DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD ...€¦ · MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FORMULARIO 04 MAPEO DE PROCESOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

LA PAZ – BOLIVIA 2018

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS


Índice MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................. 4

INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES ............................................................................ 9

PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................................. 13

Contratar bienes y servicios de Bs1 hasta Bs50.000 bajo la modalidad de Contratación Menor.

DGAA 01-01-01 .................................................................................................................................. 14

Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs50.000 hasta Bs1.000.000 en la modalidad de Apoyo

Nacional a la Producción y Empleo (ANPE). DGAA 01-01-02 ........................................................ 25

Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs1.000.000 en la modalidad de Licitación Pública

(LP). DGAA 01-01-03 ........................................................................................................................ 37

Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación por Excepción. DGAA 01-01-04 ....... 51

Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación Directa. DGAA 01-01-05 .................. 54

Recepcionar, registrar, codificar y salvaguardar los Activos Fijos muebles e inmuebles del MEFP.

DGAA 01-02-01 ................................................................................................................................ 11

Gestionar el Derecho Propietario de los inmuebles, vehículos y líneas telefónicas del MEFP. DGAA

01-02-02 .............................................................................................................................................. 15

Asegurar los Bienes Muebles e Inmuebles del MEFP. DGAA 01-02-03............................................ 18

Efectuar la asignación y devolución de Activos Fijos Muebles , Instalaciones y Ambientes DGAA

01-02-04 .............................................................................................................................................. 21

Realizar el traslado de Bienes Muebles. DGAA 01-02-05 .................................................................. 24

Realizar la Salida Temporal de Equipos de Computación y Muebles. DGAA 01-02-06.................... 29

Realizar la disposición temporal de bienes muebles o inmuebles bajo la modalidad de préstamo o

comodato. DGAA 01-03-01 ................................................................................................................ 33

Enajenar a Título Gratuito Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia entre Entidades

Públicas o Donación para Disposición Definitiva. DGAA 01-03-02 .................................................. 39

Enajenar a Título Oneroso Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia entre Entidades

Públicas y/o Privadas bajo la modalidad de Remate para Disposición Definitiva. DGAA 01-03-03 48

Efectuar la Permuta entre Entidades Públicas para la Disposición Definitiva de Bienes muebles o

inmuebles. DGAA 01-03-04 ............................................................................................................... 60

Determinar la Baja y Reposición de Bienes por causal de hurto, robo, siniestro o pérdida fortuita.

DGAA 01-03-05 ................................................................................................................................ 70

Determinar la Baja de Bienes por Alteraciones o Deterioros para la baja contable y en el sistema.

DGAA 01-03-06 ................................................................................................................................ 75

Recepcionar, e ingresar los bienes de consumo (materiales y suministros). DGAA 01-04-01 ........... 79

Ejecutar las solicitudes de salida de bienes de consumo (materiales y suministros). DGAA 01-04-

02 ......................................................................................................................................................... 82

Realizar Estado de Movimientos de Activos Fijos e Inventario Existencias o Almacenes. DGAA

01-05-01 .............................................................................................................................................. 85

Realizar la toma de Inventario de Activos Fijos y Almacenes del MEFP. DGAA 01-05-02 ............. 89

Realizar el mantenimiento y/o reparación del Sistema Eléctrico, Hidrosanitario, Muebles e

Inmuebles. DGAA 01-06-01 .............................................................................................................. 94

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS


Gestionar y verificar el mantenimiento y/o reparación de vehículos del MEFP. DGAA 01-07-01 .. 106

Gestionar y verificar el mantenimiento preventivo programado (según Plan de mantenimiento) y/o

reparación de máquinas y equipos. DGAA 01-07-02 ...................................................................... 109

Procesar solicitudes de pago por Servicios Básicos y Recurrentes. DGAA 01-07-03 ..................... 112

Analizar, y/o diseñar o rediseñar la estructura organizacional del MEFP, en coordinación con las

diferentes áreas y/o unidades del Ministerio. DGAA 02-01-01 ........................................................ 116

Efectuar el análisis coyuntural y/o rediseño organizacional en coordinación con las áreas y/o

unidades involucradas del MEFP. DGAA 02-01-02 ......................................................................... 123

Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF) y/o el Manual de Procesos y

Procedimientos (MPP) en coordinación con las áreas y/o unidades organizacionales del MEFP.

DGAA 02-01-03 ................................................................................................................................ 129

Implantar el Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio. DGAA 02-01-04 ....................... 135

Apoyar en la actualización y/o adecuación de los Reglamentos Específicos de los Sistemas de

Administración de Bienes y Servicios (SABS), Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),

Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros

reglamentos internos a requerimiento. DGAA 02-02-01 ................................................................. 139

Difundir los Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración de Bienes y Servicios

(SABS), Oorganización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),

Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos internos aprobados en el

Ministerio. DGAA 02-02-02 ............................................................................................................ 144

MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO N°4

LA PAZ - BOLIVIA

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS



FORMULARIO

04

MAPEO DE

PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA

UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA

CÓDIGO

PROCESO

PROCESOS

CÓDIGO

OPERACIÓN

OPERACIONES

CÓDIGO

PROCED.

PROCEDIMIENTOS

DGAA 01

Aplicar el Sistema de

Administración de

Bienes y Servicios

DGAA

01-01

Contratación de

Bienes y

Servicios en las

diferentes

modalidades

DGAA

01-01-01

Contratar bienes y servicios de Bs1 hasta Bs50.000 bajo

la modalidad de Contratación Menor.

DGAA

01-01-02

Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs50.000

hasta Bs1.000.000 en la modalidad de Apoyo Nacional a

la Producción y Empleo (ANPE).

DGAA

01-01-03

Contratar bienes, obras y servicios mayores a

Bs1.000.000 en adelante en la modalidad de Licitación

Pública (LP).

DGAA

01-01-04

Contratar bienes y servicios en la modalidad de

contratación por Excepción.

DGAA

01-01-05

Contratar bienes y servicios en la modalidad de

contratación por Directa.

DGAA

01-02

Manejo de bienes

muebles y/o

inmuebles.

DGAA

01-02-01

Recepcionar, registrar, codificar y salvaguardar los

Activos Fijos muebles e inmuebles del MEFP.

DGAA

01-02-02

Gestionar el Derecho Propietario de los inmuebles,

vehículos y líneas telefónicas del MEFP

DGAA

01-02-03 Asegurar los Bienes Muebles e Inmuebles del MEFP

DGAA

01-02-04

Efectuar la asignación y devolución de activos fijos

muebles, instalaciones y ambientes.

DGAA

01-02-05 Realizar el Traslado de Bienes Muebles.

DGAA

01-02-06 Realizar la salida temporal de equipos de computación y

muebles.


FORMULARIO

04

MAPEO DE

PROCESOS



DGAA UA

01-03

Disposición de

Bienes Muebles o

Inmuebles

DGAA

01-03-01

Realizar la disposición temporal de bienes muebles o

inmuebles bajo la modalidad de préstamo o comodato.

DGAA

01-03-02

Enajenar a título gratuito bienes muebles o inmuebles

mediante transferencia entre Entidades Públicas o

donación para disposición definitiva.

DGAA

01-03-03

Enajenar a título oneroso bienes muebles o inmuebles

mediante Transferencia entre entidades Públicas y/o

Privadas bajo la modalidad de remate para disposición

definitiva.

DGAA

01-03-04

Efectuar la permuta entre entidades públicas para la

disposición definitiva de bienes muebles o inmuebles.

DGAA

01-03-05

Determinar la baja y reposición de bienes por causal de

hurto, robo, siniestro o pérdida fortuita.

DGAA

01-03-06

Determinar la baja de bienes por alteraciones o deterioro

para la baja contable y en el sistema.

DGAA

01-04

Administración

de los bienes de

Consumo

DGAA

01-04-01

Recepcionar e ingresar los bienes de consumo (materiales

y suministros).

DGAA

01-04-02

Ejecutar las solicitudes de salida de bienes de consumo

(materiales y suministros).

DGAA

01-05

Elaboración del

Estado de

Movimientos de

Activos Fijos e

Inventario

Existencias o

Almacenes.

DGAA

01-05-01

Realizar el Estado de Movimientos de Activos Fijos e

Inventario Existencias o Almacenes.

DGAA

01-05-02

Realizar la toma de Inventario de Activos Fijos y

Almacenes del MEFP.

DGAA

01-06 Administración

de los Servicios DGAA

01-06-01

Realizar el mantenimiento y/o reparación del Sistema

Eléctrico, Hidrosanitario, Muebles e Inmuebles.


FORMULARIO

04

MAPEO DE

PROCESOS



Generales e

Infraestructura de

la Estructura

Central del

MEFP.

DGAA

01-06-02

Otorgar el servicio de impresión, empastado y/o

encuadernado.

DGAA

01-07

Administrar los

servicios básicos

y transporte

DGAA

01-07-01

Gestionar y verificar el mantenimiento y/o reparación de

vehículos de la Estructura Central del MEFP.

DGAA

01-07-02

Gestionar y verificar el mantenimiento preventivo

programado (según Plan de mantenimiento) y/o

reparación de máquinas y equipos.

DGAA

01-07-03

Procesar solicitudes de pago por servicios básicos y

recurrentes.

DGAA 02

Efectivizar el

funcionamiento del

Sistema de Organización

Administrativa, los

reglamentos específicos

de la Ley 1178 y otros

reglamentos internos en

coordinación con las

áreas y/o unidades

organizacionales del

MEFP.

DGAA

02-01

Operativización

del Análisis y/o

Diseño o

Rediseño

Organizacional en

el Ministerio de

Economía y

Finanzas

Públicas.

DGAA

02-01-01

Analizar, y/o diseñar o rediseñar la estructura

organizacional del MEFP, en coordinación con las

diferentes áreas y/o unidades del Ministerio.

DGAA

02-01-02

Efectuar el análisis coyuntural y/o rediseño

organizacional en coordinación con las áreas y/o

unidades involucradas del MEFP.

DGAA

02-01-03

Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización y

Funciones (MOF) y/o el Manual de Procesos y

Procedimientos (MPP) en coordinación con las áreas y/o

unidades organizacionales del MEFP.

DGAA

02-01-04 Implantar el Diseño o Rediseño Organizacional en el

Ministerio.

DGAA

02-02

Actualización y

monitoreo de los

Reglamentos

Específicos de la

Ley 1178 y otros

DGAA

02-02-01

Apoyar en la actualización y/o adecuación de los

Reglamentos Específicos de los Sistemas de

Administración de Bienes y Servicios (SABS),

Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),

Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de


FORMULARIO

04

MAPEO DE

PROCESOS



en coordinación

con las diferentes

áreas y/o unidades

organizacionales

involucradas.

Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos

internos a requerimiento.

DGAA

02-02-02

Difundir los Reglamentos Específicos de los Sistemas de

Administración de Bienes y Servicios (SABS),

Oorganización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),

Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de

Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos

internos aprobados en el Ministerio.

ELABORADO POR:

Álvaro Jorge Torrez Villarroel

RESPONSABLE DE ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS

Carlos Alberto Zeballos Abrego

RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO

DE BIENES

Víctor Hugo Soliz Cuentas

ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES

Nancy Marcela Bustillos Cruz

PROFESIONAL EN DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:

Elvis Guzmán Céspedes

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

ACTUALIZACIÓN N°: 1

FECHA DE APROBACIÓN

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES

FORMULARIO N° 5

LA PAZ - BOLIVIA


UNIDAD administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES


UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA

NOMBRE DEL PROCESO:

Aplicar el Sistema de Administración de Bienes y Servicios. CÓDIGO:

DGAA 01

OBJETIVO:

Sistema de Administración de Bienes y Servicios implementado para coadyuvar al cumplimiento de objetivos,

políticas y programas de las diferentes unidades organizacionales del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:

Unidad Administrativa (UA).

PRODUCTOS DEL PROCESO:

Bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría de las distintas unidades organizacionales

contratados oportunamente.

Manejo y Disposición de bienes muebles e inmuebles de manera eficiente y eficaz.

Requerimientos de materiales y suministros de las diferentes unidades organizacionales atendidos

oportunamente.

Requerimientos de servicios generales y servicios básicos de las distintas unidades organizacionales,

atendidas oportunamente.

OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO

CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLES PRODUCTO TIEMPO

DÍAS

DGAA

01-01

Contratación de

Bienes y Servicios en

las diferentes

modalidades.

Jefe (a) de la

Unidad

Administrativa –

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Bienes, obras, servicios generales y

servicios de consultoría, contratados

oportunamente , en la modalidad de:

-Contratación Menor.

-Apoyo Nacional a la Producción y

Empleo (ANPE).

- Licitación Pública.

- Contratación por Excepción.

- Contratación Directa.

Entre 1 y

70 días

Aprox. (en

relación a

la

modalidad)

DGAA 01-02

Manejo de Bienes

muebles y/o

inmuebles

Jefe (a) de la

Unidad

Administrativa –

Responsable de

Administración y

Manejo de Bienes

Bienes muebles e inmuebles

administrados de manera eficiente y

eficaz.

De 3 a 30

días

hábiles

aprox.

DGAA

01- 03

Disposición de

Bienes Muebles o

Inmuebles

Jefe (a ) de la

Unidad

Administrativa –

Responsable de

Administración y

Manejo de Bienes

Bienes muebles e inmuebles

dispuestos de manera eficiente y

eficaz.

De 30 a

90 días

aprox.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES

DGAA

01- 04

Administración de

los bienes de

Consumo

Jefe (a) de la

Unidad

Administrativa –

Encargado de

Almacén Central

Atención a las diferentes unidades

organizacionales requerimientos de

materiales y suministros.

De 2 a 5

días aprox.

(desde

ingreso a

almacén)

DGAA

01- 05

Elaboración del

Estado de

Movimientos de

Activos Fijos e

Inventario

Existencias o

Almacenes.

Jefe (a ) de la

Unidad

Administrativa –

Responsable de

Administración y

Manejo de Bienes

Reportes con información segura y

confiable para generar los Estados

Financieros Complementarios de la

entidad 35

Variable

Inventariación física de los activos

fijos y almacenes del MEFP

De 1 a 2

semanas

aprox.

DGAA 01-06

Administrar los

Servicios Generales e

Infraestructura de la

Estructura Central

del MEFP.

Jefe (a ) de la

Unidad

Administrativa –

Encargado de

Servicios

Generales

Requerimientos de servicios generales

de las distintas unidades

organizacionales, atendidas de manera

oportuna.

De 2 a 15

días

hábiles

aprox.

DGAA

01-07

Administrar los

Servicios Básicos y

Transporte

Jefe (a) de la

Unidad

Administrativa –

Encargado de

Servicios

Generales

Requerimientos de servicios básicos

de las distintas unidades

organizacionales, atendidas

oportunamente.

De 2 a15

días

hábiles

aprox.

TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO: Variable

ELABORADO POR: APROBADO POR: ACTUALIZACIÓN N°: 1

Álvaro Torrez Villarroel

RESPONSABLE DE

ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

Víctor Hugo Soliz Cuentas

ENCARGADO DE SERVICIOS

GENERALES


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

FECHA DE APROBACIÓN O

ACTUALIZACIÓN:

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES


UNIDAD ADMINISTRATIVA –UA

NOMBRE DEL PROCESO:

Efectivizar el funcionamiento del Sistema de Organización Administrativa, los

reglamentos específicos de la Ley 1178 y otros reglamentos internos en coordinación con

las áreas y/o unidades organizacionales del MEFP.

CÓDIGO:

DGAA 02

OBJETIVO:

Lograr que el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas cuente con una estructura organizacional que le permita

alcanzar sus objetivos, en función al nuevo rol del Estado Plurinacional, en el marco de lo establecido en la

Constitución Política del Estado.

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:

Dirección General de Asuntos Administrativos.

Unidad Administrativa- Desarrollo Organizacional.

Áreas y/o Unidades organizacionales de la entidad.

PRODUCTOS DEL PROCESO:

Estructura organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas adecuada al logro de objetivos.

Reglamentación interna actualizada en función a los requerimientos de la entidad.

OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO

CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLES PRODUCTO TIEMPO

DÍAS

DGAA

02-01

Operativización del

análisis y/o diseño o

rediseño organizacional

en el Ministerio de

Economía y Finanzas

Públicas.

Jefe (a ) de la

Unidad

Administrativa –

Profesional en

Desarrollo

Organizacional

Diseño o rediseño

organizacional aprobado.

De 60 a 90 días

aprox. por área

organizacional

DGAA

02-02

Actualización y

monitoreo de los

Reglamentos

Específicos de la Ley

1178 y otros en

coordinación con las

diferentes áreas y/o

unidades

organizacionales

involucradas

Jefe (a) de la

Unidad

Administrativa -

Profesional en

Desarrollo

Organizacional

Reglamentos Específicos y/o

reglamentos internos

actualizados, aprobados y

difundidos

30 días Aprox.

TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO: Variable

ELABORADO POR:


PROFESIONAL DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

ACTUALIZACIÓN N°:1

FECHA DE APROBACIÓN O

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO N°6



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Contratar bienes y servicios de Bs1 hasta Bs50.000 bajo la modalidad de Contratación Menor.

DGAA 01-01-01

CÓDIGO:

DGAA 01-01-01

OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:

Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría, ejecutados conjuntamente

con las unidades organizacionales, en la modalidad de Contratación Menor, para el cumplimiento del POA

Institucional.

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:

REQUISITOS

Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA.

Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a 20.000 (En

caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC).

Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes).

Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP.

Documento que respalde el precio referencial.

Especificaciones Técnicas refrendadas por el Servidor que elabora y su Inmediato Superior y del área

especializada.

Nota de Solicitud de inicio de proceso. En caso de servicios de consultoría, nota de solicitud con la aprobación del

Señor Ministro y cuadro de equivalencias aprobado.

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:

Instrumentos de formalización de la contratación.

Documentos de conformidad o disconformidad

Bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la

modalidad de Contratación Menor.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: de 2 a 25 días calendario aproximado

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Remite Nota Interna al Responsable del

Proceso de Contratación - RPA, solicitando

autorización de inicio de proceso de

contratación adjuntando los requisitos.

Unidad Solicitante Nota Interna

2

Verifica que la solitud cuente con los requisitos

necesarios y autoriza a la Unidad

Administrativa el inicio del proceso de

contratación del bien o servicio mediante

proveído en Hoja de Ruta. En caso de no contar

con los requisitos vuelve a la tarea 1.

RPA

3

Remite el proceso de contratación al

Responsable de Adquisición de Bienes y

Servicios.

Jefe de la Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

4

Asigna el código interno del proceso de

contratación en la Base de Datos de Compras y

designa al Técnico a cargo del proceso de

contratación.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

5

Elabora los siguientes documentos:

1. Cuadro de Selección de Proveedores

2. Nota de Adjudicación

3. Nota de Solicitud de Documentos para la

formalizacion de la contratación

Refrenda con V°B° los documentos.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Cuadro de Selección de

Proveedores.

Nota de Adjudicación.

Nota de Solicitud de

documentos para la

Formalizacion de la

Contratación.

6 Revisa y refrenda con V°B° los documentos y

remite al Jefe de la Unidad Administrativa.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

7 Revisa y refrenda con V°B° los documentos. Jefe de la Unidad

Administrativa

8

Revisa y firma la Nota de Adjudicación y la

Nota de Solicitud de Documentos para la

Formalizacion de la Contratación.

RPA

9 Remite al Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios el proceso. Jefe de la Unidad

Administrativa

10 Actualiza Base de Datos y deriva el proceso al

técnico correspondiente.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

11

Notifica al o los proponentes la Nota de

Adjudicación y Nota de Solicitud de

Documentos para la formalización de la

contratación mediante fax o correo electrónico.

Recepciona documentación.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

12 Remite a Profesional Jurídico o Técnico Legal

correspondiente.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

13

Cuando la formalización de la contratación sea

mediante Orden de Compra u Orden de Servicio

elabora cuadro de Verificación Legal de

Documentos pasa a la siguiente tarea.

Cuando la formalización de la contratación se

realiza mediante contrato elabora informe de

Profesional Jurídico

o Técnico Legal

Cuadro de verificación legal de

documentos.

Informe de Verificación Legal de

Documentos y Contrato(s).

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

verificación legal de Documentos y contrato

pasa a la tarea 22.

14 Remite al técnico de Adquisición de Bienes y

Servicios.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

15 Elabora Orden de Compra u Orden de Servicio

y refrenda con V°B°.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Orden de Compra u Orden de

Servicio

16 Revisa y refrenda con V°B° la Orden de

Compra u Orden de Servicio.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

17 Revisa y refrenda con V°B° la Orden de


Jefe de la Unidad

Administrativa

18 Revisa y firma la Orden de Compra u Orden de

Servicio. RPA


Bienes y Servicios.

Jefe de la Unidad

Administrativa



Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

21

Convoca al Proponente Adjudicado para que

suscriba la Orden de Compra/Servicio. Pasa a

la Tarea 26.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Formulario 400 (si corresponde).

Memorándum de designación de

Responsable de Recepción o

Comisión de Recepción.

22

Revisa el(los) contrato(s) y el Informe de

verificación de documentos, los cuales son

rubricados con VºBº.

Director(a) General

de Asuntos

Jurídicos

23 Suscribe el(los) contrato(s) y deriva a

Profesional Jurídico o Técnico Legal. RPA

24

Convoca al o los proveedor(es) para la

suscripción del o los contrato(s), quienes

suscriben.

Una vez formalizada la contratación, efectúa el

registro del contrato, orden de servicio u

compra, en el Sistema de Registro de Contratos

de la Contraloría General del Estado

Plurinacional según corresponda.


o Técnico Legal

Formulario de Registro en la

Contraloría.

25 Actualiza Base de Datos.

Deriva el proceso al técnico correspondiente.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

26

Realiza el registro del proceso de contratación

en el SICOES generando el formulario 400

cuando la contratación sea mayor a Bs.20.000,

00.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Memorandum de designación de

Comisión de Recepción o de

Responsable de Recepción.

Formulario 400.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Elabora Memorandum de designación de

Comisión de Recepción o de Responsable de

Recepción.

27

Revisa y refrenda con V°B° los Memorándum

de Designación de Responsable de Recepción o


Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

28

Revisa y refrenda con V°B° Memorándum de

Designación de Responsable de Recepción o


Jefe de la Unidad

Administrativa

29

Revisa y firma el o los Memorándum de

Designación de Responsable de Recepción o


RPA


Bienes y Servicios.

Jefe de la Unidad

Administrativa



Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

32

Notifican a los servidores públicos designados

como comisión de recepción o responsable de

recepción y resguardan el proceso de

contratación.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

33

Elabora el Informe de Conformidad o

Disconformidad, verificando el cumplimiento

de las especificaciones técnicas o términos de

referencia; orden de compra, orden de servicio o

contrato, coordinando con el(los) proveedor(es).

Cuando exista conformidad, adjunta la factura

correspondiente y solicita el pago. Para el caso

de la adquisición de bienes deberá contar con el

Registro del ingreso en el Sistema de Activos

Fijos o Almacenes.

Responsable o

Comisión de

Recepción

Informe de Conformidad o

Disconformidad

34 Aprueba el informe de la Comisión o

Responsable de Recepción. RPA


Bienes y Servicios.

Jefe de la Unidad

Administrativa

36

Cuando se ha formalizado la contratación

mediante Orden de Compra y Orden de Servicio

deriva el proceso al técnico correspondiente.

Pasa a la siguiente tarea.

Cuando se ha formalizado la contratación

mediante contrato remite al profesional jurídico.

Pasa a la tarea 46.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

37

Elabora nota de solicitud de pago y deriva al


Servicios y si es mayor a Bs.20.000.- registra

en el SICOES cuando hay conformidad. Pasa a

la Tarea 59

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Nota de solicitud de pago

Formulario 500

38

En caso de no existir conformidad y el proceso

sea menor a Bs20.000.- remite al Responsable

de Adquisición de Bienes y Servicios para su

devolución a la Unidad Solicitante Pasa a la

Tarea 57.


sea mayor a Bs20.000 Remite al Responsable


remisión al Profesional Jurídico Legal o

Técnico Legal. Pasa a la siguiente tarea

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

39 Remite el proceso de contratación al

Profesional Jurídico o Técnico Legal.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

40

Elabora nota que deja sin efecto la Orden de

Compra u Orden de Servicio y remite al RPA

para su suscripción.


o Técnico Legal.

Nota que deja sin efecto Orden de

Compra u Orden de Servicio

41 Revisa y firma la nota que deja sin efecto la

Orden de Compra u Orden de Servicio RPA

42 Notifica la nota que deja sin efecto la Orden de



o Técnico Legal.

43

Registra la Nota que deja sin efecto la Orden de

Compra u Orden de Servicio y remite el

proceso al Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

Jefe de la Unidad

Administrativa Formulario 600

44

Remite el proceso al Técnico de Adquisición

de Bienes y Servicios para registro del

SICOES.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

45 Registra en el SICOES. Pasa a la Tarea 57

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Formulario 500

46 Emite informe de cumplimiento de contrato. Profesional Jurídico

o Técnico Legal.

Informe de cumplimiento de

contrato

47

Remite el informe de cumplimiento de contrato

al Técnico de Adquisición de Bienes y

Servicios.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

48

En caso de existir conformidad elabora nota de

solicitud de pago y deriva al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios y si es

mayor a Bs.20.000.- registra en el SICOES.

Pasa a la Tarea 59

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Nota de solicitud de pago

Formulario 500

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

49


sea menor a Bs20.000.- remite al Responsable


devolución a la Unidad Solicitante. Pasa a la

Tarea 57.


sea mayor a Bs20.000.- Remite el proceso de

contratación al Responsable para su remisión al

profesional jurídico legal.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

50 Remite el proceso de contratación al

Profesional Jurídico o Técnico Legal.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

51 Elabora de nota intención de resolución de

contrato y remite al RPA para su suscripción.


o Técnico Legal.

Nota de intención de Resolución

de Contrato

52 Revisa y firma la nota que deja sin efecto el

contrato. RPA

53 Notifica la nota que deja sin efecto el contrato. Profesional Jurídico

o Técnico Legal.

54

Registra la Nota que deja el Contrato y remite

el proceso al Responsable de Adquisición

Bienes y Servicios.

Jefe de la Unidad


55

Remite el proceso al Técnico de Adquisición

de Bienes y Servicios para registro del

SICOES.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

56 Registra la disolución del contrato en el

SICOES.

Técnico de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Formulario 500

57

Remite el proceso al Jefe de la Unidad

Administrativa devolución a la Unidad

Solicitante.

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

58 Remite o devuelve el proceso a la unidad

solicitante (Finaliza el procedimiento)

Jefe de la Unidad

Administrativa o

Director General de

Asuntos

Administrativos

59 Revisa el proceso, refrenda con VºBº la nota de

solitud de pago y deriva a la jefatura

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

60 Revisa y firma la solicitud de pago y deriva al

RPA

Jefe de la Unidad

Administrativa

61 Autoriza con VºBº la solicitud de pago y remite

a la Unidad Financiera. (Fin del procedimiento) RPA

ELABORADO POR: APROBADO POR: ACTUALIZACIÓN N°: 1

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Álvaro Jorge Torrez Villarroel

RESPONSABLE DE

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS



ADMINISTRATIVOS

FECHA DE

APROBACIÓN O

ACTUALIZACION

09/01/2019

CONTRATACIÓN MENOR

Nº de TareasRESPONSABLE DE

RECEPCIÓN

DIRECTOR(A) GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO O TECNICO LEGAL

TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA

UNIDAD

SOLICITANTE

INICIO

Remite Nota Interna Solicitando Autorización de

inicio de proceso adjuntando requisitos

Verifica que la solicitud cuente con todos los

requisitos

Elabora documentos de adjudicación y refrenda con

VºBº

Revisa y refrenda con VºBº los documentos y lo remite al Jefe de la

Unidad Administrativa

Revisa y Firma la nota de adjudicación y Nota

de solicitud de documentos para la formalización de la

contratación

Actualiza en Base de Datos y deriva el proceso al Tecnico

correspondiente

Notifica al o los proponentes la Nota de adjudicación y nota de solicitud de Documentos.Recepciona Documentación.

La formalizacion es mediante orden

de compra?

Remite al Profesional Jurídico o Técnico Legal correspondiente.

Convoca al Proponente Adjudicado para que suscriba la orden de Compra/ Servicio.

Pasa a la Pag. 2

Asigna el código interno del proceso de contratación en la Base de Datos

de Compras y designa Técnico a cargo del proceso de contratación

Remite el proceso de contratación al Responsable de Adquisición de Bienes y

Servicios

Elabora cuadro de verificación legal de

documentos

Si

1 – 5

6-8

9-11

12-14

15-18

19-21

Inicio

FinTarea Decisión

DocumentoArchivoFormas utilizadas: Sistema

Conector

de PáginaConector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS DE BS 1 HASTA BS 50.000 BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR.




FORM 07

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO

Página 1 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-01

Total : 61 tareas

SiCuenta con todos

los requisitos?No

Revisa y refrenda con VºBº los documentos

Remite al Responsable de Adquisición de Bienes y

Servicios el proceso

A

Remite al Técnico de Adquisición de Bienes y Servicios

Elabora la Orden de compra u Orden de Servicio

y refrenda con V°B°

Revisa y refrenda con VºBº la orden de Compra u Orden de

Servicio

Revisa y firma la orden de Compra u Orden de Servicio

Remite a Responsable de Adquisición de Bienes y

Servicios

Revisa y refrenda con VºBº la orden de Compra u Orden de

Servicio

Actualiza la Base de Datos y deriva el proceso al Técnico

Correspondiente

No

AB

Revisa el(los) contrato(s) y el informe de verificación de los documentos los cuales son

rubricados con VºBª

Suscribe el o los contratos y deriva al

Profesional Jurídico o Técnico Legal

Convoca al o los proveedores para la

suscripción de los Contratos

Elabora informe de verificación legal de doc. y

contrato

22-24

CONTRATACIÓN MENOR

Nº de TareasRESPONSABLE/COMISIÓN DE

RECEPCIÓN


ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICOTÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


SERVICIOSJEFE(A) UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA

Inicio

Fin Taea Decisión ArchivoFormas utilizadas: Sistema

Conector

de

PáginaConector

de Flujo

Entrega, envio, etc.Crear Documento y Copias

Elabora informe de conformidad o Disconformidad , verificando el

cumplimiento de las especificaciones Técnicas o

términos de referencia,orden de compra , orden de servicio o contrato

Viene de la Pag. 1

Remite al Responsable de Adquisición del

Bienes y Servicios para su devolución a la Unidad Solicitante

25

26-29

34-39

40-41

42-43





FORM 07

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

Página 2 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-01

Pasa a la Pag.3

Total : 61 tareas

Procede al Registro del Contrato, Orden de Servicio u Compra en

el Sistema de Registro de Contratos de la CGE.

Actualiza la Base de Datos y Deriva al

Técnico Correspondiente

Realiza el Registro del Contrato en el SICOES, generando el Formulario 400 cuando la Contratación sea

mayor a Bs. 20.000,00

Elabora Memorandum de Designación

Revisa y refrenda los con VºB° los

memorándum de designación

Revisa y refrenda los con VºBª los

memorándum de designación

Revisa y firma el o los memorándums de

designación

Remite al Responsable de Adquisicion de Bienes y Servicios

Actualiza la Base de Datos y deriva el

proceso al Técnico correspondiente

Notifican a los servidores pùblicos designados como

Comisión de Recepción

Aprueba el Informe de la Comisión o

Responsable de Recepción

Remite al Responsable de Adquisicion de Bienes y Servicios

Se formaliza con orden de compra u Orden de Servicio?

Deriva el proceso al Técnico

Correspondiente

Si

No

C

Hay Conformidad?

Elabora nota de solicitud de pago y deriva al

Responsable si es mayor a Bs 20.000,00 registra en el

SICOES

Si

No

El proceso es menor a Bs. 20.000,00

Si

No

Remite al Responsable para su remisión al

Profesional Jurídico o Técnico Legal

Remite el proceso al Profesional Jurídico

o Técnico Legal

Elabora nota que deja sin efecto la orden de compra

u Orden de Servicio y remite al RPA para su

suscripcion

B

D

Remite al profesional jurídico

30-33

E

Revisa y firma la nota que deja sin efecto la Orden de compra u Orden de Servicio

Notifica la nota que deja sin efecto la Orden de Compra u Orden de

Servicio

Registra la nota que deja sin efecto la Orden de Compra u orden de

servicio y remite el proceso al Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

CONTRATACIÓN MENOR

Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

PROFESIONAL




Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas utilizadas:Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo Entrega, envio, etc.

Crear Documento y Copias





FORM 07


Página 3 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-01

44 -45

51-52

Viene de la Pag.2

C

Emite informe de cumplimiento de contrato

Remite informe de cumplimiento de contrato al Técnico de Adquisición de

Bienes y Servicios.

Hay conformidad?

Elabora nota de solicitud de pago y deriva al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios y si es mayor a Bs 20.000,00

registra en el SICOES.

Si

No

D

Remite al Responsable de Adquisicion del Bienes y

Servicios para su devolucion a la Unidad

Solicitante

El proceso es menor a Bs. 20.000,00

No

Si

E

46-47

Remite el proceso al Técnico para su

registro en el SICOES

Registra en el SICOES

E

Remite el Proceso de contratación al

Responsable para su remisión al profesional

jurídico legal

Remite el proceso al Profesional Jurídico o

Técnico Legal

Elabora nota de intensión de resolución de contrato y remite al RPA para su

suscripción

Revisa y firma nota de intención que deja sin

efecto el contrato

Notifica la nota que deja sin efecto el contrato a los

proveedores

Registra nota que deja sin efecto el contrato y remite el proceso al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios

Remite el proceso al Técnico de Adquisición de Bienes y

Servicios para su registro en el SICOES

Registra la disolución del Contrato en el SICOES Generando el formulario

500

Pasa a la Pag. 4

48-50

53-54

55-56

57-58

Remite el proceso al Jefe de Unidad para su devolucion a

la Unidad Solicitante

Remite el proceso a la Unidad Solicitante

Fin

E

Total : 61 tareas

CONTRATACIÓN MENOR

Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

PROFESIONAL




Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 4 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-01

59-61

Viene de la Pag.3

D

Revisa el proceso, refrenda con VºBª la Nota de solicitud de pago y deriva a la jefatura

Revisa , firma la nota de solicitud de pago y deriva al

RPA

Autoriza con VºBº la solicitud de

pago y remite a la Unidad Financiera

Fin

Total : 61 tareas

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs50.000 hasta Bs1.000.000 en la

modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE). DGAA 01-01-

02

CÓDIGO:

DGAA 01-01-02




Procesos de contratación de bienes, obras y servicios generales efectuados conjuntamente con las unidades

organizacionales en la modalidad de ANPE, para el cumplimiento del POA Institucional.


REQUISITOS

Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA

Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a

20.000 (En caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC)

Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes)

Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP

Documento que respalde el precio referencial


especializada.

Nota de Solicitud de inicio de proceso

Inscripción en el Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo – VIPFE. (para bienes de

inversión).


Bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la

modalidad de Contratación ANPE.

OBSERVACIONES:

Se designa mediante memorándum al responsable de recepción de propuestas a un Servidor Público de la unidad

administrativa.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 20 a 40 días calendario aproximado

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS

FORMULARIOS

1


Proceso de Contratación - RPA,

solicitando autorización de inicio de

proceso de contratación y adjuntando los

requisitos.


2 Deriva para revisión del cumplimiento de

requisitos RPA

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

3

Verifica que la solicitud cuente con los

requisitos necesarios y remite al RPA para

su autorización.

Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

4

Autoriza a la Unidad Administrativa el

inicio del proceso de contratación del bien

o servicio mediante el proveido en Hoja

de Ruta, remitiendo los antecedentes.

RPA

5

Deriva el proceso de contratación al


Servicios.

Jefe (a) de la Unidad

Administrativa

6


contratación en la Base de Datos (BD) y


contratación mediante Hoja de Ruta.


Bienes y Servicios

7

Elabora el Documento Base de

Contratación (DBC) incorporando las

especificaciones técnicas de la unidad

solicitante. Remite al RPA vía el


Servicios y el Jefe de la UA.

Técnico de Adquisición de

Bienes y Servicios

DBC

8 Revisa el documento y rubrica con VºBº. Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

9 Revisa el documento y rubrica con VºBº. Jefe (a) de la Unidad

Administrativa

10

Aprueba el contenido del DBC refrenda

con VºBº, instruye su publicación y

designa Comisión de Calificación.

En caso de tener observaciones retorna a

la tarea 7.

RPA

11 Actualiza la Base de Datos y deriva a

Técnico correspondiente


Bienes Y Servicios

12

Publica el DBC, la convocatoria en el

SICOES y la convocatoria en la Mesa de

Partes.

Elabora memorándum de Responsable de

Evaluación o Comisión de Calificación

Coordina y organiza con la Unidad

Solicitante la Inspección Previa, consultas

escritas; reunión Informativa de

Aclaración, en fecha, hora y lugar

establecido en la convocatoria. Estas

actividades corresponden solamente si se

hubiese contemplado en el DBC-ANPE


Bienes y Servicios

Confirmación y Formulario

100 SICOES

Memorándum(s)

Invitaciones

Acta de reunión de

aclaración (si existiera)

13 Refrenda con su V°B° los memorándums Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

14

Refrenda los memorándums de

Responsable de Evaluación o Comisión

de Calificación y remite al Responsable

de Adquisición de Bienes y Servicios.

Jefe de la Unidad Administrativa

15

Firma Memorándums de Responsable de

Evaluación o Comisión de Calificación y

remite a Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios.

RPA

16 Actualiza la Base de Datos y deriva al

Técnico correspondiente.


Bienes y Servicios

17

Notifica a los servidores públicos que

fueron designados como Responsable de

Evaluación o Comisión de Calificación


Bienes y Servicios

18

Recepciona las propuestas en el lugar,

fecha y hora establecida en la

Convocatoria, elabora un Acta de

Recepción de Propuestas.

Responsable de Recepción de

Propuestas

Acta de recepción de

propuestas

19

Realiza la apertura de propuestas y lectura

de precios ofertados en acto público, aun

cuando se hubiese recibido una sola

propuesta.

El acta debe ser firmada por la Comisión

de Calificación. Los asistentes al acto

público que así lo deseen, firman en el

registro de Asistencia de Proponentes a la

Apertura de Sobres.

Elabora la nómina de participantes una

vez concluido el acto público y en sesión

reservada, la cual, debe ser remitida al

RPA en forma inmediata.

Responsable Evaluación y/o

Comisión de Calificación

Acta de lectura de precios.

Nómina de participantes.

Registro de Asistencia de

Proponentes a la Apertura

de Sobres (si existiera).

20

Firma Nomina de Participantes, en caso

de presentarse no excusa, y pasa a la tarea

N°22.

Caso contrario pasa a la siguiente tarea.

RPA Resolución Ministerial

21

Designará mediante Resolución

Ministerial a otro RPA para continuar con

el proceso específico.

MAE

22

a) Efectúa el análisis y evaluación de los

documentos técnicos y

administrativos; evalúa y califica las

propuestas técnicas y económicas.

b) Cuando se requiere aclarar una o más

propuestas, convocara a todos los

proponentes para la aclaración sobre

el contenido de las mismas, cuando se

considere pertinente sin que ello

Responsable Evaluación y/o


Informe de evaluación y

recomendación

Informe complementarios

(si corresponde)

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

modifique la propuesta técnica o

económica.

c) Elabora el Informe de Evaluación y

Recomendación de Adjudicación o

Declaratoria Desierta, dirigido al

RPA, que deberá contener

mínimamente: nómina de

proponentes, cuadro de evaluación,

detalle de errores subsanables cuando

corresponda, recomendación de

adjudicación o declaratoria desierta y

otros aspectos que la Comisión de

Calificación considere pertinentes,

tomando en cuenta los criterios y

plazos establecidos en el DBC.

d) Elaborar el informe técnico cuando

corresponda para la adjudicación,

declaratoria desierta, cancelación,

suspensión o anulación o de un

proceso de contratación, y enviar al

RPA.

En caso de ser requerido por el RPA, la

Comisión de Calificación deberá elaborar

Informes Complementarios de:

aclaración, recomendación (evaluación

de la segunda mejor propuesta o

declaración desierta del proceso completo

o de algunos ítems, lotes o paquetes

correspondientes), u otros casos.

23

Revisa el informe y puede tomar las

siguientes decisiones:

a) Aprueba la adjudicación o

declaratoria desierta, aceptando la

recomendación de la comisión.

b) Puede requerir informes de

complementación.

En caso de apartarse de la recomendación

de la Comisión deberá elaborar un

informe fundamentado a la MAE y a la

Contraloría General del Estado

RPA

24

Recibe el proceso aprobado o declarado

desierto, y en caso de montos hasta Bs.

200.000,00 se remitirá al Técnico de

Adquisición de Bienes y Servicios. Pasa a

la tarea 29.

En caso de montos mayores a Bs.

200.000,00 asigna Profesional Jurídico

y/o Técnico Legal para la elaboración de


Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

la Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta.

25

Recibe, revisa y procede a elaborar la

Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta con

Vº Bº de la Dirección General de Asuntos

Jurídicos y remite al RPA para aprobación

y firma.

Profesional Jurídico y/o Técnico

Legal Resolución Administrativa

26

Revisa Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta,

refrenda con VºBº y lo remite al RPA

para su firma.

Director(a) General de Asuntos

Jurídicos

27

Firma Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta. Y

lo remite al Responsable de Adquisición

de Bienes y Servicios vía el conducto

regular

RPA




Bienes y Servicios

29

Registra en el SICOES la Resolución

Administrativa de Adjudicación o

Declaratoria desierta.

En caso de no recibir recurso

administrativo de impugnación pasa a la

tarea N°36.

Caso contrario continuo con la siguiente

tarea.


Bienes y Servicios

30 Recibe el Recurso Administrativo de

Impugnación y lo deriva a la MAE. RPA

31

Remite el recurso administrativo de

impugnación a la DGAJ para la

elaboración de la Resolución Ministerial

que resuelva el recurso

MAE

32 Elabora la Resolución Ministerial y lo

remite a la MAE para su suscripción. DGAJ

33

Suscribe la Resolución Ministerial y lo

remite al Director General de Asuntos

Administrativos para su publicación en el

SICOES

MAE

34 Instruye la publicación de la Resolución

Ministerial DGAA

35

Publica la Resolución Ministerial

En caso de que el recurso sea desestimado

o la resolución impugnada sea confirmada

continúa con la tarea 36.

En caso de que la resolución impugnada

sea revocada pasa a la tarea 1.

Tecnico de Adquisición de

Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Bienes y Servicios

37

Cuando declara desierto se elabora nota

de Declaratoria Desierta se envía a la

unidad solicitante para el ajuste de las

especificaciones técnicas.


Bienes y Servicios

38

Actualiza en la Base de Datos y envía nota

de Declaratoria Desierta a la unidad

solicitante para el ajuste de las

especificaciones técnicas (Finaliza

procedimiento).


Bienes y Servicios

39

En caso de adjudicación se registra en el

SICOES, se elabora Solicitud de

Documentos y Memorándums de

Responsable o Comisión de Recepción.

Para montos mayores a Bs. 50.000,00

hasta Bs200.000,00 además se debe

realizar la Nota de Adjudicación.

En caso de formalizarse el proceso de

contratación mediante Orden de

Compra/Servicio se elabora la misma.


Bienes y Servicios

Registro en el SICOES.

Nota de solicitud de

documentos.

Memorándum(s) de

Responsable o Comisión

de Recepción.

Si corresponde:

Nota de Adjudicación o

Declaratoria Desierta.

Orden de compra/servicio.

40 Actualiza en la Base de Datos, revisa y

refrenda con VºBº.


Bienes y Servicios

41 Revisa y refrenda con VºBº Jefe (a) de la Unidad

Administrativa

42 Firma documentación de adjudicación RPA

43 Actualiza en la Base de Datos y deriva a



Bienes y Servicios

44

Notifica al o los proveedores la Solicitud

de Documentos mediante fax o correo

electrónico y Recepciona la

documentación presentada por el o los

proveedores.


Bienes y Servicios

45 Remite al profesional jurídico o técnico

legal.


Bienes y Servicios

46

Realiza el Informe de Verificación Legal

de Documentos y en caso de que la

contratación se formalice mediante

contratos se elabora el contrato.


Legal

Informe de Verificación

Legal de Documentos y si

corresponde contrato

47

Revisa el informe de verificación de

documentos, y el(los) contrato(s) los

cuales son rubricados con VºBº.


Jurídicos

48 Suscribe el(los) contrato(s) y deriva a

Profesional Jurídico y/o Técnico Legal. RPA

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

49


suscripción del o los contrato(s) u orden

de compra/servicio,

Una vez formalizada la contratación,

efectúa el registro del contrato, orden de

servicio u compra, en el Sistema de

Registro de Contratos de la Contraloría

General del Estado Plurinacional según

corresponda.


Legal

50 Deriva el proceso al técnico

correspondiente.


Bienes y Servicios

51

Notifica a los servidores públicos

designados como Responsable o


Realiza el registro del proceso de

contratación en el SICOES y resguarda

proceso.


Bienes y Servicios

52

Recepciona los bienes o servicios

verificando el cumplimiento de las

especificaciones técnicas y el

cumplimiento del plazo de entrega

indicado en la orden de compra/servicio

o contrato.

Emitiendo acta de recepción e informe de

Conformidad o Disconformidad según

sea el caso.

Responsable o Comisión de

Recepción

Informe de Conformidad o

Disconformidad

53 Aprueba el Informe de la Comisión o

Responsable de Recepción RPA

54

En caso de existir conformidad se pasa a

la tarea 60

En caso de no existir conformidad se

deriva el proceso al profesional jurídico

correspondiente.


Bienes y Servicios

55 Elabora informe legal y nota de

resolución. Según procedimiento.


Legal

Informe Legal y Nota de

Resolución

56 Firma Nota de Resolución y remite a

Profesional Jurídico y/o Técnico Legal. RPA

57

Hace firmar con el proveedor (es) la Nota

de Resolución o documento que deja sin

efecto la orden de compra, servicio o

contrato.


Legal

58 Actualiza en la Base de Datos Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios 59

59

Reporta al SICOES. Y devuelve a la Unidad

Solicitante para su continuidad o cancelación

del procedimiento. (Fin del Procedimiento).



60 Genera el Formulario 500 (Recepción

definitiva de bienes, obras y servicios) a


Bienes y Servicios Formulario 500

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

través del SICOES, escanea y archiva

proceso de contratación.

61 Elabora Informe de Cumplimiento de

Contrato u orden de compra/servicio.


Legal

Informe de Cumplimiento

de Contrato.

62 Actualiza Base de Datos y deriva el

proceso al técnico correspondiente.


Bienes y Servicios

63

Adjunta antecedentes, registra en el

SICOES, elabora Nota de Pago y

escanea.


Bienes y Servicios

Formulario 500 y Nota de

Pago

64

Revisa el proceso, refrenda con VºBº la

Nota de Solicitud de Pago y deriva a

jefatura.


Bienes y Servicios

65 Revisa, firma nota de pago y deriva a

RPA.


Administrativa

66 Autoriza Pago y remite a la Unidad

Financiera. RPA

ELABORADO POR:

Alvaro Jorge Torrez Villarroel

RESPONSABLE DE


SERVICIOS

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE



FECHA DE APROBACION O

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

ANPE


RECEPCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO

TÉCNICO ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

RESP. ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPA

UNIDAD

SOLICITANTE

RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN DE

PROPUESTAS

RESPONSABLE DE

EVALUACIÓN O COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS. 50.000 HASTA BS 1.000.000 EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO ( ANPE )




FORM 07


Página 1 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-02

INICIO

Remite Nota Interna de Solicitando autorización

de inicio de proceso adjuntando los requisitos

Deriva para revisión cumplimiento de

requisitos

Verifica que la documentación cuente

con requisitos

Elabora DBC incorporando las

especificaciones técnicas

Revisa y refrenda con VºBº


Deriva al Resp. De B y S

Asigna código interno, técnico y registra en B. D.

Autoriza Inicio de Proceso

Aprueba el DBC?

NO

SI

Actualiza en la Base de Datos y Deriva

-Publica el DBC y la convocatoria en SICOES y Convocatoria en la mesa de partes.- Elabora memorándums para el Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación - Coordina y organiza las actividades previas con la Unidad Solicitante si corresponde.

Refrenda con VºBº los memorándums y firma

invitaciones

Refrenda con VºBº los memorándums

Firma los memorándums

Actualiza en la Base de Datos y Deriva

Notifica a los servidores públicos que fueron

designados como Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación

Elabora nomina de participantes una vez

concluido el acto público y en sesión reservada

Instruye su Publicación y

designa Comisión de Calificación

Recepciona las propuestas y elabora Acta de recepción de

propuestas.

Pasa a la Pag. 2

C

1 – 2 – 3

4 – 5 – 6 – 7

8 – 9

10 – 11 – 12

13 – 14 – 15

16 – 17-18

19

Total : 66 tareas

Realiza la apertura de propuestas y lectura de

precios ofertados

Presenta excusa?

NO

A

ANPE

Nº de Tareas MAE

DIRECCIÓN GENERAL

DE ASUNTOS

JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPAMAE

RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN DE

PROPUESTAS

COMISIÓN DE CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión ArchivoFormas utilizadas:Sistema

Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 2 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-02

Viene de la Pag.1

Aprueba informe?

-Evalúa y califica las propuestas técnicas

económicas.- Elabora el Informe de

Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria

desierta.

NO

El proceso es mayor a Bs 200.000,00

Elabora Resolución

Administrativa

NO

Firma Resolución

Administrativa de Adjudicación o Declaratoria

Desierta

Aactualiza en la Base de Datos y deriva al Técnico correspondiente

Se impugna la RA ?

Pasa a la Pag.3

SI


20 -21

22-23

24-25-26

27 – 28

32-33

Total : 66 tareas

Designa mediante RM a

otro RPA

Remite al Tecnico

Adquisicion de Bienes y Servicios

Asigna profesional juridico para la

elaboracion de la RA de Adjudicacion o

Declaratoria Desierta

Si

Recibe el recurso

administrativo de Impugnacion

SI

Remite el Recurso

Administrativo de impugnación

a la DGAJ

Elabora Resolución

Ministerial y lo remite a laMAE

BNO

Suscribe la Resolución Ministerial

Firma Nómina de Participantes

A

Registra en el SICOES

29–30-31

ANPE

Nº de TareasRESPONSABLE O COMISIÓN

DE RECEPCIÓN


ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPADGAA

RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN DE

PROPUESTAS

COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 3 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-02

Viene de la Pag.2

Instruye la publicación de la

Resolución Ministerial


Pasa a la Pag.4

34-35

36

37-38

Suscribe el contrato

Convoca a los proveedores para la suscripción del o los

contrato(s) u orden de compra o servicio

Registra el contrato, orden de compra u servicio en el Sistema de la CGE cuando

corresponde.

Remite proceso a Profesional

Jurídico

Elabora el informe de Verificación Legal de

Documentos y contrato si corresponde

39-40-41-42

45-46-47

48-49

50-51-52

Total : 66 tareas

La resolución impugnada ha sido revocada?

cSI

Actualiza la Base de Datos y deriva

al Técnico correspondiente

NO

Se declaro desierto?

Se elabora nota de Declaratoria Desierta a la

Unidad Solicitante

SI

Actualiza la Base de Datos y envia la nota a la unidad

solicitante

Finaliza procedimiento

NO

Elabora solicitud de documentos y

memorandums para el Responsable de Recepcion

o Comisión

Actualiza la BD revisa y refrenda

con su V°B°

Revisa y Refrenda con su V°B°

Firma la documentación de

adjudicación

Actualiza la Base de Datos y deriva

al técnico correspondiente

B

Notifica al o los proveedores la solicitud

de documentos y Recepciona dicha

documentación

Revisa el contrato cuando corresponda y el informe

de verificacion de documentos y los rubrica

con su V°B°

Deriva el proceso al técnico

correspondiente

Notifica a los Servidores Públicos que fueron designados como

Responsable o Comisión de Recepción

Verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas.

Elabora y firma el informe de Conformidad o Disconformidad

43-44

ANPE

Nº de TareasRESPONSABLE O COMISION

DE RECEPCIÓN


ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPA

UNIDAD

SOLICITANTE

RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN DE

PROPUESTAS

COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 4 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-01-02

Adjunta antecedentes, registra en el SICOES, elabora Nota

de Pago y escanea

Revisa, actualiza en base de datos y refrenda con

VºBº Nota de Pago

Revisa y firma nota de pago.

Autoriza Pago y remite a la Unidad Financiera

FIN

Elabora Informe de cumplimiento de contrato

u Orden de Compra o Servicio

Actualiza en Base de Datos y remite a técnico

58-59

56-57

53-54-55

Viene de la Pág. 3

Total : 66 tareas

Aprueba el Informe de la Comisión de

Recepción

Hay Conformidad?

DSI

Deriva al profesional

jurídico NO

Elabora informe legal y nota de resolución según

procedimiento

Firma la Nota de Resolución y

remite al profesional juridico

Hace firmar con el o los

proveedor(es) la nota de resolución

Actualiza la Base de Datos

Reporta en el SICOES y devuelve a la Unidad solicitante para su

continuidad o cancelacion

D

Genera el formularios de Recepcion definitiva de bienes

60-61

62-63

64-65-66

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs1.000.000 en la modalidad de Licitación

Pública (LP). DGAA 01-01-03

CÓDIGO:

DGAA 01-01-03


Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades


Procesos de contratación de bienes y servicios, conjuntamente con las unidades organizacionales en la modalidad de

Licitación Pública, para el cumplimiento del POA Institucional.


REQUISITOS


Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a

20.000 (En caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC debidamente

justificado)




Especificaciones Técnicas refrendadas por la Unidad Solicitante.

Nota de Solicitud de inicio de proceso

Inscripción en el Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo – VIPFE. (para proyectos de

inversión).

V°B° del Ministro para la contratación de consultoría individual de línea.

V°B° de la UAEF para servicios de publicación de datos estadísticos.


Bienes, servicios contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la modalidad de Contratación Licitación Pública.

OBSERVACIONES

Se designa mediante memorándum al responsable de recepción de propuestas a un Servidor Público de la Unidad

Administrativa.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 60 a 70 días calendario aproximado


FORMULARIOS

1.


Proceso de Contratación - RPC solicitando

autorización de inicio de proceso de

contratación y adjuntando los requisitos.


2. Remite la solicitud de contratación al Jefe

de la Unidad Administrativa. RPC

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

3. Revisa que la contratación se enmarque en

la normativa de contrataciones vigente.

Jefe(a) de la Unidad

Administrativa Hoja de Ruta

4.

Revisa el cumpimiento de los requisitos y

Autoriza el inicio del proceso de

contratación del bien o servicio mediante

proveído en Hoja de Ruta, remitiendo los

antecedentes. En caso de que no cuente

con los requisitos vuelve a la tarea 1.

RPC

5.

Deriva el proceso de contratación al


Servicios.


Administrativa

6.


contratación en la Base de Datos de

Compras y designa al Técnico a cargo del

proceso de contratación mediante hoja de

ruta.


Bienes y Servicios

7.

Elabora el Documento Base de

Contratación (DBC) incorporando las

especificaciones técnicas, registra el

formulario 100 en el SICOES temporal.


Bienes y Servicios

DBC

Formulario 100

8. Revisa y rubrica con VºBº. Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

9. Revisa y rubrica con VºBº. Jefe(a) de la Unidad

Administrativa

10.

Aprueba el contenido del DBC, refrenda

con VºBº instruye su publicación y

designa Comisión de Calificación. En

caso de tener observaciones retorna a la

tarea 7.

RPC

11.

Actualiza la Base de Datos y deriva a

Técnico correspondiente para la

publicación del DBC y convocatoria.


Bienes y Servicios

12.

Publica el DBC y la convocatoria en el

SICOES y Mesa de Partes.

Organiza con la unidad solicitante las

actividades administrativas previas a la

presentación de propuestas de acuerdo a

cronograma.



Servicios.


Bienes y Servicios y

Representantes de la Unidad

Solicitante

Confirmación y

Formulario 100

SICOES

Acta de Reunión de

Aclaración

Lista de participantes a

la inspección previa (si

corresponde)

13.


Profesional Jurídico y/o Técnico Legal

para la elaboración de la Resolución


Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Administrativo de Aprobación del DBC

con enmiendas si existieran

14.

Elabora Resolución Administrativa (RA)

de aprobación del DBC incorporando las

enmiendas si existieran y lo remite al

RPC para su suscripción con los V°B° de

la DGAJ

Profesional Jurídico y/o

Técnico Legal

Resolución

Administrativa de

aprobación de DBC

15. Revisa y coloca su V°B° DGAJ

16. Remite la RA al RPC para su suscripción Profesional Jurídico y/o

Técnico Legal

17.

Suscribe la Resolución Administrativa de

aprobación de DBC y lo remite al


Servicios

RPC

18.

Deriva el proceso al Técnico de

Adquisición de Bienes y Servicios para su

publicación en el SICOES y en la Mesa de

Partes


Bienes y Servicios

19.

Pública la Resolución de aprobación del

DBC, elabora los memorándums de

designación de Comisión de Calificación y

los remite al Responsable de Adquisición

de Bienes y Servicios.

En caso de no recibir Recursos

administrativos de Impugnacion pasa a la

tarea 24. Caso contrario pasa a la siguiente

tarea.


Bienes y Servicios

Formulario 120

SICOES

Memorándum de

Designación

20. Recibe Recurso Administrativo de

Impugnación y lo deriva a la MAE. RPC

21.

Remite el Recurso Administrativo de

Impugnación a la DGAJ para la


que resuelva el Recurso.

MAE

22. Elabora Resolución Ministerial y lo remite

a la MAE para su suscripción. DGAJ

23.




SICOES.

MAE

24. Mediante conducto regular instruye la

publicación de la Resolución Ministerial. DGAA

25.

Publica la Resolución Ministerial.



pasa a la siguiente tarea.

En caso de que la resolución impugnada se

revocada vuelve a la tarea 1.


Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

26. Revisa y rubrica con V°B°. Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

27. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite al

RPC para su suscripción.


Administrativa

28.

Suscribe los Memorándums de

designación y los remite al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios.

RPC

29. Remite al Técnico de Adquisición de

Bienes y Servicios para su notificación


Bienes y Servicios

30.

Notifica a los servidores públicos

designados como integrantes de la

Comisión de Calificación.


Bienes y Servicios

31.

Recibe las propuestas en el lugar, fecha y

hora establecida en la Convocatoria,

elabora un Acta de Recepción de

Propuestas.

Responsable de Recepción de

Propuestas

Acta de recepción de

propuestas

32.

Realiza el Acto de apertura de propuestas

y lectura de precios ofertados en acto

público, aun cuando se hubiese recibido

una sola propuesta.

El acta debe ser firmada por la Comisión

de Calificación. Los asistentes al acto

público que así lo deseen, firman en el

registro de Asistencia de Proponentes a la

Apertura de Sobres.

Elabora la nómina de participantes una vez

concluido el acto público y en sesión

reservada, la cual, debe ser remitida al

RPC en forma inmediata, para efectos de

eventual excusa.


Acta de Apertura de

Propuestas

Nómina de

participantes.

Registro de Asistencia

de Proponentes a la

Apertura de Sobres (si

existiera)

33.

Firma Nomina de Participantes, en caso

de no presentarse excusa pasa a la tarea

35. Caso contrario pasa a la tarea 34

RPC Resolución Ministerial

34.

Designará mediante Resolución

Ministerial a otro RPC para continuar con

el proceso específico

MAE

35.

a) Efectúa el análisis y evaluación de los

documentos técnicos y

administrativos; evalúa y califica las

propuestas técnicas y económicas.

b) Cuando se requiere aclarar una o más

propuestas, convocara a todos los

proponentes para la aclaración sobre el

contenido de una o más propuestas,

cuando se considere pertinente sin que

ello modifique la propuesta técnica o

económica.


Informe de evaluación

y recomendación

Informe

complementarios (si

corresponde)

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

c) Elabora el Informe de Evaluación y

Recomendación de Adjudicación o

Declaratoria Desierta, dirigido al RPC,

que deberá contener mínimamente:

nómina de proponentes, cuadro de

evaluación, detalle de errores

subsanables cuando corresponda,

recomendación de adjudicación o

declaratoria desierta y otros aspectos

que la Comisión de Calificación

considere pertinentes, tomando en

cuenta los criterios y plazos

establecidos en el DBC.

d) Elaborar el informe técnico cuando

corresponda para la cancelación,

suspensión o anulación o de un

proceso de contratación, y enviar al

RPC.

En caso de ser requerido por el RPC, la

Comisión de Calificación deberá elaborar

Informes Complementarios de: aclaración,

recomendación (evaluación de la segunda

mejor propuesta o declaración desierta del

proceso completo o de algunos ítems, lotes

o paquetes correspondientes), u otros

casos.

36.

Revisa el informe y puede tomar las

siguientes decisiones:

a) Aprueba la adjudicación o

declaratoria desierta, aceptando la

recomendación de la Comisión de

Calificación

b) Puede requerir informes de

complementación.

c) En caso de apartarse de la

recomendación de la Comisión de

Calificación, deberá elaborar un

informe fundamentado dirigido a la

MAE y a la Contraloría General del

Estado

Deriva el proceso a la Jefe (a) de la Unidad

Administrativa.

RPC

Informe fundamentado

dirigido a la MAE y a

la Contraloría General

del Estado (si

corresponde)

37.


y/o Técnico Legal para la elaboración de

la Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta.


Administrativa

38. Elabora Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta y lo


Técnico Legal

Resolución

Administrativa de

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

remite al RPC para su suscripción con el

V°B° de la DGAJ.

Adjudicación o


39.

Suscribe la Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta y lo

remite al Responsable de Adquisición de

Bienes y Servicios

RPC

40.

Deriva el proceso de contratación con la

Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta al

Técnico de Adquisición de Bienes y

Servicios para su notificación.


Bienes y Servicios

41.

Publica la Resolución Administrativa de

Adjudicación o Declaratoria Desierta en el

SICOES y en la Mesa de Partes.

Si hubiera recurso administrativo de

impugnación Pasa a la Siguiente tarea

En caso de no recibir recurso

administrativo de impugnación pasa a la

tarea 48.


Bienes y Servicios

Formulario 170

42. Recibe Recurso Administrativo de

Impugnación y lo deriva a la MAE. RPC

43.

Remite el Recurso Administrativo de

Impugnación a la DGAJ para la


que resuelva el recurso.

MAE

44. Elabora Resolución Ministerial y lo remite

a la MAE para su suscripción. DGAJ


45.




SICOES.

MAE

46. Mediante conducto regular instruye la

publicación de la Resolución Ministerial. DGAA

47.




pasa a la tarea 48.

En caso de que la resolución impugnada se

revocada pasa a la tarea 35.


Bienes y Servicios

48.

Elabora nota de solicitud de documentos

para la formalización de la contratación al

DGAA.


Bienes y Servicios Nota externa

49. Revisa y rubrica con V°B°.


Bienes y Servicios

50. Revisa y rubrica con V°B°.


Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

51. Suscribe la Nota de solicitud de

documentos. DGAA

52.

Notifica al o los proponentes adjudicados

para la presentación de los documentos y

los recepciona.


Bienes y Servicios

53.

Verifica técnicamente la documentación

presentada por el o los proponentes

adjudicados y lo deriva al Responsable de

Adquisición y Bienes y Servicios.

Comisión de Calificación Acta de verificación

de documentos

54.

Verifica la documentación y lo deriva


para la verificación de la legalidad de la

documentación presentada y elaboración

de contrato.


Bienes y Servicios

55.

Elabora el Informe Legal de Verificación

de Documentos y Elabora contrato. Y

remite el contrato para suscripción de la

MAE o por el delegado de suscripción de

contrato.


Técnico Legal

Informe de

Verificación Legal de

Documentos

corresponde contrato

56.

Revisa el (los) contrato(s) y el Informe de

Verificación de documentos los cuales

son rubricados con su V°B°.

DGAJ

57. Suscribe el (los) contrato(s) y lo remite al

Profesional Jurídico y/o Técnico Legal.

MAE o delegado para la

suscripción

58.


suscripción del o los contrato(s) quienes

suscriben, además se procede al registro

del contrato a través del Sistema de

Registro de Contratos de la Contraloría

General del Estado Plurinacional.


Técnico Legal

59.

Remite al Técnico de Adquisición de

Bienes y Servicios para su registro en el

SICOES.


Bienes y Servicios

60.

Registra el Contrato en el SICOES y

elabora los memorándums de designación

de Comisión de Recepción lo remite al


Servicios.

Técnico de Adquisición

de Bienes y Servicios

Formulario 200

SICOES

61. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite al

Jefe (a) de la Unidad Administrativa.


Bienes y Servicios

62. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite a la

DGAA.


Administrativa

63. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite a la

MAE o al delegado para su suscripción. DGAA

64.

Suscribe el o los memorándum(s) de

designación y lo remite por el conducto

regular a la Unidad Administrativa.

MAE o delegado

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

65. Remite los memorándums al Responsable

de Adquisición de Bienes y Servicios. Jefe (a) Unidad Administrativa

66. Remite los documentos firmados al

técnico para su notificación.

Responsable de Adquisición

del Bienes y Servicios

67.

Notifica al o los servidores públicos

designados como Responsable de

Recepción o Comisión de Recepción.


Bienes y Servicios

68.

Recepciona los bienes o servicios

verificando el cumplimiento de las

especificaciones técnicas, contrato,

emitiendo acta de recepción e informe de

conformidad o disconformidad según sea

el caso.


Acta de recepción

Informe de

conformidad o

disconformidad

69. Aprueba Informe de Comisión o

Responsable de Recepción. RPC

70.

En caso de existir conformidad se pasa a

la tarea 76.

En caso de no existir conformidad se

deriva el proceso al profesional jurídico

correspondiente.


Bienes y Servicios

71.

Elabora informe legal y nota de

resolución administrativa de resolución

de contrato o documento que lo deja sin

efecto.


Técnico Legal

Informe Legal y Nota

de Resolución

72.

Firma Nota de Resolución y remite a


para su notificación

RPC

73.

Hace firmar con el (los) proveedor (es) la

Resolución Administrativa de Resolución

del Contrato o documento que deja sin

efecto.


Técnico Legal

74. Actualiza en la Base de Datos. Responsable de Adquisición

De Bienes Y Servicios

75.

Reporta al SICOES. Y devuelve todos

los antecedentes a la Unidad Solicitante

para su continuidad o cancelación del

proceso de contratación. (Finaliza el

Procedimiento).



76.

Genera el Formulario 500 (Recepción

definitiva de bienes, obras y servicios) a

través del SICOES, escanea y archiva

proceso de contratación



77. Elabora Informe de Cumplimiento de

Contrato


Técnico Legal

Informe de

Cumplimiento de

Contrato.

78. Adjunta antecedentes, registra en el

SICOES, elabora Nota de Pago y escanea


Bienes y Servicios

Formulario 500 y Nota

de Pago

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

79.

Revisa el proceso, refrenda con VºBº la

Nota de Solicitud de Pago y deriva a

jefatura.


Bienes y Servicios

80. Revisa, firma nota de pago y deriva a

RPC.


Administrativa

81. Autoriza Pago y remite a la Unidad

Financiera. RPC

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADQUISICION DE BIENES

Y SERVICIOS

APROBADO POR:



ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

LICITACIÓN

Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL



BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPC

UNIDAD

SOLICITANTEMAE DGAA

Inicio

Fin

Taea DecisiónDocumento

ArchivoFormas utilizadas: Sistema

Conector

de PáginaConector

de FlujoEntrega, envio, etc.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS 1.000.000 EN ADELANTE EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ( LP )




FORM 07


Página 1 de 5

CÓDIGO:

DGAA 01-01-03

INICIO

Remite al RPC solicitud de autorización de inicio de de

inicio de proceso con requisitos

Remite la solicitud al Jefe de la Unidad

Administrativa

Revisa el cumplimiento de los requisitos y autoriza el inicio del

proceso de contratación

Elabora DBC incorporando las especificaciones técnicas, registra el formulario 100

Revisa, Rubrica con VºBº

Revisa y Rubrica con VºBº

Deriva al Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios

Asigna código interno, técnico y registra en

B. D.

Cumple con los requisitos ?

Si

Aprueba el contenido del

DBC?NO

SI

Actualiza la Base de Datos y Deriva.

-Publica en el SICOES y mesa de partes; Organiza con la Unidad solicitante

actividades administrativas previas a las presentación de propuestas.

- Remite el proceso al Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios.

Refrenda con su V°B° , instruye Publicación y designa Comisión de

Calificación

1 – 2 – 3

4 – 5 – 6 – 7

8 – 9

10 – 11 – 12


para la elaboración de la RM de aprobación del

DBC

Elabora RA de aprobación del DBC incorporando las enmiendas que existieran Coloca V°B° a la RA 13 – 14 – 15

16 – 17

18 – 19

Remite al RPC para su suscripción

Suscribe la RA de aprobación del DBC y lo Remite al

responsable de adquisición de bienes y servicios

Deriva el proceso al Tecnico para su publicación en el

SICOES y mesa de partes

Recibe Recurso Administrativo de

Impugnación SI

Recibe Recurso Administrativo de Impugnacion y lo remite a la MAE Pasa a la

Pag. 2

20

Revisa que la contratación se enmarque

en la normativa de contrataciones vigente

No

Publica la RA de aprobación del DBC.Elabora memorándums de designación de

Comisión de Calificación.

NO A

B

Total : 81 tareas

LICITACIÓN

Nº de Tareas MAE

DIRECCIÓN GENERAL

DE ASUNTOS

JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPC

RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN DGAA COMISIÓN DE CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 2 de 5

CÓDIGO:

DGAA 01-01-03

Remite el Recurso de Impugnación a la DGAJ para la elaboración de la

Resolución Ministerial que resuelva el Recurso

Viene de la Pag. 1

Suscribe la RM y lo remite a la DGAA para su

publicación en el SICOES

Elabora Resolución Ministerial y lo remite a

la MAE para su suscripción

Instruye la publicación de la

RM

El recurso es desestimado o

Resolución Impugnada es confirmada?

Publica la RM

Suscribe los Memorandums de designacion y lo remite

al Responsable de Adquisición de Bienes y

Servicios

Notifica a los Servidores Públicos designados

como Integrantes de la Comisión de Calificación

SI

Remite al Técnico para su notificación

Revisa y Rubrica con V°B°

Recibe las propuestas en el lugar fecha y

hora establecida en la Convocatoria.

Elabora Acta de Recepción de Propuestas

Realiza el Acto de Apertura de propuestas y lectura de precios ofertados en acto público y firman el acta

Elaboran nomina de participantes una vez

concluido el acto publico en sesión reservada lo remite

al RPC

Firma nomina de participantes Designara mediante

Resolución Ministerial a otro RPC

SIPresenta Excusa ?

NO

Pasa a la Pag. 3

21-22

25-26-27-28

29-30

33-34-35

31-32

Revisa y rubrica con V°B° y lo remite al RPC

para su suscripción

BNO

A

-Efectúa el análisis y evaluación de los

documentos -Elabora el Informe de

Evaluación y Recomendación de

Adjudicación o Declaratoria Desierta

-Elabora infrome tecnico cuando corresponda para la cancelación suspensión o

anulacion

23-24

D

Total : 81 tareas

LICITACIÓN

Nº de Tareas DGAADIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPC

UNIDAD

SOLICITANTEMAE

COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 3 de 5

CÓDIGO:

DGAA 01-01-03

Viene de la Pag.2

Revisa informe: - Aprueba la adjudicación o declaratoria desierta.- Requiere informes de complementación (si corresponde)-Si se aparta de la recomendación elabora un informe fundamentado dirigido a la MAE.

Remite el proceso al Profesional Jurídico para

la elaboracion de la Resolución Administrativa

de Adjudicación o Declaratoria Desierta

Suscribe la RA de Adjudicación o


Publica la RA de Adjudicación o


Hay recurso de impugnación?

Remite a DGAJ para la elaboración de la Resolucion

Ministerial que resuelva el recurso de impugnacion

Elabora Resolución Administrativa de Adjudicación

o Declaratoria Desierta y Remite al RPC para su

suscripción.

Elabora Resolución Ministerial y lo remite a la MAE para su suscripción

Pasa a la Pag.4

36-37-38

Suscribe la Resolución Ministerial y lo remite a

la DGAA para su publicación en el

SICOES

El recurso ha sido desestimado o la

resolución impugnada confirmada?

Elabora nota de solicitud de documentos para la formalización de la

contratación

Instruye la publicación

Publica la RM en el SICOES

Revisa y rubrica con su V°B°

Suscribe la nota de solicitud de documentos

Revisa y rubrica con su V°B°

SI

39-40-41-42

43-44-45-46

47

48-49-50-51

Recibe Recurso Administrativo de Impugnacion a la

Resolución de Adjudicación y lo deriva a la MAE

Si

Deriva el proceso al Tecnico

CNO

D NO

Notifica al o los proponentes adjudicados para la presentación de los documentos y los

recepciona

C

52

Total : 81 tareas

LICITACIÓN


ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPCCOMISIÓN DE RECEPCIÓN MAE

COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 4 de 5

CÓDIGO:

DGAA 01-01-03

Elabora informe legal de verificación de

documentos y elabora contrato para suscripcion

de la MAE

Suscribe el(los) contrato(s)

Convoca al o los proveedores para la suscripcion del contrato, ademas de registrar el contrato en el Sistema de Registro de Contratos de la CGE

Remite al técnico para su registro en

el SICOES

Verifica Técnicamente la documentación

presentada por el o los proponentes

Verifica la documentación y lo deriva al profesional

jurídico para la verificación de la legalidad de la

documentación presentada y elaboración de contrato

53-54-55-56-57

58-59

60-61-62

Viene de la Pag.3

Total : 81 tareas

Revisa el (los) contrato(s) y el Informe de verificación de

documentos los cuales son rubricados con su V°B°

Registra el contrato en el SICOES y elabora memorándums de

designación de Comisión de Recepción

Revisa y rubrica con V°B°

Revisa y rubrica con V°B°

Revisa y rubrica con V°B°Suscribe el o los

memorándums de designación

Remite los memorandums al Responsable de Adquisición


Notifica al o los servidores públicos designados como

Responsable de Recepción

Recepciona los bienes o servicios verificando el

cumplimiento de las especificaciones técnicas,

contrato. Emite acta de recepción e informe de conformidad o

disconformidad

Aprueba el informe de la Comisión o Responsable

de Recepción

Hay conformidad

ESI

Deriva el proceso al profesional

juridico

NOElabora informe legal y

nota de resolucion administrativa de resolucion

de contrato o documento que lo deja sin efecta

Firma nota de Resolución y lo remite al profesional

jurídico

Hace firmar con el (los) proveedor(es) la Resolución

Administrativa de Resolución de Contrato

Pasa a la Pag.5

63-64-65

66-67-68

69-70-71

Remite los documentos firmados al Tecnico para su notificación

72-73

LICITACIÓN


ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO


BIENES Y SERVICIOS


BIENES Y SERVICIOS

JEFE UNIDAD

ADMINISTRATIVA RPCCOMISIÓN DE RECEPCIÓN MAE

COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector







FORM 07


Página 5 de 5

CÓDIGO:

DGAA 01-01-03

Reporta al SICOES y devuelve los antecedentes a la Unidad Solicitante para

su continuidad o cancelacion

Elabora informe de cumplimiento de contrato

Actualiza en la Base de Datoss

74-75

76-77

81

Viene de la Pag.3

Total : 81 tareas

Genera el formulario 500 Recepción definitiva de

bienes obras y servicios a través del SICOES

Adjunta antecedentes , registra en el SICOES, ,

elabora nota de pago, escanea

Revisa el proceso, refrenda con su la nota de Solicitud

de Pago y deriva a la Jefatura.

Revisa firma la nota de pago y deriva al RPC


Fin

E

Fin

78-79-80

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación por Excepción. DGAA

01-01-04

CÓDIGO:

DGAA 01-01-04




Ejecutar los procesos de contratación, conjuntamente con las unidades organizacionales en la modalidad de

Contratación por Excepción de Bienes y Servicios, determinadas en el Art. 65 del D.S. N° 0181.


REQUISITOS

Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA.


caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC).

Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes).

Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP.

Documento que respalde el precio referencial.


especializada.

Nota de Solicitud de inicio de proceso que justifique la causal de la contratación.


Bienes y servicios generales contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la modalidad de Contratación por

Excepción.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: de 1 a 20 días calendario aproximado


FORMULARIOS

1

Remite Nota Interna a la Director(a )General de

Asuntos Administrativos adjuntando los

requisitos y justificando la contratación por

excepcion


2

Revisa y deriva a la Unidad Administrativa el

proceso de contratación del bien o servicio,

remitiendo los antecedentes.

Director(a) General de

Asuntos Administrativos

3 Deriva el proceso de contratación al

Profesional Jurídico y/o Técnico Legal. Jefe (a) de la Unidad

Administrativa

4 Elabora Informe Legal y Resolución

Ministerial. Profesional Jurídico y/o

Técnico Legal

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

La Resolución Ministerial deberá establecer

mínimamente los siguientes procedimientos:

- Adjudicación.

- Recepción

- Pago.

5 Revisa el Informe Legal y la Resolución

Ministerial; refrenda con VºBº. Director(a) General de

Asuntos Jurídicos

6 Autoriza la contratación con la firma de la

Resolución Ministerial. MAE

7

Una vez formalizada la contratación presentara

a la Contraloría General del Estado todo el

proceso de contratación.


Técnico Legal

8

Si el monto es mayor a Bs 20.000,00 registra

en el SICOES caso contrario se escanea el

proceso y lo archiva


Bienes y Servicios

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


SERVICIOS

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE




ACTUALIZACIÓN:

19/01/2019

EXCEPCIÓN

Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA MAE

UNIDAD

SOLICITANTE

PROFESIONAL

JURÍDICO



TECNICO DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de

PáginaConector


Crear Documento y

Copias

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACION POR EXCEPCIÓN.




FORM 07

FLUJOGRAMA DE

PROCEDIMIENTOS

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-01-04

INICIO

Solicita autorización justificando la

contratación por excepción

Revisa y deriva a Jefatura

Elabora informe legal y Resolución

Ministerial

Autoriza la contratación con Resolución

Ministerial

Revisa y deriva a Profesional Jurídico


FIN

1-2-3-4-5

6-7-8

Total : 8 tareas

Una vez formalizada la contratación presenta a la

CGE todo el proceso

Cuando el proceso e mayor a Bs

20.000,00 se registra el mismo en el

SICOES

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación Directa. DGAA 01-

01-05

CÓDIGO:

DGAA 01-01-05




Ejecutar los procesos de contratación, conjuntamente con las unidades organizacionales en la modalidad de

Contratación Directa de Bienes y Servicios, determinadas en el Art. 72 del D.S. N° 0181.


REQUISITOS



caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC)





especializada.

Nota de Solicitud de inicio de proceso que justifique la causal de la contratación.


Bienes y servicios generales contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la modalidad de Contratación

Directa.

OBSERVACIONES:

El RPA o RPC de acuerdo a la Resolución Ministerial 040 del 18 de enero del 2018 es designado al Director

General de Asuntos Administrativos.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: De 1 a 15 días calendario aproximado


RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Remite Nota Interna al Responsable del Proceso de

Contratación – RPA o RPC, solicitando

autorización de inicio de proceso de contratación y

adjuntando los requisitos.


2

Revisa la documentación presentada, si todo esta en

orden autoriza el incio del proceso de contratación

del bien o servicio o del proceso de contratación

del bien o servicio mediante proveído en Hoja de

Ruta, remitiendo con todos los antecedentes a la

Jefatura de la Unidad Administrativa..

RPA o RPC Hoja de Ruta

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

3 Deriva el proceso de contratación al Responsable

de Adquisición de Bienes y Servicios. Jefe(a) de la Unidad

Administrativa Hoja de Ruta

4


contratación en la Base de Datos de Compras y


contratación mediante hoja de ruta.

Responsable de

Adquisición de Bienes y

Servicios

Hoja de Ruta

5

Elabora:

1. Nota de Adjudicación

2. Solicitud de Documentos

3. Memorandum de designación de Comisión de

Recepción o Responsable de Recepción.

4. Orden de Compra o Servicio cuando el plazo

de entrega del bien o prestación del servicio

sea menor o igual a 15 dias calendario.

Refrenda con VºB° los documentos mencionados


Bienes y Servicios

Nota de

Adjudicación,

Solicitud de

documentos,

Orden de

Compra u Orden de

Servicio

Memorandum

de Designación de

Comisión de

Recepción o

Responsable de

Recepción

6 Revisa, refrenda con V°B° los documentos y deriva

a jefatura

Responsable de


Servicios

7 Revisa los documentos, refrenda con V°B° los

documentos y deriva al RPA o RPC. Jefe (a) de la Unidad

Administrativa

8 Revisa y firma los documentos. RPA o RPC



Responsable de


Servicios

10

Notifica al(los) proveedor(es) la Solicitud de

Documentos mediante fax o correo electrónico y

Recepciona la documentación presentada por el o

los proveedores.


Bienes y Servicios

11

En caso de formalizar la contratación con contrato

asigna abogado y pasa a la tarea 13.

En caso de formalizar la contratación con Orden de

Compra o Servicio actualiza la base de datos y

deriva a técnico correspondiente.

Responsable de


Servicios

12 Convoca al(los) proveedores para la suscripción de

la Orden de Compra/Servicio.


Bienes y Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Notifica mediante memorándum al

Responsable/Comisión de Recepción.

Realiza el registro del proceso de contratación en

el SICOES generando Compra/Servicio con el

proveedor.

Notifica mediante memorándum al

Responsable/Comisión de Recepción

Realiza el registro del proceso de contratación en el

SICOES generando el formulario 400 cuando la

contratación sea mayor a Bs20.000,00 y resguarda

proceso.

Pasa a la tarea 19.

13 Elabora informe de Verificación Legal de

Documentos y Contrato(s).


Técnico Legal

Informe de

Verificación Legal de

Documentos y

Contrato(s)

14

Revisa el(los) contrato(s) y el Informe de

verificación de documentos, los cuales son

rubricados con VºBº.


Asuntos Jurídicos

15 Suscribe el(los) contrato(s) y deriva a Profesional

Jurídico y/o Técnico Legal. RPA o RPC

16

Una vez formalizada la contratación, efectúa el

registro del contrato, orden de servicio u compra,

en el Sistema de Registro de Contratos de la

Contraloría General del Estado Plurinacional según

corresponda.


Técnico Legal

Formulario de

Registro en la

Contraloría

17

Actualiza Base de Datos.

Deriva el proceso al técnico correspondiente.

Responsable de


Servicios

18

Notifica memorándum de Responsable/Comisión

de Recepción, realiza el registro del proceso de

contratación en el SICOES, y se genera el

formulario 400, cuando la contratación sea mayor

a Bs20.000,00 y resguarda proceso



19

Verifica el cumplimiento de las especificaciones

técnicas y el cumplimiento del plazo de entrega

indicado en la orden de compra/servicio o contrato

coordinando con el(los) proveedor(es).

Responsable O Comisión

De Recepción

Informe de

Conformidad o

Disconformidad

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Elabora y firma el Informe de Conformidad o

Disconformidad.

Registra el ingreso del bien en el sistema de

Activos Fijos o Almacenes si corresponde.

20 Aprueba Informe de Comisión o Responsable de

Recepción. RPA o RPC

21

En caso de existir conformidad se pasa a la tarea

32.

En caso de no existir conformidad y de ser un

proceso menor a Bs20.000 se deriva al técnico

correspondiente.

Responsable de


Servicios

22 Escanea el proceso de contratación y remite al

Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios.


Bienes y Servicios

23

Remite proceso de contratación a la Unidad

Solicitante para ajuste en Especificaciones

Técnicas y se vuelve a la tarea 1.

Responsable de


Servicios

24

En caso de no existir conformidad y de ser un

proceso mayor a Bs20.000 se deriva al Profesional

Jurídico y/o Técnico Legal correspondiente.

Responsable de


Servicios

25 Elabora informe legal y nota de resolución Profesional Jurídico y/o

Técnico Legal

Informe Legal y Nota

de Resolución

26 Firma Nota de Resolución y remite a Profesional

Jurídico y/o Técnico Legal RPA

27 Hace firmar con el proveedor (es) la Nota de

Resolución


Técnico Legal

28 Actualiza en la Base de Datos

Responsable de


Servicios

29 Reporta al SICOES Jefe(a) de la Unidad


30 Actualiza en la Base de Datos

Responsable de


Servicios

31

Genera el Formulario 500 (Recepción definitiva de

bienes, obras y servicios) a través del SICOES,

escanea y archiva proceso de contratación.



32

En caso de haberse formalizado con Contrato,

actualiza Base de Datos y remite a Profesional

Jurídico y/o Técnico Legal.

En caso de haberse formalizado con Orden de

Compra se pasa a la tarea 34.

Responsable de


Servicios

33 Elabora Informe de Cumplimiento de Contrato. Profesional Jurídico y/o

Técnico Legal

Informe de

Cumplimiento de

Contrato.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

34 Actualiza Base de Datos y deriva proceso al técnico

correspondiente

Responsable de


Servicios

35 Adjunta antecedentes, registra en el SICOES si

corresponde, elabora Nota de Pago y escanea


Bienes y Servicios

Formulario 500 y Nota

de Pago

36 Revisa el proceso, refrenda con VºBº la Nota de

Solicitud de Pago y deriva a jefatura.

Responsable de


Servicios

37 Revisa, firma nota de pago y deriva a RPA o RPC Jefe (a) de la Unidad

Administrativa

38 Autoriza Pago y remite a la Unidad Financiera RPA o RPC

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


SERVICIOS

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE




ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

CONTRATACIÓN DIRECTA


RECEPCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO

TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS


SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA O RPC

UNIDAD

SOLICITANTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA




FORM 07


Página 1 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-01-05

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector



INICIO

Solicitud de inicio de proceso con requisitos

Elabora:1.Nota de Adjudicación.2. Solicitud de documentos.3. Memorándum de designación.4. Orden de Compra o Servicios.

Revisa y refrenda con VºBº y deriva a la

jefatura.


Revisa y Firma documentos de

adjudicación

Actualiza en Base de Datos

Notifica al o los proveedor (es) la solicitud de

documentos y Recepciona la Documentación presentada

Es para elab. De contrato?

Convoca al (los) para la suscripción de la orden de

compra/servicio,Notifica memorándum de Responsable/Comisión de

Recepción, Registra en SICOES si

corresponde y resguarda proceso

A

Elabora informe de verificación legal de doc. y

contrato Revisa y refrenda con

VºBº

Suscribe contrato(s)

C

Efectúa el registro del contrato, orden de servicio u compra en el

Sistema de Registro de Contratos de la CGE.

Si

No

Deriva al Resp. De B y S

Asigna código interno, técnico y registra en B.

D.

Revisa la documentación

y Autoriza Inicio de Proceso

Actualiza en Base de Datos

1-2-3-4-5

6 – 7 – 8

9 – 10

11 - 12 - 13 - 14

15

16

Total : 38 tareas

Pasa la Pag 2


Nº de Tareas RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO

TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS


SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA o RPC

UNIDAD

SOLICITANTE





FORM 07


Página 2 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-01-05

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector



Verifica el cumplimiento de la especificaciones técnicas y el

cumplimiento del plazo de entrega indicado en la orden de

compra/ servicio o contrato. Elabora y firma el Informe de

Conformidad o Disconformidad. Registra el ingreso del bien en el

sistema de activos fijos o Almacenes si corresponde.

Existe conformidad?

Es Mayor a 20.000?

Viene de la Pag. 1

No

Si

Se remite a Unidad Solicitante para ajuste en Especificaciones

Técnicas

Actualiza en Base de Datos y deriva el

proceso al Técnico Correspondiente

Notifica memorándum de Responsable/Comisión de Recepción, registra

en SICOES si corresponde y resguarda

proceso

Aprueba Informe B

Se escanea proceso

Si

No

Firma Nota de Resolución

Hace firmar con el proveedor(es) la Nota de

Resolución

Remite proceso a Profesional Jurídico

Elabora informe legal y nota de resolución

Actualiza en la Base de Datos

Actualiza Base de Datos

C

Deriva a Técnico correspondiente

Reporta al SICOES

Genera el Formulario 500 Reporta al

SICOES, escanea y archiva

17-18-19

Pasa a la Pag. 3

20 – 21- 22

23

24 -25

26 - 27

28 -29

30 -31

A

Total : 38 tareas


Nº de Tareas RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

PROFESIONAL

JURÍDICO Y/O TECNICO LEGAL

TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS



UNIDAD

SOLICITANTE





FORM 07


Página 3 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-01-05

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector



Adjunta antecedentes, registra en el SICOES si

corresponde, elabora Nota de Pago y escanea

Revisa, actualiza en base de datos y refrenda con VºBº Nota de Pago

Revisa y firma nota de pago.


FIN

Es contrato?

Actualiza Base de Datos y remite a abogado

Elabora Informe de cumplimiento de

contrato

Actualiza en Base de Datos y remite a técnico

B

Si

No

Viene de la Pag.2

32 - 33

34 -35

36 – 37- 38

Total : 38 tareas

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Recepcionar, registrar, codificar y salvaguardar los Activos Fijos muebles e

inmuebles del MEFP. DGAA 01-02-01

CÓDIGO:

DGAA 01-02-01


Manejo de Bienes Muebles y/o inmuebles.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recepción e incorporación física, contable de los activos fijos muebles e inmuebles al inventario de activos

fijos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, efectuada.


Documentación de Procesos de Contratación y Adquisición que genera el área de Adquisición de Bienes y

Servicios.

Resolución Ministerial (transferencias, donaciones o mediante financiamiento externo).

Resolución Administrativa (transferencias o donaciones).

Documentación de Registro de Derecho Propietario para Muebles e Inmuebles.

Garantía de Bienes Muebles e Inmuebles y Especificaciones Técnicas.

Sistema de Activos Fijos.

Actas de Recepción.

Actas de Conformidad (transferencias o donaciones).

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS (Vigente).


Documentos de Propiedad de los Bienes Muebles e Inmuebles.

Acta de Asignación de Bienes Muebles y/o Inmuebles.

Copias Legalizadas de Derecho Propietario de Bienes Muebles e Inmuebles.

Seguros Bienes Muebles e Inmuebles contratados.

Identificación y/o código de asignación del activo.

Formulario de Control de Ingreso y Salida de Bienes.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

En función a las características y la cantidad de los muebles o inmuebles. Recepcionar, registrar y codificar

5 días hábiles como mínimo.

OBSERVACIONES: La Comisión de Recepción estará conformada mínimamente por: Un servidor

público de la Unidad Solicitante y uno de Administración y Manejo de Bienes, en casos de bienes de

carácter especializado se convoca a un técnico o profesional especializado.


FORMULARIOS

1

Recibe y revisa la documentación de la

adquisición y/o en su caso el convenio de

donación, transferencia, o adquisición

con financiamiento externo, más

Resolución Ministerial o Administrativa,

y el listado de bienes incluyendo precio

de adquisición para su recepción,

remitida por el Jefe (a) de la Unidad

Administrativa.

Responsable de

Administración y Manejo de

Bienes ( RAMB)

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

En caso de bienes inmuebles se

requerirá la presencia de una

comisión de recepción, previa

designación de la MAE.

2

Coordina la recepción de los bienes

muebles con la empresa proveedora y

Comisión de Recepción, y un técnico

especializado en el área (cuando el bien

tenga especificaciones técnicas

complejas).

Técnico de Administración y

Manejo de Bienes

3

Recepciona, verifica y realizan las

pruebas necesarias a los bienes muebles o

inmuebles, de acuerdo a las

Especificaciones Técnicas solicitadas. En

caso de no cumplir con lo especificado se

procede a la devolución del bien al

Proveedor.

Para bienes inmuebles se verifica e

inventaría las instalaciones y ambientes

que formen parte del inmueble,

coordinándose la recepción con la

entidad que entrega el inmueble.


4

Elabora y firma acta de recepción y de

conformidad del bien recepcionado.

Para bienes inmuebles elabora acta de

recepción y conformidad previa

evaluación de las condiciones técnicas y

físicas.

En el caso de bienes provenientes de

donación o transferencia elaborará acta

de conformidad.


5

Registra en el Sistema de Activos Fijos y

genera formulario de ingreso de muebles

o inmuebles para remitir al RAMB,

emite el código correlativo y realiza la

entrega en dependencias del MEFP.


Manejo de Bienes

6

Firma y sella el formulario de ingreso de

muebles o inmuebles remitiendo ambos

formularios al inmediato superior.

Responsable de


Bienes

7

Revisa, firma y sella el formulario de

ingreso de muebles o inmuebles para su

posterior devolución al RAMB.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

8

Instruye al técnico de Administración y

Manejo de Bienes la devolución de

documentación al Área de Adquisición


En caso de donaciones o transferencias

bienes e inmuebles, instruye el archivo de

la documentación correspondiente

adjuntando la documentación de

contratación, que consta de una copia de

formulario de ingreso, acta de recepción

y de conformidad.

Responsable de


Bienes

9

Registra en el Sistema de

correspondencia del SIGA Internet la

salida de la documentación de

contratación de bienes muebles al Área

de Adquisición de Bienes y Servicios.

Realiza la codificación física y Archiva la

documentación.


Manejo de Bienes

10

Remite al Área de Adquisición de Bienes

y Servicios la documentación de

contratación de bienes mueble.

Responsable Administración

y Manejo de Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO

DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1

2

3

4-6

7-8

RESPONSABLE DE


DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACION Y MANEJO

DE BIENES

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVACOMISIÓN DE RECEPCIÓN

Inicio

Recibe y revisa la

documentación de la

adquisición de bienes o en

su caso convenio de

donación mas la RM o RA

remitida por el Jefe de la UA

Se requiere una

Comisión?

No

Si

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, REGISTRAR, CODIFICAR Y SALVAGUARDAR LOS ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES DEL MEFP.


DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA

FORM 07FLUJOGRAMA

PROCEDIM IENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-02-01

Nº

Tarea

Recepciona , verifica y realizan las

pruebas necesarias a los bienes

muebles de acuerdo a la

especificaciones Técnicas

Elabora acta de recepción de

Bienes según correponda

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas utilizadas:

Sistema

Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

Coordina la recepción de los bienes

muebles con la empresa proveedora y

comisión de recepción y el técnico

especializado en el área

Firma y Sella Formulario de Ingreso de

equipos de oficina y muebles o

inmuebles

9-10

Total : 10 tareas

Revisa, firma y sella el formulario de

ingreso de equipos de of icina y

muebles o inmuebles

Instruye la devolución de

documentación al área de Adquisicion


Para donaciones o transferencias

instruye el archivo adjuntando la

documentación correspondiente

Remite al Área de Adquisición

de Bienes y Servicios la

documentación del proceso

de Adquisición de Bienes y

Servicios.

Registra en SIGA la salida de

documentación y archiva la

documentación de Donación o

transferencia.

Fin

Registra en el Sistema de

Activos Fijos y Genera el

formulario ingreso de equipos y

genera formulario de ingreso

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Gestionar el Derecho Propietario de los inmuebles, vehículos y líneas telefónicas

del MEFP. DGAA 01-02-02

CÓDIGO:

DGAA 01-02-02



OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Se actualizó el Derecho Propietario de los inmuebles, vehículos y líneas telefónicas del Ministerio de

Economía y Finanzas Públicas.


Resolución Ministerial (transferencias, donaciones o mediante financiamiento externo)

Resolución Administrativa (transferencias o donaciones)


Actas de Recepción.

Actas de Conformidad (transferencias o donaciones)

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS (Vigente)


Documentación de Registro de Derecho Propietario para Muebles e Inmuebles


Dependiendo de la cantidad

OBSERVACIONES: En transferencias y/o donaciones de inmuebles , vehículos y línea telefónicas , el

derecho propietario deben estar a nombre de MEFP

En caso líneas telefónicas los documentos originales lo custodia la Unidad de Financiera por ser considerado

como inversión.


FORMULARIOS

1

Elabora nota interna de solicitud de

registro de derecho propietario, y lo remite

con su VºBº al Jefe (a) de Unidad

Administrativa.

Responsable de


Bienes

2

Coloca VºB° a la nota interna de solicitud

de registro de derecho propietario y remite

a la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

3

Revisa, firma y sella nota interna de

solicitud de registro de derecho

propietario, para luego remitir a la DGAJ.

Director (a) General de


4

Realiza el trámite de registro de derecho

propietario de bienes inmuebles ,

vehículos y líneas telefónicas en las

instancias correspondientes, trabajo en

coordinación con la Unidad

Administrativa y lo remite a la DGAA


Asuntos Jurídicos

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Revisa la documentación de registro de

derecho propietario y envía copia

legalizada a la Unidad Administrativa.



6

Remite documentación de registro de

derecho propietario al área de

Administración y Manejo de Bienes para

su custodia y archivo.

En caso de las líneas telefónicas se

remitirán para resguardo de la

documentación original a la Unidad

Financiera.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

7


Manejo de Bienes el archivo

correspondiente de la documentación que

respalda el derecho propietario del

Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas.

Responsable de


Bienes

8

Archiva y escanea la documentación de

derecho propietario de los bienes

inmuebles de propiedad.


Manejo de Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE

BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1-4

5-7

8

TÉCNICO ADM. Y

MANEJO DE BIENES

RESPONSABLE DE

ADM. Y MANEJO DE

BIENES

Inicio

Realiza el t rámite de

registro de derecho

propietario de bienes

inmuebles y vehículos en

las instancias

correspondientes en

coordinacion con la UA


de registro de derecho

propietario y envía una

copia legalizada a la UA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR EL DERECHO PROPIETARIO DE LOS INMUEBLES , VEHICULOS Y LINEAS TELEFÓNICAS DEL MEFP



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-02-02

Nº

TAREA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINITRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Coloa VºBº a la nota

interna de solicitud de

registro de derecho

propietario y remite a la

DGAA

Revisa, firma y sella la

nota interna de solicitud

de registro de derecho

propietario, para luego

remitir a la DGAJ

Total : 8 tareas

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

JURIDICOS

Elabora nota interna de

solicitud de registro de

derecho propietario y lo

remite con su VºBº a la

Jefe de la Unidad

Administrativa

Archiva y escanea la

documentación de derecho

propietario de los inmuebles

de propiedad.

Fin

Remite copia legalizada de

registro de derecho

propietario a


Bienes

Instruye al técnico de


Bienes el archivo de la

documentacion que respalda el

derecho propietario

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Asegurar los Bienes Muebles e Inmuebles del MEFP. DGAA 01-02-03

CÓDIGO:

DGAA 01-02-03



OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Bienes muebles e inmuebles del MEFP con pólizas de seguro vigentes.


Documentación de Procesos de Contratación y Adquisición que genera el área de Adquisición de Bienes y

Servicios.

Garantía de Bienes Muebles e Inmuebles y Especificaciones Técnicas.


Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS (Vigente)


Seguros Bienes Muebles e Inmuebles contratados.


En función las cuantías del proceso de contratación de seguros 30 días hábiles como mínimo.

N

°

DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Identifica bienes muebles e inmuebles al que

debe dar cobertura de seguro, y convoca al

Brocker de Seguros del MEFP para su

asesoramiento.

Responsable de

Administración y Manejo

de Bienes

2

Realiza el informe de cobertura de seguro

de los bienes, lo remite al Responsable de

Administración y Manejo de Bienes

Brocker de Seguros

3

Analiza el informe del Brocker de Seguros y

en base al mismo elabora nota interna de

solicitud de contratación de seguros y las


Responsable de


de Bienes

4

Revisa solicitud de contratación de seguros

y remite a la Dirección General de Asuntos

Administrativos (DGAA).

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

5

Revisa la solicitud, instruye el inicio del

proceso de contratación de seguro al Jefe de

la Unidad Administrativa, en caso de

rechazo, vuelve a la tarea 3.



6

Instruye continuar con el proceso de

contratación de Seguros al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios. Se aplica

el Procedimiento de Contratación.

Jefe (a ) de la Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

7

Remite al Área de Administración y Manejo

de Bienes el envía documentación original

de contrato de seguro una vez concluido el

procedimiento de Contratación.

Responsable de

Adquisiciones de Bienes y

Servicios

8

Instruye el archivo correspondiente de la

documentación original de las pólizas de

seguro de bienes muebles e inmuebles.

Responsable de


de Bienes

9

Archiva la documentación original de las

pólizas de seguro y digitaliza las mismas.

Técnico de Administración

y Manejo de Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1-4

5-7

8-9

TÉCNICO ADM. Y

MANEJO DE BIENES

BROCKER DE

SEGUROS

RESPONSABLE DE

ADM. Y MANEJO DE

BIENES

Inicio

Instruye continuar con el

proceso de contratación de

seguros al Responsable de

contratación de bienes y

servicios

Remite la documentación

original de contrato de

seguros al responsable de


Bienes

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASEGURAR LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL MEFP



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-02-03

Nº

TAREA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINITRATIVOS

JEFE(A) DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Revisa solicitud de

contratación de seguros y

remite a la Dirección

General de Asuntos

Administrativos (DGAA)

Instruye el inicio del

proceso de contratación al

Jefe de la Unidad

Administrativa

Instruye el archivo

correspondiente de la

documentación original de las

pólizas de seguro

Total : 9 tareas

RESPONSABLE DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Identifica bienes muebles

e inmuebles al que debe

dar cobertura de seguro y

convoca al Brocker de

Seguros del MEFP para

su asesoramiento

Realiza el informe de

cobertura de seguro de

bienes, lo remite al

Responsable de


Bienes

Analiza el informe del

Brocker de seguros y en

base al mismo elabora

nota interna de solicitud de

contratación de seguros y

las especificaciones

técnicas.

Revisa la solicitud,

Aprueba ?

Si

No

Archiva la

documentación

original de las

pólizas de seguro

y las digitaliza.

Fin

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Efectuar la asignación y devolución de Activos Fijos Muebles , Instalaciones y

Ambientes DGAA 01-02-04

CÓDIGO:

DGAA 01-02-04



OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Se atendió las demandas de asignación de activos fijos muebles, instalaciones y ambientes a las servidoras y

servidores públicos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, generando la responsabilidad sobre su

debido uso, custodia y demanda de mantenimiento


Solicitud de Asignación de Bienes Muebles e Inmuebles.

Informe de Disponibilidad en el caso de ambientes


Acta de Asignación Individual de Bienes Muebles, Instalaciones y Ambientes.


Aproximadamente 3 días hábiles.

N

°

DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita asignación y/o devolución de

Activos Fijos al RAMB o al Jefe de Unidad

Administrativa. Pasa a la tarea 3

En el caso de asignación de instalaciones o

ambientes remite nota de solicitud de

requerimiento a la DGAA.

Servidor público solicitante

Nota de solicitud

2

Instruye la verificación del uso del ambiente

vía el Jefe (a) de la Unidad Administrativa,

al RAMB, la asignación de ambientes.


Asuntos Administrativos.

3

Instruye al Técnico de Administración y

Manejo de Bienes la verificación de Activos

para la devolución y posterior asignación al

Servidor Público.

Responsable de


de Bienes (RAMB)

4

Verifica la disponibilidad de los bienes

solicitados y coordina la entrega con el

Responsable de Servicios Generales, y en

el caso de equipos de computación con un

responsable de la Unidad de Tecnologías

Información y/o según corresponda el tipo

de activo.

En caso de instalaciones o ambientes se

realiza el informe de disponibilidad de

ambientes.


y Manejo de Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Realiza el traslado de los bienes muebles al

lugar señalado. Cuando son equipos de

computación, el personal de Unidad de

Tecnologías de Información efectúa el

mantenimiento y la instalación del equipo en

la Unidad Solicitante.

Responsable de Servicios

Generales

6

Elabora las actas de devolución y asignación

mediante el Sistema de Activos Fijos y

luego remite a su inmediato superior para la

firma de las actas mencionadas.


y Manejo de Bienes

7

Firma y sella acta de devolución y

asignación de bienes muebles y equipos

posteriormente devuelve al técnico de

Administración y Manejo de Bienes.

Verifica uso de ambientes.

Responsable de


de Bienes

8

Efectúa la entrega del acta de devolución

al Servidor Público anteriormente asignado

y el acta de asignación al nuevo servidor

público custodio de los bienes entregados

para firma del mismo y procede a la entrega

de los bienes muebles o equipos


y Manejo de Bienes

9

Verifica el o los bienes muebles o equipos

asignados para posteriormente firmar el

acta de asignación, devolviendo al técnico

de Administración y Manejo de Bienes dos

ejemplares del documento y reteniendo un

ejemplar para su descargo.

Servidor Público solicitante

10 Archiva el formulario. Técnico de Administración

y Manejo de Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1-3

4-6

11

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA ASIGNACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES, INSTALACIONES Y AMBIENTES.


DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA

FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-02-04

Nº

Tarea

Inicio

Fin

Taea Decisión Documento ArchivoFormas

utilizadas:Sistema

Conector

de

PáginaConector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Total : 11 tareas

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN

Y MANEJO DE

BIENES

RESPONSABLE DE

SERVICIOS

GENERALES

JEFE (A) DE

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN

Y MANEJO DE

BIENES

SERVIDOR

PÚBLICOSOLICITANTE

Instruye la verificación del uso

del ambiente vía el Jefe de la

unidad Administrativa al RAMB

la asignacion de ambientees

Verifica la disponibilidad de

los bienes solicitados, y

coordina la entrega con la

UTI o Servicios Generales

según corresponda, para la

Devolución y Asignación

correspondiente.

Realiza el traslado de los

bienes muebles al lugar

señalado y con la UTI si

corresponde la instalación

de equipos de

computación

Firma y sella acta de

asignación de bienes

muebles y equipos y

devuelve al técnico.

En caso de ambientes

Verifica su uso Efectúa la entrega del Acta

de Devolución y de

Asignación de bienes

muebles a los funcionarios

involucrados.


procede a la entrega

Verifica los bienes

Asignados, firma y devuelve

dos ejemplares y se queda

con uno para su descargo.


verifica y firma acta

Elabora Actas de

Devolución y Asignación

Archiva el formulario

de asignación de

equipos de oficina y

muebles.

Solicita asignación y/o

devolución de Activos

Fijos al Responsable de


de Bienes o al Jefe de

Unidad Administrat iva

Inicio

DIRECTOR (A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

Instruye al Técnico de


Bienes la verif icación de

Act ivos para la devolución y

posterior asignación al

Servidor Público.

Requiere Asignación de ambientes

si

No

7-10

Fin

Remite nota de solicitud de

Requerimiento a la DGAAInstruye proceder con la

solicitud al RAMB

Son ambientes ? No

Realiza informe de

disponibilidad de

ambientesSi

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar el traslado de Bienes Muebles. DGAA 01-02-05

CÓDIGO:

DGAA 01-02-05


Manejo de Bienes Muebles y/o Inmuebles.


Se atendió los requerimientos de traslado de las diferentes unidades solicitantes, realizando el control físico y

en sistema de ingresos y salidas de bienes.


Nota Interna o correo institucional de Solicitud de Traslado de Bienes Muebles.

Orden de Salida de Vehículos.

Formulario de Control Ingreso y Salida de Bienes.


Control físico de bienes (activos fijos).


Aproximadamente 3 a 5 días


RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita el traslado o recojo de bienes,

detallando la descripción de los mismos a la

Dirección General de Asuntos

Administrativos mediante nota interna, vía

telefónica o correo electrónico.

Servidor público

solicitante

2

Autoriza y remite la solicitud de traslado o

recojo de bienes al Jefe (a) de la Unidad

Administrativa.



3 Remite la solicitud de traslado o recojo de

bienes, al RAMB.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

4

Instruye la verificación de los bienes a ser

trasladados al personal técnico designado.

Responsable de


de Bienes

5

Realiza el relevamiento de bienes a ser

trasladados o recogidos, genera en el módulo

del SIGA activos fijos el Formulario de

control de ingreso y salida de bienes, a su vez

realiza la nota de solicitud de vehículo si

corresponde, adjunta el Formulario

mencionado y remite RAMB de Bienes para

firma en el Formulario, y colocar VºBº a la

nota de solicitud

Técnico de


de Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Revisa, firma la nota de solicitud y coloca el

VºBº al Formulario de control de ingreso y

salida de bienes, remitiendo al Jefe de la

Unidad Administrativa para su VºBº.

Responsable de


de Bienes

Nota Interna de

vehículos

Formulario de Ingresos

y Salidas

7

Revisa el Formulario de control de ingreso y

salida de bienes y coloca su VºBº a la nota de

solicitud de vehículo, remitiendo a la DGAA.

Jefe(a) de Unidad

Administrativa

8

Revisa la nota de solicitud de vehículo y el

Formulario de control de ingreso y salida de

bienes, autoriza la solicitud y remite al Jefe

(a) de Unidad Administrativa.



9 Remite solicitud de vehículo al Responsable

de Servicios Generales.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa


y Salidas

10

Recepciona la solicitud de vehículo, si

corresponde, y coordina con el Técnico de

Administración y Manejo de Bienes el

traslado o recojo de bienes muebles con el

RAMB.


Generales

11

Elabora, firma y sella, orden de salida del

vehículo para el traslado o recojo (cuando se

requiera el traslado de un inmueble a otro).


Generales

12

Entrega el formulario de control de ingresos y

salida de bienes al personal de seguridad para

su firma correspondiente.

Técnico de


de Bienes

Formulario de control

de ingresos y salidas de

bienes

13

Firma el formulario de control de ingresos y

salidas de bienes en el recuadro “DE USO

EXCLUSIVO DE SEGURIDAD” para la

salida de bienes muebles, previa revisión de

códigos de los bienes; posteriormente

devuelve el formulario de Administración y

Manejo de Bienes reteniendo una copia del

documento

Personal de Seguridad Formulario de control


bienes

14

Verifica y controla la salida e ingreso de los

bienes en función del formulario de control de

Ingresos y Salidas de bienes.

Para el ingreso de bienes muebles al lugar

destinado, entrega el formulario de ingresos y

salidas al personal de seguridad.

Técnico de


de Bienes

15



EXCLUSIVO DE SEGURIDAD” para el

ingreso de bienes muebles, previa revisión de

códigos de barra de los bienes; posteriormente

devuelve formularios reteniendo uno para su

control.

Personal de Seguridad Formulario de control


bienes.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

16

Actualiza la ubicación de los bienes muebles

en el módulo de activos fijos mediante la

asignación y/o devolución en el SIGA

Internet Activos fijos.

Técnico de


de Bienes

Formularios de

Asignación y

Devolución.

17

Archiva toda la documentación generada. Técnico de


de Bienes

Formularios de

Asignación y

Devolución.

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN

Y MANEJO DE

BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

SERVIDOR

PÚBLICO DE LA

UNIDAD

SOLICITANTE

JEFE DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

SERVICIOS

GENERALES Y

TRANSPORTE

Solicita traslado o

recojo de bienes a la

Jefatura de UA. De

ser dirigida a AMB

pasa al paso 3.

Inicio

Remite y deriva

solicitud de

traslado o recojo

de bienes muebles

a AMB.

Instruye la verificación

de los bienes a ser

trasladados al personal

técnico designado.

Recepciona la solicitud

de vehículo y coordina

con el Técnico de


de Bienes (de acuerdo

la nota de solicitud) el

traslado o recojo de

bienes muebles con el

Responsable de


de Bienes

1-3

Firma el Formulario de

control de ingresos y

salidas , previa revisión

de códigos de bienes

Fin

9-10

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

Autoriza y deriva

solicitud de traslado o

recojo de bienes

muebles a Jefe(a)

Unidad

Administrativa.

5-8

Remite solicitud de

vehículo Encargado

de Servicios

Generales y

Transporte

PERSONAL DE

SEGURIDAD

Requiere vehículo?

Si

11-13

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL TRASLADO DE BIENES MUEBLES


DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA

FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-02-05

Nº

TAREA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

A No

Revisa y firma la

nota de solicitud y

coloca su VºBª

Revisa y firma la

nota de solicitud y

coloca su VºBª

Revisa y firma la

nota de solicitud

del vehiculo y

autoriza y remite a

la UA

Realiza el relevamiento

de bienes a ser

trasladados o recogidos

Realiza la nota de

solicitud de vehículo,

adjunta el Formulario

mencionado y remite al

ResponsablE de AMB..

Genera en el módulo del

SIGA Formulario de

control de ingreso y

salida de bienes

Elabora , firma y sella

orden de salida del

vehiculo

Entrega formulario de


salida al personal de

seguridad para su firma.

Pasa a la

Pag.2

4

Total : 17 tareas

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN

Y MANEJO DE

BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

UNIDAD

SOLICITANTEJEFE DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

SERVICIOS

GENERALES Y

TRANSPORTE

Fin

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

PERSONAL DE

SEGURIDAD

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL TRASLADO DE BIENES MUEBLES



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-02-05

Nº

TAREA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

Verifica y controla la

salida e ingreso de

los bienes en función

al formulario

Viene de

la Pag. 1

Firma el formulario de


salidas de bienes

Actualiza la ubicación

de los bienes

muebles en el SIGA

Internet de Activos

Fijos

Archiva toda la

documentación

Generada

Fin

Total : 17 tareas

16

14-15

17

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar la Salida Temporal de Equipos de Computación y Muebles. DGAA 01-

02-06

CÓDIGO:

DGAA 01-02-06


Manejo de Bienes Muebles y/o Inmuebles


Se atendió los requerimientos, para la salida temporal de equipos de computación y muebles para viajes en

comisión o reparaciones, demandadas por las diferentes unidades solicitantes; realizando el control en

sistema de ingresos y salidas de bienes muebles.


Nota de Solicitud de Salida de Equipos de Oficina y Muebles.


Control físico de equipos de oficina y muebles.


Dependiendo de las características del requerimiento de salida.


RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita la salida de equipos de computación y/o

muebles de manera temporal a la Dirección

General de Asuntos Administrativos, justificado

con memorándum de comisión para el caso de

viajes y/o nota de solicitud debidamente

aprobada por el inmediato superior.

Servidor público

solicitante

Memorándum o Nota

de Solicitud

Orden de Trabajo

2 Autoriza la solicitud de salida de equipos de

oficina y/o muebles de manera temporal y lo

remite al Jefe (a) de la Unidad Administrativa.


Asuntos

Administrativos

3 Remite al RAMB, la solicitud de traslado o

recojo de bienes.


Administrativa.

4

Instruye al técnico de Administración y Manejo

de Bienes, atender requerimiento de acuerdo a la

solicitud efectuada.

Cuando se trata de salida en comisión, pasa a la

tarea 8.

Responsable de

Administración y

Manejo de Bienes

5

Revisa si el bien se encuentra bajo garantía en

caso de mantenimiento o reparación, busca los

antecedentes de la adquisición del bien, coordina

con la empresa proveedora la verificación del

bien o cambio, y solicita a la empresa proveedora

su Orden de Trabajo explicando el motivo.

En caso de que el bien no cuente con garantía

solicita a la empresa de reparación su Orden de

Trabajo.

Técnico de

Administración y

Manejo

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6 Emite Orden de Trabajo Empresa Proveedora

7

Llena el Formulario de Salida en el sistema SIGA

activos fijos, generando el Formulario de control

de ingreso y salida de bienes y remite al RAMB.

Técnico de

Administración y

Manejo de Bienes

8

Firma el Formulario de Salida y devuelve al

Técnico de Administración y Manejo de Bienes

para su entrega a la Unidad Solicitante.

Responsable de

Administración y

Manejo de Bienes


y Salidas

9

Remite al servidor público solicitante en

comisión o a la empresa encargada de

mantenimiento o reparación

Técnico de

Administración y

Manejo de Bienes

10

Recepciona, firma y sella en el recuadro de

“PERSONA QUE RECEPCIONA” en el

formulario de control de ingreso y salida de

bienes.

Servidor público

solicitante

11

Firma, sella el formulario de control de ingreso y

salida de bienes en el recuadro de “PERSONA

QUE LLEVA” y entrega su Orden de Trabajo.

Empresa Responsable

de mantenimiento

Formulario de ingreso

y salida de bienes

12

Verifica y controla la salida de equipos de oficina

y muebles en función al formulario de control de

ingreso y salida de bienes.

Técnico de

Administración y

Manejo de Bienes

13

Revisa código de los bienes y firma el formulario

de control de ingresos y salidas de bienes en el

recuadro “DE USO EXCLUSIVO DE

SEGURIDAD” para la salida de bienes muebles.

Personal de Seguridad

14 Devuelven los equipos o muebles con el

formulario de control de salida/ingreso de bienes.

Empresa o servidor

público en comisión

15



EXCLUSIVO DE SEGURIDAD” para la

entrada de los bienes muebles, previa revisión de

códigos de los mismos; posteriormente devuelve

el formulario a Administración y Manejo de

Bienes.

Personal de Seguridad Formulario de Ingreso

y Salida

16

Archiva formulario de control de ingreso y salida

de bienes junto al Orden de Trabajo de la

Empresa Responsable de mantenimiento.

Técnico de

Administración y

Manejo de Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1-2

3-5

6-7

8-9

SERVIDOR

PÚBLICO DE LA

UNIDAD

SOLICITANTE

TÉCNICO ADM. Y

MANEJO DE BIENES

EMPRESA

RESPONSABLE

DEL

MANTENIMIENTO

PERSONAL

DE

SEGURIDAD

10-11

RESPONSABLE

DE ADM. Y

MANEJO DE

BIENES (RAMB)

Inicio

Instruye atender

requerimiento de

acuerdo a solicitud

efectuada

Firma formulario y

devuelve para

entrega a la unidad

solicitante.

Remite al servidor

público solicitante en

comisión o a la

empresa encargada de

mantenimiento o

reparación.

Solicita salida de

Equipos de

computación y/o

muebles de manera

temporal a la DGAA

debidamente

justificado.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA SALIDA TEMPORAL DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y MUEBLES



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-02-06

Nº

TAREA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINITRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Autoriza y remite la

solicitud de salida de

equipos de oficina y/o

muebles de manera

temporal al Jefe de la

UA.

Remite la solicitud al

RAMB

Revisa si el bien t iene

garantía , los

antecedentes de la

adquisición, etc.

Tiene garantia?

Coordina con la

Empresa

proveedora la

verificación del bien

Solicita a la empresa

de reparación su

orden de trabajo

Si

No

Llena el formular io de Salida en el

SIGA y remite al responsable

Recepciona, firma y

sella en el recuadro de

PERSONA QUE

RECEPCIONA en el

formulario de control de

ingreso y salida de

bienes.

Pasa a la

Pag,2Total : 16 tareas

Firma y sella el

FORMULARIO DE

CONTROL de Ingreso

y Salida de persona

que LLEVA

Emite Orden de

Trabajo

SERVIDOR

PÚBLICO DE LA

UNIDAD

SOLICITANTE

TÉCNICO ADM. Y

MANEJO DE BIENES

EMPRESA

RESPONSABLE

DEL

MANTENIMIENTO

PERSONAL

DE

SEGURIDAD

RESPONSABLE

DE ADM. Y

MANEJO DE

BIENES

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA SALIDA TEMPORAL DE EQUIPOS DE OFICINA Y MUEBLES



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-02-06

Nº

TAREA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINITRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Fin

Archiva formulario

de control de

ingreso y salida de

bienes adjuntando

documentación.

Devuelven los

equipos o muebles

con el formulario de

control de salida/

ingreso de bienes.

Viene

de la

Pag. 1

12

13

Total : 16 tareas

Verifica y controla la

salida en funcion al

formulario de ingreso

Revisa código de los

bienes y firma el

formulario de control

de ingresos y salidas

de bienes en el

recuadro DE USO

EXCLUSIVO DE

SEGURIDAD para la

salida de bienes

muebles.

Firma el formulario

de control de

ingresos y salidas

de bienes en el

recuadro DE USO

EXCLUSIVO DE

SEGURIDAD para

la entrada de los

bienes muebles,

previa revisión de

códigos de los

mismos;

posteriormente

devuelve el

formulario a

Administración y

Manejo de Bienes

Devuelven los

equipos o muebles

con el formulario de

control de salida/

ingreso de bienes.14

15

16

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar la disposición temporal de bienes muebles o inmuebles bajo la

modalidad de préstamo o comodato. DGAA 01-03-01

CÓDIGO:

DGAA 01-03-01


Disposición de Bienes Muebles o Inmuebles.


Se ha otorgado el derecho de uso de un bien o grupo de bienes, en forma gratuita a requerimiento de otra

entidad pública, con la obligación de restituirlos en las mismas condiciones.


Solicitud de Requerimiento de Bienes Muebles o Inmuebles en calidad de préstamo.

Informe de Análisis de Factibilidad Legal y Conveniencia Administrativa.

Condiciones de Préstamo de uso o Comodato.

Resolución Ministerial para la Disposición Temporal de Bienes.


Contrato de Préstamo de Uso o Comodato.

Acta de Descripción de Bienes Muebles o Inmuebles.


Aproximadamente de 30 a 45 días.


FORMULARIOS

1 Solicita mediante nota externa el

requerimiento de bienes muebles o

inmuebles (Modalidad préstamo o

comodato) justificando la necesidad, al

Ministro de Economía y Finanzas

Públicas.

Entidad Pública Solicitante

2 Instruye a la DGAA elaborar el informe

de análisis de factibilidad legal y

conveniencia administrativa para realizar

la disposición temporal de préstamo de

uso o comodato.

Ministro (a) de Economía y

finanzas Públicas (MAE)

3 Instruye a la Unidad Administrativa

elaborar el informe de análisis de

factibilidad legal y conveniencia

administrativa en base a solicitud de


inmuebles bajo modalidad de préstamo,

uso o comodato.



4 Instruye al RAMB, la identificación de

los bienes a ser dispuestos y la

elaboración del análisis de factibilidad

legal y conveniencia administrativa.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5 Instruye al técnico de Administración y

manejo de Bienes, la identificación de los

bienes a ser dispuestos y la elaboración

del análisis de factibilidad legal y

conveniencia administrativa.

Responsable de


Bienes

6 Identifica los bienes a ser dispuestos,

luego elabora el informe de análisis de


administrativa conteniendo la siguiente

información: identificación, ubicación

del bien, condición actual, antecedentes

de su adquisición, documentos que

acrediten la propiedad y remite al RAMB

para firma.


Manejo de Bienes

7 Revisa, firma y remite el informe de

análisis factibilidad legal y conveniencia

administrativa al Jefe (a) de la UA.

Responsable de


Bienes

8 Revisa, coloca Vº Bº al informe de

análisis factibilidad legal y conveniencia

administrativa y remite a la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

9 Revisa el informe de análisis factibilidad

legal y conveniencia administrativa e

instruye la elaboración de informe legal y

proyecto de resolución, posteriormente lo

remite al Jefe (a) de la Unidad

Administrativa.

En caso de tener observaciones vuelve a

la tarea 6 a través de las instancias

correspondientes.



10 Instruye al profesional y/o Técnico

abogado de Licitaciones y Contratos,

elaborar informe Legal y proyecto de

Resolución Ministerial de acuerdo a

informe de factibilidad legal y

conveniencia administrativa aprobado

por la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

11 Elabora el informe legal, el Proyecto de

Resolución Ministerial en base a las

condiciones de préstamo, uso o comodato

y remite a la DGAJ.

Profesional y/o Técnico

Abogado de Licitaciones y

Contratos

12 Revisa y aprueba con V°B° el informe

legal y proyecto de Resolución

Ministerial.

Director General de Asuntos

Jurídicos


13

Adjunta el informe técnico que

contendrá: relación y tipo de bienes,

análisis de factibilidad legal y



Contratos

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

conveniencia administrativa,

recomendación de la modalidad a

utilizarse y documentación de los bienes

a ser dispuestos, documentos que son

remitidos a la Jefatura de la Unidad

Administrativa.

14 Remite a la DGAA los antecedentes y las

condiciones préstamo, uso o comodato.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

15 Remite proyecto de Resolución

Ministerial a la MAE para su aprobación

y firma.



16 Aprueba con firma la disposición

temporal de bienes bajo la modalidad de

préstamo de uso o comodato mediante

Resolución Ministerial, remite y autoriza

elaborar el contrato a la Dirección



Finanzas Públicas (MAE)

17 Instruye al Jefe (a) de la Unidad

Administrativa elaborar contrato para

remisión a la MAE.



18 Instruye al Profesional y/o Técnico

Abogado de Licitaciones y Contratos,

elabore Contrato en tres ejemplares, para

remisión a la MAE.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

19 Elabora Contrato y devuelve a la


Administrativos, para firma de la MAE.



Contratos

20 Coloca su Vº Bº y remite el contrato a la

MAE para su consideración y firma.



21 Firma el contrato junto con la máxima

autoridad de la institución beneficiaria y

devuelve al Director (a) General de




22 Autoriza a la Unidad Administrativa la

elaboración del acta que certifique la

descripción física cantidad, estado de los

bienes muebles o inmuebles.



23 Instruye a RAMB elaborar acta que

certifique la descripción física, cantidad,

estado de los bienes muebles o inmuebles

en tres ejemplares.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

24 Instruye al técnico de Administración y

Manejo de Bienes, elaborar acta que

certifique la descripción física, cantidad y

Responsable de


Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

estado de los bienes muebles o

inmuebles.

25 Elabora el acta que certifica la

descripción física, cantidad y estado de

bienes muebles o inmueble y Remite al

RAMB para su verificación y aprobación

con V°B°.


Manejo de Bienes

26 Verifica y remite el acta al Jefe (a) de

Unidad Administrativa. En caso de tener

observaciones vuelve a la tarea 25 caso

contrario pasa a la siguiente tarea.

Responsable de


Bienes

27 Verifica el acta que certifique la

descripción física, cantidad y estado de

los bienes muebles o inmuebles y remite

a la Dirección General de Asuntos

Administrativos, para firma de la MAE.

En caso de tener observaciones vuelve a

la tarea 25 caso contrario pasa a la

siguiente tarea.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

28 Revisa el acta que certifica la descripción

física, cantidad y estado de los bienes

muebles o inmuebles luego remite para su

firma a la MAE. En caso de tener

observaciones vuelve a la tarea 25 caso

contrario pasa a la siguiente tarea.



29 Firma el acta que certifica la descripción

física, cantidad y el estado de los bienes

muebles o inmuebles junto al máximo

Ejecutivo de la Entidad beneficiaria y

devuelve a la Dirección General de

Asuntos Administrativos, remite el acta a

la DGAA para su archivo.



Máximo Ejecutivo de la

Entidad beneficiaria

30 Remite al RAMB la documentación para

su resguardo y archivo vía Jefe de Unidad

Administrativa.



ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

ENTIDAD PÚBLICA

SOLICITANTE

1-6

Inicio

MAE

Instruye elaborar

informe de análisis de

factibilidad legal y

conveniencia

administrativa para la

disposición temporal

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

13-16

Instruye a la UA

elaborar informe de

análisis de factibilidad

legal y conveniencia

administrativa.

Instruye al responsable

de AMB la identificación

de bienes a ser

dispuestos y elaboración

del análisis de

factibilidad

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACION Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

DIRECTOR (A)

GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

Revisa el informe de

análisis factibilidad


administrativa y

remite UA

Instruye al profesional y/

o Técnico abogado de

Licitaciones y Contratos,

elaborar informe Legal y

proyecto de Resolución

Ministerial

Aprueba con Firma

mediante Resolución

Ministerial, remite y

autoriza elaborar el

contrato a la Dirección

General de Asuntos

Administrativo

Remite solicitud de

requerimiento de

bienes muebles o

inmuebles (préstamo o

comodato) justificando

la necesidad a la MAE

Identifica los bienes a ser

dispuestos y elaborar el

informe de análisis de

factibilidad legal

7-12

JEFE (A)DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA


AMB, la identificación de

los bienes a ser

dispuestos y la

elaboración del análisis

de factibilidad

Revisa, Firma y remite el

informe de análisis


conveniencia

administrativa al Jefe (a)

de la UA

Revisa, Coloca VoBo al



conveniencia

administrativa y remite a

la DGAA

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES BAJO LA MODALIDAD DE PRESTAMO O COMODATO.



FORM 07


Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-03-01

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Sistema

Conecto

r de

PáginaConector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Tiene

observaciones ?A Si

A

No

Remite a la DGAA los

antecedentes y las

condiciones préstamo,

uso o comodato

Instruye al Jefe (a) de

la Unidad

Administrativa

elaborar contrato

Pasa a la

Pag. 2

17-19

Total : 30 tareas

Instruye al Profesional

y/o Técnico Abogado

de Licitaciones y

Contratos, elabore

Contrato en tres

ejemplares

Elabora el informe legal,

el Proyecto de

Resolución Ministerial en

base a las condiciones

de préstamo, uso o

comodato y remite a la

DGAJ.

Revisa y aprueba con

V°B° el informe legal y

proyecto de

Resolución Ministerial.

Adjunta informe

técnico y

documentación de los

bienes a ser

dispuestos

Remite proyecto de


a la MAE para su

aprobación.

Elabora Contrato y

devuelve a la

Dirección General de

Asuntos

Administrativos, para

firma de la MAE.

ENTIDAD PÚBLICA

SOLICITANTE

20-21

MAE

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACION Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

DIRECTOR (A)

GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

26-29

JEFE (A)DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS




FORM 07


Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-03-01

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Firma el contrato junto

con la máxima autoridad

de la institución

beneficiaria y devuelve al



Viene de

la Pag. 1

Coloca su VB y remite

el contrato a la MAE

para su consideración

y firma.



de Bienes, elaborar acta

que certifique la

descripción física,

cantidad y estado de los

bienes muebles o

inmuebles.

Verifica el acta que

certifique la descripción

física, cantidad y estado de

los bienes y remite a la

DGAA, para firma de la

MAE

Fin

Elabora el acta que

certifica la descripción

física, cantidad y estado de

bienes muebles o inmueble

y Remite al Responsable

Verifica y remite el acta al

Jefe (a) de Unidad

Administrativa.

No

No

Instruye a RAMB

elaborar acta que


física, cantidad, estado

de los bienes muebles o

inmuebles en tres

ejemplares.

Autoriza a la Unidad

Administrativa la

elaboración del acta que


fisica , estado de lo

bienes mueble o

inmuebles

Revisa el acta que certifique

la descripción física, cantidad

y estado de los bienes luego

remite para su f irma a la MAE.

Firma el acta que certifique

el detalle de los bienes

junto al MAE de la Entidad

beneficiaria y devuelve a la

DGAA, para su archivo en

AMB

22-25

30

Total : 30 tareas

Remite al RAMB la

documentación para

resguardo y archivo

Tiene

observaciones ?

Si

Tiene

observaciones ?A

A

Tiene

observaciones ?A

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Enajenar a Título Gratuito Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia

entre Entidades Públicas o Donación para Disposición Definitiva. DGAA 01-

03-02

CÓDIGO:

DGAA 01-03-02


Disposición de Bienes Muebles o inmuebles


Se llevó a cabo la sesión definitiva del derecho propietario de un bien, de propiedad del Ministerio de

Economía y Finanzas Públicas; sin recibir una contraprestación económica a cambio del mismo.


Carta o Nota de Solicitud de Transferencia Gratuita o Donación.

Informe de Disponibilidad de Bienes Muebles.

Acta de Entrega de Bienes Muebles o Contrato de Donación.

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) vigente.


Contrato de Disposición Definitiva de Bienes (Donación).

Resolución Ministerial de Disposición Definitiva de Bienes.


Aproximadamente 30 días


RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1 Solicita mediante nota externa el


inmuebles (Modalidad de entrega definitiva

de bienes a Título Gratuito) justificando la

necesidad, al Ministro de Economía y

Finanzas Públicas.

Entidades Públicas o

Asociaciones Privadas Sin

Fines de Lucro

2 Instruye a la DGAA elaborar el informe de

análisis de factibilidad legal y conveniencia

administrativa para realizar la entrega

definitiva de bienes a Título Gratuito.

Ministro (a) de Economía

y Finanzas Públicas

(MAE)

3 Instruye a la Unidad Administrativa

elaborar el informe de análisis de


administrativa en base a solicitud de


inmuebles bajo la Modalidad de entrega

definitiva de bienes a Título Gratuito.



4

Instruye a RAMB la identificación de los

bienes a ser dispuestos junto al informe de


Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

administrativa para la disposición de bienes

muebles o inmuebles.

5

Instruye elaborar el inventario e

identificación de los bienes muebles o

inmuebles, que no son utilizados y puedan

ser tomados en cuenta en la disposición.

Responsable de


de Bienes

6

Identifica los bienes muebles o inmuebles

no utilizados y verifica la condición física

y/o tecnológica de los mismos, para que

dichos bienes puedan ser o no dispuestos,

presentando un informe acerca de los

mismos.

Técnico de


de Bienes

7

Realiza el análisis de factibilidad legal, en

función a los muebles e inmuebles a ser

dispuestos conteniendo la siguiente

información: identificación ubicación del

bien, condición actual, antecedentes de su

adquisición, documentos que acrediten la

propiedad del bien sujetos a registro,

gravámenes y obligaciones financieras

pendientes.

Firma y lo deriva a la Jefatura de la Unidad

Administrativa.

Responsable de


de Bienes

8

Revisa, coloca Vº Bº al informe de análisis


administrativa y remite a la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

9 Revisa el informe de análisis factibilidad

legal y conveniencia administrativa e

instruye la elaboración de informe legal y

proyecto de Resolución Ministerial,

posteriormente lo remite al Jefe (a) de la

Unidad Administrativa.

En caso de tener observaciones vuelve a la

tarea 6 a través de las instancias

correspondientes.



10 Instruye al profesional y/o Técnico abogado

de Licitaciones y Contratos, elaborar

informe Legal y proyecto de Resolución

Ministerial de acuerdo a informe de


administrativa aprobado por la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

11 Elabora el informe legal, el Proyecto de

Resolución Ministerial en base a las

condiciones la Modalidad de entrega

definitiva de bienes a Título Gratuito y

remite a la DGAJ.



Contratos

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

12 Revisa y aprueba con V°B° el informe legal

y proyecto de Resolución Ministerial.

Director General de

Asuntos Jurídicos

13

Adjunta el informe técnico que contendrá:

relación y tipo de bienes, análisis de


administrativa, recomendación de la

modalidad a utilizarse y documentación de

los bienes a ser dispuestos, documentos que

son remitidos a la Jefatura de la Unidad

Administrativa.



Contratos

14 Remite a la DGAA los antecedentes y las

condiciones de la entrega definitiva de

bienes a Título Gratuito.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

15 Remite Resolución Ministerial a la MAE

para su aprobación , firma y elabora nota

interna con recomendación acerca de los

bienes muebles o inmuebles, sujetos para

disposición definitiva por la modalidad de

transferencia entre Entidades Públicas o

donación; remite a la (MAE).



16

Previa revisión y análisis del informe y

recomendación de disposición definitiva,

aprueba o rechaza la disposición de los

bienes muebles o inmuebles a título gratuito

entre entidades públicas (donación).

En caso de ser aprobado remite éste informe

y recomendación de disposición de bienes a

la DGAA para su inclusión Plan de

Operaciones Anual (POA) y firma la


De ser rechazado, el proceso es devuelto a

la DGAA para su archivo y conclusión de

proceso.



(MAE)

17

Instruye la inclusión de la disposición

definitiva de bienes en el POA a la Unidad

Administrativa (UA) en base al informe y

recomendación de disposición de bienes a

título gratuito, cuando es aprobado.

Cuando es rechazado instruye el archivo y

conclusión del proceso a la UA.



18

Remite informe de la disposición definitiva

de bienes a título gratuito e incluye al POA

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

los bienes muebles o inmuebles a ser

dispuestos.

Si durante la gestión se presentará la

necesidad de disponer de algún otro bien no

incorporado en el POA, solicitará la

reformulación del POA.

En caso de rechazo, archiva la

documentación y concluye el proceso.

19

Verifica la inclusión de los bienes muebles

o inmuebles a ser dispuestos en el POA, en

base al informe de disponibilidad de bienes

muebles o inmuebles, informe legal y

realiza la minuta de entrega del bien para

firma de la MAE del MEFP y la MAE de la

institución pública beneficiaria.



Contratos

20

Revisa y remite la minuta a la DGAA. Jefe (a) de Unidad

Administrativa

21

Comunica vía telefónica o nota externa a la

Institución Beneficiaria la entrega del bien,

documentos de propiedad y firma de acta de

entrega definitiva de documentos, e instruye

a la UA la elaboración del acta que

certifique la descripción física y cantidad de

los bienes.



22

Instruye al RAMB elaborar el acta que

certifique la descripción física y cantidad de

los bienes muebles o inmuebles.


Administrativa

23

Elabora acta que certifica la descripción

física y cantidad de los bienes muebles o

inmuebles entregados, y remite al

inmediato superior.

Responsable de


de Bienes

24

Revisa y remite acta que certifica la

descripción física y cantidad de los bienes

muebles o inmuebles entregados a la

DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

25

Revisa y firma el acta que certifica la


muebles o inmuebles entregados y lo remite

a la MAE.



26

Revisa y firma el acta que certifica la


muebles o inmuebles para disposición

definitiva.



(MAE);

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Máxima Autoridad

Ejecutiva de la Institución

Beneficiaria

27

Concluido el proceso de disposición de

bienes, la remitirá toda la documentación

correspondiente a Unidad Administrativa e

instruye él envió de un ejemplar de toda la

documentación al área de Contabilidad de la

Unidad Financiera para su baja

correspondiente, en un plazo no mayor a 10

días hábiles después de concluido el proceso

de disposición definitiva de bienes,

asimismo ordena elaborar el informe a la

Contraloría General del Estado y nota al

SENAPE sobre la disposición definitiva.



28

Remite toda la documentación

correspondiente al RAMB y envía un

ejemplar de toda la documentación al área

de Contabilidad de la Unidad Financiera

para su baja correspondiente e instruye

elaborar el informe a la Contraloría General

del Estado y nota al SENAPE sobre la

disposición definitiva.


Administrativa

29

Instruye al Técnico de Administración y

Manejo de Bienes el archivo

correspondiente de documentación original

de la finalización del proceso de disposición

definitiva, la elaboración del informe para

la Contraloría General del Estado, y nota

para el SENAPE sobre la disposición

definitiva.

Responsable de


de Bienes

30

Elabora el informe para la Contraloría

General del Estado, nota para el SENAPE

sobre la disposición definitiva, archiva y

digitaliza la documentación original de la



y Manejo de Bienes

31

Revisa el informe para la Contraloría

General del Estado y la nota para el

SENAPE, sobre la disposición definitiva de

bienes muebles o inmuebles, coloca su VºBº

y lo remite a la Jefatura de la Unidad

Administrativa.

Responsable de


de Bienes

32

Revisa y coloca su VºBº al informe para la

Contraloría General del Estado y a la nota

para el SENAPE, y remite ambos

documentos la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

33

Firma, sella el informe y la nota sobre la

disposición definitiva de muebles o

inmuebles y procede a remitir a la

Contraloría General del Estado y al

SENAPE según corresponda.



ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

Instruye a RAMB la

identificación de bienes

a ser dispuestos

Instruye elaborar

inventario e

identificación de los

bienes muebles o

inmuebles

Realiza el análisis de

factibilidad legal y de

conveniencia

administrativa.

Firma y los deriva a la

Jefatura de la UA

Instruye al profesional

y/o Técnico abogado

de Licitaciones y

Contratos, elaborar

informe Legal y


Ministerial.

1-3

ENTIDADES PÚBLICAS

O ASOCIACIONES

PRIVADAS SIN FINES

DE LUCRO

Revisa y aprueba con

V°B° el informe legal y


Ministerial.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TÍTULO GRATUITO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O DONACIÓN PARA DISPOSICIÓN DEFINITIVA.



FORM 07


Página 1 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-03-02

Nº

Tarea

Revisa, coloca VºBº el



conveniencia

administrativa

No

Adjunta informe técnico

que cont iene la

relacióny tipo de bienes,

análisis de factibilidad

legal .

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Pasa a la

Pag 2

4-6

7-9

10-12

13-15

Total : 33 tareas

Solicita mediante nota

externa el requerimiento

de bienes muebles o

inmuebles justificando la

necesidad, a la MAE

INICIO

Instruye elaborar informe

de análisis de factibilidad


administrativa.

Elabora el informe legal,

el Proyecto de

Resolución Ministerial y

remite a la DGAJ

Identifica bienes no

ut ilizados y verifica la

condición de los mismos,

presentando un informe

acerca de los mismos


análisis factibilidad legal

y conveniencia

administrativa e instruye

la elaboración de

informe legal y proyecto

de Resolución

Ministerial.

Tiene

correcciones ?

Remite a la DGAA los

antecedentes y las

condiciones de la

entrega definit iva de

bienes a Título

Gratuito.




administrativa.

A

A

Remite R.M. a la MAE

para su aprobación ,

firma y elabora nota

interna con

recomendación acerca

de los bienes muebles o

inmuebles, s remite a la

(MAE).

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

16-19

ENTIDADES PÚBLICAS

O ASOCIACIONES

PRIVADAS SIN FINES

DE LUCRO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TÍTULO GRATUITO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O DONACIÓN PARA DISPOSICIÓN DEFINITIVA.



FORM 07


Página 2 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-03-03

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Revisa y remite la

minuta a la DGAA

Instruye al RAMB elaborar

el acta que cert if ique la

descripción física y

cantidad de los bienes

muebles.

Aprueba ?

Viene de

la Pag 1

Remite el informe a la

DGAA para su

inclusion en el POA y

Firma la RM

Devuelve a la DGAA

para su archivo y

conclusión del

proceso

No

Si

Instruye la inclusión de

la disposición definit iva de

bienes en el POA a la UA

en base al informe.

Pasa a la

Pag. 3

20-21

22-23

Total : 33 tareas

Comunica vía telefónica o

nota externa a la Institución

Beneficiaria la entrega del

bien Documentos y f irma acta

de entrega def initiva de

documentos.

E Instruye la elaboración del

acta que certifique la

descripción física y cantidad

de los bienes.

Remite informe de la

disposición definitiva e

incluye al POA los

bienes a ser dispuestos

al profesional abogado.

Instruye el Archivo y

Conclusión del Proceso

Archiva la

documentacion y

finaliza el proceso

Verifica la inclusión de los

bienes muebles a ser

dispuestos en el POA,

realiza la minuta de

entrega del bien para firma

de la MAE del MEFP y la

MAE de la inst itución

pública benef iciaria

Elabora acta que


física y cantidad de los

bienes muebles

entregados.

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

24-25

MAE DE LA

INSTITUCION

BENEFICIARIA




FORM 07


Página 3 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-03-02

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Viene de

la Pag. 3

Firma el acta para

disposición definitiva del

bien mueble o inmueble.


correspondiente a la UA e

instruye el envío de un

ejemplar a la Unidad

Financiera para su baja, y

ordena elaborar informe a

la Contraloría General del

Estado y nota al SENAPE

Instruye el archivo

correspondiente, la

elaboracion del informe

para la Contraloría

General del Estado, y la

nota para el SENAPE

sobre la disposición

definitiva.

Revisa el informe para la

Contraloría General del

Estado, la nota para el

SENAPE sobre la

disposición definitiva de

bienes muebles o

inmuebles y colca VºBº.

Firma, sella el informe y la

nota sobre la disposición

definitiva de muebles o

inmuebles y procede a

remitir a la Contraloría

General del Estado y al

SENAPE.

Revisa y Remite acta que



bienes muebles O

inmuebles entregados a la

DGAA.

Revisa y coloca su VB al

informe para la


Estado y nota para el

SENAPE, remitiendo

ambos documentos a la

DGAA.

26-28

29-30

31-33

Total : 33 tareas

Fin

Firma el acta que



bienes muebles o

inmuebles entregados.


correspondiente al RAMB

y envía un ejemplar a la

Unidad Financiera para su

baja, y ordena elaborar

informe a la Contraloría

General del Estado y nota

al SENAPE

Elabora informe para la


Estado , nota para el

SENAPE, archiva y

digitaliza la

documentación original

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Enajenar a Título Oneroso Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia

entre Entidades Públicas y/o Privadas bajo la modalidad de Remate para

Disposición Definitiva. DGAA 01-03-03

CÓDIGO:

DGAA 01-03-03


Disposición de bienes Muebles e Inmuebles.


Se efectivizó la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien a cambio de una contraprestación

económica que permitirá recuperar total o parcialmente la inversión efectuada mediante las modalidades de

puja abierta o el concurso de propuestas.


Carta o Nota de Solicitud de Transferencia Onerosa.

Informe de Disponibilidad de Bienes Muebles.

Acta de Entrega de Bienes Muebles o Contrato de Transferencia Onerosa.

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) vigente.


Resolución Ministerial de Disposición Definitiva de Bienes “Enajenación a Título Oneroso” Modalidad

de Remate.

Contrato de Transferencia de Bienes Rematados.




FORMULARIOS

1

Instruye mediante nota interna elaborar

el informe de análisis de factibilidad

legal y conveniencia administrativa para

la disposición definitiva de bienes.



2

Instruye la elaboración del informe de

análisis de factibilidad legal y

conveniencia administrativa a RAMB.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

3


Manejo de Bienes inventariar e

identificar los bienes muebles o

inmuebles, que no son ni serán utilizados

para ser tomados a consideración para la

disposición bajo esta modalidad.

Responsable de Administración

y Manejo de Bienes

4

Realiza el inventario e identifica los

bienes a ser dispuestos constata y

verifica la condición física y/o

tecnológica de los mismos, elaborando

un informe.


Manejo de Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Elabora el informe de análisis de


administrativa en función del informe de

la verificación y la identificación de los

bienes a ser dispuestos efectuada por

técnico AMB.


y Manejo de Bienes

6

Revisa el informe de análisis factibilidad

legal y conveniencia administrativa y lo

deriva al Profesional y/o Técnico

Abogado de Licitaciones y Contratos

para evaluación legal.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

7

Evalúa y analiza la documentación

recibida y la devuelve con las

sugerencias y/o correcciones (si

corresponde).



Contratos

8 Revisa y lo deriva la misma a la DGAA. Jefe (a) de Unidad

Administrativa

9

Revisa el informe de análisis de


administrativa con la relación del precio

base, finalmente remite la

documentación a la DGAJ.



10

Revisa, aprueba con firma y sello el

informe de análisis de factibilidad legal

y conveniencia administrativa con la

relación del precio base. Luego remite a

la DGAA.


Asuntos Jurídicos

11

Elabora nota interna y recomendación de

disposición de bienes en base al informe

de análisis factibilidad legal y

conveniencia administrativa y el precio

base, y lo deriva para análisis de la

Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE).



12

Analiza el informe y recomendación de

disposición definitiva de bienes

“ENAJENACIÓN A TÍTULO

ONEROSO” bajo la modalidad de

remate; aprueba el informe instruyendo

se incluya en el Plan Operativo Anual

(POA) complementación o sustentación.

Posteriormente remite el informe y

recomendación de disposición de bienes

aprobado a la DGAA.

En el caso de desaprobación, se termina

con el proceso y lo remite a la DGAA

para su archivo.



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

13

Autoriza a la Unidad Administrativa la

inclusión de la disposición de bienes

definitiva en el POA.



14

Incluye en el POA la disposición de

bienes “ENAJENACIÓN A TÍTULO

ONEROSO” Bajo Modalidad de

Remate, luego Instruye la elaboración

del Proyecto de Resolución Ministerial a

Profesional y/o Técnico Abogado de

Licitaciones y Contratos.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

15

Elabora proyecto de Resolución

Ministerial y deriva a la DGAJ para su

aprobación y Visto Bueno.



Contratos

16

Aprueba y deriva el proyecto de

Resolución Ministerial e inclusión en el

POA a la Máxima Autoridad Ejecutiva

adjuntando la documentación sobre la

“Enajenación a Título Oneroso” Bajo

Modalidad de Remate.


Asuntos Jurídicos

17

Aprueba el Plan Operativo Anual

(POA), donde se incluye la disposición

definitiva de bienes “ENAJENACIÓN A

TÍTULO ONEROSO” bajo la

modalidad de remate mediante la firma

de la Resolución Ministerial

devolviendo el proceso a la DGAA.



18

Define mediante un informe la

modalidad de remate: puja abierta o

concurso de propuestas y el monto de la

garantía de seriedad de propuesta.

Posteriormente Instruye a la Unidad

Administrativa la elaboración de la

convocatoria en base al informe de

modalidad de remate (concurso de

propuestas o puja abierta).



19

Instruye a Adquisición de Bienes y

Servicios la elaboración de la

convocatoria en base al informe de

modalidad de remate (concurso de

propuestas o puja abierta).

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

20

Elabora propuesta de convocatoria para

su publicación en el SICOES y lo remite

a la Jefatura de Unidad Administrativa

para su análisis.

Responsable de Adquisición


MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

21

Revisa la convocatoria y deriva a

Profesional y/o Técnico Abogado de

Licitaciones y Contratos.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

22

Revisa y coloca V°B° a la convocatoria

de disposición definitiva de bienes

“Enajenación a Título Oneroso” bajo la

modalidad de remate (puja abierta o

concurso de propuestas), y remite vía

jefatura.



Contratos

23

Revisa y aprueba la convocatoria,

autorizando la publicación a la Unidad

Administrativa.



24

Instruye la publicación en el SICOES a


Servicios con un plazo no menor a diez

días.

La convocatoria para el segundo y tercer

remate se publicará con cinco días

hábiles de anticipación, fijada a la fecha

del remate en los medios señalados

anteriormente.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

25

Sube la convocatoria en base al informe

de modalidad de remate (concurso de

propuestas o puja abierta) además del

informe y recomendación de disposición

definitiva de bienes “Enajenación a

Título Oneroso” y Resolución

Ministerial de aprobación, y la

presentación de las empresas

proponentes de depósito de garantía de

seriedad entre el 5% y 10% (excepto las

entidades públicas) del precio base del

bien para formar parte del remate bajo la

modalidad de puja abierta y la

presentación de propuestas en sobre

cerrado.


Bienes y Servicios

26

Recepciona propuestas y registra en

libro de recepción los sobres de

propuestas, previa firma de los

proponentes, concluido el plazo de

presentación de propuestas remite los

sobres de propuestas a la Dirección


Pasa a la tarea 30

Secretaria de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

27

En caso de que no se presenten

propuestas, la comisión realiza informe

de declaración desierta del proceso a la

MAE.

Director (a) General de Asuntos

Administrativos


Jurídicos

Jefe (a) de Unidad

Administrativa y Responsable


Servicios

28

En caso de realizar un segunda

convocatoria, solicita autorización de

iniciar proceso de para Disposición

Definitiva bajo la modalidad de Remate.


Administrativos

29

Autoriza la publicación de convocatoria,

sí el primer remate de un bien ha sido

declarado desierto y se convoque por

segunda vez, el nuevo precio base tendrá

una rebaja de hasta el 20%., si el segundo

o tercer remate es declarado desierto,

señalará nuevo día y hora en un plazo

máximo de 15 días hábiles

respectivamente. Vuelve al paso 11.



30

Procede a la apertura de propuestas en

acto público, en fecha y lugar señalado

en la convocatoria, con el número de

ofertas que se presenten. La mejor

propuesta económica será elegida

siempre que sea mayor o igual al precio

base fijado. Si se presenta coincidencia

entre dos o más interesados cuya oferta

sea mayor o igual al precio base se

procederán a la puja abierta

adjudicándose al mejor postor. En el

caso de puja abierta se procederá al

remate, adjudicando al proponente que

comprometa públicamente a pagar el

precio que haya ofrecido por el bien.


Administrativos


Jurídicos

Jefe (a) de Unidad

Administrativa y Responsable


Servicios

31

Elabora acta de sesión, la misma que será

suscrita por los interesados

proporcionando una copia al finalizar el

acto público. En el caso del remate de

puja abierta el Notario de Fe Pública

suscribirá el acta respectiva dando fe de

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

los resultados, con la nómina de los

participantes y adjudicatarios si

corresponde.

32

Elaboran informe de recomendación de

mejor propuesta económica de bienes

que es enviado a la MAE. (Sólo para el

caso de concurso de propuestas).




Asuntos Jurídicos.

33

Revisa el informe de recomendación de

mejor propuesta económica de bienes

muebles a ser rematados, y autoriza

elaborar el contrato a la DGAA. (Solo

para el caso de concurso de propuestas).



34

Entrega al proponente el certificado de

su derecho de adjudicación, instruyendo

la cancelación total del bien en dos días

hábiles a partir de la entrega de este

documento; si el adjudicatario no

cumple con el pago en el plazo

establecido, perderá el derecho de

adjudicación, ejecutándose la garantía de

seriedad de propuesta la misma que será

sujeta como adelanto de pago y envía

documentación concerniente al remate a

la DGAJ.



35

Instruye al personal a cargo la

devolución de la garantía de seriedad de

propuestas a los proponentes no

adjudicados, en el lapso de 5 días hábiles

siguientes a la adjudicación.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

36

Elabora el contrato de transferencia en

base al informe de recomendación,

certificado de derecho de adjudicación,

garantía de seriedad de propuesta.



Contratos

37

Revisa el contrato de transferencia en

base al informe de recomendación,

certificado de derecho de adjudicación,

garantía de seriedad de propuesta y lo

remite la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

38

Firma y sella el contrato conjuntamente

con el adjudicado, entregando la

totalidad de la documentación de

respaldo del bien, ofreciendo sólo

garantías de evicción si el caso amerita.



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Autoriza la elaboración del acta, para la

entrega del bien mueble o inmueble que

certifique la relación física cantidad,

estado y valor de los bienes muebles y/o

inmuebles rematados a la Unidad

Administrativa.

39

Instruye la elaboración del acta para la

entrega de los bienes muebles, que

certifique la descripción física, cantidad,

y valor de los bienes.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

40

Elabora el acta para entregar los bienes

muebles o inmuebles con la descripción

física, cantidad y valor de los bienes y lo

remite vía Jefe de la Unidad

Administrativa.


y Manejo de Bienes

41

Firman y sellan el acta de los bienes

rematados, que certifique la descripción

física, cantidad y valor de los bienes

rematados. Concluido el proceso de

disposición de bienes, la Unidad

Administrativa remitirá toda la

documentación correspondiente al

RAMB vía Jefe de la Unidad

Administrativa.


Asuntos Administrativos/

Adjudicado

42


documentación original de finalización

del proceso de disposición definitiva.


y Manejo de Bienes

43 Archiva documentación original de la



Manejo de Bienes

44

Instruye a la Unidad Administrativa, en

un plazo no mayor a 10 días hábiles

después de concluido el proceso de

disposición definitiva de bienes, él envió

de un ejemplar de toda la documentación

a Contabilidad de la Unidad Financiera

para la baja correspondiente, asimismo

elabore informe a la Contraloría General

del Estado y nota al SENAPE sobre la


Director (a)General de Asuntos

Administrativos

45

Remite un ejemplar de la documentación

a Contabilidad de la Unidad Financiera e

instruye al RAMB elaborar el informe a

la Contraloría General del Estado y nota

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

al SENAPE sobre la Disposición

definitiva.

46


General del Estado y la nota al

SENAPE coloca su VºBº y lo remite a

Jefatura.


y Manejo de Bienes

47

Revisa y coloca su VB al informe y nota

sobre la disposición definitiva de bienes


Jefe (a) de Unidad

Administrativa

48

Firma y sella el informe sobre la

disposición definitiva de bienes muebles

o inmuebles y remite mediante nota a la

Contraloría General de la República y al

SENAPE.



ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACION Y MANEJO

DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

INICIO

Instruye inventariar e

identificar los bienes

muebles o inmuebles

que no son ni serán

ut ilizados para esta

modalidad

1-4

5-6

11-12


análisis factibilidad


administrativa

Revisa y lo deriva la

misma a la DGAA

Instruye elaborar el

informe de análisis y

conveniencia

administrativa para

disposición de bienes.

Elabora el informe de

análisis de conveniencia

administrativa y

factibilidad legal en

función del informe de

verificación e

identificación de bienes

9-10

Evalúa y analiza la

documentación recibida

y la devuelve con las

sugerencias y/o

correcciones (Si

corresponde).

Revisa el informe

conveniencia

administrativa y

factibilidad legal con la

relación del precio base

DGAJ

Revisa, aprueba con firma

y sello el informe de

análisis y conveniencia

administrativa. Remite a la

DGAA.

Elabora nota interna y

recomendación de

disposición de bienes en

base al informe de

conveniencia administrativa

y factibilidad legal

Analiza el informe y

recomendación de

disposicion de bienes,

aprueba instruyendo se

incluya al POA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TITULO ONEROSO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS Y/O PRIVADAS BAJO LA MODALIDAD DE REMATE PARA DISPOSICION DEFINITIVA.



FORM 07


Página 1 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-03

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

(RAMB)

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

SECRETARIA DE LA

U.A.

Nº

Tarea

Instruye la elaboración

del informe de análisis

de factibilidad legal y

conveniencia

administrativa a

R.A.M.B.

Realiza el inventario e

identifica los bienes a ser

dispuestos y verifica la

condición física y

tecnológica elaborando

en un informe

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Total : 48 tareas

Pasa a

la Pag. 2

7-8

A

13-16

17-18




FORM 07


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CÓDIGO:

DGAA 01-03-04

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

RESPONSABLE DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

SECRETARIA DE LA

U.A.

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Total : 48 tareas

Pasa a la

Pag. 3

Viene de

la Pag.1

Autoriza a la Unidad

Administrativa la inclusión

de la disposición de bienes

definitiva en el POA.

Elabora Proyecto de

Resolución Ministerial y

deriva a la DGAJ para su

aprobación y VoBo.

Aprueba y deriva el

proyecto de R.M. e

inclusión en el POA a la

MAE adjuntando la

documentación.

Incluye en el POA la

disposición de bienes

e instruye la

elaboración del

proyecto de RM.

Define mediante un

informe la modalidad

de remate y autoriza la

elaboración de la

convocatoria

Instruye la elaboración de

la convocatoria en base al

informe de modalidad de

remate.

Elabora propuesta de

convocatoria para el

SICOES y lo remite a la

Jefatura de Unidad

Administrativa para su

análisis.

Revisa la convocatoria y

deriva a Profesional y/o

Técnico Abogado de

licitaciones y Contratos

Revisa y da V°B° a la

convocatoria de

disposición def initiva de

bienes bajo la modalidad

de remate y remite vía la

jefatura a la DGAA.

Aprueba el POA, incluye

R.M. Firmada bajo la

modalidad de remate

Aprueba?

Instruye se incluya al

POA

Devuelve a la DGAA

para su archivo

No

Si

19-20

21-22

23-25

32




FORM 07


Página 3 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-03

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

SECRETARIA DE LA

U.A.

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión Documento ArchivoFormas utilizadas: Sistema

Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.Crear Documento y

Copias

Total : 48 tareas

Pasa a

la Pag. 4

Viene de

la Pag.2

Revisa y aprueba la

convocatoria,

autorizando la

publicación a la U.A.

Instruye la publicación en el SICOES al Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios con un plazo no menor a diez días.

Sube la convocatoria en base

al informe de modalidad de

remate presentan deposito

de garantía para formar parte

del remate

Recepciona y registra en libro de recepcion los sobres de propuestas

Solicita autorización la

publicación Para iniciar

el proceso para

disposición definitiva

Proceden a la apertura de propuestas en acto público con el numero de ofertas

que se presenten

Elabora acta de sesión, la

misma que será suscrita por

los interesados

Elaboran informe de

recomendación de mejor

propuesta económica de

bienes.

Elaboran informe de

recomendación de mejor

propuesta económica de

bienes.

Se presentaron propuestas Si

26-27

28-29

31

Emite informe de declaración desierta

No

Emite informe de

declaración desierta

Autoriza la publicación

de convocatoria si se a

declarado desierto se

convoque por segunda

vez

Proceden a la apertura de

propuestas en acto público

con el numero de ofertas

que se presenten

A

30

33-34

44-48




FORM 07


Página 4 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-04

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO ABOGADO

DE LICITACIONES Y

CONTRATOS

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión Documento ArchivoFormas utilizadas: Sistema

Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.Crear Documento y

Copias

Total : 48 tareas

Viene de

la Pag.3


recomendación de bienes

muebles a ser rematados,

autoriza elaborar el contrato.

Entrega al proponente el

certificado de su derecho de

adjudicación, instruyendo la

cancelación del bien. Fina

Elabora el contrato de

transferencia en base al

informe, certificado y garantía

de seriedad de propuesta

Instruye la elaboración del

acta para la entrega de los

bienes muebles, que


física, cantidad y valor de

los bienes

Elabora el acta para entregar

los bienes muebles o

inmuebles con la descripción

física, cantidad y valor de

bienes. Y remite vía la

Jefatura de Unidad

Firman y sellan el acta de

los bienes rematados, que


física, cantidad y valor

Instruye el archivo


documentación original.

Remite un ejemplar de la

documentación a la UF e

instruye elaborar el informe a

la CGE y la nota SENAPE



Estado y la nota al

SENAPE coloca su VºBº y

lo remite a la Jefatura.

Revisa y coloca su VºBº al

informe y nota sobre la

disposición def initva de

bienes muebles o inmuebles

Instruye la devolución de la

garantía de seriedad de

propuestas a los

proponentes no

adjudicados

Archiva

documentación

original de la


Instruye el envió de un

ejemplar de la documentación

a la UF y la elaboración de

informe a la CGE y nota al

SENAPE

Firma y sella el informe sobre

la disposición definit iva y

remite a la CGE y al SENAPE

35-36

37-38

39-40

41-43

Revisa el contrato y lo

remite a la DGAA

Firma y sella el contrato,

entrega documentación de

respaldo del bien, autoriza

la elaboración del acta de

entrega

Fin

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Efectuar la Permuta entre Entidades Públicas para la Disposición Definitiva de

Bienes muebles o inmuebles. DGAA 01-03-04

CÓDIGO:

DGAA 01-03-04


Disposición de Bienes Muebles o inmuebles.


Se efectivizó la transferencia de bienes de uso institucional con otras entidades públicas, y concedió

recíprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo interés.


Nota interna de Informe de Análisis de Factibilidad Legal y Conveniencia Administrativa

Informes de Bienes a disponer.


Resolución Ministerial de Disposición Definitiva de Bienes (Permuta).

Informe de Recomendación de Mejor Oferta (Permuta).




RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Instruye mediante nota interna la

elaboración del informe de análisis de


administrativa, para la disposición

definitiva de bienes.



2

Instruye al RAMB elaborar informe de


administrativa para su disposición.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

3

Instruye realizar la identificación e

inventario de los bienes que no sean

utilizados y puedan ser tomados en cuenta

en la disposición definitiva de bienes por

permuta.

Responsable de


de Bienes

4

Identifica los bienes a ser dispuestos,

elabora informe verificando la condición

física de los mismos, para constatar que

dichos bienes no son ni serán utilizados y

puedan ser o no dispuestos.


y Manejo de Bienes

5

Elabora el informe técnico de análisis de


administrativa en función del informe,

emitido por el Técnico de AMB,

conteniendo la información necesaria.

Responsable de


de Bienes

Informe de

identificación

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Revisa y remite mediante proveído toda la

documentación al Profesional y/o Técnico

Abogado de Licitaciones y Contratos para

su análisis legal.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

7

Revisa el informe de análisis factibilidad

legal y conveniencia administrativa con

relación al precio, devolviendo proceso con

las correcciones (si corresponde).



Contratos

8 Revisa y lo deriva a la DGAA. En caso de

tener observaciones vuelve al paso 7

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

9

Revisa el informe de análisis de factibilidad

legal y conveniencia administrativa con

relación al precio base, finalmente remite la

documentación a la Dirección General de

Asuntos Jurídicos.



10

Aprueba el informe de análisis de


administrativa con la relación del precio

base. Luego remite a la DGAA.

En caso de rechazo, vuelve al punto 6.


Asuntos Jurídicos

11

Remite al Ministro (a) de Economía y

finanzas Públicas (MAE), toda la

documentación.



12

Analiza el informe y recomendación de

disposición definitiva de bienes bajo la

modalidad de permuta; si existe

conformidad del mismo, aprueba el

informe, instruyendo se incluya en el Plan

Operativo Anual (POA) a la DGAA.

En caso de rechazo, finaliza proceso.



(MAE)

13

Instruye la inclusión de la disposición de

bienes en el POA a la Unidad

Administrativa.



14

Incluye en el POA la disposición de bienes

y elabora solicitud de disposición definitiva

bajo la modalidad de permuta en

cumplimiento al POA, para remitir a la

DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

15

Verifica la solicitud de disposición

definitiva bajo la modalidad de permuta y

remite al Jefe (a) de Unidad Administrativa

para elaboración de la Resolución

Ministerial.



16

Instruye la elaboración de la Resolución

Ministerial e informe legal al profesional

y/o técnico abogado.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

17

Elabora informe legal y proyecto de

Resolución Ministerial, remite a la jefatura.



Contratos

18 Revisa el informe legal y Resolución

Ministerial, remite a la DGAA

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

19

Remite proceso de disposición definitiva

bajo la modalidad de permuta a la MAE

adjuntando Resolución Ministerial para la

firma correspondiente.



20

Firma Resolución Ministerial y Autoriza

disposición definitiva bajo la modalidad de

permuta a la DGAA.



(MAE).

21

Remite la Resolución Ministerial firmada

por la MAE e instruye a la Unidad

Administrativa la preparación y

publicación de la convocatoria.



22

Instruye elaborar la convocatoria o

invitaciones en base al informe de

modalidad de permuta al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

23

Delega la elaboración de la convocatoria o

invitaciones en base al informe de

recomendación de disposición definitiva de

bienes al técnico de Adquisición de Bienes

y Servicios.

Responsable de


Servicios

24

Elabora la convocatoria en base al informe

de recomendación de disposición definitiva

de bienes y a la Resolución Ministerial de

aprobación de disposición.


Bienes y Servicios

25

Revisa la convocatoria en base al informe



aprobación de disposición.

Responsable de


Servicios

26

Revisa la convocatoria en base al informe



aprobación de disposición y lo remite a la

DGAA

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

27 Aprueba la convocatoria y autoriza la

publicación a la Unidad Administrativa.



28 Instruye la publicación y lo remite. Jefe (a) de Unidad

Administrativa

29

Instruye la publicación en el SICOES y lo

remite.

Responsable de


Servicios

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

30

Publica la convocatoria a 10 días hábiles

antes de la fecha fijada para la apertura de

propuestas. Para el caso de invitaciones

directas se procederá a la entrega de las

mismas a entidades públicas con el fin de

presentar manifestaciones de interés,

detallando la relación de bienes a permutar

que ofrece y demanda, e indicando el

horario de consultas.


Bienes y Servicios

31

Recepciona propuestas en sobre cerrado y

registra en libro de recepción, previa firma

de los proponentes, concluido el plazo de

presentación de propuestas remite los

sobres de propuestas a la Dirección General

de Asuntos Administrativos. Pasa a la tarea

35

Secretaria de la Unidad

Administrativa

32

En caso de que no se presenten propuestas,

la comisión realiza informe de declaración

desierta del proceso a la MAE.




Asuntos Jurídicos

Jefe (a) de Unidad

Administrativa y

Responsable de


Servicios

33

En caso de realizar un segunda

convocatoria, solicita autorización de

iniciar proceso de para Disposición

Definitiva bajo la modalidad de Remate.



34

Autoriza la publicación de convocatoria, sí

el primer remate de un bien ha sido

declarado desierto y se convoque por

segunda vez. Vuelve al paso 12.



(MAE)

35

Evalúan las ofertas. Posteriormente

elaboran el informe de recomendación de

mejor oferta presentada de permuta, luego

remite a la MAE.



Jefe (a) de Unidad

Administrativa

Responsable de


Servicios

36

Revisa el informe de recomendación de

mejor oferta presentada de permuta, y

autoriza elaborar el contrato a la DGAA.



(MAE)

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

37

Instruye elaborar el contrato a la Unidad

Administrativa en función al informe de

recomendación.



38

Instruye la elaboración del contrato y lo

remite al Profesional y/o Técnico Abogado

de Licitaciones y Contratos.


Administrativa

39

Elabora el contrato de permuta del bien,

firma, luego remite más los antecedentes a

la DGAJ.



Contratos.

40

Revisa y coloca su V°B°, aprobando el

contrato de permuta del bien.

En caso de existir observaciones vuelve al

paso 36.


Asuntos Jurídicos

41

Recepciona el contrato de permuta del bien

y lo remite a la DGAA vía el Jefe (a) de la




Contratos.

42 Revisa y remite el contrato de permuta del

bien al ministro.



43

Firman y sellan el contrato, entregando la

totalidad de la documentación de respaldo

del bien permutado, ofreciendo sólo

garantías de evicción (si el caso requiere).


y finanzas Públicas (MAE)

Máxima Autoridad

Ejecutiva de la Entidad

Beneficiaria

44

Autoriza la elaboración del acta para la

entrega de los bienes muebles o inmuebles,

que certifique la relación física cantidad,

estado, y valor de los bienes permutados a

la Unidad Administrativa.



45

Instruye al RAMB la elaboración del acta

de entrega de los bienes muebles o

inmuebles, que certifique la descripción

física, cantidad y valor de los bienes.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

46

Elabora el acta para la entrega de los bienes

muebles y lo remite vía Jefe (a) de Unidad

Administrativa a la DGAA.

Responsable de


de Bienes

47

Firman el acta de entrega de los bienes

permutados, donde se registra la

descripción física, cantidad, y valor de los

bienes permutados, entregan una copia para

su archivo en el Área de Administración y

Manejo de Bienes.



Jefe (a) de Unidad

Administrativa,

Máxima Autoridad

Ejecutiva de la Entidad

Beneficiaria.

48


documentación original de finalización del

proceso de disposición definitiva.

Responsable de


de Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

49 Archiva documentación original de la



y Manejo de Bienes

50

Instruye a la Unidad Administrativa, en un

plazo no mayor a 10 días hábiles después

de concluido el proceso de disposición

definitiva de bienes, él envió de un

ejemplar de toda la documentación a

Contabilidad de la Unidad Financiera para

la baja correspondiente, asimismo elabore

informe a la Contraloría General del Estado

y nota al SENAPE sobre la disposición

definitiva.

Director (a)General de


51

Remite un ejemplar de la documentación a

Contabilidad de la Unidad Financiera e

instruye al RAMB elaborar el informe para

la Contraloría General del Estado y nota al

SENAPE sobre la Disposición definitiva.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

52


General del Estado y la nota al SENAPE,

coloca su V°B° y lo remite a jefatura.

Responsable de


de Bienes

53

Revisa y coloca su V°B° el informe y nota

sobre la disposición definitiva de bienes


Jefe (a) de Unidad

Administrativa

54

Firma y sella el informe sobre la

disposición definitiva de bienes muebles o

inmuebles y remite a la Contraloría General

de la República y al SENAPE.



ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÒN Y MANEJO

DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Inicio

Instruye elaboración de

informe de Fact ibilidad


administrativa,

Revisa y remite el

informe con toda la

documentación.

Instruye la identificación e

inventario de bienes a ser

tomados en cuenta

1-4


de aanálisis de factibilidad


administrativa

Elabora el informe técnico



administrativa, en función al

informe del técnico de AMB.

Revisa informe de análisis

de factibilidad y

conveniencia

administrativo con relación

al precio

Remite toda la

documentación a la

MAE

Incluye en el POA la

disposición de bienes y

elabora solicitud de

disposición definitiva bajo

la modalidad de permuta

Instruye la inclusión de la

Disposición de Bienes en

el POA

Verifica la solicitud de

Disposición bajo la

modalidad de permuta,

para elaboración de


Aprueba informe

de fact ibilidad con

relación del precio

base

Si

Finaliza Procedimiento

No

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA PERMUTA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS PARA LA DISPOSICION DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES.



FORM 07


Página 1 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-04

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS PUBLICAS

(MAE)


ASUNTOS JURÍDICOS

DIRECTOR (A) GRAL.

ASUNTOS ADM.

JEFE (A) DE

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESP. DE ADM. Y

MANEJO DE

BIENES

TÉCNICO DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

PROF. Y/O TÉCNICO

ABOGADO DE

LICITACIONES Y

CONTRATOS

RESPONSABLE

DE ADQUISICIÓN

DE BIENES Y

SERVICIOS

Nº

Tarea

ANo

A

Analiza y aprueba

informe e instruye se

incluya en el POA

Si

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Pasa a la

Pag. 2

5-6

7-9

10-11

12-13

14-15

Total : 54 tareas

Identifica bienes a ser

dispuestos, elabora

informe verificando la

condición de los mismos

Revisa el informe

con relación al precio

base y remite La

documentación a la

DGAJ

Revisa y lo deriva a

la DGAA.

Tiene

observaciones ?

No

Si

16-17




FORM 07


Página 2 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-04

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y FINANZAS

PUBLICAS (MAE)


ASUNTOS JURÍDICOS

DIRECTOR (A) GRAL.

ASUNTOS ADM.

JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROF. Y/O TÉCNICO

ABOGADO DE

LICITACIONES Y

CONTRATOS

RESPONSABLE DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Nº

TareaTÉCNICO DE ADQUISICIÓN

DE BIENES Y SERVICIOS

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

18-19

20-21

22-24

25-27

Viene de

la Pag. 1

Elabora Informe Legal y


Ministerial

Delega la elaboración de la

convocatoria en base al

informe de recomendaciones

Revisa la convocatoria en

base al Informe de

recomendación y a la Res.

Min. de aprobación y

disposición

Pasa a la

Pag.3

Total : 54 tareas

Instruye la preparación y

publicación de la

convocatoria

Instruye la elaboración

de la RM e informe legal

y lo remite

Revisa el Informe legal y

el proyecto de RM,

remite a la DGAA

Remite el proceso de

disposición definitiva a la

MAE con la RM para firma

Firma la RM y autoriza la

disposición definitiva bajo la

modalidad de permuta a la

DGAA

Instruye elaborar la

convocatoria o invitación en

base al informe

Elabora la convocatoria en

base al Informe de



disposición

Revisa la convocatoria en

base al Informe de



disposición

Aprueba la convocatoria y

autoriza la publicación a la

UA

Instruye la publicación y lo

remite

Instruye la publicación

en el SICOES y lo remite

28-29




FORM 07


Página 3 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-04

MINISTRO (A) DE


PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GENERAL ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECTOR (A) GRAL.

ASUNTOS ADM.JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROF. Y/O TÉCNICO

ABOGADO DE

LICITACIONES Y

CONTRATOS

RESPONSABLE DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Nº

Tarea

TÉCNICO DE

ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

SECRETARIA DE LA

UA

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

37-40

Viene de

la Pag. 2

Revisa y coloca su

VºBº aprobando el

contrato de permuta

del bien

Elabora el contrato de

permuta luego remite

a la DGAJ

Total : 54 tareas

Publica la convocatoria

Recepciona Propuestas en

sobre cerradoSe presentan

propuestas ?Si

Realliza informe de

declaratoria desierta a la MAE

Evalúan las ofertas y luego

elaboran informe de

recomendación de mejor oferta

Evalúan las ofertas y

luego elaboran informe

de recomendación de

mejor oferta

Revisa informe de

recomendación y

autoriza elaborar el

contrato

Instruye la

elaboración del

contrato a la UA

Recepciona el contrato

del bien y lo remite a la

DGAA vía la Jefatura de

Unidad

Revisa y remite el

contrato de permuta del

bien al MinistroPasa a la

Pag. 4

33-34

35-36

Realliza informe de

declaratoria desierta a la MAERealliza informe de

declaratoria desierta a la MAE

Solicita autorización de

proceso para disposición

definitiva

Autoriza la publicación de

convocatoria y se

convoque por segunda vez

Instruye la

elaboración del

contrato

No

A

30

31-32

41-42

43




FORM 07


Página 4 de 4

CÓDIGO:

DGAA 01-03-04

MINISTRO (A) DE

ECONOMÍA Y

FINANZAS

PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A)

GRAL.

ASUNTOS ADM.

JEFE (A) DE

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESP. DE ADM. Y

MANEJO DE

BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN

Y MANEJO DE

BIENES

PROF. Y/O

TÉCNICO

ABOGADO DE

LICITACIONES Y

CONTRATOS

Nº

Tarea MAE DE LA ENTIDAD

BENFICIADA

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Conector

de Página Conector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

44-46

47

48-49

50-52

Viene de

la Pag. 2

Fin

Firman el acta de los bienes

permutados con las partes

involucradas

Elabora el acta para la

entrega de los bienes

muebles

Instruye a la UA en envió

de un ejemplar de toda la

documentación a UF, CGE

y nota a SENAPE

Remite un ejemplar a la

Unidad Financiera e instruye

la elaboración de informe a la

CGE y nota al SENAPE

Instruye a RAMB la

elaboración del acta

Firman el acta de los bienes

permutados con las partes

involucradas

53-54

Total : 54 tareas

Firman y sellan el contrato entregando

la totalidad de la documentación de

respaldo de los bienes.

Autoriza la elaboración

del acta de entrega de

los bienes que certifique

sus características y

valor a la U.A.

Instruye el archivo



Archiva la



CGE y nota al SENAPE

coloca su VºBª y lo

remite a jefatura

Revisa y coloca su VB al

informe y nota

Firma y sella el informe

sobre la disposición

definitiva de bienes y lo

envía a la CGE y SENAPE

según corresponda

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Determinar la Baja y Reposición de Bienes por causal de hurto, robo, siniestro

o pérdida fortuita. DGAA 01-03-05

CÓDIGO:

DGAA 01-03-05


Disposición de Bienes Muebles o Inmuebles


Se realizó la baja de los bienes de uso y consumo de propiedad del Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas; asimismo actualizó los registros de información física y contable de los activos fijos.


Informe Técnico del hecho ocurrido sobre la desaparición de bienes por robo, hurto, siniestro o pérdida

fortuita.

Documento de denuncia ante las instancias públicas pertinentes (si corresponde).

Nota Interna de Solicitud de Baja de Bienes de Uso.


Resolución Administrativa para la Baja del Bien.

Certificación del Bien repuesto por parte de la compañía aseguradora (si corresponde).

Acta de Reposición del bien (para los casos de negligencia comprobada al Servidor Público).




FORMULARIOS

1

Comunica, elabora y remite informe de

hurto, robo, siniestro o pérdida fortuita


Administrativos. A la vez realiza la

denuncia ante la Instancia Pública

oportuna (FELCC), si corresponde.

Servidor Público Responsable

de la Custodia del Bien

Adjunta denuncia ante la

Instancia Pública

oportuna (FELCC)

2

Deriva nota a la Unidad Administrativa

para su análisis y tratamiento de

acuerdo a normativa vigente.



3

Instruye a Administración y Manejo de

Bienes, investigar y proceder de

acuerdo a normativa vigente.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

4

Verifica y lo deriva al Técnico de


Responsable de


Bienes

5

Analiza y solicita la activación de

póliza y los requisitos para la

reposición del bien a la compañía

Aseguradora mediante correo

institucional y/o nota externa.


Manejo de Bienes

Nota Externa (en caso de

recuperación mediante

seguros)

Nota interna en caso de

negligencia del servidor

público.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

En caso de ser robos o saqueos de

bienes por conflictos sociales o casos

extraordinarios se comunica con el

Corredor de Seguros para asesoría del

trámite de reposición con la compañía

aseguradora.

De no corresponder reposición por

seguro, gestiona la reposición del bien

por el servidor público para el caso de

negligencia comprobada. Pasa a la

tarea 12.

6

Realiza la nota externa de reposición

del bien y adjunta la documentación

requerida por la Compañía aseguradora

y lo remite al Responsable de



Manejo de Bienes

7

Revisa la nota externa, coloca V°B° y

lo remite al Jefe (a) de Unidad

Administrativa adjuntando a

documentación requerida.

Responsable de


Bienes

8

Revisa la nota externa, coloca V°B° y

lo remite a la DGAA para su

consideración, firma y posterior

remisión a la Compañía aseguradora.

En Caso de tener observaciones vuelve

al paso 5.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa.

9 Revisa la nota externa, firma y lo

remite a la Compañía aseguradora.



10

Analiza y repone el bien (en los casos

que correspondan) en base a los

requerimientos expuestos en el

proceso. Pasa a la Tarea Nº15.

Compañía de Seguros

11

En el caso de evidenciarse negligencia

por parte del servidor público, emitirá

un informe a la DGAA, para iniciar el

proceso de reposición del bien

siniestrado, a su vez remite nota de

reposición del bien, adjuntando

características del bien siniestrado,

firmando ambos documentos.

Responsable de


Bienes

12

Revisa el informe y la nota de

instrucción de reposición del o los

bienes al servidor Público

Responsable, coloca su VºBº.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

13 Revisa, coloca su V°B° a la nota de

instrucción y lo remite.



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

14

Repone el bien con características

técnicas iguales o superiores a la de los

bienes siniestrados y los entrega a


Servidor Público Responsable

de la Custodia del Bien

15

Efectúa la verificación técnica del bien

repuesto y elabora actas de

conformidad, emite nota de aceptación

de reposición dando conocer del mismo

a la Jefatura de la Unidad

Administrativa.

En caso de rechazo vuelve a paso 10 o

14 según corresponda

Responsable de


Bienes

16

Firma y deriva la Nota más adjuntos a

la Dirección General de Asuntos

Administrativos.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

17

Analiza la documentación remitida e

instruye mediante Resolución

Administrativa debidamente firmada y

sellada la baja (sacar el bien de los

estados complementarios) y alta

(ingreso y/o activación del bien a los

estado complementarios) del o los

bienes correspondientes al jefe de




18 Remite instrucción para su ejecución a


Jefe (a) de Unidad

Administrativa

19

Procede a la baja de los bienes

correspondientes de los registros

físicos y en sistema. Posteriormente a

resguarda y archiva los documentos del

proceso ejecutado debidamente

firmado y sellado.

Responsable de


Bienes

Resolución

Administrativa y Acta de

Conformidad

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1-4

5

6-8

8-10

Inicio

Deriva nota a la


para su análisis y

tratamiento de

acuerdo a normativa

Instruye a Administración

y Manejo de Bienes,

investigar y proceder de

acuerdo a normativa

vigente

11-14

Comunica, elabora y

remite informe de hurto,

robo o pérdida fortuita

firmado y sellado a la

DGAA.

A la vez realiza denuncia al

FELCC (si corresponde) Corresponde seguro

Solicita act ivación de

póliza de seguros y

requisitos

para la reposición a la

compañía Aseguradora

Gestiona reposición del

Bien por el servidor

público en caso de

negligencia comprobada

Si

No

SERVIDOR PÚBLICO

RESPONSABLE DE LA

CUSTODIA DEL BIEN

TECNICO DE

ADMINISTRACION Y

MANEJO DE BIENES

COMPAÑÍA DE

SEGUROS

RESPONSABLE DE

ADM. Y MANEJO DE

BIENES

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LA BAJA Y REPOSICIÓN DE BIENES POR CAUSAL DE HURTO , ROBO, SINIESTRO O PERDIDA FORTUITA



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-03-05

Nº

TAREA

DIRECTOR(A)

GENERAL DE ASUNTOS

ADMINITRATIVOS


ADMINISTRATIVA

A

B

En caso de negligencia

comprobada remite un

informe a la DGAA para

inicio de trámite de

reposición y nota de

reposición del bien.

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

Total : 19 tareas

15-17

Verifica y lo deriva al

Tecnico

Realiza nota externa de

reposición del bien y

adjunta la

documentación

requerida por al

Compañia

Revisa la nota, coloca su

Vº Bº adjunta la

documentación

requerida.

Revisa nota externa ,

coloca VºBº y lo remite a

la DGAA

Tiene

observaciones?

Revisa nota , firma y lo

remite a la compañía

aseguradoraNo Si B

Analiza y repone el bien

en base a los

requerimientos

expuestos en el proceso

Revisa la nota e informe

de instrucción de

reposición del o los

bienes , coloca su VºBº

Revisa y coloca su VºBº

y lo remite

Repone el bien con

características técnicas

iguales o superiores y

entrega a RAMB

A

Efectúa la verificación

técnica del bien

repuesto y elabora actas

de conformidad

Emite Nota de

Aceptación? CNo

C

C

Firma y deriva nota más

adjuntos Si

Analiza la

documentación remitida

e instruye mediante

Resolución

Administrativa la baja y

alta de los bienes

correspondientes

Pasa a la

Pag.2

18-19

SERVIDOR

PÚBLICO

RESPONSABLE DE

LA CUSTODIA DEL

BIEN

TECNICO DE

ADMINISTRACION Y

MANEJO DE BIENES

COMPAÑÍA DE

SEGUROS

RESPONSABLE

DE ADM. Y

MANEJO DE

BIENES

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LA BAJA Y REPOSICIÓN DE BIENES POR CAUSAL DE HURTO , ROBO, SINIESTRO O PERDIDA FORTUITA



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-03-05

Nº

TAREA

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINITRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

Total : 19 tareas

Viene de

la Pag. 1

Remite instrucción

para su ejecución

Procede de acuerdo a

instrucción a la baja de

los registros contables

Archiva los

documentos del

proceso ejecutado

debidamente

firmado

Fin

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Determinar la Baja de Bienes por Alteraciones o Deterioros para la baja contable

y en el sistema. DGAA 01-03-06

CÓDIGO:

DGAA 01-03-06


Disposición de Bienes Muebles o inmuebles


Se evitó costos innecesarios de almacenamiento y espacios inutilizados; asimismo se actualizó los registros

físicos de Activos Fijos.


Informe Técnico de Bienes de Uso

Nota Interna de Solicitud de Baja de Bienes de Uso


Notas de Cargo y Descargo.

Resolución Administrativa para la baja de Bienes de Uso Alterados o Deteriorados.




FORMULARIOS

1

Elabora nota interna de solicitando

informe técnico de las condiciones del

bien de uso a Servicios Generales (para el

caso de muebles), a la Unidad de

Tecnologías de Información (para

equipos tecnológicos) y a un perito en la

materia (para casos especiales), para la

baja de bienes.

Responsable de


Bienes

2 Revisa y coloca su VB y lo remite a la

DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

3

Revisa y coloca su VB y lo remite. En

caso de tener observación vuelve al paso

1.



4

Elabora informe técnico detallando los

motivos por los cuales el o los bienes de

uso, deban o no ser dados de baja.


Generales o

Técnico de la Unidad de

Tecnologías de Información o

Perito en la materia

5

Analiza si compete instruye el inicio de

la baja de bienes y lo deriva al Jefe (a)

de Unidad Administrativa.

En caso que los informes presenten el



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

dato de bienes en perfecto estado se

archiva.

6

Instruye al RAMB analizar y elaborar

informe técnico de la baja de los bienes,

en base a los informes remitidos por la

UTI, SG o perito en materia.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

7

Analiza los informes, realiza el informe

técnico, firma y lo remite a jefatura.

Responsable de


Bienes.

8

Analiza el informe, estableciendo

responsabilidades y notas de cargo si el

caso amerita y remite al Profesional y/o

Técnico Abogado de Licitaciones y

Contratos.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

9

Analiza el informe técnico de la baja de

los bienes, realiza el proyecto de

Resolución Administrativa y los remite

para firma de la Dirección General de


En caso de tener observaciones vuelve al

paso 7



Contratos

10 Revisa y remite a la DGAA Jefe (a) de Unidad

Administrativa

11 Analiza y Firma la Resolución

Administrativa e Instruye a la Unidad

Financiera y Unidad Administrativa

realizar los ajustes contables y físicos

mediante nota interna



12 Instruye al Responsable de

Administración y Manejo de Bienes,

proceder con la baja de los bienes de uso

de los registros físicos y en sistema.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

13 Realiza la baja de bienes correspondiente

en los registros físicos y en sistema.

Posteriormente la documentación es

firmada, sellada y remitida en tres copias

a su inmediato superior.

Responsable de


Bienes

Resolución

Administrativa para

Baja

14 Revisa la documentación de baja, para

luego firmar y sellar la misma,

posteriormente la remite a la DGAA.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

15 Revisa, firma y sella la documentación de

baja de bienes; dos copias son devueltas

a Administración y Manejo de Bienes y

la otra es enviada a la Unidad Financiera

para la correspondiente baja contable.



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

16 Realiza la baja contable de bienes y

remite la documentación correspondiente

a la DGAA.


Financiera

17 Archiva la documentación

correspondiente a la baja de bienes.

Responsable de


Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE MANEJO DE

BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Inicio

Fin


de baja, para luego f irmar

y sellar la misma

Revisa, firma y sella la

documentación de baja de

bienes, dos copias son

devueltas a RAMB y otra

es enviada a la Unidad

Fianciera

Elabora informe técnico

detallando los motivos

por los cuales los bienes

deban o no ser dados de

baja.

Realiza la baja contable

de bienes en los

registros f ísicos y en

sistema

Archiva la

documentación

correspondiente a la

baja de bienes

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LA BAJA Y REPOSICIÓN DE BIENES POR ALTERACIONES O DETERIOROS PARA LA BAJA CONTABLE Y EN EL SISTEMA



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-03-06

RESPONSABLE DE

SERVICIOS

GENERALES O

TÉCNICO DE LA UT, /O

PERITO EN MATERIA

JEFE DE LA UNIDAD

FINANCIERA

RESPONSABLE DE ADM.

Y MANEJO DE BIENES

Nº

TAREA

DIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINITRATIVOS


ADMINISTRATIVA

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

1-4

10-11

12-13

14-17

Total : 17 tareas

PROFESIONAL Y/O

TÉCNICO DE

LICITACIONES Y

CONTRATOS

Analiza el informe técnico de

la baja de los bienes, realiza

el proyecto de Resolución

Administrativa y los remite

para firma de la Dirección

General de Asuntos

Administrat ivos.

Revisa y coloca su VB y

los remite a la DGAA

Elabora nota de

solicitando informe

técnico de las

condiciones del bien a

Servicios Generales o a

la UTI según

corresponda

Revisa, coloca su VºBº y

lo remite

Tiene observacion?Si No

Analiza, si compete

e instruye el inicio

de la baja y los

deriva al Jefe de la

UA

Se archiva

No

Instruye analizar y

elaborar informe técnico

de baja de los bienes en

base a los informes

técnicos de la UTI,

Servicios Generales o

perito en materia (según

corresponda)

Analiza el o los informes

de Servicios Generales,

UTI o Perito en materia y

elabora informe técnico

,firma y lo remite a la

Jefatura

Analiza el informe

tecnico, estableciendo

responsabilidades y

notas de cargo si el caso

amerita y lo remite al

Profesión y/o técnico

abogado

Tiene

observaciones ?No

Realiza la baja contable

de bienes y remite la

documentación

correspondiente

Si

ASi

A

Analiza y firma la

Resolución

Administrativa , e

instruye realizar los

ajustes contables y

fisicos mediante nota

Instruye al RAMB,

proceder con la Baja de

los Bienes de Uso

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Recepcionar, e ingresar los bienes de consumo (materiales y suministros). DGAA

01-04-01

CÓDIGO:

DGAA 01-04-01


Administración de los bienes de consumo.


Ingreso de los bienes de consumo (materiales y suministros) del Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas atendidos, registrados, almacenados y controlados.


Proceso de contratación con todo los antecedentes.


Acta de recepción y Conformidad de los bienes de consumo (documentada).

Registro de ingreso de los bienes de consumo al Almacén Central.

Identificación de los materiales y suministros.

Clasificación de los bienes de consumo.

Almacenamiento de los bienes de consumo.

Asignación de espacios.

Inventarios de existencia.

Kardex de identificación de los bienes de consumo.

Medidas de salvaguarda de los bienes de consumo.

Destrucción de toners vacíos (mediante proceso).

Control de saldos mediante Stock mínimos y máximos.

Registro por medio del sistema de almacén.


El tiempo está en función al plazo de entrega del bien.


FORMULARIOS

1

Remite mediante sistema de

correspondencia el Proceso de

compras de materiales, al Almacén

Central.

Responsable de Administración y

Manejo de Bienes

Carpeta con Proceso

de Contratación

2

Registra en el módulo de

correspondencia del SIGA, nota

interna de solicitud perteneciente al

proceso de compra y coordina la

entrega con la empresa o proveedor

adjudicado.

Encargado de Almacén Central

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

3

Verifica las cantidades y las

características técnicas solicitadas,

físicas y funcionales de los bienes en la

adjudicación y orden de compra del

material.

Servidor Público de la Unidad

Solicitante ó Comisión de

Recepción

Nota de remisión,

factura y certificado

de garantía (para

Tóners)

4

Emite y firma el Acta de Recepción y

Conformidad.


Solicitante ó Comisión de

Recepción

5

Registra el ingreso del material en el

Sistema informático de Almacenes

(SIALM)

Técnico de Almacén Central Acta de Recepción y

Conformidad

6

Codifica, clasifica, cataloga el

material, adjunta documentación de

recepción oficial, documento de

compra y nota de remisión.

Posteriormente remite al stock de la

unidad solicitante.

Técnico Almacén Central

7

Remite el proceso de contratación,

adjuntando los documentos de ingreso

respectivo: factura, nota de remisión,

certificado de garantía (para los

toners), acta de recepción

Técnico Almacén Central Formulario de

Ingreso de materiales

ELABORADO POR:

Jorge Quinteros.

ENCARGADO DE ALMACENES


RESPONSABLE DE MANEJO DE

BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

1

7

Inicio

Verifica las cantidades y las

características técnicas, físicas y

funcionales de los bienes

Fin

Codif ica, clasifica cataloga el

material, adjunta

documentación de recepción

oficial, documento de compra

Emite y firma el Acta de Recepción

y Conformidad

Remite el proceso de

contratación, adjuntando los

documentos de ingreso

respectivos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR E INGRESAR LOS BIENES DE CONSUMO ( MATERIALES Y SUMINISTROS)



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-04-01

ENCARGADO DE ALMACEN

CENTRAL

RESPONSABLE DE ADM. Y

MANEJO DE BIENES

Nº

TAREATÉCNICO DE ALMACÉN

CENTRAL

SERVIDOR PÚBLICO DE LA

UNIDAD SOLICITANTE O

COMISION DE RECEPCIÓN

Remite mediante sistema de

correspondencia el proceso de

compra de materiales

Registra en el módulo de

correspondencia del SIGA, nota

interna de solicitud

Registra el ingreso del

material en sistema

informático

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de

PáginaConector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

2-3

4-5

6

Total : 7 tareas

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Ejecutar las solicitudes de salida de bienes de consumo (materiales y suministros).

DGAA 01-04-02

CÓDIGO:

DGAA 01-04-02


Administración de los bienes de consumo.


Bienes de consumo (materiales y suministros), proveídas a las Unidades Ejecutoras del Ministerio necesarios

para el desarrollo de su trabajo.


Formulario de pedido de material aprobado por el solicitante, mediante el sistema informático

Sistema Informático de Almacenes (SIALM).


Entrega de bienes de consumo solicitados (Formulario de Salida de materiales firmado por la Unidad

solicitante)


24 horas como mínimo, variara en función del tipo de material requerido

Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS

FORMULARIOS

1 Remite mediante el sistema

informático la solicitud de pedido

aprobado por la unidad solicitante.


Solicitante

Formulario de pedido de

material mediante Sistema

Informático

2 Verifica la solicitud de material y

autoriza la salida mediante el

sistema informático según la

unidad ejecutora y compra

realizada.

Técnico de Almacén Central

3 Descarga la solicitud del material

del sistema informático y se

prepara el material para su entrega

(formulario de salida)


Formulario de Salida

4 Descarga el material en los Kardex

respectivos, coordina la entrega

del material con la Unidad

Solicitante, verificando la

cantidad y características de los

bienes a entregar corresponden a

lo solicitado.


5 Revisa el material de acuerdo a lo

solicitado, y firma el formulario de

salida.


Solicitante

Firma de Formulario de Salida

ELABORADO POR:

APROBADO POR:


MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Jorge Quinteros.

ENCARGADO DE

ALMACENES

Carlos Zeballos

RESPONSABLE DE MANEJO

DE BIENES


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Inicio

Fin

Remite solicitud de material

aprobado mediante el

sistema informatico Verifica el material solicitado y

se autoriza mediante el sistema.

Descarga el material en los

kardex, coordina la entrega

del material verif icando

características de los bienes

Revisa el material de acuerdo a

lo solicitado y firma el Vale de

Almacén como constancia de

entrega

Descarga la solicitud

autorizada del

sistema(formulario de salida)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUTAR LAS SOLICITUDES DE SALIDA DE BIENES DE CONSUMO (MATERIALES Y SUMINISTROS)



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-04-02

Nº

TAREATÉCNICO DE ALMACÉN

CENTRAL

SERVIDOR PÚBLICO DE LA

UNIDAD SOLICITANTE O

COMISION DE RECEPCIÓN

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de

PáginaConector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

1-2

3

4

5

Total : 5 tareas

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar Estado de Movimientos de Activos Fijos e Inventario Existencias o

Almacenes. DGAA 01-05-01

CÓDIGO:

DGAA 01-05-01


Elaboración del Estado de Movimientos de Activos Fijos e Inventario Existencias o Almacenes.


Se compiló los reportes con la información segura y confiable para generar los Estados Financieros

Complementarios de la entidad 35.


Reportes de Activos Fijos y Almacenes de las entidades desconcentradas (SENAPE, SENASIR, UCPP)

Actualización y Depreciación de bienes en el Sistema de Activos Fijos (UFV´S)

Reportes de Ejecución Presupuestaria de Gasto.


Generar los Estados Financieros Complementarios del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Variable.


FORMULARIOS

1 Remite cronograma de entrega de los

Estados de Movimientos de Activos

Fijos e Inventario Existencias o

Almacenes al Director (a) General de



Contabilidad Fiscal

2 Remite cronograma e Instruye realizar

los Estados de Movimientos de Activos


Almacenes y coordinación con las

unidades e instituciones

desconcentradas del MEFP.






Almacenes al Responsable de


Jefe (a) de Unidad

Administrativa




Almacenes al Técnico de


Responsable de


Bienes

5 Elabora nota de remisión de los Estados

de Movimientos de Activos Fijos e

Inventario Existencias o Almacenes a

las Unidades e Instituciones

Técnico de


Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Desconcentradas, remitiendo para V°B°

del Responsable de Administración y

Manejo de Bienes.

6 Revisa la nota de remisión de los



Almacenes y coloca su V°B°, remite al

Jefe de Unidad Administrativa para

firma y envío a las Unidades e

Instituciones Desconcentradas del

Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas.

Responsable de


Bienes

7 Revisa la nota de entrega de los Estados

de Movimientos de Activos Fijos e

Inventario Existencias o Almacenes,

firma y envía a las Unidades

Desconcentradas del Ministerio de

Economía y Finanzas Públicas (UCPP,

SENASIR y SENAPE).

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

8 Revisa el Sistema de Activos fijos para

la generación de los Estados de

Movimientos de Activos Fijos e

Inventario Existencias, actualiza las

UFV´S.

Técnico de


Bienes

9 Genera y/o imprime (siete copias) los

reportes de Movimientos de Activos

Fijos para la compilación de

información.

Técnico de


Bienes

10 Remiten siete copias de los Estados de


Inventario Existencias o Almacenes a la


Administrativos.

Unidades Desconcentradas del

MEFP (UCPP,SENASIR y

SENAPE)

11 Recepciona los Estados de Movimientos

de Activos Fijos e Inventario

Existencias o Almacenes y los remite a






Existencias o Almacenes y los remite al

Área de Administración y Manejo de

bienes para su revisión y compilación.


Administrativa



Existencias o Almacenes y los remite al

Técnico de Administración de Bienes y

Responsable de


Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Servicios para su revisión y

compilación.

14 Centraliza y compila los reportes de los



Almacenes.

Técnico de


Bienes

15 Revisa y verifica los saldos de los

reportes en su totalidad.

En caso de tener observaciones

devuelve a la tarea 6 para su corrección

caso contrario pasa a la siguiente tarea.

Técnico de


Bienes

16 Elabora e imprime (siete copias) el

Estado de Movimientos de Activos Fijos

e Inventario Existencias o Almacenes,

firma y lo remite para firma del


Manejo de Bienes.

Técnico de


Bienes

17 Revisa y firma el Estado de


Inventario Existencias o Almacenes,

firma y remite al Jefe de Unidad

Administrativa para su firma.

Responsable de


Bienes

18 Revisa el Estado de Movimientos de

Activos Fijos e Inventario Existencias o

Almacenes, firma y remite Director (a)

General de Asuntos Administrativos

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

19 Firma y remite el Estado de


Inventario Existencias o Almacenes, a la

MAE



20 Revisa y firma las siete copias y

devuelve 6 copias firmadas a la DGAA.



21 Remite las seis copias restantes a cada

uno a la Dirección de Contabilidad

Fiscal, Dirección General de Asuntos

Administrativos, Unidad

Administrativa, Auditoria Interna ,

Unidad Financiera y al Área de

Administración y Manejo de Bienes



ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

ADMINISTRACIÓN MANEJO

DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Remite cronograma de

entrega de los Estados

de Movimientos de

Activos Fijos e Inventario

Existencias o Almacenes.

Elabora nota de remisión de

los Estados de Movimientos


Almacenes a las Unidades

Desconcentradas


entrega de los Estados

de Movimientos de

Activos Fijos e Inventario

Existencias o Almacenes


entrega de los Estados de

Movimientos de Activos

Fijos e Inventario


Remite cronograma e

Instruye realizar los Estados

de Movimientos y coordinar

con las unidades

desco ncent radas del MEFP.

Recepciona los Estados

de Movimientos de Activos

Fijos e Inventario

Existencias o Almacenes .

Revisa Y firma el Estado de


Fijos

Revisa, Coloca su VB Revisa, firma y envía a

las Unidades

Desconcentradas

Remiten siete copias de

los Estados de


Fijos e Inventario


Recepciona los Estados

de Movimientos de Activos

Fijos e Inventario


Recepciona los Estados de


Fijos e Inventario


Elabora e imprime el

Estado de Movimientos

de Activos Fijos ,y lo

Firma.

Revisa verifica los

saldos de los reportes en

su totalidad

Revisa Y firma el Estado de

Movimientos de Activos Fijos

Revisa Y firma el Estado

de Movimientos de

Activos Fijos

Remite las seis copias

restantes a uno a la DGCF,

DGAA , U A, UAI , U F y al

Área de Administración y

Manejo de Bienes

Revisa y firma las siete

copias y remite 6 copias a la

DGAA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR ESTADO DE MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS E INVENTARIO DE EXISTENCIAS O ALMACENES



FORM 07


Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-05-01

MINISTRO (A) DE


PUBLICAS (MAE)

DIRECTOR (A) GENERAL DE

CONTABILIDAD FISCAL

DIRECTOR (A) GRAL.

ASUNTOS ADM.JEFE (A) DE UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RESP. DE ADM. Y

MANEJO DE BIENES

TÉCNICO DE

ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES

Nº

Tarea

UNIDADES

DESCONCENTRADAS

MEFP (UCPP, SENASIR Y

SENAPE)

Revisa e l Siste ma de AF

para la g eneración de los

Estados de Movimientos de

AF y las actualiza la UFV´S

Centraliza y compila los

reportes de los Estados

de Movimientos de

Activos fijos e inventarios

Existencias o almacenes

Genera y/o imprime los

reportes de Movimientos de

AF para la compilación de

información.

Inicio

Inicio

FinTaea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de

PáginaConector

de FlujoEntrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Fin

1-5

6-8

9-10

11-14

15

16-20

21

Total : 21 tareas

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar la toma de Inventario de Activos Fijos y Almacenes del MEFP. DGAA 01-05-

02

CÓDIGO:

DGAA 01-05-02


Elaboración del Estado de Movimientos de Activos Fijos e inventario de Existencias o Almacenes

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Inventariación física de los activos fijos y almacenes del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

realizada.



Sistema de Almacenes.

Cronograma.

Actas de asignación.

Actas de entrega en caso de transferencias o donaciones.

Formularios de Recepción y Entrega de Materiales y Suministros.

Kardex de Materiales y Suministros.

Reporte de saldos del Sistema de Almacenes.

Decreto Supremo N° 0181 NB-SABS.

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS.


Reporte de Asignación de Bienes.

Identificación y/o código de asignación del activo.

Control de Existencias de Almacenes.


En función a las características y la cantidad de los bienes, se realiza la inventariación durante 1 a 2 semanas,

excepto el inventario de cierre de gestión.

El Inventario de Almacenes se efectuará en un plazo de 4 días, excepto el inventario de cierre de gestión.

OBSERVACIONES: El área de Administración y Manejo de Bienes realizará los inventarios periódicos,

planificados y/o sorpresivos, tanto para bienes de uso como de consumo.

En caso de inventariar activos donados o transferidos se realizara el mismo procedimiento

N

°

DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS

FORMULARIOS

1

Elabora cronograma anual de toma

física de inventarios de activos

fijos y almacenes del MEFP y lo

remite al Director(a) General de

Asuntos Administrativos y/o Jefe

(a) de Unidad Administrativa para

su consideración y aprobación.


Manejo de Bienes (RAMB)

2

Aprueba el cronograma y remite al


Manejo de Bienes (RAMB) para su

ejecución.


Administrativos y/o Jefe(a) de


MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

3

Recepciona, y coordina con los

Técnicos de Administración y

Manejo de Bienes la inventariación

a realizar.

En todos los casos mediante notas se

hace conocer a la Unidad de

Auditoria Interna y la Unidad

Financiera para que participen del

inventario como veedor y como

unidad independiente

respectivamente.



4

Revisa e Imprime dos copias de

actas de asignación de los

servidores públicos del MEFP y/o

reportes de asignación de bienes.

En el caso de Almacenes se

imprimirá los reportes de saldos de

los materiales y/o suministros.


Manejo de Bienes

5

Verifica activo por activo el estado

(Bueno, regular, Malo.),

constatando el buen uso del bien y

el pegado del código.

Efectúa el recuento físico de los

materiales y suministros


Manejo de Bienes

6

Realiza el cotejo con las actas de

asignación y/o reporte de activos, el

resultado de estos deben ser iguales.

Se realiza el cotejo del recuento

físico de los materiales y

suministros con los Kardex y

reporte de saldos.


Manejo de Bienes

7

Concluido el relevamiento de

inventario se emitirá informe de las

actividades realizadas con las

correspondientes recomendaciones

para remisión a la DGAA y/o

Jefatura de Unidad vía el RAMB.


Manejo de Bienes

8

Revisa el informe e instruye se

proceda a implantar las

recomendaciones.


Administrativos y/o Jefe(a) de


9

Remite instructivo para

implementar las recomendaciones

del informe.



10

Implanta las recomendaciones de

acuerdo a instrucciones.

Efectúa seguimiento a las

observaciones detectadas.


Manejo de Bienes

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

11

Procede al archivo de toda la

documentación generada.


Manejo de Bienes

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE


DE BIENES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Inicio

Elabora cronograma anual de

toma física de inventarios

de Activos fijos y Almacenes

del MEFP .

Aprueba el cronograma y

remite para su ejecución.

Coordina con los Técnicos de


Bienes la inventariación a

realizar, hace concer a la

Unidad de Auditoria Interna

(veedor) y Unidad Financiera

(unidad independioente)

Verifica activo por activo el estado

(Bueno, regular, Malo.),

constatando el buen uso del bien y

el pegado del código.

y/o efectúa el recuento físico de

los materiales y suministros.

Revisa e Imprime dos copias de

actas de asignación de los

servidores públicos del MEFP y/o

reportes de asignación de bienes,

en caso de Almacenes se

imprime los reportes de saldo

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA TOMA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACENES DEL MEFP



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-05-02

JEFE (A) DE UNIDAD ADMINISTRATIVARESP. DE ADM. Y MANEJO DE BIENES TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO

DE BIENES Nº

Tarea

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

1

2

3

4

5

6

7

Realiza el cotejo con las actas de

asignación y/o reporte de activos,

el resultado de estos deben ser

iguales, encaso de almacenes se

reliza cotejo del recuento f isico

de materiales y sumisntros con

los kardex y reportes de saldos

Revisa el informe e

instruye se proceda a

implantar las

recomendaciones.

Pasa a la

Pag. 2

Emite informe de act ividades

realizadas con las

correspondientes

recomendaciones para remisión a

la DGAA y/o Jefatura de Unidad

vía el RAMB.

8

Total : 11 tareas

Remite instructivo para

implementar las

recomendaciones del

informe.

Procede al archivo de

toda la documentación.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA TOMA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACENES DEL MEFP



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 01-05-02

JEFE (A) DE UNIDAD ADMINISTRATIVARESP. DE ADM. Y MANEJO DE BIENES TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE

BIENES Nº

Tarea

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento


Sistema

Conector

de Página Conector

de Flujo

Entrega, envio,

etc.

Crear Documento

y Copias

9

10

Viene de

la Pag.1

Fin

11

Implanta las

recomendaciones de

acuerdo a instrucciones.

Efectúa seguimiento a las

observaciones detectadas.

Total : 11 tareas

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar el mantenimiento y/o reparación del Sistema Eléctrico, Hidrosanitario, Muebles

e Inmuebles. DGAA 01-06-01

CÓDIGO:

DGAA 01-06-01


Administrar los Servicios Generales e Infraestructura de la Estructura Central del MEFP.


Sistema eléctrico, hidrosanitario, bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

en funcionamiento.


Decreto Supremo 0181, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

Formulario de solicitud de requerimiento de material de almacén central y compra de material.

Nota de solicitud de trabajo.

Formulario de solicitud de trabajo.

Sistema Integral de POA y Presupuesto (SIPP).



Informes y formulario de reparación y mantenimiento de las instalaciones eléctricas, hidrosanitarias, muebles

e inmuebles firmados, entregados y archivados.


Aproximadamente de 2 a 15 días hábiles (de acuerdo al tipo de trabajo y/o a la existencia del material).

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS

PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Remite mediante con nota interna,

solicitud de trabajo a la DGAA para

mantenimiento y/o reparación eléctrica,

hidrosanitaria, de muebles o inmuebles,

cuando se trate de un servicio que implica

una compra o contratación.

Cuando la solicitud sea de emergencia

podrá ser verbal o mediante correo

electrónico, para posteriormente, sea

regularizada con nota conforme al párrafo

anterior.

Responsable de la Unidad

Solicitante

2

Remite solicitud de trabajo mediante Hoja

de Ruta al Jefe(a) de la Unidad

Administrativa.

Cuando se trata de un caso de emergencia,

comunica directamente la solicitud al



MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Responsable de Servicios Generales y pasa

a la tarea 4.

3

Remite solicitud de trabajo mediante Hoja

de Ruta al encargado de Servicios

Generales.

Jefe(a) Unidad

Administrativa

4

Registra en el formulario la solicitud de

trabajo requerido, lo clasifica y designa al

o los técnicos respectivos e instruye

inspección, verificación e informe.

Encargado de Servicios

Generales

Formulario de Solicitud de

Trabajo

5

Registra Libro de Novedades, y procede a

verificar el problema, determina si necesita

material o insumos, cuantifica e informa de

manera verbal al Encargado de Servicios

Generales.

Si no necesita material informa y pasa a la

tarea 17.

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación.

6

Verifica si existe el material necesario en

almacenes mediante Sistema de

Almacenes (SIALM).

Si existe el material requerido, pasa a la

tarea Nº 14.

Caso contrario realiza la solicitud de

autorización de compra a través de caja

chica o del inicio del proceso de compra

menor.


Generales

Formulario de Pedido de

Materiales

7 Instruye al Responsable de Caja Chica que

entregue fondos o autoriza inicio de

proceso de compra al Responsable de

Adquisición de Bienes y Servicios cuando

es contratación menor, pasa a la tarea 10.


Administrativa

8 Proporciona los fondos al técnico de

mantenimiento y/o reparación.

Responsable de Caja

Chica

9 Realiza la compra y remite la fotocopia de

la factura a Almacenes para su registro de

ingreso y salida en el SIALM, pasa a la

tarea17 (cuando es con fondos de caja

chica.)

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación

10 Procede cuando es contratación menor, a

realizar el proceso para la compra del

material requerido, y según corresponda

designa al Responsable o Comisión de

Recepción, remite la documentación a

Almacenes para la recepción del material

Responsable de


Servicios

11 Realiza la entrega del Material comprado a

Almacenes. Empresa Adjudicada

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

12 Verifica que el material este acorde a las


Si cumple, el Encargado de Servicios

Generales firma el acta de conformidad,

caso contrario se devuelve a la empresa

para que realice el cambio respectivo.

Vuelve a la Tarea 11.

Técnico de Almacén

Central.


Generales.

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación.

13 Realiza el registro de ingreso del Material

comprado en el SIALM.


Central

14 Realiza la salida del material comprado de

almacenes a través del SIALM cuando es

compra menor e instruye al técnico el

recojo de material.


Generales

15 Entrega material requerido al técnico de

mantenimiento o reparación.


Central

16 Verifica que los materiales sean los

requeridos.

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación.

17 Realiza el mantenimiento y/o reparación

solicitada y entrega el formulario de

trabajo para la respectiva firma y sello de

conformidad del responsable de la Unidad

solicitante.

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación.

18 Revisa la reparación o mantenimiento

efectuado, firma y sella el formulario de

solicitud de trabajo como conformidad,

devolviendo el mismo al técnico de

mantenimiento y/o reparación.


Solicitante

Formulario de Solicitud de

trabajo

19 Revisa el cumplimiento del servicio

realizado por los técnicos adjuntando la

solicitud de salida de almacén si

corresponde e instruye el archivo con los

antecedentes (formulario de solicitud de

trabajo por tipo de servicio). Dicha

información se cuantifican en el informe

trimestral de trabajos realizados.


Generales

20 Archiva en la carpeta según el tipo de

servicio con los antecedentes.

Auxiliar de Servicios

Generales.

ELABORADO POR:

Víctor Hugo Solíz Cuentas ENCARGADO DE SERVICIOS

GENERALES

APROBADO POR:

Elvis Guzmán Céspedes DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-5

Inicio

FinTaea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL SISTEMA ELECTRICO, HIDROSANITARIO, MUEBLES E INMUEBLES



FORM 07


Página 1 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-06-01

Responsable de

Adquisición de Bienes

y Servicios

Total : 20 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos

Jefe(a) de la

Unidad

Administrativa

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación

Encargado de

Servicios

Generales

Responsable de la

Unidad Solicitante

6

Remite solicitud de

trabajo

mantenimiento y/o

reparación

Responsable de

Caja Chica

Remite solicitud de

Trabajo al

encargado de

Servicios

Generales

Empresa

Adjudicada

Remite solicitud al

Jefe la Unidad

Administrativa

Registra el

formulario de

solicitud de trabajo y

designa a los

técnicos

Pasa a la

Pag 2

Técnico de

Almancen CentralAuxiliar de Servicios

Generales

Inicio

Registra en el Libro

de novedades y

procede a Verificar

el problema y

determina si necesita

material o insumos

Necesita

Material ?B No Verifica si existe el

material necesitado

en almacenes

mediante el SIALM

Si

Existe material en

almacenes ?Si

No

Realiza solicitud de

autorización de

compra por caja

chica o proceso de

compra menor

No

C

Es de

emergencia ?

Si

A

Comunica Directamente

al Encargado de

Servicios Generales

A

Nº

Tarea

8-13

Inicio

FinTaea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:




FORM 07


Página 2 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-06-01

Responsable de

Adquisición de Bienes

y Servicios

Total : 20 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos

Jefe(a) de la

Unidad

Administrativa

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación

Encargado de

Servicios

Generales

Responsable de la

Unidad SolicitanteResponsable de

Caja Chica

Empresa

Adjudicada

Pasa a la

Pag 3

Técnico de


Generales

Con fondos de

Caja Chica?

Si

Pasa a la

Pag 2

No

Realiza la compra y

remite fotocopia de la

factura a Almacenes

Realiza la entrega del

material comprado a

Almacenes

Cumple?

Verifica que el material este acorde a las especificaciones técnicas

Firma acta de

conformidad

Si

Realiza el registro de

ingreso en el SIALM

del material

comprado


salida en el SIALM

del material

comprado

Procede cuando es

contratación menor, a

realizar el proceso

para la compra del

material requerido, y

según corresponda

designa al

Responsable o

Comisión de

Recepción, remite la

documentación a

Almacenes para la

recepción del material

Proporciona los

fondos

7

No

14

C

Procedimiento

de Caja Chica

D

Nº

Tarea

18

Inicio

FinTaea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:




FORM 07


Página 3 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-06-01

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Total : 20 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos

Jefe(a) de la

Unidad

Administrativa

Técnico de

mantenimiento y/o

reparación

Encargado de

Servicios

Generales

Responsable de la

Unidad SolicitanteResponsable de

Caja Chica

Entrega el material

requerido al técnico

de mantenimiento y

reparación

Empresa

Adjudicada

Técnico de


Generales

Viene de

la Pag.2

Verifica que los

materiales sean los

requeridos

Revisa la reparación o

mantenimiento, firma y

sella el formulario de

solicitud de trabajo como

conformidad y devuelve

al Técnico de

mantenimiento

Realiza el

mantenimiento y/o

reparación

Revisa el cumplimiento

del servicio realizado por

los técnicos adjuntando

la solicitud de salida a

almacen

Fin

15-16

17B

19-20

Archiva en la carpeta

según tipo de servicio

con los antecedentes

D

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS


UNIDAD ADMINISTRATIVA -UA


Otorgar el servicio de impresión, empastado y/o encuadernado. CÓDIGO:

DGAA 01-06-02


Administrar los Servicios Generales e Infraestructura de la Estructura Central del MEFP.


Solicitudes requeridas de servicio de impresión, empastado y/o encuadernado atendidas de las diferentes

unidades organizacionales del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, para contribuir al cumplimiento de

los propósitos planteados.


Decreto Supremo 0181, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

Nota de solicitud de servicio de empastado y/o encuadernado.

Formulario de pedido.


Trabajos de imprenta consistentes en impresión, empastado y/o encuadernado.


Trabajo de Imprenta y empastados en Función a la Cantidad de Trabajo Requerido.


FORMULARIOS

1

Remite nota interna de solicitud de

servicio de impresión y/o encuadernado,


Administrativos firmado y sellado por el

Jefe Inmediato Superior de la Unidad

Solicitante.


Solicitante

2

Autoriza e instruye proceder con el

requerimiento, remitiendo solicitud al

Jefe de la Unidad Administrativa.



3 Deriva solicitud al Encargado de

Servicios Generales.

Jefe(a) Unidad Administrativa

4 Deriva mediante hoja de ruta al Técnico

de Imprenta.


Generales

5

Revisa el requerimiento y elabora el

informe de cálculo de material para

impresión, empastado y/o encuadernado.

Cuando el trabajo requerido es

empastado, el material es proporcionado

por la Unidad Administrativa.

Cuando el trabajo requerido es impresión

el material es proporcionado por las

Unidades solicitantes. Pasa a la Tarea 16.

Técnico de Imprenta

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Verifica la existencia de material o

insumo en almacenes mediante sistema

SIALM cuando el trabajo es empastado

y/o encuadernado.

Si existe el material, realiza la salida de

almacenes a través de formulario de

salida (sistema SIALM), y pasa a la tarea

15.

Caso contrario realiza la solicitud de

autorización de compra a través de caja

chica o compra menor a la Director(a)

General de Asuntos Administrativos con

VºBº del Jefe de la Unidad

Administrativa.



Materiales

7

Autoriza e instruye inicio del proceso de

compra de material con fondos de caja

chica o contratación menor.

Cuando es con fondos de caja chica

deriva al Responsable de Caja Chica.

Cuando es contratación menor deriva al

Jefe de la UA, pasa a la tarea 10.



8

Proporciona fondos al técnico de

imprenta para la compra del material

requerido.

Encargado de Caja Chica

9

Realiza la compra y remite la factura a

Almacenes para el registro de ingreso y

salida de almacenes. Pasa a la tarea 16.

Técnico de Imprenta.

10 Deriva al responsable de Adquisición de

bienes y servicio.


Administrativa

11

Procede de acuerdo a instrucción de

compra del material requerido mediante

contratación menor. Y remite el proceso

autorizado a Almacenes para la recepción

del material.


Bienes y Servicios

12 Realiza la entrega de Material. Empresa Adjudicada

13

Verifican que el material este de acuerdo

a las especificaciones técnicas.

Si cumple, el técnico de Imprenta firma

el acta de conformidad, caso contrario

rechaza y se devuelve a la empresa para

que se realice el cambio respectivo.

Técnico de Almacenes.


14 Realiza el registro de ingreso de material

en el sistema SIALM. Técnico de Almacén Central

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

15

Entrega el material requerido de acuerdo

al formulario de pedido de materiales al


Técnico de Almacén Central


Materiales

16

Inicia el trabajo de impresión, empastado

y/o encuadernado de acuerdo a solicitud

(quema de placas, etc.).


17

Entrega el trabajo de impresión,

empastado y/o encuadernado terminado y

elabora nota de remisión.


Nota de remisión

18

Firma nota de remisión de imprenta en

constancia de conformidad con el trabajo

realizado.


Solicitante

19

Archiva la nota de remisión

correspondiente al trabajo de imprenta

realizado.


ELABORADO POR:

Víctor Hugo Solíz Cuentas ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES

Mario Cruz TECNICO DE IMPRENTA

APROBADO POR:

Elvis Guzmán Céspedes DIRECTOR GENERAL DE



FECHA DE

APROBACION O

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-5

Inicio

FinTaea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: OTORGAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN Y EMPASTADO Y/O ENCUADERNADO



FORM 07


Página 1 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-06-02

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Total : 19 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos


AdministrativaTécnico de Imprenta

Encargado de Caja

Chica

Responsable de la

Unidad Solicitante

Autoriza e instruye

proceder con el

requerimiento,

remitiendo solicitud al

Jefe de la Unidad

Deriva solicitud al


Generales

6-7

Revisa requerimiento y

elabora informe de

cálculo de material

Empresa

Adjudicada

Remite solicitud de

servicio de

impresión y/o

encuadernado

Inicio

No

Si B

Solicita autorización de

compra.

Técnico de

Almacenes

El requerimiento es

empastado?ANo

Autoriza e instruye inicio

del proceso de compra

de material con fondos

de caja chica o

contratación menor

Pasa a la

Pag 2

Encargado de

Servicios Generales

Deriva solicitud al


Verifica la existencia

de material o insumo

en almacenes

mediante el SIALM

Si

Existe el material en

almacenes?

Nº

Tarea

8

Inicio

FinTaea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:




FORM 07


Página 2 de 3

CÓDIGO:

DGAA 05-06-02

Total : 19 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias

Proporciona los fondos al

técnico de imprenta para la

compra del material

requerido

12

Realiza la compra y

remite factura a

Almacenes para registro

de ingreso y Salida

Pasa a

la Pag 3

Viene de

la Pag, 1

Si Es con fondos de

caja chica?

Deriva la Reponsable de

Adquisicion de Bienes y

Servicios

No

Procede de acuerdo a la

instrucción de compra

Deriva al Jefe de la UAC

Realiza la entrega de

material

Verifica que el material

este de acuerdo a las

especificaciones

técnicas

Verifica que el material

este de acuerdo a las

especificaciones

técnicas

9

10-11

13

Nº

Tarea

Responsable de

Adquisición de

Bienes y Servicios

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos



Encargado de Caja

Chica

Responsable de la

Unidad SolicitanteEmpresa

Adjudicada

Técnico de

Almacenes

Encargado de

Servicios Generales

Si

Cumple?

Firma el acta de

conformidad

DNo

D

Nº

Tarea

Inicio

FinTaea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:




FORM 07


Página 3 de 3

CÓDIGO:

DGAA 01-06-02

Responsable de


Servicios

Total : 19 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento y

Copias





Encargado de Caja

Chica

Responsable de la

Unidad Solicitante

14

Empresa Adjudicada Técnico de Almacenes

Viene de

la Pag. 2

Inicia el Trabajo de

Impresión o empastado.

Entrega el material

requerido de acuerdo al

formulario a pedido de

materiales


ingreso del material en

el SIALM

17-18

C A

15

16

Entrega el trabajo de

impresión , empastado

y/o encuadernado

Firma Nota de remision

como constancia de

conformidad con el

trabajo realizado

Fin

19

B

Archiva la nota de

remisión correspondiente

al trabajo realizado

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÒN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA



Gestionar y verificar el mantenimiento y/o reparación de vehículos del MEFP.

DGAA 01-07-01

CÓDIGO:

DGAA 01-07-01


Administrar los servicios básicos y transporte.


Vehículos en condiciones óptimas, realizando el mantenimiento preventivo cada 5 Km y/o reparación a

solicitud de las autoridades que utilizan los vehículos oficiales del Ministerio.


Nota Interna de Solicitud de Mantenimiento y/o reparación de vehículos.

Formulario de mantenimiento vehicular.

Sistema Integral POA y Presupuesto (SIPP).



Vehículos en condiciones óptimas de funcionamiento, con tarjeta (bitácora) de mantenimiento actualizado.


De 2 a 5 días hábiles según las características del mantenimiento y/o reparación solicitada para cada vehículo.

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1 Remite nota interna de solicitud de

mantenimiento preventivo cada 5.000

Km y/o reparación de vehículo,

firmado y sellado por Autoridad de la

Unidad Solicitante a la unidad

Administrativa.

Autoridad de la Unidad y/o Área

Solicitante

2 Deriva solicitud de mantenimiento y/o

reparación de vehículos e instruye al

Jefe de la Unidad Administrativa dar

cumplimiento con la solicitud.


Administrativos

3 Deriva al Encargado de Servicios

Generales e instruye dar cumplimiento

a la solicitud.


Administrativa

4 Solicita fecha y hora al taller mecánico

para que se realice el mantenimiento

y/o reparación en coordinación con el

conductor del vehículo y proporciona

un vehículo provisional mientras dura

el mantenimiento.


Generales

5 Lleva el vehículo al taller mecánico,

hacen el inventario y llena el

requerimiento solicitado, si es

Chofer de Servicios Generales

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

reparación solicita Pro Forma al taller

mecánico.

6 Realiza el inventario del vehículo y la

inspección de acuerdo a la solicitud,

evalúa el vehículo y remite la Pro

Forma (cotización).

Empresa contratada

(Taller mecánico)

Pro Forma

7 Evalúa la pro forma (cotización) en

coordinación con el taller mecánico


8 Elabora la Orden de Trabajo para el

taller mecánico, para firma del Jefe de


Encargado de Servicios Generales Orden de Trabajo

9 Firma la Orden de Trabajo. Jefe de la Unidad Administrativa Orden de Trabajo

10 Lleva la Orden de Trabajo como

instrucción para realizar la reparación

al taller mecánico en base a la pro-

forma o cotización.


11 Realiza el mantenimiento y/o

reparación del vehículo y emite reporte

de conformidad de Servicio

Empresa contratada

(Taller mecánico)

12 Procede a recoger el vehículo, previa

inspección del mantenimiento y/o

reparación dando su conformidad

además de recoger los repuestos

cambiados.


Acta de conformidad

(ver anexo 27)

13 Entrega el vehículo al chofer de la

autoridad solicitante a través de un acta

de conformidad.

Continúa con el Procedimiento.

Procesar solicitudes de pago por

servicios básicos y recurrentes DGAA

01-07-03

Chofer de Servicios Generales Acta de Conformidad

ELABORADO POR:

Víctor Hugo Solíz Cuentas

RESPONSABLE DE

SERVICIOS GENERALES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE




ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-6

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR Y VERIFICAR EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL VEHÍCULOS DE LA ESTRUCTURA CENTRAL MEFP.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-07-01

Empresa Contratada

(Taller Mecanico)

Total : 13 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

12


Asuntos

Administrativos


AdministrativaEncargado de Servicios

Generales

Chofer de Servicios

Generales

Autoridad de la Unidad

y/o Área Solicitante

Inicio

Remite nota interna de

Solicitud de

mantenimiento

prevent ivo cada 5000

km

Deriva e instruye dar

cumplimiento a la

solicitud

Deriva Solicitud de

Mantenimiento y/o

reparaciòn de vehículos

e instruye dar

cumplimiento

Solicita fecha y hora al

taller para que se realice el

mantenimiento y/o

reparacion del vehículo, en

coordinacion con el

Chofer.

13

7-8

Lleva el vehículo al taller

mecánico, hacen el

inventario y llena el

requerimiento solicitado,

si es reparación solicita

Pro Forma al taller

mecánico

Realiza el inventario del

vehículo y la inspección

de acuerdo a la solicitud.

Evalúa el vehículo y

remite la Pro Forma

(cot ización).

Evalúa la pro forma

(cot ización) en

coordinación con el taller

mecánico.

Firma la Orden de

Trabajo

Lleva la Orden de

Trabajo como

instrucción para realizar

la reparación al taller

mecánico en base a la

pro-forma o cotización.

Elabora la Orden de

Trabajo para el taller

mecánico, para firma del

Jefe de la Unidad

Administrativa

Realiza el

mantenimiento y/o

reparación del vehículo.

Procede a recoger el

vehículo, previa

inspección del

mantenimiento y/o

reparación dando su

conformidad, además de

recoger los repuestos

cambiados

Entrega el vehículo al

chofer de la autoridad

solicitante a través de un

acta de conformidad.

9-11

Reporte de

Confornidad de

Servicio

Continua con el proced.

DGAA 01-07-03

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Gestionar y verificar el mantenimiento preventivo programado (según Plan de

mantenimiento) y/o reparación de máquinas y equipos. DGAA 01-07-02

CÓDIGO:

DGAA 01-07-02


Administrar los Servicios Básicos y Transporte.


Máquinas (ascensores, sistema de climatización, bombas de agua) y equipos (fotocopiadoras, impresoras y

otros) del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas preservados en condiciones óptimas de funcionalidad.


Plan de mantenimiento de máquinas y equipos.

Sistema Integral POA y Presupuesto (SIPP)



Bitácoras de mantenimiento actualizadas de Máquinas (ascensores, bombas de agua, aire acondicionado y

otros) y/o equipos (fotocopiadoras, equipos de climatización y otros) en condiciones óptimas de

funcionamiento.


Aproximadamente de 2 a 5 días hábiles de acuerdo a las características del mantenimiento y/o reparación

solicitada.

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS

PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1 Se presenta en instalaciones del MEFP y

realiza el mantenimiento preventivo de

acuerdo al cronograma establecido en

coordinación con el fiscal de servicio.

Empresa contratada

2 Elabora su boleta, certificado, planilla,

etc., documento de trabajo de

mantenimiento preventivo realizado,

anotando fecha y hora de ingreso y salida

de los técnicos.

Empresa contratada

3 Verifica el mantenimiento realizado y la

documentación y firma, anotando fecha y

hora de ingreso y salida de los técnicos. Y

pasa a la tarea Nº13.

Fiscal de servicio

4 Emite informe y pro-forma si la

maquinaria requiere el cambio de algún

repuesto accesorio o insumo

Empresa contratada

5 Emite una nota interna de solicitud de

reparación o mantenimiento correctivo en

atención al informe de la empresa

contratada de realizar mantenimiento

Unidad solicitante o

Fiscal de Servicio

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

correctivo adjuntando proforma (si

corresponde).

6 Aprueba la nota interna y deriva al Jefe de





Generales la solicitud.


Administrativa.

8 Elabora la orden de trabajo previa

evaluación de los repuestos y accesorios a

ser cambiados (Si la nota interna de

solicitud tiene adjunto la proforma de la

empresa contratada por la revisión del

equipo); coordina con el fiscal de servicio

(si fuese necesario) y deriva al Jefe de la

Unidad Administrativa para que autorice

mediante su firma.


Generales

Orden de Trabajo

9 Firma la Orden de trabajo y devuelve al

Encargado de Servicios Generales para

que entregue a la empresa contratada.

Jefe de la Unidad

Administrativa

10 Entrega la orden de compra autorizando

efectuar la reparación.


Generales

11 Realiza la reparación de acuerdo a las

condiciones establecidas en la orden de

trabajo, en el tiempo establecido.

Una vez efectuado el trabajo, hace la

entrega a la unidad solicitante o al fiscal

de servicio para su conformidad y pruebas

de funcionamiento.

Empresa contratada

12 Da su conformidad una vez realizada las

pruebas a la empresa firmando el acta de

entrega, acta de recepción de los

repuestos y accesorios cambiados.

Unidad solicitante o fiscal

de servicio

13 Solicita el pago adjuntando toda la

documentación correspondiente, factura,

SEGIP, informe si fuese necesario y nota

de entrega de repuestos (ingresa por la

ORDC).

Continúa con el Procedimiento. Procesar

solicitudes de pago por servicios básicos y

recurrentes DGAA 01-07-03.

Empresa Contratada

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

SERVICIOS GENERALES

APROBADO POR:



ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR Y VERIFICAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO ( SEGÚN PLAN DE MANTENIMIENTO) Y/O REPARACIÓN DE MAQUINAS Y EQUIPOS.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-07-02

Total : 13 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

10-11

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos


AdministrativaUnidad SolicitanteEmpresa Contratada

Inicio

Se presenta en el MEFP

y realiza el

mantenimiento

prevent ivo de acuerdo al

cronograma establecido

Aprueba la nota

interna y deriva al Jefe

de la Unidad

Administrativa

12

3

Deriva al encargado

de Servicios

Generales

Firma la Orden de

Trabajo

Firma orden de trabajo y

devuelve al Encargado

de Servicios Generales.

4 - 8

Fiscal de ServicioEncargado de Servicios

Generales Empresa Contratada

Requiere

mantenimiento

correctivo?

Elabora su orden de

trabajo anotando fecha

y hora de ingreso de los

técnicos

No

Emite informe y pro-

forma

Si

A

Emite nota interna de

solicitud de reparación o

mantenimiento

correctivo

Elabora orden de trabajo

previa evaluación de los

repuestos y accesorios y

deriva al Jefe de la UA.

Entrega la orden de

trabajo autorizando

efectuar la reparaciòn

Realiza la reparación de

acuerdo a las

condiciones establecidas

2

9

Da su conformidad a la

empresa f irmando acta

de entrega, acta de

recepción de los

repuestos cambiados

Solicita el pago

adjuntando toda la

documentacion

correspondiente

A13

Continua con el proced.

DGAA 01-07-03

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Procesar solicitudes de pago por Servicios Básicos y Recurrentes. DGAA 01-

07-03

CÓDIGO:

DGAA 01-07-03


Administrar los servicios básicos y transporte.


Solicitudes de pago por servicios básicos (energía eléctrica, agua potable, telefonía, internet, gas y otros) y

servicios recurrentes del MEFP atendidos oportunamente.


D.S. 0181 Normas Básicas del sistema de Administración de Bienes y Servicios.

Facturas, estado de cuentas, pro-formas de los servicios básicos de los operadores.

Antecedentes de pago por Servicios Recurrentes, factura, nota de solicitud, SIGEP, informe técnico si

corresponde.

Sistema Integral POA y Presupuesto (SIPP).


Solicitudes de pago por servicios básicos y recurrentes.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 3-5 días hábiles desde que llega la solicitud de pago

hasta la emisión de la nota de solicitud de pago a la Unidad Financiera, siempre y cuando no tenga errores de

emisión de factura, de la nota, o ausencia de algún documento señalado en las especificaciones técnicas.


FORMULARIOS

1 Remite documentación

correspondiente a la DGAA de

acuerdo a lo siguiente:

Empresas Proveedoras

a) Para servicios básicos de los

edificios(energía eléctrica,

agua, gas, telefonía, internet

y otros) Facturas, estados de

cuenta, pro-forma y otros

con nota externa a través de

la ORDC

b) Para servicios recurrentes,

factura, estados de cuenta,

notas de débito, informe si

corresponde, guías, boletas,

SIGEP y otros documentos

respaldatorios con nota

Externa de solicitud de pago

a través de la ORDC.

Unidades del MEFP

- Por servicios recurrentes

cuando emiten acta de

conformidad y reciben

factura, pre-factura u otro

Empresas Proveedoras de

Servicios Básicos y Recurrentes.

Áreas y/o Unidades

Organizacionales del MEFP

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

documento donde figure el

monto, mes y servicio

prestado con nota interna.

2 Remite la solicitud de pago al Jefe de

la Unidad Administrativa para su

proceso.


Administrativos


Generales para su revisión y proceso

correspondiente.


Administrativa

4 Revisa, clasifica, hace el seguimiento

si corresponde, prioriza y entrega al

técnico de servicios generales para

que elabore la nota interna y

documentos de respaldo, si existe

error, remite mediante nota externa

o deriva a la unidad solicitante para

su corrección.


Generales

5 Verifica la factura y los documentos

de respaldo y elabora la nota interna

de solicitud de pago, cuadros,

planillas de respaldo, así como acta

de conformidad si corresponde y la

reserva presupuestaria a través del

SIPP.

Escanea y Archiva digitalmente los

antecedentes.

Técnico de Servicios Generales

6 Revisa la nota de solicitud de pago,

cuadros y planillas, aprueba la

certificación presupuestaria y da su

visto bueno para remitir al Jefe de la

Unidad Administrativa, para su

firma.


Generales

7 Firma la nota interna y la remite a la

DGAA para su visto bueno y

posterior envío a la Unidad

Financiera.

Jefe(a) de Unidad

Administrativa

8 Revisa, da visto bueno y remite a la

Unidad Financiera para su proceso

de pago.


Administrativos

9 Archiva copia de la nota de solicitud

de pago enviada a la Unidad

Financiera con el VºBº de la

Dirección y entrega una Copia a la

Secretaria de la UA

Secretaria de DGAA

10 Archiva copia de la nota de solicitud

con el VBo de la DGAA

Secretaria de la Unidad

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE SERVICIOS

GENERALES

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-3

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAR LAS SOLICITUDES DE PAGO POR SERVICIOS BÁSICOS Y RECURRENTES



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 01-07-03

Técnico de Servicios

Generales

Total : 10 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos


Administrativa


Generales

Áreas y/o Unidades

Organizacionales del

MEFP

Empresas Proveedoras

de Servicios Básicos y

Recurrentes

Remite solicitud de pago

para su proceso

Deriva al encargado de

Servicios Generales para

su revisión y proceso

correspondiente

8-10

4-5

Revisa, clasifica si

corresponde prioriza y

entrega al tècnico de

servicios generales

Verifica la factura y

los documentos de

respaldo y elabora

nota interna de

solicitud de pago,

cuando corresponde

saca certificación

presupuestario,

Escanea los

antececentes

Fin

6-7

Secretaria

Emite documentación

a la DGAA como ser

facturas, estados de

cuenta, notas de

debito u otros

Inicio

existe errores? NoSi

Revisa nota

Existe

observaciones?

Aprueba certificación

presupuestaria, da el

Visto Bueno y remite al

Jefe de la U.A. mediante

Hoja de Ruta

No

Si

Firma nota interna y la

remite a la DGAA para

su VoBo y posterior

envio a la Unidad

Finanicera

Revisa ,da visto bueno y

remite a la Unidad

Financiera

Emite solicitud de

pago

DE LA DGAA

Archiva copia de la

nota con el VºBº

de la DGAA y sello

de recepción por

la UF y entrega

otra copia a la UA

Procedimiento de derivación

de correspondencia

DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Archiva la copia de

la nota

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Analizar, y/o diseñar o rediseñar la estructura organizacional del MEFP, en

coordinación con las diferentes áreas y/o unidades del Ministerio. DGAA 02-01-

01

CÓDIGO:

DGAA 02-01-01


Operativización del Análisis y/ Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Estructura organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas ajustado en relación a los objetivos

planteados para cada una de las áreas y/o unidades organizacionales.

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Plan Estratégico Institucional (PEI).

Seguimiento y Evaluación del POA de la gestión correspondiente.

P.O.A. de la gestión siguiente a la evaluada.

Manuales de Organización y Funciones.(vigente)

Manuales de Procesos y Procedimientos (vigente)

Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa (vigente)

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio ( vigente)


Informe de Análisis Organizacional Consolidado del Ministerio de Economía y Finanzas Publicas

(Diagnostico).

Proyecto de Diseño o Rediseño Organizacional concluido si corresponde.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 3 meses aproximadamente a partir del mes de

septiembre


FORMULARIOS

1 Instruye el inicio del proceso de Análisis

Organizacional del MEFP.


Administrativos

2

Instruye la elaboración de propuesta de

nota interna y cronograma de actividades

al profesional en Desarrollo

Organizacional.


Administrativa

3

Elabora propuesta de nota interna y

cronograma de actividades para realizar el

análisis organizacional. Y remite el mismo

al Jefe(a) de la Unidad Administrativa para

su consideración.

Profesional en Desarrollo

Organizacional

4

Recibe y revisa la propuesta de nota y el

cronograma en caso de aprobar coloca su

VºBº y remite a la DGAA para su firma,

caso contrario vuelve a la tarea 3.


Administrativa.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Revisa, en caso de aprobar firma la nota,

coloca su VºBº al cronograma y envía las

notas a las diferentes Áreas y Unidades del

MEFP. En caso plantear modificaciones

vuelve a la Tarea 3.


Administrativos.

6

Designa al personal para asistir a la

reunión y elaborar el documento de

análisis Organizacional y/o Rediseño si

corresponde.

Superior jerárquico de las

diferentes áreas y/o unidades

organizacionales del Ministerio

7 Asiste a las reuniones y /o talleres

programados de acuerdo al cronograma.

Servidores Públicos

comisionados de las diferentes

áreas y/o unidades


8

Llenan el formulario 01 de Análisis

Organizacional considerando y presentan

al inmediato superior.



áreas y/o unidades

organizacionales del Ministerio.

Formulario Nº 01

RE-SOA

9

Analiza si existe la necesidad de plantear

una propuesta de diseño o rediseño en base

a los resultados del análisis organizacional

efectuado.

Si determina la necesidad de modificar la

estructura pasa a la siguiente tarea, caso

contrario pasa a la Tarea 11.

Superior Jerárquico de las



10

Elabora la propuesta de diseño o rediseño

organizacional, a través del llenado del

formulario 02 correspondiente además de

un informe técnico detallado.



áreas y/o unidades


Formulario Nº 02

RE-SOA

11

Revisa el documento elaborado del

análisis organizacional, así como el de

diseño o rediseño (si corresponde).

Si no tiene observaciones firma, el

documento consolidado y envía a la


Administrativos en los plazos

establecidos, caso contrario vuelve a la

tarea Nº 8.

Superior jerárquico de las



12

Recibe y deriva al Jefe de la Unidad

Administrativa con comentarios y

sugerencias si corresponde.


Administrativos

13

Recibe y deriva al Profesional en

Desarrollo Organizacional con

comentarios y sugerencias si corresponde.


Administrativa.

14

Revisa y analiza la información recibida, y

coordina reunión con las áreas y/o

unidades para efectuar los ajustes, caso

contrario pasa a la tarea Nº 16.


Organizacional

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

15

Efectúan los ajustes correspondientes y

derivan al profesional en Desarrollo

Organizacional.



áreas y/o unidades


16

Compila los documentos finales y elabora

un informe emitiendo opinión (Si

corresponde) además de un resumen

ejecutivo sobre las modificaciones

planteadas solicitando la aprobación de la

MAE.


Organizacional

17

Revisa el informe, en caso de no tener

observaciones coloca su VºBº y remite al

Director(a) de la DGAA, caso contrario

devuelve al profesional de Desarrollo

Organizacional para los ajustes

correspondientes.


Administrativa

18

Revisa el informe, si está de acuerdo

coloca su VºBº al informe y remite con

nota al Sr. Ministro.


Administrativos

19

Evalúa las conclusiones y

recomendaciones del informe.

Cuando aprueba autoriza las

modificaciones planteadas colocando su

VºBº y pasa a la tarea 20. Si rechaza

finaliza el procedimiento.

Ministro

20

Remite informe técnico y solicita la

elaboración de la Resolución Ministerial a

la Directora General de Asunto Jurídicos.


Administrativos

21

Revisa. Elabora el informe jurídico y la

Resolución Ministerial de aprobación. En

caso de tener observaciones vuelve a la

tarea 20.

Directora General de Asuntos

Jurídicos

22

Revisa y firma la Resolución Ministerial.

En caso de tener observaciones vuelve a la

tarea 21.

Ministro

23 Archiva los documentos de respaldo y la

copia de la resolución de aprobación.


Organizacional.

ELABORADO POR:


PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE




ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-3

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANALIZAR Y/ O DISEÑAR O REDISEÑAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MEFP EN COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS Y/O UNIDADES DEL MINISTERIO.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 4

CÓDIGO:

DGAA 02-01-01

Total : 23 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

5-7

DIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

SERVIDORES PÚBLICOS

COMISIONADOS DE

DIFERENTES ÁREAS Y/O

UNIDADES ORGANIZACIONALES

SUPERIOR JERÁRQUICO DE

LAS DIFERENTES ÁREAS Y/

O UNIDADES

ORGANIZACIONALES DEL

MINISTERIO

Inicio

Instruye el inicio del proceso

de Análisis Organizacional del

MEFP

Elabora Propuesta notas

internas y cronograma de

act ividades

Tiene

observaciones ?

Coloca su VºBº

No

Si

Revisa

Revisa

Tiene

Observaciones ??

Firma nota y coloca VºBº

al cronograma y remite a

las diferentes áreas y/o

unidades


MEFP

No

Designa al personal para

asistir a reunión y

elaborar el documento

de análisis

organizacional

Llenan los formularios

de Análisis

Organizacional

establecidos en el RE-

SOA

Pasa a la

Pag.2

A

A

ASi

8

Instruye la elaboración de

propuesta de nota interna y

cronograma de act ividades

Asiste a reuniones

4

C

Nº

Tarea

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:




FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 4

CÓDIGO:

DGAA 02-01-01

9

MINISTRO

Total : 23 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

11

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

SERVIDORES

PÚBLICOS

COMISIONADOS

SUPERIOR

JERÁRQUICO DE LAS

DIFERENTES ÁREAS

Y/O UNIDADES

ORGANIZACIONALES

DEL MINISTERIO

Viene de

la Pag.1

Analiza la necesidad de

plantear un propuesta de

diseño o rediseño en

base a los resultados de

análisis efectuado

Existe la necesidad?

Si

Revisa el documento de

analisis y/o diseño

Tiene

observaciones ??

Firma y envía a la DGAA

No

Si

Pasa a la

Pag. 3

B No

Recibe y deriva al Jefe

de la Unidad

Administrativa

12-14

C

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

JURÍDICOS

Elabora la propuesta de

diseño o rediseño

B

Recibe y deriva al

Profesional en

Desarrollo

Organizacional

Revisa el documento de

analisis y/o diseño

10

Tiene

observaciones ??

Si

DNo

Nº

Tarea

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:




FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 3 de 4

CÓDIGO:

DGAA 02-01-01

MINISTRO

Total : 23 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


COMISIONADOS DE

DIFERENTES ÁREAS Y/O

UNIDADES

ORGANIZACIONALES

SUPERIOR JERÁRQUICO

DE LAS DIFERENTES

ÁREAS Y/O UNIDADES

ORGANIZACIONALES DEL

MINISTERIO

Viene de

la Pag.2

Coordina las áreas para

efectuar los ajustes

Efectúan los ajustes

correspondiente

Tiene

observaciones??

No

Coloca su VoBo y remite a

la DGAA

Si

Compila los documentos

finales y elabora informe

emitiendo opinion (Si

corresponde)D

Revisa

Revisa

Tiene

observaciones??

Coloca su VoBo y

remite con nota la Sr.

Ministro

Evalúa las conclusiones

y recomendaciones del

informe

Pasa a la

Pag. 4

18-19

15

16

17

Nº

Tarea

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

utilizadas:




FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 4 de 4

CÓDIGO:

DGAA 02-01-01

MINISTRO

Total : 23 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


COMISIONADOS DE

DIFERENTES ÁREAS Y/

O UNIDADES

ORGANIZACIONALES

SUPERIOR

JERÁRQUICO DE LAS

DIFERENTES ÁREAS Y/

O UNIDADES

ORGANIZACIONALES

DEL MIN ISTERIO

Viene de

la Pag.3

Autoriza la modif icaciones

planteadas colocando su

VoBo

Tiene

observaciones??

No

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

JURÍDICOS

Remite informe Técnico

y solicita la elaboración

de RM a la DGAJ

Revisa

Tiene

observaciones??

Firma la RM

No

Aprueba??

Si

Finaliza

procedimientoNo

20 -21

Revisa, elabora informe

jurídico y la RM

Si

E

E

Si

Fin

22

23

Archiva los

documentos de

respaldo y la copia

de la Resolución de

Aprobación

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Efectuar el análisis coyuntural y/o rediseño organizacional en coordinación con las

áreas y/o unidades involucradas del MEFP. DGAA 02-01-02

CÓDIGO:

DGAA 02-01-02


Operativización del Análisis y/o Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Estructura organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas ajustada oportunamente, para solucionar

problemas o atender demandas de carácter coyuntural.


Plan Estratégico Institucional (PEI).

Seguimiento y Evaluación del POA de la gestión correspondiente.

P.O.A. de la gestión siguiente a la evaluada.

Manuales de Organización y Funciones.(Vigente)

Manuales de Procesos y Procedimientos (Vigente)

Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa (vigente)

Informe Técnico detallado de la Unidad Solicitante


Propuesta de Diseño o Rediseño organizacional concluida y/o aprobada.

TIEMPO DE EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO:

Variable en función a las modificaciones planteadas


FORMULARIOS

1

Elabora un informe técnico de Análisis

Coyuntural previo llenado del

formulario 1 y 2 y plantea una

propuesta de Rediseño Organizacional

(Si correspondiera) en el marco del

RE-SOA y presenta al Superior

Jerárquico.

Responsable (s) asignado (s) por el

Jefe o inmediato superior del área

y/o Unidad organizacional

2

Revisa la información proporcionada

por el responsable asignado.

Si no existen observaciones, procede a

la aprobación mediante firma del

informe correspondiente y remite a la

DGAA.

Si existiesen observaciones se vuelve a

la tarea Nº 1.

Viceministro y/o Director General

del área y/o unidad organizacional.

3 Remite a la Unidad Administrativa

para su análisis respectivo.

Director(a ) General de Asuntos

Administrativos

4

Remite al profesional en Desarrollo

Organizacional y convoca al Área

Organizacional interesada a una

reunión explicativa.

Jefe(a) de la Unidad Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Realiza la presentación y defensa de las

modificaciones planteadas a la

Directora(a) General de Asuntos

Administrativos, Jefe de la Unidad

Administrativa y Profesional en

Desarrollo Organizacional.


del área y/o unidad organizacional

del Ministerio.

Actas de Reunión

7

Emite informe técnico con las

sugerencias y recomendaciones de los

inmediatos superiores, con opinión que

puede ser de aprobación, rechazo y/o

modificación.

Si aprueba, pasa a la siguiente tarea.

Si rechaza y/o modifica vuelve a la

tarea 1.


Organizacional

8

Revisa el Informe y sus conclusiones,

si está de acuerdo remite a la

Directora(a) General de Asuntos

Administrativos. Caso contrario

vuelve a la Tarea 7.


9

Revisa el informe con conclusiones y

recomendaciones, si está de acuerdo

remite informe al Sr. Ministro. Caso

contrario vuelve a la Tarea 8.


Administrativos

7

Evalúa la propuesta de modificación

planteada en caso de no aprobar vuelve

a la tarea Nº1 a través de las instancias

correspondientes instruyendo las

modificaciones pertinentes o en su

caso comunica rechazo definitivo de

solicitud.

En caso de aprobar coloca el Vº Bº a

los documentos presentados instruye a

la Director(a) General de Asuntos

Administrativos la continuación de los

trámites correspondientes para

formalizar la aprobación.

Ministro

8

Remite la documentación con el VºBº

de la MAE a la Director(a) General de

Asuntos Administrativos, para

formalizar la aprobación.


del área y/o unidad organizacional.

9

Revisa y remite la documentación e

instruye la continuación del proceso de

aprobación al Jefe de la Unidad

Administrativa, con sugerencias si

corresponde.


Administrativos

10

Revisa y remite la documentación e

instruye la continuación del proceso de

aprobación al Profesional en

Jefe (a) de la Unidad Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

Desarrollo Organizacional con

sugerencias si corresponde.

11

Revisa la información proporcionada

de acuerdo a lo establecido en el RE-

SOA, y emite informe técnico.

Profesional de Desarrollo

Organizacional

12

Revisa. En caso de aprobar da VºBº al

informe y remite a la Dirección



13

Revisa. En caso de aprobar firma nota

de solicitud del Resolución Ministerial

y envía el informe técnico, todos los

antecedentes a la Director(a) General

de Asuntos Jurídicos.


Administrativos

14 Revisa y elabora la Resolución

Ministerial de aprobación.


Jurídicos

15

Revisa y firma la Resolución

Ministerial. En caso de tener

observaciones vuelve a la tarea 14

Ministro

16 Archiva los documentos de respaldo y

la copia de la resolución de aprobación.


Organizacional.

ELABORADO POR:


PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE



FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-3

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR EL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL COYUNTURAL Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES INVOLUCRADAS.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 3

CÓDIGO:

DGAA 02-01-02

MINISTRO

Total : 16 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

6-7

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESP. ASIGNADO POR

EL JEFE O INMEDIATO

SUPERIOR DE ÁREA O

UNIDAD

ORGANIZACIONAL

VICEMINISTRO O

DIRECTOR DEL ÁREA

Y/O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

Inicio

Solicita asistencia para

la realización de realizar

análisis coyuntural,

remittiendo informe del

la situación

Realiza el

asesoramiento técnico

necesario sobre el tema

Revisa

Tiene

Observaciones ??

Firma el informe y remite

al Sr Ministro

No

Evalúa la propuesta de

modif icación

Vuelve a la tarea Nro 3 o

Comunica Rechazo

definitivo

Pasa a la

Pag.2

Si

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

Instruye atender dicha

solicitud

Coloca VºBº a los

documentos

presentados e instruye

a la DGAA la

continuación de los

tramites de aprobación.

4 -5

Elabora informe de

Análisis Coyuntura y

plantea propuesta de

Rediseño (Si

correspondiera)

Aprueba ?

Si

No

Realiza la presentación

y defensa de las

modif icaciones

planteadas al Sr Ministro

Nº

Tarea

8-10

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:




FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 3

CÓDIGO:

DGAA 02-01-02

MINISTRO

Total : 16 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

13-14

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESP. ASIGNADO POR

EL JEFE O INMEDIATO

SUPERIOR DE ÁREA O

UNIDAD

ORGANIZACIONAL

VICEMINISTRO O

DIRECTOR DEL ÁREA

Y/O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

Remite la

documentación con el

VºBª de la MAE a la

DGAA

Revisa y remite la

documentación al

profesional en Desarrollo

Organizacional

Revisa

Tiene

Observaciones ??

Firma el informe y remite

a la DGAA

No

Firma nota de solicitud

de elaboracion del RM a

la DGAJ

Si

DIRECTOR (A)

GENERAL DE

ASUNTOS

JURÍDICOS

Revisa y remite la

documentación e

instruye la continuación

del proceso de

aprobacion al Jefe de


11-12

Revisa información y

emite informe técnico

Revisa

Viene de

la Pag.1

Tiene

Observaciones ??

No

Revisa y elabora la

RM

Pasa a la

Pag. 3

Si

B

Nº

Tarea

15

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:




FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 3 de 3

CÓDIGO:

DGAA 02-01-02

MINISTRO

Total : 16 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

16

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESP. ASIGNADO POR

EL JEFE O INMEDIATO

SUPERIOR DE ÁREA O

UNIDAD

ORGANIZACIONAL

VICEMINISTRO O

DIRECTOR DEL ÁREA

Y/O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

Revisa

Tiene

Observaciones ??

Firma la Resolución

Ministerial

No

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

Viene de

la Pag.2

No

Archiva la

Documentación de

Respaldo y la copia de

la Resolución

Fin

B

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF) y/o el

Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) en coordinación con las áreas y/o

unidades organizacionales del MEFP. DGAA 02-01-03

CÓDIGO:

DGAA 02-01-03



Públicas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos y Procedimientos actualizado y consolidado en

base al Diseño y/o Rediseño Organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.


Documento final de diseño o rediseño organizacional aprobado.

Informe de Observaciones de Auditoria (si existiese).

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Manual de Organización y Funciones aprobado de forma consolidada.

Manual de Proceso y Procedimientos aprobados por área organizacional.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: En el caso del Manual de Organización y Funciones de dos a tres meses.

En el caso del Manual de Procesos y Procedimientos de dos a tres meses por área organizacional.


FORMULARIOS

1

Instruye la actualización del Manual

de Organización y Funciones (MOF)

y/o Manual de Procesos y

Procedimientos (MPP).


Administrativos


Administrativa

2

Prepara proyecto de notas internas y

cronograma de reuniones y/o talleres

de información para la elaboración

y/o actualización de los manuales.


Organizacional

3

Revisa los proyectos de notas

internas y cronograma y coloca su

VºBº. En caso de no aprobar, vuelve

a la tarea 2, de ser aprobadas remite

las mismas al Director (a) de la

D.G.A.A.

Jefe (a) de la Unidad Administrativa

4

Recibe, firma y envía las notas

internas y cronograma de

elaboración y/o actualización de los

manuales a las diferentes áreas y/o

unidades del Ministerio.


Administrativos

5 Archiva las notas de envío con sello

de recepción.

Secretaria de la Dirección General

de Asuntos Administrativos

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Llena el formulario 03 si se trata del

MOF, y los formularios 04, 05, 06 y

07 si se trata del MPP de acuerdo a lo

establecido en el RE-SOA y remite al

Superior Jerárquico para su revisión.

Responsable (s) asignado (s) por el

Jefe o inmediato superior del área

y/o Unidad organizacional.

Formulario Nº 3 del RE-

SOA para el MOF.

7

Revisa. En caso de no tener

observaciones aprueba los manuales

mediante firma en los formularios

correspondientes de acuerdo a lo

establecido en el RE-SOA. De lo

contrario vuelve a la tarea 6 para sus

ajustes, y remite a la Dirección


Director y/o Viceministro de las

áreas y/o Unidades

organizacionales.

8

Revisa información proporcionada, y

remite a la Unidad Administrativa.


Administrativos

9

Revisa y remite al profesional de

Desarrollo Organizacional la

información proporcionada.


Administrativa

10

Revisa, en caso de tener

observaciones en los formularios,

vuelve a la Tarea 6 para su ajuste, en

caso de aprobar pasa a la siguiente

tarea.


Organizacional.

11

Consolida el documento del Manual

de Organización y Funciones (MOF)

y /o del Manual de Procesos y

Procedimientos (MPP) y elabora un

informe o presentación de los

cambios realizados, enviando los

mismos al Jefe(a) de Unidad

Administrativa.


Organizacional.

12

Revisa, envía el documento

consolidado del MOF y/o MPP e

informe o presentación a la Dirección

General de Asuntos Administrativos

con su VºBº.


Administrativa

13

Revisa el informe técnico y remite a

la MAE conjuntamente con el

documento consolidado del MOF y/o

MPP.


Administrativos

14

Evalúa informe, si aprueba instruye

la elaboración de la Resolución

Ministerial de aprobación de los

manuales.

Ministro

Hoja de Ruta

15

Envía el documento consolidado del

MOF y/o MPP a la Dirección

General de Asuntos Jurídicos con


Administrativos

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

todos los antecedentes. Solicitando la

elaboración de la Resolución

Ministerial de Aprobación.

16

Elabora el proyecto de Resolución

Ministerial de aprobación del MOF

y/o MPP y deriva con los

antecedentes al señor Ministro.


Jurídicos

17 Firma la Resolución Ministerial Ministro

18 Archiva la Copia de la Resolución

Ministerial de aprobación

Profesional el Desarrollo

Organizacional

ELABORADO POR:


PROFESIONAL DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-2

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Y EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MPP) EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL MEFP..



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 3

CÓDIGO:

DGAA 02-01-03

VICEMINISTRO Y/O

DIRECTOR DE ÁREAS

YO UNIDADES

ORGANIZACIONALES

Total : 18 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

4-7

DIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE

ASIGNADO

SECRETARIA DE

LA DGAA

Inicio

Instruye la

actualización del MOF

y/o MPP

Elabora proyectos de

nota interna

Tiene

observaciones ?

Coloca su VºBº

No

Si

Revisa

Revisa

Tiene

Observaciones ??

Firma nota y coloca VºBº

al cronograma y remite a

las diferentes áreas y/o

unidades


MEFP

No

Archiva las notas de

envío con sello de

recepción

Llenan los formularios

del MOF y/o MPP

Pasa a la

Pag.2

A

ASi

3

A

Revisa

No

Tiene

observaciones?Si

B

Nº

Tarea

8

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:ELABORAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Y EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MPP) EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL MEFP.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 3

CÓDIGO:

DGAA 02-01-03

VICEMINISTRO Y/O

DIRECTOR DE ÁREAS

YO UNIDADES

ORGANIZACIONALES

Total : 18 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

11

DIRECTOR(A)

GENERAL DE ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE

ASIGNADO

SECRETARIA DE LA

DGAA

Aprueba mediante

firma en los

formularios

correspondientes

Revisa y remite la

información al


Organizacional

Revisa y remite la

información

proporcionada a la

UA

Revisa

Tiene

Observaciones ??

No

Pasa a la

Pag.3

BSi

9

Viene de

la Pag. 1

Consolida el Documento

del MOF y / o MPP , y

elabora un informe o

presentación de

cambios realizados

Revisa informe

Tiene

Observaciones ??

Remite a la DGAA

el documento e

informe con su

VoBo

No

10

12

C

C

Nº

Tarea

13-14

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Y EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MPP) EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL MEFP.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 3 de 3

CÓDIGO:

DGAA 02-01-03

VICEMINISTRO Y/O

DIRECTOR DE ÁREAS

YO UNIDADES

ORGANIZACIONALES

Total : 18 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

15-16

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

Revisa

Tiene

Observaciones ??

No

CSi

MINISTRODIRECTOR(A) GENERAL

DE ASUNTOS

JURÍDICOS

Viene de

la Pag.2

Evalúa

Tiene

Observaciones ??

Instruye la

elaboracion de RM

de aprobación de

los Manuales

No

17-18

Remite a la MAE informe

y documento

consolidado

Envía el documento

consolidado del MOF y

del MPP a la DGAJ y

solicita la elaboración

del RM

Elabora la RM y lo

deriva con los

antecedentes al Ministro

Firma la Resolución

Ministerial

Fin

C

Archiva la copia de

Resolución

Ministeria

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Implantar el Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio. DGAA 02-01-04

CÓDIGO:

DGAA 02-01-04



Públicas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Nueva estructura organizacional planteada en funcionamiento eficaz en el Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas.

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Análisis organizacional realizado.

Diseño o rediseño organizacional concluido y aprobado.

Puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual.

Disponibilidad de recursos humanos, físicos y financieros.

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Estructura organizacional en funcionamiento.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dentro los 60 días después de la aprobación del Diseño o Rediseño Organizacional.


FORMULARIOS

1

Analiza que tipo de implantación requiere

el diseño o rediseño organizacional

realizado.


Organizacional

2

Elabora un plan de implantación cuando

las modificaciones sean significativas,

requieran coordinación, apoyo, los plazos,

lo exijan e involucren un gran número de

unidades y no pueda ser realizado a través

de una implantación instantánea, para ello

considera lo establecido en el artículo Nº

25 del RE-SOA.

Si se opta por la implantación instantánea

se finaliza el procedimiento.


Organizacional

3

Revisa el Plan de Implantación

presentado, en caso de aprobar firma el

mismo y remite a la DGAA, caso contario

vuelve a la tarea Nº 2.


Administrativa

4

Revisa, firma y remite al Ministro de

Economía y Finanzas Publicas para su

consideración.


Administrativos

5 Suscribe el Plan presentado e instruye a la

DGAA dar cumplimiento. Ministro

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Instruye a las diferentes unidades

organizacionales la ejecución del plan de

implantación.


Administrativos

7 Coordinan con el Profesional de

Desarrollo Organizacional la ejecución del

plan de implantación.

Servidores públicos de las Áreas

y/o Unidades Organizacionales

8 Realiza un informe sobre la implantación

y remite al jefe inmediato superior.


Organizacional

ELABORADO POR:


RESPONSABLE DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTAR EL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN EL MINISTERIO



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 02-01-04

Total : 8 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

4-5


ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS


ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


DE LA ÁREAS Y/O

UNIDADES

ORGANIZACIONALES

Inicio

Analiza el tipo de

implantación que requiere

Es una implantación

instantánea ?

No

Revisa

Aprueba?

Firma el Plan y remite al

DGAA

Si

Pasa a la

Pag.2

MINISTRO

2-3

Revisa

Tiene

observaciones?Si

Elabora un plan de

implantación

No

Remite al Sr. Ministro el

Plan Presentado

No

Suscribe el plan

presentado

Finaliza ProcedimientoSi

Nº

Tarea

6-7

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTAR EL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN EL MINISTERIO



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 02-01-04

Total : 8 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

DIRECTOR(A)

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS

JEFE(A) DE LA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


DE LA ÁREAS Y/O

UNIDADES

ORGANIZACIONALES

Instruye a las

diferentes unidades

organizacionales la

ejecución del plan

Viene del

Pag. 1

MINISTRO

8

Coordinan con el


Organizacional la

ejecución del plan

Realiza un informe sobre

la implantación y remite

al Jefe inmediato

superior

Fin

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Apoyar en la actualización y/o adecuación de los Reglamentos Específicos de los

Sistemas de Administración de Bienes y Servicios (SABS), Organización

Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),

Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos internos a

requerimiento. DGAA 02-02-01

CÓDIGO:

DGAA 02-02-01


Actualización y monitoreo de los Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y

Servicios (SABS), Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),

Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) ) y otros en coordinación con las diferentes áreas y/o

unidades organizacionales involucradas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Contar con Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y Servicios (SABS),

Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de

Personal (SAP), Presupuesto (SP) , y otros Reglamentos Internos del Ministerio actualizados, en función a la

experiencia de su aplicación.

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Proyectos de Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y Servicios

(SABS), Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),

Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP), revisados por las Unidades involucradas.

Propuestas de Otros Reglamentos Internos Administrativos necesarios en el Ministerio.

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y Servicios (SABS), Organización

Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de Personal (SAP),

Presupuesto (SP) y otra normativa interna aprobados mediante Resolución Ministerial.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Un mes aproximadamente por reglamento, durante

toda la gestión de acuerdo a requerimientos.


FORMULARIOS

1 Analiza la reglamentación específica y / o

la normativa interna.

Servidores públicos de las

Áreas y/o Unidades

Organizacionales involucradas.

2

Elabora proyecto de modificación a la

normativa existente o generan una nueva

cuando sea necesario.


Áreas y/o Unidades

Organizacionales involucradas.

3

Revisa el Proyecto Reglamentario

correspondiente.

En caso de aprobar el mismo coloca el Vº

Bº y deriva a la Dirección General de

Asuntos Administrativos, caso contrario

vuelve a la Tarea Nº 2.

Jefe Inmediato Superior del

Área y/o Unidad

Organizacional.

4

Revisa y deriva al Jefe de la Unidad

Administrativa colocando las sugerencias

que considere pertinentes.


Administrativos.

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Revisa y deriva al Profesional en

Desarrollo Organizacional colocando las

sugerencias que considere pertinentes.

Jefe (a) de Unidad

Administrativa

6

Revisa las propuestas de Proyectos

Reglamentarios Específicos o

Reglamentos Internos considerando la

normativa correspondiente.

En caso de no encontrar observaciones

elabora informe de aprobación y envía el

informe y antecedentes al Jefe(a) de la

Unidad Administrativa, (pasa a la tarea 8),

caso contrario efectúa las observaciones y

sugerencias tomando en cuenta la

normativa vigente.


Organizacional

7

Efectúan las modificaciones que

consideren pertinentes, de acuerdo a las

observaciones y sugerencias recibidas y

vuelve a la tarea Nº 3.


Áreas y/o Unidades

Organizacionales operativas.

8

Revisa, da Vº Bº y deriva al Director

General de Asuntos Administrativos el

informe y los antecedentes.


Administrativa

9

Remite nota a la Dirección General de

Asuntos Jurídicos para continuar los

trámites de aprobación.


Administrativos

10

Revisa la propuesta de normativa.

En caso de no tener observaciones elabora

informe jurídico y proyecto de Resolución

Ministerial, deriva al Sr Ministro, caso

contrario, coordina con los servidores

públicos de la Unidad y de Desarrollo

Organizacional los ajustes

correspondientes.


Jurídicos.

11 Revisa propuesta consolidada y en caso de

no tener observaciones firma la Resolución

Ministerial.

Caso contrario vuelve a la tarea Nº6 a

través de las instancias correspondientes

para efectuar las modificaciones

respectivas

Ministro

12 Archiva la documentación y la copia de la



Organizacional


MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR:


PROFESIONAL EN

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE


FECHA DE APROBACION

O ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYAR EN LA ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS), ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (SOA),TESORERIA (ST), CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL(SCG), ADMINISTRACIÒN DE

PERSONAL(SAP),PRESUPUESTO (SP) Y OTROS REGLAMENTOS INTERNOS.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 2

CÓDIGO:

DGAA 02-02-01

Jefe Inmediato

superior del Ärea y/o

Unidad

Organizacionales

Operativa

Total : 12 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

4-6

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos

Jefe(a) de la

Unidad

Administrativa

Profesional en

Desarrollo

Organizacional


de las Áreas

Organizacionales

Inicio

Analiza la

reglamentación

específica y/o la

normativa interna

Elabora proyecto de

modif icación a la

normativa existente o

genera una nueva

cuando sea necesario

Tiene

observaciones ?

Coloca su VºBº y

deriva a la DGAA

No

Revisa el proyecto

reglamentario

correspondiente

Revisa y deriva al

Jefe de la Unidad

Administrativa

colocando

sugerencias que

considere pert inentes

Pasa a la

Pag.2

Ministro

2-3

Directora General de

Asuntos Jurídicos

Revisa

No

Tiene

observaciones?

Revisa y deriva al


Organizacional

colocando sugerencias

que considere

pertinentes

Si

Efectua observaciones y

sugerencias

Elabora informe de

aprobación y remite

antecedentes al Jefe de

la UA

B

Si

A

Nº

Tarea

7-8

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:APOYAR EN LA ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS), ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (SOA),TESORERIA (ST), CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL(SCG), ADMINISTRACIÒN DE

PERSONAL(SAP),PRESUPUESTO (SP) Y OTROS REGLAMENTOS INTERNOS.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 2 de 2

CÓDIGO:

DGAA 02-02-01

Total : 12 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

11-12

Efectua las

modif icaciones que

consideren

pertinentes, de

acuerdo a las

observaciones y

sugerencias recibidas

y retorna a la Tarea 3

B

9-10

Viene de

la Pag.1

ARevisa, da Vº Bº y deriva

al Director General de


Remite nota a la DGAJ

para continuar los

tramites de aprobación.Revisa

Elabora propuesta de

RM.

No

Tiene

observaciones?Si

Revisa la propuesta

consolidada

Tiene

observaciones?

Firma la Resoluciòn

Minsiterial

Si

No

Archiva la

documentación y copia

la RM

Fin

Jefe Inmediato

superior del Ärea y/o

Unidad

Organizacionales

Operativa

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos

Jefe(a) de la

Unidad

Administrativa

Profesional en

Desarrollo

Organizacional


de las Áreas

Organizacionales

MinistroDirectora General de

Asuntos Jurídicos

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Difundir los Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración de Bienes y

Servicios (SABS), Oorganización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),

Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de Personal (SAP),

Presupuesto (SP) y otros reglamentos internos aprobados en el Ministerio. DGAA

02-02-02

CÓDIGO:

DGAA 02-02-02


Actualización y monitoreo de los Reglamentos Específicos de la Ley 1178 y otros en coordinación con las

diferentes áreas y/o unidades organizacionales involucradas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Servidores públicos con conocimiento de los Reglamentos aprobados en el Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas.

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Reglamentos específicos de los Sistemas de la Ley 1178 aprobados.

Otros Reglamentos actualizados y aprobados.

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Difusión y distribución de los reglamentos aprobados.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Durante toda la gestión, en función de las actualizaciones realizadas a los diferentes Reglamentos.


FORMULARIOS

1 Solicita a la Unidad de Tecnologías de

Información, la difusión de los reglamentos

aprobados vía correo electrónico e intranet

del Ministerio, adjuntando los documentos a

difundir.


Organizacional

2 Difunde vía correo electrónico e intranet del

ministerio los reglamentos aprobados en

formato digital

Jefe(a) de la Unidad de

Tecnologías de la

Información

3 Si requieren impresión pasa a la siguiente

tarea.

Caso contrario finaliza el procedimiento

cada unidad se hace responsable de la

impresión.

Servidores Públicos de las

Áreas Involucradas

4 Coordina el número de ejemplares a ser

impresos y solicita la impresión de la

cantidad acordada de ejemplares al Jefe de

Unidad Administrativa Continúa con la

siguiente tarea.

Caso contrario cada unidad se hace

responsable de la impresión y finaliza

procedimiento.


Organizacional

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5 Instruye la impresión y empastado de los

productos solicitados al personal de la

Imprenta del Ministerio.


Administrativa

6 Imprime y empasta reglamentos de acuerdo a

requerimiento específico. Y entrega los

ejemplares a la Unidad Solicitante

Responsable de la Imprenta Acta de Entrega

7 Remite mediante nota los reglamentos

impresos al Área y/o Unidad Organizacional

involucrada.


Organizacional

8 Revisa la nota correspondientes, en caso de

aprobar la misma da Vº Bº y deriva al

Director General de Asuntos Administrativos

caso contario vuelve a la tarea Nº 7 para su

ajuste.

Jefe(a) de Unidad

Administrativa

9

Firma y envía las notas si aprueba, caso

contrario vuelve a la tarea 7.



11 Invita a la presentación de los reglamentos

aprobados a las diferentes áreas y/o unidades



Áreas Involucradas

12 Realiza la presentación a los servidores

públicos de la áreas organizacionales del

Ministerio invitados


Áreas Involucradas

13 Distribuye los reglamentos actualizados. Servidores Públicos de las

Áreas Involucradas

14 Archiva copias selladas de las notas como

constancia de envío del producto.


Organizacional

ELABORADO POR:


PROFESIONAL DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

APROBADO POR:


DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS



ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

Nº

Tarea

1-2

Inicio

Fin

Taea Decisión

Documento

ArchivoFormas

ut ilizadas:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DIFUNDIR LOS REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS), ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (SOA), TESORERIA (ST), CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL (SCG), ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (SAP), PRESUPUESTO (SP) y OTROS REGLAMENTOS INTERNOS APROBADOS EN EL MINISTERIO.



FORM 07

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO

Página 1 de 1

CÓDIGO:

DGAA 02-02-02

Jefe de la Unidad de

Tecnologias de la

Información

Total : 13 tareas

Sistema

Conector de Página

Conector de Flujo

Entrega,

envio, etc.

Crear Documento

y Copias

Director(a) General

de Asuntos

Administrativos

Jefe(a) de la

Unidad

Administrativa

Profesional en

Desarrollo

Organizacional

Responsable de la

Imprenta

Inicio

Solicita a la UTI la

difusión de los

Reglamentos vía correo

electrónico

Coordina con los

responsables la

presentación y número de

ejemplares de los

productos

Difunde vía correo

electrónico e

intranet

Instruye la impresión y

empastado de los

Productos Solicitados

3-6

Revisa notas

No

Tiene

observaciones?

Imprime y empasta

reglamentos de

acuerdo a

requerimiento

específico

Si

Remite mediante nota

los reglamentos

impresos al área y/o

unidad organizacional

Coloca su VoBo y

deriva a la DGAA

Firma y envia las notas a

las diferentes áreas

organizacionales

Invita a la presentación

de los reglamentos

aprobados a las

diferentes áreas y/o

unidades

organizacionales

No

Archiva las copias

selladas como

constancia de envio

7-10

12-13


de las áreas y/o

unidades

organizacionales

involucradas

Tiene

observaciones?Si

Realiza la presentación

a los servidores públicos

asistentes

Distribuyen los

reglamentos

actualizados

Fin

11

Requiere impresión

Si

A No

A

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