Dossier virtuale

Testimonianza sulla sperimentazione

per la fase di esame in Commissione

Torino, 1° luglio 2002

Laura Autigna

Metodologia di lavoro

censimento e analisi sistematica di tutti i possibili passaggi di una pratica durante l’esame in Commissione

individuazione, ove possibile, di un modello di documento per ciascun passaggio finalizzato a presentazione omogenea del DV

individuazione di uno standard per i nomi da assegnare ai files con caratteristiche di semplicità, di chiarezza e di facile memorizzazione in relazione al contenuto del file

scelta di quattro DV per testare progetto su casi diversi per iter e per grado di complessità

Illustrazione del caso

Il dossier del disegno di legge 134

Modifiche alla legge regionale vigente in materia di assegnazione e determinazione dei canoni degli

alloggi di edilizia residenziale pubblica

progetto riassegnato in 7^ legislatura

con autorizzazione del Consiglio all’utilizzo del materiale istruttorio già prodotto

proposta legislativa volta ad apportare numerose modifiche testuali a legge radice vigente

esaminata dalla 2^ Commissione congiuntamente ad altri due progetti concorrenti: pdl 70 e pdl 182

licenziata con parere favorevole con pdl 182 (testo unificato)

ora legge regionale 3 settembre 2001, n. 3

Caratteristiche disegno di legge 7134

Dati di iternome file 7134iter

Caratteristiche

documento che riassume esito e principali decisioni assunte per singola seduta d’esame in Commissione

sedute ordinate cronologicamente

documento ipertestuale navigabile se collegato a iter di precedenti legislature

documento dinamico, aggiornato costantemente in tempo reale

in linea si mantiene l’ultima versione

nel programma Infocommissioni (Intranet CR) si trova allegato alla sintesi della seduta con aggiornamento riferito alla seduta precedente

7134iter

Problema

evitare aggravio di lavoro derivante dalla doppia versione (statica/dinamica) del file

Soluzione

travaso automatico dei dati tra i due programmi. Approfondimenti in corso per individuare il programma fonte

Lettere di convocazione seduteCaratteristiche

documento trasversale (interessa più dossier)

finora predisposto come documento word dalle Segreterie operative delle Commissioni

spedito agli interessati sia per posta sia per e-mail tramite Lotus Notes

cadenza settimanale

contenuto per estratto (sequenza argomenti iscritti odg) nel programma per la rilevazione delle presenza dei Consiglieri alle sedute (PRC)

l’inserimento dei dati nel PRC è fase autonoma rispetto alla predisposizione della lettera di convocazione

Problemi evitare plurima

duplicazione del file per inserimento nei singoli DV

razionalizzare la procedura esistente evitando doppia imputazione dei dati (convoca + PRC)

mantenere le impostazioni grafiche connesse alla corrispondenza istituzionale

ridurre i programmi da attivare per il completamento dell’intera procedura

Soluzione individuato il PRC come unico

programma per composizione/-spedizione/inserimento automa-tico nei DV delle convocazioni

definito standard per le diverse tipologie di lettere (sedute ordinarie, consultazioni, incontri, audizioni, sopralluoghi e relative integrazioni)

modificate le impostazioni del PRC con macro specifica per le impostazioni grafiche

e con pulsante per spedizione diretta via e-mail da PRC

mantenuta possibilità di inserimento manuale nel DV per lettere extra standard

consultazioniCaratteristiche

Cartella di DV contenente

le lettere di richiesta autorizzazione e di invito ai soggetti esterni,

gli elenchi relativi ai soggetti invitati, ai soggetti partecipanti, ai soggetti che hanno offerto contributi scritti o verbali

Consente informazione di base immediata sulla portata della normativa

Files generalmente archiviati in locale sui computer delle segreterie operative, in parte presenti su Infocommissioni. Per DDL 7134 informazioni recuperate dalla precedente legislatura

consultazioni

Problemi

Operare scelta tra l’inserimento nel DV della lettera con firma autografa (immagine da scanner) oppure del file .doc privo di firma ma completato con l’indicazione dei dati ufficiali di protocollo

Soluzione

Per tutti i documenti formato lettera sono archiviati i files .doc completi con i dati di protocollo

Caratteristiche

Cartella di DV che racchiude il cuore dell’istruttoria legislativa in Commissione

suddivisa per macro tipologie di documenti spesso in formato ipertestuale

Documenti difficilmente standardizzabili

con variabili che dipendono dalla tipologia della proposta legislativa

Documenti presenti anche su Infocommissioni

Documenti di lavoro

problemi

progetti concorrenti (tema trasversale vale anche per DATI DI ITER)evitare la duplicazione manuale di files interagenti su

più testidifficoltà data dalla variabile fase di iter in cui si

possono innestare percorsi paralleli

Definizione del programma fonte (DV o Infocommissioni) a cui imputare i dati con travaso automatico dei documenti come per le lettere di convocazione

Documenti di lavoro

Documenti di lavoro ddl 7134

Analisi dei nodi critici

Quadro normativo di riferimento

Analisi memorie consultati

Simulazione testi ex ante

Studi e approfondimenti

tematici

Quadro normativo di riferimentonome file 7134quanorm

Caratteristiche

Contiene la base di conoscenza necessaria per l’istruttoriadal livello comunitario a quello regionale

composto da un indice in formato ipertestuale e da una sintesi ragionata della normativa statale e regionale. Di seguito, nel medesimo file, è riportata la normativa, per estratto o in forma integrale secondo il caso

per la normativa del Piemonte il riferimento è costituito dalla banca dati Arianna

i restanti testi sono estrapolati da banche dati esterne

Problemi il link alle banche dati

esterne non possono essere diretti

i testi devono essere estratti e sono generalmente in formato .txt

la stampa cartacea restituisce un testo graficamente apprezzabile,

mentre la visualizzazione del file txt evidenzia problemi di chiarezza di lettura

Soluzione Creata una macro

specifica che in sequenza svolge operazioni di abbellimento grafico modifica carattere, giustifica testo, elimina gli a capo inutili

ed obbliga al salvataggio del file nel formato .doc

7134quanorm

Analisi dei nodi criticinome file 7134annodi

Caratteristiche elenca, argomentale, le criticità riscontrate dagli uffici

nella valutazione del progetto di legge sotto il profilo: formale in relazione alle regole di tecniche legislative sostanziale in rapporto alle pertinenti leggi statali e

regionali

evidenzia la coerenza del livello gerarchico della fonte assunta, e suggerisce un tema da approfondire: aggiornamento dei rinvii esterni in articoli della legge radice non toccati dalla proposta di modifica

documento di lavoro in formato ipertestuale con quattro allegati navigabili inseriti in files separati.

7134annodi

Problemi

nessuno in particolare

Analisi memorie dei consultatinome file 7134anmemo

Caratteristiche

pone a paragone la singola partizione del progetto di legge (lettera, comma, articolo) con le osservazioni espresse dai consultati sulla partizione selezionata

le osservazioni sono elaborate dagli uffici in forma sintetica con assunzione di responsabilità in ordine all’interpretazione del pensiero reso da soggetti esterni

documento di lavoro formattato a colonne: tre nel primo documento di lavoro, cinque nel secondo

Problemi

Emergono in relazione ai casi complessi (oltre le quattro colonne)

Sono principalmente connessi all’utilizzo di un software non specifico per il trattamento dei testi a colonna

Per esigenze di manovrabilità sono spesso disarticolati su più files in fase di predisposizione

L’operazione di ricucitura dei files al termine dell’elaborazione può comportare la necessità di procedere a riallineamenti nei formati delle colonne

Va migliorata la visualizzazione in linea dei testi in formato cartaceo A3

Soluzione

È stato sperimentato l’utilizzo del software di Excell

Limite costituito dalla minore familiarità del linguaggio

Può costituire soluzione alternativa a word per i casi di colonne plurime oltre il formato A4 giacchè il sistema consente di mantenere allineate le colonne con stampa “a libro”

7134anmemo

Simulazione di testo coordinato ex antenome file 7134exante

Caratteristiche

Elaborazioni che consentono una lettura coordinata della legge radice con le modifiche proposte

Le simulazioni possono essere svolte in varie fasi dell’iter istruttorio

Nel caso in esame il primo documento considera le modifiche proposte con il ddl 134, il secondo contempla anche le modifiche derivanti dai progetti concorrenti e dagli emendamenti proposti durante il dibattito

7134exante

Problemi

Nessuno in particolare

L’identificazione della modifica avviene tramite apici e marcatori come per BD Arianna

Per i casi complessi la possibilità di abbinare il nominativo del proponente ad uno specifico colore semplifica le annotazioni con vantaggi rispetto alla produzione cartacea che necessità di stampanti a colori

Studi e approfondimenti tematicinome file 7134studi

Caratteristiche

E’ la parte di DV in cui trovano collocazione i documenti di lavoro che esulano dai modelli predefiniti. E’ il cassettino delle variabili

Nel caso in esame il documento racchiude elaborazioni utili all’istruttoria in aula del testo unificato licenziato dalla Commissione con tavole di raffronto dei punteggi assegnabili agli aspiranti assegnatari

7134studi

Problemi

Nessuno in particolare

Emendamenti in sede di Commissionenome file 7134eme

Caratteristiche

Contiene gli emendamenti approvati durante il dibattito

strutturato in un unico file, organizzato per seduta di votazione

la numerazione degli emendamenti considera l’articolo di riferimento e, a seguire, il numero progressivo di inserimento

nome file 7134eme

Problemi

Nessuno in particolare

Lettera di licenziamentoTesto licenziatoRelazione di accompagnamento

Ultimi documenti presenti nel DV 7134

costituiscono la fase finale dell’esame di Commissione

La lettera riporta l’indicazione delle votazioni ed è inserita con le caratteristiche definite per le lettere

Per il testo e la relazione di accompagnamento il sistema DV attinge i dati direttamente dalla BD Arianna

Considerazioni finali

Cosa cambia nel lavoro quotidiano? Nulla per quanto attiene al pensato Qualcosa sotto il profilo organizzativo, più guidato

tramite schemi predefiniti

Quali le difficoltà? Come per tutte le novità, la fase di prima

applicazione comporta un aggravio di lavoro, che risulta comunque contenuto per la consolidata abitudine all’utilizzo del supporto informatico

A prescindere dalle valutazioni positive già ampiamente espresse

Quali i vantaggi per gli uffici? Immediata disponibilità dei dati da qualunque punto d’accesso a qualunque ora e per tutte le fasi dell’iter legislativo