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Capacitacion Mapro
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MARIO SALAZAR ABREGU
Mayo, 2015
Que es el manual de procedimientos?
El MAPRO, es un documento normativo que
compendia por cada uno de los rganos de la Entidad
Pblica, la descripcin de sus procedimientos,
debiendo stos estar alineados a sus funciones y
objetivos estratgicos institucionales vigentes que les
correspondan y dentro del marco de los dispositivos
legales y/o administrativos que los regulen.
Ley Orgnica de Municipalidades y
de Gobiernos Regionales
Reglamento de Organizacin y Funciones- ROF
Plan Estratgico Institucional - PEI
Meta/ Producto
Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE)
Manual de Perfil de Puestos (MPP)
Manual de Procedimientos MAPRO
TUPA
No TUPA
DEMANDAS CIUDADANAS en una
determinada circunscripcin
ORGANIZACIN DE LA ENTIDAD
Plan Integral de Desarrollo Concertado
Directivas e Instructivos
El
Poder Constitucin
Poltica
Gestin de Recursos Humanos Abastecimiento Presupuesto Pblico Tesorera Endeudamiento Pblico Contabilidad Inversin Pblica Planeamiento Estratgico Defensa Judicial del Estado Control Modernizacin de la gestin pblica Tributacin Municipal Promocin de la Inversin Privada Cooperacin Tcnica
Educacin cultura y deporte
Saneamiento salubridad y salud
Abastecimiento y comercializacin de productos y servicios
Transito, viabilidad y transporte publico
Organizacin del espacio fsico y uso de suelo
Programas sociales, defensa y promocin de derechos
Promocin del desarrollo econmico social
Seguridad ciudadana
Participacin vecinal
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMAS FUNCIONALES
GESTION PUBLICA ORIENTADA A RESULTADOS AL SERVICIO DEL CIUDADANO
NORMATIVA
Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR que aprueba la Directiva
N002-77-INAP/DNR que norma el proceso de formulacin, aprobacin,
difusin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos de las
entidades de la Administracin Pblica.
Resolucin de la Contralora General N320-2006-CG, que aprueba las
Normas de Control Interno
Decreto Supremo N 004-2013-PCM, aprueba la Poltica Nacional de
Modernizacin de la Gestin Pblica.
Resolucin de Gerencia N 004-2014-MML-GP que aprueba la Directiva
N 002-2014-MML-GP que norma la elaboracin, modificacin, revisin,
aprobacin y difusin del Manual de Procedimientos de la Municipalidad
Metropolitana de Lima.
Publicaciones en el Portal de la Secretaria de Gestin Pblica de la PCM
Lineamientos para la implementacin de la Gestin por Procesos
Metodologa para la implementacin de la Gestin por Procesos
CONCEPTOS
Procedimiento: Es la forma especfica para llevar a cabo una serie de actividades; describe que
debe hacerse y quien debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe ejecutar.
rgano: Hace referencia a las gerencias que conforman las Entidades Pblicas.
Unidad Orgnica: Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la
estructura orgnica de la entidad. Se encarga de apoyar la elaboracin de la descripcin de los
procedimientos que les compete.
Responsable: Es el puesto de trabajo responsable de llevar a cabo determinada actividad de un
procedimiento. El puesto de trabajo se identifica teniendo, de preferencia, como referencia el
Cuadro de Asignacin de Personal y como ttulo de puesto el Manual de Organizacin y
Funciones.
Inventario de Procedimientos: Es una relacin o registro de procedimientos de lnea e internos
de una institucin que permite tener informacin bsica de cada uno de los procedimientos.
Hoja de Trabajo del Procedimiento : La hoja de trabajo es una herramienta considerada como
un borrador de trabajo para la definicin del procedimiento, que permite contar con datos mas
detallados sobre las actividades que lo conforman.
Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de los pasos que se siguen en una secuencia de
acciones, dentro de un proceso o procedimiento, identificndolos mediante smbolos.
RECOLECCIN DE INFORMACIN
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos actuales, y posteriormente proponer los ajustes
que se consideren convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan; los
archivos documentales, en los que se localizan los aspectos jurdico administrativos que rigen
el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar
informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de
trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan
los procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:
a. Investigacin documental.
b. Entrevista directa.
c. Observacin de campo.
ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO
Consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos
que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico
que refleje la realidad operativa actual.
Para realizar el anlisis de la informacin recabada, se debe responder los cuestionamientos
fundamentales que se mencionan a continuacin:
Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y los resultados que se obtienen
de stas.
Quin lo hace?
Son las dependencias que intervienen en el procedimiento y el recurso humano, ya sea como
individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.
Cmo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio
determinado.
Cundo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para
obtener resultados o terminar una actividad.
Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin geogrfica de las dependencias. Buscar la justificacin de la existencia de ese
trabajo o procedimiento, tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el
procedimiento.
ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO
La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse "a detalle", sin obviar elementos que
posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de
nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin.
La respuesta a estas preguntas, si bien implican disponibilidad de tiempo, es necesaria para el
anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:
La distribucin que se hace de los documentos, El tipo de registros empleados (formularios) Los tipos de archivos (permanentemente o provisional). Las probables causas de demora. Las probables causas de riesgos y como mitigarlos. Los formatos o anexos que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen.
Las firmas o autorizaciones necesarias.
Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.
Para realizar el anlisis y diseo de los procedimientos se debe utilizar diagramas de flujo para
detallar el procedimiento.
ETAPA NORMATIVA ETAPA DE REGULACIN Y AUTORIZACION
Asignacin de la competencia para regular y autorizar una Actividad Econmica u otras (a la Entidad y al rgano)
Reglamentar la actividad econmica u otras: 1. Caractersticas tcnicas para el desarrollo
de la actividad econmica u otras. 2. Establecer el proceso y tipos de
documentos con los que el administrado acreditara la aptitud para desarrollar la actividad econmica u otras
Administrado presenta expediente
Entidad revisa informacin proporcionada en documentacin (de requerir el caso tambin inspecciona objeto de la autorizacin). Compara tal informacin con las caractersticas tcnicas preestablecidas. Luego determina la procedencia o no.
Directivo competente emite resolucin y notifica al administrado
COMO FUNCIONA UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
ETAPA DE CONTROL O FISCALIZACIN
El Administrado inicia y desarrolla la actividad durante el periodo autorizado
La Entidad Pblica sale o busca administrados que desarrollan actividades reguladas sin autorizacin o o que actan fuera del marco autorizado
A los infractores la Entidad Pblica los sanciona eficazmente
CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN
Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se podr utilizar la tcnica
de los cinco puntos que presenta a continuacin :
a. Eliminar.- La primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar
todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier
detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.
b. Combinar.- Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn
paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina,
generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.
c. Cambiar.- En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el
orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los
procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando
o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.
MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA
CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN
d. Mejorar.- Algunas veces es imposible eliminar, combinar o
cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra
mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un
informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado,
o encontrando un mtodo mejor.
e. Mantener.- Consiste en conservar las actividades que como
resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar,
cambiar o mejorar.
CARATULA DEL MAPRO ORGANO MUNICIPAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MML-GDS-SPPPD-MAPRO0XX
Versin - 01
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
Fecha de Vigencia: / /
NOMBRE DEL ORGANO
SOLICTANTE
Gerencia de Desarrollo Social GDS
Subgerencia de Promocin y Proteccin de las Personas Discapacitadas SPPPD
Subgerencia de Bienestar y promocin Social SBPS
Subgerencia de Registros Civiles SRC
Subgerencia de Programas Alimentarios SPA
ENTIDAD PUBLICA MUNICIPAL
CARACTERISTICAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Introduccin
2. ndice
3. Datos Generales
3.1 Objetivo
3.2 Alcance
3.3 Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos
3.4 Aprobacin y actualizacin
4. Estructura del procedimiento
4.1 Nombre del procedimiento
4.2 Unidad Organizacional
4.3 Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Manual de Procedimientos
4.4 Finalidad
4.5 Documentos asociados o base legal
4.6 Objetivo Estratgico
4.7 Requisitos
4.8 Acciones, Fases y Etapas del procedimiento
4.9 Instrucciones
4.10 Duracin
4.11 Diagrama de flujo
4.12 Lista de Registros y formularios
4.13 Hoja de Identificacin de Cambios
5. Glosario de Trminos
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
N
Funciones del ROF Procedimientos Plan de Accin
Numer
al
(4)
Artculo
(4)
Denominacin
(5)
Producto
(6)
Tarea
(7)
Activi
dad
(7)
Gerencia
reas
Equipo de trabajo
Subgerencias
Divisiones
Equipos de Trabajo
(8)
Observaciones: (9)
Elaborado por: (10)
Revisado por: (11)
Fecha Elaboracin:
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
Procedimientos
Denominacin Producto Numeral Art. Tarea Actividad
1 MML-GDS-PR01
Monitoreo del proceso de formulacin, programacin de
actividades y tareas del Plan de Accin de la Gerencia de
Desarrollo Social.
Aplicacin de Ficha 1 109 1 1302
2 MML-GDS-PR02
Elaboracin, formulacin y actualizacin de instrumentos de gestin
de planeamiento, racionalizacin y presupuesto de la Gerencia de
Desarrollo Social.
Documento Tcnico 6 109 1 1302
3 MML-GDS-PR03Empadronamiento a los usuarios que solicitan incorporarse al Plan
General de Hogares-PGHFicha de Empadronamiento 8 109 1 1311
4 MML-GDS-PR04 Orientacin para postular a Programas Sociales. Ficha de Registro Declaracin
Jurada8 109 1 1311
5 MML-GDS-PR05 Promocin y sensibilizacin a personas con Discapacidad Registro de Atenciones 8 112 2 1307
6 MML-GDS-PR06Actividades sociales , deportiva recreativa y culturales dirigidas a
las Personas con Discapacidad Registro de Atenciones 8 112 1 1307
7 MML-GDS-PR07Formacin y promocin de inclusin laboral a Personas con
Discapacidad Registro de Atenciones 8 112 1 1307
8 MML-GDS-PR08 Identificacin a Personas con Discapacidad Ficha de Empadronamiento 9 112 2 1307
9 MML-GDS-PR09 Talleres de Sensibilizacin en temas de Discapacidad Registro de Asistencia 9 112 2 1307
10 MML-GDS-PR10Capacitacin a promotores y dirigentes de la Comunidad en la
estrategia de Rehabilitacin basada en la Comunidad-RBCRegistro de Asistencia 9 112 2 1307
11 MML-GDS-PR11 Campaas de salud para las zonas y/o poblacin en riesgo Registro de Asistencia 9 112 2 1307
12 MML-GDS-PR12
Programa de inclusin educativa para educadores de bsica
especial, padres de familia de nios con discapacidad y su
entorno.
Certificado 9 112 2 1307
13 MML-GDS-PR13
Talleres de rehabilitacin, ocupacin laboral, de emprendimiento y
habilidades sociales para Nios con Discapacidad y Padres de
Familia.
Ficha de Inscripcin 9 112 2 1307
14 MML-GDS-PR14Proceso de Admisin y Externacin al COMAIN (Nios y Nias
mayores de 06 aos y Adolescentes y Jovnes)
Acta de Ingreso Ficha de
Registro Informe Mdico Informe
Psicologico Informe Social
9 114 1,2 1305
15 MML-GDS-PR15Proceso de Intervencin al COMAIN (Nios y Nias mayores de 06
aos y Adolescentes y Jovnes)
Registro de Intervencin Informe
Evolutivo del Nio9 114 1,2 1305
16 MML-GDS-PR16Proceso de Admisin y Egreso al Programa de Chiko's Ecolgicos
(Adolescentes y Jovnes entre 14 y 17 aos)Acta de Ingreso 9 114 5 1305
17 MML-GDS-PR17Capacitacin Laboral en el Programa a Chiko's Ecolgicos
(Adolescentes y Jovnes entre 14 y 17 aos)
Registro de Asistencia
Constancia de Capacitacin 9 114 5 1305
18 MML-GDS-PR18Atencin Casos Sociales con Problemas Sociales, Psicolgicos y
Legales en los Centros de Promocin en Zonas de VulnerabilidadInforme Social 14-15 114 1 1308
19 MML-GDS-PR19
Evaluacin por Riesgo Social-SAT(Sistema de Administracin
Tributaria) en los Centros de Promocin en Zonas de
Vulnerabilidad
Informe Social 14-15 114 1 1308
20 MML-GDS-PR20Servicio de Velacin (Alquiler de salas, alquiler de cafetn y capilla
religiosa) en casos sociales en Zonas con Vulnerabilidad.Cuaderno de Registro 15 114 1 1308
N CdigoFunciones del ROF Plan de Accin
MAPRO - FORMATO N 01
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Organo:Gerencia de Desarrollo Social Centro de Costo: 13006
INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
RUBRO CONTENIDO DEL RUBRO
1. Introduccin En este rubro se indicarn algunas caractersticas generales de los procedimientos que se describen en el documento, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende. Igualmente, su relacin con otros documentos normativos, la importancia del Manual y la metodologa que se emplea para formulacin.
2. ndice Constituido por la relacin clasificada de ttulos y subttulos, o asuntos que contiene el Manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pginas.
3. Datos Generales Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos
3.1 Objetivo Se precisara el o los beneficios (propsitos) que se pretende alcanzar mediante la formulacin y empleo del procedimiento
3.2 Alcance Aqu se consignara el mbito de aplicacin del Manual
3.3 Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos
En este rubro se ubicara el cuadro que a continuacin se detalla, el cual tiene como base el inventario de procedimientos - visado por la Subgerencia de Desarrollo Institucional - que el rgano debe realizar al iniciar el proceso de elaboracin de su MAPRO.
Cdigo
Procedimientos Funciones del ROF Plan de Accin del (Ao)
Denominacin Producto Numeral Art Tarea Actividad
(1) (2) (2) (2) (2) (2) (2)
Notas: (1) El cdigo del procedimiento se construir conforme se estable en literal a.2 del punto
5.2.3 de la presente directiva. (2) Las instrucciones para el llenado del contenido de cada una de estas celdas se
encuentran en el anexo 3 de la presente directiva.
INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.4 Aprobacin y actualizacin
En este rubro se indicar la denominacin, nmero y fecha del dispositivo que aprueba el Manual, as mismo el periodo en el cual se realizaron los estudios relacionados con la elaboracin y ltima actualizacin. En la sumilla brevemente se describir que aprueba la resolucin.
Resolucin de Gerencia Periodo de Estudiado Sumilla
N Fecha
4 4. Hoja de Datos por cada Procedimiento
En este acpite se detallaran las caractersticas de cada uno de los procedimientos y
comprende a su vez de los siguientes acpites:
4.1 Nombre del Procedimiento - Cdigo
En este numeral se sealaran en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y su cdigo. La denominacin del procedimiento debe reflejar concretamente el propsito u objetivo del trmite a que se refiere con el objeto de que tanto funcionarios como pblico puedan identificarlo fcilmente. La codificacin de los procedimientos dentro del MAPRO se registrara y se construir de acuerdo a lo establecido en el literal a.2 del numeral 5.2.3 de la presente directiva.
4.2 Unidad Organizacional En este numeral se establece a que Gerencia, Subgerencia y Departamento o Proyecto pertenece el procedimiento.
4.3 Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Manual de Procedimientos
En este numeral se detalla los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin del documento, segn el siguiente cuadro:
Elaborado por: Firma:
Cargo:
Fecha:
Revisado por: Firma:
Cargo:
Fecha:
Aprobado por: Firma:
Cargo:
Fecha:
INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.4 Finalidad Aqu se colocaran resultado final que se pretenden alcanzar con el procedimiento
(certificacin, otorgamiento, aprobacin, informe, etc.), pudiendo mencionarse mediante qu acciones se lograra el resultado. La redaccin del resultado debe iniciarse con un verbo en infinitivo que implique medicin.
4.5 Documentos Asociados o Base Legal
Se citaran aquellos documentos, dispositivos legales y/o normas administrativas que regulen en forma directa la ejecucin del procedimiento.
4.6 Objetivo Estratgico Se deber procurar identificar en el Plan Estratgico Institucional de la MML 2011-2014, aprobado por la Ordenanza 1722, con que Eje Programtico y Objetivos Estratgicos est alineado el procedimiento a describir:
Eje Programtico Objetivos Estratgicos Accin Estratgica
Generales Especficos
4.7 Requisitos Se detallaran la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben cumplirse para la iniciacin y posterior ejecucin del trmite; en caso de presentarse diferentes modalidades para el mismo procedimiento debern especificarse los requisitos para cada una de ellas.
4.8 Acciones, Fases y Etapas del Procedimiento
Aqu se presentaran de manera secuencial cada una de las etapas o fases y acciones en que se descompone el procedimiento, sealando las reparticiones o administraciones que intervienen. Al momento de describirlas inicialmente deber precisarse en que consiste cada accin de cada fase o etapa, con identificacin del resultado a que se llegue; quienes deben ejecutarlas, como, plazo y lugar, con qu medios y/o requisitos y el tiempo estimado para cada accin, fase u operacin.
PROCEDIMIENTO: xxxxxx
Unidad orgnica/unidad funcional
Responsable N Descripcin de la actividad Duracin
HOJA DE TRABAJO (4.8)
Gerencia: Desarrollo Social
Subgerencia: Sub Gerencia de Bienestar y Promocin
Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin Residencial de personas Adultas mayores - CARPAM
Unidad orgnica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominacin de MOF)
N Descripcin de la
Actividad Duracin
Tipo de valor Riesgo Identificacion del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Minutos 0 0 0 0 0 0 0 0
Horas 0
Dias 0
La redaccin de las actividades deber ser en verbos infinitivos, que son palabras
que expresan acciones y su terminacin es en ar, er o ir.
Gerencia:
Desarrollo Social
Subgerencia: Sub Gerencia de Bienestar y Promocin
Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin Residencial de personas Adultas mayores - CARPAM
Unidad
orgnica
/unidad
funcional
Responsable
(cargo del
Clasificador de
cargos /
Denominacin
de puesto)
N Descripcin de
la Actividad Duracin
Tipo de valor Riesgo Identificacin del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo Plan de
Contingencia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Minutos 0 0 0 0 0 0 0 0
Horas 0
Das 0
El alto costo y demora en la prestacin de los servicios por la complejidad de los procesos por los que recorren las solicitudes de los interesados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: xxxxxx
Unidad orgnica/unidad
funcional
Responsable
(Clasificador de Cargos / MOF) N Descripcin de la actividad Duracin (Tiempo)
CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS
CARGOS
Clasificador
de cargos
R.A. 306-2013-MML
MOF Desarrollo social.
MOF Subgerencia de Sanidad Gerencia de Salud.
MOF Anterior a la creacin de la Gerencia de la Mujer.
CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS TIPOS DE VALORES
VALOR DESCRIPCIN
VA = valor aadido.
Actividad cuya realizacin contribuye al
resultado final del procedimiento. Por
ejemplo: firmar un expediente, confirmar que
los documentos requeridos estn completos,
orientar a un administrado respecto de los
pasos a seguir.
Control = si es una actividad de control.
Actividad cuya realizacin permite
garantizar la calidad del procedimiento. Por
ejemplo: revisar un expediente para
garantizar que est completo antes que se
produzca la siguiente actividad. Se debe
estar atento, pues en general, en muchas
entidades, se detectan actividades de control
repetidas.
SVA = sin valor aadido.
Actividad cuya realizacin no genera valor al
procedimiento. Por ejemplo: poner VB a un
expediente, que ya tiene un VB de otro
funcionario autorizado, es una actividad SVA
(sin valor aadido).
TIPO DE VALOR
CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN DE RIESGO
Identificacin de los riesgos
En la identificacin de los riesgos se tipifican todos los
riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la
entidad debido a factores externos o internos. Los factores
externos incluyen factores econmicos, medio ambientales,
polticos, sociales y tecnolgicos. Los factores internos
reflejan las selecciones que realiza la administracin e
incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologa.
Valoracin de los riesgos
El anlisis del riesgo le permite a la entidad considerar cmo
los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus
objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas
puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El
propsito es obtener la suficiente informacin acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de
ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.
Respuesta al riesgo
La administracin identifica las opciones de respuesta al
riesgo considerando la probabilidad y el impacto en
relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo-
beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la
seleccin e implementacin de una respuesta son parte
integral de la administracin de los riesgos.
CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN DE RIESGO
Riesgo Operacional
Accesos no autorizados
Corrupcin de los empleados
Obsolescencia del sistema
Ausencia de gestin experta
El ciudadano no cumple las pautas de seguridad
Riesgo Legal
Incertidumbre y ambigedad en la aplicacin legal
Revelacin inadecuada de informacin del ciudadano
Riesgo Logstico
Desabastecimiento
Falta de continuidad de algn servicio contratado
Infraestructura deficiente
Inseguridad
Gestin de la Continuidad Es la actividad que se lleva a cabo en una organizacin para asegurar que
todos los procesos crticos y/o estratgicos del negocio estarn disponibles para los clientes, proveedores, y otras entidades que deben acceder a ellos en todo momento.
La Gestin de la Continuidad hace referencia a todas aquellas actividades que se llevan a cabo diariamente para mantener en funcionamiento el servicio critico y/o estratgico y facilitar la recuperacin en caso de problemas.
La base de la Gestin de la Continuidad son las polticas, guas, estndares y procedimientos implementados por una organizacin para proactivamente estar preparados responder a los problemas que se presenten. Todo el diseo, implementacin, soporte y mantenimiento de los sistemas debe estar fundamentado en la obtencin de un buen Plan de Continuidad del Negocio o Plan de Contingencias.
El trmino Continuidad del Negocio describe una metodologa para desarrollar la actividad del negocio, mientras que la Planificacin de la Continuidad de negocio es la actividad que determina cual debe ser esta metodologa. El Plan de Continuidad del Negocio puede ser visto como la metodologa utilizada por los usuarios de la organizacin diariamente para asegurar el desarrollo normal del negocio.
Gestin de la Continuidad Los componentes necesarios en el Plan de Continuidad o Plan de Contingencia para documentarlo son:
Polticas
Estructura organizacional
Procedimientos, directivas, instructivos, protocolos
Identificacin de los riesgos potenciales y amenazas al negocio, tanto internas como externas
Anlisis del impacto de tales factores en el negocio
Gestin de Seguridad
Planes de Capacitacin del Personal
GESTION PUBLICA ORIENTADA A RESULTADOS AL SERVICIO DEL CIUDADANO
GESTIN DEL CONOCIMIENTO
La gestin del conocimiento implica la transferencia del conocimiento y el desarrollo de competencias necesarias al interior de las instituciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, as como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas.
Fuente: Bulmaro, Adrin (2010):La gestin de conocimiento en las relaciones acadmico-empresariales. Un nuevo
enfoque para analizar el impacto del conocimiento acadmico. Tesis Phd. Universidad Politcnica de Valencia, Espaa
Una buena prctica es una actividad o proceso que ha producido destacados resultados en el manejo de una organizacin y que puede ser replicada en otras organizaciones para mejorar la efectividad, eficiencia e innovacin de las mismas en beneficio de su pblico objetivo.
QU ES UNA BUENA PRCTICA?
Fuente: Manual elaborado por Ciudadanos al da 2015.
AMBITOS PARA IDENTIFICAR BUENAS PRCTICAS
Buenas Prcticas externas para aplicar en la
MML.
De ideas Innovadoras
Buenas Prcticas en
la MML
INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.9 Instrucciones En este rubro debe incorporarse aquellas indicaciones consideradas como estrictamente indispensables para la ejecucin de las operaciones que as lo ameriten.
4.10 Duracin En este prrafo se indicara el tiempo total estimado de duracin de cada fase del procedimiento. El resultado se obtendr de la emisin de un Informe Tcnico remitido por la unidad orgnica solicitante.
4.11 Diagramacin En este rubro se presentar los diagramas de flujo o representacin grfica que muestren la secuencia de cada procedimiento. Para ello se empleara las instrucciones y simbologa contenida en el Anexo N 2 de la Directiva N 002-77-INAP/DNR Normas para la formulacin de los Manuales de Procedimientos.
4.12 Lista de Registros y Formularios
Se incluirn los diversos formularios y/o registros, fsicos y/o digitales, utilizados en la ejecucin de los procedimientos, acompaando las instrucciones para su empleo. Se identificaran mediante una Lista de Maestra de Registros. Ver Anexo N/
4.13 Hoja de Identificacin de Cambios
En este rubro se identifican los cambios que se realizan de la versin anterior aprobada.
PGINA CAPITULO/PRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA
ADICIN (A) O SUPRESIN (S)
TEXTO MODIFICADO
5 Glosario de Trminos En este punto debe definirse aquellos trminos tcnicos empleados en la descripcin de los procedimientos que requieren aclaracin de su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.
CONSIDERACIONES PARA LA DIAGRAMACIN