Upload
restisajah
View
366
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
TUGAS SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) dan END USER COMPUTING (EUC)
Kelompok :
Rr. Dhianita A 05523079
Rima Wati 05523098
Teti Widiarti 05523 139
Putri Novitasari 05523201
Irvina Yuliyanti 05523255
Asti Ratnasari 05523274
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2008
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem
informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan
pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM
sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi
pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management
decision making).
Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur
penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai
suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.
Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam, yaitu (1) information reporting systems, (2)
decision support systems, dan (3) executive information systems.
Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end
users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data
IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh
transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat
dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi
pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan
setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.
Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems
dan transaction processing systems. DSS adalah sistem informasi berbasis komputer yang
menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan
keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik
memudahkan manajerial end users menerima respon secara interaktif untuk peramalan
penjualan atau keuntungan.
Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi
strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer
adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-
faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS
harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti.
DSS (DECISION SUPPORT SYSTEM)
A. DEFINISI DECISION SUPPORT SYSTEM
DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu
manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah
bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk
menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi
teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti
operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu
untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi
secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini
komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama
dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision
modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada hakekatnya adalah
merepresentasikan permasalahan manajemen yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk
kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan
dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem,
inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik
yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan
mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus
sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan
kecanggihan komputer.
Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang
memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1. Sistem yang berbasis komputer;
2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi
manual;
4. Melalui cara simulasi yang interaktif;
5. Data dan model analisis sebagai komponen utama.
B. KOMPONEN DECISION SUPPORT SYSTEM
Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:
1. Database : Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki
perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file).
Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak
dipecahkan melalui simulasi.
2. Model Base : Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang
merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai
contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya
tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang
ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.
3. Software System : Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam
komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk
model yang “dimengerti” komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS
(Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database
Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base
2 Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin
dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS
(Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk
memungkinkan terjadinya “dialog” interaktif antara komputer dan manusia (user) sebagai
pengambil keputusan.
C. JENIS-JENIS DECISION SUPPORT SYSTEM
Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling
sederhana (quick-hit DSS) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). “Quick-
Hit DSS” biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS
(sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management
Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi
cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya. Misalnya untuk
kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula
dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang
terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah.
Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan
gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.
Sumber: Sprague et.al.,1993
“Institutional DSS” merupakan suatu aplikasi yang dibangun oleh para pakar bisnis
dan ahli DSS. Sesuai dengan namanya, DSS jenis ini biasanya bekerja pada level perusahaan,
dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintegrasikan (dibuat
strukturnya dan didefinisikan kaitankaitannya). Contohnya adalah DSS untuk memprediksi
pendapatan perusahaan di masa mendatang (forecasting) yang akan mensimulasikan data
yang berasal dari Divisi Sales, Divisi Marketing, Divisi Logistik dan Divisi Operasional.
Contoh implementasi yang tidak kalah menariknya adalah suatu sistem, dimana jika
manajemen memiliki rencana untuk mem-PHK-kan beberapa karyawannya, akan dapat
disimulasikan dampaknya terhadap neraca profit-and-loss perusahaan. Contoh aplikasi
penggunaan DSS lain yang paling banyak digunakan di dalam dunia bisnis adalah untuk
keperluan analisa marketing, operasi logistik dan distribusi, serta masalah-masalah yang
berkaitan dengan keuangan dan akuntansi (taxation, budgeting, dsb.)
D. SISTEM BERBASIS GRAFIK
Dalam merepresentasikan DSS agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user
(dalam hal ini adalah manajer perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk
melengkapi teks yang ada. Contoh-contoh model grafik yang populer dipergunakan adalah
sebagai berikut:
• Time Series Charts – untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;
• Bar Charts – untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;
• Pie Charts – untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;
• Scattered Diagrams – untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;
• Maps – untuk merepresentasikan data secara geografis;
• Layouts – untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada
bangunan dan kantor;
• Hierarchy Charts – untuk menggambarkan struktur organisasi;
• Sequence Charts – untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang
tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan
• Motion Graphics – untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati
dengan cara animasi.
• Jenis-jenis grafik di atas biasanya dapat ditampilkan dalam dua macam format:
dua dimensi dan tiga dimensi.
E. PERKEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEM
DSS yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau
spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut.
Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam “mengkutak-katik” (mengganti atau
merubah) variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang
telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC sudah
cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi
informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam infrastruktur jaringan
(LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb.). Beberapa manajer pengambil keputusan
dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling
mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan
sudah ada DSS yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori
kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat
dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia.
END-USER COMPUTING
A. DEFINISI END-USER COMPUTING
Selama tahun tahun terakhir ini ,banyak pemakai telah mengambil inisiatif untuk
mengembangkan aplikasi mereka sendiri dari pada bergantung sepenuhnya pada para
specialist informasi. Pendekatan ini dinamakan end-user computing atau EUC. Namun
pemakai dapat menggunakan para specialist informasi untuk melaksanakan pekerjaan
pengembangan atau untuk menjadi konsultan. Sejumlah perusahaan mula-mula
menggunakan komputer berusaha untuk menjastifikasi sistem pengolahan data mereka
berdasarkan biaya administrasi yang digantikan ,namun gagal untuk melaksanakan
pemberhentian bagi pegawai -pegawai yang tidak diperlukan.
B. LATAR BELAKANG MUNCULNYA EUC
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan
mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat
telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh
perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak
mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri
atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh
dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan
komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi
yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari
beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol
yang diharapkan.
C. END – USER COMPUTING sebagai masalah strategis
Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan berdasarkan kemampuan
komputer .
1. Pemakai Akhir tingkat menu (menu- level end– users)
Yaitu pemakai akhir yang tidak mapu menciptakan perangkat lunak sendiri tetapi dapat
berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu yang ditampilkan
oleh perangkat lunak berbasis Windows dan Mac
2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)
Pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi untuk memilih
menu dan menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi
aritmatika dan logika pada data.
3. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmer)
Pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau C++
dan mengembangkan program-program sesuai kebutuhan.
4. Personil pendukung fungsional
Yaitu spesialis informasi dalam arti sesungguhnya tetapi mereka berdidikasi pada area
pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
D. JENIS - JENIS APLIKASI END – USER COMPUTING
Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada:
• Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah
• Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan
Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan
pemakai dalam mengembangkan:
• aplikasi SIM dan SIA
• DSS yang rumit
• Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional
• Sistem berbasis pengetahuan
E. MANFAAT END – USER COMPUTING :
• EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem
• EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan
spesialis informasi.
• Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai
• Sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai
• Ketepatan waktu
• Membebaskan sumber daya sistem
• Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan
F. APLIKASI END-USER POTENSIAL
Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan
aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan informasi untuk
unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user
sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor,
seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara
umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem
ini mempunyai sifat khusus.
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan
otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan
elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai. Dengan memahami
aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa
dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan
end-user computing. Ia memberikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis
informasi akan berdampingan dimasa mendatang.
G. RESIKO END – USER COMPUTING:
Perusahaan dihadapkan pada resiko ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka
sendiri antara lain adalah :
• Sistem yang buruk sasarannya
• Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya
• Penggunaan Sumber daya informasi yang tidak efisien
• Hilangnya Integritas Data
• Hilangnya keamanan
• Hilangnya pengendalian
Resiko di atas dapat berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena
adanya pengendalian terpusat.
H. JENIS END-USER COMPUTING
Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John
Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka
menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis, yaitu:
1. End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman
komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan
sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan
bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
2. User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah
tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat
laporan khusus.
3. Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini
juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia
mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi
untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini
adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.
4. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan
dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang
ada di unit pelayanan informasi.
5. Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit
pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
6. Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di
pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.
Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
I. TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING
Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan
popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah melihat
bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi
jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat
dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.
Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan
Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user
berevolusi melalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan
tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan
aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.
1. Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang terpisah.
Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini
menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan
pemrosesan komputer.
2. Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam
usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan
kembali output dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.
3. Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan
fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan
mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk disket.
Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-2-3. jika
pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat
standarnya sendiri.
4. Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan
menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang
mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai
harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.
5. Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-user
berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database
terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi
dilakukan oleh DBMS terdistribusi.
Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British
Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan
mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai
tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya
kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun
demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun
dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada
diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bisa dijelajahi oleh pemakai.
J. FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING
Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan
kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu
pengimplemenstasiannya.
• Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user
computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk
melakukan pekerjaannya sendiri.
• Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.
Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya
seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.
• Pemahaman pemakai mengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi
populernya end-user computing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah
mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang
kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan
dan membuat aplikasinya sendiri.
• Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk
melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini
diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada
beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
• Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi
dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan
sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap
terlalu tinggi.
• Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupakan faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev,
profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah
Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-
manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
K. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user computing memberikan keuntungan baik kepada perusahaan maupun
pemakai. Pertama, perusahaan akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa
muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan
bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih
menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga
memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada
pada komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa
mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu
komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan
spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau
tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan
lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri,
mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan
memiliki “ini adalah sistem saya”.
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat
keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling
penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem
memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.
L. ANALISIS RISIKO DARI END-USER COMPUTING
Kehilangan kendali pusat Sistem dan program bisa jadi dikembangkan
tanpa memperhatikan standar atau tujuan
organisasi secara keseluruhan
Kekurangtahuan metode dokumentasi
dan pengembangan
Aplikasi yang dibuat pemakai bisa jadi
mengandung kesalahan-kesalahan; tidak melalui
pengujian yang seharusnya dilakukan atau
kurang terdokumentasi, sehingga dapat
menimbulkan masalah dalam pengembangan di
kemudian hari
Redundansi Sumber daya Para pemakai dapat mengembangkan aplikasi
mereka sendiri padahal beberapa aplikasi dapat
dipakai bersama-sama oleh sejumlah pemakai,
atau perangkat keras digandakan di beberapa
departemen. Dengan demikian terjadi “pulau-
pulau otomasi” dalam perusahaan
Ketidakkompatibilitasan Kebanyakan mikrokomputer dirancang untuk
beroperasi sebagai peranti yang mandiri.
Masalah teknis yang serius dapat muncul
manakala mikrokomputer mencoba
menggunakan program dari sistem yang berbeda,
untuk berbagi data dengan sistem lain, atau
untuk beroperasi dalam sistem komunikasi data
Ancaman terhadap keamaanan Masalah-masalah pengaksesan data oleh pihak
yang tidak berwewenang dan ketidakamanan
berkas-berkas data pada mikrokomputer lebih
besar daripada pada sistem mainframe. Selain
itu, pemakai mungkin kurang memahami tentang
masalah keamanan data
Permasalahan dalam lingkungan
operasi
Pemasangan sistem komputer mungkin tidak
memperhatikan aspek-aspek teknis, seperti
penyedia daya, listrik statik, dan bahkan ventilasi
Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-risiko.
Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss dari University
of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul selamasiklus hidup sistem. Tabel
diatas menyebutkan beberapa risiko yang telah didentifikasi. Paling tidak satu mekanisme
kontrol dapat diimplementasikan untuk mengatasi risiko tersebut.
Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa yang
menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang hardware
campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang tidak dapat digunakan
secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama yang ada dalam tabel tersebut.
Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini dengan menetapkan standar untuk
pemerolehan hardware dan software.
Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek
studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-perusahaan
tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara menetukan hanya satu peralatan
dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut
menetapkan kontrol minimum dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih
peralatan (hardware dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari
perusahaan-perusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak berlebihan
dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada dari perusahaan-
perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk mendapatkan peralatan secara
bebas.
Risiko analisis yang kedua, berkenaan dengan pengontrolan keamanan dengan cara
membatasi akses pemakai ke database sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan
perusahaan-perusahaan tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada
perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan akses yang tak
terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file. Hanya 4 persen dari perusahaan-
perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan sama sekali pemakai melakukan akses ke semua
file. Sebagian besar perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-
lebihan) dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses untuk
mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.
Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat
kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada tabel diatas
memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.
M. STRATEGI END-USER COMPUTING
Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang
memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan
komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan
tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat
informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal
ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah
permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi
melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.
Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.
1. PUSAT INFORMASI
Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi sumber-
sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan aplikasinya
sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal, mikros, printer,
letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket spreadsheet elektronik,
DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis informasi, yang ditugaskan
untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari
hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.
IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada tahun1974,
dan ide tersebut secara cepat tersebar ke berbagai perusahaan-perusahaan. Beberapa
pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang. Sedangkan yang
lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para pemakai. Rata-rata ada 8
spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.
Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah tua
ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan; para
pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat
memperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat
informasinya dibuka pada tahun 1984, dan kurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut
mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200
mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.
Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian para
spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan dipekerjakan di
pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai. Strategi yang mungkin
dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang ketinggalan dalam
menggunakan komputer.
Gambar Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi
2. KONTROL JARINGAN
Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran
end-user computing dalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yang terlihat
pada gambar diatas Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan
peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan
mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya.
Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih
mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada unit
pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan
mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber informasinya –
yaitu membuat keputusan, misalnya peralatan yang bagaimana yang akan didapatkan dan
aplikasi apa yang akan dikembangkan.
Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu pertama
kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam pelayanan
informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang disebut sebagai
Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun pelayanan
informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi
perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum diman trend end-
user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi
meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.
Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia dapat
memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang ia ingin
kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannya juga. Strategi ini
menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga
membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan
informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point
C, yang disebut Watchdog.
Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan jangka
panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain, seperti
sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi pelayanan
informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point Helping Hand.
Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi segala sesuatu
yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah
mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi diberikan dan
pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung
jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber
tersebut. Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO
harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber komputerisasi
perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen yang menggunakannya.
Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya penyambungan atau hubungan
dalam network.
Jika cara diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan
mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi bagi
end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-sumber
pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan
data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan
seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang mendekati point D.
Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi besar pengurusan
sumber-sumber pemrosesan.
N. Mengelola dan Mengendalikan End-User Computing
Help Desk. Kewajiban help desk antara lain :
• Memberikan bantuan 24 jam untuk membantu mengatasi masalah
• Bertindak sebagai penjelas informasi, koordinasi, dan pemberi bantuan
• Melatih para pemakai akhir tentang bagaimana menggunakan hardware atau software
tertentu, dan menyediakan pemeliharaan dan dukungan yang memadai
• Mengevaluasi produk hardware dan produk software pemakai akhir yang baru
• Membantu pengembangan aplikasi
• Mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai standar
• Mengendalikan data perusahaan
Referensi
• Aronsky, D Haug, PJ. An Integrated Decision Support System for Diagnosing and Managing Patients with Community-Acquired Pneumonia. Proceding of AMIA Conference 2002
• Zupana, B, Porenta, A. Vidmard, G, Aoki, N. Bratko, I. Beckc, JR.Decisions at Hand: A Decision Support System on Handhelds. Proceeding of MEDINFO 2001 in V. Patel et al. (Eds)Amsterdam: IOS Press 2001
• Turban, E. 1995. Decision support and expert systems. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, Inc.
• http://www.google.com • jbptgunadarma-gdl-course-2005-timpengajar