" LAS CLAVES DE LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL SERVICIO A LOS CLIENTES"

 "Como identificar los Costos Ocultos y Generar Acciones de Mejora”

Junio 2007

•Tienen alguna metodología que apliquen en forma sistemática

para identificar los costos ocultos o ineficiencia? • Los cuantifican ?

• Manejan indicadores ?

• Cuales son los relevantes ?

• Las comunicaciones entre las áreas de la empresa juegan a favor de

la eliminación de las ineficiencias en forma importante o marginal

?

Coordinan entre áreas ? Se tiene una visión integral ?

• Como recomienda enfocar una política de ataque a los costos ocultos

o ineficiencias ?

Que experiencia de éxito puede comentar ?

Disparadores - Preguntas

- Principales Variables• Procesos.• Costos & Gastos.• Servicio. Foco en el Cliente.• Tiempos.• Recursos.

- Definir• Alcance del proceso o cadena Logística.• Mapeo Macro Proceso.• Objetivos y Responsabilidades.• Informacion del Negocio

- Indicadores • Como utilizarlos.• Datos Básicos para Control.• Nivel de Servicio.

Desarrollo y Metodología

- Modelo Utilizado • Integración de equipo.• Comunicación.• Resultados Comunes.

- Recomendaciones• Experiencias.Casos. • Resumen Sugerencias.

Agenda y MetodologíaDesarrollo y Metodología

Datos Anuales, proyecto o PresupuestoDatos Anuales, proyecto o PresupuestoProductos: Cantidades - Valores F.O.B.

Tiempos: Días por proceso

Transporte: Marítimo - Terrestre

Fletes : Costos.

Gastos Operativos: $$

Fabrica - Proveedor: Ubicación - Distancias

Deposito destino: m2 - m3.

Alcance e información

Productos

Fabrica Retailer

Cuales son las “Reglas de Juego”Cuales son las “Reglas de Juego”

¿ Quienes intervenimos?

¿ Que espera y necesita el Cliente? ( Interno y Final)

¿ Que debemos hacer ?

¿ Como nos comunicamos y con quien ?

¿ De que negocio estamos hablando ?

¿ Como evaluamos resultados?

Metodología

Conocer y entender la importacia de cada etapa del proceso.

Productos Importados . Fabrica hasta el RetailerProductos Importados . Fabrica hasta el Retailer

Procesos

Indicadores y Tiempos

Costos & Gastos

Servicios

Recursos: Humanos y TécnicosFabrica Cliente

Análisis de una Cadena de Suministro

Foco en el Proceso y No en las Actividades

Materia Prima

Ex - Works F.O.B. C.I.F. LANDEDPrecio Venta

Costo Producto

Lugar Físico Fabrica Dep. Exportación Puerto Deposito Local Almac. Distrib.

Productos Importados . Fabrica hasta el RetailerProductos Importados . Fabrica hasta el Retailer

Marítimo TerrestreTransporte TerrestreTerrestre

Tiempo

X Días

Procesos

Indicadores

Costos & Gastos

Análisis de una Cadena de Suministro

Foco en el Proceso y No en las Actividades

Productos Importados . Fabrica hasta el RetailerProductos Importados . Fabrica hasta el Retailer

Materia Prima

Ex - Works F.O.B. C.I.F. LANDEDPrecio Venta

Costo Producto

Fabrica Dep. Exportación Puerto Deposito Local Almac. Distrib.

Procesos

Costos & Gastos

Indicadores

Recursos

X

X

X

X

Análisis de una Cadena de Suministro

EX - WORKSEX - WORKS

Programación de la Producción hasta Producto TerminadoProgramación de la Producción hasta Producto Terminado

Procesos

Programación de ordenesCapacidad líneas de Producción

Sistema Información y seguimientoConfirmación de ordenes

Stock en proceso y seguridadControl de Calidad Normas Destino

Costos & Gastos

Indicadores

Transformación de M.P a P.T.Rechazos - Scrap

Producción no solicitadaProducción incompleta

Control Inventario

Fecha de Producción Planificada vs RealDías de Inventario

Ordenes No LiberadasValor del Stock de P.T.

RecursosPersonal Exportac.

DespachanteSistema

Contenedores Camiones

Cont. CalidadForwarder

Compartiendo Información

C. I. F.C. I. F.

Transporte Marítimo - Puerto - AduanaTransporte Marítimo - Puerto - Aduana

Procesos

Recursos

Contrato Empresa NavieraFrecuencia - Booking BarcosVerificación Contenedores

Contenedores / Unidades x ViajeLay Out Carga

Documentación Requerida

Cash FlowFlete Marítimo

Gastos Puerto / ImportaciónHonorarios Despachante

Terminales PortuariasImpuestos / Tasas aduaneras

CanalesGastos Comunicación

Flete por ProductoDevolución de Contenedores

Fondos en Sistema MaríaDías Forzoso

Licencias Vigentes

Costos & Gastos

Indicadores

Personal Importac.

DespachanteSistemaLicencias Vigentes Forwarder

Compartiendo Información

PRECIO LANDEDPRECIO LANDED

Deposito de Productos de la EmpresaDeposito de Productos de la Empresa

Procesos

Recursos

IngresoAlmacenamiento

Control de InventarioPicking

Salidas - DespachoSalidas - DespachoPreparación de EntregasPreparación de Entregas

InventarioAverías - Obsoletos - Discontinuos

Devoluciones - DiferenciasMano de Obra.

Autoelevadores-Baterías-CargadoresPallets - Zorras

Espacio : M2 / M3

Tiempos:Descarga - Preparación de pedidos - Carga

Días y Costo de Inventario - Rotación% Averías - Daños

Utilización Mano de obra - Autoelevadores

Costos & Gastos

Indicadores

Personal OperativoSistema

Impresoras Lectoras R.F.Equipos Mov.

Etiquetas

Compartiendo Información

PRECIO VENTAPRECIO VENTA

Distribución de Productos a ClientesDistribución de Productos a Clientes

Procesos

Recursos

Pedido - AsignaciónDisponibilidad

Preparación de TransporteZonas de Distribución

M3 por Categoría de CamiónHorarios y Turnos

Entrega a Expresos

Costo de Flete Utilización M3 disponibles

Devoluciones - Errores - CausasPedidos Urgentes, Incompletos

Demoras en liberación de Camiones

Unidades / M3 entregadas x Mes x Día x Vehículo

Costo Real vs presupuestadoHoras utilización de Puertas

Nivel de Servicio : Tiempo de entregaPor Cliente , por transportista por preparador

Costos & Gastos

Indicadores

Coordinadoras de turnos entregaPersonal

OperativoSistema

Impresoras Lectoras R.F.

Camiones

Compartiendo Información

Ex Works

F.O.B

C.I.F.LANDED

VENTA

ProductoProducto

FABRICA Puerto Exp. Puerto Imp. Deposito P.T. RetailerDeposito Fabril

Pedido -AsignaciónDisponibilidadPreparación de TransporteZonas de DistribuciónM3 por Categoría de CamiónHorarios y TurnosEntrega a Expresos

Programación de ordenesCapacidad líneas de ProducciónSistema Información y seguimientoConfirmación de ordenesStock en proceso y seguridadControl de Calidad Normas Destino

Transferencia de M.P a P.T.Rechazos - ScrapProducción no solicitadaProducción incompletaControl Inventario

Fecha de Producción Planificada vs RealDías de InventarioOrdenes No LiberadasValor del Stock de P.T.

Personal Importac.DespachanteSistemaLicencias Vigentes Forwarder

Contrato Empresa NavieraFrecuencia - Booking BarcosVerificación ContenedoresContenedores / Unidades x ViajeLay Out CargaDocumentación Requerida

Cash FlowFlete MarítimoGastos Puerto / ImportaciónHonorarios DespachanteTerminales PortuariasImpuestos / Tasas aduanerasCanalesGastos Comunicación

Flete por ProductoDevolución de ContenedoresFondos en Sistema MaríaDías ForzosoLicencias Vigentes

Personal Importac.DespachanteSistemaLicencias Vigentes Forwarder

IngresoAlmacenamientoControl de InventarioPickingSalidas - DespachoPreparación de Entregas

InventarioAverías - Obsoletos - DiscontinuosDevoluciones - DiferenciasMano de Obra.Autoelevadores-Baterías-CargadoresPallets- ZorrasEspacio : M2 / M3

Tiempos:Descarga - Preparación de pedidos - CargaDías y Costo de Inventario - Rotación% Averías - DañosUtilización Mano de obra - Autoelevadores

Personal OperativoSistemaImpresoras Lectoras R.F.Equipos Mov.Etiquetas

Costo de Flete Utilización M3 disponiblesDevoluciones - Errores -CausasPedidos Urgentes, IncompletosDemoras en liberación de Camiones

Unidades / M3 entregadas x Mes x Día x VehículoCosto Real vs presupuestadoHoras utilización de PuertasNivel de Servicio : Tiempo de entregaPor Cliente , por transportista por preparador

Coordinadoras de turnos entregaPersonal OperativoSistemaImpresoras Lectoras R.F.Camiones

• Las comunicaciones entre las áreas de la

empresa juegan a favor de la eliminación de las

ineficiencias en forma importante o marginal ?

Coordinan entre áreas ?

Se tiene una visión integral ?

Disparadores - Preguntas

Somos un equipo con un objetivo comun. Es clave la comunicación e

informacion

Producto

Informacíon - Comunicacíon

Coordinación LOGISTICA

Planific.Planific.FabricaFabrica

PlanificaciónPlanificaciónLogisticaLogistica

ComercioComercioInternacionalInternacional

DepositoDepositoDistribuciónDistribución VentasVentasFinanzasFinanzas

MarketingMarketing

VentasVentas DespachanteDespachante TransportistaTransportista

Terminal Terminal PuertoPuerto

CréditosCréditos

• Como recomienda enfocar una política de ataque

a los costos ocultos o ineficiencias ?

Disparadores - Preguntas

Cuando conocemos en detalle nuestros procesos,

tenemos datos, podemos medir, tener indicadores, y asi

encontrar desvios con lo presupuestado.

Eficiencia Operativa -Recomendaciones

La variable “TIEMPO”, implica generalmente dinero, ya sea

un costo o un gasto.

Todos precisamos tiempo para realizar nuestro proceso,

cuando se acorta o se extiende puede modificar

la expectativa de nuestro cliente y crear ineficiencias.

Si algo se modifica o varia en el proceso conocido, sin duda

implica un “CAMBIO”, que afecta a uno o varios procesos que

estan vinculados.

Eficiencia Operativa -Recomendaciones

Un “CAMBIO”, somos también las personas.

Aquello que medimos, podemos mejorar o corregir.

Si sabemos comunicarlo en la forma apropiada y en el

momento oportuno, podremos actuar, pudiendo evitar,

corregir y descubrir posibles costos ocultos o ineficiencias.

Una visión integral, nos permite:Una visión integral, nos permite:

• Análisis de metas y objetivos comunes.

• Buscar una base de datos actualizada.

• Compartir Reglas de Juego.

• Detalle de costos y gastos en cada etapa.Comparar Real vs. PresupuestadoReal vs. Presupuestado y analizar desvíos.

• Establecer indicadores• Definición• Formula de calculo• Responsable• Recursos/ Sistema• Frecuencia

Eficiencia Operativa

• Que experiencia de éxito puede comentar ?

Objetivo individual . Modifica Programa Producción.

Cambio de Precio - Canales Rojo Morado.

Licencias - Documentación - Interpretaciones.

Disparadores - Preguntas

FabricaFabricaCapacidad Produc.

Programac. Semanal

Transito - Puerto- AduanaTransito - Puerto- AduanaCapacidad de Transporte

Frecuencia Barcos

DepositoDepositoDistribuciónDistribución

Capacidad OperativaEspacio - Recursos

Compartiendo una experiencia

Producción

Deposito Fabril

StockPuerto

Transito

Aduana

Deposito

Puerto

Producción

Deposito Fabril

StockPuerto

Transito

Aduana

Deposito

Puerto

Días

Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8

Barcos

FabricaFabrica Transito-Puerto-AduanaTransito-Puerto-Aduana Deposito Deposito DistribuciónDistribución

Modifica el programa de Producción concentrando todos los modelosen los primeros días del mes, se embarca Contenedores por sku.

• Ocupa línea producción.

• Genera Stock.

• Mayor Cantidad de Contenedores en los primeros barcos.• Booking Contenedores.• Traslado de Vacíos.• Acuerdos con Naviera.

• Cash Flow.

• Días Forzoso.• Oficializacion Despachos• Camiones retirar Cont.• Procesar documentación.• 2do Movimiento.

• Carga trabajo descompensada.• Horas Extras.• Falta espacio.• Bocas Descarga.• +Viajes a Retail.• Camiones sin descargar.

Objetivo individual . Modifica Programa Producción.

• Pedidos incompletos.

• Codigo equivocado.

• Documentos demorados o errores.

• Contenedores no en condiciones.

(daños -precintos -mal cargados)

Ineficiencias - Costos ocultos

• Caída de Sistema.

• Picos y Valles.

• Fallas de coordinación Retail.

• Entregas con errores.

• Flete Falso.

• Cambios Schedule de Barcos.

• Huelgas . Manifestaciones .Piquetes.

• Turnos en Terminales.

• Proceso Aduanero . Verificacion Canales.

• Manteniento preventivo Equipos.

• Errores en procesamiento datos.

• No comunicar problemas.

• No tener Indicadores.

• Ausentismo - Accidentes.

¿Sobre cuales podemos accionar?¿Sobre cuales podemos accionar?

• Costos y Gastos: Presupuesto vs Real.

• Comunicación: Objetivos, Procesos y Cambios.

• Proceso: Integral, luego Actividades.

• Base de Datos: Actualizada.

• Indicadores: Control y Seguimiento.

• Reglas de Juego: Conocidas y compartidas por todos.

Resumen - Sugerencias

Muchas Gracias