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Dinero

Cmo bajar los costos ocultosEstn en todas las actividades, afectan a todas la reas e impactan sobre la

competitividad y rentabilidad. Cmo detectarlos y reducirlos.

Cmo bajar o reducir los costos ocultos de una organizacin

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TAGS Management, Costos, Empresas, Reduccin De Costos

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Nino Fernndez

Publicado enRevista Pymes

Conlacadadelarentabilidadcomoprincipalpreocupacin,lamayoradelaspymesbuscarecortaraquellosgastosconsideradosprescindibles,comoelcafenlasoficinas,eltaxiparalostrmitesolosalmuerzosdecortesa.Sinembargo,pocassonlasfirmasypocossonlosesfuerzosdestinadosareducirloscostosocultos,unasuertedermorapresenteenlamayoradelasactividades,quepuedellegaratenerincidenciarelevanteenlacolumnadegastostotales.

Seentiendeporcostosocultosaquellosgastosquenosonproductivosoestrictamentenecesariosparaelfuncionamientodelaempresayquesuelenpasardesapercibidosparalossistemascontablesylacuentaderesultados.Losejemplos,quesondiversosyafectanatodaslasreas,reconocendiferentesorgenes.

Lafaltadeconocimientoodecompromisodeempleadosquedejanlascomputadorasprendidas,odeoperariosquenoavisandelmalfuncionamientodesusmquinas,conelconsiguientemayorconsumodeelectricidadygeneracindedesperdiciosolafaltadeunsistemaquealertesobreelvencimientodeinsumosenlosdepsitos,sonsloalgunosdelosmsconocidos.Aunquedemayorcomplejidad,tambinsuelenintegrarestalistaloscostosdeoportunidad,aquellosquederivanenprdidasdemercadoporinsatisfaccindelosproductososerviciosvendidosalgunosdecarcterfinancierooelpagodesobrepreciosnonsanctos,paraalcanzardeterminadospropsitos.

Desdelapticadelosexpertos,nosloesclavedetectarestosfactoresquegeneranimproductividades,sinotambintratardeneutralizarlosoreducirlos,atravsdelagestinprofesional.

Noseven,peropesan

ElingenieroJorgeOnzari,gerentedeMantenimientoyServiciosdeIngredionArgentina,firmaespecializadaenelprocesamientodelmaz,aseguraqueloscostosocultosimpactanenlarentabilidadycompetitividaddelasempresas,enunamplioespectrodeactividades.

"Puedensermuyvariados,tenerdistintoorigenyrequerirdiferentessoluciones.Anivelproductivo,lanodisponibilidaddeequiposensupuntoptimodefuncionamiento,olaausenciadeplanificacin,

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generantiemposimproductivosmuyaltos.Lomismopuedepasarconlafaltadeidoneidaddelosoperadoresparaejecutarunatarea,larotacindepersonal,losaccidenteslaborales,lascondicionesdetrabajoquegenerenincomodidadesergonmicasolasprdidasenlosdepsitos",afirmaOnzari.

ParaAnbalCofone,docentedelaFacultaddeIngenieradelaUBAyconsultordepymesenMejoraContinua,"enlosrubrosindustriales,ysolamenteenmateriademanodeobra,losdiferentescostosocultospuedensignificarsobrecostosdemsdel30%,medidosaestndaresrelativamentetolerantes".Haceunosmesesrelata,enunaempresafabricantedeplsticos,aljubilarseeloperariodeunainyectora,descubrieronqueconciertosmoldescrticos,lamquinahabatrabajadolosltimosveinteaosalamitaddelavelocidadposible."Nadiequisohacerlacuentadeldineroquehabanperdidoycmoestohabaimpactadonegativamenteenelclimayelritmodetodoelequipo",diceCofone.

Elejemplohablaalasclarasdeunacarenciadeplaneamientoydeadministracindelosrecursoshumanos,reaenlaqueefectivamenteestoscostosocultospuedensersignificativos.

OscarBanegas,gerentedelServiciodeCompensacionesdeHayGroup,consultorainternacionalespecializadaengestinderecursoshumanos,aseguraquemuchaspymestienenbajoniveldeprofesionalizacinensugestinyesotieneefectosnegativossobrelaempresa.

"Hayempresasquenodedicantiempoalasfuncionesdeentrenamientoycapacitacin,nigeneranestrategiasdeatraccinyretencindesusrecursoshumanos,quetienenunavisindecortoo,alosumo,medianoplazoyvivenencrisisdesupervivencia.Generalmente,tienenunapersonaqueseocupadeliquidarsalariosygestionarladocumentacinlaboral,peronointervienenenlaadministracindelosconflictos,nieneldesarrolloyelalineamientodelospuestosdetrabajoconlasnecesidadesdelafirma.Tambincarecendeunaestrategiadecapacitacinpermanenteysistematizada,loqueenfatizaelincrementoencostosocultos",diceBanegas.

CarlosAnino,presidentedeSynthesis,firmaespecializadaensolucionesinformticasparaelretail,connfasisenautomatizacincomercial,dicequeenestesectorlarotacindeempleadossueletraducirseenunbachedifcildecubrir.

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"Aladificultaddeobtenerenelmercadoundesarrolladorparatecnologasdeobjetos,seagregalaposteriornecesidaddedotarlodelconocimientodenuestraplataforma.As,lascurvasdeinduccindependenmuchodelaaptitudylaactituddelprofesionalingresante.Paragraficarlo:ladiferenciaentreundesarrolladorseniorJavayunoVTOLnuestroproductodesarrolladoenJava,puedeoscilarentretresydiezmesesdeinduccininterna.Puedenaparecerbachesimproductivosenlagestindeequiposdetrabajo:uncolaboradorasignadoadiferentesproyectos,precedenciadetareas,osimplementefaltadeuncontrolmsexhaustivodelaproduccin.Segnlacalidaddelseguimiento,losbolsonesimproductivospuedentransformarseencostosocultosdifcilesdeabsorber",destacaAnino.

Contodo,enlaindustriadelsoftwaresereconocenotroscostosocultosqueexcedenlagestinderecursoshumanosypuedenabarcarunaporcinimportantedelpresupuestototaldeproduccin."Enelcasodedesarrollosamedida,elcambiodealcancedelproyectogeneracostosmuchasvecesincobrablesparaelsector,porejemplopormodificacionespedidasporlosclientesqueellosconsiderannimias,oporladilacindeltiempodecobro,oporerroresdeanlisisdelasaplicaciones.Yhayuncostoocultomuyimportanteenlabrechaentreelpresupuestoylaaceptacindeltrabajo,quepuededemorarmsdedosmesesenunescenarioconinflacin,implicaresignarrentabilidad",cuentaCarolinaBandoli,CEOdelaconsultoraespecializadaMarkeTIC.

"Eltiempoquepuedetardarelreacomodamientodepreciossueleresultaroneroso,msenlosproyectosdebajomargen,generalmenteporqueelcontratodeserviciosnocontemplaeltrasladoapreciodeloscambiosqueincidenenloscostos,comolossalariosolavariacinenlosndicesdereferencia",acotaAnino.

Porcierto,tambinsondediversandoleloscostosocultosenlaindustriamanufacturera,dondesereconocentresgrandesgrupos:losvinculadosamaquinariasyequipos,losquetienenqueverconlosrecursoshumanosylosasociadosalosprocesosproductivos."Estcomprobadoqueentrelasposiblescausasdelasprdidasenlosequipos,figuraeldeterioroqueimplicalafaltadeunbuenprogramademantenimientoo,simplemente,porquelosencargadosdeobservarycorregirestasfallasaceptanestasprdidascomonormales",diceOsvaldoMartnezPereyra,docentedelactedradeIngenierayMantenimiento,delInstitutoTecnolgicodeBuenosAires(ITBA).

Elexpertotambinserefierealosfactoresimproductivosquegeneran

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lasdeficienciasenlalogstica.Porejemplo,lostiemposqueinsumeeldesplazamientodemateriaprimadeundepsitohastaelcentroproductivo,oladecisindecomprarpalletsdemaderadebajacalidadofueradelestndar,queluegosetraduceenroturasdemercaderas,bloqueosdemquinasoaccidentes.

Sobreestepunto,JosLuisLosada,directordeTecnologsticaConsultores,dicequelalistadecostosocultosenlogsticaesenorme,aunenlasempresasmseficientes."Laincidenciadeestoscostoscrececuandolasfirmascarecendeindicadoresdegestin,quepermitenmonitorearlosprocesosymanteneromejorarlosnivelesdeeficienciaonosesiguenbuenasprcticasencadaunadelasactividadeslogsticas",afirmaLosada.

IgnacioHerrou,jefedeLogsticayDistribucindelfabricantedelevadurasCalsa,aseguraque,ensumomento,loscostosocultostenanimpactodirectosobrelaproductividaddeestafirma,quemanejamsde200SKU(StockKeepingUnit),osea,lostemsqueparticipanenelinventario.Yrelata:"Nosafectabantantoenlalneadeproduccincomoenlapreparacindelospedidosenelcentrodedistribucin,porlacantidaddeSKUyporlaaltafrecuenciadevisitasquerequeracadapedido,conelconsiguientemayortiempodepreparacin".

Soluciones

"Lareduccindeloscostosocultosenlogsticaesunprocesoquenotienefinyqueaportabeneficiossignificativos,conmnimasinversiones",defineLosada.

Paraelconsultor,esteobjetivoimplicalaincorporacindesistemasdegestinqueordenenelprocesooperativo,mejoresprcticasencadafuncin(diseoeficientededepsitos,calidadcertificadaenlapreparacindepedidos,facturacinculatacamin,etc.),desarrollodeunprocesodemejoracontinuaqueobligueaunarevisinpermanentedelacalidaddelagestinporejemplo,lacertificacindeunanormadecalidadespartedeeseproceso.Pero,porsobretodo,LosadarecomiendatenerIndicadoresdeGestin(KPI)quepermitanmedirdndeseencuentraparadalaempresayhaciadndesedirige.Paratodoello,agrega,esclavelacapacitacindelagente,teniendoencuentaquelasnecesidadesvaransegnelperfildelospuestos:"Debehaberuntipodecapacitacinparalosoperariosyotraparalossupervisoresoanalistaslogsticos".

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EnCalsa,diceHerrou,loscostosocultosenlaactividadlogsticasesuperarongraciasaunaestrategiadegestinllamadaProyectoMsque,entreotrasacciones,habilitunindicadordeeficienciadenominadoOEE(OverallEquipmentEfficiency),incorporunsistemadegestin,queincluyeaccionesdecapacitacindelpersonalylaadopcindemedidasdeseguridad,higieneymedioambiente.Yagrega:"Loscambiossecentraronenlamodificacindellayoutdelcentrodedistribucin,paraacortarlasdistanciasquerecorranlospreparadoresdepedidosysereclasificaronlasubicacionesdelosSKU,haciendomseficientetodoelproceso.Secompletaconunmanualdeprocedimientosconlasmejoresprcticasdetrabajo,alqueaccedetodoelpersonal".

Cofone,porsuparte,aseguraqueenlaidentificacinyposteriorreduccindecostosocultoshayunapalabraclave:medir."Lasecuenciaserahacerprimeroelestudiopreviodetodoloqueconsumeorequiereproducirelproducto,luegoimplementarconcuidadoyprofesionalismoelproceso,ydespusmedirenformapermanente,paraqueconlamejoracontinua,sepuedairajustando"

EnlamismalneaopinaMartnezPereyra:"Silaempresamidelaentradademateriaprimaalaplanta,puededescubrirsitraselprocesodeproduccinseconsumemsdelodebido,silaprdidaestenlafaltadecuidadodelosoperarios,enposiblesrobosoenelvencimientodeproductos.Osea,enlamedidaquesemidaenformasistemtica,estasituacinobligaatodoslosqueintervienenenelprocesoproductivoasermsresponsablesensusfunciones".

Precisamente,larecomendacindelconsultorBanegashaceejeenlaspersonas."Lafrmulanoesmgica,hayquetrabajarenla'profesionalizacin',paramedirpermanentementeelimpactorelativoquetienecadacargo,puestodetrabajo,trabajador,sistemas,maquinariasyculturadelaempresa.Yenestecamino,loprimeroquesedebehaceresformalizarla'educacin'delospropietariosyconductoresdelaspymes,enaspectosdedireccindenegocios,conduccindepersonas,competenciaseincumbenciasdeltrabajo".Laaplicacindeestaestrategiapermitir,asuvez,adoptardecisionesorientadasalograrunamayoreficienciaproductiva,porunmayorcontroldegastos.

EnMannHummel,fabricantedefiltrosparalaindustriaautomotriz,detectaronque,amedidaquecrecalaempresa,aparecanmuchosgastosnuevos,comoelservicedeacondicionadoresdeaire,almuerzosdeejecutivosocartuchosdetintasnopresupuestados."Decidimosque

Caso HSBC: las empresasiniciaron sus descargosEmpezaron a exponer directivos de empresaslocales que tuvieron cuentas en el banco.

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tepuedeinteresar

todaslascompras,aunmnimas,debenseraprobadasyregistradasyluegoemitidascomosolicitudesdecomprapornuestrosistema",diceGerhartOsman,gerentegeneraldeMannHummel.

Deigualmodo,enIngredionArgentinalaestrategiaseorienthaciavariosfrentes.Porunlado,conlacertificacindelasnormasISO9000,18000y22000,msindicadoresdegestinparapodermedirlasdiferentesvariablesdelaactividad.Y,porelotro,implementaronLeanSixSigma,unametodologaparamejorarlosprocesosdeproduccin,minimizandolacantidaddefallasoerrores.

"Nuestrafabricacinesdeprocesocontinuo,porlotanto,formamosunequipointerdisciplinarioysubdividimoslaplantaenreas.Luego,describimoselprocesodecadaunadeellas,consuscorrespondientesetapas,susinputsyoutputs.Encadaetapa,enumeramoslosproblemasdemayorimpactoquesedetectabany,finalmente,trabajandoenequipo,seanalizaronyejecutaronlasideaspropuestasporlosparticipantes",afirmaOnzari.

Otroejemplodelasventajasdeprofesionalizarlasdiferentesreasdelaempresa,eseldelingenieroacargodelaplantadeproduccinylapromocindelmantenimientopreventivoenlasmquinas,paraevitarfuturasaveras.

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