A. Toluca, México. 1993. Pág. 57.12 Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur. En Legislación Fiscal Ed. Sría de Finanzas del Estado. La paz, B.C. 1990. Págs. 203 y 204.
19
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
recepción deberá fundarse también en los diferentes
Reglamentos municipales que estén relacionados con el
manejo, aprovechamiento y resguardo de bienes, valores,
fondos y demás recursos del municipio, así como aquellos
que determinen cuales son las responsabilidades de las
diferentes dependencias de la administración municipal.
Entre estos reglamentos destacan: el Interior del
ayuntamiento, el Interior de la Administración Municipal
y los relacionados con las Obras públicas, Patrimonio
municipal, y la Hacienda del municipio. Como ejemplo de
un Reglamento de entrega – recepción municipal, puede
consultarse el “Reglamento de entrega – recepción de
los bienes asignados a la Administración Municipal del
Municipio de Reynosa, Tamaulipas”13
Guías, Normas, Instructivos, Manuales y otras disposiciones
administrativas, expedidas por la legislatura o el órgano
superior de fiscalización de la entidad federativa.
En este caso se trata del documento oficial que contiene
los lineamientos, procedimientos y formatos para integrar
el Informe, las actas y expedientes de la entrega recepción,
que hace más de veinte años, las legislaturas, a través de
sus respectivas comisiones de hacienda, y ahora, por medio
de los órganos superiores de fiscalización, han expedido
y entregado a los municipios para que se sujeten a los
mismos.
Mediante estos el análisis de estos lineamientos, tanto la
autoridad saliente como la que deba tomar posesión puede
establecer las estrategias de revisión que juzgue más
adecuadas, así como los controles de registros que deben
realizarse con la mayor transparencia y objetividad que
exige el cumplimiento de la legislación vigente.14
La entrega - recepción de la Administración Municipal
Objetivos de la entrega - recepción
Entre los propósitos globales que persigue este proceso de
carácter jurídico y administrativo destacan los siguientes:
Integrar organizada y sistemáticamente la información
necesaria de carácter general y probatorio que de muestra
de la situación que guardan fondos, valores, bienes
patrimoniales y los diferentes asuntos y procedimientos
vigentes, atendidos y por atender, de parte de un
ayuntamiento al momento de ser relevado en sus
funciones.
Clasificar, protocolizar, legalizar y dar fe de la documentación
probatoria que ampara y demuestra la existencia y
condiciones del patrimonio municipal y de las diferentes
gestiones de la administración del municipio.
Facilitar la incorporación de las nuevas autoridades
municipales en su respectivo ámbito de competencia y en
el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, a
partir de los informes de la entrega - recepción.
Dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno y
aquellos programas que por su naturaleza sean de vital
importancia o interés para la comunidad municipal.
Formalizar y dar legalidad al acto de entrega y recepción
a efecto de garantizar el cumplimiento de derechos,
obligaciones y responsabilidades tanto del ayuntamiento
saliente y funcionarios que se desincorporen como de las
autoridades y funcionarios de nuevo ingreso.
Cumplir las disposiciones de regulación y control de los
actos administrativos del ayuntamiento previstos en favor
de la Legislatura del estado.
Metodología para efectuar la entrega - recepción de la
administración municipal
De acuerdo a lo señalado por el INDETEC, se presentan
dos grandes fase dentro del proceso de entrega - recepción,
la primera se desarrolla previamente el cambio de
13 Disponible en: http://www.reynosa.gob.mx/REGLAMENTOS/Reglamento-Entrega-Recepcion-Recursos-Ayuntamiento-Reynosa.pdf14 Como muestra de estas Guías se incluye en este apartado la Guía para la Entrega Recepción de la Adminis-tración Municipal, expedida por el Congreso de Nayarit, a efecto de formalizar la entrega de los ayuntamien-tos para el periodo 2005 – 2008. Disponible en: http://www.ofsnayarit.gob.mx/varios/guiaentregarecepcion.pdf
20
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
administración y la segunda se efectúa al momento del
cambio. A continuación se resumen estas dos fases:15
ejercIcIo para el año cero
Ejercicio de aprendizaje:
En atención a los temas vistos para el año cero de este
curso, resuelva el siguiente cuestionario, consultando la
legislación que corresponda en su entidad federativa.
Resuelva lo siguiente:
1. ¿Porque se considera que la entrega recepción de un
gobierno municipal debe ser una entrega integral y no
únicamente la entrega de las finanzas municipales?
2. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entrega recepción?
3. ¿En qué consiste la naturaleza gubernativa de la entrega
recepción?
4. ¿Cómo es representado el interés de la sociedad municipal
en el acto de entrega recepción de la administración
municipal?
5. En su entidad federativa, ¿Cuáles son los pasos para
proceder a la sesión de cabildo en que se efectúa la entrega
recepción de la administración municipal?
6. ¿Cuál es la importancia que representa el archivo de
actas municipales en el proceso de la entrega recepción de
la administración municipal?
7. ¿Según la Ley de responsabilidades de los servidores
públicos al servicio del estado y municipios de su entidad
federativa, cuando prescribe la responsabilidad de las
autoridades municipales salientes, con relación a sus
funciones en el ayuntamiento?
8. ¿Una vez que se firman las actas de Cabildo,
correspondientes a la sesión solemne de cambio
de autoridades municipales, quedan eximidas de
responsabilidad las autoridades salientes por haberse dado
la aceptación de la entrega recepción?
9. Investigue: ¿Las autoridades auxiliares del municipio
también realizan la entrega de los elementos de apoyo
que tienen a su resguardo para el funcionamiento de su
ayudantía, delegación, agencia, o equivalente a su cargo?
10. Razone y fundamente consultando la Ley Orgánica
Municipal de su estado: ¿Debe ser nombrado un nuevo
Tesorero Municipal y un nuevo Secretario del Ayuntamiento
para proceder a la realización, tanto de la sesión solemne
de cambio de autoridades, como las que se realicen para
la revisión, análisis y validación del informe de entrega
– recepción?
15 Cuadro adaptado de: Entrega-recepción de una Tesorería Municipal. Ed. Instituto Técnico para el Desarrollo de las Haciendas Públicas. INDETEC. Guadalajara, Jalisco. México. 1985. Págs. 46 a 52.
21
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
año uno
IntroduccIón
El primer año de la gestión municipal se inicia con el acto
protocolario de la entrega recepción de la administración
municipal, y los trabajos de revisión de su informe,
expediente, previo a la firma definitiva del Acta global y
actas parciales que acrediten el proceso. Tanto el acto de
entrega recepción, como la revisión y constatación de la
congruencia entre lo reportado y lo verificado, son objeto
de regulación de la legislación, reglamentos y disposiciones
administrativas que emiten las autoridades de fiscalización
del municipio, así como del propio ayuntamiento en su
reglamentación y normas correspondientes.
En este apartado se incluyen los temas relacionados con el
proceso de recepción y sus efectos y medios a recurrir por
parte de la autoridad municipal que toma posesión.
Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas
a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan
en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio
correspondientes.
Los temas se han organizado en textos breves que procuran
llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los
ejemplos y ejercicios sugeridos.
objetIvos
Identificar los elementos formales del acto de entrega
recepción de la administración municipal, a efecto de
constatar los puntos críticos que deban atenderse por parte
de las nuevas autoridades.
Distinguir con precisión los elementos del Informe de
la entrega – recepción, de conformidad con las normas
aplicables al proceso.
el acto protocolarIo de la entrega
recepcIón
Este es uno de los actos más importantes del gobierno
municipal y viene respaldado por el principio republicano de
la transmisión del mando, en ejercicio de las atribuciones de
una autoridad que concluye su periodo de gobierno y una
autoridad que lo asume, antes de que se forme un vacío de
poder público. En consecuencia, la legislación municipal de
todo el país lo señala como un Acto solemne.
Este tipo de actos requiere del cumplimiento de un protocolo
de declaración formal de la solemnidad de la reunión de
cabildo que se llevará a cabo para la transmisión del mando;
la asunción del mismo a cargo del Presidente Municipal; la
toma de protesta del cargo que realice el mismo alcalde, y
la toma de que realiza el Presidente Municipal ya investido
del mando, a los miembros del ayuntamiento con el que
ejercerá el gobierno del municipio; la ceremonia de entrega
y recepción de la administración municipal, y el inicio
formal de los trabajos de revisión a cargo de los equipos
saliente y entrante.
A continuación se exponen diversos artículos que regulan
este acontecimiento constitucional
Ley del Municipio Libre de Veracruz 16
“Artículo 27. El Presidente Municipal deberá rendir protesta
públicamente el día 31 de diciembre inmediato posterior
a su elección ante los Ediles del nuevo Ayuntamiento y,
acto seguido, tomará protesta a los demás Ediles. Cuando
por circunstancias imprevistas no se pudiera rendir la
protesta conforme a lo antes señalado, el Congreso del
Estado o la Diputación Permanente señalarán el nuevo
día en que deba verificarse dicho acto y nombrará a un
representante para que tome la protesta a los Ediles del
nuevo Ayuntamiento.”
16 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf
22
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
17 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. Disponible en: http://www.guerrero.gob.mx/pics/legislacion/97/LOMLEG.pdf18 Disponible en la Página del Congreso del Estado: http://www.congresojal.gob.mx/19 Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Disponible en: http://www.congresomich.gob.mx/Modulos/mod_Biblioteca/archivos/393_bib.pdf
Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero17
“ARTÍCULO 36.- Los ayuntamientos se instalarán el día
30 de septiembre del año en que deba renovarse, previa
protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente
en sesión que se celebrará el día anterior. La instalación
es un acto meramente solemne y la responsabilidad del
Ayuntamiento saliente cesa el 29 de Septiembre del año de
la elección a las 0:00 horas en que inicia la responsabilidad
del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará
inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del
Estado y a los Ayuntamientos de Municipios limítrofes.
ARTICULO 37.- La protesta a que se refiere el artículo
anterior se rendirá con las
Siguientes formalidades:
I. Los miembros del Ayuntamiento electo protestarán ante
el Ayuntamiento saliente;
II. Si no fuera así, el Congreso designará a la persona ante
quien se rinda la protesta;
III. La protesta se rendirá en estos términos:
“¿Protestan guardar y hacer guardar la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado, las leyes
que de una y otra emanen y cumplir fiel y patrióticamente
con los deberes de su encargo?”. Los interpelados deberán
contestar: “Si Protestamos”. El Presidente saliente, o la
persona que los sustituya, replicará: “Si no lo hicieren así,
que el Municipio o el Estado se los demanden”.
A continuación el nuevo Presidente declarará: “Queda
legítimamente instalado el
Ayuntamiento del Municipio de... que funcionará el
trienio...”
Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del
Estado de Jalisco18
“Artículo 13. Todos los servidores públicos municipales, al
tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de
Ley correspondiente.
Artículo 14. El Presidente Municipal saliente debe convocar
a los integrantes electos del Ayuntamiento, para que se
presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la
hora que se señale en la convocatoria, y les debe tomar la
protesta de ley.
Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa
obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir
la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos
del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente
debe tomar dicha protesta a los demás miembros del
Ayuntamiento.
En caso de falta absoluta por defunción del Presidente
entrante, debe tomar protesta el Presidente entrante
suplente, quien ejerce la función de Presidente Municipal
Provisional, y se procede a nombrar a un Presidente
Municipal Sustituto en los términos del artículo 70 de esta
ley, dentro de los siguientes treinta días.
El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente
de que les fue tomada la protesta a sus integrantes.
Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se
presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de
ley en la próxima sesión del Ayuntamiento.
Cuando exista causa justificada pueden rendir la protesta
de ley dentro de los 90 días siguientes.”
Ley Orgánica de los municipios de Michoacán19
“Artículo 18. Los miembros electos del Ayuntamiento
tomarán posesión de su cargo, en un acto solemne y
público, el primer día de enero del año inmediato siguiente
a su elección.
23
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Sólo por causas consignadas en el Código Electoral del
Estado, los Ayuntamientos podrán instalarse en fecha
posterior.
Artículo 19. Para efectos de la instalación del Ayuntamiento,
en la última sesión ordinaria del mes inmediato anterior a
la fecha de terminación de la gestión del Ayuntamiento
saliente, se nombrará una comisión instaladora del
Ayuntamiento electo, la cual estará encabezada por el
Síndico Municipal.
La comisión instaladora, previo acuerdo con el Presidente
electo, convocará a los integrantes del Ayuntamiento
electo, de conformidad con la constancia de mayoría
emitida por el órgano correspondiente o, en su caso la
resolución del Tribunal Estatal Electoral, para que acudan
a la sesión solemne de instalación; la invitación se hará
extensiva a la comunidad en general.
La invitación deberá incluir lugar, fecha y hora de la sesión,
así como el orden del día correspondiente.
La comisión instaladora del Ayuntamiento electo deberá
citar a los integrantes propietarios del mismo, al menos con
anticipación de cinco días naturales, para que concurran a
la sesión de instalación.
El Ayuntamiento electo, en reunión previa a la sesión
de instalación, designará de entre sus integrantes a un
secretario, para el único efecto de levantar el acta de
instalación.
Artículo 20. El día señalado para la instalación, el Presidente
Municipal electo rendirá protesta ante los miembros del
Ayuntamiento y enseguida les tomará protesta a los demás
miembros del Ayuntamiento.
Una vez declarado el quórum legal, el Presidente Municipal
electo, puesto en pie al igual que todos los miembros del
Ayuntamiento, dirá: “Protesto guardar y hacer guardar la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la
del Estado y las leyes que de ambas emanen y desempeñar
leal y patrióticamente el cargo de Presidente Municipal que
el pueblo me ha conferido mirando en todo por el bien y
la prosperidad de la Nación, del Estado y del Municipio,
y si así no lo hiciere que me lo demanden’’. Enseguida el
Presidente Municipal preguntará a los demás miembros
del Ayuntamiento que permanecerán de pie: “Protestan
guardar y hacer guardar la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y las leyes que
de ambas emanen y desempeñar leal y patrióticamente
el cargo que el pueblo les ha conferido, mirando en todo
por el bien y la prosperidad de la Nación, del Estado y
del Municipio”? Los interrogados deberán contestar: “Sí
protesto”; el Presidente dirá entonces: “Si así no lo hicieren,
que se los demanden”.
Igual protesta está obligado a rendir el integrante del
Ayuntamiento que se presente después y cualquiera que
fuere llamado o designado para suplir a su propietario.”
De la lectura de los artículos anteriores, se desprende que
cada entidad federativa realiza los arreglos institucionales
necesarios para darle la solemnidad debida al acto de
instalación del nuevo ayuntamiento y de la toma de
protesta de sus autoridades.
En este caso, y sin llegar a describir todavía el proceso
de la entrega recepción pueden destacarse los siguientes
elementos distintivos de la instalación de las nuevas
autoridades.
Determinación de una fecha precisa para la instalación del
nuevo ayuntamiento, que marca el inicio del ejercicio de
la autoridad, por lo regular en coincidencia con el ciclo del
año electoral o año fiscal correspondiente.
La protesta se rinde con un orden, Primero el presidente
ante el ayuntamiento saliente o, en su defecto, ante el
representante del Congreso del Estado y, enseguida,
los miembros del nuevo ayuntamiento, ante el nuevo
Presidente Municipal. En ambos casos se realiza mediante el
pronunciamiento de términos que declaran un compromiso
y sustentan un juramento de cumplimiento.20
20 Los efectos legales de una rendición de protesta son equiparables a las de un juramento o pronunciamiento hacia la veracidad de lo dicho o del compromiso que se adquiere, con todos los efectos legales para exigir mediante medios jurídicos su cumplimiento. Por tanto no es una formula retórica o un acto de carácter subje-tivo que muestra un acto humano y personal de fe y sinceridad.
24
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Se prevén algunos casos de ausencias que pudieran ocurrir
y se prescriben soluciones al respecto. Por ejemplo, en
el caso de la ausencia del nuevo presidente, se cubre
con la rendición de protesta del suplente o mediante la
autorización que haga el Congreso del estado de una nueva
fecha para la toma de posesión; la ausencia de miembros
del nuevo ayuntamiento se subsana en Jalisco al aplazar la
rendición de su protesta a la fecha de la segunda reunión de
cabildo; y la ausencia del ayuntamiento saliente, cubierta
por un representante designado por el Congreso de la
entidad federativa.
La ceremonia se realiza en el margen de un día previo y un
día posterior a la fecha de término del ejercicio del mandato,
lo cual significa un conteo de horas en que puede coincidir
la ceremonia en una hora cero. Regularmente las doce de la
noche, según se observa en el caso de Guerrero.
La expedición de una acta de sesión solemne que da lugar
a la publicación de un bando o la propia difusión de la
misma, entre la comunidad, el Congreso del Estado y otras
autoridades municipales y del gobierno del estado a través
de su Secretaría de gobernación o equivalente.
El acto formal de la entrega – recepción.
Al igual que la toma de protesta, la instalación del nuevo
ayuntamiento y el inicio del ejercicio de su autoridad están
regulados por la ley orgánica municipal, motivo por el cual
se transcriben los términos previstos en algunas de ellas.
Siguiendo con el ejemplo de la Ley Orgánica del Municipio
Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se
prevé lo siguiente:
“Artículo 186. La entrega y recepción de la documentación
impresa y electrónica que contenga la situación que guarda
la administración pública municipal se realizará el día en que
se instale el nuevo Ayuntamiento, en términos del presente
título, cuyas disposiciones se desarrollarán mediante los
lineamientos que al efecto expida el Congreso del Estado.
El Congreso del Estado podrá designar representantes
para que participen como observadores en la entrega y
recepción.
Artículo 187. Los documentos a que se refiere el artículo
anterior deberán ser:
I. Los libros de actas de las sesiones de cabildo del
Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar
donde se encuentran los libros de las administraciones
municipales anteriores;
II. La documentación relativa a la situación financiera y
estados contables que deberán contener los libros diario,
mayor y de inventarios y balances, así como los registros
auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente; y la
documentación comprobatoria de los ingresos, patrimonio
y gastos;
III. La documentación relativa al estado que guarda la
cuenta pública del Municipio, la que incluirá los oficios
de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o
apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización
Superior o por el Congreso del Estado a los servidores o ex
servidores públicos responsables;
IV. La situación de la deuda pública municipal y la
documentación relativa a la misma;
V. El estado de la obra pública ejecutada, así como la que esté
en proceso, y la documentación relativa a su planeación,
programación, presupuestación y ejecución, señalando
debidamente el carácter federal, estatal o municipal de los
recursos utilizados;
VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público
de los recursos federales y estatales, así como informes y
comprobantes de los mismos;
VI Bis. El Estado que guarda el cumplimiento de obligaciones
fiscales, incluidas las de seguridad social, de carácter federal,
estatal o municipal, según sea el caso;
VII. La plantilla y los expedientes del personal al servicio del
Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos
y demás información conducente;
25
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
VIII. La documentación relativa a convenios o contratos
que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado,
con la Federación o con particulares;
IX. La documentación relativa a los programas municipales
y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado
que guarden los que estén en proceso de ejecución;
X. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes
muebles e inmuebles de propiedad municipal;
X Bis. El inventario de los programas informáticos con que
se cuenta y el respaldo electrónico de la información y de
las bases de datos;
XI. La documentación relativa al estado que guardan los
asuntos tratados por las Comisiones del Ayuntamiento;
XI Bis. Los juicios en trámite, su estado procesal y el
pasivo contingente en cantidad líquida o numeraria que
representen;
XI Ter. Los asuntos, contratos, convenios u obras pendientes
de atención o trámite, conforme al ejercicio de atribuciones
del Ayuntamiento, Ediles y servidores públicos municipales;
y
XII. Toda la información que se estime relevante para
garantizar la continuidad de la Administración Pública
Municipal.
Artículo 188. El Síndico del Ayuntamiento entrante
levantará acta circunstanciada de la entrega y recepción,
la cual deberá ser firmada por los que intervinieron y se
proporcionará copia certificada a los integrantes del
Ayuntamiento saliente que participaron, así como al
representante del Congreso del Estado, en su caso.21
El Síndico del Ayuntamiento deberá remitir copia certificada
del acta de entrega y recepción al Órgano de Fiscalización
Superior.
Artículo 189. Una vez concluida la entrega y recepción, el
Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,
de la que deberán formar parte, al menos, el tesorero,
el director de obras públicas y el titular del órgano de
control interno municipal, que se encargará de analizar el
expediente integrado con la documentación conducente,
para formular un dictamen en un plazo de treinta días
naturales.
El dictamen se someterá dentro de los quince días
naturales siguientes al conocimiento y consideración
del Ayuntamiento, el cual podrá llamar a los servidores
públicos de la administración anterior, para que expresen
lo que a su interés convenga, respecto de las observaciones
que el dictamen contenga o para solicitar información
o documentación complementaria. En todo caso, se
concederá un plazo prudente para la respuesta, que no
será menor a setenta y dos horas, contadas a partir de la
notificación.
Artículo 190. Sometido a su consideración el dictamen, el
Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, en vía
de opinión.
El Ayuntamiento dentro de los quince días hábiles
siguientes, remitirá copia del expediente de entrega y
recepción al Congreso del Estado para el efecto de revisión
de las cuentas públicas municipales.”
consecuencIas o efectos de la revIsIón del
Informe, expedIentes y pruebas documentales
y evIdencIas fís Icas de la entrega
De la lectura de los artículos 186 a 190 de la Ley en
comento, se infiere que la entrega – recepción es un acto
21 El Acta circunstanciada acredita el cumplimiento de la obligación de las autoridades salientes para en-tregar de manera formal la Administración Municipal, pero no lleva consigo de manera tácita la aprobación de su contenido, mismo que está sujeto, en todos los casos a una revisión y constatación de la veracidad y existencia de pruebas documentales, testimoniales y físicas de lo que el informe y expedientes suscriben. De ahí que los artículos de la Ley aquí transcrita realicen la previsión de un periodo de revisión y análisis para proceder, en su caso a una aprobación o al levantamiento y requerimiento de observaciones preventivas, correctivas y la presunción, en su caso, de irregularidades.Un ejemplo de formato de Acta de entrega – recepción que da muestra de su carácter informativo y circunstan-ciado de hechos, declaraciones, reportes y demás elementos documentales que se registran en el informe de la entrega recepción, se constata en el formato que establece la Legislatura del Estado de México a través de su órgano de fiscalización, misma que puede consultarse en la siguiente dirección electrónica: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/Ent-Rec/ACTA_E-R.pdf
26
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
informativo y parte de una rendición de cuentas que
aprueba, en primera instancia y que autoriza o sanciona el
Congreso del Estado, a través de u órgano de fiscalización.
En consecuencia, la responsabilidad de la veracidad,
integridad y legalidad de los actos declarados y de su
comprobación fehaciente, tanto documental como de
evidencia física, corresponde a las autoridades entrantes
y, por el periodo que determine la legislación en materia
de responsabilidades de los servidores públicos, para las
autoridades salientes. De ahí que la misma Ley prevea la
apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y
dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y
demás elementos informativos y demostrativos que han
sido recibidos de parte de las autoridades salientes.
Los supuestos que pueden ocurrir en este caso, derivan de
la revisión sustentada en los lineamientos de presentación,
contenido, comprobación y documentación que establezca
la legislatura del estado para la integración y presentación
de contenidos, expedientes, pre actas y actas del Informe
de la Entrega y Recepción, y son los siguientes:
Primero, que el contenido de los informes, expedientes,
y documentos probatorios coinciden a plenitud con las
evidencias físicas y la constatación en campo de los
reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales,
fondos, valores, y bienes muebles e inmuebles que forman
parte del patrimonio municipal, entre otros elementos de la
administración municipal.
Segundo, que existan diferencias entre lo reportado y lo
constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de
datos, presentación de pruebas o comprobación del estado
real que guardan los objetos de la observación, en cuyo
caso, con una intervención apropiada de los funcionarios
municipales responsables, pueden subsanarse y adicionarse
como solventadas en el reporte correspondiente.
Tercero, que existan diferencias entre lo reportado y lo
constatado que no hayan sido producidas por causas
negligentes o incumplimiento de las normas vigentes
en la administración municipal, pero cuya situación
puede explicarse por motivos, previamente registrados y
documentados como de fuerza mayor o causas no imputables
a la voluntad o acción de las autoridades y funcionarios
municipales, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas
que hubieran dado fe de tales circunstancias.
Cuarto, que existan diferencias entre lo reportado y lo
constatado que hayan sido producidas por omisiones, y
presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento
de normas, transgresión de disposiciones legales y
reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera
ostensible irregularidades que no puedan justificarse por
causas de fuerza mayor, pero que no signifiquen o impliquen
daños al patrimonio municipal o que no representen
obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad
de la administración del municipio.
Quinto, que las diferencias entre lo reportado y lo
constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo,
error, omisión u otras causas imputables a los responsables
de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma
o pérdidas irreparables al patrimonio municipal y a la
eficacia y/o eficiencia de la administración municipal,
o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas
autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por
los afectados.
Sexto que la información de la entrega no cumpla con las
especificaciones establecidas en las normas expedidas por
el Congreso del Estado.
Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero
de la lista anterior, pueden ser requeridos a los propios
funcionarios de la administración municipal saliente,
por conducto de los titulares de las dependencias y
organismos que hayan tenido a su cargo la gestión de los
asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la
27
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
22 Habrá que mencionar que los titulares de las dependencias pueden ser ratificados o nombrados por parte del Presidente Municipal y/o por el Ayuntamiento, de lo cual deriva la pertinencia de no realizar nombramientos hasta haber concluido la revisión de la entrega y, en su caso, la formulación de solventaciones a los casos observados.
entrega, mismos que deberán atender los requerimientos
de solventación hasta su presentación y acreditación
satisfactoria.22
Los efectos que producen los supuestos cuarto, quinto
y sexto, deberán ser registrados en una Acta especial de
revisión, con el expediente que demuestre los hechos
identificados y su documentación respectiva, y presentados
ante el nuevo ayuntamiento, mismo que, por medio del
Síndico, deberá ser reportado al Congreso del Estado para
que su órgano de fiscalización superior los analice y proceda
al establecimiento o deslinde de las responsabilidades que
corresponda.
Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio
municipal, con la presunción de responsabilidades penales
directas, serán denunciados por parte del Síndico ante las
autoridades ministeriales de procuración de justicia del
estado.
Algunas disposiciones estatales prevén que las
observaciones e irregularidades detectadas en el informe de
entrega recepción, deban ser canalizadas al órgano interno
de control del municipio, esto también es procedente,
aunque dicho órgano, en el caso de haber deslindado
responsabilidades debe dar a conocer lo procedente al
Ayuntamiento, en su carácter de máxima autoridad del
Municipio. A continuación se ejemplifica el criterio anterior,
con las disposiciones establecidas en la Ley para la Entrega
Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y
Municipios de Durango.23
“Artículo 47.- En caso de que el servidor público o sujeto
obligado entrante se percate de irregularidades en los
documentos y recursos recibidos, dentro de un término de
treinta días hábiles, contados a partir de la fecha del acto de
Entrega-Recepción, deberá hacerlas del conocimiento de la
Contraloría o el Órgano Interno de Control, a fin de que sea
requerido el servidor público o sujeto obligado saliente y
proceda a su aclaración.
La Contraloría o el Órgano Interno de Control de que se
trate, una vez recibido el escrito que señale las probables
irregularidades detectadas en la verificación del acta de
Entrega-Recepción, citará dentro de los quince días hábiles
siguientes, a los servidores públicos o sujetos obligados
entrantes y salientes, a efecto de solicitarles las aclaraciones
pertinentes y que proporcionen la documentación
que, en su caso, resultare faltante, levantando un acta
circunstanciada, dejando asentadas las manifestaciones
que al respecto deseen rendir los servidores públicos sobre
las inconsistencias detectadas.
Si el servidor público o sujeto obligado entrante considera
que no se aclaran dichas inconsistencias, la Contraloría o el
Órgano Interno de Control, procederá a
realizar las investigaciones a que haya lugar; y de resultar
que se constituye probable responsabilidad administrativa,
tratándose de servidores públicos, se procederá conforme
lo dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores del
Estado y de los Municipios, sin perjuicio de lo que señalen
otros ordenamientos.
Artículo 48.- Ningún servidor público, podrá dejar el
presupuesto sin llevar a cabo el acto de Entrega-Recepción
correspondiente; para cuyo efecto, el superior jerárquico
o la autoridad competente deberá designar al sustituto o
encargado provisional en un plazo no mayor de quince días
naturales, contados a partir de la fecha en que sea aceptada
la renuncia, se notifique la baja o se lleve a cabo el cambio
del servidor público.
Artículo 49.- En caso de que algún servidor público no
cumpla con lo dispuesto en la presente Ley, la Contraloría o
el Órgano Interno de Control, según H. Congreso del Estado
de Durango 17 corresponda, llevará a cabo el procedimiento
respectivo para deslindar las responsabilidades en los
términos de la ley de la materia.”
23 Ley para la Entrega Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y Municipios de Durango. Dispo-nible en: http://www.congresodurango.gob.mx/Leyes/entrega.PDF
28
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Finalmente, para documentar lo expuesto en este apartado se sugiere consultar el facsimilar del Acta de la entrega recepción de la administración municipal de San Pedro, Garza García Nuevo León, publicada en: http://www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/m9/t4p4_acta.ent_recep.pdf la cual da muestra del acto protocolario que deberá ser revisado de conformidad con las previsiones antes señaladas.
ejercIcIo para el año uno
Primer ejercicio de aprendizaje
Resuelva el siguiente cuestionario relacionado con
situaciones reales que pueden presentarse en el proceso de
entrega recepción de la administración municipal.
Para tal efecto consulte el marco normativo que lo regula y
corresponda a su entidad federativa
Cuestionario:
1. ¿Cómo se resuelve la inasistencia del Presidente
Municipal electo al acto de entrega recepción?
2. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de alguno de los
nuevos miembros del cabildo al acto de toma de protesta
de su mandato?
3. ¿La inasistencia de una minoría de los nuevos regidores
al acto de entrega recepción invalida el proceso de cambio
de autoridades?
4. ¿Cómo se resuelve la ausencia del Presidente Municipal
saliente a la sesión solemne de Cabildo en la que se efectúa
el cambio de autoridades municipales?
5. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de la mayoría
de los regidores del ayuntamiento saliente a la sesión
solemne de Cabildo en la que debe efectuarse el cambio de
autoridades del municipio?
6. ¿Es obligatorio para las nuevas autoridades municipales,
nombrar en la primera sesión de Cabildo un Nuevo Tesorero,
a efecto de que se habilite como responsable de la revisión
y verificación de los bienes municipales y elementos de la
hacienda y la administración municipal, o lo puede hacer
con el Tesorero que se encuentra en funciones?
7. ¿Puede el nuevo Presidente Municipal requerir al
Presidente Municipal saliente a que comparezca en las
siguientes sesiones de Cabildo para que resuelva las
posibles observaciones que se presenten en el proceso de
revisión del informe de entrega recepción?
8. ¿Cuál es el plazo en que las autoridades salientes deben
aportar información para subsanar observaciones derivadas
de la revisión del informe de entrega recepción?
9. ¿Es válida la intervención de un notario público para
acreditar que se ha efectuado la entrega recepción de la
administración municipal?
10. ¿Se necesita la intervención de un funcionario del
congreso del estado o del poder ejecutivo de la entidad
para que el acto de entrega recepción sea válido?
Segundo ejercicio de aprendizaje:
Investigue en la WEB, bajo las palabras de búsqueda
siguientes:
• Observaciones al informe de entrega recepción
municipal
• Observaciones a la entrega recepción municipal
• Observaciones entrega municipio
• Problemas detectados entrega recepción municipal
• Irregularidades en la entrega recepción municipal
• Otros términos que localicen casos de controversias en
entrega recepción de los municipios
Determine:
¿Cómo pueden subsanarse los asuntos que se reporten en
los casos identificados?
29
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
¿Cuál es la obligación de la autoridad municipal entrante
y cuáles son las responsabilidades de las autoridades
municipales salientes?
¿Ante cual instancia del estado puede recurrirse
para esclarecer o asignar las responsabilidades
correspondientes?
¿Cuáles son las afectaciones administrativas, penales o
civiles que asumen las nuevas autoridades municipales en
caso de no resolver las observaciones identificadas en la
entrega recepción?
30
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
AÑO DOS
INTRODUCCIÓN
Durante el segundo año de la administración municipal
es recomendable que se completen y operen todos los
sistemas y normas de operación y administración de
los programas y recursos institucionales del Municipio,
así como los registros correspondientes al sistema de
contabilidad municipal, archivos, registros programáticos y
presupuestales y demás medios que sean requeridos para
el sistema de cuenta pública y presentación de informes del
estado que guarda la administración municipal.
Aun y cuando los trabajos de entrega recepción se inician
en el año tres del gobierno municipal, en el segundo año
puede avanzarse en forma sustancial para generar una
disciplina de informes y de presentación de resultados que
facilitarán enormemente dichos trabajos.
En este sentido, este apartado se destina a formular
una serie de recomendaciones para que en el curso del
segundo año se acondicionen los sistemas de registro
de información y se cuente con un medio de acopio y
recapitulación documentada de la situación y los avances
de la administración municipal.
Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas
a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan
en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio
correspondientes.
Los temas se han organizado en textos breves que procuran
llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los
ejemplos y ejercicios sugeridos.
OBJETIVO
Identificar diversas medidas para preparar los registros de
información y la documentación de la situación que guarda
la administración municipal, así como aquella relativa a sus
avances y resultados.
En el segundo año de la administración municipal debe
consolidarse su organización y marco normativo y
procedimental que le permita actuar con eficacia, eficiencia
y seguridad jurídica en todos sus actos de gobierno y
gestión de provisiones y servicio público. En este apartado
del curso, se hace referencia a diversos instrumentos que
articulan un sistema de rendición de cuentas propio de la
administración municipal, el cual tendría que basarse en
una lógica simple pero efectiva de control: Primero, definir
los programas a desarrollar; segundo, normar su operación,
con reglas de estricto cumplimiento que aseguren sus
resultados; tercero, definir los procedimientos a desarrollar,
normalizarlos y apegarse a ellos al cien por ciento; cuarto,
corregir cualquier desviación y quinto, consolidar resultados
y evaluarlos.
Desde esa perspectiva, los distintos informes y medios de
registro de los avances de la administración municipal son
parte de la secuencia descrita, solamente que organizada y
ordenada por los informes de tipo técnico a los que obliga
la Ley.
Esos informes se esquematizan a continuación, incluyendo
de manera complementaria otros instrumentos de registro
y control que son útiles y aplicables, en su momento para
el proceso de entrega recepción.
INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS 24
Es la relación consolidada mensual o con otra periodicidad,
de los ingresos y egresos previstos en el presupuesto
aprobado por el ayuntamiento.
Sus conceptos se agregan en comparativos de partida
doble:
24 Ver Informe de Atotonilco de Tula, Hidalgo, publicado en: http://ss1.webkreator.com.mx/4_2/000/000/032/357/Enero.pd
31
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Ingresos Egresos
Impuestos
Propiedad Inmobiliaria Predial
Derechos
Servicios públicos Registros Licencias
Productos
Arrendamientos Uso de piso
Aprovechamientos
Recargos Multas administrativas Donativos Rezagos Multas de tránsito
Participaciones Federales
Participaciones del Fondo de Operación
Participaciones del Fondo de Inversión
Participaciones del Fondo de Infraestructura Social
Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal
Recursos propios
Servicios personales Materiales y suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias Obras
Fondo de Operación
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Participaciones del Fondo de Inversión
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Participaciones del Fondo de Infraestructura Social
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Ingresos Egresos
Impuestos
Propiedad Inmobiliaria Predial
Derechos
Servicios públicos Registros Licencias
Productos
Arrendamientos Uso de piso
Aprovechamientos
Recargos Multas administrativas Donativos Rezagos Multas de tránsito
Participaciones Federales
Participaciones del Fondo de Operación
Participaciones del Fondo de Inversión
Participaciones del Fondo de Infraestructura Social
Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal
Recursos propios
Servicios personales Materiales y suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias Obras
Fondo de Operación
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Participaciones del Fondo de Inversión
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Participaciones del Fondo de Infraestructura Social
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal
Servicios personales Materiales y
suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y
transferencias
32
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
cuenta públIca anual
En todos los años de la administración municipal, su
ayuntamiento tiene la revisar la cuenta pública que presenta
el Presidente municipal, relacionada con la información
contable, financiera, programática y presupuestal y demás
vinculada a las finanzas y el patrimonio municipal en sus
diferentes movimientos y en correspondencia con el Plan
Municipal de Desarrollo, sus programas de ejecución y los
programas operativos anuales con sus respectivos acuerdos
de aprobación y, en su caso, de modificación.
De manera sumaria y convencional se reconoce que la
cuenta pública municipal es el documento en el cual se
puede observar el estado de ingreso, gasto, destino y
programas financiados con sus respectivos avances, por
parte del ayuntamiento.
La cuenta pública es el reflejo de la gestión financiera del
ayuntamiento, bajo la conducción del Presidente Municipal
y representa la actividad relacionada directamente con el
ejercicio presupuestal; captación de ingresos; programación
y aprobación de egresos, contratación y cumplimiento
de obligaciones de la deuda pública; administración,
ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos
financieros y bienes públicos; ejecución de obra pública; así
como diversas aplicaciones y rendimiento de los bienes del
patrimonio municipal y, en general, de los recursos públicos
que emplea el ayuntamiento para la ejecución de los
objetivos contenidos en los planes y programas aprobados,
de conformidad con las leyes y demás disposiciones en la
materia, en un periodo determinado.
De conformidad con las leyes orgánicas municipales, la
cuenta pública se presenta, primero ante la Comisión de
Hacienda Municipal, ahí se revisa y, en caso de no tener
observaciones, se aprueba por parte del Síndico municipal,
quien preside dicha Comisión. Enseguida, se presenta ante
Cabildo para que proceda a su sanción y aprobación. Una
vez aprobada el Cabildo ordena su envío al H. Congreso del
Estado, para que sea revisada por el órgano de fiscalización
superior de dicha soberanía.
Los elementos que integran la cuenta pública son los
siguientes:
Informes mensuales de estados fInancIeros 25
En este informe se presenta un Balance de disponibilidad y obligaciones, reportado mediante las figuras de análisis
contable de Activos (disponibilidad financiera), Pasivos (Obligaciones financieras) y Patrimonio (Consolidación del valor
del Patrimonio municipal al momento del Balance). Por lo general incluye los siguientes elementos:
Activo Pasivo Patrimonio
Circulante
Fondos Fijos Bancos Inversiones en valores Cuentas por cobrar Deudores diversos Anticipos varios Anticipos de obra Depósitos otorgados en
garantía
Fijo
Bienes Inmuebles
Bienes Muebles
Circulante (A corto Plazo)
Ramos ajenos Proveedores
A Largo Plazo
Capital deuda Intereses
Suma del valor total del patrimonio municipal
25 Ver informes Financieros consolidados del Municipio de Veracruz, en: http://www.veracruz-puerto.gob.mx/te-soreria/pdf/EF_octubre2008.pdf
33
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
26 Ejemplo de estado de flujo de efectivo, del H. Ayuntamiento de Comitán de Domínguez, Chiapas. Publicado en: http://www.comitan.gob.mx/content/view/219/50/
27 “Estado de Variaciones en el Patrimonio: El patrimonio del municipio se compone de los bienes que son de su propiedad, de los que adquiera conforme a la ley, del producto de las contribuciones decretadas por el Congreso del Estado, de los vacantes y mostrencos que estén en su territorio, de los créditos que obtenga a su favor, de los subsidios y de las participaciones en el rendimiento de las contribuciones federales y esta-tales que deba percibir de acuerdo a la ley.” Definición transcrita del Portal del H. Ayuntamiento de Nanaca-milpa de Mariano Arista, Tlaxcala SECCION: Transparencia.- Balance General y Estados financieros. Disponible en la siguiente dirección electrónica: http://www.nanacamilpa.gob.mx/wb/Tlaxcala/nanacamilpa_balances
28 Ver ejemplo de Estado de resultados de presupuesto del Municipio de Motul, Yucatán, disponible en: http://www.motul.gob.mx/pdfs/SUBCIDIO_JULIO.pdf
29 Ver ejemplo del Estado del Gasto presupuestal programático del Municipio de Guanajuato, Guanajuato, en: http://www.guanajuatocapital.gob.mx/uai/presasi.pdf
30 Ver ejemplo del Estado detallado de la Deuda Pública Municipal, en Documento expedido por la Secretaría de Finanzas del Estado de Oaxaca, con dicha información, disponible en: http://www.finanzasoaxaca.gob.mx/pdf/contabilidad/cuenta_publica/2010/jul-ago/6_POLITICA_DEUDA_PUBLICA_CUENTA_2010.pdf
• Periodo que cubre la cuenta pública
• Balance General o Estado de Situación Financiera.
• Estado de Ingresos y Egresos.
• Estado de Flujo de Efectivo.26
• Estado de Variaciones en el Patrimonio.27
• Notas a los Estados Financieros.
• Estado del Ejercicio del Presupuesto.28
• Estados Programáticos.29
• Estado de Deuda Pública.30
• Los estados analíticos e información general que permita
el análisis de
• resultados, que incluyan los datos económicos.
• Consolidación de la información presentada al órgano
fiscalizador mensual o trimestralmente
Informe de gobIerno munIcIpal
El informe de gobierno se identifica con el acto en el que
el presidente municipal rinde ante el cabildo en sesión
pública un reporte anual y detallado del estado que guarda
la administración pública.
Según la Ley del Municipio Libre del Estado de Veracruz,
y para ilustrar lo anterior, “Durante el mes de diciembre,
el Presidente Municipal deberá rendir a los ciudadanos y
al Ayuntamiento un informe sobre el estado que guarda la
administración pública municipal. Dicho acto se realizará
en Sesión pública y solemne de Cabildo.”31
Con lo cual se entiende dicha responsabilidad es ineludible
y constituye al mismo tiempo una de las obligaciones de
este representante popular.
Al constituir un informe detallado, es necesario articular
un esquema que asegure su adecuada cobertura y, sobre
todo que logre dar detalle de la “situación que guarda
la administración municipal”, entendida esta como una
organización en activo, es decir, con un conjunto de
atribuciones, responsabilidades, obligaciones, funciones,
planes, programas, proyectos y acciones que encamina
al logro de los cometidos de un gobierno municipal, bajo
los principios de legalidad, acción pública planificada,
observancia de los fines del gobierno democrático y
republicano, como valores constitucionales y, sobre todo, en
términos de justicia social y la generación de oportunidades
adecuadas para el desarrollo integral y armónico de sus
habitantes.
El informe se presenta ante el Cabildo y es a esta instancia
a la que corresponde su recepción, análisis y, en su caso,
aprobación, pudiendo requerir al propio Presidente o a los
funcionarios titulares de las dependencias y organismos
municipales su comparecencia para que aclaren cualquier
punto que, a juicio del Cabildo deba efectuarse, de tal
manera que el informe quede solventado en los mejores
31 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz, disponible en: http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/TANTIMA/DOCUMENTOS/MARCOLEGAL/LEY_ORGANICA.PDF
34
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
términos de una demostración objetiva del trabajo de la
administración municipal.
Al constituir una atribución del presidente municipal y al
mismo tiempo una obligación en el cumplimiento de los
deberes de su cargo, no existe una norma legal o directriz
que indique el contenido de los informes municipales ni
que regule la manera que asume su formato.
Por consiguiente, podrían establecerse diversas pautas para
su integración.
Primera pauta: Sustentar el informe en los objetivos,
estrategias, programas y acciones establecidas en el Plan
Municipal de Desarrollo.
Segunda Pauta: Sustentar el informe a partir del Programa
Operativo Anual y sus acciones específicas
Tercera Pauta: Una descripción de los compromisos
sectoriales de la administración municipal, cuyo eje
sería presentar el trabajo y resultados de cada una de las
dependencias y organismos municipales, según sus propias
especialidades.
Cuarta Pauta: Una descripción que divida en dos grandes
segmentos: 1) el avance de la administración municipal,
con un reporte de todos los avances programáticos y
presupuestarios, en reportes semejantes a los que se
presentan en la cuenta pública, y 2) el reporte descriptivo
y cuantitativo de resultados de programas establecidos y
aprobados por el ayuntamiento.
Quinta Pauta. Una combinación de las modalidades
anteriores.
Para efectos de una visión técnica y de las implicaciones de
organización, acopio de información, integración de datos
útiles y de una adecuada racionalidad en la elaboración de
los informes de gobierno municipal, puede consultarse le
Guía para la Elaboración del Primer Informe de Gobierno
Municipal de los Municipios del Estado de Guerrero32
InventarIo de bIenes Inmuebles del munIcIpIo
Este instrumento está integrado por un registro de
los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio
municipal. Su integración está organizada por fichas
técnicas que corresponden a los datos legales de tipo
registral, ubicación física – domiciliaria, valor catastral (de
ser posible, también es recomendable reportar su valor
comercial), origen de la apropiación a favor del municipio,
y tipo de asignación o usufructo, usuarios, arrendatarios, o
beneficiarios, y especificaciones técnicas, reporte de estado
y aprovechamiento y licencia de uso del bien relacionado.
El inventario está directamente relacionado con un conjunto
de responsabilidades fiscales, jurídica y administrativas de
sus usufructuarios, por lo cual es exigible el cumplimento
de diversas obligaciones, mismas que pueden ser objeto de
revisión, y, en su caso de sanción. El Patrimonio municipal
tiene que administrarse en términos de la legislación de
bienes patrimoniales, por lo cual es de vital importancia
mantener actualizado y en constante supervisión su
aprovechamiento.
InventarIo de bIenes muebles
Este inventario establece el registro, de bienes, características y
datos de su uso y valor, ubicación, adjudicación y responsiva de los
bienes muebles propios de la administración municipal de todas y
cada una de sus unidades administrativas y sus espacios físicos.
Forman parte del inventario de bienes municipales, mediante
descripciones que refieran marca, modelo, serie, orden de compra,
valor de adquisición, proveedor, uso, etc., los siguientes:
Muebles de oficina
Máquinas y equipos de oficina
Equipos de radio e instrumentos musicales.
Libros, registrados por materia o tema, título, editorial, valor de
adquisición, año de impresión, proveedor.
Vehículos
32 Coordinación General de Fortalecimiento Municipal del Estado de Guerrero. Guía para la elaboración y pre-sentación del Primer Informe de Gobierno Municipal 2009, publicada en : http://www.guerrero.gob.mx/pics/art/articles/10623/file.informe2009.pdf
35
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Maquinaria pesada: tipo de vehículo o maquinaria, marca,
modelo, color, año de fabricación, número de motor,
número de chasis, número de inscripción de registros, placa
patente, avalúo fiscal, etc.
Máquinas y herramientas: descripción, marca, modelo,
serie, proveedor, valor de adquisición, etc.
Materiales y otros: existencia física de bienes de consumo,
tales como alimentos, vestuario, calzado, materiales y
útiles de aseo, materiales para operación y mantenimiento,
etc. Este tipo de bienes se registra en Almacén o Bodega,
en las respectivas tarjetas de existencia.
relacIón y regIstro de actas de bIenes dados
de baja.
Constituye un inventario de los bienes del patrimonio
municipal que han sido dados de baja por diversos motivos
justificados y formalizados en cumplimiento de la legislación
del patrimonio inmobiliario y sus procedimientos, de
tal manera que se han desincorporado de los activos
y contabilidad de bienes del municipio con los efectos
correspondientes.
padrón de resguardo de bIenes
Constituye el registro en una relación de los bienes muebles
existentes en el municipio y de las personas a las que han
sido asignados para su uso y aprovechamiento funcional;
el resguardo constituye la asignación formal del bien de
uso, bajo la propia responsabilidad del usuario en todos los
efectos legales de cuidado, aseguramiento y buen empleo
durante el tiempo que lo emplee y dentro de las oficinas o
lugar de trabajo que tenga asignado.
Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro
de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos
obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable
en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre,
domicilio y datos personales del contribuyente; actividad
que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le
obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas
o consumos aplicables de conformidad a la actividad y
base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,
estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y
devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de
déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos
coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos
aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.
Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del
Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y
relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio,
las actas generadas por el cabildo saliente; las actas
generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas
del municipio que se conservan como parte de un acervo
propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no
haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.
Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las
dependencias de la administración municipal. Cada archivo
de dependencia debe tener por lo menos los siguientes
acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,
con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de
los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos
que generan obligaciones de índole diversa o recuperación
de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones
diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;
entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo
de la administración que entrega, con Minutas, registros
clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,
vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,
con los datos y documentos clasificados de los asuntos
concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo
electrónico de documentos generados por la dependencia
municipal que corresponda, organizado de conformidad
con la norma que para tal efecto haya aprobado el
ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que
deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo
la autoridad saliente.33
33 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una re-ferencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf
36
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento.
Este expediente contiene todos los datos de cada uno de
los trabajadores y funcionarios que tengan una relación
laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede
variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo
los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario;
nombramiento expedido; copia de documentos oficiales
(Acta de Nacimiento o certificado de naturalización;
registro federal de contribuyente; en su caso, cédula
profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en
el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro
de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral;
entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad
social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos
o nombramientos en el municipio, fecha de separación,
fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes
de certificados de salud; constancias de incapacidades
médicas; constancias de capacitación; actas administrativas
por incidencias laborales; actas administrativas de registro
de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera.
Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de
Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen
institucional que se manejó durante el periodo que cubre
la entrega, de tal manera que se disponga de referencias
técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como
parte de los documentos formalmente reconocidos por el
ayuntamiento y sus dependencias y organismos.
Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos
elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones
en los distintos documentos que respaldan los diversos
actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus
dependencias y organismos.
Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería
municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas
impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo
que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones
en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio
hacendario municipal.
Relación de documentación oficial de servicios y registros
públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la
colección de sellos municipales y los recibos de tesorería
municipal, se trata de una compilación de todos los
formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de
solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias,
autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de
inspección y verificación administrativa, aclaraciones,
quejas y demás documentos empleados en la gestión de
servicios y registros municipales, como el de fierros o el de
tablajeros.
ejercIcIo para el año dos
1. Ejercicio de aprendizaje:
Analice el tipo de información que debe generarse para
dar cumplimiento a la rendición de cuentas, informes
de gobierno y registro de información en materia del
patrimonio municipal que debe integrar la autoridad
municipal y resuelva el cuestionario siguiente:
1. ¿Cuáles son las diferencias que existen entre el Estado
de cuenta de Ingresos y Egresos del Municipio y el Estado
del balance financiero de la administración municipal?
2. ¿Cuál es la diferencia entre el Estado de avance
programático y el Estado del ejercicio presupuestal?
3. ¿Cómo respaldan los distintos informes financieros del
municipio el informe anual del Presidente Municipal?
4. ¿Cuál es la importancia de la información reportada en
los inventarios municipales en materias de la rendición
de cuentas a que están obligadas las autoridades
municipales?
5. ¿Cómo dividiría las partes de un Informe de Gobierno
Municipal atendiendo las distintas pautas señaladas en el
material de este curso?
37
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
A saber:
• Sustentar el informe en los objetivos, estrategias,
programas y acciones establecidas en el Plan Municipal de
Desarrollo.
• Sustentar el informe a partir del Programa Operativo
Anual y sus acciones específicas.
• Descripción de los compromisos sectoriales de la
administración municipal, cuyo eje sería presentar el trabajo
y resultados de cada una de las dependencias y organismos
municipales, según sus propias especialidades.
• Descripción que divida en dos grandes segmentos: 1)
el avance de la administración municipal, con un reporte
de todos los avances programáticos y presupuestarios, en
reportes semejantes a los que se presentan en la cuenta
pública, y 2) el reporte descriptivo y cuantitativo de
resultados de programas establecidos y aprobados por el
ayuntamiento.
• Una combinación de las modalidades anteriores.
38
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
prImera fase del proceso: antes del cambIo
de autorIdades
Según de observa en el mapa temático del presente curso,
existen dos momentos o fases del proceso de la entrega
recepción. El primero corresponde ejecutarlo en su totalidad
a la autoridad municipal que concluye su periodo, para lo
cual organiza a sus funcionarios y dispone el estudio de
la norma que regula dicho proceso, y se identifica con los
preparativos para la entrega, con la suficiente antelación al
acto protocolario que la formaliza.
En la actualidad, la información que debe inscribirse en el
reporte de entrega, debe ser generada por cada una de las
dependencias del municipio, por lo que es difícil que un
grupo reducido de funcionarios pudieran tener la cobertura
de compilación de datos, análisis, e interpretación para los
efectos de redactar las partes descriptivas del informe y
para llenar con precisión los formatos establecidos.
La segunda fase, se ejecuta durante el proceso de
entrega a las nuevas autoridades y compromete a los
equipos participantes por comisiones, tanto del nuevo
ayuntamiento, como del que deja el mando.
Esta precisión de dos vías es indispensable y útil, ya que
de alguna manera la responsabilidad se divide, pero al final
se comparte, ya que de una adecuada demostración de la
realidad municipal y de los datos que la sustentan, depende
un adecuado ejercicio de asunción del poder público y el
inicio de una buena base de planeación, al identificar, las
nuevas autoridades, los pormenores acerca de la capacidad
institucional que reciben para su gobierno.
organIzacIón para la entrega de la
admInIstracIón munIcIpal
En reconocimiento de estas dos grandes fases, pueden
organizarse los trabajos de preparación preliminar de la
entrega y la planeación del acto protocolario en el momento
año tres
IntroduccIón
El último año de la administración municipal convierte a
las autoridades que están en funciones en los depositarios
de la responsabilidad de entregar la administración a otro
ayuntamiento. El ciclo, con esta encomienda se vuelve a
iniciar, por lo que en este apartado, se tratan los aspectos
más técnicos de la entrega recepción, es decir, la integración
del informe y la integración de su contenido; trabajo en el
que deben participar la mayor parte de los funcionarios
municipales y las autoridades con atribuciones en materia
de rendición de cuentas.
Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas
a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan
en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio
correspondientes.
Los temas se han organizado en textos breves que procuran
llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los
ejemplos y ejercicios sugeridos.
objetIvos
Examinar los aspectos organizativos y técnicos que deben
realizarse en el tercer año de gobierno para ordenar,
sistematizar e integrar la información que debe presentarse
en el informe de entrega recepción para las nuevas
autoridades.
Proveer al lector una pauta de análisis, a partir de un
modelo de gestión institucional para proceder a organizar
los trabajos de la entrega.
39
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
del cambio de autoridades, para lo cual se pueden prever
las siguientes etapas:
1a. Etapa de la Fase 1: Planeación de los trabajos de
entrega - recepción.
Participan en las actividades de esta etapa: Presidente
municipal, Comisión de Hacienda, Secretario y Tesorero
Municipal y Funcionarios designados de las dependencias
y organismos municipales.
Revisión e interpretación de la normatividad vigente emitida
por parte de la Contaduría de glosa de la Legislatura del
Estado. De conformidad con el marco jurídico que regula el
ejercicio de planes, programas, presupuesto, contabilidad
y movimientos y registros financieros del municipio, la
autoridad municipal ya tiene una práctica en la integración
de la cuenta pública y los reportes del estado de resultados
de las finanzas municipales, lo cual aventaja los aspectos
de tipo contable y programático presupuestal que se
incluyen en el reporte. Por lo que respecta a los demás
conceptos que deben incluirse en el informe, es necesario
identificar y estudiar su marco legal, reglamentario y de
normas administrativas y técnicas que los regula, esto
para no omitir aspectos de forma en la manera de registrar
o reportar su desempeño y de fondo, en cuanto a la
observancia de responsabilidades que contrae la autoridad
durante su gestión. Se entiende que prácticamente todos
los elementos previstos en las guías y lineamientos de la
entrega, tienen un marco normativo específico.
En lo concerniente a programas procedentes del estado y la
federación, deberá analizarse el marco normativo vinculado
a los reportes de avance programático y presupuestal, así
como a las modalidades y contenidos de los informes que
son requeridos durante y al término de su operación.
Determinación de las necesidades de capacitación e
información para el desarrollo de trabajos de la entrega
– recepción. En este sentido, es de suma utilidad recibir
la asesoría o la capacitación debida para comprender el
proceso de la entrega recepción, más allá que el simple
ejercicio contable y de corte financiero y administrativo,
para reconocer que la gestión del próximo gobierno
dependerá en una importante medida de la información
que encuentre debidamente sistematizada y de la guía que
en el fondo significa el informe de la entrega.
Previsión de información necesaria; que puede ser:
En materia de leyes, reglamentos y disposiciones
administrativas vigentes. Cuadros básicos de legislación y
reglamentación por área o especialidad de la administración
municipal.
En materia de ingresos, los catálogos de ingresos y las
cuentas de concentración de flujos y fondos en los que son
aplicados.
En materia del ejercicio presupuestal. La documentación
aprobatoria, los registros y asientos contables de su ejercicio
y las autorizaciones correspondientes a las modificaciones
efectuadas al mismo.
En materia de fondos y valores, el estado de cuenta
del numerario existente en cuentas bancarias, títulos
de e instrumentos de depósito y de inversión, que el
ayuntamiento haya dispuesto y aprobado para el manejo
de los recursos de la hacienda municipal.
En inventarios de bienes muebles e inmuebles, con los
registros, levantamiento físico y resguardos actualizados
En materia de documentos contables y financieros, en
sus bases de registro manual y electrónico, debidamente
comprobado y resguardado, con base en el sistema de
contabilidad aprobado por el cabildo.
En materia de títulos de propiedad, facturas y certificaciones,
que acrediten de manera fehaciente la legalidad, vigencia y
apropiación legítima del patrimonio municipal y de todos
sus componentes, así como las autorizaciones sobre el
usufructo de dichos bienes.
40
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
En materia de contratos y licitaciones. Documentados con
sus títulos originales y las copias acreditadas ante autoridad
competente que les confiere su valor y legitimidad.
En materia de registro público de la propiedad municipal.
Inscripciones, constancias, cartas de no adeudo y demás
elementos probatorios de los destinos y aplicaciones de los
bienes municipales, en sus modalidades de uso común y
de uso privado del municipio, así como los adscritos a la
operación de servicios públicos.
En materia de expedientes de obras y servicios públicos, la
documentación formal y técnica que deberá formar parte
del expediente único de cada obra.
En materia de personal, los expedientes de los servidores
públicos, las nóminas base y actualizable por quincena
y mes, los convenios de seguridad social, catálogos de
puestos, hojas de servicio, nombramientos y demás
componentes en materia de acreditación de las relaciones
laborales vigentes en el municipio.
En materia de planes y programas y estado de avance de
proyectos y acciones. Documentados en el orden previsto
en el Plan Municipal de Desarrollo, las modificaciones
del mismo, los programas expedidos y publicados, y
los Programas Operativos Anuales con sus respectivas
adecuaciones y acuerdos modificatorios.
Previsión y acuerdo en Cabildo de las normas
generales para el desarrollo de los trabajos de entrega
– recepción. Fundamentación de los trabajos de la
entrega recepción mediante los acuerdos de Cabildo que
instruyen, ordenan y establecen normas para su realización
y cumplimiento en los términos de los lineamientos
aplicables.
Asignación de responsabilidades de autoridades y
funcionarios en el proceso. Relación de Oficios, Circulares
y órdenes específicas que por escrito se hayan girado para
asignar funciones y responsabilidades en la recopilación,
sistematización registro, validación y presentación de
datos, informes y reportes que constituyan insumos para el
informe de la entrega recepción.
Elaboración del Plan de recopilación, sistematización,
registro y validación de información. El Presidente
Municipal, con la asistencia técnica del Tesorero y la
intervención del Síndico, establecerán las estrategias para la
recopilación de información, definiendo el proceso general
y el método de recopilación, sistematización y validación
de la información que sea requerida a todas y cada una de
las áreas; asimismo, establecerán las comisiones necesarias
para que los funcionarios del municipio se habiliten en esa
tarea y determinará el calendario de ejecución del proceso
y las fechas de entrega de resultados. La planeación se
acompaña de las previsiones propias de la comunicación
oficial de las comisiones asignadas, la capacitación
prevista para el caso y la atención y resolución de dudas
y observaciones que se presenten por parte de los
responsables de los levantamientos de información.
organIzacIón e IntegracIón del eQuIpo de
trabajo
Según lo que señala el material del año cero de este curso,
en los trabajos de integración del informe de la entrega
recepción, participan tanto autoridades como funcionarios
municipales, por lo cual es necesario integrar un buen
equipo que puede sustentarse en un Comité de entrega
- recepción de la administración municipal, mismo que
tendrá las responsabilidades centrales del proceso.
Participantes en estas Actividades: Comité de entrega
- recepción de la administración municipal, regidores y
funcionarios municipales
Actividades programables
• Integración del Comité de entrega - recepción de la
administración. La viabilidad de estos comités ha sido
probada, en la medida que permite tener una amplia
cobertura y un grado mayor de detalle en la información
41
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
y datos que se reportan, al mismo tiempo que permite
que los funcionarios municipales continúen con la gestión
de sus asuntos. De otra manera, el Tesorero Municipal, el
Oficial Mayor y el Secretario del Ayuntamiento tendrían
una sobrecarga de trabajo por la atención dedicada al
proceso.34
El Comité de entrega recepción de la administración
municipal, puede integrarse de la manera siguiente:
Presidente municipal, quien lo encabeza y dirige
Síndico Primero o único, que fungirá como procurador
y contralor de la legalidad de los trabajos de entrega -
recepción y coordinador de la Comisión de Hacienda en los
efectos de integración, revisión y validación de informes
contables, financieros y del patrimonio municipal y sus
respectivos inventarios.
Secretario del Ayuntamiento, que tendrá por cometido
coordinar los trabajos de entrega -recepción entre las
diferentes dependencias y entidades de la administración
municipal, transmitiendo y aclarando la normatividad de
carácter legal para tal efecto y aquella que se acuerde por
parte del propio ayuntamiento. Es importante destacar
que el propio Secretario asumirá trabajos de acopio de
información, coordinación y seguimiento de los asuntos
de su propia área y del ayuntamiento, en especial aquellos
que deban ser presentados por parte de los Directores de
Organismos y entidades descentralizadas del municipio, las
que deberán participar en el proceso de entrega - recepción
aunque sus titulares no deban necesariamente cambiar o
dejar sus cargos ante el relevo de autoridades municipales.
Contralor Municipal35, con la responsabilidad de coordinar
los trabajos de tipo técnico y la vigilancia del cumplimiento
del proceso. En cierta medida, y de acuerdo con los términos
34 Una relación detallada de las actividades que deben realizar distintos funcionarios de la administración municipal en los momentos preparativos de la entrega recepción puede encontrarse en la Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf
35 Para tener una mejor idea acerca de las funciones de una Contraloría Municipal, puede consultarse la Guía para la entrega recepción del municipio de León, Guanajuato, publicada en: http://www.leon.gob.mx/gobierno/direcciones/contraloria/guia_entrega_recepcion.pdf
que apruebe el Presidente municipal, el Contralor es el
funcionario que encabeza los grupos técnicos y revisa la
integración de información y expedientes. En los aspectos
hacendarios, este trabajo lo hace en coordinación con el
Tesorero municipal.
Tesorero municipal, quien tendrá las funciones de carácter
técnico necesarias para dirigir los trabajos de acopio de
información y preparación de inventarios, comprobaciones,
validación de documentos de propiedad, acreditación,
contables, financieros, fiscales, presupuestales y
programáticos que genere tanto la tesorería municipal,
como las dependencias entidades de la administración
central y descentralizada del municipio. El tesorero
municipal asume el carácter de Secretario o vocal técnico
del Comité de referencia.
Delimitación de responsabilidades del comité, autoridades
y funcionarios municipales, con las respectivas ordenes de
trabajo con base en la clasificación de rubros de análisis y las
respectivas competencias de los diferentes participantes.
Fijar el trabajo con base en un calendario de actividades y
fechas límite de entrega de informes.
Clasificación de las grandes áreas de responsabilidad
y análisis que comprenderá el documento de entrega
- recepción, mismas que corresponden a las divisiones
funcionales que presenta la administración municipal.
Representa también una especie de lista de verificación,
acerca de los apartados que tendrá el Informe Final. En
este caso, es importante mencionar que en cada municipio,
la definición de rubros o apartados que deberá contener el
documento capitular de la entrega recepción, depende en
estricto sentido de los lineamientos, guías, reglamentos
42
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
u otro documento normativo que expida el congreso del
estado y/o su órgano de fiscalización superior.
A continuación se da un ejemplo de clasificación de estas
áreas:
Rubros patrimoniales, contables y financieros:
(Responsables: Presidente municipal, Tesorero y Síndico)
• Presupuesto y contabilidad municipal
• Ingresos municipales (incluye fondos y valores>)
• Recursos humanos
• Inventario de recursos materiales
• Inventario de Mobiliario y equipo
• Inventario de inmuebles
Rubros de obras y servicios públicos: (Responsables:
Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente,
Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de
obras y servicios públicos)
• Obras públicas (concluidas, en proceso y programadas)
• Expedientes técnicos de servicios públicos (equipamiento,
mobiliario, equipo, insumos, información técnica,
etcétera)
• Padrones de usuarios
• Convenios de colaboración administrativa
• Concesiones
• Contratos y licitaciones de proveedores y prestadores de
servicios
Rubros del patrimonio cultural (Responsables: Presidente
municipal, regidor de la comisión correspondiente,
Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de
Educación, recreación, cultura y deportes)
• Bienes patrimoniales del municipio con valor social y
cultural
Rubros de la normatividad municipal vigente y archivos
(Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión
correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de
todas las dependencias municipales)
•Inventario de adecuaciones a Bandos de policía y buen
gobierno, Reglamentos Municipales y Disposiciones
administrativas
•Patrimonio documental y archivos del municipio
Rubros de la aplicación de planes y programas de desarrollo
del municipio (Responsables: Presidente municipal, regidor
de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,
funcionarios de todas las dependencias municipales)
•Reportes de avances de metas y objetivos de los programas
de cada dependencia y sector de la administración
municipal
Rubros de programas especiales del ayuntamiento
(Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión
correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de
todas las dependencias municipales)
•Seguridad pública
•Asistencia social
•Desarrollo comunitario
•Desarrollo económico
•Turismo
•Educación, recreación y cultura
•Protección al ambiente
•Otros
Rubros de programas derivados de la coordinación con
el Estado (Responsables: Presidente municipal, regidor
de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,
funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)
•Programas de inversión estatal
Rubros de programas derivados de la coordinación con la
Federación (Responsables: Presidente municipal, regidor
43
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,
funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)
•Programas de inversión federal
Rubros de programas derivados de la coordinación con otros
municipios (Responsables: Presidente municipal, regidor
de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,
funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)
•Programas y acciones de cooperación
Rubros de la operación del sector descentralizado de
la administración municipal (Responsables: Presidente
municipal, regidor de la comisión correspondiente,
Secretario, Tesorero, funcionarios del sector
correspondiente, y titulares de los órganos de gobierno y
dirección de los organismos y entidades de la administración
descentralizada del municipio)
•Informes patrimoniales, contables y financieros
•Informes programáticos presupuestales
•Informes de avance en el cumplimiento de metas y
objetivos
En todos los casos anteriores, es necesario considerar
un rubro adicional de Observaciones recomendaciones
y sugerencias que se retoma de una práctica que se
viene desarrollando en otras entidades federativas: “ La
experiencia acumulada por cada uno de los integrantes
del ayuntamiento y de las dependencias, entidades y
organismos que conforman la administración pública
municipal, durante los tres años de gestión, deberá quedar
plasmada en un documento que contenga las principales
observaciones, recomendaciones y sugerencias en forma
clara y objetiva, para que los sucesores correspondientes
cuenten con una información valiosa que les permita
retomar las acciones de gobierno y administración
procurando la continuidad del esfuerzo realizado por los
servidores públicos municipales salientes.” 36
36 Normatividad para la entrega - recepción de la administración municipal Ed. Gobierno del Estado de México. H. Poder Legislativo. Toluca, México. 1993. Pág. 17.
37 Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Págs. 51 a 57. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf
Todo lo anterior, podría considerarse como un esquema
de organización de la información, en realidad habrá que
atender los lineamientos y guías emitidas por el Congreso
del estado y/o su órgano de fiscalización superior, donde
se establecen las instrucciones definitivas para integrar el
contenido de la entrega recepción. Como muestra de esta
definición formal, puede consultarse el contenido que prevé
el modelo de Acta circunstanciada de entrega recepción,
establecida en la Guía Técnica para la Entrega Recepción
Municipal del Estado de Puebla37., misma que divide el
total de la información en siete grandes apartados:
Situación Programática de la administración municipal;
Descripción de la estructura orgánica de la administración
municipal;
• Situación presupuestal;
• Situación financiera;
• Recursos financieros;
• Recursos materiales;
• Recursos humanos; y
• Asuntos en trámite;
preparacIón de la InformacIón.
En todos los casos la información que se presente debe
considerar que se hayan cumplimentado los siguientes
requisitos:
• La referencia al acta de cabildo, fundamento, autorización,
acuerdo u otro acto por el cual el ayuntamiento haya
dispuesto u ordenado la atención de un asunto, trámite
o gestión sobre procedimientos, recursos, obras, servicios,
etcétera.
44
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
• La referencia a las obligaciones, derechos y compromisos
de la administración municipal en Convenios, concesiones,
contratos y demás actos de derecho que hayan suscrito sus
autoridades y funcionarios.
• La cumplimentación de los requisitos fiscales y
protocolarios legales de todos los documentos probatorios,
facturas, títulos de propiedad, contratos, concesiones,
licencias, etcétera.
• Las autorizaciones necesarias expedidas por la Legislatura
del estado en actos de enajenación, contratación de
empréstitos, concesiones, contratación de obras, etcétera,
que den razón de la legalidad de los actos que se estén
informando.
• La integración de cuentas documentadas, con los
requisitos probatorios en facturas, comprobantes y demás
formulas legales que permitan demostrar y, en su caso
aclarar, la transparencia en la gestión de los diferentes actos
administrativos del ayuntamiento y sus dependencias.
• Las aprobaciones correspondientes a los actos de revisión
de la cuenta pública municipal emitidas por la Contaduría
de Glosa de la Legislatura estatal.
• Las certificaciones de procedencia del Presidente
Municipal, Síndico, Secretario y Tesorero de los inventarios
anuales de bienes muebles e inmuebles en cumplimiento
de la Ley orgánica del municipio libre.
Con la verificación de estos atributos informativos,
el Comité de entrega recepción de la administración
municipal asistido por las demás autoridades y funcionarios
municipales se darán a la tarea de integrar los expedientes
de la entrega - recepción en el orden que se determine en
los formatos oficiales de la Contaduría mayor establecidos
para dicho efecto.
Segunda fase del proceso: En el cambio de autoridades
municipales (trabajos de análisis, verificación y validación
del informe de la entrega recepción)
1a. Etapa de la Fase 2. Designación de los responsables que
intervienen en el acto de entrega recepción.
En esta etapa, el presidente municipal saliente y el nuevo
presidente, designan cada quien, a un representante que
tendrá la responsabilidad de signar en los diferentes reportes
y expedientes del informe al que haga referencia el Acta
circunstanciada que formaliza el acto de entrega recepción.
En el entendido que se realizarán todas las observaciones
necesarias para dar satisfacción plena a la veracidad del
contenido de los reportes, documentos y verificaciones
físicas, de tal manera que se subsanen las omisiones de
información o se establezcan las observaciones pertinentes,
que deban requerirse por los medios legales establecidos.
Por lo general, el funcionario que es designado por el
Presidente Municipal saliente es el Tesorero Municipal,
ya que es él quien ha sistematizado la información
más relevante que consolida el estado de resultados
programáticos y financieros de la administración del
municipio.
Por parte del muevo presidente municipal, puede designar
a un representante, mismo que deberá acreditar con
la instrucción que en la sesión de entrega recepción se
realice, debiendo hacerse constar dicha representación
y la aceptación del nombrado, en el acta de cabildo
correspondiente.
Las obligaciones del representante del ayuntamiento
saliente son de carácter administrativo y no suplen las
que de suyo poseen las autoridades del cabildo o las que
tengan los funcionarios municipales responsables de los
distintos despachos de la administración municipal y sus
asuntos. En todo caso se le atribuye la responsabilidad de
conducir los trabajos de revisión, aportar los elementos
informativos complementarios, instruyendo para tal efecto
a los funcionarios municipales que corresponda, así como
la validación conjunta con el representante del nuevo
ayuntamiento de la información general y específica del
informe de la entrega recepción.
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
En el caso del representante del nuevo ayuntamiento, su
responsabilidad se ciñe a corroborar que todos los datos,
documentos, expedientes y reportes del entrega recepción,
corresponden a situaciones reales y comprobadas, de tal
manera que sea requerida a la autoridad saliente cualquier
diferencia u omisión con respecto a lo reportado.
Además de la designación de los responsables de la
verificación y corroboración de la veracidad y correcta
correspondencia entre lo informado y lo constatado por
medios físicos, es importante que el Presidente Municipal
entrante, nombre a custodios de los bienes que deban
resguardarse de inmediato, para evitar que ocurran
incidentes que los afecten. En este caso, se establece
como medio general de control que los funcionarios del
ayuntamiento en funciones sean los que responsan por la
integridad de los bienes que correspondan a sus respectivos
despachos conforme a los inventarios y asignaciones
administrativas, programáticas y presupuestarias que
les hayan sido autorizadas y que obren bajo su cargo.
También habrá que mencionar que en ocasiones el nuevo
ayuntamiento no realiza todos los nombramientos de
funcionarios en la primera sesión, por lo cual se entiende
que la responsabilidad de los funcionarios en funciones
no prescribe de manera automática al ingresar las nuevas
autoridades, sino que, se requiere un acto jurídico laboral,
como la renuncia o la liquidación para que esto tenga
efectos legales.
verIfIcacIón fís Ica de los bIenes del patrImonIo
munIcIpal.
Además de la entrega jurídica-formal y documental es
indispensable proceder a una revisión física de todos los
bienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las
oficinas, materiales y equipo de toda naturaleza.
Los procedimientos de revisión e inspección deben
formar parte del acuerdo general establecido en el Acta
38 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, Manual de Entrega-Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas. Págs. 21 y 22. http://www.ofscechiapas.gob.mx/normatividad/entregarep.pdf
circunstanciada de la entrega – recepción, mediante el
enunciado de sus principales mecanismos de operación, de
tal manera que se conozca y asiente el criterio de la revisión
física. En todo caso se hará referencia a una comprobación
a satisfacción plena que cubra, entre otros, los aspectos
siguientes:
• Plena correspondencia entre bienes que se describen y
los que se presentan físicamente como tales.
• Número de bienes o cantidades de medición en plena
equivalencia entre lo que existe realmente y lo que se
reporta.
• Estado físico de los bienes, los cuales deberán estar en
condiciones adecuadas de carácter físico, conservación y
funcionalidad, de no ser así, debiera haberse anotado en el
reporte su situación real.
• Lugar asignado y lugar en que se encuentras físicamente
el bien, en plena concordancia.
• Resguardos físicos documentados con la firma del titular
del área y su plena correspondencia con la persona que
hace la entrega física de instalaciones y bienes.
• Revisión en orden de inventarios y localización en el
mismo orden de los bienes relacionados.
En el proceso de verificación física, intervienen los custodios
y toda revisión se formaliza mediante acta administrativa
de hallazgos y confrontas. Como ejemplo de las actividades
generales que se llevan a la práctica en el proceso de
revisión física se transcriben algunas medidas establecidas
en el Manual de Entrega – Recepción de los Ayuntamientos
del Estado de Chiapas.38
“Se sugiere que la verificación física sea efectuada por cada
uno de los titulares de las áreas, ya que son responsables
de los bienes que tienen bajo su custodia; se deberá revisar
la información contenida en los 38 formatos de acuerdo a
lo siguiente:
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
re c u r s o s hu m a n o s
Además de recibir el organograma correspondiente, se
debe verificar que el Ayuntamiento cuente con una copia
del nombramiento de cada servidor público, documento
principal que ampara cualquier erogación por sueldos
y salarios; también se deberá constatar que se cuente
con los movimientos nominales (altas, bajas, cambios)
correspondientes, debidamente respaldados con las
autorizaciones necesarias.
Independientemente de que la presidencia maneje o no el
área administrativa (encargada de los recursos humanos),
el Ayuntamiento debe contar con los expedientes del
personal, los cuales deberán contener como mínimo:
o Nombramiento.
o Solicitud de empleo.
o Fotografías.
o Constancias de estudio.
o Acta de Nacimiento.
Además deberá contar con los expedientes de nóminas;
plantillas de personal con
Nombre, puesto, área de adscripción, fecha de ingreso y
sueldo; constancias de cambios, incapacidades, licencias,
etc.
Con base en la documentación anterior es pertinente
efectuar una verificación del personal comisionado, así
como del personal con licencias, permisos e incapacidades.
Cualquier incidente, irregularidad o faltante de
documentación, deberá especificarse en el formato que
corresponda.
re c u r s o s ma t e r I a l e s
Por lo que se refiere al Patrimonio Municipal en cuanto a los
Bienes Muebles e Inmuebles; así como, a los Archivos del
Ayuntamiento, deberán ser verificados físicamente por los
miembros que el Ayuntamiento entrante haya designado
apoyándose en los inventarios, relaciones y resguardos
proporcionados en los formatos correspondientes.
Es importante señalar que la verificación física deberá
abocarse a los bienes de mayor costo continuando en
orden decreciente hasta aquellos que por su cuantía sean
considerados irrelevantes.
re c u r s o s fI n a n c I e ro s
Para la verificación de los Recursos Financieros, se propone
que partiendo de lo registrado en el Estado Financiero
específicamente en lo que se refiere a los rubros de Activo
y Pasivo, verificar las cantidades contra los analíticos
correspondientes de cada una de las diferentes cuentas.
Se deberá verificar que la documentación soporte de las
operaciones cumpla con la Normatividad Hacendaria para
la Presentación de las Cuentas Públicas Municipales y
con los requisitos fiscales y administrativos establecidos
por las autoridades correspondientes. Estas operaciones
deberán estar debidamente registradas en la contabilidad
y su documentación deberá estar ordenada y clasificada,
de tal manera que permita observar su correcto apego a los
lineamientos establecidos.
Ir r e g u l a r I d a d e s
La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes
paquetes (Expediente Protocolario) no liberan de
responsabilidades a los Ayuntamientos salientes; por tanto,
cuando se presente alguna irregularidad, el Ayuntamiento
entrante tomará nota, debiendo informar de ello al órgano
de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para los
efectos que correspondan.
Con lo anterior, se busca que el cambio de administración
municipal se realice en un ambiente de cooperación
y solidaridad por parte de todos los funcionarios que
intervienen.”
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
ejecucIón de arQueos y fondos de valores
En esta etapa se hace la revisión física de la documentación
oficial, actualizada y con sus respectivas autorizaciones,
correspondiente a la información de carácter Financiero-
Contable: Estados de Situación Financiera, Cortes de
Caja, Relación de Cheques por Entregar, Libros Contables,
Expedientes de Proveedores, Acreedores y Otros, y toda la
información que integra tanto la Cuenta Pública Municipal,
como los Informes Trimestrales de Avance de Gestión
Financiera, correspondientes al ejercicio que concluye en
el momento de la entrega recepción.
Los arqueos que se realicen deben tener una correspondencia
exacta de registros de flujo de ingresos y pagos, con las
respectivas denominaciones identificadas en el numerario,
dichos arqueos incluyen los conceptos de: Caja, Ingresos,
Fondos Fijos, y Otros Valores.
Los Estados de cuenta deberán estar actualizados al día
de la revisión y, en su caso, hasta el cambio de firma de
titulares de las cuentas.
4a. Etapa de la Fase 2. Analizar, comprobar y aclarar los
informes del documento de la entrega recepción.
En esta etapa se realiza la revisión conjunta, entre
representantes del ayuntamiento saliente y las nuevas
autoridades, de la información contenida en el informe
y la realización de acuerdos para que se solventen las
observaciones presentadas en los procesos de verificación
física y arqueos de fondos y valores, así como de la revisión
de los documentos que detallan la organización, sistema de
administración de personal, planes, programas, reglamentos,
archivos, libros de actas y demás componentes que forman
parte de la administración municipal.
Los términos de la revisión y el procedimiento para la
atención re irregularidades por lo general forman parte
de la Ley Orgánica Municipal, al respecto se transcribe lo
siguiente de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de
Guanajuato:39
39 Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Artículos 43 y 44. http://www.congresogto.gob.mx/le-gislacion/Leyes/acrobat/OMEstado2.pdf
“Artículo 43. Una vez concluida la entrega-recepción, el
Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,
integrada de manera plural y proporcional a la conformación
del Ayuntamiento, que se encargará de analizar el
expediente integrado con la documentación conducente,
debiendo elaborar con la participación de la contraloría
municipal, un informe en un plazo de treinta días hábiles.
El informe deberá referirse a todos y cada uno de los puntos
contenidos en el expediente a que se refiere el artículo 41
de la presente ley; el cual se someterá dentro de los quince
días hábiles siguientes al conocimiento y consideración
del Ayuntamiento, y éste podrá llamar a los servidores
públicos que intervinieron en el acta de entrega-recepción,
para solicitar cualquier información o documentación
relacionada con la misma; los que estarán obligados a
proporcionarla y atender las observaciones consecuentes.
Artículo 44. Sometido a su consideración el dictamen, el
Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, mismo
que no exime de responsabilidad a los integrantes y
servidores públicos del Ayuntamiento saliente.
El Ayuntamiento, dentro de los quince días hábiles
siguientes, remitirá copia del expediente de entrega-
recepción al Congreso del Estado, para efecto de revisión
de las cuentas públicas municipales.”
De lo anterior se desprende que de no proporcionar el servidor
público saliente las aclaraciones que le fueron solicitadas,
se estará a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos del Estado.
5a. Etapa de la Fase 2. Elaboración del Acta General de la
entrega recepción revisada
El representante del ayuntamiento entrante, tiene la
responsabilidad de integrar el Acta general de la entrega
recepción revisada y corroborada con la verificación física y
documental, así como por los arqueos de fondos y valores,
entre otras medidas de verificación efectuadas.
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
El acta debe incorporar los reportes de observaciones
emitidas, observaciones solventadas y observaciones no
solventadas, con sus respectivos antecedentes y Oficios de
aviso a la Contraloría Interna del Municipio, así como para
la Comisión de Hacienda del H. Ayuntamiento. El proyecto
de Acta deberá presentarse al Presidente Municipal para
ser aprobada en una primera instancia, posteriormente
el propio Presidente Municipal, en caso de no tener
observaciones, la presentará en sesión de Cabildo para
su respectiva aprobación, a efecto de enviarla al órgano
superior de fiscalización del estado para su revisión y
validación definitiva.
ejercIcIo para el año tres
Ejercicio de aprendizaje:
Elabore un plan de trabajo para la entrega – recepción de
una administración municipal, conforme a los siguientes
elementos de organización, distribución de tareas,
calendarización y productos que deban elaborarse e
integrarse.
1. Designación de responsables del proceso de recopilación
de información
2. Designación del funcionario responsable de la integración
del Informe de la entrega recepción
3. Principales tareas para la recopilación de información:
Instrucciones generales para todas las áreas. Listado de
información requerida y asignación de las áreas que deban
proveerla. Para la elaboración de la Lista de Información,
puede retomar la información que se prevé en los
siguientes documentos:
“Lineamientos para la Entrega-Recepción de la
Administración Pública Municipal, Dependencias
Administrativas y Organismos Descentralizados
Municipales.” Poder Legislativo. Órgano de Fiscalización
Superior de Fiscalización del Estado de México. Publicado
en: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/lineamientos/
MER2009.pdfGuía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf
4. Programa de recopilación e integración de información
(Se sugiere una planeación que, como mínimo inicie en el
segundo trimestre del tercer año de gobierno y concluya
un mes antes de la sesión de entrega – recepción)
5. Productos que deben entregar los diferentes responsables
al funcionario que consolidará la información en el Informe
General de la entrega recepción.
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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL