Dok alused

Dokumenteerimise alused

Ator: Kristi ViisimaaDokumenteerise alused 2015

SISUKORD

SISUKORD................................................................................................................ 1

DOKUMENDI MÄÄRATLUS...............................................................................2

DOKUMENDI OMADUSED.................................................................................3

DOKUMENDISÜSTEEM......................................................................................4

DOKUMENDI VORMING JA ELEMENDID...................................................5

AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID.......................................................7

DOKUMENDI METAANDMED.......................................................................10

ÕIGUSLIK KESKKOND JA DOKUMENTATSIOONI KVALITEET......11

ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS...............................................13

Kristi Viisimaa Dokumenteerimise alused 2015

1

DOKUMENDI MÄÄRATLUS

Dokument < lad documentum tähendab tõendust, tõestust, asitõendit.

Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab seda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentidele. Dokumendid on organisatsiooni mälu. Informatsioon dokumentidel peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olema kättesaadav ning kasutatav. Seda on võimalik korraldada hästi korraldatud dokumendisüsteemi abil - asjaajamise tähtsus organisatsioonis.

DOKUMENT- on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Tavaliselt dokument luuakse elektroonselt, kuid edasiseks kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile.

Dokumendid (records) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.

Dokumendi väärtust hinnatakse kahe peamise kriteeriumi alusel: Tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada funktsioonide täitmist või

tehingute läbiviimist.Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne ja usaldusväärne. Dokumenti peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul;

Teabeväärtus on dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms.kohta.

Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist.

1. planeerimine2. loomine või saamine3. töötlemine4. indekseerimine5. liigitamine6. säilitustähtaja määramine7. dokumendi kasutamine – juurdepääsu

tagamine või mitte8. hävitamine9. säilitamine.

Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid: aktiivse = asjaajamisperiood (1 aasta või õppeaasta) poolaktiivse – max. 2 aastat passiivse – dokumendid hoiul organisatsioono arhiivihoidlas kuni üleandmiseni

arhiiviasutusele.


2

DOKUMENDI OMADUSED

Dokumendi omadused on: Andmekandja – füüsiline omadus. Andmekandjateks on olnud eri aegadel kivi,

savi, papüürus, riie, foto, film, arvuti kõvaketas Sisu – millest dokument kõneleb, sündmused ja faktid Dokumendi tüüp – tekstidokument, foto, video jne Vorming – viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud st. paigutatud

paberil või esitatud faili siseselt Vormielemedid – dokumentidel asuvad kindlad elemendid (nt.kuupäev,

pealkiri, allkiri jne) Dokumendi liik – tuleneb sisu esitamise viisist (kiri, protokoll, memo, CV,

avaldus jne) Autentsus – mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha (allkiri, pitser) Usaldatavus – dokument on loodu pädeva isiku poolt ja tavapäraste

vomielementidega; Terviklikus – dokument on täielik ja seda pole muudetud. Kasutatavus – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha

elukäigu, mis tahed tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Isikud – iga dokument on seotud eri isiku või isikutega (autor, adressaat,

koostaja, kasutaja dokumendisüsteemi haldur jt) Metaandmed – andmed andmete kohta (sisu, loojast)

Mõisted asjaajamine ja dokumendihaldus kasutatakse paralleelselt.

Arhiiviseadusest tulnev mõiste:Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni.

Dokumendihalduse tegevusstandardis on kirjas:Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb dokumetide loomise, saamise, alahoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõendusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alahoidmisega.

Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi tere ema elukäigu. Asjaajamise eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüsteemi abil.

Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.


3

DOKUMENDISÜSTEEM

Dokumendisüsteemi moodustavad1. organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid2. dokumendihalduse toimingud- asjajamiskord- dokumentide loetelu- tööprotsessi kirjeldused- arhivaalide loetelu- ohuplaan.3. elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) ehk digitaalsete

dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus võimldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) on asjaajamise korraldamiseks kasutatav infotehnoloogiline süsteem, mis hõlmab kõiki dokumendi elukäigu erinevatel eluetappidel tehtavaid toiminguid.

asutustevahelist dokumendivahetust dokumendi ettevalmistamist ja vormistamist vastavalt kehtestatud

vorminõuetele kooskõlastamist registreemisest, sõltumata dokumendi kandjast allkirjastamist teatavakstegemist ja edastamist avalikustamist arhiveerimist kehtestatatud juurdepääsuõiguste kasutamist otsimist lihtsat ja kiiret juurdepääsu dokumentidele seostamist teiste dokumentidega hävitamist tööülesannete edastamist meeldetuletusi kalenderplaanide koostamist dokumendiga süsteemis tehtud toimingute kindlakstegemist, toimingute

tegemise aega, toiminguid teostanud isikuid jne.

Eesti avalikus sektoris kasutatvatest dokumendihaldustarkvarades on enamlevinud Postipoiss, Amphora ja WebDesktop.

4. süsteemi kasutajad ehk dokumentide haldamises osalevad inimesed. Kasutaja on isik, kes puutub kokku dokumentidega ja sooritab nendega toiminguid, vaatab või haldab neid. Kasutajateks on:

- organisatsiooni juhtkond- kõik töötajad, kes dokumente loovad, menetlevad, kasutavad- huvilised, kes vaatavad dokumente veebis.

Dokumendihaldust ja arhiivindust Eestis koordineerib Riigikantselei www.riigikantselei.ee


4

http://www.riigikantselei.ee/

https://www.amphora.ee/%00%E5%A1%B9%EF%92%81%E1%B4%BB%E4%A1%BF%E2%B2%AF%E5%B6%82%E8%97%84%E6%8C%A7%00%00%EA%AE%A5

DOKUMENDI VORMING JA ELEMENDID

Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Paberdokumendi vormingu määrab vormielementide paigutus paberil.Digitaaldokumentidel tähendab vorming andmefaili sisemist ülesehitust

Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele (pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne).

Dokumendi elementide koosseis sõltub dokumendiliigist.

Elemendid on dokumendi vorminõuded ning need on traditsioonilise paberdokumendi puhul seotud dokumendiplangiga. Kõige üldisemad on üldplank ja kirjaplank. Üldplangi alusel koostatakse dokumendiliigiplangid

Tabel1. Üldplangi ja kirjaplangi väljad.

Üldplank KirjaplankKirjapeaväli Kirjapeaväli

AdressaadiväiViiteväli

Dokumendiliigi nimetuse kohtKoostamise kohtKuupäev, number, kinnitusmärge

Kuupäeva ja indeksiväli

Sõnumiväli SõnumiväliKontaktandmete väli

Dokumendiplangil esitatakse dokumendi elementide paigutus, mis määrab ära dokumentide kujunduse. Osa elementide olemasolu nagu allkiri, pitsat, indeks on dokumendi autentsuse ja usaldusväärsuse tõestuseks.

Dokumendid vormistatakse üldjuhul paberiformaadil A4 (210x297 mm). Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.


5

Dokumendi elemendid – ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu

Veerised:Ülemine veeris – 1,2 cmAlumine veeris – 1,2 cmVasak veeris - 3,0 cmParem veeris – 1,5 cm

Näide 1. Kirjaplangi näidivorming Näide 2. Ettevõte kirjaplank

Näide 3.Ettevõte üldplank


6

AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID

1. Autor – on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.Kirja autoriks võib olla: - organisatsioon AS ÄPU- organisatsiooni allüksus AS Kask

Haldusosakond- ametiisik Notar

Reet Rõõmus- füüsiline isik Juta TammElemendi kuulumine kirja vormingusse on kohustuslik. Asukoht: kirjapeavälja

2. Logo/vappLogo on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund. Asukoht: kirjapeaväljalVapi kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast ja heraldikareeglitest. Asukoht: kirjapeaväljal

3. Kasutusmärge – on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel

Asukoht: suurtähtedega adressaadi kohal - kiri isiklikuks kasutuseks ISIKLIK- kiiret menetlemist vajav kiri KIIRE- muu kasutusviis ÄRISALADUS, MITTEAMETLIK TÕLGE

4. Adressaat – on organisatsioon või isik, kellele kiri suunatakse. Kirja adressaadiks võib olla füüsiline isik Reet Hunt- ametiisik Reet Hunt

Juhatuse liigeKirja adresseerimisel ametiisikule on soovitatav märkida adressaadi koosseisud organisatsiooni nimetus. Reet Hunt

AS ÄPURaamatupidamiseosakond

Asukoht: adressaadiväljal, esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast.

5. Pealkiri – on kirja sisule antud nimetus. Vormistatakse nimetavas käändes ja punktita lõpus., avab dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi, lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumist, on kohustuslik kõikidel dokumentidel (v.a õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused, tõendid, õiendid, teatised jms. Asukoht: vormistatakse enne teksti, umbes 9,5 cm lehe ülasservast. Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega: AVALDUS; GARANTIIKIRI; SOOVITUSKIRI; TEATIS, TÕEND, VOLIKIRI, ÕIEND jne.

6. Tekst – on kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. Tekstil on kolm alamelementi:

- pöördumine Austatud härra professor, Lugupeetud proua Rebane - sisu tuleb kavandada adressaadi seisukohast lähtudes- lõputervitus Austusega, Lugupidamisega, Tervitades

NB! Ühe dokumendi puhul võiks kõikide naaberelementide vahekaugus olla ühesugune, st pika teksti korral valime elementide vahekauguseks kaks rida, lühema dokumendi puhul maksimaalselt neli rida.


7

7. Allkiri – on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Omakäeline allkiri kirjutatakse loetavalt ja koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest. Digitaalselt allkirjastaval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt. Omakäelise allkirja asukoht pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel.Näide: (allkirjastatud digitaalselt)

Rain RebaneJuhatuse esimees

8. Allkirjastaja – on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat. Näide: Kadri Kikas

AS TOOLPersonaliosakonnajuhataja

Asukoht: kolm kuni viis põhireavahet pärast teksti allkirja all

9. Lisamärge - on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseksNäide: Lisa: 6 lehel 2 eksAsukoht: 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool

10.Lisaadressaat – on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks.Näide: Teadmiseks: Eesti Pank, Koopia: Sampo pankAsukoht: 2-4 rida allpool allkirjastajat või lisamärget.(võib ka lisamärke kõrvale)

11.Koostaja – on kirja kavandi ettevalmistanud isikNäide: Reet Rebane 652 4854

E-post: [email protected] Asukoht: alati kontaktandmete välja kohal vasakul.

12.Seosviit – on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Näide: Teie 20.10.2008 nr 4-1/45Asukoht: viiteväljal, adressaadi esimese reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm

kaugusel plangi vasakust veerisest peale sõna Teie.

13.Kuupäev – on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteeritud. Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras –päev, kuu ja aasta.Näide: 05.11.2008, 4 detsember 2008Asukoht: adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest.

14.Viit – on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumentatsioonis.Näide: 4-12/313, 4-tegevusuuna tähis, 12-on sarja järjekorranumber, 313-kirja järjekorranumber dokumendiregistris.Asukoht: alati kuupäeva järel ja seosviida all. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe, st viit vormistatakse samal kõrgusel adressaadi kolmanda reaga.


8

mailto:[email protected]

Näide 4. Ametikirja vorminguelementide paigutus kirjaplangil


9

DOKUMENDI METAANDMED

Dokumendi metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta.

Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest.

Tuntumad metaandmed on nn registreerimisandmed – andmed, mis asutuse dokumentide kohta märgitakse registreerimisraamatusse või arvutiprogrammi.

Lisaks registreerimisandmetele võib dokumentide haldamise käigus tekkida nende kohta hulk muid andmeid, mis samuti jäädvustatakse. Eriti rikkalikud on metaandmete poolest elektroonilised süsteemid, kus automaatselt jäädvustatakse kõik dokumentide edastamise, vaatamise, muutmise ja muud juhtumid.

Metaandmete olemusMetaandmete haldamine on dokumendihalduse lahutamatu osa – metaandmed on andmed, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu

Dokumendihalduse toimimise jaoks on metaandmete loomine ja kasutamine möödapääsmatu — dokumendihalduse põhilised instrumendid (nt liigitusskeem, dokumendiregister, säilitamise ajakava jt) on juba oma sisult metaandmed ja samas hallatakse nende abil omakorda dokumentide ja nende kogumite metaandmeid.

Metaandmete tähtsus metaandmed kaitsevad dokumente kui tõendust, tagavad neile juurdepääsu ja

nende kasutatavuse läbi aja; kergendavad dokumentidest arusaamist; toetavad ja tagavad dokumentide tõendusväärtust; aitavad kaasa dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse ja tervikluse

tagamisele; toetavad ja haldavad juurdepääsu, selle piiranguid ja õigusi; võimaldavad dokumente tõhusalt kätte saada; toetavad erinevates tehnilistes ja tegevuskeskkondades loodud dokumentide koostalitlusvõime strateegiaid; esitavad loogilisi seoseid dokumentide ja nende loomiskonteksti vahel ning haldavad neid struktureeritult, usaldusväärselt ja läbimõeldult; toetavad digitaaldokumentide loomise tehnilise keskkonna määratlemist ja

tehnilise keskkonna haldamist, milles dokumente hoitakse, võimaldades autentsete dokumentide taaskasutust, nii kaua kui neid on vaja; toetavad tõhusat ja edukat dokumentide migreerimist ühest keskkonnast või arvutiplatvormilt teisele või mis tahes muud säilitamise strateegiat. Metaandmetega tagatakse dokumentide autentsust, usaldusväärsust ja

terviklikkust.


10

ÕIGUSLIK KESKKOND JA DOKUMENTATSIOONI KVALITEET

Dokumentide tähtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist:- riiklike dokumendihalduse normdokumentidega (seadused, Vabariigi

Valitsuse määrused ja standardid)- Riigikantselei juhendmaterjalidega

ja- Rahvusarhiivi juhistega

SEADUSED:Seadus on kõrgeima riigivõimuorgani normatiivakt, millel on riigi teiste õigusaktide suhtes kõrgeim õigusjõud.

DOKUMENDIHALDUS INFOSÜSTEEMIDArhiiviseadus Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Avaliku teabe seadusDigitaalallkirja seadus Digitaalallkirja seadusMärgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus,

Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus,

Andmekogude seadus Elektroonilise side seadusHaldusmenetluse seadus Julgeolekuasutuste seadusKeeleseadus Riikliku statistika seadus Isikuandmete kaitse seadus Isikuandmete kaitse seadusVabariigi Valitsuse seadus Riigihangete seadusRiigivapiseadus

Seaduse täitmisel peavad avalik-õiguslikud isikud ja eraõiguslikud isikud, kes osutavad avalikku teenust, arvestama, et kõik mis ei ole lubatud, on keelatud. Eraõiguslikele isikutele kehtib aga põhimõte: kõik mis pole keelatud, on lubatud

MÄÄRUSED:Määrus on seaduse alusel selle rakendamiseks ja täitmiseks vastu võetud õigustloov akt. Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

DOKUMENDIHALDUS INFOSÜSTEEMIDAsjaajamiskorra ühtsed alused Riigi infosüsteemi haldussüsteemArhiivieeskiri Infosüsteemide andmevahetuskiht.

Klassifikaatorite süsteemAadressiandmete süsteemVolituste andmine geodeetilise süsteemi kehtestamiseksInfosüsteemide turvameetmete süsteem


11

https://www.riigiteataja.ee/akt/129122011229

https://www.riigiteataja.ee/akt/840660?leiaKehtiv







STANDARD – on üldiseks ja korduvaks kasutamiseks standardorganisatsiooni poolt vastu võetud dokument, mis sisaldab tehnospetsifikaate või juhiseid selle tulemuste kohta ning mille kasutamine on vabatahtlik, kui tehnilises vormis ei ole nähtud teisiti.

Eesti standardite tähiseks on EVS. Rahvusvaheline standardiorganisatsioon on ISO

EVS-ISO 15489:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus

Eesti infotehnoloogia standardid

http://www.riso.ee/et/it-standardimine/eesti-infotehnoloogia-standardid

Dokumentatsiooni kvaliteet dokumentatsiooni mahud, dokumentide täitmise täpsus Töövõtja poolt, dokumentatsiooni tähtajaline esitamine Töövõtja poolt kliendi normatiivdokumentide tundmine ja nendega arvestamine ………………………

Eri tootjate paigaldusprotsess ja dokumentatsiooni kvaliteeton väga erinev, seega administraatorite poolne testimine ja harjutamine on väga vajalik.

Dokumentatsioon:1. Süsteemi tehniline spetsifikatsioon - kirjeldab üleantavata süsteemi, seadmete ja kommunikatsioonide funktsionaalsust ning tehnilisi parameetreid. Spetsifikatsioon koosneb kolmest alamdokumendist: a. Nõuded - dokument, kus on kirjeldatud nii funktsionaalsed kui ka mittefunktsionaalsed nõuded IS’le. Dokument on vajalik süsteemi kvaliteedi tagamiseks. b. Kasutuslood - dokument, kus on kirjeldatud kasutaja ja infosüsteemi toiminguid ning selle dokumendi lisaks on ekraanikuvad ja kasutajale e-kirjaga saadetavad teated. c. Süsteemi disain - dokument, kus on süsteemi üldine arhitektuur ja andmemudeli kirjeldus.2. Kasutusjuhend - detailne süsteemi kasutusjuhend. Sisaldab detailseid protsesside kirjeldusi ja sammude kirjeldusi. Aluseks koolituste läbiviimiseks ja abivahend süsteemi kasutamisel3. Paigaldusjuhend - dokument kus on kirjas protseduuride nimekiri, kataloogid ja skeemid, mida infosüsteemis kasutatakse ning paigaldamisel, haldamisel ja taastamisel vajalike tegevuste kirjeldused.4. Raamistik - raamistiku dokumentatsiooni täiendus vastavalt tekkinud muudatustele.5. Siirdeplaan - luua süsteemi siirdeplaan mis sisaldab andmemudeli kirjeldust vastavalt tehtud muudatustele.


12

http://www.riso.ee/et/it-standardimine/eesti-infotehnoloogia-standardid

ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS

Ettevõtte juhtimisel, otsuste tegemisel ja töö korraldamisel kasutatakse suurel hulgal informatsiooni, mis on talletatud elektroonilisel kujul.

Elektrooniline dokumendihaldus tagab info ja sellel põhinevate dokumentidega töötamise võimaluse ning dokumentide säilivuse ja konfidentsiaalsuse

Kõik ettevalmistatavad ja valmis dokumendid paiknevad süstematiseeritult ühises dokumendihoidlas, mis asub keksserveris. Dokumentide kasutamise kord on ära toodud organisatsiooni asjaajamisjuhendis.

Toimiv elektrooniline dokumendihaldus kindlustab vajalikud väljundid paberdokumentide kujul vajalikud elektroonilised dokumendid korrastatud registreerimisemärkmed dokumendi valmimise (allakirjutamise),

väljastamise ja saabumise kohta dokumendi ettevalmistamise käigus koostatud tekstide säilitamise, nende

koostamise käigu jälgitavuse (dokumendi ettevalmistamise ajalugu) andmed dokumendi kasutamise kohta (dokumendi ajalugu) kõik eelnimetatud andmed saabunud dokumendi kohta dokumentidevaheliste seoste jälgimine

Elektrooniline dokumendihaldus annab igale töötajale võimaluse kasutada just neid dokumente, mida tal läheb tarvis oma töö tegemiseks. Erinevalt paberlikust asjaajamisest, milles suutsid vabalt orienteeruda ainult kogenud sekretärid ja asjaajajad. Elektrooniline dokumentide haldamine võimaldab otsida ja leida vajalikku igal töötajal iseseisvalt. See kiirendab oluliselt kõikide tööde kulgu ja muudab dokumentide haldamise lihtsamaks.

Elektrooniline dokumendihaldus annab võimaluse otsida tekste ja dokumente ka täisteksti otsingut rakendades, st ükskõik milliste tekstis sisalduvate sõnade ja sõnaühendite järgi. Dokumente on võimalik omavahel seostada, seosed salvestatakse ja hiljem on võimalik nende abil algdokumendini jõuda ning kogu antud protsessi puudutavat infot korraga vaadelda.

Dokumendi ettevalmistamise käigus võivad dokumentidesse viia sisse täiendusi ja parandusi mitte ainult dokumendi koostamist alustanud töötaja, vaid ka tema kolleegid ja ülemused. Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab dokumendi alguse ning järgnevate parandatud ja täiendatud variantide korrapärase salvestamise.Kui dokumendi koostamisega jõutakse niikaugele, et see kirjutatakse alla ja see hakkab kehtima või/ja saadetakse välja, tuleb järgnev paranduste ja täienduste sisseviimine sellesse teksti ära hoida. See saavutatakse dokumendi lukustamise abil. Kui on vaja teha täiendavaid muudatusi, tuleb koostada uus dokument.

Interneti kiire levik võimaldab koostada dokumente ja nendega ka väljaspool organisatsiooni ja arvutivõrku asudes töötada.


13

Vaieldamatult lihtsustab ja kiirendab korralik elektrooniline dokumendihaldus dokumendi valmimist, dokumendiringlust, informatsiooni kättesaadavust. Avaliku sektori asutustes ja organisatsioonides rakendatakse kõikjal elektroonilist dokumendihaldust, seeläbi tagatakse riigihalduse ühtsus ja kooskõlastatud tegevus.

EDHS kasutajad:Vaatleja: saab dokumente ainult avada ja lugeda, ta ei saa dokumente registreerida, edastada, muuta.Kasutaja: töötab dokumentidega; saab neid algatada, registreerida, edastada, kooskõlastada, saab osaleda protsessidesAdministraator: häälestab süsteemi vastavalt organisatsiooni funktsioonidele, asjaajamiskorrale ja dokumentide loetelule, kontrollib, parandab dokumente, kustutab jne

Dokumendivahetuskeskus (DVK) on erinevatele dokumendihaldussüsteemidele ja muudele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine keskset dokumendivahetuse teenust pakkuv infosüsteem.

Dokumendivahetuskeskus (DVK) osutab erinevate elektrooniliste dokumentide edastamise teenust avaliku sektori asutustele.

Tuntumad dokumendivahetuskeskkonnad: PostiPoiss Amphora WebDesktop Kodanikuportaal → Riigiportaal LiveLink SharePoint DHS GoPro UCM


14


15

Documents

Dok alused