MICROSOFT ACCESS 2007alinaciltan.000webhostapp.com/Access/curs Access.pdf · Investeşte în oameni! Carieră de succes în învăţământul preuniversitar prin implementarea de

Investeşte în oameni!

Carieră de succes în învăţământul preuniversitar prin implementarea de programe de formare inovative!

Cod contract: POS DRU/87/1.3/S/61602

Proiect cofinanţa t din Fondul Social European prin

Programul Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

MODULUL V MICROSOFT ACCESS 2007






Obiectivele modulului

La sfârșitul acestui modul veți reuși să: - creați tabele - creați interogări - creați formulare - creați rapoarte






Programa cursului: 1. Baze de date

• Concepte ale bazelor de date • Organizarea unei baze de date • Relații între tabele • Administrarea unei baze de date

2. Utilizarea aplicației • Lucrul cu baze de date • Operații uzuale

3. Tabele • Înregistrări • Construirea unui tabel






4. Regăsirea informațiilor • Operații de bază • Interogări

5. Obiecte • Formulare

6. Rezultate • Rapoarte, exportarea datelor • Imprimarea






Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft ACCESS 2007 face parte din

pachetul de programe Microsoft Office 2007.

Principalele caracteristici ale SGBD-ului ACCESS sunt:

• este relaţional şi lucrează sub sistemul de operare Windows;

• este deschis comunicării cu alte Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date cum ar fi FoxPro sau

Paradox;

• este compatibil cu tehnologia ActiveX, care permite realizarea aplicaţiilor client/server;

• permite realizarea unor aplicaţii complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic;

• permite comunicarea cu SQL Server, un alt produs Microsoft care gestionează baze de date;

• permite accesul la baze de date din reţeaua Internet, fiind un instrument util pentru publicarea

informaţiilor în paginile Web;

• este autodocumentat prin help, apelabil contextual sau la cerere;

• conţine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea într-o manieră foarte simplă a

obiectelor bazei de date;

• permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) în vederea accesării obiectelor ACCESS;

• permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator în cadrul bazei de date;

• permite personalizarea bazei de date;

• permite utilizarea obiectelor ACCESS din cadrul altor aplicaţii rulate sub sistemul de operare

Windows.






În general, o bază de date este un ansamblu de date, organizate în una sau

mai multe tabele cu legaturi între ele, formulare pentru introducerea datelor, cereri de

interogare a tabelelor, rapoarte pentru scoaterea la imprimanta a datelor într-un anumit

format.

Tabelul este format dintr-un numar de coloane numite câmpuri si un numar

de linii numite înregistrari sau articole.

Câmpul este o coloana dintr-un tabel, caracterizata printr-un nume, care va contine date

de un anumit tip dintre cele puse la dispozitie de sistemul de gestiune a bazelor de date

Microsoft Access. Acestor tipuri de date li se pot stabili o serie de proprietati.

Înregistrarile (Articolele) sunt liniile dintr-un tabel, continând date în fiecare câmp.

Matricol Nume Clasa Media

114 Georgescu M. IX B 9,12

1561 Apostol L. XII C 8,77

854 Marinescu I. XI F 9,07

inregistrare

câmpuri






O bază de date ACCESS poate fi definită ca fiind o colecţie de obiecte: tabele (table), cereri de

interogare (query), formulare (form), rapoarte (report), pagini Web (pages), comenzi macro (macro) şi

module (module).

• Tabelul (Table) este un obiect definit de utilizator în care sunt stocate datele primare (expresia

modelului relaţional).

• Cererea de interogare (Query) este un obiect care permite vizualizarea informaţiilor obţinute prin

prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele şi/sau alte cereri de interogare.

• Formularul (Form) este un obiect care permite introducerea datelor, afişarea acestora sau

controlul întregii aplicaţii.

• Raportul (Report) este un obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor obţinute în

urma consultării bazei de date sub formă de documente.

• Pagina Web de accesare a datelor (Pages) reprezintă un obiect care include un fişier HTML şi

alte fişiere suport în vederea furnizării accesului la date prin intermediul browsere - lor Internet.

• Comanda Macro (Macro) reprezintă un obiect care conţine o definiţie structurată a uneia sau

mai multor acţiuni pe care ACCESS le realizează ca răspuns la un anumit eveniment.

• Modulul (Module) reprezintă un obiect care conţine proceduri definite de utilizator şi scrise în

limbajul de programare Visual Basic.






Crearea bazei de date

Crearea bazei de date se realizeaza astfel: Start -> Toate programele -> Microsoft

Office -> Microsoft Access 2007. Pe ecran ne apare fereastra de mai jos in care selectam optiunea

Blank Database , în caseta File Name introducem numele bazei de date si apoi apasam butonul

Create.






Pe ecran ne apare fereastra de mai jos. Primul pas în crearea unui tabel este

definirea structurii acestuia adică definirea câmpurilor și a tipurilor de date corespunzătoare.






Pentru a incepe definirea structurii unui tabel comutam in modul Design view.






După comutarea în modul Design View suntem întrebați care este numele tabelului.

În acest caz am introdus numele Elevi. În continuare am definit structura tabelului:






În cadrul acestei ferestre se definesc numele câmpului (Field Name), tipul de date (Data

Type) şi, opţional, o descriere a câmpului respectiv (Description).

Field name: numele câmpurilor poate fi format din maxim 64 de caractere, poate să conţină

spaţiu şi nu trebuie să conţină următoarele caractere: [ , ], ., ! . De asemenea, nu trebuie să fie cuvânt

rezervat al ACCESS.

Data type: tipuri de date.

Description: descrierea câmpului






Tipul de date Identificatorul Semnificaţia

numeric Numeric Numere folosite în calcule matematice. Ele pot să fie numere întregi (Byte – cuprinde valori

între 0 și 255, Integer – cuprinde valori între -32768 și 32767, Long Integer - cuprinde valori

între -2147483648 și 2147483647) sau reale (Single – cuprinde valori între -3,4*1038 și

3,4*1038 , Double – cuprinde valori între -1.797*10308 și 1,797*10308). In plus, există tipul

întreg Replication ID – identificator de multiplicare

alfanumeric Text Combinaţii de caractere speciale, litere, cifre sau numere nefolosite în calcule matematice

(lungimea maximă este de 255 caractere)

comentarii Memo Câmpuri de text folosite ca note (lungimea maximă este de 64 kocteţi – 65535 caractere)

date calendaristice şi

timp

Date/Time Date calendaristice şi momente de timp (între anii 100 şi 9999)

autonumerotare Autonumber Secvenţe de numere întregi, create şi incrementate automat de Access la adăugarea unei noi

înregistrări. Nu pot fi actualizate.

sume de bani Currency Valori numerice cu semnificaţie de sume de bani. Precizie de 15 cifre la stânga virgulei

zecimale şi 4 cifre la dreapta.

logic Yes/No Valori logice sau booleene (“adevarat” şi “fals”)

obiecte OLE OLE object Obiecte provenite din aplicaţii ca Excel, Word sau Draw. Dimensiunea maximă – 1 Goctet.

legaturi Hyperlink Adrese Web ce fac referire la o pagina de Internet

liste de cautare Lookup Wizard O listă de căutare își poate lua valorile dintr-o listă de valori existentă într-o altă tabelă,

interogare sau dintr-o listă de valori predefinită.

Tipurile de date permise în Access sunt:






În panoul de jos al acestei ferestre se introduc celelalte proprietăţi ale câmpului:

Field size: lungimea câmpului

Format: formatul în care sunt afişate datele. Proprietatea Format se utilizează pentru stabilirea

modului în care numere, date calendaristice, timp şi text vor fi afişate. Ea nu afectează şi modul de

introducere a datelor.

Numărul de zecimale (Decimal places) În cadrul acestei proprietăţi se stabileşte numărul de

zecimale ce pot fi atribuite câmpului. Există o listă de opţiuni şi se pot selecta valori cuprinse între 0

şi 15 sau Auto pentru determinarea automată a numărului de zecimale. Această opţiune apare

numai în cazul câmpurilor de tip Number.

Input Mask (formatul de introducere). Proprietatea Input Mask (şablon de introducere a datelor) se

poate specifica utilizând trei secţiuni:

• specifică şablonul însuşi, cum ar fi: !(999) 999-9999;

• specifică dacă Microsoft Access va memora toate caracterele tastate; dacă se utilizează 0 în

această secţiune, toate caracterele vor fi memorate ca valoare a câmpului în cauză (de exemplu,

parantezele pentru prefix ori separatorii unui număr de telefon vor fi memoraţi împreună cu numărul

însuşi); dacă se alege 1 sau nu se tastează nimic, vor fi memorate numai caracterele care

alcătuiesc valoarea propriu-zisă a câmpului respectiv;

• specifică acel caracter pe care Microsoft Access îl va afişa în locul în care trebuie să apară în

şablon; în această secţiune se poate utiliza orice caracter; pentru afişarea unui şir de caractere vid,

se utilizează un spaţiu cuprins între ghilimele (" ").






Caption: aceasta permite specificarea unui al doilea nume în situaţiile în care primul nu este destul de

semnificativ. El apare în antetul cererilor de interogare, formularelor şi rapoartelor.

Default Value (Valoarea implicită): este o valoare care este atribuită automat, în momentul când utilizatorul

nu introduce nici o valoare în acel câmp.

Validation Rule (regula de validare): regulile de validare testează, conform criteriului furnizat sub forma unei

expresii ACCESS, valoarea introdusă într-un câmp. Acestea folosesc:

• operatorii: =, -, *, /, \, Mod, <, >, <>, =, <=, >=, AND, OR, BETWEEN, IN, IS NULL

• identificatorii - se dau în paranteze drepte []

• funcţii şi constante

Dacă nu se specifică nici un operator atunci operatorul implicit este operatorul de egalitate.

Validation Text (textul de validare): reprezintă textul care va apărea pe bara de mesaje în cazul în care

valoarea introdusă nu respectă criteriul impus de regula de validare.

Required (cerut): prin această proprietate se stabileşte dacă prin introducerea unei înregistrări în cadrul

tabelului este obligatorie şi completarea respectivului câmp.

Indexed (Indexat): dintr-o listă derulantă se poate alege între un index care admite valori duplicat sau unul

care cere ca fiecare valoare a câmpului să fie unică. Access defineşte automat cheia primară a tabelului ca

fiind indexată şi fără duplicate (No Duplicated).






AllowZeroLength: Permite date (prin setarea la Yes) de lungime zero (“”) în câmpuri de tip Text

sau Memo.

UnicodeCompression: Comprimă textul stocat în acest câmp când este stocată o cantitate

mare de text (peste 4096 caractere)

IMEMode: Controlează conversia caracterelor în versiunea asiană a Windows-ului.

IMESentenceMode: Controlează conversia caracterelor în versiunea asiană a Windows-ului.

SmartTags: Atașează o etichetă inteligentă acestui câmp.

TextAlign: Specifică alinierea implicită a textului într-un control






Cheia unui tabel

Cheia unui tabel este un ansamblu minim de câmpuri care identifica în mod unic o

înregistrare dintr-un tabel.

Cheia poate fi formata dintr-un câmp (simpla) sau mai multe câmpuri (compusa).

La un moment dat, într-un tabel, e posibil ca mai multe chei sa poata identifica în mod

unic o înregistrare. Aceste combinatii se numesc chei candidate. Dintre cheile candidate se alege o

combinatie care se foloseste efectiv. Aceasta combinatie se numeste Cheie primara.

Dacă cheia primară este formată dintr-un singur câmp, se selectează acesta şi apoi se

activează butonul cheia primară. Dacă cheia primară este formată din mai multe câmpuri se

selectează primul, iar celelalte se selectează în combinaţie cu apăsarea tastei CTRL, după care se

ativează butonul cheie primară.

Dacă cheia primară este formată dintr-un singur câmp, se selectează acesta şi apoi se

activează butonul cheia primară . Dacă cheia primară este formată din mai multe câmpuri se

selectează primul, iar celelalte se selectează în combinaţie cu apăsarea tastei CTRL, după care se

ativează butonul cheie primară.

Dacă uităm să definim cheia primară, Access ne avertizează de acest lucru şi ne

sugerează el o cheie primară.

Ștergerea cheii primare se realizează selectând câmpul sau câmpurile care formează

cheia primară și apăsând butonul .






Proiectarea tabelelor – redundanța în date

Dorim să ţinem evidenţa cărţilor şi cititorilor unei biblioteci cu ajutorul unui tabel. Pentru

aceasta vom considera tabelul Biblio cu următoarea structură Numar_legitimatie (Number –Long

Integer), Adresa (Text 30), Telefon (Text 20), Titlucarte (Text 30), Cotacarte (Text 6),

Dataimprumutarii (Date/Time – Short Date), Autor (Text 30), Pretcarte (Number - Single),

Domeniu (Text 30), Dataaparitie (Date/Time – Short Date), Editura (Text 20).

Un posibil continut al acestui tabel ar putea fi:

Numar_

legitimatie

Nume Adresa Telefon Titlu_

carte

Cota_

carte

Data_

imprumutarii

Autor Pret_

carte

Domeniu Data_

aparitie

Editura

14572 Popescu

Andrei

Cv. Noua,

Bl A7

343462 Ion AB345 15.02.2003 Liviu

Rebreanu

52000 Beletristica 12.06.1992 Did si ped

14572 Popescu

Andrei

Cv. Noua,

Bl A7

343462 Dune AS234 15.02.2003 Frank

Herbert

142000 SF 22.03.1997 Teora

14572 Popescu

Andrei

Cv. Noua,

Bl A7

343462 Fundatia AS400 15.02.2003 Isaac

Asimov

82000 SF 17.08.1995 Nemira

7422 Iliescu

Maria

Rovine,

Bl. 22 C

212121 Poezii PC234 22.02.2003 Mihai

Eminescu

32000 Poezie 04.06.1982 Ion Creanga

7422 Iliescu

Maria

Rovine,

Bl. 22 C

212121 Agentul

haosului

AS491 22.02.2003 Norman

Spinrad

92000 SF 12.12.1994 Nautilus






Analizând acest tabel, se observă că există unele neajunsuri

• redundanţe în date: unui cititor care a împrumutat mai multe cărţi de la bibliotecă i se reţin de fiecare dată adresa şi

numărul de telefon

• anomalii la actualizare

anomalie la inserţie

Dacă biblioteca achiziţionează o nouă carte, informaţia despre acea carte nu poate fi introdusă

în tabel decât în momentul în care cartea este împrumutată de către un cititor.

anomalie la ştergere

Dacă este şters un cititor, atunci se pierd şi informaţiile referitoare la cartea împrumutată.

anomalie la modificare

Dacă se modifică numărul de telefon al unui cititor, modificarea trebuie facută în toate

înregistrările unde apare numele acelui cititor.

Pentru a elimina aceste anomalii trebuie organizată informaţia în două tabele diferite: unul care să conţină

informaţiile despre cititori şi altul care să conţină informaţiile despre cărţi. Pornind de la structura tabelului iniţial se

construieste structura următoarelor tabele:

Cititori (Numar_legitimatie (Number – Long Integer), Nume (Text 30), Adresa (Text 30), Telefon (Text 20), Cota_carte

(Text 6), Dataimprumutarii (Date/Time))

Carti (Cota_carte (Text 6), Titlu_carte (Text 30), Autor (Text 30), Pretcarte (Number - Single), Domeniu (Text 30),

Dataaparitie (Date/Time – Short Date), Editura (Text 20)).

Datele din tabelul iniţial sunt fost reorganizate astfel:






Cititori

Numar_

legitimatie

Nume Adresa Telefon Cota_carte Data_

imprumutarii

14572 Popescu

Andrei

Cv. Noua,

Bl A7

343462 AB345 15.02.2003

14572 Popescu

Andrei

Cv. Noua,

Bl A7

343462 AS234 15.02.2003

14572 Popescu

Andrei

Cv. Noua,

Bl A7

343462 AS400 15.02.2003

7422 Iliescu Maria Rovine,

Bl. 22 C

212121 PC234 22.02.2003

7422 Iliescu Maria Rovine,

Bl. 22 C

212121 AS491 22.02.2003

Cărți

Cota_

carte

Titlu_

carte

Autor Pret_

carte

Domeniu Data_aparitie Editura

AB345 Ion Liviu Rebreanu 52000 Beletristica 12.06.1992 Did si

ped

AS234 Dune Frank Herbert 142000 SF 22.03.1997 Teora

AS400 Fundatia Isaac Asimov 82000 SF 17.08.1995 Nemira

PC234 Poezii Mihai

Eminescu

32000 Poezie 04.06.1982 Ion

Creanga

AS491 Agentul

haosului

Norman Spinrad 92000 SF 12.12.1994 Nautilus






Se observă că în cazul tabelului Cititor, proiectarea tot nu este optimă, deoarece datele unui cititor sunt reţinute

pentru fiecare carte împrumutată. Soluţia constă în despărţirea tabelului în două tabele astfel:

Date_personale (Nume (Text 30), Adresa (Text 30), Telefon (Text 20), Numar_legitimatie (Number – Long Integer))

Date_imprumuturi (Numar_legitimatie (Number – Long Integer), Cota_carte (Text 6), Data_imprumutarii (Date/Time – Short

Date))

Pornind de la datele din tabelul Cititor, conţinutul celor două tabele devine:

Date personale

Nume Adresa Telefon Numar_legitimatie

Popescu Andrei Cv. Nouă, Bl.A7 343462 14572

Iliescu Maria Rovine, Bl. 22 C 212121 7422

Date împrumuturi

Numar_legitimatie Cota_carte Data_imprumutarii

14572 AB345 15.02.2003

14572 AS234 15.02.2003

14572 AS400 15.02.2003

7422 PC234 22.02.2003

7422 AS491 22.02.2003






Operațiile asupra structurii tabelului (câmpurilor) sunt: a) Adăugarea unui câmp nou

b) Ștergerea unui câmp existent

c) Modificarea unui câmp (a numelui sau a tipului câmpului)

Operațiile asupra înregistrărilor unui tabel sunt: a) Adăugarea unei înregistrări noi

b) Ștergerea unei înregistrări existente

c) Modificarea valorilor dintr-o înregistrare

d) Sortarea înregistrărilor

e) Filtrarea înregistrărilor






APLICAȚII

1. Stabiliți cheile pentru tabelele Cărți, Date personale si Date împrumuturi definite

anterior.

2. Se consideră tabelul de mai jos care ţine evidenţa clienţilor şi produselor unui magazin.

Cod_

client

nume_

client

Nr_

telefon

cod_

comanda

data cod_

articol

nume_

articol

cost_

articol

Cantitate

A1 Popescu

Marian

415355 C1 08.10.01 P1 camasa 400000 2

A1 Popescu

Marian

415355 C1 08.10.01 P3 tricou 200000 1

A2 Ionescu

Andrei

196322 C2 09.10.01 P1 camasa 400000 3

A2 Ionescu

Andrei

196322 C2 09.10.01 P3 tricou 200000 2

A2 Ionescu

Andrei

196322 C2 09.10.01 P2 pantaloni 800000 1

A3 Popescu

Adriana

415355 C3 10.10.01 P3 tricou 200000 3

A4 Marinescu Ilie 146229 C4 10.10.01 P1 camasa 400000 1

Se cere să se reproiecteze tabelul astfel încât să fie evitate anomaliile la inserţie,

ştergere şi modificare.






3. Deschideti baza de date Restaurant și realizați următoarele operații:

a) Ştergeti tabela Vânzări

b) În tabela Ingrediente inversaţi câmpurile Unitate de măură şi Pret.

c) În tabela Ingrediente aplicaţi câmpului Preţ formatul Euro.

d) În tabelul Ingrediente stabiliţi dimensiunea coloanei Unitate de masura la valoarea 25.

e) În tabela Rețete adăugați un nou câmp Nr_crt de tip Autonumerotare și definiți acest câmp

drept cheie primară.

f) În tabela Retete impuneti conditia ca valorile introduse pentru câmpul Cantitate să fie

pozitive. În cazul în care se încearcă introducerea unor valori negative se va afisa mesajul

Introduceti valori pozitive.

g) În tabela Comenzi adăugati câmpul Cod_comanda şi definiti-l cheie primară.

h) În tabela Comenzi modificati tipul câmpului Data astfel încât să poată fi introduse date

numai în formatul Dată scurtă.

i) În tabela Comenzi modificaţi câmpul Cantitate astfel încât să poată primi numai valori

cuprinse între 0 şi 255.

j) Adăugaţi 5 înregistrări în tabela Comenzi.

k) Sortaţi datele din tabela Meniuri după câmpul Denumire meniu.

l) În tabela Ingrediente indexaţi cu duplicate câmpul Preţ.

m) În tabela Ingrediente căutaţi produsul care are codul 7 şi ştergeţi acest produs.






TEST

1. SGBD-ul Microsoft Access 2007 stochează toate componentele unei baze de date într-un singur fişier cu

extensia:

a) MDC

b) MDB

c) MDX

d) ACCDB

2. Activarea Help-ului se realizează apăsând tasta:

a) F1

b) F5

c) F10

d) F12

3. Dimensiunea maximă a unui câmp de tip şir de caractere este:

a) 255

b) 32374

c) 65535

4. În care dintre următoarele câmpuri stabiliţi opţiuni asupra indexului unui tabel?

a) Field Size

b) Format

c) Indexed

d) Caption






5. Valorile dintr-un câmp de tip Autonumber pot fi actualizate:

a) da

b) nu

6. Prin apăsarea icon-ului se stabileste:

a) Cheia primară

b) Cheia externă

c) Se defineste un câmp ca fiind de tip Autonumber

7. În Microsoft Access, tipul Number include următoarele subtipuri:

a) Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Variant

b) Byte, Integer, Long, Single, Double, Replication ID

c) Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Replication ID

8. Pentru entitatea Persoana, Nume reprezintă:

a) un atribut

b) o valoare

c) nici una din afirmaţiile de mai sus

9. Atunci când definiţi un tabel trebuie să definiţi:

a) un singur atribut

b) un domeniu de valori

c) unul sau mai multe atribute împreună cu domeniile de valori corespunzătoare






INTEROGĂRI

Interogarea bazei de date permite afişarea înregistrărilor din una sau mai multe tabele, înregistrări

care verifică anumite condiţii, care sunt grupate în funcţie de anumite criterii sau sunt ordonate crescător sau

descrescător.

Avantajele oferite de modul de interogare a bazei de date prin cereri sunt:

• selecţia câmpurilor din tabele şi a înregistrărilor acestora pe baza unor criterii impuse de necesităţile

informaţionale;

• ordonarea rezultatelor după anumite criterii;

• introducerea unor câmpuri calculate pe baza unor formule, care folosesc drept operanzi alte câmpuri

existente în tabele, precum şi posibilitatea determinării de totaluri pe anumite câmpuri;

• utilizarea într-o cerere a mai multor tabele;

• modularitatea cererilor în sensul ca foaia de răspuns (rezultatul) a unei cereri poate fi folosită ca intrare pentru

o nouă cerere;

• crearea unor formulare şi situaţii finale (reports), care au la bază cereri de interogare (create anterior);

• posibilitatea generării de reprezentări grafice






CREAREA INTEROGĂRILOR

Pentru a crea o interogare nouă, accesați tab-ul Create și apoi butonul Query Design.

În continuare trebuie selectată tabela sau tabelele asupra căreia doriți să creați

interogarea.






Selectăm tabela Carti și apăsăm butonul Add (Adăugare) după care selectăm butonul

Close (Închidere) pentru a închide fereastra.






Presupunem că din tabela Carti dorim să vedem cărțile existente în bibliotecă de la editura Teora. Din

câmpul derulant Field alegem câmpurile pe care dorim să le conțină interogarea, din câmpul Table (Tabel) alegem

tabelul corespunzător. Pentru alegerea câmpului se poate executa și dublu click pe denumirea câmpului din tabelul

afișat în panoul superior al ferestrei.

Dacă doriți ca datele să fie sortate crescător sau descrescător, din câmpul Sort (Sortare) alegeți una din

opțiunile Ascending (Ascendentă) sau Descending (Descendentă).

Rularea unei interogări

După ce ați creat o interogare, pentru a vedea rezultatele acesteia, va trebui să rulați interogarea. Rularea unei

interogări se realizează apăsând butonul existent în tab-ul Design (Proiectare), sectiunea Results (Rezultate).






În câmpul Show (Afișare) selectați căsuța dacă doriți ca acest câmp să fie vizualizat în modul

Datasheet View. Când doriți ca valorile unui câmp să nu fie afișate în modul Datasheet View, debifați caseta.

În câmpul Criteria (Criterii) vă puteți defini propriile restricții. Operatorii folosiți în definirea

restricțiilor sunt: > (mai mare), >= (mai mare sau egal), < (mai mic), <= (mai mic sau egal), = (egal), <> (diferit) și

Like (comparare cu un sir de caractere).

Atunci când creați o interogare, în cadrul câmpului de condiții puteți folosi diferite caractere speciale

pentru operatorul Like. Acestea sunt prezentate mai jos.

Caracterul Descriere Exemplu

* Înlocuiește unul sau mai multe caractere. Poate fi folosit ca

primul sau ultimul caracter în cadrul șirului de caractere.

ce* găsește ce, cer,

cerneală

? Înlocuiește un singur caracter. a?in găsește afin,

alin, arin, anin.

[] Înlocuiește caracterul(ele) cuprins(e) între paranteze. a[fl]in găsește afin și

alin dar nu anin

! Înlocuiește orice caracter care nu este conținut între paranteze

drepte.

a[!fl]in găsește ani și

arin dar nu afin și alin

- Înlocuiește orice set de carctere. Trebuie să specificați setul de

carctere în ordine alfabetică de la A la Z și nu de la Z la A.

b[b-d]d găsește bbd,

bcd, bdd

# Înlocuiește orice caracter numeric 1#3 găsește 103, 113

și 123






Situații Exemple

Dacă doriți să afișați toate înregistrările

care încep cu literele propr

Like “propr*”

Dacă doriți să afișați toate înregistrările

care conțin literele propr

Like “*propr*”

Dacă un anumit nume este introdus

greșit, de exemplu “Adrien” în loc de

“Adrian”.

Like “Adri?n”

Dacă doriți să vedeți toți autorii care încep

cu litere de la a la h

Like “[a-h]*”






Dacă dorim să afișăm cărțile achiziționate de către bibliotecă de la editura Teora după 01.01.1992

procedăm ca mai jos:

OBSERVATIE

Atunci când impunem criterii într-un câmp de tip dată calendaristică, data calendaristică trebuie inclusă între

simbolurile ##.






APLICAREA OPERATORILOR ASUPRA CÂMPURILOR DE TIP DATĂ CALENDARISTICĂ

- Operatorul – (minus) aplicat între două date calendaristice indică diferența în zile între cele două date

calendaristice.

Ex.: #21.08.2011# - #11.08.2011# va returna valoarea 10

- Operatorul + (plus) ne permite să adunăm un număr la o dată calendaristică, rezultatul fiind tot o expresie de

tip dată calendaristică

Ex. #15.05.2011#+3 = #18.05.2011#

Numărul întreg adunat la expresia de tip dată calendaristică are semnificația de număr de zile

- Asupra valorilor de tip dată calendaristică se pot aplica operatorii relaționali <, <=, >, >=, = și <> rezultatul fiind

adevărat sau fals.

Ex. Pentru expresia #01.06.2011# < #10.06.2011# rezultatul este true (adevărat)

FUNCȚIA DATE()

Funcția Date() returnează data curentă. Funcția date() poate fi folosită și în expresii.

Ex. Dacă data curentă este 01.09.2011 expresia Date()+7 va returna valoarea 08.09.2011






Afișarea înregistrărilor care nu conțin valori în anumite câmpuri

Pentru a afișa înregistrările care nu conțin valori într-un anumit câmp în zona

Criterii a câmpului respectiv introducem valoarea Is Null. În cazul în care dorim să afișăm

doar înregistrările care conțin valori într-un anumit câmp în zona criterii a câmpului

respectiv introducem valoarea Is Not Null.

Dorim să afișăm din tabela Carți înregistrările care nu au nici o valoare în

câmpul Domeniu.






Dorim să afișăm din tabela Cărți acele înregistrări care au valori în câmpul Domeniu.

Afișarea înregistrărilor care onțin valori în anumite câmpuri






UTILIZAREA OPERATORILOR LOGICI ÎN INTEROGĂRI

În interogări se pot aplica operatorii logici AND, OR și NOT.

Ex. Să se afișeze toate cărțile din tabela Carti care au pretul cuprins între 10 și 20 de lei.






Relații între tabele

Din punct de vedere al momentului creării acestora, există două tipuri de relaţii între tabelele unei

baze de date ACCESS, şi anume:

• relaţii permanente - se stabilesc după definirea tabelelor şi sunt cerute de modelul relaţional ca făcând parte

din structura bazei de date. Acestea se realizează de obicei prin corespondenţele cheie primară – cheie

externă şi sunt memorate în baza de date;

• relaţii temporare - se stabilesc între tabele cu ocazia definirii unor cereri de interogare, nefiind înregistrate în

structura bazei de date.

Diferența dintre cele două tipuri de relații este dată de faptul că în cadrul relațiilor

temporare nu se pot stabili restricții de integritate.

În cadrul unei baze de date nu este obligatoriu ca între toate tabelele să existe relaţii.

Relaţiile care se pot stabili între tabele sunt de trei tipuri:

• unu la unu (one to one);

• unu la mai mulţi (one to many);

• mai mulţi la mai mulţi (many to many).






Relatia unu la unu

- Există în cazul în care unui articol din primul tabel îi corespunde un singur articol în al doilea tabel și invers.

- În acest caz informatiile pot fi restrânse într-un singur tabel.

Se utilizeaza atunci când:

- numarul câmpurilor este foarte mare si se doreste divizarea lor în mai multe tabele

- se doreste izolarea unor câmpuri ale tabelului din motive de siguranta.

Relatia unu la mai mulți

- este cea mai utilizata relatie

- exista în cazul în care unui articol dintr-un tabel îi corespund mai multe articole în al doilea tabel, dar unui

articol din tabelul al doilea îi corespunde un singur articol în primul tabel

Relatia mai mulți la mai mulți

- există atunci când unui articol din primul tabel îi corespund mai multe articole în al doilea tabel si unui articol din al doilea

tabel îi corespund mai multe articole în primul tabel

- această relație se elimină printr-un al treilea tabel, numit tabel de joncțiune, care împarte relația m-n în

două relații 1-n și care ține cheile primare ale celor doua tabele.






Crearea relațiilor permanente între tabele

Microsoft Access folosește o fereastră grafică pentru crearea și afișarea relațiilor dintre tabelele unei

baze de date. Este foarte important ca, înainte de a crea relații între tabele, să închideți toate tabelele deschise

întrucât Access nu poate crea relații între tabelele deschise.

Un lucru deosebit de important de care trebuie ținut seama este faptul că nu puteți crea

legături între două tabele după orice câmpuri, ci numai după acele câmpuri care într-o tabelă sunt cheie

primară și în cealaltă tabelă reprezintă cheie externă. Cele două câmpuri după care se face legătura

trebuie să aibă același tip de date și aceeași dimensiune (excepție fac câmpurile de tip Autonumber

(Autonumerotare) care pot fi legate de câmpuri de tip Number (Numar) subtipul LongInteger (întreg

lung)).

Câmpurile după care se face legătura între tabele de obicei au același nume dar acest lucru

nu este obligatoriu.

Crearea relațiilor se realizează astfel: din tab-ul Database Tools selectăm butonul Relationships.






Pe ecran ne apare fereastra Show Table în care se afișează toate tabelele și

interogările din baza de date.

Selectați tabela dorită și apoi apăsați butonul Add (Adăugare). Faceți acest lucru pe

rând cu toate tabelele dorite. Executați click pe butonul Close (Închidere) pentru a închide caseta

de dialog Show Table (Afișare tabel).

Pe ecran, în fereastra Relationships (Relații), vor apărea tabelele între care doriți să

realizați o legătură.






Glisați un câmp (de obicei cheia primară) dintr-un tabel peste câmpul corespunzător (cheie

externă) din celălalt tabel. Se va deschide fereastra Edit Relationships (Editare Relații).

Se configureaza proprietatile de asociere prin cele 3 casete:

- Enforce Referential Integrity / Impunere Integritate Referentiala

- Cascade Update Related Fields / Actualizare în cascadă câmpuri corelate

- Cascade Delete Related Records / Ștergere în cascadă câmpuri corelate






După definirea legăturilor și a restricțiilor referitoare la aceste legături, pentru a crea legătura

apăsați butonul Create (Creare). Pe ecran în fereastra Relationships (Relații) va apărea legătura nou creată

(legătura este de tip unu-la-mulți).






Restricțiile referitoare la relațiile între tabele sunt:

1. Enforce Referential Integrity / Impunere Integritate Referentiala

Impunerea integrității referențiale poate fi bifată numai dacă:

- Câmpul din tabelul primar e definit cheie primară.

- Câmpurile puse în corespondență au același tip (excepție face câmpul de tip Autonumber /AutoNumerotare

care se poate asocia cu un câmp de tip Number - Long Integer / Întreg Lung).

- Tabelele sunt memorate în aceeași bază de date.

Această integritate asigură următoarele verificări:

- În câmpul cheie straină (externă) pot fi introduse numai valorile cheii primare din tabelul primar, însă se

permite introducerea unei valori nule pentru cheia straină, ceea ce interpretează respectiva înregistrare ca

fiind neasociată.

- Dacă se introduce o valoare diferită de a cheii primare se declansează o eroare.

2. Cascade Delete / Stergere în cascada câmpuri corelate

Dacă unui articol/înregistrari din tabelul primar îi corespund mai multe articole în tabelul asociat,

atunci nu se poate șterge sau modifica articolul respectiv; se afișează o fereastră de eroare care poate fi

abrogată, ceea ce permite ștergerea în cascadă a articolelor asociate.

3. Cascade Update / Actualizare în cascada câmpuri corelate

În cazul relației unu la mai mulți între tabele nu se poate modifica valoarea cheii primare a

tabelului primar asociat cu un alt tabel fără a se genera o eroare care poate fi abrogată permițând modificarea

cheii primare și în același timp actualizarea aceleiași valori în tabelul asociat, pentru bifarea acestei reguli.

Pentru câmpurile de tip Autonumber / AutoNumerotare nu se pot face în nici un fel modificări valorilor generate

de program.






Stergerea legăturii dintre doua tabele

Se deschide fereastra Relationships ( Tools – Relationships) / Relatii ( Instrumente – Relatii ).

Se da click dreapta pe legatura ce trebuie stearsa. Din meniul derulant se alege optiunea Delete / Stergere.

Va apărea o casetă de dialog care cere confirmarea ștergerii legăturii.

Se apasă butonul Yes.






Crearea relațiilor temporare între tabele

Presupunem că dorim să răspundem la următoarea întrebare: care sunt împrumuturile de

cărți de la editura Teora după 1 ianuarie 2011.

Pentru a răspunde la această întrebare creem o interogare pe baza tabelelor Cărți și

Date_împrumuturi. Între cele două tabele definim o legătură pe câmpul Cota_carte.






Apăsând dublu click pe linia de legătură dintre cele două tabele ne apare următoarea

fereastră:

Selectăm opțiunea dorită și apăsăm butonul OK.






APLICAȚII

1. Deschideți baza de date Restaurant. Realizati urmatoarele cerințe:

a. Creaţi relații între tabelele Ingrediente, Meniuri si Retete. Aplicaţi asupra acestor relații

integritatea referenţială. Salvaţi şi închideţi fereastra de legături.

b. Creaţi o interogare pe baza tabelelor Meniuri şi Reţete şi afişati reţeta de preparare

pentru Prajitura Napoleon. Salvaţi interogarea cu numele Prajitura Napoleon.

c. Creaţi o interogare pe baza tabelului Ingrediente si afişaţi numai ingredientele cu

preţul cuprins între 2 şi 3. Salvaţi interogarea cu numele Între 2 şi 3.

d. Creaţi o interogare pe baza tabelului Comenzi şi afişaţi comenzile efectuate în cursul

lunii iunie 2006. Salvaţi interogarea cu numele Iunie.

e. Creaţi o interogare be baza tabelului Ingrediente şi afişaţi ultimele două câmpuri.

Salvaţi interogarea cu numele Ultimele două.

f. Creaţi o interogare pe baza tabelelor Ingrediente, Meniuri şi Reţete. Salvaţi

interogarea cu numele Totul.






2. Creati o bază de date Magazin și în ea tabelul Stocuri cu următoarea structură: Cod_produs (Number – Long Integer), Denumire_produs (Text 50), Cantitate (Number – Single), Unitate_de_masura (Text 30), Pret_unitar (Number – Single), Data_expirării (Date/Time – ShortDate). Introduceți minim 10 înregistrări în tabelul Stocuri. Realizați interogări prin care să se răspundă următoarelor cerințe: a. Să se afișeze produsele care expiră mâine. b. Să se afișeze produsele care vor expira în luna octombrie 2012 c. Să se afișeze produsele cu prețul cuprin între 5 și 10 lei. d. Să se afișeze produsele a căror denumire începe cu B.






FORMULARE

Formularele (Forms) reprezintă interfaţa principală între utilizator şi o aplicaţie

MS Access, fiind obiecte ale bazei de date ce permit introducerea şi afişarea datelor

într-o manieră cât mai atractivă.

În cadrul unei aplicaţii, formularele pot îndeplini mai multe funcţii:

• afişarea şi editarea datelor

• controlul operaţiilor realizate de aplicaţie

• introducerea de date

• afişarea de mesaje

• tipărirea informaţiilor






Crearea unui formular utilizând wizard-ul

Pentru a crea un formular nou este indicat să folosiți Form Wizard (Expert

Formular), care vă permite să definiți modul în care se grupează și se sortează datele.

În tab-ul Create (Creare), apăsați butonul More Forms (Mai multe formulare) și apoi

alegeți opțiunea Form Wizard (Expert Formular), după care va trebui să parcurgeți pașii

necesari pentru a crea formularul dorit.






Pasul 1 – alegem tabela pe baza căreia dorim să creem formularul și atributele pe care dorim

să le conțină formularul.

Apăsați acest buton

pentru a introduce

câmpul selectat în

formular.

Apăsați acest

buton dacă doriți

să introduceți toate

câmpurile în

formular.

Din meniul

derulant

Tables/Queries

alegeți tabela

dorită.






Pasul 2 – în această etapă vă puteți alege modul în care să fie afișate atributele în formular.






Pasul 3 – acum putem alege din stilurile predefinite stilul pe care doriți să îl conțină formularul.






Pasul 4 – aceasta este etapa finală, în care ne alegem numele dorit pentru formular și dacă

doriți să introduceți date în tabelă cu ajutorul formularului ( prin bifarea opțiunii Open the form to

view or enter information (Deschidere formular pentru afișarea și introducerea informațiilor)).

Pentru a crea formularul apăsăm butonul Finish.






Un formular este compus din trei părţi: antetul, zona de detaliu şi subsolul.






Lucrul cu formulare se poate realiza în unul din următoarele moduri de vizualizare:

Form view vizualizarea propriu-zisă a formularului

Layout view mod de vizualizare sub formă tabelară

Design view în acest mod de vizualizare poate fi

modificat design-ul formularului






Pentru crearea formularelor, în Access 2007 se utilizează controale. Un control este un obiect grafic care poate

fi poziţionat pe un formular, raport sau pagină de acces la date (Data access page). Un control poate afişa date şi/sau efectua

acţiuni. Atunci când deschidem un formular în modul Design view ne apare tab-ul Design cu grupul Controls care conține

următoarele pictograme:

etichetă – afişează un text care poate fi folosit ca titlu, mesaj, nume de control etc

casetă pentru text – reprezintă o zonă în care putem să afişăm sau să introducem datele de memorat în baza

de date

buton de comandă – este un control cu ajutorul căruia putem să executăm operaţiile atribuite la proiectare.

buton de opţiune – permite efectuarea unei alegeri între mai multe alternative. De obicei, sunt asociate mai multe

butoane de opţiune într-o casetă de grup. Opţiunile se exclud unele pe altele.

casetă de control – indică o condiţie (validat/invalidat, marcat/nemarcat, selectat/neselectat etc)

casetă de grup – grupează mai multe controale înrudite.






casetă pentru listă – afişează o listă de valori din care utilizatorul o poate selecta pe aceea pe care o

doreşte.

casetă combinată – este alcătuită dintr-o casetă pentru text care poate fi extinsă într-o casetă pentru listă

prin acţionarea butonului de extindere (butonul cu săgeată din partea dreaptă)

imagine

buton cu două opțiuni. Atunci când este selectat își schimbă starea din On în Off sau invers.

Deselectează instrumentul selectat anterior și restabilește funcția normală pentru indicatorul mouse-ului.

întrerupere de pagină






O noutate adusă de Microsoft Access 2007 este crearea formularului în modul

Split form care permite vizualizarea simultană a datelor atât în modul Form View cât și

Layout View.






Ștergerea unei înregistrări prin intermediul unui formular

În modul de vizualizare Form View selectăm din tab-ul Home, grupul Records, din caseta

derulantă Delete opțiunea Delete Record.






Modificarea unei înregistrări prin intermediul unui formular

Introducem în această casetă numărul înregistrării pe care dorim să ne poziționăm și

apăsăm tasta Enter. După ce ne-am poziționat pe înregistrarea dorită efectuăm

modificările și apăsăm butonul Save.






Rapoarte în Microsoft Access 2007

Situaţiile finale (rapoartele) constituie finalităţi ale ciclului de creare-actualizare-exploatare a

unei baze de date, conţinutul lor fiind vizualizat pe ecran, ori listat la imprimantă.

Cel mai simplu mod de creare a unui raport este următorul: în Panoul de navigare, executați

click pe tabelul sau interogarea care doriți să stea la baza raportului. Apoi, din tab-ul Create (Creare),

executați click pe butonul Report (Raport simplu). Access generează automat raportul.

În cazul în care doriți să efectuați o selecție a câmpurilor raportului din mai multe tabele sau

interogări, este recomandat să folosiți opțiunea Report Wizard (Expert Raport), după care se parcurg

pașii necesari pentru a crea raportul dorit.






Pasul 1 – alegeți tabela sau interogarea căreia doriți să îi creați raportul și câmpurile pe care doriți să le conțină

raportul.

Din meniul derulant

Tables/Queries

(Tabele/Interogari)

alegeți tabela dorită

Din această listă

vă puteți alege

câmpurile pe

care doriți să le

introduceți în

raport.

Pentru a trece la următoarea etapă apăsați butonul Next (Următorul)

Pentru a introduce

toate câmpurile

apăsați acest buton.






Pasul 2 – Acum putem grupa datele din tabel sau interogare după cum dorim.

Selectați

atributul după

care doriți să

grupați datele și

apoi apăsați

butonul

Pentru a trece la

următoarea etapă

apăsați butonul

Next (Următorul)






Pasul 3 – În această etapă stabilim dacă dorim să sortăm datele din raport și putem alege modul în care vor

fi sortate datele (crescător sau descrescător). În configurația prestabilită, ordinea de sortare este

crescătoare; dacă dorim ordine descrescătoare, executăm click pe butonul de comutare Ascending

(Ascendent).






Executăm click pe butonul Summary Options pentru a afișa o casetă de dialog în care Report Wizard

vă prezintă o listă cu toate câmpurile numerice din raport pentru care pot fi afișate suma, media, valoarea minimă,

respectiv maximă.

Pentru a reveni la

fereastra

anterioară apăsați

butonul OK.






Pasul 4 – În această etapă putem alege modul cum vor fi reprezentate datele în raport și putem alege și

orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape).

Pentru a trece la

următoarea etapă

apăsați butonul

Next (Următorul)






Pasul 5 – acum ne putem alege din stilurile predefinite stilul pe care doriți să îl conțină raportul.

Pentru a trece la

următoarea etapă

apăsați butonul

Next (Următorul)






Pasul 6 – aceasta este etapa finală în care alegem numele dorit pentru raport.






Pe ecran ne apare fereastra raportului, în care se pot vizualiza datele corespunzătoare raportului creat.






APLICAȚIE

Deschideți baza de date Restaurant și realizați următoarele cerințe:

a. Creaţi un formular pe baza tabelului Ingrediente. Adăugaţi numele dumneavoastră

în antet iar în subsol imaginea 22.jpg. Salvaţi formularul cu numele Ingrediente.

b. Adăugaţi 3 înregistrări în tabel utilizând formularul creat. Cu ajutorul formularului

pozitionati-va pe inregistrarea 3 si modificati pretul.

c. Creaţi un raport pe baza interogării Totul (interogarea a fost creată în aplicația de pe

slide-ul 48).

d. Grupaţi datele după câmpul Denumire meniu.

e. Afişaţi pentru fiecare meniu preţul.

f. In antetul raportului inserati data curenta.

g. Salvaţi raportul cu numele Preţuri meniuri

h. Modificaţi tipul paginii din Letter în A4 si orientarea paginii din Portrait in Landscape.

Imprimaţi raportul într-un fişier






TEST

1. Apăsarea butonului are ca efect:

a. Ştergerea obiectului selectat

b. Vizualizarea obiectului selectat

c.Deschiderea obiectului selectat pentru actualizare

2. Cu ajutorul cărui obiect puteţi introduce date într-o tabelă:

a. Raport

b. Interogare

c. Formular

3. Pe care buton trebuie să apăsaţi pentru a vă poziţiona pe ultima înregistrare?

a.

b.

c.

4. Apăsarea butonului are ca efect:

a. Poziţionarea pe prima înregistrare

b. Poziţionarea pe ultima înregistrare

c. Adăugarea unei noi înregistrări

5. Un raport îl creaţi atunci când:

a. doriţi să introduceţi date într-un tabel

b. doriţi să creaţi anumite restricţii asupra unui tabel

c. doriţi să vizualizaţi datele dintr-un tabel sau din mai multe tabele






7. Pentru a grupa datele într-un raport după diferite câmpuri, selectaţi icon-ul:

a.

b.

c.






TEMĂ

1. Se consideră tabelul ANGAJATI cu structura: Id_angajat, Nume, Prenume, Salariu de incadrare, Vechime,

Spor de vechime, Salariu brut, Impozit, CAS, Somaj, Salariu net. Se cere să se realizeze un raport care să

conţină datele din tabel organizate sub formă de fluturaşi la salariu.

2. O societate are în tabelul PERS (Id_pers, nume, funcţie, salariu) toate persoanele încadrate iar în tabelul

RETINERI (Id_pers, numereţinere, suma) sumele datorate de diferite persoane (rate, C.A.R. etc). Să se

realizeze un raport în care să se afişeze lista persoanelor cu numele, funcţia, salariul şi suma pe care o are de

plată fiecare, ordonată după nume.

3. Se consideră tabelul INTRĂRI cu produsele ce au intrat în magazia unei societăţi comerciale în decursul mai

multor ani. Structura acestui tabel este: Id_produs, Denumire produs, Cantitate, Data, Furnizor, Pret. Se cere să

se realizeze un raport care să îndeplinească cerinţele:

a. produsele să fie grupate după anul intrării iar în cadrul fiecărui grup, grupate din nou după luna intrării. La

sfârşitul fiecărui grup să se afişeze totaluri cu valoarea marfii intrate.

b. la sfârşitul raportului să se afişeze valoarea totală a mărfurilor intrate în magazie






Pentru pregătirea examenelor vă rugăm să consultați și următoarea bibliografie on-line:

1. www.itlearning.ro 2. http://office.microsoft.com/en-us/support/getting-started-with-

microsoft-office-2007-FX101839657.aspx 3. Tutoriale video de pe You Tube

http://www.itlearning.ro/

http://office.microsoft.com/en-us/support/getting-started-with-microsoft-office-2007-FX101839657.aspx















Documents

MICROSOFT ACCESS 2007alinaciltan.000webhostapp.com/Access/curs Access.pdf · Investeşte în oameni! Carieră de succes în învăţământul preuniversitar prin implementarea de