Digitaliseringsstrategi for Frogn

kommune 2019 - 2022 Frogn kommune leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv

ett reelt digitalt førstevalg og bidrar til en effektiv tjenesteproduksjon

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 2

INNHOLD Overordnet mål med digitaliseringsarbeidet i Frogn kommune .......................................... 3

Målområder for digitaliseringsarbeidet i Frogn kommune ..................................................... 4

Vedlegg 1: Organisering av digitaliseringsarbeidet i Frogn ................................................... 6

Vedlegg 2: Mål og fokusområder for digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor ............... 7

Vedlegg 3: Teknologiske trender og muliggjørende teknologier ......................................... 8

Vedlegg 4: Nasjonale fellesløsninger og standarder for digital samhandling og

tjenesteutvikling .................................................................................................................................. 9

Vedlegg 5: Nasjonale føringer, kilder, referanser .................................................................... 10

Digitalisering betyr i all enkelhet å erstatte analog informasjon og manuelle eller fysiske oppgaver med digitale løsninger. Digital transformasjon er mer enn digitale versjoner av analog informasjon Det handler om å unytte mulighetene og tenke helt nytt. Digital transformasjon er en fremmer for nye måter å levere offentlige tjenester på. Kjennetegn ved den digitale utviklingen er at den skjer uavhengig av- og på tvers av tradisjonelle næringer og sektorer. Dette stiller nye krav til å tenke annerledes om organisering. Det må bygges kompetanse på tvers, vi må utvikle teknologier, løsninger og regelverk som gjør at den offentlige forvaltningen også kan fungere på tvers.

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 3

Overordnet mål med digitaliseringsarbeidet i Frogn kommune

Frogn kommunes mål for digitaliseringsarbeidet følger målene i Regjeringens digitaliseringsstrategi

for offentlig sektor og KS digitaliseringsstrategi for kommunene. Strategien er en del av kommunens

handlingsprogram og følges opp i enhetenes årlige virksomhetsplaner.

Frogn kommune leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg og bidrar til en effektiv tjenesteproduksjon

For innbyggere og næringsliv betyr dette at:

o Du ikke trenger å gi Frogn kommune informasjon som det offentlige allerede har o Hvis Frogn kommune trenger informasjon fra deg skal du kunne gi oss den digitalt o Du trenger ikke å søke om noe du har rett til o Frogn kommune leverer livsfaserelaterte digitale tjenester på tvers av forvaltningsnivåer der regelverk og tekniske løsninger ligger til rette for dette. o Du får svar fra Frogn kommune digitalt o Du får svar med en gang dersom det ikke er behov for skjønnsmessig behandling o Du skal få vite hvilke personopplysninger Frogn kommune har lagret om deg, hvorfor vi har lagret dem og hvem som kan se denne informasjonen.

For Frogn kommune betyr dette at:

o Ledere har digital kompetanse til å se mulighetene og gjennomføre endringsprosesser. Medarbeidere har kompetanse til å løse oppgavene på nye måter. o Kommunen har en effektiv digital tjenesteproduksjon som bygger på nasjonale fellesløsninger og standarder, deling og samarbeid med kommuner og andre aktører. o Digitale løsninger har et helhetlig tjenesteforløp som samhandler på tvers av systemer, fagområder, sektor og forvaltningsnivåer. o Helse sektoren samhandler elektronisk og har velferdsteknologiske løsninger som gir brukerne økt trygghet, mestring, medbestemmelse og livskvalitet. o Helse sektoren samhandler elektronisk og har velferdsteknologiske løsninger som gir brukerne økt trygghet, mestring, medbestemmelse og livskvalitet. o Personvern og informasjonssikkerhet ivaretas på alle områder.

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 4

Målområder for digitaliseringsarbeidet i Frogn kommune

Målområde

Ambisjon

Strategi

Digital dialog og digitale innbyggertjenester

Digital dialog og bruker- vennlige digitale tjenester for å løse oppgaver på nye måter på tvers av sektorer og forvaltningsnivå

Frogn kommune har et bevisst forhold til bruk av digitale kanaler og tilbyr brukervennlige digitale tjenester som gir den enkelte mulighet til å løse sine

oppgaver.

-Legge til rette for å fremme dialog, øke informasjonsspredning, krisekommunikasjon og styrke lokaldemokratiet gjennom bruk av ulike digitale kanaler -Tilby gode nettsider tilpasset kravene til universell utforming med tilpasset informasjon og mulighet for dialog og innsyn basert på brukerens behov -Utvikle enkle og forståelige digitale selvbetjeningsløsninger som utveksler informasjon på tvers av tjenesteområder som naturlig henger sammen. Bruke offentlige fellesløsninger der dette er mulig.

Digital kompetanse

Kompetanse til å se hvilke muligheter digitalisering gir, lede omstillingsprosesser og ta i bruk mulighetene

Frogn kommunes ledelse har kompetanse til å se hvilke muligheter digitalisering gir og lede omstillingsprosesser. Medarbeidere har kompetanse til å løse oppgavene på en ny måte og møte innbyggernes forventninger og krav om effektive tjenester av høy kvalitet.

-Utvikle kompetanse for ledere innen digitalisering slik at de kan ta riktige valg, sikre innovative løsninger og gjennomføre omstillingsprosesser for økt effektivitet og kvalitet på tjenestene -Øke de ansattes kompetanse innen bruk av IKT og teknologiske løsninger for å sikre en effektiv tjenesteyting av høy kvalitet -Legge til rette for nødvendig digital kompetanse hos kommunens innbyggere

Arkiv, dokumenthåndtering

Digitalt arkiv med publikumsinnsyn hvor alle typer dokumenter behandles i henhold til lov og enkelt kan gjenfinnes

Frogn kommune har en helhetlig arkiv- og dokumentasjonsforvaltning hvor alle typer dokumenter behandles i henhold til lov og enkelt kan gjenfinnes

-Knytte kommunens eksisterende saksbehandlingssystemer opp mot sentralt arkivsystem (Noark5) slik at dokumentfangst og sikker arkivhåndtering ivaretas -Påse at alle nye systemer følger kravende til arkivhåndtering med arkivering i sentral arkivsystem -Videreføre arbeid med digitalisering av papirbaserte arkiver

Informasjonssikkerhet

Informasjonssikkerhet og personvern ivaretas på alle områder.

Frogn kommunes ansatte og ledelse ivaretar informasjonssikkerhet og personvern på alle områder.

-Frogn kommune imøtekommer kravene til personvern og informasjonssikkerhet i den nye personvernforordningen (GDPR) -Internkontroll gjennomføres regelmessig og sikkerhetsdokumentasjonen i kvalitetshåndboken videreutvikles fortløpende. -Ansatte får systematisk opplæring i infosikkerhet -Risiko og sårbarhetsundersøkelser gjennomføres og databehandleravtaler inngås før skytjenester tas i bruk

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 5

Digital tjenesteproduksjon

Teknologiske løsninger og gode arbeidsprosesser som understøtter en digital tjenesteproduksjon.

Frogn kommune har teknologiske løsninger og gode arbeidsprosesser som understøtter en Digital tjenesteproduksjon.

-Etablere kostnadseffektive og moderne teknologiske løsninger med anbefalt arkitektur som ivaretar behov for kapasitet og tilgjengelighet og som understøtter en digital tjenesteproduksjon -Videreutvikle og fornye fag- og fellessystemer for å imøtekomme teknologiske krav -Gjennomføre digitaliseringsprosjekter som organisasjonsprosjekt og ha fokus på gevinst og gevinstrealisering -Benytte nye nasjonale felleskomponenter som SvarInn, eInnsyn og eSignering -Benytte skytjenester ved fornyelser og endringer der dette er hensiktsmessig -Utvikle og etablere arbeidsprosesser tilpasset en digital tjenesteproduksjon -Harmonisere rammeverk, løsninger og prinsipper for digitaliseringsarbeidet med Vestby og Ås

Helse og velferd

Elektronisk samhandling og innovative Velferds- teknologiske løsninger

Frogn kommune har elektronisk samhandling og velferdsteknologiske løsninger for bedre tjenestekvalitet og produktivitet som gir brukerne økt trygghet, mestring, medbestemmelse og livskvalitet. .

-Etablere og ta i bruk velferdsteknologi i henhold til prioriteringer i Nasjonalt velferdsteknologiprogram og felles satsingsområder i Follo samarbeidet. -Videreutvikle bruk av Helsenett for elektronisk samhandling med nye aktører og tjenester -Vurdere og ta i bruk tjenester og løsninger som utvikles i e-helseprogrammet

Oppvekst og utdanning

Gode og fleksible digitale læremidler bygget på en sikker og stabil teknisk plattform

Barnehagene og skolene i Frogn benytter gode og fleksible digitale læremidler bygget på en sikker og stabil teknisk plattform

-Etablere og utvikle plattform digitale læremidler som gir fleksibel og tilpasset læring i alle fag -Dekke behovene for nettbaserte digitale løsninger i skolene har med tanke på fleksibilitet, kapasitet, stabilitet, sikkerhet og personvern.

Plan, bygg og geodata

Digitale løsninger innen plan, bygg og geodata Med åpne prosesser og mulighet for innsyn og medvirkning

Frogn kommune har moderne fagsystemer innen plan, bygg og geodata som legger til rette for innsyn og medvirkning i byggesaks prosesser og effektivt kan distribuere kart og geodata av god kvalitet.

-Ha en åpen digital byggesaksprosess som er tilrettelagt for innsyn og medvirkning -Bruke standarder og nasjonale løsninger for samhandling og effektiv saksbehandling -Sikre bred innbyggermedvirkning i større område- og reguleringsplaner gjennom å ta i bruk beskrivende, interaktive visualiseringer

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 6

Vedlegg 1: Organisering av digitaliseringsarbeidet i Frogn

Digitalisering er ett samspill mellom organisasjon, arbeidsprosesser og teknolog. Digitalisering er en

kjernefunksjon for å etablere effektive arbeidsprosesser

på tvers av organisasjonen gjennom smart bruk av

teknologi. Det er viktig at digitaliseringsstrategien er

forankret i ledelsen. Det er også viktig med en god

samordning av digitaliseringsarbeidet både internt i

kommunen og i samarbeid med andre.

For å bidra til digitaliseringsarbeidet i de enkelte

virksomhetene er det etablert et gjennomgående

digitaliseringsprosjekt. Prosjektet er samordnet med de

andre gjennomgående prosjektene. Ansvar for eget liv,

Orden i eget hus og Lean og Velferdsteknologi.

Prosjektet rapporterer til Organisasjonsforum.

Fig 1, Organisering av de gjennomgående prosjektene

Prosjektet leverer en verktøykasse (Digitaliseringsløpet) som skal gi virksomhetene mulighet til å:

Fange opp gode forslag, muligheter og behov med fokus på å tenke helhet, kontinuerlig forbedring (Lean) og involvering av den enkelte medarbeider og bruker (Ansvar for eget liv)

Skape nye og effektiviserende løsninger ved bruk av verktøy som Lean, tjenestereiser og digitalisering.

Gjennomføre digitaliseringsprosjekter på en systematisk måte basert på Prosjektveiviseren fra DIFI med fokus på gevinstrealisering. Slik gjør vi det i Frogn (Orden i eget hus)

Tilrettelegge for kompetanseutvikling innen digitalisering blant annet ved bruk av læringsarenaen KS læring

Prosjektet har også etablert ett digitaliseringsforum. Forumet skal bidra til at virksomhetene lykkes med sine digitaliseringsprosjekter gjennom å:

Kvalitetssikre nye forslag til aktiviteter og prosjekter

Ivareta oversikt og status på den samlede prosjektporteføljen (porteføljestyring)

Prioritere nye aktiviteter og prosjekter i henhold til definerte kriterier og den samlede prosjektporteføljen

Samhandle med digitaliseringsforum, IKT og fagsamarbeidene i StorFollo (Frogn, Vestby og Ås) for å sikre helhetlige og harmoniserte løsninger i kommunesamarbeidet

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 7

Vedlegg 2: Mål og fokusområder for digitaliseringsarbeidet i

offentlig sektor

En digital offentlig sektor er Regjeringens Digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019-2025

Strategien ble lanserte den 11/6-2019. Strategien viderefører retningen i Digital Agenda og er en

oppfølging av denne.

Mål for digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor frem mot 2025 er:

Fig 2, Mål for digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor frem mot 2025

Kommunenes sentralforbund KS har en viktig rolle i å sørge for samordning og koordinering av kommunal sektor på digitaliseringsområdet og bidra til samordning mellom kommunal sektor og staten i digitaliseringsarbeidet. KS sin digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner gjenspeiler hovedprioriteringene i Digital Agenda og danner et sett med felles mål som beskriver hvordan digitaliseringsarbeidet skal gjennomføres i kommunal sektor.

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 8

Vedlegg 3: Teknologiske trender og muliggjørende teknologier

Digitalisering – dette har vi holdt på med i mange år, hva er nytt nå? Når vi for mange år siden

overførte analoge lydsignaler fra en konsert til en CD plate så var det digitalisering. Men når

utviklingen av teknologi gjorde det mulig å samle all musikk fra et sted og vi fikk mobiltelefoner og

nettbrett knyttet til et nettverk med tilstrekkelig kapasitet slik at vi kunne lytte til musikken overalt

hvor vi ønsket, så hadde vi fått en digital transformasjon.

Digitaliseringen er med andre ord en følge av utviklingen innenfor mange teknologi og

kompetanseområder. Dette betegnes som muliggjørende teknologier. Det er den samtidige

utviklingen og bruk av disse teknologiene som gir den endringskraften som ligger i digitaliseringen i

dag.

Den eksponentielle utviklingen av prosessorkraft og lagringskapasitet vi ser i dag sammen med en

sterk vekst i overføringskapasitet i internett, alt til en lavere pris, gjør at vi har ett helt annet grunnlag

for å utvikle og benytte teknologier enn det som var mulig tidligere.

Fig 3. Muliggjørende teknologier

Teknologier som ikke har noen direkte nytte isolert sett betegnes som basisteknologier. Eksempel på

dette er stordataanalyse som er avgjørende for mange andre teknologier. Digitale tvillinger er et

eksempel på en teknologi som betegnes som en systemteknologi som benytter seg av flere andre

teknologier og som f. eks kan representere komplette fysiske gjenstander, prosesser eller systemer.

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 9

AR og VR – «augmented reality» og «virtual reality» – er teknologier som gjør det mulig å se og forstå sammenhenger i store mengder data, og som kan brukes som støtteverktøy når det skal tas beslutninger. RPA - Robotic Process Automationer en enklere form for kunstig intelligens som har mulighet til å løse oppgaver på egenhånd etter gitt mønstre men som ikke evner å utvikle seg på egenhånd. RPA teknologi er relativt enkel å ta i bruk og kan derfor raskt gi gevinster ved blant annet å utføre rutinepregede arbeidsprosesser etter faste regler. Roboter tilhører en digitalt styrt produksjonsteknologi som kommer til å endre mange former for produksjon. Både servicerobotsegmentet og industrirobotsegmentet kommer til å vokse i årene fremover Autonome systemer (kunstig intelligens) er systemer som helt eller delvis kan operere selvstendig, med varierende grad av menneskelig inngripen. Det finnes ulike grader av autonomi – fra systemer hvor et menneske har overordnet kontroll over de fleste av operasjonene, til systemer som fungerer helt uavhengig av en menneskelig operatør

Droneteknologi inkluderer småsatellitter, dronefly, dronebåter, robotskip, autonome skip, undervannsroboter og andre typer roboter. Felles for drone- og robotteknologi er at dette er en fleksibel og billig transportplattform for sensorer og kommunikasjonsløsninger som muliggjør helt andre tjenester enn de som finnes i dag Digitale tvillinger er digitale representasjoner av fysiske gjenstander, prosesser eller systemer som gjør det mulig å designe, simulere, styre eller overvåke funksjonaliteten til gjenstandene. Tingenes internett («Internet-of-things» – IoT) dreier seg om å plassere sensorer på «ting» – maskiner, installasjoner, transportcontainere og emballasje – og så koble «tingene» til et nettverk som gjør det mulig å hente ut data fra sensorene

Fig 4. Muliggjørende teknologier, kort forklart

Vedlegg 4: Nasjonale fellesløsninger og standarder for digital

samhandling og tjenesteutvikling

Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige uavhengig av hvilke offentlige

virksomheter som tilbyr dem. For å nå disse målsetningene utvikles det felles løsninger som ivaretar

kommunikasjon og datautveksling mellom forvaltningsnivåer og systemer på en standard måte.

Nasjonale fellesløsninger utvikles og deles slik at de kan gjenbrukes. Gjennom felles løsninger og

felles standarder kan også de mindre kommunene hente ut mulighetene og gevinstene som økt

digitalisering skaper.

Digital tjenesteproduksjon er tjenester hvor teknologi benyttes til å effektivisere, samhandle og

utføre tjenester i hele eller deler av arbeidsprosessen. Digitale løsninger må bidra til samhandling på

tvers av systemer, fagområder, sektorer og forvaltningsnivå. Når innbyggere og næringsliv har behov

for tjenester som går på tvers av sektorer, må den digitale informasjonsflyten ikke være til hinder for

et helhetlig tjenesteforløp. Rutinemessige tjenester og oppgaver automatiseres. De nasjonale og

kommunale fellesløsningene legges til grunn for utvikling av digitale tjenester i offentlig sektor.

Digitaliseringsstrategi Frogn kommune 10

Fig 5. Bruk av nasjonale fellesløsninger i Frogn kommune

Vedlegg 5: Nasjonale føringer, kilder, referanser

Dokument Kilde Lenke Handlingsprogram 2019-2022 KS Digitaliseringsstrategi Stortingsmelding 27, Digital Agenda for Norge Digitaliseringsstrategien for Offentlig Sektor 2019-2025, En digital offentlig sektor DIFI, Digitalisering og samordning KS, digitalisering

Frogn kommune KS Regjeringen.no Regjeringen.no DIFI.no KS Fellesløsninger

Handlingsprogram 2019-2022 Frogn kommune KS Digitaliseringsstrategi Digital agenda for Norge Digitaliseringsstrategien for offentlig sektor 2019-2025 DIFI, digitalisering og samordning KS Fellesløsninger

Nasjonalt velferdsteknologiprogram Digital 21, digitale grep for norsk verdiskapning

Helsedirektoratet/KS Digtal 21, Strategi

Om velferdsteknologi Digital 21 Strategi 2018