Curs Microsoft Access

5/24/2018 Curs Microsoft Access

1/43

EECCDDLL--MMoodduulluullVVBBaazzeeddeeddaatteeMMiiccrroossooffttAAcccceessss

--ssuuppoorrttddeeccuurrss--

AAuuttoorr::CCttlliinnTTuuddoorr


2/43

Baze de date Microsoft Access

Pagina 1 din 42

Cuprins

Cap. 1. Prezentarea generala unei baze de date .................................................21.1. Conceptul de bazde date.............................................................................21.2. Elementele unei baze de date Microsoft Access.........................................31.3. Deschiderea aplicaiei Microsoft Access, crearea unei baze de date noi,deschiderea unei baze de date existente. ...........................................................4

Cap. 2. Obiecte de tip tabel ntr-o bazde date Access........................................72.1. Crearea obiectelor de tip tabel ......................................................................72.2. Proprietile atributelor unui tabel ............................................................92.3. Definirea asocierilor standard ntre tabele.............................................102.4. Utilizarea tipului de date Lookup Wizard................................................122.5. ncrcarea datelor n tabele......................................................................132.6. Operaii de cutare, filtrare i sortare a datelor din tabele...................14

Cap. 3. Obiecte de tip cerere din cadrul unei baze de date Access...................153.1. Tipuri de cerere pentru interogarea bazelor de date.................................15

3.2. Crearea obiectelor de tip cerere..................................................................163.2.1. Crearea cererilor de selecie .............................................................................. 173.2.2. Crearea cererilor de aciune............................................................................... 22

Cap. 4. Obiecte de tip formular ntr-o bazde date Access................................254.1. Crearea formularelor legate.........................................................................254.2. Crearea formularelor nelegate.....................................................................32

Cap. 5. Obiecte de tip raport ntr-o bazde date Access....................................345.1. Crearea obiectelor de tip raport ..................................................................34

5.1.1. Generarea rapoartelor cu ajutorul asistentului (Report Wizard)......................... 365.1.2. Modul de proiectare Design View....................................................................... 40

5.2. Vizualizarea rapoartelor i imprimarea acestora.......................................41Bibliografie selectiv ...............................................................................................42


3/43


Pagina 2 din 42

Cap. 1. Prezentarea generala unei baze de date

1.1. Conceptul de bazde date

n cea mai simpl form, o bazde date reprezint o colecie de informaiicare este organizatntr-o list. De fiecare datcnd realizm o listde informaii,cum ar fi nume, adrese, produse sau facturi, se creaz, de fapt, o baz de date.

O bazde date const, deci, ntr-un ansamblu structurat de date nregistratepe suporturi accesibile calculatorului pentru a satisface simultan mai muli utilizatoride o manierselectivi ntr-un timp oportun.

Tehnic vorbind, nu este neaprat necesar sutilizm un program de baze dedate pentru crearea unei astfel de colecii de date. Putem crea o listde informaiiutiliznd o mare varietate de programe, cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft Word,chiar aplicaia Notepad din Windows.

Spre deosebire de acestea, ns, un program de baze de date este mult maiputernic dect o simpl list pe care o pstrm pe o hrtie sau n cadrul unui

document Word. Un program de baze de date ofercelui care l utilizeazdiverseavantaje n plus, cum ar fi:

Stocarea informaiilor: o bazde date pstreazcolecii de date iinformaii care sunt legate de un anumit domeniu. Aceste colecii pot conineinformaii personale sau informaii de afaceri. n plus, odat cu stocareaacestor informaii, o bazde date trebuie sofere posibilitatea de a aduga noidate, de a le modifica sau terge pe cele existente sau de a le organiza nfuncie de diverse criterii.

Cutarea informaiilor: orice aplicaie de baze de date trebuie sdeaposiblitatea celui care o utilizeaz s regseasc informaiile coninute deaceasta cu uurini foarte rapid. Astfel, oti productorii de astfel de aplicaii

sunt preocupai de minimizarea pe ct posibil a timpului de acces la dateleconinute de ctre bazele de date.

Analiza i imprimarea informaiilor: ntr-o baz de date se potefectua diverse calcule, care ulterior pot forma diverse situaii ce pot fiprezentate sub forma unor rapoarte pe suport de hrtie.

Partajarea informaiilor: cele mai multe programe de baze de datepermit lucrul simultan cu baza de date a mai multor utilizatori, care pot utilizaaceeai informaie n acelai timp. Astfel de baze de date poartdenumirea debaze de date multiuser sau multiutilizator.

Un program sau aplicaie care oferposibilitatea lucrului cu baze de date cutoate avantajele prezentate anterior poart denumirea de Sistem de Gestiune aBazelor de Date, prescurtat S.G.B.D. El permite lucrul cu mai multe baze de date, nacelai format, de unde i denumirea de sistem de gestiune. Un astfel de SGBDeste i aplicaia Microsoft Access, distribuitde ctre firma Microsoft n pachetul deaplicaii Office. Ne vom referi n prezentul curs la versiunea 2002 a acestei aplicaii,inclusn pachetul Microsoft Office 2002 sau XP.


4/43


Pagina 3 din 42

1.2. Elementele unei baze de date Microsoft AccessO baz de date Microsoft Access este alctuit din mai multe pri

componente, pe care le vom numi obiecte ale bazei de date. Unele obiecte suntfolosite totdeauna (frele baza de date nu poate exista), iar altele pot fi utilizateocazional. Fiecare din aceste obiecte au funcii diferite, urmrind realizareaavantajelor prezentate mai sus, sau realizarea unei interfee ct mai agreabilepentru utilizator, astfel nct s uureze pe ct posibil lucrul cu baza de date.Urmtorul tabel identific i prezint obiectele coninute de ctre o baz de dateAccess XP:

Obiect Descriere

Tabele

Sunt utilizate pentru a asigura funcia de stocare ainformaiilor omogene n cadrul bazelor de date, fiindalctuite din rnduri (nregistrri) i coloane (cmpuri). Obazde date trebuie sconincel puin un tabel pentrua exista. Celelalte obiecte sunt opionale.

Interogri

Ofer posibilitatea cutrii i regsirii rapide ainformaiilor stocate n tabele, prin chestionarea bazei dedate. Ele pot fi comparate cu anumite ntrebri care i sepun bazei de date i ca care aceasta trebuie srspund.

Formulare

Sunt ferestre din ecranul calculatorului, care pot fipersonalizate pentru a prezenta datele coninute ntabele sau interogri sub o form uor de neles. Eledau i posibilitatea actualizrii datelor din tabele, nsensul corice modificare efectuat la nivelul lor aducedupsine modificarea informaiilor stocate n tabele.

Rapoarte

Prezint datele din tabele sau interogri ntr-o form

care poate fi imprimatpe suport de hrtie.

Pagini web

Un tip special de pagin web, destinat afirii cuajutorul Internetului sau Intranetului a datelor coninutentr-o bazde date Access

Macrocomenzi

Permit efectuarea unor sarcini de rutin, prinautomatizarea acestora ntr-o singur comand, carepoate fi apelatmult mai uor de fiecare date cnd estenecesar.

Module

Sunt utilizate pentru automatizarea unor operaii, la felca i macrocomenzile, ns utilizeaz un limbaj deprogamare pentru aceasta, ele fiind accesibile celor caredispun de cunotine de programare.

Toate aceste obiecte prezente n cadrul unei baze de date Microsoft Access pot fiutilizate mpreun; uneori chair depind unele de altele. ns mpreun pot crea oaplicaie foarte bine structurati care poate fi utilizatchiar la nivelul unor instituiimari.


5/43


Pagina 4 din 42

1.3. Deschiderea aplicaiei Microsoft Access, crearea unei baze dedate noi, deschiderea unei baze de date existente.

Pentru a putea ncepe lucrul cu baze de date, trebuie sdeschidem mai ntiaplicaia Microsoft Access. Dac pe calculatorul pe care lucrai exist instalat

pachetul Microsoft Office, atunci putei deschide aplicaia Access prin apsareabutonului Start, apelarea meniului Programs, apoi cutarea i apelarea opiuniiMicrosoft Access.

O altposibilitate de deschidere a acestei aplicaii ar fi efectuarea unui dublu clic pepictograma Microsoft Access de pe desktop-ul calculatorului dumneavoastr, n

cazul n care aceasta exist. Aceastpictogramdesemneaz, de fapt, oscurttur(n englez, Shortcut) ctre programul Microsoft Access, numitMSAccess.exe situat pe discul C, n directorul Program Files\MicrosoftOffice\Office10.

La deschiderea aplicaiei Access apare o fereastrcu o barde meniuri, una

sau mai multe bri de instrumente (Toolbars) precum i o fereastr de sarcini,numitTask Pane (panou de sarcini). Acest panou ne oferposibilitatea de creare aunei noi baze de date sau de deschidere a unei baze de date existente deja ntr-oanumit locaie din calculatorul dumneavoastr sau dintr-un alt calculator aflat nreeaua localpe care putei s-o accesai.

Bara de

meniuri

Bara de

instrumente

Panoul de

sarcini


6/43


Pagina 5 din 42

Pentru crearea unei noi baze de date alegei opiunea Blank Databasedinpartea dreapta ferestrei aplicaiei. Se va deschide o fereastrde dialog n careputei preciza locaia n care va fi salvatbaza de date precum i numele fiieruluiaferent bazei de date, fiier ce poartextensia mdb.

Pentru a deschide o bazde date creatdeja, avem douposibiliti. Primaeste alegerea din lista de fiiere accesate anterior pe care Access o pune la

dispoziie n partea dreapt a aplicaiei. Cea de-a doua posibilitate const nefectuarea unui clic pe opiunea More filesdin panoul de sarcini din partea dreapta aplicaiei sau n apelarea meniului File->Open. Se va deschide imediat o fereastrdenumitOpen,care ne oferposibilitatea de a alege fiierul bazei de date pe caredorim so accesm.

Dup alegerea fiierului bazei de date se apas butonul Open pentru adeschide baza de date respectiv.

Att la crearea unei baze de date noi ct i la deschiderea uneia deja

existente, n cadrul ferestrei aplicaiei Microsoft Access se va deschide o altfereastr, denumitfereastra activa bazei de date, care va conine toate obiectelespecifice bazei de date n cauz. Acest fereastr servete la vizualizarea imodificarea tuturor elementelor componente ale bazei de date, grupate pe tipuri deobiecte (tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini web, macrocomenzi imodule).

Schimbarea

loca iei

Zona dedirectoare

i fiiere

Numelefiierului

Grupul de

obiecteObiectele de

tip tabel

Bara deinstrumente

a ferestrei

bazei de date


7/43


Pagina 6 din 42

Bara de instrumente specific ferestrei bazei de date conine trei butoaneimportante, pe care le ntlnim la toate tipurile de obiecte:

Butonul Open: Deschide obiectul selectat din cadrul zoneiactive a ferestrei bazei de date, pentru vizualizarea coninutuluiacestuia; Pentru unele tipuri de obiecte, acest buton este nlocuit cubutonul Run sau Preview;

Butonul Design: Deschide obiectul selectat pentru modificareamodului de proiectare a acestuia;

Butonul New:Creaz un nou obiect de tipul selectat n parteastnga ferestrei.

Fiecare bazde date dispune de obiecte proprii, numai tipurile de obiectesunt aceleai pentru toate bazele de date.


8/43


Pagina 7 din 42

Cap. 2. Obiecte de tip tabel ntr-o bazde date Access

2.1. Crearea obiectelor de tip tabel

Orice baz de date trebuie s conin cel puin un tabel. Obiectele de tiptabel ale unei baze de date Microsoft Access sunt alctuite din rnduri i coloane,ele fiind numite i relaii. O relaie este o tabel bidimensional, ale crei rndurisunt denumite nregistrri sau tupluri i ale crei coloane poart denumirea decmpuri saudomeniiale relaiei.

Orice relaie trebuie s dein informaii cu privire la un anumit aspect dinrealitate. n acest sens, cmpurile relaiei trebuie sexprime, de fapt, proprieti alerelaiei n cauz. De exemplu, pentru relaia sau tabelul Salariai pot fi definiteurmtoarele cmpuri, care exprim i proprieti ale unui salariat: Marca, Nume,Prenume, Data nasterii, Salariul de incadrare.

nregistrrile unui tabel constau, de fapt, n valori ale cmpurilor pentru o

anumit realizare a relaiei n cauz. De exemplu, pentru tabelul Salariati, onregistrare ar putea fi: M154200, Ionescu, Petre, 21.05.1967, 5000000.Pentru a defini un nou tabel care sgrupeze informaii omogene, trebuie, mai

nti, snelegem semnificaia anumitor termeni utilizai n cadrul acestuia: Cheia primar a unui tabel sau relaie reprezint acel cmp sau

grup de cmpuri ale relaiei, ale cror valori pot identifica, n modunic, valorile celorlalte cmpuri din cadrul aceleiai nregistrri. Deexemplu, marca salariatului poate identifica n mod unic valorilepentru celelalte cmpuri (Nume, Prenume, Data nasterii, Salariulde ncadrare).

Cheia extern exprim acel cmp din cadrul unei relaii, care, ncadrul altui tabel, se regsete sub forma unei chei primare.

Asocierea dintre dou tabele exprim legtura care se creazntre cele dourelaii, prin intermediul cmpurilor de legturcheieprimar- cheie extern.

Crearea unui nou tabel constn parcurgerea anumitor pai:1. Activarea grupului de obiecte de tip tabel prin efectuarea unui clic pe

opiunea Tables;2. Efectuarea unui clic desupra butonului Newde pe bara de instrumente a

ferestrei bazei de date sau apelarea meniului Insert->Table. Se vadeschide o fereastrde dialog care ne invitsalegem opiunea doritpentru crearea tabelului: utiliznd modul de proiectare a tabelului(Design View), prin introducerea datelor ce vor fi coninute de tabel(Datasheet View), sau prin utilizarea asistentului (Table Wizard), pentruparcurgerea unor pai la finalul crora se va crea tabelul dorit.

Cea mai utilizat metod pentru crearea tabelelor Access este apelareamodului de proiectare (Design View). Aceast metod poate fi apelat i prinefectuarea unui dublu clic pe opiunea Create table in design view. Ea presupune,mai nti, definirea cmpurilor tabelului respectiv, a tipurilor de cmp i aproprietilor fiecrui cmp n parte. De aceea, apelarea acestei metode coincide cu


9/43


Pagina 8 din 42

deschiderea unei ferestre pentru proiectarea tabelului, care conine dou panouriimportante: grila de cmpuri i panoul de proprieti ale fiecrui cmp n parte.

n cadrul grilei de cmpuri, vor fi trecute toate denumirile de cmpuri dincadrul tabelului respectiv, n fiecare celul a coloanei Field Name. Pentru fiecarecmp n parte este obligatorie precizarea tipului cmpului, adicce fel de date vaconine acesta (de tip text, de tip numr, de tip data calendaristic, etc.). Tipulcmpului va fi ales dintr-o list, n cadrul coloanei Data Type, pentru cmpul a cruidenumire se afl pe acelai rnd. Cea de-a treia coloan din cadrul grilei, estecoloana pentru descrierea cmpului nou introdus (Description).

Fiecare tabel trebuie s aib definit o cheie primar n mod obligatoriu.Cheia primarpoate fi alctuit fie dintr-un singur cmp, fie din mai multe. Pentrudefinirea unei chei primare, se selecteaz cmpul sau cmpurile dorite i apoi se

apas butonul (Primary Key) de pe bara de instrumente a aplicaieiAccess, sau se apeleaz opiunea Primary Key din meniul Edit. Cmpulsau cmpurile care formeaz cheia primarpot fi recunoscute prin cheia care lensoete n dreptul capului de rnd.

Pentru salvarea tabelului creat, se apeleaz meniul File->Save, sau File->Save As, dup care se va preciza numele sub care va fi salvat. Dup salvareatabelului n cadrul ferestrei bazei de date va aprea pictograma cu denumireatabelului nou creat, ceea ce indicfaptul cacesta este un obiect al bazei de date.

Vom preciza, n continuare, care sunt principalele tipuri de dat pe care uncmp le poate lua, i care se vor preciza n cadrul coloanei DataType:

Text, care admite o lungime maxim a realizrii atributului de 255caractere. Pentru acest tip de dat, lungimea impliciteste de 50 de

caractere. Memo, utilizat pentru stocarea datelor de tip text, mai precis pentru

stocarea blocurilor de text de pnla 64.000 de caractere. Acest tip dedateste recomandat atunci cnd se dorete stocarea unei anumitedescrieri cu privire la elementele unei nregistrri.

Number, pentru stocarea datelor de tip numeric, fiind reprezentat demai multe subtipuri: Integer (cu valori cuprinse n intervalul [-32.768,32.768]), Long integer (cu valori ntre -2.147.483.648 i2.147.483.648), Byte (cu valori pozitive ntre 0 i 255), Single (cu 7

Grila decmpuri a

tabelului

Panoul deproprieti

ale cmpului

selectat


10/43


Pagina 9 din 42

zecimale i valori ntre -3,4*1038i 3,4*1038), Double(cu 15 zecimale,i valori cuprinse ntre -1797*1038i 1797*1038).

Date/Time, utilizat pentru stocarea datelor calendaristice sau de tipor.

Currency, (format fix cu patru zecimale, prevenind erorile derotunjire), al crui nume provine de la semnul monetar ($) pe care l

afieazautomat naintea valorii cmpului. Autonumber, caracterizat prin faptul cgenereazautomat o valoare

numeric de tip Long Integer, prin incrementare au o unitate(Increment) sau prin generare aleatoare (Random).

Yes/No, tip de datde tip logic: adevrat sau fals. OLE object, cu ajutorul cruia exist posibilitatea de includere n

cadrul unei baze de date Access diverse fiiere care stocheazimagini, sunete sau secvene video.

Lookup Wizard, tip de dat pentru definirea regulilor pentruasigurarea integritii bazei de date.

2.2. Proprietile atributelor unui tabel

Fiecare cmp din cadrul unui tabel deine un set de proprieti care poatediferi pentru doucmpuri, n funcie de tipul de datales pentru fiecare atribut nparte. Cele mai importante proprieti care pot fi atribuite cmpurilor sunt:

Lungimea cmpului (Field Size), care permite modificareadimensiunii implicite corespunztoare tipului definit.

Format, care permite stabilirea formatului de afiare a datelor.Aceast proprietate vizeaz atribute definite cu tipul numeric, datcalendaristic sau logic. Formatul dorit poate fi ales prin selectarea

dintr-o list predefinit pentru proprietatea Format. Pentru atributelenumerice se poate opta pentru urmtoarele formate de afiare: GeneralNumber, Currency, Fixed, Standard, Percent, Scientific. n cazulatributelor de tip dat calendaristic exist formatele: General Date,Long Date, Short Date, Medium Date, Long Time, Medium Time, ShortTime, iar n cazul atributelor logice: Yes/No, True/False, On/Off. Fiecareastfel de format prezintun exemplu pentru vizualizarea sa.

ablonul de introducere a datelor (Input Mask), care permitedefinirea mtilor de introducere a valorilor pentru cmpul respectiv. Deexemplu, pentru a permite introducerea unui caracter de tip numeric (ocifr), masca de introducere trebuie s conin semnul #, cifra 9 saucifra 0.

Eticheta cmpului (Caption)permite definirea unui text care sfie afiat la vizualizarea datelor din cadrul tabelului, precum i n cadrulformularelor sau rapoartelor care utilizeazinregistrri din tabel.

Default Value, permite definirea unei valori implicite care va fiafiatautomat pentru cmpul n cauz, n momentul n care se adaugo nregistrare nou, uurndu-se astfel munca operatorului.


11/43


Pagina 10 din 42

Regulile de validare (Validation Rule), permite definirearestriciilor referitoare la domeniul de valori pe care cmpul respectiv lepoate lua. Aceste reguli de validare a realizrilor pentru atributul ncauzse definesc prin intermediul unor expresii Access. De exemplu:

>5000000 and


12/43


Pagina 11 din 42

La apsarea butonului Add, tabelul sau tabelele selectate vor fi afiate nfereastra asocierilor dintre tabele. Urmeaz definirea efectiv a asocierilor, prinprecizarea cmpurilor de legturi a proprietilor atribuite asocierii. Legtura sestabilete ntre tabela primar(cea care conine cheia primara asocierii) i tabelaextern(ce conine cheia extern).

Pentru a crea asocierea dintre cele dou tabele se procedeaz astfel: seselecteazcmpul cheie primardin cadrul tabelei primare; se ine apsat butonulstng al mausului i se gliseazpncnd cursorul acestuia ajunge n dreptul cheiiexterne din tabela extern; se elibereaz butonul mausului, urmnd s sestabileasc proprietile asocierii, prin precizarea lor n cadrul ferestrei care sedeschide.

Acest fereastr precizeaz care sunt tabelele asociate, cmpurile de

legtur din cele dou tabele, precum i tipul asocierii (Relationship Type), carepoate fi: One to many (corespunztor asocierii 1:n),One to One (unu la unu, apare,de obicei, la asocierea a dou tabele prin cmpurile chei primare), sauIndeterminate (Indic faptul c asocierea nu este definit corect). Urmtoareaimagine explicprincipalele elemente ale ferestrei de modificare a ascierilor (EditRelationship).

Cheie

primar

Cheie

extern

Asocierea


13/43


Pagina 12 din 42

Dac se bifeaz restricia de integritate referenial (Enforce ReferentialIntegrity), linia care desemneaz asocierea dintre cele dou tabele va afia 1 lacaptul dinspre tabela primar i semnul la captul dinspre tabela extern.Aceastproprietate este permisnumai n cazul n care tipul asocierii este One ToMany. Odatcu selectarea acestei proprieti, alte douproprieti ale asocierii potfi activate: Modificarea n cascada cmpurilor legate(Cascade Update RelatedFields), ce presupune faptul c orice modificare aduscmpului cheie primardincadrul asocierii, presupune modificarea automata cmpului cheie extern, pentrutoate nregistrrile asociate, i tergerea n cascad a nregistrrilor legate(Cascade Delete Related Records), ce presupune tergerea tuturor nregistrrilorasociate din tabela externodatcu tergerea unei nregistrri din tabela primar.

2.4. Utilizarea tipului de date Lookup Wizard

Pentru a uura munca celor care vor trebui s ncarce date n tabele,precum i pentru a respecta restricia de integritate referenial (vezi definiia), ncadrul aplicaiei Microsoft Access a fost introdus tipul de date Lookup Wizard. Acesttip de date oferposibilitatea de a alege dintr-o listvalorile cheilor externe dintr-otabel asociat, astfel nct aceste valori s se regseasc printre valorile cheiiprimare din tabela primara asocierii. De exemplu: fiind date doutabele, Furnizorii Facturi, n cadrul crora Codul furnizorului este cheie primar n prima i cheieextern n cea de-a doua, la ncrcarea datelor n tabele, pentru cheia externdin

Facturi se va afia o list care va cuprinde toate valorile ncrcate pentru cheiaprimardin Furnizori. n acest fel, utilizatorul poate alege din listdoar aceste valori,respectnd astfel restricia de integritate referenial.

Pentru alegerea valorilor cheii externe dintr-o listse procedeazastfel:1. Se introduce denumirea cmpului cheie extern;2. Se alege tipul de datLookup Wizard;

Nume

tabel

primar

Nume

cmp

primar

Nume

tabelextern

Nume

cmp

extern

Tipul asocieriiRestricia de integritate

referen ial


14/43


Pagina 13 din 42

3. Se parcurg paii pe care asistentul i afieaz:a. Primul pas: Bifarea primei opiuni, pentru preluarea datelor dintr-

un alt tabel sau o interogare;b. Al doilea pas: Precizarea tabelului din care face parte cheia

primarde unde vor fi preluate datele n list;

c. Al treilea pas: Selectarea cmpului sau cmpurilor ale cror valorivor fi afiate n list. Selecia se face cu ajutorul butonuluicare selecteazun singur cmp, sau care selecteaz toatecmpurile din tabelul primar pentru afiarea lor.

d. Al patrulea pas: Stabilirea limii cmpului afiat;e. Al cincilea pas: Precizarea denumirii sau etichetei pe care cmpul

cheie externo va afia.Pentru finalizare, la apsarea butonului Finish, Access afieazun mesaj prin

care vva invita ssalvai tabelul pentru ca modificrile sfie efectuate.

2.5. ncrcarea datelor n tabele

Pn acum am nvat cum se face proiectarea tabelelor i a asocierilordintre acestea. ns, aa cum am precizat la nceput, tabelele sunt destinate pentrua stoca date n ele, date care s poat fi consultate sau actualizate ulterior. Deaceea o etap importantn crearea bazelor de date constn ncrcarea tabelelorcu date coerente. Aceste date sunt introduse de la tastatur, fie direct n tabele, fieprin intermediul unor formulare create special pentru a asigura o interfa ct maiagreabili uor de utilizat.

Pentru ncrcarea datelor n cadrul tabelelor trebuie s se in cont derapoartele dintre tabelele aflate ntr-una sau mai multe asocieri. Astfel, mai nti vorfi nrcate date n tabelele care dein, n cadrul unei asocieri, cheia primar, dup

care se va trece la ncrcarea datelor n tabelele ce conin cheile externe aferente,pentru a se respecta restricia de integritate referenial. De exemplu, o facturnupoate fi emispentru clientul X, dacacest client nu existn baza de date.

ncrcarea datelor se va face n modul de afiare a datelor n cadrul unuitabel. Pentru aceasta, se selecteaztabelul n cauz, apoi, fie se efectueazdubluclic, fie se apasbutonul Openpentru deschiderea tabelelor. nregistrarea introdusse salveazautomat n momentul n care cursorul va prsi rndul acesteia.


15/43


Pagina 14 din 42

2.6. Operaii de cutare, filtrare i sortare a datelor din tabele.

La nivel de tabel, existposibilitatea de a sorta datele ncrcate n tabele, nfuncie de un anumit cmp. Pentru a sorta datele dintr-un tabel, se poziioneaz, mainti, cursorul n cadrul cmpului dupcare se va face sortarea, apoi, din meniulSort, se alege una din opiunile prezente: Sort Ascending sau Sort Descending.

Pentru filtrarea datelor, exist posibilitatea definirii unor filtre cu ajutorulmetodei formularului (Record->Filter->Filter By Form), prin care se poate alege ovaloare pentru unul sau mai multe cmpuri pentru care se apliccriterii de filtrare. Oaltmetodeste cea de filtrare prin selecie. Pentru aplicarea acestei metode, mainti se poziioneazcursorul pe valoarea care se constituie drept criteriu de filtrarepentru cmpul respectiv, dup care se alege opiunea Record->Filter->Filter BySelection. Pentru a afia toate nregistrrile, mai puin cele care nu ndeplinesccriteriul de filtrare precizat, se alege opiunea Record->Filter->Filter ExcludingSelection.

Cutarea datelor din cadrul unui tabel se poate face prin apelarea meniuluiEdit ->Find.

Valoarea

cutat

Cmpul n

care se

face

cutarea


16/43


Pagina 15 din 42

Cap. 3. Obiecte de tip cerere din cadrul unei baze de dateAccess

Interogarea unei baze de date este un proces foarte important pentru

utilizatorii acestora, ntruct presupune regsirea i extragerea informaiilor dorite dectre utilizator. Pentru realizarea interogrilor, Access pune la dispoziia utilizatorilorobiectele de tip Cerere(Query). Rezultatul cererii se prezintsub forma unei foi derspuns dinamic, foaie care nu mai exist fizic dup nchiderea cererii. Aadar, ocerere de interogare a bazei de date nu mrete spaiul ocupat n cadrulcalculatorului dumneavostrde ctre baza de date. O cerere poate interoga date dincadrul unuia sau mai multor tabele, sau chiar din cadrul altor cereri. Cteva dintredestinaiile care se pot da unei astfel de cerere de interogare a bazei de date sunturmtoarele:

Regsirea informaiei n baza de date; Efectuarea de calcule folosind date din tabelele bazei de date; Actualizarea bazei de date; Pregtirea datelor n vederea afirii lor n cadrul unor formularesau rapoarte;

Realizarea unor reprezentri grafice.n Access, va trebui, de multe ori, s regsim i sanalizm informaii din cadrulmai multor tabele ale bazei de date. Interogrile pe tabele multiple, leag datestocate n dousau mai multe tabele legate prin una sau mai multe asocieri, astfelnct aceste date sdevininformaii importante pentru analiz.

n acest capitol, vom nva cum vom putea exploata puterea acestor

interogri, care sunt principalele tipuri de cereri de interogare i cnd i cum pot fiele folosite, pentru o bunexploatare a bazei de date.

3.1. Tipuri de cerere pentru interogarea bazelor de dateAccess oferposibilitatea construirii urmtoarelor tipuri de cerere:

Cereri de selecie (Select Query), formeaz cel mai utilizat tip decerere de interogare, care dau posibilitatea stabilirii de criterii decutare, regsirii informaiei dorite i afirii acestei informaii pentrua fi accesibil utilizatorului. Tot n aceast categorie se nscriu icererile prin care se afieaz rezultatul unor calcule dintre valorileunor anumite cmpuri. La rndul lor, cererile de selecie se mpart n

alte categorii mai mici:o Cereri de selecie propriu-zis: selecteazdate din unul sau

mai multe tabele i/sau interogri, pe baza unor criteriistabilite iniial;

o Cereri parametrizate: presupune filtrarea datelor din tabelesau interogri pe baza unor criterii precizate printr-unparametru, adic, o valoarea care se va stabili de ctreutilizator la executarea cererii;


17/43


Pagina 16 din 42

o Cereri cu cmpuri calculate: afieaz, pe lng datele dintabele sau interogri, i rezultatul unor calcule efectuate ntrevalorile a dousau mai multe cmpuri, sau ntre acestea ivalori scalare;

o Cereri de agregare a datelor: sintetizeaz date din tabele,utiliznd funcii de agregare a datelor dintr-unul sau mai multe

cmpuri pentru mai multe nregistrri. Cereri de analizncruciat, care permit sintetizarea datelor i a

rezultatelor obinute din calcule, sub forma unei foi de calcul tabelar,fcnd informaia mai uor de citit i de neles.

Cereri de aciune, care modific date din cadrul tabelelor saucreaznoi tabele, pe baza unor criterii. Cererile de aciune se mpartn urmtoarele subcategorii:

o Cereri pentru crearea de noi tabele (Make Table Query):creazun nou tabel, cu toate nregistrrile sau doar o parte aacestora, din unul sau mai multe tabele asociate;

o Cereri pentru adugarea de date n tabele (Append Query):adauganumite nregistrri dintr-un tabel n altul;

o Cereri pentru modificarea datelor din tabele (UpdateQuery): Modific date dintr-un anumit tabel, n funcie deanumite criterii precizate;

o Cereri pentru tergerea datelor din tabele (Delete Query):pe baza unui anumit criteriu, terg nregistrrile dintr-unanumit tabel.

Oricare ar fi tipul cererii de interogare, orice obiect de tip cerere este supusurmtoarelor operaii: Operaia de construire sau de creare a cererii; Oeraia de utilizare, deschidere sau afiare a datelor interogate; Operaia de modificare a definiiei cererii realizate prin operaia de creare.

3.2. Crearea obiectelor de tip cerereUn obiect de tip cerere poate fi creat utiliznd doumodaliti principale: prin

proiectare grafic a cererii (cunoscut i sub denumirea de Modul Design), i prinutilizarea limbajului standard de interogare a bazelor de date (cunoscut subdenumirea de limbajul SQL Structured Query Language). n prezentul capitol nevom ocupa doar de prima modalitate, folosind interfaa graficAccess.

Toate obiectele de tip cerere sunt afiate n cadrul tipului de obiecte Queries,din cadrul ferestrei bazei de date. Pentru crearea unei cereri noi se procedeaz laapsarea butonului New, sau apelarea meniului Insert->Query. Access ofer maimulte posibiliti de creare de cereri, prezentate n caseta de dialog New Query, ce

se afieazpe ecran, imediat dupce comanda de creare a unei noi cereri a fostdat.


18/43


Pagina 17 din 42

Caseta de dialog afieazurmtoarele moduri de creare a unei noi cereri: Modul grafic de proiectare, Design View; Asistentul pentru cereri simple (Simple Query Wizard); Asistentul pentru crearea tabelelor ncruciate (Crosstab Query

Wizard); Asistentul pentru cutarea nregistrrilor duplicat (Fiind Duplicates

Query Wizard); Asistentul pentru cutarea nregistrrilor care nu au corespondent n

cele doutabele surs(Fiind Unmatched Query Wizard).Dei asistentul poate uura munca celui care l utilizeaz, n practic, cel

mai des se utilizeazprima modalitate de creare a cererilor, i anume modul graficde proiectare.

3.2.1. Crearea cererilor de selecie

Pentru cererile de selecie a datelor, se alege opiunea Design View dincaseta New Query. Access va afia fereastra de interogarea a tabelelor dup

exemplu, cunoscut sub denumirea Query By Example (prescurtat Q.B.E.). Alturide acestfereastr, se va afia i caseta de selectare a tabelelor care urmeaza fiinterogate, denumitShow Table.

Dupcum se poate observa, aceastcasetpune la dispoziia utilizatorilorposibilitatea de a crea cereri pe baza unor tabele, a unor alte interogri sau mixt,interogri i tabele. Prin selectarea unui astfel de obiect i apsarea butonuluiAdd


19/43


Pagina 18 din 42

obiectul n cauz va fi adus n fereastra QBE pentru a se putea face interogareadatelor din cadrul su, n funcie de anumite criterii.

Fereastra QBE are urmtoarele componente:

Grila de cmpuri conine mai multe rnduri care au destinaii diferite.Fiecare coloan din cadrul grilei este destinat unui anumit cmp din cadrultabelelor aduse pentru interogare.

Rndul Fielddin cadrul grilei se completeazautomat sau de la testaturcudenumirea unui cmp din cadrul tabelelor prezente.

Rndul Tableeste destinat precizrii tabelului din care face parte cmpulintrodus n cadrul primului rnd din gril, avnd n vedere caceeai denumire o pot

lua dousau mai multe cmpuri, dar din tabele diferite.Rndul Sort ofer posibilitatea sortrii datelor afiate la executareainterogrii prin ordonarea cresctoare sau descresctoare a celor din cmpul saucmpurile unde se precizeazsortarea. Valorile pentru acest rnd pot fi alese dintr-o listderulant.

Rndul Show este destinat posibilitii de afiare sau ascundere laexecutarea interogrii a datelor din cmpul pentru care se selecteaz saudeselecteaz.

Rndul Criteriaprezintimportanprin prisma oportunitilor oferite pentrufiltrarea datelor din tabele. Aici i n cadrul rndurilor care urmeazvor fi introduseexpresiile valide pe baza crora se va efectua selectarea doar a acelor nregistrricare ndeplinesc criteriile precizate. Criteriile vor fi precizate utiliznd anumii

operatori de comparaie sau logici.n continuare, vom prezenta cteva criterii de filtrare a datelor introduse cuajutorul unor operatori.

Operator Exemplu Descriere= =Nicu Cautvalorile egale cu textul Nicu Mere Afieaztoate valorile, mai puin Mere< = >=2000 Toate valorile mai mari dect 2000Between Between 1/2/2000 And 5/3/2004 Toate datele cuprinse n intervalul precizatLike Like S* Cauttoate valorile care incep cu litera S

Panoul de

tabele

Grila de

cmpuri

Numele i

tipulcererii


20/43


Pagina 19 din 42

NOT NOT Pere Afiseatoate valorile diferite de PereIN IN (5,8,4) Toate valorile de 5,8 sau 4IS NULL IS NULL Cautnregistrrile al cu valori nuleIS NOT NULL IS NOT NULL Cautnregistrri care conin valori

Odat precizat sursa de date, definirea interogrii de selecie presupune

parcurgerea urmtorilor pai:1. Precizarea atributelor ale cror realizri urmeazse le returneze cererea.Numele acestor atribute se vor preciza n grila Design View n rndulField, utiliznd unul dinre urmtoarele modaliti:

a. Selectarea atributului sin lista care apare n caseta Field Name;b. Efectuarea unui dublu click cu butonul stng al mausului, pe

denumirea cmpului din cadrul tabelului din panoul de tabele;c. Metoda Drag-and-Drop (apuc i arunc), care presupune

selectarea cu mausul a cmpului dorit din panoul tabelelor itragerea, innd apsat butonul stnd al mausului, n dreptulliniei Field din grila de cmpuri.

Existposibilitatea de a aduce n grila de cmpuri a tuturor atributelor unuitabel, prin efecuarea unui dublu clic pe semnul * care apare n tabelulrespectiv. Acelai lucru se poate obine i dacse efectueazun dublu clicpe denumirea tabelului din panoul superior, pentru a selecta toate cmpurile,i utilizarea metodei Drag and Drop pentru a aduce toate aceste atribute ncadrul grilei.

2. Precizarea criteriilor pentru acele cmpuri pentru care se doretefiltrarea. Criteriile se precizeaz pe rndul Criteria sau Or utilizndexpresii valide, care sfie nelese de Microsoft Access.

3. Stabilirea criteriilor de sortare aplicate anumitor cmpuri din cadrul grilein dreptul rndului Sort.

4. Debifarea opiunii Show pentru acele cmpuri care nu se doresc a fi

afiate la executare.

Existposibilitatea tergerii anumitor cmpuri din cadrul grilei de cmpuri, n situaian care nu le mai considerm necesare pentru interogare. Acest lucru se realizeazprin poziionarea cursorului deasupra denumirii cmpului n cauz, i efectuareaunui clic cnd cursorul capt forma unei sgei negre cu vrful n jos (). Apoi,pentru tergere, se apastasta Delete.

Lansarea n execuie a cererii se realizeazprin urmtoarele procedee: Utiliznd butonul Query View, , primul de pe bara de

instrumente;

Utiliznd butonul Run, , din bara de instrumente;

Din meniul View,se alege opiunea Datasheet; Din meniul Query,se alege opiunea Run.

Crearea cererilor parametrizateCererile parametrizate presupun introducerea unei valori pentru criteriul

unui cmp de ctre utilizator, n momentul n care interogarea este lansat nexecuie. Pentru aceasta, se procedeaz la crearea unei cereri de interogare deselecie, parcurgnd paii pe care i-am prezentat, urmnd sstabilim, n final, cruicmp i se va atribui parametrul pentru filtrarea datelor.


21/43


Pagina 20 din 42

Un parametru const, de fapt, dintr-un text pe care calculatorul l va afia nmomentul n care cererea este lansatn aciune, text care va invita utilizatorul sintroduc valoarea n urma creia se va face filtrarea. Acest text va trebui,ntotdeauna, introdus ntre paranteze drepte, pentru ca Access s-l recunoascdrept parametru i nu drept un criteriu stabilit anterior. De exemplu, se doreteafiarea tuturor furnizorilor dintr-o localitate specificat de utilizator n momentul

execuiei. Fereastra QBE va arta astfel:

La executarea cererii, Access va afia o casetde dialog n care va invitautilizatorul sprecizeze care este valoarea parametrului, valoare ce va sta la baza

filtrrii nregistrrilor.

Crearea cererilor cu cmpuri calculate

Crearea unei interogri nu se limiteaz numai la cmpurile tabelei sau tabelelorbazei de date. Se pot utiliza expresii pentru a crea cmpuri calculate. Acestecmpuri pot fi rezultatul unor operaii ntre dousau mai multe cmpuri, sau ntreunul sau mai multe cmpuri i anumite valori scalare. Pentru a efectua operaiicu aceste cmpuri, sunt folosii operatorii aritmetici (+, -, *, /) i parantezelerotunde. Parantezele drepte sunt utilizate pentru desemnarea unui anumit cmp

Parametrul introdus ntrearanteze dre te

Cmpul asupra cruia sestabilete criteriul

Cmp pentruintroducerea valorii

parametrului


22/43


Pagina 21 din 42

(cu alte cuvinte, cmpurile trebuie trecute ntre paranteze drepte). Exemple decmpuri calculate:

Se cunoate c Valoarea TVA=Valoare * Cota TVA. Aceastformulse exprim, n limbajul Access, n urmtoarea form:

Valoare TVA: [Valoare] * [Cota TVA]Dacrenunm la cmpul Cota TVA i tim caceasta este de

19 %, atunci cmpul calculat are urmtoarea formul:Valoare TVA: [Valoare] * 19/100

Aceste formule se introduc n grila de cmpuri, n urmtoarea coloanliber, pe rndul Field.Eticheta cmpului calculat va fi dat de partea din stngasemnului :. n exemplul nostru, cmpul se va numi Valoare TVA.

Crearea cererilor de agregare a datelor

Access permite construirea cu uurin a unor cereri care s returnezetotalul unor atribute aparinnd unor nregistrri grupate dup anumite criterii.Presupunnd cavem doutabele:

Facturi (NrFactura, DataFactura, CodFurnizor, CotaTVA)ProduseFacturate (NrFactura, CodProdus,Cantitate, Pret)

i cdorim afiarea totalului cantitativ pentru toate produsele din fiecare factur nparte, se va face gruparea nregistrrilor dup cmpul NrFactura din tabelaProduseFacturate i se vor totaliza valorile cmpului Cantitate pentru fiecare grup nparte.

Din punctul de vedere al aplicaiei Microsoft Access, acest lucru se vatraduce prin urmtorii pai:

1) Crearea unei interogri de selecie n care se va aduce tabelaProduseFacturate;

2) Aducerea n grila de cmpuri a atributelor NrFactura i Cantitate;3) Selectarea opiunii Total de pe bara de instrumente , care va afia,

n plus fa de rndurile prezente n grila de cmpuri, un rnd nou(rndul Total).

4) n dreptul cmpului de grupare (n cazul nostru, NrFactura), se alege,pe rndul Total, opiunea Group By.n dreptul cmpului de sintetizat,sau de agregare, se va alege, pentru acelai rnd, o funcie detotalizare, i anume funcia Sum(Sum). n felul acesta, se vor nsumacantitaile, pentru fiecare facturn parte.

5) Se lanseaz n execuie cererea de interogare pentru a vizualizarezultatele obinute.

Fereastra QBE va arta astfel:


23/43


Pagina 22 din 42

3.2.2. Crearea cererilor de aciune

Cererile de aciune sunt o categorie aparte a cererilor de interogare abazelor de date, pentru c efectueaz schimbri la nivelul bazei de date, acesteschimbri afectnd att structura tabelelor (interogri pentru crearea de noi tabele),ct i datele coninute de acestea (celelalte interogri de aciune). De aceea, seimpune s manifestm o anumit pruden n lucrul cu aceste tipuri de cereri,ntruct rezultatul lor este iremediabil (odatterse anumite nregistrri, ele nu maipot fi recuperate).

Specific acestor tipuri de interogri este faptul c ele trebuie lansate n

execuie doar prin comanda Run din meniul Querysau prin apsarea butonuluide pa bara de instrumente.

Interogrile generatoare de noi tabele (Make Table Query)

Aceste interogri permit crearea unei noi tabele plecnd de la datelestocate ntr-o alttabel, sau de la rezultatul unei interogri aplicate uneia sau maimultor tabele.

Acest tip de interogare se poate crea urmnd o anumit succesiune depai:

a. crearea unei interogri de selecie cu toate elementele ei(cmpuri sortate, criterii de filtrare, cmpuri calculate, sintetizride date,etc.).

b. transformarea acestei interogri n tipul de interogare pentrucrearea de tabele. Acest pas const n alegerea tipului deinterogare Make Table Querydin meniul Query.

c. precizarea n cadrul casetei de dialog care apare a numeluitabelului nou creat, tabel care se va regsi dup executareacererii de interogare n grupul de obiecte Tables.

d. executarea cererii de interogare prin apelarea meniului Query-Run.


24/43


Pagina 23 din 42

Cereri pentru modificarea datelor din nregistrrile unui tabel (UpdateQuery)

Sunt utilizate pentru actualizarea nregistrrilor dintr-o tabel, carecorespund unui anumit criteriu. Pentru a se efectua actualizarea, trebuie sprecizm, la nivelul unei astfel de cereri, care este cmpul asupra cruia se aplic

criteriul de modificare, care este cmpul ale crui date vor fi modificate i care esteformula de modificare a acestor date, sau valoarea care se va stoca pentru cmpulde modificat.

Pentru realizarea unei cereri de actualizarea a nregistrrilor, vom da unexemplu: Se cere sse modifice localitile furnizorilor din Ploieti n Bucureti. Seva proceda n felul urmtor:

Se creazo interogare pe baza tabelei Furnizori; Se alege atributul Localitate n grila de cmpuri; Se schimb tipul cererii n interogare de modificare, utiliznd

meniul Query->Update; n cadrul grilei de cmpuri, care va conine rnduri noi, diferite de

cele prezentate anterior, se va trece pe rndul Criteria localitateacare trebuie modificat (n cazul nostru, Ploieti), i pe rndulUpdate To (Modific n), localitatea nou (n cazul nostru,Bucureti);

Se executinterogarea prin apelarea meniului Query->Run.Fereastra QBE va arta astfel:

Pentru a putea vizualiza rezultatele, se va deschide tabelul Furnizori dingrupul de obiecte Tables.

Cereri pentru tergerea nregistrrilor din tabele

Pentru a terge dintr-o tabel anumite tupluri care ndeplinesc un anumitcriteriu de selecie, se pot defini interogri de aciune. Procedai astfel:

Creai o interogare nou pe baza tabelei n care se va efectuatergerea nregistrrilor;

Aducei n cadrul grilei cmpul sau cmpurile pentru care se vordefini criteriile de selecie i precizai aceste criterii pe rndul Criteria;


25/43


Pagina 24 din 42

Schimbai tipul cererii din Select Query n Delete Query, utilizndmeniul Query->Delete Query;

Lansai cererea n execuie prin apelarea meniului Query->Run.

De exemplu, pentru crearea unei cereri de tergere a nregistrrilor din tabelafacturi al cror numr este mai mic dect 5, fereastra QBE va fi afiatastfel:


26/43


Pagina 25 din 42

Cap. 4. Obiecte de tip formular ntr-o bazde date Access

Formularele sunt ferestre personalizate, care pot fi create cu ajutorulaplicaiei Microsoft Access, utilizate pentru a asigura o interfa ct mai agreabilpentru cel care actializeazdatele din tabele sau le vizualizeaz. n acest scop, unformular va conine o serie de elemente vizuale (obiecte grafice) numite controale.La nivelul formularelor pot fi definite reguli de validare suplimentare celor definite ncadrul tabelelor. De asemenea, existposibilitatea definirii unor formulare care spreia datele din dou sau mai multe tabele i s le afieze sau actualizezempreun.

Formularele din cadrul unei aplicaii Access pot fi create n scopul de a afiai actualiza datele din cadrul unor tabele (le vom numi Formulare legate), careprezinto surs de date, sau pentru alte scopuri, cum ar fi afiarea unor mesaje,afiarea meniurilor aplicaiei, deschiderea altor formulare sau rapoarte, etc.(formulare care se numesc Nelegate).

Obiectele de tip formular sunt grupate n categoria Formsdin cadrul ferestrei

bazei de date.

4.1. Crearea formularelor legate

Pentru uurarea efortului de proiectare a unui astfel de formular, Access nepune la dispoziie o serie de asisteni (Wizards), care ne invitsparcurgem anumiipai n urm crora formularul va fi finalizat. Aceasta este cea mai uoar calepentru realizarea unui obiect de tip formular. ns nu ntotdeauna uilizatorul semulumete cu ceea ce asistentul a realizat. De aceea, el va trebui s apeleze lacea de-a doua metodpentru crearea formularelor, i anume, metoda de proiectarea acestora (Design View).

Pentru crearea unui formular nou, fie se alege opiunea Insert->Form, fie seapasbutonul Newde pe bara de instrumente a ferestrei bazei de date. Oricare ar fimetoda aleas, Access va afia o caset(New Form), prin care invitutilizatorul saleagmodalitatea prin care formularul va fi creat.

Modalitatea

de creare a

formularului

Lista pentru

alegerea sursei

formularului


27/43


Pagina 26 din 42

Din lista de modaliti afiate se va selecta cea dorit pentru creareaformularului:

Design View toate operaiile de proiectare vor fi stabilite deutilizator;

Form Wizard - utilizatorul va fi ndrumat pas cu pas n creareaformularului; AutoForm: Columnar Se va genera automat un formular ncare cmpurile din tabel vor fi dispuse pe orizontal;

Autoform: Tabular se genereazun formular n care cmpurilesunt dispuse pe vertical, sub formde tabel;

Autoform: Datasheet se va genera un formular de tip foaie decalcul (asemntor unui tabel sau interogare);

Chart Wizard se va crea un formular ce va afia datele subforma unui grafic;

Pivot Table Wizard se va genera un formular sub forma uneitabele pivot generatprin aplicaia Excel;

Foarte frecvent se foloeste, ntr-o primfaz, unul din asistenii prezentaimai sus, dupcare formularele generate de acetia sunt deschide n modul Design,pentru a fi modificate, astfel nct acesta s corespund ct mai bine cerinelorutilizatorului final.

Crearea formularelor legate cu ajutorul asistentului

Proiectarea formularelor utiliznd varianta Form Wizard presupuneparcurgerea anumitor pai, atunci cnd sursa de date este o tabel:

1. n fereastra Form Wizard se va selecta mai nti tabelul sautabelele care vor sta la baza afirii datelor din cadrulformularului, dupcare se vor preciza care sunt cmpurile carevor aprea n cadrul acestuia.

Sursa

formularului

Cmpuriledin cadrul

sursei

selectate

Butoane de

selecie

Lista cucmpurile ce

vor aprea n

formular


28/43


Pagina 27 din 42

Tipuripredefinite

de

formulare

2. Se alege tipul de formular dorit, precizndu-se modul n care vorfi afiate datele.

3. Selectarea stilului dorit pentru formular. Access pune ladispoziie o list predefinit de abloane pentru formularul ncauz.

4. Definirea titlului formularului, precum i modul n care va fideschis acesta (pentru vizualizarea datelor sau pentrumodificare).


29/43


Pagina 28 din 42

Crearea formularelor n modul de proiectare

Modul de proiectare al formularelor este mai muin utilizat, ns oferposibilitatea modificrii aspectului acestora sau stabilirii de reguli suplimentare devalidare a datelor.

Structura unui formular este descrisn modul de proiectare. Orice formular

conine 3 seciuni importante, seciuni n care vor fi desenate controalele i ulteriorncarcate cu date. Acestea sunt:

Seciunea de antet a formularului (Form Header), folosit, n general,pentru a afia titlul formularelor, sau alte informaii referitoare lafolosirea acestuia.

Seciunea de detaliu a formularului (Detail), este zona care vaconine toate controalele necesare afirii datelor sau a altor aciunicu privire la acestea.

Seciunea de subsol a formularului (Form Footer), zona care aparen partea de jos a formularului i poate conine diverse informaii,cum ar fi totalul general, sau diverse controale.

n plus, orice formular conine bara de navigarecare prezintbutoanele dedeplasare prin nregistrri (prima nregistrare, nregistrarea anterioar, nregistrareaurmtoare, ultima nregistrare i butonul pentru adugarea unei noi nregistrri).

Butoanele de navigare sunt afiate numai n timpul execuiei formularului.

Odat cu deschiderea formularului n modul Design, apare bara deinstrumente Toolbar, care conine toate controalele pe care utilizatorul le poateataa unui formular.

Alturi de aceste controale, aceastbarde instrumente prezintun butonpentru activarea asistentului pentru acele controale pentru care existposibilitateaafirii lui. Dacacest buton este activat, atunci asistentul va fi afiat de fiecare datcnd utilizatorul plaseazun astfel de control pe suprafaa formularului.

Pentru ataarea unui control n cadrul unui formular, se efectueazclic pepictograma controlului dorit, cursorul va cpta forma semnului plus, urmnd cautilizatorul straseze suprafaa pe care o va ocupa controlul n cadrul formularului.

Controalele

formularului

Bara denavi are

Selectorul denregistrri

Caseta de control aformularului

Butonul pentru afiarea

asistenului pentru

controale


30/43


Pagina 29 din 42

Dintre controalele puse la dispoziia utilizatorului, cele mai importante suntcasetele text (Textbox) i casetele derulante (Combobox), utilizate pentru afiareadatelor din cadrul cmpurilor sursei de date. Alturi de acestea sunt utilizate ietichetele (Label), pentru afiarea denumirilor de cmpuri, sau butoanele decomand (Command button), pentru executarea diverselor aciuni, de deplasareprin nregistrri, de adugare, modificare sau tergere a nregistrrilor din tabela

surs.Fiecare control poate fi deplasat oriunde pe suprafaa formularului i poate

fi redimensionat, cu ajutorul mausului, prin poziionarea acestuia n diverse zone alemarginii controlului, selectat n prealabil.

Prin trasarea butoanelor de comand pe suprafaa formularului, Accessafieazasistentul care oferposibilitatea de a defini anumite aciuni pentru butonulde comand nou creat. Prin parcurgerea pailor acestui asistent, butonului decomandi se va ataa un cod care va executa aciunea aleasla proiectare.

1. Precizarea categoriei de aciuni i a aciunii pe care trebuie soexecute butonul de comandla efectuarea unui clic pe suprafaalui, n momentul execuiei formularului.

2. Precizarea textului sau pictogramei care va fi afiat/afiat pesuprafaa butonului de comand.

Lista cu

categoriile de

aciuni

Lista cu aciunilecategoriei

selectate

Caseta

pentru

introducerea

textului

Lista pentruselectarea

pictogramei

dorite

Vizualizareapictogramei

selectate saua textului

introdus


31/43


Pagina 30 din 42

3. Precizarea numelui butonului de comand, cu care va fiidentificat n cadrul formularului.

Prin apsarea butonului Finish, butonul de comand va fi creat, iar nmomentul vizualizrii formularului, la efectuarea unui clic, butonul de comand vaexecuta aciunea precizatla proiectare.

Fiecare formular, fiecare seciune a formularului i fiecare control din cadrulsu deine un set de proprieti, grupate n cinci mari categorii de aciuni:

a. Categoria Format, ce conine proprieti cu privire la modul deafiare a formularului sau controalelor din cadrul su;

b. Categoria Data, ce grupeaztoate proprietile care se referla

sursa de date a formularului sau controalelor;c. Categoria Event, grupnd toate evenimentele la care formularulsau controalele pot rspunde;

d. Categoria Other, ce conine toate celelalte proprieti care nu seregsesc n primele trei categorii;

e. CategoriaAll, ce grupeaztoate proprietile prezente n primelepatru categorii.

Categoriile de

priprieti


32/43


Pagina 31 din 42

Aceste proprieti sunt diferite pentru fiecare control n parte, dar indiferentcare ar fi acestea, categoriile n care ele sunt grupate sunt aceleai.

Setarea unei proprieti se poate face fie prin tastarea valorii respective, fieprin selectarea valorii dintr-o listderulant, fie cu ajutorul asistentului, care poate fiinvocat prin apsarea butonului Build Wizard.

Pentru a afia caseta de proprieti a formularlui, trebuie sefectum dublu

clic pe caseta de selecie a acestuia, situat ntre cele dou rigle din cadrulformularului deschis n modul de proiectare.

Pentru afiarea casetei de proprieti a unui control, se selecteazmai nticontrolul respectiv, dup care se efectueaz clic dreapta pe suprafaa controluluiselectat i se alege opiunea Properties.

Crearea cmpurilor calculate ntr-un formularn unele cazuri, este necesar s afim informaii obinute pe baza

calculelor dintre dou sau mai multe cmpuri din sursa de date a formularului. Deexemplu, dac se dorete afiarea datei rezultate prin adunarea a 10 zile la datafiecrei facturi n parte, trebuie creat un cmp calculat care s fie afiat n cadrulformularului. Acest cmp poate fi creat parcurgnd anumii pai:

1. Din caseta de instrumente Toolbox, se selecteaz tipul decontrol Caset Text (Textbox), i se ataeaz formularuluicurent. Aceast caset text nu prezint o surs de date, decieste un control nelegat.

2. Se afieaz proprietile acestui control i n categoria Data, se

poziioneazcursorul n caseta proprietii Control Source.3. Se tasteazformula: =[DataFacturii]+104. Se lanseazn execuie formularul (prin apelarea meniului View-

Form View), pentru a vizualiza rezultatul obinut.

Proprietile casetei text, precum i formula introduspentru sursa de datea controlului, sunt afiate n imaginea care urmeaz:

Caseta deselecie a

formularului


33/43


Pagina 32 din 42

La vizualizarea formularului, rezultatul va fi afiat dupcum urmeaz:

4.2. Crearea formularelor nelegate

Dupcum am precizat, un formular nelegat se caracterizeazprin faptul cnu prezinto sursde date care sstea la baza lui, adicnu existo legturntreun tabel sau interogare din cadrul bazei de date i formularul n cauz.

Dintre proprietile unui formular, existuna care ne ofer posibilitatea stransformm oricnd un formular nelegat ntr-un formular legat. Aceasta esteproprietatea Record Source, din categoria Data.Putem alege sursa de date din listade tabele sau interogri care va fi afiat sau putem construi o surs de date pebaza a mai multor tabele sau interogri, cu ajutorul asistentului pentru aceast

proprietate.

Valoareaafiatpentru

cmpul calculat

Lista de tabele i

interogri deja create

Buton pentru lansareaasistenului


34/43


Pagina 33 din 42

Orice formular nelegat nu poate fi proiectat dect utiliznd modul DesignView. Nu putem crea formulare nelegate cu ajutorul unui asistent. De aceea, pentrua putea realiza un astfel de formular, trebuie stim foarte bine satam controaleformularului i sstabilim proprietile acestor controale, astfel nct rezultatul sfiecel dorit.


35/43


Pagina 34 din 42

Cap. 5. Obiecte de tip raport ntr-o bazde date Access

Este uor s imprimm o simpl list de nregistrri dintr-un tabel sauinterogare. Pur i simplu vom deschide obiectul Access respectiv i vom apelameniul File->Print. ns, dacdorim ca situaiile noastre saparntr-o formmaiatractiv, mai profesional, dacvrem s includem calcule sau s crem anumitegrafice pe baza datelor din tabele sau interogri, sau dacdorim ca un antet sau unsubsol personalizat saparpe fiecare pagindin situaia noastr, atunci trebuie screm un obiect de tip raport.

Rapoartele sunt, deci, obiecte din cadrul unei baze de date Access caresunt destinate imprimrii pe suport de hrtie i care fac ca datele din tabele sauinterogri s fie afiate ntr-o form ct mai plcut, uor de neles i uor deanalizat.

Un obiect de tip raport pune la dispoziia celui care l proiecteaz uneleavantaje:

Opiuni de formatare atractive: Putem schimba tipul, mrimeasau culoarea fontului utilizat n cadrul rapoartelor, pentru a le face maiuor de citit. Putem aduga linii, casete text, sau imagini grafice ncadrul raportului.

Opiuni de sortare i grupare a datelor dup diverse cmpuri:Rapoartele din Access sunt un instrument puternic pentru totalizareai organizarea informaiilor pe grupuri de date.

Opiuni de combinare a datelor din mai multe tabele legate:unsingur raport poate afia date din mai multe tabele sau interogri careconin cmpuri de legtur, sau ntre care exist deja creat oasociere.

Acest capitol descrie care sunt posibilitile de creare a obiectelor de tipraport dintr-o bazde date Access i care ar fi principalele avantaje pentru care artrebui sfolosim un anumit tip de raport pentru prezentarea unor situaii diverse.

5.1. Crearea obiectelor de tip raport

Rapoartele se aseamn, din punct de vedere al proiectrii lor, cuformularele. Pentru afiarea datelor din tabele sau interogri se utilizeazcontroalede tip casete text, pentru afiarea denumirilor de cmpuri se folosesc controale de

tip etichet, iar pentru afiarea anumitor imagini grafice, controalele de tip imagine(Image). ns, dat fiind faptul c scopul acestor obiecte difer de acela alformularelor, n sensul cele nu pot executa anumite operaii care sse declanezela apariia unor evenimente (de exemplu, la efectuarea unui clic cu mausul), atuncieste uor de neles canumite controale destinate executrii anumitor aciuni nu-iau sensul n cadrul unui astfel de obiect, ntruct ele vor fi tratate ca simple imagini,i nu-i vor executa aciunile pentru care au fost create. n categoria acestorcontroale intrbutoanele de comand, casetele derulante sau butoanele de opiune(Option Button).


36/43


Pagina 35 din 42

ns toate elementele prezentate pentru crearea formularelor vor fiasemntoare cu cele pe care le vom nva pentru crearea obiectelor de tip raport.

Obiectele de tip raport sunt grupate n categoria Reportsdin cadrul ferestreibazei de date.

Pentru a crea un raport nou, fie se apeleazmeniul Insert->Report, fie se

apas butonul Newde pe bara de instrumente, situat n cadrul ferestrei bazei dedate. Se va deschide automat o caset de dialog care ne va invita s alegemopiunea doritpentru crearea raportului i, de asemenea, n situaia n care vomcrea un raport legat (care s preia date dintr-unul sau mai multe tabele sauinterogri), sprecizm i care este sursa de date care va sta la baza crerii lui.

Fereastra pentru crearea unui raport nou are urmtoarele pricomponente:

La deschiderea acestei ferestre, Access ne afieazo listcu modalitileposibile de creare a rapoartelor. Aceastlistne pune la dispoziie att metoda deproiectare Design View, ct i diveri asisteni care ne vor ghida n realizarearapoartelor dorite. Vom explica, n continuare, care sunt scopurile fiecrei metode nparte:

Design View: utilizatorul va trebui screeze propriul raport frnici unajutor din partea vreunui asistent. Proiectarea raportului se va faceutiliznd controalele i proprietile acestora.

Report Wizard: crearea rapoartelor standard se va face prinparcurgerea anumitor pai la finalul crora se va afia raportul dorit.

AutoReport: Columnar: se genereazautomat un raport pe baza uneisurse de date selectate din lista cu tabelele i interogrile bazei de

date, n care denumirile cmpurilor i valorile acestora sunt dispuse peorizontal.AutoReport: Tabular: se va genera un raport pe baza unei anumite

tabele sau interogri din baza de date, n care cmpurile acesteia suntdispuse pe orizontal(sub formtabelar).

Chart Wizard: oferposibilitatea crerii unui raport n care datele dintabele sau interogri vor fi afiate sub forma unui grafic.

Label Wizard: asistent pentru generarea unui raport pentru etichete.

Lista cu

posibilitile decreare a

raportului

Lista cu

tabelele i

interogrile

bazei de date


37/43


Pagina 36 din 42

5.1.1. Generarea rapoartelor cu ajutorul asistentului (Report Wizard)

Cea mai simplmodalitate, i n acelai timp i cea mai utilizat, pentrucrearea unui raport, este utilizarea asistentului Report Wizard. Acesta prezint osuccesiune de pai, al cror numr difer n funcie de numrul de tabele sauinterogri care stau la baza raportului. La finalul acestor pai se va afia raportuldorit, cu toate informaiile specificate n cadrul su.

Paii pe care utilizatorul trebuie s-i parcurgconin o serie de ntrebri lacare acesta trebuie s rspundi care se concretizeaz n opiunile sale pentruraportul dorit. Dat fiind faptul cnumrul de pai este mai mare n situaia n careraportul are ca sursde date mai mult de o tabelsau interogare, vom prezenta ncontinuare crearea unui raport pe baza a doutabele (Facturi i ProduseFacturate):

1. Precizarea sursei raportului i a cmpurilor pe care acesta le vaconine.

2. Modul de organizare a datelor din raport, preciznd care este tabela nfuncie de care vor fi grupate datele. ntre tabelele sau interogrile sursei dedate trebuie sexiste cmpuri de legtur.

Cmpurile disponibile

pentru tabelul selectat

Tabelele sau

interogrile cevor forma sursa

de date

Cmpurile selectate care vor

aprea n cadrul raportului

Butoane de

selectare a

cmpurilor


38/43


Pagina 37 din 42

3. Precizarea cmpurilor suplimentare n funcie de care se va face grupareadatelor n cadrul raportului. (Datele vor fi afiate sub forma unor grupuripentru aceeai valoare a cmpului de grupare).

4. Sortarea datelor n cadrul raportului. De reinut corice cmp pentru care s-afcut gruparea datelor este n acelai timp i cmp de sortare, deci automatvalorile sale vor fi sortate cresctor. Existposibilitatea de a efectua sortareadatelor pe patru nivele, adicse va trece la sortarea de pe nivelul urmtor,numai dacvalorile cmpului curent de sortare sunt egale. Sortarea se poateface cresctor sau descresctor.

Listpentruselectarea

tabelei

primare

Cmpurile

tabelei

primare

Cmpurile

celorlalte

tabele

Cmpurilepentru care

se pot face

grupri

Butoane pentru adugareasau tergerea cmpurilor de

grupare

Butoane pentru mutarea

grupurilor n cadrul

raportului


39/43


Pagina 38 din 42

5. Alegerea modului de aranjare n pagin a datelor. Access ne pune ladispoziie, pentru rapoartele cu surs de date format din mai mult de otabel, ase posibiliti de aranjare a cmpurilor i valorilor acestora n cadrulraportului. n funcie de numrul cmpurilor sursei de date, el poate optapentru una din aceste opiuni. De asemenea, tot aici, putem preciza i cumva fi imprimat raportul (pe orizontal Landscape, sau pe vertical Portrait).

Liste pentru

alegerea

cmpurilor de

sortare

Buton pentru

ordonarea

cresctoare saudescresctoare

a datelor

Vizualizarea

modului de

afiare adatelor

Posibilitile dearanjare n

pagin

Orientarea

paginii la

imprimare


40/43


Pagina 39 din 42

6. Alegerea unui stil pentru formatarea datelor din cadrul raportului. Existasestiluri predefinite pe care Access le ofer utilizatorilor pentru ca datele dincadrul raportului sfie c mai uor de neles i de urmrit.

7. Definirea numelui raportului, precum i precizarea modului n care acesta vafi deschis (pentru proiectare sau pentru vizualizarea datelor).

Vizualizarea

stilului ales

Listcu stiluripredefinite

pentru

formatare


41/43


Pagina 40 din 42

5.1.2. Modul de proiectare Design View

De multe ori, asistentul pentru crearea rapoartelor se dovedete a fisuficient pentru a realiza situaiile dorite. ns, uneori, este necesar smodificmstructura unui astfel de raport pentru a aduga noi date sau pentru a modifica modulde afiare a informaiilor din cadrul su. Pentru aceast trebuie s deschidemraportul n modul de proiectare a acestuia.

Vom observa ca orice raport conine cinci seciuni standard, n cadrulcrora vor fi incluse controale pentru afiarea informaiilor. Este important scunoatem aceste seciuni, ntruct ele apar n mod diferit n cadrul unui raport, iarincluderea unui control ntr-una din aceste seciuni va conduce la apariia controluluirespectiv doar cnd aceastseciune va fi afiatn raport.

Cele cinci seciuni standard din cadrul unui raport sunt:1. Antetul raportului (Report Header). Este seciunea care apare

o singur dat la afiarea raportului, la nceputul acestuia,precednd orice informaie coninutde celelale seciuni.

2. Antetul de pagin (Page Header). Aparepe fiecare pagin, la

nceputul acesteia, afind controalele coninute n cadrul su, osingurdatpentru fiecare pagin.3. Coninutul raportului (Detail).Conine toate informaiile afiate

prin intermediul controalelor din cadrul su. Aceastseciune areproprietatea de a se repeta de fiecare dat cnd ntlnete onregistrare nou, astfel nct toate nregistrrile din cadrulsursei de date sfie afiate n cadrul su.

4. Subsolul de pagin (Page Footer).Este seciunea care aparen cadrul fiecrei pagini, o singur dat pe pagin, la finalulacesteia.

5. Subsolul raportului (Report Footer).Aceastseciune afieazcontroalele din cadrul su la sfritul raportului.

Toate aceste cinci seciuni apar n mod obligatoriu la nivelul unui raport. ns,uneori, n cadrul ferestrei Design View ale raportului mai apar i alte seciuni, n

Cele 5 seciuni

standard ale

unui raport


42/43


Pagina 41 din 42

urma stabilirii unor criterii de grupare a datelor din raport, fiecare cmp de gruparefiind nsoit de un antet de grupare i un subsol de grupare.

Toate controalele coninute de ctre un raport pot fi redimensionate, mutatesau li se pot aplica diverse formate pentru afiarea n mod diferit a datelor din tabelesau interogri.La fel ca i n cazul formularelor, fiecare raport, control sau seciune

de raport deine un set de proprieti care pot fi modificate n fereastra de proiectare.Aceste proprieti sunt grupate n aceleai categorii ca i la formulare. Modalitilede afiare a acestor proprieti au fost prezentate n capitolul anterior.

5.2. Vizualizarea rapoartelor i imprimarea acestora

Dat fiind faptul cprincipalul scop pentru care au fost create este acela de aprezenta informaia pe suport de hrtie ntr-o forma ct mai agreabil, rapoartelepot fi imprimate i pot fi vizualizate naintea imprimrii. Vizualizarea unui raport seface prin simpla deschidere a acestuia (dublu clic pe pictograma raportului sau

selectarea acestuia i apsarea butonului Open de pe bara de instrumente aferestrei bazei de date).Imprimarea raportului se poate face apelnd meniul File->Print. Se

deschide fereastra de dialog Print, prin care pot fi stabilite diverse posibiliti deimprimare a acestuia. n plus, ca n orice aplicaie Office, exist opiunea PageSetup, n cadrul meniului File, care d posibilitatea stabiliriirii caracteristicilor deimprimare, cu privire la marginile raportului, la dimensiunile i aranjarea paginii saula imprimarea pe coloane.


43/43


Pagina 42 din 42

Bibliografie selectiv

1. Grupul BDASEIG - Baze de date, Ed. Infomega, 2002.

2. Florescu V., Stanciu V., Cozgarea G., Cozgarea A. Baze de date,

Ed. Economic, 1999.

3. Jonathan Hide Microsoft Access 2000, Ed. CustomGuide, 2000.

4. Roger Jennings, Utilizare Access pentru Windows 95, Ediie Special,

Ed.Teora, Bucureti, 1997.

5. Faithe Wempen, Microsoft Office 97 Professional, 6 n 1, Ed. Teora,

Bucureti, 1998.

Documents

Curs Microsoft Access