Einführung von Wissensmanagement

Ausgangslage

viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen bereits Methoden der Wissensbewirtschaftung, ohne dies systematisch mittels Wissensmanagement zu tun

Problem:

eine langfristig ausgerichtete Strategie zur Wissenssystematikwird nicht verfolgt

kurzfristige Alltagsfragen stehen eher im Fokus

Besonderheiten von kleinen und mittleren Unternehmen

•oft Familienunternehmen

•eher bestimmt durch Personen, und oft langjährige Kundenbeziehungen

•Prozesse und Strukturen sind wenig formalisiert

•stark von Fachkenntnissen und einzelnen Experten geprägt

•Innovationen müssen sich sofort rechnen

•der Geschäftsführer muss immer direkt einbezogen werden

Warum beschäftigen sich KMU mit Wissensmanagement?

•Geschäftsübergabe an einen Nachfolger

•Wissensbeschaffung und Lernen von außen

•Kundenbindung erhöhen

•neue Geschäftsfelder aufbauen

•Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter

•Wissensweitergabe über Mitarbeitergenerationen

•Verbesserungsideen schneller umsetzen

•Projektmanagement verbessern

Ziel der Implementierung von Wissensmanagement

Wissensmanagement soll ein Teil der alltäglichen Arbeit werden

Projektmanagement-Schema zur Einführung von WM

Phase A: Initiieren eines WM-Projekts

Phase B: Analyse

Phase C: Entwicklung

Phase D: Implementierung

Phase E: Evaluierung/ Nachhaltigkeit

Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage

Günstige Ausgangsbedingungen nutzen!!!

• an offensichtliches Problem ansetzen Beispiele:– Ausscheiden erfahrener MitarbeiterInnen (MA)– Verlust des Überblicks über vorhandenes Wissen– unzureichendes Wissen über Märkte und Kunden

• Lösung dafür in Aussicht stellen

Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage

• günstige Gelegenheit abpassen

Beispiele:–Maßnahmen zur Reorganisation

bestimmter Unternehmensbereiche–Bedarf der Dokumentation eines

Entwicklungsprojektes

Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage

• Verfügbarkeit von geeigneten MA für Umsetzung des WM-Projekts

• notwendige Eigenschaften: –Vorkenntnisse und Kompetenzen im

Bereich des WM–hohe Motivation und Veränderungswille– Fähigkeit andere MA mitzuziehen

A) InitiierungStartphase für die WM-Einführung

• Einrichtung des Projektteams – Klärung der Verantwortlichkeiten– Einbezug von Promotoren, Multiplikatoren

• Auswahl eines Pilotbereichs

• Auswahl von Startmaßnahmen

• frühzeitiger Beginn der internen Kommunikation

• Barrieren und Widerständen vorbeugen

B) Analyseauf Arbeitsprozesse im UN bezogene Wissensanalyse

• gegenwärtigen WM-Status einschätzen (Ist-Analyse)

• Frage: An welchen Stellen im Arbeitsprozess kann der Umgang mit Wissen verbessert werden?

Welche Aufgaben werden zurzeit von wem mit welchem Ergebnis durchgeführt? Bei welchen Arbeitsschritten entstehen welche Informationen? Wie wird mit diesen umgegangen? Bei welchen Arbeitsschritten wird welches Wissen benutzt?

• Dokumentation der analysierten Arbeitsprozesse• Überblick über relevantes Wissen erstellen

(Wissenslandkarte)• Schritt für Schritt vorgehen Grundlage für

zuverlässige Planung der Lösung

• Meilensteine: – Auswahl eines angemessenen WM-Analyseinstruments – abgeschlossene Durchführung des gewählten Audits

B) Analyse

C) Lösungskonzeption• Lösung an das UN angepasst• Beteiligte müssen mit einbezogen werden• gemachte Erfahrungen müssen weiter gegeben werden

„Lessons Learned“• vorhandene IT nutzen bei der Informationen

abgelegt, bearbeitet und ausgetauscht wurden• Meilensteine:– endgültiges Design– Auswahl geeigneter Tools und Methoden

D) Implementierung• drei wichtige Faktoren für die Umsetzung:– Mensch– Zeit– Budget- Kontrolle

• stabiles technisches System • organisatorische Absprachen treffen • Durchführung von Schulungen • weitere Unterstützungsmaßnahmen

• Meilensteine:– Festlegung für Endtermin (Projektabschluss)– Beschränkung auf die „wichtigsten Personen“– Diskussionen über Fortschritt – Transparenz schaffen Vertrauen

D) Implementierung

E)Evaluation und Verstetigung der WM- Lösung

• Überprüfung Lösung des anfänglichen Problems• systematische Befragung der Beteiligten, die Vorteile

in ihrer Arbeit verspüren• WM für den Erfolg muss es in die tägliche Arbeit

übergehen• Ziel = WM in Arbeitsprozesse zu integrieren und WM

nachhaltig zu etablieren

• Meilensteine:– WM-Projekt sorgfältige Ausarbeitung– erfolgreicher Verlauf der angewandten Methode

Einführung in gesamtes UN – Fehlschlag Gründe suchen entweder

Abbruch oder neues Projekt

E)Evaluation und Verstetigung der WM- Lösung

Barrieren und Widerstände

Aufgabe: Welche Barrieren und Widerstände können die

Einführung des WM in ein Unternehmen behindern?

Hinweis:Beachten Sie, dass Mensch, Technik und Organisation eine tragende Rolle im Prozess spielen.

Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (Hrsg.) o.J. (b)

KommunikationKommunikationklare Botschaften

Einbindung der Mitarbeiterkeine leeren Versprechungen

ZielsetzungenZielsetzungenklare ZielsetzungNachhaltigkeit

Integration

UnternehmensführungUnternehmensführungÜberzeugungskraft

langfristiges EngagementVorbildsfunktion

PilotprojektPilotprojektAnknüpfung an Problemlage Analyse der Arbeitsschritte

„Learning by doing“

Fazit