CIRCULO DE CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO

CIRCULO DE CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO 2015

CIRCULO DE CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO 2015

INTEGRANTES Abarca Crdova Claudia De La Cruz Bances Miriam Snchez Lpez MartaTapia Cruzado KelitaCARRERAAdministracinDOCENTE Lic. Aurelio Snchez Gamarra

CONTENIDO INTRODUCCIN HISTORIA LOS CRCULOS DE CALIDAD DEFINICIONES LA MISIN CARACTERSTICAS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. ESTABLECIMIENTO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. LA OPERACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. OBJETIVOS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. ORGANIZACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. ACTIVIDADES DE UN CRCULO DE CALIDAD PASOS PARA SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS PUNTOS FOCALES DE LOS CRCULOS DE LA CALIDAD TCNICAS UTILIZADAS EN LOS CRCULOS PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS CONDICIONES IMPRESCINDIBLES PARA EL XITO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD TRABAJO EN EQUIPO CONCLUSIONES

INTRODUCCINHo en da la calidad se ha convertido en algo tan necesario como la vida misma de las empresas, la competencia y los cambios tecnolgicos debido a los difciles momentos econmicos y sociales por los que hoy en da atraviesa el mundo.Esto ha hecho que muchas organizaciones implementen un programa de calidad para lograr ventajas competitivas en su batalla por los mercados, pero no nicamente calidad, sino tambin es productividad a los que se debe de enfocar el esfuerzo.La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organizacin, a travs del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, as como el apoyo recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de problemas que afecten el adecuado desempeo y la calidad de un rea de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora contina.

HISTORIASe considera a Kaoru Ishikawa como el padre de los crculos de calidad. Su contribucin es tan sencilla como genial. En efecto, l argumenta que en lugar de centralizar el control de la calidad del trabajo de produccin cotidiano, para confirselo exclusivamente a un servicio especializado, lo que se necesita es integrar ese control al proceso de fabricacin. As, la calidad de la produccin se convierte en asunto de todos los servicios, en lugar de ser la carga de uno slo.El primer crculo de calidad se form en Japn en 1962. Se estima que la membresa de los crculos de calidad creci en Japn de 400 en 1962 a 200.000 en 1968, y a ms de 700.000 en 1978. Siendo hoy millones los trabajadores que en ellos intervienen.En tanto que en los Estados Unidos los primeros crculos registran su presencia en el ao 1974. La Lockheed Misiles & Space Company y la Honeywell fueron las primeras en utilizar este mtodo. Despus de conocerse el xito del programa de Lockheed, muchas empresas manufactureras establecieron programas de crculos de calidad o iniciaron mtodos semejantes, en equipo, de resolucin de problemas. Entre ellas estaban Westinghouse, General Electric, Cincinnati Milacron, Ford Motors, Martin Marietta Corporation, General Dynamics, Bank of America, Dover Corporation y Coors Beer Company. Luego organizaciones de servicio, como hospitales, sistemas escolares y unidades estatales y federales de gobierno se sumaron a la nueva propuesta. Los Crculos de Calidad tuvieron su origen en el Japn en 1962, con el nombre de crculos de control de calidad, y fueron extendindose hasta constituir un sistema altamente desarrollado por las compaas japonesas.En julio de 1985, con el nimo de establecer un sistema participativo que contribuyera ms efectivamente al desarrollo del personal y de la Empresa, se decidi iniciar un programa piloto de grupos de trabajo a lo que denominamos "CRCULOS DE PARTICIPACIN" con la asesora de Carvajal S.A... Estos Crculos de Participacin estaban integrados por personas que desarrollaban trabajos similares o relacionados, y que voluntariamente queran participar en forma regular en la identificacin de problemas de su rea de trabajo, analizarlos y recomendar soluciones a la alta direccin.La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organizacin, a travs del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, as como el apoyo recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de problemas que afecten el adecuado desempeo y la calidad de un rea de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora contina.La popularidad de los Crculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan con la administracin la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinacin, productividad y por supuesto de calidad. Adicionalmente, propician la integracin y el involucramiento del personal de la empresa con el objetivo de mejorar, ya sea productos o procesos. En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre dentro de una empresa, dan la seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto. En 1977 se form la Asociacin Internacional de Crculos de Calidad, que ahora es la Asociacin para la Calidad y la Participacin. Considerando la importancia de los grupos como las clulas a partir de las cuales se conforma todo el organismo de la empresa; el carcter expulsivo que tienen nuestras organizaciones respecto a los innovadores, a quienes toman riesgos; que la unidad de mando no es imprescindible para la produccin -por ejemplo, los grupos auto dirigidos-; la tendencia a la descentralizacin, la democratizacin, y la participacin de todos los miembros de la organizacin en la bsqueda del xito que se extiende rpidamente, el carcter permanente de las actividades relacionadas especialmente con el perfeccionamiento de la calidad; la importancia de la motivacin y la educacin de los trabajadores; la cada de las estructuras verticales dentro de las organizaciones, entre otras muchsimas razones, nos hacen concebir al grupo como el escaln ms adecuado para sustentar toda la actividad de la empresa, incluidas las relacionadas con la calidad. A estos colectivos, en el argot de los sistemas de calidad, se les denomina crculos de calidad, y no son ms que grupos pequeos de trabajadores (cinco a diez) que operan sistemticamente con el fin de analizar y proponer soluciones a los problemas que se derivan de la brecha existente entre "lo que debe ser", segn las exigencias de los clientes y los objetivos y metas de la empresa y, "lo que es en realidad", y entre "el cmo debe ser" y "el cmo es".

TRABAJO EN EQUIPOEl Trabajo en equipo es la labor que individualmente se hace para colaborar en un fin comn. Es una actitud de servicio a metas u objetivos generales, donde cada integrante del equipo decide voluntariamente subordinar parte de su libertad o intereses particulares a un objetivo mximo, convencidos de que es la mejor manera de conseguir el fin de un proyecto. Requiere hacerse con un respeto consciente a la dignidad de las personas, a sus intereses y habilidades que otorgan una diversidad, en su aporte personal, al equipo.En el trabajo en equipo todos los roles son importantes, el lder no siempre es el ms relevante, ms bien es un lder coordinador que tambin debe cumplir con algunos roles especficos.El trabajo en equipo demanda una comunicacin adecuada, donde cada integrante pueda explicitar sus pensamientos y acciones, informando sus tareas y resultados para alcanzar la meta comn. Este tipo de trabajo posee una fuerza interna, centrada en el aporte sistmico y la visin objetiva y clara de la misin. Requiere de un clima cmodo y adecuado, creando una positiva atmsfera de trabajo donde las personas deben participar activamente con un sentimiento de cooperacin, donde cada uno se hace responsable de su parte a lograr o cumplir, con plena conciencia de la interdependencia existente con el trabajo de los dems.Los aspectos ms generales de las metas y tareas, requieren de decisiones tomadas en consenso.

LOS CRCULOS DE CALIDADLa popularidad de los Crculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan con la administracin la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinacin, productividad y por supuesto de calidad. Adicionalmente, propician la integracin y el involucramiento del personal de la empresa con el objetivo de mejorar, ya sea productos o procesos.En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre dentro de una empresa, dan la seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto.Los empleados de cada Crculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades de sus integrantes estn de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier problema de produccin o de servicio que se encuentre dentro del mbito de su competencia. En la mayora de los casos, un Crculo comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomar arriba de un semestre.DEFINICIONES Un Crculo de Calidad es un pequeo grupo de personas que se renen voluntariamente y en forma peridica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su rea de trabajo. Un Crculo de Calidad est formado por pequeos grupos de empleados que se renen e intervienen a intervalos fijos con su dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas. Un Crculo de Calidad est integrado por un reducido nmero de empleados de la misma rea de trabajo y su supervisor, que se renen voluntaria y regularmente para estudiar tcnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad, con el fin de aplicarlas en la identificacin y solucin de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos. El Crculo de Calidad es un grupo pequeo que desarrolla actividades de control de calidad voluntariamente dentro de un mismo taller. Este pequeo grupo lleva a cabo continuamente, como parte de las actividades de control de calidad en toda la empresa, autodesarrollo y desarrollo, mutuo control y mejoramiento dentro del taller, utilizando tcnicas de control de calidad con participacin de todos los miembros. Un grupo pequeo de empleados que realizan tareas similares y que voluntariamente se renen con regularidad, en horas de trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus trabajos y proponer soluciones a la gerencia.La misin de un Crculo pueden resumirse en: Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa. Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realizacin personal. Propiciar la aplicacin del talento de los trabajadores para el mejoramiento continuo de las reas de la organizacin.El trmino Crculo de Calidad tiene dos significados. Se refiere tanto a una estructura y a un proceso como a un grupo de personas y a las actividades que realizan. Por consiguiente, es posible hablar de un proceso de Crculo de Calidad al igual que de la estructura del mismo. Estructura: La estructura de un Crculo de Calidad es fundamentalmente la forma como est integrado el grupo y se define de acuerdo con la posicin de los miembros dentro de una organizacin empresarial. En la prctica, los Crculos de Calidad requieren de un periodo prolongado de labores bajo la tutela de un Asesor. Proceso: el proceso de un Crculo de Calidad est dividido en cuatro subprocesos.1. Identificacin de problemas, estudio a fondo de las tcnicas para mejorar la calidad y la productividad, y diseo de soluciones.En esta etapa los miembros del Crculo de Calidad, se renen para exponer todos los problemas, en listados correspondientes a su rea de trabajo es importante detectar todos los problemas que son percibidos. Una vez que se han obtenido stos, se jerarquizan por su orden de importancia, siendo relevante que todos los integrantes den su opinin, haciendo valer sus puntos de vista y con la coordinacin del lder.Por consenso se elige el problema de mayor importancia, el cual pasar a ser el proyecto.Posteriormente, se recopilan todos los datos para precisar el problema con orientacin hacia su solucin. Esta informacin se analiza y discute. Habiendo elegido la mejor solucin o en su caso la primera y segunda alternativa, se elabora un plan de accin correctiva o de mejoramiento.2. Explicar, en una exposicin para la Direccin o el nivel gerencial, la solucin propuesta por el grupo, con el fin de que los relacionados con el asunto decidan acerca de su factibilidad.El plan de accin correctiva o de mejoramiento es expuesto a la Direccin o la Gerencia, para continuar con un dilogo con otras reas y niveles, involucrndose stas segn lo requiera el anlisis. Si existe acuerdo se autoriza la implantacin, pero si por alguna causa no se aprueba, se explica al grupo y se les motiva a encontrar otra solucin ms viable.3. Ejecucin de la solucin por parte de la organizacin general.El plan de trabajo aprobado es puesto en marcha por los integrantes del Crculo de Calidad con el respaldo y la asesora de los niveles superiores y en su caso de las reas involucradas.4. Evaluacin del xito de la propuesta por parte del Crculo y de la organizacin.Esta parte es muy importante ya que permite constatar aciertos y errores y en consecuencia instrumentar adecuaciones de mejora.CARACTERSTICAS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. Los Crculos de Calidad son grupos pequeos. En ellos pueden participar desde cuatro hasta quince miembros. Ocho es el nmero ideal. Se renen a intervalos fijos (generalmente una vez a la semana) con un dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas. Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o rea de trabajo. Esto le da identidad al Crculo y sentido de pertenencia a sus integrantes. Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o supervisor, quien a su vez es tambin integrante del Crculo. Por lo regular, el jefe o supervisor es tambin jefe del Crculo. Este no ordena ni toma decisiones, son los integrantes en conjunto quienes deciden. La participacin es voluntaria, tanto para el lder como para los miembros. De ah que la existencia de los Crculos depende de la decisin de cada integrante. Los Crculos se renen una vez a la semana durante las horas hbiles y reciben remuneracin adicional por este trabajo. Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares especiales alejados del rea de trabajo. Los miembros del Crculo deben recibir capacitacin especial para participar adecuadamente, tanto previa a la creacin del Crculo, como continua durante su operacin. Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habr de trabajarse.En forma ideal el proceso de seleccin no se lleva a cabo por votacin democrtica (por mayora de votos), sino por consenso en esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es necesario resolver. Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para analizar un problema y decidir al respecto. La Direccin General y los expertos tcnicos deben comprometerse a brindar su ayuda a los Crculos de Calidad. Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que asistir a todas las reuniones, pero que no es miembro del Crculo. Las exposiciones preparadas para la Direccin sern previamente presentadas a los gerentes y los expertos tcnicos quienes normalmente tienen la autoridad para tomar una decisin acerca de la viabilidad de la propuesta. La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para comprobar si se proporciona lo necesario para la operacin de los Crculos de Calidad, as como para la ejecucin de las propuestas que de stos se deriven. Los Crculos de Calidad no son para sostenerlos durante un tiempo y luego abandonarlos, sino que hay que mantenerlos permanentemente en operacin, procurando siempre su mejoramiento.ESTABLECIMIENTO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD.Para la introduccin de los Crculos de Calidad en una empresa se requiere fundamentalmente de llevar a cabo las siguientes fases o etapas:1. Convencer y comprometer a la Direccin General en el proceso.2. Establecer la organizacin necesaria para la administracin de los Crculos de Calidad, a partir de una unidad administrativa encargada de coordinar su introduccin y operacin.3. Comprometer al sindicato.4. Desarrollar un plan de trabajo para la introduccin de los Crculos de Calidad, a efecto de que stos formen parte de la operacin del negocio.5. Reglamentar la forma de operacin de los Crculos de Calidad.6. Desarrollar los Sistemas de Apoyo para los Crculos de Calidad.7. Aplicar programas de capacitacin a todo el personal y niveles de la empresa, para que se tenga un conocimiento y metodologa de trabajo homogneos.8. Disponer de los apoyos didcticos y logsticos para las tareas de los Crculos de Calidad.Al vender la idea de los Crculos de Calidad, es necesario proceder de arriba hacia abajo. Primero se debe de involucrar a los ejecutivos y al sindicato, despus a los gerentes de nivel medio y, finalmente, a los empleados.Posteriormente, durante el establecimiento de los Crculos de Calidad, es conveniente comenzar por el nivel medio capacitando a los gerentes con el fin de que comprendan cuales son los objetivos del programa, la funcin que Ellos deben desempear y los beneficios que disfrutarn.Despus se debe capacitar a los supervisores de primera lnea como jefes de los Crculos de Calidad. Finalmente se debe ensear a los empleados las tcnicas para solucionar problemas en grupo y los mtodos para la toma de decisiones en conjunto.Es conveniente establecer un programa piloto, cubriendo departamento por departamento, hasta abarcar toda la empresa. Tres Crculos es un buen nmero para empezar, se podrn atender adecuadamente y se aprender de stos.LA OPERACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. En la operacin de los Crculos de Calidad se distinguen dos etapas: Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y presentan una solucin a la gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado. Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos quienes escuchen las propuestas emanadas de los Crculos de Calidad, las evalan y deciden -por lo general despus de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no. Si la decisin es favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha a la mayor brevedad posible. Posteriormente el ciclo del proceso regresa a su punto de partida, ya que los empleados tienen la responsabilidad de controlar el buen resultado de sus propuestas de vuelta a su rea de trabajo.

OBJETIVOS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD.1.Propiciar un ambiente de colaboracin y apoyo recproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de gestin. 2.Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisin. 3.Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral. 4.Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho. 5.Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para mejorar la calidad. 6.Propiciar una mejor comunicacin entre los trabajadores y los directivos o gerentes. 7.Dar a conocer los avances y obstculos a vencer para lograr una mejora constante.ORGANIZACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. Una vez aprobada la decisin de iniciar la formacin de los Crculos de Calidad, debe desarrollarse la organizacin bsica para su instalacin y operacin. Al respecto, se distinguen dos grupos determinantes del xito del programa: El Comit de Direccin. La Oficina de los Crculos de Calidad. Comit de Direccin del Proceso.- Se forma por los niveles superiores de la organizacin. Su propsito es coordinar las actividades necesarias para la introduccin y mantenimiento en operacin de los Crculos de Calidad. Asimismo, decide acerca de la viabilidad de las propuestas que surjan de los propios Crculos de Calidad, y en su caso vigila su instrumentacin. Se recomienda que sus integrantes no sean ms de 13 personas. El Comit de Direccin tiene como misin: Institucionalizar el apoyo permanente y amplio a los Crculos de calidad. Promover la colaboracin de todas las reas de la empresa. Apoyar las labores de capacitacin para la operacin de los Crculos de Calidad. Supervisar el programa de induccin y las actividades de la Oficina de los Crculos de Calidad. Constituirse en un ejemplo del compromiso de la mejora continua. Oficina de los Crculos de Calidad.- Es la encargada de la administracin del programa. Debe elaborar el plan de introduccin, vigilar su ejecucin; tambin es responsable de la contratacin de la asesora externa que se requiera e instructores. Controla e informa de los avances al Comit de Direccin. Durante las primeras etapas de introduccin del programa no es conveniente utilizar demasiado personal en la Oficina de los Crculos de Calidad. Una sola persona, puede fungir como el administrador del programa y desarrollar la planeacin. Cuando llega el momento de comenzar la capacitacin, es necesario contar con otra persona que quiz puede actuar a la vez como instructor y asesor. Con el tiempo, a medida que aumenta el nmero de crculos, se requerir de ms personal. Por otra parte, existen personajes encargados del desarrollo de los Crculos de Calidad: El Facilitador. El Lder del Crculo de Calidad. El instructor. El experto. El Facilitador.- l o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los Crculos y atender sus juntas. Siendo tambin miembro de la Oficina de los Crculos de Calidad sirve como un enlace o va entre los Crculos y el resto de la compaa y reporta a una alta autoridad que apoya la idea de los crculos de control de calidad. Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de lderes y la formacin de otros crculos dentro de la organizacin. Consigue asistencia tcnica externa cuando se requiera. El Lder del Crculo de Calidad.- El supervisor es el jefe natural del grupo de trabajo y a la vez el smbolo del respaldo de la gerencia. Su ausencia de los Crculos de Calidad, de una u otra forma, es siempre perjudicial para el proceso. Con el tiempo, los integrantes del Crculo de Calidad elegirn al lder que mas prefieran segn sus acuerdos; mientras tanto y hasta que esto suceda, el supervisor ser el generalmente elegido.Ms adelante despus y durante, los supervisores empezarn a comprender el Crculo y no tomarn el liderazgo de otro como una agresin personal, ya que entendern que la operacin y el progreso del Crculo es en mucho su trabajo. Las actividades del lder comprenden: Crear un ambiente en las reuniones que aliente la participacin. Utilizar tcnicas de interaccin que dan a cada uno la oportunidad de hablar a fin de que se escuchen todos los puntos de vista. Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos. Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos tomados por el Crculo de Calidad. Dar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas. Instructor.- Organiza y realiza los cursos de capacitacin para gerentes, supervisores y jefes de los crculos, as como para los empleados miembros de los crculos y asesores. Inicialmente, los cursos estn dirigidos a explicar las funciones de cada quien debe desempear dentro del proceso, despus la capacitacin se orienta al manejo de herramientas y tcnicas para la identificacin y resolucin de problemas. Asesor.- Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera como deben de manejarse las reuniones, solucionar los problemas y hacer la presentacin de los casos a la gerencia. El asesor asiste a todas las reuniones de los Crculos que le han sido asignados, se rene en privado con sus lderes antes y despus de cada reunin con el propsito de ayudarles a organizar y evaluar su progreso, y brinda su apoyo en lo que se refiere a material de estudio. El asesor lleva registro minucioso sobre el progreso de cada uno de los Crculos y sirve tambin como mediador para tratar de solucionar cualquier problema que pueda surgir dentro de ellos, o entre ellos y el resto de la empresa. En otras palabras, el asesor es el eje de accin dentro del proceso de introduccin de los Crculos de calidad. Un asesor puede trabajar aproximadamente con un mximo de quince Crculos. El asesor cumple con tres funciones esenciales: Vela por que los miembros pongan en prctica lo que han aprendido durante su capacitacin y porque reciban la instruccin necesaria dentro del Crculo para poder solucionar los diferentes problemas. Esto conlleva igualmente la deteccin de necesidades de capacitacin. Controla las actividades del Crculo con el fin de garantizar que los miembros cumplan con las reglas del proceso y no distorsionen su propsito. Garantiza que el supervisor no domine y reprima a los dems miembros del Crculo. En cierto sentido, acta como rbitro dispuesto a intervenir si el supervisor trata de dirigir al grupo en forma tradicional y autoritaria. Por otra parte, acta como contrapeso, como otro jefe que en trminos de estructura, representa otra autoridad, evitando as que el supervisor o lder del Crculo llegue a monopolizar al grupo. El experto.- Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado para dictaminar la factibilidad de la solucin o medida propuesta por el Crculo de Calidad. El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad (Administrador del Programa) y el Asesor trabajan mejor si sus funciones son independientes. A pesar de ser diferentes, se complementan. El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad est orientado hacia las relaciones con el Alto Mando a travs del Comit de Direccin; tambin debe cuidar que la Oficina cuente con fondos suficientes para operar. Por su parte, el Asesor debe tener un estrecho vnculo con los lderes y miembros de los Crculos. Su funcin est dirigida a mantenerse en contacto directo con los empleados. El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad necesita del Asesor en su calidad de compaero en quien confan los miembros del Crculo. El Asesor, a su vez, necesita del Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad en su calidad de mxima autoridad en lo que se refiere a las polticas del programa, y como mediador con los niveles administrativos superiores.ACTIVIDADES DE UN CRCULO DE CALIDADSolucin de problemas. Fundamentalmente el Crculo es un grupo solucionador de problemas. El proceso de solucin de problemas se convierte en una secuencia integrada de acciones y empleo de tcnicas. Para solucionar dichos problemas hay que pasar por unas etapas:1) Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica de "brainstorming" para obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visin ajustada del estado actual del rea de trabajo.2) Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el Crculo elige un problema que tratar de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los problemas ms importantes. La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que previamente se realice una recogida y anlisis de informacin.3) Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede ser til responder a cul es el problema, y dnde y cundo se produce.4) Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a eliminar la causa que lo produca. Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-efecto. Esta tcnica permite ver grficamente de qu modo y desde qu rea del trabajo pueden actuar las posibles causas. Para evaluar la probabilidad de que una de stas sea la responsable del problema se necesitar informacin adicional. Toda esta informacin ayudar al Crculo a llegar a un consenso sobre cul es la causa ms probable del problema.5) Identificar y evaluar soluciones. El Crculo tratar de confeccionar un listado de soluciones potenciales que, posteriormente, sern evaluadas por el grupo en funcin de determinados criterios.6) Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el Crculo inicia una discusin para llegar a un consenso sobre qu solucin parece en principio mejor que las dems.7) Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe explicar cmo ser ejecutada la solucin elegida.8) Presentar el plan a la direccin. Es recomendable incluir un clculo aproximado de los beneficios que se esperan conseguir con el plan propuesto.9) Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los miembros del Crculo se responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo.10) Evaluar los resultados de la solucin propuesta. Desde su implantacin el Crculo recoge y analiza informacin sobre los resultados que el plan de implantacin de la solucin depara. No se trata de averiguar si a corto plazo la solucin funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a largo plazo de sus efectos.11) Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de solucionar problemas, sino de prever su ocurrencia en zonas que an no los han sufrido.12) Vuelta a identificar una lista de problemas. Con la solucin de un problema previo se da paso a un nuevo ciclo de actividades encaminadas hacia el mismo fin.PUNTOS FOCALES DE LOS CRCULOS DE LA CALIDAD Calidad Se busca una mayor calidad en la presentacin del servicio y una mejora en la satisfaccin recibida. Productividad Los crculos de la calidad pueden colaborar a incrementar la productividad en el sentido de mejorar la atencin a las personas beneficiaras de recursos humanos y patrimonio, su eficacia y el inters de las personas en su participacin en las mediadas propuestas. Motivacin Gracias a los crculos de calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a las personas beneficiarias de las Acciones del proyecto, ofrecindoles oportunidades de participar en los objetivos, y de sentirse valorados por el trabajo bien hecho. Integracin Los crculos de calidad facilitan la ruptura de los compartimientos estancos, y hacen que sus integrantes conozcan la labor de los dems y comprendan mejor sus necesidades y problemas. Realimentacin Sin que sean necesarias decisiones drsticas y urgentes pueden realizarse la realimentacin con la participacin de los y las integrantes del crculo de calidad. PASOS PARA SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS Paso uno. El equipo debe ofrecer una razn completa para solucionar el problema en discusin. Paso dos. Deben describir la situacin actual. Para ello utilizan herramientas como histogramas, diagramas de control, grficas y hojas de verificacin, para reunir datos en todos los aspectos del rea del problema y estudiarlo desde diferentes puntos de vista. Paso tres. En este tercer paso de anlisis, se identifica el origen del problema utilizando tcnicas como los diagramas causa-efecto. Paso cuatro. Se presentan contramedidas con base en las herramientas y tcnicas corno el anlisis costo-beneficio y un anlisis de los obstculos de las contramedidas y las ayudas potenciales. En este paso, las instrucciones estructuradas piden al equipo que desarrolle y evale las contramedidas potenciales, que elabore un plan de accin y que obtenga la cooperacin y las aprobaciones para el plan propuesto. Paso cinco. Los resultados se reportan para confirmar que el problema y sus causas han disminuido y que se ha cumplido con el objetivo de mejoramiento. En este punto (con el mismo nfasis de todo el programa de mejoramiento de la calidad de la compaa), los resultados se refieren en trminos concretos, por ejemplo, utilizando histogramas. Paso seis. Posteriormente, el equipo debe explicar cmo se han normalizado las contramedidas presentadas. El equipo debe explicar cmo se ha cambiado el proceso de trabajo, cmo se han capacitado a los empleados en relacin con el proceso revisado y las contramedidas, y el equipo sugiere cmo reproducir las contramedidas en otros departamentos de la compaa. Paso siete. Finalmente, se resumen los planes futuros. Por lo general acerca de la orientacin del equipo hacia su siguiente problema o tema.TCNICAS UTILIZADAS EN LOS CRCULOS PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS Improvisacin de ideas en grupo. Diagramas de flujo. Diagramas de causa efecto. Histogramas. Grficos. Cuadros de control. Hojas de verificacin. Matrices para decisiones.

CONDICIONES IMPRESCINDIBLES PARA EL XITO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD Participacin voluntaria de los miembros del crculo. Libre eleccin de los temas de resolver, aunque esta eleccin deba ser posteriormente aprobada por la Direccin. Formacin bsica de las personas que integran los Crculos de Calidad en tcnicas de resolucin de problemas. Trabajo en equipo. Grupo democrtico. Respeto al compaero. Mritos colectivos y nunca individuales: Todas las ideas y mejoras que surjan como fruto del trabajo de los Crculos son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado. Grupo reducido: la dimensin ptima de un grupo est entre 6 y 8 personas. Reuniones cortas (se recomiendan reuniones semanales que no sobrepasen la hora) y en tiempo de trabajo. Respeto al horario. El trabajo de los Crculos debe tener prioridad absoluta. Reconocimiento por parte de la empresa. Las compensaciones econmicas son las ms motivadoras aunque existen otras formas de reconocimiento como la publicacin dentro de la compaa de los mejores informes o la presentacin de los mismos en congresos. Apoyo de la alta direccin.

CONCLUSIONES La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organizacin, a travs del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, as como el apoyo recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de problemas que afecten el adecuado desempeo y la calidad de un rea de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora contina.

Anexos

CUESTIONARIO CIRCULO DE CALIDAD DE CALIDAD1. QU ES UN CRCULO DE LA CALIDAD?El Crculo de la Calidad es un grupo pequeo de 3 a 12 empleados que participan voluntariamente, en su desarrollo personaly en el de la organizacin que desarrolla actividades de control de la calidad dentro de un mismo lugar o taller. Lo hace voluntaria y continuamente, fomentando: el auto desarrollo y desarrollo mutuo, el control y mejoramiento en el taller, empleando las tcnicas de control de calidad con participacin de todos los miembros.2. CMO ES EL CARCTER VOLUNTARIO DE LOS CRCULOS DE LA CALIDAD?En la buena voluntad y disposicin de las personas para participar como miembros del crculo de calidad, es importante dejar claro que ningn trabajador debe ser obligado a ser parte del programa, ya que la participacin voluntaria surge cuando la persona se da cuenta de que las actividades del crculo son algo que debe hacerse y que vale la pena.3. EXPLIQUE BREVEMENTE CMO ES EL FUNCIONAMIENTO DE LOS CRCULOS DE LA CALIDAD?Localizacin del problema: los miembros del crculo, se renen para exponer todos los problemas que tienen en su rea de trabajo, enlistndolos todos, sin importar si son grandes o pequeos.Seleccin del problema #1: El grupo discute los problemas que han surgido y los analiza para llegar al problema clave; ste se selecciona por votacin e importancia.Anlisis y toma de datos: Una vez que tenemos todos los datos posibles del problema nos reunimos para discutirlos y analizarlos. Es probable que la causa principal est escondida en un dato insignificante, as que no hay que ignorar alguna informacin que parezca insignificante.En busca de la mejor solucin: La poltica de los Crculos de Calidad es no sealar culpables, sino encontrar soluciones a los problemas. Si se acostumbra al equipo en como pensar a solucionar, esto infunde confianza, habiendo elegido la mejor solucin o en su caso, la primera y la segunda opcin se realza un plan de accin.Presentacin a la gerencia: Debe reportarse el proyecto; el Crculo de Calidad se prepara para explicar en qu consiste el problema y cules fueron los datos obtenidos. Por experiencia se acepta que el 85% de las sugerencias, se aprueban de inmediato.4. CUALES SON LAS CARACTERSTICAS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD.Los Crculos de Calidad son grupos pequeos. En ellos pueden participar desde cuatro hasta quince miembros. Ocho es el nmero ideal. Se renen a intervalos fijos (generalmente una vez a la semana) con un dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas.Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o rea de trabajo. Esto le da identidad al Crculo y sentido de pertenencia a sus integrantes.Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o supervisor, quien a su vez es tambin integrante del Crculo.Por lo regular, el jefe o supervisor es tambin jefe del Crculo. Este no ordena ni toma decisiones, son los integrantes en conjunto quienes deciden.La participacin es voluntaria, tanto para el lder como para los miembros. De ah que la existencia de los Crculos depende de la decisin de cada integrante.5. EXPLIQUE EL ESTABLECIMIENTO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. Convencer y comprometer a la Direccin General en el proceso. Establecer la organizacin necesaria para la administracin de los Crculos de Calidad, a partir de una unidad administrativa encargada de coordinar su introduccin y operacin. Comprometer al sindicato. Desarrollar un plan de trabajo para la introduccin de los Crculos de Calidad, a efecto de que stos formen parte de la operacin del negocio. Reglamentar la forma de operacin de los Crculos de Calidad. Desarrollar los Sistemas de Apoyo para los Crculos de Calidad. Aplicar programas de capacitacin a todo el personal y niveles de la empresa, para que se tenga un conocimiento y metodologa de trabajo homogneos. Disponer de los apoyos didcticos y logsticos para las tareas de los Crculos de Calidad.6. EXPLIQUE LA OPERACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD.Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y presentan una solucin a la gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado. Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos quienes escuchen las propuestas emanadas de los Crculos de Calidad, las evalan y deciden -por lo general despus de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no. Si la decisin es favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha a la mayor brevedad posible.7. OBJETIVOS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. Propiciar un ambiente de colaboracin y apoyo recproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de gestin. Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisin. Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral. Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho. Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para mejorar la calidad. Propiciar una mejor comunicacin entre los trabajadores y los directivos o gerentes. Dar a conocer los avances y obstculos a vencer para lograr una mejora constante.

8. CUALES SON LAS ACTIVIDADES DE UN CRCULO DE CALIDAD Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica de "brainstorming" para obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visin ajustada del estado actual del rea de trabajo. Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el Crculo elige un problema que tratar de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los problemas ms importantes. La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que previamente se realice una recogida y anlisis de informacin. Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede ser til responder a cul es el problema, y dnde y cundo se produce. Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a eliminar la causa que lo produca. Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-efecto.9. PASOS PARA SOLUCIONAR LOS PROBLEMASPaso uno. El equipo debe ofrecer una razn completa para solucionar el problema en discusin.Paso dos. Deben describir la situacin actual. Para ello utilizan herramientas como histogramas, diagramas de control, grficas y hojas de verificacin, para reunir datos en todos los aspectos del rea del problema y estudiarlo desde diferentes puntos de vista.Paso tres. En este tercer paso de anlisis, se identifica el origen del problema utilizando tcnicas como los diagramas causa-efecto.Paso cuatro. Se presentan contramedidas con base en las herramientas y tcnicas corno el anlisis costo-beneficio y un anlisis de los obstculos de las contramedidas y las ayudas potenciales. En este paso, las instrucciones estructuradas piden al equipo que desarrolle y evale las contramedidas potenciales, que elabore un plan de accin y que obtenga la cooperacin y las aprobaciones para el plan propuesto.Paso cinco. Los resultados se reportan para confirmar que el problema y sus causas han disminuido y que se ha cumplido con el objetivo de mejoramiento. En este punto (con el mismo nfasis de todo el programa de mejoramiento de la calidad de la compaa), los resultados se refieren en trminos concretos, por ejemplo, utilizando histogramas. Paso seis. Posteriormente, el equipo debe explicar cmo se han normalizado las contramedidas presentadas. El equipo debe explicar cmo se ha cambiado el proceso de trabajo, cmo se han capacitado a los empleados en relacin con el proceso revisado y las contramedidas, y el equipo sugiere cmo reproducir las contramedidas en otros departamentos de la compaa.Paso siete. Finalmente, se resumen los planes futuros. Por lo general acerca de la orientacin del equipo hacia su siguiente problema o tema.

10. CUALES SON LASCONDICIONES IMPRESCINDIBLES PARA EL XITO DE LOS CRCULOS DE CALIDADParticipacin voluntaria de los miembros del crculo.Libre eleccin de los temas de resolver, aunque esta eleccin deba ser posteriormente aprobada por la Direccin.Formacin bsica de las personas que integran los Crculos de Calidad en tcnicas de resolucin de problemas.Trabajo en equipo.Grupo democrtico.Respeto al compaero

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