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En el desarrollo de la organización es fundamental y de reconocimiento como valor
agregado, la integración de los sistemas de gestión QHSE, debido a que a las
organizaciones se les reconoce el interés que tienen tanto por la satisfacción del
cliente a la hora de ofrecer sus servicios y/o productos, sino también su compromiso
en disminuir al máximo aspectos e impactos ambientales que se den en sus
procesos, sin olvidar velar por la integridad del trabajador ya que este es un pilar
fundamental para la organización.
El objetivo de presentar esta propuesta es lograr la articulación de los sistemas de
gestión hacia una misma meta en beneficio de la organización, alcanzar el alto
estándar al obtener la certificación ISO 9001 en alta calidad, ISO 14001 en gestión
ambiental e ISO 45001 en salud y seguridad en el trabajo todo enfocado bajo el
ciclo PHVA.
Por eso la propuesta que aquí se desarrolla, pretende ver la organización como un
solo sistema, respetando el modelo de procesos que se vienen desarrollando
actualmente, asegurando que en cada proceso se dé respuesta eficaz a los
requisitos aplicables de cada uno de los modelos de gestión mencionados
anteriormente y realizando un mejoramiento continuo al sistema.
Beneficios:
La organización se va a beneficiar a nivel interno y externo:
● Manejo coordinado de las variables de calidad, ambiente, seguridad, higiene
y salud industrial.
● Estandarización
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● Reducción de costos visibles y ocultos.
● Optimización en el uso de los recursos
● Transformación de la cultura organizacional
● Replicación de experiencias
● Economía de escala
● Información integrada y consolidada
● Centralización estratégica y descentralización operativa
● Mejoramiento de la competitividad nacional e internacional
● Armonizar la organización consigo misma, con las personas y el entorno.
● Mejoramiento de la calidad de vida laboral.
● Disminución de pérdidas.
● Mejoramiento de la imagen corporativa
● Certificación en calidad, ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional
● Asegura a todos los clientes, proveedores y otras partes interesadas, que la
organización desarrolla su actividad cumpliendo la legislación y según la
metodología de mejora continua.
● Crea un especial interés en maximizar la calidad del producto, lo que permite
que se ofrezca al mercado una oferta con valor añadido.
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PRESENTACIÓN
DEFINICIONES
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
¿QUÉ PASOS SE DEBEN SEGUIR PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN?
Paso 1. Comprensión de la organización y de su contexto.
Paso 2. Identificación necesidades de las partes interesadas.
Paso 3. Determinación del alcance del Sistema Integrado de Gestión.
Paso 4. Establecimiento mapa de procesos.
Paso 5. Política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Paso 6. Medición y Evaluación.
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Para implementar el Sistema Integrado de Gestión, es necesario aplicar las
siguientes definiciones:
1. Acción correctiva: Acción tomada
para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra
situación no deseable.
2. Acción de mejora: Acción de
optimización del Sistema Integrado
de Gestión, para lograr mejoras en
el desempeño de la organización
en todos sus procesos coherente
con su política.
3. Alta dirección: Persona o grupo de
personas que dirigen y controlan
una empresa.
4. Ciclo PHVA: Procedimiento lógico
y por etapas que permite el
mejoramiento continuo a través de
los siguientes pasos:
• Planificar: Se debe planificar la
forma de mejorar los procesos
de la organización,
encontrando qué cosas se
están haciendo
incorrectamente o se pueden
mejorar y determinando ideas
para solucionar esos
problemas.
• Hacer: Implementación de las
medidas planificadas.
• Verificar: Revisar que los
procedimientos y acciones
implementados están
consiguiendo los resultados
deseados.
• Actuar: Realizar acciones de
mejora para obtener los
mayores beneficios en los
procesos de la organización
5. Condiciones y medio ambiente de
trabajo: Aquellos elementos,
agentes o factores que tienen
influencia significativa en la
generación de riesgos para la
seguridad y salud de los
trabajadores. Quedan
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específicamente incluidos en esta
definición, entre otros: a) Las
características generales de los
locales, instalaciones, máquinas,
equipos, herramientas, materias
primas, productos y demás útiles
existentes en el lugar de trabajo; b)
Los agentes físicos, químicos y
biológicos presentes en el
ambiente de trabajo y sus
correspondientes intensidades,
concentraciones o niveles de
presencia; c) Los procedimientos
para la utilización de los agentes
citados en el apartado anterior, que
influyan en la generación de
riesgos para los trabajadores y; d)
La organización y ordenamiento de
las labores, incluidos los factores
ergonómicos o biomecánicos y
psicosociales.
6. Efectividad: Logro de los objetivos
del Sistema Integrado de Gestión
con la máxima eficacia y la máxima
eficiencia.
7. Eficacia: Es la capacidad de
alcanzar el efecto que espera o se
desea tras la realización de una
acción.
8. Eficiencia: Relación entre el
resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
9. Indicadores de estructura: Medidas
verificables de la disponibilidad y
acceso a recursos, políticas y
organización con que cuenta la
empresa para atender las
demandas y necesidades de sus
procesos.
10. Indicadores de proceso: Medidas
verificables del grado de desarrollo
e implementación del Sistema
Integrado de Gestión.
11. Indicadores de resultado: Medidas
verificables de los cambios
alcanzados en el período definido,
teniendo como base la
programación hecha y la aplicación
de recursos propios del Sistema
Integrado de Gestión.
12. Matriz legal: Es la compilación de
los requisitos normativos exigibles
a la empresa acorde con las
actividades propias e inherentes
de su actividad productiva los
cuales dan los lineamientos, el cual
deberá actualizarse en la medida
que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables.
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13. Mejora continua: Proceso
recurrente de optimización del
Sistema Integrado de Gestión,
para lograr mejoras en el
desempeño de los procesos de la
organización.
14. No conformidad: No cumplimiento
de un requisito. Puede ser una
desviación de estándares,
prácticas, procedimientos de
trabajo, requisitos normativos
aplicables, entre otros.
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Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora
continua, con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que
puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. El SG-SST debe ser liderado e
implementado por el empleador, con la participación de los trabajadores,
garantizando la aplicación de las medidas de Seguridad y Salud en el trabajo, el
mejoramiento del comportamiento de los trabajadores, las condiciones y el medio
ambiente laboral, y el control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.
Siendo un sistema de gestión, sus principios deben estar enfocados en el ciclo
PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).
•Capacitar y concientizar.
•Ejecutar las acciones
•Comprobar los efectos de la ejecución.
•Definir objetivos y metas.
•Establecer procedimientos
•Tomar medidas-Corregir -Mejorar -Estandarizar
ACTUAR PLANEAR
HACERVERIFICAR
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Uno de los aspectos mas importantes
para el diseño e implementación de un
Sistema Integrado de Gestión es el
establecimiento del contexto de la
organización; el cual permite
identificar las necesidades de la
misma y de sus partes interesadas.
Cuando una organización tiene
completamente definido su contexto
organizacional, tiene una visión global
sobre sus cuestiones internas y
externas, en donde podrá determinar
sus verdaderas fortalezas y
debilidades dentro de su organización,
y tendrá control o certeza de en qué
momento las cuestiones externas se
identificarán como amenazas y así
tener aprovechamiento de sus
oportunidades de mejora.
Con el fin de proporcionar un marco de
referencia, a continuación, se
relacionan algunas metodologías:
• DOFA
• POAM
• PESTAL
Es importante que la metodología
escogida para el establecimiento del
contexto de la organización se ajuste
a las características de la misma.
Lo anterior ya que es este aspecto el
que permite garantizar que el Sistema
de Gestión a Implementar si dará
respuesta a las necesidades de la
organización y de sus partes
interesadas.
Con el fin de garantizar que el Sistema
Integrado de Gestión se ajusta a las
necesidades de la organización es
necesario establecer los actores
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involucrados en cada uno de los
procesos y actividades desarrolladas
.
En la figura anterior se
relacionan algunas de las partes
interesadas mas frecuentes dentro de
las organizaciones, es posible que de
acuerdo a la naturaleza y
características de cada puedan varias.
Es de vital importancia que se tengan
identificadas todas las partes
interesadas ya que de no abordar
alguna, aumenta la probabilidad de
obtener resultados no deseados; lo
que cual no esta alineado a los
objetivos del Sistema Integrado
de Gestión.
Una vez identificadas dichas partes se
hace necesario generar una
priorización con el fin de garantizar
que los recursos y esfuerzos de la
organización estarán dirigidos a lo que
realmente necesita mejorar.
ORGANIZACIÓN
Socios
Empleados
Gobierno
Clientes
Proveedores
Comunidad
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Con el fin de diseñar un Sistema adecuado a la organización es necesario que la
misma establezca el alcance de dicho sistema.
Para lo anterior se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
Contexto de la organización.
Requisitos de las partes interesadas.
Productos y servicios prestados por la organización.
La organización deberá establecer los procesos necesarios para suplir las
necesidades de sus partes interesadas; así
mismo las interacciones que tendrán entre sí
para garantizar resultados óptimos.
Se deberán documentar dichos
procesos con el fin de que todas
las partes interesadas puedan
reconocer el funcionamiento de
la organización.
Se relacionan los 3 tipos de procesos
Estratégicos
Operación
De apoyo
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Finalmente, la alta dirección debe
transmitir el compromiso que tiene
frente a la mejora continua de la
organización, garantizando ambientes
de trabajo seguro.
Dicho compromiso deberá ser
plasmado en la Política del Sistema
integrado de Gestión.
De igual manera dicha política será
soportada por los objetivos del
Sistema de Gestión que permitirán
tener una idea mas clara de lo que se
busca con la implementación de dicho
Sistema.
Uno de los objetivos principales de la
política del SIG, es evidenciar el
compromiso de la alta dirección para
con las partes interesadas de la
organización, lo anterior con el fin de
generar una cultura organizacional
que promueva la mejora continua y
ambientes de trabajo seguros y
saludables.
Con el fin de que los objetivos sean
adecuados a la organización se
recomienda que cumplan con las
siguientes características:
Objetivos de la
política del SIG
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Una vez planteados los objetivos del
Sistema Integrado de Gestión es
necesario establecer los indicadores
necesarios para cada objetivo; los
cuales permitirán hacerle seguimiento
al cumplimiento de cada objetivo.
Se relaciona ejemplo de matriz de
gestión como referencia para el
levantamiento de la misma.
Una vez establecidos los indicadores
es necesario estableces estrategias
que permitan cumplir las metas de los
mismos; dichas estrategias están
basadas en planes y programas que
garanticen que todos los actores
involucrados en los procesos de la
organización comprenden y están en
pro de los objetivos del Sistema
Integrado de Gestión.
A continuación, se relacionan una
serie de procedimientos mínimos para
garantizar el buen funcionamiento de
la organización:
Una vez se estén ejecutando los
pasos anteriormente mencionados es
necesario que la organización valide si
las estrategias implementadas para el
cumplimiento de los objetivos si fueron
acertadas.
Despliegue de la
política del SIG
CUANTO CUANDO NOMBRE DEL INDICADOR COMO SE CALCULA RESPONSABLE
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Incrementar la
satisfacción del
cliente
Satisfacción del cliente
cumpliendo con los
requisitos establecidos
oportunamente
100% de los
requisitos convenidos
Durante todo el
desarrollo del
proyecto
Cumplimiento requisitos
No. De requisitos
cumplidos
oportunamente/ No.
Total de requisitos
convenidos
Coordinacion del
programa
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Reducir, mitigar o
eliminar el principal
impacto ambiental
Proteger el medio
ambiente reduciendo la
generacion de residuos
solidos
Maximo 20 kilos de
residuos solidos
Durante todo el
desarrollo del
proyecto
Generacion residuosPeso de residuos
solidos generados
Supervision del
programa
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Reducir, mitigar o
eliminar el principal
riesgo a la salud y la
seguridad
Cumplir con los
requisitos legales de
seguridad aplicables a la
organización
Minimo 80%
Durante todo el
desarrollo del
proyecto
Factores de riesgo
% de Riesgos
Corregidos o
controlados / N° de
Factores de riesgo
identificados
Area de Seguridad y
salud en el trabajo
DESPLIEGUE POLITICA INTEGRAL
OBJETIVO
Manejo de Información
Documentada
Matriz de Requisitos
Legales
Auditoría Interna
Acciones correctivas y
de mejora
Manejo de producto no
conforme
Revisión por la dirección
Control operacional
Plan de emergencias y contingencias
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Dicha medición y evaluación se puede
realizar mediante técnicas
estadísticas, lo anterior con el fin de
facilitar el análisis de los datos
obtenidos.
El programa de auditoría debe
contener como mínimo los siguientes
aspectos:
1. Definir la idoneidad del (de los)
auditor (es) interno (s).
2. El alcance de la auditoría.
3. La metodología a usar.
4. La periodicidad en la que se
van a llevar a cabo las
auditorías.
5. La presentación de los
informes.
Las acciones correctivas y de
mejora serán establecidas a partir
de los resultados de las auditorías
internas y es de vital importancia
que sean comunicadas a los
procesos interesados, lo anterior
con el fin de que sean ellos
quienes implementen las mejoras
necesarias para el buen
funcionamiento de la organización.
Es importante que la organización
documente y soporte el plan de
Auditoría Interna
AUDITORIA
Programa de Auditoría
Planificada con la participación
de la Alta Dirección
Comunicar los resultados a los
líderes de proceso
Realizada por personal idoneo y calificado
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acción definido y valide si este fue
efectivo.
A continuación, se muestra un
paso a paso de como actuar frente
a un hallazgo de una auditoría:
Para realizar el análisis de causas se relacionan algunas de las metodologías
más usadas:
• Diagrama Causa – efecto
• Cinco por qués.
• Lluvia de ideas
La organización, liderada por la alta dirección deberá revisar continuamente la
efectividad del Sistema de Gestión con el fin de obtener los resultados esperados;
generando una cultura organizacional de MEJORA CONTINUA.
1. Identificación del hallazgo
2. Realizar el análisis de causas
3. Definir el plan de Acción
4. Ejecutar las acciones definidas
5. Validar el cumplimiento y
efectividad de las acciones
6. Cerrar la acción correctiva y/o de
mejora
