Manajemen RapatOleh :

HosNiatul Hasanah

B04210047

Rapat adalah berkumpulnya sekelompokorang untuk menyatukan pemikiran gunamelaksanakan urusan perusahaan. Dalambab ini membahas rapat formal yangmelibatkan empat orang atau lebih, rapatorganisasi dimaksudkan untukberkomunikasi, perencanaan, penetapankebijaksanaan, pengambilan keputusan,atau pemberian motivasi kepada . Agarberlangsung efektif

Rapat merupakan sarana komunikasidalam organisasi. Meskipun demikian,rapat tidak selalu menghasilkankeputusan yang efektif. Oleh karenaitu, rapat perlu diselenggarakandengan efisien mengingat pentingnyaarti waktu bagi pelaku bisnis

Setiap hari suatu organisasi atauperusahaan menerima informasi dariberbagai organisasi lain. Kecepatanarus informasi memerlukan keputusanyang tepat. Keputusan yang diambilberdasarkan informasi akanberpengaruh pada aspek perusahaan

Sebelum rapat diselenggarakan,

pimpinan rapat harus menentukan

tahapan-tahapan untuk

keberhasilannya. Untuk itu, iya

harus menetapkan perlu tidaknya

penyelenggaraan rapat,

menentukan :

Tujuan, Memilih peserta.

Menyusun agenda.

Dan menyiapkan lokasi rapat.

Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapatpengambilankeputusan.

Tujuan rapat informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.

Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah.

Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:

•8 orang peserta.

•18 orang peserta.

•jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru. Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat

Presens

Persetujuan

Agenda

Persetujuan durasi

waktu rapat

Laporan Pimpinan

Laporan Manajer

Pengembangan

pasar

Produk baru

Keuangan

Pekerjaan yang

tertunda

Pengembangan

tugas

Pengumuman

Penundaan

Fungsi rapat adalah mengikutiinformasi yang berkembang dengancepat. Manajer menerima informasimelalui sistem komunikasi yangsangat cepat dari berbagaiperusahaan dan individu dariberbagai penjuru.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tigaklasifikasi:

• rapat yang baik,

• rapat yang buruk,

•dan rapat yang tidak perlu.

Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagaiberikut:

•Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semuapeserta rapat.

•Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.

•Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten,baik sebagai kontributor ataupun penerimainformasi dari rapat.

•Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan,sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa adawaktu dan tindakan yang sia-sia.

•Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dantajam digunakan pada saat yang memungkinkan.

•Peserta rapat memahami peran masing-masing,hadir dengan persiapan yang direncanakan, danmemberikan kontribusi.

•Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapatyang telah dibahas secara tuntas.

•Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat

perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

Menentukan tujuan

Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan.

Memilih peserta rapat

Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan rapat.

Menyusun agenda

Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.

Langkah-langkah penting yang perludiperhatikan untuk mempersiapaknrapat adalah, sebagai berikut:

Menyiapkan agenda rapat

Penyampaian undangan rapat lebihawal untuk memberikan waktu yangcukup kepada peserta

Memastikan semua yang diundangdapat hadir

Memastikan kesiapan fasilitas

. Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:

Pimpinan rapat datang terlambat

Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik

Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar

Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu

Peserta rapat datang terlambat

Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon

Peserta menunjukkan ketidaksiapan

Melakukan pengecekan untuk memastikanbahwa agenda telah diterima oleh pesertarapat.

Rapat diselenggarakan tepat pada waktuyang telah ditetapkan tanpa harusmenunggu kehadiran seluruh pesertarapat.

Memberikan indikasi bahwa agenda rapatdiikuti dan rapat akan selesai pada waktuyang telah ditetapkan

Presentasi

Rapat Kerja

Untuk presentasi, perlu dipertimbangkanpemilihan peserta yang memerlukaninformasi.

Untuk rapat pengambilan keputusan ataupemecahan masalah, jumlah pesertamaksimum lima orang.

Untuk rapat identifikasi permasalahan,jumlah peserta maksimum sepuluh orang.

Untuk rapat informasional, jumlah pesertamaksimum tiga puluh orang.

Untuk rapat panitia, jumlah pesertamaksimum yang efektif tidak lebih daritujuh orang.

Ukuran Ruangan

Luas ruangan harus sesuai dengan jumlahpeserta rapat

Akustik

Ruang besar yang kosong seringkaliberakustik buruk

Gangguan

Keberhasilan suatu rapat sangatditentukan oleh efektivitaspimpinannya. Rapat akan produktifjika pimpinan dipersiapkan dan dipilihdengan cermat

Pimpinan rapat

adalah orang yang bertanggung jawabatas keberlangsungan rapat. Seorangpimpinan rapat yang baik tidakmendominasi seluruh rapat sehinggamengurangi kesempatan peserta untukmemberikan saran atau masukan,tetapi juga tidak bersikap pasifsehingga kehilangan kendali atas rapatyang dipimpinnya

Mengetahui apa dan siapa yang hadir

sebagai peserta rapat.

Berbicara menggunakan bahasa yang dapat

dengan mudah dipahami oleh peserta

rapat.

Mengetahui dengan tepat yang perlu

diutarakan dan hasil dari rapat

pendahuluan..

Berbicara dengan suara yang jelas, dapat

didengar oleh setiap peserta rapat.

Memperhatikan dan mempertimbangkan

saran dan pendapat setiap peserta rapat.

Mengikuti agenda rapat langkah demi

langkah.

Menjaga arah rapat agar tidak

menyimpang dari tujuan.

Pemimpin rapat yang baik tidakmendominasi kesempatanberbicara dan mengutarakanpendapatnya kepada forumpeserta rapat, melainkanmembawa forum ke dalamdiskusi untuk mendapatkanmasukan, opini dan pemikiranpeserta rapat. Diskusimerupakan inti sebuah rapatyang baik

Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan

yang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan

“ya” atau “tidak”

Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan

peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.

Menyampaikan pertanyaan peserta yang

ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan

rapat.

Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan

dengan tujuan rapat.

Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika

diskusi menyimpang dari tujuan yang telah

ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yang

mendominasi diskusi.

Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-

hati untuk memberikan dorongan kepada

kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran

yang sama.

Mengajukan pertanyaan

Menutup Rapat :Pada akhirnyasebuah rapat, pimpinan harus dapatmenutup rapat pada saat yang tepat.Apabila semua pokok bahasan yangtersebut dalam agenda telah tercakupdalam rapat, ada kecenderunganpeserta untuk mulai membuat

rekapitulasi