EASY Archive for Salesforce HANDBUCH INSTALLATION UND BEDIENUNG DER APP

Stand: 12.04.2016 Version: Version 1.0

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Inhaltsverzeichnis 1 Installation ........................................................................................................................ 3

1.1 Link zum Listing der App im Salesforce AppExchange ............................................. 3

1.2 Systemvoraussetzungen ............................................................................................... 3

1.3 Installation durchführen ............................................................................................... 3

2 Konfiguration der App für die Standardobjekte „Leads“, „Kontakte“, „Opportunities“ und „Accounts“ ........................................................................................................................ 9

3 Konfiguration der App für alle anderen Standard-Objekte und Custom Objects........... 14

4 Einrichtung des Benutzerprofiles „Systemadministrator“ .............................................. 19

5 Einrichtung des Benutzerprofiles für EASY App Benutzer ........................................... 21

6 Bedienung der App ......................................................................................................... 23

6.1 App in den Standardobjekten ..................................................................................... 23

7 Deinstallation der App .................................................................................................... 29

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1 Installation

Bei der Installation wird die App als TRIAL Version installiert. Dabei verbindet sich die App automatisch mit dem EASY Cloud Archivierungsserver. Die Parameter der TRIAL

Version (Anzahl Benutzer, Nutzungsdauer und Speicherlimit) sind in der Beschreibung der

App im AppExchange hinterlegt.

1.1 Link zum Listing der App im Salesforce AppExchange

https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N30000000qE4OEAU

1.2 Systemvoraussetzungen

Die Systemvoraussetzungen entsprechen den Systemvoraussetzungen des Salesforce-CRM.

1.3 Installation durchführen

1. Die App „EASY Archive for Salesforce“ wird aus dem AppExchange installiert,

indem der „Get it Now“ Button gedrückt wird.

2. Auswahl, mit welchen Benutzereinstellungen installiert werden soll.

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3. Wenn das Login in die Salesforce-Org, in die die App installiert werden soll, noch nicht erfolgt ist, dann erfolgt jetzt das Login mit Benutzernamen und Passwort.

4. Entscheidung, ob die App in ein Produktionssystem oder eine Sandbox installiert werden soll.

5. Hinweis: Beim Installieren der App in eine Sandbox muss beachtet werden, dass das

installierte Package bei jedem Erzeugen einer neuen Sandbox-Kopie wieder entfernt wird.

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6. Betätigung der AGB.

7. Bestätigendes Login in die entsprechende Salesforce-Org, wenn das Login bereits

vor der Installation erfolgt ist

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8. Auswahl der oder des Benutzerprofiles, für das die App installiert werden soll.

9. Drittanbieterzugriff gewähren. Hiermit wird bestätigt, dass die Dokumente durch den Archivierungsservice der EASY in einem externen Rechenzentrum gespeichert

werden dürfen.

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10. Installation ausführen und abschließen.

11. Anzeige der installierten Pakete nach erfolgreicher Installation.

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12. Bestätigungsemail nach der erfolgreichen Installation der Pakete.

13. „EASY Archive“ erscheint im Menu und kann für die Administration der App ausgewählt werden.

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14. Kontrolle der Verbindung zum Archivserver in der App-Administration. Die

Herstellung der Verbindung wird im Regelfall einige Minuten in Anspruch nehmen. 15. Hinweis: Falls die Verbindung über über einen längeren Zeitraum nicht hergestellt

werden kann, wenden Sie sich bitte an den Support über die im AppExchange angegebenen Kontaktdaten.

16. In der App-Administration werden neben dem Verbindungsstatus weitere

Informationen angezeigt: a. Die Organisation-ID wird bei der Bestellung des Service benötigt.

b. Es wird angezeigt, ob der Service im Trial-Status mit Limits für Benutzerlizenzen, Nutzungsdauer und Speicherverbrauch im aktiven Status

ist.

c. Es wird der belegte Brutto-Speicher (Dokumente und Volltextindex) angezeigt.

2 Konfiguration der App für die Standardobjekte „Leads“, „Kontakte“,

„Opportunities“ und „Accounts“

Für diese vier Standardobjekte werden vordefinierte Visualforce-Seiten mitgeliefert, die in die entsprechenden Layouts eingefügt und konfiguriert werden können. Das Vorgehen wird

anhand des Layouts für die Objekte „Kontakte“ beschrieben.

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1. Menüpunkt „Anwendungs-Setup / Anpassen / Kontakte / Seitenlayouts“

2. Seitenlayout “Contact Layout” bearbeiten.

3. Per „Drag and Drop“ einen neuen Abschnitt auf die Kontaktdetails ziehen und an der

Stelle fallen lassen, an der der Abschnitt eingefügt werden soll.

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4. Nach dem Ziehen des Abschnitts auf die Kontaktdetails wird ein Dialog für die Eingabe der Parameter für die EASY App angezeigt.

5. Parameter „Abschnittsname“ eingeben.

6. „1-Spalte(n)“ Layout auswählen.

7. „OK“ drücken.

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8. Im Ergebnis ist der Abschnitt für die EASY Archive App in den Kontaktdetails angelegt.

9. Um die „EASY Contact Related List“ dem neuen Abschnitt zuzuordnen, wird diese aus den Visual Force Seiten ausgewählt.

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10. Die „EASY Contact Related List“ wird per „Drag and Drop“ auf den „EASY Archive“ Abschnitt gezogen.

11. Die Parameter der Liste werden über die „Visualforce–Seiteneigenschaften“

bearbeitet.

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12. Parameter „Höhe“ auf 400 einstellen. 13. Parameter „Bildlaufleisten anzeigen“ auswählen.

14. „OK“ drücken.

15. Die Anpassungen werden über den „Speichern“ Button gespeichert.

3 Konfiguration der App für alle anderen Standard-Objekte und Custom

Objects

Für andere Objekte, wie z.B. „Verträge“ und Custom Objects muss das Feld für die

Speicherung der “EASY Archive ID” angelegt sowie die einzubauende Visualforce-Seite

per Skript erzeugt werden.

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1. Menüpunkt „Anwendungs-Setup / Anpassen / Verträge / Felder“.

2. Unter “Benutzerdefinierte Vertragsfelder und Beziehungen” wird ein neues Feld

angelegt.

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3. Der Datentyp “Text” wird ausgewählt.

4. Das benutzerdefinierte Feld wird mit folgenden Parametern angelegt :

Feldbezeichnung: EasyArchiveId Feldname: EasyArchiveId

Länge: mind. 18 Zeichen

Eindeutigkeit: case-sensitive

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5. Das Feld “EasyArchiveId” soll nicht in einem Layout bearbeitbar sein und wird aus dem Layout entfernt. Nach dem Speichern ist das neue Feld angelegt und kann

verwendet werden.

6. Menüpunkt „Anwendungs-Setup / Entwickeln / Visualforce-Seiten”.

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7. Hier wird eine neue Visualforce-Seite über den Button “Neu” angelegt.

8. Die Visualforce-Seite bekommt einen frei wählbaren Namen und eine Bezeichnung. Per Skript wird der Inhalt der Seite definiert.

9. Das Skript ersetzt unter „Visualforce Markup“ das voreingestellte Skript.

10. Danach steht die neue Visualforce-Seite unter Menüpunkt „Anwendungs-Setup / Anpassen / Verträge / Seitenlayouts“ zur Verfügung und kann, wie für die Standard-

Objekte beschrieben, verwendet werden.

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4 Einrichtung des Benutzerprofiles „Systemadministrator“ Damit die App von Administratoren konfiguriert werden kann, müssen die entsprechenden

Profile dafür eingerichtet werden. Für den Fall, dass die App für das Profil „Systemadministratoren“ installiert wurde, sind die nachfolgenden Einstellungen bereits

durch die Installationsroutinen vorgenommen worden.

1. Menüpunkt „Einrichten der Verwaltung / Benutzer verwalten / Profile“.

2. Auswahl des entsprechenden Profils, für das die App verfügbar gemacht werden soll.

3. Bearbeiten des Profils durch Betätigen des Buttons „Bearbeiten“.

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4. Unter „Einstellungen für benutzerdefinierte Anwendungen“ die Checkbox „EASY Archive“ auswählen. Wurde das entsprechenden Profil bereits bei der Installation

ausgewählt, sollte der Haken schon gesetzt sein.

5. Unter „Benutzerdefinierte Registerkarteneinstellungen“ muss die Standardeinstellung „Ein“ ausgewählt sein.

6. Unter „Administrative Berechtigungen“ muss „Anwendung anpassen“ ausgewählt

sein.

7. Anpassungen abspeichern.

8. Wenn der Zugriff auf Visualforce-Seiten noch nicht aktiviert ist, kann er hier

aktiviert werden.

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9. Dafür werden die entsprechenden Seitenlayouts ausgewählt.

10. Die ausgewählten Visualforce–Seiten stehen danach zur Verfügung.

5 Einrichtung des Benutzerprofiles für EASY App Benutzer Damit die App bei den gewünschten Benutzern im Layout sichtbar wird, müssen die

entsprechenden Profile dafür eingerichtet werden.

1. Wenn der Zugriff auf Visualforce-Seiten noch nicht aktiviert ist, kann er hier

aktiviert werden.

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2. Dafür werden die entsprechenden Seitenlayouts ausgewählt.

3. Die ausgewählten Visualforce–Seiten stehen danach zur Verfügung.

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6 Bedienung der App

6.1 App in den Standardobjekten

Die Verwendung der App in Standardobjekten wird anhand des Beispiels „Kontakt“

beschrieben.

1. Öffnen der Seite „Kontakte“ über das Menü. Anschließend über die Auswahl „Alle

Kontakte“ eine Liste der Kontakte anzeigen lassen.

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2. Auswahl eines Kontaktes zur Anzeige der Kontaktdetails.

3. In den Kontaktdetails ist der Abschnitt „EASY Archive“ an der Stelle im Layout zu

finden, an der der Abschnitt während der Konfiguration eingefügt wurde.

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4. Um Dateien für diesen Kontakt zu archivieren, werden diese auf die Dropzone gezogen und fallen gelassen. Alternativ kann man auf die Dropzone klicken und es

öffnet sich ein Dialog mit der Anzeige des Filesystems zur Auswahl einer oder mehrerer Dateien. Es können mehrere Dateien gleichzeitig archiviert werden.

5. Während der Vorgänge „Hochladen“ und „Archivieren“ werden Fortschrittsbalken angezeigt.

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6. Danach sind die archivierten Dokumente in der Dokumentenliste zu sehen und können per Klick auf den jeweiligen Eintrag angezeigt werden. Die Dokumente

werden mit dem auf dem System des Benutzers voreingestellten Programm für diesen Dokumententyp angezeigt.

7. Wird ein Dokument verändert und danach wieder archiviert, wird automatisch eine

neue Version dieses Dokumentes erzeugt und archiviert. In der Dokumentenliste wird immer die aktuellste Version angezeigt.

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8. Alle Versionen des Dokumentes werden in der Dokumentenliste über die „Details“ gefunden und angezeigt.

9. Wird ein Dokument hochgeladen, ohne dass es verändert wurde, wird keine erneute

Archivierung durchgeführt. Der Fortschrittsbalken ändert seine Farbe und die

Aufschrift „Keine Änderung“ wird angezeigt.

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10. In den für ein Objekt, z.B. einen Kontakt, archivierten Dokumenten kann über die Volltextsuche weitergesucht werden. Es wird dann eine durch diese Suche

eingeschränkte Dokumentenliste angezeigt.

11. Über den Link „Löschen“ kann die aktuelle Version des Dokumentes gelöscht

werden.

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12. Das endgültige Löschen muss durch den Anwender bestätigt werden.

13. Die Dokumente sind gelöscht und werden in der Dokumentenliste nicht mehr

angezeigt. 14. Hinweis: Die Dokumente werden auf dem Archivierungsserver physikalisch und

ohne die Möglichkeit, diese wiederherzustellen, gelöscht. Damit wird auch der vorher

belegte Speicherplatz frei gegeben. 15. Hinweis: Beim Löschen des Objektes, z.B. eines Kontaktes, werden die Dokumente

zu diesem Objekt nicht gelöscht. Soll der Speicherplatz frei gegeben werden, müssen die Dokumente vor Löschen des Objektes gelöscht werden.

7 Deinstallation der App

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Hinweis: Mit der Deinstallation werden keine Dokumente im Archiv gelöscht. Die App steht nicht mehr zur Verfügung und damit ist der Zugriff auf die archivierten Dokumente

nicht mehr möglich. Die Dokumente werden erst bei Kündigung des Vertrages gelöscht. Ein Export in ein EASY Exportformat ist möglich. Wird die App wieder in die gleiche

Salesforce-Org installiert, sind die Dokumente wieder verfügbar.

1. Menüpunkt „Anwendungs-Setup / Installierte Pakete“ .

2. Es werden alle installierten Pakete angezeigt. Über den Link “Deinstallieren“ kann die Deinstallation der Pakete gestartet werden.

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3. Die folgenden Hinweise beziehen sich nicht auf die archivierten Dokumente.

4. Die Deinstallation wird über den Button „Deinstallieren“ ausgelöst.

5. Falls die folgende Fehlermeldung erscheint, müssen die Layouts um die Visualforce-

Seiten bereinigt werden, in denen die EASY Archive App konfiguriert worden ist.

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6. Der Status der Deinstallation kann nachverfolgt werden.

7. Die Deinstallation ist abgeschlossen und die Pakete können endgültig entfernt

werden.