Elektronisk handel i Forsvaret - Presentasjon for Høgskolen i Molde Tirsdag 7 mai 2002

Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø

Elektronisk handel i Forsvaret

-Presentasjon

forHøgskolen i Molde

Tirsdag 7 mai 2002


Presentasjonens inndeling

• Historikk – bakgrunn (Lt Elnes)

• Markedsplass og innkjøpskort som en integrert del i Forsvarets logistikk (Lt Larsen)


Historikk og bakgrunn


Hvorfor omstilling?

"Omstillingen skal gi oss et tidsmessig forsvar for nasjonal sikkerhet og internasjonalt engasjement”

”En kraftfull omstilling er nødvendig for å opprettholde Forsvarets troverdighet!”

Forsvaret befinner seg i en dyp og vedvarende strukturell krise. Dette slås fast i Stortingsproposisjon 45 (2000-2001).


Forsvaret må:

• kutte 5000 lønningsposer

• spare 2 milliarder på drift per år

• fjerne 2 millioner m2 bygningsmasse

for å finansiere det nye Forsvaret!


ARGUS

• Forsvarssjefens omstillingsprogram – en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor noensinne

• Ansvar for helhetlig koordinering og overvåking av omstillingen

• Hovedprosesser– Rasjonalisering og effektivisering av Forsvarets freds- og støttevirksomhet – Gjennomføring av strukturelle endringer som følge av St.prp. 45 (2000-2001) – Omstilling av Forsvarets logistikkfunksjoner mht fremtidig virksomhet, styring

og organisering som følge av St.prp. 55 (1999-2000) – Samlokalisering av strategisk forsvarsledelse – Koordinering av avhending og nyetablering innen EBA i hele Forsvarets

organisasjon

• Prosessforbedringer en viktig leveranse!


Prosessforbedringer

Prosjekt 2.2 Etterforsyning

-

1 av 14 iverksatte forbedringstiltak



• Delprosjekter1. Forsvarets operasjonssenter for avtaleinngåelser2. Forsyningskonsept (forbruksmateriell)3. Elektroniske handelsløsninger4. Tilsyn- og kontroll


Mål og strategier



OVERORDNET MÅL

• redusere Forsvarets driftskostnader.– med særlig fokus på:

• integrerte forsyningskonsepter• sentralt inngåtte avtaler med lokale avrop • elektroniske handelsløsninger• kontroll- og tilsynsapparat

• budsjett innsparelser 350 millioner NOK i forhold til 1999-situasjon

• skal realiseres innen 31 desember 2004


INNKJØPSPROSESSEN

VARELEVERANSEPROSESSEN

BETALINGSPROSESSEN

Påvirke tre hovedprosesser

LE

VE

RA

ND

ØR

ER

FO

RS

VA

RE

T

Sammenhengen !


INNKJØPSPROSESSEN

Forbedrede prosesserGEVINSTER REALISERT

Markedsplass – brukere bestiller selvMarkedsplass – brukere bestiller selv

Forenklet forsyningskjede – direkte levering Forenklet forsyningskjede – direkte levering

Innkjøpskort løsninger - færre fakturaerInnkjøpskort løsninger - færre fakturaer

LE

VE

RA

ND

ØR

ER

FO

RS

VA

RE

T

BETALINGSPROSESSEN

VARELEVERANSEPROSESSEN

BETALINGSPROSEPROSESSEN

Sentrale Rammeavtaler - lokale avropSentrale Rammeavtaler - lokale avrop

Tilsyn og kontroll – Bedre rammeavtalerTilsyn og kontroll – Bedre rammeavtaler


Markedsplass og

innkjøpskort


Produktkataloger

Kriger/Bruker

Leverandør

RSF

FLOmerkantilt

Rammeavtaler

Regional Støtte

Bestilling/ avrop

Etablere verktøyene

Ordremottak/ -bekreftelse

Varelevering Varemottak

Avvik?

Faktura for leveranse

Betaling

Avvik?

Samlefaktura

Betaling

”Faktura-hotell”

Økonomirapporter

Stikkprøvekontroll

”Top til top” linje

Markedsplass

Innkjøpskort


For alle brukereMed koordinasjon

Brukeropplæring

Bestilling av varer

Betalings anmodning

Initiell markedsplass

opplæring

Avsendte varer

Støtte

Initiell innkjøpskort

opplæring

Krediterings- informasjon

Opplæring

Varelevering

Betaling

&

Infrastruktur

&

&*

Kontoinformasjon til økonomisystemet

Oversiktsbilde; Forsyningskonseptet e-mil

&*

&

&

Fullmakts- opplæring

Evaluering


Opplæring av fullmaktsgiver

BrukerAvdeling

FLO/ops

Varelev P-card RSFM-plass

Etabler fullmakts-

strukturinkl. kost.sted

Lage innkjøpskort

Etablere elektronisk pris- og prod.katalog for avtalt sortement

Valg av leverandør

Aktivert innkjøpskort

Rammeavtale

Produkt- og priskatalog

Infrastruktur

Synlige prod.- og

priskatalog

Avtaleforvalte prod.- og

priskatalog

Etabler Forsvarets prod .segmenter for m-

plass

Brukere kobler seg til

internett

Tilgang til internett

Oppdatering av prod.- og priskatalog

Forsvarets prod.segmenter på markedsplass

Forvalte fullmakter

Fullmakts- matrise

Bruker får rettigheter Brukernavn

og passord

Forvalt tilgangs-

informasjon

Etabler Forsvarets fullmantspolicy for

e-handelFormidle fullmaktspolicy

Bruker får opplæring

Utstedelse av innkjøpskort

Etablere bruker på markedsplassen

Etabler Forsvarets prod .segmenter for p-

card

Forsvarets prod.segmenter på markedsplass

Fullmakts- opplæring

Brukerinfo med kortnummer

Kortnummer

Brukerinfo inkl.kost.sted

Koble varelinje/ lev. mot artskonto

Etablere artsinfo.- kobling

Artsinfo.

&

&Ny/ repeterendebrukeropplæring

Initiell markedsplass

opplæring

Initiell innkjøpskort

opplæring

Gå til start

Etablere kost.sted kobling

Leverandør-aktivering Avtalt kvalitet og

fremdriftsplan


Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSFM-plass

Status ordre-

bekreftelse

Genererer bestilling

Behandler bestilling

og utsteder ordrebekr.

Ordre bekr.

Best. fra rammeavt.

Avsendte varer

Ordre status

Bestilling av forbruksmateriell

Bestilling

Autorisasjons- forespørsel

Godkjent autorisasjon

Autorisasjon avvist

Sende autorisasjons-

forespørsel

Mottak av bestilling

Behandling av autorisasjon

Autorisasjon akseptert

Autorisasjon ikke akseptert

Betalings- anmodning

&

&

+

+

+

Sjekk ordre-

bekreftelse

Info om avvist

autorisasjon

Send varer

Send betalings-

anmodning(faktura)

Gå til start

+

Bruker initierer

bestilling(Autom.

anvisning)

Produkt på markedsplass

Produkt ikke på markedsplass

Bruker initierer spesiell

forespørsel

Sjefen godkjenner elektronisk



Levering &

&

Avsendte varer

Motta varer

Kvitter varemottak Mottaks-

melding

Registreremottaks-

melding Motta avviks-melding

krediterings- informasjon

Gå til start

Avviks- melding

Avsendte varer

+

Håndtere avvik

Send krediterings- informasjon

Send nye varer

Materiell- kontroll

Materiell- regnskap

Rapporter


Monitorer inngåtte

forpliktelser

Motta betalings-

informasjon

Motta betaling

Overfør kontiinfo til

Ø.system

Betal samlefaktura

Motta samlefaktura

Utsted samlefaktura

kontert

Synliggjøre utbetalt faktura

Betale ihht bet.info

Reg. og lagre

bet.info

E-overføring av penger

Til Ø-system

Samle- faktura

Betalings- anmodning

Oppdat. bet.info tilgjengelig på web

Motta samlebetaling

E-overføring av penger

Avviks-håndtering

Informert om avvik

Melding om kreditering


Betaling &

+

Send avviksmelding

Avviksmelding fra Forsvaret

krediterings- informasjon

Avvik Ikke avvik

Monitorer inngåtte

forpliktelser

+

Send avviksmelding

Avvik Ikke avvik

+

Melding om avvik

Avvik Ikke avvik

Behandle avviksmelding fra Forsvaret

&

Gå til start


Bruker Avdeling FLO/ops Opplæring-institusjon

P-card RSFM-plass

Opplæring &

&

Opplæring av bruker

Gi opplæring i bruk av

markedsplass

Gi opplæring i bruk av

innkjøpskort

Oppdater opplæring av markedsplass

Oppdater opplæring av innkjøpskort

Opplæring av superbruker

Etablere opplæring

Gjennomføre opplæring

Ny/ repeterende brukeropplæring

Innitiell markedsplass

opplæringInnitiell

innkjøpskort opplæring

Oppdatert opplæring av markedsplass

Oppdatert opplæring av innkjøpskort

Gå til start


Bruker Avdeling FLO/ops Varelev. P-card RSFM-plass

Støtte &

&

Superbruker respons

+

Kontakt leverandører med behov om støtte

Behov for lev. støtte Støtte tilgjengelig

Bruker identifiserer

verktøy- problemer

&

&

&

&

Bruker identifiserer

avtaleproblemer

Identifisertmissnøye

Håndterer identifisert missnøye

Tilbakemelding missnøye

Løsning på missnøye

Avklar avtaleproblemer

Responderer med lokal

støtte til bruker

Responderer med støtte til bruker

Respons fra innkjøpskort

help-desk

Respons fra markedsplass

help-deskAnmodning om markedsplass

støtte

Markedsplass støtte

Generelle spørsmål

Anmodning om innkjøpskort

støtte

Innkjøpskort støtte

Ekstraordinære behov

Svar på avtale avklaringer

Bruker anmodning om støtte

Svar på bruker

anmodning om støtte

Gå til start


Vi leverer !• Nye ressursbesparende forsyningskonsept

• Direkte levering• Leverandørstyrt etterfylling• In-plant

• Revitaliserte og forenklede innkjøpsrutiner ved bruk av Forsvarets Rammeavtaler,

• sentrale avtaler lokale avrop• tilknytning til den offentlige markedsplass

• Forenklede betalingsrutiner ved bruk av bl a innkjøpskort

• reduserte transaksjonskostnader• Et kost-effektivt tilsyns-og kontroll regime

• monitorering - stikkprøve-kontroll

FOR F

ORSVARET

Documents

Elektronisk handel i Forsvaret - Presentasjon for Høgskolen i Molde Tirsdag 7 mai 2002