EE--hrambahrambaNotranjaNotranja navodilanavodila

mag. Tatjana M.ZupanMinistrstvo za javno upravo

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 2

Pravna podlaga

Notranja pravila

Zaključek

Notranja pravila

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 3

Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06)Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 75/05, 86/06)Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih(Ur.l. št. 30/06) Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Ur. L. št. 86/06)Enotne tehnološke zahteve (predlog)

Zakon o državni upravi (Ur.l. št. 113/2005)Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur.l. št. 24/06) Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur.l. št. 86/04, 113/05-ZInfP)Zakon o tajnih podatkih (Ur.l. št. 87/01, 48/03, 101/03, 28/06)Zakon o el. poslovanju in elektronskem podpisu (Ur.l. št. 57/00, 30/01, 25/04, 73/04, 98/04)Uredba o pogojih za el. poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur.l. 77/00, 2/01)

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 4

Temeljna načela:- Načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva

oziroma uporabnosti njegove vsebine- Načelo trajnosti- Načelo celovitosti- Načelo dostopnosti- Načelo varstva kulturnega spomenika

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 5

17. člen(priprava in organizacija zajema in hrambe)

(1) Vsaka oseba, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, mora slediti naslednjim fazam priprave oziroma organizacije zajema inhrambe:

– priprava na zajem in hrambo (popis virov gradiva, priprava študije upravičenosti, priprava študije izvedljivosti, priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje);

– priprava in sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki;

– spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor);

– spremembe in dopolnitev notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru.

(2) Predpisi, ki urejajo upravno poslovanje, lahko ne glede na določbe tega poglavja drugače uredijo način zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki s tem, da upoštevajo temeljna načela tega zakona in specifičnost zajema in hrambe arhivskega gradiva.

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 6

18. člen(notranja pravila)

Oseba, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, mora sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami ter pravili stroke (npr. arhivska stroka, informacijska varnost itd.).

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 7

19. člen(potrjevanje notranjih pravil)

(1) Notranja pravila se lahko pošljejo v potrditev državnemu arhivu, ki preveri njihovo skladnost z zahtevami tega zakona, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami ter pravili stroke.

(2) Javnopravne osebe obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev državnemu arhivu.

(3) Državni arhiv ob potrditvi ali kasneje zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka določi tudi rok, v katerem je treba notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v vnovično potrditev.

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 8

20. člen(prevzem vzorčnih notranjih pravil)

Oseba lahko notranja pravila iz 18. člena tega zakona pripravi tako, da privzame vnaprej pripravljena notranja pravila, ki so jih pripravile druge osebe za svojo uporabo ali za širšo uporabo (npr. panožna združenja), kot svoja. Če v celoti in brez kakršnihkoli sprememb ali dopolnitev privzame od državnega arhiva potrjena notranja pravila, se šteje, da so tako privzeta notranja pravila osebe od državnega arhiva že potrjena.

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 9

21. člen(spremljanje izvajanja notranjih pravil)

(1) Osebe, ki hranijo gradivo v digitalni obliki, morajo spremljati izvajanje notranjih pravil. Če se ob takšnem spremljanju v konkretnih primerih ugotovijo odstopanja od notranjih pravil, je potrebna izvedba ukrepov za odpravo odstopanj in preverjanje pravilne izvedbe ukrepa.

(2) Preverjanje se izvaja kot notranje spremljanje, v primerih hrambe pomembnega gradiva ali večjih količin gradiva pa tudi kot zunanje preverjanje. Vsako preverjanje je treba ustrezno dokumentirati.

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 10

22. člen(obvezna novelacija notranjih pravil)

Osebe, ki hranijo gradivo v digitalni obliki, morajo pripraviti in sprejeti oziroma privzeti spremembe in dopolnitve notranjih pravil vedno, ko:

– se spremenijo vzorčna pravila, ki jih je oseba privzela kot svoja notranja pravila;

– to zahteva stanje tehnološkega napredka ali spoznanj stroke;– se pri spremljanju izvajanja notranjih pravil ugotovijo

pomanjkljivosti, ki ne pomenijo odstopanja od notranjih pravil, temvečpomanjkljivost samih pravil.

Notranja pravilaZVDAGAZVDAGA

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 11

Členi 3 do 10, ki urejajo predvsem:

- Pripravo in organizacijo hrambe (3, 4)- Pripravo, sprejem, potrditev notranjih pravil(5, 6, 7, 8)

- Izvedbo hrambe (9)- Spremljanje notranjih pravil (9)- Spremembe in dopolnitve notranjih pravil (10)

Notranja pravilaUredbaUredba

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 12

Zajem in hramba gradiv v digitalni obliki se prične z ustrezno organizacijo dela, podprto z notranjimi pravili. Elektronska oblika ima drugačne značilnosti od fizične, drugačne ranljivosti in zahteva bolj sistematičen pristop k organizaciji dela.

Ustrezna organizacija na podlagi notranjih pravil mora zagotoviti:• visoko stopnjo urejenosti v organizaciji (postavljene usmeritve, pravila, postopki), • kompetentnost in dodatno usposobljenost zaposlenih za delo z informacijsko opremo,• splošno zavedanje vseh zaposlenih o pomenu varovanja informacij in dosledno izvajanje varnostnih pravil,• kakovostno IT podporo (skrben in strokoven izbor programske in strojne opreme, implementacija in vzdrževanje v skladu z dobrimi navadami in pravili stroke), • redni nadzor nad izvajanjem, ki ga dnevno opravljajo operativni vodje, periodično in po potrebi pa za to vzpostavljene kontrolne službe (notranja revizija) ali zunanji revizorji.

Notranja pravilaETZETZ

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 13

Zakaj notranja pravila- Še tako dovršeni tehnični ukrepi ne morejo

nadomestiti potrebnih organizacijskih postopkov

Sestava notranjih pravil- Zagotavljanje informacijske varnosti in varovanje

prostorov, opreme in postopkov- Urejanje same hrambe gradiva

Uporaba določil UUP (Uredba o upravnem poslovanju)

Notranja pravila

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 14

1. določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja; sistemizacija

2. določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva, kar obsega najmanj:– določbe o sprejemanju gradiva; Notranje navodilo po UUP– določbe o razvrščanju (klasificiranju); Notranje navodilo po UUP– določbe o dodeljevanju (signiranju); Notranje navodilo po UUP– določbe o evidentiranju gradiva; Notranje navodilo po UUP– določbe o evidentiranju posebnih vrst gradiva; Notranje navodilo po UUP– določbe o odpravi gradiva; Notranje navodilo po UUP– določbe o zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva;– določbe o kratkoročni hrambi dokumentarnega gradiva;– določbe o odbiranju, pretvorbi in dolgoročni hrambi dokumentarnega gradiva;– določbe o izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva;

– določbe o zagotavljanju varstva gradiva in morebitno potrebnem zagotavljanju neprekinjenega poslovanja;

– določbe o vodenju dnevnikov in sestavi zapisnikov;– določbe o notranjem in morebitnem zunanjem nadzoru;– določbe o vzpostavitvi, prehodnem obdobju ter morebitnem masovnem

zajemu in pretvorbi;

Notranja pravila

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 15

3. določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsegajo osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture, kar obsega najmanj:

– določbe o prostorih in lokacijah; UUP– določbe o osebju, kar obsega predvsem pristojnosti in naloge posameznih članov

osebja, določila o posebnih pooblastilih članov osebja, zahtevane pogoje za osebje in določila o morebitnih zunanjih sodelavcih; UUP

– določbe o fizičnem varovanju infrastrukture, kar obsega predvsem določila o dostopu v prostore, ravnanju s strojno opremo in odpadki ter o vnosu in iznosu opreme in materiala; UUP, VP

– določbe o razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju; UUP, VP– določbe o preizkušanju ustreznosti infrastrukture; UUP, VP– določbe o elektronskem oziroma programskem varovanju, kar obsega predvsem

določila o varnostnih nastavitvah ter uporabi informacijsko-komunikacijskih sredstev in opreme ter določila o prijavi v sistem, varnostnih kopijah in podobno; VP

– določbe o notranjem nadzoru, kar obsega predvsem operativno izvedbo in spremljanje dogodkov (kontrola fizičnega dostopa, kontrola pooblastil, poročanje o varnostnih vprašanjih in podobno); VP

– določbe o ukrepih ob nepredvidenih dogodkih; UUP, VP– določbe o neprekinjenem poslovanju; VP

4. določbe o periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti.

Notranja pravila

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 16

(2) Notranja pravila o hrambi arhivskega gradiva morajo poleg sestavin iz prejšnjega odstavka vsebovati še najmanj:• dodatne določbe o osebju in informacijskem sistemu za hrambo arhivskega gradiva;• dodatne določbe o zajemu in pretvorbi arhivskega gradiva;• dodatne določbe o pretvorbi in dolgoročni hrambi arhivskega gradiva;• določbe o zagotavljanju neprekinjenega poslovanja oziroma varstva arhivskega gradiva in njegovi izročitvi pristojnim arhivom;• določbe o izročanju arhivskega gradiva in sodelovanju s pristojnim arhivom.

(3) Ne glede na določbe prvega in drugega odstavka tega člena notranja pravila organov, ki poslujejo v skladu s predpisi o upravnem poslovanju ali drugimi istovrstnimi predpisi, ne vsebujejo določb o vprašanjih, ki so urejena že s temi predpisi.

Notranja pravila

11.12.2006 Tatjana M.Zupan ARS - kolokvij 17

Notranja pravila