Curso de Microsoft Excel 97

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Curso de Microsoft Excel 97

Nivel Básico / Medio

Duración: 25 horas

Universidad de Córdoba

Servicio de Informática

Noviembre 2000

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iUniversidad de Córdoba

S e r v i c i o d e I n f o r m á t i c a

1. INTRODUCCIÓN ...............................................................................................1

1.1. ¿Qué es una hoja de cálculo?...................................................................................1

1.2. Iniciar y salir de Excel..............................................................................................2

1.3. La pantalla de Excel .................................................................................................2

1.4. La ayuda de Excel.....................................................................................................3

2. LIBROS DE TRABAJO. OPERACIONES BÁSICAS ..............................................6

2.1. Libro en blanco .........................................................................................................6

2.2. Creación de un libro .................................................................................................7

2.3. Abrir, guardar, cerrar, eliminar y buscar un libro...............................................72.3.1. Abrir un libro de trabajo ...........................................................................................7

2.3.2. Guardar un libro de trabajo .......................................................................................8

2.3.3. Cerrar un libro de trabajo..........................................................................................9

2.3.4. Eliminar un libro de trabajo ......................................................................................9

2.3.5. Búsqueda de libros de trabajo .................................................................................10

2.4. Operaciones con hojas............................................................................................112.4.1. Desplazarse por las hojas de cálculo.......................................................................11

2.4.2. Eliminar una hoja de cálculo...................................................................................11

2.4.3. Insertar una hoja de cálculo ....................................................................................11

2.4.4. Seleccionar hojas de cálculo ...................................................................................12

2.4.5. Mover una hoja de cálculo......................................................................................12

2.4.6. Copiar una hoja de cálculo......................................................................................13

2.4.7. Cambiar el nombre a una hoja de cálculo ...............................................................13

2.5. Operaciones con celdas ..........................................................................................132.5.1. Introducir datos.......................................................................................................13

2.5.2. Seleccionar celdas...................................................................................................14

2.5.3. Insertar y borrar celdas ...........................................................................................15

2.5.4. Insertar y borrar filas o columnas ...........................................................................16

2.5.5. Mover o copiar celdas.............................................................................................17

2.5.6. Comentarios............................................................................................................17

3. DISEÑO Y FORMATO DE CELDAS ..................................................................18

CONTENIDOS C

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Tabla de Contenidos. C

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3.1. Formato de celdas ...................................................................................................193.1.1. Alineación de textos y números..............................................................................19

3.1.2. Formato de los datos ...............................................................................................21

3.1.3. Bordes y tramas ......................................................................................................25

3.1.4. Comando Autoformato ...........................................................................................25

3.1.5. Formato condicional ...............................................................................................26

3.1.6. Copiar formatos ......................................................................................................26

3.1.7. Estilos .....................................................................................................................27

3.2. Formato de Filas y Columnas................................................................................273.2.1. Altura de filas y ancho de columnas .......................................................................27

3.3. Proteger y ocultar datos .........................................................................................283.3.1. Ocultar y volver a mostrar filas y columnas ...........................................................29

3.3.2. Protección del contenido de una hoja de cálculo ....................................................30

4. TRABAJAR CON FÓRMULAS Y FUNCIONES ...................................................32

4.1. Referencias a los datos ...........................................................................................324.1.1. Referencias relativas ...............................................................................................33

4.1.2. Referencias absolutas..............................................................................................34

4.1.3. Nombres..................................................................................................................36

4.2. Creación de fórmulas .............................................................................................384.2.1. El asistente de funciones.........................................................................................38

4.2.2. Errores ....................................................................................................................41

4.3. Operadores ..............................................................................................................41

4.4. Funciones de uso frecuente ....................................................................................424.4.1. Función SUMA.......................................................................................................42

4.4.2. Función PRODUCTO.............................................................................................43

4.4.3. Función PROMEDIO .............................................................................................43

4.4.4. Función CONTAR y función CONTARA..............................................................43

4.4.5. Función SI...............................................................................................................43

4.4.6. Función CONTAR.SI .............................................................................................44

5. GRÁFICOS......................................................................................................45

5.1. Tipos de gráficos .....................................................................................................45

5.2. Asistente de gráficos ...............................................................................................48

5.3. Modificación de gráficos ........................................................................................525.3.1. Formato de gráficos ................................................................................................53

5.3.2. Mover, copiar y pegar gráficos ...............................................................................57

6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO..........................................................................58

6.1. Líneas, flechas, autoformas, cuadros de texto, colores, estilos ...........................586.1.1. Líneas......................................................................................................................58

6.1.2. Flechas ....................................................................................................................58

6.1.3. Autoformas .............................................................................................................59

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Tabla de Contenidos. C

iiiUniversidad de Córdoba


6.1.4. Cuadros de texto .....................................................................................................60

6.1.5. Colores....................................................................................................................60

6.1.6. Estilos .....................................................................................................................61

6.2. WordArt ..................................................................................................................626.2.1. Modificar el texto de WordArt ...............................................................................63

6.2.2. Modificar el estilo de WordArt...............................................................................64

6.2.3. Modificar la forma de WordArt..............................................................................64

6.3. Imágenes ..................................................................................................................64

7. IMPRESIÓN ....................................................................................................65

7.1. Selección de una impresora ...................................................................................65

7.2. Configuración de la impresión. .............................................................................667.2.1. Area de impresión...................................................................................................66

7.2.2. Configuración de la página .....................................................................................67

• Ficha Página................................................................................................................... 67

• Ficha Márgenes.............................................................................................................. 68

• Ficha Encabezado y pie de página ................................................................................. 68

• Ficha Hoja...................................................................................................................... 69

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1Universidad de Córdoba


1. INTRODUCCIÓN

Microsoft Excel 97 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, que forma partedel paquete integrado Microsoft Office 97 e incluida en el entorno MicrosoftWindows, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal,base de datos, programa de gráficos bidimensionales (2D) y tridimensionales (3D),etc. La versión que vamos a estudiar apareció a mediados del año 1997.

1.1. ¿Qué es una hoja de cálculo?

El objetivo general de una hoja de cálculo es el tratamiento de cualquier tipode información que pueda organizarse en forma de tabla. Como norma general, todainformación susceptible de ser organizada mediante una tabla puede ser tratada conuna hoja de cálculo.

La mayor parte de las herramientas o facilidades de una hoja de cálculo estánorientadas a trabajar con números y fechas. La hoja de cálculo permite organizar ygestionar información muy diversa de forma homogénea de tal modo que datos yoperaciones se integren en una unidad.

Desde una hoja de cálculo pueden realizarse operaciones tales como elanálisis de los datos, gráficos, resolución de problemas, estudios estadísticos de losdatos y creación de una base de datos. Las hojas de cálculo son, junto a losprocesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas puedencontener:

• Texto, valores numéricos, fechas y datos horarios.

• Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de lacelda en función de los valores de otras celdas.

Un programa como Excel 97 tiene un gran número de utilidades paraintroducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas decálculo. Puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas decálculo, siempre que la memoria del ordenador lo permita.

La utilización de Excel 97 se realiza de forma similar a la de cualquier otrosoftware en el entorno Windows, esto es, mediante el ratón o mediante el teclado,haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, latecla Intro para accionar, [Alt] + la letra subrayada de cada menú o comando paraseleccionar, etc.

INTRODUCCIÓN 1

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Capítulo 1 Introducción.



1.2. Iniciar y salir de Excel

Excel se encuentra dentro del grupo de programas del sistema operativoMicrosoft Windows .

Para iniciar Excel, basta con hacer clic sobre el botón Inicio / Programas y elicono correspondiente. También pueden existir otras formas de ejecutarlo, aunquesiempre depende de la configuración de cada ordenador. En general la forma máscomún de ejecutarlo es la indicada anteriormente.

Para salir de Excel, basta con seleccionar la opción Salir del menú Archivo, ocon cerrar la ventana principal de Excel.

1.3. La pantalla de Excel

Para trabajar correctamente con Excel, se deben conocer bien todos loselementos que componen la pantalla de la hoja de cálculo.

Figura 1-1. Pantalla de Excel.

Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquierventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:

• Barra de Título

Consta de los siguientes elementos:

- Menú de control: contiene los comandos que permiten mover,minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows.

- Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Excel, y nombre dellibro activo en ese momento.

- Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas.

- Botón Maximizar/Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrandola ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizadarestaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar.

- Botón Cerrar, cierra la aplicación.

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• Barra de Menús

Contiene la lista de menús propios de Excel. Se accede a ellos haciendoclic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todoslos comandos necesarios para realizar cualquier trabajo.

• Barras de Herramientas

Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botonespara realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden sermodificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón deuna barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barrade menús. Por defecto, se muestra la barra Estándar y la barra de Formato.

• Barra de Fórmulas

Está situada debajo de las barras de herramientas, en ella se muestra tantola ubicación de la celda activa, indicando la columna y la fila en que seencuentra, como su contenido. Y en ella se permite introducir o modificarel contenido de la misma.

• Barra de Estado

Aparece en la parte inferior de la hoja de cálculo, en ella se presenta unabreve información acerca del comando que ha sido seleccionado o delestado actual del espacio de trabajo.

• Area de Trabajo

Es la zona que se utiliza para introducir la información de la hoja. En estaaparece la ventana del documento. Contiene todos los libros que se hanabierto o creado en Microsoft Excel. Los libros se encuentran en su propiaventana dentro del área de trabajo. Se pueden maximizar y minimizarcomo cualquier ventana de Windows.

1.4. La ayuda de Excel

Microsoft Excel dispone de un sistema de ayuda muy sofisticado que permiteal usuario aprender mientras trabaja. Desde sugerencias en pantalla hasta libros enlínea pasando por el Ayudante de Office.

El menú ? (ayuda) presenta varias posibilidades,entre las que destacamos las siguientes opciones:

• Ayuda de Microsoft Excel

Se trata del Ayudante de Office, que es unaherramienta que le puede ayudar mientrastrabaja. En función de las tareas que estérealizando puede mostrar sugerencias más omenos útiles.

Figura 1-2. Pantalla de Excel.

Sin embargo, el Ayudante de Office consume demasiados recursos de lamáquina servidora y es preferible tenerlo desactivado en entornosmultiusuario como el nuestro (Terminal Server).

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Cuando se encuentre en mitad de una tarea y necesite ayuda, puedeactivar el Ayudante de Office. Existen tres formas de hacerlo:

- Haciendo clic en el botón Ayudante de Office .

- Eligiendo la opción Ayuda de Microsoft Excel del menú ?.

- Pulsando la tecla [F1].

En función del trabajo que esté realizando, el Ayudante puede mostrar unalista de temas de ayuda relacionados. Si esta lista no incluye lainformación que desea, escriba una pregunta con sus propias palabras y elAyudante le dará una nueva lista de temas entre los que podrá elegir. Enesta lista encontrará distintos tipos de ayuda, desde información general ode referencia, hasta procedimientos paso a paso y ejemplos visuales.

Figura 1-3. Ayudante de Office.

Este asistente ofrece además la posibilidad de leer la sugerencia del día (através de la opción Sugerencias), configurar determinados aspectos de laAyuda de Excel y del propio asistente utilizando el botón Opciones.

Cuando haya finalizado su consulta debe cerrar el Ayudante. Para ello nobasta con pulsar el botón Cerrar, sino que debe cerrar la ventana delAyudante haciendo clic en el botón de control .

• Contenido e índice

Esta opción muestra la ayuda habitual en la mayoría de las aplicacionesde Windows con todos los temas de ayuda disponibles. Mediante estaopción se accede al índice de materias y términos contenidos en la ayudade Microsoft Excel.

Se muestra un cuadro de diálogo como el de la Figura 1-4 que permite:

- Consultar la información que Excel tiene ya clasificada por temascomo si se tratara de un libro (ficha Contenido).

- Buscar información (términos más concretos) a través de todas suspáginas (fichas Índice y Buscar).

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Figura 1-4. Índice de la Ayuda de Excel.

Esta opción muestra la ayuda habitual en la mayoría de las aplicacionesde Windows con todos los temas de ayuda disponibles. Mediante estaopción se accede al índice de materias y términos contenidos en la ayudade Microsoft Excel.

• Sugerencias en pantalla.

Si no sabe en qué consiste o cuál es la función de un elemento de lapantalla, las Sugerencias en pantalla le proporcionan una breveexplicación sobre cada uno de los elementos y comandos de la ventana deExcel. Existen sugerencias en pantalla para comandos, elementos decuadros de diálogo, botones de las barras de herramientas y zonas depantalla (como las barras de desplazamiento).

Al seleccionar la opción ¿Qué es esto? del menú ? aparece unainterrogación al lado del cursor, de esta forma, haciendo clic sobrecualquier elemento de la pantalla se ofrece una explicación sobre elmismo, y el cursor vuelve a su forma original. Para cancelar este procesobasta con pulsar la tecla [Esc].

Si está trabajando en un cuadro de diálogo, haga clic en el botón deinterrogación de la parte superior derecha de la ventana, y después enel elemento que desee para ver las sugerencias en pantalla.

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2. LIBROS DE TRABAJO. OPERACIONES BÁSICAS

Microsoft Excel trabaja con hojas de cálculo agrupadas en libros de trabajo.Así pues, se puede considerar un libro de trabajo como un conjunto de hojas decálculo y otros elementos, como gráficos, macros, etc.

2.1. Libro en blanco

Un libro de trabajo contiene por defecto tres hojas de cálculo, normalmente, ycomo mínimo debe contener una hoja. Podemos pasar de una hoja de cálculo a otra,simplemente haciendo clic en la etiqueta correspondiente a la hoja.

Se puede insertar, eliminar, mover, copiar y cambiar el nombre a las hojas decálculo, simplemente pulsando el botón derecho del ratón cuando se encuentreencima de la etiqueta que identifica a una hoja de cálculo. De esta forma apareceráun menú desplegable desde el cual podrá elegir la acción deseada.

El área de trabajo de una hoja de cálculo se compone de una cuadrículaformada por 65.536 filas y 256 columnas, un total de 16.777.216 celdas. Lascolumnas se identifican con letras (A, B, C, …, AA, AB, …) y las filas con números(1, 2, 3, …, 65.536). La intersección de una fila y una columna es una celda, y seidentifica con la letra de la columna y el número de la fila. La celda marcada conbordes más gruesos es la seleccionada en ese momento y se denomina celda activa.

Celda Activa: B3

Columna B

Fila 3

Figura 2-1. Celda activa de una hoja de cálculo.

Podemos trabajar con una sola celda o bien con un conjunto de ellas, esteúltimo denominado rango. Identificaremos el rango con el nombre de la primera y dela última celda que lo componen, separadas por dos puntos. Por ejemplo, el rangocomprendido entre la celda A1 y la celda D2 será A1:D2.

Rango de celdas: A1:D2

Figura 2-2. Rango de celdas de una hoja de cálculo.

LIBROS DE TRABAJO. OPERACIONES BÁSICAS 2

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Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas.



2.2. Creación de un libro

Para crear un nuevo libro de trabajo se puede llevar a cabo cualquiera de estasdos opciones:

1. Abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo. De esta forma sepermite crear un nuevo libro de trabajo basándose en una plantilla. Semuestra un cuadro de diálogo con las plantillas disponibles. Para crear unlibro en blanco seleccionar Libro de la ficha General y pulsar el botónAceptar.

2. Pulsar con el ratón sobre el icono en la barra de herramientasEstándar. De esta forma se abre un nuevo libro de trabajo en blanco.

Los libros en Excel se nombran por defecto con la palabra Libro seguida delnúmero de libro que abrimos en esa sesión. Por ejemplo, si es el primero que abrimosse llamará Libro1 si por el contrario no es el primero se le dará el número siguiente allibro creado con anterioridad en esa sesión, 2, 3, 4, ... Aunque los libros se hayancerrado sin archivarse, aparece el número siguiente.

Por defecto los libros tienen tres hojas de cálculo llamadas Hoja1, Hoja2 yHoja3, que pueden verse en la parte inferior de un libro en forma de pestañas:

Hoja activa

Figura 2-3. Hojas de cálculo de un libro.

En cualquier momento Excel tiene una hoja de cálculo activa, que es aquellaen la que estamos trabajando, y cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior dela pantalla.

2.3. Abrir, guardar, cerrar, eliminar y buscar un libro

Microsoft Excel incorpora las acciones necesarias para gestionar los libros detrabajo del usuario. Así pues, permite recuperar un libro de trabajo guardado conanterioridad, borrar libros de trabajo del sistema de ficheros y buscar en la estructurade carpetas libros de trabajo que cumplan los criterios de búsqueda establecidos.

2.3.1. Abrir un libro de trabajo

Para recuperar un libro de trabajo, creado y guardado anteriormente, existendos formas de hacerlo:

1. Seleccionar la opción Abrir... del menú Archivo.

2. Hacer clic en el icono de la barra de herramientas Estándar.

En ambos casos se muestra el cuadro de diálogo de la Figura 2-4, en el que sedeberán seguir los siguientes pasos:

- En “Buscar en:” seleccione la unidad y la carpeta donde se encuentra elarchivo.

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- Posteriormente, seleccione el archivo que desea abrir de la lista dearchivos mostrados, o escriba su nombre en el recuadro ”Nombre dearchivo:”, y haga clic en Abrir, o haga directamente doble clic sobre elnombre del archivo.

Figura 2-4. Cuadro de diálogo Abrir.

Otra forma de abrir un fichero que recientemente se ha usado es pulsandosobre su nombre en el menú Archivo. En la parte final de este menú aparecen, demanera predeterminada, el nombre de los cuatro últimos libros abiertos. Si alguno deellos se ha eliminado o movido de carpeta seguirá apareciendo en el menú, pero alintentar abrirlo aparecerá un mensaje advirtiendo que no puede abrirse.

Para modificar el número de archivos abiertos recientemente que aparecen enel menú Archivo, seleccione en el menú Herramientas → Opciones, la pestañaGeneral y escriba un número del 1 al 9 en el cuadro de la opción “Archivos usadosrecientemente:”.

2.3.2. Guardar un libro de trabajo

La primera vez que grabe un libro de trabajo le tendrá que dar un nombre.Para ello, haga clic en el menú Archivo y seleccione la opción Guardar o Guardarcomo... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Figura 2-5. Cuadro de diálogo Guardar / Guardar como.

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Los pasos que debe seguir son:

- En “Guardar en:” seleccione la unidad y la carpeta donde va a grabar suarchivo.

- En el recuadro ”Nombre de archivo:” escriba el nombre que le va a daral archivo y haga clic en Guardar. Excel le añade automáticamente alnombre del archivo la extensión “.xls”.

Las siguientes veces que grabe el libro, basta con pulsar la opción Guardardel menú Archivo y después hacer clic en Guardar, o bien pulsar el icono . Notendrá que volver a escribir su nombre, se grabará con el nombre que le dio laprimera vez.

Cuando desee guardar el archivo con un nombre diferente o quiera tenervarias copias del archivo seleccione la opción Guardar como... y se mostrará denuevo el cuadro de diálogo de la Figura 2-5.

Para guardar un libro con otro formato seleccione el tipo deseado en la lista“Guardar como tipo:” . Por ejemplo, esto será necesario si quiere guardar un archivoque va a abrir después con una versión anterior de Excel, en este caso seleccione eltipo “Libro de Microsoft Excel 5.0 / 95”.

2.3.3. Cerrar un libro de trabajo

Si lo que desea es seguir trabajando con Excel, pero despejando la pantalla enla que tiene otro libro de trabajo, la mejor solución será la de cerrar el archivoabierto, para ello elija Cerrar del menú Archivo. Si ha efectuado cambios lepreguntará si desea guardarlos.

Si lo que desea es salir de Excel, deberá elegir Salir del menú Archivo o hacerun clic en el botón . Al salir Excel preguntará si desea guardar los cambios, en elcaso de que los hubiera, si no los hubo se cerrará automáticamente.

2.3.4. Eliminar un libro de trabajo

Para borrar un libro de trabajo desde Excel abra el menú Archivo y elija Abriro Guardar como, busque la carpeta donde se encuentra el fichero a eliminar,selecciónelo y pulse la tecla [Supr] o haga clic con el botón derecho del ratón yseleccione Eliminar en el menú.

Al hacer clic en Eliminar aparece un cuadro de diálogo preguntando sirealmente desea eliminar este libro de trabajo. Presione Sí para eliminar el fichero oNo para cancelar:

Figura 2-6. Confirmar la eliminación de un libro de trabajo.

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Excel no podrá eliminar un libro de trabajo que tenga abierto en el momentode querer borrarlo. En este caso mostrará el siguiente mensaje:

Figura 2-7. Error al eliminar un libro de trabajo abierto.

2.3.5. Búsqueda de libros de trabajo

Se puede buscar un archivo o libro de trabajo mediante el nombre, el tipo, lafecha de la última modificación, el texto incluido en el archivo o según laspropiedades de éste. Así mismo, se puede realizar una búsqueda de los archivossegún sus propiedades específicas, como por ejemplo autor, asunto o título, ...También puede utilizar propiedades de archivo no relacionadas con el texto como,por ejemplo, la fecha de creación.

Las propiedades del archivo son detalles que ayudan a identificar el libro detrabajo como, por ejemplo, un título descriptivo, el nombre del autor, el asunto ypalabras clave que identifican temas u otra información importante. Algunaspropiedades de archivo, tales como el tamaño, la fecha de creación o el tipo, seagregan automáticamente en el momento de crearlo. Se pueden introducirpropiedades de archivo adicionales como, por ejemplo, títulos descriptivos o palabrasclave que identifiquen al archivo y que permitan encontrarlo rápidamente mediante labúsqueda de dicha información.

Los pasos a seguir para buscar un libro de trabajo, de cuya ubicación no nosacordamos, es la siguiente:

1. Haga clic en Abrir del menú Archivo (ver Figura 2-4).

2. En el cuadro “Buscar en”, seleccione la unidad de disco y la carpetadonde desea buscar.

3. En “Buscar los archivos que coincidan con estos criterios de búsqueda:”,escriba cualquier criterio adicional que desee, por ejemplo en el cuadroTexto o propiedad, escriba palabras de una de las propiedades del archivoque desee buscar.

4. Para buscar archivos por sus propiedades específicas o no relacionadascon el texto, haga clic en Avanzada...

5. Finalmente, pulse sobre el botón Buscar ahora.

Microsoft Excel inicia la búsqueda de aquellos archivos cuyas propiedadescoincidan con las introducidas como criterio de búsqueda. Cuando finalice labúsqueda mostrará una lista de los archivos que satisfacen el criterio de búsquedaestablecido. Para poder cancelarla búsqueda mientras ésta se está produciendo pulsesobre el botón Detener.

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2.4. Operaciones con hojas

Puesto que un libro de Excel se compone de una o varias hojas de cálculo,debe ser posible insertar, eliminar, mover, copiar, pegar, ..., hojas dentro del mismolibro de trabajo o entre libros de trabajo distintos.

2.4.1. Desplazarse por las hojas de cálculo

Para moverse por las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro, basta conhacer clic con el ratón sobre la etiqueta que almacena el nombre de la hoja de cálculo(ver Figura 2-3). Inmediatamente aparecerán en pantalla los datos referentes a la hojade cálculo sobre cuyo nombre se haya pulsado.

2.4.2. Eliminar una hoja de cálculo

Para eliminar una hoja haga clic con el botón derecho del ratón sobre suetiqueta y elija la opción Eliminar del menú contextual que aparece, como muestra lafigura siguiente:

Figura 2-8. Menú contextual de una hoja.

Otra forma de borrar una hoja de cálculo es mediante la opción Eliminar hojadel menú Edición. En ambos casos aparecerá un cuadro de diálogo solicitandoconfirmación para borrar la hoja de cálculo indicada.

2.4.3. Insertar una hoja de cálculo

Para insertar una hoja puede utilizar la opción Insertar... del menú contextualde la Figura 2-8, que aparece al hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta dela hoja. También puede hacerlo a través del menú Insertar / Hoja de cálculo.

Figura 2-9. Menú Insertar.

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2.4.4. Seleccionar hojas de cálculo

Por defecto la hoja activa (ver Figura 2-3) siempre está seleccionada. Puedeseleccionarse o activarse una hoja simplemente pulsando con el ratón en su pestañacorrespondiente. Para seleccionar varias hojas pulse la tecla [Ctrl] al mismo tiempoque hace clic sobre las pestañas de las hojas que quiere seleccionar (éstas cambiaránde color). Si la hoja ya está seleccionada, al hacer clic sobre su pestaña de este modo,se desactivará.

Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo las operaciones que serealizan sobre una de ellas se realizan también en las demás hojas activas en lasposiciones correspondientes. Por ejemplo, si seleccionamos las hojas Hoja1 y Hoja2de un libro, y seleccionamos en la Hoja1 el rango B1:D5, al cambiar a la Hoja2podremos ver que el rango B1:D5 en esta hoja también está seleccionado.

2.4.5. Mover una hoja de cálculo

Es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo pulsandosobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición quese desea que ocupe. Junto al puntero del ratón se visualiza una hoja en blanco y unindicador en forma de triángulo negro que indica la posición que vamos recorriendoy donde se situará la hoja si soltamos el botón del ratón.

Indica la posición donde sesituará la hoja que se arrastra

Mover

Figura 2-10. Mover la Hoja3 delante de la Hoja1.

Otra forma de mover hojas es seleccionando la opción Mover o Copiar... delmenú contextual de la hoja de cálculo (ver Figura 2-8). En este caso se muestra elsiguiente cuadro de diálogo:

Figura 2-11. Cuadro de diálogo “Mover o copiar hoja”.

En este cuadro de diálogo se debe especificar:

- “Al libro:”, libro al cual se moverán (o copiaran) las hojas seleccionadasen el caso de que tengamos más de un libro abierto.

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- “Antes de la hoja:”, la nueva posición de la hoja. Hay que elegir la hojadelante de la cual se situará, o la opción “(mover al final)” que la situaráal final de todas las hojas.

- “Crear una copia”, si se marca esta opción copia la hoja en lugar demoverla.

2.4.6. Copiar una hoja de cálculo

Para copiar una hoja primero se selecciona, presionando la tecla [Ctrl] y sinsoltarla se arrastra hasta situarla en la posición en la que se quiere copiar. Al copiar lahoja de esta forma, junto al puntero aparece una hoja en blanco y el signo + y unindicador en forma de triángulo negro que indica la posición donde se situará lacopia.

Al copiar una hoja, por defecto se crea con el mismo nombre que la originalseguido de un número entre paréntesis. Por ejemplo, al copiar la hoja “Hoja3” lacopia tendrá el nombre “Hoja3 (2)”.

Copiar

Figura 2-12. Copiar una hoja.

También podemos copiar una hoja de la forma explicada en el apartadoanterior.

2.4.7. Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

La forma más sencilla de cambiar el nombre de una hoja de cálculo es pulsardos veces sobre la pestaña de la misma. El texto con el nombre de la hoja seselecciona pudiendo escribir directamente el nuevo nombre.

Otra forma de renombrar una hoja es presionar el botón derecho del ratónsobre la pestaña de la hoja y elegir la opción Cambiar nombre del menú desplegableque aparece (ver Figura 2-8).

2.5. Operaciones con celdas

Una celda se puede considerar como la unidad básica de una hoja de cálculo.Sobre ellas actúa directamente el usuario para introducir, modificar o borrar los datosde la hoja de cálculo.

2.5.1. Introducir datos

La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celdacorrespondiente para que se convierta en celda activa y a continuación introducir enellas los datos que pueden ser de distintos tipos: texto, números, fórmulas, fechas yhoras. Las fechas y números se consideran números a efectos de tratamiento.

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En la hoja de cálculo siempre exista una celda activa, la cual se distingueclaramente de las demás pues aparece enmarcada de modo diferente. La celda activaes la única que está preparada para recibir cualquier dato que se introduzca por elteclado. Una celda se convierte en activa haciendo clic sobre ella.

Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra deFórmulas:

Cancelar Fórmula Aceptar Fórmula

Celda activa

Figura 2-13. Barra de Fórmulas.

Las introducciones o modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla[ENTER] o al pulsar el botón Aceptar fórmula o al cambiar de celda activa.

Para cancelar la introducción de datos pulse la tecla [Esc] o el botón Cancelarfórmula.

Si se equivoca al escribir puede corregir utilizando la tecla Retroceso yvolviendo a escribir correctamente. También puede colocarse a la izquierda de loscaracteres a borrar y utilizar la tecla [Supr].

Después de introducir números podremos realizar cálculos aritméticos conellos, además de usar fórmulas y funciones. Los números, fechas y horas siempre sealinean a la derecha, al contrario del texto que se alinea a la izquierda.

Para modificar los datos de una celda, se puede hacer doble clic sobre ella, obien pulsar la tecla [F2]. De esta forma el contenido de la celda se edita para que elusuario pueda modificarlo.

2.5.2. Seleccionar celdas

Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdasseleccionadas. Si se selecciona un rango de celdas (conjunto de celdas en una hojade cálculo), al pulsar la tecla [ENTER] la celda activa se va desplazando por la zonaseleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celdaseleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto onúmeros en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar [ENTER].

Aparte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que sepueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar,borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamenteseleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro.Las formas para seleccionar celdas en Excel son:

1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con hacer clic con el ratónen la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila quecontiene los nombres de columnas y la columna que contiene lanumeración de filas).

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Selección de todas lasceldas de la hoja

Figura 2-14. Intersección de filas y columnas.

2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con hacer clicuna sola vez sobre la etiqueta, el número o la letra correspondiente a la fila oa la columna respectivamente.

3. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, bastacon hacer clic sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar elbotón del ratón hasta la última (o primera) etiqueta del rango deseado.

4. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas, un rectángulo, hay quehacer clic con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar elcursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial.También se puede seleccionar un rectángulo haciendo clic primero sobre lacelda de una esquina y luego, manteniendo pulsada la tecla [ ] (teclaMayúsculas) hacer clic sobre la celda en la esquina opuesta. Esta operaciónselecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic.

5. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cadabloque por el procedimiento explicado anteriormente, manteniendopresionada la tecla [Control]. De esta forma la nueva selección no anula losbloques seleccionados con anterioridad. Esta técnica puede utilizarse encombinación con la indicada en el punto 2 para seleccionar filas o columnasno contiguas.

2.5.3. Insertar y borrar celdas

• Insertar celdas

Para insertar un bloque de celdas rectangular basta seleccionar un bloque de lasmismas dimensiones delante del cuál se quiere realizar la inserción. Acontinuación se elige la opción Celdas... del menú Insertar (ver Figura 2-9), yaparece un cuadro de diálogo que pregunta si para realizar la inserción se quierendesplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) ohacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En este cuadro de diálogotambién se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, según laselección realizada.

Figura 2-15. Insertar celdas.

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• Borrar celdas

El borrado de celdas puede entenderse de dos forma:

1. Para el borrado de las celdas con todo su contenido, se selecciona la zona aborrar y se ejecuta la opción Eliminar... del menú Edición. Aparece un cuadrode diálogo que pregunta que celdas se quieren desplazar, las de la derecha o lasde debajo, para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas.

Figura 2-16. Eliminar celdas.

2. Para el borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdaspropiamente dichas, se realiza con la opción Borrar del menú Edición. Se abreun submenú en el que hay que especificar que elementos de las celdas (Todo,Formatos, Contenido o Comentarios) se quieren borrar. También se puedenborrar los contenidos de toda la selección de celdas pulsando la tecla [Supr].

2.5.4. Insertar y borrar filas o columnas

• Insertar una fila

Si necesita agregar una fila entre dos filas que está utilizando ya, no se moleste enmover contenidos para hacer un hueco. Prosiga de este modo:

1. Seleccione toda la fila, pulsando sobre la etiqueta de la fila (1, 2, 3, ...). La filaa insertar quedará justo encima de ésta.

2. Elija el comando Filas del menú Insertar (ver Figura 2-9). Automáticamenteaparecerá una nueva fila por encima de la seleccionada y todas las posterioresse volverán a renumerar.

• Insertar una columna

Si necesita insertar una columna entre dos columnas que ya está utilizando, no semoleste en mover contenidos para hacer un hueco. Prosiga de este modo:

1. Seleccione toda la columna, pulsando sobre la etiqueta de la columna (A, B, C,...). La columna a insertar quedará justo a la izquierda de ésta.

2. Pulse sobre la opción Columnas del menú Insertar (ver Figura 2-9). Automáti-camente aparecerá una nueva columna a la izquierda de la seleccionada y todaslas posteriores volverán a renombrar su letra en consecuencia.

• Eliminar filas o columnas

Seleccione la fila o columna a borrar pulsando para ello sobre la etiqueta queidentifica la fila o la columna, según corresponda. Seleccione el menú Edición yelija Eliminar... También se puede borrar pulsando la tecla [Supr].

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2.5.5. Mover o copiar celdas

Para mover o copiar el contenido de una selección de celdas a otra hoja decálculo (o a otra parte de la misma hoja), puede procederse de los modos siguientes:

1. Mover o copiar contenidos de celdas

Después de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar o Copiar, segúncorresponda, del menú Edición. La selección queda rodeada por un contornoespecial (contorno circulante) que indica que su contenido está dispuesto paraser pegado en otro sitio. A continuación, se elige donde se quiere pegar y sepulsa sobre el comando Pegar o Pegado especial... del menú Edición. Con elpegado especial se puede controlar exactamente lo que se quiere copiar (datos,fórmulas, formatos, o todo). Por supuesto, pueden utilizarse también los iconoscorrespondientes de la barra de herramientas y las opciones del menú contextualque aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre la selección. Para eliminarel contorno circulante pulse [Esc] si ya no va a efectuar más copias.

2. Mover o Copiar de forma rápida una celda a una o varias celdas adyacentes

Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de celdases por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se coloca elcursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando haciala izquierda y arriba. En ese momento se hace clic y se arrastra la selección hastala posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada, mientrasque apretando al mismo tiempo la tecla [Control], el texto se copia (aparece unsigno + junto al cursor que indica que se está copiando).

2.5.6. Comentarios

Para agregar un comentario a la celda activa, con el objeto de destacar orecordar algo, siga los siguientes pasos:

- Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario.

- En el menú Insertar, haga clic en Comentario (ver Figura 2-9).

- Escriba el texto del comentario en el cuadro, haciendo doble clic sobre el bordedel comentario puede elegir el formato del mismo.

- Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.

Otra forma más rápida de agregar comentarios es seleccionar la celda que sequiere comentar y elegir Insertar Comentario desde el menú contextual de la celda.

Figura 2-17. Menú contextual de celda.

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3. DISEÑO Y FORMATO DE CELDAS

Además de una buena estructuración y ordenación de los datos, una hoja decálculo requiere una presentación apropiada. Mediante el uso de los formatos, sepueden realizar presentaciones profesionales, cambiando los tipos de letra, lasalineaciones, los bordes y tramas, y hasta los colores.

Como norma general, en primer lugar hay que seleccionar el rango al que sequiera aplicar un cambio de formato y a continuación aplicar el formato mediantecualquiera de los tres métodos posibles:

a) Mediante las opciones del menú Formato.

Figura 3-1. Menú Formato.

b) Usando los botones de la barra de herramientas de formato.

Figura 3-2. Barra de herramientas Formato.

En el caso de que esta barra de herramientas no estuviera visible, se puedemostrar seleccionando desde el menú las opciones Ver / Barras deherramientas / Formato.

c) Mediante el menú contextual de celda (pulsando el botón derecho delratón) que aparece en la Figura 3-3.

A continuación pasaremos a estudiar las distintas posibilidades de cambio deformato que ofrece Microsoft Excel 97, tanto para celdas, como para filas ycolumnas.

DISEÑO Y FORMATO DE CELDAS 3

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Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas.



Figura 3-3. Menú contextual.

3.1. Formato de celdas

Las celdas, bien de forma aislada o bien como parte de un rango de celdas,pueden recibir distintos formatos con el objeto de mejorar su presentación en pantallay hacer la hoja de cálculo más clara y atractiva.

3.1.1. Alineación de textos y números

• Alineación del contenido de una celda

Por defecto, Microsoft Excel alinea los textos a la izquierda y los números, fechasy horas a la derecha. Estas características pueden modificarse accediendo al cuadrode diálogo de alineación (menú Formato / Celdas..., pestaña Alineación) o usarlos botones de alineación de la barra de herramientas.

En la pestaña Alineación de la opción del menú Formato / Celdas..., se puedeseleccionar la alineación horizontal (izquierda, derecha, centrada ó justificada) y laalineación vertical (inferior, superior, centrada, justificada). Además de estasopciones, se puede seleccionar una sangría horizontal y un ángulo de rotación deltexto en la celda.

Figura 3-4. Alineación "Horizontal" del texto. Figura 3-5. Alineación "Vertical" del texto.

En el apartado Orientación, es posible elegir un ángulo de rotación.

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En el Apartado de control del texto se encuentran tres opciones:

a) Ajustar texto: esta opción permite ajustar el texto de la celda en varias líneas.El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de lalongitud del contenido de la celda.

b) Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño de los caracteres, de forma que todoslos datos de la celda seleccionada se ajusten al ancho de la columna.

c) Combinar celdas: combina dos o más celdas seleccionadas en una sola.

Figura 3-6. Combinar Celdas.

• Centrar entre varias celdas

Excel permite alinear el texto contenido en una celda distribuyéndolo de forma quequede centrado entre varias celdas. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Editar una celda e introducir el texto a centrar.

2. Seleccionar el rango de celdas en el que centrar el texto introducido.

3. Elegir la opción Formato / Celdas / Alineación.

4. Dentro del recuadro horizontal, seleccionar la opción “Centrar en la selección”.

Figura 3-7. Centrar datos en la selección.

La diferencia del resultado obtenido combinando varias celdas en una sola, y elobtenido centrando un texto en varias celdas seleccionadas es que, en este segundocaso el contenido queda asignado a la celda original.

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3.1.2. Formato de los datos

• Formatos de texto

Con Excel se pueden utilizar muchos tipos de letra, con tamaños muy variados. Enla barra de herramientas de Formato se pueden encontrar, de izquierda a derecha,un cuadro de nombres de fuentes, un cuadro de tamaño de fuente, un botón denegrita, otro de cursiva y otro de subrayar. A continuación, nos encontramosvarios botones de alineación a la izquierda, centrado, derecha y de combinación ycentrado de un texto en varias celdas (esta opción realiza la combinación de lasceldas seleccionadas y muestra el contenido centrado horizontal y verticalmente).

Figura 3-8. Ejemplo de formato de celdas.

El tipo de letra por defecto es Arial y el tamaño por defecto, que se mide enpuntos, es 10. No obstante se puede elegir entre varios tipos de letra y tamaños enfunción del tipo de impresora que se tenga instalada (las fuentes precedidas con elicono de una impresora son las específicas para su impresora). Las fuentes queaparecen marcadas como TrueType (TT a la izquierda), indican que se usará lamisma fuente en la impresora y en la pantalla.

Con los tres botones de formato se consigue que el formato seleccionado cambie anegrita, cursiva y subrayado, o una combinación entre ellos.

A través de la opción Formato / Celdas... / Fuente, se pueden modificar todas lascaracterísticas relativas a tipos, tamaños, estilos y hasta colores, así como obtenercaracteres tachados y subrayados (en el apartado Efectos). Además es posibleasignar distintos colores a los contenidos de las celdas mediante la opción Color.

Figura 3-9. Tipo de letra. Figura 3-10. Color de letra.

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• Formatos de número

Se pueden asignar a las cifras de la hoja de cálculo distintos formatos, como elsímbolo de Pesetas (Pts), de porcentaje (%), separadores de miles y decimales o elsigno menos para los números negativos. Para asignar un formato numéricodeterminado a una celda que contenga un número, hay que seleccionar la opciónFormato / Celdas... / Número. Si se escribe texto junto al número, éste seconvertirá en texto.

Figura 3-11. Formato de visualización de celdas.

La opción General es el valor por defecto. En el cuadro “Muestra” puede versecómo aparecerá el valor numérico de la celda activa, con las opciones de formatoelegidas.

• Formato de número / texto

El formato Texto dentro de las opciones de formato numérico, se usa para trabajarcon valores que parecen numéricos pero que no lo son.

• Formatos de números personalizados

Además de los formatos de número que ofrece Excel, se pueden crear formatospersonalizados.

Un formato de número personalizado consta de hasta cuatro secciones separadaspor un punto y coma (;). La primera corresponde al formato que se aplicará encaso de que el contenido de la celda sea un número positivo. La segundacorresponde al formato que se aplicará en caso de que el contenido de la celda seaun número negativo. La tercera al formato que se aplicará en caso de que elcontenido de la celda sea cero. Y la cuarta al formato a aplicar para el caso de queel contenido sea texto.

Para crear un formato personalizado hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas (puede ser una sola celda) al que se le va aaplicar el formato.

2. Seleccionar la ficha Número de la opción de menú Formato / Celdas...

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3. En el cuadro Categoría, seleccionar “Personalizada”.

4. En el cuadro Tipo, modificar los códigos de formato de número para crear elformato deseado.

Figura 3-12. Formato de celda personalizado.

Los códigos que se pueden utilizar en un formato personalizado son los siguientes:

Código Significado

- El guión se utiliza para mostrar el signo menos. Normalmente seusa para los números negativos.

# Presenta los números, omitiendo los ceros no significativos, esdecir, oculta los ceros que no tienen valor.

0 Muestra todas las cifras, mostrando también los ceros nosignificativos.

? Muestra los números, agregando un espacio en cada posición de uncero no significativo.

. El punto se utiliza para mostrar los separadores de miles.

, La coma se utiliza para mostrar el separador de cifras decimales.

"texto" Muestra el texto especificado como parte del formato.

_ El símbolo de subrayado seguido de un carácter inserta en elformato un espacio correspondiente al carácter especificado. Seutiliza para alinear cantidades con distinto formato.

* El asterisco seguido de un carácter, rellena la celda con el carácteren cuestión.

[color] Cambia el color del formato.

@ Muestra el contenido de texto de la celda.

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Ejemplos de definición de máscaras de formato personalizadas:

Valor de la Celda Formato aplicado Resultado

1234,59 ###,# 1234,6

,631 0,# 0,6

12 #,0# 12,0

12000 #.###;[Rojo]-#.### 12.000

12200000 0.0,, 12,2

Prueba @*. Prueba…………………

12000 #.### "Pts" 12.000 Pts

12000 #.### _P_t_s 12.000

-12000 #.###;[Rojo]-#.### -12.000 (en color rojo)

Se puede definir un formato de número para aplicar en función de unascondiciones especificadas. Para construir un formato condicional hay queespecificar la condición que se debe cumplir entre corchetes. Cada condiciónconstará de un operador de comparación y un valor.

Por ejemplo, para presentar un número relleno de ceros por la izquierda con 5 o 9cifras en función de que sea o no de menos de 6 cifras:

Valor numérico Formato aplicado Resultado

14620 [<=99999]00000;000000000 1234,6

4620 [<=99999]00000;000000000 04620

915680 [<=99999]00000;000000000 000915680

99878956 [<=99999]00000;000000000 09987956

• Formatos para fechas y horas

Seleccionando la categoría Fecha u Hora de la pestaña Número dentro de laopción de menú Formato / Celdas..., se puede asignar al contenido de una o variasceldas un formato de fecha, de hora o un formato combinado de fecha y hora.Existen varios formatos de fecha ya definidos.

Figura 3-13. Formato de "Fecha". Figura 3-14. Formato de "Hora".

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Nota: Si el valor de la celda no se ajusta al formato asignado, es decir, si Excel noreconoce el contenido de la celda como una fecha u hora correcta, el valoraparecerá alineado a la izquierda de la casilla, como si se trata de un textointroducido por el usuario.

3.1.3. Bordes y tramas

Mediante las opciones de definición de bordes y tramas, Excel permite crearfácilmente líneas y tramas para organizar y presentar de forma más clara yestructurada la información contenida en la hoja, realizando tablas y otras estructurasde representación.

Los pasos para crear un borde son los siguientes:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se va a aplicar el borde.

2. Elegir la pestaña Bordes de la opción de menú Formato / Celdas...

3. Elegir uno de los tipos del recuadro Estilo que tendrá la línea del borde.

4. Se puede elegir un color, seleccionándolo en la lista Color.

5. Pulsar sobre los bordes que se desean mostrar, en el recuadro Bordes. Deesta manera aparecerán los bordes que se haya indicado con el estilo ycolor que se hayan establecido previamente.

De forma similar, para aplicar una trama determinada es necesario seguir lossiguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al que se va a aplicar la trama.

2. Elegir la pestaña Trama de la opción de menú Formato / Celdas...

3. Seleccionar el color y/o el diseño de la trama a asignar.

Figura 3-15. Formato de bordes de celdas. Figura 3-16. Formato del fondo (relleno, color).

3.1.4. Comando Autoformato

Mediante esta opción se puede aplicar a un rango de celdas una serie deformatos que se encuentran predefinidos en Microsoft Excel. Para aplicar un formatoautomático a un rango de celdas habrá que seguir los siguientes pasos:

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1. Seleccionar el rango de celdas al que se va a aplicar el formatoautomático.

2. Elegir la opción de menú Formato / Autoformato...

3. Seleccionar el formato deseado de la lista mostrada. Mediante el botónOpciones podemos seleccionar las características del formato automáticodeseadas (número, fuente, bordes, trama, alineación, ancho y alto).

Figura 3-17. Autoformato de celdas.

En la lista de formatos automáticos podemos seleccionar entre un amplionúmero de posibilidades, desde formatos clásicos, pasando por diferentestipos de tramas, colores, bordes, etc.

3.1.5. Formato condicional

Mediante esta opción (menú Formato / Formato Condicional...), Excel nospermite especificar el formato a aplicar a un conjunto de celdas en función de unaserie de condiciones basadas en el valor de la celda.

Se pueden especificar varias condiciones, indicando el formato a aplicar en elcaso de que se cumpla alguna de ellas.

Figura 3-18. Formato condicional de celdas.

3.1.6. Copiar formatos

Es posible copiar el formato que tiene aplicado una celda determinada ydárselo a otra celda o conjunto de celdas. Para ello es necesario:

1. Seleccionar la celda que tenga el formato que queremos copiar.

2. En el menú edición seleccionar copiar.

3. Seleccionar la/s celda/s a la/s que queremos aplicar el formato copiado.

4. Seleccionar la opción Edición / Pegado especial... Dentro de esta opciónmarcar la casilla Formato.

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3.1.7. Estilos

Excel permite definir estilos o aplicar los ya definidos. Los estilos se utilizanpara agrupar una serie de opciones de formato para aplicar a un conjunto de celdas.Al aplicar el estilo se pueden aplicar todas las características o sólo las seleccionadas.

Figura 3-19. Configuración de Estilos.

3.2. Formato de Filas y Columnas

Es posible insertar filas y columnas, como vimos en el apartado 2.5.4. Asímismo, también es posible cambiar la altura de las filas, así como la anchura de lascolumnas, para permitir una mejor visualización de los datos contenidos en lasceldas.

3.2.1. Altura de filas y ancho de columnas

Para modificar la altura asignada a una fila, se debe usar la opción de menúFormato / Fila / Alto… Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar la fila o filas a las que se quiere cambiar el tamaño.

b) Elija la opción de menú Formato / Fila / Alto…

Figura 3-20. Ajustar la altura de las filas de una hoja de cálculo.

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c) Introduzca la altura deseada en puntos y pulse el botón Aceptar.

Figura 3-21. Cuadro de diálogo "Alto de fila".

De forma similar a la modificación del alto de una fila, para modificar elancho de una o varias columnas habrá que seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar la columna o columnas a las que se quiere cambiar el tamaño.

b) Elegir la opción de menú Formato / Columna / Ancho…

Figura 3-22. Ajustar la anchura de las columnas de una hoja de cálculo.

c) Escribir el ancho deseado en puntos y pulsar el botón Aceptar.

Figura 3-23. Cuadro de diálogo "Ancho de columna".

Con la opción de menú de Autoajustar (Formato / Fila / Autoajustar para elalto de la fila y Formato / Columna / Autoajustar a la selección para el ancho de lascolumnas), se ajustará automáticamente el ancho o el alto a los datos contenidos enlas filas y/o columnas seleccionadas.

3.3. Proteger y ocultar datos

Excel permite proteger el contenido, e incluso el formato, de las celdas de lashoja de cálculo y del libro de trabajo completo, con el objeto de que no puedan sermodificadas accidentalmente o para evitar que alguien las cambie sin la autorizacióncorrespondiente.

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3.3.1. Ocultar y volver a mostrar filas y columnas

Dentro de las opciones de formato de filas y columnas se pueden elegir lasopciones de Mostrar y Ocultar. Mediante la opciones Formato / Fila / Ocultar yFormato / Columna / Ocultar se pueden ocultar las filas y columnas seleccionadas,respectivamente. Los datos ocultados siguen estando en la hoja de cálculo pero noaparecen mostrados en pantalla.

Por lo tanto el procedimiento a seguir para ocultar una o varias filas será elsiguiente:

1. Seleccionar la fila o filas a ocultar.

2. Seleccionar la opción de menú Formato / Fila / Ocultar.

Del mismo modo, para ocultar una o varias columnas se procederá de lasiguiente manera:

1. Seleccionar la columna o columnas a ocultar.

2. Seleccionar la opción de menú Formato / Columna / Ocultar.

Figura 3-24. Ocultar filas Figura 3-25. Ocultar columnas

Del mismo modo, las opciones Formato / Fila / Mostrar y Formato /Columna / Mostrar permiten volver a mostrar las filas y columnas, respectivamente,que se hubieran ocultado con anterioridad.

Para volver a mostrar una o varias filas ocultas, el procedimiento es elsiguiente:

1. Seleccionar el rango de filas tal que incluya no sólo a las filas ocultas,sino también a la fila superior e inferior, límites de las ocultadas.

2. Seleccionar la opción de menú Formato / Fila / Mostrar.

Para volver a mostrar una o varias columna ocultas, el procedimiento es elsiguiente:

1. Seleccionar el rango de columnas tal que incluya no sólo a las columnasocultas, sino también a las columnas que se encuentra a la izquierda y a laque se encuentra a la derecha, límites de las ocultadas.

2. Seleccionar la opción de menú Formato / Columna / Mostrar.

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Figura 3-26. Mostrar columnas Figura 3-27. Mostrar filas

3.3.2. Protección del contenido de una hoja de cálculo

Es posible proteger las celdas de una hoja de cálculo (incluso con unacontraseña), evitando así que su contenido sea modificado.

Por defecto, todas las celdas están configuradas para que puedan serbloqueadas. En el caso de que una o varias celdas no vayan a ser protegidas esnecesario seleccionar la pestaña Proteger del cuadro de diálogo que aparece alseleccionar el menú Formato / Celdas…, y posteriormente desmarcar la casilla"Bloqueada".

Figura 3-28. Protección de celdas.

Seguidamente para proteger todas las celdas de la hoja de cálculo que tienenactivada la casilla "Bloqueada", se debe seleccionar el menú Herramientas / Proteger/ Proteger hoja…, dando lugar al siguiente cuadro de diálogo:

Figura 3-29. Proteger hoja.

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Si se introduce alguna contraseña en este cuadro de diálogo, se le pedirá unaconfirmación de dicha contraseña, para evitar errores de pulsación del teclado.

Una vez protegida la hoja de datos, ninguna de las celdas bloqueadas puedenser alteradas.

En el caso de que se quiera desproteger la hoja de cálculo, será necesarioseleccionar el menú Herramientas / Proteger / Desproteger hoja…Esta opciónúnicamente se encuentra disponible si previamente la hoja ha sido bloqueada. Si nose introdujo contraseña al protegerla, la hoja de cálculo quedará desprotegidaautomáticamente, y si no, se le pedirá al usuario la contraseña que introdujo albloquear la hoja de cálculo, para evitar que usuarios no autorizados desprotejan lahoja.

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4. TRABAJAR CON FÓRMULAS Y FUNCIONES

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo. Mediante lasfórmulas se llevan a cabo todos los cálculos en una hoja de cálculo. Las fórmulas sepueden utilizar tanto para realizar operaciones sencillas como para cálculos máscomplejos.

Una función es una fórmula incorporada de Excel que toma una serie devalores (argumentos) y los utiliza para realizar una operación devolviendo unresultado.

Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementan lavelocidad de los cálculos con respecto al uso de fórmulas. Por ejemplo, se puedecrear la fórmula: =(A1+A2+A3+A4+A5)/5 o usar la función =PROMEDIO(A1:A5)que calcula la media aritmética de sus argumentos.

En una fórmula o función se pueden utilizar datos de distintas partes de unahoja de cálculo. Para lo cuál puede incluirse en la fórmula directamente el dato quequeremos utilizar, o hacer referencia a la celda que contiene este valor, como si deuna variable se tratase.

4.1. Referencias a los datos

Las referencias identifican a una celda o rango de celdas en una hoja decálculo. Se utilizan para indicar a Microsoft Excel en qué celdas se deben buscar losvalores o los datos que se utilizan en una fórmula.

Para hacer referencia a una única celda se utiliza su identificador de columna(una o dos letras) seguida por el identificador de fila (un número). Por ejemplo, Lacelda A21 es la celda que se encuentra en la intersección de la fila número 21 con lacolumna A.

La referencia de la celda activa es la que se muestra en el cuadro de nombressituado a la izquierda de la barra de fórmulas.

Para referenciar un rango de celdas se utiliza el operador dos puntos (:) quesepara la referencia de la primera celda del rango (celda en la esquina superiorizquierda del rango), de la de última celda (celda en la esquina inferior derecha delrango).

Por ejemplo, en la Figura 4-1 se muestra un rango seleccionado cuyareferencia es B2:D3.

TRABAJAR CON FÓRMULAS Y FUNCIONES 4

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Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones.



Cuadro de Nombres Barra de Fórmulas

Figura 4-1. Selección del rango de celdas B2:D3.

Algunos ejemplos de referencia a celdas y rangos de celdas pueden ser:

- La celda en la columna A y la fila 10 → A10

- El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 →A10:A20

- El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E →B15:E15

- Todas las celdas en la fila 5 → 5:5 (A5:IV5)

- Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10 → 5:10 (A5:IV10)

- Todas las celdas en la columna H → H:H (H1:H65536)

- Todas las celdas desde la columna H hasta la J → H:J (H1:J65536)

Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por unpunto y coma (;). Por ejemplo, para hacer referencia a dos rangos de celdasseparados: el (B2:D3) y el (C5:D6) se expresa como (B2:D3;C5:D6).

Las referencias a las celdas de otras hojas en el mismo libro se realizanintroduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, yseparándolas por el signo de admiración (!). Por ejemplo Hoja2!B5.

También se pueden hacer referencia a celdas de otros libros, éstas sedenominan referencias externas, para la cual es necesario escribir el nombre dellibro de trabajo entre corchetes seguido del nombre de la hoja de la que se toman losvalores. Por ejemplo [Libro2]Hoja1!A2.

Según la tarea que se vaya a ejecutar, pueden utilizarse referencias relativasde celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula, oreferencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia auna celda ubicada en una posición específica y fija.

4.1.1. Referencias relativas

Excel usa siempre referencias relativas en las fórmulas. Esto significa que lasreferencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una celda aotra.

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Por ejemplo, según los datos introducidos en la hoja de cálculo de la Figura4-2, se desea obtener en la fila 5 el total de multiplicar el precio de cada producto (enla fila 2) por el número de unidades pedidas (en la fila 3).

Para los lápices, en la celda B5, se introduce la fórmula =B2*B3. Donde B2hace referencia a la celda que contiene el precio de éste producto y B3 hacereferencia a la celda que contiene el número de unidades para éste producto.

Figura 4-2. Referencias relativas.

Para calcular el total de los bolígrafos, se puede introducir de nuevo lafórmula anterior haciendo referencia a las celdas correspondientes (=C2*C3) ocopiar la fórmula anterior, en este caso, Microsoft Excel se encarga de ajustarautomáticamente las referencias anteriores a la nueva localización de la celda.

Es decir, si se copia la fórmula introducida en la celda B5 a la celda C5usando las opciones Copiar y Pegar del menú Edición, automáticamente MicrosoftExcel cambia las referencias relativas a las celdas B2 y B3 por referencias a lasceldas C2 y C3:

Figura 4-3. Uso de referencias relativas.

Esto mismo ocurrirá si copiamos de nuevo la fórmula a la celda D5.

4.1.2. Referencias absolutas

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuandose copia la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referenciasabsolutas.

Las referencias absolutas se introducen poniendo un signo dólar ($) delantede la letra de la columna o el número de la fila que se quieren mantener invariables.Si se desea que no cambie ni el índice de la fila ni el de la columna hay queintroducir un signo $ delante de cada uno de los dos índices.

La referencia relativa a la celda A1→ A1.

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Las referencias absolutas a la celda A1 → $A1 (no cambia la columna), A$1(no cambia la fila), $A$1 (no cambia la columna, ni la fila).

Por ejemplo, en la columna C se quiere obtener el total del precio (en lacolumna A) por las unidades (en la columna B). Puesto que el precio es siempre elmismo sólo se ha introducido una vez en la celda A2.

• Usando referencias relativas

Para obtener el total para 100 unidades, en la celda C2 se introduce lafórmula =A2*B2.

Figura 4-4. Fórmula con referencias relativas.

Para obtener el total para 150 unidades (B3), se copia la fórmula anterioren la celda C3, pero las referencias relativas A2 y B2 se convierten ahoraen A3 y B3. Cómo la celda A3 no contiene ningún valor (por defecto es0) el resultado obtenido es 0.

Figura 4-5. Fórmula con referencias relativas erróneas.

• Usando referencias absolutas

Para resolver el problema anterior usamos una referencia absoluta a lacelda A2 en la que se indica que la fila no varíe al copiar la fórmula: A$2.

Figura 4-6. Fórmula con referencias absolutas y relativas.

A continuación se copia la fórmula de la celda C2 a la celda C3, ycomprobamos como se mantiene la referencia absoluta a la celda A2.

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Figura 4-7. Fórmula con referencias absolutas y relativas.

A este tipo de referencias absolutas en las que sólo se deja fija la fila ola columna se denominan referencias mixtas.

4.1.3. Nombres

A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias talescomo B2:B4 ó B2:D3;C5:D6 en una hoja de cálculo, o seleccionar los mismosrangos una y otra vez.

Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a unacelda o a una selección. Estos nombres se pueden utilizar del mismo modo que lasreferencias en una fórmula.

El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad deintroducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas.

Para crear un nombre hay que tener en cuenta ciertas reglas:

- Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el caráctersubrayado (_).

- No se pueden utilizar espacios en blanco.

Por ejemplo:

- Nombres no válidos: VENTAS ANUALES, 1993, %Compras.

- Nombres válidos: VENTAS_ANUALES, Año1993, PorcentajeCompras.

Los nombres pueden tener hasta 256 caracteres sin embargo conviene quesean más cortos puesto que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres.

• Crear un nombre

Para crear un nombre usamos la opción Nombre / Definir... del menúInsertar, siguiendo estos pasos:

1. Seleccionar la celda o el rango al que se desee asignar el nombre.

2. Elegir el comando Insertar / Nombre / Definir...

3. Introducir el nombre en el cuadro “Nombres en el libro:”

4. Pulsar el botón Agregar o Aceptar.

Otra posibilidad más sencilla:

1. Seleccionar la celda o rango a la que se le desea dar un nombre.

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2. Hacer clic sobre la Barra de Nombres.

3. Introducir el nombre y pulsar [ENTER].

Por ejemplo:

Otra forma de solucionar el problema del ejemplo anterior (Figura 4-5), escrear un nombre (por ejemplo “precio”) para la celda A2. Al hacerreferencia a esta celda mediante el nombre asignado se hace referencia aella de forma absoluta.

Figura 4-8. Fórmula con referencias relativas y nombres.

Al pulsar la flecha a la derecha del Cuadro de nombres aparece una listacon todos los nombres definidos en la hoja, al seleccionar uno de ellos seactiva la celda o rango al que pertenece dicho nombre.

• Pegar nombres

Una vez definidos los nombres, éstos se pueden utilizar en formulas yfunciones para ello se puede utilizar el comando Insertar / Nombre /Pegar...

Aparecerá un cuadro de diálogo con todos los nombres definidos,seleccionar el deseado y pulsar Aceptar.

• Eliminar nombres

Para eliminar un nombre se utiliza la opción Insertar / Nombre /Definir...:

- Se seleccionan el nombre que se desea eliminar.

- Se pulsa el botón Eliminar y luego Aceptar.

En todas las celdas en las que se utilice ese nombre aparecerá ahora elerror #NOMBRE.

• Aplicar nombres

Se pueden reemplazar todas las referencias anteriores a celdas para lascuales se ha definido un nombre, por este nombre. Para ello se utiliza elcomando Insertar → Nombre → Aplicar...:

- Se muestra un cuadro de diálogo con todos los nombres definidos enla hoja de cálculo.

- Marcar los nombres a utilizar y pulsar Aceptar.

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4.2. Creación de fórmulas

Una fórmula debe ir siempre precedida de un signo igual (=). A continuaciónla fórmula se construye utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funcionesy nombres.

Una vez seleccionada la celda que contendrá la fórmula, ésta puedeintroducirse de varias formas:

1. Escribir la fórmula directamente en la celda o en la barra de fórmulas conel siguiente formato: =Funcion(arg1;arg2;…). El signo igual seguido porel nombre de la función y entre paréntesis los argumentos separados porpunto y coma (;).

2. Utilizar el asistente de funciones.

4.2.1. El asistente de funciones

El uso de funciones puede parecer complicado, especialmente por la grancantidad de funciones que incluye Excel y las diversas formas de los argumentos.

El asistente de funciones facilita éste trabajo sirviendo de guía a través detodo el proceso de introducción de una función y proporcionando una breveexplicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos.

Para utilizar el asistente de funciones pulsamos el botón Pegar función de labarra de herramientas:

Figura 4-9. Botón Pegar función.

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, donde se elegirá la función que sedesea utilizar:

Figura 4-10. Funciones disponibles en Excel.

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Aquí se muestran las distintas categorías de funciones disponibles en Excel.En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de lafunción seleccionada así como de sus argumentos. Para obtener más informaciónsobre la función seleccionada hacer clic sobre el botón ayuda .

Una vez seleccionada la función deseada se pulsa el botón Aceptar yaparecerá un nuevo cuadro de diálogo donde se introducirán los argumentos paradicha función.

Por ejemplo, se va a proceder a utilizar la Función SUMA mediante elasistente de funciones: según los datos siguientes, calcular el total de alumnos queterminaron sus estudios en el año 1999.

A B C

1 FACULTAD DE VETERINARIA

2 Alumnos que finalizaron la carrera en 1999

3 Titulación Plan N.Alumnos

4 L. Veterin. Medicina y Sanidad 1973 155

5 L.Vet.Produc. Animal y Econom. 1973 49

6 L.Vet. Brom.,Sanid. y T.Alim. 1973 37

7 L. Ciencia y Tecnol. Alimentos 1996 24

Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la celda C8, donde se calculará dicho total.

2. Pulsar el botón Pegar función y seleccionar la función SUMA de lacategoría de funciones matemáticas y trigonométricas.

3. Pulsar el botón Aceptar. A continuación se muestra el siguiente cuadro dediálogo:

Figura 4-11. Argumentos para la función SUMA.

En la parte inferior del cuadro de diálogo se muestra una explicación decada uno de los argumentos que necesita la función. En este caso se tratade los números que se quieren sumar, por tanto se introducirá unareferencia a las celdas que contienen dichos valores. Pueden introducirsetantos argumentos como datos se quieran sumar, es decir, cada número oargumento será una referencia a una celda (Numero1 = C4, Numero2 =C5, Numero3 = C6, Numero4 = C7), o bien un único argumento quecontenga todo el rango de celdas a sumar (Numero1 = C4:C7).

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Para introducir una referencia a una celda como argumento, haga clic enel botón para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo. Seleccionela celda o rango de celdas en la hoja de cálculo con el ratón y haga clic denuevo en para volver a mostrar la ventana. Otra opción es mover elcuadro de diálogo en vez de ocultarlo.

Por defecto Excel selecciona como argumento para la función SUMA elrango de celdas con contenido numérico que queda por encima de la celdaC8 (donde se introduce la fórmula), es decir, las celdas C4 a la C7.

4. Para finalizar la introducción de la función se pulsa de nuevo el botónAceptar. En la celda C8 podrá verse el resultado obtenido.

En una celda que contenga una fórmula o función se puede ver tanto elresultado de la misma, como la función en sí. El resultado se verá en la propia celda,pero la fórmula sólo se verá en la barra de fórmulas cuando la celda se selecciona, oal editar el contenido de la celda (haciendo doble clic o pulsando F2).

Figura 4-12. Celda activa que contiene una función.

También se puede acceder al asistente de funciones haciendo clic sobre elbotón Modificar fórmula que aparece en la Barra de fórmulas, y seleccionar lafunción deseada en el menú que aparece a la izquierda que contiene las últimasfunciones utilizadas:

Figura 4-13. Insertar una fórmula desde la Barra de fórmulas.

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Si al desplegar el menú no aparece la función que necesitamos, pulsando laopción Más funciones... se mostrará el cuadro de Figura 4-10

4.2.2. Errores

Cuando se introduce una fórmula se puede producir alguno de los siguienteserrores:

Error Se da cuando ...

##### El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho.Solución: cambiar el tamaño de la columna.

#¡VALOR! El tipo de argumento u operando utilizado es incorrecto.

#¡DIV/0! Se ha producido una división por cero.

#¿NOMBRE? Excel no reconoce texto en una fórmula.

#N/A Un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! Una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! Existe un problema con algún número en una fórmula o función.

#¡NULO! Se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.

4.3. Operadores

Los operadores se utilizan para especificar las operaciones tales como lasuma, resta o multiplicación que se quieren realizar en una fórmula.

Operadores Aritméticos

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Función exponencial

% Porcentaje

Operadores de Comparación

= Igual

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Distinto

Operadores de Texto

& Concatena dos cadenas de texto

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4.4. Funciones de uso frecuente

A continuación se van a comentar algunas de las funciones más comunes quesuelen emplearse cuando se trabaja con una hoja de cálculo.

4.4.1. Función SUMA

Para sumar dos valores se puede utilizar el operador + (suma), pero cuando sequiere sumar un rango de datos lo más cómodo es utilizar la función SUMA.

= SUMA(argumentos)

Los argumentos podrán ser valores constantes, referencias a celdas, o rangosde celdas. Si se introduce más de un argumento, estos irán separados por punto ycoma (;).

En el ejemplo del apartado 4.2.1 se puede introducir la función de las dossiguientes formas:

1. Utilizando el rango de celdas a sumar: = SUMA(C4:C7)

2. Utilizando las referencias a las celdas: = SUMA(C4;C5;C6;C7)

Otra opción sería introducir la fórmula directamente: = C4+C5+C6+C7

La función SUMA es la más sencilla y la que se utiliza con más frecuenciapor esta razón Excel incorpora la característica "Autosuma" que permite insertarautomáticamente la suma de un rango de celdas.

Figura 4-14. Botón Autosuma.

Si selecciona la celda en la que desea insertar la suma y hace clic en el botónAutosuma de la barra de herramientas, Microsoft Excel sugerirá una fórmula, comose muestra en la siguiente figura:

Figura 4-15. Fórmula propuesta al pulsar el botón Autosuma.

Para aceptar la fórmula, presione [ENTER], mientras que para cambiar lafórmula sugerida, seleccione el rango del que desee calcular el total y presioneposteriormente la tecla [ENTER].

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4.4.2. Función PRODUCTO

Multiplica los datos que se le pasan como argumentos. Es muy similar a lafunción SUMA.

= PRODUCTO(argumentos)

Ejemplos:

= PRODUCTO(D5:D7)

= PRODUCTO(D5;D6;D7)

La fórmula equivalente sería: =D5*D6*D7

4.4.3. Función PROMEDIO

Pertenece a la categoría de funciones estadísticas. Calcula la media aritméticade una serie de valores.

=PROMEDIO(argumentos)

Ejemplos:

= PROMEDIO(A1:A5)

= PROMEDIO(A1;A2;A3;A4;A5)

La fórmula equivalente sería: = (A1+A2+A3+A4+A5) / 5

4.4.4. Función CONTAR y función CONTARA

También son funciones estadísticas. Son muy similares. Ambas cuentan elnúmero de celdas de un rango.

= CONTAR(argumentos)

= CONTARA(argumentos)

CONTAR realiza el recuento de celdas que contienen números, mientras queCONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de datos, ya sea números,texto, etc.

4.4.5. Función SI

Se trata de una función lógica, que actúa de una u otra forma dependiendo delresultado de evaluar una condición. Esta función presenta tres argumentos:

= SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

• prueba_lógica: es la condición a evaluar, será cualquier expresión quepueda evaluarse como Verdadero o Falso.

• valor_si_verdadero: es el valor que la función devolverá si laprueba_logica da como resultado Verdadero.

• valor_si_falso: es el valor que la función devolverá si la prueba_logica dacomo resultado Falso.

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Ejemplos:

= SI(C4>100;”Mayor”;”Menor”) Si el contenido de la celda C4 esmayor que 100, la función devuelvecomo resultado la cadena de texto“Mayor”, en el caso de que el valorde C4 sea menor o igual, devolverála cadena de texto “Menor”.

= SI(precio<=1000;precio;precio-(precio*10%)) Si precio es inferioro igual a 1000 ptas.el resultado es elprecio, si no seaplica un 10% dedescuento.

4.4.6. Función CONTAR.SI

Se trata de una función que surge como combinación de las funcionesCONTAR y SI. Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y quecumplen con el criterio especificado. Presenta dos argumentos:

= CONTAR.SI(rango;criterio)

• rango: es el rango dentro del cual se desea contar el número de celdas queno están en blanco.

• criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, quedetermina las celdas que se van a contar.

Ejemplos:

= CONTAR.SI(D1:D25;">1000") Esta función cuenta el número deceldas cuyo valor no está en blancoy es mayor de 1000, dentro delrango de celdas D1:D25.

= CONTAR.SI(A2:A7;"Varón") Esta función cuenta el número deceldas cuyo valor no está en blancoy es igual a la cadena "Varón", en elrango A2:A7.

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5. GRÁFICOS

Microsoft Excel permite crear gráficos a partir de los datos contenidos en unahoja de cálculo, que permitirán al usuario visualizar la información de la hoja parapoder comparar datos y deducir conclusiones.

Un gráfico se puede presentar en la misma hoja de trabajo con lo que seconseguirán informes especializados y vistosos, con datos numéricos y gráficos a lavez, o bien se puede insertar en una hoja de trabajo distinta, e incluso en un librodiferente.

5.1. Tipos de gráficos

Excel es capaz de representar diversos tipos de gráficos. A continuación sedetallan cuáles son las principales categorías que incorpora:

• Gráfico de Columnas: compara valores entre categorías.

Este tipo de gráfico muestra loscambios que han sufrido los datos en eltranscurso de un determinado períodode tiempo, o bien, puede ilustrar lascomparaciones entre elementos.

Las categorías se organizan horizontal-mente y los valores verticalmente, conel objeto de resaltar la variación que seha producido en el transcurso deltiempo.

Existen además, gráficos de columnasapiladas, que compara, entre catego-rías, el aporte de cada valor al total,como se muestra en la Figura 5-2.

Asimismo, existe el gráfico de colum-nas 100% apiladas, que compara entrecategorías, el porcentaje que cada valoraporta al total.

Este tipo de gráficos se pueden obtenertanto en dos dimensiones (2D) como entres dimensiones (3D).

Personal de la Universidad

0

500

1.000

1.500

2.000

FU LB PR BE

Año 1999

Año 2000

Figura 5-1. Gráfico de columnas.


0

1.000

2.000

3.000

4.000

FU LB PR BE

Año 2000

Año 1999

Figura 5-2. Gráfico de columnas apiladas.

GRÁFICOS 5

��

Capítulo 5 Gráficos.



• Gráfico de Barras: compara valores entre categorías.

Los gráficos de barras ilustran compa-raciones entre elementos individuales.

Las categorías aparecen organizadasverticalmente y los valores horizontal-mente, a fin de hacer hincapié en lacomparación de valores y realizandomenos énfasis en el tiempo trans-currido.


0 500 1.000 1.500 2.000

FU

LB

PR

BE

Año 2000

Año 1999

Figura 5-3. Gráfico de barras.

Al igual que en el gráfico de columnas, existen gráficos de barrasapiladas. Tanto uno como otro se pueden representar en 2D ó 3D.

• Gráfico de Líneas: presenta tendencias a lo largo del tiempo o entrecategorías.

Los gráficos de líneas muestran lastendencias en los datos a intervalos.

El gráfico de líneas de la Figura 5-4muestra, además de la tendencia de losdatos, marcadores de cada valor.

Además, existen gráficos de líneas api-ladas y gráficos de líneas con efecto3D.

Presupuesto (Mill. ptas.)

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

1999 2000 2001 2002

Sueldos

M aterial

Figura 5-4. Gráfico de líneas.

• Gráfico Circular: presenta el aporte de cada valor al total.

Este tipo de gráficos muestra el tamañoproporcional de los elementos que con-forman una serie de datos en funciónde la suma de elementos. Siempremostrará una única serie de datos, yresulta de utilidad cuando se deseadestacar un elemento significativo.

Personal UCO en Año 2000

FU

LB

PR

BE

Figura 5-5. Gráfico circular.

• Gráfico XY (Dispersión): compara pares de valores.

Estos gráficos XY (también llamadosgráficos de dispersión), muestran larelación entre los valores numéricos devarias series de datos, o trazan dosgrupos de números como una serie decoordenadas XY.

Este tipo de gráficos muestra los inter-valos o agrupaciones desiguales, ysuele utilizarse para los datos científi-cos.

Gastos (Mill. ptas.)

0

500

1000

1500

2000

0 2 4 6

Ppto.

Real

Figura 5-6. Gráfico XY (dispersión).

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• Gráfico de Área: presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largodel tiempo o entre categorías.

Los gráficos de área destacan la magni-tud de los cambios en el transcurso deltiempo.

Al presentar la suma de los valorestrazados, un gráfico de área tambiénmuestra la relación de las partes con untodo (como muestra el ejemplo de laFigura 5-7), mediante gráficos de áreaapilada.

Ingresos por tasas(Mill. ptas.)

0

10

20

30

40

1998 1999 2000

Agron.

Ciencias

Veter.

Figura 5-7. Gráfico de área.

• Gráfico de Anillos: similar a un gráfico circular, pero con múltiplesseries.

Al igual que un gráfico circular, ungráfico de anillos muestra la relaciónde las partes con un todo, aunque puedecontener más de una serie de datos.

Cada anillo de este tipo de gráficos re-presenta una serie de datos.

Pe rs onal de la

Unive rs idad

Año 1999

Año 2000

FU

LB

PR

BE

Figura 5-8. Gráfico de anillos.

• Gráfico Radial: presenta los cambios de valores con relación a un puntocentral.

En los gráficos radiales, cada categoríatiene su propio eje de valores conepicentro en el punto central. Las líneasconectan todos los valores de lasmismas series.

El gráfico radial compara los valoresagregados de determinada cantidad deseries de datos.

Tienda UCO

Enero

FebreroMarzo

Relojes Agendas Polos

Figura 5-9. Gráfico radial.

En el ejemplo de la Figura 5-9, la serie de datos que cubre la mayor partedel área, representa el producto más vendido.

• Gráfico de Superficie: muestra las tendencias de los valores en dosdimensiones a lo largo de una curva continua.

Este tipo de gráficos resultan de utili-dad cuando se desea buscar las combi-naciones óptimas entre dos conjuntosde datos. Como en un mapatopográfico, los colores y diseñosindican las áreas que se encuentrendentro del mismo rango de valores.

1998 1999 2000

0500

10001500

2000

Presupuesto / Realizado

1500-2000

1000-1500

500-1000

0-500

Figura 5-10. Gráfico de superficie.

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• Gráfico de Burbuja: compara conjuntos de 3 valores. Similar al gráficoXY (dispersión) pero con el valor 3 como tamaño del marcador.

Un gráfico de burbujas es un tipo degráfico XY, con la salvedad de que eltamaño del marcador de datos indica elvalor de una tercera variable.

Para organizar los datos, sitúe losvalores X en una fila o columna y, acontinuación, introduzca los valores ylos tamaños de burbuja en las filas ocolumnas adyacentes.

Participación en Encuesta

0

3000

6000

9000

12000

0 1 2 3 4

Nº de alum nos

Figura 5-11. Gráfico de burbuja.

• Gráfico de Cotizaciones: representa máximos, mínimos y cierre.Requiere tres series de valores en ese orden.

El gráfico Máximo, mínimo, cierresuele utilizarse para ilustrar la cotiza-ción de acciones. Asimismo, este tipode gráficos puede utilizarse para datoscientíficos, como por ejemplo paraindicar cambios de temperatura.

Se deben organizar los datos en elorden correcto para estos y otros tiposde gráficos de organizaciones.

Caja de la UCO (Mill. ptas.)

0

5000

10000

15000

20000

Año

1998

Año

1999

Año

2000

M ax

M in

Cierre

Figura 5-12. Gráfico de cotizaciones.

• Gráfico de Cónicos, Cilíndricos y Piramidales: gráficos de columnas obarras con forma cónica, cilíndrica o piramidal.

Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide puedenrealizar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.

0 500 1.000 1.500 2.000

FU

LB

PR

BE

Persona de la UCO

Figura 5-13. Gráficocilíndrico.

0

500

1.000

1.500

2.000

FU LB PR BE

P ersonal de la UC O

Figura 5-14. Gráficocónico.

0

500

1.000

1.500

2.000

FU LB PR BE

Personal de la UCO

Año 1999 Año 2000

Figura 5-15. Gráfico piramidal.

5.2. Asistente de gráficos

La manera más sencilla y práctica de introducir un gráfico en una hoja decálculo de Microsoft Excel es mediante la utilización del Asistente para gráficos.

Antes de usar el asistente, se debe de seleccionar el rango de datos que sedesea representar. Si bien el asistente para gráficos permite también seleccionar elrango de datos a representar, mediante el uso de referencias, el proceso resulta mássencillo si los datos son seleccionados antes de llamar al asistente.

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Así pues, para crear un gráfico es necesario:

• Seleccionar el rango de datos a representar.

• Llamar al asistente para gráficos, haciendo clic sobre el botón (situadoen la barra de herramientas Estándar), o seleccionando el menú Insertar /Gráfico.

A continuación, aparece el primero de una serie de cuadros de diálogo delasistente para gráficos (ver Figura 5-16), que indican los sucesivos pasosque deben seguirse y cuyas indicaciones permitirán crear el gráficodeseado. Estos pasos son:

1. Tipo de gráfico

El cuadro de diálogo asociado a este paso, permite elegir el tipo ysubtipo de gráfico que se va a utilizar. Además, también permiteescoger alguno de los tipos de gráficos personalizados que MicrosoftExcel trae incorporados.

Figura 5-16. Asistente para gráficos - paso 1 de 4 - Tipo de gráfico.

Al hacer clic sobre cada tipo o subtipo de gráfico, aparece una breveexplicación de la información proporcionada por el gráficoseleccionado. Además, al hacer clic sobre el botón [Presionar para vermuestra] (manteniéndolo pulsado), aparece una vista preliminar del tipode gráfico elegido con los datos que se han seleccionado.

Seguidamente, se pulsará sobre el botón [Siguiente >] para ir alsiguiente cuadro de diálogo (paso 2), o bien insertar ya el gráfico, tal ycomo aparece en la vista preliminar, haciendo clic sobre el botón[Terminar].

2. Datos de origen

Este segundo paso, como muestra el cuadro de diálogo de la Figura5-17, permite comprobar y/o modificar la selección de datos realizada,según la cual se creará el gráfico.

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Figura 5-17: Asistente para gráficos - paso 2 de 4 - Datos de origen.

En el cuadro Rango de datos aparece referenciado el rango de celdasque se había seleccionado previamente para crear el gráfico.

En el caso de que se desee cambiar el rango, existen dos posibilidades:

a) Situar el cursor del ratón en el cuadro Rango de datos, y modificardirectamente las referencias a las celdas. Cuando se trate de rangosno continuos, éstos vendrán separados por el carácter punto y coma.

b) Hacer clic sobre el botón . De esta manera, el cuadro de diálogose contrae y permite acceder de nuevo a la hoja de cálculo para queseleccione el rango de datos deseado. Cada vez que la seleccióncambia, ésta aparece reflejada en la parte que aún se mantiene delcuadro de diálogo. Para finalizar pulse la tecla [ENTER] o sobre elbotón Contraer diálogo.

Este cuadro de diálogo del paso 2, también permite especificar si laselección se lee por Filas o por Columnas.

Además, se puede indicar las series que se están considerando para larepresentación gráfica y para los rótulos de los ejes, pulsando para elloen la pestaña “Serie”. Estas series vienen dadas según el rango de datosseleccionado, siendo posible su modificación en un proceso análogo alcomentado para el cuadro Rango de datos.

Posteriormente, se pulsará sobre el botón [Siguiente >] para ir al cuadrode diálogo del paso 3, o bien sobre el botón [Terminar] para insertar yael gráfico.

3. Opciones de gráfico

Este tercer paso va a permitir configurar todos los aspectos queconciernen a la presentación del gráfico, aportando, incluso, una vistapreliminar del mismo.

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Figura 5-18. Asistente para gráficos - paso 3 de 4 – Opciones de gráfico.

El cuadro de diálogo de este paso (Figura 5-18) consta de variaspestañas:

− Títulos: título del gráfico y de los ejes de coordenadas.

− Eje: indica si se muestran los valores de los ejes de coordenadas.

− Líneas de división: permite mostrar las líneas de división de los ejes.

− Leyenda: indica si se visualiza la leyenda, y en qué posición delgráfico.

− Rótulos de datos: permite mostrar para cada categoría su valor orótulo.

− Tabla de datos: indica si se muestra la tabla de datos junto al gráfico.

De nuevo, se pulsará sobre el botón [Siguiente >] para ir al cuadro dediálogo del paso 4, o bien sobre el botón [Terminar] para insertar ya elgráfico.

4. Ubicación del gráfico

El cuarto y último paso permite indicar la situación donde insertar elgráfico.

Figura 5-19. Asistente para gráficos - paso 4 / 4 - Ubicación del gráfico.

De esta forma se puede añadir el gráfico en una hoja nueva del mismolibro de trabajo (dando lugar a una hoja que únicamente contendrá elgráfico) o bien insertarlo como parte de una hoja de cálculo yaexistente.

Finalmente, se debe pulsar sobre el botón [Terminar], y el gráficoaparecerá en el lugar indicado por el usuario.

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Para concluir con el proceso de creación del gráfico, mencionar que enlos cuatros pasos existían los siguientes botones:

− , ayuda de Microsoft Excel (sobre el paso en que se haya situado ogeneral).

− [Cancelar], para anular la inserción del gráfico.

− [Atrás], para retornar al paso anterior.

• Situar el gráfico creado en el lugar adecuado, arrastrándolo con el ratón ysoltándolo en el lugar elegido, sin necesidad de que se encuentre alineadocon el borde de las celdas, como muestra la siguiente figura:

Figura 5-20. Gráfico de Microsoft Excel.

Una vez creado el gráfico, éste ya es parte de la hoja de cálculo y seguarda, y se abre, junto con el libro de trabajo.

Es importante destacar que el gráfico queda vinculado a los datos a partirde los cuales se ha creado. Si en algún momento los datos cambian, elgráfico se actualizará de forma automática.

5.3. Modificación de gráficos

Los gráficos de Microsoft Excel se componen de varios objetos, tales como:títulos, ejes, leyendas, marcadores, la propia área de gráfico, ... El usuario puedeconfigurar los gráficos para añadir o eliminar alguno de estos objetos, o bien darformato a los ya existentes para modificar su apariencia. Algunos de estos objetos semuestran en la figura siguiente:

Personal de la UCO

0

500

1.000

1.500

2.000

FU LB PR BE

Categoría Laboral

Nº

de

em

ple

ad

os

Año 1999

Año 2000

Título del gráfico

Eje de valores

Eje de categorías

Título del eje de categorías

Título del eje de valores

Serie de datos

Líneas de división

Area de trazado

Leyenda

Figura 5-21. Objetos de un gráfico.

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Para modificar un objeto de un gráfico, es necesario seleccionar dicho objeto,para lo cual basta con hacer clic sobre él. Por ejemplo, para seleccionar el Eje devalores, se debe pulsar sobre la línea del eje Y o bien sobre los valores del eje Y.

En ciertas ocasiones, para modificar los objetos de un gráfico es necesariohacer clic sobre el objeto que lo engloba y, posteriormente, volver a hacer clic (conun cierto intervalo entre las dos pulsaciones) sobre el objeto en particular que sedesea seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos de la Serie dedatos del Año 2000 (en color rojo), se haría clic sobre cualquiera de los puntos de laserie (franjas rojas), con lo cual la serie quedaría seleccionada de forma completa. Y,seguidamente, se haría un nuevo clic sobre el punto de la serie deseado. Este mismoprocedimiento se podría emplear para acceder individualmente a los objetos queconforman la leyenda o los rótulos de datos.

Otra forma de seleccionar los objetos de un gráfico para posteriormentemodificarlos, consiste en hacer clic con el botón derecho sobre el objeto deseado. Deesta manera aparecerá un menú contextual que permite cambiar las características delobjeto.

5.3.1. Formato de gráficos

Cuando se selecciona un objeto de un gráfico, varios de los elementos delentorno de Microsoft Excel cambian para adaptarse a las opciones específicas que sepueden realizar tanto sobre el gráfico, como sobre el objeto seleccionado. Estoscambios que sufre el entorno de Excel son los siguientes:

• Menú Insertar

Este menú reduce el número de opciones que habitualmente presenta, yaque sobre un gráfico no se puede insertar Celdas, Filas, Columnas, ...

• Menú Formato

Al igual que el menú anterior, también reduce el número de opciones quepresenta habitualmente. Sin embargo, presenta una opción adicional quepermite dar formato al objeto del gráfico que se hubiera seleccionado.

Por ejemplo, si se selecciona el título del gráfico, la primera opción delmenú Formato será Título del gráfico seleccionado..., y en el caso de quese hubiera seleccionado la leyenda, esta primera opción sería Leyendaseleccionada...

• Menú Datos

Este menú desaparece, pues carece de sentido para los gráficos, y en sulugar aparece el menú Gráfico.

• Menú Gráfico

Este menú es exclusivo de los gráficos de Microsoft Excel, y sólo aparececuando se selecciona alguno de los objetos del gráfico. Las opciones quepresenta simulan el proceso de creación del gráfico (apartado 5.2). Estasson:

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− Tipo de gráfico...: permite modificar el tipoo subtipo de gráfico.

− Datos de origen...: permite cambiar el rangode datos según el cual se creó el gráfico.

− Opciones de gráfico...: facilita laconfiguración de algunos de los objetos delgráfico (título, ejes, leyenda, ...).

− Ubicación...: permite situar el gráfico en unalocalización distinta a la actual.

Figura 5-22. Menú Gráfico.

− Agregar datos...: ofrece al usuario la posibilidad de añadir datos algráfico, independientemente de los que se han utilizado para crearlo. Alseleccionar esta opción aparece un cuadro de diálogo donde se debe deespecificar el rango de datos que se va a agregar al gráfico, pudiéndoloescribir directamente o seleccionar de la hoja de cálculo.

− Agregar línea de tendencia...: permite aña-dir, en algunos tipos de gráficos, una líneade tendencia o regresión de los datos. Eltipo de tendencia puede ser lineal,logarítmica, exponencial, ..., paracualquiera de las series de datos, comomuestra el cuadro de diálogo de la Figura5-24.

La Figura 5-23 muestra un ejemplo de ungráfico de líneas con regresión lineal.

N º de alum nos / A ño

15000

20000

25000

1994 1996 1998 2000 2002

Tendencia

Figura 5-23. Regresión Lineal.

Figura 5-24. Asistente para agregar Línea de Tendencia.

− Vista en 3D...: permite configurar, en los gráficos 3D, el aspecto de lavista de tres dimensiones, pudiendo cambiar el giro, la elevación y laperspectiva.

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• Barra de herramientas Gráfico

Esta barra de herramientas aparece automáticamente al pulsar sobrecualquiera de los objetos de un gráfico, y facilita al usuario cambiar elformato de los objetos del gráfico. En caso de que no aparezca, parahacerla visible pulse sobre Ver / Barras de herramientas / Gráfico.

Figura 5-25. Barra de Herramientas “Gráfico”.

Esta barra de herramientas se compone de:

− Objetos del gráfico

Muestra la lista de los objetos que componen el gráfico, permitiendoseleccionar cualquiera de ellos. Es otra manera de seleccionar losobjetos de un gráfico. Estos objetos varían en función del tipo de gráficodel que se trate, aunque siempre existen algunos objetos comunes, como:

Area de trazado Area del gráfico Eje de categorías Eje de valores Leyenda Líneas de división principales Título del gráfico Serie primera

− Formato del objeto seleccionado

Permite dar formato al objeto seleccionado. Al pulsar sobre este botón seabre un cuadro de diálogo que varía según el objeto seleccionado.

Por ejemplo, si se selecciona el “Area de trazado” y se pulsa sobre estebotón aparecerá el cuadro de diálogo de la Figura 5-26, que permite darformato a la trama de esta área (es decir, al borde y al relleno).

Figura 5-26. Formato del Area de trazado.

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Este cuadro de diálogo permite configurar el color, estilo y grosor delborde del área de trazado, así como el color y efecto de relleno del áreade trazado.

Si se hubiera seleccionado el “Eje de valores”, el cuadro de diálogo quele correspondería es el siguiente:

Figura 5-27. Formato del Eje de valores.

Este cuadro de diálogo permite configurar el aspecto del eje, la situaciónde las marcas de graduación (principal y secundaria) y de los rótulos devalores, la escala del eje de valores, la fuente, el formato y la alineaciónde los números correspondientes a los valores que aparecen.

− Tipo de gráfico

Permite al usuario cambiar el tipo degráfico del que se trata.

Cuando se pulsa sobre este botón aparecela lista de tipos de gráficos de la Figura 5-28, que muestra una lista reducida de lostipos de gráficos existentes.

Figura 5-28. Tipos de gráficos.

− Leyenda

Muestra u oculta la leyenda del gráfico. Si el botón está pulsado, laleyenda se muestra, mientras que si no está pulsado la leyenda se oculta.

− Tabla de datos

Muestra u oculta la tabla datos. Si el botón está pulsado hacia dentro, latabla de datos se muestra, mientras que si no está pulsado la tabla dedatos se oculta.

− Por filas

La selección de los datos, en el rango especificado por el usuario, serealiza por filas para crear el gráfico.

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− Por columnas

La selección de los datos, en el rango especificado por el usuario, serealiza por columnas para crear el gráfico.

− Texto en ángulo descendente

El texto seleccionado se escribe de forma descendente.

− Texto en ángulo ascendente

El texto que se halle seleccionado se escribe de forma ascendente.

5.3.2. Mover, copiar y pegar gráficos

Un gráfico, al igual que cualquier otro elemento de Microsoft Excel, puedeser movido, copiado y pegado, dentro de la misma hoja donde se encuentre, en otrahoja del mismo libro de trabajo, e incluso, en otro libro de trabajo.

Para mover un gráfico dentro de la misma hoja de trabajo, basta conseleccionarlo, para lo cual se pulsará sobre el Area del gráfico (que es su parte másexterior) y posteriormente arrastrarlo (manteniendo el botón izquierdo del ratónpulsado sin soltarlo) hasta la nueva posición donde se desea situar.

Para mover un gráfico a otra hoja de cálculo, del mismo o de distinto libro detrabajo, se pulsará sobre Edición / Cortar, mientras que para copiarlo se pulsarásobre Edición / Copiar. Posteriormente habrá que situarse en la posición donde sedesea ubicar el gráfico y posteriormente pulsar sobre Edición / Pegar.

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6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO

Al igual que el resto de aplicaciones que componen el paquete integradoMicrosoft Office, Excel 97 incorpora los elementos necesarios para que el usuariopueda agregar a las hojas de cálculo líneas, flechas, figuras predeterminadas, cuadrosde texto, …, lo que permitirán hacer más atractiva y visual la hoja de cálculo.

6.1. Líneas, flechas, autoformas, cuadros de texto, colores, estilos

Para agregar estos elementos se utilizan los botones de la Barra deherramientas de “Dibujo”, que en el caso de que no la tuviera en pantalla, puedemostrarla seleccionando menú Ver / Barras de herramientas / Dibujo o pulsandosobre el botón de la barra de herramientas Estandar.

Figura 6-1. Barra de herramientas de “Dibujo”.

6.1.1. Líneas

Para agregar una línea sobre una hoja de cálculo o sobre un gráfico esnecesario seguir los siguientes pasos:

• Hacer un clic en el botón .

• Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posicióndonde se desea insertar la línea, y sin soltar el botón del ratón, arrastrarhasta alcanzar la posición final de la línea. En el caso de que se deseerealizar una línea recta se debe mantener pulsada la tecla [ ] (teclaMayúsculas) a la vez que se arrastra el ratón.

6.1.2. Flechas

La forma de insertar una flecha en una hoja de cálculo es prácticamente igualque si se tratara de una línea, esto es:


• Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posicióndonde se desea insertar la flecha, y sin soltar el botón del ratón, arrastrarhasta alcanzar la posición final de la flecha. La punta de flecha apareceráen el tramo final.

HERRAMIENTAS DE DIBUJO 6

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Capítulo 6 Herramientas de Dibujo.



6.1.3. Autoformas

Excel trae incorporadas una serie de formas automáticas para que el usuariopueda emplearlas sin necesidad de dibujarlas manualmente.

Para dibujar un cuadrado o rectángulo se siguen estos pasos:


• Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posicióndonde se desea insertar la el cuadrado o rectángulo, y sin soltar el botóndel ratón, arrastrarlo dibujando la forma del cuadrado o rectángulodeseado. Para dibujar el cuadrado el usuario debe mantener pulsada latecla [ ] a la vez que arrastra el ratón.

De la misma manera, para dibujar un círculo o una elipse se debe:


• Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posicióndonde se desea insertar la el cuadrado o rectángulo, y sin soltar el botóndel ratón, arrastrarlo dibujando la forma del círculo o elipse deseada. Paradibujar el círculo el usuario debe mantener pulsada la tecla [ ] a la vezque arrastra el ratón.

Existen otras formas automáticas que se encuentranagrupadas en categorías, como muestra la Figura 6-2. Paraseleccionar alguna de ellas y escoger la forma que nos interesese debe de pulsar, en primer lugar, sobre el botón .

Posteriormente se debe seleccionar la categoría que nosinterese y pulsar sobre la forma que deseemos añadir a la hoja decálculo o al gráfico, añadiéndola de la misma manera que si setratara de un cuadrado, rectángulo, círculo o elipse.

Figura 6-2. Formas de dibujo.

Por ejemplo, si se quisiera añadir un cilindro a la hoja de cálculo se deberíanseguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el botón de la autoforma “Cilindro”, desde la barra deherramientas de dibujo Autoformas / Formas básicas / .

Figura 6-3. Selección de un cilindro.

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• A continuación haz click en la posición de la hoja de cálculo dondedeseas insertar el cilindro, y sin soltar el ratón, arrástralo hasta que elcírculo alcance el tamaño deseado, como muestra la siguiente figura, yposteriormente soltar el botón del ratón para que el cilindro quede en lahoja de cálculo.

Figura 6-4. Dibujando un cilindro.

6.1.4. Cuadros de texto

Otra de las tareas que podemos llevar a cabo sobre una hoja de cálculo osobre un gráfico es la de añadir un cuadro de texto, para ello seguiremos lossiguientes pasos:

• Hacer un clic en el botón de la Barra de herramientas de dibujo.

• Hacer un clic en la posición donde se desea situar el cuadro de texto (serála posición de la esquina superior izquierda), y sin soltar el botón del ratónarrastre el ratón hasta que el campo de texto tenga el tamaño necesario.

• Escribir el texto que desea incluir en el cuadro. El texto se ajustaráautomáticamente.

• Al terminar de escribir el texto, presionar [Esc] o hacer un clic fuera delcuadro de texto.

6.1.5. Colores

A los cuadros de texto y a las autoformas se les puedeaplicar un color de relleno. Para ello, se deben de seleccionar enprimer lugar (se pueden seleccionar más de uno pulsando sobreellos y manteniendo la tecla [ ] pulsada), y posteriormentepulsar sobre el botón de la Barra de herramientas de dibujo.

Al pulsar sobre este botón aparecen posibles colores derelleno para el cuadro de texto. Además, también se le puedeañadir algún otro color personalizado e incluso añadir efectos derelleno.

Figura 6-5. Color de relleno.

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A las líneas, flechas, cuadros de texto y autoformas se lespuede aplicar un color de línea o contorno. Para ello, se debende seleccionar en primer lugar y luego pulsar sobre el botónde la barra de herramientas de dibujo.

Al pulsar sobre este botón aparecen posibles colores paralas líneas o flechas y para los contornos de cuadros de texto yautoformas.

Se puede especificar también líneas de entramado de lasque Excel trae incorporadas.

Figura 6-6. Color de línea.

También es posible dar color al texto contenido en loscuadros de texto y en las autoformas.

Para establecer el color del texto, se selecciona en primerlugar el cuadro de texto o la autoforma. Posteriormente se pulsasobre el botón y se selecciona el color de fuente que sedesea aplicar al texto. Figura 6-7. Color de

fuente.

6.1.6. Estilos

Existen en la barra de herramientas de dibujo otros botones que permiten darformato a las líneas, flechas, cuadros de texto y autoformas. Estos son:

Permite establecer el grosor de la línea o contorno.

Sirve para escoger el tipo de línea o de contorno.

Se utiliza para seleccionar el estilo de flecha y su orientación.

Para añadir un efecto de sombra al cuadro detexto, basta con seleccionar este botón. De estaforma aparecen los diferentes tipos de sombraexistentes (Figura 6-8).

El usuario puede seleccionar uno de los tipos desombra existentes. Además, el botón Configu-ración de sombra…, permite desplazar la posiciónde la sombra y cambiar el color de la misma.

Figura 6-8. Tipos de sombra.

Este botón permite al usuario añadir a un cuadrode texto o a una autoforma un efecto de tresdimensiones (3D), seleccionando alguno de lostipos de 3D que Microsoft Excel trae incorporados(Figura 6-8).

También puede configurarse la vista de 3D,pulsando sobre el botón Conguración 3D... paraajustarla a las necesidades del usuario.

Figura 6-9. Tipos de 3D.

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No se podrá seleccionar ningún tipo, estilo, grosor, sombra o 3D si no se tienepreviamente seleccionado el objeto sobre el que se va a aplicar el estilocorrespondiente.

Además de los estilos, Excel incorpora otras opciones que permitenpersonalizar los elementos de dibujo que se hayan incluido en una hoja de cálculo oen un gráfico. Estas opciones se agrupan dentro del menú Dibujo de la barra deherramientas de dibujo.

Figura 6-10. Menú Dibujo.

Este menú permite realizar, entre otras, las siguientes acciones:

• Agrupar varios elementos de dibujo con objeto de hacerlos funcionar comoun solo elemento. También existe la opción de desagrupar.

• Poner delante o detrás un dibujo de otro, también con respecto del texto dela hoja de cálculo o del gráfico, con el objeto de que no se oculten partesimportantes.

• Alinear horizontal y verticalmente los elementos de dibujo para que seencuentren en la misma posición.

• Girar o voltear los elementos de dibujo para lograr el efecto deseado.

6.2. WordArt

En cualquier hoja de cálculo se pueden insertar dos tipos de gráficosdiferentes a los mostrados hasta ahora, se trata en primer lugar del efecto WordArt yen segundo lugar de imágenes gráficas.

WordArt consiste en agregar efectos especiales al texto. Se puede crear textosombreado, asimétrico, girado y estirado, así como texto que haya sido adaptado aformas previamente definidas. Debido a que los efectos especiales de texto sonelementos de dibujo, también pueden utilizarse algunos de los botones de la barra deherramientas de Dibujo para cambiar el efecto. Por ejemplo, para cambiar el color derelleno de un texto con efecto WordArt.

Los efectos especiales de texto son objetos de dibujo y, por lo tanto, no setratan como texto. Así pues no podrán aplicarse todas las opciones o comandos deExcel que sí se aplicarían a un texto o campo de texto.

Para añadir a una hoja de cálculo o un gráfico un texto con efecto WordArt sedeben seguir los siguientes pasos:

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• Hacer clic en el botón de la barra de herramientas de Dibujo, dandolugar al cuadro de diálogo siguiente:

Figura 6-11. Galería de WordArt.

• Seleccionar el estilo de WordArt que se desea y presionar Aceptar.

• Escribir el texto que se desea, seleccionando el tipo de letra y el tamaño, ypulsar Aceptar como muestra esta figura:

Figura 6-12. Texto de WordArt.

De esta forma se inserta en la hoja de cálculo el texto con el efecto WordArtque se haya introducido. Además aparece la barra de herramientas de WordArt, queaparece cada vez que se selecciona un texto de WordArt. En caso de que esta barrade herramientas no aparezca se puede hacer visible con las opción del menú Ver /Barras de herramientas / WordArt.

Figura 6-13. Barra de Herramientas WordArt.

6.2.1. Modificar el texto de WordArt

Para modificar el texto que se ha introducido en un efecto WordArt, se debeseleccionar en primer lugar el WordArt en cuestión y pulsar sobre el botón Modificartexto... de la barra de herramientas de WordArt (Figura 6-13).

Aparece de nuevo el cuadro de diálogo de la Figura 6-12 para que introduzcao modifique el texto.

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6.2.2. Modificar el estilo de WordArt

Para cambiar el estilo de efecto WordArt que tiene aplicado, puede pulsar

sobre el botón de la barra de herramientas de WordArt (Figura 6-13). De estaforma vuelve a aparecer el cuadro de diálogo de la Figura 6-11 para que escoja elestilo que desee. Una vez elegido el nuevo estilo debe pulsar el botón Aceptar. En elcaso de que no desee cambiarlo pulse sobre Cancelar.

Se puede cambiar el color de relleno, el color y grosor de línea del texto conefecto WordArt pulsando sobre el botón . También es posible aplicarle algunosde los estilos que se le aplicaban a las autoformas, como el relleno, sombra y 3D.

6.2.3. Modificar la forma de WordArt

WordArt, además de diferentes estilos, tiene también diferentes formas, nosólo la lineal. Para cambiar la forma del texto es necesario:

• Hacer un clic en el botón de la barra de herramientas de WordArt.

Figura 6-14. Formas de WordArt.

• Seleccionar la forma que se desea dar al texto y automáticamente el textotomará el efecto de la forma elegida.

6.3. Imágenes

Para agregar a una hoja de cálculo una imagen que se encuentra almacenadaen un archivo, se selecciona la opción del menú Insertar / Imagen / Desde archivo...Aparece un cuadro de diálogo que permite navegar por las carpetas de nuestrosistema de archivos y seleccionar el archivo que contiene la imagen que se deseaagregar a la hoja de cálculo.

Figura 6-15. Insertar imagen desde archivo.

Seguidamente se selecciona el archivo que contiene la imagen a insertar y sepulsa sobre el botón Insertar. De esta manera la imagen aparece en la hoja decálculo, y en este momento el usuario deberá situarla donde corresponda.

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7. IMPRESIÓN

El usuario tiene la posibilidad de imprimir las hojas de cálculo del libro detrabajo actual. De esta forma obtendrá en papel los datos, gráficos, …, que hayadiseñado previamente utilizando Microsoft Excel 97.

7.1. Selección de una impresora

Lo más importante para poder imprimir un documento, es seleccionar primerola impresora en la que se vaya a imprimir el documento, por defecto, siempreaparecerá como predeterminada aquella que se seleccionó desde Panel de Control /Impresoras de Windows. Para mandar a imprimir un libro, gráfico, etc. desde lapantalla de Excel se elige la opción Imprimir del menú Archivo o bien se pulsa sobre

el icono de la barra de herramientas Estándar. De ambas formas aparece elsiguiente cuadro de diálogo:

Figura 7-1. Pantalla de impresión.

En este cuadro de diálogo aparecen distintas secciones:

• Impresora: muestra el nombre de la impresora donde se imprimirá, elbotón Propiedades presentará la configuración de la misma (tipo y tamañode papel, impresión de gráficos, etc.). La opción Imprimir en archivopermite imprimir en un archivo en lugar de imprimir en un papel.

• Intervalo de páginas: especifica el número de páginas que se deseaimprimir.

IMPRESIÓN 7

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Capítulo 7 Impresión.



• Imprimir: permite elegir si se imprime todo el libro, una selección o unrango de hojas.

• Copias: para imprimir más de una copia.

El botón Vista previa muestra el trabajo en pantalla, tal y como se vería enpapel impreso.

Para mandar el trabajo a la impresora se debe pulsar sobre el botón Aceptar, yen el caso de que se desee cancelar la impresión, pulsar [Esc] o el botón Cancelar.

7.2. Configuración de la impresión.

Antes de mandar a imprimir cualquier trabajo, ya sea una hoja de cálculo, unrango de celdas o un gráfico, se suele configurar la impresión para personalizar lasalida por impresora a nuestras necesidades.

7.2.1. Area de impresión

Cuando una de hoja de cálculo no cabe en una página impresa, en la hoja decálculo de Excel se muestra una línea discontinua que indica los límites de la páginaimpresa.

Para que un trabajo se imprima correctamente, estableceremos las opcionesde preparación de página (apartado 7.2.2.), con el fin de modificar la orientación obajar la escala de impresión, si fuera necesario.

Una líneas similares se añaden a la hoja de trabajo cuando se establece elárea de impresión, lo que indicará que sólo se imprimirá aquella área queseleccionemos o activemos. Establecer el área de impresión consiste en delimitar unazona concreta para que se imprima en la hoja. Para verlo con un ejemplo prácticosiga estos pasos:

1. Seleccione el rango de celdas que desea imprimir.

2. Abra el menú Archivo y elija Área de impresión / Establecer área deimpresión. Comprobará como un marco doble enmarca el rango que habíaseleccionado con anterioridad para imprimir.

Figura 7-2. Área de impresión.

3. Seleccione el menú Archivo / Vista preliminar y verá que únicamente se vaa imprimir el rango que se ha seleccionado como área de impresión.

4. Para quitar el área de impresión selección el menú Archivo / Área deimpresión / Borrar área de impresión.

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7.2.2. Configuración de la página

Es posible modificar los márgenes, el tamaño del papel, añadir encabezados opies personalizados, etc., para dar al libro la forma deseada. Para ello se puede:

• Mostrar la vista preliminar mediante la opción del menú Archivo / Vistapreliminar, y pulsar a continuación el botón Configurar...

O bien:

• Abrir el menú Archivo y seleccionar Configurar página...

De una forma u otra aparecerá una pantalla con 4 fichas o pestañas que secomentan a continuación:

• Ficha Página

Esta pestaña presenta el aspecto siguiente:

Figura 7-3. Configurar página - Página.

Los campos de que se compone son:

− Orientación: desde esta ficha se puede indicar que la impresión serealice en orientación apaisada (horizontal) o vertical (formatopredeterminado).

− Escala: también permite, si el trabajo es demasiado ancho y no cabeen una sola página aún indicando que se imprima en horizontal,disminuir la escala de impresión (no se visualiza menos, sino queajusta la impresión al tamaño de la hoja). También se puede ajustar elcontenido a un número determinado de páginas.

− Tamaño del papel: sirve para especificar el tamaño del folio en elque se imprimirá el trabajo. De manera predeterminada estaráseleccionado el tamaño DIN A-4 (21 x 29.7 cm). Y la calidad deimpresión es para mejorar la resolución de la página.

− Primer número de página: para comenzar, por ejemplo, si es laprimera página, por el número 1.

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• Ficha Márgenes

Permite especificar los márgenes manualmente, aumentando odisminuyendo el espacio libre entre los bordes de la hoja y el comienzo yfinal del trabajo. También se pueden modificar los márgenes para elEncabezamiento y el Pie de Página como muestra la figura:

Figura 7-4. Configurar página - Márgenes.

Una opción muy interesante de esta ficha es que permite centrar vertical yhorizontalmente la página.

Los márgenes aparecen a 0 cm, por defecto, en esta versión. Eso suponeque si la hoja ocupa mucho espacio de anchura y altura, deberemosañadir, como mínimo 1 cm de márgenes, ya que hay impresoras que sonincapaces de imprimir a menos de esta longitud del borde de la Hoja.

Desde la vista preliminar (menú Archivo / Vista preliminar), se puedencambiar los márgenes gráficamente con el ratón.

• Ficha Encabezado y pie de página

Figura 7-5. Configurar página – Encabezado y pie de página.

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Tanto el encabezado como el pie de página, se utilizan para incluirinformación que se desea aparezca en todas las páginas, tales como elnúmero de página, la fecha, el nombre del documento, el nombre delautor, ... Microsoft Excel ofrece un conjunto de opciones predefinidas ytambién permite personalizar estos valores.

Por defecto suele estar seleccionada la opción 'ninguno'. Para modificaralguno de los valores se hace clic sobre uno de los botones Personalizarencabezado... o Personalizar pie de página..., apareciendo la ventana dela Figura 7-6 que presenta, en la parte central, una barra de herramientas yen la parte inferior tres paneles según donde se quiera que se presente enla hoja la información: a la izquierda, en el centro o a la derecha delencabezado o pie de página.

En estos paneles se insertan distintos los campos predefinidos haciendouso de la barra de herramientas superior, o bien los valores introducidos amano directamente por el usuario.

Figura 7-6. Configurar Encabezado.

• Ficha Hoja

Es la cuarta ficha de Configuración de Página y que contiene lassiguientes opciones:

• Area de impresión: permite especificar el rango de celdas que sedesea imprimir. Se puede indicar mediante teclado (por ejemplo:B6:H29) o directamente con el ratón.

• Imprimir: contiene opciones que al seleccionarlas tendrán unefecto u otro sobre el libro de trabajo.

Marcando Líneas de división se imprimen las líneas de divisiónde la hoja de cálculo. Blanco y negro, si se tiene una impresora decolor imprime el trabajo únicamente en blanco y negro. Calidadde borrador aumenta la velocidad de impresión, disminuyendo lacalidad de impresión. No se imprimen ni líneas ni la mayoría degráficos. Títulos de filas y columnas imprime la hoja de cálculocon los números de las filas y las letras de las columnas.

• Orden de las páginas: indicará el orden en que se imprimirán lashojas cuando éstas no quepan en una página.

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El aspecto de la ficha Hoja es el siguiente:

Figura 7-7. Configurar página – Hoja.

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