En brukerveileding til PowerPoint 2007 - fag.hiof.no · Heldigvis er det en enkel sak i Power Point å sett e inn bilder. Figur 3-3: Sett inn bilde fra fil. ... Vi kan sette litt

En brukerveiledning til

PowerPoint 2007

Et kompendium av Pål Kristian Moe,

[email protected], laget for studenter og ansatte

ved Høgskolen i Østfold.

mailto:[email protected]

2 En brukerveileding til PowerPoint 2007

2

IINNNNHHOOLLDD 1 Hvor finner jeg PowerPoint? ........................................................................................................... 3

2 Oversikt ........................................................................................................................................... 4

2.1 Microsoft Office-knappen ....................................................................................................... 4

2.2 Kategori ................................................................................................................................... 4

2.3 Verktøy for hurtigtilgang ......................................................................................................... 5

2.3.1 Lagre ................................................................................................................................ 5

2.3.2 Angre ............................................................................................................................... 5

2.3.3 Gjør om ............................................................................................................................ 5

2.4 Tittellinje .................................................................................................................................. 5

2.5 Skille presentasjon i fra lysbilde .............................................................................................. 6

2.5.1 Oversiktsruta ................................................................................................................... 6

2.5.2 Lysbilderuta ..................................................................................................................... 6

2.6 Visning ..................................................................................................................................... 6

3 En rundtur med PowerPoint 2007 ................................................................................................... 7

3.1 Oppsett .................................................................................................................................... 7

3.2 Tekst og linker i presentasjonen .............................................................................................. 8

3.3 Bilder i presentasjonen ............................................................................................................ 8

3.4 Utforming ................................................................................................................................ 9

3.5 Sette bilde som spesiell bakgrunn ......................................................................................... 10

3.6 Delvis gjennomsiktig fargebakgrunn ..................................................................................... 11

3.7 Kort om animasjon ................................................................................................................ 13

3.7.1 Animasjon på lysbilder .................................................................................................. 13

3.7.2 Animasjon på tekst ........................................................................................................ 13

3.7.3 Animasjon på bilder ....................................................................................................... 14

3.8 Tegninger i lysbilde ................................................................................................................ 15

3.8.1 Sirkel for å utheve en person ........................................................................................ 15

3.8.2 Pil og snakkeboble ......................................................................................................... 16

3.8.3 WordArt ......................................................................................................................... 17

3.9 Filmklipp ................................................................................................................................ 17

3.10 Lydklipp.................................................................................................................................. 18


3

11 HHVVOORR FFIINNNNEERR JJEEGG PPOOWWEERRPPOOIINNTT?? I standardoppsettet1 på Vista-maskinene ligger snarveien til PowerPoint i katalogen Microsoft Office.

Trykk på startknappen, velg Alle programmer og finn frem til ikonet som heter ” Microsoft Office

PowerPoint 2007”. Dette er vist på Figur 1-1.

Figur 1-1: Snarveiene til Office-programmene ligger på samme sted.

Selvfølgelig kan også PowerPoint startes på andre måter. Det finnes flere snarveier til programmet.

Dersom du ikke har standardoppsett kan du lete opp snarveien fra en annen plassering.

1 Standardoppsett er den ideelle installasjonen som følger med studentmaskinene ved HiØ og som

vedlikeholdes av HelpDesk.


4

22 OOVVEERRSSIIKKTT PowerPoint 2007 er laget utformingsmessig i brukervennlighet som Word, og vi gjenkjenner meny-

systemet, der funksjoner ligger sortert i kategorier, i motsetning til 2003-versjonen av Office som

hadde skilleark og vertikale tabeller. Figur 2-1 viser utseende. Nedenfor følger forklaring til noe av

det nye i brukergrensesnittkonseptet. For å lage gode presentasjoner trenger man ikke å vite om alt i

PowerPoint, men hvis man forstår hvordan programmet benyttes, kan man på sikt spare tid i arbeid

med nye presentasjoner.

Figur 2-1: Slik ser PowerPoint ut når det startes.

22..11 MMIICCRROOSSOOFFTT OOFFFFIICCEE--KKNNAAPPPPEENN Her finner du knapper som lagre, lagre som, ny (presentasjon), åpne (tidligere presentasjon), skrive

ut osv. Disse funksjonene har altså ikke noe med selve oppbygningen av presentasjonen å gjøre, men

de styrer presentasjonene på et overordnet nivå.

Viktig: Husk å lagre presentasjonen. Dette kan egentlig gjøres med en gang man begynner. Spar tid,

for det er unødvendig å miste arbeid.

22..22 KKAATTEEGGOORRII PowerPoint grupperérer verktøy som utfører relaterte oppgaver sammen. Hjem er den aktive

kategorien på Figur 2-1. Vi ser at de øvrige kategoriene er Sett inn, Utforming, Animasjon,

Lysbildefremvisning, Se gjennom og Visning. Man aktiverer en kategori ved å trykke på skilleark-

knappen. Båndet med verktøy vil endre seg etter hvilken kategori som er aktivert.


5

22..33 VVEERRKKTTØØYY FFOORR HHUURRTTIIGGTTIILLGGAANNGG Mye brukte verktøy er samlet her. Disse tre verktøyene anbefales å bruke fra dag 1. De er Lagre,

Angre og Gjør om.

22..33..11 LLAAGGRREE

Denne funksjonen lagrer presentasjonen. Hurtigtasten er Ctrl+S. For helt nye presentasjoner

fungerer knappen tilsvarende som ”Lagre som”.

Dersom du bruker en eldre presentasjon som mal for nytt arbeid og bare har tenkt til å

forandre innholdet, så er det en god idé og først bruke selve funksjonen ”Lagre som” under

Microsoft Office-knappen. Slik at den originale presentasjonen bevares.

22..33..22 AANNGGRREE

Angreknappen er fin, fordi den opphever siste endring som ble gjort på presentasjonen.

Hurtigtasten, Ctrl+Z, bør sitte i fingrene. Det er mye lettere og kjappere å angre enn å prøve å

finne ut hvordan PowerPoint fikser problemet.

22..33..33 GGJJØØRR OOMM

”Gjør om”-knappen er motsatsen til ”angre”-knappen. Dersom du ikke har angret noe er ”Gjør

om”-knappen inaktiv. Hurtigtasten er Ctrl+Y og den opphever virkningen av angreknappen. Den

angrer på en måte angringen.

22..44 TTIITTTTEELLLLIINNJJEE Tittellinjen viser navnet på presentasjonen. Og helt øverst til høyre er standardknappene for vinduer,

der du kan maksimere, minimere og lukke programmet.


6

22..55 SSKKIILLLLEE PPRREESSEENNTTAASSJJOONN II FFRRAA LLYYSSBBIILLDDEE I det normale arbeidsvinduet i PowerPoint er det to kolonner, se Figur 2-2. Pilen merket ”i” peker til

oversiktvinduet og den andre pilen, ”ii”, peker mot lysbilderuta.

Figur 2-2: Arbeidsrommet for PowerPoint.

22..55..11 OOVVEERRSSIIKKTTSSRRUUTTAA

Tallene helt ytterst til venstre er nummeret på lysbildet i presentasjonen. Vi ser på Figur 2-2 at

det er satt inn to tomme lysbilder. De er helt hvite.

Innsetting av nytt bilde gjøres ved å trykke med venstre musetast der hvor det nye lysbilde skal

komme opp og så trykke på Enter-tasten. Pil ”i” peker til feltet mellom bilde nummer 1 og 2. En

markør formet som en lang horisontal strek begynner å blinke. Når man så trykker på Enter-

tasten settes et nytt og tomt lysbilde inn mellom bilde nummer 1 og det tidligere bilde

nummer 2.

For å slette et bilde markeres bildet med venstre musetast, og man kan trykke på Delete for å

få det fjernet.

22..55..22 LLYYSSBBIILLDDEERRUUTTAA

Mens venstre kolonne, oversiktsruten, viser lysbildene og rekkefølgen på disse, så viser

lysbilderuten i høyre kolonne det valgte lysbilde, se Figur 2-2. Det er i lysbilderuten vi lager det

enkelte lysbilde. Dersom vi ønsker å gjøre noe med et annet lysbilde må vi først markere det i

oversiktsruten.

22..66 VVIISSNNIINNGG Selv om presentasjonen ikke er ferdig kan man se hvordan den så langt er. Dette kan gjøres ved å

velge kategorien Lysbildefremvisning. Under dette skillearket, helt til venstre, er knappene ”Fra

begynnelsen” og ”Fra gjeldende lysbilde”. Sistnevnte starter presentasjonen fra det aktive lysbilde.

En grei hurtigtast for fremvisning er F5. For å komme ut av fullskjerm-modus trykkes tasten Esc.


7

33 EENN RRUUNNDDTTUURR MMEEDD PPOOWWEERRPPOOIINNTT 22000077

33..11 OOPPPPSSEETTTT Det finnes ferdiglagde oppsett for hvordan tekst plasseres i lysbilder og hvordan informasjon skal

vises. Disse oppsettene finnes under:

Hjem > Oppsett

Der Hjem er en kategori og Oppsett en underkategori eller knapp på kategori-båndet.

Figur 3-1: Hjem > Oppsett

Den nederste pila i Figur 3-1 angir et oppsett som har to innholdsdeler med en overskrift og Figur 3-2

viser dette alternativet.

Figur 3-2: Resultatet av oppsettet med to innholdsdeler.

Figur 3-2 viser hvordan lysbildet i lysbilderuta har endret karakter. Man kan velge mellom forskjellige

oppsett alt etter hva som er best egnet til å formidle budskapet på en hensiktsmessig måte.


8

33..22 TTEEKKSSTT OOGG LLIINNKKEERR II PPRREESSEENNTTAASSJJOONNEENN For å legge til tekst er det bare å markere området med venstre musetast og så begynne å skrive.

Nytt punkt kommer frem hver gang man trykker Enter. Dersom du ikke vil ha nytt punkt, men kun

linjeskift må du trykke SHIFT+Enter. Linker til websider kan også settes inn. Det enkleste er å kopiere

inn linken fra nettleseren rett inn i lysbildet, og bekrefte med Enter. Linken blir så klikkbar når

presentasjonen vises.

En klikkbar link skal automatisk bli understreket, som for eksempel:

http://www.hiof.no/

33..33 BBIILLDDEERR II PPRREESSEENNTTAASSJJOONNEENN En presentasjon med bare tekst blir en kjedelig presentasjon. Heldigvis er det en enkel sak i Power

Point å sette inn bilder.

Figur 3-3: Sett inn bilde fra fil.

Man trykker på knappen vist i Figur 3-3 i lysbilderuta og dialogboksen for å lete opp et bilde dukker

opp.

http://www.hiof.no/


9

Figur 3-4: Posisjonering av bildet.

Man kan strekke ut og rotere bildet ved å dra i hakene rundt bildekanten. I Figur 3-4 peker den

øverste pila på roteringsknappen. Ved å dra i kanten av bildet forandres størrelsen. Dersom man ikke

strekker bildet i hjørnet men i kanten av bildet så forandres bildets proposisjon, dvs forholdet

mellom lengde og bredde. Man kan også plassere bildet hvor som helst i lysbildet ved å trykke midt

på bildet med venstre museknapp og ikke slippe opp knappen. Man drar så bildet dit man vil og så

slipper man det.

33..44 UUTTFFOORRMMIINNGG Vi kan sette litt farge på tilværelsen ved å velge et ferdiglaget layout fra en pool av tema.

Figur 3-5: Utforming

Vi trykker på kategorien Utforming. Den er i firkanten på Figur 3-5. De ulike temaene vi har til

rådighet kommer opp. For å se alle sammen kan man trykke på ”Mer”-knappen der pila peker.


10

33..55 SSEETTTTEE BBIILLDDEE SSOOMM SSPPEESSIIEELLLL BBAAKKGGRRUUNNNN Fordi utformingstemaet, forklart ovenfor, blir aktivert for samtlige bilder i presentasjonen, også

fremtidige bilder, kan det være lurt å vite hvordan man kan endre bakgrunner for spesielle lysbilder.

Figur 3-6: Knappen for bakgrunnsstiler.

Under kategorien Utforming ligger kontrolleren for Bakgrunnsstiler, se Figur 3-6. Her kan du blant

annet velge mellom forskjellige teksturer. Men i dette eksempelet skal vi sette inn et bilde eller

fotografi som bakgrunn til lysbildet. Gå derfor videre inn på Formater bakgrunn2.

Figur 3-7: Sprettboksen ”Formater bakgrunn”.

Boksen vist i Figur 3-7 er sentral. Den øverste pila peker mot fil-knappen. Der letes opp bildet. Den

nederste pila peker på lukkeknappen, som trykkes på når fotografiet er satt inn. I dette eksempelet

skal bakgrunnen kun gjelde for et enkelt lysbilde i vår presentasjon, og derfor trykkes det ikke på

knappen som heter ”Bruk på alle”.

2 ”Formatér bakgrunn” er muligens en bedre oversettelse. Men uansett er amerikanske imperativer eller

befalinger noen ganger litt vanskelige å forholde seg til. Kanskje er det ”Bakgrunnsformater” som menes?


11

33..66 DDEELLVVIISS GGJJEENNNNOOMMSSIIKKTTIIGG FFAARRGGEEBBAAKKGGRRUUNNNN

Etter at en bakgrunn er godkjent på lysbildet kan teksten bli mindre lesbar. For å bøte på denne

problematikken kan det legges til en delvis gjennomsiktig fargebakgrunn i selve tekstboksen. Dette

gjøres i to steg:

o Først legges det til en helt solid farge

o Deretter gjøres den gjennomsiktig

o

Figur 3-8: Format > Figurfull

For å klare dette må boksen som skal ha farge bli aktivert. Trykk på boksen som skal få farge og velg

videre:

Format > Figurfyll

Fargen kan velges blant utvalget i menyen, se Figur 3-8.


12

Figur 3-9: Menyboks ved høyreklikking.

Nå som tekstboksen har fått farge kan den gjøres gjennomsiktig. Ved å høyreklikke i det fargede

feltet kommer menyen vist i Figur 3-9 frem. Her velges det nederste verktøyet, Formater figur.

Figur 3-10: Formater figur

Da kommer nemlig denne lille saken frem, se Figur 3-10. Som vist av pilene på figuren settes

gjennomsiktigheten til 70%. Man kan selvsagt også velge en annen verdi. Hva som passer beror på

hva som er formålstjenelig i forhold til lesbarhet.


13

33..77 KKOORRTT OOMM AANNIIMMAASSJJOONN Animasjon i PowerPoint går kort fortalt ut på å gi bevegelse til objekter.

33..77..11 AANNIIMMAASSJJOONN PPÅÅ LLYYSSBBIILLDDEERR

Figur 3-11: Animasjoner

Kategorien for animasjoner inneholder et rikt utvalg av tema.

Oversikt over overganger fra lysbilde til lysbilde er vist i Figur 3-11. Klikker du der pilen peker

vil enda flere slike overganger komme til syne. Når du velger en overgang vil denne effekten

bli lagt inn på det aktive lysbildet.

33..77..22 AANNIIMMAASSJJOONN PPÅÅ TTEEKKSSTT

Figur 3-12: Knappen ”Egendefinert animasjon”

Nå skal vi legge til en animasjon på tekst. Trykk på knappen ”Egendefinert animasjon”, se

Figur 3-12. Dette henter frem menyboksen for animering av enkeltelementer.


14

Figur 3-13: Egendefinert animasjon 1.

Man må velge hva som skal animeres. I Figur 3-13 animeres teksten, ”Denne teksten er

animert”, til å ”fly inn” og på den måten komme til syne.

33..77..33 AANNIIMMAASSJJOONN PPÅÅ BBIILLDDEERR

Animasjon på bilder fungerer tilsvarende som animasjon på tekst. Først sjekker man om

dialogboksen for ”Egendefinert animasjon” er synlig. Så markerer man bildet. Og så velger man

hvilken animasjon bildet skal få.

Figur 3-14: Rotasjon

Figur 3-14 viser animasjonen som må legges til for at bildet skal rotere en gang med klokka

rundt sitt senterpunkt.


15

33..88 TTEEGGNNIINNGGEERR II LLYYSSBBIILLDDEE Noen ganger kan det være ønskelig med tegninger, snakkebobler osv i lysbildet.

Figur 3-15: Effektene er lagt til med PowerPoint.

På Figur 3-15 er det lagt til en sirkel uten fyll, en pil, tekst i WordArt og en tenkeboble med tekst.

33..88..11 SSIIRRKKEELL FFOORR ÅÅ UUTTHHEEVVEE EENN PPEERRSSOONN

Vi benytter de innebygde tegneverktøyene i PowerPoint til å sette inn tegninger eller figurer

på lysbildet.

Figur 3-16: Hjem > Tegning

Ovenfor i Figur 3-16 er tegneverktøyet uthevet. Legg merke til at det ligger i Hjem-

kategorien. For å tegne en sirkel kan Ellipsen brukes. Velg riktig verktøy med venstre

musetast og tegn rundt personen. Resultatet vises i Figur 3-17.

Figur 3-17: Sirkel med fyll.

For å fjerne fyllfargen fra sirkelen trenger vi menyboksen Formater figur, se Figur 3-9. Denne

hentes frem ved hjelp av høyreklikking. For små figurer kan det være litt knotete å


16

høyreklikke på riktig sted. Man kan også fjerne fyllfargen ved å gå på Format > figurfyll, se

Figur 3-18.

Figur 3-18: Format > Figurfyll

33..88..22 PPIILL OOGG SSNNAAKKKKEEBBOOBBLLEE

Pilen ligger på samme sted som sirkelen (ellipsen).

En tynn pil kan være vanskelig å få øye på hvis en sitter et stykke unna lerretet.

Presentasjonen bør dermed ta høyde for at alle ikke har en ideell plassering. Det er enkelt å

være tydelig. For å endre tykkelsen på pila kan du enten høyreklikke eller hente menyboksen,

Formater figur, frem via knappen for dette, se Figur 3-19.

Figur 3-19: Knappen som henter menyen ”Formater figur”.

Når det gjelder snakkeboble eller tenkeboble ligger også dette under Hjem > Tegning. Etter at

du har valgt snakkeboblen og satt den inn på lysbildet, må den kanskje justeres litt. Det er bare

å trekke i hjørnene på figuren.


17

33..88..33 WWOORRDDAARRTT

PowerPoints egen beskrivelse av WordArt er, ”dekorativ tekst i dokumentet.

Figur 3-20: Sett inn > WordArt

Figur 3-20 viser hvordan du finner WordArt. Du kan velge mellom et lite utvalg av skrifttyper.

Det er riktignok ikke like rikholdig som i Word, men det bør holde til å få litt mer glans på

skriften.

33..99 FFIILLMMKKLLIIPPPP Noen ganger er film å foretrekke fremfor tekst og stillbilder.

Figur 3-21: Sett inn > Video

I Figur 3-21 er det vist hvor man finner menyboksen for å lete opp en film.

Figur 3-22: Hjelpeboks for filmvisning.

Menyen i Figur 3-22 kommer opp automatisk etter at du har bekreftet å sette inn et filmklipp.

Boksen gir deg to valg, enten vil du at filmen skal starte av seg selv eller så starter den ved klikk. Velg

det som passer.

Figur 3-23: Videoverktøy


18

Uansett hva du tar i Figur 3-22 har du muligheten til å forandre dette senere. Klikk med venstre

musetast på filmen en gang, så kommer kategorien Videoverktøy til syne. Pilen på Figur 3-23 peker

mot alternativet for å spille av filmen i fullskjerm.

33..1100 LLYYDDKKLLIIPPPP Lydklipp settes inn på samme måte som for film, se Figur 3-21, og knappen for lyd er rett til høyre for

filmknappen, dvs Sett inn > Lyd.

Figur 3-24: Et lydklipp er lagt til.

Dersom det er ønskelig at lydklippet ikke skal starte av seg selv bør vi velge alternativet, ”Starte ved

klikk”.

Første gang et lydklipp legges til kan det hende at det blir stokket bak bildet.

Figur 3-25: Alternativer > Plasser lengst frem

For at lydklippet skal bli lett å starte under fremvisning bør det være synlig. Dette ordnes som vist på

Figur 3-25. Lydklippet må være valgt eller klikket på for at kategorien ”Alternativer” skal bli synlig.

Documents

En brukerveileding til PowerPoint 2007 - fag.hiof.no · Heldigvis er det en enkel sak i Power Point å sett e inn bilder. Figur 3-3: Sett inn bilde fra fil. ... Vi kan sette litt