1

Dejan AnđelićMikrofilm sistem d.o.o.www.mfs.rs

ARHIVIRANJE (analogno - digitalno)

KONSALTING

RAZVOJ ARHIVSKIH I PODRŠKA DM SISTEMA

Delatnost

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

ArhivInfo arhivski sistem za elektronsko arhiviranje u verzijama 1, 2 i 3

Document-management system d.3 nemačke korporacije d.velop AG

Razvoj arhivskih i podrška DM sistemima

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

DOKUMENTI– Upravljanje pravima pristupa– Kreiranje i podešavanje digitalne LKRM– Upravljanje skenerima– Pretraživanje arhiviranih dokumenata– Pregled arhiviranih dokumenata– Arhiviranje na promenljive medije (import i export)

PISARNICA– Kreiranje i podešavanje elektronske pisarnice– Upravljanje skenerima– Elektronsko zavođenje arhiviranih dokumenata– Dostavljanje zavedenih dokumenata korisnicima sistema

ArhivInfo - DLKRM

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

ArhivInfo - DLKRM

Odlaganje papirne dokumentacije u arhivski depo odmah nakon prijema i obrade

Čuvanje informacija i dokumenata na nekom od eksternih medija uz backup na mikrofilmu je pouzdanije, obzirom da je vek trajanja mikrofilma petsto godina

Postižu se velike uštede u troškovima materijala, transporta, opreme za odlaganje i vremena nalaženja informacija i dokumenata

Informacije i dokumenti smešteni na nekom od eksternih medija zauzimaju pri odlaganju i čuvanju mnogo manje prostora (postiže se ušteda u prostoru i do 98%) Kontrola obrade i distribucije arhiviranih dokumenata

Mogućnost upravljanja arhiviranim dokumentima

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Reference

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Reference

Partneri za 2010. godinu

JP Srbijagas OD Kikinda

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Struktuirano odlaganje svih dokumenata– Pretvaranje u format dokumenata za dugotrajno arhiviranje (TIFF, PDF, PDF/A)– Upravljanje verzijama dokumenata– Upravljanje pravima pristupa– Struktuirano pretraživanje kroz atribute i full-text

pretraživanje

Dugotrajno, nepromenljivo i sigurno arhiviranje– Čuvanje dokumenata na diskovima, DVD, WORMS, ...– Odabir pouzdanog i jeftinog medija za čuvanje– Brisanje dokumenata nakon isteka vremena čuvanja

zapisa

Digitalni tok i podsetnik– Spontano prosleđivanje drugim korisnicima– Kruženje dokumenata prema unapred zadatom toku– Automatski podsetnik

Šta, u stvari, znači DMS?

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Činjenično stanje u preduzećima

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Cene optičkih medija su niže u odnosu na cene papira

Tok informacija je brži Vreme obrade je kraće

Mogućnost pružanja informacija povećava zadovoljstvo korisnika

►Vreme obrade se može smanjiti i do 70% ako se u preduzeće uvede moderan sistem za upravljanje dokumentima

Vreme obrade bez DMS-a

Vreme obrade sa DMS-om

Smanjenje troškova

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Zašto digitalna arhiva?

Ostalo radno vreme

Rad sa dokumentima

Ostali rad sa dokumentima

Traženje informacija

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.velop: u kratkim crtama

Thilo Gukelberger i

Christoph Pliete

osnovali d.velop 1992. godine

• 2000. godine preduzeće je promenilo status u Korporacija (AG)

• Predsednik: Christoph Pliete

• 190 zaposlenih

• Više od 280 stručnjaka u d.3 velop stručnim centrima

• Više od 80 partnera širom sveta, 14 filijala u Evropi

• Industrija visoke stručnost

• “know-how” consulting

• Vodeće mesto u snabdevanju integralnih rešenja

Porast naše moći - nova zgrada (sa leve strane) sagrađena je 2004.godine

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Tri osnovne delatnosti d.velopa:

Digitalno arhiviranje

Upravljanje dokumentima

Upravljanje radnim tokom

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.velop - Pozicioniranje

• Fokus na delatnosti:– Industrija, Trgovina, Logistika

– Banke, Osiguranje,

– Javni sektor, Zdravstvo

• Fokus na kompanije:– Mala i srednja preduzeća

– Internacionalne korporacije i grupe

• Fokus na teritoriju:– Nemačka, Austrija, Švajcarska

– Holandija, Hrvatska, Srbija, Francuska, Italija, Danska

– Ostatak Evrope

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

=> KLIJENTI !

Dolazna i odlaznapošta

Dolazni i odlaznifaksovi

Groupware i E-Mail

CRMaplikacije

Tehničke aplikacije

ERPaplikacije

Officerešenja

Elektronskatrgovina

Poslovneaplikacije

d.3 sistem

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.3 - Arhitektura sistema

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.3 – Skalabilno rešenje

“Think big – start small”

Ste

pen

in

teg

raci

je

d.3 – Out-the-box razvojni scenario

Digitalno arhiviranje

Upravljanje dokumentima

WWI -Upravljanje web informacijama

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.3 – Faktori uspeha

Glavne prednosti d.3:

• Integrisano sve-u-jednom rešenje

• Fleksibilan i prilagodljiv standardni softver

• Jednostavan i intuitivan korisnički interfejs

• Komforni alati za administraciju

• Potpuno modularan i proširiv, preko 60 modula

• Isprobana i proverena metoda uvođenja

• Bezbolan prelaz na nove verzije

• Vođenje projekata usmereno cilju i rezultatu

95% unutar 8 meseci

5% između 8 i 12 meseci

Povrat investicija projekta uvođenja d.3 sistema:

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.3 - UspehViše od 1900 serverskih instalacija širom sveta, 600000 korisnika

Instalacije za 5 do 25000

istovremenih korisnika

Preko 1100 instalacija u poslednje 3 godine

Integracije sa različitim tehničkim i upravljačkim

aplikacijama

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.3 - Homogeni pristup svim informacijama

• Snimanje tehničkih i poslovnih kao i papirnih dokumenata

• Normalizacija u opšte i dugoročno-dostupne formate (npr. TIFF, PDF i PDF/A)

• Održavanje svih informacija u centralnom skladištu

• Integracija u tehničke i poslovne korporativne aplikacije

• Obezbeđivanje informacija u preduzeću kroz intranet ili internet-web

• Ispitivanje kroz poznatu strukturu foldera, pa čak i kroz složen semantički pristup

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

d.3 - Neutralnost

Nezavisnost kroz korišćenje međunarodnih standarda:

• Baze podataka

– Oracle, MS SQL, DB/2, Informix, Pervasive SQL, …

• Operativni sistemi

– WIN NT, WIN 2000, WIN 2003, 2008, XP, VISTA, Windows 7, Linux, Citrix, …

• ISO 15489, Moreq, AO, HGB ISO 9001, Basel II, GAAP, GoBS Serbanes-Oxley, Paisy, GAPCAS

GDPdU – sertifikat za nepromenjivost i sigurnost informacija DMS sistema

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

Kriterijumi uspešnosti DMS sistema

Workflow DMS Arhiva Centralno skladište

- Integrisani ad-hok workflow

- Centralno skladište za arhivu, dms i workflow

- Integracije sa upravljačkim i tehničkim aplikacijama

- In-box i e-mail povezivanje

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

In-Box - USPEH

Mehanizamdodele

In-box prikaz

Statistička analiza

Kontrola distribucije

• Dostupnost zaposlenih: x%

• Zaposleni radi samo određenim danima

• Obezbeđena zamena

• Struktuirani prikaz

• Pristup in-box-u drugih korisnika

• Konekcija ka vodećim aplikacijama

• Statističke analize puta predmeta obrade

• Obezbeđena distribucija

• Prisutnost i odsutnost zaposlenih

• Obezbeđena case-distribucija

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduli

delatnost

d.velop

d.3 sistem

moduliULAZNI RAČUNIELEKTRONSKA POŠTAUGOVORIHR QMSSAPE-GOVERMENT

d.HVALA

d.KRAJ