UBND TỈNH VĨNH PHÚCVĂN PHÒNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

NỘI DUNG ÔN THI VIÊN CHỨC NĂM 2015MÔN NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN

Phần 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TÀI CHÍNHHÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP.

I. Khái niệm phân loại nhiệm vụ quản lý tài chính cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp1. Khái niệm.

Đơn vị hành chính - sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc bằng các nguồn khác nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định.

Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như để chủ động trong công việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị HC, SN phải lập dự toán cho từng khoản chi cho đơn vị mình và dựa vào dự toán đã được lập và xét duyệt ngân sách nhà nước cấp kinh phí cho đơn vị, vì vậy đơn vị HC, SN còn được gọi là đơn vị dự toán.

Hoạt động của các đơn vị HC, SN rất phong phú, đa dạng, phức tạp và mang tính phục vụ. Vì vậy hoạt động của các đơn vị HC, SN thường không có thu hoặc có thu nhưng không đủ đáp ứng nhu cầu chi tiêu, các khoản chi cho các hoạt động chủ yếu được trang trải bằng nguồn kinh phí của nhà nước cấp. Do chi tiêu chủ yếu bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp nên đơn vị phải lập dự toán thu-chi và việc chi tiêu phải đúng dự toán được duyệt theo các tiêu chuẩn, định mức nhà nước qui định.

Như vậy, đơn vị HC, SN được hiểu là đơn vị dự toán hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác (hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ,…) để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định.

Đơn vị HC, SN bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước và các đơn vị sự nghiệp nhà nước. Cơ quan hành chính nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội, an ninh quốc phòng v.v., bao gồm ba hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương : Cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp và cơ quan tư pháp.

Đơn vị sư nghiệp nhà nước là các đơn vị hoạt động cung cấp các hàng hóa,dịch vụ công cho xã hội và các dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin ,thể dục thể thao,nông-lâm-ngư nghiệp v.v.,nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất và tinh thần của người dân, duy trì sự hoạt động bình thường

1

của các ngành kinh tế quốc dân. Các đơn vị sự nghiệp nhà nước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận,mà mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính hay còn gọi là các đơn vị hoạt động vô vị lợi.

Đơn vị HC, SN là những đơn vị không trực tiếp sản xuất sản phẩm vật chất nhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm ổn định, duy trì bộ máy quản lý nhà nước các cấp, đảm bảo ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội và an ninh quốc phòng.Các khoản chi chứa đựng nhiều yếu tố xã hội liên quan đến nhiều chủ trương,chính sách của Đảng và nhà nước trong nền kinh tế vừa là một yếu tố khách quan và thể hiện tính ưu việt của xã hội, nhằm nâng cao đời sống vật chất, văn hóa tinh thần sức khỏe cho nhân dân.Từ sự phân tích trên ta có thể định nghĩa về tài chính đơn vị HCSN như sau:

Tài chính đơn vị HCSN là hệ thống các luồng chuyển dịch giá trị, các luồng vận động của những nguồn tài chính trong quá trình cấp phát, chấp hành và sử dụng các quĩ tiền tệ nhằm mục đích phục vụ có hiệu quả cao nhất đời sống vật chất và tinh thần của người dân

Tài chính đơn vị HC, SN phản ánh các luồng chuyển dịch giá trị, sự vận động của các nguồn tài chính nảy sinh và gắn liền với các hoạt động thu, hoạt động chi của các đơn vị dự toán nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của nhà nước. Sự vận động chuyển hóa các nguồn tài chính được điều chỉnh bằng hệ thống các quan hệ phân phối dưới hình thức giá trị thông qua việc cấp phát, chấp hành và sử dụng quĩ tiền tệ. Khác với tài chính doanh nghiệp, tài chính HC, SN động lực của sự vận động và chuyển hóa các nguồn tài chính là nhằm mục đích đáp ứng ngày càng tốt hơn đời sống vật chất và tinh thần của người dân.

Trên cơ sở chức năng của tài chính nói chung, tài chính đơn vị HC, SN là công cụ phân phối và kiểm tra việc chấp hành sử dụng các quĩ tiền tệ.

Đây là vai trò chủ yếu và cơ bản nhất, trên cơ sở phân phối của tài chính mà các quĩ tiền tệ của các đơn vị HC,SN được hình thành và sử dụng cho các mục đích đã được định trước. Thông qua vai trò này để ngăn ngừa mọi hành vi vi phạm các chế độ qui định về tài chính, các chính sách chế độ nhà nước ban hành, các luật lệ về tài chính.

Tài chính đơn vị HC-SN điều tiết các hoạt động của các đơn vị HC, SN. Vai trò này được phát huy trên cơ sở vai trò thứ nhất trong việc phân phối nguồn tài chính để điều tiết các hoạt động của các đơn vị HC- SN.Nguồn tài chính (kinh phí) của đơn vị HC- SN được hình thành từ các nguồn:

- Ngân sách nhà nước hoặc cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán được duyệt (gọi tắt là nguồn kinh phí nhà nước)

- Các khoản đóng góp- Các khoản thu sự nghiệp- Các khoản tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các tổ chức cá nhân trong và

ngoài nước.- Các khoản thu khác theo chế độTheo mục đích sử dụng nguồn kinh phí trong các đơn vị HCSN được chia

thành các nguồn sau:- Nguồn kinh phí hoạt động: Là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự

hoạt động thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

2

- Nguồn kinh phí dự án: Ngoài chức năng nhiệm vụ thường xuyên các đơn vị HCSN trong từng thời kỳ còn thực hiện các chương trình dự án đề tài từ trung ương đến địa phương.

- Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản là nguồn kinh phí được sử dụng cho việc xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho đơn vị.

- Nguồn vốn kinh doanh: Ở một số đơn vị HCSN đặc thù ngoài việc thực hiện chức năng nhiệm vụ do Đảng và nhà nước giao, các đơn vị còn tiến hành các hoạt động SXKD riêng nhằm tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho viên chức và giảm nhẹ gánh nặng cho ngân sách nhà nước. Để tiến hành hoạt động SXKD các đơn vị phải có nguồn vốn nhất định.2. Phân loại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các cơ quan HCSN ta có thể phân làm các loại sau:

- Các đơn vị quản lý hành chính: Bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng,…v.v theo hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương như Quốc hội, HĐND các cấp, chính phủ, UBND các cấp, Bộ, Sở ban ngành thuộc trung ương địa phương, tòa án nhân dân, viện kiểm sát nhân dân các cấp. các cơ quan Đảng tổ chức chính trị xã hội…v.v

- Các đơn vị sự nghiệp văn hóa – xã hội: Sự nghiệp giáo dục đào tạo, sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp thông tin thể thao, sự nghiệp y tế …

- Các đơn vị sự nghiệp kinh tế: Là các đơn vị hoạt động phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của các ngành kinh tế như: Nghiên cứu thí nghiệm, tuyên truyền phổ biến khoa học kỹ thuật, thăm dò khảo sát thiết kế…v.v

Xét trên góc độ phân cấp quản lý tài chính các đơn vị HC- SN trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thì các đơn vị dự toán được chia thành ba cấp (đơn vị dự toán cấp I, cấp II và cấp III)

- Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị hạch toán độc lập trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm do các cấp chính quyền giao, xét duyệt, phân bổ dự toán ngân sách, xét duyệt quyết toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới, chịu trách nhiệm về việc tổ chức, thực hiện quản lý kinh phí của cấp mình và của đơn vị trực thuộc. Thuộc đơn vị cấp I là các bộ ở trung ương và các sở ở thành phố, tỉnh, các phòng ở cấp huyện.

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, là đơn vị hạch toán độc lập có nhiệm vụ nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp I và phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp III. Có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác quản lý kinh phí của cấp mình và đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc.

- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng kinh phí, nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm tổ chức thực hiện quản lý kinh phí của đơn vị mình là đơn vị hạch toán phụ thuộc hay báo sổ.

Việc phân chia các đơn vị dự toán trong một ngành chỉ có tính chất tương đối nghĩa là thứ bậc của các đơn vị dự toán không cố định mà tùy thuộc vào cơ chế phân cấp quản lý ngân sách. Do vậy xác định một đơn vị HC- SN thuộc đơn vị dự

3

toán nào là tùy thuộc vào mối quan hệ giữa nó với các đơn vị dự toán khác trong cùng ngành hoặc với cơ quan tài chính.

3. Nhiệm vụ của các cơ quan ,đơn vị trong công tác quản lý tài chính cơ quan hành chính,đơn vị sự nghiệp.

3.1. Nhiệm vụ của các đơn vị dự toán:- Tổ chức việc lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm thuộc phạm vi được

giao- Tổ chức chấp hành dự toán năm- Tổ chức xây dựng và thực hiện các tiêu chuẩn định mức chi tiêu- Tổ chức tốt công tác kế toán, chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của

nhà nước, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ qui định

- Tổ chức quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị đúng mục đích, đúng chế độ, có hiệu quả.

- Tăng cường quản lý các khoản thu, chi tài chính.3.2. Nhiệm vụ của cơ quan chủ quản (đơn vị dự toán cấp I)Cơ quan chủ quản có các nhiệm vụ sau:- Tổ chức và chỉ đạo việc lập dự toán thu - chi hằng năm cho các đơn vị trực

thuộc theo qui định của luật NSNN.- Thẩm tra, xét duyệt và tổng hợp dự toán năm của các đơn vị trực thuộc,

phối hợp với cơ quan tài chính đồng cấp xét duyệt, phân bổ dự toán ngân sách cho toàn ngành.

- Phân phối mức dự toán trong năm đã được duyệt cho các đơn vị trực thuộc.- Tổ chức chỉ đạo công tác quản lý tài chính cụ thể ở các đơn vị trực thuộc

và thường xuyên giám đốc kiểm tra việc thực hiện chế độ thu - chi ở các đơn vị đó.3.3. Nhiệm vụ của cơ quan tài chính:Cơ quan tài chính có các nhiệm vụ sau:- Chủ động tham gia với các ngành, các đơn vị trong việc xây dựng kế hoạch

phát triển sự nghiệp hàng năm trên cơ sở các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước.

- Phải xác định các tiêu chuẩn định mức chi tiêu, nắm vững chính sách chế độ thu – chi tài chính để làm căn cứ duyệt dự toán, chi phí kinh phí và duyệt quyết toán của các đơn vị

- Chi phí kinh phí kịp thời, giám đốc tình hình sử dụng kinh phí tại các đơn vị.

3.4. Nhiệm vụ của kho bạc nhà nước.Để thực hiện việc kiểm tra trước, trong và sau mọi hoạt động thu – chi

NSNN, kho bạc nhà nước có nhiệm vụ:- Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp, đôn đốc mọi khoản thu nộp vào

NSNN đúng, đủ, kịp thời theo qui định của pháp luật.- Kiểm tra tình hình cấp phát vốn, kinh phí, tình hình chấp hành chế độ chi

tiêu, quản lý tiền mặt. Các loại tài sản, vốn quĩ của nhà nước. Phát hiện, ngăn ngừa mọi hành vi lãng phí, tham ô vi phạm nguyên tắc kỷ luật tài chính.

4

3.5. Nhiệm vụ của cán bộ thẩm kế.Cán bộ thẩm kế là cán bộ của cơ quan tài chính có nhiệm vụ trực tiếp tham

gia xem xét việc xây dựng và thực hiện kế hoạch thu – chi của các đơn vị HCSN trong phạm vi quản lý của mình.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ, cán bộ thẩm kế phải hiểu rõ tính chất công tác, đặc điểm tình hình và hoàn cảnh của từng đơn vị để có kế hoạch cấp phát, biện pháp quản lý phù hợp với tình hình thực tế. Phải nắm vững chính sách chế độ thu chi tài chính riêng cho từng ngành, từng đơn vị. Tổ chức hướng dẫn, giúp đỡ các đơn vị trong quá trình quản lý tài chính.II. Nội dung tính chất chi hành chính sự nghiệp.

1. Nội dung chi hành chính sự nghiệpChi HCSN bao gồm: 1.1. Chi cho công tác quản lý hành chính: Đây là khoản chi cho bộ máy nhà nước hoạt động về các mặt chính trị, kinh

tế, văn hóa, xã hội từ trung ương đến địa phương.Bộ máy nhà nước bao gồm: Quốc hội, hội đồng nhân dân các cấp, ủy ban

nhân dân các cấp, các bộ sở phòng ban, các cơ quan Đảng, các đoàn thể hiệp hội và các hoạt động quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội.

1.2. Chi để duy trì và phát triển sự nghiệp văn hóa xã hội (văn – xã)Chi cho sự nghiệp văn hóa - xã hội là những khoản chi nhằm thỏa mãn nhu

cầu đời sống văn hóa, sức khỏe nâng cao phúc lợi cho quần chúng lao động. Bao gồm:

- Chi cho sự nghiệp giáo dục: Chi cho sự nghiệp giáo dục bao gồm:+ Chi cho giáo dục trước khi đến trường như mẫu giáo, mầm non.+ Chi cho giáo dục phổ thông gồm: giáo dục tiểu học, phổ thông cơ sở,

trung học phổ thông, các dạng phổ thông khác.+ Chi cho giáo dục đào tạo gồm: Các trường dạy nghề, trung cấp chuyên

nghiệp, cao đẳng, đại học, sau đại học và các dạng đào tạo khác.- Chi cho sự nghiệp y tế bao gồm các hoạt động: Công tác phòng bệnh,

khám chữa bệnh, bài trừ dịch bệnh, các hoạt động y tế khác (điều dưỡng, kế hoạch hóa gia đình, Bảo hiểm y tế …v.v)

- Chi cho sự nghiệp văn hóa bao gồm các hoạt động: Truyền thanh, phát thanh, truyền hình, các hoạt động văn hóa như: câu lạc bộ, nhà văn hóa thông tin, bách thú, bách thảo, thư viện, bảo tàng…v.v. Các hoạt động nghệ thuật, thể dục, thể thao, khoa học kỹ thuật…v.v

- Chi cho công tác xã hội bao gồm cứu tế xã hội và chi cho các đối trượng thuộc diện chính sách.

1.3. Chi cho sự nghiệp kinh tế.Đây là khoản chi phục vụ yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của các

ngành kinh tế gồm chi cho công tác nghiên cứu thí nghiệm, tuyên truyền phổ biến khoa học kỹ thuật, khảo sát thăm dò thiết kế, duy tu bảo dưỡng giao thông. Sự nghiệp nông lâm thủy lợi…v.v.

5

2. Tính chất chi hành chính sự nghiệp2.1. Chi cho công tác quản lý hành chínhĐây là khoản chi thường xuyên, hoàn toàn mang tính chất tiêu dùng (nó sẽ

mất đi). Tuy vậy, nó không thể thiếu được và rất cần thiết nhằm tổ chức quản lý nền kinh tế quốc dân và xã hội, tổ chức và duy trì những cơ quan khác cần thiết cho trật tự an ninh xã hội.

2.2. Chi cho sự nghiệp văn hóa - xã hội.Đây là khoản chi thường xuyên mang tính chất tiêu dùng. Đây là nhu cầu

cần thiết, nhu cầu này đòi hỏi ngày càng cao đối với quần chúng lao động và xu hướng phát triển của xã hội.

2.3. Chi cho sự nghiệp kinh tế.Là khoản chi mang tính chất phục vụ sản xuất. Tuy không trực tiếp tạo ra

của cải vật chất song có tác dụng rất lớn đến việc nâng cao năng suất lao động của các ngành kinh tế.

Tóm lại: Chi hành chính sự nghiệp là khoản chi mang tính chất tiêu dùng bởi vì: Nó không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất nhưng làm tăng thêm GDP.

Vì vậy, trong quá trình quản lý tài chính đơn vị HCSN đòi hỏi phải tiết kiệm hợp lý trong chi tiêu.III. Nguyên tắc và phương pháp quản lý tài chính tại các đơn vị HCSN.

1. Các nguyên tắc chủ yếu về quản lý tài chính đơn vị HCSN.Khi quản lý tài chính các đơn vị HCSN cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:- Chi tiêu HCSN phải thực hiện theo tiêu chuẩn định mức qui định, chi đúng

mục đích, đúng dự toán được duyệt, không được lấy khoản chi này để chi cho các khoản chi khác nếu không được cơ quan tài chính đồng ý.

- Triệt để tiết kiệm chống lãng phí, các khoản chi có tính chất không cần thiết, phô trương hình thức thì không được phép chi, các khoản tiết kiệm sẽ được sử dụng để nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị.

- Thực hiện lập dự toán, quyết toán của Nhà nước, việc chi tiêu phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp để làm căn cứ cho cơ quan tài chính giám sát, kiểm tra.

- Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính đối với các khoản thu sự nghiệp, thu đúng, thu đủ, kịp thời và hạch toán đầy đủ vào sổ sách kế toán, đảm bảo chi tiêu từ các khoản trên phải đúng qui định được duyệt.

- Quản lý các khoản chi tiêu HCSN phải luôn gắn liền với chức năng nhiệm vụ của các cơ quan đơn vị, đảm bảo cho các cơ quan đơn vị vừa hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chính.

- Lựa chọn hình thức kế toánHình thức nhật ký – sổ cái Hình thức chứng từ ghi sổHình thức nhật ký chung

Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực

6

hiện tốt việc thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin, tài liệu (kế toán) kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo.

2. Phương pháp quản lý tài chính đơn vị HCSN2.1. Các hình thức quản lýQuản lý tài chính của các đơn vị HCSN bao gồm các hình thức sau:* Quản lý theo hình thức thu đủ - chi đủ: Nghĩa là trong quá trình hoạt động

đơn vị thu được bao nhiêu nộp toàn bộ vào ngân sách nhà nước và nhu cầu chi tiêu bao nhiêu ngân sách nhà nước cấp phát đủ theo dự toán được duyệt.Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có số thu ít không đáng kể, không thường xuyên so với các khoản ngân sách nhà nước chi ra cho đơn vị.

Quản lý theo hình thức này có nhược điểm: không gắn số thu với số chi, hạn chế quyền tự chủ của các đơn vị. Vì vậy, không thúc đẩy các đơn vị quan tâm đến việc khai thác nguồn thu.

*Quản lý theo hình thức tự chủ tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính (Tham khảo theo nghị định 130/2005 và nghị định 117/2013/NĐ-CP của chính phủ ngày 7/10/2013 về sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005, thông tư 71/2014/TTLT-BTC-BNV quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước, nghị định 16/2015/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập )

Đối tượng áp dụng hình thức này là những cơ quan hành chính các cấp từ trung ương đến cấp xã phường thị trấn theo qui định.

Các đơn vị này được chủ động phân bổ và sử dụng các khoản kinh phí thường xuyên được giao tự chủ cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Kinh phí tiết kiệm được từ quĩ lương do thực hiện tinh giảm biên chế được sử dụng toàn bộ cho mục đích tăng thu nhập của cán bộ công chức.

Phạm vi sử dụng kinh phí tiết kiệm được:- Bổ sung thu nhập cho cán bộ công chức: Cơ quan thực hiện chế độ tự chủ

được áp dụng hệ số tăng thêm quỹ tiền lương tối đa không quá 1,0 lần so với mức tiền lương ngạch ,bậc,chức vụ do nhà nước quy định để chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ,công chức.

- Chi khen thưởng.- Chi cho các hoạt động phúc lợi tập thể của cán bộ công chức.- Trích lập quỹ dự phòng để ổn định thu nhập cho cán bộ, công chức. Số

kinh phí tiết kiệm được cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển vào quỹ dự phòng ổn định thu nhập.

- Trong năm, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được tạm ứng từ dự toán đã giao thực hiện chế độ tự chủ để chi thu nhập tăng thêm, chi cho các hoạt động phúc lợi, chi bổ sung phục vụ các hoạt động nghiệp vụ.

- Quản lý theo hình thức này góp phần đổi mới cơ chế quản lý biên chế và kinh phí đối với các cơ quan quản lý hành chính và các tổ chức được nhà nước cấp kinh phí, thúc đẩy việc sắp xếp bộ máy tinh gọn, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, góp phần tiết kiệm, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sử dụng kinh phí hành chính trong các cơ quan đơn vị.

7

2.2. Các biện pháp quản lýQuản lý tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi phải căn

cứ vào tính chất đặc điểm hoạt động của từng ngành từng đơn vị cơ quan để áp dụng các biện pháp quản lý cho phù hợp. Trong quản lý tài chính đơn vị HCSN có 3 biện pháp sau đây:

- Quản lý theo dự toán kinh phí: Quản lý theo biện pháp này nghĩa là trong quá trình hoạt động chỉ căn cứ vào nhu cầu thực tế để tính toán lập dự toán và cấp phát kinh phí. Quản lý theo biện pháp này có nhược điểm làm cho các đơn vị thiếu chủ động trong việc chi tiêu nặng về công tác hành chính sự vụ.

- Quản lý theo tiêu chuẩn định mức chi tiêu. Định mức chi tiêu là mức chi qui định cho một công việc nhất định trong một thời gian nhất định. Đây là biện pháp quản lý tiêu biểu nhất bởi vì: Tiêu chuẩn định mức chi tiêu là cơ sở thực hành tiết kiệm (tiết kiệm cả về thời gian lao động và tiền bạc).

Quản lý theo tiêu chuẩn, định mức chi tiêu sẽ nâng cao được tinh thần trách nhiệm, tính chủ động của các cơ quan đơn vị trong công tác quản lý tài chính. Đồng thời là cơ sở để cải tiến công tác lề lối làm việc và cải thiện mối quan hệ giữa các cấp, các ngành và các đơn vị.

- Quản lý theo hợp đồng kinh tế đấu thầu, khoán chi. Quản lý theo biện pháp này giúp cho các đơn vị chủ động trong quản lý thu chi tài chính, thúc đẩy các đơn vị phấn đấu phát triển sự nghiệp tăng thu tiết kiệm chi để có doanh lợi, hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao, cải thiện nâng cao phúc lợi cho người lao động.

Tóm lại, trong ba biện pháp trên, việc áp dụng biện pháp nào là tùy thuộc vào tính chất đặc điểm hoạt động của các cơ quan, đơn vị cho phù hợp.IV. Quỹ tiền lương trong đơn vị HCSN

1. Khái niệm về quỹ tiền lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệpQuỹ tiền lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là số tiền

NSNN chi ra hàng năm để dùng vào việc trả lương và trả công cho số lao động làm việc trong các đơn vị HCSN theo số lượng và chất lượng lao động.

2. Nội dung quỹ tiền lương Quỹ tiền lương bao gồm tiền lương và phụ cấp lương. 2.1. Tiền lương (gọi là lương chính)Tiền lương là thành phần chính của quỹ tiền lương để trả cho công chức,

viên chức, người lao động theo các bậc lương mà họ đã được xếp vào trong các thang lương của nhà nước quy định hiện hành.

Tham khảo Nghị định 204/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14/12/2004, Quyết định 128/2004/QĐ-TW của ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam ngày 14/12/2004 và Nghị quyết 730/2004/NQ-UBTVQH11 của Ủy ban thường vụ quốc hội ngày 30/9/2004,  Nghị định số 17/2013/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 của Bộ tài chính và Thông tư số 217/2012/TT-BTC ngày 17/12/2012 về sửa đổi bổ sung hệ thống mục lục NSNN

Tiền lương bao gồm các thành phần sau:

8

- Lương ngạch, bậc theo quỹ lương được duyệt (Mã hóa tiểu mục 6001) .Đây là tiền lương trả cho người lao động trong biên chế chính thức của các đơn vị HCSN.

- Lương tập sự, công chức dự bị (Mã hóa tiểu mục 6002). Là tiền lương cho những người khi được tuyển dụng vào biên chế nhưng để được biên chế chính thức thì còn phải qua thời gian tập sự nghề nghiệp (thử việc).

2.2. Tiền công (Mã hóa mục 6050)Tiền công là khoản tiền trả cho người lao động đang làm hợp đồng theo vụ

việc mang tính chất thời vụ.Tiền công bao gồm:- Tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng (Mã hóa tiểu mục

6051) và tiền công khác (Mã hóa tiểu mục 6099)2.3. Phụ cấp lương (Mã hóa mục 6100)Phụ cấp lương là khoản tiền phụ cấp thêm phần tiền lương chính để thực

hiện một cách đầy đủ nhất nguyên tắc phân phối theo lao động. Căn cứ vào mục lục ngân sách nhà nước.

Phụ cấp lương bao gồm các khoản sau đây:+ Phụ cấp chức vụ lãnh đạo (Tiểu mục 6101) + Phụ cấp khu vực (Tiểu mục 6102)+ Phụ cấp thu hút (Tiểu mục 6103)+ Phụ cấp đắt đỏ (Tiểu mục 6104)+ Phụ cấp làm đêm (Tiểu mục 6105)+ Phụ cấp làm thêm giờ (Tiểu mục 6106)+ Phụ cấp độc hại nguy hiểm (Tiểu mục 6107)+ Phụ cấp lưu động (Tiểu mục 6108)+ Phụ cấp đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân (Tiểu mục 6111)+ Phụ cấp ưu đãi nghề (Tiểu mục 6112)+ Phụ cấp trách nhiệm theo nghề, theo công việc, phụ cấp trách nhiệm công

tác bảo vệ chính trị nội bộ các cấp (Tiểu mục 6113)+ Phụ cấp trực (Tiểu mục 6114)+ Phụ cấp thâm niên nghề (Tiểu mục 6115)+ Phụ cấp đặc biệt khác của ngành (Tiểu mục 6116)+ Phụ cấp thâm niên vượt khung (Tiểu mục 6117)+ Phụ cấp kiêm nhiệm (Tiểu mục 6118)+ Phụ cấp công tác lâu năm ở vùng có điều kiện KT-KH đặc biệt khó khăn

(Tiểu mục 6121)+ Phụ cấp theo loại xã (Tiểu mục 6122)+ Phụ cấp công tác Đảng, đoàn thể chính trị-xã hội (Tiểu mục 6123)+ Phụ cấp công vụ (Tiểu mục 6124)+ Thù lao cho các đối tượng theo quy định (Tiểu mục 6125)+ Khác (Tiểu mục 6149)* Phụ cấp chức vụ lãnh đạo (Mã hóa tiểu mục 6101).+ Cán bộ bầu cử trong các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến quận

huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (cấp huyện) thuộc diện xếp lương theo ngạch, bậc công chức hành chính và lương phụ cấp chức vụ lãnh đạo.

9

+ Cán bộ công chức viên chức được bổ nhiệm giữ chức lãnh đạo trong các cơ quan nhà nước từ trung ương đến cấp huyện và trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập.

+ Cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế nhà nước và xếp lương theo ngạch bậc công chức viên chức được cử đến giữ chức danh lãnh đạo chuyên trách tại các hội và tổ chức phi chính phủ.

Phụ cấp chức vụ lãnh đạo được trả cùng kỳ lương hàng tháng và được dùng để tính đóng và hưởng chế độ BHXH.

* Phụ cấp khu vực (Mã hóa tiểu mục 6102) là khoản phụ cấp đối với những người sống làm việc ở những vùng có điều kiện khí hậu xấu, xa xôi, hẻo lánh, cơ sở hạ tầng thấp kém, đi lại sinh hoạt khó khăn góp phần ổn định và thu hút lao động.

- Cán bộ công chức (kể cả công chức dự bị), viên chức, những người đang trong thời gian tập sự thử việc và lao động hợp đồng đã được xếp lương theo bậc lương do nhà nước quy định làm việc trong các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của nhà nước được cấp có thẩm quyền qui định thành lập.

- Cán bộ công chức viên chức thuộc biên chế nhà nước, kể cả hợp đồng trong chỉ tiêu biên chế (nếu có)

- Cán bộ công chức viên chức làm việc trong các cơ quan Đảng, đoàn thể.- Sĩ quan, những người hưởng lương và phụ cấp (sinh hoạt phí) trong lực

lượng vũ trang.Phụ cấp khu vực được trả cùng kỳ lương, phụ cấp trợ cấp hàng tháng.* Phụ cấp thu hút (Mã hóa tiểu mục 6103): Phụ cấp thu hút là khoản phụ

cấp trả cho những người tình nguyện hoặc được điều động chuyển công tác đến vùng kinh tế xã hội khó khăn như vùng núi, vùng xa vùng sâu v.v nhằm mục đích là để thu hút lực lượng lao động từ miền xuôi, đồng bằng tới làm việc ở vùng xa xôi hẻo lánh, vùng điều kiện kinh tế xã hội khó khăn.

* Phụ cấp đắt đỏ (Mã hóa tiểu mục 6104)Phụ cấp đắt đỏ là khoản phụ cấp trả cho những người làm việc ở những

vùng có chỉ số giá sinh hoạt cao hơn chỉ số giá sinh hoạt bình quân của cả nước từ 10% trở lên.

* Phụ cấp làm đêm (Mã hóa tiểu mục 6105)Phụ cấp làm đêm là khoản tiền lương trả cho những người thường xuyên

làm việc về ban đêm hoặc làm việc ca 3 theo chế độ 3 ca.Nguyên tắc: Được tính theo số giờ thực tế làm việc vào ban đêm và số giờ

thực tế làm thêm ngoài giờ tiêu chuẩn.* Phụ cấp làm thêm giờ (Mã hóa tiểu mục 6106)Phụ cấp làm thêm giờ là khoản phụ cấp trả cho những người làm thêm ngoài

giờ tiêu chuẩn quy định.* Phụ cấp độc hại, nguy hiểm (Mã hóa tiểu mục 6107) Phụ cấp độc hại, nguy hiểm là khoản phụ cấp trả cho những người làm

công việc trong môi trường độc hại ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc nguy hiểm đến tính mạng.

Mức phụ cấp gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4 so với mức lương tối thiểu chung hiện hành.

10

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được trả cùng kỳ lương hàng tháng và không dùng để tính đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

* Phụ cấp lưu động (Mã hóa tiểu mục 6108)Phụ cấp lưu động là khoản tiền phụ cấp trả cho những người làm việc không

có địa điểm cố định mà thường xuyên phải duy chuyển.Mức phụ cấp gồm 3 mức: 0,2; 0,4; 0,6*Phụ cấp đại biểu quốc hội, hội đồng nhân dân (Mã hóa tiểu mục 6111)Là khoản tiền phụ cấp trả cho đại biểu quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân

các cấp.Mức phụ cấp gồm 3 mức: 5%; 10% và 15%Mức 5% áp dụng cho đại biểu tái cử lần 1Mức 10% áp dụng cho đại biểu tái cử lần 2Mức 15% áp dụng cho đại biểu tái cử lần 3 trở đi* Phụ cấp ưu đãi nghề (Mã hóa tiểu mục 6112)Phụ cấp ưu đãi nghề đối với mỗi ngành được áp dụng mức phụ cấp riêng

(Phần này được giới thiệu trong các chương sau của từng ngành nghề).* Phụ cấp trực (Mã hóa tiểu mục 6114): Mức phụ cấp mỗi ngành khác nhau, được áp dụng cho từng ngành nghề cụ

thể (Giới thiệu ở các chương sau).* Phụ cấp thâm niên nghề (Mã hóa tiểu mục 6115 )Đối tượng áp dụng phụ cấp thâm niên nghề thực hiện theo Thông tư liên tịch

số 04/2009/TTLT-BNV-BTC ngày 24/12/2001 của Bộ nội vụ, Bộ tài chính.Tỷ lệ % phụ cấp thâm niên nghề được tính như sau:Cán bộ công chức viên chức có thời gian làm việc được tính phụ cấp theo

quy định phải có thời gian công tác 5 năm (tròn 60 tháng) thì được hưởng phụ cấp thâm niên nghề bằng 5% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo cộng phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Từ năm thứ 6 trở đi cứ mỗi năm (đủ 12 tháng) được tính thêm 1%.

Phụ cấp thâm niên nghề được trả cùng kỳ lương tháng và dùng làm cơ sở để tính đóng và hưởng chế độ BHXH.

* Phụ cấp đặc biệt khác của ngành (Mã hóa tiểu mục 6116)Mức phụ cấp gồm 3 mức: 30%; 50%; 100%Phụ cấp đặc biệt được tính trả theo nơi làm việc cùng kỳ lương hoặc phụ cấp

quân hàm hàng tháng và không dùng để tính đóng, hưởng chế độ BHXH.Phụ cấp đặc biệt chỉ trả cho những tháng thực sự công tác trên địa bàn, khi

rời khỏi địa bàn từ 1 tháng trở lên hoặc công tác không tròn tháng thì không được hưởng.

* Phụ cấp thâm niên vượt khung (Mã hóa tiểu mục 6117) - Cán bộ, Công chức, viên chức xếp lương theo các bảng lương chuyên môn,

nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung ương đến phường, xã, thị trấn và trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước.

- Cán bộ, Công chức, viên chức thuộc biên chế nhà nước và xếp lương theo bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ , thừa hành, phục vụ do nhà nước quy định được cử đến làm việc tại các hội, tổ chức phi chính phủ, các dự án và các cơ quan, tổ chức quốc tế đặt tại Việt Nam.

11

Phụ cấp thâm niên vượt khung được tính trả cùng kỳ lương tháng và được dùng làm cơ sở để tính đóng và hưởng chế độ BHXH.

* Phụ cấp kiêm nhiệm (Mã hóa tiểu mục 6118)Điều kiện để hưởng phụ cấp kiêm nhiệm- Đang giữ chức danh lãnh đạo (Bầu cử hoặc bổ nhiệm) ở một cơ quan đơn

vị.- Được cấp có thẩm quyền phê chuẩn , kết quả bầu cử hoặc quyết định bổ

nhiệm kiêm nhiệm.- Người kiêm nhiệm một hoặc nhiều chức danh lãnh đạo đứng đầu cơ quan

đơn vị khác chỉ được hưởng một mức phụ cấp kiêm nhiệm trong suốt thời gian giữ một hoặc nhiều chức danh kiêm nhiệm đó. Khi thôi giữ chức danh kiêm nhiệm thì thôi hưởng phụ cấp kiêm nhiệm từ sau tháng liền kề với tháng thôi giữ chức danh kiêm nhiệm.

Mức phụ cấp kiêm nhiệm được tính bằng 10% mức lương chức vụ hoặc mức lương chuyên môn nghiệp vụ cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo, phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) hiện hưởng của người giữ chức danh lãnh đạo kiêm nhiệm.

Phụ cấp kiêm nhiệm được trả cùng kỳ lương tháng và không dùng để tính đóng, hưởng chế độ BHXH

* Phụ cấp khác (Mã hóa tiểu mục 6149)Tất cả các khoản phụ cấp trên được chia làm 2 loại: Phụ cấp thường xuyên

và phụ cấp không thường xuyên.Phụ cấp thường xuyên là khoản phụ cấp gắn liền với tiền lương chính nghĩa

là hưởng lương chính thì đương nhiên được hưởng phụ cấp.Phụ cấp không thường xuyên là khoản phụ cấp có làm có hưởng, không làm

không hưởng.V. Vị trí, yêu cầu của công tác quản lý quỹ tiền lương

1. Vị trí của công tác quản lý quỹ tiền lương.Công tác quản lý quỹ tiền lương trong khu vực hành chính sự nghiệp rất

quan trọng, nó là một trong những đối tượng cơ bản của công tác quản lý tài chính. Quản lý quỹ tiền lương có liên quan đến tổ chức bộ máy nhà nước nói chung và từng cơ quan, đơn vị nói riêng. Quản lý quỹ tiền lương liên quan đến các chính sách chế độ của nhà nước đối với người lao động, liên quan đến các mặt cân đối lớn của nền kinh tế trong toàn xã hội, trong dự toán chi của đơn vị dự toán thì quỹ tiền lương chiếm tỷ trọng tương đối lớn (60% đến 70% dự toán). Do đó tiết kiệm chi tiền lương sẽ góp phần tiết kiệm tài chính nói chung.

2. Yêu cầu của công tác quản lý quỹ tiền lương:Trên cơ sở đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, để quản lý tốt quỹ

tiền lương các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:Sử dụng quỹ tiền lương hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm. Sử dụng quỹ tiền

lương hợp lý là sử dụng quỹ tiền lương phù hợp với yêu cầu về lao động, đáp ứng các chỉ tiêu lao động cho phép. Sử dụng quỹ tiền lương đúng mục đích là sử dụng quỹ tiền lương cho việc trả lương, trả công lao động cho số lao động làm việc trong các cơ quan đơn vị, sử dụng tiền nào việc ấy, không được lấy quỹ tiền lương

12

chi cho việc khác và ngược lại. Tiết kiệm quỹ tiền lương phải trên cơ sở tiết kiệm lao động, đồng thời đảm bảo các chính sách chế độ tiền lương.

Thực hiện đúng các chính sách, chế độ, nguyên tắc về lao động và tiền lương.

Tiền lương liên quan đến quyền lợi người lao động và tổ chức bộ máy nhà nước, nên phải tổ chức quản lý chặt chẽ và thực hiện đúng các chính sách chế độ, đảm bảo đúng, đủ, kịp thời đến tận tay người lao động.

Thông qua công tác quản lý quỹ tiền lương giúp cho các đơn vị cơ quan thực hiện cải tiến công tác tổ chức, lề lối làm việc nhằm đưa chất lượng quản lý tài chính lên một bước cao hơn, tốt hơn, lành mạnh hơn.

Với việc thực hiện tốt các yêu cầu trên góp phần vào việc ổn định lưu thông tiền tệ, ổn định giá cả, nâng cao sức mua của đồng tiền, nâng cao đời sống và phúc lợi của người lao động.VI. Nguyên tắc quản lý quỹ tiền lương và thủ tục chi trả lương

1. Nguyên tắc quản lý quỹ tiền lương.Quản lý quỹ tiền lương đòi hỏi cơ quan đơn vị phải tuân thủ các nguyên tắc

nhất định. Khi đã là nguyên tắc các đơn vị cơ quan phải chấp hành tuyệt đối, bất di bất dịch, không được làm trái. Quản lý quỹ tiền lương trong các đơn vị HCSN phải tuân thủ 3 nguyên tắc sau đây:

1.1. Nguyên tắc hạch toán quỹ tiền lươngNguyên tắc hạch toán quỹ tiền lương nghĩa là xác định những khoản chi nào

thì được ghi vào quỹ tiền lương, những khoản chi nào không được ghi vào quỹ tiền lương đối với khu vực HCSN.

Để được ghi vào quỹ tiền lương đòi hỏi phải có 2 điều kiện sau đây:- Cơ quan phải quản lý được thời gian lao động của người đó- Trong phần tiền lương không bao gồm tiền hao mòn công cụ lao động hoặc

chi phí nguyên vật liệuNếu không đủ hai điều kiện trên thì khi chi trả cho công việc gì thì ghi vào

cho công việc đó.1.2. Quản lý quỹ tiền lương theo ngành KTQDMỗi ngành KTQD có chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động khác

nhau. Vì vậy mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức đều phải được sắp xếp vào một ngành nhất định và tổ chức quản lý theo nguyên tắc quy định cho ngành đó. Việc điều chỉnh quỹ tiền lương trước hết được điều chỉnh trong nội bộ ngành, nếu có sự điều chỉnh từ ngành này sang ngành khác phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép để đảm bảo mối liên hệ giữa các ngành và sự cân đối giữa các khu vực.

1.3. Chấp hành chỉ tiêu quỹ tiền lươngCác chỉ tiêu về lao động quỹ tiền lương khu vực HCSN là những chỉ tiêu về

kinh tế, chính trị tổng hợp, nó thể hiện số lượng và chất lượng lao động mà nhà nước giao cho các ngành KTQD. Về kinh tế nó tác động trực tiếp đến kết quả và hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đến các tiêu chuẩn định mức chi tiêu. Tác động đến các mặt cân đối lớn của nền kinh tế. Về chính trị, chỉ tiêu quỹ tiền lương có quan hệ đến nhiều đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước. Do đó chỉ tiêu quỹ tiền lương là một chỉ tiêu pháp lệnh, các đơn vị khi sử dụng chỉ tiêu này không được vươt quá chỉ tiêu quy định.

13

Nội dung của nguyên tắc này đòi hỏi đơn vị chỉ được chi trong phạm vi chỉ tiêu và hạn mức kinh phí quỹ tiền lương được duyệt. Các đơn vị không được tự ý điều chỉnh giữa các loại chỉ tiêu, không được lấy quỹ tiền lương chi cho các việc khác và ngược lại. Mọi trường hợp sử dụng không hết quỹ tiền lương theo dự toán và cấp phát đều phải hoàn lại NSNN.

2. Thủ tục chi trả lương2.1. Quy định về trả lương và thanh toán tiền lươngThực hiện chế độ trả lương phải tuân thủ các quy định sau đây:Cán bộ công chức, viên chức làm công việc gì thì hưởng lương công việc

đó, làm việc ở ngạch công chức, viên chức nào thì xếp lương ở ngạch công chức, viên chức đó. Việc xếp lương phải gắn với việc sắp xếp bộ máy tổ chức của cơ quan, đơn vị. Cơ quan, đơn vị phải đánh giá đúng năng lực của công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ.

Việc trả lương phải đầy đủ kịp thời đúng thời gian quy định. Khi trả lương phải thanh toán các khoản nợ của công chức, viên chức với nhà nước, khấu trừ ngay vào lương. Đơn vị thực hiện trả lương đến từng người. Việc trả lương phải được theo dõi đến từng công chức, viên chức, các đơn vị phải mở sổ thanh toán tiền lương với công chức, viên chức theo quy định hiện hành.

2.2. Thủ tục rút lươngCác cơ quan đơn vị phải gửi danh sách đăng ký lao động và quỹ tiền lương

và giấy xin rút tiền lương, làm các thủ tục cần thiết với kho bạc nhà nước để được rút lương.

Chỉ rút hạn mức kinh phí về tiền lương trong phạm vi dự toán đã được duyệt.

Kho bạc nhà nước phải mở hồ sơ kế toán để theo dõi công việc trả quỹ tiền lương cho các đơn vị HCSN có mở tài khoản giao dịch tại kho bạc nhà nước.

Việc rút tiền chi lương của đơn vị phải được đăng ký trước trong kế hoạch chi và chịu sự giám sát của KBNN nơi đơn vị mở tài khoản. Kho bạc NN có trách nhiệm chi trả đúng kế hoạch cho các đơn vị.VII. Phương pháp xây dựng kế hoạch - chế độ cấp phát các khoản chi HCSN1. Mục lục ngân sách Nhà nước

1.1. Khái niệmMục lục ngân sách Nhà nước (NSNN) là bảng phân loại các nội dung thu,

chi thuộc giao dịch thường niên của NSNN theo những tiêu thức và phương pháp nhất định nhằm phục vụ cho việc quản lý điều hành (lập, chấp hành, quyết toán) cũng như việc kiểm soát và phân tích các hoạt động của NSNN một cách hiệu quả và tiện lợi.

1.2. Nội dung mục lục NSNNHệ thống mục lục NSNN hiện hành ở nước ta được ban hành theo quyết

định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Nội dung cơ bản của hệ thống mục lục NSNN gồm:

14

- Chương: là phân loại dựa trên cơ sở hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc một cấp chính quyền được tổ chức quản lý ngân sách riêng nhằm xác định trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức đó đối với ngân sách nhà nước.

- Loại: Được mã số hóa N1N2N3, trong đó ký tự N3 với giá trị chẵn không, khoảng cách giữa các loại là 30 giá trị (riêng Loại Công nghiệp chế biến, chế tạo là 60 giá trị). Các giá trị liền sau mã số Loại dùng để mã số các Khoản thuộc Loại đó.

- Khoản của từng loại: Được mã số hóa N1N2N3, trong đó ký tự N3 với giá trị từ 1 đến 9; riêng giá trị N3 là 9 dùng để mã hóa các hoạt động khác.

- Mục, Tiểu mục, Nhóm, Tiểu nhómCác Mục thu ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, chính sách thu

ngân sách nhà nước; các Mục chi ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu ngân sách nhà nước. Trong từng Mục thu, chi để phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết, quy định các Tiểu mục.

Các Mục thu, chi có nội dung gần giống nhau lập thành Tiểu nhóm; các Tiểu nhóm có tính chất gần giống nhau lập thành Nhóm để phục vụ yêu cầu quản lý, đánh giá ngân sách nhà nước.2. Phương pháp xây dựng kế hoạch

2.1. Yêu cầu và căn cứ lập kế hoạch- Yêu cầuDự toán của ngân sách các cơ quan, đơn vị HCSN phải đảm bảo các yêu cầu

sau:- Phải lập đúng quy định biểu mẫu, thời gian do cơ quan tài chính hướng

dẫn.- Phải thể hiện đầy đủ các khoản thu, chi của đơn vị theo mục lục NSNN và

bao quát hết nhiệm vụ được giao.- Dự toán lập phải có căn cứ pháp lý, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.- Dự toán ngân sách phải kèm theo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán.- Căn cứLập dự toán thu, chi năm kế hoạch tại các cơ quan, đơn vị HCSN phải dựa

vào những căn cứ sau:- Các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ

thể trong năm kế họach mà cơ quan, đơn vị được giao.- Các văn bản hướng dẫn lập dự toán của cơ quan có thẩm quyền.- Các tiêu chuẩn định mức, chế độ thu, chi tài chính, quy định hiện hành.- Hệ thống biểu mẫu và mục lục NSNN hiện hành.- Số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan có thẩm quyền thông báo.2.2. Nội dung dự toán thu – chi2.2.1. Nội dung dự toán thu- Thu từ NSNN cấp kinh phí;- Thu từ hoạt động sự nghiệp mang lại của từng ngành;- Các khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ;- Các khoản thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật;- Các khoản thu do được viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trực

tiếp cho đơn vị;

15

- Các khoản nhượng, bán, thanh lý tài sản được cơ quan tài chính cho phép để lại sử dụng;

- Các khoản thu khác.Tất cả các khoản thu đều phải lập vào dự toán và sử dụng hợp lý đúng mục

đích, có hiệu quả.2.2.2. Nội dung dự toán chi+ Nhóm chi thường xuyênĐây là nhóm chi theo định mức đã được cơ quan có thẩm quyền quy định và

hướng dẫn trong quá trình lập dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan tài chính.- Chi cho con người: bao gồm các khoản chi như lương, phụ cấp lương, các

khoản đóng góp cho người lao động và phúc lợi tập thể cho người lao động. Để xác định kinh phí chi cho con người hằng năm tại cơ quan, đơn vị HCSN, người ta dựa vào số lao động bình quân tại cơ quan đơn vị và mức chi bình quân cho một cán bộ công nhân viên.

- Chi cho quản lý hành chính: bao gồm chi tiền chè nước tại cơ quan, chi trả tiền điện, tiền nước đã sử dụng tại văn phòng cơ quan, chi trả các dịch vụ về thông tin liên lạc, chi giao dịch, tiếp khách, chi hội nghị sơ kết, tổng kết, lễ tân, khánh tiết ...Các khoản chi này liên quan đến hoạt động và tổ chức của cơ quan đơn vị.

Việc xác định số chi kinh phí cho quản lý hành chính thường được dựa vào: (1) Số lao động bình quân; (2) Mức chi quản lý hành chính bình quân một cán bộ công nhân viên kỳ kế hoạch.

- Chi cho nghiệp vụ: Số chi này phụ thuộc vào tính chất hoạt động của mỗi cơ quan đơn vị và chế độ Nhà nước cho phép.

Số chi nghiệp vụ chuyên môn thuộc mỗi cơ quan, đơn vị sẽ được xác định theo từng nội dung cụ thể gắn với đặc điểm hoạt động của đơn vị đó và phù hợp với nhu cầu kinh phí, khả năng đảm bảo của nguồn kinh phí thuộc NSNN

+ Nhóm chi không thường xuyên- Mua sắm TSCĐ hữu hình và vô hình- Sửa chữa lớn, đầu tư, xây dựng cơ bản- Chi thực hiện tinh giảm biên chế- Chi không thường xuyên khácĐể lập dự toán cho những khoản chi này, đơn vị căn cứ vào thực trạng tài

sản hiện có tại đơn vị, khả năng tài chính và tiêu chuẩn định mức.2.3. Trình tự lập dự toánBước 1: Đánh giá tình hình thực hiện năm báo cáoCăn cứ vào số liệu 9 tháng đầu năm, ước tình hình thực hiện quý IV, nhận

xét đánh giá tình hình thực hiện các mặt công tác như: công tác chuyên môn, công tác quản lý tài chính, nhằm rút ra những ưu, nhược điểm và nguyên nhân để tìm ra những biện pháp hữu hiệu cho năm kế hoạch.

Bước 2: Xác định các chỉ tiêu năm kế hoạchCăn cứ vào các chức năng, nhiệm vụ, các chỉ tiêu, kế hoạch công tác mà cơ

quan, đơn vị được giao trong năm để xác định các chi tiêu về lao động, các chỉ tiêu sự nghiệp... đây là cơ sở tính toán dự toán thu, chi hàng năm.

Bước 3: Tính toán dự toán

16

Căn cứ vào các chỉ tiêu đã được xác định, các tiêu chuẩn định mức chi tiêu, các chính sách, chế độ của Nhà nước quy định cho từng ngành, đơn vị và nhu cầu thực tế để tính toán trên tinh thần tiết kiệm, hiệu quả.

Ctx = CCN + CQL + CCM + CMS

Trong đó: CTX: Nhu cầu chi thường xuyên trong năm kế hoạchCCN: Nhu cầu chi cho con người trong năm kế hoạchCQL: Nhu cầu chi quản lý hành chính trong năm kế hoạchCCM: Nhu cầu chi nghiệp vụ trong năm kế hoạchCMS: Nhu cầu chi không thường xuyên (thuộc nguồn vốn thường xuyên) của

đơn vị trong năm kế hoạch.Bước 4: Lên hồ sơ dự toánSau khi tính toán xong dự toán thu, chi trong năm kế hoạch, các cơ quan,

đơn vị phải lên hồ sơ dự toán theo các biểu mẫu quy định hiện hành gửi cơ quan tài chính cấp trên. Hồ sơ dự toán gồm:

- Các biểu mẫu phản ánh số liệu- Bảng thuyết minh giải thích các số liệu trong biểu mẫu

3. Chế độ quản lý, cấp phát và thanh toán các khoản chi NSNN qua kho bạc3.1. Nguyên tắcTất cả các khoản chi ngân sách nhà nước phải được kiểm tra, kiểm soát

trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nước được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi.

Mọi khoản chi ngân sách nhà nước được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục ngân sách nhà nước. Các khoản chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Việc thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ Kho bạc Nhà nước cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa dịch vụ; trường hợp chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp, Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán qua đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

Trong quá trình kiểm soát, thanh toán, quyết toán chi ngân sách nhà nước các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi hoặc nộp ngân sách. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nước thực hiện việc thu hồi cho ngân sách nhà nước theo đúng trình tự quy định.

3.2. Các hình thức chi trả, thanh toán NSNN+ Chi trả theo hình thức lệnh chi tiền:a/ Đối tượng chi trả:Đối tượng chi trả theo hình thức lệnh chi tiền bao gồm:- Chi cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế, xã hội không có quan hệ thường

xuyên với ngân sách nhà nước;

17

- Chi trả nợ nước ngoài;- Chi cho vay của ngân sách nhà nước;- Chi kinh phí ủy quyền (đối với các khoản ủy quyền có lượng vốn nhỏ, nội

dung chỉ rõ) theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan tài chính.- Một số khoản chi khác theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan tài chính.b/ Quy trình chi trả theo hình thức lệnh chi tiền:- Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất

và kiểm soát hồ sơ chứng từ của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện thanh toán chi trả ngân sách theo quy định; ra lệnh chi tiền gửi Kho bạc Nhà nước để chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách.

Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước khi có đủ các điều kiện sau:

(1) Đã có trong dự toán chi ngân sách nhà nước được giao;(2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền

qui định;(3) Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền

quyết định chi;(4) Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định..Ngoài các điều kiện quy định trên, trường hợp cơ quan, đơn vị có sử dụng

kinh phí ngân sách nhà nước để mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Kho bạc Nhà nước thực hiện xuất quỹ ngân sách và chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.

c/. Hồ sơ thanh toán: Hồ sơ thanh toán là Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính. Đối với hồ sơ liên

quan đến từng khoản chi bằng lệnh chi tiền, đơn vị gửi hồ sơ cho cơ quan tài chính, cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm soát và lưu giữ hồ sơ chứng từ chi bằng hình thức lệnh chi tiền.

d/ Ưu và nhược điểm của hình thức lệnh chi tiền:* Ưu điểm+ Giúp cơ quan tài chính nắm được số cấp phát+ Giảm một số thủ tục, giấy tờ.* Nhược điểm:+ Gây tình trạng ứ đọng vốn do vốn tồn tại quỹ của đơn vị.+ Kho bạc không phát huy được vai trò kiểm tra trước và trong khi thực hiện

chi tiêu của đơn vị, không quản lý chặt chẽ tiền mặt và quỹ lương.+ Không gắn chặt quản lý sự nghiệp và quản lý kinh phí.+ Chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc Nhà nướca/ Đối tượng chi trả:Đối tượng chi trả bao gồm:- Cơ quan hành chính nhà nước.- Đơn vị sự nghiệp công lập.

18

- Tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí thường xuyên.

- Đối tượng khác theo hướng dẫn riêng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b/ Quy trình chi trả:- Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử

dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.

- Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách, nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.

Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát hồ sơ của đơn vị theo các nội dung sau:

(1) Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.

(2) Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.

(3) Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước, Kho bạc Nhà nước căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.

- Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị, nếu đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo qui định, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách; nếu chưa đủ điều kiện thanh toán, nhưng thuộc đối tượng được tạm ứng, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách; nếu không đủ điều kiện chi, Kho bạc Nhà nước từ chối thanh toán theo quy định.

c/ Hồ sơ kiểm soát chi ngân sách nhà nước:- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị;- Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số

43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi thêm Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.

Ngoài ra, tùy theo phương thức chi trả, thanh toán (tạm ứng hay trực tiếp) đơn vị sử dụng kinh phí Ngân sách gửi đến kho bạc nhà nước:

- Giấy rút dự toán; - Tuỳ theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ có

liên quan. Ví dụ: đối với các khoản chi thanh toán cá nhân là bảng danh sách hưởng lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí.... Đối với chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc là Bảng kê chứng từ thanh toán. Đối với chi mua vật tư văn phòng là Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi

19

không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Đối với chi hội nghị là Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Đối với chi công tác phí là Bảng kê chứng từ thanh toán....

d/ Ưu và nhược điểm* Ưu điểm:+ Đảm bảo cấp theo thực chi, sát với tình hình thực tế hoạt động của đơn vị,

tạo điều kiện gắn liền giữa quản lý sự nghiệp với quản lý kinh phí.+ Hạn chế tình trạng phân tán vốn, ứ đọng vốn của NSNN tại tồn khoản, tồn

quỹ của đơn vị, tập trung mọi khoản tiền chưa chi vào NSNN.+ Tăng cường quản lý của cơ quan tài chính, kho bạc Nhà nước.+ Thúc đẩy các đơn vị dự toán đi vào kế hoạch hóa trong việc chi tiêu kinh

phí của Nhà nước, sử dụng vốn tiết kiệm, hiệu quả.* Nhược điểm:+ Thủ tục giấy tờ rườm rà, đơn vị phải đi lại nhiều lần.+ Cơ quan tài chính không nắm được số cấp phát kịp thời.3.3. Phương thức chi trả, thanh toánViệc chi trả kinh phí ngân sách nhà nước cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà

nước được thực hiện theo nguyên tắc thanh toán trực tiếp từ Kho bạc Nhà nước cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện thực hiện việc chi trả trực tiếp, Kho bạc Nhà nước tạm ứng hoặc thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua đơn vị sử dụng ngân sách. Các phương thức chi trả cụ thể như sau:

+. Tạm ứng: Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước cho đơn vị sử

dụng ngân sách nhà nước trong trường hợp khoản chi ngân sách nhà nước của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định do công việc chưa hoàn thành.

a/ Nội dung tạm ứng:- Tạm ứng bằng tiền mặt: Các đơn vị HCSN được tạm ứng bằng tiền mặt các

khoản chi như chi thanh toán cá nhân (tiền lương; tiền công; phụ cấp lương; học bổng học sinh, sinh viên; tiền thưởng; phúc lợi tập thể; chi cho cán bộ xã, thôn, bản đương chức; chi về công tác người có công với cách mạng và xã hội; chi lương hưu và trợ cấp xã hội; các khoản thanh toán khác cho cá nhân); các khoản chi của đơn vị giao dịch có giá trị nhỏ không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi; các khoản chi khác của đơn vị giao dịch cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ không có tài khoản tại ngân hàng, trừ những khoản chi cho những công việc cần phải thực hiện đấu thầu theo chế độ quy định.

- Tạm ứng bằng chuyển khoản: Các đơn vị HCSN được tạm ứng bằng chuyển khoản các các chi bao gồm: Chi mua vật tư văn phòng; Chi hội nghị (trừ các khoản thanh toán cho cá nhân được phép tạm ứng bằng tiền mặt); Chi thuê mướn (thuê nhà, thuê đất, thuê thiết bị....); Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành; Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên và một số khoản chi cần

20

thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

b/ Mức tạm ứng:Đối với những khoản chi thanh toán theo hợp đồng, mức tạm ứng theo quy

định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng tối đa không vượt quá 30% dự toán bố trí cho khoản mua sắm đó (trừ trường hợp thanh toán hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dùng phải nhập khẩu mà trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn và các trường hợp đặc thù khác có hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền, việc thanh toán được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao và theo hợp đồng ký kết giữa đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp); đối với những khoản chi không có hợp đồng, mức tạm ứng thực hiện theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách, phù hợp với tiến độ thực hiện và trong phạm vi dự toán được giao.

c/ Trình tự, thủ tục tạm ứng:- Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước hồ sơ, tài liệu

liên quan đến từng khoản chi tạm ứng kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ giải quyết và theo dõi khi thanh toán tạm ứng.

- Kho bạc Nhà nước kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định, nếu đảm bảo theo quy định thì làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị.

d/ Thanh toán tạm ứng: Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi khoản

chi đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ để thanh toán.- Đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt đã hoàn thành và đủ hồ sơ,

chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau.

- Đối với những khoản chi tạm ứng bằng chuyển khoản: các khoản không có hợp đồng đã hoàn thành và đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau. Đối với những khoản chi có hợp đồng, ngay sau khi thanh toán lần cuối hợp đồng và kết thúc hợp đồng, các đơn vị sử dụng ngân sách phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước.

- Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách có trách nhiệm gửi đến Kho bạc Nhà nước giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo các hồ sơ, chứng từ tương ứng có liên quan để Kho bạc Nhà nước kiểm soát, thanh toán.

- Trường hợp đủ điều kiện quy định, thì Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể:

+ Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của đơn vị, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số đã tạm ứng); đồng thời, đơn vị lập thêm giấy rút dự toán ngân sách gửi Kho bạc Nhà nước để thanh toán bổ sung cho đơn vị (số chênh lệch giữa số Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán và số đã tạm ứng);

+ Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng số đã tạm ứng: căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm

21

ứng), số chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào tháng sau, kỳ sau.

- Tất cả các khoản đã tạm ứng (kể cả tạm ứng bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản) để chi theo dự toán ngân sách nhà nước đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm chưa đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán được xử lý theo quy định.

+ Thanh toán trực tiếpThanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách trực tiếp cho đơn vị sử

dụng ngân sách nhà nước hoặc cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ khi công việc đã hoàn thành, có đủ các hồ sơ chứng từ thanh toán trực tiếp theo quy định và các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách.

a/ Nội dung chi thanh toán trực tiếp- Các khoản chi tiền lương; chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh

viên; chi trả dịch vụ công (tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền vệ sinh).- Các khoản chi có đủ hồ sơ chứng từ chi ngân sách nhà nước theo quy định

về hồ sơ thanh toán trực tiếp.b/ Mức thanh toánMức thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, trong phạm vi

dự toán ngân sách nhà nước được giao và còn đủ số dư dự toán để thực hiện thanh toán.

c/ Trình tự, thủ tục thanh toán trực tiếp- Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước hồ sơ, tài liệu

liên quan đến từng khoản chi kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (thanh toán), trong đó ghi rõ nội dung thanh toán để Kho bạc Nhà nước có căn cứ giải quyết và hạch toán kế toán.

- Kho bạc Nhà nước kiểm soát theo quy định, nếu đảm bảo theo quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc qua đơn vị sử dụng ngân sách.

+ Tạm cấp kinh phí ngân sách- Tạm cấp kinh phí thực hiện trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự

toán ngân sách nhà nước chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định.Cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nước thực hiện tạm cấp kinh phí ngân

sách cho đơn vị sử dụng ngân sách. Mức tạm cấp hàng tháng tối đa không vượt quá mức chi bình quân 1 tháng của năm trước.

Sau khi dự toán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao, Kho bạc Nhà nước thực hiện giảm trừ khoản tạm cấp vào loại, khoản chi ngân sách được giao của đơn vị sử dụng ngân sách. Trường hợp giao dự toán không đúng với loại, khoản đã được cấp, Kho bạc Nhà nước thông báo bằng văn bản cho cơ quan tài chính.

+ Chi ứng trước dự toán cho năm sauĐơn vị sử dụng ngân sách chỉ được ứng trước dự toán cho năm sau các

nhiệm vụ quan trọng, cấp bách được xác định thuộc dự toán năm sau, nhưng phải thực hiện ngay trong năm, chưa được bố trí trong dự toán và nguồn dự phòng không đáp ứng được.

Việc chi ứng trước dự toán không được ảnh hưởng đến việc bố trí dự toán năm sau. Tổng số chi ứng trước dự toán chi ngân sách năm sau cho các cơ quan,

22

đơn vị không vượt quá 20% dự toán chi ngân sách theo từng lĩnh vực tương ứng năm hiện hành đã giao hoặc số kiểm tra dự toán chi ngân sách năm sau đã thông báo cho cơ quan, đơn vị đó. Khi phân bổ dự toán ngân sách cho năm sau, cơ quan phân bổ dự toán ngân sách phải bảo đảm bố trí dự toán cho các công trình, nhiệm vụ được chi ứng trước dự toán đủ nguồn hoàn trả mức đã ứng trước theo đúng thời gian quy định.

Kho bạc Nhà nước thực hiện việc thu hồi vốn ứng trước theo dự toán thu hồi của cơ quan phân bổ dự toán ngân sách nhà nước.

PHẦN II. KẾ TOÁN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Chương 1: KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN VÀ VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ1.1. KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN 1.1.1. Nguyên tắc kế toán các loại tiềnTiền của đơn vị HCSN là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại

quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc (kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Kế toán các loại tiền trong các đơn vị HCSN phải quán triệt nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “Đồng” Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh (VND).

- Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo Đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, quy cách, độ tuổi, kích thước, giá trị…)

1.1.2. Kế toán quỹ tiền mặta. Chứng từ kế toánKế toán quỹ tiền mặt sử dụng các chứng từ sau:- Phiếu thu- Phiếu chi- Biên lai thu tiền- Giấy đề nghị tạm ứng- Giấy thanh toán tạm ứng- Hóa đơn bán hàng- Hóa đơn mua hàng- Bảng kiểm kê quỹ- Bảng kê vàng bạc đá quýTheo mẫu của Bộ Tài Chính quy định.b. Tài khoản kế toán sử dụngĐể phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền

mặt.* Kết cấu:- Bên nợ : Các khoản tiền mặt tăng trong kỳ

- Bên có : Các khoản tiền mặt giảm trong kỳ - Dư nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc… còn tồn quỹ còn lại cuối kỳ.c. Phương pháp hạch toán

23

Các nghiệp vụ kế toán phát sinh về tiền mặt rất nhiều, sau đây là một số nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu có liên quan

Kế toán tăng tiền mặt 1. Rút tiền gửi Ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 111: Tiền mặtCó TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, kho bạc

2. Khi nhận kinh phí được cấp bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thuNợ TK 111: Tiền mặt

Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCBCó TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn ĐĐH của Nhà nước

Những khoản tiền nhận là kinh phí rút ra từ dự toán kinh phí ghi: Có TK 008: Dự toán chi hoạt động Có TK 009: Dự toán chi chương trình, dự án3. Khi thu phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt kế toán ghi

Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 511: Các khoản thu4. Khi thu được các khoản phải thu khác của khách hàng, tiền thừa tạm ứng Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 311 (311.1, 311.8): Các khoản phải thu Có TK 312: Tạm ứng5. Khi được Ngân sách Nhà nước (NSNN) hoàn lại thuế GTGT đầu vào bằng tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ6. Khi thu được các khoản tạm ứng hoặc khi được Kho bạc cho tạm ứng KP bằng tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 312: Thu tạm ứng thừa Có TK 336: Nhận tạm ứng kinh phí của Kho bạc7. Khi thu hồi các khoản thu nội bộ bằng tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 342: Thanh toán nội bộ8. Kiểm kê phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 331.8: Phải trả khác9. Phản ánh các khoản thu giảm chi Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 661: Chi hoạt động Có TK 662: Chi dự án10. Phát sinh chênh lệch đánh giá ngoại tệ tăng (tỷ giá tăng) Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Kế toán giảm tiền mặt1. Mua vật tư, hàng hoá bằng tiền mặt

- Mua về dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đơn đặt hàng Nhà nước thì giá mua là giá bao gồm cả thuế

Nợ TK 152, 153, 155 Có TK 111Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua không được ghi nhận vào giá trị của vật tư, hàng

hoá mà được ghi chi trực tiếp cho hoạt động sử dụng vật tư, hàng hoá tương ứngNợ TK 661: Chi hoạt động

Nợ TK 662: Chi dự án

24

Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 111: Tiền mặt2. Mua TSCĐ bằng tiền mặt Nợ TK 211, 213 Nợ TK 311.3 (nếu có) Có TK 111Căn cứ vào nguồn đầu tư TSCĐ kế toán chuyển nguồn như sau:Đối với TSCĐ được đầu tư bằng các nguồn kinh phí

Nợ TK 431, 441 Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 4663. Chi cho các hoạt động Nợ TK 661, 662, 631, 635 Có TK 1114. Các trường hợp làm giảm tiền mặt khác Nợ TK 312: Tạm ứng Nợ TK 331: Thanh toán các khoản phải trả Nợ TK 332: Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

Nợ TK 334: Thanh toán tiền lương và các khoản có tính chất như lương

Nợ TK 335: Thanh toán cho các đối tượng khác Nợ TK 336: Hoàn ứng kinh phí cho Kho bạc Nợ TK 341: Cấp kinh phí cho cấp dưới Nợ TK 342: Thanh toán các khoản phải trả nội bộ Nợ TK 333: Thanh toán các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 111: Tiền mặt1.1.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạca. Chứng từ kế toán sử dụng- Giấy báo Có, Giấy báo Nợ- Lệnh chi tiền- Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, bảng sao kê nộp Séc

- Các chứng từ khác có liên quanb.Tài khoản kế toán sử dụngĐể hạch toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng,

Kho bạc để hạch toán.* Kết cấu

- Bên Nợ: Tiền gửi vào Ngân hàng, Kho bạc - Bên Có: Tiền rút từ Ngân hàng, Kho bạc - Dư Nợ: Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc… còn gửi tại Ngân hàng, Kho bạc c. Phương pháp kế toán

* Kế toán tăng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc1. Gửi tiền mặt vào Ngân hàng, Kho bạc

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạcCó TK 111: Tiền mặt

2. Nhận kinh phí bằng chuyển khoảnNợ TK 112

Có TK 441, 461, 462, 4653. Thu bán hàng, thu sự nghiệp, phí lệ phí

Nợ TK 112Có TK 511, 531

4. Thu hồi nợNợ TK 112

25

Có TK 311, 312, 341, 3425. Nhận kinh phí bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Nợ TK 112Có TK 461, 462, 465, 441

6. Đánh giá lại ngoại tệ chênh lệch tỷ giá tăngNợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 413: Các quỹĐồng thời ghi đơn số nguyên tệ

Nợ TK 007: Ghi tăng nguyên tệ * Kế toán giảm tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

1. Rút TGNH về quỹ tiền mặtNợ TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc2. Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ bằng TGNH

Nợ TK 152, 153, 211, 213Có TK 112

Đồng thời căn cứ vào nguồn đầu tư TSCĐ kế toán chuyển nguồn tương tự như ở phần 2 – Kế toán giảm tiền mặt.

3. Thanh toán các khoản phải trảNợ TK 331, 342

Có TK 1124. Khi chi cho các hoạt động kế toán ghi

Nợ TK 661, 662, 241Có TK 112

5. Đánh giá lại ngoại tệ chênh lệch tỷ giá giảmNợ TK 413: Các quỹ

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc1.2. KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ- Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình

hình nhập – xuất – tồn về số lượng, giá trị của từng thứ vật liệu, dụng cụ.- Giám đốc, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, tình hình hao hụt, dôi thừa

vật liệu, góp phần tăng cường quản lý, sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm vật liệu ngăn ngừa tham ô, lãng phí.

- Chấp hành đầy đủ các thủ tục, xuất kho vật liệu, kiểm nghiệm vật liệu.- Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu, dụng cụ cho các bộ phận có liên quan.- Tham gia đánh giá lại, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà

nước.1.2.2. Phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụa. Phân loại vật liệu, dụng cụ- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác chuyên môn như: các loại thuốc dùng khám chữa

bệnh, giấy, bút, mực…- Nhiên liệu như: than, củi, xăng, dầu… - Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc, thiết

bị…- Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ như ấm, chén,

phích nước, máy tính cá nhân…b. Đánh giá vật liệu, dụng cụ- Giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho: Dùng cho hoạt động SN, hoạt động DA, hoạt động theo ĐĐH của Nhà nước

Vật liệu, dụng cụ

= Giá mua (hóa đơn bao gồm cả thuế

+ Thuế TTĐB,thuế nhập

- Các khoản

26

mua cho HĐTX GTGT) khẩu giảm trừ

Chi phí thu mua sẽ được hạch toán trực tiếp cho hoạt động sử dụng vật tư tương ứng TK 661, TK 662, TK 635.

Giá thực tế VL,DC tự chế NK = Tổng chi phí thực tế hợp lệ để sản xuất VL,DC

Giá thực tế vật liệu, dụng cụ thu hồi = Giá do hội đồng đánh giá

- Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho: Được tính theo một trong các phương pháp sau:+ Giá thực tế bình quân gia quyền:Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng hóa, vật tư xuất kho được tính theo giá trị

trung bình của từng loại hàng hóa vật tư tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng hóa, vật tư được mua hoặc sản xuất trong kỳ.

Nội dung: Theo phương pháp này phải tính đơn giá bình quân gia quyền vào thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho trên từng chứng từ xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính

Công thức:

Giá thực tế bình quân một đơn vị VL, DC

=

Giá thực tế VL, DC tồn ĐK + Giá thực tế VL, DC nhập TK

Số lượng VL, DC tồn ĐK + Số lượng VL, DC nhập TK

+ Giá thực tế nhập trước, xuất trướcTheo phương pháp này, vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là

giá của vật tư xuất kho. + Giá thực tế nhập sau, xuất trướcTheo phương pháp này, vật tư nào nhập sau thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là

giá của vật tư xuất kho. + Giá thực tế đích danhTheo phương pháp này, đơn vị phải quản lý vật tư, hàng hóa theo từng lô hàng, khi xuất lô

hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó. Công thức tính:Đơn giá xuất kho = Đơn giá thực tế nhập kho (Theo đích danh lô hàng chọn xuất kho)1.2.3. Kế toán nhập, xuất vật liệu, dụng cụa. Chứng từ kế toán sử dụng-Phiếu nhập kho.-Phiếu xuất kho.-Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ.-Biên bản kiểm kê NVL, CCDC.-Bảng kê mua hàng.-Biên bản kiểm nghiệm NVL, CCDC, sản phẩm hàng hoá.-Sổ kho (thẻ kho).-Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC.-Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC, SPHH-Hóa đơn mua hàngb. Tài khoản kế toán sử dụngĐể phản ánh số hiện còn và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ kế toán sử

dụng: TK 152: Nguyên vật liệu, TK 153: Công cụ, dụng cụKết cấu: * TK 152:- Bên nợ:

27

+ Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho+ Trị giá vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê- Bên có: + Trị giá thực tế vật liệu xuất kho+ Trị giá vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê- Dư nợ: Trị giá vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị* TK 153:- Bên nợ: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho+ Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa khi kiểm kê- Bên có: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho+ Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê.- Dư nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ hiện còn trong kho của đơn vị.c. Phương pháp hạch toán * Kế toán nhập kho vật liệu, dụng cụ1. Khi nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài kế toán ghi

Nợ TK 152, 153: Tổng giá thanh toánCó TK 111, 112: Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc TGKBCó TK 331: Nếu chưa trả tiền cho người bánCó TK 461, 462, 465, 441: Nếu rút dự toán để thanh toán

Nếu rút dự toán để thanh toán đồng thời phản ánhCó TK 008 hoặc Có TK 009

2. Vật tư hình thành từ quá trình sản xuấtNợ TK 152, 153: Giá thành thực tế của vật liệu, dụng cụ

Có TK 661, 662, 635: Hình thành từ quá trình thí nghiệm3. Nhận tài trợ, viện trợ bằng vật tư, công cụ dụng cụ

Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC nhập khoCó TK 521: Nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sáchCó TK 461, 462, 465, 431: Nếu có chứng từ

4. Nhập kho vật liệu, dụng cụ được cấp vốn hoặc cấp kinh phíNợ TK 152, 153

Có TK 411, 441, 461, 4625. Nhập kho vật liệu, dụng cụ bằng tiền tạm ứng hoặc trừ vào tiền ứng trước cho người bán

Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CDCD nhập khoCó TK 312: Tạm ứngCó TK 331: Số tiền ứng trước cho người bán

6. Nhập kho vật liệu, dụng cụ vay mượn của đơn vị khácNợ TK 152, 153: Số vật liệu, dụng cụ vay nhập kho

Có TK 331.2: Phải trả cho đơn vị vay, mượn7. Vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân

Nợ TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ thừaCó TK 331.8: Tăng khoản phải trả khác

* Kế toán xuất kho vật liệu, dụng cụ1. Phản ánh giá trị vật tư xuất dụng cho các hoạt động

Nợ TK 661, 662, 635: Trị giá vật tư dùng cho các hoạt độngCó TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC xuất dung

2. Xuất vật liệu, dụng cụ cho hoạt động XDCBNợ TK 241: Trị giá vật liệu, dụng cụ dùng cho XDCB

Có TK 152, 153: Trị giá vật tư xuất dùng3. Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng vật liệu, dụng cụ- Đơn vị cấp trên cấp

28

Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dướiCó TK 152, 153: Trị giá VL, DC cấp cho đơn vị cấp dưới

- Đơn vị cấp dưới nhậnNợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC cấp trên cấp

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động4. Xuất kho vật liệu, dụng cụ cho vay, cho mượn

Nợ TK 311: Tăng khoản phải thuCó TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ xuất dùng

5. Vật liệu, dụng cụ mua ngoài không nhập kho đưa vào sử dụng ngayNợ TK 661, 662, 635: VL, DC dùng cho các hoạt động

Có TK 111, 112, 331: Trị giá vật liệu, dụng cụ xuất dùng6. Vật liệu, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê

Nợ TK 311: Tăng các khoản phải thuCó TK 152, 153: Trị giá VL, DC thiếu khi kiểm kê

Chương 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

2.1. ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH2.1.1. Đặc điểm của tài sản cố định

- TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn (theo quy định hiện hành lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng) và có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên. Những tư liệu lao động và tài sản khác thiếu một trong hai điều kiện trên là công cụ dụng cụ.

- Thời gian sử dụng lâu dài cho hoạt động sự nghiệp, dự án hay hoạt động kinh doanh và không thay đổi hình thái vật chất ban đầu cho đến khi nhượng bán hoặc hư hỏng phải loại bỏ, thanh lý.

- TSCĐ kinh phí khi trích khấu hao được ghi giảm nguồn KP đã hình thành TSCĐ.- TSCĐ kinh doanh khi trích khấu hao được ghi tăng chi phí sản xuất kinh doanh.- Trong trường hợp dùng TSCĐ kinh phí phục vụ cho mục đích SXKD bên cạnh việc trích

khấu hao TSCĐ kinh phí ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán đồng thời phản ánh tăng chi phí SXKD.

2.1.2. Nhiệm vụ kế toán tài sản cố định- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị

TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và việc sử dụng TSCĐ ở đơn vị.- Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành việc

mua sắm, xây dựng, bàn giao đưa vào sử dụng.- Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TS trong đơn vị, lập kế hoạch theo

dõi việc sữa chữa, thanh lý, khôi phục, mở rộng, đổi mới TSCĐ.- Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, phân tích tình hình bảo quản, hiệu quả sử dụng TSCĐ.2.1.3. Phân loại tài sản cố địnha. Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện- TSCĐ hữu hình: Là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể và có đủ tiêu

chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính. Bao gồm:

+ Nhà cửa, vật kiến trúc+ Máy móc, thiết bị+ Phương tiện vận tải, truyền dẫn+ Thiết bị, dụng cụ quản lý+ Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm.+ TSCĐ khác- TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng

giá trị đã đầu tư, chi, trả nhằm có được lợi ích hoặc các nguồn có tính kinh tế.b. Phân loại TSCĐ theo mục đích và tình hình sử dụng

29

Dựa vào cách phân loại này TSCĐ bao gồm:+ TSCĐ dùng cho hoạt động HCSN+ TSCĐ dùng cho hoạt động chương trình, dự án, đề tài+ TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ+ TSCĐ dùng vào mục đích phúc lợi+ TSCĐ chờ xử lý

2.1.4. Đánh giá tài sản cố địnhTrong mọi trường hợp, kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá

(giá thực tế hình thành TSCĐ) và giá trị còn lại của TSCĐ.* Tài sản cố định hữu hình:- Nguyên giá TSCĐ hình thành từ mua sắm: Là giá mua thực tế (giá

mua ghi trên hóa đơn trừ (-) đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá (nếu có) cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào sử dụng.

- Nguyên giá TSCĐ hình thành từ đầu tư xây dựng: Là giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành.

- Nguyên giá TSCĐ được điều chuyển đến: Là giá trị của tài sản ghi trong Biên bản bàn giao tài sản điều chuyển cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào sử dụng.

- Nguyên giá TSCĐ được tặng cho: Là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng.

- Nguyên giá tài sản đặc biệt: Được sử dụng giá quy ước làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giá quy ước do các Bộ, cơ quan ngang Bộ chuyên ngành quản lý quy định.

* Nguyên giá tài sản cố định vô hình:- Giá trị quyền sử dụng đất:Đối với đất được giao có thu tiền sử dụng đất; đất nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất

hợp pháp; đất được thuê mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định là tiền sử dụng đất phải nộp khi được nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc số tiền đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc số tiền thuê đất đã trả 1 lần cho toàn bộ thời gian thuê cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có).

Trường hợp đất được giao không thu tiền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định theo quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6 Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/1/2006 của Chính phủ về xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của các tổ chức được nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có).

- Giá trị bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí cơ quan, đơn vị phải trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế hoặc đơn vị mua lại bản quyền bằng sáng chế của các nhà nghiên cứu trong nước và nước ngoài.

- Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích: Là tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được Nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình.

- Giá trị phần mềm máy vi tính: Là số tiền chi trả cho việc thuê lập trình hoặc mua phần mềm máy vi tính theo các chương trình của đơn vị (khi thực hiện ghi chép, quản lý bằng máy vi tính).

30

Đối với giá trị phần mềm máy vi tính được tặng cho: nguyên giá được xác định là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất.

* Nguyên giá TSCĐ được thay đổi trong các trường hợp sau:- Đánh giá lại giá trị tài sản cố định theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.- Cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn tài sản cố định. - Tháo dỡ một hay một số bộ phận tài sản cố định.Khi thay đổi nguyên giá tài sản cố định, đơn vị phải lập Biên bản ghi rõ các căn cứ thay

đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của tài sản cố định trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành.

2.1.5. Kế toán tăng, giảm tài sản cố địnha. Chứng từ kế toán sử dụng

- Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ.- Biên bản đánh giá lại TSCĐ.- Biên bản kiểm kê TSCĐ.- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành- Sổ TSCĐ- Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng- Sổ chi tiết các tài khoản.b. Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 211: TSCĐ hữu hìnhKết cấu:- Bên Nợ: + Nguyên giá TSCĐ tăng do mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, hoặc

tăng do được cấp, biếu tặng…+ Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do cải tạo, nâng

cấp, đánh giá lại.- Bên Có:+ Nguyên giá của TSCĐ giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, do nhượng bán, thanh lý…+ Nguyên giá của TSCĐ giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận, đánh giá lại.- Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có tại đơn vị

* TK 213: TSCĐ vô hìnhKết cấu:- Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng- Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm- Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có ở đơn vịc. Phương pháp hạch toán

* Kế toán tăng TSCĐ1. Rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình, dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà

nước, quỹ cơ quan mua TSCĐ ghi:Có TK 008: Chi hoạt động thường xuyênCó TK 009: Chi chương trình, dự án

- Khi mua về sử dụng ngay, không phải qua lắp đặt, chạy thử: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt độngCó TK 462: Nguồn kinh phí dự ánCó TK 465: Nguồn kinh phí theo ĐĐH Nhà nước

Có TK 111, 112, 331: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ- Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử ghi: Nợ TK 241.1: Mua sắm TSCĐ

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

31

Có TK 462: Nguồn kinh phí dự ánCó TK 465: Nguồn kinh phí theo ĐĐH Nhà nướcCó TK 111, 112, 331: Chi phí lắp đặt, chạy thử

- Khi lắp đặt xong, bàn giao TSCĐ vào nơi sử dụng Nợ TK 211

Có TK 241.1- Tất cả các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành

TSCĐ và chi cho các hoạt động, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 635: Chi theo ĐĐH của Nhà nước

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

2. Xuất quỹ tiền mặt, hoặc rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc hoặc mua chịu TSCĐ về dùng ngay cho hoạt động sự nghiệp, cho chương trình, dự án

Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hìnhCó TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán

Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua TSCĐ để kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 661: Chi hoạt động (bằng nguồn KPHĐ) Nợ TK 662: Chi dự án (bằng nguồn KPDA) Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 431: Quỹ cơ quan

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ3. TSCĐ tăng do hình thành từ quá trình đầu tư XDCB:- Tập hợp chi phí XDCB phát sinh:

Nợ TK 241.2Có TK 111, 112, 312, 152, 461, 462

- Khi công việc XDCB hoàn thành bàn giao kế toán ghi: Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình

Có TK 2412: XDCB dở dangDựa vào nguồn đầu tư TSCĐ kế toán chuyển nguồn như sau:

Nợ TK 661, 662, 441, 635 Có TK 466- Nếu cuối năm tài chính công việc XDCB chưa hoàn thành bàn giao kế toán ghi:

Nợ TK 661, 662, 635Có TK 337.3

- Sang năm sau khi công việc XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng:+ Phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ:

Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 2412: XDCB dở dang

Đồng thời kế toán chuyển nguồn như sau: Nợ TK 337.3: Nguồn kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau Nợ TK 661, 662: Chi hoạt động, dự án Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ4. TSCĐ nhận được do cấp trên cấp kinh phí căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ đưa vào

sử dụng và thông báo ghi thu chi NSNN+ Nhận một tài sản mới:

Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

+ Nhận một TS đã qua sử dụng:

32

Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hìnhCó TK 214: Giá trị hao mònCó TK 461, 462: Giá trị còn lại

Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 661, 662: Chi hoạt động

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ5. Kiểm kê thừa TSCĐ+ TSCĐ thừa do để ngoài sổ sách, kế toán căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ tùy

theo trường hợp cụ thể.+ Nếu TSCĐ phát hiện thừa là tài sản của đơn vị khác thì phải báo cáo cho đơn vị biết,

đồng thời ghi: Nợ TK 002: Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công

- Tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình

Có TK 331.8: Các khoản phải trả- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định xử lý Nợ TK 331.8

Có TK 111, 1126. Khi mua TSCĐ thuộc quỹ khen thưởng, phúc lợi dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi

Nợ TK 211 Có TK 111, 112, 331

Đồng thời: Nợ TK 431: Các quỹ

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ7. Khi được tài trợ, viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐa. Trường hợp đơn vị có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi được tiếp nhận

viện trợ Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt độngCó TK 462: Nguồn kinh phí dự án

Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐb. Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách:

Nợ TK 211Có TK 521

Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động

Nợ TK 662: Chi dự ánCó TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ

- Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về TSCĐHH nhận viện trợ Nợ TK 521.2

Có TK 461, 462* Kế toán các nghiệp vụ giảm TSCĐ 1. Trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ - Căn cứ vào chứng từ liên quan tới thanh lý, nhượng bán, ghi

Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 466: Giá trị còn lại của TSCĐ kinh phí

Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)- Số thu về bán TSCĐ

Nợ TK 111, 112, 311.8

33

Nợ TK 152 Có TK 511.8

- Chi phí nhượng bán, ghi:Nợ TK 511.8

Có TK 111, 112, 331.82. Trường hợp TSCĐ giảm do cấp trên điều động cho cấp dưới

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Nợ TK 341: Giá trị còn lại

Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ3. Trường hợp đánh giá lại TSCĐ- Trường hợp giảm nguyên giá, ghi: Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 211: TSCĐ hữu hình (Nguyên giá giảm)- Trường hợp giảm giá trị hao mòn, ghi Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ(phần hao mòn giảm)

Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

4. Phát hiện thiếu, mất khi kiểm kê TSCĐ thuộc nguồn kinh phí:- Trong thời gian chờ xử lý, kế toán ghi giảm sổ TSCĐ Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình- Phản ánh giá trị TSCĐ kinh phí bị thiếu, mất phải thu hồi

Nợ TK 311.8: Các khoản phải thu Có TK 511.8: Các khoản thu

- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi:+ Nếu cho phép xóa bỏ số thiệt hại do thiếu hụt Nợ TK 511.8: Các khoản thu

Có TK 311.8: Các khoản phải thu+ Nếu quyết định người chịu trách nhiệm phải bồi thường khi thu được tiền hoặc trừ lương

viên chức, trừ vào tiền nợ phải trả ghi: Nợ TK 334 Nợ TK 111, 112 Nợ TK 331.8 Có TK 311.8+ Tuỳ theo quyết định xử lý số tiền thu được phải nộp ngân sách hoặc ghi tăng nguồn kinh

phí các loại: Nợ TK 511.8: Các khoản thu

Có TK 461, 462: Nguồn KP hoạt động, dự án Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước

2.2. KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ 2.2.1. Một số vấn đề chung về kế toán hao mon TSCĐ a. Đối tượng, phạm vi tính hao mon TSCĐ

- Tất cả TSCĐ được Nhà nước giao quản lý, sử dụng tại đơn vị đều phải tính hao mòn.- Các loại TSCĐ không phải tính hao mòn:+ Tài sản cố định là giá trị quyền sử dụng đất.+ Tài sản cố định đặc biệt được quy định tại khoản 2 Điều 4 Chế độ này+ Tài sản cố định đơn vị thuê sử dụng;+ Tài sản cố định bảo quản hộ, giữ hộ, cất trữ hộ Nhà nước.+ Các tài sản cố định đã tính hao mòn hết nguyên giá mà vẫn còn sử dụng được; + Các tài sản cố định chưa tính hao mòn hết nguyên giá mà đã hư hỏng không tiếp tục sử

dụng được.

34

b. Nguyên tắc và phương pháp tính hao monĐối với TSCĐ có nguồn gốc ngân sách hoặc do ngân sách cấp : Hao mòn TSCĐ có nguồn

gốc ngân sách hoặc do ngân sách cấp được tính theo nguyên tắc tròn năm nghĩa là những TSCĐ tăng hoặc giảm trong năm nay thì năm sau mới tính hoặc thôi tính hao mòn.

Mức tính hao mònbình quân năm của TSCĐ = Nguyên giá

của TSCĐ x Tỷ lệ hao mòn bình quân năm

Hàng năm, trên cơ sở xác định số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, đơn vị tính tổng số hao mòn của tất cả tài sản cố định tại cơ quan, đơn vị cho năm đó theo công thức:

Số hao mòn phải trích năm nay

=

Số hao mòn đã

trích năm trước

+

Số hao mòn của những TSCĐ

tăng thêm trong năm trước

-

Số hao mòn của những TSCĐ giảm đi trong

năm trước2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng- Bảng tính hao mòn TSCĐ- Hóa đơn mua hàng

2.2.3. TK kế toán sử dụngKế toán hao mòn tài sản cố định sử dụng TK 214 – Hao mòn tài sản cố định. Kết cấu:- Bên Nợ: Giảm giá trị hao mòn TSCĐ (Thanh lý, nhượng bán, điều chuyển nơi khác, đánh

giá lại giảm giá trị hao mòn).- Bên Có: Tăng giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng hoặc tăng giá trị hao mòn

khi đánh giá lại.- Dư Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có.2.2.4. Phương pháp hạch toán1. Hàng năm phản ánh giá trị hao mòn đã tính của TSCĐ trong hoạt động sự nghiệp, hoạt

động chương trình dự án. Nợ TK 466: Nguồn kinh phí hình thành

Có TK 214: Hao mòn TSCĐ2. Giảm giá trị hao mòn do giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán) do Ngân sách cấp hoặc có

nguồn gốc Ngân sách: Nợ TK 466: Giá trị còn lại Nợ TK 214: Giá trị hao mòn

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ3. Tăng, giảm giá trị hao mòn do đánh giá lại TSCĐ:

- Trường hợp giảm giá trị hao mòn, ghi: Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (phần hao mòn giảm)

Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản- Trường hợp tăng giá trị hao mòn, ghi:

Nợ TK TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214: Hao mòn TSCĐ (phần hao mòn tăng)

2.3. KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG2.3.1. Nội dung chi phí đầu tư XDCBChi phí đầu tư XDCB là toàn bộ chi phí về lao động, vật tư, vốn bằng tiền và các chi phí

khác có liên quan mà đơn vị bỏ ra cho công tác đầu tư XDCB. Theo công dụng của chi phí, chi phí đầu tư XDCB bao gồm:

- Chi phí mua sắm TSCĐ: là toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình mua sắm TSCĐ cho đến khi bàn giao và đưa vào sử dụng bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử… trước khi đưa vào sử dụng.

- Chi phí XDCB: là toàn bộ chi phí đơn vị bỏ ra cho quá trình đầu tư xây dựng mới, bao gồm: chi phí xây dựng, lắp đặt, giá trị thiết bị, chi kiến thiết cơ bản khác.

35

- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: là toàn bộ chi phí mà đơn vị bỏ ra trong quá trình sửa chữa lớn TSCĐ đến khi bàn giao và trở lại hoạt động bình thường, bao gồm: chi phí nhân công, vật tư, thiết bị, chi phí thuê ngoài sửa chữa…

2.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng- Hợp đồng xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ- Biên bản nghiệm thu bàn giao khối lượng công việc XDCB hoàn thành.- Hóa đơn mua hàng- Phiếu xuất kho- Quyết toán khối lượng XDCB hoàn thành- Các chứng từ khác có liên quan2.3.3. TK kế toán sử dụngTK 241 – XDCB dở dang.* Kết cấu:- Bên Nợ:

+ Chi phí thực tế đầu tư XDCB, mua sắm, sữa chữa lớn TSCĐphát sinh.

+ Chi phí đầu tư để cải tạo, nâng cấp TSCĐ.- Bên Có:

+ Giá trị công trình bị loại bỏ và các khoản duyệt bỏ khác kếtchuyển khi quyết toán được duyệt.

+ Các khoản ghi giảm chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, chi phísữa chữa lớn.

+ Giá trị TSCĐ và các tài sản khác hình thành qua đầu tưXDCB, mua sắm đã hoàn thành đưa vào sử dụng.

+ Giá trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành kết chuyểnkhi quyết toán được duyệt.

- Dư Nợ: + Chi phí XDCB và sửa chữa lớn dở dang.+ Giá trị công trình XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao

đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt.2.3.4. Phương pháp hạch toána. Kế toán mua sắm TSCĐ1. Khi mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử...- Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ:

Nợ TK 241.1Nợ TK 311.3

Có TK 111, 112, 331...- Nếu để dùng cho các hoạt động HCSN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước

Nợ TK 241.1 Có TK 111, 112, 331, 461, 462, 441…

Nếu rút dự toán chi hoạt động, chương trình dự án để mua đồng thời ghi: Có TK 008, 009

2. Khi phát sinh các chi phí lắp đặt, chạy thử các TSCĐ:- Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước

Nợ TK 241.1 Có TK 111, 112, 331...

3. Khi bàn giao TSCĐ đã mua sắm qua lắp đặt, chạy thửNợ TK 211: NG TSCĐ hữu hình

Có TK 241.1: Mua sắm TSCĐĐồng thời, căn cứ vào nguồn hình thành để phản ánh nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

nhằm phục vụ hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Nợ TK 661, 662, 635, 431, 441

36

Có TK 466b. Kế toán chi phí đầu tư XDCB

1. Khi tạm ứng kinh phí qua Kho bạc để tiến hành hoạt động XDCB Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 336: Tạm ứng kho bạc

2. Khi nhận khối lượng xây dựng, xây lắp... hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao:- Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ:

Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bảnNợ TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331.1: Các khoản phải trả- Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà

nước Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản

Có TK 331.1: Các khoản phải trả3. Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đặt đến nơi thi công giao cho bên nhận

thầu hoặc bên sử dụng thiết bị: Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, ĐĐH của Nhà nước

Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 331.1: Các khoản phải trả

4. Khi trả tiền cho nhà thầu, người cung cấp thiết bị, vật tư, dịch vụ liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB

Nợ TK 331.1 Nợ TK 241.2

Có TK 111, 112, 312...Có TK 461, 462, 465, 441...

Nếu rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình dự án để chi trả, đồng thời ghi: Có TK 008, TK 009

5. Khi xuất thiết bị giao cho nhà nhận thầu - Nếu thiết bị không cần lắp đặt,ghi:

Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 152: Nguyên vật liệu

- Đối với thiết bị cần lắp đặt: + Khi xuất thiết bị cần lắp đặt, ghi:

Nợ TK 152: (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt) Có TK 152: (Chi tiết thiết bị trong kho)

+ Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên nhận thầu bàn giao, được nghiệm thu, ghi: Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản

Có TK 152: (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt)6. Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý và chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư

XDCB:- Nếu XDCB để dùng cho các HĐSN, dự án, ĐĐH của Nhà nước

Nợ TK 241.2 Có TK 111, 112, 312, 331 Có TK 461, 462, 465, 441

Nếu rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình dự án để chi trả, ghi: Có TK 008, 009

7. Khi các chương trình XDCB đã hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, được quyết toán Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình

Nợ TK 311.8: Phần chi phí không được duyệt bỏ phải thu hồi Nợ TK 441: Phần chi phí được duyệt bỏ

Có TK 241.2: Xây dựng cơ bản

37

Đồng thời, căn cứ vào nguồn hình thành để phản ánh nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ nhằm phục vụ SN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước như sau:

Nợ TK 661, 662, 635, 431, 441 Có TK 466

8. Trường hợp đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm công việc XDCB chưa hoàn thành bàn giao thì toàn bộ chi phí tập hợp đến ngày 31/12 thuộc kinh phí của năm báo cáo:

- Hạch toán ở năm báo cáo: Nợ TK 661.2, 662, 635

Có TK 337.3 - Hạch toán ở năm sau:

+ Phản ánh công trình XDCB đã hoàn thành: Nợ TK 211: NG TSCĐ hữu hình Có TK 241.2: Xây dựng cơ bản

+ Đồng thời quyết toán kinh phí hình thành TSCĐ: Nợ TK 337.3: Nguồn KP quyết toán vào năm trước

Nợ TK 661, 662: Phần KP của năm báo cáo Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

c. Kế toán sửa chưa lớn TSCĐ1. Kế toán chi phí sửa chữa thường xuyên- Phản ánh chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ phát sinh:

Nợ TK 661, 662, 635Có TK 111, 112, 152, 331…

2. Kế toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ- Theo phương thức tự làm, căn cứ vào chứng từ chi phí, kế toán ghi:

Nợ TK 241.3Có TK 111, 112, 152, 461, 462, 465,…

Nếu rút dự toán chi hoạt động, chương trình, dự án đồng thời ghi: Có TK 008, 009

- Theo phương thức giao thầu sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán phản ánh số tiền phải trả theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng sửa chữa Nợ TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 331: Các khoản phải trả

- Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành kế toán phải tính toán giá thành thực tế của từng công trình sửa chữa để quyết toán số chi phí này theo nguồn KP dùng để sửa chữa lớn: + Nếu dùng kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng để sửa chữa lớn, kế toán ghi: Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 241.3 + Nếu chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD lớn cần phải phân bổ dần kế toán ghi: Nợ TK 643: Chi phí trả trước Có TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ Định kỳ phân bổ:

Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 643: Chi phí trả trước

- Nếu cải tạo, nâng cấp TSCĐ Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ Có TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ

Đồng thời: Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 466

38

- Chú ý: Nếu sửa chữa lớn TSCĐ mang tính phục hồi thì không phải ghi tăng NG TSCĐ còn sữa chữa nâng cấp khi hoàn thành thì chi phí sữa chữa sẽ ghi tăng NG TSCĐ

3. Trường hợp cuối năm công việc sửa chữa lớn chưa hoàn thành, thì căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành tới ngày 31/12 phản ánh phần chi phí sửa chữa lớn liên quan đến KP của năm báo cáo kế toán ghi:

Nợ TK 661.2: Chi hoạt động Có TK 337.2: KP đã quyết toán chuyển sang năm sau

- Sang năm sau, khi công tác sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 661: Phần KP năm nay Nợ TK 337.2: Phần KP năm trước Có TK 241.3: Tổng chi phí sửa chữa lớn

Trường hợp sửa chữa nâng cấp khi chuyển nguồn kế toán ghi: Nợ TK 661:

Nợ TK 337.2 Có TK 466

Chương 3: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN

3.1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN

3.1.1. Khái niệmCác nghiệp vụ thanh toán của đơn vị HCSN phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn vị với các

đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính liên quan tới quá trình hình thành, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước và kinh phí khác.

3.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toánCác nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị HCSN là những quan hệ thanh toán giữa đơn vị với

Nhà nước, với các tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên, cấp dưới, với viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị.

* Các nghiệp vụ thanh toán nếu được phân loại theo đối tượng thanh toán thì có:- Các khoản phải thu khách hàng.- Tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của đơn vị.- Các khoản phải thanh toán cho người cung cấp.- Phải thanh toán cho công chức, viên chức và đối tượng khác.- Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ BHTN phải nộp.- Các khoản phải nộp Nhà nước về thuế và lệ phí.- Kinh phí cấp cho cấp dưới- Thanh toán nội bộ cấp trên và cấp dưới.* Xét theo tính chất công nợ phát sinh:- Thanh toán các khoản phải thu (khách hàng mua, CNV, cho vay,

thuế GTGT khấu trừ, các khoản phải thu khác).- Thanh toán các khoản phải trả (phải trả người bán, nội bộ, thanh

toán các khoản cho Nhà nước, phải nộp theo lương, phải nộp khác).3.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toánĐể quản lý tốt các khoản phải thu và nợ phải trả, hạch toán các nghiệp vụ thanh toán cần

tôn trọng các quy định sau:- Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải được kế toán chi tiết từng nội dung thanh toán cho

từng đối tượng và từng đợt thanh toán.- Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên

kiểm tra, đôn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn, kinh phí. Đồng thời phải nghiêm chỉnh

39

chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nước.- Những khách nợ, chủ nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch thanh toán thường xuyên hoặc có

số dư nợ lớn kế toán cần phải lập bảng kê nợ, phải đối chiếu, xác nhận công nợ cho nhau, và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng kê đọng làm tổn thất kinh phí của nhà nước.

- Trường hợp một đối tượng vừa là phải thu, vừa là phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.

- Các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết chi từng khoản con nợ và chủ nợ theo cả hai chiều số lượng và giá trị.

3.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU3.2.1. Nội dung các khoản phải thuTheo tính chất và đối tượng thanh toán, các khoản phải thu gồm:- Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa,

cung cấp lao vụ, dịch vụ, nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.- Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp đối với Nhà nước theo các đơn đặt hàng.- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý- Các khoản phải thu khác.3.2.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thuKế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn

đặt hàng và từng lần thanh toán.Mọi khoản nợ phải thu của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng,

từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các đối tượng nợ.

Các khoản nợ phải thu của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết cho từng đối tượng nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.

Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời.

Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất.

3.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng- Hóa đơn bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ do kế toán của đơn vị lập làm căn cứ xác định

doanh thu.- Đơn đặt hàng của khách hàng- Cá chứng từ phản ánh thanh toán công nợ- Biên bản quyết định xử lý khi phát hiện thiếu hàng hóa, vật tư, sản phẩm- Khế ước cho vay, mượn đối với vật tư, hàng hóa cho vay, mượn…- Bảng kê tính lãi đối với các khoản lãi cho vay, lãi trái phiếu…- Ngoài ra còn có: Biên lai thu tiền, quyết định thu hồi các khoản chi sai chế độ…3.2.4. Tài khoản kế toán sử dụng

Kết cấu TK 311 - Các khoản phải thu- Bên Nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hóa,...+ Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo ĐĐH của Nhà nước, chi đầu tư XDCB không

được duyệt bị xuất toán phải thu hồi.+ Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.+ Số tiền phải thu về bồi thường vật chất+ Các khoản phải thu về cho vay, cho mượn tạm thời+ Các khoản phải thu khác- Bên Có:+ Các khoản phải thu đã thu được+ Số thuế GTGT đơn vị đã được khấu trừ, được hoàn lại+ Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng

40

+ Số tiền đã thu về bồi thường vật chất- Dư Nợ:

+ Các khoản nợ còn phải thu+ Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và số thuế GTGT được

hoàn lại nhưng ngân sách chưa hoàn trả.Hoặc Dư Có: Số ứng trước của người mua.

3.2.5. Phương pháp hạch toána. Kế toán phải thu của khách hàng(đối với ĐV HCSN có thu)

1. Phản ánh doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền:Nợ TK 311.1: Các khoản phải thu

Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanhCó TK 333.1: Các khoản phải nộp Nhà nước

2. Xác định giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanhNợ TK 333.1: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 311.1: Các khoản phải thu3. Nhận được tiền do khách hàng trả nợ hoặc khách hàng ứng trước tiền:

Nợ TK 111, 112Có TK 311.1

4. Nợ không thu được ghi chi hoạt động hoặc chi dự án:Nợ TK 661, 662…

Có TK 311.15. Bù trừ trên cùng một đối tượng:

Nợ TK 331.1: Các khoản phải trảCó TK 311.1: Các khoản phải thu

6. Xoá sổ nợ phải thu không đòi được: Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 311.1: Các khoản phải thub. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ (áp dụng cho đơn vị tham gia SXKD hoặc thực hiện

các dự án viện trợ không hoàn lại):Nợ TK 152, 153, 155, 631, 662

Nợ TK 311.3Có TK 111, 112, 331Có TK 311.3

Cuối kỳ kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra phải nộp:Nợ TK 333.1: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừNếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ ghi chi hoạt động:

Nợ TK 661, 662, 631, 635Có TK 311.3

6. Khi được Nhà nước hoàn lại thuế:Nợ TK 111, 112

Có TK 311.3c. Kế toán các khoản phải thu khác1. Trường hợp vật tư, hàng hóa và số tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa

xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:Nợ TK 311. 8

Có TK 111, 152, 153, 1552. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn vay, bằng nguồn vốn kinh doanh, khi phát

hiện thiếu, ghi:Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ

Nợ TK 311.8: GTCL

41

Có TK 211, 213: Nguyên giá3. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn NSNN khi phát hiện thiếu kế toán ghi

Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐNợ TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ (GTCL)

Có TK 211, 213: Nguyên giáĐồng thời phản ánh GTCL bị thiếu mất phải thu hồi:

Nợ TK 311.8Có TK 511.8

Khi có quyết định xử lýNợ TK 511.8: Nếu cho phép xoá bỏNợ TK 111, 112, 334

Có TK 311.84. Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đã không đòi được

Nợ TK 661, 662Có TK 311.8

5. Các khoản đã chi hoạt động hoặc chi dự án không được duyệt phải thu hồi:Nợ TK 311.8

Có TK 661, 662, 6356. Lãi đầu tư tài chính chưa thu được:

Nợ TK 311.8: Phải thu khácCó TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh

7. Thu hồi được các khoản phải thu khácNợ TK 111, 112, 152

Có TK 311.8: Phải thu khác3.3. KẾ TOÁN TẠM ỨNG3.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý

a. Khái niệm:Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính,

sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền.

b. Nguyên tắc quản lý:Tiền tạm ứng được quản lý, chi tiêu, thanh toán hoàn ứng theo chế độ quy định, trên cơ sở

nguyên tắc chung như sau:Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị. Chỉ

được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn.

Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ.Chi tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng

trước đã.Tiền tạm ứng phải được theo dõi: Sử dụng, thanh toán, đúng mục đích và đúng hạn.3.3.2. Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứngTheo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng khi tạm ứng tới lúc thanh toán từ các chứng từ gốc hợp

lý, hợp pháp.Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo lần tạm ứng, đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết,

tổng hợp.Thực hiện nghiêm ngặt công tác quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới

lúc thanh toán.Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị.3.3.3. Chứng từ kế toán sử dụng- Giấy đề nghị tạm ứng

42

- Giấy thanh toán tạm ứng- Giấy đi đường, phiếu nhập kho và các chứng từ khác liên quan

3.3.4. Tài khoản sử dụng Tài khoản 312 – Tạm ứng

Kết cấu: - Bên nợ: Các khoản tiền, vật tư tạm ứng

- Bên có: + Các khoản tạm ứng đã được thanh toán+ Số tạm ứng dùng không hết nhập quỹ hoặc trừ vào lương

- Dư nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán3.3.5. Phương pháp kế toán1. Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho cán bộ CNV

Nợ TK 312: Tạm ứngCó TK 111, 112, 152, 153, 155

2. Khi cán bộ, CNV thanh toán số chi tạm ứng- TH1: Tạm ứng dùng không hết nhập quỹ

Nợ TK 111, 112, 334Có TK 312: Tạm ứng

- TH2: Nếu thanh toán bằng chứng từ như: Hợp đồng mua hàng và các chứng từ khác có liên quan

+ Nếu số tạm ứng chi vừa đủ Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662

Có TK 312: Tạm ứng+ Nếu số tạm ứng nhỏ hơn số thực chi:

Nợ TK 152, 153, 155Có TK 312: Số đã tạm ứngCó TK 111, 112: Số tạm ứng thiếu

+ Nếu số tạm ứng lớn hơn số thực chi:Số thực chi:

Nợ TK 152, 153Có TK 312: Tạm ứng

Số tạm ứng thừa:Nợ TK 111, 112, 334

Có TK 312: Tạm ứng3.4. KẾ TOÁN KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI

3.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng- Giấy rút dự toán kinh phí: Là chứng từ do đơn vị lập- Uỷ nhiệm chi: Đơn vị cấp trên cấp KP cho đơn vị cấp dưới bằng tiền mặt hoặc chuyển

khoản.- Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng ở cấp dưới đã được duyệt.

3.4.2. Tài khoản sử dụngTK 341: KP cấp cho cấp dưới. Kết cấu:- Bên Nợ: Số KP đã cấp, đã chuyển cho cấp dưới- Bên Có: + Thu hồi số KP thừa không sử dụng hết

+ Kết chuyển số KP đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới để ghi giảm nguồn KP- Tài khoản này không có số dư (Cấp cho cấp dưới dùng không hết thì thu hồi lại).

3.4.3. Phương pháp hạch toán1. Cấp trên cấp KP cho cấp dưới bằng dự toán chi- Cấp trên: Có TK 008, 009- Cấp dưới: Nợ TK 008, 0092. Khi cấp dưới rút dự toán chi về sử dụng

43

- Cấp trên: Nợ TK 341: KP cấp cho cấp dưới Có TK 461, 462

- Cấp dưới: Nợ TK 111, 112 Có TK 461, 462

Đồng thời: Có TK 008, TK 0093. Cấp trên cấp KP cho cấp dưới bằng tiền hoặc tài sản

- Cấp trên: Nợ TK 341 Có TK 111, 112, 152, 153

- Cấp dưới: Nợ TK 111, 112, 152, 153 Có TK 461, 462

4. Cấp dưới nộp KP thừa không sử dụng hết cho cấp trên- Cấp trên:

Nợ TK 111, 112 Có TK 341

- Cấp dưới: Nợ TK 461, 462 Có TK 111, 112

5. Khi cấp dưới gửi báo cáo quyết toán cho cấp trên và được duyệt- Cấp trên:

Nợ TK 461, 462 Có TK 341

- Cấp dưới: Nợ TK 461, 462 Có TK 661, 662

3.5. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 3.5.1. Nội dung các khoản phải trảCác khoản phải trả trong đơn vị hành chính sự nghiệp thường phát sinh trong các quan hệ

giao dịch giữa đơn vị với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, kinh phí tạm thu, tạm giữ. Nội dung cụ thể các khoản phải trả gồm:

Các khoản nợ phải trả cho người bán, người cung cấp hàng hóa, dịch vụ, vật tư, người nhận thầu về XDCB, sửa chữa lớn.

- Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay phải trả.- Giá trị tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân chờ giải quyết.

- Các khoản phải trả khác như: phạt bồi thường vật chất.3.5.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trảMọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng,

từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên tài khoản chi tiết của các chủ nợ.

Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dưa kéo dài thời hạn trả nợ.

Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết theo cho từng chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.

3.5.3. Kế toán các khoản phải trảa. Chứng từ kế toán sử dụng

- Hoá đơn mua hàng- Khế ước nhận nợ của đơn vị- Biên bản kiểm kê tài sản

44

- Phiếu chi- Giấy báo Nợ, giấy báo Có của kho bạc…b. Tài khoản sử dụng* Kết cấu TK 331: Các khoản phải trả- Bên Nợ: + Các khoản đã trả trước cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu về

XDCB.+ Các khoản nợ vay đã thanh toán+ Xử lý kiểm kê phát hiện thừa

- Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán+ Các khoản phải trả nợ vay+ Kiểm kê phát hiện thừa- Dư Có: Số tiền còn phải trả cho các đối tượng

Hoặc dư Nợ: Số tiền đã ứng trước, đã trả trước cho các đối tượng.c. Phương pháp hạch toán* Kế toán phải trả nhà cung cấp

1. Mua chịu hàng hóa, dịch vụ Nợ TK 152, 155, 211: Nếu mua về nhập khoNợ TK 661, 662, 631, 635: Nếu dùng ngay

Có TK 331.1: Phải trả nhà cung cấp2. Thanh toán các khoản phải trả hoặc ứng trước tiền hàng cho người bán

Nợ TK 331.1Có TK 111, 112, 461, 462, 465, 441

Nếu rút dự toán để thanh toán đồng thời ghi:Có TK 008, 009

3. Bù trừ trên cùng một đối tượngNợ TK 331.1: Phải trả nhà cung cấp

Có TK 311.1: Phải thu khách hàng* Kế toán các khoản phải trả khác1. Trường hợp tài sản thừa khi kiểm kê chờ xử lý

Nợ TK 111, 112, 152, 155Có TK 331.8

- Khi có quyết định xử lý tài sản thừa, căn cứ quyết định xử lýNợ TK 331.8: Phải trả khác

Có TK 152, 153, 155: Xuất NVL, CCDC, SPHHCó TK 331.1: Trả lại tiền cho người bánCó TK 461, 462, 465, 441: Ghi tăng nguồn KP

2. Thu tiền ăn, xe đưa đưa đón học sinhNợ TK 111, 112

Có TK 331.83. Chi tiền ăn, xe đưa đón học sinh, hoặc trả lại tiền ăn còn thừa

Nợ TK 331.8Có TK 111, 112

3.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP CHO NHÀ NƯỚC 3.6.1. Những quy định kế toán phải nộp cho nhà nước

- Đơn vị phải thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thu nộp với Nhà nước.- Đơn vị phải mở sổ chi tiết theo số phải nộp, số đã nộp của từng khoản phải nộp Nhà nước.- Những đơn vị thu và nộp cho ngân sách Nhà nước bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng

VN theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán.- Đối với những đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo quy định sau :+ Doanh thu là doanh thu chưa có thuế

45

+ Giá trị vật tư, tài sản, hàng hóa là giá trị chưa có thuế+ Phản ánh chính xác thuế GTGT đầu ra và đầu vào phát sinh+ Thuế GTGT được hoàn lại, còn phải phải nộp

3.6.2. Chứng từ kế toán sử dụng- Bảng kê các khoản phí, lệ phí- Giấy báo Nợ- Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng- Bảng kê các khoản thuế phải nộp Nhà nước3.6.3. Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước- Bên Nợ: Các khoản thuế và các khoản khác đã nộp Nhà nước- Bên Có: Các khoản thuế và các khoản khác phải nộp Nhà nước- Dư Có : Các khoản còn phải nộp cho nhà nước3.6.4. Phương pháp hạch toán* Kế toán phí, lệ phí1. Khi thu được phí, lệ phí

Nợ TK 111, 112 Có TK 511.1

2. Xác định số tiền thu phí, lệ phí đơn vị phải nộp Nhà nướcNợ TK 511.1

Có TK 333.23. Khi nộp phí, lệ phí vào NSNN

Nợ TK 333.2Có TK 111, 112

* Kế toán thuế TNCN1. Hàng tháng, xác định số thuế TNCN phải nộp tính trên thu nhập thường xuyên

Nợ TK 334Có TK 333.7

2. Khi nộp vào NSNNNợ TK 333.7

Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng

* Thuế khác1. Các khoản thu khác phải nộp cho Nhà nước

Nợ TK 511.8Có TK 333.8

2. Khi nộp cho Nhà nướcNợ TK 333.7, 333.8

Có TK 111, 1123.7. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC, CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC VÀ

CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG 3.7.1. Kế toán các khoản phải trả viên chứca. Chứng từ kế toán sử dụng- Bảng chấm công- Bảng chấm công làm thêm giờ- Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm- Bảng thanh toán tiền thưởng- Bảng thanh toán phụ cấp- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương- Bảng kê thanh toán công tác phí- Bảng thanh toán lương- Bảng thanh toán học bổng, sinh hoạt phí cho học sinh, sinh viên

46

b. Tài khoản sử dụngTK 334 – Phải trả CNV

Kết cấu: - Bên Nợ: Tiền lương, tiền công, các khoản phải trả đã trả cho CNV Các khoản đã khấu trừ vào lương- Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cán bộ, CNV, người lao động- Dư Có: Các khoản còn phải trả cho Cán bộ, CNV, người lao động.c. Phương pháp hạch toán1. Phản ánh tiền lương phải trả cho CBCNV tính vào chi phí

Nợ TK 661, 662, 635Có TK 334

2. Khi thanh toán tiền lương, tiền công cho CBCNVNợ TK 334

Có TK 111, 112, 461, 462- Nếu rút dự toán để thanh toán đồng thời phản ánh

Có TK 008, 0093. Các khoản tiền tạm ứng, bồi thường được khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí

Nợ TK 334: Phải trả viên chức.Có TK 312: Tạm ứngCó TK 311.8: Các khoản phải thu

4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức hoặc trích quỹ ổn định thu nhập để trả lương

Nợ TK 431: Quỹ cơ quanCó TK 334: Phải trả viên chức

- Khi chi lương, thưởng cho viên chức Nợ TK 334

Có TK 1115. Số BHXH, BHYT, BHTN viên chức phải nộp, tính trừ vào lương

Nợ TK 334: Phải trả viên chứcCó TK 332 (1, 2, 4): Các khoản phải nộp theo lương

6. Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy địnhNợ TK 332.1: Các khoản phải nộp theo lương

Có TK 334: Phải trả viên chức3.7.2. Kế toán các khoản phải trả cho các đối tượng kháca. Tài khoản sử dụngTK 335 - Phải trả các đối tượng khác- Bên Nợ:

+ Học bổng, sinh hoạt phí và các khoản khác đã trả cho các đối tượng + Các khoản đã khấu trừ vào học bổng, sinh hoạt phí

+ Số đã chi trợ cấp cho người có công- Bên Có:

+ Học bổng, sinh hoạt phí và các khoản khác phải trả + Kết chuyển chi trợ cấp tính vào chi hoạt động

- Dư Có: Các khoản còn phải trả cho các đối tượngb. Phương pháp hạch toán1. Tính ra học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho học sinh, sinh viên

Nợ TK 661 Có TK 3352. Khi thanh toán học bổng, sinh hoạt phí cho học sinh, sinh viên

Nợ TK 335 Có TK 111

3. Khi chi trợ cấp cho người có công

47

Nợ TK 335 Có TK 111, 1124. Cuối kỳ kết chuyển số chi trả thực tế cho người có công tính vào chi hoạt động

Nợ TK 661 Có TK 335

3.7.3. Kế toán các khoản phải nộp theo lươnga. Nhưng vấn đề chung về BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

Tổng các khoản phải nộp theo lương là 34,5% trong đó:- Tổng số BHXH phải nộp cho Nhà nước là 26% trong đó: Đơn vị sử dụng lao động nộp

18%, người lao động đóng 8%.- Tổng số BHYT phải nộp 4,5% trong đó: đơn vị sử dụng lao động đóng 3%, người lao

động đóng 1,5%.- KPCĐ phải nộp 2% đơn vị sử dụng lao động phải nộp toàn bộ.- BHTN phải nộp 2% trong đó: đơn vị sử dụng lao động phải đóng 1%, người lao động

đóng 1%.b. Chứng từ kế toán sử dụng- Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN- Phiếu nghỉ hưởng BHXH- Phiếu trợ cấp BHXH- Danh sách nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau- Biên lai điều tra tai nạn lao động và các chứng từ khácc. Tài khoản kế toán sử dụng* TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương- Bên Nợ: + BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ+ Số BHXH phải trả cho CNV được hưởng tại đơn vị- Bên Có:+ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí của đơn vị+ BHXH, BHYT, BHTN được trừ vào lương của người lao động+ Số tiền BHXH được cơ quan bảo hiểm thanh toán trả cho các đối tượng hưởng chế độ

bảo hiểm của đơn vị.+ Số lãi phải nộp về bị phạt nộp chậm số BHXH- Dư Có: Số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN còn phải nộp- Có thể Dư Nợ: Phản ánh số tiền BHXH đơn vị đã trả cho CNV nhưng chưa được cơ quan

bảo hiểm thanh toán.d. Phương pháp hạch toán

1. Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào các khoản chi (24%)Nợ TK 661, 662, 635

Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324)2.Tính số BHXH, BHYT, BHTN trừ vào thu nhập người lao động (10,5%)

Nợ TK 334 Có TK 332 (1, 2, 4)

3. Khi đơn vị chuyển tiền nộp BHXH, BHTN, KPCĐ, mua thẻ BHYT hoặc chi tiêu KPCĐ tại cơ sở

Nợ 332 (1, 2, 3, 4)Có TK 111, 112, 461, 462

- Nếu rút dự toán kinh phí thì ghi Có TK 008, 0094. Khi nhận giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp

Nợ TK 311.8: Các khoản phải thu (chờ xử lý phạt nộp chậm)Nợ TK 661: Chi hoạt động (nếu được phép ghi chi)

Có TK 332.1: Các khoản phải nộp theo lương5. BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy định

48

Nợ TK 332.1 Có TK 334

6. Khi chi trả BHXH cho viên chức trong đơn vị Nợ TK 334 Có TK 111, 112

7. Nhận trợ cấp BHXH, KPCĐ được cấp bổ sung Nợ TK 111, 112

Có TK 332 (1, 3)

Chương 4: KẾ TOÁN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN THU4.1. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG 4.1.1. Nội dung kế toán nguồn kinh phí hoạt độngNguồn KPHĐ là nguồn KP nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của đơn

vị HCSN.Nguồn KPHĐ hình thành từ các hoạt động:- Ngân sách Nhà nước cấp- Nhận biếu tặng, tài trợ, viện trợ- Thu hồi phí, các khoản đóng góp của hội viên- Bổ sung từ khoản thu tại đơn vị theo quy định- Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.4.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng- Thông báo DTKP được cấp- Giấy phân phối hạn mức kinh phí

- Giấy nộp trả KP - Giấy rút DTKP kiêm lĩnh tiền mặt - Giấy rút DTKP kiêm chuyển khoản - Thông báo duyệt y quyết toán - Giấy báo có, chứng từ khác có liên quan

4.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng* Kết cấu TK 461 - Nguồn KPHĐ- Bên Nợ: + Số KP thừa nộp lại cho Nhà nước hoặc cấp trên+ Kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt với nguồn KPHĐ+ Kết chuyển số KP đã cấp trong kỳ cho cấp dưới khi cấp dưới gửi báo cáo quyết toán lên+ Kết chuyển KPHĐTX còn lại sang TK 421+ Các khoản được phép ghi giảm nguồn KPHĐ- Bên Có: + Số KP đã nhận của NSNN hoặc cấp trên+ Số KP đã nhận được do các hội viên đóng góp, nhận tài trợ, viện trợ+ Kết chuyển KP đã tạm ứng khi được cấp KP- Dư Có: Nguồn KP hiện còn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa quyết toán4.1.4. Phương pháp kế toán1. Nhận kinh phí thường xuyên do Ngân sách hỗ trợ

Nợ TK 111, 112, 152, 155Nợ TK 331

Có TK 4612. Nhận kinh phí được cấp bằng TSCĐ hữu hình

Nợ TK 211: Nhận kinh phí bằng TSCĐHHCó TK 461: Nguồn kinh phí năm nay

Đồng thời ghi:Nợ TK 661: Tăng chi hoạt động

49

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ3. Khi nhận thông báo về Dự toán chi hoạt động được cấp, kế toán ghi

Nợ TK 008: Dự toán chi dự án4. Khi rút dự toán chi hoạt động để chi tiêu, kế toán ghi

Nợ TK 111: Rút Dự toán về nhập quỹ tiền mặtNợ TK 152, 153, 155: Rút Dự toán chi HĐ mua vật tư, hàng

hóa nhập kho. Nợ TK 331: Rút Dự toán chuyển trả trực tiếp cho người bán, người cho vay

Nợ TK 661: Rút Dự toán chi hoạt động chi trực tiếpCó TK 461: Nguồn kinh phí năm nay

Đồng thời phản ánh số Dự toán chi hoạt động đã rút: Có TK 0085. Các khoản thu khác được phép ghi tăng nguồn kinh phí ( thu đóng góp, thu biếu tặng,

thu viện trợ, tài trợ của các tổ chức, cơ quan, hội viên)Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155

Có TK 4616. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản khác

Nợ TK 421: Bổ sung từ chênh lệch thu, chiNợ TK 511.1: Bổ sung từ khoản thu phí, lệ phíNợ TK 511.8: Thu sự nghiệp khác

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động tăng7. Nhận NSNN cấp bằng lệnh chi, khi nhận được tiền

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạcCó TK 461: Nguồn KP hoạt động

8. Kết chuyển KP đã cấp cho cấp dưới Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 341: KP cấp cho cấp dưới9. Nộp lại KP thừa cho Nhà nước hoặc cấp trên

Nợ TK 461 Có TK 111, 112

10. Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo qui định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách

Nợ TK 511.1Có TK 521.1

Sang kỳ sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo qui định, ghi:

Nợ TK 521.1Có TK 461

11. Khi các khoản chi tiêu thuộc nguồn kinh phí được duyệt trong năm, kế toán kết chuyển số chi tiêu được duyệt, ghi:

Nợ TK 461 (461.1 – Năm trước)Có TK 661 (661.1 – Năm trước)

12. Cuối kỳ, kế toán năm các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn KPHĐ hoặc chưa sử dụng hết thì nguồn KPHĐ đã sử dụng được kết chuyển từ nguồn KPHĐ năm nay sang nguồn KPHĐ năm trước để theo dõi và chờ duyệt quyết toán

Nợ TK 461.2Có TK 461.1

13. Đối với những đơn vị được cấp trước nguồn KPHĐ của năm sau để sử dụng trong năm nay

- Khi được cấp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112

Có TK 461.3- Đến cuối năm tài chính hoặc đầu năm sau kế toán chuyển KPHĐ năm sau thành năm nay để

50

tiếp tục theo dõiNợ TK 461.3

Có TK 461.214. Nguồn KPHĐ của năm trước chưa sử dụng hết được phép chuyển thành nguồn KPHĐ

năm nay kế toán ghi:Nợ TK 461.1

Có TK 461.2- Khi báo cáo quyết toán được duyệt xác định số chênh lệch thu, chi của hoạt động thường

xuyên (Số đã tiết kiệm được), căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền kế toán ghi:Nợ TK 461.1, 461.2

Có TK 421.14.2. KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN

4.2.1. Nguồn hình thành quỹ cơ quan- Trích từ chênh lệch thu > chi ở hoạt động SXKD ở đơn vị HCSN- Trích từ các khoản thu theo quy định của Bộ tài chính- Nhận viện trợ, biếu tặng, cấp dưới nộp lên, cấp trên cấp xuống

4.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng- Bảng kê phân phối các khoản thu, chênh lệch thu, chi- Biên bản giao nhận tài sản (biếu, tặng…)- Các quyết định phân phối quỹ của cấp trên cho cấp dưới- Quyết định phân phối sử dụng quỹ- Các chứng từ khác có liên quan4.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng* Kết cấu TK 431 – Các quỹ- Bên Nợ: Các khoản chi từ các quỹ

- Bên Có: Số trích lập các quỹ từ chênh lệch thu > chi của các hoạt động theo quy định của chế độ tài chính.

- Dư Có: Số quỹ hiện còn chưa sử dụng4.2.4. Phương pháp hạch toán

1. Trong kỳ, trích lập các quỹ tính vào chi hoạt động để chi tiêuNợ TK 661: Chi hoạt động

Có TK 431: Các quỹ2. Trích lập quỹ từ chênh lệch thu > chi của các hoạt động

Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lýCó TK 431: Các quỹ

3. Cấp trên cấp hoặc cấp dưới nộp lên để hình thành các quỹNợ TK 342: Thanh toán nội bộ

Có TK 431: Các quỹ4. Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu…

được bổ sung vào quỹ cơ quanNợ TK 511.8: Các khoản thu khác

Có TK 431: Các quỹ5. Tiền thưởng định kỳ cho cán bộ CNV, thưởng đột xuất trích từ quỹ

Nợ TK 431: Các quỹCó TK 334: Các khoản phải trả CBCNV

6. Khi chi tiêu các quỹNợ TK 431

Có TK 111, 112, 312, 3317. Bổ sung nguồn KP đầu tư XDCB từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 431.4: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệpCó TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản

8. Mua TSCĐ bằng các quỹ

51

Nợ TK 211, 213Nợ TK 311.3 (Nếu mua TSCĐ về dùng cho HĐ SXKD)

Có TK 111, 112 Đồng thời, kết chuyển nguồn

+ Nếu TSCĐ dùng cho HĐ SXKDNợ TK 431: Các quỹ

Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh+ Nếu dùng cho HĐ HCSN

Nợ TK 431: Các quỹCó TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ

9. Sửa chữa TSCĐ bằng quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động văn hóa- Khi phát sinh:

Nợ TK 241Có TK 111, 112

- Khi công việc hoàn thành kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thànhNợ TK 431

Có TK 24110. Nộp cấp trên hoặc cấp cho cấp dưới khi phân phối các quỹ theo quy định

Nợ TK 431: Các quỹCó TK 342: Thanh toán nội bộCó TK 111, 112: Nộp ngay cấp trên hoặc cấp ngay cho cấp dưới.

4.3. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN (XDCB)4.3.1. Nguồn hình thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB- Do ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp- Được bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị- Được tài trợ, biếu tặng

4.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng - Thông báo DTKP ĐTXDCB được cấp - Giấy phân phối hạn mức kinh phí ĐTXDCB - Giấy nộp trả kinh phí ĐTXDCB - Giấy rút DTKPĐT kiêm lĩnh tiền mặt - Giấy rút DTKPĐT kiêm chuyển khoản - Thông báo duyệt y quyết toán - Giấy báo có, chứng từ khác có liên quan

4.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 441 – Nguồn KP đầu tư XDCB - Bên Nợ :

+ Các khoản chi đầu tư XDCB xin duyệt bỏ được duyệt y+ Chuyển nguồn KP đầu tư XDCB thành nguồn KP đã hình thành TSCĐ đối với TSCĐ

được nâng cấp, cải tạo bằng nguồn KP đầu tư XDCB + Kết chuyển nguồn KP đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp dưới+ Hoàn lại nguồn KP đầu tư XDCB cho cấp dưới+ Các khoản làm giảm nguồn KP đầu tư XDCB

- Bên Có: + Nhận nguồn KP đầu tư XDCB do ngân sách cấp + Các quỹ, các khoản thu được chuyển thành nguồn KP đầu tư XDCB + Nhận viện trợ, biếu tặng… làm tăng nguồn KP đầu tư XDCB

- Dư Có: Nguồn KP đầu tư XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán 4.3.4. Phương pháp hạch toán

1. Khi nhận được KP đầu tư XDCB do ngân sách cấp bằng lệnh chi tiềnNợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản

52

2. Khi nhận KP đầu tư XDCB do ngân sách cấp theo dự toán đầu tư XDCB được giao - Khi nhận:

Nợ TK 009.2: Dự toán chi dự án - Khi rút để sử dụng:

Nợ TK 111, 112, 152, 241, 331Có TK 441

3. Nhận được KP đầu tư XDCB do cấp trên cấpNợ TK 111, 152, 153 Có TK 441

4. Chuyển quỹ thành nguồn KP đầu tư XDCBNợ TK 431.4: Bổ sung từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

Có TK 441: Ghi tăng nguồn kinh phí XDCB.5. Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ

không hoàn lại bổ sung kinh phí đầu tư XDCB, ghi:Nợ TK 111, 112, 152, 153, 241, 331

Có TK 4416. Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền

hàng viện trợ không hoàn lại, ghi:Nợ TK 111, 112, 152, 153, 241, 331...

Có TK 521- Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách

Nợ 521: Thu chưa qua ngân sáchCó TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

7. Khi được tài trợ, đóng gópNợ TK 111, 112, 152, 153

Có TK 4418. Khi việc mua sắm TSCĐ, xây dựng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng,

báo cáo quyết toán kinh phí đầu tư XDCB được phê duyệtNợ TK 211, 213Nợ TK 441: Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã

được duyệtNợ TK 311.8: Chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ hoặc số chi

sai không được duyệt phải thu hồiCó TK 241.2

Đồng thời ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ:

Nợ TK 441: Nguồn vốn kinh doanhCó TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ

9. Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho cấp dưới, kế toán cấp trên ghi:

Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCBCó TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới

10. Nộp lại số kinh phí đầu tư XDCB cho Ngân sách hoặc cấp trên (nếu không dùng hết)Nợ TK 441

Có TK 111, 1124.4. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU CHI CHƯA XỬ LÝ

4.4.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 421 – Chênh lệch thu chi chưa xử lý. Kết cấu:- Bên Nợ: + Chênh lệch chi lớn hơn thu của hoạt động SXKD còn lại sau thuế TNDN được bổ sung

nguồn KP HĐTX.+ Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi của các hoạt động vào các TK liên quan theo quy

53

định của chế độ tài chính+ Thuế TNDN phải nộp NSNN

- Bên Có:+ Chênh lệch thu lớn hơn chi của các hoạt động (HĐTX, HĐ SXKD, theo dơn đặt hàng

NN).+ Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu khi có quyết định xử lý- Dư Nợ: Chênh lệch chi lớn hơn thu chưa xử lý- Dư Có: Chênh lệch thu lớn hơn chi chưa xử lý

4.4.2. Phương pháp hạch toán1. Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, xác định số chênh lệch giữa nguồn KP

hoạt động lớn hơn chi hoạt động thường xuyên nếu được kết chuyển sang 4211 theo quy định của chế độ tài chính

Nợ TK 461Có TK 421.1

- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi của HĐTX vào các tài khoản liên quan:Nợ TK 421.1

Có TK 461, 4312. Xác định chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động theo đơn đặt hàng Nhà nước:

Nợ TK 511.2Có TK 421.3

- Nếu được bổ sung nguồn KP hoạt động: Nợ TK 421.3

Có TK 461- Nếu được trích lập vào các quỹ

Nợ TK 421.3Có TK 431

3. Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi từ các hoạt động khácNợ TK 511.8: Các khoản thu khác

Có TK 421.8: Chênh lệch thu, chi hoạt động khác- Nếu được bổ sung vào nguồn KP hoạt động

Nợ TK 421.8Có TK 461

4.5. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU 4.5.1. Nội dung các khoản thu

- Các khoản thu phí, lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của các đơn vị (như học phí, viện phí, phí kiểm định, phí phân tích…)

- Các khoản thu sự nghiệp: là các khoản thu gắn với hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao mà không phải là các khoản phí, lệ phí quy định trong Pháp lệnh phí, lệ phí.

- Các khoản thu khác như: Lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ…

4.5.2. Nhiệm vụ của kế toán- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh tại đơn vị.- Thực hiện kiểm tra việc chấp hành các quy định thu theo từng loại thu, các chế độ phân

phối những khoản thu đó.- Cung cấp tài liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho xây dựng dự toán thu, định mức thu, tỷ

lệ phân phối và định mức sử dụng các khoản thu.4.5.3. Chứng từ kế toán sử dụng- Biên lai thu tiền

54

- Hóa đơn bán hàng- Hóa đơn GTGT- Phiếu thu, bảng kê thanh toán lãi4.5.4. Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 511- Các khoản thu. Kết cấu:- Bên Nợ:+ Số thu phí lệ phí phải nộp Ngân sách+ Kết chuyển số thu được để lại bổ sung nguồn KPHĐ+ Kết chuyển số thu lại để lại đơn vị+ Kết chuyển số chi thực tế theo ĐĐH của Nhà nước trừ vào thu theo ĐĐH của Nhà nước+ Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước+ Chi phí thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC, TSCĐ- Bên Có: Các khoản thu phát sinh trong kỳ- Dư Có: Các khoản thu chưa kết chuyển

4.5.5. Phương pháp kế toán1. Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí

Nợ TK 111, 112Có TK 511.1

2. Xác định số phí, lệ phí phải nộp cấp trênNợ TK 511.1

Có TK 3423. Số phí, lệ phí phải nộp Ngân sách

Nợ TK 511.1Có TK 333.2

4. Khi thu được tiền và các khoản thu sự nghiệp Nợ TK 111, 112

Có TK 511.85. Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi

Nợ TK 421.8Có TK 511.8

6. Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chiNợ TK 511.8

Có TK 421.87. Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp Nhà nước, cấp trên

Nợ TK 511.8Có TK 333Có TK 342

8. Chênh lệch thu lớn hơn chi bổ sung nguồn KPNợ TK 511.8

Có TK 461, 4629. Thu về giá trị của tài sản khi phát hiện thiếu- Khi chưa xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 311.8Có TK 511.8

- Nếu quyết định xóa sổ: Nợ TK 511.8

Có TK 311.8- Kết chuyển số thu bồi thường về tài sản phát hiện thiếu khi kiểm kê theo quy định:

Nợ TK 511.8

55

Có TK 333, 461, 462, 431

Chương 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

5.1. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG5.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ- Bảng thanh toán tiền lương- Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT...- Phiếu xuất kho vật liệu- Phiếu chi- Bảng kê thanh toán công tác phí- Quyết toán chi hội nghị- Bảng kê trợ cấp khó khăn

5.1.2. Tài khoản sử dụng* Kết cấu TK 661 – Chi hoạt động

- Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị- Bên Có: + Các khoản chi được phép ghi giảm

+ Những khoản chi sai không được duyệt phải thu hồi + Kết chuyển từ TK 661 sang TK 461 khi được duyệt

- Dư Nợ: Số chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. 5.1.3. Phương pháp kế toán

1. Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt độngNợ TK 661

Có TK 152, 1532. Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho cán bộ, nhận viên trong đơn vị, xác định học

bổng, sinh hoạt phí, xác định các khoản phải trả theo chế độ cho người có côngNợ TK 661 Chi hoạt động thường xuyên

Có TK 334 Phải trả công chức, viên chứcCó TK 335 Phải trả các đối tượng khác

3. Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi hoạt động thường xuyênNợ TK 661

Có TK 3324. Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí… đơn vị đã sử dụng nhưng chưa

thanh toán căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi:Nợ TK 661

Có TK 3315. Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị

Nợ TK 661: Chi hoạt động thường xuyênCó TK 312: Tạm ứng

6. Rút dự toán chi hoạt động mua VL, DC về sử dụng ngay, ghi: Nợ TK 661

Có TK 461 Đồng thời, ghi giảm dự toán chi hoạt động: Có TK 0087. Phân bổ chi phí trả trước vào hoạt động thường xuyên, ghi

Nợ TK 661: Chi hoạt độngCó TK 643: Chi phí trả trước

8. NVL, CCDC tồn kho cuối năm thuộc KP hoạt động chuyển sang năm sauNợ TK 661.2

Có TK 337.1

56

9. Hạch toán năm báo cáo giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành đến ngày 31/12 liên quan đến số KPHĐ được ngân sách cấp được quyết toán tính vào chi hoạt động của năm báo cáo

Nợ TK 661.2Có TK 337 (337.2, 337.3)

10. Phát sinh các khoản thu giảm chiNợ TK 111, 112

Có TK 661: Chi hoạt động11. Cuối năm khi quyết toán KP được duyệt:

Nợ TK 461.2Có TK 661.2

12. Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước

Nợ TK 661.1Có TK 661.2

13. Năm sau khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn KPHĐ

Nợ TK 461.1: Nguồn KP hoạt độngCó TK 661.1

14. Chi sai vượt chi tiêu không được duyệt phải thu hồiNợ TK 311.8

Có TK 661.15.2. KẾ TOÁN CHI DỰ ÁN

5.2.1. Tài khoản sử dụng* Kết cấu TK 662 – Chi dự án

- Bên Nợ: Chi thực tế cho việc quản lý thực hiện chương trình, dự án, đề tài- Bên Có:+ Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi+ Số chi chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn

kinh phí dự án- Dư Nợ: Số chi chương trình dự án, đề tài chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng

quyết toán chưa được duyệt 5.2.2. Phương pháp hạch toán

1. Khi xuất quỹ tiền mặt, rút tiền gửi chi cho chương trình dự án, đề tàiNợ TK 662: Chi dự án

Có TK 111, 1122. Xuất NVL, CCDC sử dụng cho chương trình, dự án

Nợ TK 662: Chi dự ánCó TK 152, 153

Đối với CCDC có giá trị lớn khi xuât ra sử dụng đồng thời ghi: Nợ TK 005

3. Dịch vụ mua ngoài sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài chưa thanh toán ghi:

Nợ TK 662: Chi dự ánCó TK 331: Các khoản phải trả

4. Rút dự toán chi chương trình, dự án để thực hiện dự ánNợ TK 662: Chi dự án

Có TK 462: Nguồn KPDA Đồng thời ghi:

Có TK 009: Dự toán chi dự án5. Tiền lương phải trả cho cán bộ chuyên trách dự án, những người tham gia thực hiện

chương trình, dự án

57

Nợ TK 662: Chi dự ánCó TK 334: Phải trả CNV

6. Thanh toán tạm ứng tính vào chi dự ánNợ TK 662: Chi dự án

Có TK 312: Tạm ứng7. Mua TSCĐ dùng cho chương trình, dự án

Nợ TK 211: TSCĐ hữu hìnhCó TK 111, 112, 331

Đồng thời ghi: Nợ TK 662: Chi dự án

Có TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ8. Kết chuyển chi phí sữa chữa lớn TSCĐ của dự án hoàn thành

Nợ TK 662: Chi dự ánCó TK 241: Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

9. Phải trả cấp dưới về các khoản cấp dưới đã chi trả hộ thuộc về chi chương trình, dự ánNợ TK 662

Có TK 34210. Những khoản chi sai của dự án không được duyệt phải thu hồi

Nợ TK 311.8Có TK 662

11. Khi phát sinh các khoản thu giảm chiNợ TK 111, 112

Có TK 66212. Khi quyết toán chi dự án được duyệt, kết chuyển số chi dự án để ghi giảm nguồn KP

Nợ TK 462Có TK 662

Chương 6: BÁO CÁO TÀI CHÍNH

6.1. Bảng cân đối tài khoảna. Khái niệm, ý nghĩa của bảng cân đối tài khoản- Bảng cân đối tài khoản là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình kinh

phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản, kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo.

- Số liệu trên bảng cân đối tài khoản là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên BCTC khác.

b. Kết cấu bảng cân đối tài khoảnBảng cân đối tài khoản được chia ra các cột:

- Số hiệu tài khoản- Tên tài khoản kế toán- Số dư đầu kỳ (Nợ, Có)- Số phát sinh kỳ này (Nợ, Có)- Số phát sinh luỹ kế từ đầu năm (Nợ, Có)- Số dư cuối kỳ (Nợ, Có) c. Cơ sở để lập bảng cân đối tài khoản- Sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết tài khoản- Bảng cân đối tài khoản kỳ trướcTrước khi lập Bảng cân đối tài khoản phải hoàn thành việc ghi sổ và khoán sổ kế toán chi

tiết và tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu giữa các số liệu có liên quan.

6.2. Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụnga. Mục đích của báo cáo

58

- Báo cáo tổng hợp tình hình KP và sử dụng KP là BCTC tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình nhận và sử dụng các nguồn KP ở đơn vị trong kỳ báo cáo.

- Mục đích: Giúp cho đơn vị và các cơ quan chức năng của Nhà nước nắm được tổng số các loại KP ở đơn vị trong một kỳ kế toán.

b. Kết cấu của báo cáoGồm 2 phần:- Phần I: Tổng hợp tình hình kinh phíPhản ánh tổng hợp toàn bộ tình hình nhận và sử dụng nguồn kinh phí trong kỳ của đơn vị

theo từng loại KP.- Phần II: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán

Phản ánh toàn bộ KP sử dụng trong kỳ của đơn vị theo nội dung hoạt động, theo Loại, Khoản, Nhóm mục chi, Mục, Tiểu mục của Mục lục ngân sách Nhà nước đề nghị quyết toán.

c. Cơ sở lập báo cáo- Căn cứ vào báo cáo “Tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng” kỳ trước.- Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết của các TK loại 4, loại 6 như sổ theo dõi nguồn KP, sổ chi

tiết hoạt động, sổ chi tiết dự án và sổ chi tiết TK 241.

6.3. Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố địnha. Bản chất và ý nghĩa của báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát

tình hình tăng giảm và số hiện có từng loại TSCĐ ở đơn vị, báo cáo này được lập theo năm.b. Kết cấu của báo cáo- Dòng ngang phản ánh từng loại TSCĐ hiện có của đơn vị theo kết cấu- Cột dọc phản ánh theo các nội dung: số thứ tự, chỉ tiêu, đơn vị tính, số đầu năm, tăng

trong năm, giảm trong năm, số cuối năm theo 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị.c. Cơ sở số liệu để lập báo cáo- Sổ chi tiết TK 211 – TSCĐ HH- Sổ chi tiết TK 213 - TSCĐ VH- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ của kỳ trước

6.4. Thuyết minh báo cáo tài chínhThuyết minh báo cáo tài chính là 1 bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của đơn

vị Hành chính sự nghiệp được lập để giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, tình hình chấp hành các kỷ luật tài chính về thu, chi Ngân sách Nhà nước trong kỳ báo cáo mà các Báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được

59