8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

1/8

Nomor SOP IV.A.a.I/ORGANISASI/2014

Tgl Pembuatan :

Tgl Revii :

PEMERINTAH PROVINSISUMATERA UTARA

Tgl !"e#ti" :$ia%#an ole% : &!PA'A (IRO ORGANISASI)

  $r. ON!*+!SI ,!GA) --

  P!-(INA TA-A -$A

NIP. 10121 10 1 03

Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara

Biro Organisasi Setdarovsu

Nama SOP : PengelolaanSurat Masuk dan surat Keluar.

$aar +u#um : &uali"i#ai Pela#ana :

1. UU No. 43/2009 tentang Kearsipan;2. Permendagri No. 39/200 tentang Pedoman !atakearsipan di "aera#;

3. Permendagri No. 4/2009 tentang !ata Naska# "inas di lingkunganPemerinta# Pro$insi;

4. Pergu% No. 24/2010 tentang !ata Naska# "inas di lingkungan Pempro$su;. Perda No. &' ( dan 9 !a#un 200( tentang Sekretariat "aera# dan

Sekretariat "P)" Pro$su' *rganisasi dan !ata Ker+a "inas,"inas serta*rganisasi dan !ata Ker+a -em%aga !eknis "aera# Pro$su.

. Pergu% No. !a#un 2011 tentang Uraian !ugas dan ungsi SekreatriatdanSetan "P)",SU

, rsiparis;, Mema#ami tata naska# "inas

&eter#aitan Perleng#aan

, Sop Pendokumentasian arsip, S*P Pengelolaan arsip akti dan arsip in,akti

!K' Mesin !ik' Komputer %rie' lemari arsip dan lain,lain.

Peringatan Pen5atatan 6an Pen6ataan

$i5atat 6an 6iari#an 6engan bai# agar 6aat 6i5ari bila 6ierlu#an. Setia urat mau# %aru 6i5atat 6alambu#uagen6a agar6aat 6i#eta%ui6imana #ebera6aanber#a.

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

2/8

, 2 ,

No. Uraian Kegiatan Pelaksana Mutu aku KetSta/arsiparis

Ks% !U

ParaKs%

  ParaKa%ag

Karo sisten

Sekda agu%

5u%ernur

Kelengkapan

aktu *ut put

1 2 3 & ( 10 11 12 131. Menerima' surat dari

pengantar danmem%erikan para tandaterima.

Mem%a6a' menge6ek

alamat surat dan

men6atat' menomori

serta melengkapi lem%ar

disposisi dan

men7ampaikann7a ke

Kasu%%ag !U .

ukuagenda'Pulpen'

1 menitSuratmasuk

Surat'lm%rdisposisi' %ukuagenda

2 menit -em%ardisposisi

2.

Menerima' mem%a6a danmenelaa# isi surat danselan+utn7a meneruskankepada Karo.

Surat'lm%rdisposisi' %ukuagenda

3 menit -em%ardisposis

3.

Menelaa#' mem%erikanara#an dalam lem%ardisposisi kepada paraKa%ag sesuai dengan !upoksin7a' danmen7era#kan kem%ali keKasu%%ag !U untukdidistri%usikan kepadapara Ka%agsesuai !upoksin7a.

Surat'lm%rdisposisi' %ukuagenda

3 menit disposisi

4 Menerima' mem%a6a'menelaa#' disposisi Karountuk diteruskan ke padapengelola/para Ka%agsesuai !upoksin7a .

Surat'lm%rdisposisi' %ukuagenda

 menit disposisi

Menerima' mem%a6adisposisi Karo serta

Surat'lm%r disposisi

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

3/8

memproses nota/suratatau menerus,kann7a/mendisposisikepada Kasu%%ag sesuaidengan !upoksin7a untukdiproses.

disposisi' %ukuagenda

menit

, 7

No. raian &egiatan

Pela#ana -utu (a#u &

 Ariari/Sta" T

&bT

ParaSubbag

  Para&abag

&aro Aiten Se#6a 8agub Gubernur 

&eleng#aan

8a#tu Out ut

1 2 3 9 10 11 12 1 14 13 1

-engone/memroenota/urat balaan euai6engan ara%an &aro 6an&abag 6alam lembar  6ioii) 6anmenera%#anna #ea6aengeti#) untu# 6i#eti#.

'embar 6ioii 1 ;am

&oneurat

9.

-engeti#) memba5a %ail#eti#an 6an meneru#an#e&aubbag/engone &one 13 mnt

+il#eti#an

-engore#i %ail #et i#an) 

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

4/8

aiten.

11. -enelit i/ memeri#a 6anmenomori urat/nota 6anmen5atat #e bu#u agen6auntu# 6iteru#an #e Aiten

Nota/Srt.;a=aban

3 mnt

Nota$ina)#one

urat

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

5/8

dikirim ke SKP" atau keKementerian sesuaidengan tu+uan surat.

19 Kasu%%ag !U'menugaskan sta untukmengam%il nomor suratkeluar ke )o Umum.

Surat#eluar g

u6a%6inomori

13 mnt Surat#eluar 

, 3 7

No. raian &egiatan

Pela#ana -utu (a#u

ariari Sta"  &bT

ParaSubbag

Para&abag

&aro Aiten Se#6a 8agubGubern

ur &eleng#a

an8a#tu Out ut

1 2 4 3 9 10 11 12 1 14 13

1 Se%elum dikirim !U'men6atat dalam %ukuagenda' menomorimemasukkan ke amplop:untuk SKP"' Ka%/Kotaatau ke Kementeriannomor diam%il dari )oUmum serta mem%eristempel' mengirimkankepada tu+uan surat danmen7impan kem%alilem%ar %erikutn7a se%agipertinggal/dokumentasi%ersama %erkas lainn7ase%agai pertinggal.

Surat&eluar 

1

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

6/8

Nomor SOP : IV.A.a.II/ORGANISASI/2014

Tgl Pembuatan :

Tgl Revii :

PEMERINTAH PROVINSI

SUMATERA UTARA

Tgl !"e#ti" :

$ia%#an ole% : &!PA'A (IRO ORGANISASI)

  $r. ON!*+!SI ,!GA) --

  P!-(INA TA-A -$A

NIP. 10121 10 1 03

Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara

Biro Organisasi Setdarovsu

Nama SOP : Pelaksanaan )apat,rapat internal.

$aar +u#um : &uali"i#ai Pela#ana :

1. Perda No. & ta#un 200( tentang *rganisasi dan !ataker+a Sekretariatdaera# dan Sekretariat "P)",SU .

2. PP No. 3 !a#un 2010 tentang "isiplin PNS3. Pergu% !a#un 2011 tentang !upoksi Sekretariat "aera# dan

Sekretariat "P)",SU

, Mema#ami pelaksanaan kegiatan protokoler pimpinasesuai peraturan perundang,undangan 7ang %erlaku

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

7/8

&eter#aitan Perleng#aan

, S*P Pem%uatan surat Undangan )apat, S*P Pelaksanaan imtek/Sosialisasi ., S*P Pendokumentasian -aporan.

!K' Mesin !ik' Komputer dan lain,lain.

Peringatan Pen5atatan 6an Pen6ataan

, Men6atat se%agai pertinggal/arsip, Men6atat nomor surat pengantar.

, 2

No. Uraian KegiatanPelaksana Mutu aku Ket

 Ka%agKasu%%a

g !Ursiparis Sta/

8/20/2019 Contoh Sop Ro. Organisasi-1

8/8

seluru# sta/pe+a%atuntuk %erada di ruanganrapat

rapat

Menginormasikan/melapor kepada Pimpinantentang kesiapandimulain7a rapat.

)uangan rapat mnt Kesiapanrapat

& Pelaksanaan rapat 7angdiikuti ole# seluru#pe+a%at dan sta/+u dan

dipimpin ole# karo

Kertas'!K'dll.

1 +am Pelaksanaan rapat

( Mem%uat notulen rapat .Kertas'komputer !K 1 +am

Konsepnotulen

9 Mem%agikan #asilnotulen rapat kepadapara Ka%ag/Kasu%%agdan selur# sta untukditindaklan+uti danmendokumentasikann7a.

=asil notulenrapat

mnt "okumentasi

notulen