CASE 8-1 Allied Office Products
Sistem Pengendalian Manajemen
Dosen Pengampu : Arief Suadi, Prof. Dr., M.B.A
Disusun oleh:
Kelompok I
Anik Khoiriyah
09/288474/EK/17631
Estrella Muhasabah
12/335752/EK/19033
Evitasari
12/330776/EK/18957
Fakultas Ekonomika dan Bisnis2014Bisnis TFC
Allied Office Products adalah perusahaan yang berspesialisasi
dalam produk kertas, seperti kertas tulis, amplop, kartu note, dan
kartu ucapan. Perusahaaan ini eksis sejak tahun 1990-an. Pada tahun
1992, perusahaan masih berspesialisasi dalam produk kertas, namun
pada tahan 1998, perusahaan mengembangkan usahanya pada jasa
penyimpanan,hal tersebut dilakukan dengan motivasi untuk
mendapatkan nilai tambah yang berbeda dari perusahaan lainnya.
Allied memulai kampanye untuk masuk ke dalam perusahaan kliennya
melaui program yang dikenal dengan Total Forms Control (TFC).Jasa
yang diberikan TFC mencakup pergudangan serta distribusi dari
kertas kerja termasuk pengendalian persediaan dan laporan
penggunaan kertas. Sitem computer yang canggih digunakan untuk
memantau lembar inventory, pemakaian kertas dan aktivitas pemesanan
dari klien. Laporan yang diberikan mudah dibaca dan lengkap.
Salah satu jasa yang termasuk dari bagian jasa distribusi
mereka, dikenal dengan sebutan pick pack yang melatih pekerja untuk
membuka seluruh karton dan mengambil kertas yang dibutuhkan klien
dengan jumlah yang tepat. Selain itu, Allied juga menawarkan desk
top delivery, sebuah jasa yang memberikan jasa mengantar
kertas-kertas kerja untuk tiap kantor. Lini produk Allied mencakup
segalanya mulai dari computer standar, kertas printer, dan kertas
faks yang didesain khusus untuk memenuhi kebutuhan usaha
klien.Sistem Akuntansi Biaya yang Digunakan
Allied menjalankan pabrik pengolahan kertas dan aktivitas TFC
sebagai dua pusat laba. Perpindahan produk pada TFC dilakukan
dengan harga pasar.
Allied menjalankan usaha dengan 13 lokasi. Tidak menutup
kemungkinan untuk bagian penjualan untuk mengedarkan produk ke
pihak luar. Klien yang mengikuti program manajemen kertas kerja
menyimpan kertas persediaan pada salah satu dari 10 pusat
distribusi. Biaya yang dikenakan untuk menutup ongkos gudang dan
distribusi berdasarkan biaya penjualan produk untuk bulan tersebut,
tanpa memperhatikan tingkatan jasa yang diberikan pada klien
tersebut.Jika klien TFC menggunakan jasa distribusi, mereka
dikenakan harga kertas yang lebih tinggi untuk menutup biaya gudang
dan distribusi sebesar 32,2 persen, biaya modal hanya pada biaya
persediaan dan pengiriman. Persentase ditentukan sesuai data
keuangan aktual tahun 1990 yang berdasarkan agregat yang menutupi
semua biaya. Bagian penjualan kemudian menaikkan biaya produk dan
jasa sebesar 80 persen, rata-rata.
Memahami Profitabilitas Konsumen
Menurunnya profitabilitas TFC pada Oktober 1992, General Manager
John Malone mulai mempertanyakan kelayakan biaya distribusi. Divisi
ketas kerja tahun 1988 memperoleh ROI 20 ersen. Namun hasil ini
terus menurun selama beberapa tahun. Hal ini terjadi karena
pembebanan biaya distribusi yang membutuhkan penelitian. Jika ada
dua klien membeli produk dengan jumlah yang sama, namun yang satu
menyimpan banyak persediaan pada Allied dan melakukan distribusi
berulang-ulang, sedangkan yang lainnya tidak, namun membayar dengan
biaya yang sama. Hal ini juga diperkuat dengan penemuan bukti
berkas yang keduanya dikenakan biaya yang sama namun sangat berbeda
dalam jasa yang diberikan Allied. Berkas tersebut menyatakan bahwa
pada tahun sebelumnya, pelanggan A mengajukan 364 permintaan produk
dengan totak 910 baris, sementara pelanggan B meminta 790 dengan
total 2500 baris. Rata-rata penyimpanan karton pelanggan A sebanyak
350, dan B sebanyak 700. Pengiriman barang untuk pelanggan A
dilakukan seminggu sekali, sedangkan pelanggan B tiga kali dalam
seminggu. Sisa persediaan bulanan rata-rata pelanggan A hanya
$15.000 sedangkan B $50.000. sebagai tambahan, pelanggan B meminta
desktop delivery, sedangkan pelanggan A tidak.
John Malone lalu meminta bantuan pada pengelola TFC Melissa
Dunhill dan Direktur Operasional Tim Cunningham. Tim mengetahui dua
aktivitas utama dalam pusat distribusi, pergudangan dari
kertas-kertas serta distribusi ke klien.Pusat Distribusi: Analisis
Aktivitas
John dan Tim mengunjungi fasilitas distribusi Allied cabang di
Kansas City, Missouri. Permasalahan yang dijelaskan oleh manajer
cabang, Wilbur Smith adalah cara lain untuk menyimpan atau
mengeluarkan barang-barang yang dititipkan atau disimpan pelanggan
selain di gudang yang juga menyimpan karton-karton permintaan
pelanggan. Tim juga mewawancarai penyedia gudang, Rick Foshmire,
memaparkan bahwa fokusnya adalah melayani jasa pengiriman, pick
pack dan desk top delivery, berdasarkan wawancara tersebut,
diketahui bahwa desk top delivery benar-benar melelahkan pegawai.
Wawancara terakhir dilakukan bersama Hazel Nutley yang bekerja
sebagai operator data entry Allied selama 17 tahun. Dari
keseluruhan wawancara tersebut, Tim memisahkan distribusi menjadi
enam aktivitas dan biayanya, yaitu:
Menambah nilai penyimpanan
$1,550
Penanganan permintaan
1,801 Seleksi persediaan dalam gudang
761 Aktivitas pick pack
734
Data entry
612 Desk top delivery
250Total
$5,708
Tim memperkirakan hal berikut untuk tahun 1992 berdasarkan
informasi historis dan trend saat ini untuk contoh lima gudang:
Rata-rata, lima pusat distribusi ini tersebar di seluruh negara dan
memiliki rata-rata 350.000 karton (sebagian besar karton berukuran
standar)
Mereka memproses sekitar 310.000 permintaan tahun 1992
Tiap permintaan rata-rata memiliki 2,5 baris
Sekitar 90 persen baris meminta aktivitas pick-pack
Biaya modal tahun 1992 sekitar 13 persen
Penentuan Harga Berdasarkan JasaSeluruh tim manajemen, termasuk
Doug Kingsley, CFO pada divisi usaha kertas, telah memahami
penyebab biaya dalam jasa distribusi, dan merasa seharusnya ada
cara yang lebih baik dalam menetapkan tariff dari jasa distribusi
agar TFC lebih menguntungkan. Cara yang diusulkan adalah Penentuan
Harga Berdasarkan Jasa-Services Based Pricing (SBP).Sebagai cara
untuk memahami profitabilitas pelanggan, manajemen TFC mengolah
kembali informasi yang ada dalam pangkalan data menurut biaya hasa
yang benar-benar dipakai, sementara biaya penjualan dan produksi
seperti sebelumnya. Karena sebagian besar keuntungan berasal dari
sedikit berkas, pihak manajemen memikirkan untuk memperbaiki
profitabilitas dan berpikir untuk langkah berikutnya. Mereka juga
memikirkan masalah apa yang mungkin penting untuk keseluruhan
profitabilitas TFC.Pertanyaan1. Using the information in the text
and in Exhibit 5, calculate ABC-based services costs for the TFC
business?
Menggunakan informasi dari Gambar 5, hitunglah ABC-berdasarkan
biaya jasa untuk usaha TFC?- storage charge = $1,550,000/ 350,000
cartons= $ 4.43 per carton-requistion handlings charge = $
1,801,000/ 310,000 requistions= $ 5.81 per requistion-basic
warehouse stock selection = $761,000/310,000 x 2.5= $0.98 per
line-data entry = $612,000/310,000 x 2.5= $0.79 per line-charge
pick pack activity = $ 734,000/ 310,000 x 2.5 x 0.9= $ 1.05 -charge
desk top = $250,000/8,500= $ 29.41
2. Using your new costing system, calculate distribution
services costs for Costumer A and Costumer B.
Dengan menggunakan sistem biaya baru Anda, hitung biaya
distribusi untuk pelanggan A dan pelanggan B.* Customer Astorage
charge = $4.43 x 350 cartons= $ 1,550.5requistion handling = $ 5.81
x 364 requistions= $ 2,114.84 basic warehouse stock = $ 0.98 x 910
lines= $ 891.8data entry = $ 0.79 x 910 lines= $ 718.9charge pick
pack = $ 1.05 x 910 lines= $ 955.5freight charge = $ 2,250cost of
inventory = 13% x $ 15,000= $ 1,950total = $ 10,431.54
* Customer Bstorage charge = $4.43 x 700 cartons= $
3,101requistion handling = $ 5.81 x 790 requistions= $ 4,589.9basic
warehouse stock = $ 0.98 x 2,500 lines= $ 2,450data entry = $ 0.79
x 2,500 lines= $ 1,975charge pick pack = $ 1.05 x 2,500 lines= $
2,625charge desk top = $ 29.41 x 26 desktop= $ 764.66freight charge
= $ 7,500cost of inventory = 13% x $ 50,000= $ 6,500extra charging
after 9 months= 1,5% x 3 bulan x $ 7000= $ 315total = $ 29,330.563.
What inference do you draw about the profitability of these two
customers?
Kesimpulan apa yang didapat mengenai profitabilitas kedua
pelanggan tadi?Mengenai profitabilitas kedua pelanggan tersebut,
diketahui bahwa pelanggan A menggunakan cost yang lebih sedikit
untuk service yang disediakan oleh Allied apabila dibandingkan
dengan pelanggan B. Apabila pembebanan biaya service berdasarkan
ABC, pelanggan B berpotensi memberikan Allied revenue yang lebih
besar. Allied akan mempertahankan pelanggan B bahkan meningkatkan
pembeliannya, berdasarkan jumlah pembelian pelanggan B yang lebih
banyak. Tidak menutup kemungkinan pelanggan A akan pergi
meninggalkan Allied dan berpindah ke supplier lain, karena
pelanggan A memiliki ketergantungan yang rendah terhadap service
yang diberikan Allied. 4. Should TFC implement the SBP pricing
system?
Haruskah TFC mengimplementasikan sistem Penentuan Harga
Berdasarkan Jasa?
Ya, untuk menghitung biaya atas pemisahan enam aktivitas yang
terjadi pada distribusi dengan menentukan cost driver dari setiap
aktivitas tersebut.Aktivitas
Cost Driver
Penyimpanan
Jumlah Karton
Penanganan Permintaan
Jumlah PermintaanSeleksi Persediaan dalam Gudang
Jumlah Permintaan setiap LiniAktivitas Pick Pack
Jumlah Permintaan setiap Lini Pick PackData Entry
Jumlah Permintaan setiap LiniDesk Top Delivery
Jumlah Permintaan Desktop Delivery5. What managerial advice do
you have for Allied about the Total Forms Control (TFC) business?
How does Exhibit 1 relate to this question?
Apa saran manajerial yang Anda miliki untuk Allied mengenai
usaha Total Forms Control? Bagaimana hubungan Gambar 1 dengan
pertanyaan ini?Gambar 1. The Industry Chain
Saran manajerial yang dianjurkan:1. Pembebanan biaya layanan
yang sama antara klien yang satu dengan yang lain, sesuai dengan
yang diberikan perusahaan Allied.
2. Penggunaan computer untuk menempatkan pesanan secara
otomatis, dan membatasi jumlah pengantaran yang menggunakan sistem
just in time.
3. Efisiensi dari bagian luar dengan membuat pelanggan memesan
secara elektronik, dan mengingkatkan efisiensi dari operasi gudang
dengan membatasi masa penyimpanan di gudang.
Hubungan antara Gambar 1 dengan pertanyaan ini adalah, Gambar 1
menjelaskan rantai kegiatan TFC yang dimulai dari penyimpanan dan
pendanaan persediaan, sampai pengiriman barang kepada
pelanggan.Costumer Puchasing Manager
TFC
Forms Sales
Forms User
Costumer Receiving
Forms Manufacturing
Paper
Pulp
Trees
Storage & inventory financing
Requestio-ning
Stock selection and pick pack
Order entry-billing
Desk top delivery
Freight
