e-Docs. Електронний документообіг зручний як ніколи раніше.

УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

ТА БІЗНЕС-ПРОЦЕСАМИ

3

Ми допомагаємо нашим клієнтам

підвищити ефективність управління

документообігом та бізнес-процесами. В

організаціях будь-якого розміру та сфери

діяльності.

Унікальний досвід

та компетенції

Сучасне технічне

рішенняВ єдиному

інформаційному

просторі

Ми розуміємо Ваші

потреби та

допоможемо

оптимізувати процеси

управління

документообігом

e-Docs – втілення

нашого досвіду та

компетенцій,

поєднаних з

використанням

найсучасніших

технологій та ECM

платформ світових

лідерів

Забезпечимо

інтеграцію з Вашими

інформаційними

системами

15+ років

50+

виконаних

проектів

досвіду у ключових фахівців

у галузі автоматизації

документообігу та бізнес-

процесів

Різні галузі /

замовникикомерційні та державні,

різного розміру та напрямку

діяльності

4

Різні СЕД /

ECMвід світових та локальних

виробників, власні розробки

1 2 3

Готові функціональні

рішення - від паперу до

електронного

документообігу за

декілька тижнів

Створення Опрацювання Збереження та пошук

Сучасна платформа

від Microsoft - в основі

рішення - запорука

надійності, безпеки,

інновацій, гнучкості

Хмара

Автоматизація

повного життєвого

циклу роботи з

електронними

документами – в

базовій

функціональності e-

Docs

На власних серверах

Канцелярія ОРД Заявки

Кадровий документообіг

Договірна діяльність

Інші спеціалізовані рішення

Засоби платформи e-Docs Адміністрування та безпека, ЕЦП, налагодження, довідники, інтеграція,

аналітика та звітність, ...

...

Архітектура

пропонованого

рішення

5

6

Призначення та конкурентні переваги

e-Docs - це сучасна програмна

платформа для створення

простих та зручних у

використанні рішень по

управлінню документообігом та

бізнес-процесами.

Зручність та простота,

що подобаються

користувачам

Потужність сучасної

платформи

Користуватись системою

не складніше ніж

засобами електронної

пошти або соціальними

мережами.

Міць технологій

Microsoft, розширених

гнучкими та

функціональними

засобами адаптації та

налагодження.

Електронний

документообіг “з

коробки”

Гнучкість

варіантів розгортання

та сплати

Готові прикладні

рішення для швидкого

старту.

Обирайте найбільш

оптимальний для Вас

варіант (в хмарі або на

власних серверах),

оптимізуйте сукупну

вартість володіння

завдяки гнучкому

ціноутворенню.

7

Зручність та простота, що подобаються користувачам

Орієнтація на інтерфейси

повсякденного

використання

Все, що треба – на одному

екрані (документ, маршрут,

обговорення)

Робочий простір такий,

який потрібний саме вам

(гнучке налаштування)

“Чистота” робочого

простору – документ у

центрі уваги

Інтерфейс адаптований

для роботи на будь-якому

пристрої

8

Огляд базових можливостейФункціональність платформи e-Docs

Використання найсучасніших технологій Microsoft, поєднаних з можливостями

платформи e-Docs – практично необмежені можливості для реалізації будь яких задач

управління документообігом.

Адміністрування та безпека

Ведення користувачів,

інтеграція з Active

Directory

Аудит дій

Гнучка функціональність

розподілу прав доступу

до документів та функцій

системи

Керування доступом до

контенту як на основі

ролей так і рівнів

конфіденційності

Налагодження та програмування

Консоль налаштування

загальних параметрів

системи та довідників

Конструктор бізнес-

процесів

Редактор карток

Налаштування реєстрів

та фільтрів

Конструктор шаблонів

документів

Засоби інтеграції

Уніфіковані інтерфейси

інтеграції з ERP

системами

Автоматична

синхронізація даних

модулів “Користувачі”,

“Оргструктура”, “Штатний

розклад”, “Контрагенти”

Аналітика та звітність

Підготовка звітів із

використаням

спеціалізованих

інструментів від Microsoft

Можливість гнучкого

аналізу даних

переглядачем OLAP

кубів таким як MS Excel

Pivot Table

e-Docs. Сучасні підходи до автоматизації підготовки та

укладення договорів.

УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

ТА БІЗНЕС-ПРОЦЕСАМИ

10

Складнощі, з якими стикається будь-яка організація

при побудові процесу укладання договорів

Маніпуляції із

текстом контрактів

Необхідність

контролювати

підручними засобами

проходження процесів

Подвійне

введення даних в

текст договору та

облікову системуЗміна тексту договорів

після погодження

Підміна сторінок

Ведення реєстрів обліку

руху проектів договорів в

Excel, паперових

журналах.

Неможливість швидко

встановити де саме

знаходиться проект

договору

Внесення даних в

паперовий договір

Ручне внесення

даних в облікову

систему

11

1 5

Порушення регламентів,

значні затримки часу

Людський фактор при

визначенні маршруту

погодження договору

Неможливість об’єктивно

встановити вузькі місця

(затримки) при погодженні

4Велика кількість шаблонів,

для однотипних контрактів

Необхідність постійно виконувати ревізію істотних умов договору, навіть в договорах створених за шаблономВелика ймовірність помилки при виборі шаблону та його версії

3

2

12

Ключові рішення для погодження проектів договорівФункціональність платформи e-Docs

Підходи, які гарантовано виводять процес погодження договорів на якісно новий рівень

та дозволяють без значних витрат часу та коштів виявити та оптимізувати вузькі місця.

Жорсткі маршрути погодження

Автоматичне

формування маршруту в

залежності від

параметрів договору

Рольова модель

призначення завдань

маршруту

Таймінг етапів

погодження

Легка адаптація

маршруту

адміністратором

Шаблони документів

Шаблони із закритими

областями для

редагування

Прив’язка шаблону до

картки та маршруту

Однозначний зв’язок

атрибутів карток із

вмістом документу

Використання кодування

документу та його

сторінок

Інтеграція з обліковими системами

Інтеграція в частині

довідників для створення

проектів договорів

Автоматична передача

та створення договору в

обліковій системі після

його підписання в e-Docs

Оперативна аналітика

Дашборди з ключовими

показниками стану

опрацювання договорів

Можливість дійти при

аналізі до кожного

документу та стану його

опрацювання

Можливість аналізу

опрацювання договорів

на рівні виконавця,

підрозділу, організації

13

Огляд базових можливостейСтворення документів

Редагування вмісту

документа

Можливість одночасного колективного

редагування вмісту документа он-лайн

засобами без необхідності використання

інших офісних додатків, ведення версій,

аудит дій, сканування “одним кліком”

Колективна взаємодія

Обговорення документа в процесі

опрацювання безпосередньо в системі –

вся історія накопичується в одному місті, а

не в поштових скриньках e-mail

14

Огляд базових можливостейМаршрути опрацювання / автоматизація бізнес-процесів

Погодження,

візування,

підписання

документів за

маршрутом будь-

якого рівня

складності – в

унікальному

інструменті

автоматизації

бізнес-процесів

Створення маршруту

“миттєво” - легкість та

зручність редагування не

потребують виділених фахівців

Довільна складність етапів –

паралельне/послідовне

виконання, перелік виконавців та

окремих завдань, пов’язані

документи, ...

Контроль стану виконання -

зручне відображення поточного

стану виконання етапів

Зручне середовище для

виконавців – оперативні

сповіщення, обговорення,

колективна робота, фіксація

факту виконання

e-Docs. Від паперу до електронного документообігу за декілька тижнів. Методологія впровадження

УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

ТА БІЗНЕС-ПРОЦЕСАМИ

Підходи до впровадження e-DocsГнучкість варіантів реалізації проекту

Впровадження силами Замовника

Розгортання базової конфігурації системи

Навчання технічних фахівців Замовника

Сумісна реалізація одного пілотного

бізнес-процесу командою e-Docs та

Замовника

Консультаційна підтримка команди

впровадження Замовника

Тривалість стартової фази 2-3 тижня

Розгортання базової конфігурації системи

Аналіз процесів Замовника. Макетування

процесів в системі. Оформлення технічної

документації

Фінальне налаштування процесів

Навчання ключових користувачів та

технічних фахівців Замовника

Введення системи в експлуатацію

Тривалість проекту від 2 до 6 місяців

Впровадження «під ключ»

Підготовка проекту

Аналіз процесу

Налаштування процесу та інтеграція

Впровадження системи в частині реалізованого процесу

Дослідна експлуатація

Впровадження «під ключ»Огляд етапів

Виконавець проводить презентацію проекту і підходів для всіх

ключових представників Замовника. Під час зустрічі

обговорюються і фіксуються ключові організаційні рішення.

Виконавець готує Статут проекту, що описує ролі,

відповідальність учасників, основні процедури проекту,

детальний календарний план.

Замовник затверджує нормативним документом склад робочої

групи з урахуванням представництва всіх власників процесів.

Виконавець і Замовник погоджують ландшафт системи.

Виконавець виконує розгортання ландшафту системи (тестове і

продуктивне середовище).

Впровадження «під ключ»Підготовка проекту

Виконавцем проекту проводиться аналіз наявної нормативної бази в частині

поточного стану процесу (1-2 дні).

Проводиться зустріч Виконавця з Замовником (власником) процесу. Під час зустрічі

фіксуються ключові вимоги до процесу, створюється проект схеми процесу (0,5

дня).

Виконавець проекту налаштовує макет майбутнього процесу - базові варіанти

використання з спрощеннями (2-3 дні).

Виконавець проводить показ макету і своїх пропозицій щодо спрощення та

оптимізації процесу для робочої групи Замовника (0,5 дня). В ході демонстрації

фіксуються вимоги від учасників процесу.

Виконавець готує короткий документ (специфікацію), що описує всі зафіксовані

вимоги. Найбільш складні вимоги описуються детально (інтеграція з обліковою

системою, розмежування прав доступу) (5-6 днів). Документ затверджується

робочою групою Замовника і Виконавця.

Впровадження «під ключ»Аналіз процесів

Після реалізації 50% налаштувань по процесу, Виконавець

виконує демонстрацію системи Замовнику. Під час цієї ітерації

проводиться уточнення і доповнення вимог. Всі прийняті

рішення фіксуються.

Після завершення 100% налаштувань і розробок по процесу, а

також реалізації інтеграційних сценаріїв, Виконавець виконує

фінальний показ системи робочій групі.

За підсумками демонстрації, робоча група приймає рішення

про готовність системи до старту навчання користувачів.

Впровадження «під ключ»Налаштування процесів

Виконавець готує відеороліки, інструкції користувача,

адміністратора.

Замовник формує групи ключових співробітників для

проходження навчання. Виконавець проводить навчання

груп користувачів Замовника.

Замовник спільно з Виконавцем готує і затверджує

тимчасове положення, яке регулює зміни бізнес-процесу

з урахуванням використання системи на етапі дослідної

експлуатації. Остаточна редакція положення

затверджується за підсумками проведеної дослідної

експлуатації.

Робочою групою приймається рішення про готовність

системи до старту дослідної експлуатації.

Впровадження «під ключ»Впровадження системи

7

Виконавець і Замовник визначають спільно регламент і

інструмент для обробки запитів користувачів, що виникають в ході

дослідної експлуатації.

В ході дослідної експлуатації Виконавець забезпечує

максимально можливий час реакції на всі запити користувачів,

надає консультації, оперативно усуває зауваження до системи.

За підсумками дослідної експлуатації Замовник, спільно з

Виконавцем корегують і затверджують положення, яке регулює

проходження бізнес-процесу з урахуванням використання

автоматизованої системи.

Замовник приймає нормативний документ для введення системи

в продуктивну експлуатацію.

Впровадження «під ключ»Дослідна експлуатація

14

Впровадження в ПАТ «Концерн Галнафтогаз»

Процеси, що були автоматизовані на базі e-Docs (MS SharePoint)

Опрацювання вхідних/вихідних документів

Опрацювання наказів, службових записок

Укладання договорів

Проведення експертизи зовнішніх договорів

Розробка та затвердження проектів типових договорів

Додавання нових контрагентів до SAP

Погодження рахунків на оплату

Процес проведення комітетів

Виконана інтеграція системи документообігу з SAP в частині штатного розкладу та ведення контрагентів

Виконується інтеграція системи документообігу з тендерною платформою

При впровадженні Виконавцем проекту були налаштовані 5 процесів, Замовник власними силами

впровадив додатково 20 бізнес-процесів

Система впроваджена в Центральному офісі, а також в канцеляріях регіональних офісів. Активно систему

використовують 1000 користувачів. Поступово виконується розповсюдження системи в регіональних

офісах та мережі АЗК (450). Загальна запланована кількість користувачів до 9000.

15

Впровадження в ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння»

Процеси, що були автоматизовані на базі e-Docs (Office 365 та SharePoint)

опрацювання вхідної, вихідної, внутрішньої кореспонденції;

погодження заявок на закупівлю,

погодження заявок на оплату;

підготовка та погодження протоколів засідань;

погодження реєстрів платежів;

погодження комерційних договорів;

погодження витратних договорів та додаткових угод до них;

погодження замовлень на закупівлю;

підготовка наказів з кадрових питань;

підготовка довідок з місця роботи.

Розгортання системи здійснено повністю на хмарних технологіях Microsoft з використанням

платформи Microsoft Azure та Office 365 із включеною підпискою SharePoint Online

Система впроваджена в Центральному офісі, на 60 робочих місцях. Планується розповсюдження системи

на виробничих підприємствах, що входять до структури ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння»