Echipamente specifice si programe informatice

Activitatea economica este o activitate concreta ce are ce are rezultate comensurabile. Avand in vedere contextul actual , in care libera initiativa si concurentaloiala ine conomia de piata sunt realitati de necontestat , evoia si posesia de informatii cat mai numeroase si mai diverse devine o necesitate de baza pentru orce entitate. Colectarea si prelucrarea informatiilor ajuta entitatea , prin factoriii responsabili , ia deciziile cele mai corecte , avantajoase si in timp util , obtinandu-se astfel un management eficient al firmei si creandu-se premisele realizarii obiectivelor propuse. Informatiile colectate sunt prelucrate si se realizeaza situatii de analiza si sinteza . Pentru realizarea lor sunt folosite programe informatice si echipamente specifice . Echipamentele pot fi de doua tipuri : echipamente fiscale s echipamnete de birou.

4.1.1.Echipamentele fiscale Sunt utilizate in comertul cu amanuntul si cu ridicata , executare de lucrari si prestari de servicii catre populatie. Utilizarea lor are caracter obligatoriu , nerespectarea dispozitiilor legale atragand aplicarea de amenzi. Legiuitorul a precizat si exceptii privind utilizarea acestora si anume: -comercializarea de bilete cu pret fix,tiparit,pentru tranportul calatorilor , vizitare de muzee , expozitii, vizionare de spectacole. -comertul ocazional in targuri deschise cu ocazia diferitelor evenimente; -comercializarea de ziare , reviste si carti prin chioscuri sau prin comercianti ambulanti autorizati ; -intermediari financiare ; - comercializare de produse agricole de catre producatori autorizati in targuri si piete; -comercializarea prin automate a produselor preambalate si a bauturilor nealcolice si racoritoare ; -comercializarea de produse in mijloace de transport.

Echipamentele fiscale utilizate sunt :

Aparatele de marcat electronice fiscale Unul dintre rolurile importante ale acestora este evidentierea in mod separat a informatiilor fiscale.Cele mai utilizate aparate electronice fiscale sunt casele de marcat fiscale si cantarele electronice fiscale

a) Baza legala privind utilizarea casei dde marcat electronice fiscale

Utilizarea caselor de marcat electronice fiscale are caracter obligatoriu. Actele normative in acest domeniu sunt :

-Ordonanta de urgenta(OUG) nr.28(R2)/1999 privind obligativitatea agentilor economici de a folosi casele de marcat electronice pentru marfurile cu amanuntul si serviciile catre populatie ;-Hotararea de Guvern nr. 479 / 2003 republicata privind obligativitatea utilizarii caselor de marcat fiscale si normale metodologice de aplicare a oug 28 / 1999;-O.U.G. nr. 47/2007;-Legea nr.264/2008.

b) Functiile standard ale caselor de marcat electronice fiscale: -inregistrarea operatiilor comerciale la vanzarea de marfuri si servicii; -comandda imprimarii -comanda inregistrarii de date in memoria fiscala

c)Tipuri de case de marcat (conform HG 479 / 2003 ) -case de marcat electronice fiscale cu structura inchisa , izolate ; -case de marcat electronice fiscale cu structura inchisa , conectate la Pc; -case de marcat electronice fiscale computerizate; -imprimante fiscale

d)Clasificare : -case ,de marcat fixe -case de marcat portabile Casele de marcat fixe sunt alimentate de la reteaua de energie electrica , iar cele portabile sunt alimentate de la baterii sau acumulatori.

e) Componenta : -carcasa din material plastic rezistent;

-placa de circuite; -alimentare la priza/acumulator -tastatura -ceas si calculator incorporate -2 ecrane unul pentru client si unula pentru opertator a cate 10 cifre;

F) Cracteristici functionaleCasele de marcat electtronice fiscale pot realiza : -memorarea a pana 3000 de articole; -descrierea articolului sa cuprinda pana la 29 de caractere; -inregistrarea a pana la 10 grupe de articole -inregistrarea a pana la 4 grupe fiscale cu distribuirea incasarilor pe fiecare grupa; -acces pentru maxim 16 operatori cu coduri personale de acces; -imprimarea si vizualizarea intermediare -calculare rest; -blocare in caz de functionare incorecta.

g)Raportare -Casele de marcat electronice fiscale realizeaza raportul zilnic fiscal pe articole , pe subgrupe , pe operatori,pe grupefiscale,pe conturi neancheiate,periodice din memoria fiscala. -Memoria fiscalapoate fi energoindependenta , cu pana la 3000 rapoarte zilnice Z . Raportul zilnic Z indica valoarea vnazarilor facute in acea zi ,indiferent de modul in care s-a facut incasarea. Reprezinta in acelasi timp documentul justificativ cu care se scad din gestiune marfurile vandute.

h) Modalitati de plataPlata la casa de marcat delectronica fiscala se poate face: -in numerar -in cec -cu tichete si bonuri valorice - cu card

Fiscalizarea caselor de marcat electronice fiscale Pentru utilizarea caselor de marcat electronice fiscale in mod legal, este necesara fiscalizarea acestora.pentru obtinerea fiscalizarii este necesara parcurgerea urmatoarelor etape: 1.Achizitionarea casei de marcat electronice fiscale; 2.Intocmirea dosarului pentru eliberarea certificatului cu numar de ordine de la Directia Generala a Finantelor Publice (DGFP).Dosarul se depune la DGFP a judetului unde va functiona casa de marcat,nu unde are societatea sediul. 3.Primirea certificatului fiscal pentru obtinerea seriei fiscale in maximum 4-5 zile;

4.Realizarea de catre firma autorizata a fiscalizarii , programarea pe articole, instrurea personalului , instalarea driverelor pe PC si a accesoriilor; 5.Prezentarea unui reprezentant al firmei in 24 de ore de la fiscalizarea , la Administratia Financiara pentru declararea fiscalizarii; 6.Depunerea in maxim 7 zile la DGFP a declaratiei de instalare data de firma autorizata ce a efectuat operatia.

Pregatirea si vreificarea casei de marcat electronice fiscale Aceste opreatii se realizeaza zilnic , inainte de utilizarea ei.Opertaiile sunt simple si se efec6tueaza rapid , astfel: -Verificarea intrarii in schimb a integritatii casei de marcat; -Curatarea geamului scanerului si a casei de marcat; -Inlocuirea rolelor; -Tastarea fuctionarii sistemului; -Stabilirea modului de operare; -Rportul functionarii casei.

Cantarele electronice Utilizarea cantarului electronic fiscal are caracter obligatoriu ca siin cazul casei de marcat electronice fiscale.Cantarele pot avea in dtare : -procesoare repide; -memorie stocare articole; -afisaj pe trei linii,prevazute cu lumina de fundal alba sau verde; -interferebte pentru conectare la imprimanta de coduri de bare , case fiscale , PC si / sau retea de date.

Softuri Softurile sunt achizitionate de la firmele specializate care comercializeaza echipamentele electronice fiscale. Cele mai utilizate softuri sunt cele de factuare , emitere bon la casa de marcat , pentru stocuri , pentru vanzari gestiunea magazinelor etc.

Echipamente de birou In prezent , evidenta financiar-contabila este de neconceput fara echipamente de birou.Ele ajuta la stocarea unu volum impresionant de date, la scurtarea timpului de prelucrare a lor si la realizarea de situatii complexe si variate in functie de interesele si nevoile entitatii. Cu ajutroul Pc-ilui sau al laptopului , se pot stoca sau trimite informatii pe suport de hartie sau in format electronic pe DVD , CD , discheta , stick etc. Rezultatul ese benefic deoarece comunicarea in scris dureaza mai mult si este mai dificil de stabilit tate detaliile.

4.2.Documente de evidenta

Contabiliteatea realizeaza fluxul de informatii pe perioade de gestiune , reflectate separat si pe exercitiuleconomico-financiar , in ansablul sau. Fluxul de informatii cuprinde urmatoarele etape: a)consemnarea su culegera datelor ; b)analiza si prelucrarea datelor obtinute, in vedera inregistrarii lor in contabilitate; c)inregistrarea efectiva a datelor in contabilitate.

4.2.1.Definitie , imortanta ,structura Documentele se pot defini ca acte scrise in care sunt consemnate operatiunile economico-financiare din cursul unei periade de gestiune , exprimarea facandu-se in etalon monetar si unerori natural. Documentele se intocmesc atat pentru tranzactii economice ce produc, exprimarea economice ce produc modificari in masa patrimoniului entitatii , cat si pentru a dovedi la o anumita datata existenta mijloacelor, surselor si proceselor economice etc. In functie de continut si destinatie, documentele se clasifica in :

a) Documente in care se consemneaza tranzactii economice si financiare, fiind folosite la realizarea inregistrarilor in contabilitate;

b)documente ce servesc, prin datele lor, la intocmirea unor documente cumulative;c)documente utilizate doar pentru nevoilor organizatorico-administrative,neavand legatura cu inregistrarile cintabile.

Documentele au o importanta deosebita deoarece nicio operatiune economico-financiara nus e poate inregistra in contabilitate fara un act scris.

StructuraDocumentele contabile cuprind doua categorii de date:

1.Date/informatii cu caracter de evidenta obligatoriu2.Date cu caracter aleatoriu= se completeaza, daca ese cazul.

Clasificarea documentelor de evidenta

Cu toate ca documentele de evidenta sunt variate , ele se pot clasifica in functie de mai multe criterii, indiferent de forma sau formularul lor.

Criterii de clasificare

A.Modul de intocmire si rolul lor in cadrul sistemului informational

1.documente justificative2.documente de evident contabila propriu-zisa

3.documente de sinteza si raportare

B.Forma in care se prezinta

1.tipizate

2.netipizate

C.Circuit 1.intern

2Extern

C.Circuit 1.de dispozitieD.Dupa continut si rol

2 .de executie

3.combinate

E.Alte criterii

1.Documente justificative Sunt acte scrise, intocmite la locul si momentul efectuarii unei operatii economic-financiare, operatia fiind pentru prima data mentionata in document. In conformitate cu Normele metodologice de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor commune pe economie privind activitatea financiara si contabila al M.F, documentele ce stau la baza inregistrarilor in contabilitate sunt documente justificative numai daca furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Elementele specific sunt cele care concretizeaza si caracterizeaza tranzactiile economice si financiare consemnate.

2.Registre contabile Servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative. Asigura inregistrarea cronologica si sitematica a operatiunilor. Elemente obligatorii: -fel, numar , odata document justificativ; -sumele corespunzatoare operatiunilor effectuate; -conturi sintetice si analitice debitoare si creditoare; -semnaturile autorizate ale persoanei care a intocmit si verificat.

3.Documente de sinteza si raportare Asigura centralizarea informatiilor si transmiterea catre utilizatori .

1.Documente tipizate Sunt documente care sunt elaborate si aprobate conform Nomenclatorului-modele si norme de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor financiar-contabile, commune pe economie, care nu au regim special de inscriere si numerotare. Utilizarea lor are character obligatoriu.

2.Documente netipizate Sunt documente fara o forma speciala, important fiind continutul acestora.

1.Documente interne Sunt documente realizeze in unitate, care circula in interiorul ei.

2.Documente externe Acestea sunt documente intocmite de entitate, care circula in afara ei sau intocmite in afara ei si primate de entitate.

4.2.3.Intocmirea, verificarea , corectarea, circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor

a)Intocmirea sau completarea documentelor Se realizeaza cu usurinta pentru elementele commune care, pentru majoritatea tranzactiilor specific sunt necesare calculi, specificul operatiiunilor economic-financiare etc. Documentele trebuie sa fie completate lizibil.

b) Verificarea documentelorEste efectuata de catre personae desemnate pentru acestea.Verificarea se face atat din punctual de vedere al formei, cat si al continutuluiDupa verficare , acestea sunt semnate.Verificarea poate fi preventive operative sau postoperative.

c)Corectarea documentelor Se realizeaza prin taierea cu o linie oblica a informatiei eronate si scrierea deasupra sau in lateral a informatiei corecte. Modificarea este semnata de cel care a realizat-o, pe toate exemplarele. Nu se admit stersaturi, modificari sau ingrosari.Existenta lor duce la nulitatea documentului. d)Circuitul documentelor Documentele sunt intocmite si urmeaza un traseu bine stability, in functie de natura informatiilor cuprinse in el si de nevoile de colectare,contabilizare si prelucrare a datelor. e)Pastrarea documentelor Pastrearea documentelor se face intr-un loc uscat,curat,aerisit. Documentele intocmite si utlizate in exercitiul current sunt pastrate in arhiva curenta. f)Arhiva documentelor Documentele vor fi grupate systematic si chronologic. In arhiva curenta ele intra in responsabilitatea comportamentului/serviciului/biroului care le gestioneaza. g)Reconstituirea documentelor Se realizeaza in cazul in care documentele originale au fost distruse sau pierdute, cu respectarea prevederilor legale.

4.2.4.Completarea documentelor pentru principalele evenimente si tranzactii Formele de contabilitate reprezinte sistemul de formulare contabile, corelatate intre ele , ce servesc la inregistrarea si prelucrarea datelor si informatiilor cantabile , conform unor procedee si reguli bine stabilite, privind starea si miscarea elementelor patrimoniale. Schematic, formele de contabilitate se prezinta astfel(com prezenta numai primele doua forme de contabilitate)