Naskah LKMM-03

DASAR DASAR ORGANISASI

Fungsi dan Struktur Organisasi

Sistem Komunikasi Unit Kerja

Teamwork BuildingDisampaikan dalam

Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar

(LKMM TD)

I. Tujuan OrganisasiLester Thurow dalam bukunya Head To Head:The coming economic Battle among Japan, Europe and America (New York:Morrow,1992) menyatakan bahwa Dunia telah memasuki era perubahan dan transfomasi yang cepat, ditandai dengan perkembangan teknologi dan sosial, meningkatnya persaingan dalam negara bersangkutan atau antar negara, dan keinginan akan kebebasan dan demokrasi. Organisasi-kemahasiswaan sedang mencari teknik, program, visi dan pimpinan yang dapat menyesuaikan dengan tingkat perubahan yang memusingkan tersebut

Tujuan organisasi didirikan adalah untuk mencapai tujuan. Karena tidaklah mungkin organisasi didirikan tidak mempunyai tujuan.

Tujuan organisasi ada 2 (dua) yaitu : tujuan yang sifatnya abstrak dan jangka panjang, yang menjadi landasan dan nilai-nilai yang melandasi organisasi itu didirikan. Tujuan organisasi semacam ini disebut dengan misi organisasi. Jenis tujuan lain disebut dengan tujuan operasionalatau lazim disebut dengan objective,jenis tujuan ini lebih bersifat operasional dan biasanya lebih bersifat jangka pendek, lebih spesifik dan mudah diukur.

Bagaimana dengan fungsi, struktur organisasi, sistem balas jasa, praktik manajemen sumber daya, serta gaya kepemimpinan yang dipergunakan sebelum era reformasi apakah masih bisa ditrapkan pada era reformasi-otonomi ? Indonesia seperti juga negara-negara lainnya tidak bisa lepas dari bayang-bayang negara super power-AS. Seperti pasar bebas, demokrasi , privatisasi, pasar modal, joint-ventures, semangat wirausaha baru, dan teknologi manufacture-industri kelas dunia merupakan topik debat dunia. Selain itu yang tidak-belum berubah dari model tradisional mengenai organisasi dan hirearkhinya, program motivasi yang berorientasi pada individual, dan pendekatan manajemen atas-bawah (top-down). Karena itu perlunya ada upaya secara sistematis dan strategis bahwa pendekatan tradisional harus dipertimbangkan/memperoleh perhatian serius untuk dapat memberikan way out menuju pembaharuan, kemungkinan adaptasi, berorientasi global, organisasi dengan berbagai macam culture. Diharapkan alumni universitas dapat meningkatkan kualitas dirinya dan masyarakat luas, standar kehidupan dan tata kerja organisasi.

Karena itu ketika kita memasuki abad 21, manajer harus memiliki perasaan, pemikiran, kesabaran dan keinginan untuk menjadi efektif, guna menghasilkan produk yang bermutu tinggi, dan memberikan pelayanan sebaik mungkin. Sehingga kepentingan memanajemeni SDM sudah tidak lagi menjadi pertanyaan. Bila ternyata dalam memanajemeni SDM dalam 2 dekade yang lalu, maka manajemen manusia yang efektif dalam organisasi merupakan bagian sangat penting guna mempertahankan standar kehidupan yang nyaman, menjadi satu pimpinan dunia dan meningkatkan mutu kehidupan bagi seluruh warga negara.

Apabila kita ingin mempelajari organisasi dan manajemen dengan ciri masing-masing individu dan kelompok yang terjadi di dalam organisasi maka secara terus menerus kita harus memahami manajemen (sifat pekerjaan manajemen-the nature of managerial work), dan organisasi (orang, proses dan struktur).

II. Pekerjaan ManajemenAda banyak teori yang menguraikan pekerjaan manajemen. Tujuan praktis dari teori adalah untuk membimbing pengambilan keputusan. Manajer harus dikenali, dipilih, dilatih, dievaluasi, dikembangkan, diberi ganjaran dan diberi tindakan disiplin. Tetapi, tanpa kerangka kerja teoritis untuk menguraikan apa yang dikerjakan oleh manajer dan untuk menentukan apa yang harus mereka lakukan, maka tidak ada dasar untuk mengambil keputusan tersebut.

Sejak awal abad 19 an telah dikemukakan bahwa pekerjaan manajemen terdiri dari fungsi-fungsi yang berbeda-beda tetapi saling berhubungan, yang bersama-sama merupakan proses manajemen (managerial process)..

Manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu proses, yakni sebagai suatu rangkaian tindakan, kegiatan, atau pekerjaan yang mengarah kepada beberapa sasaran tertentu. Definisi manajemen harus mengakui juga bahwa proses itu dilaksanakan oleh lebih dari satu orang dalam kebanyakan organisasi.

Secara umum pekerjaan manajerial dapat dibagi menjadi 3 (tiga) fungsi utama yaitu: (1). Perencanaan, (2) Pengorganisasian dan (3) Pengendalian. III. Fungsi ManajemenSalah satu pendekatan untuk menciptakan suatu masyarakat yang adil dan demokratis adalah dengan memberikan peluang dan ruang kepada setiap golongan untuk memperjuangkan cita-cita mereka secara demokratis. Sistem dan formasi sosial yang ada dewasa ini pada dasarnya dapat dibagi menjadi tiga golongan besar yakni negara (state), pasar (market) dan masyarakat sipil (civil society) yang ketiganya memiliki visi masing-masing mengenai masyarakat di masa mendatang sesuai dengan nilai-nilai yang dianut masing-masing. Salah satu yang menjadikan baik golongan negara maupun golongan bisnis lebih berkuasa menentukan nasib mereka dan bentuk masyarakat di masa depan adalah karena mereka dibekali dengan kemampuan untuk merencanakan visi dan misi mereka secara strategis melalui alat dan metode yang dikenal dengan perencanaan (strategis).

Oleh karena itu, proses demokratisasi sulit akan terwujud selama organisasi sosial (juga keagamaan) tidak memiliki kemampuan dan metode untuk merencanakan cita-cita dan visi kemasyarakatan mereka sebagaimana golongan bisnis merencanakan masa depan bisnis dan masyarakat yang sesuai dengan misi dan visi mereka sebagai organisasi bisnis. Karena itu sudah waktunya organisasi apapun dia juga harus menyiapkan diri dengan kemampuan metodologis untuk mempengaruhi kebijakan negara serta dalam mengarahkan bentuk masyarakat demokratis mendatang sesuai dengan visi organisasi sosial masing-masing. Disinilah betapa perlunya semua organisasi memfasilitasi kemampunan organisasi untuk menggunakan perencanaan strategis dalam memperjuangkan visi dan misi organisasi mereka.

Bagaimana para pemimpin dan manajer organisasi publik dan nirlaba dapat menanggulangi tantangan yang dihadapi organisasinya pada masa sekarang dan dimasa yang akan datang? Dengan kata lain bagaimana pemimpin harus merespon sumber-sumber yang menyusut atau yang dapat diramalkan, harapan publik baru, perubahan demografis, deregulasi, gejolak dalam perekonomian nasional, negara dan lokal, dan peran baru bagi organisasi publik, nirlaba dan bisnis.

Ada dua pertanyaan yang harus disikapi yaitu:

a. Apa yang seharusnya menjadi misi organisasi (negara, pasar dan masyarakat sipil)

b. Bagaimana para pemimpin dapat membangun kekuatan organisasi dan mengambil keuntungan dari peluang sembari meminimalkan kelemahan dan mengatasi ancaman terhadap organisasinya.

Fungsi manajemen (manajerial function) maksudnya bahwa pada setiap organisasi dimana pekerjaan orang-orang lain memerlukan koordinasi. Artinya bahwa : Jika pekerjaan harus dikoordinasi, maka harus ada pengertian tentang apa yang harus dikerjakan (merencana, planning), bagaimana pekerjaan itu harus dilaksanakan (mengorganisasi, organizing), dan bagaimana pekerjaan itu telah dilaksanakan (mengendalikan, controlling)

Merencanakan Hasil karya Yang Efektif (Planning Effective Performance) dimana fungsi perencanaan mencakup kegiatan menentukan sasaran yang harus dicapai dan menetapkan alat yang sesuai untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Keharusan ini timbul dari sifat organisasi sebagai badan yang mempunyai tujuan. Kegiatan perencanaan dapat sangat rumit atau sederhana, implisit atau eksplisit, impersonal atau personal. Misalnya: Bagian penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran atau kesejahteraan mahasiswa serta pengabdian kepada masyarakat (baca: SK. Mendikbud. RI Nomer:0155/U/1998 Tanggal 30 Juni 1998 yang dilaksanakan sepenuhnya oleh mahasiswa)

Perencanaan tidak hanya meliputi perincian mengenai tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi, tetapi juga bagaimana organisasi itu dapat mencapainya. Dengan istilah khusus: kita harus menganalisis alternatif , dan mengevaluasi dari segi kriteria yang diambil dari misi, tujuan, dan sasaran. Dan, setelah penentuan alat yang tepat telah dilaksanakan, maka fungsi manajemen berikutnya harus dilakukan , yakni mengorganisasi.

Mengorganisasi Hasil Karya Yang Efektif (Organizing Effective Performance), adalah fungsi mengorganisasi meliputi semua kegiatan manajemen yang dilakukan untuk mewujutkan kegiatan yang direncanakan menjadi satuan struktur tugas dan wewenang. Hubungan antara perencanaan dan pengorganisasian kelihatan jelas. Fungsi perencanaan menghasilkan penentuan tujuan dan alat organisasi: yakni, fungsi perencanaan menentukan apa (what), bagaimana (hows). Fungsi pengorganisasian menghasilkan penentuan siapa (whose) yakni siapa yang akan melakukannya dan dengan siapa untuk mencapai hasil akhir yang diinginkan. Struktur tugas dan wewenang harus memudahkan tercapainya hasil yang direncanakan, tetapi jelaslah bahwa mungkin fungsi yang satu tidak cocok dengan fungsi yang lain. Adapun hasilnya kemungkinan tidak terjadi kesesuaian dengan tujuan, hal ini adalah karena memang organisasi beroperasi dalam suatu lingkungan yang dapat berubah-ubah dan bekerja dengan orang-orang yang sifatnya khusus.

Mengendalikan Hasil Karya yang Efektif (Controlling Effective Performance) adalah fungsi pengendalian yang mencakup kegiatan yang dilakukan oleh para manajer untuk menjamin bahwa hasil yang betul-betul dicapai, sesuai dengan hasil yang direncanakan. Artinya bahwa: para manajer melakukan pengendalian untuk menentukan apakah hasil yang diharapkan telah tercapai, dan jika tidak mengapa tidak. Kesimpulan yang bisa diambil oleh manajer dari kegiatan pengendaliannya adalah bahwa fungsi perencanaan salah atau bahwa fungsi pengorganisasian salah, atau kedua-duanya. Jadi pengendalian adalah penyelesaian urutan yang logis.

Konsep manajemen dari segi tiga fungsi: perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian, pasti tidak lengkap. Dalam konsep ini belum ditunjukkan sama sekali perilaku atau kegiatan khusus yang berhubungan erat dengan tiap-tiap fungsi.

IV. FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI

Orang mendirikan organisasi karena beberapa tujuan tertentu hanya dapat dicapai lewat tindakan yang harus dilakukan dengan persetujuan bersama. Jadi, apakah tujuan itu laba, pemberian pendidikan, pemeliharaan kesehatan, namun ciri organisasi itu tetap sama: perilakunya terarah pada tujuan (goal-directed behavior). Organisasi adalah suatu unit yang terorganisasi terdiri dari setidaknya dua orang berfungsi mencapai suatu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran. (organisasi itu besar-kecil, domestik dan global, berhasil dan tidak)

Bagaimana organisasi-ormawa Universitas Jember harus beradaptasi ?

Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerjasama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan.

Perdebatan mengenai jumlah optimal rentang kendali (optimal span of control) telah berlangsung bertahun-tahun. Masalah ini penting kita perhatikan (walaupun ada yang pro dan yang kontra) karena penentuan rentang kendali (span of control) manajer yakni berapakah jumlah orang yang akan dikoordinasi-melapor kepada mereka. Yang kontra bahwa rentang kendali yang luas akan membantu berkembangnya partisipasi yang lebih besar dan pengendalian diri sendiri dari para anggota pengurus dan anggota organisasi.

Organisasi sebagai unit kegiatan-kegiatan dapat bergerak secara vertikal maupun horizontal. Vertikal berarti penambahan unit-unit organisasi vertikal kebawah yang berarti pula penambahan tingkat-tingkat skalar atau hirarchi vertikal. Sedangkan horizontal berari penambahan unit-unit fungsional bari kesamping yang berarti pula bertambahnya bidang-bidang yang harus dipikirkan oleh para anggota organisasi.

Praktek organisasi menunjukkan bahwa pada organisasi yang kecil otoritas yang ada terbagi antara orang-orang yang menduduki posisi pada garis vertikal saja dengan tanpa perlu membentuk unit-unit organisasi pada garis horizontal.

Dapat dibedakan adanya 2 (dua) fungsi yaitu: fungsi lini dan fungsi bukan lini. George R.Terry melihat fungsi organisasi dari segi otoritas (authority) nya dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

a. Line authority

b. Staff authority ada 2 (dua) yaitu:

Specialis staff terdiri dari staf penasehat, staf penyelenggara jasa, staf pengawas dan staf fungsional Staf personil terdiri staf umum, asisten kepala staf.

Sedangkan Leonard Wihite mengemukakan ada 3 (tiga) macam fungsi dalam organisasi:

a. Fungsi Lini, sebagai fungsi yang erat hubungannya dengan pelaksanaan tugas pokok organisasi yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat (klompok sasaran). Pejabat-pejabat untuk melaksanakan tugasnya diberikan beberapa wewenang yang didelegasikan dari atas ke bawah. Wewenang tersebut meliputi: 1. Membuat keputusan; 2. Bertanggung jawab; 3. Menafsirkan policy yang telah ditentukan; 4. Membuat perencanaan; 5. Mengusahakan tetap tercapainya efisiensi yang tinggi dalam uaha kerjasama

b. Fungsi Auxiliary, adalah fungsi memberikan bantuan terhadap pejabat lini, yang berwujud : pembiayaan, tenaga pegawai, perlengkapan.

c. Fungsi Staf, dalam organisasi yang besar lazimnya terdapat tipe spesialisasi yang disebut Staff unsur staff meliputi 2 (dua) golongan yaitu substantive staff (bertanggung jawab untuk memberikan nasehat kepada atasannya mengenai bidang-bidang tekhnik fungsional dimana staf yang bersangkutan berbagai aktivitas. Sedangkan administrative staff berkaitan dengan pemberian nasehat dibidang organisasi dan manajemen baik disektor ini maupun auxilary bagaimana organisasi dan manajemen harus diselenggarakan untuk mencapai efesiensi sebesar mungkin guna tercapainya tujuan.

Struktur & Proses mempengaruhi Perilaku Organisasi dan Kultur.

Struktur keorganisasian mempengaruhi perilaku individu dan kelompok dalam beberapa cara yang penting. Tujuan dari struktur organisasi adalah mengendalikan perilaku, menyalurkan dan mengarahkan perilaku untuk mencapai apa yang dianggap menjadi tujuan organisasi.

Pernyataan bahwa struktur keorganisasian memudahkan tercapainya tujuan keorganisasian, mengasumsikan bahwa para manajer mengetahui bagaimana cara mencocokkan struktur keorganisasian dan tujuan dan bahwa mereka menginginkan untuk berbuat demikian.

Stuktur Organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan. Beberapa orang harus memainkan peran sebagai pemimpin, sedangkan yang lain sebagai pengikut. Organisasi adalah juga terdiri dari berbagai komponen, baik berupa manusia sebagai komponen maupun non manusia sebagai faktor pendukung. Keseluruhan komponen itu harus diatur sedemikian rupa sehingga proses kerjasama dapat berjalan dengan lancar kearah tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Kesemuanya ini memerlukan kerangka sebagai pedoman pelaksanaan kerjasama. Kerangka ini penting bagi pimpinan sebagai pedoman untuk melaksanakan fungsi kepemimpinannya, sedangkan bagi bawahan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Kemungkinan kerjasama seperti ini dalam organiasi disebut Struktur

Struktur berarti menunjukkan hubungan logis antara bagian-bagian atau fungsi-fungsi yang ada pada sebuah organisasi. Dengan struktur pada hakekatnya adalah mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Selain untuk mempermudah koordinasi dan kejelasan arus informasi adalah juga untuk menentukan tingkah laku dan hubungan sosial antar anggota, menjalin hubungan yang lebih bebas dengan partner kerjanya baik sebagai ataupun kelompok.

Tipe-tipe struktur organisasi

Secara garis besar struktur organisasi dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :

1. Stuktur Lini/Garis/Skala/Tipe Militer

Wewenang (authority) pimpinan bisa mengalir langsung kebagian-bagian yang ada dibawahnya melalui kegiatan yang dilakukan berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi. Perintah mudah dipahami dan setiap anggota mudah mengetahui siapa yang menerima perintah dan kepada siapa harus bertanggung jawab.

Gambar: Struktur lini/Garis

2. Struktur lini dan staff

Struktur ini merupakan pengarah dari struktur lini, wewenang pimpinan didelegasikan kebawah secara vertikal kepada anggota yang terikat dalam rangka skala. Mereke berada pada fungsi lini, bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasi struktur lini pimpinan menghadapi seluruh masalah organisasi secara struktur lini dibantu oleh seorang atau sekelompok orang yang memiliki keakhlian khusus. Pembantu akhli semacam ini disebut dengan staf, kedudukan staf berada diluar rantai komando, staf tidak memiliki bawahan dan juga tidak diperintah atasan. Hubungan antara atasan dan staf bukan hubungan atas bawahan, melainkan hubungan staf yang lebih bersifat konsultatif dan sugestif, karena staf tidak terikat dalam fungsi lini, ia tidak berhak memerintah.

Gambar: Strukur Lini dan staff

3. Struktur Fungsional

Struktur ini bercirikan dengan adanya dua macam hubungan kewenangan dalam sebuah organisasi seperti halnya pada struktur lini dan staf. Bila pada struktur lini dan staf wewenang yang ada didalamnya adalah lini dan staf, maka struktur fungsional wewenang yang ada adalah lini dan fungsional sebenarnya dapat juga disebut sebagai struktur lini atau fungsional saja, tetapi dalam praktek berorganisasi tipe seperti ini tidak ada. Pada setiap organisasi pasti terdapat fungsi lini sehingga pengertian struktur fungsional selalu mengandung fungsi lini didalamnya pada struktur fungsional setiap bagian bertanggung jawab atas satu macam fungsi tertentu dan pada fungsinya itu kewenangannya menjangkau bagian-bagian yang ada dibawahnya.

Bagi sebuah organisasi bahwa keberadaan struktur sangat diperlukan sebab akan tampak bahwa organisasi tersebut mempunyai sistem kewenangan, status dan kekuasaan, dan manusia dalam organisasi mempunyai banyak kebutuhan dari masing-masing sistem. Kelompok sangat mempunyai pengaruh yang kuat atas perilaku individu dan kinerja organisasi dalam peran-peran tertentu yang harus dihasilkan.

Manajer menengah (misalnya), maka dia harus memainkan 2 (dua) peran yaitu keatas dan kebawah.Gambar : Struktur Fungsional

Penjelasan organisasi sebagai :

a. Sistem :Sistem terdiri dari sub sistem. Organisasi sebagai sistem adalah organisasi terbuka, lentur dan menganggap bahwa faktor eksternal sebagai input. Sehingga organisasi akan selalu peka dan selalu berupaya untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi pada faktor eksternal (seperti konsumen, teknologi, sosio-ekonomipolitik, penduduk, sosial budaya dan lain-lainnya yang selalu berubah).

c. Pola Aktivitas :Adalah bahwa aktivitas yang dilakukan orang-orang di dalam organisasi dalam pola tertentu. Urut-urutan aktivitas yang dilakukan cenderung teratur dan berulang. Kalau organisasi dalam melakukan tidak konsisten, tidak teratur dan tidak menentu itu tidak bisa dinyatakan sebagai organisasi. Karena aktivitas yang dilakukan adalah sifatnya temporer.d. Sekelompok orang :

Organisasi pada dasarnya adalah merupakan kumpulan orang-orang. Karena adanya keterbatasan dalam banyak hal (tenaga,pikiran, waktu), mendorong orang untuk membentuk organisasi. Jadi organisasi adalah kumpulan dari beberapa orang berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasie. Tujuan organisasi :Organisasi didirikan untuk mencapai tujuan. Tujuan organisasi biasanya ada 2 (dua) yaitu: tujuan yang sifatnya abstrak dan jangka panjang, yang menjadi landasan dan nilai-nilai yang melandasi organisasi itu didirikan. Tujuan organisasi semacan ini disebut dengan Misi Organisasi. Jenis tujuan lain disebut dengan Tujuan Operasional atau lazim disebut dengan Objective.(jenis tujuan ini lebih bersifat operasional dan biasanya lebih bersifat jangka pendek, lebih spesifik dan mudah diukurV. PERILAKU ORGANISASI

Perilaku organisasi adalah ilmu yang mempelajari tentang interaksi manusia dalam organisasi yang meliputi studi secara sistematis tentang perilaku, struktur dan proses di dalam organisasi. Organisasi diciptakan oleh manusia untuk mencapai tujuan dan pada saat yang bersamaan manusia membutuhkan organisasi.

Dalam mempelajari perilaku organisasi dapat dilakukan dengan 3 (tiga) tingkat analisis yaitu: 1.Individu, 2. Kelompok dan 3.Organisasi

ad.1. Pada analisis tingkat individu, kejadian-kejadian yang terjadi dalam organisasi dianalisis dalam hubungannnya dengan perilaku seeorang dan interaksi kepribadian dalam suatu situsi. Masing-masing pribadi dalam organisasi membawa sikap, nilai serta pengalaman masa lalu yang berbeda-beda. Karenanya dalam mengadakan kegiatan sangat dipengaruhi pribadi masing-masing.

Ad.2. Pada analisis tingkat kelompok, artinya walaupun kelompok tersebut terbentuk dari individu-individu,namun kejadian yang timbul bukan merupakan kumpulan dari individu-individu tetapi berasal dari pengembangan norma-normanya sendiri tentang perilaku-perilaku yang dapat diterimadari para anggota kelompok. Sehingga perilaku individu kelompok akan dipengaruhi oleh dinamika kelompok, aturan ataupun nilai-nilai yang dianut kelompok.

Ad.3. Organisasi tidak lebih dari sekedar penjumlahan individu ataupun kelompok. Kejadian-kejadian yang terjadi dalam kontek struktur organisasi. Struktur dan posisi seseorang dalam organisai membawa pengaruh pada setiap interkasi sosial dalam organisasi. Dalam struktur organiasi dalam pelaporan yang bersifat hierarchi memberikannya kekuasaan dan wewenang tertentu untuk mempengaruhi individu lainnya dalam organisasi. Struktur organisasi mempengaruhi bagaimana informasi dikomunikasikan dan bagaimana keputusan dibuat. Misalnya dalam sruktur organisasi yang bersifat desentralisasi maka memungkinkan pimpinan tingkat bawah untuk ikut berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini meningkatkan status dan keanekaragaman tugasnya.

Ad.4. Pada waktu kita akan menganalisis perilaku pada tingkat individu, kelompok maupun organisasi amat layak kalau kita tetap memperhitungkan faktor lingkungan eksternal. Karena faktor eksternal mempunyai pengaruh kuat terhadap pada masing-masing titngkatan analisis. Misalnya rendahnya tingkat produktifitas , banyaknya karyawan yang malas dan masalah global dan sebagainya adalah memerlukan analisis lebih dari sekedar analisis pada tingkat individu, kelompok maupun irganisasi.

Tiga Tingkatan Analisis Atas Kejadian Organisasi

Faktor Lingkungan

EkternalPentingnya Perilaku organisasi

Ingin menjadi manajer yang mampu membuat keputusan yang terbaik (setelah mengetahui berbagai problem yang ada-diketahui)

Problem- menjadi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dengan cara mempelajari, dianalisa dan diperdebatkan yang kemudian disebut dengan Perilaku Organisasi (PO)Perilaku Organisasi akan terus berkembang guna membantu manajer memahami manusia secara lebih baik sehingga dapat dicapai peningkatan produktivitas, kepuasan pelanggan, dan posisi kompetisi yang lebih baik melalui penerapan manajemen yang baik.

Definisi Perilaku Organisasi adalah :

(a). Cara Berfikir. Perilaku berada pada diri individu, kelompok dan tingkat organisasional (b). Multidisipliner : yang menggunakan prinsip,model, teori danmetode-metode dari disiplin lain.

(c). Orientasi Kemanusiaan, maksudnya adalah bahwa manusia dan perilaku mereka, persepsi, kapasitas pembelajar, perasaan dan sasaran merupakan hal penting bagi peruahaan.

(d). Orientasi pada Kinerja. Maksudnya mengapa kinerja rendah, sedang, tinggi?. Bagaimana kinerja bisa ditingkatkan ?,Bisakah pelatihan meningkatkan hasilkerja?. Hal-hal ini merupakan masalah penting bagi para manajer.

(e). Lingkungan Eksternal terlihat memberikan dampak signifikan

kepada Perilaku Organisasi.

(f). Karena Perilaku Organisasi sangat tergantung dari disiplin yang dikenal, methode ilmiah menjadi penting dalam variabel keterkaitan.

Simpulan: Bidang Perilaku Organisasi ini memiliki orientasi penerapan yang berbeda yang memberikan jawaban atas pertanyaan yang berkaitan dengan konteks manajemen organisasi.

Perilaku Organisasi mengikuti prinsip Perilaku Manusia

Efektivitas organisasi sangat dipengaruhi oleh perilaku manusia karena manusia merupakan sumberdaya umum bagi semua semua organisasi. Organisasi Merupakan Sistem Sosial

Hubungan antar individu dan kelompok dalam suatu organisasi menciptakan harapan bagi anggota/ pengikut. Harapan-harapan tersebut mestinya diwujudkan

Perilaku Dalam Organisasi

Individual, bahwa kinerja individu adalah kinerja organisasi. Pemahaman perilaku individu perlu manajemen kritis kalau ingin dinyatakan sebagai Manajemen Yang Efektif.

Contoh: Si A yang semula jadi sales,kemudian diangkat menjadi manajer/koordinator yang membawahi > 15 orang anak buah. Setelah dipromosikan ada pertanyaan yang dijawabnya bahwa: Saya Tahu Pribadi Orang Penjualan. Mereka adalah personil yang istimewa, saya tahu sikap/perilaku mereka, dan tahu bagaimana memotivasi mereka. Dalam kegiatannya si A harus mekasimalkan KINERJA masing-masing dri ke 15 orang anggotanya. Karena itu untuk melakukan hal tersebut si A akan berhubungan dengan perilaku individu-individu tersebut antara lain yaitu:

(a). Karakteristik Individu, karena kinerja organisasi tergantung dari kinerja dari individu, manajer seperti si A harus mempunyai kemampuan lebih dari sekedar pengetahuan dalam hal penentu kinerja individu. Psycologi dan psychologi sosial memberikan kontribusi atas pengetahuan yang relevan mengenai hubungan antara sikap, persepsi, kepribadian,nilai-nilai dan kinerja individu.

Manajer tidak bisa memperbaiki kinerja tanpa mengetahui dengan benar dan mendalam atas karakteristik individu baik sebagai baahan maupun diri mereka sendiri.

(b) Motivasi Pribadi, penting, karena motivasi kemampuan berinterakasi menentukan kinerja. Teori motivasi selalu menyebutkan dan memperkirakan bagaimana perilaku individu dibangkitkan, dipertahankan dan dihentikan (walaupun tidak semua pakar perilaku sepakat akan teori terbaik motivasi. Tetapi manajer harus tetap mencoba untuk memahaminya. Mereka harus memperdulikan motivasi karena, mereka berhubungan dengan kinerja.

(c) Imbal Jasa dan Penghargaan. Satu dari pengaruh individu yang sangat kuat adalah sistem balas jasa organisasi. Organisai dapat menggunakan (1) balas jasa untuk meningkatkan kinerja karyawan saat. (2) Juga untuk menarik karyawan yang terampil dan bergabung dengan organisasi dan (3) Penilaian prestasi, gaji, kenaikan gaji dan bonus merupakan aspek penting dalam sistem balas jasa (tetapi bukan hanya hal tersebut saja)

Manajer harus tahu apakah imbal jasa mempengarhi mereka berprestasi. PRESTASI KERJA akan bisa memberikan imbal jasa pada karyawan, terutama kalau prestasi kerja memberikannya tanggung jawab pribadi, kebebasan dan berarti.

(d) Stres, merupakan akibat utama atas interaksi antara pekerjaan dan individu. Dalam konteksi ini, bahwa ketidak seimbangan dalam diri individu, acapkali wujudnya berupa gejala-gejala seperti berkeringat secara berlebihan, gugup, dan lekas marah. Masing-masing manusia/individu adalah tidak sama dalam hal menghadapi situasi yang nampaknya menyebabkan tuntutan fisik dan psikologis. Dan ada individu memberikan reaksi positif melalui peningkatan motivasi dan komitmen dalam menyelesaikan pekerjaan.

Kelompok dan Pengaruh Antar Pribadi

Perilaku dan Pengaruh antar pribadi juga memberikan kekuatan atas kinerja organisasi. (adanya perbedaan atau persamaan dengan pimpinan karena adanya ketidak konsistenan atas kesepakatan yang trelah dibuat dan sebaliknya)

Perilaku Kelompok Kelompok terbentuk karena tindaan manajerial dan karena upaya individu. Manajer menciptakan adanya kelompok kerja untuk melaksanakan pekerjaan dan tugas yang diberikan. Kelompok yang berdasarkan keputusan manajer disebut dengan kelompok formal. (adanya perbedaan dan persamaan bisa juga). Kelompok informal adalah kelompok yang terbentuk karena adanya inisiatif para karyawan karena adanya kelompok minat atau guna persahabatan. Misalnya terbentuk kelompok pemain bulu tangkis. Walaupun kelompok ini disebut kelompok informal namun mempunyai pengaruh yang cukup kuat terhadap kinerja organisasi dan individual. Akibatnya, bisa positif dan bisa negatif. Apabila kelompok informal ini bersepakat memperlambat kecepatan kerja maka peraturan ini akan mendorong untuk mereka-mereka yang masih ada keinginan bergabung. Sehingga, manajer yang efektif diharapkan mampu mengenali konsekuensi kebutuhan individu untuk afiliasi.

Kekuasaan dan Politik

Kekuasan, adalah kemampuan meminta orang melakukan apa yang Anda ingin lakukan atau mengharapkan sesuatu dapat terwujud dengan cara yang anda inginkan. Namun, banyak pihak-otrang yang tidak menyukai konsep kekuasaan dan menentangnya, karena dalam hal ini yang esensi dari kekuasaan adalah mengendalikan orang lain.

Tetapi, kekuasaan, tetap ada dalam organisasi. Manajer memperoleh kekuasaan dari sisi organisasi dan individu. Si A mempunyai kekuasaan karena posisinya di hierarkhi formal satu organisasi (Fakultas, Bank, perusahaan dan lain sebagainya). Ia mengendalikan evaluasi prestasi dan kenaikan gaji. Selain itu si A memperoleh kekuasaan karena rekan kerjanya respek dan memuji kemampuan dan keahliannya. Manajer harus mampu menerima konsep kekuasaan sebagai kenyataan yang terdapat dalam organisasi dan peran manajrial.

Kepemimpinan

Pemimpin dalam semua organisasi pasti ada. Ia biasanya ada dalam kelompok formal. Mereka bisa saja manajer dan bukan manajer. Kepemimpinan yang efektif sangat penting untuk meningkatkan kinerja individu, kelompok dan organisasi sehingga akan ada upaya untuk mencari sebab-sebab mengapa kepemimpinan itu berhasil atau belum/tidak berhasil. Banyak pihak berpendapat bahwa keberhasilan kepemimpinan karena/ tergantung dari sifat dan perilaku tertentu, terpisah dan dalam kompromi. Artinya ada yang berpendapat gaya kepemimpinan tertentu akan membawa kesuksesan dan pendapat lain gaya yang mampu menyesuaikan dengan kondisi obyektif perusahaan dan lain sebagainya.

Namun adalah tidak bisa ditawar bahwa mutu dan konsep kepemimpinan perlu memperoleh perhatian lebih. Karena tanpa adanya pembentukan kepedulian akan mutu yang berfokus kepada para pelanggan agak sulit atau tidak mungkin.

Proses : adalah aktivitas yang memberikan kehidupan bagi bagan organisasi.

Contoh: komunikasi, pengambilan keputusan, dan pengembangan organisasi merupakan contoh. Karena itu acapkali memahami masalah proses seperti penjabaran komunikasi dan pengambilan keputuan akan memberikan hasil yang lebih akurat bila mendalami PO dibanding atas dasar pendekatan Struktural.

Culture adalah pola asumsi dasar yang menggunakan individu dan kelompok dalam berhubungan dengan orang dan lingkungan. Dalam istilah lain CULTURE ORGANISASI adalah kepribadian, atmosfir atau perasaan

Definisi Culture Organisasi ialah perilaku yang tepat dari ikatan yang memotivasi individu dan cara suatu organisasi-perusahaan memproses informasi, hubungan internal dan nilai-nilai. Berfungsi di seluruh tingkatan dari sesuatu yang tidak jelas hingga yang nampak. Kultur pada organisasi- perusahaan dapat disamakan dengan suatu noda tinta yang kita lihat bila kita ingin lihat.

Pertanyaan: Bagaimana manajer bisa melakukan peningkatan dan mempertahankan efektifitas individu, kelompok dan organisasi?

Manajemen bila memperhatikan proses dan fungsinya maka sejak berabad-abad fungi dan proses dalam aplikasinya selalu berubah/ menyesuaikan dengan kondisi waktu dan lingkungannya.

Henry Mintzberg (1980) dalam tulisannya yang berjudul The Nature of management Work, memberikan definisi managemen bila menekankan fungsi manajer di dalam organisasi mengidentifikasi ke dalam 3 (tiga) peran utama manajerial yaitu:

1. Peran Interpersonal

2. Peran pengambilan Keputusan

3. peran informasi

ad.1). Yaitu melibatkan manajer dengan pihak lain di dalam maupun di

luar organisasi.

ad.2). Yaitu melibatkan manajer dalam membuat keputusan dari sudut

operasional, alokasi sumber daya, dan negosiasi dengan unsur-unsur organisasi

ad.3). Yaitu melibatkan manajer sebagai seorang penerima atau pemberi informasi kepada berbagai individu dan institusi.

Salah satu tujuan penting dari struktur organisasi adalah memudahkan proses komunikasi dan pengambilan keputusan selain dalam rangka memberikan motivasi dan mengorganisasi dinamika kelompok. Fungsi managerial mengenai perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian semuanya melibatkan manajer dalam pengambilan keputusan dan komunikasi tertentu. Dalam kenyataannya,fungsi manajemen mengenai perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian dilaksanakan oleh manajer dengan berkomunikasi secara aktif. Apabila mengambil keputusan, para manajer harus mendapatkan dan sekaligus menyebarkan informasi. Jadi, komunikasi adalah sangat penting karena para manajer jarang bekerja dengan menggunakan barang tetapi lebih sering dengan menggunakan informasi mengenai barang itu. Karena itu manajer harus menjadi seorang komunikator yang baik (efektif). Walaupun saat ini alat komunkasi sudah baik, namun komunikasi antara orang dengan orang tidak selalu bergantung pada alat komunikasi tetapi lebih tergantung pada dari kekuatan dalam diri orang dan dalam lingkungannya. Jadi komunkasi adalah suatu proses didalam orangProses Komunikasi

Siapa mengatakan apa bagaimana caranya kepada siapa

(komunikator) (Pesan) (medium) (Penerima)

Umpan balik

(apa hasilnya)

Komunikasi dalam organisasi harus memenuhi pola tertentu sehingga memungkinkan komunikasi dalam arah yang berbeda-beda yaitu: ke bawah, ke atas, horizontal, dan diagonal. Karena arah-arah komunikasi tersebut menentukan kerangka kerja di mana komunikasi dilaksanakan dalam organisasi. Komunikasi kebawah mengalir dari orang pada jenjang hierarkhi yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi, memo resmi, pernyataan tentang kebijakan organisasi. Komunikasi ke atas sama banyaknya dengan kebutuhannya akan komunikasi ke bawah. Dalam situasi semacam ini komunikator berada dalam jenjang yang lebih rendah dalam organisasi daripada penerima. Komunikasi ke atas yang berhasil baik sering kali diperlukan bagi pengambil keputusan yang sehat. Sedangkan komunikasi horizontal adalah komunikasi antar bagian/ seksi/ departemen. Komunkasi horizontal ini sering dilupakan dalam desain dari kebanyakan organisasi. Walaupun arus komunikasi kebawah-keatas merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi, namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasi horizontal. Sedang komunkasi diagonal adalah komunikasi yang sedikit digunakan, tetapi komunikasi diagonal adalah penting dalam situasi di mana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jalur lain. Misalnya untuk memperoleh informasi tidak bisa melalui jalur tertentu, tetapi komunkasi dilakukan dengan minta bantuan pihak lain karena jalur merupakan jalur yang paling efisien dilihat dari segi waktu dan usaha organisasi.

Walaupun para manajer dalam berbagai macam organisasi mungkin dapat dipisah-pisahkan oleh latar belakang, gaya hidup, dan jarak, namun mereka semuanya dipastikan wajib mengambil keputusan. Yakni , mereka akan menghadapi situasi yang menyangkut beberapa alternatif dan keputusan mereka menyangkut suatu perbandingan antara alternatif dan menyangkut evaluasi dari hasilnya.

Para akhli dalam bidang teori keputusan telah mengembangkan beberapa cara untuk mengklasifikasi beberapa jenis keputusan yang berbeda-beda. Ada dua (2) jenis keputusan:

a). Keputusan yang terprogram yaitu keputusan yang dipergunakan pada situasi khusus, maka akan digunakan prosedur rutin untuk memecahkannya. Jadi keputusan dapat diprogramkan sejauh keputusan itu berulang-ulang dan rutin dan telah dikembangkan prosedur yang tertentu untuk menanganinya.

b). Keputusan yang tidak terpogram yaitu keputusan yang tidak diprogramkan sebelumnya karena jika keputusan itu baru dan tidak tersusun (unstructured). Karena sifatnya semacam itu, maka tidak ada prosedure yang pasti untuk menangani persoalan , karena persoalan tidak timbul dengan cara yang sama persis sama dengan sebelumnya atau karena persoalan itu rumit atau luar biasa pentingnya. Keputusan semacam itu perlu penanganan khusus.VI. PENGAWASANPengawasan sebagai satu dari beberapa fungsi manajemen seperti merencanakan, mengorganisir, sebagai kegitan yang amat memperoleh perhatian.

Berbagai kegiatan organisasi mulai perencanaan, pelaksanaan sudah dipersiapkan dan dilakukan dengan baik namun tetap sangat diperlukan diadakan pengawasan (control) atas segala macam pekerjaan atau kegiatan itu.

Pengawasan tidaklah berarti mengontrol saja, tetapi kegiatan ini ada unsur penelitian, apakah yang dicapai itu sesuai dan sejalan dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana. Kegiatan ini penting diperhatikan bagi pimpinan sebagai seseorang yang melakukan tugas dan tanggung jawabnya selain harus paham arti dan tujuan pengawasan.

Secara umum ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam proses pengawasan:

a). memberikan laporan secara periodik atas proses pelaksanaan kegiatan

b). dapat menjamin dalam rangka mengambil tindakan korektif

Banyak berbagai pendapat tentang jenis-jenis pengawasan, Namun paling tidak ada 4 (empat) jenis pengawasan yakni :

1). Waktu Pengawasan maksudnya adalah kapan pengawasan itu dilaksanakan, Waktu pengawasan dibagi menjadi a). pengawasan preventif yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya kesalahan-kesalahan. dan b). pengawasan represif yaitu pengawasan setelah rencana mulai dilaksanakan melalui alat-alat ukur tertentu seperti yang telah ditetapkan.

2). Obyek Pengawasan biasanya dibedakan atas pengawasan pada bidang-bidang seperti keuangan , waktu untuk menentukan apakah dalam menghasilkan sesuatu sesuai dengan waktu yang telah direncanakan atau tidak, dan pengawasan manusia atas kegiatan-kegiatannya apakah kegiatan-kegiatan dijalankan sesuai dengan kesepakatan, aturan-aturan yang ada, instruksi atau uraian tugas.

3). Subyek Pengawasan maksudnya adanya siapa yang mengadakan pengawasan intern dan ekstern. Pengawasan intern dilakukan oleh atasan dari petugas yang bersangkutan. Pengawasan semacam ini disebut juga dengan pengawasan formal karena yang mengadkan pengawasan adalah orang-orang formal. Sedangkan pengawasan ektern apabila yang melakukan pengawasan adalah orang-orang diluar organisasi atau lajim disebut dengan pengawasan sosial atau pengawasan informal.

4). Cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan maksudnya adalah bisa melalui: pengawasan personal, laporan tertulis, laporan lisan dan laporan hal-hal yang bersifat khusus.VII. TEAMWORK BUILDING1. Cepat dan konsisten akan selalu mengalahkan yang lambat dan mantap. Jika Anda memiliki dua orang dalam organisasi Anda, satu lambat, metodis dan dapat diandalkan, dan yang lain cepat dan masih dapat diandalkan dengan apa yang ia lakukan, maka yang cepat dan handal serta konsisten akan menaiki tangga organisasi lebih cepat dibanding yang lambat, dan metodis.

Ada baiknya menjadi lambat dan mantap; tetapi lebih baik untuk menjadi cepat dan handal. 2. Identifikasi inti kompetensi anda dan kemudian mengubah lapangan bermain yang sesuai dengan kompetensi inti Anda.Dalam sebuah organisasi, jika Anda seorang pembicara yang baik, pastikan Anda menciptakan kesempatan untuk memberikan presentasi yang memungkinkan manajemen senior untuk melihat Anda.Jika kekuatan Anda adalah analisa, pastikan Anda melakukan semacam penelitian, membuat laporan dan mengirimkannya ke atasan anda.Bekerja dengan kekuatan Anda tidak hanya akan membuat Anda terlihat, tetapi juga akan menciptakan peluang bagi pertumbuhan dan kemajuan.3. Ada baiknya untuk brilian secara individu dan memiliki kompetensi inti yang kuat, tetapi jika Anda tidak mampu bekerja dalam tim dan memanfaatkan kompetensi inti masing-masing, Anda akan selalu tampil di bawah standar karena akan selalu ada situasi di mana Anda akan melakukan hal yang buruk dan orang lain akan mengerjakannya dengan baik.Kerja tim yang terutama adalah tentang kepemimpinan situasional, yaitu membiarkan orang dengan kompetensi inti yang relevan untuk mengambil kepemimpinan situasional.4. Dalam hidup, ketika menghadapi kegagalan, terkadang adalah tepat untuk bekerja lebih keras dan dimasukkan ke dalam usaha lebih. Kadang-kadang tepat untuk merubah strategi dan mencoba sesuatu yang berbeda. Dan kadang-kadang adalah tepat untuk melakukan keduanya.Ketika kita berhenti berkompetisi dengan saingan dan sebaliknya mulai bersaing dengan situasi, kita melakukan hal yang jauh lebih baik.

PERTANYAAN: apa yang harus dikerjakan organisasi dan mahasiswa bila dunia disekitar kita terjadi perubahan yang cepat ?

3

Organisasi

2

Kelompok

1

Individu

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS JEMBER

PAGE 1DasarDasar Organisasi LKMM-TD FKG-UNEJ-2013