Den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. september 2012 BID D_… · Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. sept. 2: Forberedelse, bygningstjek og

© fm3.dk september 2012 1

Den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. september 2012


Proces for vedligeholdelse

?


Workshop 1: Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces · Etablering af processer for ’den gode vedligeholdelsesplan’ · Videndeling mellem bygherrefunktionen og driften · Drift og vedligehold som informationsgrundlag for porteføljestyring


1: Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. sept. 2: Forberedelse, bygningstjek og datagrundlag 25. sept. 3: Prioritering, budgettering og udførelse 10. okt. 4: Nøgletal, opfølgning og læring 20. nov. 5: IT-værktøjer til drift og vedligehold 04. dec.

De 5 workshops


1) Hvilken rolle/arbejdsopgaver har du ? 2) Hvilket udbytte forventer du af kurset og hvilke temaer synes du der skal være fokus på ? 3) Hvad er dine arbejdsmæssige udfordringer i relation til D/V?

Præsentation


Introduktion og præsentation D/V – baggrund og behov Kaffe/The “Cirklen”

Frokost D/V’erne i drømmeland Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces Kaffe/The, frugt og kage Proces fortsat … (Start på handlingsplan)

Program


Udbytte - Udbygning af dit faglige netværk med ligesindede - Indblik i og anvendelse af nye værktøjer - Kendskab til cases og andres erfaringer - Helhedsorientering i forhold til især bygherrefunktionen - Personlige handlingsplaner


… the whole life cost of operating and owning commercial office buildings is illustrated by the following ratios:

Construction Cost 1

Maintenance and Building Operating Costs 5

Business Operating Costs 200

…there is a good deal of evidence that the building itself, if properly designed and managed, can lead to significant improvements in productivity.

1:5:200

200 5 1


Kommunerne 2009:

~ 31 mio. m2

~ 2.76 mia til D/V

~ 90 kr/m2


Ny

Slidt

Defekt

Kvalitetsniveau

1

2

3

4

5 Efterslæb


Defekt

Kvalitetsniveau

Efterslæb

Ny

Slidt

Forebyggende vedligehold

Acceptabelt kvalitetsmæssige spænd


Defekt

Kvalitetsniveau

Efterslæb

Ny

Slidt

Opstået skade

Afhjælpende vedligehold

Forebyggende vedligehold

Oprettende vedligehold


Ny

Slidt

Defekt

1

2

3

4

5

Kvalitetsniveau

Forbedrende


Tilstandsbaseret Vedligeholdelsesaktiviteterne prioriteres og fastlægges på grundlag af systematisk og løbende tilstandsvurdering Intervalbaseret Vedligeholdelsesaktiviteterne sker med fastlagte mellemrum for de enkelte bygningsdele Risikobaseret Vedligeholdelsesaktiviteterne prioriteres og fastlægges med udgangspunkt i en risikovurdering

Strategi for vedligeholdelse


Hvilke udfordringer har vi altid ? (tid/penge/kompetencer…)


Videndeling mellem bygherrefunktionen og driften


Planlægning - Prognoser - Scenarier - Analyser

Beslutning - Køb/salg - Leje - Bygge

Byggeri - Nybygning - Til- og ombygning - Renovering

Drift og service - Vedligehold - Servicering - Forsyning - Administration

”Bygherre”

”Driftsherre”

”Portefølje-ejer”

”Investor”

Ejendoms cirkel

Vedligeholdelsesplaner

Projektstyring

Porteføljestrategi

Operationelt Vedligehold

Taktisk Projekter

Strategisk Portefølje + Investor


Byggeproces m. Facilities Management Bidrag

Planlægning Projektering Udførelse Idé Aflevering Drift start

Portefølje strategi

Areal-anvendelses strategi

Strategi for drift/vedligehold

Service strategi

Totaløkonomiske beregninger på forskellige skitseforslag

Arealoptimeringer (~65/25/10)

Foreløbig PPM (planned preventive maintenance) og krav til K/S samt D/V matr.

Organisering af services

Dataopsamling for drift og totaløkonomi

Indflytning og Arealdisponering

Endelig PPM baseret på K/S og D/V matr.

Implementering af service organisation


Drift og vedligehold som informationsgrundlag for porteføljestyring


Porteføljestrategi

?

Hvad kan D/V bidrage med ?


Parkerings- muligheder

Portefølje: Parametre

m2 / medarbejder

… Beliggenhed

Energi og forbrug

Udvidelses- muligheder

Fleksibilitet Dokumentation Vedligeholdelses tilstand

Drift omkostninger

Husleje

Indeklima

© fm3.dk august 2012 25

pt. 51 børn (14 VG + 37 BH) Nuværende kvalitetsniveau: A-

+ + = 195 m² Niveau C: 79 m² i overskud ~ 34 ekstra børn (11 VG + 23 BH) Niveau B: 3 m² i overskud ~ 1 ekstra barn (0 VG + 1 BH) Niveau A: 0 m² i overskud ~ 0 ekstra børn

Kvalitetsniveau jf. BR og SBI anvisning 230: Kvalitetsniveau C Vuggestue: min. 3 m² pr. barn Børnehave: min. 2 m² pr. barn Kvalitetsniveau B Vuggestue: min. 4,5 m² pr. barn Børnehave: min. 3,5 m² pr. barn Kvalitetsniveau A Som B suppleret med aktivitetsrum


Anvendelse af m²

Der er pt. ikke vurderet på nødvendige ekstra faciliteter (personalerum, garderobe, toilet mv.) eller personale ved udvidelse af antal børn pr. institution

Indmeldte pr. februar som er en ‘peak’ måned kort før skift til SFO 11,9% 17,4% 92,4%


852 841 823 815 810

-

200

400

600

800

1.000

1.200

2012 2013 2014 2015 2016

Mejsely

Spættebo

Lærkebo

Påfuglen

Strandbo

Blæksprutten

Nattergalen

Resenlund

Silergård

Klydebo

Svanen

Uglebo

Portefølje, Kvalitetsniveau B, Delområde 1, +220 pladser

© fm3.dk august 2012

A

B

C

D

Kvalitetsniveau

1

3

2

4

8

5

9

10

6

7 18

14

12

13

11 17

15 16

Vedligeholdelsesstand Kommunalt ejede børnehuse, Efteråret 2011

Nr. Institution

Byggeår / Gennemgribende

renovering

Genopretnings-budget mio. kr. Slidt/defekt

1 1963 / 1991 0,78 Træværk2 2002 0,75 Træværk3 2002 0,25 Træværk4 1965 1,44 Træværk5 1966/1999 0,88 Træværk6 1970 1,74 Træværk og tag7 1973 2,36 Træværk, tag og facader8 2003 0,42 Træværk og facader9 1971 1,98 Træværk og facader10 1980/1991 0,69 Træværk11 1969/1992 1,38 Træværk12 1972 3,04 Facade13 ? 1,56 Træværk og vent.14 1968 1,18 Vinduer15 1900/1958 1,40 Vinduer og tag16 1968/2001 2,96 Vinduer17 1963 1,69 Tag18 1963/1995 1,35 Vinduer

SUM 25,85

28


852 841 823 815 810

-

200

400

600

800

1.000

1.200

2012 2013 2014 2015 2016

Portefølje, Kvalitetsniveau B, tilpasset

Kvalitetsniveau

1

3

2

4

8 5 9

10

6

7

12

11

Vedligeholdelsesstand kommunale folkeskoler, Forår 2012

1

2

3

4

5

© fm3.dk

Fremstår som ny, løbende vedligehold udføres

Behov for forbyggende vedligehold, fungerer dog efter hensigten

Begyndende skader og mangler kræver afhjælpende og forebyggende vedligehold

Bygningen afventer genopretning, men udgør ingen fare for sikkerhed, sundhed eller miljø

Bygningen afventer genopretning. Udgør fare for sikkerhed, sundhed eller miljø

Kvalitetsniveau

Vedligeholdelsesstand kommunale folkeskoler, Forår 2012

1

1

2

3

4

5

3

2

4

8 5 9

10

6

7

12

11

År 1 År 5 År 10

Nr. SkoleByggeår /

renovering

GenopretningÅr 1-2mio. kr.

Forebyggende År 3-5mio. kr.

Forebyggende

År 6-10mio. kr.

Slidt/defekt bygningsdel

1 1998 0,20 0,14 - Facade2 1,20 0,41 0,39 Tag, Facade3 0,84 0,39 0,01 Facade4 5,68 0,60 0,69 Tag, Facade, Vent.5 0,84 1,48 4,69 Tag, Facade6 0,00 - - 7 6,11 1,00 4,00 Tag, Facade, Vent.8 0,58 0,72 8,19 Facade, Vent.9 2,97 0,33 - Tag, Inst., Vent.

10 1,45 0,27 0,63 Tag, Inst., Vent.11 2,26 0,96 11,41 Tag, Facade, Vent.12 2,59 0,09 1,99 Tag, Facade, Vent.

Sum 27,2 6,4 32,0

27,2 mio.

6,4 mio.

32,0 mio.

© fm3.dk


Proces:

• En række aktiviteter, der passer sammen i et forløb

• Omdanner input til output

• Alle led fra start til slut

• Tværgående processer ikke tværfunktionelle opgaver


Fodbold landsholdet som funktionsopdelte hierarkier

Landstræner

Forsvar Midtbane Angreb

Back Center Center Back

Centerforward Målmand

Scoringschancer … ?


Fodbold som proces …

Erobre bolden Bolden til målfeltet

Scoring af mål

Proces: Scor mål Procesejer Landstræner

Kompetence gruppe:

Forsvar

Kompetence gruppe:

Midtbane

Kompetence gruppe:

Angreb


Alle organisationer har processer.

Processerne går på tværs af afdelingsgrænser og er:

– fragmenteret – uden forbindelse – uden sammenhæng – ukendte – usynlige – ikke målbare – ikke-styret

Derfor virker de dårligt.


Gruppe arbejde: Hvad skal "Den gode vedligeholdelsesproces" opnå ? D/V’erne i drømmeland F.eks. • Tilfredse brugere • Prioriteringer • Klare grænseflader • Fælles mål


Gruppe arbejde: Hvilke 3-4 hovedaktiviteter skal "Den gode vedligeholdelsesproces” indeholde ?

?


Gruppe arbejde: Hvilke del-aktiviteter skal der være i hver af hovedaktiviteterne i "Den gode vedligeholdelsesproces” ?

?


Vedligeholdelsesproces

?

Prioritering : 1. 2. 3. - akut - planlagt - genopretning

Forebygge (pro-aktiv): - Bygningssyn - Service tjek - Periodisk udskiftninger

Fejlmelde (re-aktiv): - Brugerne - Tekniske medarb. - Lovpligtige eftersyn - Håndværkere

- Afhjælpe selv - Eksterne udf.

Tilbagemelding - Brugerne - Opdatering bygningssyn Læring/Evaluering - Ændre bygningssyn - Ændre/opdater periodiske udskiftninger - Ændre/opdater servicetjek - Ændre design

OPDAGE / FINDE VEDLIGEHOLD / RETTE / UDBEDRE

LÆRE/ÆNDRE

Budget / Bevilling


OPDAGE / FINDE RETTE / UDBEDRE LÆRE / ÆNDRE

D / V matr . ifm . projekter

Eksterne påvirkninger :

AT Brandkrav Lovkrav Politik

Planlægning Prioritering Budgettering

Bevilling

Udbud Tilbud

Ekstern udførelse

Modtage / aflevering Betaling

Regnskabs - afslutning

Evaluering

Opdatering Ansvar / Struktur

Opdatering , driften

Uddanne Opdrage

Opdater data , tegninger , BBR

Regelmæssige bygningssyn

Bygnings data

Masters Skabeloner

GRUNDLAG

Opdatering Masters /

Skabeloner

Bagatel grænse ? Egen udbedring

Observationer BS / EC

Modtage meldinger

Tjek skemaer

Daglig registrering og

fejlmelding

Rammeaftaler Serviceaftaler

v . 2 . 0 - 8 . marts 10


Workshop 2 Forberedelse, bygningstjek og datagrundlag · Tjeklister og bygningsgennemgange · Inddragelse af lokale medarbejdere på ejendommene · Håndtering af efterslæb og akutte opgaver


Workshop 3 Prioritering, budgettering og udførelse · Udbud, aftaler og gennemførelse · Budgettering og det kvalificerede skøn · Sammenhæng til budget-årshjulet


Workshop 4 Nøgletal, opfølgning og læring · Opbygning af ’bibliotek’ med standard dokumenter · Personlig planlægning · Opbygning og anvendelse af nøgletal


Workshop 5 IT-værktøjer til drift og vedligehold · IT værktøjer til D/V, behov og muligheder · Valg og implementering af IT værktøjer · Organisatoriske påvirkninger og krav til kompetencer


Design, dokumenter og implementer proces

Sikre processammenhæng

Måle proces- præstation

Forstå behov og benchmark med konkurrenter

Sæt ambitiøse præstationsmål

Forstå/undersøg årsager til præstationsforskel Plan for ændringer

Forbedre udførelse (træning, teknologi, problemløsning, attitude, udskiftning)

Forbedre design

Ændre proces

Udskift proces

Værdiskabelse med processer


Driftsherrerådgivning • Portefølje Management og Space Management (færre arealer og bedre anvendt) • Outsourcing, Insourcing og Rightsourcing af FM-ydelser • Anskaffelse og implementering af IT og CAFM værktøjer • Projekt- og procesledelse Videnformidling • Kurser, konferencer og artikler for at øge kendskabet til Facilities Management FM Professionalisering • Strategisk og faglig sparring til den FM-ansvarlige • Uddannelse og ‘on-the-job’ træning • Organisering og faglig udvikling af FM-afdelinger

CV – Preben Gramstrup

Bygningsingeniør HD(U) Process Master Harvard Business School M: +45 23 20 27 45 @: [email protected]

Slide Number 1Proces for vedligeholdelseSlide Number 3Slide Number 4Slide Number 5Slide Number 6Slide Number 7Slide Number 8Slide Number 9Slide Number 10Slide Number 11Slide Number 12Slide Number 13Slide Number 14Slide Number 15Slide Number 16Slide Number 17Slide Number 18Slide Number 19Slide Number 20Byggeproces m. Facilities Management BidragSlide Number 22PorteføljestrategiSlide Number 24Slide Number 25Slide Number 26Slide Number 27Slide Number 28Slide Number 29Slide Number 30Slide Number 31Slide Number 32Slide Number 33Slide Number 34Slide Number 35Slide Number 36Slide Number 37Slide Number 38VedligeholdelsesprocesSlide Number 40Slide Number 41Slide Number 42Slide Number 43Slide Number 44Slide Number 45Slide Number 46

Documents

Den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. september 2012 BID D_… · Udformning af den optimale drift- og vedligeholdelsesproces 04. sept. 2: Forberedelse, bygningstjek og